Законодавча база Російської Федерації. Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Діловодство у федеральних органах державної влади

Ні для кого з моїх колег не є секретом, що діловодство у нас практично ніяк не регулюється на федеральному рівні. Я говорю про комерційні організації: величезній кількостінедержавних компаній можна лише рекомендувати слідувати тому чи іншому «нормативному» документу. Про один із них ми сьогодні й поговоримо. По ньому повинні вести діловодство всі державні органи: це Правила діловодства федеральних органахвиконавчої влади. Завантажити їх можна тут же.

Статус Правил

Незважаючи на те, що за своєю назвою правил відносяться тільки до федеральних органів виконавчої влади, федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» говорить про те, що «правила діловодства та документообігу, встановлені іншими державними органами, органами місцевого самоврядуванняв межах їхньої компетенції, повинні відповідати вимогам, встановленим УрядомРосійської Федерації у частині діловодства та документообігу для федеральних органів виконавчої влади» (ст. 11). Отже, правила ФОІВ обов'язкові всім державних органів прокуратури та органів місцевого самоврядування.

Зобов'язати слідувати їм комерційні організаціїне можна, можна лише рекомендувати. На щастя, більшість компаній все-таки дотримуються цих рекомендацій.

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади: актуальні зміни

У травні 2016 року Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади було змінено:

Обновився розділ «Терміни та визначення», зокрема пішло дивне словосполучення «електронний образ документа» і з'явилася цілком зрозуміла «електронна копія документа», що не викликає питань;

З'явилися два нових реквізити (у них немає): електронного підписута Посилання на документ;

При обліку документів з'явилася можливість розділити день прийому (підписання, затвердження) документа та день його реєстрації офіційно прописати це у своїй інструкції з діловодства;

Повністю перероблено розділ «Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади»;

У Правил з'явився додаток: Перелік обов'язкових відомостей про документи, що використовуються з метою обліку та пошуку документів у СЕД ФЗМВ.

Прийнято нові Правила діловодства у федеральних органах виконавчої. Про цю знакову подію ми попросили розповісти одного з розробників Правил – заступника директора ВНДІ документознавства та архівної справи, кандидата історичних наук, доцента Валентину Федорівну Янкову.

- Коли були затверджені нові правила, коли вони починають діяти? Яка доля Типових правил, що діяли насамперед для федеральних органів влади?

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої (далі - Правила) затверджено постановою Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 р. № 477. Правила набрали чинності з дати затвердження.

Дійсно, до прийняття Правил ми працювали за іншим нормативним документом. Типовий інструкціїз діловодства у федеральних органах виконавчої. Але статус цього документа був зовсім інший: типова інструкція була затверджена Міністерством культури та масових комунікацій (нині це Міністерство культури) Російської Федерації. новий документ- правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади - затверджений УрядомРосійської Федерації. Слід зазначити, що це перший випадок історії нашої країни, включаючи радянський період, Коли документ, який регулює питання діловодства, прийнятий Урядом. Це свідчить насамперед про те, що з переходом на електронний документообіг в умовах впровадження міжвідомчого електронного документообігуі електронного уряду, роль і значення діловодства лише зростають.

Повертаючись до Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої, хочу сказати, що цей документ із прийняттям Правил втратив свою силу. Про це йдеться у тексті самої постанови. Нагадаю: Типова інструкція (у редакції 2005 р.) розроблялася у зв'язку з прийняттям Типового регламентувзаємодії федеральних органів виконавчої влади, у пункті 11.1 якого говорилося:

«Діловодство у федеральних органах виконавчої влади організується відповідно до типової інструкції з діловодства у федеральному органі виконавчої влади, що затверджується Міністерством культури і масових комунікацій Російської Федерації. Федеральні органи виконавчої видають свої інструкції з діловодства, погоджені з Федеральним архівним агентством».

Постанова Уряду Російської Федерації, яка затвердила нові Правила, внесла та зміни до цього пункту типового регламенту, тепер він діє у наступній редакції:

«11.1. Діловодство у федеральних органах виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477. На основі зазначених Правил федеральні органи виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади в галузі архівного відносини видають інструкції з діловодства».

Отже, основним нормативним документом, на основі якого федеральні органи виконавчої влади розробляють інструкції з діловодства, тепер є Правила, а не Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

- Для кого є обов'язковими нові Правила? Які наслідки їх недотримання?

З назви Правил слід, що вони адресовані федеральним органам виконавчої. До федеральних органів виконавчої влади у нас, відповідно до Указу Президента Російської Федерації від 12.05.2008 № 724, відносяться:

федеральні міністерства, федеральні служби та федеральні агенції, керівництво діяльністю яких здійснює Президент Російської Федерації, а також федеральні служби та федеральні агенції, підвідомчі цим федеральним міністерствам;
Федеральні міністерства, керівництво діяльністю яких здійснює Уряд Російської Федерації, а також федеральні служби та федеральні агенції, підвідомчі цим федеральним міністерствам;
Федеральні службита федеральні агентства, керівництво діяльністю яких здійснює Уряд Російської Федерації.

Але цим не обмежується коло споживачів цих Правил. Справа в тому, що сама розробка Правил була зроблена у зв'язку з прийняттям Федерального закону «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації», в ст. 11 (п. 2) якого говорилося таке.

