O organizácii kontroly vykonávania príkazov. Kontrola nad vykonávaním príkazov manažéra - systém LeaderTask

26. február 2010 15:19

Alexey Afanasiev, riaditeľ kvality InterTrust

V mnohých podnikoch v Rusku, najmä v tých, ktoré zažili v posledných rokoch rýchly rast, pozoruje sa rovnaký problém: neschopnosť funkcionárov organizácie zabezpečiť kvalitnú a riadnu kontrolu nad vykonávaním ich pokynov. Väčšinou týmto problémom trpia nové podniky, pričom tie organizácie, ktoré majú ešte sovietsku minulosť, ako aj správy mestských, krajských a federálnych úradov pomerne efektívne využívajú skúsenosti direktívneho riadenia, ktoré bolo u nás obzvlášť populárne pred perestrojkou. Tento článok si kladie za hlavný cieľ práve prenos skúseností v oblasti sledovania plnenia zákaziek konateľov do moderných spoločností.

Takmer každý typ riadiacej činnosti organizácie je spojený s vykonávaním pokynov od jej vedenia, preto je dôležité zaviesť kontrolu nad vykonávaním pokynov. Objednávky môžu:

● pripojené vo forme uznesení k interným a došlým dokumentom (napríklad poznámky a listy);

● byť formulovaný v administratívne dokumenty kolegiálne orgány (v protokoloch) a jednotlivé riadiace orgány (v príkazoch a pokynoch).

V súvislosti s výzvami občanov uvádzame nasledovné. Formálne je postup pri práci s nimi totožný so spracovaním došlej korešpondencie, avšak lehoty sú upravené platná legislatíva na federálnej úrovni, na čo by mal prihliadať tak konateľ, ktorý stanovuje lehoty na vykonanie, ako aj výkonný umelec, ktorý je na dodržiavanie týchto lehôt vyzvaný.

Mnohé dokumenty v priebehu ich životný cyklus možno dostať pod kontrolu. Môžeme vidieť pečiatku s písmenom „K“ aj slovo „Control“ napísané červeným perom alebo vyhotovené vo forme odtlačku (pozri príklad 1). Úloha takýchto poznámok je jediná - upozorniť na potrebu dať pod kontrolu pokyny uvedené v texte dokumentu alebo v uznesení o ňom (v našom príklade prichádzajúci list obsahuje uznesenie s pokynom Ignatova Yu .S., čo a kedy robiť). Až do ukončenia exekúcie sú takéto dokumenty uložené v samostatnom priečinku. Po ukončení exekúcie sa o tom urobí záznam na doklade (v príklade 1 v pravom dolnom rohu dňa 07.10.2009 bol urobený zápis o uzavretí zmluvy a umiestnení dokladu vo veci č. 08-24).

Stanovenie úlohy pre účinkujúcich

Kto formuluje objednávku? Robia to lídri na všetkých úrovniach. Ide len o to, že vykonávanie pokynov prvej osoby alebo celého vrcholového manažmentu organizácie je zvyčajne pod kontrolou a do toho sa zapája služba DOW. A pokyny nižších manažérov - vedúcich oddelení spravidla vybavujú zamestnanci tých istých oddelení, ktorí sú v nich zodpovední za kancelársku prácu.

Zdá sa, že v texte uznesenia alebo správneho dokumentu by už malo byť jasne a jednoznačne formulované:

● samotná objednávka,

● dátum splatnosti,

● konkrétny interpret.

Ak nie je splnená aspoň jedna z týchto podmienok (čo sa stáva), je potrebný samostatný zamestnanec, ktorý dokáže jasne preformulovať požiadavky manažérov, prípadne ich rozčleniť na menšie, no s jasne definovanými interpretmi.

Pri formulovaní pokynov je vhodné dodržať tieto jednoduché pravidlá: formulácia by mala byť stručná, výstižná, čo najviac vylučujúca nejednoznačnosť výkladu a mať jasne definovaný a merateľný výsledok. To všetko vám umožní nestrácať čas dodatočným upresňovaním objednávky. Na druhej strane to dáva exekútorovi cieľ a autorovi príkazu dôveru, že výsledok konania exekútora bude očakávaný.

Tu sú príklady vágnych formulácií a ich zodpovedajúcich správnych textových konštrukcií:

Pri zavádzaní kontroly nad vykonávaním pokynov v organizácii sa dokumenty začínajú meniť pomerne skoro: namiesto všeobecných požiadaviek sa objavujú krátke a úplné pokyny s konkrétnym vykonávateľom, termínom a očakávaným výsledkom. Výrazne sa tak zvyšuje efektívnosť riadenia spoločnosti, čo si takmer okamžite všimne jej vedenie aj majitelia.

Termín vykonania objednávky

Lehoty na vykonanie zákaziek v organizácii spravidla určuje vedúci autor, ktorý zákazku vytvoril. V niektorých prípadoch môže byť lehota na vykonanie pokynov stanovená miestnym aktom organizácie alebo externým regulačným dokumentom.

Citujte tu vzorové nariadenie interakcie federálne orgány výkonná moc:

Fragment dokumentu

Vzorová regulácia interakcie medzi federálnymi výkonnými orgánmi, schválená. Nariadenie vlády Ruskej federácie č. 30 z 19. januára 2005 v znení neskorších predpisov z 21. februára 2008 Objednávka podlieha vykonaniu v lehote v nej uvedenej. Ak je ako lehota určená lehota, za jej začiatok sa považuje dátum podpísania pokynu. Príkaz s označením „naliehavý“ podlieha vykonaniu do 3 dní. Označenie „okamžite“ poskytuje 10-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak v príkaze nie je uvedená lehota na vykonanie, podlieha exekúcii v lehote do 1 mesiaca odo dňa jeho podpisu (do zodpovedajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak takýto dátum v príkaze nie je uvedený). budúci mesiac, potom predtým posledný deň mesiace). Ak posledný deň lehoty na vykonanie pokynu pripadne na deň pracovného pokoja, vykoná sa v predchádzajúci pracovný deň.

Aby sa zlepšil systém riadenia organizácie, má zmysel, aby zákazky, ktoré sú pod kontrolou, zjednotili termíny realizácie - aby sa dostali na jeden základ stanovený v organizácii. Na začiatku je potrebné takéto rozhodnutie zdokumentovať miestny akt, napríklad v Návode na prácu v kancelárii. Zmena termínu by mala byť tiež možná len v prípadoch zdokumentovaných v miestnych aktoch organizácie. A samozrejme, zavedený systém výpočtu pojmov by mal zodpovedať zdravému rozumu. Je totiž ťažké nájsť pre interpreta viac demotivujúci faktor ako nesplniteľnú úlohu.

Uveďme príklady niekoľkých znení príkazov a vysvetlime, ktorý dátum pre každý z nich bude považovaný za posledný termín včasného vykonania príkazu. To je veľmi dôležité, pretože V tejto otázke je často zmätok.

Pomerne bežná situácia je, keď jeden vedúci poverí vykonaním úlohy iného manažéra nižšej úrovne a ten podľa vlastného uváženia zníži zákazku ešte o „poschodie nižšie“. Objednávka teda prejde rukami niekoľkých lídrov, kým sa dostane ku konečnému realizátorovi. Je pravda, že po tomto rebríčku sa úloha môže „rozvetvovať“ na niekoľko „podúloh“, ktoré vykonávajú rôzni ľudia v rôzne dátumy. Tento systém sa nazýva vytváranie „vnoreného poriadku“.

Pri formulovaní"vnorené" objednávky, je dôležité položiť dočasnú rezervu. Vo vzťahu k „materskému“ príkazu by to malo byť aspoň 1 až 3 pracovné dni. Je vhodné vyhnúť sa prílišnému „hniezdeniu“ pokynov, z reťaze vylúčiť tých vodcov, ktorí len „odovzdávajú štafetu“. Ak existuje exekútor, ktorý je zodpovedný za vykonanie celého príkazu ako celku, nazýva sa „zodpovedný exekútor“.

Ako príklad, keď je lehota na vykonanie príkazu upravená externým regulačným dokumentom, uvedieme federálny zákon č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov v Ruskej federácii“. Podľa tohto dokumentu maximálny termín posúdenie písomnej žiadosti občana Ruskej federácie je 30 dní a začína sa brať do úvahy od registrácie takéhoto dokumentu (zákon vyčleňuje na tento postup 3 dni od prijatia žiadosti).

Ak občan napríklad potrebuje pomoc orgánu miestnej samosprávy pri uplatňovaní svojich práv, tak čas potrebný na to často presahuje 1 mesiac. V takejto situácii je žiadateľovi do mesiaca zaslaná písomná odpoveď, ktorá nerieši jeho vec vo veci samej, ale jasne popisuje postup ďalšej pomoci úradu. V tom istom orgáne by mal byť pokyn vytvorený na základe prerokovania takejto sťažnosti pracovne kontrolovaný s pravidelnou správou o vývoji situácie vedúcemu - autorovi pokynu.

Často sa stáva, že občania riešia svoje odvolania nesprávne. A potom ich adresát neberie do úvahy, ale postúpi ich tomu orgánu resp úradník ktorá má vo veci právomoc. Zákon to ustanovuje do 7 dní odo dňa zaevidovania odvolania. V tomto prípade je občan na takéto presmerovanie upozornený. A mimochodom, zákon výslovne zakazuje postúpiť sťažnosti na posúdenie tomu orgánu alebo tomu úradníkovi, proti ktorého rozhodnutiu alebo konaniu (nečinnosti) sa odvoláva.

Postup kontroly vykonania objednávky

Teraz, keď máme základné informácie o príprave pokynov, je potrebné podrobne zvážiť samotný postup sledovania vykonávania pokynov.

Všimnite si, že v konkrétnej spoločnosti možno vykonávať prácu na kontrole vykonávania príkazov:

● manuálne pomocou súboru registračných a kontrolných kariet (RCC);

● v systéme elektronická správa dokumentov, kde zloženie informácií zaznamenaných na „elektronických kartách“ zostáva rovnaké, ale mnohé operácie na informovanie výkonných umelcov a generovanie správ o vykonávaní disciplíny sa vykonávajú automaticky;

● je tu ešte prechodná možnosť, kedy sa na uľahčenie práce využívajú možnosti MS Excel - kontrolované pokyny sú popísané v tabuľkovej forme, v ktorej potom môžete filtrovať informácie podľa vykonávateľov, termínov atď.

Vo fáze „Prevzatie kontroly“ pracovník kancelárie zaregistruje objednávku. Ak je na dokumente obsiahnutý, potom sa naň vloží odtlačok pečiatky „K“ alebo „Control“ alebo sa to isté napíše jasným perom, je tiež možné jednoducho presunúť dokument do priečinka kontrolovaných inštrukcie.

