Листом ФНС Росії від 21 жовтня 2013 року № ММВ-20-3/96 розроблено та дозволено до використання єдина форма, яка замінює комплект первинних документів щодо передачі матеріальних цінностейта рахунок-фактуру. Розроблений документ називається "Універсальний передавальний документ" (УПД), носить рекомендаційний характер і не є обов'язковим до застосування. Організації та підприємці мають право самостійно визначати, як їм зручніше оформляти факти. господарського життя.
Універсальний передавальний документ (УПД) розроблено на основі форми рахунку-фактури. Застосування УПД дозволяє, не порушуючи законодавства, об'єднати рахунок-фактуру з різними формамиобліку, які багато в чому його дублюють, М-15, товарний розділ ТТН), а також:
- врахувати оформлений факт господарського життя з метою бухгалтерського обліку;
- використовувати право на податкове відрахування з ПДВ;
- підтвердити витрати на обчислення прибуток (та інших податків).
УПД містить усі обов'язкові реквізити, передбачені для рахунків-фактур та первинних документів. Тобто він замінює відразу 2 документи (наприклад, рахунок-фактуру та ТОРГ-12). Однак УПД можна використовувати і лише як первинний документ(наприклад, ТОРГ-12). Для цього в УПД не заповнюють рядки, встановлені виключно для рахунку-фактури:
- «До платіжно-розрахункового документа» (рядок 7);
- "У тому числі сума акцизу" (графа 6);
- "Податкова ставка" (графа 7);
- "Цифровий код країни походження товару" (графа 10);
- "Коротке найменування країни походження товару" (графа 10а);
- "Номер митної декларації" (графа 11).
Майте на увазі, виставляти окремий рахунок-фактуру при відвантаженні товарів (робіт, послуг), майнових правне потрібно, якщо складено УПД.
Перелік операцій, для оформлення яких можна використовувати УПД (див. таблицю 1):
| Оформлюваний факт господарського життя | Під продавцями/покупцями у цих випадках розуміються |
| Факти відвантаження товарів (будь-якого майна, крім об'єктів нерухомості) без транспортування з передачею товару покупцю (його довіреній особі) Факти відвантаження товарів з транспортуванням та передачею товару покупцю (його довіреній особі) або іншій особі, залученій для транспортування товарів | Під продавцями та покупцями розуміються прямо поіменовані сторони господарських відносин, у тому числі, якщо продавцями у рамках угоди купівлі-продажу виступають комісіонери (агенти, повірені) |
| Факт передачі майнових прав | - правовласник, що передає виняткові правана результати інтелектуальної діяльностіі (або) коштом індивідуалізації, і набувач цих прав; - ліцензіар та ліцензіат; - правовласник та користувач за договором комерційної концесії; - кредитор, що передає права (вимоги) на відплатній основі, та особа, до якої переходить право (вимоги) |
| Факти передачі результатів виконаних робіт | - підрядник (субпідрядник) та їх замовник (генпідрядник) за договором підряду; - виконавець науково-дослідних робіт та їх замовник |
| Підтвердження фактів надання послуг | - Виконавець послуг та їх замовник; - фінансовий агент та клієнт; - довірчий керуючий та довіритель управління; - експедитор та клієнт (при складанні документа на винагороду експедитора); - повірений і довіритель (при складанні документа на винагороду повіреному); - комісіонер і комітент (при складанні документа на винагороду комісіонеру); - Агент і принципал (при складанні документа на винагороду агенту) |
| Підтвердження фактів відвантаження (передачі) комітенту (принципалу) товарів (робіт, послуг) комісіонером (агентом), який придбав ці товари (роботи, послуги) від свого імені на користь комітента (принципалу) | Продавці - платники податків ПДВ, що реалізують товари (роботи, послуги) чинному від свого імені комісіонеру (агенту), які купуються комісіонером (агентом) для комітента (принципалу). Покупці - комітенти (принципали), котрим було придбано товари (роботи, послуги) комісіонерами (агентами) від імені. |
УПД також можна використовувати при відвантаженні комітентом (принципалом, довірителем) товарів комісіонеру (агенту, повіреному) для продажу від імені або від імені комітента (принципалу, довірителя). У цьому випадку УПД – первинний документ на передачу цінностей комісіонеру (агенту, повіреному) на продаж без переходу права власності на них.