Саме в ньому вперше з'явилося положення про те, що Уряд Російської Федерації визначає порядок документування діяльності федеральних органів виконавчої влади і надалі згадувалися «Правила діловодства та документообігу», які в інших державних органах та органах місцевого самоврядування повинні відповідати тим правилам, які встановлені для федеральних органів виконавчої влади (див. пункт 2 статті 11).

Тому відповідаючи безпосередньо на ваше запитання, наголошую, що відповідно до Федеральним законом«Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» користувачами Правил є органи державної влади(Не тільки федеральні, а й органи влади суб'єктів Російської Федерації) та органи місцевого самоврядування.

Якщо говорити про те, які можуть бути наслідки у разі недотримання Правил, то слід звернути увагу на пункт 3 цього нормативного документа: «федеральний орган виконавчої влади на основі цих Правил з урахуванням умов та специфіки своєї діяльності розробляє інструкцію з діловодства, що затверджується керівником федерального органу виконавчої за узгодженням з федеральним органом виконавчої влади у сфері архівного справи», тобто із Федеральним архівним агентством (Росархивом). Отже, якщо інструкція з діловодства федерального органу виконавчої нічого очікувати відповідати Правилам, Росархів її погодить.

- Як решта організацій може використовувати Правила у своїй роботі? Наприклад, при взаємодії у федеральними органами влади, і не тільки.

Свого часу Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої, хоча і була призначена тільки федеральним органам, використовувалася дуже широко, причому не тільки органами влади, а й державними та недержавними організаціями, принаймні, у тій частині, яка не несла собі специфіки, властивої державним структурам. Думаю, що і Правила також будуть використовуватися широко, хоча, звичайно, не так, як Типова інструкція з діловодства.

Слід розуміти, що статус Правил досить високий, документ затверджено Урядом Російської Федерації. У таких документах зазвичай встановлюються загальні принципи, правила, норми Зокрема і деталі в таких документах не прописуються. Комусь може здатися, що багато положень Правил схожі на твердження «Волга впадає в Каспійське море», але справа в тому, що ці «прості істини» ніколи, в жодному нормативному документі, тим більше такого рівня, не були закріплені. Часто вони становлять так звані діловодні звичаї. Нас часто запитують з приводу того чи іншого діловодного правила: «А де це написано?», І досить часто буває, що послатися практично нема на що. Думаю, що тепер принаймні якась частина таких положень отримала нормативне закріплення. Крім того, потрібно звернути особливу увагуна 6-й розділ Правил «Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади» та додаток до документа, яким визначено перелік обов'язкових відомостей про документ, необхідних для включення документа до системи електронного документообігу, обліку та пошуку документів. Визначення складу цих обов'язкових відомостей про документи є важливим для реалізації міжвідомчого електронного документообігу.

- Що нового з'явилося у цьому документі?

На мою думку, найважливішим і цінним є розділ, який встановлює деякі базові засади роботи з електронними документами. Його необхідність назріла - нині як у федеральному рівні, і лише на рівні суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утвореньведеться велика робота зі створення електронного уряду та реалізації міжвідомчого електронного документообігу.

Нагадаю, що у цій сфері діяльності на федеральному рівні є лише Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис», прийнятий 2002 р., законодавство у сфері електронного документообігу, особливо у частині організації роботи з електронними документами, фактично відсутнє. У зв'язку з цим федеральні органи виконавчої влади змушені розробляти власні правилароботи з електронними документами, але вони реалізуються лише у межах відомчого електронного документообігу. Задля реалізації міжвідомчого документообігу потрібні загальні, єдині правила. У цьому плані у Правилах сформульовані єдині вимогидо роботи з електронними документами, необхідні з погляду діловодства. До найважливіших положень відносяться такі:

електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої (п. 37 Правил);
для підписання електронних документів федерального органу виконавчої використовуються електронні цифрові підписи. Засоби електронного цифрового підпису, що використовуються, повинні бути сертифіковані в встановленому порядку. При розгляді та погодженні електронних документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких електронна цифровий підписне використовується (п. 38, 39);
З метою обліку та пошуку документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої використовуються обов'язкові відомості про документи, наведені у додатку до Правил. Крім обов'язкових відомостей, визначених Правилами, у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися додаткові відомості про документи (п. 25);
при передачі електронних документів, що надійшли на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, направленні електронних документів у структурні підрозділи та відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, надсилання електронних документів і зберігання електронних документів разом з електронними документами передаються (зберігаються) їх реєстраційні дані (п. 42) ;
прийом та відправлення електронних документів здійснюються службою діловодства федерального органу виконавчої влади (п. 40);
виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ федерального органу виконавчої. При складанні номенклатури справ зазначається, що справа ведеться в електронному вигляді. Електронні документипісля їх виконання підлягають зберіганню у порядку федеральному органі виконавчої протягом термінів, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії(П. 44-46).

Не менш важливий розділ V «Документальний фонд федерального органу виконавчої». У ньому є положення про те, що федеральний орган виконавчої влади розробляє та затверджує за погодженням з Росархівом перелік документів, що утворюються у процесі його діяльності, а також у процесі діяльності підвідомчих йому організацій, із зазначенням термінів зберігання. Нині лише кілька федеральних органів виконавчої розробили відомчі (галузеві) переліки документів із термінами зберігання. Відсутність відомчого перелікустворює великі труднощі при складанні номенклатури справ та визначенні термінів зберігання документів, оскільки наявні типові перелікидокументів зі строками зберігання не містять документації, що відображає специфіку діяльності федерального органу виконавчої влади та підвідомчих йому органів та організацій.

