Jedným z hlavných cieľov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov inštitúcie. Na jej základe je duchovná služba povinná v priebehu niekoľkých minút odpovedať na dva typy otázok:
Kto, kde, v akej fáze práce je nejaký dokument;
V ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike.
Na zodpovedanie takýchto otázok musí systém vyhľadávania informácií pokrývať celú škálu dokumentov inštitúcie.
Vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je najdôležitejšou úlohou služby riadenia kancelárie. A v prvom rade, na vykonanie tejto konkrétnej úlohy sú všetky údaje o dokumentoch zaznamenané v registračných formulároch.
Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať ako v tradičnej forme pomocou referenčných súborov, tak aj v automatizovanom režime.
Referenčný súbor pozostáva z registračných kariet. Pre kartotéku je potrebná dlhá škatuľa alebo niekoľko škatúľ, pretože karty sa na rozdiel od časového kontrolného súboru hromadia počas celého roka.
Oddeľovače v referenčnom súbore sú zvyčajne názvy štrukturálnych divízií (ak existujú) alebo oblastí činnosti v inštitúcii. V rámci týchto sekcií je vhodnejšie umiestniť karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo záležitostí činnosti (tovar, produkty atď.). Samostatne sa vedie spis pre odvolania občanov (návrhy, vyjadrenia, sťažnosti). Je zostavený abecedne podľa mien autorov výziev. Je tiež žiaduce mať samostatnú kartotéku pre legislatívne a regulačné dokumenty, ktorá je tvorená podľa tematického princípu. Pre vyhotovené a nevykonané dokumenty sa často uchovávajú samostatné kartotéky.
Počet súborov nie je obmedzený. Môžu byť postavené podľa akéhokoľvek ukazovateľa zapísaného v registračnej karte. o zmiešaná forma organizácia kartoték kancelárskych pracovných kariet môže byť udržiavaná v kancelárii a na oddeleniach. V prevádzkovej prevádzke sú kartotéky za aktuálny a minulý rok. Celková doba uchovávania kariet je tri roky. V kartotéke legislatívnych, regulačných a administratívnych dokumentov zostávajú karty, kým nie sú dokumenty nahradené novými.
Vo všeobecnosti pred implementáciou počítačová technológia v oblasti riadenia, informácií a referenčná práca podľa dokumentov organizácie išlo o slabú oblasť pre prácu duchovných služieb.
Možnosti informačných a referenčných služieb sa výrazne rozšírili zavedením automatizovaného registračného systému.
Moderné systémy na správu databáz vám umožňujú vyhľadať akúkoľvek kombináciu údajov na evidenčnej karte dokumentu.
Pomoc môže byť poskytnutá:
Autor: konkrétny dokument: kde je; prípravná fáza; výsledok vykonania; skladovanie.
Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.
Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto;
Ak chcete vyhľadať dokument alebo skupinu dokumentov, môžete zadať nasledujúce podrobnosti:
prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty(vyhľadávanie je možné vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);
Typ dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);
Približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo pre interné - podpísanie dokumentu, od a do);
Región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);
Organizácia (korešpondent / adresát);
Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.
Hľadanie dokumentov je možné vykonať na nevykonaných dokumentoch, vyhotovených dokumentoch (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia vo veci), na celej prevádzkovej databáze (dokumenty aktuálneho obchodného roka) a v prípade potreby aj na archívna databáza (dokumenty predchádzajúcich rokov).
Pri vystavení informácií o konkrétnom doklade sa registračný formulár zobrazí na obrazovke a v prípade potreby sa vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.
Výsledkom hľadania nevykonanej listiny je informácia o tom, ktorý exekútor listinu momentálne má. Ak už bol dokument spracovaný, na obrazovke sa zobrazia informácie, v takom prípade tento dokument.
Výrazne rozšíri možnosti vyhľadávania plnotextových databáz o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade sa k evidenčnej karte k dokumentu automaticky pripojí súbor s textom samotného dokumentu (prijatý - prijatý do e-mail, fax, alebo zadané skenovaním a následným rozpoznaním papierového dokumentu, odchádzajúceho alebo interného - pripraveného s textový editor, tabuľkový procesor atď.).
Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov zapísaných na karte dokladu, ale aj podľa obsahu dokladu, t.j. hľadať dokumenty, v ktorých texte sú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s nákupom papiera od spoločnosti Voskhod, hľadáme slová „papier“ a „Voskhod“.
