Універсальний передавальний документ замість рахунку-фактури та накладної. Як іп заповнити універсальний передавач Упд статус 2 без ндс

Увага

Відповідно до Федерального закону від 03.08.2018 № 303-ФЗ з 1 січня 2019 року проводиться зміна податкової ставки ПДВ з 18% на 20% (з 18/118 на 20/120 та з 15,25% на 16,67%) .

З 01.10.2017 внесено зміни до форм та правил заповнення (ведення) рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів, журналу обліку рахунків-фактур, затв. постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137. Докладний коментар див.

Оформлення за допомогою УПД реалізації товарів продавцем, який застосовує спрощену систему оподаткування, у програмі "1С:Бухгалтерія 8" розглянемо на наступному прикладі.

Організація ТОВ "Райдуга" (продавець), що застосовує спрощену систему оподаткування, уклала з ТОВ "Торговий дім" (покупець) договір купівлі-продажу 20 шт. картриджів для принтера вартістю 20000,00 руб. Представник покупця (менеджер із закупівель) отримує товари на складі продавця за довіреністю і далі вивозить його власними силами (самовивіз). Для оформлення операції реалізації продавець за погодженням із покупцем застосовує універсальний передавальний документ.

Відповідно до умов прикладу наводиться порядок відображення продавцем наступних операцій:

Відвантаження товарів

Реєстрація операції відвантаження (реалізації) товарів покупцю у програмі проводиться за допомогою документа "Реалізація товарів та послуг" з видом операції "Товари ( проста форма)" (розділ Продажі- підрозділ Продажі).

При заповненні документа "Реалізація товарів та послуг" (мал. 1) слід зазначити:

у полі від- дату відвантаження товарів(відповідає даті відображення операції в обліковій системі);
у полі Контрагент- найменування покупця товарів;
у полі Договір- Номер договору поставки;
у полі Рахунок на оплату- відомості про номер та дату рахунку (якщо він виставлявся);
за допомогою гіперпосилання Розрахункиможна змінити рахунки розрахунків з контрагентами та правила заліку авансу, які, як правило, заповнюються автоматично.

У табличній частині документа необхідно вказати інформацію про реалізованих товарах (найменування, кількість, вартість, сума).

Оскільки організація, що застосовує спрощену систему оподаткування (далі - УСН), не визнається платником ПДВ (п. 2 ст. 346.11 ПК РФ), у графі "% ПДВ" слід встановити значення "Без ПДВ", а графу "ПДВ" залишити незаповненою.

Якщо необхідно, можна уточнити інформацію про продавця та покупця, натиснувши на гіперпосилання Реквізити продавця та покупцяпід табличною частиною та змінивши зазначені в полях відомості про продавця (вантажовідправник, банківський рахунок та підписанти - керівник, головний бухгалтер) та про покупця (вантажоодержувач, адреса доставки) (рис. 2).

Крім того, для автоматичного заповнення в УПД відомостей про особу, яка відпустила товар, відповідну інформацію слід зазначити у полі "Відпустка виробила". Можна також вказати додаткову інформацію про одержувача товару, якщо при оформленні документа продавець має у своєму розпорядженні (рис. 2).

Для проведення документа "Реалізація товарів та послуг" потрібно натиснути кнопку Провестиабо Провести та закрити.

Оскільки організації, що застосовують УСН, не визнаються платниками ПДВ та не складають рахунки-фактури, то кнопка Виписати рахунок-фактуруу документі "Реалізація товарів та послуг" не використовується.

Відсутність складеного та проведеного документа "Рахунок-фактура виданий" і незаповнена графа "ПДВ" табличній частині документа "Реалізація товарів та послуг" є підставою для автоматичного формування у програмі універсального передавального документа тільки як первинний обліковий документ, тобто. зі статусом "2".

Крім того, якщо продавець вважає за необхідне внести в УПД додаткові поля (рядки), то він може відкрити макет для редагування, вибравши команду Змінити макетзі списку доступних команд, що відкривається за кнопкою Ще.

Права сторона УПД заповнюється покупцем під час приймання товару. Продавець повинен лише впевнитись у правильності вказівки покупцем усіх необхідних відомостей (рис. 6):

у рядку Товар (вантаж) отримав / послуги, результати робіт, права прийняв- посада та підпис із розшифровкою уповноваженої на отримання товару особи. Якщо особа діє на підставі виданої довіреності, та до оформлення УПД інформаціяпро довіреність була відсутня, то реквізити такої довіреності слід внести до рядка Заснування передачі (здачі)/отримання (приймання);
у рядку Дата отримання (прийомки)- фактична дата отримання товару покупцем (або уповноваженою покупцем особою);
у рядку Інші відомості про отримання, приймання- відомості про відсутність / наявність претензій з боку покупця, а також дані про документи, оформлені покупцем при отриманні товарів (наприклад, акти про розбіжність за якістю, номенклатурою тощо);
у рядку Відповідальний за правильність оформлення факту господарського життя - посада та підпис із розшифровкою особи, відповідальної за оформлення операції з боку покупця. Якщо ця особа збігається з особою, яка отримала товар (рядок), то вказується посада та П.І.Б. без повторення підпису.

Компаніям запропоновано форму універсального передавального документа (акту), а скорочено — УПД. Його незвичайність у цьому, що він поєднує у собі як накладну реалізацію товару (акт виконаних робіт чи наданих послуг), і рахунок-фактуру. Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі — Закон № 402-ФЗ) надає право організаціям та підприємцям самим розробляти потрібну та зручну «первинку». Головне — передбачити у ній усі обов'язкові реквізити, зазначені у пункті 2 статті 9 зазначеного закону.

Які функції може виконувати УПД

Отже, універсальний передавальний документ створено з урахуванням рахунки-фактури. Причому рахунок-фактура перенесено до новий документповністю і відокремлений жирною межею. Після чого йде інформація про дату відвантаження та приймання вантажу, осіб - тобто ті реквізити, які зазвичай містяться в таких первинних документах, як № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 тощо.

Завдяки тому, що в УПД присутні як реквізити податкового документа- Рахунки-фактури, так і первинного бухгалтерського документа, її можна використовувати в двох різних якостях. Або просто як документ, що підтверджує перехід Або як документ на перехід права власності та для ПДВ. Залежно від вибору у виписаному УПД необхідно вказати статус документа у спеціальному полі у верхньому лівому кутку. Для цього використовується код 2 (передаточний документ (акт)) або 1 (рахунок-фактура та передавальний документ (акт)). При цьому не заборонено виписувати УПД зі статусом лише передавального документа та окремо за необхідності оформляти рахунок-фактуру.