Exekútor, ktorý dostane príkaz, sa s ním musí oboznámiť a pred uplynutím termínu uvedeného na objednávke splniť úlohy v ňom stanovené. Ak umelec potrebuje preniesť prácu, ktorú majú vykonávať iní zamestnanci, ktorí sú mu podriadení, potom vytvára zákazky nižšej úrovne, ako sme už hovorili vyššie.

Ak si účinkujúci uvedomí, že termín nezodpovedá schopnosti splniť stanovené úlohy včas, požiada vedúceho, ktorý vydal príkaz, o odloženie termínu vykonania. V inom prípade, ak si je zhotoviteľ vedomý toho, že realizácia zákazky je mimo jeho kompetencie a oblasti zodpovednosti, môže požiadať o úplné alebo čiastočné zrušenie zákazky.

Ak sa vedúci rozhodne odložiť alebo zrušiť zadanie, informuje o tom osobu zodpovednú za časovú kontrolu. Žiadosti dodávateľa o odklad alebo zrušenie zadania musia byť v každom prípade predložené manažérovi pred uplynutím lehoty na zadanie.

« Kontrola vykonávania pokynov na základe podstaty» vykonáva spravidla pracovník dostatočne kompetentný na posúdenie relevantnosti dosiahnutého výsledku plnenia úlohy stanovenej v zadaní. Takáto kontrola môže byť iniciovaná kompetentnou osobou po prijatí správy o výkonnosti a môže byť ukončená buď odňatím kontroly, alebo vrátením na prepracovanie.

Postup „Odstránenie z kontroly“ objednávky vykonáva zamestnanec, ktorý dohliadal na vykonanie objednávky vo veci samej, ako aj v prípade, ak vedúci vyhovie žiadosti o odstránenie objednávky v plnom rozsahu.

Ako súčasť javiska Kontrola vykonania termínu» Vyhradený zamestnanec kontroluje načasovanie vykonávania všetkých aktívnych, teda prebiehajúcich objednávok súčasne (ak sa takáto práca v organizácii vykonáva manuálne alebo pomocou MS Excel, tak to zvyčajne robí tajomník autora objednávky alebo zamestnancov služby DOW). V súčasnosti väčšinu týchto prác dokážu vykonávať elektronické systémy správy dokumentov, informujúce exekútorov o termínoch dokončenia vykonania pokynov. Informovanie je výstraha prerušenia pre všetky pokyny, ktoré neboli odstránené z kontroly (pozri príklad 4).

Zaťaženie jednotlivého interpreta sa neustále zvyšuje a v dôsledku toho začína klesať výkonová disciplína zamestnancov z elementárnej zábudlivosti. Pravidelné informovanie zamestnancov, napríklad týždenne, vám umožní jasne pochopiť rozsah úloh, ktoré je potrebné splniť, a zorientovať sa v načasovaní reportingu.

Informačný hárok môžu byť buď stručné (pozri), alebo úplnejšie, so zložením informácií, ktoré sú uvedené v tabuľke z. Mimochodom, ak v takejto tabuľke MS Excel vyfiltrujeme zákazky pre konkrétneho dodávateľa s prázdnou značkou vykonania, tak vytlačením výsledku získame akurát ďalšiu verziu informačného listu pre dodávateľa.

Ak takéto hárky generuje EDMS, je vhodné zahrnúť do tabuľkovej formy stĺpec s počtom dní zostávajúcich do konca dátumu splatnosti. Poradie objednávok podľa dátumu vypršania platnosti je tiež veľmi pohodlné - to umožňuje účinkujúcim rýchlejšie sa pohybovať a efektívnejšie riadiť svoj vlastný pracovný čas.

Podávanie správ o výkonovej disciplíne

Niektoré organizácie praktizujú priebežné správy výkonných umelcov. Ak je potrebné pravidelne sledovať priebeh vykonávania zvlášť dôležitých pokynov, ich autori doplnia do textu pokynu informáciu o potrebe pravidelného, ​​napríklad týždenného hlásenia, ktoré je potrebné poskytovať počas celého obdobia vykonávania. Priebežná správa o výkone sa spravidla vyhotovuje vo voľnej písomnej forme alebo vo forme memoranda. Tieto správy môžu pripraviť:

● samotný interpret

● podriadený tajomník,

● zamestnanca zodpovedného za výkonovú disciplínu v spoločnosti.

Na monitorovanie úrovne výkonnostnej disciplíny v organizácii sa pravidelne alebo na žiadosť manažmentu pripravuje niekoľko typov správ, ktoré sa môžu týkať výkonnostnej disciplíny:

● individuálny výkonný riaditeľ;

● konkrétna jednotka

● organizácia ako celok;

● pokyny vydané určitým vedúcim atď.

Pre riadenie vo forme štatistického súhrnu sa sumarizujú informácie o doručených, vykonaných, ako aj prenesení do iného vykazovacieho obdobia. Na umožnenie efektívnejšieho riadenia výkonnostnej disciplíny sa používajú rôzne modely výkazníctva. Varianty ohlasovacích formulárov sú uvedené v a podľa názoru E. Kamenevovej.

Keďže takéto správy sa vypracúvajú tak pre organizáciu ako celok, ako aj pre jej útvary zvlášť, do sekcie účinkujúcich sú zaradení len tí funkcionári, ktorým dáva pokyny priamo vedúci. Napríklad u generálneho riaditeľa to budú jeho zástupcovia a vedúci činností, u vedúceho rezortu zase šéfovia oddelení a prípadne rezortov.

Aj keď organizácia nemá plnohodnotnú automatizáciu pracovného toku prostredníctvom EDMS, takýto dokument je celkom vhodné zostaviť a udržiavať v tabuľkovom systéme Microsoft Excel alebo OpenOffice.org Calc. Tieto systémy majú do značnej miery podobné rozhranie a funkcionalitu, môžu pomôcť automatizovať účtovníctvo a budovať reporting v malej a strednej firme. Hlavná vec je jasne vedieť, čo presne potrebujete na výstupe získať.

názor

Zaoberali sme sa problematikou zadávania a sťahovania príkazov spod kontroly, ako aj metodikou vykonávania pokynov a podávaním správ o monitorovaní ich vykonávania. Modely direktívneho riadenia navrhnuté v článku pomôžu sprehľadniť a sprehľadniť riadenie organizácie.

Rytmus moderný život diktuje potrebu neustále hľadať nové spôsoby riešenia problémov, núti nás byť flexibilnými, prispôsobovať sa zbesilému tempu. To je dôvod, prečo nová ideológia organizácie práce založená na efektívne využitie moderné online nástroje. Keď je menej pravdepodobné, že zamestnanci budú na pracovisku, sú na služobných cestách, stretnutiach s klientmi a môžu z času na čas využiť možnosť pracovať z domu, ovládanie takýchto nástrojov sa stáva nevyhnutným. Úplný alebo čiastočný prechod na online metódy práce kladie vysoké nároky na riadiacu a informačnú infraštruktúru spoločnosti. Potrebná je transparentnosť času a úloh zamestnancov, ktorí podstatnú časť svojho času trávia mimo kancelárie.

Prvým krokom k vytvoreniu efektívnej štruktúry riadenia „na diaľku“ je zavedenie kontroly nad pokynmi vedúceho. Ak nedokážeme kontrolovať efektivitu zamestnanca jeho fyzickou prítomnosťou v kancelárii, musíme sa to naučiť robiť výsledkami plnenia zverených úloh.

Poďme sa hneď porozprávať. Vo veľkých a stredne veľkých korporáciách „riadenie objednávok“ zvyčajne znamená pomerne náročný systém pracovného toku, ktorý pracuje s objednávkami, rozhodnutiami predstavenstva atď. Tento systém vám spravidla umožňuje kontrolovať iba tie najväčšie, rozsiahle zákazky prvých osôb organizácie, pričom súčasnú prácu, ktorá pozostáva z mnohých malých, ale dôležitých úloh, úplne opustíte.

Ďalej hovoríme o kontrole prevádzkových, každodenných úloh a zadaní, ktorých má každý vrcholový manažér niekoľko desiatok až niekoľko stoviek a mnohé z nich nie sú ani zďaleka také rozsiahle, aby nimi preťažili byrokratický systém správy dokumentov. a niektoré z nich v zásade nie sú.dostane - napríklad kontrolu nevyhnutných každodenných činností dodávateľov, novinárov, zákazníkov a iných externých protistrán spoločnosti.

Prípad z vlastného života. Autor si na diagnostickom stretnutí s členom predstavenstva jednej z najväčších ruských energetických korporácií kladie otázku: „Ako kontrolujete svoje zákazky“? (výkonný systém správy dokumentov vo firme je samozrejme k dispozícii). „Vidíte na stene letáky – výtlačky z Wordu? Toto sú zápisnice z rokovaní rady. Žltá značka zvýrazňuje to, čo sa týka mojich oddelení, t.j. v skutočnosti, pokyny rady pre mňa. "Dobre, ako kontrolujete svoje úlohy, ktoré robíte na základe riadkov zvýraznených fixkou?" „Tu mám na stole balíček nálepiek. Je pravda, že rastie rýchlejšie, ako ho kontrolujem, takže spodok balenia sa musí pravidelne posielať do skartovačky ... “

O tri týždne neskôr bol vrcholovému manažérovi zriadený systém na sledovanie prevádzkových príkazov na Outlooku (obr. 1), ktorý mu kedykoľvek poskytol informácie o vybranom aspekte: projekty, stretnutia, podriadení atď. Okrem toho hlavnú rutinnú prácu na zadávaní a aktualizácii pokynov vykonal tajomník a vedúci použil výsledok.

Obrázok 1

Príkazy generálneho riaditeľa, výber podľa oddelenia

Vyhodnoťte účinnosť. Zobudili ste sa niekedy v nedeľu na vidieku s myšlienkou „zabudol Petrov poslať ... súhlas ... podpísať“? Alebo, keď vidíte Petrova na chodbe, pamätáte si, že včera musel niečo urobiť? Jednou z najvážnejších príčin stresu, syndrómu vyhorenia v práci, syndrómu chronickej únavy je nadmerná pracovná záťaž manažéra s mnohými problémami, pocit neustálej úzkosti, že časť práce nemusí byť vykonaná načas alebo vôbec. Eliminácia tohto neustáleho stresu, ktorý sa dosahuje kontrolou zákaziek, je finančne veľmi ťažko merateľná. Zdravie a potešenie z každého okamihu života sú na nezaplatenie.

Princípy riadiaceho systému

Princípy systému riadenia objednávok sú veľmi jednoduché.