Počítačové technológie umožnili mnohonásobne skrátiť čas hľadania potrebných informácií na dokumentoch a samotných dokumentoch, čo výrazne ovplyvnilo kvalitu prijímaných manažérskych rozhodnutí a textu vytváraných dokumentov.
Kontrolné otázky
1. Aký význam má informačná a referenčná práca pri organizácii dokumentačnej podpory riadiacich činností?
2. Ako súvisí informačná a referenčná práca s registráciou dokumentov?
3. Akými formami možno organizovať informačnú a referenčnú prácu v inštitúcii?
4. Vymenujte najtypickejšie typy žiadostí o dokumenty.
5. Ako sa zostavuje informačná a referenčná kartotéka v tradičnej forme, jej oddeľovače?
6. Aká je výhoda vykonávania informačnej a referenčnej práce v automatizovanom režime?
7. Na aké údaje o dokumente možno odkazovať v automatizovanom režime?
Kuznecovová T.V., Sankina L.V., Byková T.A. a kol Paperwork (Organizácia a technológia dokumentárnej podpory manažmentu): Učebnica pre vysoké školystiahnuť (3143 kb.)
Dostupné súbory (1):
| n1.doc | 3143 kb. | 08.07.2012 01:05 | Stiahnuť ▼ |
- Pozri tiež:
- Kuznecovová T.V. (ed.), Sankina L.V., Byková T.A. atď. Kancelárske práce. Organizácia a technológia podpory dokumentácie pre manažment (Document)
- Kuznecovová T.V., Sankina L.V., Byková T.A. atď. Kancelárska práca (Organizácia a technológie podpory správy dokumentov) (Dokument)
- Siganová T.V. Kancelárska práca a tok dokumentov (dokument)
- Yekhlakov Yu.P. Metódy a technológie na dokumentovanie manažérskych rozhodnutí (Dokument)
- Kuznecovová T.V. Kancelárska práca (dokumentárna podpora manažmentu) (dokument)
- Saak A.E., Pakhomov E.V., Tyushnyakov V.N. Manažérske informačné technológie (dokument)
- Saak A.E., Pakhomov E.V. atď. Manažérske informačné technológie (dokument)
- Arlyapova E.V. Dokumentačná podpora manažmentu v sociálno-kultúrnej službe a cestovnom ruchu (Dokument)
- Zotov V.B., Makasheva Z.M. Systém samosprávy (dokument)
- Mishin V.M. Štúdia o riadiacich systémoch (dokument)
- Vzdelávacie plagáty - Organizácia pre elektrickú bezpečnosť (dokument)
- Grecul. Návrh informačných systémov (dokument)
n1.doc
11. Informačná a referenčná práca na dokumentoch
Jedným z hlavných cieľov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov inštitúcie. Na jej základe je duchovná služba povinná v priebehu niekoľkých minút odpovedať na dva typy otázok:Kto, kde, v akej fáze práce je nejaký dokument;
V ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike.
Na zodpovedanie takýchto otázok musí systém vyhľadávania informácií pokrývať celú škálu dokumentov inštitúcie.
Vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je najdôležitejšou úlohou služby riadenia kancelárie. A v prvom rade, na vykonanie tejto konkrétnej úlohy sú všetky údaje o dokumentoch zaznamenané v registračných formulároch.
Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať ako v tradičnej forme pomocou referenčných súborov, tak aj v automatizovanom režime.
Referenčný súbor pozostáva z registračných kariet. Pre kartotéku je potrebná dlhá škatuľa alebo niekoľko škatúľ, pretože karty sa na rozdiel od časového kontrolného súboru hromadia počas celého roka.
Oddeľovače v referenčnom súbore sú zvyčajne názvy štrukturálnych divízií (ak existujú) alebo oblastí činnosti v inštitúcii. V rámci týchto sekcií je vhodnejšie umiestniť karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo otázok činnosti (tovar, produkty atď.). Samostatne sa vedie spis pre odvolania občanov (návrhy, vyjadrenia, sťažnosti). Je zostavený abecedne podľa mien autorov výziev. Je tiež žiaduce mať samostatnú kartotéku pre legislatívne a regulačné dokumenty, ktorá je tvorená podľa tematického princípu. Pre vyhotovené a nevykonané dokumenty sa často uchovávajú samostatné kartotéky.