- Коли розпочалася робота над новими правилами?

Розробка Правил була передбачена Планом підготовки проектів актів, необхідних для реалізації Федерального закону «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» від 27.07.2007 р. № 149-ФЗ, затвердженим розпорядженням Уряду Російської Федерації від 27.07.2007 р. № 1002- нар. Відповідальним виконавцем було визначено Міністерство культури та масових комунікацій Російської Федерації (нині – Міністерство культури), співвиконавцями – Мінекономрозвитку Росії, ФСБ Росії та інші відомства. Мінкультури Росії доручило розробку проекту документа Федеральному архівному агентству (Росархіву), який залучив до цієї роботи ВНДІ документознавства та архівної справи.

Робота над Правилами фактично розпочалася у 2008 році. У першому півріччі було підготовлено проект Правил, після чого розпочалося обговорення документа з співвиконавцями та його погодження. Процес був довгим, оскільки необхідно враховувати думки різних відомств. У процесі погодження документ тричі доопрацьовувався. Треба сказати, що якихось важливих заперечень у процесі узгодження мало було висловлено. Узгоджений проект Правил в Уряд Російської Федерації був представлений Міністерством культури вже в 2009 р. Хоча в процесі обговорення проекту Правил в Уряді Російської Федерації в текст були внесені дуже серйозні зміни, сам процес обговорення йшов дуже конструктивно і не зайняв багато часу.

- Чому так довго? Які проблеми у процесі розробки довелося долати?

Насамперед потрібно було зрозуміти призначення цього документа. У тексті Правил сказано, що вони встановлюють "єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої влади". З урахуванням того, що будь-який нормативний документ встановлює норми тривалої дії, розраховані на широке коло організацій або осіб, потрібно було вичленувати те, що може скласти цей «єдиний порядок діловодства», те, що може діяти довгий час, і те, що можна застосовувати всіма федеральними органами виконавчої.

Звичайно, слід зазначити і особливий стиль викладу нормативного документа. Хоча інститут був досвід підготовки проекту закону про документаційне забезпечення управління та інших нормативних документів, Тієї ж Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, проте було не просто описати порядок діловодства, не пішовши в технологію роботи з документами, що є предметом інструкції.

- Які проблеми були при затвердженні Правил та як вони вирішувалися? Які фрагменти довелося видалити? Чи планується їх перенести в методичні вказівкищодо застосування нових правил?

Як я вже говорила, у процесі доопрацювання проекту документа в Уряді Російської Федерації він зазнав деяких змін і насамперед був значно скорочений.

У «нашій» версії цього документа був повний розділ «Документування діяльності федерального органу виконавчої», зокрема, до цього розділу було два додатки: зразки бланків федерального органу виконавчої влади та правила оформлення реквізитів документів, які на останньому етапі обговорення було знято. Крім того, було змінено назви деяких реквізитів, на мій погляд, необґрунтовано, наприклад, реквізит «Заголовок до тексту» у Правилах називається «Найменування документа». Є й інші положення, з якими я не погоджуюся.

Найбільше я жалкую, що нам не вдалося відстояти розділ «Служба діловодства федерального органу виконавчої влади». На наш погляд, він був дуже важливим для підвищення статусу цих підрозділів у федеральних органах виконавчої влади. За наявними ми даними, служби діловодства здебільшого федеральних органів виконавчої - не самостійні підрозділи. Але це ще півбіди, головне те, що вони входять до складу різних департаментів (управлінь) - від контрольно-аналітичного або департаменту державної службита кадрів до юридичного та адміністративно-господарського. Ми намагалися навести у цьому плані хоч якийсь порядок, принаймні у нас було сформульовано положення про те, що служба діловодства федерального органу виконавчої влади є самостійним структурним підрозділом, який підпорядковується безпосередньо керівникуфедерального органу виконавчої влади або заступнику керівника, який займається питаннями інформації та документації. Було ще одне, на наш погляд, важливе положення про те, що структура та штатна чисельністьслужби діловодства затверджуються керівником федерального органу виконавчої влади на основі нормативних документів з праці. Цей розділ, на жаль, було знято. Але наша втрата була компенсована тим, що до тексту самої постанови було включено пункт 3, яким було внесено зміни до п. 2.38 та 2.39 Типового регламенту внутрішньої організаціїфедеральних органів виконавчої, затвердженого постановою Уряди Російської Федерації від 28.07.2005 р. № 452. У старій редакції цього документа п. 2.29 був сформульований таким чином:

«2.39. Відповідальність за організацію та ведення діловодства у структурних підрозділах федеральних органів виконавчої покладається на керівників цих підрозділів.

Безпосередня робота з документаційного забезпечення у структурних підрозділах здійснюється особами, відповідальними за діловодство».

В нової редакціївін виглядає так:

«2.39. Організація та ведення діловодства в федеральному органі виконавчої здійснюються структурним підрозділом федерального органу виконавчої влади, на яке покладено функції з ведення діловодства, а також особами, відповідальними за ведення діловодства в інших структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади».