• Zhmotnenie všetkých objednávok hlavy v jednom úložisku. Vo väčšine prípadov je Outlook najjednoduchším a najpohodlnejším úložiskom na použitie. Jeho prednosťami sú svetový štandard „de facto“; oboznámenosť s ním (aspoň ako s poštovým programom) veľkej väčšiny súčasných a budúcich zamestnancov organizácie; jednotné ovládanie pokynov s e-mailom, kalendármi a kontaktmi; absolútna prepojenosť s okolitým svetom (čoraz častejšie vidím, ako stretnutia a úlohy cez Outlook „chodia“ medzi firmami, a to nielen v rámci firmy). Niekedy je užitočným úložiskom pre pochôdzky SharePoint, o ktorom sa bude diskutovať nižšie.
• „Tematické výbery“ v rôznych manažérskych situáciách. Pri komunikácii s podriadeným môže manažér získať výber úloh pre podriadeného kliknutím myši; vedenie plánovacieho stretnutia k projektu – výber úloh pre projekt; pri telefonickom rozhovore (alebo Skype session) s pobočkou - pobočkou a pod. V Outlooku túto možnosť poskytuje nastavenie takzvaných „vlastných zobrazení“.
• Pravidelná preventívna kontrola.Úlohu treba podriadeným vopred a opakovane pripomínať, aby bola splnená včas. Postupne systém kontroly zvýši výkonovú disciplínu a zníži potrebu takýchto pripomienok. Je tiež užitočné, aby manažér v priebehu úlohy vopred pochopil jej aktuálny stav, možné problémy atď.

Ak má manažér sekretárku, významnú sumu technické práce možno naňho delegovať. Ako presne sa objednávky od vedúceho dostanú do sekretárky (cez Outlook, pomocou hlasového záznamníka, formulára na kontrolu objednávok atď.) je samostatná otázka, ktorú si treba ujasniť pri nastavovaní kontroly objednávok.

Je tu prezentácia pre klienta - stavebnú spoločnosť pôsobiacu v jednom zo sibírskych miest Ruska. Náš konzultant sa pýta: "Spomeňte si, prosím, na prípad, keď nedostatok systému kontroly objednávok viedol k stratám spoločnosti." generálny riaditeľ: "Jednoducho! Pred mesiacom sme z dôvodu nedokončenia viacerých úloh v rámci spoločnosti včas prenajali parkovisko neskoro a boli nútení poskytnúť zákazníkom zľavy z ceny parkovacích miest. Celkové straty sú asi 600 tisíc rubľov, pre našu malú spoločnosť je to veľmi vážna suma.

Ešte jeden príklad. V telekomunikačnej firme zabudli chladiaci systém dátového centra objednať náhradné súpravy klimatizácií, ktoré je technicky potrebné vymieňať každé tri mesiace. Jeden zamestnanec to zabudol urobiť, ďalší to zabudol skontrolovať. Výsledkom bolo, že kvôli nedostatku súpravy v hodnote niekoľkých stoviek dolárov zlyhala klimatizácia v hodnote desiatok tisíc dolárov. Je dobré, že dátové centrum bolo pôvodne projektované s rezervou a porucha jednej klimatizácie nemala vplyv na výkon celého systému. V opačnom prípade by sa straty eskalovali: kvôli klimatizácii by zlyhali servery, zastavila by sa práca na nich bežiacich programov atď. Vo všeobecnosti kôň kulhal, veliteľ bol zabitý, bitka bola prehraná, „pretože v vyhni nebol klinec“.

Zjednodušte podávanie správ a zvýšte motiváciu

Veľmi užitočnou funkciou je automatické generovanie formálnych firemných reportov z Outlooku – plánov, reportov o splnených úlohách, zápisníc zo stretnutí a pod. Bohužiaľ, toto nie je natívna funkcia Outlooku, ale makro doplnok vyvinutý našou spoločnosťou. Jeho nastavenie je zahrnuté vo všeobecnom zozname úloh pri nastavovaní riadenia objednávok.

Príklad z praxe klientov. Jednou z rezerv efektívnosti, ktorú počas diagnostiky vymenovali členovia predstavenstva Bajkalskej banky Sberbank Ruska, bolo dlhé zostavovanie zápisníc po stretnutiach, ktoré mohlo trvať niekoľko dní (objasnenie formulácií, termíny atď.), ktoré spomalil plnenie úloh.

V priebehu nastavovania kontroly pokynov bol prijatý a do predpisov zahrnutý nasledujúci model akcií: pokyny vytvára počas schôdze ihneď v programe Outlook tajomník predstavenstva a okno programu Outlook sa zobrazuje na veľkej obrazovke. , každý vidí znenie, termíny, zodpovedných a môže si urobiť vlastné upresnenia. Na záver stretnutia bol schválený protokol oficiálneho formátu prijatého bankou (obr. 2) na hlavičkový papier Word sa vytvára automaticky z programu Outlook, je podpísaný a má „právnu silu“.

Obrázok 2

Príklad exportu pokynov z programu Outlook do dokumentu oficiálneho formátu

Schopnosť vytvárať formálne dokumenty z úloh programu Outlook šetrí desiatky a stovky človekohodín času a zároveň robí reporting relevantnejším a adekvátnejším. Umožňuje tiež prepojiť systém riadenia zákaziek s KPI (kľúčové ukazovatele výkonnosti) zamestnancov a oddelení, motivačným systémom a systémom plánovania.

Pre predsedu predstavenstva jednej z ruských bánk bol vyvinutý systém kontroly objednávok, ktorý umožnil zostaviť hodnotenie výkonnosti zamestnancov na mesačnej báze pomocou exportu objednávok do Excelu a automatizovanej analýzy riadenia (berúc do úvahy „váha“ objednávky, omeškanie s realizáciou a pod.). Systém sa ukázal ako taký jednoduchý a transparentný, že po určitom čase sa na toto hodnotenie naviazali prvky peňažnej motivácie - časť štvrťročného bonusu zamestnanca začala závisieť od koeficientu vykonania pokynov.

Kalendáre zamestnancov a sledovanie času

Akákoľvek "online" a "odľahlosť" v práci spoločnosti si vyžaduje veľmi úctivý prístup k účtovaniu času a výsledkov. Ak sa počas pracovného dňa fyzicky nevidíme, musíme sa naučiť presne si stanovovať úlohy a správne odhadovať mzdové náklady.

Táto kontrola je veľmi dôležitá a vôbec nie preto, že ľudia sú darebáci a hľadajú spôsoby, ako sa vyhnúť práci. Všetci sme nedokonalí, potrebujeme „rekvizity“, ktoré nám pomáhajú efektívne pracovať, prekonávať vlastnú lenivosť.

Problematika transparentného a zvládnuteľného nastavenia úloh sa rieši pomocou zákazkovej kontroly, o ktorej sme už hovorili. Problematika transparentnosti a manažovateľnosti času je riešená pomocou podnikového štandardu pre rozvrhovanie v kalendároch.

Princípy tohto štandardu sú pomerne jednoduché:

• Všetci manažéri a zamestnanci plánujú svoj čas (stretnutia a veľké „rozpočtové“ úlohy) výlučne v kalendároch Outlooku, žiadne „papiere“, nálepky atď. nepovolené; pozvanie na stretnutie prebieha iba cez Outlook, bez telefonátov a emailov.
• Kalendáre, s výnimkou schôdzok označených zaškrtávacím políčkom „súkromné“, sú k dispozícii kolegom v súlade s firemnou politikou, ktorá upravuje, kto a koho kalendáre v nich môže priamo vidieť, upravovať, plánovať schôdzky atď.
• Pri údržbe kalendárov sa používa jednotný štandard na zadávanie informácií: farebné označenie stretnutí, kľúčové slová v názvoch, používanie príloh (program porady, pokyny na výjazdovú schôdzu atď.).

Takýto systém výrazne zvyšuje ovládateľnosť pre manažérov a uľahčuje prácu - pre každého. Vždy vidíte, kto čo plánuje urobiť a kde je. Pri zvolávaní schôdze si môžete jednoducho zapnúť kalendáre ľudí, ktorých potrebujete a vybrať najviac vhodný čas(Outlook má dokonca funkciu, ktorá uľahčuje nájdenie správneho času; obrázok 3).

Obrázok 3

Kolektívna práca s kalendármi

Zároveň nejde o úplná kontrola: v súlade s princípmi time managementu je až 30-40% pracovného dňa (tento údaj sa môže líšiť pre rôzne pozície) ponechaných na prácu s neočakávanými úlohami.

Ak je to potrebné, štandard podnikového plánovania času môže obsahovať tieto užitočné možnosti:

• Prepojenie plánovania v kalendároch s mobilnými zariadeniami– smartfóny, komunikátory atď. Keď ste na schôdzi mimo pracoviska, zadáte túto schôdzu do svojho smartfónu – a o pár minút je už vo vašom kalendári servera, všetci zamestnanci uvidia najnovšiu a najaktuálnejšiu verziu vášho rozvrhu. Naopak, ak vám niekto z kancelárie poslal pozvánku na stretnutie, o minútu ju už uvidíte na svojom smartfóne.
• Prepojenie plánovania a reportingu. Vďaka exportu termínov z kalendára do Wordu alebo Excelu môžete generovať týždenné alebo mesačné reporty, reporty projektov doslova kliknutím na tlačidlo (obr. 4). Krása je v tom, že tvorba reportov si nevyžaduje „čmáranie“, vynaloženie času a úsilia zamestnancov. V mnohých firmách sa napríklad mesačné reporty projektových konzultantov vytvoria za jednu až dve minúty, čo je celé úradné dokumenty od ktorých závisia mzdy.

Obrázok 4

Prehľad objednávky

Rok po dokončení projektu sme sa opýtali šéfa, vývojového riaditeľa sibírskej výrobno-obchodnej spoločnosti: „Teraz, po roku, keď sú už dávno podpísané akceptačné listy a ďakovné listy, čo je to pravé „suché zvyšok"?"

V tejto spoločnosti sa pri zavádzaní time managementu kládol dôraz na kalendáre. Odpoveď manažéra bola: „Viete, pamätám si časy, keď sme žili bez mobilných telefónov. Bolo potrebné si uvedomiť, že Kolja je teraz na návšteve u Fedy a keďže Fedya nemá telefón na pevnú linku, treba zavolať jeho susedovi a požiadať ho, aby zavolal Kolju na telefón... Pamätám si náš život bez spoločných kalendárov, transparentných a pochopiteľné, ako život bez mobilný telefón. Všetky tie diáre, papierovačky, nekonečné telefonáty na dohodnutie termínu, ešte viac telefonátov na preloženie termínu, presahy a nezrovnalosti na stretnutiach... Vo všeobecnosti je život bez firemného štandardu na plánovanie ako život bez mobilu. Teoreticky možné, prakticky – mimoriadne nepohodlné a neefektívne.“

Vyhodnoťte účinnosť. Zavedenie podnikového štandardu pre plánovanie a časové rozpočítanie pomáha uvoľniť v rozvrhu každého manažéra v závislosti od pozície približne tri až šesť hodín týždenne, ktoré sa vynakladajú na neproduktívne výdavky pri plánovaní a organizovaní stretnutí, čo je ekvivalent asi 10% zo mzdy. Zároveň zvýšenie efektívnosti riadenia vďaka transparentnosti časových a mzdových nákladov sa pohybuje od 10 do 25 %.