Коли УПД може бути зручним компаніям на УСН

Організації та підприємці, що застосовують спрощену не є (п. 2 та 3 ст. 346.11 НК РФ). Тому під час продажу товарів (робіт, послуг) виписують лише один основний документ — накладну або акт, що підтверджує реалізацію та перехід права власності покупцю. На наш погляд, при таких продажах зручніше продовжувати використовувати накладні або акти, тому що їхня форма звичніша і не така об'ємна, як у універсального передавального документа. Однак за бажання компанії на УСН можуть використовувати і УПД, вказавши його статус 2 (у верхньому лівому кутку), оскільки нарахування ПДВ під час продажу не відбувається.

Якщо ж організація на УСН нараховує ПДВ при реалізації (наприклад, пішли назустріч цінному покупцеві, який хоче отримати товар із «вхідним» податком), то тут УПД може бути зручним, оскільки він замінює одразу два документи — накладну за формою № ТОРГ-12 та рахунок -Фактуру. Такому УПД надається статус 1.

Крім того, використовувати УПД може бути зручно посередникам на УСН, що реалізують від свого імені товари (роботи, послуги) з ПДВ, оскільки дані особи мають обов'язок виставляти накладні (акти) та рахунки-фактури для покупців.

Як заповнити УПД

Отже, універсальний передавальний документ може поєднувати функції документа на відвантаження, так і рахунки-фактури. І щоб це справді сталося, важливо правильно заповнити УПД. Адже рахунок-фактура містить обов'язкові реквізити, а бухгалтерська «первинка» — свої, і ці реквізити різні.

Розглянемо кожен із випадків.

УПД виконує роль одночасно і рахунки-фактури, і первинного облікового документа(Статус 1). У цьому випадку переконайтеся, що всі реквізити рахунка-фактури, що входить в УПД. Це рядки 1 – 7, а також графи 1 – 11 форми. Правила заповнення, нагадаємо, зазначені у пункті 5 статті 169 НК РФ та постанові Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137.

Крім того, в наявності мають бути підписи організації та головбуху або їхніх осіб. Підприємець, крім свого підпису, вказує реквізити свідоцтва про те, що далі УПД заповнюють так, як описано нижче.

УПД є бухгалтерським первинним документом(Статус 2). Тут в УПД потрібно вписати показники, які є обов'язковими для будь-якої «первинки». Вони перераховані у пункті 2 статті 9 Закону №402-ФЗ.

Реквізит	Де знайти показник в УПД
Назва документу	Назва документа зазначена у лівому верхньому кутку та конкретизується статусом 1 або 2. Поле «Статус» носить інформативний характер, і саме по собі його заповнення без зазначення інших реквізитів не надає документу статусу рахунку-фактури або «первинки»
Дата складання документа
Найменування економічного суб'єкта, який склав документ	Рядки 14 та 19 або печатки (реквізит «М.П.»)
	Рядки 2, 2а, 2б та 6, 6а, 6б (інформація про сторони угоди); графа 1, і навіть на розсуд графа Б (предмет угоди); рядок 8 (підстава виникнення правовідносин); рядки 9, 12 та 17 (додаткова істотна інформація про умови та обставини операції – за її наявності); рядки 11 та 16 (уточнюючі дані про дати виконання операції - за їх наявності)
Натуральний та (або) грошовий вимір госпоперації	Графи 2 - 6, 9, у разі передоплати - рядок 5
Найменування посад осіб, які здійснили операцію або відповідають за її оформлення	Рядки 10 та 15 або рядки 13 та 18
Підписи вищевказаних осіб із зазначенням їх ПІБ або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб	Рядки 13 та 18. А за відсутності в них підписів — рядки 10 та 15. При цьому якщо підпису немає та за рядком 10 — рядок «Керівник організації чи інше уповноважена особа»

Зверніть увагу: можна заповнити інші рядки форми. Це не буде помилкою - навпаки, так повніше розкривається зміст проведеної операції. Тільки будьте обережні з графами 7 та 8 УПД, у яких зазначається податкова ставка з ПДВ та сума податку. Якщо виставляючи УПД, ви заповните їх, вас вважають платником ПДВ. Тобто це означатиме, що ви виставили рахунок-фактуру з податком. А оскільки в більшості випадків такого обов'язку ви не маєте, ці графи залишайте порожніми. Якщо ж ви виписуєте рахунок-фактуру добровільно на прохання контрагента або як посередник, то дані графи, звичайно, вам доведеться заповнити.

На що потрібно звернути увагу продавцю, який виписує УПД

Бланк УПД, окрім звичних реквізитів, що не викликають, містить і ті, з якими бухгалтер зіткнеться вперше. ФНП Росії у додатку № 3 до листа від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ пояснила, яку інформацію вписувати у незнайомі графи. А також, на що звернути увагу, заповнюючи вже знайомі поля.

Рядок 3 «Вантажовідправник та його адреса» та рядок 4 «Вантажоодержувач та його адреса». У цих рядках наводиться найменування та адреса відправника та одержувача вантажу. Так ось дані показники припустимо доповнити інформацією про ІПН та КПП зазначених осіб.

Графа Б «Код товару/робіт, послуг». Цей реквізит не є обов'язковим, і його можна не заповнювати. Головне, щоб предмет угоди був зрозумілий із графи 1. Якщо ж графу Б ви вирішили заповнити, то в ній можна вказати артикул щодо товарів. А якщо йдеться про роботи та послуги — код виду діяльності, в рамках якого вони виконуються, відповідно до КВЕД та ОКУН відповідно. Проставлені коди видів діяльності в УПД можуть полегшити вам підрахунок доходів, якщо суміщаєте кілька спеціальних податкових режимів. Або користуєтеся зниженими внесками. Оскільки пронумерована таким чином первинка дозволить однозначно відносити операції до конкретного виду діяльності.

Рядок 10 «Товар (вантаж) передав/послуги, результати робіт, права здав». За цим рядком вкажіть посаду особи, відповідальної за відвантаження або здачу робіт (послуг). Також наведіть його підпис, прізвище та ініціали. Зверніть увагу: якщо ви оформляєте УПД зі статусом 1, то після заповнення табличної частини форми ви обов'язково ставите підписи керівника або їх уповноважених осіб. Так от, якщо товари (роботи, послуги) здає одна з цих осіб, то за рядком 10 достатньо вказати лише його посаду та ПІБ. А підпис удруге можна не ставити. Тобто відповідальній особі достатньо розписатися один раз.

Рядок 11 «Дата відвантаження, передачі (здачі)». за загальному правилудата відвантаження має співпадати з датою оформлення відвантажувального документа. Адже «первинку» потрібно складати в день господарської операції. Однак можуть бути випадки, коли документ оформлено в один день, а відвантаження з низки причин відбулося лише наступного. Тоді дати будуть різними. Тому в УПД передбачено рядок 11 — у ньому вказується реальна дата операції. І навіть якщо дати збігаються, то все одно рекомендується вказувати інформацію рядку 11. Це дозволить уникнути неузгодженого внесення змін до документа. А також допоможе у вирішенні суперечки.