Počet súborov nie je obmedzený. Môžu byť postavené podľa akéhokoľvek ukazovateľa zapísaného v registračnej karte. Vďaka zmiešanej forme organizácie kancelárskej práce je možné udržiavať kartotéky v kancelárii a na oddeleniach. V prevádzkovej prevádzke sú kartotéky za aktuálny a minulý rok. Všeobecný termín pamäťové karty - tri roky. V kartotéke legislatívnych, regulačných a administratívnych dokumentov zostávajú karty, kým nie sú dokumenty nahradené novými.
Vo všeobecnosti pred zavedením výpočtovej techniky v oblasti riadenia bola informačná a referenčná práca na dokumentoch organizácie slabou oblasťou práce kancelárskych služieb.
Možnosti informačných a referenčných služieb sa výrazne rozšírili zavedením automatizovaného registračného systému.
Moderné systémy na správu databáz vám umožňujú vyhľadať akúkoľvek kombináciu údajov na evidenčnej karte dokumentu.
Pomoc môže byť poskytnutá:
Podľa konkrétneho dokumentu: kde sa nachádza; prípravná fáza; výsledok vykonania; skladovanie.
Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.
Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto;
Ak chcete vyhľadať dokument alebo skupinu dokumentov, môžete zadať nasledujúce podrobnosti:
Prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty (vyhľadávanie je možné vykonávať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);
Typ dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);
Približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo pre interné - podpísanie dokumentu, od a do);
Región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);
Organizácia (korešpondent / adresát);
Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.
Hľadanie dokumentov je možné vykonať na nevykonaných dokumentoch, vyhotovených dokumentoch (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia vo veci), na celej prevádzkovej databáze (dokumenty aktuálneho obchodného roka) a v prípade potreby aj na archívna databáza (dokumenty predchádzajúcich rokov).
Pri vystavení informácií o konkrétnom doklade sa registračný formulár zobrazí na obrazovke a v prípade potreby sa vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.
Výsledkom hľadania nevykonanej listiny je informácia o tom, ktorý exekútor listinu momentálne má. Ak už bol dokument spracovaný, na obrazovke sa zobrazí informácia, v ktorom prípade sa tento dokument nachádza.
Výrazne rozšíri možnosti vyhľadávania plnotextových databáz o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade je k registračnej karte k dokumentu automaticky priložený súbor s textom samotného dokumentu (prijatý – prijatý e-mailom, faxom alebo zadaný skenovaním a následným rozpoznaním papierový dokument, odchádzajúce alebo interné - pripravené pomocou textového editora, tabuľkového procesora atď.).
Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov zapísaných na karte dokladu, ale aj podľa obsahu dokladu, t.j. hľadať dokumenty, v ktorých texte sú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s nákupom papiera od spoločnosti Voskhod, hľadáme slová „papier“ a „Voskhod“.
Počítačové technológie umožnili mnohonásobne skrátiť čas hľadania potrebných informácií o dokumentoch a samotných dokumentoch, čo výrazne ovplyvnilo kvalitu prijímaných manažérskych rozhodnutí a textu vytváraných dokumentov.
Kontrolné otázky
1. Aký význam má informačná a referenčná práca pri organizácii dokumentačnej podpory riadiacich činností?
2. Ako súvisí informačná a referenčná práca s registráciou dokumentov?
3. Akými formami možno organizovať informačnú a referenčnú prácu v inštitúcii?
4. Vymenujte najtypickejšie typy žiadostí o dokumenty.
5. Ako sa zostavuje informačná a referenčná kartotéka v tradičnej forme, jej oddeľovače?
6. Aká je výhoda vykonávania informačnej a referenčnej práce v automatizovanom režime?
7. Na aké údaje o dokumente možno odkazovať v automatizovanom režime?
12. Kontrola vykonávania dokumentov
12.1. Význam a typy ovládania
Kontrola vykonávania úloh je jednou z riadiacich funkcií. Účelom kontroly je zabezpečiť včasné a kvalitné vykonávanie pokynov a riešenie problémov. Je možné vyčleniť kontrolu podľa podstaty riešenia problému a kontrolu nad načasovaním úlohy.vecnú kontrolu- ide o hodnotenie správnosti, úspešnosti, úplnosti problém vyriešený. Kontrolu podstaty plnenia úlohy, riešenie problému vykonáva vedúci (inštitúcie alebo oddelenia) alebo osobitne poverená osoba. Zodpovednosť za správne a včasné vyriešenie problémov uvedených v dokumentoch nesú vedúci štrukturálnych jednotiek a zamestnanci, ktorí sú poverení vyhotovením dokumentu. Dodávateľ je spravidla uvedený v uznesení vedúceho na dokumente alebo je určený v súlade s rozdelením zodpovedností v organizácii (firme). Ak je v uznesení prednostu uvedených viacero vykonávateľov, zodpovedá za vyhotovenie listiny ten, kto je v uznesení uvedený ako prvý a podľa toho organizuje jej vyhotovenie.