Na začiatok si pripomeňme pravidlá sledovania vykonávania pokynov, ktoré neskôr začneme automatizovať pomocou štandardných funkcií MS Excel.

Prideliť kontrolu podľa podstaty riešenia problémov a kontrolu nad načasovaním vykonávania úloh.

vecnú kontrolu

Vecná kontrola je hodnotenie toho, ako správne, úspešne, úplne problém vyriešený. Takúto kontrolu vykonáva vedúci (inštitúcie alebo oddelenia) alebo špeciálne autorizovaná osoba. Manažéri sú zodpovední za správne a včasné riešenie problémov vyjadrených v dokumentoch. štrukturálne členenia a zamestnanci, ktorí sú poverení vyhotovením dokumentu. Účinkujúcim je zvyčajne:

• uvedené v uznesení prednostu na doklade (napr. na došlej liste, na výpise zamestnanca) resp.
• píše sa priamo v texte pokynu (zvyčajne v objednávke/protokole sú jednotlivé pokyny vypracované vo forme samostatných odsekov textu a formulované tak, aby bolo ihneď jasné, čo, komu a kedy je potrebné urobiť ; preto je každá položka pod kontrolou samostatne - úloha / pokyn),
• ak nie je priamo uvedený účinkujúci, určuje sa v súlade s rozdelením zodpovednosti v organizácii.

Ak je v uznesení/pokyne prednostu uvedených viacero vykonávateľov, za vyhotovenie písomnosti/pokynu zodpovedá ten, kto je v uznesení uvedený ako prvý a podľa toho organizuje jeho vykonanie.

Pokyny môžu vyplývať z textu dokumentu, alebo môžu byť „samostatné“, t.j. nezdokumentované a napriek tomu podliehajú kontrole ich vykonávania. Ak je pokyn vytvorený na základe dokumentu, obsahuje prepojenie na dokument-bázu (pozri vyplnenie prvých štyroch stĺpcov v tabuľke na obrázku 1). Príkazy vydávajú vedúci na všetkých úrovniach. Avšak, ktoré dokumenty/príkazy dať pod kontrolu, rozhoduje každá organizácia sama. Zvyčajne sú to všetky príkazy vedúceho organizácie a jeho zástupcov. Čím väčší je počet dokumentov v organizácii, tým dôležitejšie je zefektívniť prácu pri monitorovaní vykonávania dokumentov a čím selektívnejšie organizácia pristupuje k riešeniu otázky „čo budeme kontrolovať“ - dôležitá je zlatá stredná cesta tu. Vykonávanie pokynov prvej osoby je teda zvyčajne pod kontrolou, pričom sa do toho zapája služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo sekretárky.

Objednávky musia byť formulované jasne a jednoznačne:

• samotná objednávka;
• doba vykonania;
• exekútora (príkaz je možné vykonať viacerými osobami, potom je jeden ustanovený za zodpovedného vykonávateľa a ostatní sa považujú za spoluexekútorov).

Pri vytváraní pokynov je žiaduce dodržiavať jednoduché pravidlá: formulácia by mala byť stručná, stručná, vylučujúca nejednoznačnosť výkladu a mala by mať jasne definovaný a merateľný výsledok.

Počas vykonávania objednávky sú možné nasledujúce akcie:

• autor môže zmeniť termín vyhotovenia zadania;
• autor môže zmeniť zodpovedného realizátora zadania;
• umelci vytvárajú správy o výsledkoch vykonávania;
• autor má možnosť objednávku vrátiť na prepracovanie alebo schváliť výsledok exekúcie.

Ak bola úloha rozdelená medzi spoluvykonávateľov, potom ich správy o plnení dostane zodpovedný vykonávateľ. Je to on, kto v mene vytvára konečnú jedinú správu a posiela ju autorovi.

Kontrola nad termínmi

Kontrolu nad načasovaním vykonávania dokumentov / príkazov vykonáva služba správy dokumentov (DOE) av malej organizácii - tajomník.

Technológiu na sledovanie načasovania vykonávania možno rozdeliť do nasledujúcich postupov:

• fixácia všetkých dokumentov, pokynov, pokynov, úloh vedenia pod kontrolou;
• kontrola včasného doručenia dokladu zhotoviteľovi;
• oprava údajov na kontrolovaných dokladoch pri zmene lehôt vyhotovenia, doklad sa prenáša od dodávateľa k dodávateľovi, z divízie na divíziu (toto evidujeme v poli „Stav vyhotovenia“, pozri obrázok 1);
• upozornenie exekútorom a vedúcim oddelení na prítomnosť nesplnených dokumentov a pokynov;
• informovanie manažérov (oddielov a organizácií) o stave a priebehu vybavovania dokumentov;
• zadávanie údajov o vyhotovení dokumentov;
• analýza stavu vecí a úrovne výkonnej disciplíny v organizácii ako celku, podľa štrukturálnych divízií, špecialistov, typov dokumentov a iných aspektov.

Termíny dokumenty môžu byť definované:

Ako vidíte, lehotu na vykonanie objednávky zvyčajne stanovuje jej autor. Zároveň sa akceptuje, že pokyny obsahujúce indikáciu "naliehavo" sú splatné do 3 dní. Označenie „okamžite“ poskytuje 1-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak termín nie je uvedený v objednávke, podlieha exekúcii v lehote do 1 mesiaca odo dňa jej podpisu (do prislúchajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak takýto dátum v nasledujúcom mesiaci nie je, tak do posledného dňa mesiaca ). Ak posledný deň lehoty na vykonanie pokynu pripadne na deň pracovného pokoja, vykoná sa v predchádzajúci pracovný deň.

Pre dokumenty obsahujúce komplexnú úlohu je možné nastaviť dlhé termíny (niekoľko mesiacov, šesť mesiacov, rok). V takom prípade je to nevyhnutné Rozdeľte úlohu na etapy a kontrolujte vykonávanie úlohy po etapách.

Časová kontrola môže zahŕňať:

• ovládanie prúdu,
• preventívne a
• konečná kontrola.

Hlavné typy kontroly sú aktuálne a preventívne.

Pod kontrola prúdu rozumieť každodennej príprave informácií o dokumentoch, ktorých platnosť dnes končí. Priebežná kontrola prebieha každodennou kontrolou priebehu dokumentu a upozornením zhotoviteľa na uplynutie termínu a potrebu dokončiť práce na dokumente. Zodpovedný za monitorovanie vykonávania (v malej firme - sekretárka) denne, spravidla na začiatku pracovného dňa, identifikovať a zostaviť zoznam dokumentov, ktorých platnosť dnes vyprší.

Súčasná kontrola pomáha plánovať prácu na deň. Okamžite ukazuje, aké záležitosti treba dnes dokončiť (vyriešenie problému na porade, podpísanie dokumentu, odoslanie faxu atď.). Preto je kontrola nad načasovaním vyhotovenia dokumentov funkciou, ktorá je nevyhnutne zabezpečená v popis práce hlavný tajomník. Tajomník každý deň identifikáciou dokumentov, ktorých platnosť vyprší, zisťuje možnosť včasného vyriešenia problému av prípade nedodržania lehôt o tom informuje manažéra.

Počas preventívna kontrola zostavujú sa súhrny a exekútori sú upozornení na dokumenty, ktorých platnosť uplynie do 2-3 dní (my v našej organizácii to robíme za 4 kalendárne dni). A potom má zamestnanec stále čas na včasné vyriešenie problému.

Poloha kontroly je veľmi dôležitá. Len orientácia kontroly na pomoc zamestnancom, a nie na zisťovanie nedostatkov, chuť pomáhať, pripomínať, nie usvedčovať, môže zabezpečiť najväčšiu efektivitu kontrolnej služby.

Systematická kontrola vykonania, zručne a správne vykonaná zamestnancom, ktorý taktne pripomína, že dokument je potrebný včas, že prosperita spoločnosti závisí od včasného riešenia problému atď., Zdôrazňuje potrebu tohto zamestnanca a jeho snahy. Okrem toho „súbor termínoviek“ pomáha pri plánovaní pracovného dňa manažéra, pretože odráža aktivity a úlohy k danému dátumu.

Ak po prijatí dokumentu alebo v priebehu jeho vyhotovenia zhotoviteľom vyjde najavo, že ho nie je možné vykonať včas, oznámi to manažérovi (autorovi takejto objednávky), ktorý má právo odložiť vykonanie dokumentu. Ak vedúci predlžuje lehotu, zapisovateľ v súlade s jeho pokynmi zapíše do registračného formulára nový termín exekúcie.

Otázku odloženia lehôt na vyhotovenie dokumentu je potrebné nastoliť najneskôr 1 deň pred uplynutím kľúčového dátumu. Posun termínu spätné datovanie v automatizovaných systémoch nie je povolený a v zásade nie je možný.

Pri dokumentoch s dlhou (niekoľkomesačnou) dobou vyhotovenia je možné kontrolovať medzistupne vyhotovenia so zadaním informácie o priebehu vyhotovenia (urobíme to v poli "Stav vyhotovenia" evidenčnej karty dokumentu).

Riešenie problematiky si často vyžaduje dôslednú prácu na dokumente viacerými interpretmi alebo koordináciu dokumentu s viacerými oddeleniami. V týchto prípadoch by sa malo kontrolovať trvanie dokumentu u každého výkonného umelca. Pri prevode dokumentu musí byť skutočnosť prevodu zaznamenaná. Registráciu zvyčajne vykonáva tajomník jednotky, ktorá dokument prenáša. Pohyb dokumentu a dátum jeho prevodu premietneme do poľa „Stav vyhotovenia“.

Keď existujú dokumenty, ktorých platnosť vypršala ich zoznam sa vytlačí v ten istý deň a oznámi sa vedúcemu.

Ak je možné udeliť právo na registráciu dokumentov širokému okruhu zamestnancov, zmeny odrážajúce priebeh jeho vykonávania spravidla vykonáva iba jeden zodpovedný zamestnanec: asistent tajomníka alebo špecialista predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Odstránenie dokumentu z kontroly sa vykonáva až po úplnom vykonaní dokumentu: vykonanie uznesenia vedúceho, príprava dokumentu odpovede, prijatie odpovede na odchádzajúci dokument alebo iné doložené potvrdenie o skutočnosti vykonania. Výsledok vyhotovenia dokumentu musí byť zaznamenaný v registračnej karte (napríklad „bola odoslaná pozvánka“, „list bol odoslaný z ... Nie ...“ atď.). Evidenčný lístok obsahuje aj údaj o dátume vyhotovenia listiny a uvádza číslo veci podľa nomenklatúry, v ktorej je vyhotovená listina uložená.

