Numeración de documentos de personal. ¿Cómo es la numeración de órdenes en la gestión de registros de personal? ¿Puede haber una orden con un número fraccionario?

- En nuestra organización, todas las letras son registradas por los albaceas en el diario de forma independiente, es decir. cualquier albacea que prepara cartas puede, en ausencia de un secretario, registrar independientemente documento saliente. ¿Es posible registrarse sin el conocimiento de la secretaria y los empleados de la empresa tienen derecho a acceder gratuitamente a los registros de registro? ¿Es posible convertir el registro de registro en formato electrónico (por ejemplo, en formato excel), y no usar una revista de papel tradicional en absoluto?
- 1. Nuestro departamento registra el paso de cada documento que ingresa al departamento, incl. interno - servicio, memorandos. El jefe del departamento de personal cree que así aumentamos el flujo de documentos, ya que los documentos internos no están sujetos a registro. ¿Existe algún reglamento que diga que tales documentos deben ser registrados?
- 2. En nuestra organización, no registramos un pequeño flujo de documentos y documentos internos. Los jefes de las divisiones estructurales guardan en carpetas todos los memorandos, memorandos y memorandos explicativos. ¿Es correcto? Si necesitan registrarse, ¿quién debe hacerlo (cada departamento o secretaría)? ¿Los documentos en este caso deben registrarse en una revista o en varias?

Número de orden con un tiro

Por favor dígame, ¿es posible poner el número de pedido con una fracción?

Por ejemplo, existe la Orden No. 32, ¿es posible redactar la Orden No. 32/1?

Mejor con una letra, por ejemplo No. 32a

¿Qué significa el mismo contenido?

bueno, por ejemplo, fueron contratados o enviados en un viaje de negocios, es decir, el contenido es el mismo

Un número a través de una fracción es indeseable, ¿verdad?

Por lo general, el programa 1C en sí mismo ofrece el número de pedido con una fracción, si, por ejemplo, envía a varias personas en un viaje de negocios con un pedido y selecciona el formulario T9 para imprimir. Luego, para cada empleado habrá un pedido separado con el número 32/1, 32/2, etc. Puede imprimirlo en el formulario T9a, luego todos los empleados enviados en un viaje de negocios estarán en una tabla.

Se suele poner un número con una letra si hay que realizar el pedido retroactivo, y el siguiente número en secuencia ya está tomado.

Eso seguro, lo usamos nosotros mismos, aunque sabemos que es imposible, pero hay situaciones desesperadas.

¿Y aquí es interesante cómo reaccionan las autoridades de control y supervisión ante esto?

Si alguien tiene experiencia con esto, por favor comparta.

comienzan a prestar más atención a esto y preguntan por qué es así 😉

aquellos. si cumplieron el pedido de esta manera, deje que todo lo demás en los documentos esté en orden sobre este tema, entonces no encontrarán fallas, pero observarán con mucho cuidado a todos los demás 🙂

Es tu derecho. no existen documentos que regulen la numeración de su documentación. Lo principal, como escribió Nadin-ka, es que todo se ejecute correctamente (declaración, firmas y fechas).

Siempre uso fracciones. Realmente no hay nada que hacer. Si no, ¿cómo?

Cambios en la numeración de pedidos por personal

¡Hola!
Por favor ayuda.

Contar..

Por favor ayuda.
¿Qué hacer si se viola la numeración de órdenes? ..¿Qué amenaza si la numeración es incorrecta?

Situación: descubrí mi deficiencia (registré a un empleado para el trabajo, una orden, etc., y solo entonces vi en el libro de trabajo lo que tenía que hacer, etc. a tiempo parcial, miré el libro de trabajo por inexperiencia más tarde, ahora me di cuenta de que necesito emitir un trabajo a tiempo parcial, despedirme y luego contratar para la actividad principal). ahora necesita emitir una orden sobre el personal ... y la necesita de forma retroactiva. Rehacer toda la numeración no es una opción, ya que una de ellas ya aparece en el libro de trabajo..
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Cita (Anastasia): ¡Hola!
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Te diré cómo sucedió todo al principio. Director general abrió LLC (nuestra) el día 16. Por tanto, según toda la documentación, está trabajando desde el día 16. Yo, sin mirar dentro del centro comercial, lo emití inmediatamente desde el 16 como en el lugar principal de trabajo. ahora a rellenar libro de trabajo- Vi que estaba registrado oficialmente hasta el 31 en otra organización. Me comprometí a redactar un trabajo de medio tiempo, para que todo fuera de la manera correcta ... Arreglar mis jambas ... Y todos los pedidos ahora vuelan ... numeración ... No sé qué hacer ...
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¿Es posible poner en pedidos no una numeración continua, sino que consta de una fecha?

Hola. Dígame, por favor: es posible numerar órdenes de DESDE y HASTA no en orden continuo, sino por fecha: por ejemplo, Orden No. 25/08-O del 25.08. 2015?

¿Y la numeración de cada año en marcos debe comenzar de nuevo o continuar la numeración del año anterior?

¡Buenos días!

La numeración de pedidos no está regulada.

En la práctica, las órdenes para las actividades principales de una organización se caracterizan por el uso de índices digitales (números), es decir, numeración de serie simple (1, 2, 3, 4, 5.), y para órdenes de personal, numeración alfanumérica. se suele utilizar: 1-k, o 1k, o 1 l/s, etc. Cada organización desarrolla de forma independiente sus propias reglas y un sistema para registrar documentos, que se fijan en un acto reglamentario local.

Anteriormente, uno podía confiar en instrucción estándar trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo, aprobado Orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones de Masas de la Federación Rusa del 8 de noviembre de 2005 N 536, donde se señaló que los pedidos están numerados por numeración de serie dentro año del calendario. Las órdenes para actividades básicas, para personal y órdenes se numeran por separado. Este documento ya no es válido y base legal no existe para la numeración. Sin embargo, la numeración de los documentos en los órganos ejecutivos federales todavía se lleva a cabo.

Si la indexación alfanumérica de los pedidos está fijada en el LNA, también debe numerar estos pedidos.

¿Cómo se numeran, por ejemplo, las órdenes de personal (cuadros)?