Складання та форма УПД
А тепер розглянемо, як рядково заповнити форму УПД, у таблиці 2:
| Найменування рядка (графи) в УПД | Значення рядка, графи |
| 1 | 2 |
| «Статус» | Можливі значення: «1» та «2». Вони вибираються в залежності від мети використання документа: «1» - УПД замінює рахунок-фактуру та передавальний акт; «2» - УПД замінює лише передавальний акт (тобто є первинкою) |
| Рядки (1)-(7) графи 1-11 | Для УПД зі статусом «1» вони мають бути заповнені. Якщо рахунки-фактури в організації підписує не директор, а інша особа, уповноважена на те наказом (довіреністю), то в рахунку-фактурі можна вказати цей документ чи посаду уповноваженої особи. Допускається уточнення показників за рядками (3) та (4) інформацією про ІПН, КПП вантажовідправника та ІПН, КПП вантажоодержувача. Для УПД зі статусом «2» можна заповнити рядки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 або 2а, 3 та 9 для відображення факту господарського життя та величини натурального та грошового вимірювання. А також заповнити показники, що уточнюють умови скоєння факту господарського життя, у рядках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4) , (5), (6) та ін. |
| Графа А "№ п/п" | Проставляється порядковий номерзаписи у таблиці |
| Графа Б «Код товару/робіт, послуг» | Якщо в УПН відображається товар, потрібно вказати його артикул. Якщо ж відображаються роботи або послуги - то КВЕД, або ОКУН |
| Рядок «Підстава передачі (здачі)/одержання (прийомки)» | Потрібно вказати інформацію, що ідентифікує відносини сторін, що виникають: види відносин, реквізити договорів, угод, доручень та ін. |
| Рядок «Дані про транспортування та вантаж» | У ній відображають реквізити транспортних документів (транспортної накладної, дорожнього листа), доручень експедиторам, складських розписок та іншу уточнювальну інформацію про перевезення. Наприклад, можна вказати найменування організації, що несе транспортні витрати. Також у рядку відображають відомості про вантаж: маса нетто/брутто |
| Рядок «Товар (вантаж) передав/послуги, результати робіт, права здав» | Проставляється підпис із зазначенням прізвища та ініціалів: - посада особи, яка вчинила відвантаження; - або особи, уповноваженої діяти за угодою передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені економічного суб'єкта. Якщо особа одночасно є особою, уповноваженою на підписання рахунків-фактур і підписала документ від імені керівника (головного бухгалтера), то в цьому рядку вказують лише відомості про його посаду та П.І.Б. без повторення підпису |
| Рядок «Дата відвантаження, передачі (здавання)» | Потрібно вказати дату здійснення факту господарського життя, тобто фактичну дату відвантаження товару, надання послуги, передачі результатів виконаних робіт, передачі майнових прав |
| Рядок «Інші відомості про відвантаження, передачу» | У цьому рядку наведено додаткову інформацію. Наприклад, дані про паспорти, сертифікати продукції. Якщо є невід'ємні додатки до УПД - вказують кількість цих документів та їх вид |
| Тут слід записати посаду особи, відповідальної за правильне оформлення угоди (операції) із боку продавця, його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів. Якщо ця особа одночасно є особою, яка здійснила відвантаження або уповноваженою діяти за угодою від імені економічного суб'єкта (рядок), то (за наявності підпису в рядку) у цьому рядку можна вказати тільки його посаду та П.І.Б. без повторення підпису. Якщо ця особа одночасно є особою, уповноваженою на підписання рахунків-фактур та підписала документ від імені керівника (головного бухгалтера), то в цьому рядку також вказують лише його посаду та П.І.Б. без повторення підпису. Якщо за правильність оформлення операції відповідають одночасно кілька осіб, то в документ потрібно ввести додатковий рядок () для вказівки посади, П.І.Б. та підпису другої відповідальної особи. | |
| Рядок «Найменування економічного суб'єкта - укладача документа (в т. ч. комісіонера (агента)») | Можливо зазначено найменування та інші реквізити, визначальні економічний суб'єкт, який склав документ із боку продавця. У цьому рядку вказують: - відомості про економічного суб'єкта, який веде бухгалтерський облік продавця на підставі договору; - або відомості про комісіонера (агента), якщо він передає комітенту (принципалу) товар, результати робіт, послуги, придбані у продавця від свого імені (у цьому випадку в рядку вказуються реквізити договору між комітентом (принципалами) та посередником). Рядок можна не заповнювати за наявності друку, що має у своєму складі повне найменування економічного суб'єкта, що склав документ. |
| Рядок «Товар (вантаж) отримав/послуги, результати робіт, права прийняв» | Вказується посада особи, яка отримала вантаж та (або) уповноваженого на прийняття послуг, результатів робіт, прав щодо угоди передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені покупця; а також його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів |
| Рядок «Дата одержання (прийомки)» | У ній вказують фактичну дату отримання товару (вантажу), прийняття результатів виконаних робіт, отримання майнових прав покупцем або іншою особою, уповноваженою покупцем. Майте на увазі, дата отримання не може бути раніше дати складання УПД (рядок 1) та дати передачі, зафіксованої продавцем у рядку |
| Рядок «Інші відомості про отримання, приймання» | У цьому рядку відображають відомості про наявність чи відсутність претензій; а також дані про документи, оформлені покупцем (замовником) при отриманні товарів (робіт, послуг, майнових прав), які є невід'ємними додатками до УПД. Наприклад, без претензії. За наявності претензій вказують відомості про додаткові документи, оформлених при отриманні/прийманні товарів |
| Рядок «Відповідальний за правильне оформлення угоди, операції» | Вказується посада особи, відповідальної за правильне оформлення угоди, операції з боку покупця, його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів. У разі якщо особа, відповідальна за оформлення правочину, одночасно є особою, уповноваженою діяти по угоді від імені економічного суб'єкта (рядок ), то в цьому рядку заповнюють лише відомості про посаду та П.І.Б. без повторення підпису. Якщо за правильність оформлення операції відповідають одночасно кілька осіб, то в документ потрібно ввести додатковий рядок, () для вказівки посади, П.І.Б. та підписи другої відповідальної особи |
| Рядок «Найменування економічного суб'єкта - укладача документа» | У рядку може бути зазначено найменування та інші реквізити, що визначають економічний суб'єкт, який склав документ із боку покупця (учасника угоди, операції). Наприклад, відомості про особу, яка веде бухгалтерський облік економічного суб'єкта на підставі договору. Рядок можна не заповнювати за наявності друку, що має у своєму складі повне найменування економічного суб'єкта, що бере участь у складанні конкретного двостороннього документа. |
| "М.П." | Ставляться печатки (або ІПН/КПП) економічних суб'єктів - укладачів документа. Проте відсутність печаток (за наявності всіх обов'язкових реквізитів) не буде підставою для відмови у прийнятті документа до податкового обліку |
Відображення УПД зі статусом «1» у книзі покупок, книзі продажів та журналі обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур
Розглянемо, як потрібно реєструвати універсальний передавальний документ зі статусом «1» під час виставлення чи отримання у продавця та покупця.