Рядок 12 «Інші відомості про відвантаження, передачу». Тут можуть бути наведені посилання на супутню передачу інформації. Наприклад, дані про паспорти, а також про кількість та вид будь-яких інших документів, що є невід'ємними додатками до УПД. Наприклад, якщо по УПД передаються роботи або послуги, окремо може бути доданий докладний звіт з їх описом, оскільки податківці зазвичай у таких випадках вимагають детальної інформації.

Рядок 13 «Відповідальний за правильне оформлення правочину, операції». У цьому рядку вказується посада особи, відповідальної за правильне оформлення правочину з боку продавця. А також його підпис, прізвище та ініціали. Щоправда, підпис може не знадобитися, якщо ця особа вже була зазначена вище як відповідальна за відвантаження або підписання рахунку-фактури. Тоді достатньо лише посади та ПІБ.

Рядок 14 "Найменування економічного суб'єкта - укладача документа (у т. ч. комісіонера (агента))". Тут слід зазначити найменування організації, що склала документ, це може бути фірма, яка веде бухоблік у продавця на підставі договору.

Рядок дозволяється не заповнювати, якщо в полі «М.П.» поставити печатку, де буде найменування організації, що склала документ. При цьому якщо рядок все ж таки заповнити, то ставити друк не обов'язково. Документ буде дійсним і без неї.

Які складнощі можуть виникнути у покупця, який заповнює УПД

Тепер кілька слів, які рядки УПД можуть викликати питання у покупця.

Рядок 15 «Товар (вантаж) отримав/послуги, результати робіт, права прийняв». За цим рядком вкажіть посаду особи, яка отримала вантаж або приймає результати робіт (послуг). А також підпис особи, її прізвище та ініціали.

Рядок 16 "Дата отримання (прийомки)". Йдеться реальну дату, коли покупець отримав товар, прийняв результати робіт (послуг). Цей реквізит не є обов'язковим. Але ФНП Росії рекомендує його вказувати завжди. При цьому зверніть увагу: дата цього рядка не може бути раніше дати складання самого УПД (рядок 1). Також раніше дати передачі, зафіксованої продавцем у рядку 11.

Рядок 17 «Інші відомості про отримання, приймання» . Тут можна вказати, що приймання відбулося без претензій. А якщо такі були, послатися на документи, якими оформлена претензія.

Рядок 18 «Відповідальний за правильне оформлення правочину, операції». У цьому рядку записують посаду особи, відповідальної з боку покупця за правильне оформлення правочину. Особа ставить свій підпис із розшифровкою. Правда, підпис може не знадобитися, якщо ця ж особа зазначена у рядку 15 як відповідальна за приймання. Тоді достатньо вписати лише посаду та ПІБ, а підпис повторювати не потрібно.

Рядок 19 "Найменування економічного суб'єкта - укладача документа". Тут необхідно навести назву фірми, яка заповнила документ від імені покупця. Це може бути навіть компанія, яка веде в нього бухоблік на підставі договору. Рядок не заповнюють, якщо в полі «М.П.» поставити печатку, де буде найменування організації, що склала документ. При цьому якщо рядок заповнити, ставити друк не обов'язково. Документ є дійсним і без неї.

Як відображати УПД в обліку

Як ви, напевно, вже переконалися, в універсальному передавальному документі може фігурувати кілька різних дат (дата складання самого УПД, дата відвантаження, дата приймання). У такій ситуації головне — не заплутатися та відобразити документ в обліку на потрібне число.

УПД виставлений вашою компанією. Будучи продавцем, на підставі універсального передавального актави відобразите в обліку бухгалтерський виторг. За загальним правилом зробити це потрібно на дату відвантаження, яка вказується у рядку 11. А якщо цей рядок не заповнений, дохід визнайте на дату складання УПД (рядок 1).

Однак право власності на вантаж, що передається, може переходити в момент, коли річ вручена покупцю. Тоді дохід відбивають на дату, яку оформлено отримання вантажу (рядок 16). Аналогічний порядок діє, коли продавець передає результати робіт (послуг).

У податковому обліку при УСН, нагадаємо, факт продажу не має значення. Дохід продавець визнає за датою оплати (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

І це ще не все. Якщо УПД має статус 1 (рахунок-фактура та передавальний документ), потрібно визначитися ще з однією датою - яку рахунк-фактура вважається виставленим. Адже якщо ви виписуєте рахунок-фактуру на прохання контрагента, то саме за підсумками кварталу, в якому документ виставлено, потрібно подати декларацію з ПДВ (п. 5 ст. 174 НК РФ). А якщо ви працюєте посередником, на дату виставлення рахунку-фактури маємо зареєструвати УПД у журналі обліку рахунків-фактур.

Так ось, датою виставлення рахунку-фактури буде дата відвантаження (рядок 11). А якщо її не вказано — дата складання УПД (рядок 1). Виняток - випадки, коли в різні дні передаються та приймаються результати робіт. Тоді актуальною буде дата приймання робіт із рядка 16, а не дата їхньої здачі.

УПД отримано від контрагента. З отриманого передавального акта покупець відбиває у собі витрати. У бухгалтерському обліку робити це потрібно на дату купівлі, зазначену за рядком 16. Ця ж дата є і датою отримання рахунку-фактури, якщо, звичайно, УПД виписано зі статусом 1 та в документі наведено всі необхідні у такому разі реквізити.

Відбиваючи витрати на податковому обліку, пам'ятайте, що з УСН важливий факт як оформлення купівлі, а й оплати. Також до витрат можуть бути пред'явлені Додаткові вимоги. Наприклад, щоб врахувати витрати на купленому основному засобу, воно має бути введено в експлуатацію (підп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Приклад.
ТОВ «Омега», що працює на загальної системиоподаткування, продає меблі ТОВ «Стар», яке застосовує УСН із об'єктом оподаткування доходи мінус витрати. Передачу товару оформили універсальним передавальним документом. Оплату товару здійснено 7 листопада.

З універсального відвантажувального документа 6 листопада бухгалтер ТОВ «Стар» оприбуткував у бухобліку товар у сумі 11 092 крб., включаючи ПДВ — 1692 крб. У податковому обліку витрати було відображено 7 листопада.

Федеральна податкова служба розробила нову форму- Універсальний передавальний документ. Він поєднає в собі функції рахунку-фактури та бухгалтерської первинки, дозволить суттєво скоротити документообіг. Про те, як використовувати нову форму на практиці, ми розповімо у цій статті. Користувачі 1С:ІТС ПРОФ можуть також ознайомитися з відеозаписом 1С:Лекторія від 31.10.2013.