Звичайно, частина матеріалу, що не увійшов до затверджених Правил, можна і потрібно буде включити до Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, передбачені постановою Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 р. № 477, але багато положень у методичні рекомендаціїне можна буде включити просто тому, що вони носять нормативний характері можуть бути тільки в нормативному правовий акт, А рекомендації, як ви розумієте, документ іншого статусу – рекомендаційний.

- Коли можна очікувати на ці методичні вказівки?

Терміни розробки цього документавизначено постановою Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 р. № 477, де у п. 4 сказано таке: «Федеральному архівному агентству до 1 січня 2010 р. затвердити методичні рекомендації щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади». Підготовка рекомендацій також доручена нашому інституту - ВНДІ документознавства та архівної справи, який був розробником та Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Ця робота вже ведеться.

- Дякуємо Вам за те, що відкрили завісу внутрішньої кухні розробки та затвердження нормативної базиз діловодства. Сподіваємося, що розмова про нові Правили діловодства у федеральних органах виконавчої влади стане першою ластівкою, і надалі, коли завершиться робота над Методичними рекомендаціями щодо застосування Правил, Ви зможете дати нові орієнтири нашим читачам.

Виноски

Згорнути Показати

Відповідно до статті 11 Федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації" Уряд Російської Федерації ухвалює:

1. Затвердити Правила діловодства, що додаються, у федеральних органах виконавчої влади.

2. Викласти пункт 11.1 Типового регламенту взаємодії федеральних органів виконавчої, затвердженого постановою Уряду Російської Федерації від 19 січня 2005 р. N 30 (Збори законодавства Російської Федерації, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429) , в наступній редакції:

"11.1. Діловодство у федеральних органах виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. N 477. На основі зазначених Правил федеральні органи виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи видають інструкції з діловодства.".

3. Викласти пункти 2.38 і 2.39 Типового регламенту внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади, затвердженого постановою Уряду Російської Федерації від 28 липня 2005 р. N 452 (Збори законодавства України, 2005, N3 1, ст. 3233), у такій редакції:

"2.38. Діловодство у федеральному органі виконавчої влади здійснюється відповідно до Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. N 477. На основі зазначених Правил федеральний орган виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи видає інструкцію з діловодства.

Робота із секретними документами, шифротелеграмами, іншими документами обмеженого доступу, а також обробка секретної та іншої інформації обмеженого доступу здійснюються відповідно до спеціальних інструкцій.

2.39. Організація і ведення діловодства у федеральному органі виконавчої здійснюються структурним підрозділом федерального органу виконавчої, який покладено функції з ведення діловодства, і навіть особами, відповідальними за ведення діловодства інших структурних підрозділах федерального органу виконавчої.".

4. Федеральному архівному агентству до 1 січня 2010 р. затвердити методичні рекомендації щодо розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

Голова Уряду Російської Федерації

В. Путін

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади

I. Загальні положення

1. Ці Правила встановлюють єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої.

2. Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

3. Федеральний орган виконавчої влади на основі цих Правил з урахуванням умов та специфіки своєї діяльності розробляє інструкцію з діловодства, що затверджується керівником федерального органу виконавчої влади за погодженням з федеральним органом виконавчої влади у галузі архівної справи.

ІІ. Основні поняття

4. У цих Правилах використовуються такі основні поняття:

"документування" – фіксація інформації на матеріальних носіях у встановленому порядку;

"Діловодство" - діяльність, що забезпечує створення офіційних документівта організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади;

"документ" - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичним або фізичною особою, Оформлений в установленому порядку і включений до документообігу федерального органу виконавчої влади;

"документообіг" - рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправлення;

"реквізит документа" – обов'язковий елемент оформлення документа;

"оригінал документа" - перший або єдиний екземпляр документа;

"копія документа" - документ, що повністю відтворює інформацію оригіналу документа та його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили;

"реєстрація документа" - присвоєння документу реєстраційного номера та запис у встановленому порядку відомостей про документ;

" номенклатура справ " - систематизований перелік найменувань справ, формованих у федеральному органі виконавчої, із зазначенням термінів їх зберігання;

"справа" - сукупність документів або окремий документ, які стосуються одному питанню чи ділянці діяльності федерального органу виконавчої;

" служба діловодства " - структурний підрозділ федерального органу виконавчої, який покладено функції з ведення діловодства, і навіть особи, відповідальні ведення діловодства інших структурних підрозділах федерального органу виконавчої.

ІІІ. Створення документів у федеральному органі виконавчої влади

5. Документи, створювані у федеральному органі виконавчої влади, оформляються на бланках, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210х297 мм) або А5 (148х210 мм) або у вигляді електронних документів і повинні мати встановлений склад реквізитів, їх розташування та оформлення .

6. Бланки федерального органу виконавчої розробляються з урахуванням кутового чи поздовжнього варіанту розташування реквізитів. При кутовому варіанті реквізити бланка розміщуються у верхньому лівому кутку листа. При поздовжньому варіанті реквізити бланка розташовуються посередині листа вздовж верхнього поля.

7. Кожен аркуш документа, оформлений як на бланку, так і на стандартному аркуші паперу, повинен мати поля не менше 20 мм – ліве, 10 мм – праве, 20 мм – верхнє та 20 мм – нижнє.

8. Зразки бланків затверджуються наказом керівника федерального органу виконавчої.

