-Наказ на відпустку (форма Т6 та Т6а)- розпорядчий документпро надання відпустки працівникам чи керівництву організації. У статті розберемося, як оформити наказ на відпустку, які форми необхідно використати та як їх правильно заповнити. Наприкінці статті ви можете завантажити заповнений зразок наказу форма Т-6 та бланки форма Т-6 та Т-6а.
Трудовий кодекс РФ дає можливість працівникам ходити у відпустку, це може бути щорічна оплачувана відпустка, а також відпустка, пов'язані з вагітністю, пологами і вихованням дитини, також відпустка може бути додатковою оплачуваною і без утримання. Якою б не була відпустка, її потрібно оформити документально.
Насамперед щороку складається, керуючись яким, і відправляємо співробітників відпочивати.
Першим кроком в оформленні відпустки буде написання працівником заяви на відпустку, як це зробити грамотно читаємо.
Другий крок - це створення наказу відпустку виходячи з заяви працівника.
Третій крок - розрахунок відпускних, допомог (наприклад, ) та інших виплат, пов'язаних із відпусткою.
Докладніше зупинимося на другому кроці.
Наказ на відпустку оформляється з використання типової формиТ-6 (при оформленні відпустки на одного працівника) та Т-6а (при оформленні відпустки на групу працівників). Також можна самостійно розробити бланк наказу, але набагато простіше скористатися вже готовою формою. Як правильно заповнити наказ на відпустку формою Т-6?
Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓
Зразок заповнення наказу на відпустку (форма Т-6 та Т6а)
Наказ має стандартну форму, що включає вказівки найменування організації, номер і дату складання наказу. В даному випадкудата – це день відходу працівника у відпустку.
- Вказуємо, кому надаємо відпустку: ПІБ, табельний номер, підрозділ, посада.
- Також вписуємо період роботи, за який надається відпустка.
- Далі необхідно визначитися, в яку відпустку йде співробітник. Якщо працівник відправляється в черговий оплачуваний - то заповнюємо розділ А, вказуємо тривалість відпустки та дати його початку та закінчення.
- Інші види відпусток оформляються у розділі Б - вказується найменування відпустки та її тривалість.
- Підписує та затверджує наказ керівник та документ дається для ознайомлення співробітнику.
На підставі цього наказу заноситься інформація в
Уніфікована форма з обліку кадрів № Т-6 є стандартним бланком, який містить відповідні графи для заповнення.
Наказ - відпустка за власний рахунок, зразок Т-6
Що необхідно вказати у наказі
Коли оформляєте наказ на відпустку без збереження заробітної плати(зразок 2020 року), зверніть увагу на такі графи:
- найменування та восьмизначний код організації з ОКПО;
- номер розпорядження та дата реєстрації (саме реєстрації, хоч і написано заповнення, тому що заповнити можна сьогодні, а затвердити можуть завтра);
- П.І.Б. співробітника;
- період його роботи, протягом якого надаються дні відпочинку;
- вид відпочинку та кількість календарних днів;
- графу для підпису в ознайомленні із розпорядженням.
Основні блоки, що підлягають заповненню та потребують особливої уваги, позначені літерами А (щорічний основний оплачуваний), Б (інші види відпочинку) та В (загальна кількість календарних днів).
Блок А. Щорічний основний оплачуваний відпочинок
Тут фіксуємо періоди відпочинку, що надається щорічно всім працівникам організації без винятку.
Зразок заповнення бланку наказу на щорічну відпустку
Блок Б. Інші види відпочинку
Зразок заповнення бланка наказу на відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок)
Іноді його ще називають наказом на адміністративну відпустку без збереження заробітної плати.
Блок В. Загальна кількість календарних днів
Закон не забороняє поєднувати оплачувану та неоплачувану відсутність, оплачувані дні відпочинку можуть плавно перейти в неоплачувані, тим більше що бланк Т-6 дозволяє цю думку висловити на папері.
Зразок заповнення бланку наказу на адміністративну відпустку
Наказ на відпустку, зразок 2020 року
Термін зберігання наказів на відпустку
Відповідно до пункту 19 Переліку типових управлінських архівних документів..., затвердженого термін зберігання таких документів становить 5 років.