TO konečná kontrola odkazovať analytická práca zovšeobecňovať výkonovú disciplínu a výsledky práce zamestnancov útvaru alebo organizácie ako celku. Záverečnú kontrolu vykonávajú zamestnanci (služba) zodpovední za sledovanie vykonávania alebo tajomník organizácie s danou frekvenciou (týždenne, mesačne, štvrťročne). Výsledky následnej kontroly sa premietajú do konečných kvantitatívnych a zoznamových prehľadov stavu plnenia úloh (kontrolovaných dokumentov). To umožňuje manažmentu vedieť, čo ten alebo ten zamestnanec (oddelenie) robí a ako sa veci vyvíjajú v konkrétnej oblasti činnosti (riešenie konkrétneho problému).

Záverečná kontrola v povinnej kombinácii s preventívnou kontrolou je stimulačným faktorom pri zlepšovaní disciplíny zamestnancov.

Príklad kontroly zákazky pomocou MS Excel

Teraz si ukážeme, čo sa dá automatizovať pomocou štandardných funkcií MS Excel. Ak chcete začať, otvorte nová kniha MS Excel a vytvorte si v ňom tabuľku s poliami/stĺpcami/grafmi znázornenými na obrázku 1. Toto je hlavná tabuľka, ktorá zobrazuje informácie o časovej kontrole realizácie objednávok v našej organizácii.

Potom do samostatnej bunky položte vzorec tak, aby pri otvorení tohto hárku MS Excel nad tabuľkou vždy zobrazí sa aktuálny dátum(označené číslom 1 na obrázku 1). Potom sa nám bude hodiť pri každodennej práci so stolom. Môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

Obrázok 2

Zbaliť reláciu

V tejto tabuľke môžete filtrovať riadky (t. j. riadené zákazky) podľa rôznych kritérií. Na to však musíte povoliť filter:

Obrázok 3

Tlačidlo aktivácie filtra na obrazovke v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Obrázok 4

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpca v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Kritériá filtrovania uvedené vyššie sa zobrazili po kliknutí na tlačidlo sivého štvorca na vyvolanie filtra v stĺpci „Účinníci“ (označené číslom 1). Bunky tohto stĺpca sú vyplnené textom, preto nám program ponúkol nasledujúce možnosti výberu:

2 - po prvé, môžeme odfiltrovať jedného alebo viacerých interpretov a nechať na nich iba „štítky“; môžeme tiež vybrať iba prázdne riadky, pričom „zaškrtnutie“ necháme iba v poslednej položke zoznamu; ak ponecháme „zaškrtnutie“ v pozícii „Vybrať všetko“, nebude filtrovanie podľa tohto kritéria (toto je teraz znázornené na obrázku);

3 - po druhé, môžete filtrovať podľa textu obsiahnutého v bunkách stĺpca, toto kritérium je však vhodnejšie pri práci so stĺpcom " Zhrnutie» dokument atď. Napríklad, ak si presne nepamätáme názov, ale pamätáme kľúčové slovo, ktorý by v ňom mal byť, potom je potrebné vybrať položku „obsahuje ...“ a zadať toto slovo bez jeho koncovky, potom sa v dôsledku filtrovania zobrazia iba riadky, ktoré majú slovo, ktoré sme zadali s rôznymi koncami v poli „ Pole Summary“ zostane na obrazovke.

Filter môžete odstrániť výberom rovnomenného príkazu – označeného číslom 6. Ak ste filtrovali riadky nastavením rôznych kritérií výberu vo viacerých stĺpcoch, potom jediným výberom tohto príkazu odstránite filter iba v stĺpci, kde vybrali takýto príkaz, pričom ostatné filtre v ostatných stĺpcoch zostanú v platnosti - každý z nich je potrebné odstrániť jednotlivo. V tých stĺpcoch, v ktorých je filter povolený, tlačidlo volania filtra zmení svoj obrázok na tlačidlo aktivovaného filtra .

Ak je stĺpec, podľa ktorého obsahu chceme filtrovať riadky tabuľky, vyplnený dátumami, tak namiesto textového filtra nám program ponúkne iný - špeciálny pre dátumy - označený číslom 4: môžeme vybrať nielen konkrétny dátum, ale aj neskorší alebo skorší ako nejaký dátum, alebo obmedzené časové obdobie, včera, dnes alebo zajtra atď.

Naša tabuľka má 3 stĺpce s dátumami.

Numerický filter (označený číslom 5) je špeciálne zaostrený na prácu so stĺpcami, ktorých obsahom sú čísla (v našom prípade ide o evidenčné číslo dokument).

Obrázok 5

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpca v MS Excel 2003

Zbaliť reláciu

V MS Excel 2003 sa filter podľa obsahu stĺpca vyvoláva rovnakým tlačidlom na obrazovke ako v neskorších verziách programu, ale po jeho stlačení sa otvorí jeden všeobecný zoznam na výber konkrétnej hodnoty bunky alebo nastavenie zložitejšej podmienky filtrovania. , ktorý je už prispôsobený pre text, dátum alebo číslo - spustí sa v samostatnom okne obrazovky po výbere položky "(Podmienka...)" v zozname.

Obrázky 4 a 5 jasne ukazujú Podľa akých kritérií môžeme teraz filtrovať riadkov tabuľky v MS Excel rôznych verzií. Budeme môcť filtrovať pokyny podľa vykonávateľov, ich autorov, termínov, údajov kontrolovaných dokumentov a akýchkoľvek ďalších informácií zadaných do tabuľky. Okrem toho bude možné súčasne filtrovať podľa niekoľkých kritérií, napríklad:

• pre ktoré pokyny uplynie lehota na vykonanie konkrétneho dodávateľa dnes:
  v stĺpci „Účinkujúci“ vyberte požadovaného zamestnanca (pozri číslo 2 na obrázku 4) a v stĺpci „Dátum splatnosti“ vyfiltrujte riadky, ktorých dátum spĺňa kritérium „dnes“ (číslo 4 na tom istom obrázku) resp.
• ktorému vodca, ktorého sme vybrali, dal tento mesiac pokyny:
  v stĺpci „Autor objednávky“ vyberieme manažéra, ktorého analyzujeme (číslo 2 na obrázku 4), a v stĺpci „Dátum splatnosti“ vyfiltrujeme dátumy, ktoré spadajú pod kritérium „Tento mesiac“ (číslo 4), atď.

A teraz vás naučíme, ako môžete nakonfigurovať program tak, aby pri otvorení súboru automaticky dostávať informácie o tom, ktoré príkazy je potrebné vykonať, napríklad po 4 dňoch vopred upozorniť účinkujúcich. Aby sme to dosiahli, zabezpečili sme prítomnosť špeciálneho stĺpca v tabuľke, ktorý sme nazvali „Obdobie odoslania“. Teraz to nastavíme:

• vyberte bunku I6 (v prvom riadku vlastného stĺpca) a zadajte do nej znak „=“;
• kliknite "myšou" na susednú bunku J6 (v rovnakom riadku, ale v stĺpci "Dátum splatnosti") a uvidíte, že je zahrnutá vo vzorci na výpočet obsahu bunky I6;
• potom pokračujte v záložke vzorca zadaním "-4" z klávesnice;
• tým je vyplnenie vzorca ukončené (jeho aktuálny stav je vždy možné vidieť na riadku vzorcov nad listom Excel, pozri obr. symbol 1 na obrázku 7, dostaneme "=j6-4"). Teraz stlačte na klávesnici Zadajte- a výsledok výpočtu vloženého vzorca sa zobrazí v bunke tabuľky;
• potom je možné vzorec skopírovať do nasledujúcich riadkov tabuľky a následne v stĺpci „Doba odoslania“ bude dátum vždy o 4 dni skorší ako v stĺpci „Dátum splatnosti“: ukážte myšou na v pravom dolnom rohu bunky I6 (ukazovateľ „myš“ by mal mať tvar čierneho tučného kríža), stlačte ľavé tlačidlo „myši“ a bez uvoľnenia ho potiahnite nadol na koniec stĺpca, potom tlačidlo uvoľnite. V stĺpci I uvidíte dátumy všetkých požadovaných upozornení (číslo 2 na obrázku 7);
• potom to môžeš spraviť tak, že v stĺpci "Podmienky zasielania" sa automaticky farebne zvýraznia bunky s aktuálnymi, t.j. dnešné dátumy (1. októbra to bude jedna bunka a 2. októbra - už iné atď.). Ak to chcete urobiť, musíte použiť funkciu podmieneného formátovania. V MS Excel 2007 alebo 2010 sa to robí takto:
  • vyberte všetky bunky tabuľky stĺpca „Obdobie odoslania“, ktoré sa nachádza pod „hlavičkou“;
  • kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie v skupine Štýly tab Domov(Pozri obrázok 6), vyberte príkaz Pravidlá výberu buniek a na paneli, ktorý sa otvorí vľavo alebo vpravo, vyberte príkaz dátum. Otvorí sa dialógové okno s rovnakým názvom, v ktorom sú dva zoznamy (obrázok 8): v ľavom je potrebné vybrať pozíciu dnes a vpravo - spôsob formátovania buniek, ktoré spĺňajú túto podmienku, napr. Svetločervená výplň a tmavočervený text. Ďalšie kliknutie Dobre.

Obrázok 8 ukazuje, ako vyzerá hotová tabuľka s podmieneným formátovaním. Otvorením tejto tabuľky, napríklad 13. 8. 2012, môže odborník ľahko určiť, ktoré upozornenia sa odosielajú.

V tabuľke môžete zabezpečiť prítomnosť posledného „technického“ stĺpca, v každom riadku je potrebné uviesť číslo 1. Potom pri filtrovaní podľa jedného alebo viacerých kritérií vždy rýchlo spočítate počet filtrovaných riadkov. Ak to chcete urobiť, vyberte zostávajúce bunky na obrazovke pomocou myši v tomto stĺpci - MS Excel vypočíta súčet ich hodnôt a zapíše ho do spodného referenčného riadku pod hárkom Excel.

Obrázok 6

Podmienené formátovanie

Zbaliť reláciu

Podmienky vyhotovenia dokumentov možno interpretovať rôznymi spôsobmi. Od akého momentu napríklad začať počítať termín (od dátumu vystavenia objednávky alebo nasledujúceho dňa)? Má sa počítať v kalendárnych alebo pracovných dňoch? A čo dokumenty, ktoré majú byť splatné cez víkendy? Čo ak neexistuje žiadna lehota? Na všetky tieto otázky sú uvedené podrobné odpovede, veľa je vysvetlené na príkladoch (celkovo je ich 16) v článku „Ako určiť termíny? » na strane 12 časopisu č. 8" 2011

Je nereálne kontrolovať vykonávanie všetkých dokumentov organizácie. Pomôžu vám preto odporúčania na určenie zoznamu listín podliehajúcich exekučnej kontrole. Dozviete sa, aké termíny sa zvyčajne stanovujú a ako sa to robí, ako aj to, ako možno kontrolovať ústne objednávky. Pozrite si článok „Čo budeme kontrolovať? » na strane 30 časopisu č. 7" 2011

Ako viete, funkčnosť asistenta alebo osobného asistenta (nech sa táto pozícia nazýva akokoľvek pracovná kniha) v rôznych spoločnostiach sa líši v závislosti od špecifík a veľkosti organizácie, firemnej kultúry prijatej v spoločnosti a osobnosti lídra. Sú však povinnosti, bez ktorých sa každý osobný asistent jednoducho nezaobíde bez ohľadu na to, kde pracuje. Medzi nimi - kontrola vykonávania príkazov.