9. Реквізитами документів, створюваних у процесі діяльності федерального органу виконавчої, є:

а) Державний герб Російської Федерації;

б) найменування федерального органу виконавчої;

в) посаду особи, яка підписала документ;

г) підпис посадової особи;

д) вид документа;

е) місце складання (видання) документа;

ж) довідкові дані про федеральний орган виконавчої;

з) адресат;

і) дата документа;

к) реєстраційний номердокумента;

л) найменування документа;

о) відмітка про наявність додатків;

д) гриф погодження;

р) гриф затвердження;

т) відбиток печатки;

у) відмітка про засвідчення копії;

ф) відмітка про виконавця;

х) вказівки щодо виконання документа;

ц) позначка контролю документа;

ч) позначка виконання документа;

ш) відмітка про конфіденційність.

10. Склад реквізитів документа визначається його видом та призначенням.

11. Узгодження документа у федеральному органі виконавчої оформляється візою уповноваженого посадової особи федерального органу виконавчої. Погодження документа, створеного у федеральному органі виконавчої, коїться з іншими органами структурі державної влади та організаціями оформляється грифом (аркушем) узгодження, протоколом чи листом про согласовании.

IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі виконавчої влади

12. У документообіг федерального органу виконавчої виділяються такі документопотоки:

а) документація, що надходить (входить);

б) документація, що відправляється (вихідна);

в) внутрішня документація.

13. У федеральному органі виконавчої влади доставка та відправка документів здійснюються засобами поштового зв'язку, фельд'єгерського зв'язку та електрозв'язку.

14. Документи, що у федеральний орган виконавчої, проходять у службі діловодства первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, передачу керівництву на розгляд, передаються виконавцям і після виконання поміщаються у справи.

15. Первинна обробка документів, що надійшли, включає перевірку правильності доставки документів і наявності документів і додатків до них, а також розподіл документів на реєстровані та не підлягають реєстрації.

16. Реєстрація документів, що надійшли, здійснюється, як правило, у день надходження, створюваних - у день підписання або затвердження або на наступний робочий день.

17. Звернення громадян реєструються та формуються у справи окремо від інших документів федерального органу виконавчої влади.

18. Зареєстровані документи передаються службою діловодства на розгляд керівнику федерального органу виконавчої влади або за рішенням керівника федерального органу виконавчої влади іншим посадовим особам федерального органу виконавчої влади. Документи із вказівками щодо виконання передаються службою діловодства виконавцям.

19. Оригінал документа іде у структурне підрозділ федерального органу виконавчої, відповідальне виконання документа. За наявності кількох виконавців оригінал документа передається до структурного підрозділу, що є відповідальним виконавцем, інші підрозділи одержують копію документа.

20. Документи після їх підписання керівником (заступником керівника) федерального органу виконавчої передаються у службу справу провадження для реєстрації та відправлення.

21. Служба діловодства здійснює перевірку правильності оформлення документа, комплектності документа та відповідності кількості примірників документа списку розсилки. Неправильно оформлені документи повертаються до виконавця.

22. Документи підлягають надсилання в день їх реєстрації або на наступний робочий день.

23. Передача документів між структурними підрозділами федерального органу виконавчої здійснюється через службу діловодства.

24. У федеральному органі виконавчої службою діловодства ведеться облік вступників, створюваних і документів, що відправляються. Дані про кількість документів узагальнюються, аналізуються службою діловодства і представляються керівнику федерального органу виконавчої влади у встановленому їм порядке.

25. З метою обліку та пошуку документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої використовуються обов'язкові відомості про документи згідно з додатком. У системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можна використовувати додаткові інформацію про документах.

V. Документальний фонд федерального органу виконавчої

26. Федеральний орган виконавчої:

а) формує свій документальний фонд з документів, що утворюються в процесі його діяльності;

б) розробляє і затверджує за погодженням з федеральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи перелік документів, які у процесі його діяльності, і навіть у процесі діяльності підвідомчих йому організацій, із зазначенням термінів зберігання.

27. Формування документального фонду федерального органу виконавчої здійснюється службою діловодства шляхом складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, забезпечення їх безпеки, обліку та передачі справ до архіву федерального органу виконавчої влади.

28. Номенклатура справ федерального органу виконавчої:

а) складається службою діловодства з урахуванням номенклатур справ структурних підрозділів;

б) затверджується після її погодження з центральною експертною комісієюфедерального органу виконавчої керівником федерального органу виконавчої пізніше кінця поточного року і вводиться у дію з початку наступного года;

в) один раз на 5 років узгоджується з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву, в який передаються на постійне зберігання документи, що утворюються в процесі діяльності федерального органу виконавчої влади. Архівного фондуРосійської Федерації;

р) у разі зміни функцій та структури федерального органу виконавчої підлягає погодженню з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву.

29. Найменуваннями розділів номенклатури справ федерального органу виконавчої є найменування структурних підрозділів федерального органу виконавчої.

30. Справи формуються відповідно до номенклатури справ, а також з дотриманням принципів систематизації документів та їх розподілу (угруповання) на справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі на справи з особового складу, та на справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

31. Справи від дня формування до передачі до архіву федерального органу виконавчої влади чи знищення зберігаються у структурних підрозділах за місцем їх формування.

32. Справи видаються у тимчасове користування співробітникам структурних підрозділів терміном, який визначається керівником федерального органу виконавчої, і після його закінчення підлягають поверненню.