А всі види наказів, пов'язаних з відпочинком працівників з догляду за дитиною, без збереження утримання (заробітної плати), відповідно до цього ж пункту Переліку, зберігаються 75 років. Таким чином, наказ на адміністративну відпустку, зразок якого розміщено вище, зберігається в архіві не менше ніж 75 років.
Тимчасове виконання обов'язків
Коли працівник відпочиває, його функціональні (іноді та посадові) обов'язки розподіляються між іншими працюючими колегами. При цьому відповідно до норм трудового законодавства, за письмовою згодою співробітника, поряд з його основною роботою (визначеною трудовим договором), може бути доручено виконання .
Зразок заповнення бланку наказу на заміщення працівника
Важливою і обов'язковою у цьому питанні є умова дотримання формального боку процедури тимчасового совмещения. Роботодавцю необхідно проконтролювати:
- власноручне написання працівником заяви на тимчасове виконання обов'язків;
- ознайомлення працівника з посадовою інструкцієюспівробітника, чиї обов'язки він тимчасово виконуватиме (обов'язково під підпис);
- ознайомлення працівника с.
Роботодавцю бажано підготувати та підписати зі співробітником додаткова згодапро тимчасове виконання обов'язків за тимчасово відсутнього колегу.
Уніфікована форма Т-6 часто використовується кадровими працівниками у процесі ведення первинного документообігу: вона є стандартизований наказ про надання працівнику відпустки. Стандартна форма Т-6а використовується для одночасного надання відпустки кільком співробітникам. Як заповнюються форма Т-6 та форма Т-6а? Відповіді та зразки - у цьому матеріалі.
У даній статті ви знайдете відповіді на основні питання про те, як застосовується форма Т-6, та дізнаєтесь:
- як виглядає зразок наказу (форма Т-6);
- що є форма наказу Т-6а;
- у яких випадках застосовується той чи інший бланк;
- чи може форма Т-6 або Т-6а замінюватись самостійно розробленими організацією бланками;
- чи можна оформляти кілька відпусток, видаючи один наказ Т-6;
- де скачати форму Т-6 та Т-6а.
Уніфікована форма Т-6 часто використовується кадровими працівниками у процесі ведення первинного документообігу: вона є стандартизований наказ про надання працівнику відпустки.
Уніфіковані форми первинної документації: зміни законодавства
З 1 січня 2013 року уніфіковані форми в компаніях (зокрема форма Т-6 та форма Т-6а) перестали бути обов'язковими. Тепер організації можуть самостійно розробляти будь-які документи, не звертаючи уваги на те, чи є необхідна формав альбомах уніфікованих форм чи ні. Нове правило встановлено «Про бухгалтерський облік». Потрібно врахувати, що у готовому бланку повинні бути присутніми обов'язкові реквізити. У тому числі (відповідно ) можна назвати такі параметри: дата складання і найменування документа; Назва компанії; вид документу; опис кадрової дії та величина його виміру в натуральному та (або) грошовому еквіваленті, зазначення посад відповідальних осіб та їх підписи з розшифровкою прізвища та ініціалів.
Ще раз підкреслимо, що набрав чинності нормативний актне наклав заборони використання уніфікованих форм. Наказ Т-6, як і наказ Т-6а (введені ) можна застосовувати у роботі далі. Розглянемо особливості та переваги використання уніфікованих форм при оформленні відпустки працівникам.
Наказ Т-6: оформлення відпустки із використанням уніфікованої форми
Кожен кадровик так чи інакше стикається з процедурою оформлення відпустки. Серед первинної документації, з якою доводиться мати справу, є і наказ про надання відпустки (уніфікована форма Т-6): достатньо завантажити бланк Т-6 в електронному вигляді, а потім роздрукувати його, заповнити та завірити підписами роботодавця та працівника. На нашому сайті ви знайдете зразок наказу Т-6 та приклади його правильного заповнення.