Відображення УПД у продавця
Нагадаємо, що рахунки-фактури реєструють у книзі продажів у хронологічному порядку у тому податковому періоді, в якому виникає податкове зобов'язання, тобто на момент визначення податкової бази (п. 1 ст. 167 НК РФ). Якщо документ формується під час відвантаження товарів (робіт, послуг, майнових прав), то моментом визначення податкової бази є день їх відвантаження чи передачі.
Також рахунки-фактури підлягають єдиній реєстрації в хронологічному порядку в частині 1 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур за датою їх виставлення (постанова Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137).
Особливості складання та використання УПД у статусі «1» дозволяють визначити дату відвантаження. Але при цьому створюються дві ситуації, коли день складання УПД збігається з днем відвантаження та, навпаки, не збігається. Розглянемо їх.
День складання УПД збігається з днем відвантаження
Продавець склав УПД:
- у день передачі (перевезення, доставки) товару покупцю;
- у день передачі майнового права;
- у день надання послуг (при послугах, що тривають, - останній день податкового періоду (лист Мінфіну Росії від 25 червня 2008 р. № 07-05-06/142);
- на день здачі замовнику результатів виконаних робіт.
В УПД зі статусом «1» показник рядка (1) визначає фактичну дату складання та первинного документа та рахунки-фактури. Цього ж дня провадиться і відвантаження (передача) товарів, робіт, послуг, майнових прав. В загальному випадкуця ж дата розглядається і як дата виставлення рахунку-фактури на паперовому носіїпокупцю (крім здавання робіт).
У книзі продаж цей документ реєструють за той податковий період, до якого відноситься момент визначення податкової бази, тобто дата відвантаження, що збігається з датою складання рахунку-фактури. Крім випадків, коли відбувається здача робіт, тоді моментом визначення податкової бази є дата їх приймання (рядок УПД).
А в журналі обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур УПД потрібно реєструвати у податковому періоді, до якого належить дата його виставлення.
Які дати вам потрібно вказати під час реєстрації УПД у журналі обліку та книзі продажів, показано в таблиці 3:
День складання УПД не збігається з днем відвантаження
Продавець склав УПД на день, що не збігається з датою (раніше чи пізніше):
- передачі товару (перевезення, доставки) покупцю;
- передачі майнового права;
- надання послуг;
- здачі замовнику результатів виконаних робіт.
В УПД зі статусом «1» показник рядка (1) визначає фактичну дату складання та первинного документа та рахунки-фактури. Однак при цьому у рядку вказується ще й фактична дата відвантаження (передачі) товару, послуг, результатів робіт, майнових прав, що вноситься відповідальною особою продавця. У випадку ця дата розглядається як і дати виставлення рахунки-фактури покупцю (крім здачі робіт). Дата складання документа за таких умов є просто показником, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ.
У книзі продаж цей документ реєструють за той податковий період, до якого відноситься момент визначення податкової бази, тобто дата фактичного відвантаження (дата рядка УПД). Крім випадків, коли відбувається здача робіт, тоді моментом визначення податкової бази є дата їх приймання (рядок УПД).
А в журналі обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур УПД потрібно реєструвати у податковому періоді, до якого належить дата його виставлення. Які дати вам потрібно вказати під час реєстрації УПД у журналі обліку та книзі продажів, показано в таблиці 4:
Відображення УПД у покупця
Нагадаємо, що покупці реєструють отримані рахунки-фактури в хронологічному порядку за датою отримання в частині 2 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур (постанова Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137).
УПД зі статусом «1» дозволяє визначити цю дату як дату оформлення (підписання) вантажоодержувачем/замовником документа про прийняття товару, майнових прав, наданих послуг, результатів виконаних робіт – це показник рядка .