Для чого було розроблено універсальний передавальний документ

Статтю актуалізовано 14.06.2018р.

Багато реквізитів у рахунку-фактурі та первинному документі (наприклад, накладній) дублюються. Потреба єдиному документі, який би знизити витрати на обробку інформації, назріла вже давно. Але з правової точки зору це стало можливим лише у 2013 році, коли набрав чинності Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», який скасував обов'язкове застосування уніфікованих формпервинних документів.

Слідом за ним бухгалтерській спільноті на форумі ФНС Росії був запропонований дляобговорення проекту такого документа (Раніше він називався єдиний відвантажувальний документ).

При розробці проекту форми ФНП Росії брала до уваги думки експертів у цій галузі, зокрема, фахівців фірми "1С".

Внаслідок роботи над проектом з'явився єдиний документ, який ФНР розмістила на своєму офіційному сайті 22 жовтня 2013 р.– додаток до листа від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]"Про відсутність податкових ризиків при застосуванні платниками податків первинного документа, складеного на основі рахунку-фактури". У листі податківці пропонують застосовувати форму універсального передавального документа (УПД),наводять перелік операцій, для оформлення яких можна його використати, а також дають рекомендації щодо заповнення окремих реквізитів форми. Поточне законодавство дає змогу застосовувати документ уже зараз.

Навіщо потрібний УПД

На підставі універсального передавального документа можна вести бухоблік, списати витрати з податку на прибуток, а також заявити податкове вирахуванняз ПДВ. Таке об'єднання функцій цілком логічно і закономірно, оскільки належно оформлені первинні облікові документи необхідні як бухгалтерського, але й податкового обліку.

Наведемо для прикладу окремі положення, які визначає податкове законодавстводля заяви відрахувань з ПДВ:

Рахунок-фактура - це основа прийняття покупцем пред'явлених продавцем товарів (робіт, послуг), майнових правсум податку до відрахування НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Відрахуванням підлягають суми податку, пред'явлені платнику податків при придбанні товарів (робіт, послуг), майнових прав на території РФ, або фактично сплачені ними при ввезенні товарів на територію РФ та інші території, що перебувають під її юрисдикцією, після прийняття на облік зазначених товарів(робіт, послуг), майнових прав з урахуванням особливостей, передбачених цією статтею та за наявності відповідних первинних документів(П. 1 ст. 172 НК РФ).

А ось яка роль приділяється первинним документам при обчисленні податку на прибуток:

Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, біля якого було вироблено відповідні витрати, і (або) документами, побічно підтверджують вироблені витрати (ст. 252 НК РФ).
Податковий облік - система узагальнення інформації визначення податкової бази з податку основі даних первинних документів. Підтвердженням даних податкового обліку є первинні облікові документи(Включаючи довідку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Нагадаємо, що вимоги до первинних облікових документів викладені у статті 9 Федерального законувід 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік". У частині 1 цієї статті сказано, що кожен факт господарського життя має бути оформлений первинним обліковим документом(Ч. 1 ст. 9). У частині 2 перераховані обов'язкові реквізити:

Назва документу;
дата складання документа;
найменування організації або прізвище підприємця, який склав документ;
зміст факту господарського життя;
величина натурального чи грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
найменування посади особи, яка вчинила правочин, операцію та відповідального за правильність її оформлення, або найменування посади особи, відповідальної за правильність оформлення долі;
підписи осіб вищевказаних осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих лиц.

Форми первинних облікових документів затверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яке покладено ведення бухгалтерського обліку(Ч. 4 ст. 9). Первинний обліковий документ складається на паперовому носіїабо при використанні ЕДО у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом(Ч. 5 ст. 9).

У яких випадках можна використати УПД

УПД можна застосовувати поряд із традиційними первинними документами та рахунками-фактурами. Зазначимо, що рахунки-фактури, як і раніше, будуть використовуватися - скасовувати їх Мінфін Росії не планує (листи від 17.10.2013 № 03-07-14/43330, від 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при створенні універсального первинного документа було взято рахунок-фактуру. Форму рахунка-фактури було доповнено обов'язковими реквізитами, встановленими Федеральним законом від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Це не суперечить нормам 21 глави НК РФ (листи ФНП Росії від 23.08.2012 № АС-4-3/ [email protected], від 12.03.2012 № ЕД-4-3/ [email protected]).

Застосовуватись універсальний передавальний документ може для оформлення наступних операцій:

відвантаження товарів (без транспортування та з транспортуванням);
передача результатів виконаних робіт;
надання послуг;
передача майнових прав;
відвантаження товарів (робіт, послуг) комісіонером (агентом) комітенту (принципалу).

УПД може використовуватися і як суміщений документ (первинний та рахунок-фактура) і як первинний обліковий документ.

Зверніть увагу, використовувати нову форму в документообігу не обов'язково! Організації та підприємці можуть, як і раніше, застосовувати будь-які інші документи, що відповідають вимогам статті 9 Закону № 402-ФЗ.

Що включає УПД

Розглянемо докладніше універсальний передавальний документ (УПД).

Видно, що форма рахунка-фактури, затверджена постановою №1137, «вбудована» в УПД, обведена жирною лінією і не зазнала жодних змін. Крім показників рахунку-фактури в документі також міститься сім обов'язкових реквізитівпервинки, наведених у ч. 2 ст. 9 Закону №402-ФЗ:

найменування документа: "Універсальний передавальний документ";
дата складання документа збігається з датою рахунку;
найменування економічного суб'єкта, який склав документ, вказується у полях 14 та 19;
зміст факту господарського життя відбивається як у складі показників рахунку-фактури, так і в полях 8-9, 11-12, 16-17;
величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру відображається у графах рахунку-фактури «2»-«6», «9»;
найменування посади осіб, відповідальних за правильність оформлення угоди або події, що відбулася, вказується в полях 10 або 13 для продавця, 15 або 18 - для покупця;
підписи осіб, відповідальних за правильність оформлення угоди (події), із зазначенням їх прізвищ та ініціалів зазначаються у полях 10 чи 13 для продавця, 15 чи 18 – для покупця.

Що таке статус УПД

В універсальному передавальному документі є реквізит Статус. Його значення може бути "1" або "2". Якщо в полі Статус вказати «1», то документ застосовується одночасно як рахунок-фактура та первинка.

Якщо значення статусу дорівнює «2», то УПД використовуватиметься лише як первинний обліковий документ. УПД зі статусом «2» можуть сміливо застосовувати «спрощенці», оскільки виставлення такого документа не призводить до виникнення обов'язку щодо обчислення та сплати ПДВ. Крім цього, документ зі статусом «2» може застосовуватися під час відвантаження товарів комітентом комісіонеру.