Стандартний бланк наказу Т-6, який використовується кадровими працівниками сьогодні, було затверджено Держкомстатом Росії 5.01.2004 року. Він відрізняється від раніше застосовуваної версії документа наявністю додаткових пунктів. Так, попередня затверджена форма наказу Т-6 дозволяла оформляти одним документом лише одну відпустку. Якщо працівник, який планує йти в щорічну оплачувану відпустку, мав право на додатковий вид відпустки (навчальний, декретний або будь-який інший) і хотів об'єднати його з основним, у документі весь період відпочинку відображався як єдина основна відпустка. Сьогодні процедура оформлення відпустки дещо змінилася.
Новий бланк наказу (форма Т-6) дозволяє розмежовувати кілька видів відпустки у межах одного документа, підсумовуючи їх тривалість. Форма Т-6 містить три пункти:
- пункт «А» (для чергової щорічної оплачуваної відпустки);
- пункт «Б» (для решти видів відпусток - декретного, додаткового, навчального, неоплачуваного тощо);
- пункт "В" (для вказівки загальної тривалості відпочинку в календарних днях).
Форма Т-6: особливості оформлення та можливі помилки
Слід пам'ятати, що форма Т6 дозволяє оформляти надання двох відпусток одним документом тільки у випадку, коли вони йдуть одна за одною (без перерви). Справа в тому, що навіть короткий інтервал тривалістю в один-два дні неможливо коректно вписати до стандартного наказу: уніфікована форма Т-6 не передбачає такої можливості.
Часта помилка, яку припускаються кадровики, заповнюючи бланк форми Т-6, полягає в неправильному виборіграфи для внесення даних про вид відпустки. Так, якщо працівник послідовно бере два види відпустки, причому жоден з них не є черговим оплачуваним (наприклад, співробітниця організації спочатку йде у навчальну відпустку, а потім бере відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами), не можна вносити дані до пункту «А». Щоб бланк форми Т6 був заповнений коректно, необхідно розбити пункт «Б» на два підпункти, а потім кожен підпункт вписати по одному виду відпустки, підсумовувавши в пункті «В» їх загальну тривалість.
Наказ Т-6: які відомості вносяться до документа
В іншому наказ Т-6 заповнюється без особливих складнощів: у верхню частину документа («шапку») вносяться стандартні відомості про дату його створення та найменування організації, а потім заповнюється основна частина форми. Наказ Т-6 містить інформацію з особистої картки працівника (прізвище, ім'я та по батькові співробітника, а також дані про його спеціальність та структурний підрозділ) та обов'язковому порядкузасвідчується підписом керівника організації, а потім – підписом працівника, що підтверджує факт ознайомлення з документом.
Уніфікований наказ Т-6а: призначення та особливості оформлення
Стандартна форма Т-6а використовується для одночасного надання відпустки кільком співробітникам і в більшості випадків створює кадровикам набагато менше складнощів, ніж форма Т-6. У той час як форма Т-6 зазнала значних змін, типовий бланкнаказ Т-6а майже не відрізняється від свого попередника: єдиним нововведенням стало скасування графи «Підстава». Раніше потрібно було вказувати у цій графі документи, виходячи з яких співробітнику надається відпустку.
Форма Т-6а заповнюється ще простіше: достатньо вписати дані з особистих карток працівників, які йдуть у відпустку одночасно (або з максимальним інтервалом у 2-3 дні), вказати види відпустки, а також прописати загальну кількість календарних днів та загальний період відпустки. Як і форма Т-6, даний наказскладається у двох примірниках - для відділу кадрів та передачі до бухгалтерії. Зразковий зразокзаповнення наказу Т-6а ви можете переглянути .
Що краще: стандартний наказ (форма Т-6, Т-6а) чи самостійно розроблена облікова форма?
Затверджена Держкомстатом форма наказу Т-6, як і бланк Т-6а, перестав бути безальтернативним, обов'язковим до застосування документом: кожен роботодавець має право розробити власний бланк наказу про надання відпустки з урахуванням специфічних потреб організації. Проте, незважаючи на можливість додавання до документа відсутніх та видалення незатребуваних пунктів, здебільшого кадровики продовжують використовувати у роботі уніфіковані бланки. Набагато простіше завантажити форму наказу Т-6 або Т-6а (зручну, лаконічну та універсальну) та внести до готовий документУсе необхідні відомості, Чим розробляти свій варіант наказу. Але якщо особливості функціонування організації вимагають внесення коректив до облікових форм, не варто нехтувати можливістю вдосконалити бланки первинної документації, тим самим спростивши документообіг у цілому.