Kontrola termínov vyhotovenia dokumentov má na starosti službu dokumentačnej podpory manažmentu a v malej firme sekretárku. V Štátny systém dokumentačná podpora manažmentu uvádza, že „Kontrola vykonávania zahŕňa uvedenie pod kontrolu, kontrolu včasného doručenia dokladu zhotoviteľovi, predbežnú kontrolu a reguláciu priebehu výkonu, účtovanie a sumarizáciu výsledkov sledovania vyhotovenia dokladov, informovanie vedúceho zamestnanca. Organizácia kontroly vykonávania by mala zabezpečiť včasné a kvalitné vyhotovenie dokumentov.
* Štát systém manažérskej dokumentácie. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991, s. 47-48.
Technológiu na sledovanie načasovania vykonávania dokumentov možno rozdeliť do nasledujúcich postupov:
Fixácia všetkých dokumentov, pokynov, pokynov, úloh manažmentu pod kontrolou (vykonávané počas procesu registrácie);
Kontrola včasného doručenia dokladu zhotoviteľovi;
Oprava údajov na kontrolovaných dokladoch pri zmene termínov vyhotovenia, prenos dokladu od zhotoviteľa k zhotoviteľovi, od divízie k divízii (vyplnenie časti „Postup realizácie“);
Upozorňovanie exekútorov a vedúcich oddelení na prítomnosť nesplnených dokumentov a pokynov;
Informovanie manažérov (oddielov a organizácií) o stave a priebehu vybavovania dokumentov;
Zadávanie údajov o vyhotovení dokumentov;
Analýza stavu vecí a úrovne výkonnej disciplíny v organizácii ako celku, podľa štrukturálnych divízií, špecialistov, typov dokumentov a iných aspektov.
Vzhľadom na to, že výkonnostná disciplína u nás ešte nie je na správnej úrovni, je potrebné dostať pod kontrolu všetky dokumenty vyžadujúce manažérske rozhodnutie alebo vykonanie akýchkoľvek úkonov, prípravu odpovede či iného dokumentu. Pri administratívnych dokumentoch, napríklad príkazoch, sú predmetom kontroly rozhodnutia v nich obsiahnuté. V súlade s tým je každá položka, každá úloha alebo pokyn obsiahnutý v administratívnom dokumente pod kontrolou.
Lehoty na vyhotovenie listín môže zákon určiť napríklad pri vybavovaní odvolaní občanov.
V dokumentoch prijatých od vyšších organizácií a obsahujúcich nejaký druh úlohy je zvyčajne uvedený termín. V administratívne dokumenty a rozhodnutiach kolegiálnych orgánov, lehota je uvedená pri každom bode. Na písomnostiach, ktoré kontroluje prednosta, je lehota na ich vyhotovenie uvedená v uznesení. Na vyriešenie opakujúcich sa problémov v inštitúcii by sa mali stanoviť štandardné lehoty na vyhotovenie takýchto dokumentov a mali by sa zohľadniť v pokynoch.
V prílohe „Systému správy štátnej dokumentácie“ je uvedený zoznam typických lehôt na vyhotovenie dokumentov, ktoré je potrebné použiť pri zostavovaní pokynov pre kancelársku prácu konkrétnej inštitúcie.
Pre dokumenty obsahujúce komplexnú úlohu je možné nastaviť dlhé termíny (niekoľko mesiacov, šesť mesiacov, rok). V tomto prípade je potrebné rozdeliť zákazku na etapy a kontrolovať realizáciu úlohy po etapách.
V termínovej kontrole možno rozlíšiť kontrolu prúdu, preventívnu a konečnú kontrolu.
Hlavnými typmi kontroly sú prúdová a preventívna kontrola.