Іншим державним органамі організаціям справи видаються виходячи з їх письмових запитів з дозволу керівника федерального органу виконавчої влади чи його заступника, який займається питаннями діловодства.

33. Вилучення документів зі справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і провадиться з дозволу керівника федерального органу виконавчої влади з залишенням у справі копії документа, завіреної в установленому порядку, та акта про причини видачі першотвору.

34. Справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву федерального органу виконавчої не раніше ніж через 1 рік і не пізніше ніж через 3 роки від дня їх використання або зберігання в структурних підрозділах. Передача справ до архіву федерального органу виконавчої проводиться на підставі описів справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом, що складаються в структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання архів федерального органу виконавчої влади передаються і підлягають знищенню у порядку.

35. Основою складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ.

36. Порядок складання номенклатури справ та описів справ, формування та оформлення справ, а також знищення справ тимчасового зберігання у федеральному органі виконавчої влади визначається федеральним органом виконавчої влади у галузі архівної справи.

VI. Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади

37. Електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої.

38. Для підписання електронних документів федерального органу виконавчої використовуються електронні цифрові підписи. Засоби електронного цифрового підпису, що використовуються, повинні бути сертифіковані в установленому порядку.

39. При розгляді та погодженні електронних документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких електронний цифровий підпис не використовується.

40. Прийом та надсилання електронних документів здійснюються службою діловодства.

41. При отриманні електронних документів служба діловодства здійснює перевірку автентичності електронного цифрового підпису.

42. При передачі електронних документів, що надійшли на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, направленні електронних документів до структурних підрозділів і відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, відправлення електронних документів і зберігання електронних документів разом з електронними документами передаються (зберігаються) їх реєстраційні дані.

43. Одиницею обліку електронного документа є електронний документ, зареєстрований у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої.

44. Виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ федерального органу виконавчої.

45. При складанні номенклатури справ зазначається, що справа ведеться в електронному вигляді.

46. Електронні документи після їх виконання підлягають зберіганню в установленому порядку у федеральному органі виконавчої протягом строків, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії.

47. Після закінчення терміну, встановленого зберігання електронних справ (електронних документів), виходячи з акта виділення їх до знищення, затверджуваного керівником федерального органу виконавчої, зазначені електронні справи (електронні документи) підлягають знищенню.

додаток

Перелік обов'язкових відомостей про документи, що використовуються з метою обліку та пошуку документів у системах електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади

1. Адресант

2. Адресат

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ

4. Вид документа

5. Дата документу

6. Номер документа

7. Дата надходження документа

10. Найменування тексту

12. Відомості про переадресацію документа

13. Кількість аркушів основного документа

14. Кількість додатків

15. Загальна кількість листів додатків

16. Вказівки щодо виконання документа

17. Посада, прізвище та ініціали виконавця

18. Відмітка про конфіденційність

"Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади"

Редакція від 26.04.2016 — Чинний з 06.05.2016

 Показати зміни

УРЯД РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

ПОСТАНОВЛЕННЯ
від 15 червня 2009 р. N 477

ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПРАВИЛ ДІЛОВИРОБНИЦТВА У ФЕДЕРАЛЬНИХ ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

від 07.09.2011 N 751 , від 26.04.2016 N 356)

1. Затвердити Правила діловодства, що додаються, у федеральних органах виконавчої влади.

Голова уряду
Російської Федерації
В.ПУТІН

ЗАТВЕРДЖЕНІ
Постановою Уряду
Російської Федерації
від 15 червня 2009 р. N 477

ПРАВИЛА
ДІЛОВИРОБНИЦТВА У ФЕДЕРАЛЬНИХ ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

(У ред. Постанов Уряду РФ від 07.09.2011 N 751, від 26.04.2016 N 356)

I. Загальні положення

1. Ці Правила встановлюють єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої.

2. Дія цих Правил не поширюється на організацію роботи з документами, які містять державну таємницю.

ІІ. терміни та визначення від 26.04.2016 N 356)

4. Для цілей цих Правил використовуються такі терміни та визначення: (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"документування" – фіксація інформації на матеріальних носіях у встановленому порядку;

"справочинство" - діяльність, що забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади;

"документ" - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений у встановленому порядку та включений до документообігу федерального органу виконавчої влади;

"реквізит документа" - елемент документа, необхідний його оформлення та організації роботи з ним; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"оригінал документа" - перший або єдиний екземпляр документа;

"реєстрація документа" - присвоєння документу реєстраційного номера, внесення відомостей про документ до реєстраційно-облікової форми; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"номенклатура справ" - систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"справа" - сукупність документів чи окремий документ, які стосуються одному питанню чи ділянці діяльності федерального органу виконавчої;

"служба діловодства" - структурний підрозділ, на який покладено функції ведення діловодства, а також особи, відповідальні за ведення діловодства в інших структурних підрозділах; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"електронна копія документа" - копія документа, створена в електронної форми; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

Абзац 14 - Втратив чинність. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"система електронного документообігу" - автоматизована інформаційна система, що забезпечує створення електронних документів та електронних копій документів, управління ними, їх зберігання та доступ до них, а також реєстрацію документів; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

"електронний документообіг" - документообіг із застосуванням інформаційної системи. (У ред. Постанови Уряду РФ від 07.09.2011 N 751)

Інші поняття, які у цих Правилах, відповідають поняттям, визначеним у законодавстві Російської Федерації. (У ред. Постанови Уряду РФ від 07.09.2011 N 751)

ІІІ. Створення документів у федеральному органі виконавчої влади

5. Документи, створювані у федеральному органі виконавчої влади, оформляються на бланках, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм) або А5 (148 х 210 мм) або у вигляді електронних документів і повинні мати встановлений склад реквізитів, їх розташування та оформлення.