Ви можете знайти і завантажити не тільки форму Т-6, готову до заповнення, але й тисячі бланків інших видів наказів та розпоряджень, необхідних у кадрової роботи. Досконально розібратися у всіх питаннях, пов'язаних із оформленням різних видів відпусток, допоможуть корисні статті:
Оформляємо наказ про надання відпустки
Оформляємо декретну відпустку
Як оформити відпустку генеральному директору
Вирішуємо проблеми відпусток
Відпустка без утримання. Повне документальне оформлення
Наказ про надання відпустки працівнику – це розпорядчий акт локального значення, в якому позначаються дати та тривалість відпочинку співробітника, а також умови його заміни на період відсутності, якщо це передбачено робочим процесом.
Право на відпочинок записано не лише у Конституції РФ, але і в Трудовий кодекс. Кожен працевлаштований громадянин має законне правовідпочити щонайменше 28 днів на рік за рахунок свого роботодавця. Такий відпочинок називається щорічною оплачуваною відпусткою, і щоб вона наступила, і працівник, і роботодавець повинні скласти кілька важливих документів. Одним із них є наказ про надання відпустки. Розглянемо докладніше, як оформити цей документ.
Наказ про відпустку (зразок розглянемо нижче) одна із найчастіше використовуваних документів у роботі фахівця з кадрам. Адже законний відпочинок працівників дозволяється дробити на частини, у результаті один працівник може відпочивати кілька разів на рік. І щоразу потрібно складати новий локальний акт. Тому вміння правильно скласти цей документ та знання всіх нюансів та «підводного каміння» в оформленні щорічної відпусткизначно полегшує роботу кадровиков. Насправді у складанні цього локального акту немає жодної складності.
Форми наказу про надання щорічної основної оплачуваної відпустки
Директор теж хоче відпочивати
Як бути, якщо відпочити вирішив сам директор компанії? Теж треба все оформити відповідно до законодавства. Керівник організації водночас є її працівником. При цьому, в силу Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ та Федерального закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ, він має статус одноосібного виконавчого органу. Але відправити сам себе відпочивати права все одно не має, якщо не включено до графіка. У статуті організації має бути записано, хто може ухвалити таке рішення: лише колегіальний орган (правління, дирекція та ін.), за його наявності, збори учасників (акціонерів) товариства чи сам керівник. Рішення колегіального органу чи зборів учасників оформляється протоколом, у якому, крім всіх умов відпочинку директора, вирішується також питання, хто виконуватиме його обов'язки на час відсутності.
З такого протоколу видається наказ. Він також може бути складений у будь-якій формі: як в уніфікованій, так і довільній.
Якщо вибрано уніфіковану форму Т-6, її за замовчуванням може підписати лише сам керівник. Тому, щоби свій підпис зміг поставити уповноважений на це учасник товариства, до нього потрібно заздалегідь внести зміни.
Факт таких змін фіксується окремим наказом довільної форми. Буває, що директор має за статутом повноваження відправити себе у відпустку самостійно. Тоді він може підписати наказ сам, а все оформлення провести відповідно до загальними нормами ТК РФ.
Зразок наказу на щорічну оплачувану відпустку директора
Обов'язковий відпочинок за минулі роки
Буває так, що співробітник не відпочивав кілька років, а цього року вирішив скористатися днями відпочинку за минулі періоди. І тут це обов'язково треба відбити у локальному акті № Т-6 чи № Т-6а. Щоправда, звичайний бланк не передбачає перерахування кількох періодів, тому його потрібно доопрацювати. Зміни обов'язково мають бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом, як передбачено Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації. У цьому випадку самостійно розроблений бланк краще, тому що він не вимагає додаткових процедур.
