Un esquema de flujo de trabajo claro, simple y, lo que es más importante, efectivo en una organización (ejemplos a continuación) es la base de cualquier negocio. Pero, como muestra la práctica, no todos los empleados entienden la necesidad de completar correctamente y mover los documentos a tiempo.
¿Cómo simplificar el flujo de trabajo y forzar a los subordinados?
Antes de determinar si necesita simplificar el flujo de trabajo en una organización en particular, debe comprender qué tipo de movimiento de documentos se usa en la empresa y dónde falla el trabajo.
Así, el flujo de documentos se realiza entre dos grupos de personas:
- empleados que producen información (jefe,)
- empleados que procesan datos entrantes (secretaria, logístico)
En consecuencia, todo el flujo de documentos se divide en:
- entrante
- interior
- extrovertida
Documentación entrante
Un verdadero ejemplo de un esquema de flujo de trabajo en una organización:
Organización del flujo de documentos internos
En este caso, estamos hablando del movimiento de documentos entre departamentos creados dentro de una misma empresa. Pueden ser órdenes, actos.
Cómo se ve un flujo de documentos bien organizado en este caso:
- El contratista redacta un documento y lo presenta para su aprobación.
- El gerente superior, luego de firmar el documento, lo pasa al jefe de la organización
- El jefe decide aprobar el documento y se lo pasa al secretario.
- El secretario, después de registrar el documento, lo transfiere nuevamente al albacea.
- A su vez, el ejecutor, después de ejecutar la decisión, envía lista de rendimiento al secretario que lo archiva en el caso
Documentación saliente
Para corriente saliente la documentación incluye información de gestión enviada fuera de la organización (respuestas a cartas entrantes, correo electrónico).
Un ejemplo de trabajo bien pensado de un esquema de flujo de trabajo en una organización:
- El contratista prepara el documento y lo presenta al supervisor inmediato para su aprobación.
- El jefe de departamento envía el documento acordado al jefe de la empresa
- A su vez, el gerente pasa el documento aprobado al empleado, quien lo registra y lo pasa al servicio de expedición.
Cálculo rápido del volumen de flujo de trabajo
En primer lugar, debe tenerse en cuenta que las reglas para calcular y analizar el volumen de flujo de trabajo se detallan en las "Reglas de trabajo de oficina", que fueron aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15/06/2009 No 477 (modificado el 07/09/2011).
En segundo lugar, debe comprender que dicho cálculo se puede realizar solo una vez al mes, es decir, una vez cada 3 meses, una vez cada seis meses y una vez al año. En cada organización en particular, el jefe con la ayuda de una orden interna resuelve este problema.
Al mismo tiempo, en todo caso, se toman como base para el cálculo los formularios de contabilidad y registro llenados por los empleados en el campo.
Entonces, una unidad de cuenta es:
- documento original
- una copia del documento, pero sólo si no hay original y una copia en singular. Todas las demás copias se cuentan por separado.
- documentos adjuntos a carta de presentación(contados todos juntos)
Las quejas y sugerencias se consideran por separado.
Entonces, para calcular rápidamente el volumen del flujo de trabajo, use la siguiente fórmula:
Flujo de trabajo total = a/a1 + b/b1 + c/c1, donde:
- a es el número de documentos recibidos, a1 es el número de copias de los documentos recibidos
- b – número de documentos enviados, b1 – número de copias de documentos enviados
- c – número de documentos internos, c1 – número de copias de documentos internos
Simplificación de la circulación de documentos
Si el problema de simplificar el flujo de trabajo es grave, elija una de las siguientes opciones:
- Traspaso del flujo de documentos en papel a electrónico. uno de los mas formas efectivas La simplificación del intercambio de información de gestión es la transición a la gestión electrónica de documentos. La información almacenada en una sola base de datos informática llega más rápido a los artistas, es más fácil tenerla en cuenta, encontrarla e imprimirla en papel.
- Centralización del flujo de documentos. Para excluir la ejecución de documentos duplicados, es necesario enviar todo el flujo de documentación a los empleados de la oficina central. Sin embargo, si hay sucursales remotas, los documentos salientes deben registrarse localmente.
