Los documentos son los principales recursos de información de cualquier empresa, cuyo trabajo requiere una organización adecuada. La revista está enteramente dedicada a este importante tema.
La publicación le brindará una asistencia invaluable en su trabajo, lo que realmente lo ayudará a alinear su trabajo y documentación de oficina con los requisitos de los estándares existentes (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891, etc.) y legislación actual, depender de Disposiciones separadas código de Trabajo, Código Civil, Código de Infracciones Administrativas y demás actos jurídicos reglamentarios.
Revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" dirigido a los jefes y especialistas de los servicios especiales de la institución educativa preescolar (departamentos de soporte documental para la gestión, oficinas, archivos, secretarías, departamentos de asuntos), en una palabra, a todos aquellos que trabajan profesionalmente con documentos.
Los principales materiales de la revista. "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" dedicado a los asuntos a los que se enfrenta día a día cualquier trabajador de los servicios de una institución educativa preescolar: redacción de cartas comerciales, protocolos, memorandos, elaboración de pedidos, etc. Proporciona consejos de diseño detallados. libros de trabajo, y también revela todos los matices de la gestión de registros de personal y documentos contables.
- Papeleo- Contiene información completa sobre la preparación de varios tipos de documentación. ¿Cuáles son las opciones de papeleo? Cuál es la función de cada elemento. Todo el conjunto se considera en ejemplos de situaciones específicas. documentos requeridos. Comentarios de abogados.
- Trabajo de oficina moderno- Las últimas tecnologías de papel y documentos electrónicos se presentan en el ejemplo de las mejores prácticas de empresas nacionales y extranjeras.
- negocio de archivo- Explicaciones sobre los siguientes temas: cómo preparar documentos para el almacenamiento a largo plazo, cómo organizar de manera competente su contabilidad y uso, cómo establecer relaciones con el archivo estatal. Consejos prácticos de los profesionales.
- Derechos y obligaciones- Todas las sutilezas son consideradas relaciones laborales en relación con diferentes categorías de trabajadores en diferentes situaciones. Los mejores especialistas nacionales comparten su experiencia personal en la organización del trabajo en su empresa.
- Tecnologías de la información- Una historia sobre las tecnologías modernas para trabajar con documentos en papel y electrónicos. Ejemplos de implementación exitosa de sistemas gestión de documentos electrónicos(SED).
- fórmula para el éxito- Una historia sobre cómo alcanzar el éxito en la profesión. Recomendaciones de psicólogos.
Entre los autores de la revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" directores y gerentes de grandes empresas, investigadores, directores de oficina, destacados especialistas, consultores, abogados, docentes.
Se le da un lugar significativo a la sección "Respuestas a las preguntas de los lectores", donde cada suscriptor de la publicación podrá obtener información completa sobre los más temas de actualidad.
"Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" es el garante de su competencia y profesionalidad.
La publicación presenta un lenguaje claro y sencillo y un gran número de ejemplos ilustrativos.
Revista "Trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa" publicado por la editorial "Business Arsenal", publicado desde 2002.
Hablamos de los documentos básicos del trabajo de oficina moderno, que deben seguirse al desarrollar el documento principal que establece los requisitos para los documentos y las tecnologías para su procesamiento: instrucciones para el trabajo de oficina.
Nos ocupamos de los detalles de dicho documento como una orden. Aprenderá qué tipos de órdenes son, cuáles son las características de trabajar con cada tipo de orden.
Se ha preparado un borrador de un nuevo documento reglamentario: las Reglas para el trabajo de oficina en cuerpos gubernamentales, gobiernos locales. En el artículo hablaremos sobre por qué se necesitan nuevas reglas, considere sus secciones.
VF Yankovaya, Profesor Asociado, Universidad Estatal Rusa de Humanidades, Ph.D. ist. Ciencias
Del artículo aprenderá qué tipos de firmas electrónicas existen, en qué se diferencian, cómo obtenerlas y en qué casos puede utilizarlas, así como cómo trabajar con firmas electronicas a partir del 1 de julio de 2020.