Seguramente, el número de pedido se toma de 1C (y existe la numeración de serie de los pedidos) y se le agrega la letra "K" o "L / S"

Si este es el caso, entonces es mejor numerar las órdenes de protección laboral (que también se aplican a las órdenes para actividades principales) en orden, y no por fecha, para que la organización tenga una numeración uniforme de las órdenes.

Registro de documentos en preguntas y respuestas.

Número de registro documento - accesorios multifuncionales. Además de su propósito principal, la numeración en serie de los documentos, el índice de documentos ayuda a resolver una variedad de tareas. De acuerdo con los números de serie finales al final del año, se puede rastrear el crecimiento en el volumen de los flujos de documentos que pasan a través de la organización y, por lo tanto, a través de la secretaria, lo que indica un aumento en la carga de trabajo personal y puede convertirse en la base para requerimientos legales acerca de criar salarios o aumentar el personal de la secretaría.

GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la ejecución de documentos ”permite, a discreción de la organización, complementar los números de registro de serie con índices de identificación (cláusula 3.12), lo que contribuye a resolver los problemas de búsqueda rápida de un documento en particular.

Así, la numeración de las cartas salientes se complementa con el código de la unidad que inició el documento. Para evitar confusiones con la definición de un documento administrativo, las órdenes de personal se numeran con un índice asignado A (personal) o LS (por personal), es costumbre complementar el número de pedido con la letra R .

Cuando se recibe una solicitud para buscar un documento, la secretaria por número, más precisamente, por un índice asignado adicionalmente, puede averiguar fácilmente en qué archivo (carpeta) buscarlo, por ejemplo:

Nº 26-r- en pedidos;

No. 26-ls- en pedidos de personal;

No. 26-ópera- entre las actas de las reuniones operativas.

Complementando el número de serie del documento recibido con la letra F (fax) o mi (Correo electrónico) puede resolver el problema de contabilizar el método de entrega de una carta a su organización sin aumentar los formularios de registro (logs).

El registro de documentos se basa en las siguientes reglas básicas.

Registro único. Un documento dentro de los muros de una institución se registra una vez (cuando se crea o se recibe). El documento viaja de un departamento a otro con su propio número único, es decir, las divisiones internas, habiendo recibido el documento, lo toman en cuenta bajo el índice originalmente asignado, y no asignan uno nuevo. Esta regla se aplica tanto a la documentación administrativa como a la correspondencia oficial.

Puntualidad del registro. De acuerdo con la cláusula 16 de las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobada por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15/06/2009 No. 477 (modificado el 07/09/2011), el registro de los documentos recibidos es realizado el día de la recepción, creado, el día de la firma o aprobación o el siguiente día hábil. Dichos requisitos se justifican por el hecho de que la demora del documento en la etapa de registro reduce el tiempo para la ejecución real en la fecha especificada. Tal retraso puede resultar para los empleados o incluso para toda la institución, independientemente de la forma de propiedad, consecuencias negativas. El procedimiento y los términos del registro deben reflejarse en las instrucciones para el trabajo de oficina de una empresa en particular.

Separación de registros. Cada tipo de documento tiene su propio registro por separado. Entonces, en formularios de registro separados, tenga en cuenta:
correspondencia entrante (documentos entrantes);
documentos salientes;
memorandos internos;
pedidos para el negocio principal;
órdenes de personal;
pedidos;
actas de la junta directiva;
protocolos de reuniones de planificación (RAM), etc.

El registro se realiza dentro de un año calendario. El 1 de enero de cada año se pone a cero la numeración de casi todo tipo de documentos (pedidos, cartas entrantes y salientes, protocolos, etc.). La excepción son los inventarios de cajas de almacenamiento permanente. Estos inventarios tienen un solo número y numeración continua de artículos durante todo el período de existencia de la organización.

Integridad de la reflexión de la información sobre el documento durante el registro. Al ingresar los datos de registro en el diario (base de datos), se indica toda la información disponible en el documento: índice, fecha, referencia al número y fecha de la solicitud, el nombre del destinatario/corresponsal, y se describe su contenido como tanto detalle como sea posible. Además de la información que tradicionalmente se tiene en cuenta, los formularios contables deben complementarse con columnas que reflejen la información adicional que los empleados o clientes solicitan con mayor frecuencia (por ejemplo, el método de envío). La lista de signos a tener en cuenta debe estar escrita en las instrucciones para el trabajo de oficina.

Uniformidad registros de registro independientemente de su forma o de la forma de recepción (creación) del documento. La contabilidad de documentos en una organización se construye de acuerdo con las mismas reglas, independientemente de la forma de registro aceptada: a mano en un diario, en Excel o utilizando un programa especializado de gestión de documentos electrónicos.

Considere algunos ejemplos concretos relacionados con el registro de documentos.

¿Deberían actualizarse los registros de correo entrante y saliente?

El firmware de documentos es uno de los atributos de registro de documentos de estricta responsabilidad y/o documentos de un período de almacenamiento permanente. Los registros para el registro de la correspondencia entrante y saliente no pertenecen a la categoría de informes estrictos y su período de almacenamiento es de 5 años. Además, el registro de registro se puede mantener en en formato electrónico. Por lo tanto, flash esta especie no se requieren registros.

¿Necesito registrar las cartas enviadas por fax? ¿Se registran los mensajes de correo electrónico?

Es necesario distinguir entre los tipos de documentos y los métodos de su transmisión: las reglas de registro se aplican igualmente a las cartas recibidas por fax, correo electrónico, entregadas por mensajería o recibidas por "retroalimentación" del sitio web oficial de la organización.

No siempre es recomendable crear formularios de registro separados para contabilizar los documentos recibidos por la oficina de manera no estándar. Si es necesario fijar el método de recepción del documento en la oficina, es más conveniente ingresar un código de identificación en el número de registro "entrante" ( F - fax, EP - correo electrónico), o complementar el registro de registro (base de datos) con la columna correspondiente, donde indicar el método de entrega.

Otra cuestión es si la organización está obligada a responder por fax o documento electronico, dado que en nuestro país, tradicionalmente, el significado del documento está dado por la firma "viva" del autor, y una serie de solicitudes (sobre datos personales, sobre el movimiento de fondos en la cuenta del contribuyente) son completamente nulas sin un sello "vivo". Pero este tema está fuera de las facultades del secretario.