Ця дата (рядок УПД) проставляється у графі 2 частини 2 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, а у графі 6 частини 2 журналу вказується дата складання документа, наведена у показнику рядка (1) УПД.
Щодо книги покупок, то покупці реєструють у ній рахунки-фактури після їх реєстрації у частині 2 журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, у міру виникнення права на податкові відрахування(ст. 172 НК РФ), тобто не раніше прийняття на облік отриманих товарів, результатів робіт, послуг, майнових прав (постанова Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137).
При складанні та використанні УПД зі статусом «1» дата отримання рахунку-фактури та дата виникнення підстави для прийняття до обліку придбаних товарів, робіт, послуг, майнових прав збігаються – це показник рядка.
Ця дата (рядок УПД) відображається у графі 4 книги покупок. При цьому у графі 2 книги покупок зазначається дата, наведена у показнику рядка (1) УПД.
Які дати потрібно вказати при реєстрації УПД у журналі обліку та книзі покупок, наочно показано у таблиці 5:
Відображення УПД із статусом «1» у податковому обліку
Розглянемо, як продавцю та покупцю визначити доходи та витрати у податковому обліку при застосуванні УПД зі статусом «1».
Податок на прибуток у продавця
Нагадаємо, що з метою обчислення податку на прибуток при застосуванні платником податків методу нарахування датою визнання отриманих доходів продавцем визнається дата реалізації товарів, робіт, послуг, майнових прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).
З урахуванням правил статті 39 Податкового кодексу, це дата передачі на відшкодувальній основі (у тому числі обмін товарами, роботами або послугами) права власності на товари, результатів виконаних робіт однією особою для іншої особи, відшкодування надання послуг однією особою іншій особі, незалежно від фактичного надходження грошових коштів(іншого майна, робіт, послуг, майнових прав) на їхню оплату.
Доходи визначаються виходячи з первинних документів чи інших документів, що підтверджують отримані доходи, і навіть документів податкового обліку (п. 1 ст. 248 НК РФ).
Увага
УПД зі статусом «2» прирівнюється до простого первинного документа, і тому відображається у податковому обліку у звичайному порядку.
Застосуємо ці правила до УПД зі статусом «1» і вийде, що датою визнання доходу для включення виручки до складу податкової бази з податку на прибуток буде вважатися:
- дата оформлення відпустки вантажу (показник рядка (1) або пізніший показник рядка ), якщо право власності на вантаж, що передається, переходить у момент передачі речі продавцем покупцю (замовнику) або уповноваженій ним особі, або перевізнику;
- дата оформлення отримання вантажу (показник рядка ), якщо право власності на вантаж, що передається, переходить у момент вручення речі покупцю або уповноваженій ним особі;
- дата оформлення обома сторонами факту приймання-передачі послуг, майнових прав, результатів робіт, тобто найпізніше значення показників рядків (1), та
У всіх випадках при наявності інших документів, що підтверджують зазначені факти, з метою оподаткування продавця (виконавця, правовласника) буде застосовуватися більш рання дата, що випливає з іншого документа.
Податок на прибуток у покупця
Аналогічні дати використовуються покупцем (замовником) щодо дати здійснення витрат з метою їх відображення у регістрах податкового обліку. Прийняті за УПД цінності відображаються у податковому обліку як придбані матеріали, товари, основні засоби, майнові права, спожиті послуги та отримані результати робіт для подальшого застосування до них відповідних правил обліку у складі витрат, встановлених главою 25 Податкового кодексу для різного виду витрат.
Майте на увазі, що дата визнання відображеної в УПД зі статусом «1» суми на зменшення податкової бази з податку на прибуток покупцем (замовником, правоодержувачем) не може бути раніше показника рядка , якщо тільки інше не випливає із змісту факту господарського життя, зафіксованого в документ.
УПД – це універсальний передавальний документ. Його особливість – багатофункціональність, завдяки якій можна помітно зменшити обсяг документообігу.
Паперовий УПД: застосування та оформлення
На папері його можна використати замість:
- пакету "рахунок-фактура + первинний документ";
- первинного документа.
За допомогою УПД можна оформити:
- постачання товарів, послуг або робіт;
- передачу майнових прав.
Ви самі вибираєте, що вам більше підходить, виходячи зі своїх бізнес-процесів та документообігу. УПД є підставою для податкового та бухгалтерського обліку, про що йдеться у листі ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]Закон не зобов'язує використовувати універсальний передавальний документ замість товарної накладної, акта або пакета документів, що включає рахунки-фактуру та первинний обліковий документ.
Лист ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]пропонує використовувати форму УПД, яка може бути доповнена реквізитами на ваше бажання.
Електронний УПД: універсальний формат для трьох типів документів
Можливість скласти УПД у електронному виглядіз'явилася завдяки формату, затвердженому Наказом ФНП від 24.03.2016 № ММВ-7-15/ [email protected]Формат електронного документазастосовується ширше, ніж паперовий УПД. Користувач сам вибирає, які реквізити заповнити та яку функцію вибрати для файлу електронного документа, яка визначить тип отриманого документа:
- СЧФ - рахунок-фактура;
- СЧФДОП – універсальний передавальний документ;
- ДОП – первинний документ, наприклад, накладна чи акт.