Термін зберігання
Після завершення оформлення документ потрібно підшити в папку і відправити на зберігання. Пунктом 19 Список типових управлінських архівних документів, затвердженого Наказом Мінкультури РФ від 28.08.2010 № 558, термін зберігання таких локальних актів становить 5 років. Однак якщо працівники, які пішли відпочивати, зайняті на важких, шкідливих чи небезпечних роботахабо документ стосується надання днів без збереження утримання (заробітної плати), то відповідно до пункту 19 Переліку такий локальний акт доведеться зберігати 75 років.
Усі питання, пов'язані з наданням відпусток працівникам підприємств та організацій регулюються у розділі 19 Трудового кодексуРФ (ТК РФ). Оформляється відпустка відповідним наказом роботодавця. Уніфікована форма Т 6а такого наказу є аналогом форми Т 6 але представлена у вигляді таблиці і заповнюється відразу на декількох працівників. Якщо за графіком відпусток у вас одразу кілька людей йдуть у відпустку одночасно, зручніше заповнювати цю форму. Цьому документу щодо загальноросійському класифікатору управлінської документації(ОКУД) присвоєний код 0301019. Уніфікована форма Т 6а була затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 р. № 1. При оформленні наказу слід враховувати, що щорічна основна оплачувана відпустка працівника становить 28 днів (ст. 115 ТК РФ) і продовжено (подовжену основну відпустку) на підставі чинного законодавства(ТК РФ та інші федеральні закони), а також розбитий на частини, але не менше ніж з наданням 2 тижнів відпустки одноразово. Святкові неробочі дні не включаються та не враховуються у загальному періоді основної відпустки.
Також працівнику може бути надано додаткову відпустку, як оплачуваний (ст. 115-120 ТК РФ), і без збереження заробітної плати (ст. 128 ТК РФ).
Наказ на основний відпустку для працівників готується відповідно до попередньо складеним графіком відпусток (ст. 123 ТК РФ). Універсальна форма Т 6а наказу заповнюється у відділі кадрів підприємства чи організації її менеджером. Бланк цього документа оформляється у двох примірниках, один з яких залишається у кадрової служби, а другий прямує до бухгалтерії для нарахування відпускних.
Для того, щоб претендувати на першу відпустку у нового роботодавця, працівник повинен після працевлаштування опрацювати у нього безперервно не менше шести місяців. Раніше за цей термін відпустку можуть оформити особи віком до 18 років, усиновителі немовлят (до трьох місяців), жінки в період до та після народження дитини.
Відпустка працівника за обопільною угодою з роботодавцем може бути поділена на частини. Також допускається відкликання працівника з відпустки (за його згодою), за умови надання для відпочинку іншого зручного для працівника періоду або приєднання невикористаного часу до наступної відпустки.
Наказ складається мінімум за два тижні до початку відпустки, про що під розпис має ознайомитись кожен працівник.
Зразок заповнення уніфікованої форми Т 6
Уніфікована форма Т 6а заповнюється певною послідовності. Досить дотримуватися простих правил. Вихідний бланк наказу має бути заповнений відповідно до вимог гол. 19 ТК РФ.
Розглянувши зразок заповнення наказу, це значно простіше зрозуміти.
Порядок оформлення наказу про надання відпустки працівникам:
- у верхній частині форми у рядку з найменуванням організації вказується повна назва підприємства;
- ОКПО;
- номер і дата наказу на відпустку, що складається;
- стовпець 1 - зверху вниз вписуються працівники із зазначенням прізвища, імені та по батькові повністю;
- стовпець 2 - зазначаються табельні номери працівників;
- стовпець 3 - структурний підрозділ, де працює працівник;
- стовпець 4 – посада, яку займає працівник;
- стовпець 5 - тривалість основної оплачуваної відпустки (у календарних днях);
- стовпець 6 - тривалість наданої додаткової оплачуваної відпустки, навчального, без збереження змісту або інш. виду відпустки (у календарних днях);
- стовпці 7, 8 - період часу роботи, за який оформляється відпустка із зазначенням дат;
- стовпець 9 - загальна сумарна тривалість основного та додаткової відпустки(У календарних днях);
- стовпці 10, 11 - дати початку та закінчення відпустки в цілому;
- стовпець 12 – особистий підпис працівника про ознайомлення з наказом на надання відпустки.
Зразок заповнення наказу – приклад, який допоможе зрозуміти, куди та які дані необхідно вводити.