1. ¿Es posible registrar órdenes después de un evento que ya ocurrió, por ejemplo, una orden para nombrar un responsable del 01/06/2012 para ser registrada el 10/06/2012?

2. En la institución, las órdenes e instrucciones se registran con fecha pasada y número a través de una fracción (por ejemplo, 15/1, 15/2). ¿Cómo explicar que es inaceptable hacerlo?

En arte. 4 Código Civil Federación de Rusia, se establece claramente que los actos ley civil no tengo retroactivo, los actos administrativos se aplican a las relaciones surgidas después de su entrada en vigor.

Según la cláusula 3.11 R GOST 6.30-2003, la fecha del documento es la fecha de su firma. Antes de esta fecha, el documento entrará en vigor fuerza legal no puede. Imagínense que después de un tiempo se conozca algún hecho negativo para el período del 1 al 10 de junio, que acarree las correspondientes consecuencias (castigo) para la persona que fue designada responsable. ¿Cómo puede un empleado probar su inocencia? Además, ¿cómo podría evitar que ocurriera este hecho o cumplir a tiempo la orden que en ese momento nadie le había dado?

En ningún caso se debe responsabilizar a un empleado o confiarle la ejecución de una tarea con carácter retroactivo.

¿Qué documentos reglamentarios regulan el registro de órdenes internas para la organización? ¿Se puede colocar el número de pedido por fecha, por ejemplo, N° 30/08?

Hoy, el legislador no ha establecido reglas estrictas para asignar números de registro a los documentos internos. Cada empresa tiene derecho a aceptar cualquier forma de registro, fijándolos en sus propias instrucciones de trabajo de oficina.

Junto con esto, GOST R 6.30-2003 recomienda usar números de secuencia, que puede complementarse a criterio de la organización con un índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, intérpretes, etc.

Tradicionalmente, los órdenes de la organización se dividen en dos grandes grupos: según la actividad principal y según el personal. El registro de órdenes se realiza por separado para cada grupo por numeración bruta dentro del año natural. Para evitar confusiones y duplicidades, se acostumbra complementar los números de las órdenes de personal con la letra A (personal) o LS (por personal).

Cabe señalar que las reglas en el campo del trabajo de oficina no aparecieron de repente: cada una de ellas se perfeccionó a lo largo de los años por prueba y error. Hoy en día, la observancia de reglas simples, igualmente adecuadas para pequeñas empresas y grandes propiedades, permite que la secretaria se mueva de una organización a otra sin pérdida de profesionalismo, así como que la propia empresa se desarrolle sin costos adicionales para el formato cardinal de los procesos de documentación estándar.

La opción de numeración de pedidos propuesta (por fecha) tiene un inconveniente importante: no es adecuada para una empresa en la que se puede emitir más de un pedido por día. ¿Dónde está la garantía de que una pequeña empresa experimental no se convierta mañana en un gran holding industrial?

En nuestra organización, todas las letras son registradas por los albaceas en el diario de forma independiente, es decir. cualquier albacea que prepara cartas puede, en ausencia de un secretario, independientemente registrar un documento saliente. ¿Es posible registrarse sin el conocimiento de la secretaria y los empleados de la empresa tienen derecho a acceder gratuitamente a los registros de registro? ¿Es posible convertir el registro de registro en un formato electrónico (por ejemplo, en formato Excel) y no utilizar el registro tradicional en papel?

La organización determina el formulario de inscripción (en cuaderno, Excel o EDMS) y el procedimiento para realizar las inscripciones por su cuenta. Al mismo tiempo, la ausencia de una secretaria en el lugar de trabajo no debe detener ni ralentizar los procesos comerciales. Hoy en día, el mantenimiento descentralizado de una única base de datos contable en formato electrónico es cada vez más popular. Para hacer esto, utilizan una red informática común, publicando el registro contable al público. Para evitar la distorsión intencional o accidental de la información ya ingresada, se debe proporcionar protección de datos, así como un enfoque diferenciado para otorgar derechos de acceso a la base de datos al personal: los empleados responsables del trabajo de oficina de una unidad estructural tienen derecho a realizar nuevas entradas, mientras que el resto del personal puede utilizar la información únicamente para navegar (buscar).

Transición a formularios electronicos la contabilidad de documentos abre nuevas oportunidades en el campo del trabajo de oficina, facilita el proceso de registro y reduce significativamente el tiempo de la secretaria dedicado a buscar información sobre un documento entrante (enviado) a pedido de colegas y clientes.

¿Es posible llevar bitácoras unificadas de registro de documentación entrante, saliente e interna de la organización (para todas las divisiones estructurales a la vez) o cada división debe tener sus propias bitácoras?

Con el fin de garantizar una efectiva buscador es aconsejable que una organización tenga registros contables unificados para la correspondencia entrante desde el exterior, para los documentos enviados, así como para la interna documentos administrativos. En estos diarios, se registra el hecho de recepción, envío y publicación de documentos por parte de la organización. Pero es necesario organizar el registro del servicio y los memorandos, teniendo en cuenta la estructura de la empresa: en las grandes organizaciones, las divisiones estructurales pueden llevar un diario de estos documentos de forma independiente, en las pequeñas empresas, este deber se puede asignar al secretario.

Pero junto con el registro, la organización debe establecer registros del paso de todos estos documentos entre las divisiones estructurales internas. Esta contabilidad se logra de diferentes maneras:

la transferencia de documentos de departamento a departamento puede realizarse a través del servicio de soporte de documentación, que captura la siguiente etapa de la vida del documento;
las unidades estructurales pueden mantener registros independientes de los documentos que pasan por ellas;
la contabilidad del movimiento de un documento dentro de la empresa se registra mediante el sistema de gestión de documentos electrónicos.

Es necesario distinguir la contabilización de un documento de su registro. Entonces, un documento recibido de una organización de terceros se registra con la asignación de un número entrante por parte del secretario (empleado autorizado). Habiendo recibido dicho documento, el empleado responsable del trabajo de oficina de la unidad estructural de la organización ingresa información al respecto en su registro con el número bajo el cual el documento ingresó a la organización.