Якщо статус документа «2», то поля, встановлені як обов'язкові виключно для рахунку-фактури, можуть не заповнюватися:

«До платіжно-розрахункового документа» (рядок 7);
"У тому числі сума акцизу" (графа 6);
"Податкова ставка" (графа 7);
"Цифровий код країни походження товару" (графа 10);
"Коротке найменування країни походження товару" (графа 10а);
"Номер митної декларації" (графа 11).

Як привласнити номер УПД

Номер передавального документа залежить від його статусу.

Нагадаємо: податкове законодавство висуває певні вимоги до порядку нумерації рахунків-фактур. Так, при виставленні рахунку-фактури у рядку 1 має бути обов'язково вказано його порядковий номер(П.5 ст.169 НК РФ, пп. "а" п.1 Правил заповнення рахунків-фактур, утв. Постановою № 1137). Номери рахунків-фактур, у т.ч. коригувальних та авансових, присвоюються у хронологічному порядку (лист Мінфіну РФ від 10.08.2012 № 03-07-11/284). Крім цього, визначено спеціальний порядокнумерації рахунків-фактур відокремленими підрозділами (учасником товариства, довірчим управителем).

Щодо вимог до первинного бухгалтерського документа, то номер не перерахований серед його обов'язкових реквізитів (ст. 9 Закону № 402-ФЗ). Виходячи з цього:

в УПД зі статусом «1» номер надається відповідно до хронології нумерації рахунків-фактур;
в УПД зі статусом «2» номер присвоюється відповідно до хронології нумерації первинних документів (накладних, актів тощо).

Як заповнити дату УПД

рядок (1) – дата складання документа;
рядок - дата вчинення факту господарського життя (дата реального відвантаження товарів, передачі замовнику результатів робіт, пред'явлення документа про надання послуг, передачі майнових прав);
рядок – дата отримання товарів, приймання результатів робіт, надання послуг, отримання майнових прав.

Згадаймо, як законодавство пов'язує дату складання рахунки-фактури, момент визначення податкової бази та виникнення права на відрахування у покупця. Відповідно до п.5 ст.169 НК РФ, пп. «а» п.1 Правил заповнення рахунків-фактур:

рахунок-фактура має бути виставлений не пізніше 5 календарних днівз дня відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав;
рахунок-фактура, виставлений до дати відвантаження (до оформлення первинних документів, що підтверджують відвантаження), не може бути підставою для відрахування (листа Мінфіну РФ від 09.11.2011 № 03-07-09/39, від 17.02.2011 № 03- 08/44);
моментом визначення податкової бази з ПДВ для робіт слід визнавати дату підписання акта здачі-приймання робіт замовником (листи Мінфіну РФ від 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, від 07.10.2008 № 03-07-11/328) .

Відповідно до ч. 3 ст. 9 закону № 402-ФЗ, первинний обліковий документ має бути складений при скоєнні факту господарського життя, а за неможливості - безпосередньо після його закінчення.

Розглянемо тепер можливі варіанти проставлення дат у передавальному документі:

УПД складається в момент скоєння факту господарського життя (відвантаження товару, передачі робіт, послуг, майнових прав). Цілком може бути «ідеальний варіант», коли дата складання документа, дати відвантаження та приймання товарів збігаються, тоді відповідно збігаються показники рядків 1, 11 і 16.
Можуть збігатися дати складання документа та дата відвантаження, тобто збігаються рядки 1 та 11, а дата приймання, тобто стор. 16 буде пізніше.

У цих випадках моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядках 1 та 11, а для робіт – у рядку 16.

УПД може складатися до скоєння факту господарського життя (перед відвантаженням товарів, передачею), тоді хронологія подій виглядатиме так:

1. складання документа - дата, зазначена у рядку 1;

2. відвантаження - дата, зазначена у рядку 11;

3. приймання - дата, зазначена у рядку 16.

Моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядку 11, а для робіт – у рядку 16.

Може скластися ситуація, коли скласти документ при скоєнні факту господарського життя не було можливості, і УПД було складено безпосередньо після його закінчення (у передбачених п. 3 ст. 9 Закону № 402-ФЗ випадках), тоді хронологія подій виглядатиме так:

1. відвантаження - дата, зазначена у рядку 11;

2. складання документа - дата, зазначена у рядку 1;

3. приймання - дата, зазначена у рядку 16.

Моментом визначення податкової бази з ПДВ буде дата, зазначена у рядку 11, а для робіт - у рядку 16. Щодо покупця, то він має право заявляти відрахування з ПДВ не раніше дати отримання товару або дати приймання робіт, зазначеної у рядку 16.

Хто ставить підпис до УПД

Хто і в яких рядках має підписувати універсальний передавальний документ? Рядки «Керівник організації або інша уповноважена особа», «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» заповнюються завжди згідно зі ст. 169 НК РФ, Додатку № 1 до Постанови № 1137. Немає винятку для заповнення цих рядків та при застосуванні статусу «2».

У рядку 10 зазначається посада, ініціали та підпис особи, яка відвантажила товар, або уповноваженої підписувати акти передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені організації чи підприємця. Якщо ця особа збігається з особою, яка уповноважена підписувати рахунок-фактуру, то може вказуватися лише посада та ініціали без повторення підпису.

У рядку 13 слід зазначити посаду, ініціали та підпис людини, відповідальної за правильне оформлення факту господарського життя, з боку продавця. Якщо це та сама людина, хто зазначений і в рядку 10, то в рядку 13 можна вказати лише посаду та ініціали без повторення підпису.

У рядку 15 потрібно написати посаду, ініціали та підпис особи, яка отримала товар, або особи, яка уповноважена підписувати акти передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені економічного суб'єкта.

У рядку 18 зазначається посада, ініціали та підпис особи, відповідальної за правильне оформлення факту господарського життя, з боку покупця. Якщо ця особа співпадає з особою, зазначеною у рядку 15, то може вказуватися лише посада та ініціали без повторення підпису.

Зверніть увагу: проектом Федерального закону № 192810-6 "Про внесення змін до Федерального закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік"" (у редакції від 14.06.2013, прийнятої Державною Думою у другому читанні) запропоновано внести зміни до статті 9 Закону. Поправки до частини 1 статті 9 посилюють вимоги до первинних облікових документів. Зокрема, «не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються факти господарського життя, що мали місце, уявні і удавані угоди».

Зміни, внесені до частини 3 статті 9, розмежовують міру відповідальності осіб, які підписують первинні облікові документи. Так, «особа, відповідальна за правильність оформлення факту господарського життя, забезпечує своєчасну передачу первинних облікових документів для реєстрації наявних у них даних у регістрах бухгалтерського обліку, а також достовірність цих даних. Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, та особа, з якою укладено договір про надання послуг із ведення бухгалтерського обліку, не несуть відповідальності за правильність оформлення фактів господарського життя».