V mnohých organizáciách je problémom nevykonávanie pokynov a nedostatočná kontrola ich včasného vykonania, tzv. „úzke hrdlo“ (z angl. hrdlo fľaše- hrdlo fľaše), t.j. vážna prekážka, ktorá značne spomaľuje obchodné procesy spoločnosti. Tu veľa závisí od asistenta! Nie všetko je však také samozrejmé, ako sa na prvý pohľad zdá. Často sa stretávame so situáciami, keď nepostrádateľný asistent náhle ochorel, odišiel na dovolenku alebo na nejaký čas na služobnú cestu a počas jeho neprítomnosti ... sa zastavila práca, nefixovali sa zadania, nestihli sa termíny, zodpovední boli neznámi. Spravidla to nehovorí ani tak o nevyhnutnosti zamestnanca, ale o absencii systému. Úlohou asistenta je teda presne zostaviť systém na sledovanie vykonávania pokynov. A systém, ako viete, je z veľkej časti schopný udržiavať svoj výkon sám. A nemôžete to urobiť sami! Ale poďme sa vysporiadať so všetkým po poriadku.

Ovládanie a jeho typy

Slon, ako sa hovorí, sa musí jesť po častiach. A začnime s terminológiou.

Kontrola je porovnanie zámeru so skutočným stavom veci. Kontrola odhaľuje aj malé odchýlky od plánovaných výsledkov a konania ľudí a umožňuje zmeniť situáciu.

Existujú nasledujúce typy kontroly:

1. Predbežné. Vykonáva ho vedúci pred samotným začiatkom práce v mene. Predbežná kontrola sa používa s prihliadnutím na ľudské, materiálne a finančné zdroje, t.j. pred vydaním príkazu na prácu sa vedúci musí uistiť, že výkonný umelec má prostriedky na jej vykonanie.

2. Koncepčný (prichádzajúci). Používa sa na objasnenie:

Vie účinkujúci, že má zadanie;

Ako pochopil úlohu ten, kto ju bude riešiť;

Ako presne to urobí.

Tento typ kontroly vykonáva asistent vedúceho a to bezprostredne po priradení. Cieľom je overiť, či interpret porozumel podstate zadania a včasnosti jeho realizácie. V tejto fáze je úlohou asistenta upozorniť účinkujúceho na prítomnosť úlohy, termíny a prioritu úlohy, aby sa ubezpečil, že úloha je prijatá do práce. Asistent zároveň potrebuje „zvýrazniť“ naliehavé a dôležité úlohy (spomeňte si na Eisenhowerovu maticu), napríklad takto: „Prosím, venujte pozornosť tomu, že táto úloha je dôležitá a naliehavá!“ Táto magická fráza, vyslovená včas, pomôže vyhnúť sa mnohým nedorozumeniam a neodpustiteľnej strate času - je neprijateľné nechať proces zoraďovania úloh podľa priorít voľný priebeh, pretože názor účinkujúcich sa nie vždy zhoduje s názorom. manažéra. Pamätajte, že to, čo je pre vás zrejmé, nemusí byť pre iných ľudí samozrejmé.

3. Prúd (prechodná, procesná kontrola). Cieľom je zhodnotiť súčasný proces činnosti: ako sa práca vykonáva, čo sa už urobilo, aké ťažkosti sa vyskytli. Tento typ kontroly vykonáva asistent, keď už práca prebieha, ale ešte nenastal termín vykonania zadania. Úlohou kontroly je včas identifikovať odchýlky, ktoré sa vyskytujú v priebehu práce, informovať o nich vedúceho pracovníka pre prípadnú úpravu stanovených parametrov. Riadenie prúdu je založené na spätnej väzbe.

4. Záverečná (záverečná, kontrola výsledkov). Slúži na vyhodnotenie, či je cieľ dosiahnutý do daného dátumu.

Skutočne získané výsledky sa porovnajú s tými, ktoré boli predtým stanovené. Napriek tomu, že v tejto fáze je už neskoro zasahovať do práce, je táto kontrola nevyhnutná. Ukazuje, aké výsledky interpreti dosiahli, odhaľuje opomenutia a nedostatky v práci. Pomáha poučiť sa do budúcnosti. Spravidla v tejto fáze vedúci a asistent spolupracujú, pretože. kvalifikácia asistenta nemusí stačiť na určenie úplnosti a správnosti vykonania úlohy.

Čo a ako ovládať

Rozdelenie zodpovednosti za zabezpečenie kontroly v kľúčových oblastiach závisí od veľkosti organizácie:

Na kontrolu	Veľkosť spoločnosti	Zodpovednýna zabezpečenie kontroly
Normy a právne požiadavky	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Právnik, účtovník právna služba, účtovníctvo Právny servis a vedúci smerov
Príkazy vodcu	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra asistent a vedúci smerov
Požiadavky miestnych regulačných dokumentov	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra Línia obchodných lídrov
Samostatné príkazy hlavy	Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra
Objednávky prijaté z podnikového centra	Až 1500 ľudí Až 2500 ľudí Viac ako 2500 ľudí	Asistent manažéra Zástupca manažéra a sekretariát Správa prípadov

„Kontrola“ a „monitorovanie“ sú dve rôzne veci!

Aby ste konečne pochopili, čo je čo, mali by ste venovať pozornosť ďalšiemu pojmu, ktorý sa často vyskytuje v modernom manažmente - "monitorovanie". V literatúre sa často pojmy „kontrola“ a „monitorovanie“ používajú ako identické, ale ide o zásadne odlišné veci! Na uplatnenie systematického prístupu k riadeniu vykonávania pokynov je potrebné pochopiť tento rozdiel. Ak monitorovanie je sledovanie parametrov objektu s fixovaním a ukladaním dát ovládanie je pozorovanie s povinným dopad na objekt v prípade, že hodnoty parametrov sú mimo rozsahu. Vo vzťahu k zadaniam to znamená, že asistent musí mať monitorovací nástroj, t.j. viesť určitú databázu, kde fixuje objednávky, termíny, zodpovedné osoby a stav realizácie (dokončené/nedokončené). Na vybudovanie efektívneho systému kontroly však nestačí len vedenie štatistík – kontrola zahŕňa aktívne riadenie situácie, úpravu a ovplyvňovanie, t.j. cieľavedomé vedomé pôsobenie za účelom dosiahnutia pozitívnej dynamiky v predvádzacej disciplíne.

Ako zabezpečiť, aby boli objednávky splnené?

Aby boli pokyny splnené, je potrebný integrovaný prístup k riešeniu tohto problému. Systém kontroly vykonávania objednávok bude fungovať podľa nasledujúcich zásad:

1) Vysoká priorita zo strany vedenia. Konateľ musí preukázať, že prísne dodržiavanie jeho pokynov je pre neho a spoločnosť dôležité.

2) Spoločná diskusia o prístupoch k riešeniu problému. Aby sme zohľadnili všetky riziká a zvážili problematiku komplexne, je potrebné zapojiť do diskusie všetkých účastníkov procesu - ako vedúceho udeľujúceho pokyny a asistenta, ktorý na ne dohliada, tak aj vedúcich, ktorí budú priamo zodpovední za exekúcie. Dohody by sa mali týkať predovšetkým spôsobov získavania informácií o pokyne a termínoch, formátu správy o výkone, postupu pri posúvaní termínov a prístupov k odmeňovaniu či trestaniu v prípade nevykonania pokynov. Manažér by mal svojich podriadených informovať aj o právomociach asistenta z hľadiska sledovania vykonávania pokynov (ak ste v tíme nový človek a ešte sa vám nepodarilo získať právomoc, spýtajte sa na to svojho manažéra sami).

3) Informovanie všetkých zamestnancov spoločnosti o implementácii systému sledovania vykonávania pokynov. Je potrebné zabezpečiť transparentnosť prístupov, t.j. pravidlá by mali byť formalizované v miestnom regulačnom dokumente spoločnosti.

4) Dôslednosť a pravidelnosť. Výkonová disciplína sa zvýši, ak si zamestnanci budú istí, že každá úloha je zaznamenaná, že každá úloha musí byť vyúčtovaná, žiadna z nich nebude vynechaná alebo zabudnutá a za neplnenie pokynov vedenia bude nevyhnutne nasledovať trest. (Okamžite stojí za zváženie postupu informovania, pretože pokyny nemusia byť a priori realizovateľné alebo môžu mať dobré dôvody na ich nedokončenie včas. Každý takýto prípad je potrebné posudzovať individuálne.)

Vyzerá to ako úloha, hovoríte si. Čiastočne to tak aj je. Aká je úloha asistenta? Asistent je presne ten istý zamestnanec firmy, ktorý by mal manažéra informovať, že problém existuje, že so sebou nesie špecifické riziká, že sa snažíte držať „ruku na pulze“ (a zatiaľ je to z veľkej časti spôsobené vaším osobným vlastnosti), ale systém nedostatku sa skôr či neskôr prejaví a znepokojuje vás.

Hlavná vec - nezabudnite povedať, že máte konkrétny návrh, ako zorganizovať systém kontroly (to znamená, že by to nemal byť problém naservírovaný na striebornom podnose, ale problém a riešenia).

Aj keď ty nový zamestnanec spoločnosti, nebojte sa osloviť prednostu s podobným návrhom. Ak sa doteraz vo vašej spoločnosti nestalo nič fatálne z dôvodu nesplnenej / po lehote splatnosti / nezaúčtovanej zákazky, váš manažér aj tak nenechá váš návrh bez povšimnutia. Možno v celej spoločnosti už nie je záujemca o riešenie tohto problému.

Význam efektívnej komunikácie

Povedzme, že váš návrh je prijatý: manažér načrtol dôležitosť úlohy, oznámil vašu úlohu v tomto procese, schválil miestne normatívny dokument o regulácii procesu sú informovaní všetci zamestnanci spoločnosti. Čo bude ďalej? Zverejnený dokument riskuje, že zostane bezduchým kusom papiera, ak sa v tejto fáze vzdáte. Ako dosiahnuť, aby to všetko fungovalo?

Odpoveď spočíva predovšetkým v efektívnych komunikačných schopnostiach asistenta. Áno, toto je tá istá fráza, ktorú tak často vidíme v životopisoch na administratívne pozície. Prítomnosť takýchto zručností je pre asistenta životne dôležitá. V užšom zmysle vo vzťahu ku kontrole vykonávania pokynov je efektívna komunikácia spôsob rýchleho prenosu informácií bez skreslenia a prijímania spätnej väzby o správnom pochopení „správy“.