Pod prúd kontrola rozumie každodenná príprava informácií o dokumentoch, ktorej lehota uplynie dnes. Priebežná kontrola sa vykonáva každodennou kontrolou priebehu dokumentu a upozornením vykonávateľa na uplynutie termínu a potrebu dokončiť prácu na dokumente. Zodpovedný za monitorovanie vykonávania (v malej spoločnosti - sekretárka) denne, spravidla na začiatku pracovného dňa, identifikovať a zostaviť zoznam dokumentov, ktorých lehota uplynie dnes.
Súčasná kontrola pomáha plánovať prácu na deň. Okamžite ukazuje, aké záležitosti treba dnes dokončiť (vyriešenie problému na porade, podpísanie dokumentu, odoslanie faxu atď.). Preto je kontrola nad načasovaním vyhotovenia dokumentov funkciou, ktorá je nevyhnutne zabezpečená v popis práce hlavný tajomník. Tajomník každý deň identifikáciou dokumentov, ktorých platnosť sa končí, zisťuje možnosť včasného vyriešenia problému av prípade nedodržania lehôt o tom informuje vedúceho.
Počas preventívne kontrola, zostavujú sa súhrny a upozorňujú exekútori na dokumenty, ktorých lehota na vyhotovenie uplynie o 2-3 dni. Zamestnanec má ešte čas na vyriešenie problému.
Veľmi dôležitá je forma kontroly. Len orientácia kontroly na pomoc zamestnancom pri organizovaní práce a nie na zisťovanie nedostatkov, chuť pomáhať, pripomínať a nie usvedčovať, môže zabezpečiť najväčšiu efektivitu kontrolnej služby.
Systematická kontrola vykonania, zručne a správne vykonaná zamestnancom, ktorý taktne pripomína, že dokument je potrebný včas, že prosperita spoločnosti závisí od včasného riešenia problému atď., zdôrazňuje potrebu tohto zamestnanca a jeho práca. Kartotéka uzávierok navyše pomáha pri plánovaní pracovného dňa manažéra, pretože odráža všetky aktivity a úlohy k danému dátumu.
Ak sa po prijatí dokumentu alebo počas vyhotovenia dokumentu dodávateľom ukáže, že ho nie je možné vykonať včas, oznámi sa to vedúcemu oddelenia (vedúci, ktorého uznesenie je na dokument alebo kto zadal úlohu zhotoviteľovi), ktorý má právo odložiť vyhotovenie dokumentu. Ak vedúci lehotu predĺži, zapisovateľ sa podľa jeho pokynov zapíše do registračnej karty nový termín exekúcie.
Otázka odkladu vyhotovenia dokumentu musí byť vznesená najneskôr deň pred uplynutím kľúčového dátumu. Posun termínu spätné datovanie v automatizovaných systémoch nie je povolený a v zásade nie je možný.
Pri dokumentoch s dlhou (niekoľkomesačnou) lehotou vyhotovenia, napríklad zmluvy, je možné medzistupne vyhotovenia kontrolovať zadaním informácií o priebehu vyhotovenia do poľa „Postup vyhotovenia“ na evidenčnej karte dokumentu.
Riešenie problematiky si často vyžaduje dôslednú prácu na dokumente viacerými interpretmi alebo koordináciu dokumentu s viacerými oddeleniami. Napríklad musí byť skoordinovaný návrh zmluvy právna služba, s účtovníctvom atď. V týchto prípadoch by sa malo kontrolovať trvanie dokumentu u každého výkonného umelca. Pri prevode dokumentu musí byť skutočnosť prevodu zaznamenaná. Registráciu zvyčajne vykonáva tajomník jednotky, ktorá dokument prenáša. Pohyb dokumentu a dátumy jeho prevodu sú uvedené v časti registračnej karty „Pohyb dokumentu“.
Keď sa objavia dokumenty s uplynutou lehotou, ich zoznam sa vytlačí v ten istý deň a nahlási sa vedúcemu.
Ak právo na. evidenciu dokumentov je možné poskytnúť širokému okruhu zamestnancov, zmeny na registračnej karte potom spravidla vykonáva len jeden zodpovedný pracovník, tajomník referent alebo vedúci úradu.
Odstránenie dokumentu z kontroly sa vykonáva až po úplnom vykonaní dokumentu: vykonanie uznesenia vedúceho, príprava dokumentu odpovede, prijatie odpovede na odchádzajúci dokument a iné doložené potvrdenie o skutočnosti vykonania. Výsledok vyhotovenia dokladu musí byť zaznamenaný v evidenčnom preukaze. Napríklad: bola odoslaná pozvánka, podpísaná zmluva, odoslaný list so špecifikáciou produktu atď.