Найменування економічного суб'єкта та печатка

Рядок 14 УПД - показник, що дозволяє включити інформацію про суб'єкт господарювання, який склав документ з боку продавця (виконавця). Це може бути особа, яка веде бухгалтерський облік продавця (виконавця) або комісіонер (агент), якщо він передає комітенту (принципалу) товар, результати робіт, послуги, придбані в його інтересах.

У рядку 19 потрібно вказати відомості про суб'єкт господарювання, який склав документ з боку покупця (замовника), у тому числі відомості про особу, яка веде бухгалтерський облік покупця.

Друк на універсальному передавальному документі не потрібний. По-перше, вона передбачена для рахунки-фактури (виключена з п. 6 ст. 169 НК РФ з 01.01.2002). По-друге, вона є обов'язковим реквізитом первинного облікового документа. Тому відсутність друку в УПД не буде перешкодою як для відрахування ПДВ, так і для документального підтвердження витрат з метою податку на прибуток.

Однак, якщо на документі стоятиме печатка, що має у своєму складі повне найменування економічного суб'єкта, який склав документ, показники рядків 14 та 19 можна не заповнювати.

Поля, які заповнювати не обов'язково, але корисно

У універсальний передавальний документ введені додаткові поля, які необов'язкові для заповнення, але можуть бути зручні для користувачів. До додаткових належать такі поля УПД:

Графа «А» – порядковий номер запису в таблиці – може заповнюватися для зручності пошуку та візуального виділення позицій.
Графа «Б» - артикул (для товарів), код виду діяльності для робіт (послуг) тощо. Цю графу рекомендується заповнювати, наприклад, на підтвердження права застосування пільгових тарифів зі страхових внесків для фондів.
У рядку 8 вказується інформація, що ідентифікує відносини сторін (реквізити договорів, угод, рахунків тощо). Цей показник дозволяє визначити зміст факту господарського життя та специфічні умови правочину безпосередньо у первинному документі. У деяких випадках може побічно підтверджувати зміст угоди та її умови, що може виникнути. істотною умовоюз метою визначення прибуток.

У рядку 9 у разі потреби зазначаються реквізити транспортних документів (транспортної накладної, дорожнього листа), доручення експедитору, складських розписок тощо; базис постачання; відомості про вантаж: маса нетто/брутто та ін.

Рядок 12 може включати додаткові відомості про вантаж (дані про сертифікати, паспорти), а також тут можуть вказуватись інші відомості, що є невід'ємними додатками УПД. Цей рядок може заповнюватися у разі наявності суттєвої додаткової інформації про виконання угоди продавцем (виконавцем), яка не увійшла до форми УПД.

У рядку 17 наводяться додаткові відомості про наявність/відсутність претензій, дані про документи, оформлені покупцем (замовником при отриманні товарів (робіт. послуг, майнових прав)), які є невід'ємними додатками УПД.

«1С:Виробництво+Послуги+Бухгалтерія 7.7».

У програмі «1С:Бухгалтерія 8» універсальний передавальний документ включено до списку друкованих форм для документів реалізації та виданих рахунків-фактур на реалізацію.

Роздрукувати УПД зі статусом «1» можна на підставі рахунку-фактури, який був зареєстрований для документа відвантаження в інформаційній базі. При натисканні на кнопку печаткапотрібно вибрати Універсальний передавальний документ. Програма автоматично заповнює реквізити УПД за даними облікової системи, однак деякі показники доведеться заповнити як редагування.

Як виправити УПД у "1С:Бухгалтерії 8"

Якщо в універсальному передавальному документі виявлено помилку, необхідно на підставі документа реалізації, що виправляється, сформувати документ Коригування реалізаціїз видом операції Виправлення у первинних документах. Потрібно внести виправлення, а потім зареєструвати рахунок-фактуру на виправлення. Після цього можна вибрати друковану форму документа: чи рахунок-фактуру, чи УПД. В УПД у рядку (1а) буде вказано дату та номер виправлення.

Коригування реалізації та УПД

В даний час форма коригувального УПД відсутня. Але ФНП Росії повідомила, що займається розробкою такого документа. Тому для коригування потрібно використовувати рахунок-фактуру відповідно до Постанови Уряду №1137. Після проведення документа Коригування реалізаціїз видом операції Коригування за погодженням сторіннеобхідно виписати коригувальний рахунок-фактуру та роздрукувати його. Що стосується первинного документа, то підставою коригування має бути спеціальний документ - додаткова згодадо договору, протокол зміни ціни тощо. У програму «Бухгалтерія підприємства» редакції 3.0 вбудована друкована форма Угода про зміну ціни,яку за бажання можна використовувати як такий спеціальний первинний документ.

Як бачимо, введення в документообіг користувача універсального передавального документа зовсім не обтяжливе, зате має очевидні переваги. Наприклад, воно дозволить:

суттєво скоротити кількість документів;
зблизити бухгалтерський та податковий облік;
оптимізувати процес передачі інформації по телекомунікаційним каналам зв'язку та, можливо, прискорити процес впровадження електронного документообігув нашій країні.

Дати УПД В універсальному передавальному документі є кілька дат:

1 – день, коли фактично заповнюється документ;
1а – день, коли вносяться виправлення (заповнюється лише якщо УПД виправляється);
11 – день, коли фактично відвантажено товар, передаються виконані роботи, послуг, може не збігатися з датою виписки бланка;
16 – день, коли клієнт фактично отримав ТМЦ, роботи, послуги може не співпадати з датами рядків 1 і 11.

Якщо поле 11 не заповнено, то вважається, що реальний день відвантаження співпав із днем виписки УПД. Якщо поле 16 не заповнено, то вважається, що реальний день отримання збігся з днем відвантаження (або днем виписки, якщо поле 11 не заповнено). Поля 11 і 16 не є обов'язковими для оформлення, проте рекомендується все-таки вносити дати навіть у тому випадку, якщо вони всі збігаються.

Упд без НДС зразок

Застосовується УПД замість наступних документів: товарної накладної, рахунок-фактури та акта приймання-здачі робіт (послуг). УПД — це універсальна форма бланка, яка об'єднує у собі відразу кілька документів, що значно спрощує діловий документообіг і знижує витрати. Така потреба давно назріла, але отримала правову підтримкулише, після набрання чинності Федеральним законом № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Закон спростив форми первинних облікових документів, але визначив перелік обов'язкових реквізитів для них (ст.9402-ФЗ), адже кожен факт господарського життя підлягає обов'язковому оформленню.