Упорядник документа заповнює обов'язкові реквізити в залежності від обраної функції, адже для рахунку-фактури та первинних документів вони різні.
Документи з функціями СЧФДОП (УПД) або ДОП (первинний документ) підписують і відправник, і зазвичай одержувач. Акт щодо послуг, що тривають, часто не підписується одержувачем, оскільки вважається, що послуга прийнята в момент її надання.
Документ із функцією СЧФ (рахунок-фактура) підписує лише відправник — продавець.
Як заповнювати електронний файл документа залежить від його функції
Функція - СЧФ
Реквізити, які потрібно заповнити, визначено п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковий номер документа, число, місяць та рік його формування;
- назва, адреса, ІПН обох сторін угоди;
- назви та адреси відправника та одержувача вантажу;
- номер документа, який фіксує аванс у рахунок майбутніх постачань;
- склад постачання, якщо можливо - одиниця виміру вмісту;
- кількість вмісту постачання в одиницях виміру, названих раніше; валюта;
- ціна за одиницю виміру поставки, не враховуючи податок (виняток - державна регульована ціна, що включає податок);
- вартість постачання чи майнових прав без податку;
- акциз, де це потрібно;
- податкова ставка;
- податок для покупця за чинними податковими ставками;
- вартість постачання з урахуванням податку;
- Країна походження товару;
- номер митної декларації;
- код виду товару за єдиною Товарної номенклатуризовнішньоекономічної діяльності Євразійського економічного союзу товарів, вивезених межі РФ територію Євразійського економічного союза.
В електронному форматіз'являється нове обов'язкове для заповнення поле – назва суб'єкта, який склав файл продавця. Якщо продавець та укладач — різні суб'єкти, то другий заповнює поле «Підстава, за яким економічний суб'єкт є упорядником файлу обміну рахунку-фактури (інформації продавця)». Це важливо для аутсорсерів та агентів.
Функція - ДОП
У файлі документа слід заповнити реквізити, названі у ст. 9 Федерального закону№ 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»:
- назва документу;
- число, місяць, рік створення;
- економічний суб'єкт, що сформував документ;
- суть угоди;
- сума або обсяг постачання;
- ПІБ та підписи відповідальних осіб.
Функція - СЧФДОП
У файлі документа мають бути всі відомості, наведені вище.
Особливості формату
Якщо він використовується як ДОП або СЧФДОП:
- Може мати дві назви. Одне – офіційне за фактом господарського життя. Друге – про який домовилися контрагенти.
- Є спеціальні поля для інформації про перевізника.
- Потребує підпису з боку покупця уповноваженою особою, що відповідає за оформлення первинних документів
Для всіх типів документів
- Можна внести додаткові відомості: вид операції, інформація для учасника документообігу, доповнення про учасників угоди.
- Відомості про учасників угоди містять поля:
- код ДКПО;
- структурний підрозділ;
- інформація для учасника документообігу;
- для ІП - ІПН, реквізити свідоцтва про державної реєстрації, ПІБ; для ЮЛ - найменування, ІПН, КПП; для іноземної особи, яке не стоїть на обліку в податкові органи, - Назва та інші відомості;
- адреса;
- контактну інформацію (номер телефону, e-mail);
- банківські реквізити.
- Блок «Підписант» включає чотири атрибути: «Область повноважень», «Статус», «Підстава повноважень (довіри)», «Підстави повноважень (довіри) організації».
«Область повноважень» є обов'язковою для заповнення, вибирається необхідне.
Області повноважень підписувача-продавця
Області повноважень підписувача-покупця
Поле Статут заповнювати обов'язково. Можна вказати:
1 - співробітник продавця;
2 - співробітник організації, що склала файл продавця;
3 - співробітник іншої уповноваженої організації;
4 - уповноважена фізична особа (у тому числі ІП).
Від вибраного статусу залежить інформація у полі «Підстава повноважень». Для 1, 2 та 3 це « Посадові обов'язкиабо інші підстави повноважень. Для 4 - підстави повноважень, наприклад, довіреність, дата, номер.
Поле «Підстава повноважень (довіри)» заповнюється лише якщо статус підписувача — 3.
Обов'язково вказати, хто підписує файл документа: фізичну особу, ІП або представника юрособи. Для фізичної особиобов'язкові до заповнення лише прізвище та ім'я, для ІП — ІПН, прізвище та ім'я, а для представника юрособи — ІПН юрособи, посада, прізвище та ім'я.
Підписантів може бути кілька.
Запропонувала суб'єктам господарювання розроблену фахівцями Податкової служби форму універсального передавального документа (УПД).
Основне призначення форми - об'єднання обов'язкових реквізитів рахунку-фактури та первинного облікового документа для того, щоб вона могла застосовуватися для підтвердження та витрат при обчисленні податку на прибуток, а також права на відрахування з ПДВ.