Evidenčný lístok obsahuje aj údaj o dátume vyhotovenia listiny a uvádza číslo veci podľa nomenklatúry, v ktorej je vyhotovená listina uložená.
TO finálny kontrola patrí analytická práca zovšeobecňovať výkonovú disciplínu a výsledky práce zamestnancov útvaru alebo organizácie ako celku. Záverečnú kontrolu vykonávajú zamestnanci (servis) zodpovední za sledovanie realizácie, prípadne tajomník spoločnosti v stanovenej frekvencii (týždenne, mesačne, štvrťročne). V skutočnosti ide o analytické zovšeobecnenie pracovného toku, výkonnostnej disciplíny v organizácii (firme) a jej štrukturálne členenia poskytuje predstavu o organizácii ako celku. Výsledky následnej kontroly sa premietajú do konečných kvantitatívnych a zoznamových prehľadov stavu plnenia úloh, t. j. kontrolovaných dokumentov. Záverečná kontrola v povinnej kombinácii s preventívnou kontrolou je prostriedkom na zabezpečenie riešenia výrobných a obchodných problémov a zároveň stimulačným faktorom pri zlepšovaní disciplíny zamestnancov.
Formou kontroly je pravidelné zostavovanie súhrnných správ o dokladoch organizácie (firmy). To umožňuje manažmentu vedieť, čo ten alebo ten zamestnanec (oddelenie) robí a ako sa veci vyvíjajú v konkrétnej oblasti činnosti (riešenie konkrétneho problému).
Formulár kontrolného výkazu
Takáto tabuľka je základom pre konečnú kontrolu.
Otázka 8. Organizácia referenčnej a informačnej práce
Podmienkou úspešného fungovania služby DOE v oblasti informačnej a referenčnej práce je vytvorenie referenčného súboru ( pomocna lavica), v ktorom sú registračné karty usporiadané podľa určitého systému (pozri odpoveď na otázku 54, s. 159).
Úlohou referenčného aparátu v kancelárskej práci je kedykoľvek odpovedať na dve otázky: prvá je, v ktorom oddelení, ktorý z výkonných umelcov a v akom štádiu vyhotovenia je požadovaný dokument, druhá je, v ktorom dokumente (v ktorých dokumentoch ) existujú špecifické informácie o požadovanom probléme .
Informačné a referenčné práce je možné budovať ako tradične pomocou referenčných kariet, tak aj v automatizovanom režime. Pozrime sa stručne na oba prístupy.
Referenčné spisy pri centralizácii evidenčných a referenčných operácií sa nachádzajú na úrade a kontrolnej skupine. Pri decentralizovaných prevádzkach sú kartotéky umiestnené v štrukturálnych divíziách organizácie.
Karty sú zoskupené v súbore kariet podľa funkcií, ktoré sú úplne závislé od obsahu, požiadaviek, ktoré je potrebné uspokojiť s jeho pomocou.
Referenčný súbor je rozdelený na dve časti: prvá obsahuje karty pre nesplnené dokumenty, druhá - pre vykonané.
Keď sú karty vykonávané, karty zo sekcií prvej časti kartotéky sa presúvajú do zodpovedajúcej sekcie< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.
Referenčné karty prenesené do archívu spolu s vyplnenými papiermi a dokumentmi.
Možnosti informačných a referenčných služieb sa zavedením automatizovaného systému evidencie dokumentov výrazne rozšírili. Automatizovaný systém vám umožňuje nájsť referencie pre akúkoľvek kombináciu údajov zahrnutých v evidenčnej karte dokumentu.
Vyhľadanie informácií o konkrétnom dokumente je možné vykonať na nevykonaných vyhotovených dokumentoch, na celej prevádzkovej databáze aktuálneho roka, v prípade potreby aj na dokumentoch z minulých rokov (archívna databáza).
Ak je potrebné získať informácie o konkrétnom dokumente, príslušný registračný formulár sa zobrazí na obrazovke a následne vytlačí. Výsledky vyhľadávania informácií o skupine dokumentov sú zobrazené v tabuľkovej forme a v prípade potreby je možné ich vytlačiť.