UN. Slavinskaya, profesora del centro de formación "Experto"
El artículo lo ayudará a comprender las características de un documento como una carta comercial y lo inspirará a explicar a sus colegas las reglas claras para escribir cartas comerciales.
ES Kozhanova, especialista en instituciones educativas preescolares y administración de recursos humanos
Conoce las principales acciones de un gestor documental, archivero y secretario relacionadas con el cierre de año, utilizando tablas, algoritmos y ejemplos.
ES Kozhanova, especialista en instituciones educativas preescolares y administración de recursos humanos
El final del año es una buena ocasión para poner las cosas en orden en la empresa LNA. Le diremos cómo detectar el "peso muerto" en forma de documentos olvidados y cancelarlos, y actualizar el LNA existente.
ES Kozhanova, especialista en instituciones educativas preescolares y administración de recursos humanos
En el artículo encontrará respuestas a las cinco preguntas más populares sobre documentos electrónicos. Vamos a decirte lo que es documento electronico cuándo puede y debe trasladarse al papel, cómo hacer que el intercambio electrónico de documentos sea jurídicamente significativo, etc.
ES Kozhanova, especialista en instituciones educativas preescolares y administración de recursos humanos
El éxito en los negocios depende en gran medida de su adecuada organización. Tanto los directivos como los trabajadores ordinarios deben ser papeleos. ¿Cuáles son sus características, qué tipos hay y qué documentos normativos se deben tener en cuenta al organizar el flujo de trabajo?
que es trabajo de oficina
Cualquier organización, independientemente de la forma de propiedad y características, crea una variedad de papeles en el curso de sus actividades. Estos pueden ser órdenes, cartas y protocolos. Todos ellos se refieren a la documentación organizativa y administrativa.
El trabajo de oficina es la actividad de creación de documentos de una organización, realizada de acuerdo con ciertas reglas y requisitos. Muy a menudo, las empresas asignan personal especial empleado sólo en esta área. En las empresas pequeñas, la función de secretaria se puede asignar a casi cualquier empleado.
Si comprende la esencia de la terminología (qué es el trabajo de oficina), el origen de la palabra quedará claro. Esto es, en primer lugar, fijación en un soporte material. informacion oficial. Durante este proceso, se crea que luego inicia ciertas acciones.
El término "trabajo de oficina" en sí mismo apareció hace bastante tiempo, pero solo a mediados del siglo pasado tomó forma oficialmente, quedando consagrado en documentos normativos a nivel estatal.
Trabajo de oficina y gestión de documentos: ¿qué es?
La organización no puede existir independientemente de la ley. Siempre hay trabajo de oficina y flujo de documentos. ¿Qué es, cuáles son las características de la transición de los papeles, cómo redactarlos correctamente? Estos problemas son resueltos por especialistas: secretarias, archiveros, empleados del departamento de personal.
El trabajo de oficina consiste en fijar información en un soporte material, crear un acto en papel o electrónico. Sobre esta base, se construye el flujo de trabajo de la organización: el movimiento de una orden o carta, comenzando desde su creación y terminando con la ejecución y el envío al archivo o destrucción.
Dependiendo del lugar de creación de documentos comerciales en relación con los empleados y la gestión de la organización, el flujo de documentos se divide en externo e interno. La ruta adicional de la orden, orden, carta dependerá de la fuente.
El flujo de documentos internos de la organización implica los siguientes pasos:
Las etapas del flujo de trabajo externo son generalmente similares, pero existen algunas diferencias:
- Los documentos llegan a la empresa desde el exterior. Estos pueden ser documentos de organizaciones superiores e inferiores, sucursales, reglamentos de autoridades oficiales, órdenes judiciales, cartas de ciudadanos.
- Todos los documentos comerciales recibidos por la organización en sin fallar pasar por el proceso de registro. Ella confirma que están bajo control.
- El siguiente paso es trabajar con el documento, familiarización o ejecución de las instrucciones.
- Si es necesario, se emite una respuesta oficial.