- La formación del personal. Por supuesto, ni un solo esquema de flujo de trabajo bien diseñado en una organización comenzará a funcionar si los empleados u otros empleados involucrados en el movimiento de documentos no entienden lo que están haciendo. El cambio constante de personal tampoco beneficiará a la causa, por lo que es mejor gastar dinero en capacitar a los empleados antiguos que atraer constantemente a nuevas personas.
"Trampas" de la gestión de documentos electrónicos
Traducción documentos en papel en forma electrónica, no tanto un capricho de la cabeza como una necesidad que se encuentra hoy.
Sin embargo, para que el flujo de documentos en la organización inicie el movimiento virtual con éxito, es necesario:
- utilizar software moderno
- traducir archivos de papel en formato electrónico. Esto se puede hacer de forma independiente delegando la tarea a los empleados antiguos o con la ayuda de organizaciones especiales.
- sistematizar información electrónica paso a paso
Al mismo tiempo, se debe rechazar por completo el mantenimiento de documentos en papel en el momento en que la gestión de documentos electrónicos esté lista para funcionar.
Cumplimiento de las reglas para el movimiento de documentos
De acuerdo, es bastante desagradable ver cómo el esquema de flujo de trabajo más simplificado creado en un ejemplo de trabajo en una organización deja de funcionar nuevamente por alguna razón desconocida. Para evitar que esto suceda:
- redactar la posición principal y los documentos en la organización
- anotar los requisitos específicos para el llenado de cada documento
- rastrear por separado el trabajo de cada división o departamento para notar a tiempo cuál se está quedando atrás
- por incumplimiento de los plazos de presentación de documentos
Una digresión importante: si la empresa cumple con todos los artículos del Código Laboral de la Federación Rusa, entonces no será posible cobrar multas monetarias a los empleados.
Sin embargo, existe una salida alternativa: a la primera violación de la disposición sobre el flujo de documentos, el empleado está sujeto a acción disciplinaria(reprensión). En violación repetida– sanción financiera en forma de reducción o cancelación de pagos de bonificación (trimestral, anual).
Tal sistema acostumbrará rápidamente a los empleados a las nuevas reglas y el gerente se librará de problemas innecesarios.
Entonces, el flujo de trabajo es un ciclo completo de movimiento de documentos desde el momento en que se emiten () hasta el momento en que se completa la ejecución (envío).
El esquema de flujo de trabajo correcto en la organización asegura el procesamiento oportuno de las decisiones de gestión y el funcionamiento eficiente tanto de todos los departamentos como de la empresa en su conjunto.
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El proceso de intercambio de correspondencia es muy dinámico, aunque, a primera vista, el movimiento de un documento consiste únicamente en el hecho de que se transfiere de una institución a otra. Para un empleado que trabaja con información documental, es importante comprender este movimiento dentro de la organización.
Ruta del documento - ruta condicional que toma un documento en una institución (en una empresa, en una firma) desde el momento en que se crea (recibe) hasta que se completa la ejecución (envío).
Moviéndose a lo largo de la ruta, el documento tiene "paradas" durante las cuales se realizan ciertas operaciones de oficina con él. Esto no significa, sin embargo, que el mismo tipo de documento tenga la misma ruta. Considere lo más etapas generales pasando el documento.
- 1. Admisión. Hay tres formas de recibir un documento en una institución:
- 1) a través de canales de comunicación (correo, teletipo, Internet, etc.);
- 2) por mensajería;
- 3) del visitante personalmente.
Una vez recibidos en la institución, los documentos se someten a un procesamiento preliminar, que consiste en determinar la corrección de su entrega. Luego se abren todos los sobres, excepto los marcados como "Personalmente". Habiendo determinado la corrección y la integridad de los archivos adjuntos (en base a los detalles del documento, que ya se han mencionado), los documentos se someten a consideración. Los sobres se aplican al documento solo en los casos en que:
- la fecha del matasellos se considera prueba de la oportunidad (intempestiva) de recepción del documento por parte del destinatario;
- el documento es enviado organizaciones publicas ubicada en la institución. Por ejemplo, sobres dirigidos organización sindical, consejo académico, asociación hortícola, etc., solo pueden ser abiertos por empleados de estas organizaciones;
- el documento está marcado como "Personal" o "Confidencial", pero el sobre no.