Informácia o nevykonanom dokumente, resp. o vykonanom dokumente ukazuje, ktorý exekútor dokument má, resp. v akom prípade je tento dokument uložený.
V súčasnosti sa čoraz viac rozširujú fulltextové vyhľadávacie systémy pre potrebné informácie. Pre tieto účely sa k registračnej karte k dokumentu prikladá súbor s textom samotného dokumentu. Takéto systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov evidenčného preukazu, ale aj podľa obsahu samotného dokladu – tento doklad vyhľadajte podľa Kľúčové slová alebo frázy.
Využitie výpočtovej techniky zrýchľuje pracovný tok, zvyšuje výkonnú disciplínu zamestnancov a skvalitňuje riadenie organizácie ako celku.
Strana 15 zo 16
A informačná a referenčná práca na dokumentoch.
Základ informačnej a referenčnej práce na dokumentoch je databáza vytvorená v procese zadávania došlých, odoslaných a interných dokumentov do PC.
Moderné DBMS (systémy správy databáz) vám umožňujú klásť otázky a podľa toho dostávať odpovede na akúkoľvek kombináciu údajov uvedených na karte na evidenciu dokumentov.
Podobne sa vykonáva vyhľadávanie samotných dokumentov. Vyhľadávanie je možné na ľubovoľnom znaku (pole) vyplnenom v registračnej karte. Spravidla sú to číslo došlého dokladu, dátum prijatia dokladu, druh dokladu, korešpondent, územie, vykonávateľ dokladu, číslo odchádzajúceho dokladu, dátum odoslania dokladu a pod. Zodpovedajúce hodnoty polí sa zadávajú buď z klávesnice, alebo sa pre klasifikované hodnoty vyberajú z príslušného zoznamu (typ dokumentu, interpret atď.). Pomoc môže byť poskytnutá:
1. Podľa konkrétneho dokumentu: kde (kto) sa nachádza; štádium vykonávania (prípravy); výsledok vykonania; miesto uloženia (pre vyhotovené dokumenty).
2. Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.
4. Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto.
Pri vyhľadávaní konkrétnych dokumentov alebo skupiny dokumentov je možné uviesť nasledujúce podrobnosti:
1) prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty (vyhľadávanie možno vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);
2) druh dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);
3) približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu alebo z jedného čísla na druhé);
4) región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);
5) organizácia (korešpondent/adresát);
Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.
Podmienky vyhľadávania sú tvorené kombináciou vyplnených polí karty, podobne ako pri registračnej karte, t.j. pri vyplnení viacerých polí sa nájdu dokumenty vyhovujúce všetkým zadaným parametrom.
Hľadanie dokumentov je možné vykonávať na nevykonaných, vykonaných dokumentoch (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia vo veci), na celej prevádzkovej databáze (dokumenty aktuálneho evidenčného roku) a v prípade potreby aj na archívna databáza (dokumenty z predchádzajúcich rokov).
Pri vystavení informácií o konkrétnom doklade sa registračný formulár zobrazí na obrazovke a v prípade potreby sa vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.
V prípade vyhľadávania konkrétneho nevykonaného dokumentu je výsledkom vyhľadávania informácia o tom, u ktorého zhotoviteľa sa dokument práve nachádza. Ak už bol dokument spracovaný, na obrazovke sa zobrazí informácia, v ktorom prípade sa tento dokument nachádza.
Výrazne rozšíri možnosti vyhľadávania plnotextových databáz o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade sa k registračnej karte k dokumentu automaticky pripojí súbor s textom samotného dokumentu (prijatý, prijatý e-mailom, faxom; alebo zadaný skenovaním a následným rozpoznaním papierového dokumentu, odchádzajúci alebo interný - pripravené pomocou textového editora, tabuľkového procesora atď.). P.).
Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov zapísaných na karte dokladu, ale aj podľa obsahu dokladu, t.j. hľadať dokumenty, v ktorých texte sú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s kúpou tlačiarne od Orionu, potom hľadáme slová „tlačiareň“ a „Orion“.