1. Nuestro departamento de ficción Con controla el paso de cada documento que ingresa al departamento, incl. interno - servicio, memorandos. El jefe del departamento de personal cree que así aumentamos el flujo de documentos, ya que los documentos internos no están sujetos a registro. ¿Existe algún reglamento que diga que tales documentos deben ser registrados?

2. En nuestra organización, no registramos un pequeño flujo de documentos y documentos internos. Los jefes de las divisiones estructurales guardan en carpetas todos los memorandos, memorandos y memorandos explicativos. ¿Es correcto? Si necesitan registrarse, ¿quién debe hacerlo (cada departamento o secretaría)? ¿Los documentos en este caso deben registrarse en una revista o en varias?

El volumen del flujo de documentos es el número de documentos que pasan por una organización o su división. Hay tres corrientes principales:

entrante: documentos recibidos de organizaciones de terceros;
saliente: documentos creados para enviar fuera de la organización;
interno: el propio servicio y memorandos, declaraciones de empleados, así como órdenes, protocolos, actas, etc.

El registro de documentos tiene en cuenta estos documentos, pero no afecta su número de ninguna manera. Independientemente de si la nota de servicio está registrada o no, aumenta en 1 el número de creados (llegados para la ejecución) documentos internos. Cláusula 3.4.9 recomendaciones metodológicas sobre el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobada por orden del Archivo Federal de 23 de diciembre de 2009 No. 76, prevé fijar en las instrucciones para el trabajo de oficina el lugar y el método de registro de información interna y documentos de referencia ( memorandos, oficios, notas analíticas, certificados, etc.), el procedimiento de transferencia de documentos entre divisiones estructurales.

Los memorandos y memorandos se pueden registrar en el lugar de publicación (en una unidad estructural) o centralmente con la secretaría. La elección del método de registro depende de la estructura de la organización y debe especificarse en las instrucciones para el trabajo de oficina.

Otro problema es que el registro de documentos internos puede ralentizar el intercambio de documentos entre departamentos, supone una carga adicional para los empleados del departamento, pero esto es mejor que el requisito del jefe del departamento de personal de "tener en cuenta" información sobre todos los departamentos. notas y su destino futuro.

1. Las facturas de un mes vienen en un sobre. ¿Cómo registrarlos: todas las cuentas bajo el mismo número o cada cuenta debe tener asignado su propio número de registro?

2. ¿Qué documentos se registran en el servicio DOW? ¿Tengo que registrar los documentos contables?

En el trabajo de oficina, hay tres flujos de documentos autónomos: documentos generales, personal y contabilidad. El área de responsabilidad de la secretaria incluye documentos generales, cuyo procedimiento de trabajo está determinado por las instrucciones de trabajo de la oficina.

extracción

(aprobado por orden del Archivo Federal de 23 de diciembre de 2009 N° 76)

3.4.2. Recepción y procesamiento inicial de documentos entrantes

Los documentos no sujetos a registro incluyen documentos que no requieren ejecución y no contienen información utilizada para fines de referencia, por ejemplo: invitaciones, cartas de felicitación, telegramas, boletos, planes, programas de seminarios, conferencias, simposios y otros eventos similares, documentos en contabilidad, logística, planificación, documentos financieros recibidos sin carta de presentación* , documentos promocionales, ofertas comerciales, ediciones impresas, formas unificadas y papeleo, etc

Pasaje (incluida la contabilidad) documentos contables(cuentas, actas, órdenes de pago, etc.) está regulada por la Política Contable de la organización, desarrollada por el contador jefe, y es competencia del personal de contabilidad.

Sin embargo, en la práctica, no es raro que se acuse al secretario de la pérdida de cuentas contables, actas, etc. Para evitar conflictos, los secretarios están obligados a llevar registros de los documentos contables primarios recibidos por correo. Al mismo tiempo, no es necesario tener en cuenta por separado cada factura y acto recibido de una organización en un sobre; solo indique el nombre de esta organización y información general sobre el contenido del sobre (ver ejemplo).

EJEMPLO

Fragmento del registro de documentos entrantes

¿Es posible registrar pedidos con una fracción?

Fedors Regular 8 de diciembre de 2011, 22:04

lexandra gurú 9 de diciembre de 2011, 08:23

Kadrovichka Invitado 9 de diciembre de 2011, 11:52

Básicamente, es posible. Cualquier organización debe tener sus propias instrucciones internas para llevar a cabo la gestión de registros de personal. En él se puede registrar el orden de numeración.
Si evaluamos sobriamente la posibilidad de escribir fracciones, surge la pregunta: ¿por qué deberíamos numerar órdenes con números diferentes? Ponga el número 1, luego el número 1/1. y así sucesivamente hasta fin de año. El último pedido será el número 1/100001.
Por otro lado, todos somos personas vivas y todos cometemos errores. Puede haber ocasiones en que los pedidos deban hacerse más tarde. Por lo tanto, propongo esta opción: todos los días: un número nuevo y todas las órdenes de este día con fracciones. Por ejemplo, el 2 de diciembre, todos los pedidos del No. 45, 45/1, 45/2, etc., el 3 de diciembre, 46, 46/1, etc. Pero nuevamente, surge la pregunta: ¿qué pasa si las órdenes se emitieron el 2 y el 4 de diciembre, y de repente resulta que la orden debe emitirse retrospectivamente el 3 de diciembre, y qué se debe hacer? Y hacer gala de creatividad e ingenio y ajustar los documentos para que la orden entre en vigor el 3 de diciembre, pero data del 2.

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En toda empresa, independientemente de su tamaño, actividad, ingresos y demás indicadores, documentos oficiales con la firma del responsable y el sello de la organización.

En la implementación de la gestión documental, una de las acciones importantes es la numeración del documento. No se implementa en todos los casos.

La documentación debe ser numerada para su ordenación. Entidad tiene derecho a establecer de forma independiente su propio sistema de gestión de documentos, así como el orden de su numeración.

Qué es: concepto y esencia

La numeración representa asignar un número de secuencia a un documento.

El número se pone el día de la firma de la correspondencia saliente y el día de la recepción de la correspondencia entrante.

La asignación es una señal de que tiene efecto legal. El proceso de anotación de la numeración significa su registro en el sistema de gestión documental general de la empresa. Y ya no es posible eliminar y deshacerse de dicho documento.