Під час створення електронних документів у системі електронного документообігу використовуються електронні шаблони документів. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

8. Зразки бланків та електронні шаблони документів затверджуються керівником федерального органу виконавчої. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

9. Реквізитами документів, створюваних у процесі діяльності федерального органу виконавчої, є: (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

а) Державний герб Російської Федерації; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

б) найменування федерального органу виконавчої; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

в) найменування структурного підрозділуфедерального органу виконавчої; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

г) найменування посади; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

д) довідкові дані про федеральний орган виконавчої; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

е) найменування виду документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ж) дата документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

з) реєстраційний номер документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

і) посилання на реєстраційний номер та дату вхідного документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

к) місце складання (видання) документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

л) гриф обмеження доступу до документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

м) адресат; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

н) гриф затвердження документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

о) вказівки щодо виконання документа (резолюція); (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

д) заголовок до тексту; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

р) текст документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

с) позначка контролю; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

т) відмітка про додаток; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

у) підпис; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ф) відмітка про електронний підпис; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

х) гриф погодження документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ц) віза; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ч) друк; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ш) відмітка про засвідчення копії; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

щ) відмітка про виконавця; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

е) відмітка про виконання документа та направлення його у справу; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

ю) відмітка про надходження документа; (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

10. Склад реквізитів документа визначається його видом та призначенням.

11. Узгодження документа у федеральному органі виконавчої оформляється візою уповноваженого посадової особи федерального органу виконавчої. Узгодження документа, створеного у федеральному органі виконавчої, коїться з іншими органами структурі державної влади та організаціями оформляється грифом (аркушем) узгодження, протоколом чи листом про узгодженні.

IV. Вимоги до організації документообігу у федеральному органі виконавчої влади

12. У документообіг федерального органу виконавчої виділяються такі документопотоки:

а) документація, що надходить (входить);

б) документація, що відправляється (вихідна);

в) внутрішня документація.

16. Реєстрація надійшли і створених документів здійснюється в день надходження, створення (підписання або затвердження) або наступного робочого дня, якщо інше не встановлено законодавством Російської Федерації. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

17. Пункт втратив чинність. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

18. Зареєстровані документи передаються службою діловодства на розгляд керівнику федерального органу виконавчої влади або за рішенням керівника федерального органу виконавчої влади іншим посадовим особам федерального органу виконавчої влади. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

Документи або їх копії із вказівками щодо виконання (резолюціями) передаються службою діловодства виконавцям. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

При забезпеченні можливості доступу виконавця до електронної копії документа в системі електронного документообігу оригінал документа може залишатися у службі діловодства, якщо це встановлено інструкцією з діловодства у федеральному органі виконавчої. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

20. Документи після підписання керівником федерального органу виконавчої влади чи іншим уповноваженою особоюпередаються до служби діловодства для реєстрації та відправлення. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

22. Документи підлягають надсилання в день їх реєстрації або на наступний робочий день.

V. Документальний фонд федерального органу виконавчої

26. Федеральний орган виконавчої:

а) формує свій документальний фонд з документів, що утворюються в процесі його діяльності;

в) розробляє та затверджує альбом шаблонів уніфікованих формдокументів, створюваних федеральним органом виконавчої. (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

28. Номенклатура справ федерального органу виконавчої:

а) складається службою діловодства з урахуванням номенклатур справ структурних підрозділів;

б) затверджується після її погодження з центральною експертною комісією федерального органу виконавчої влади керівником федерального органу виконавчої пізніше кінця поточного року і вводиться у дію з початку наступного года;

в) один раз на 5 років узгоджується з експертно-перевірочною комісією федерального державного архіву, в який передаються на постійне зберігання документи Архівного фонду Російської Федерації, що утворюються в процесі діяльності федерального органу виконавчої влади;

Іншим державним органам та організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника федерального органу виконавчої влади або його заступника, який займається питаннями діловодства.

35. Основою складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ.

VI. Особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади (У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

38. Електронний документ має бути оформлений за загальним правиламділоводства та мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком реквізиту "Державний герб Російської Федерації".

У федеральному органі виконавчої використовуються електронні документи (без попереднього документування на паперовому носії) та електронні копії документів.

39. Склад електронних документів, створюваних у федеральному органі виконавчої, встановлюється переліком документів, створення, зберігання та використання яких здійснюються виключно у формі електронних документів при організації внутрішньої діяльності федерального органу виконавчої влади, що розробляються на основі рекомендацій Федерального архівного агентства.

Перелік документів, створення, зберігання та використання яких здійснюються виключно у формі електронних документів при організації внутрішньої діяльності федерального органу виконавчої влади, затверджується керівником цього федерального органу виконавчої влади за погодженням із Федеральним архівним агентством.

40. Електронні документи, що направляються до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підписуються посиленим кваліфікованим електронним підписом посадової особи федерального органу виконавчої влади відповідно до Федерального закону "Про електронний підпис".