- La última etapa es el registro para el almacenamiento a largo plazo o de archivo y la posible destrucción.
Además, en relación con la gestión de la organización, se distinguen los siguientes tipos de flujo documental:
Todas las etapas del movimiento de documentos se registran necesariamente en diarios especiales. Se pueden realizar de varias formas:
- movimiento de documentos;
- tarjetas de documentos;
- la gestión de documentos electrónicos es más común en la gran mayoría de las organizaciones.
Características del trabajo de la oficina judicial.
Muchos se preguntan qué es y en qué se diferencia del general. Un caso judicial es un paquete ligeramente diferente de documentos y pruebas materiales. El almacenamiento y el movimiento adecuados garantizan la transparencia del trabajo. sistema de aplicación de la ley. Procedimientos judiciales, a diferencia de la organizativa, no puede ser voluntaria. Es conducida por personas autorizadas y estrictamente controlada. Para él, todas las etapas están normativa y estrictamente definidas, hasta la destrucción.
funciones del secretario
La mayoría de los empleados de la empresa tienen una idea muy vaga de lo que es el trabajo de oficina y la gestión de documentos. Para una secretaria, esta es una actividad profesional.
La secretaría de la empresa realiza la función principal de acuerdo con la forma y las características del trabajo, la organización del servicio de trabajo de oficina de la empresa se divide en los siguientes tipos:
- Centralizado: todas las secretarias están en el mismo departamento y le reportan al secretario principal o al secretario senior.
- Descentralizado: los secretarios y empleados que realizan sus funciones están dispersos en los departamentos de la organización y reportan a diferentes jefes.
- Mixto: más común en organizaciones grandes.
Las características del flujo de documentos en la empresa dependerán directamente de la forma de secretaría que se adopte.
Instrucciones de trabajo de oficina
Independientemente del tamaño y la forma de propiedad, cualquier organización debe tener un reglamento que rija el movimiento de documentos. ¿Qué es y cómo hacerlo? Esta pregunta preocupa no solo a las secretarias, sino también a los gerentes.
Una instrucción de trabajo de oficina es un acto normativo interno de una organización, aprobado por una orden u orden de gestión, de duración ilimitada. Explica todas las etapas de aprobación del documento, da listas de posiciones cuyas firmas pueden autenticar papeles oficiales, se dan ejemplos de diseño, formas y formularios.
Mantenimiento de registros
En organizaciones pequeñas con un bajo nivel de flujo de documentos (menos de 200 por año), no surge la pregunta de qué es el mantenimiento de registros. Todo lo deciden los propios empleados o incluso el gerente.
Si los deberes de mantenimiento de registros no son directos para el empleado y no están detallados en su contrato de empleo, luego se debe emitir un decreto sobre la asignación de estas funciones. EN este documento debe ser detallado responsabilidades adicionales, responsabilidad e indemnización.
Características del trabajo de oficina de personal.
Si al menos un empleado trabaja en una organización, definitivamente creará documentos laborales. la pregunta es que es trabajo de oficina de personal, especialmente relevante para empresas con un pequeño número de empleados.
La gestión de registros de personal es la provisión del movimiento de documentos específicos relacionados con actividad laboral empleados de la empresa. Por lo general, estos deberes los realizan empleados de una unidad especial: el departamento de personal. Sus funciones incluyen recibir, procesar y almacenar la documentación del personal. Incluido el tratamiento de datos personales que tengan carácter confidencial.
El flujo de trabajo del personal generalmente se mantiene separado del general de conformidad con las reglas de secreto y características de almacenamiento.
Optimización del flujo de trabajo de oficina
A pesar del rápido desarrollo de las tecnologías digitales, a muchas organizaciones les resulta difícil optimizar su flujo de trabajo. Continúan realizando correspondencia en papel a la antigua usanza y llevan diarios de registro ordinarios.
Esto se debe a dos factores:
- resistencia a las innovaciones de los empleados de la empresa;
- falta de financiación.
Los gerentes deben recordar que la optimización del flujo de trabajo con una inversión considerable tiene un efecto económico notable.