Numeración de lugares predilectos objetivos básicos:

sistematización de documentos en la empresa;
búsqueda conveniente;
implementación de acciones de control de la documentación firmada.

lo que existe

La numeración puede ser entrante y saliente con documentación recibida de una organización de terceros o fuera de la organización, respectivamente.

La numeración puede ser automático o manual. Como regla general, se utiliza el segundo método para anotar el número, ya que debe asignarse después de que la persona responsable firme el documento. Cuando se asigna automáticamente, el programa operativo lo establece en el momento de la compilación antes de firmar.

El número (índice) en sí puede ser numérico, alfanumérico y mezclado con caracteres. El código numérico se puede usar por separado (por ejemplo, No. 156), alfabético y simbólico junto con el numérico (por ejemplo, 12-11/158 o 12-k, etc.). Las letras se usan con mayor frecuencia en documentos de personal y son una designación de un tipo u otro, por ejemplo, una orden de empleo - "p", para un viaje de negocios - "k", etc.

En algunos casos, para evitar la duplicación, establezca límites numéricos. Por ejemplo, No. 1 - 100 - órdenes de admisión, No. 101 - 200 - para despido.

El método de numeración de los documentos lo elige la propia empresa, tal y como se indica en la normativa local. actos legales. Si se realiza algún cambio, se reflejará allí. Sin embargo, puede cambiar el método de numeración solo desde el comienzo de un nuevo año calendario.

Los documentos sobre la actividad principal están numerados. separado de la documentación del personal. Puede numerar automáticamente en programa de trabajo(la mayoría de las veces 1C), y manualmente.

Para la correcta asignación se utiliza el log de registro (libro de registro). Refleja la fecha, número, contenido e información sobre las personas que compilaron y firmaron la orden.

Si el flujo de trabajo de la empresa es grande, además de números, también hay letras en la composición. La mayoría de las veces, las designaciones de letras se utilizan para documentos con diferentes períodos de retención.

El registro se puede realizar ingresando el número, la fecha y el nombre en el registro de registro o las características principales en el sistema de gestión de documentos electrónicos.

la empresa elige método de registro preferido. En algunos casos, se utilizan ambos tipos. Este no es un procedimiento obligatorio, pero se lleva a cabo con el fin de seguridad y confiabilidad.

El registro de registro se compila en copia impresa y representa una tabla con nombres de columnas. La forma de dicho diario, así como el contenido, lo establece la persona jurídica.

La numeración se realiza en función de los tipos de pedidos de la empresa.
Sí, destaca las siguientes actividades:

principal;
por personal;
administrativo y económico.

Dependiendo de la variedad, se determina el lugar en el sistema de gestión de documentos de la empresa, la numeración y la vida útil.

Por actividad principal

Estos incluyen órdenes:

sobre el establecimiento de una empresa;
en la aprobación del cronograma estatal;
previa aprobación del cronograma de vacaciones o viajes de negocios;
en la creación de divisiones estructurales separadas de la organización;
sobre fusiones con otras empresas;
sobre reorganización o liquidación;
otros relacionados con las actividades de la empresa.

Los pedidos, por regla general, se dividen según el período de almacenamiento para la asignación de números de registro.

Las órdenes relativas a la actividad principal tienen un número de registro que consta de números y signos, o solo números. Las designaciones de letras se utilizan principalmente para numerar órdenes de personal.

Personal

Estas órdenes incluyen todo el flujo de documentos relacionados con los empleados de la empresa. Variedades la siguiente:

sobre contratación;
sobre la transferencia de un empleado;
sobre las bonificaciones de los empleados;
sobre el aumento;
sobre el despido;
sobre medidas disciplinarias;
sobre un viaje de negocios;
sobre entrenamiento, etc

En otras palabras, todas las acciones en relación con los empleados de la empresa están fijadas por órdenes que se relacionan con la gestión de registros de personal.

Ejemplos y Muestras

A continuación se muestran ejemplos de documentos que contienen el número.

Este orden consta de números y signos. Los números "02" indican el número del departamento a través de una fracción. números "17" - número de serie desde el comienzo del año.

El siguiente consta de números, signos y letras. Donde, el número "15" es el número en orden y, a través de la fracción, la designación de la letra "OD", según el tipo principal de actividad.

Y por último, el tercero, cuyo índice se compone exclusivamente de los números "12".

Como se indicó anteriormente, toda la documentación se registra y se refleja en el registro de registro. El registro de pedidos de la actividad principal incluye el número de pedido, su fecha, resumen, información sobre el responsable y el compilador, así como el plazo para comentarios.

El registro también indica el comienzo del llenado y su final. Al final se pone el sello y firma del responsable del llenado. Luego se cose a los anteriores. Por regla general, se recopila y utiliza durante todo el año natural.

Regulación regulatoria

Cada organización en el curso de sus actividades emite y firma varios documentos. Legislativamente no provisto sistema general flujo de documentos dentro de la empresa, así como el procedimiento de numeración.

Solo en ciertos organismos estatales tales actividades están reguladas por órdenes de departamentos superiores en relación con servicios específicos. Estos incluyen: el Servicio de Impuestos Federales, el Tesoro Federal, el Servicio Federal de Trabajo y Empleo y otras agencias gubernamentales.

Las empresas no estatales desarrollan independientemente las reglas para mantener la circulación de documentos dentro de su empresa, que se fija por orden. Pero estas reglas no deben contradecir la Ley Federal "Sobre Asuntos de Archivos" de fecha 22.10.2004 No. 125-FZ, así como el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa "Sobre la adopción e implementación de la Norma Estatal de la Federación Rusa". Federación" de fecha 08.03.2003 No. 65-FZ y la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia " Sobre la aprobación de la Lista de documentos de archivo gerenciales estándar generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando el períodos de almacenamiento” de fecha 25.08.2010 N° 558.

Por lo tanto, el orden de gestión de documentos en la empresa lo establece la propia organización y se fija documentos oficiales. El procedimiento para asignar un número de registro se selecciona en función del tamaño de la organización y el número de sus empleados, así como del flujo de documentos en toda la empresa.

Este procedimiento es necesario tanto por la comodidad de utilizar la documentación de la propia organización, como para ejercer el control por parte de servicios de terceros.