Зразок заповнення упд на послуги

Як приклад заповнений зразок УПД, завантажити цей зразок можна за посиланням нижче. Статус УПД При заповненні бланка універсального передавального документа, перш за все, потрібно надати йому правильний статус:

1 – якщо операції обкладаються ПДВ, та УПД замінює собою накладну та рахунок-фактуру;
2 – якщо операції не обкладаються ПДВ та УПД виписується лише як накладна чи акт.

Фактичний статус універсального передавального документа визначається виходячи з заповнених реквізитів. Якщо в УПД буде вказано ПДВ, а статус стоятиме «2», то документ може бути використаний як рахунок-фактура для обґрунтування відрахування ПДВ, незважаючи на статус, який має лише інформаційний характер.

Якщо статус 1 Номер УПД Номер універсального передавального документа проставляється у рядку 1 підрозділу з рахунком-фактурою. Він має порядний хронологічний характер.

Заповнення упд

Увага

Універсальний передавальний документ (УПД) З 01.10.2017 внесено зміни до форм та правил заповнення (ведення) рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів, журналу обліку рахунків-фактур, затв. постановою Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137. Детальний коментар див. Оформлення за допомогою УПД реалізації товарів продавцем, який застосовує спрощену систему оподаткування, у програмі «1С:Бухгалтерія 8» розглянемо на наступному прикладі. Приклад Організація ТОВ «Райдуга» (продавець), що застосовує спрощену систему оподаткування, уклала з ТОВ «Торговий дім» (покупець) договір купівлі-продажу 20 шт.

картриджів для принтера вартістю 20000,00 руб. Представник покупця (менеджер із закупівель) отримує товари на складі продавця за довіреністю і далі вивозить його власними силами (самовивіз).

Зразок упд з 1 жовтня 2017

Список обов'язкових реквізитів для бухгалтерських документів:

Назва бланку;
Дата виписки;
Назва компанії, що формує бланк;
Суть операції;
Вартість та кількість;
Реквізити особи, відповідальної за оформлення правочину;
Підписи представників сторін.

При заповненні універсального передавального документа слід орієнтуватися на положення, прописані у Постанові №1137 від 26.12.11 та Листі ФНП №ММВ-20-3/ від 21.10.13. Постанова визначає порядок заповнення рахунку-фактури, оскільки в УПД бланк рахунку-фактури переміщений повністю, то при заповненні його полів слід орієнтуватися на порядок, прописаний у цій постанові. Лист податкової визначає особливості заповнення інших полів універсального передавального документа.

Перехід на упд

Також пояснювальна додаткова інформація про угоди може бути внесена до наступних полів УПД:

8 – документ, що визначає особливості правочину та дає підстави для її виконання (договір, угода, довіреність);
9 – відомості про перевезення ТМЦ при доставці власними силами або транспортною компанією (найменування транспортного документа, його номер, дата), також можуть бути зазначені кількісні параметри вантажу, що поставляється – наприклад, маса;
12 - додаткова значуща інформація про відвантаження, передачу, яку хоче повідомити продавець, виконавець (посилання на додатки та супутні документи);
17 – додаткова значуща інформація про отримані ТМЦ, роботи, послуги, які хоче повідомити одержувач, замовник (претензії).

Заповнення всіх цих рядків можна побачити у зразку УПД, який можна завантажити нижче.

Універсальний передавальний документ

Інфо

Оскільки організація, що застосовує спрощену систему оподаткування (далі — УСН), не визнається платником ПДВ (п. 2 ст. 346.11 ПК РФ), у графі «% ПДВ» слід встановити значення «Без ПДВ», а графу «ПДВ» залишити незаповненою. Рис. 1 Якщо необхідно, можна уточнити інформацію про продавця та покупця, натиснувши на гіперпосилання Реквізити продавця та покупця під табличною частиною та змінивши вказані в полях відомості про продавця (вантажовідправник, банківський рахунок та підписанти — керівник, головний бухгалтер) та про покупця (вантажоодержувач, адреса доставки) (рис. 2). Крім того, для автоматичного заповнення в УПД відомостей про особу, яка відпустила товар, відповідну інформацію потрібно вказати в полі «Відпустка».

Можна також вказати додаткову інформацію про одержувача товару, якщо при оформленні документа продавець має у своєму розпорядженні (рис. 2). Рис.
УПД об'єднав реквізити цих двох документів, створивши єдину зручну форму, яку компанії можуть за бажання заповнювати. При цьому бланк рахунка-фактури повністю увійшов до УПД у незмінному вигляді, в універсальному документі він обведений жирною межею. Коли можна використовувати УПД? Універсальний передавальний документ може бути заповнений, як:
Тільки передавальний документ, тобто може заміняти накладну чи акт – у разі, якщо компанія працює без ПДВ, у своїй не потрібно заповнювати реквізити рахунки-фактури, притаманні операцій із ПДВ (суми податку, країна походження, № митної декларації);

Тільки рахунок-фактура – за бажання можна заповнювати УПД замість рахунку-фактури;

Передавальний документ та рахунок-фактура щодо операцій, що оподатковуються ПДВ.

Універсальний документ містить поле, яке називається статусом, може приймати або значення 1, або значення 2.

Упд на послуги без НДС зразок заповнення

Загальна кількість,
вартість за одну одиницю без ПДВ,
Загальна вартістьза найменуванням також без ПДВ,
величина акцизу (при необхідності),
ставка ПДВ.

сума податку за кожним найменуванням
та загальна вартість з урахуванням податку,
назва країни походження,
її код по ОКСМ ( Загальноросійський класифікаторкраїн світу),
номер митної декларації (тільки імпортних товарів).

У рядку «Підстава для прийому-передачі» зазначаються:

посилання на номер договору або угоди (із зазначенням його номера та дати),
дані про транспортування та вантажі – тут аналогічно дається посилання на транспортну накладну або інший підтверджуючий документ.

Якщо ніякого паперу немає, сюди можна внести параметри вантажу (обсяг, вага, упаковка тощо).

Індивідуального підприємця із зазначенням реквізитів свідоцтва про ІП (якщо УПД заповнюється ІП);
Працівника, який передав ТМЦ, роботи, послуги – у полі 10, якщо ця особа вже підписалася під рахунком-фактурою, то підпис можна не ставити (вказати лише посаду та ПІБ)
Працівника, відповідального за грамотне оформленняУПД з боку продавця або виконавця – у полі 13, якщо підпис цієї особи раніше ставився, то в цьому полі можна не підписуватись (заповнити лише посаду та ПІБ);
Працівника, який отримав ТМЦ, роботи, послуги – у полі 15;
Працівника, відповідального за грамотне оформлення УПД з боку покупця чи замовника – у полі 18, якщо ця особа розписалося в полі 15, то тут підпис можна не ставити.