En la parte inferior del documento a la derecha se adjunta (manualmente o con un sello) marca de admisión, fijando el hecho de su aceptación. La marca indica la fecha de recepción, el número de entrada asignado (índice) y, a veces, el nombre abreviado de la institución que recibió el documento. Por ejemplo:
Intellect-service LLC Fecha 01/03/2017 Ex. Nº 002
La fecha y la hora de recepción de los documentos recibidos por fax o correo electrónico se registran automáticamente.
A partir del momento en que se fija la fecha de recepción, el documento se considera obra de la institución y se transfiere a título oneroso.
2. Consideración - esta es una definición por parte de un especialista o gerente de la naturaleza de la ejecución de un documento.
El especialista puede determinar qué documentos enviar para su ejecución, sin pasar por el jefe (prácticamente, al menos el 10% de los documentos entrantes pueden transferirse inmediatamente para su ejecución a los departamentos relevantes de la institución, y en grandes empresas extranjeras el volumen de dichos documentos puede ser de hasta al 70%). Tales decisiones dependen no tanto de la información contenida en el texto, sino de las calificaciones del especialista y la claridad de la estructura de gestión de la institución.
Más común, especialmente en la práctica de gestión rusa, es la opción cuando la naturaleza de la ejecución la determina el jefe, y no el especialista, tomando una resolución sobre la forma entre la dirección y el texto. Si este espacio no es suficiente, entonces la resolución se puede ubicar en cualquier espacio libre en el membrete, a excepción de los márgenes y el propio texto.
La resolución indica a quién, qué, en qué plazo debe hacerse. Al final de la resolución se coloca la fecha y la firma, cuya decodificación no es necesaria. Por ejemplo:
profe. Alekseev L. L. Preparar un informe antes del 10.02.2016
05/01/2016 (firma)
El estándar no prevé dejar una regla, sin embargo, el gerente a menudo separa sus instrucciones de la firma con ella.
Según los estudios, leer la correspondencia entrante y determinar la naturaleza de la ejecución requiere entre un 12 % y un 30 % del tiempo de trabajo del gerente. A menudo, los líderes de grandes estructuras administrativas se ven obligados a leer hasta 300 páginas de texto al día, aunque pueden percibir prácticamente no más de 30 páginas. Esto explica el gran porcentaje de resoluciones formales, si un secretario-referente insuficientemente calificado envía toda la documentación recibida a consideración del titular.
3. Registro. Después de determinar la naturaleza de la ejecución, el documento debe registrarse si está sujeto a registro (algunos tipos de documentos, como folletos, tarjetas de invitación, programas de conferencias, cartas marcadas como "Personalmente", avisos y otros, no se aceptan para ser registrado).
El registro es el registro de datos breves sobre un documento en un medio tangible (en un diario, en una tarjeta o en la memoria de la computadora), que es necesario para garantizar la seguridad tanto del documento en sí como de la información contenida en su texto. El registro facilita la búsqueda, contabilidad y control del documento en el futuro. El estándar no especifica qué información sobre el documento debe reflejarse durante el registro. En la práctica, hay:
- el autor del documento;
- fecha e índice del documento entrante (saliente);
- fecha e índice asignado al documento al recibirlo;
- título ( resumen) documento;
- resolución;
- nota de ejecución;
- marca de control;
- una marca en la dirección del documento para el almacenamiento.
Se considera que el más conveniente y eficiente en términos de búsqueda, contabilidad y control es un sistema de tarjetas para registrar documentos, especialmente con una gran cantidad de flujo de documentos. Sin embargo, la forma de registro diario tiene una ventaja innegable sobre la tarjeta o el sistema informático: solo el diario permite garantizar la seguridad del documento. Asi que ciertos tipos documentos (documentos de educación, pasaportes civiles, libros de trabajo etc.) se registran solo en diarios, independientemente del volumen de flujo de trabajo.
El registro se lleva a cabo una sola vez, es decir, el documento no debe volver a registrarse, cayendo en una u otra unidad estructural.