¿Es posible designar el número de registro del pedido a través de una fracción si necesita insertar retroactivamente un pedido entre pedidos ya registrados, por ejemplo: pedido con fecha 03.03.2012 No. 1, el próximo 05.05.2012 No. 2, y entre ellos usted necesita para insertar una orden de fecha 04/03/2012 N º 1 / uno?

Respuesta

Creo que la respuesta es clara para usted: de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina y, en general, de acuerdo con las reglas de la actividad empresarial, esto no se puede hacer. En este caso, la cuestión no está ni siquiera en el número de registro del pedido, sino en su fecha. Como saben, la fecha del documento debe corresponder a la fecha de su firma o la fecha del evento registrado en el documento (esto se aplica, por ejemplo, a las actas de las reuniones, cuya fecha debe corresponder a la fecha de la evento, y no la fecha del protocolo). La primera regla se aplica a las órdenes, la fecha de la orden es la fecha de su firma.

Si el pedido está registrado, como se indica en su pregunta, con fecha 04/03/2012 No. 1/1, esto significa que el pedido realmente apareció después del pedido con fecha 05/05/2012 No. 2, porque si esto no fuera el caso, entonces lo habría registrado para el No. 3 con la fecha correspondiente - 05/05/2012 o posterior.

Por supuesto, hay situaciones en las que, por alguna razón, se olvidan o no tienen tiempo de emitir una orden a tiempo, por lo que en la práctica hay órdenes con números hasta una fracción o con una letra adicional (por ejemplo, 12a), pero esto siempre indica que la fecha real de compilación fue otra. creo que si hay alguna juicio, durante el cual aparecerá dicha orden, cualquier tribunal prestará atención a esto.

GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requerimientos generales» establece requisitos para los documentos. De acuerdo con esta norma, el documento debe ser auténtico, confiable, completo, apto para su uso. Según la norma: “Un documento es auténtico si:

a) cumple con las reglas establecidas;

b) fue creado o enviado por una persona autorizada para hacerlo;

c) fue creado o enviado en el momento indicado en el documento(resaltado por mí - V.Ya.).

Para asegurar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implementar y documentar los principios de política y procedimientos de control para la creación(resaltado por mí - V.Ya.), recepción, transferencia, almacenamiento y selección (retirada) de documentos y, por lo tanto, garantizar que los creadores de los documentos estén autorizados para hacerlo y puedan ser identificados, y que los documentos estén protegidos contra la adición y eliminación no autorizadas , modificación, uso y ocultamiento (clasificación)...

Un documento creíble es aquel cuyo contenido puede considerarse una representación completa y precisa de las transacciones, actividades o hechos a confirmar y en el que se puede confiar en transacciones o actividades posteriores. Los documentos deben ser creados durante o inmediatamente después de la transacción o situación a la que se refieren, por personas con conocimiento confiable de los hechos, o por medios comúnmente utilizados en el negocio de realizar esta transacción.

De este fragmento de la norma se deduce que el registro de documentos "retroactivamente" es una grave violación de las reglas de documentación.

¿Cómo, después de todo, estar en una situación si, por ejemplo, la orden no se emite a tiempo? Que se publique más tarde de lo requerido, por ejemplo, documentos normativos o la situación en sí, pero con un descargo de responsabilidad apropiado en el texto, si es posible.

Por ejemplo, contrató a una persona, concluyó un acuerdo, pero no emitió una orden de admisión a tiempo. Tan pronto como se descubre esta violación, es necesario emitir una orden, en cuyo texto se indica la fecha de contratación del empleado. La fecha de inicio del trabajo y la fecha de emisión de la orden diferirán, quizás en más de tres días, como lo permite el Código del Trabajo, pero será más correcto, y la orden como documento tendrá significación jurídica, aunque no indicar que por parte del empleador por alguna razón se violaron los plazos establecidos para la expedición del documento.

De acuerdo con Código de Trabajo Federación de Rusia, el empleador debe familiarizar al empleado contra la firma con la orden de admisión dentro de los tres días a partir de la fecha de inicio del trabajo. Por lo tanto, la orden de admisión puede dictarse dentro de estos tres días.

La numeración de órdenes en la gestión de registros de personal juega un papel importante en el funcionamiento de la empresa, independientemente de su tamaño, estructura y ámbito de actividad.

Recursos Humanos es la rama de una organización responsable de mantener registros relacionados con relaciones laborales. A saber:

Realización de asientos en libros de trabajo;
Registro de expedientes personales;
Creación de pedidos de personal;
programar vacaciones y dotación de personal;
Redacción y transformación de descripciones de puestos;
Almacenamiento y entrega oportuna de documentos al archivo;
Modificación competente de documentos;

Reglas de conducta

El número de registro de la orden consiste en su número de serie e índice. La indexación de pedidos está determinada por la nomenclatura individual de casos y las reglas para registrar pedidos en la empresa. A pesar de que cada organización prescribe su propio orden de numeración para los documentos administrativos, existe un cierto número reglas generales que las empresas se esfuerzan por cumplir. A saber:

En empresas con un flujo de documentos pequeño, no es necesario separar los pedidos en numerosas variedades. Pero no se pueden combinar porque términos diferentes almacenamiento de documento. En este caso, se añade un índice de letras al número de serie del pedido a través de un guión o una barra oblicua:

"LS" - personal (Órdenes de personal con una vida útil de 75 años);
"k" - marcos (Órdenes de períodos de almacenamiento a corto plazo).

En organizaciones con una gran plantilla de empleados y documentos administrativos, se ha desarrollado todo un sistema de índices para cada tipo de pedido:

"p" - contratación;
"y" - despido;
"pr" - contratación de trabajadores;
"k" - viajes de negocios;
"VK" - viajes de negocios internos;
"zk" - viajes de negocios al extranjero;
"otd" - licencia sin sueldo, por embarazo y parto, por cuidado de niños;
"otk" - vacaciones regulares, vacaciones de estudio;

¡En una nota! Para las órdenes de actividades básicas, los oficiales de personal suelen utilizar un código digital. Algunas organizaciones agregan un índice de letras, por ejemplo, orden No. 1-OD.

Puede haber muchas opciones para la numeración y las designaciones de índice. Su diversidad depende no solo del tamaño de la organización, sino también de las características específicas de las actividades de una empresa en particular.