Здавалося б, даний документне повинен бути цікавим сторонам договору, якщо продавець не є платником податку на додану вартість, адже у покупця все одно немає права на відрахування. Однак зрозуміло, що в цьому випадку у покупця неминуче виникне ситуація, коли до нього по одній і тій же операції — придбання цінності у платників та неплатників ПДВ — надходитимуть різні формою документи, що, безумовно, ускладнить їхнє введення в автоматизовану бухгалтерську систему.
Саме тому ФНС Росії, розробляючи форму УПД, спочатку передбачила можливість її використання і господарюючими суб'єктами, які не пред'являють ПДВ своїм покупцям, наприклад платниками податків, що застосовують спеціальні податкові режими - спрощену систему оподаткування (УСН) або єдиний сільськогосподарський податок (ЕСГН).
Відповідно до роз'яснень податкового відомства, що містяться у зазначеному листі, будь-який господарюючий суб'єкт, не порушуючи законодавство, може об'єднати інформацію раніше обов'язкових для застосування форм з передачі матеріальних цінностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарний розділ ТТН) з дублюючими по більшості позицій реквізитами з інформацією рахунків-фактур. Щоб оформлення операцій відвантаження за допомогою УПД дозволило неплатникам ПДВ правильно сформувати виторг і не спричинило додаткових зобов'язань щодо обчислення та сплати до бюджету податку достатньо правильно заповнити документ.
Насамперед, в УПД, що оформляється платниками податків УСН та ЕСХН, одразу ж слід зазначити статус «2» — лише первинний обліковий документ (проставляється у лівому верхньому кутку форми).
Проте значно важливіше відобразити у документі інформацію про те, що в операції немає сум ПДВ. Головне — не заповнювати ті реквізити УПД, які розташовані у полі рахунку-фактури та формуються виключно платниками податків ПДВ.
Іншими словами, платники податків УСН і ЕСХН, щоб уникнути необхідності сплати ПДВ з вартості товарів, що реалізуються у формі УПД, не повинні заповнювати графи 7—9.
Якщо зазначені графи УПД виявляться заповнені, це свідчитиме про виставлення платником податків УСН або ЕСХН рахунка-фактури та відповідно про появу в нього обов'язку щодо сплати та декларування ПДВ. Для виключення суперечок рекомендується у цих графах ставити прочерки.
Детальні роз'яснення про порядок застосування УПДнеплатниками ПДВ - у статті О.Г. Лапінаі І.В. Стебліною, журнал
З метою скорочення документообігу та зниження ймовірності помилок введено в обіг новий документ- Універсальний передавальний документ (УПД). Він розроблений на основі форми рахунку-фактури, а також раніше обов'язкових для застосування форм первинних облікових документів (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарного розділу ТТН).
З цієї статті ви дізнаєтесь:
коли потрібно виставляти УПД
як заповнити УПД
Термінова новина для всіх підприємців:. Подробиці читайте у журналі
Коли потрібно виставляти УПД
Відповідно до положень законодавства виставляти рахунок-фактуру слід не пізніше п'яти календарних днівз дати відвантаження товарів (виконання робіт, надання послуг, передачі майнових прав), а оформляти первинний документ - у момент здійснення операції або після її закінчення.
Відповідно найкраще УПД оформляти при скоєнні факту господарського життя або відразу після нього (тобто на момент відвантаження, здавання робіт (послуг) тощо).
Як заповнити УПД
Порядок оформлення УПД залежить від того, як він надалі використовуватиметься. Якщо як єдиний документ, то графі «Статус» ставиться цифра 1, заповнюються всі передбачені у ньому реквізити. Виставляти окремий рахунок-фактуру у разі не потрібно.
Якщо ж УПД використовуватиметься як первинний обліковий документ, то у графі «Статус» ставиться цифра 2, а в рядку 5 та графах 6, 7, 10, 10а, 11 – прочерки.
В рядку 1проставляється порядковий номер та дата складання документа.
за рядку 1авписується порядковий номер внесеного до УПД виправлення та дата його внесення. Якщо таке не мало місця, у рядку 1а ставиться прочерк.
В рядку 2вписується ПІБ підприємця, у рядку 2а – його адресу місця проживання, а у рядку 2б – ІПН.
Якщо комерсант є податковим агентом, то у зазначених рядках він відповідно вписує найменування продавця (його ПІБ), адресу місця знаходження (адресу місця проживання), ІПП та КПП (за наявності).
В рядках3 і 4 наводиться найменування та адреса відправника та одержувача вантажу. При цьому дані показники дозволяється доповнити інформацією про ІПН та КПП зазначених осіб. Якщо продавець і відправник вантажу, покупець і вантажоодержувач - одна і та ж особа, то в рядках 3 і 4 можна написати «Він же».
Якщо за реалізації товарів, виконанні робіт чи наданні послуг мала місце передоплата, то рядку 5слід вказати реквізити платіжно-розрахункового документа або касового чека, що її підтверджують.
В рядок 6підприємець вписує повне або скорочене найменування покупця відповідно до установчих документів, рядок 6а- адресу місця знаходження покупця відповідно до установчих документів, а в рядок 6б - ІПН та КПП покупця.