4. Ejecución- recopilación y procesamiento de la información necesaria, redacción del texto del documento en el formulario, coordinación, firma, aprobación, preparación para el envío al destinatario.
Los principios para compilar el documento se discutieron anteriormente.
- 5. Gestión de casos. Una vez completada la ejecución, los documentos se archivan en casos. Caso: un conjunto de documentos colocados en una carpeta sobre una base determinada y de acuerdo con los requisitos establecidos. La formación de casos se puede llevar a cabo de acuerdo con las siguientes características:
- nombres de tipos de documentos (por ejemplo, correspondencia comercial, órdenes, actos, contratos);
- corresponsales (por ejemplo, correspondencia con alguna empresa);
- problemas (por ejemplo, el suministro de un grupo de productos, desarrollo del personal);
- regiones (por ejemplo, correspondencia con proveedores de la región de Kursk).
Con respecto al caso formado, se acostumbra cumplir con los siguientes requisitos:
- solo los documentos ejecutados se colocan en el archivo;
- los documentos relacionados con un tema deben estar en un archivo;
- los documentos originales se archivan en el expediente (en último recurso copias certificadas); no se archivan otras copias del documento, incluidos los borradores;
- documentación términos diferentes almacenamiento (por ejemplo, permanente y temporal) se forman en diferentes casos;
- se forman documentos de un año en el caso, con excepción de los casos que se transfieren a otro año;
- los documentos colocados en el expediente deben estar correctamente ejecutados, es decir tener todos los detalles necesarios;
- los documentos sujetos a devolución no deben ser archivados en el expediente;
- El caso no debe exceder las 250 páginas.
Dentro del estuche, los documentos se pueden ordenar en orden cronológico, por números o alfabéticamente, según cuál de los signos sea decisivo. Por lo tanto, es costumbre presentar la correspondencia comercial en el caso por fecha de recepción, recibos, por números, órdenes, por números y fechas, y apelaciones de ciudadanos, por la primera letra del apellido.
La formación correcta de casos no solo garantiza la seguridad de los documentos, sino que también contribuye a la pronta búsqueda de la información necesaria.
6. Enviando. Al enviar, se verifica el cumplimiento del documento completo con las recomendaciones de la norma. Si hay un enlace a la solicitud, debe verificar si los documentos indicados se adjuntan en su totalidad y en la cantidad de copias.
Inmediatamente antes del envío, se anotan en el formulario la fecha y el número de salida (índice). Todos los documentos enviados a la misma institución deben estar incluidos en un mismo sobre.
- 7. Control de ejecución- Asegurar la ejecución de los documentos sobre el fondo y en el plazo adecuado. La esencia de la ejecución está determinada por el texto y (o) la resolución del encabezado. Se establecen plazos:
- regulaciones(plazos estándar);
- institución autora (contenida en el texto del documento);
- resolución (determinada por el jefe).
En ausencia de todas estas opciones, el documento debe ejecutarse dentro de los 10 días.
Solo quien los fijó puede cambiar los plazos para la ejecución del documento, solo quien lo puso bajo control puede quitar el documento del control.
El control sobre la ejecución de los documentos comienza desde el momento de su registro y finaliza después de la finalización del trabajo especificado en el texto del documento y la resolución del encabezado.
El estándar proporciona apoyos "Marca de control" obligatorio para todos los documentos sujetos a control de ejecución. En el margen izquierdo de estos documentos, a la altura del encabezamiento del texto, la letra PARA.
El control de ejecución consiste en la verificación periódica del progreso de la ejecución. Con base en los resultados de la auditoría, se lleva a cabo un análisis del desempeño, que se pone en conocimiento del jefe. El grado de regularidad de las verificaciones puede ser diferente: por ejemplo, las tareas para los próximos meses del año en curso se verifican al menos una vez al mes y las tareas para el mes en curso, cada 10 días y 5 días antes de la fecha límite actual.
El control claro sobre la ejecución de los documentos, además, el control sobre la ejecución de las decisiones de gestión en general, juega un papel invaluable, contribuyendo a trabajo efectivo cualquier organización, empresa, empresa. El control debe ser realizado por un especialista altamente calificado, por ejemplo, un referente con educación superior.