41. У системі електронного документообігу федерального органу виконавчої можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, у яких використовуються інші види електронних підписів відповідно до Федерального закону "Про електронний підпис".

42. Отримання та надсилання електронних документів здійснюються службою діловодства.

43. Після отримання електронних документів, підписаних електронним підписом, служба діловодства здійснює перевірку дійсності електронного підпису.

44. Після включення електронних документів у систему електронного документообігу формуються реєстраційно-облікові дані про документ, що забезпечують управління документом, у тому числі його пошук, доступ до документа, контроль, зберігання, використання та інші дані.

45. Документи, створювані у федеральному органі виконавчої влади та (або) надійшли до федерального органу виконавчої влади на паперовому носії, реєструються в системі електронного документообігу зі створенням у ній електронної копії такого документа.

46. Реєстрація та облік електронних документів здійснюються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої.

47. Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до номенклатури справ.

У номенклатурі справ зазначається, що справа ведеться в електронній формі, що зазначається у заголовку справи або у графі "Примітка".

(У ред. Постанови Уряду РФ від 26.04.2016 N 356)

2. Адресат

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ

4. Найменування виду документа

5. Дата документу

6. Реєстраційний номер документа

7. Дата надходження документа

8. Реєстраційний номер вхідного документа

9. Відомості про пов'язаних документах(Найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, тип зв'язку)

10. Заголовок до тексту ( короткий змістдокумента)

12. Відомості про переадресацію документа

13. Кількість аркушів основного документа

Що таке діловодство та документообіг (2019)? Навчальний посібник, Так само як і сучасний економічний словник, визначає документообіг як рух документів між їх укладачами та виконавцями з інформаційних технологічних ланцюжків, що дає можливість проінформувати всіх зацікавлених осіб, довести до них прийняті рішення, здійснювати облік та контроль. У свою чергу діловодство – це заходи щодо ведення, оновлення та контролю за документацією.

Оскільки значення інформації в сучасному світіта бізнесі важко переоцінити, діловодству та документообігу організації відводиться важлива роль. Найчастіше від чіткості та ясності формулювань, швидкості проходження паперів залежить правильність прийняття рішень та кінцевий результат.

Виділяють три види документопотоку:

вхідний (що надходить до організації);
вихідний (спрямований з організації);
внутрішній (документація, створювана та використовувана працівниками в управлінському процесі).

Етапи роботи

p align="justify"> Робота з документами в організації ділиться на етапи.

Для вхідних:

прийом та первинна обробка;
попередній розгляд діловодом;
реєстрація;
розгляд керівництвом організації та направлення на виконання;
контроль виконання.

Для вихідних:

розробка, оформлення;
реєстрація;
відправлення.

Для внутрішніх:

розробка, оформлення;
реєстрація;
обробка, виконання, підготовка відповідей;
контроль виконання.

Для всіх:

облік та аналіз обсягів документообігу;
зберігання.

Швидкість проходження етапів залежить від правильності оформлення паперів, і навіть від затверджених у створенні норм документообігу. Зразок положення про документообіг в організації (2019) можна завантажити нижче.

ГОСТи з діловодства 2019

Вимоги, що пред'являються оформлення офіційних документів у час, сформульовані у національному стандарті Російської Федерації . Він змінив державний стандартРосійської Федерації ГОСТ Р 6.30-2003.

Знайомство з ДСТУ з діловодства, на наш погляд, корисно почати з вивчення термінології, яку докладно описує інший національний стандарт— (ГОСТ діловодство та архівна справа), оскільки ці знання допоможуть правильно розуміти та використовувати професійну лексику.

У ньому визначено поняття, що використовуються у статті:

Документ – зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Оформлення документа - проставлення на документі необхідних реквізитів.
Реквізит документа – елемент оформлення документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Діловодство-2019: нові вимоги до оформлення паперів

Зважаючи на описані визначення, розглянемо правила оформлення офіційних паперів.

Для тих, хто дізнався про існування стандарту в галузі діловодства цієї статті, буде корисний докладний розбір розділів ГОСТу. Для досвідчених діловодів пропонуємо ознайомитися із змінами, які набрали чинності з 01.07.2018 разом з .

Відразу привертає увагу новий важливий розділ « Загальні вимогидо створення документів», який систематизує та описує правила, що стосуються всіх видів реквізитів, у тому числі тексту:

номери сторінок;
кращі гарнітури та розміри шрифтів;
абзацний відступ;
величина міжрядкового інтервалу, інтервалів між літерами та словами;
вирівнювання тексту;
максимальна довжина рядка при кутовому та поздовжньому розташуванні;
правила виділення напівжирним текстом;
оформлення титульного листа.

Усі зміни спрямовані на удосконалення вимог. Розширено перелік реквізитів, до нього додано:

гриф обмеження доступу;
відмітка про електронний підпис;
найменування структурного підрозділу - автора документа;
найменування посади особи - автора документа.

Деякі реквізити об'єднані в один, наприклад, реквізит «довідкові дані про організацію» може включати не лише поштову адресу та номер телефону, але й ОКПО, ОГРН, ІПН/КПП.

Розділ «Оформлення реквізитів» доповнено правилами використання вступних звернень та заключної етикетної фрази, електронного підпису, а також підпису особи, яка виконує обов'язки керівника.