за рядку 7вказується найменування валюти розрахунків та її код за ОКВ.
В рядку 8відображається інформація, що ідентифікує відносини сторін, що виникають (наприклад, реквізити договорів, угод).
В рядок 9вносяться реквізити транспортних документів (транспортної накладної, дорожнього листа), доручень експедиторам, складських розписок, уточнююча інформація про перевезення, якщо така мала місце.
В рядках10 і 15 вказується відповідно посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за відвантаження або здачу робіт (послуг) або отримання вантажу або прийняття результатів робіт (послуг). Також у цих рядках ставиться підпис цієї особи.
Реальна дата відвантаження товару, надання послуги, передачі результатів виконаних робіт, передачі майнових прав вписується в рядок 11, а фактична дата отримання товару (вантажу), прийняття результатів виконаних робіт, отримання майнових прав покупцем - рядок 16.
В рядку 13вказується посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за правильне оформлення угоди з боку продавця, а в рядку 18- З боку покупця. Також у цих рядках ставиться підпис вказаних осіб. Якщо ж ці особи були зазначені за рядками 10 та 15, то у рядках 13 та 18 можна вписати лише їхні посади, прізвище та ініціали.
Рядки14 і 19 призначені для зазначення найменування економічного суб'єкта, який склав документ від імені продавця та покупця відповідно. Але індивідуальні підприємціможуть поставити у цих рядках прочерк, оскільки, як правило, ведуть облік самостійно.
В рядку 17вказуються будь-які додаткові відомості про отримання, приймання товарів. Зокрема, цим рядком можна вписати суть претензії, якщо така мала місце. При цьому документи, якими цю претензію було оформлено, обов'язково потрібно буде додати до УПД.
Таблична частина УПД заповнюється так.
В графі Апроставляється порядковий номер запису таблиці.
В графу Бкомерсант вписує артикул товарів або код вид діяльності, у межах якого виконуються роботи або надаються послуги, за КВЕД та ОКУН.
В графі 1вказується предмет угоди, саме: найменування що поставляються (відвантажених) товарів (опис виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав.
В графу 2підприємець у разі потреби вписує одиницю виміру, а в графу 2а- відповідне йому умовне позначенняпо Океї.
Кількість (обсяг) товарів, що поставляються (відвантажених) (виконаних робіт, наданих послуг, переданих майнових прав) проставляється в графі 3.
В графі 4зазначається ціна (тариф) товару (виконаної роботи, наданої послуги), переданого майнового права за одиницю виміру без ПДВ. Виняток становлять випадки застосування державних регульованих цін (тарифів), що включають ПДВ.
Вартість всієї кількості (обсягу) товарів, що постачаються (відвантажених) (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав без ПДВ відображається в графі 5.
В графу 6вноситься сума акцизу за підакцизним товарам. За відсутності показника вноситься запис "Без акцизу".
В графі 7вказується ставка ПДВ або «Без ПДВ», а в графі 8- сума ПДВ, що пред'являється покупцю товарів (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав.
Вартість всієї кількості товарів, що постачаються (відвантажених) за рахунком-фактурою (виконаних робіт, наданих послуг), переданих майнових прав з ПДВ вписується в графу 9.
В графі 10проставляється цифровий код країни згідно з ГКСМ, а в графі 10а- її коротке найменування.
В графі 11вписується номер митної декларації щодо товарів, країною походження яких російська Федераціяне є.
Застосовують рахунок-фактуру (СЧФ). Універсальний передавальний документ (УПД) застосовується значно рідше, незважаючи на здатність замінювати собою кілька документів: СЧФ та первинну документацію СУ. Що заважає застосовувати УПД? Чи можна застосовувати одночасно обидва документи та у яких випадках? У яких випадках краще використовувати рахунок-фактуру? Розберемося.
УПД та СЧФ
Рахунок-фактура – документ НУ. Він підтверджує відпустку товару покупцю, надання йому послуг, виконання робіт з операцій, оподатковуваних ПДВ, більше ніде не застосовується. Реквізити СЧФ містять відомості:
- про предмет угоди;
- про країну його походження;
- про суму;
- про кількісні характеристики господарської операції;
- про ставку податку;
- про акциз;
- про відповідну групу товарів;
- що дозволяють ідентифікувати платників податків.
Інформація, що міститься в СЧФ, застосовується для розрахунків з ПДВ та контролю цих операцій. До СЧФ при оформленні відпустки товару додається документ СУ: товарна накладна, акт приймання-передачі та ін.
Універсальний передавальний документ (УПД) – бланк, створений з урахуванням СЧФ. Усі відомості із СЧФ відображаються в УПД. Для зручності "зона рахунку-фактури" виділена темним контуром. Крім цього, в УПД є відомості на відпустку ТМЦ (акту, товарної накладної, частково — ТТН, документа на відпустку матеріалів ф. та ін.), тобто. інформація, коли здійснено відвантаження, хто з посадових осіб взяв за неї відповідальність і скріпив своїм підписом, на підставі якого договору здійснено відвантаження.