Efektívna komunikácia je postavená:

Efektívne alebo neúčinné?

Neefektívna komunikácia je hádka s ostatnými, zameraná na ochranu vašich cieľov a plánov. To znamená, že sú víťazi a porazení. Tento štýl „komunikácie“ je kategorický: existuje „správne“ a „nesprávne“, „víťazstvo“ a „porážka“, „dobré“ a „zlé“, bez zohľadnenia prechodných stavov. Správny názor je len jeden, preto môžeme zanedbávať názory a skúsenosti ľudí, ktorí sú schopní obohatiť naše poznanie o svete a utvoriť si ucelený obraz. Namiesto toho neustále obhajujeme svoje úzke názory. Za úspech sa považuje pauza v konflikte, keď obranca dočasne ustúpi. Výsledkom je, že nezhody majú za následok odpor, stratu efektivity tímu a dokonca sabotáž, kým sa nevytvorí rovnováha síl a rešpektu.

Efektívna komunikácia má zas za cieľ pochopiť názory, pocity a názory iných. Keď sa dve strany navzájom počúvajú, vyhrávajú obe. Vzájomné porozumenie a rešpekt sa stávajú základom spolupráce, vzájomnej závislosti a lojality. Úspech sa dosiahne, ak každá strana povie: „Áno, to som mal na mysli. Rozumieš mi".

Pre úspešnú realizáciu cieľov organizácie je samozrejme nevyhnutná efektívna komunikácia. Skreslené, nesprávne interpretované správy často spôsobujú porážku veľkých spoločností, armád a národov.

Efektívne komunikačné schopnosti umožňujú koexistenciu protikladov – to je najvyššia schopnosť pochopiť iný uhol pohľadu a nájsť kompromis. Prečo sa hádať, kto má pravdu a kto nie? Cieľom efektívnej komunikácie je budovanie a udržiavanie vzájomne výhodných, a teda trvalých pracovných vzťahov.

V rámci sledovania vykonávania pokynov musí asistent ukázať efektívne komunikačné zručnosti vo všetkých fázach pokynov „cesty“:

1) Spojte sa s manažérom pri objednávaní úloh.Úlohou asistenta je správne opraviť objednávku a snažiť sa dodržiavať akúkoľvek konkrétnu schému stanovenia cieľov, napríklad SMART. To umožní podriadeným pochopiť, čo sa od nich vyžaduje. Znenie príkazu musí byť jasné, v ústnej forme (odpovedzte na otázku: čo robiť?), príkaz musí mať stanovenú lehotu, pri každom príkaze musí byť určený zodpovedný vykonávateľ.

Po riadnom zaevidovaní objednávky sa musí asistentka presvedčiť, či v nej nie sú nepresnosti, predložiť konečnú verziu protokolu či evidencie zákaziek vedúcemu na schválenie, prípadne sa opäť slovne opýtať: „Rozumel som vám správne? Ivanov I.I. musí vypracovať a predložiť na schválenie harmonogram realizácie projektu do 11. mája 2015?“

Čo sa staloSMART?

SMART je mnemotechnická skratka používaná v manažmente a projektovom manažmente na definovanie cieľov a stanovovanie cieľov.
Cieľ alebo cieľ stanovený podľa kritérií SMART má nasledujúce charakteristiky:
. S- konkrétny (konkrétny) - jasný, presný, jasne popísaný;
. M- merateľné (merateľné) - majú stanovené ukazovatele výkonnosti, pomocou ktorých možno pochopiť, že cieľ bol dosiahnutý. Môžu byť kvantitatívne aj kvalitatívne. Bez týchto kritérií je takmer nemožné posúdiť plnenie úlohy;
. A- dosiahnuteľný (dosiahnuteľný) - realistický, ale vyžadujúci určité úsilie, ktorý slúži ako dodatočný motivačný faktor;
. R- relevantný (relevantný) - zhodujúci sa so širšími cieľmi útvaru, organizácie;
. T- časovo ohraničené (časovo obmedzené) - musí byť definované termíny dosiahnutie cieľa.

2) Interakcia s účinkujúcimi pri prenášaní objednávok do práce. Kľúčovou úlohou v tejto fáze je uistiť sa, že interpret bol o zadaní informovaný a prijal ho do práce. Ak je organizácia malá, potom asistent alebo sekretárka kontaktuje priamo účinkujúcich prostredníctvom Email alebo telefonicky. Vo veľkých organizáciách je takáto interakcia ťažko realizovateľná, takže asistent prenáša objednávku a priamo komunikuje so zástupcami vedúceho organizácie a pri prenose objednávok sa uplatňuje kaskádový princíp, napríklad: EEriaditeľ odboruEVedúci oddeleniaEpriamy vykonávateľ.

3) Informácie o vykonaní príkazu sa prenášajú opačnou cestou: generálny manažér/asistentBZástupca generálneho riaditeľaBriaditeľ odboruBVedúci oddeleniaBpriamy účinkujúci.

Asistent zohráva úlohu sprostredkovateľa pri prenose informácií o zákazke. Zároveň, aby sa skrátil čas prenosu údajov asistentovi, je vhodné zabezpečiť používanie informačného zdroja, ktorý vám umožní zverejňovať súhrnné informácie o pokynoch vo verejnej doméne, napríklad na interný podnikový portál organizácie, kde každý zamestnanec môže online vidieť, aké má pokyny a posielať pripomienky asistentovi.

4) Pri vykonávaní priebežnej kontroly je potrebné objasniť predpoveď od dodávateľa:či sa to zmestí načas alebo pri realizácii sa ukázalo, že množstvo prác je väčšie ako sa pôvodne predpokladalo, alebo zdroje zhotoviteľa nestačia a je potrebné zapojiť zamestnancov iných štrukturálnych divízií, t.to. Ukázalo sa, že úloha je viacfunkčná. Asistent musí udržiavať nepretržitý konštruktívny dialóg so zodpovedným manažérom/výkonným pracovníkom, aby získal promptné a spoľahlivé informácie o postupe realizácie a v prípade vážnych problémov o tom informovať manažéra, pričom sa dá ešte niečo napraviť. Zároveň by ste nemali ísť príliš ďaleko a stať sa rušivými, zasahovať do interpreta a rozptyľovať ho maličkosťami. Všetci účastníci procesu musia jasne pochopiť, že áno spoločné ciele a rešpektovať prácu toho druhého. Ak to chcete urobiť, dohodnite sa na prijateľnom formáte komunikácie.

5) Po obdržaní informácie o vykonaní zadania asistent spolu s vedúcim vyhodnotí úplnosť predložených údajov a rozhodne o prijatí zadania alebo o vrátení na prepracovanie. O rozhodnutie asistent musí upovedomiť účinkujúceho.

6) Pri vytváraní analytických správ. Prísne účtovníctvo znamená pravidelné vykazovanie a analýzy založené na štatistických údajoch. S určitou frekvenciou, napríklad raz za mesiac, musí asistent analyzovať nahromadené štatistické údaje o úlohách a vygenerovať správu o výkonovej disciplíne (obr. 1). Takáto správa môže obsahovať informácie o tom, koľko objednávok bolo celkovo, koľko z nich bolo dokončených načas / neskoro / nedokončených, ktoré jednotky sú vedúce a ktoré sú anti-vodcami z hľadiska včasného vykonania pokynov hlava. S týmito informáciami môže konateľ nakladať podľa vlastného uváženia. Je však žiaduce, aby bol prístup k odmenám a trestom predvídateľný a jednotný pre všetkých.

Ryža. jeden

Improvizované nástroje v arzenáli asistenta

Existuje veľké množstvo takýchto nástrojov, pričom je dôležité dodržiavať kľúčový princíp - všetky pokyny vedúceho musia byť zhmotnené, vložené do jedného úložiska kde je možné pravidelne sledovať vykonávanie pokynov v súlade s ich prioritou.

Ideálna technická realizácia je Microsoft Outlook, pretože obsahuje flexibilné konfiguračné mechanizmy pre tzv. „vlastné zobrazenia“. Okrem štandardných pohľadov „Podľa interpretov“, „Podľa kategórií“, „Podľa termínov“ si môžete nakonfigurovať akékoľvek ďalšie – „Podľa tovární“, „Podľa výborov“, „Len oneskorené úlohy, ktorých termín uplynul od 5. do Pred 20 dňami“ atď. Po nakonfigurovaní bude zobrazenie v budúcnosti dostupné jediným kliknutím myši. Nebudeme sa tým podrobne zaoberať, pretože. tomuto nástroju už bola venovaná séria článkov.

Niekedy je takýto systém nakonfigurovaný na základe elektronické systémy správy dokumentov, napríklad Lotus Notes, Documentum alebo Directum, kde sú kľúčové informácie o objednávke zaznamenané v registračnej a kontrolnej karte (RCC). EDMS je však drahý program, ktorý si nie všetky organizácie môžu dovoliť.

Jedným z najuniverzálnejších a najdostupnejších nástrojov na monitorovanie vykonávania pokynov je Microsoft excel. Tento program možno použiť ako doplnok k existujúcim, ak v ňom pracujete veľká spoločnosť a ako samostatný nástroj. Krása je v tom, že na základe tohto technického riešenia môžete vytvárať jediná základňaúdaje o pokynoch s flexibilným nastavením polí a filtrov podľa vlastného uváženia. Takýto konsolidovaný register pokynov môže byť zverejnený a každý zamestnanec si môže ujasniť znenie, termíny a sledovať stav svojich pokynov. Najprv je potrebné nakonfigurovať obmedzené práva upravte súbor, aby ste predišli náhodnému poškodeniu alebo vymazaniu údajov.

V MS Excel môžete nielen zadávať pokyny ručne, ako v prípade ústnych pokynov z hlavy, ale aj nahrávať pokyny z EDMS (ak ide o pokyny z protokolov alebo pokyny prichádzajúce zvonku, napríklad požiadavky regulačných orgánov alebo úrady štátnej moci alebo firemné centrum).

Určitým nastavením polí môžete nastaviť farebné označenie v stĺpci "Stav realizácie objednávky". Napríklad objednávka, ktorej platnosť ešte neskončila, bude automaticky označená modrou farbou; pokyn vykonaný včas - zelený (na to sa musia zhodovať dátumy v poli "Dátum vykonania" a "Skutočné vykonanie"); pokyn, ktorému uplynula lehota na vykonanie, ale značka prijatia správy o vykonaní nebola doručená, sa automaticky zobrazí ako nevykonaný a označený červenou farbou.

Nastavenie registrácie objednávok vPANI excel

Polia v registri sa konfigurujú napísaním makra. Na takéto dolaďovanie je najlepšie zapojiť IT špecialistu.

Ak nie je IT špecialista a nemáte programátorské zručnosti, môžete použiť iný jednoduchší a cenovo dostupnejší spôsob.

Bunky tabuľky si môžete prispôsobiť sami pomocou funkcie podmieneného formátovania.