Después de estudiar la ruta del documento, se pueden hacer recomendaciones en cuanto al nivel profesional y educativo requerido que necesita un empleado en una etapa u otra. Así, en las etapas de recepción, registro y envío de documentos, basta la calificación de secretario de oficina, en las etapas de consideración, ejecución y control del documento, se requiere la calificación de subsecretario o subgerente.
Cada flujo de documentos tiene una ruta de movimiento bastante constante, que depende directamente de la estructura y el contenido de los documentos, el grado de regulación de las funciones de los gerentes y las divisiones estructurales, la distribución de funciones entre los gerentes y la tecnología adoptada en la institución para trabajar. con documentos
Las rutas de tráfico estereotipadas son inherentes a los documentos entrantes, lo que está determinado por su direccionamiento.
Los documentos entrantes forman tres direcciones de movimiento: la gestión de la empresa, la gestión de las divisiones estructurales y directamente a los especialistas. La relación de estos flujos no es rítmica: la mayoría de los documentos van a parar a la dirección, que por un lado tiene sobrecarga de información, y por otro lado recibe una voluminosa cantidad de información que no es de su competencia, deberes funcionales y áreas de actividad, no su nivel. En este caso, esperar a que la gerencia verifique los documentos es una pérdida de tiempo y alarga el camino del documento al ejecutor.
La ruta de movimiento de los documentos entrantes también depende de la tecnología para trabajar con documentos instalada en la institución. Por ejemplo, el proceso de registro se divide en dos etapas: ingresar datos sobre el documento recibido en los formularios de registro antes de que sea considerado por la gerencia y complementar estos datos con permiso, plazos, instrucciones para la ejecución y otros después de la consideración del jefe. Así, el proceso de registro de documentos aumenta el tiempo de movimiento del documento desde la recepción hasta el ejecutor. Si en una empresa es costumbre registrar documentos repetidamente, a nivel de divisiones estructurales, entonces la pérdida de tiempo por paradas irrazonables en el movimiento del documento es más notoria.
El flujo de documentos salientes, por regla general, pasa por toda la estructura de gestión. Tanto los documentos informativos como los de iniciativa son elaborados por especialistas en divisiones estructurales. La ruta de circulación de estos documentos depende del número de etapas de aprobación, aprobación y firma de documentos, así como de la tecnología adoptada para la reimpresión del texto, registro y envío de documentos.
Las más desordenadas son las vías de circulación de los documentos internos. Además, en este fluir, el movimiento documentos administrativos, por regla general, se ordena, y la preparación de todos los demás documentos no tiene rutas reguladas y conlleva una gran pérdida de tiempo para el paso de los documentos.
El servicio de gestión de registros puede desarrollar las rutas más apropiadas y óptimas para el movimiento de flujos de documentos, basándose en datos que caracterizan los flujos de documentos.
El flujo de documentos como movimiento debe distinguirse del volumen de flujo de documentos, que se expresa por el número total de documentos recibidos por la empresa y creados en ella durante un período determinado. En el alcance del flujo de trabajo, es necesario tener en cuenta todos los documentos entrantes, salientes e internos, así como todas las copias realizadas por medio de la impresión operativa y equipos de oficina.