Používanie automatizovaných technológií výrazne znižuje mzdové náklady na registráciu, kontrolu vykonávania a referenčné a informačné služby. Ak sú teda mzdové náklady na vyplnenie jednej tradičnej registračnej karty 0,152 hodiny, potom pri použití automatizovanej technológie iba 0,054 hodiny. aktuálne informácie sú 0,17 alebo 0,054 hod., vyhotovenie potvrdení o dokladoch nevyplnených načas tradičnou technológiou trvá mesačne (10 dokladov), ročné (nad 100 dokladov) od 0,26 hod. do 8 hod.. Zároveň obdobné osvedčenie v automatizovaný systém je pripravený za 0,05 hodiny a s príslušnými nastaveniami sa môže vo všeobecnosti vytvárať a tlačiť automaticky v určenej frekvencii.
Zaujímavé sú časové normy na sledovanie vykonávania dokumentov, vrátane označenia „K“ na kontrolovanom dokumente, pripomenutia termínu dodávateľa, zadávania informácií do karty o priebehu vykonávania, informovania manažérov o stav vyhotovenia, vyradenie dokladu z kontroly, vyhotovenie súhrnu dokladov, nevykonané včas, vyhotovenie súhrnu vyhotovenia dokladov podliehajúcich kontrole; zovšeobecnenie výsledkov vyhotovenia dokumentov v štrukturálnych divíziách, analýza stavu vyhotovenia dokumentov v organizácii. Napríklad príprava certifikátu na informovanie manažmentu (certifikát pre 20 dokumentov) pri tradičnej kancelárskej práci trvá 1,8 hodiny a pri automatizovanom 1 hodine.
Dôležité sú programy na evidenciu a kontrolu vyhotovenia dokumentov neoddeliteľnou súčasťou moderné kancelárske automatizačné systémy.
Jedným z hlavných cieľov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov organizácie. Služba správy dokumentov (alebo sekretárka v malej organizácii) je povinná odpovedať na dva typy otázok na základe tejto databázy:
Kto, kde, v akej fáze práce je nejaký dokument;
V akých dokumentoch môžete nájsť informácie o konkrétnej problematike.
Vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je hlavnou úlohou služby DOW. A v prvom rade na vykonanie tejto konkrétnej úlohy sú všetky údaje o dokumentoch zaznamenané v registračných formulároch. Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém je možné vykonávať ako v tradičnej forme (hlavne pomocou kartotéky), tak aj v automatizovanom režime.
Referenčný súbor je vytvorený z registračných kariet. Oddeľovače v referenčnom súbore sú názvy štrukturálnych divízií alebo činností organizácie. Vo vnútri týchto sekcií je najvhodnejšie umiestniť karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo otázok činnosti (tovar, produkty atď.). V čase registrácie dokumentu sa vystavia dve karty: jedna sa založí do časovej kontrolnej zložky, druhá do referenčnej zložky. Po vyhotovení dokumentu sa karta z termínovej kartotéky, ako úplnejšia a so všetkými znakmi o vyriešení problému vzneseného v dokumente, prenesie do referenčnej kartotéky a podobná karta z referenčného spisu skrinka sa zničí alebo sa použije pri vytváraní dodatočného registra referenčných kariet na vyhľadávanie dokumentov pomocou inej funkcie vyhľadávania.
Keď už hovoríme o informačnej a referenčnej práci na dokumentoch organizácie, treba poznamenať, že jednou z hlavných výhod používania automatizovaných systémov na správu dokumentov v porovnaní s tradičnými technológiami je skrátenie času stráveného hľadaním dokumentov a zostavovaním súhrnov. a správ, ako aj zvýšenie efektívnosti vyhľadávania a kvality súhrnov a správ.
Pomocou automatizovaného systému správy dokumentov môžete rýchlo vyhľadať dokument alebo dokumenty ako podľa hodnoty a kombinácie akýchkoľvek údajov evidenčnej a kontrolnej karty, tak aj podľa samotných textov dokumentov (súborov).
Využitie automatizovaného systému dokumentačnej podpory pre manažment posúva informačnú a referenčnú prácu na novú úroveň. Prístup do systému z pracovísk všetkých zamestnancov pracujúcich s dokumentmi, nielen k službám správy dokumentov, ako aj možnosť rýchleho vyhľadávania akýchkoľvek dokumentov, či už súčasnej kancelárskej práce alebo minulých rokov, môže výrazne zlepšiť kvalitu dokumentov. príprava, eliminuje opätovné zostavovanie podobných dokumentov alebo príprava protichodných dokumentov rôznymi zamestnancami alebo oddeleniami a v konečnom dôsledku vedie k výraznému zvýšeniu efektívnosti riadiaceho aparátu ako celku.