Ak chcete nastaviť výplň bunky, vyberte bunku v tabuľke, ktorej nastavíme formátovanie (v našom prípade je to bunka G10 ), na karte Domov - Podmienené formátovanie, v navrhovanom kontextovom menu - Vytvoriť pravidlo(obr. 2).

Ryža. 3

V riadku vzorcov dialógového okna pod názvom musíte zadať pravidlo, ktoré sa bude považovať za pravdivé (obr. 4).

Ryža. 4

Pre náš register bude potrebné postupne nakonfigurovať štyri pravidlá pre rovnakú bunku G10 a potom "roztiahnuť" ich akciu na celý stĺpec G.

• Ak chcete označiť nesplnenú objednávku, nastavte pravidlo 1. V dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte farbu výplne. Prvé pravidlo bude červené.

Potom do riadka vzorcov zadajte nasledujúci popis pravidla: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (obr. 5). To znamená, že za predpokladu, že bunka F10 je uvedený dátum splatnosti a už uplynul, bunka sa automaticky zmení na červenú.

Ryža. päť

Stlačte klávesOTO.

• Ak chcete označiť prebiehajúce priradenie, nastavte pravidlo 2. Opakujeme postupnosť akcií opísaných vyššie: vyberte bunku G10 , ísť do Podmienené formátovanie, vyberte si Vytvoriť pravidlo A Použite vzorec na určenie, ktoré bunky sa majú formátovať.

V už známom dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte inú farbu výplne. Druhé pravidlo bude zodpovedať modrej farbe.

=AK(F10>0;F10>DNES();""). To znamená, že ak bunka F10 je uvedený dátum splatnosti a ešte neprišiel, bunka sa automaticky zafarbí na modro.

Stlačte kláves OTO.

• Ak chcete určiť úlohu, ktorá je dokončená včas, nastavte pravidlo 3. Opäť zopakujeme postupnosť akcií popísaných vyššie, len tentoraz v dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vybrať si zelená farba vyplní na označenie, že objednávka bola dokončená presne načas alebo v predstihu.

Do riadka vzorcov zadajte popis pravidla: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Ak teda bunka F10 G10 je uvedená lehota na skutočné vykonanie, ktorá sa zhoduje s lehotou F10 alebo mu predchádza, bunka G10 sa automaticky zmení na zelenú.

Stlačte kláves OTO.

• Nakoniec, aby sme určili úlohu, ktorá je dokončená neskôr, ako je stanovený termín, nastavíme pravidlo 4. V dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte žltú farbu výplne, ktorá označuje, že objednávka bola dokončená neskoro.

Do riadka vzorcov zadajte nasledujúce pravidlo: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). To znamená, že ak bunka F10 je uvedená lehota na vykonanie a v bunke G10 je uvedený dátum skutočného vykonania, ktorý je neskorší ako dátum F10 , potom bunka G10 sa automaticky zmení na žltú.

Raz v cele G10 všetky štyri pravidlá sú nakonfigurované, daný vzorec „natiahneme“ po celom stĺpci G a vyplňte ho skutočnými dátumami vykonania pokynov. Bunky budú automaticky zafarbené v určenej palete.

Ďalším krokom je nastavenie vizualizácie, t.j. diagramy, pre vizuálnejšie vnímanie obrazu podľa predvádzacej disciplíny.

Na zostavenie grafu potrebujeme kvantitatívne údaje, t.j. počet všetkých pokynov a každý typ samostatne. Preto je potrebné stredné nastavenie. Kvantitatívne údaje môžeme zobraziť v legende, kde budú automaticky zapísané z našej tabuľky (legendu je možné umiestniť na ten istý list napr. nad tabuľku).

Ak chcete zbierať štatistiky, musíte vyplniť jednu z buniek tabuľky, napríklad susednú bunku H10 , a to nasledujúcim spôsobom:

1. Vyberte bunku H10 , v hornej časti panela vzorcov kliknite na ikonu fx Vložiť funkciu, vyberte kategóriu " logické», « AK».

Do horného riadku vzorcov napíšeme nasledujúce pravidlo: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (obr. 6).

Ryža. 6

Roztiahnite pravidlo zadané v bunke H10 , dole v celom stĺpci H(obr. 7).

Ryža. 7

Potom stĺpec H možno skryť a ponechať viditeľné iba potrebné informácie v registri.

• Nastavenie legendy. Aby boli údaje zo stĺpca H sa dostali do legendy a boli v nej zobrazené v kvantitatívnej forme, musíte bunky legendy nastaviť takto:

1. Nastavte pravidlo na bunku G3 : vyberte túto bunku, na riadku vzorcov kliknite na ikonu fx Vložiť funkciu, vyberte typ funkcií " štatistické», « COUNTIF».

2. Potom do riadku vzorcov napíšeme nasledovné: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(obr. 8).

Ryža. 8

3. "Natiahnite" vzorec z bunky G3 predtým G6 resp.

Môžete si tiež nastaviť vizualizáciu a nahrať dáta o zákazkách za dané časové obdobie vo forme grafu.

• ODvytvorenie grafu. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu Vložiť a po výbere rozsahu vyberte graf, napríklad koláčový graf bunky od G3 predtým G6 (obr. 9).

Ryža. deväť

Graf vložíme a vyfarbíme jeho segmenty v nami zvolených farbách výplne výberom segmentu a vyvolaním príslušného kontextového menu pravým tlačidlom myši (tam je všetko intuitívne). Náš register je pripravený (obr. 10).

Ryža. 10

A nakoniec

Je pomerne ťažké vytvoriť efektívny systém na monitorovanie vykonávania pokynov - je potrebné vziať do úvahy veľa rôznych aspektov a funkcií, ktoré môžu byť jedinečné pre rôzne organizácie. Nie je to ľahké, ale pamätajte, že každá hádanka má riešenie. Keď stojím pred ťažkou úlohou, ktorá na prvý pohľad nemá riešenie, vždy si spomeniem na hádanku B. Werbera:

„Ako spojiť týchto deväť bodov so štyrmi čiarami bez toho, aby ste zdvihli pero z papiera?

Často nemôžeme nájsť riešenie, pretože naša myseľ je uzamknutá v oblasti kresby. Nikde však nie je povedané, že sa to nedá prekročiť.

Existuje riešenie:

Morálka: aby človek pochopil systém, musí sa z neho dostať von.

Existuje mnoho spôsobov, ako organizovať efektívny systém monitorovania vykonávania pokynov. Hlavné je nájsť presne ten, ktorý bude najorganickejšie zapadať do práce vašej a vašej firmy, cítiť vo všetkom mieru a neprekročiť hranicu, za ktorou prichádza manická hyperkontrola.

M.A. Suchková, asistentka generálneho riaditeľa ZAO Ryazan Oil Rafining Company (dcérska spoločnosť OAO NK-Rosneft)

Tok dokumentov a pokyny - to sú dve hlavné zátky v práci každej spoločnosti. Zabezpečiť slušnú kontrolu nad vykonávaním pokynov je ťažké, ale možné. To isté platí aj o ukladaní dokumentov – každý na svojom mieste. Myslíte si, že je to rozprávka? Ani nie a tento skutočný príbeh sa volá LeaderTask.

Ako organizovať kontrolu objednávok

Najprv definujme hlavné problémy organizácie kontroly objednávok:

1. Ako zistiť, v akom štádiu je realizácia vašej objednávky?
2. Ako zabrániť ignorovaniu objednávok?
3. Ako skontrolovať výsledok zadanej úlohy?

Všetky odpovede nájdete v program LeaderTask. Vďaka vyvinutému systému objednávok vám žiadna z úloh nezmizne z dohľadu. Zapíšte všetkých zamestnancov do programu a vydajte písomné pokyny ľubovoľného rozsahu – až globálny projekt.

Keď pošlete svoju objednávku jednému z podriadených, jeho avatar oproti názvu úlohy sa stane priesvitným - to znamená, že objednávka už bola doručená, ale ešte nebola prečítaná. Akonáhle zamestnanec otvorí úlohu od vás, jeho avatar v programe získa štandardnú farbu. Preto výroky ako „ nevidel som “ bude jednoducho nevhodné.

Zamestnanec tiež nebude môcť preskočiť vašu úlohu – samozrejme, pokiaľ si neurčíte konečný termín riešenia úlohy. Zobrazí sa v zozname úloh vášho podriadeného a navigátor programu zobrazí vaše meno s počtom priradených úloh.

Ak úloha nie je dokončená do termínu uzávierky, na druhý deň sa objaví na vašom zozname úloh a môžete sa interpreta opýtať, aký je dôvod meškania. Môžete sa tiež opýtať v vstavanom chate, ktorý sa zobrazí pri každej úlohe po jej vytvorení.

Všetky vaše objednávky budú teda bezchybne splnené a žiadna z nich sa nestratí. LeaderTask vám pomôže s organizáciou kontroly vykonávania pokynov na 100%. Viac informácií o tom, ako zistiť, či bola objednávka prečítaná, si môžete pozrieť vo videu nižšie:

A čo dokumenty v mene? Ako zabezpečiť plnú kontrolu nad vykonávaním dokumentov a pokynov?

Práca s dokumentmi v LeaderTask

Všetky súbory a dokumenty pre konkrétnu úlohu sú uložené práve v tejto úlohe. Môžu to byť súbory balíka Microsoft Office, fotografie, videá atď.

Úlohou je napríklad vytvoriť grafiku pre novú stránku – pripojiť všetky potrebné súbory k zadaniu alebo projektu. Prístup k nim budú mať len tí zamestnanci, ktorým to povolíte. Dôverné informácie sa teda nikdy nedostanú do rúk neoprávnených osôb – to je vylúčené!

Málokto vie, ale v rámci LeaderTask si môžete vytvárať aj vlastné dokumenty – poznámky s formátovaním priamo v želanej úlohe. Ak to chcete urobiť, nájdite príslušné tlačidlo v požadovanej úlohe a vytvorte dokumenty akéhokoľvek obsahu v okne, ktoré sa otvorí.

Ako vizuálne zvýrazniť dôležité a naliehavé úlohy a dokumenty?

Vývojári softvéru poskytoval všetko potrebné pre vizuálnu prácu s úlohami – farby, štítky, podúlohy a mnoho ďalšieho. Ak je napríklad jedna z vašich úloh naliehavá, vytvorte štítok s rovnakým názvom a pripojte ho k požadovanej úlohe. Zamestnanec ho uvidí v oznámení a zozname úloh a okamžite začne s jeho realizáciou.

Ľahký životný hack od nás samých- do firemného poriadku pridať klauzulu, že objednávky s príslušnými štítkami musia byť dokončené ako prvé, pričom všetky ostatné úlohy sa odkladajú na neskôr. A takto si budete môcť vybudovať celý systém práce so zadaniami v rámci vašej organizácie.

Vizualizujte informácie, zvýraznite všetky najdôležitejšie veci a začnite stiahnutím programu na správu objednávok LeaderTask.