La ruta de movimiento - la dirección del movimiento de documentos, etapas e instancias del movimiento de documentos. Cada flujo de documentos tiene una ruta de movimiento bastante estable, que depende de la composición y contenido de los documentos, el grado de regulación de las funciones de los gerentes y unidades estructurales, la distribución de responsabilidades entre los gerentes y la tecnología adoptada en la organización para trabajar con documentos. Las rutas de tráfico estereotipadas son características de los documentos entrantes, lo que está determinado por su direccionamiento. Los documentos entrantes forman tres direcciones de movimiento: la gestión de la organización, la gestión de las divisiones estructurales, directamente a los especialistas. La proporción de estos flujos es desigual: la mayor parte de los documentos va a la dirección, que, por un lado, experimenta una sobrecarga de información y, por otro lado, recibe una cantidad significativa de información que no corresponde a su competencia. áreas de actividad y deberes funcionales, no su nivel. Esperar a que los documentos sean revisados por la gerencia es una pérdida de tiempo, alarga el camino del documento al albacea. La ruta de movimiento de los documentos entrantes también depende de la tecnología de trabajo con documentos adoptada en la institución. Por ejemplo, el proceso de registro se divide en dos etapas: ingresar los datos del documento recibido en los formularios de registro antes de que sea considerado por la gerencia y complementar estos datos con una resolución, plazos, instrucciones para la ejecución y otros después de la consideración del titular. . Por lo tanto, la tecnología de registro de documentos aumenta el tiempo de movimiento del documento desde la recepción hasta el ejecutor. Si es habitual que una organización registre documentos repetidamente, p. a nivel de unidades estructurales, entonces la pérdida de tiempo por paradas irracionales en el movimiento del documento es aún más notoria. El flujo de documentos salientes, por regla general, impregna toda la estructura de gestión. Tanto proactivo como documentos de información formar especialistas en divisiones estructurales. La ruta de movimiento de estos documentos depende de la cantidad de instancias de aprobación, aprobación y firma de documentos, así como de la tecnología aceptada para la reimpresión del texto, registro y envío de documentos. Las menos reguladas son las rutas de circulación de los documentos internos. Además, en este flujo, el movimiento de documentos administrativos, por regla general, se agiliza, y la preparación de todos los demás documentos no tiene rutas reguladas y conlleva la pérdida de tiempo más significativa para el paso de documentos. Basándose en los datos que caracterizan los flujos de documentos, el servicio DOE puede desarrollar las rutas óptimas más apropiadas para el movimiento de los flujos de documentos. Descripción del itinerario documento interno, por regla general, se ve así: desarrollo de un borrador de documento - aprobación del documento - revisión del documento - envío (o archivo) del documento. Además, las etapas “Acuerdo del documento” y “Revisión del documento” pueden repetirse hasta eliminar todos los comentarios. Para formalizar dichas rutas, cualquier fondos disponibles- todo debe estar determinado por el principio de suficiencia para la solución del problema. La opción más sencilla es desarrollar diagramas de flujo de documentos en forma de diagramas de flujo gráficos convencionales. Cada empresa puede desarrollar su propio método de visualización o tomarlo prestado de una empresa que presta servicios para la implementación del EDMS, lo principal es que los esquemas sean comprensibles para los empleados de la empresa y permitan configurar aún más el sistema. Es gracias a la SED que se reduce la correspondencia en papel. Úselo para crear y editar documentos. editores de texto, como Word 2007. Los documentos se crean en función de formularios estándar, ingresado previamente en la memoria de la computadora y que contiene plantillas. Transferencia de documentos a en formato electrónico llevado a cabo en una red local de computadoras, documentos entrantes y salientes - usando Correo electrónico e Internet. Se ingresa una entrada sobre los documentos entrantes y salientes en la tarjeta de registro y se ingresa una vez. Al registrar un documento entrante, complete los siguientes campos: fecha de recepción del documento; número de registro; el nombre del departamento que recibió el documento; corresponsal; fecha del documento; Número del Documento; el número de hojas del documento; número de hojas de solicitud; tipo de documento y resumen. Al registrar documentos salientes: el nombre del departamento que preparó el documento; número saliente; la fecha; destino; ejecutor; fecha clave (si se espera una respuesta); número de caso. El control de ejecución lo realiza el servicio DOW. La declaración para el control se produce automáticamente al completar el campo "Fecha de vencimiento" en la tarjeta de registro. La marca de control se coloca en la esquina superior izquierda. Todos los documentos están sujetos a control. Los documentos se almacenan en la computadora en forma de archivos almacenados en el disco duro. Los archivos se ordenan en carpetas. El nombre de la carpeta comienza con el tipo de documento, seguido de notas sobre la autoría, la pregunta, el corresponsal y el período para el que se agrupan los documentos. El período de retención depende del valor de la información contenida en los archivos. Los documentos se almacenan en archivo electrónico, donde se envían inmediatamente después de la finalización del trabajo con ellos en el trabajo de oficina. Esto garantiza la seguridad del documento, búsqueda rápida y acceso distribuido a documentos usando una red local o acceso remoto.