¡Nota! El procedimiento para la realización de la gestión de expedientes de personal, incluida la numeración de órdenes, deberá estar elaborado en documento local empresas - posición en la gestión de registros de personal.

Cada año nuevo o no

Se recomienda que la numeración de órdenes se realice con una actualización anual del procedimiento de cálculo. A partir del primer día hábil del nuevo año calendario, se le asignará el pedido N° 1. Con excepción de las instituciones de cultura y educación, donde el ejercicio social comienza el 1 de septiembre.

Dicho sistema ayudará no solo a agilizar los documentos administrativos, sino también a prepararlos para su posterior archivo.

Registro de registro de pedidos

Página del registro de pedidos para el personal.

Dado que el procedimiento para asignar números a las órdenes no está establecido a nivel legislativo, los oficiales de personal mantienen registros para registrar las órdenes. El proceso de registro es copiar los detalles del documento e ingresar estos datos en un formulario de registro especial.

Las órdenes para las actividades principales se mantienen en la empresa por separado de las órdenes para el personal. Esto se debe a las diferentes áreas de actividad y períodos de almacenamiento. La numeración de estos documentos administrativos deberá realizarse por separado. Los registros de pedidos serán diferentes.

¡Nota! El registro de un documento le da fuerza legal, establece el hecho de su creación o recepción.

La legislación laboral no obliga a las empresas a llevar registros de pedidos. Los registros de registro son desarrollados por cada empresa de forma independiente. Pero deben contener no sólo la numeración, sino también la fecha de otorgamiento del documento, detalles, resumen y firmas de los responsables.

¡En una nota! Al registrar una orden de personal, es necesario indicar el nombre y la posición del empleado. Y a la orden de clavar los cimientos: una declaración de él.

Por lo tanto, no existen pautas estrictas para la implementación de un sistema de contabilidad para la numeración de pedidos. Cada empresa elige su propio esquema, basado en la conveniencia y conveniencia.

Qué hacer si un error

Las enmiendas a una orden emitida anteriormente están permitidas sujetas a una necesidad imperiosa, principalmente legal. Se requieren enmiendas a la orden cuando surjan circunstancias que hagan que el documento administrativo o un párrafo separado del mismo sea inexacto de hecho o de derecho.

Las circunstancias más comunes incluyen:

Cambios en la legislación, en regulaciones o actos locales la propia organización
Cambios en los datos personales de los empleados para los que se han creado documentos administrativos
Cambios en las circunstancias de un momento y lugar en particular, si estos elementos son significativos para una orden emitida anteriormente

¡Importante! ¡Hacer cambios en el documento administrativo, reescribiéndolo de acuerdo con las nuevas circunstancias, es una acción legalmente analfabeta!

Se requiere redactar una orden para modificar una orden emitida anteriormente. Incluye:

Razones para el cambio.
Motivo por el que se realizan los cambios.
Especificación de acciones funcionarios o unidad estructural empresas que deben cumplir en relación con el cambio en el pedido.
Un enlace a la orden a cambiar o la posición en ella, su fecha, número y nombre.
Indicación del empleado a quien se le encomienda el seguimiento de la ejecución del documento.

¡Consejo! Al hacer una lista voluminosa de adiciones y cambios, es más conveniente formarlos en una aplicación separada. Y en el pedido, indicar la lista de ajustes y un enlace a este anexo al pedido.

Una orden para modificar una orden emitida anteriormente se emite en papel. Los accesorios deseados incluyen:

Nombre de empresa;
Nombre y fecha del documento;
Número de registro;
El lugar donde se hizo el pedido;
Texto del documento;
Firmas de personas responsables;
Marque sobre el ejecutante;
Orden de aprobación de visa (si es necesario).

¡Nota! La legislación no establece cuántos cambios en la orden se pueden hacer. La dirección de la organización decide este asunto por sí misma. Debe abordarse desde un lado racional, ya que hacer cambios en la orden para cambiar la orden implicará confusión en los documentos.

Ejemplos de pedidos de numeración de pedidos

La empresa desarrolla de forma independiente un orden en el orden de numeración de órdenes, donde establece un orden conveniente para poner números en órdenes, valores de índice y otras disposiciones, en función de las actividades de la organización.

Sociedad de Responsabilidad Limitada "AST"

TIN/KPP 7804491337/780401001

195198, San Petersburgo,
Calle Lenina, 21, edificio 1, habitación 309

PEDIDO #1

San Petersburgo

01/01/2016 ORDENO:

A partir de 2016, introducir la indexación alfanumérica de documentos administrativos para el personal de AST LLC utilizando los siguientes índices alfabéticos de registro: órdenes de contratación de un empleado - P (reclutamiento);
2. órdenes de terminación contrato de empleo(contrato) con un empleado - U (despido);
3. órdenes de transferir a un empleado a otro trabajo - PR (transferencia de un empleado);
4. órdenes de otorgar licencia a un empleado - O (vacaciones);
5. órdenes sobre violación de la disciplina laboral y productiva - N;
6. otros pedidos - K (marcos).

El control de la ejecución de esta orden estará a cargo de Oleg Dmitrievich Ivanov, director financiero.

Director General A.S. shackin

Leer más... Las inscripciones para el seminario se realizarán los días 24, 25 y 28 de mayo. Mesas redondas El 25 de abril se llevará a cabo la mesa redonda "Actividad económica exterior - cambios en la legislación". La autora y presentadora es Nagam Elena Rafailovna, directora de Tax Strategy LLC, consultora fiscal en ejercicio. Leer más…Regístrese en la mesa redonda Consultas del auditor todos El asesor fiscal certificado Roman Vyacheslavovich Guselnikov responde a las preguntas ¿el monto del artículo con descuento? La diferencia de precio puede diferir varias veces, por lo que el IVA puede ser muy diferente. Señale las referencias en la legislación. Respuesta… 16/04/2018: Hemos cerrado un acuerdo con la agencia para la compra de billetes para viajes de negocios por transferencia bancaria.

¿Es posible utilizar números de orden fraccionarios?