Щодо кожного зазначеного в УПД представника сторін мають бути прописані посада та ПІБ.
Якщо особа діє на підставі виданої довіреності, і до оформлення УПД інформація про довіреність була відсутня, то реквізити такої довіреності слід внести до рядка Основа передачі (здачі)/отримання (приймання);

у рядку Дата отримання (прийомки) - фактична дата отримання товару покупцем (або уповноваженою покупцем особою);
у рядку Інші відомості про отримання, приймання - відомості про відсутність / наявність претензій з боку покупця, а також дані про документи, оформлені покупцем при отриманні товарів (наприклад, акти про розбіжність за якістю, номенклатурою тощо);
у рядку Відповідальний за правильність оформлення факту господарського життя — посада та підпис із розшифровкою особи, відповідальної за оформлення операції з боку покупця.

З метою скорочення документообігу та зниження ймовірності помилок введено в обіг новий документ – універсальний передавальний документ (УПД). Він розроблений на основі форми рахунку-фактури, а також раніше обов'язкових для застосування форм первинних облікових документів (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарного розділу ТТН).

З цієї статті ви дізнаєтесь:
коли потрібно виставляти УПД
як заповнити УПД

Термінова новина для всіх підприємців:. Подробиці читайте у журналі

Коли потрібно виставляти УПД

Відповідно до положень законодавства виставляти рахунок-фактуру слід не пізніше ніж за п'ять календарних днів з дати відвантаження товарів (виконання робіт, надання послуг, передачі майнових прав), а оформляти первинний документ- у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення.

Відповідно найкраще УПД оформляти при скоєнні факту господарського життя або відразу після нього (тобто на момент відвантаження, здавання робіт (послуг) тощо).

Як заповнити УПД

Порядок оформлення УПД залежить від того, як він надалі використовуватиметься. Якщо як єдиний документ, то у графі Статус ставиться цифра 1, заповнюються всі передбачені в ньому реквізити. Виставляти окремий рахунок-фактуру у разі не потрібно.

Якщо ж УПД використовуватиметься як первинний обліковий документ, то у графі «Статус» ставиться цифра 2, а в рядку 5 та графах 6, 7, 10, 10а, 11 – прочерки.

В рядку 1проставляється порядковий номер та дата складання документа.

за рядку 1авписується порядковий номер внесеного до УПД виправлення та дата його внесення. Якщо таке не мало місця, у рядку 1а ставиться прочерк.

В рядку 2вписується ПІБ підприємця, у рядку 2а – його адресу місця проживання, а у рядку 2б – ІПН.

Якщо комерсант є податковим агентом, то у зазначених рядках він відповідно вписує найменування продавця (його ПІБ), адресу місця знаходження (адресу місця проживання), ІПП та КПП (за наявності).

В рядках3 і 4 наводиться найменування та адреса відправника та одержувача вантажу. При цьому дані показники дозволяється доповнити інформацією про ІПН та КПП зазначених осіб. Якщо продавець і відправник вантажу, покупець і вантажоодержувач - одна і та ж особа, то в рядках 3 і 4 можна написати «Він же».

Якщо за реалізації товарів, виконанні робіт чи наданні послуг мала місце передоплата, то рядку 5слід вказати реквізити платіжно-розрахункового документа або касового чека, що її підтверджують.

В рядок 6підприємець вписує повне або скорочене найменування покупця відповідно до установчих документів, рядок 6а- адресу місця знаходження покупця відповідно до установчих документів, а в рядок 6б - ІПН та КПП покупця.

за рядку 7вказується найменування валюти розрахунків та її код за ОКВ.

В рядку 8відображається інформація, що ідентифікує відносини сторін, що виникають (наприклад, реквізити договорів, угод).

В рядок 9вносяться реквізити транспортних документів (транспортної накладної, дорожнього листа), доручень експедиторам, складських розписок, уточнююча інформація про перевезення, якщо така мала місце.

В рядках10 і 15 вказується відповідно посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за відвантаження або здачу робіт (послуг) або отримання вантажу або прийняття результатів робіт (послуг). Також у цих рядках ставиться підпис цієї особи.

Реальна дата відвантаження товару, надання послуги, передачі результатів виконаних робіт, передачі майнових прав вписується в рядок 11, а фактична дата отримання товару (вантажу), прийняття результатів виконаних робіт, отримання майнових прав покупцем - рядок 16.

В рядку 13вказується посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за правильне оформлення угоди з боку продавця, а в рядку 18- З боку покупця. Також у цих рядках ставиться підпис вказаних осіб. Якщо ж ці особи були зазначені за рядками 10 та 15, то у рядках 13 та 18 можна вписати лише їхні посади, прізвище та ініціали.

Рядки14 і 19 призначені для зазначення найменування економічного суб'єкта, який склав документ від імені продавця та покупця відповідно. Але індивідуальні підприємціможуть поставити у цих рядках прочерк, оскільки, як правило, ведуть облік самостійно.

В рядку 17вказуються будь-які додаткові відомості про отримання, приймання товарів. Зокрема, цим рядком можна вписати суть претензії, якщо така мала місце. При цьому документи, якими цю претензію було оформлено, обов'язково потрібно буде додати до УПД.

Таблична частина УПД заповнюється так.

В графі Апроставляється порядковий номер запису таблиці.

В графу Бкомерсант вписує артикул товарів або код вид діяльності, у межах якого виконуються роботи або надаються послуги, за КВЕД та ОКУН.

В графі 1вказується предмет угоди, саме: найменування що поставляються (відвантажених) товарів (опис виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав.

В графу 2підприємець у разі потреби вписує одиницю виміру, а в графу 2а- відповідне йому умовне позначенняпо Океї.

Кількість (обсяг) товарів, що поставляються (відвантажених) (виконаних робіт, наданих послуг, переданих майнових прав) проставляється в графі 3.

В графі 4зазначається ціна (тариф) товару (виконаної роботи, наданої послуги), переданого майнового права за одиницю виміру без ПДВ. Виняток становлять випадки застосування державних регульованих цін (тарифів), що включають ПДВ.

Вартість всієї кількості (обсягу) товарів, що постачаються (відвантажених) (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав без ПДВ відображається в графі 5.

В графу 6вноситься сума акцизу за підакцизним товарам. За відсутності показника вноситься запис "Без акцизу".

В графі 7вказується ставка ПДВ або «Без ПДВ», а в графі 8- сума ПДВ, що пред'являється покупцю товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав.

Вартість всієї кількості товарів, що постачаються (відвантажених) за рахунком-фактурою (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав з ПДВ вписується в графу 9.

В графі 10проставляється цифровий код країни згідно з ГКСМ, а в графі 10а- її коротке найменування.

В графі 11вписується номер митної декларації щодо товарів, країною походження яких російська Федераціяне є.