УПД може використовуватися як у БУ, так і у НУ. Характер використання позначається цифрою (1 або 2) – у лівій частині бланка, зверху:
- При статусі 1 УПД виконує роль одночасно рахунки-фактури та документа, що підтверджує передачу.
- За статусу 2 УПД заповнюється лише як документ БУ.
Вочевидь, що СЧФ то, можливо замінено УПД з одночасним скороченням документообігу. Проте повного заміщення у практиці обліку немає. Тому є об'єктивні причини.
УПД чи СЧФ?
Листом №ММВ-20-3/96 від 21-10-13 р. податкова служба рекомендує застосовувати УПД в обліку, а застосування рахунків-фактур закріплено в ПК РФ як обов'язкове. При виборі документа, що фіксує суми з ПДВ, платники податків найчастіше відмовляються від УПД саме з цієї причини.
Є й більш вагомі приводи, що вказують, що рахунок-фактуру замінювати УПД недоцільно:
- Обмеження формату УПД.Відповідно до законодавства УПД у паперовому виглядіможе використовуватися комплексно в НУ та БО або лише як документ БУ. Виключно як рахунок-фактуру його використовувати можна лише електронно (відповідно до Пр. №ММВ-7-15/155 від 24-03-16 р.).
- Авансові платежіУ листі №ММВ-20-3/96 зафіксовано випадки, за яких використовується УПД (відвантаження товарів, передача майнових прав, надання послуг). Авансових платежів у списку не згадано. На аванс виставляється лише рахунок-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
- Коригування.Зміни вартості, кількості ТМЦ, майнових прав ведуть до необхідності використання коригувального рахунку-фактури. У БО зазвичай складається та підписується акт або подібний до нього документ, що відображає різницю початкових та змінених показників, згоду сторін на зміну умов відвантаження (т.зв. кредит-нота та аналогічні їй). При використанні коригувального УПД усі ці відомості (коригування з ПДВ, коригування на різницю показників) доведеться відображати в одному документі. Враховуючи, що на практиці ситуації господарського життя мають безліч нюансів, це може спричинити труднощі та уповільнювати оформлення документів. Оформити два різні документи, внести до них коригування та зареєструвати набагато простіше.
- Виправлення.При необхідності виправити дані рахунки-фактури виписують новий екземпляр (Правила заповнення РЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), номер і дату документа міняти не можна. Виправлення в бухгалтерських документах простіше вносити, наприклад, цифрову інформацію просто закреслюють, позначають дату виправлення, і поруч із записом ставить підпис відповідальна особа. Як і в попередньому випадку, тут простіше використовувати СЧФ та первинні документи БУ щодо угоди окремо.
Крім того, структура бухгалтерської службина деяких підприємствах (сільськогосподарських, виробничих) передбачає використання декількох екземплярів первинних бухгалтерських документів, наприклад, у складському обліку та зведених звітах відповідальних осіб підрозділів використовується та сама накладна. Застосування УПД у разі немає сенсу.
Універсальний передавальний документ, з цієї точки зору, рекомендується застосовувати у малому та середньому бізнесі, за наявності обмеженої кількості господарських операцій та невеликого штату облікових працівників.
Важливо!Застосування УПД, як і застосування рахунків-фактури, необхідно відобразити в обліковій політиці організації. Доцільно затвердити локальним нормативним актомвикористовувану форму УПД (коригувального УПД). При переході на УПД у середині року слід запроваджувати доповнення до облікової політики на початок податкового періоду.
Чи можна одночасно використовувати два документи?
Можуть виникати ситуації, за яких постає питання одночасного використання УПД і СЧФ. Наприклад, один контрагент вимагає оформити угоду рахунком-фактурою та товарною накладною, а інший погоджується на обмін УПД. З погляду законодавства, обидва варіанти є цілком легітимними і можуть застосовуватися в одній організації.
Застосування однієї з варіантів оформлення можливе у межах договору, тобто. всі відвантаження за одним договором можуть, наприклад, оформлятися пакетом документів «СЧФ + накладна», а за іншим договором – УПД, заповненим відповідно до статусу «1». Різні партії в рамках одного договору можуть оформлятися як пакетом документів «СЧФ + первинний документ СУ», так і УПД із статусом «1» (за текстом листа №ГД-4-3/8963 ФНП від 27-05-15 р.).
У НУ ці суми визнаються і з метою розрахунку, одночасно з урахуванням ПДВ.
Застосування УПД не накладає обмежень використання у документообігу інших облікових форм. Теоретично немає законодавчої заборони і використання УПД зі статусом «2» з одночасним оформленням рахунки-фактури.
Головне
- УПД доцільно застосовувати при обмеженому документообігу та обсягах господарських операцій.
- СЧФ може застосовуватися у пакеті з документами БУ підтверджуючого характеру майже повсюдно.
- У ряді випадків замінити рахунок-фактуру УПД неможливо.
- Застосування двох видів документів у межах різних партій за договором чи межах різних договорів законом не заборонено.
- Законодавство не містить заборони також на одночасне використання УПД та будь-яких інших документів.