Por lo general, se coloca un número con una letra si el pedido debe realizarse de forma retroactiva, y el siguiente número en secuencia ya está ocupado. Antalya 2009-04-17 09:19 Se suele poner un número con una letra si la orden se debe realizar de forma retroactiva, y ya se toma el siguiente número en secuencia.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 comienza a prestar más atención a esto y pregunta por qué es así 😉 es decir si realizó el pedido de esta manera, deje que todo lo demás en los documentos esté en orden sobre este tema, entonces no encontrarán fallas, pero observarán con mucho cuidado a todos los demás 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Este es su derecho… no existen documentos que regulen la numeración de su documentación…

¿Cómo puedo hacer un pedido con carácter retroactivo?

¿Es posible utilizar números de pedido fraccionarios (el pedido con fecha 03.03.2012 No. 1, el siguiente pedido No. 2 con fecha 05.05.2012, y un pedido con fecha 03.04.2012 No. 1/1 debe insertarse entre ellos)? Secretario del jefe, región de Arkhangelsk ¿Es posible utilizar números de pedido fraccionarios (el pedido con fecha 03.03.2012 No. 1, el siguiente pedido No. 2 con fecha 05.05.2012, y un pedido con fecha 03.04.2012 No. 1/1 debe insertarse entre ellos)? Secretario del jefe, región de Arkhangelsk

Atención

Dado que un número de orden fraccional solo puede aparecer si la orden se emite, como dicen, de forma retroactiva, entonces solo puede haber una respuesta a esta pregunta: no puede hacer esto. Creo que no es necesario recordar que la fecha de la orden (la fecha se ingresa durante el registro) es la fecha de su firma por parte del funcionario.

De acuerdo con las reglas del trabajo de oficina, el documento se registra el día de su firma o el siguiente día hábil si el documento se firmó al final de la jornada laboral.

Correcta numeración de pedidos en la gestión de expedientes de personal

¡La vida es bella!)) Marina La Federación Rusa, San Petersburgo #9 27 de marzo de 2009, 10:50 digamos que la gente se tomó vacaciones (incluso sin pago de vacaciones) Tuve esto un par de veces, advirtió el gerente, pero no me contactó, generalmente me quedo callado el horario de vacaciones. No dibujé nada, luego dejé a las personas con el número actual y el actual número de serie reservado unas vacaciones.
Sé que esta violación es bastante grave, y si algo le sucede a una persona durante esas vacaciones, no puedo quitarme la cabeza, pero no puedo escalar en el período pasado, porque. el mes está cerrado, las cifras se transfieren todas a las cabeceras del libro. Quiero llamar la atención de un moderador sobre este mensaje porque: Se está enviando una notificación...

Órdenes de numeración a través de una fracción

Por favor dígame, ¿es posible poner el número de pedido con una fracción? Por ejemplo, existe la Orden No. 32, ¿es posible redactar la Orden No. 32/1? Si el contenido es el mismo? Gracias de antemano Foro:

Gestión de registros de recursos humanos

Palabras clave:

Pedido

Evenstar 2009-04-15 08:39 Mejor con una letra, por ejemplo №32a ¿Qué significa, el mismo contenido? Expressio 15-04-2009 09:01 Bueno, por ejemplo, fueron contratados o enviados en un viaje de negocios, es decir, el contenido es el mismo gracias. Un número a través de una fracción es indeseable, ¿verdad? Evenstar 2009-04-15 12:32 Por lo general, el número del pedido con una fracción lo ofrece el propio programa 1C, si, por ejemplo, envía a varias personas en un viaje de negocios con un pedido y selecciona el formulario T9 para imprimir.

Luego, para cada empleado habrá un pedido separado con el número 32/1, 32/2, etc. Puede imprimirlo en el formulario T9a, luego todos los empleados enviados en un viaje de negocios estarán en una tabla.

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La agencia emitió una factura con fecha 31.01.2018. indicando en él todas las entradas adquiridas durante enero de 2018 y el importe del IVA asignado a cada entrada. Qué documento registrar en el libro de compras: una factura de una agencia o boletos electronicos(itinerario/recibos)? Respuesta…
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La decodificación del número de pedido es la siguiente:

se asigna un código digital para todos los pedidos desde el inicio del año calendario, independientemente de su tipo;
la letra cifrada actúa como prefijo del número, lo que permite identificar la especie del orden.

Un guión, una fracción, un punto, etc. pueden actuar como separadores. Tanto el número como el cifrado se pueden ingresar de forma continua, sin separadores especiales, con o sin espacio.

Por ejemplo, los pedidos para el personal de una pequeña empresa pueden tener este aspecto: el pedido No. 1 / k y el pedido No. 2 l / s, que simbolizan 2 grupos de pedidos que difieren en el tiempo de almacenamiento. empresa grande con una gran cantidad de empleados y una variedad de pedidos, será necesario desarrollar un sistema de numeración especial, fijándolo en un acto local intraempresarial.

elaboración de documentación de carácter organizativo (calendario de vacaciones, dotación de personal, etc.);
trabajar sobre el contenido del contrato de trabajo (especificando el texto, haciendo adiciones y cambios), etc.

Familiarícese con la gestión de registros de personal utilizando los materiales de nuestro sitio web: al mismo tiempo, de todo el conjunto de documentos elaborados por los oficiales de personal Atención especial dado al proceso de numeración de órdenes. Esto está relacionado con el hecho de que servicio de personal redacta solo una parte del conjunto general de pedidos de la empresa: los relacionados con el personal. Deben distinguirse de otros 2 grupos de órdenes emitidas por la empresa (por actividad principal y naturaleza administrativa y económica).

Incluso si la empresa no es particularmente activa, su flujo de trabajo es papeles oficiales sobre la constitución y registro de una empresa, documentación que transmita los procedimientos de contratación y despido de los empleados y, por supuesto, órdenes como manifestaciones de voluntad y órdenes de la dirección de la empresa en diversas ocasiones. La legislación no prevé sistema unificado trabajo de oficina para todas las organizaciones.

Solo hay órdenes departamentales separadas que aprueban instrucciones para el trabajo de oficina en agencias gubernamentales específicas (por ejemplo, una orden servicio federal de trabajo y empleo de 28 de septiembre de 2007 N° 219, auto Hacienda Federal de fecha 27 de mayo de 2011 N° 206). Así, las empresas reciben libertad jurídica establecer un sistema interno de gestión de documentos.