Kedy je dokument právne záväzný? Právna sila dokumentov

Právna sila dokumentu je „majetkom úradný dokument daná mu platná legislatíva, pôsobnosti orgánu, ktorý ho vydal a zavedený poriadok dekorácia“. Dokument je právne platný, ak obsahuje určitý súbor podrobností (povinné prvky na formalizáciu úradných dokumentov), napríklad dátumy, podpisy a nevyhnutné prípady pečať, pečiatku schválenia, notárske osvedčenie a ďalšie podrobnosti stanovené príslušnými regulačnými predpismi.

Každý dokument má určitý súbor funkcií priamo súvisiacich s jeho hlavnými funkciami a vlastnosťami. To, či dokument bude mať právnu silu alebo nie, závisí od toho, či jeho tvorcovia dodržali požiadavky na jeho formu a ďalšie jednotlivé prvky (náležitosti). Najmä tieto požiadavky na vykonávanie organizačných a administratívnych dokumentov sú definované v GOST R 6.30-2003 schválenom vyhláškou o štátnej norme Ruska z 3. marca 2003.

Autorom dokumentu je „fyzický resp subjekt ktorý dokument vytvoril. Autorstvo je najdôležitejšou črtou dokumentu. Dôležitou funkciou je aj tvorba dokumentov názov druhu doklad (objednávka, osvedčenie, výpis a pod.). Umožňuje vám získať prvú najvšeobecnejšiu predstavu o dokumente, jeho právnom význame.

Medzi najdôležitejšie vlastnosti zdokumentované informácie odkazuje na dátum dokumentu. Dátum dokument je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre akt - to je dátum udalosti, pre protokol - dátum stretnutia (rozhodnutia). Absencia dátumu na niektorých typoch dokladov je nesporným dôvodom na ich zneplatnenie.

Právne významné sú aj rekvizity. « evidenčné číslo dokument". Indexy musia byť priradené k odchádzajúcim aj prichádzajúcim dokumentom. Postup pri prideľovaní evidenčných čísel dokumentom musí byť určený príkazom vedúceho organizácie.

Na organizačnom a administratívnom dokumente musí byť podpisúradník. Prítomnosť potrebných podpisov priamo súvisí s otázkou, či dokument má alebo nemá právnu silu. Za obsah dokumentu zodpovedá ten, kto ho podpísal. Pred splnením náležitostí konkrétneho dokumentu je potrebné venovať pozornosť spôsobilosti osoby, ktorá tento dokument podpísala. Ak úradník pri jeho vyhotovení a podpise prekročil rámec svojej pôsobnosti, dokument nemá právnu silu a je neplatný.

Vulture Vyhlásenia - ide o akési potvrdenie dôležitosti a relevantnosti vypracovaného a podpísaného dokumentu. Viaceré dokumenty nadobúdajú právnu platnosť až po ich schválení vedúcimi alebo predstaviteľmi podniku, do ktorého kompetencie patrí riešenie určitých otázok. Tuleň je tiež právne významnou náležitosťou, pretože viaceré dokumenty (napríklad zakladajúce dokumenty, dokumenty finančného obsahu atď.) nadobúdajú právnu silu len vtedy, ak existuje ich odtlačok.

Vzhľadom na právnu silu zdokumentovaných informácií je potrebné poznamenať, že ich má nielen originál dokumentu, ale v určitých prípadoch aj kópia dokumentu. Kópia dokumentu- ide o „dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pravého dokumentu a všetkých jeho vonkajších prvkov alebo ich časti, ktorý nemá právnu silu“. Duplicitné je duplikát pôvodného dokumentu, ktorý má právnu silu a ktorý sa zvyčajne vydáva, keď originál stratí tá istá inštitúcia, kde bol vytvorený. Aj to sa stáva overená kópia- ide o kópiu dokumentu, na ktorej sú v súlade so stanoveným postupom pripevnené potrebné náležitosti, ktoré jej dávajú právnu silu (rekvizity "certifikovaná kopírovacia značka", notárske overenie).

Vytvárať organizačné a administratívne dokumenty, rozhodnutie vedenia alebo iné úradníkov podnik, ktorého činnosti sa tieto dokumenty týkajú. interný dokument, vydaný podnikom, možno považovať za povinný pre zamestnancov len vtedy, ak má právnu silu. Aby bol dokument platný, je potrebné:

- ustanovenia obsiahnuté v dokumente musia prísne spĺňať požiadavky zákona;

- dokument musí vydať úradník, ktorý má na to potrebné oprávnenie (oprávnenie sa môže prejaviť v príkazoch, splnomocneniach, popisoch práce podpísaných alebo schválených vedúcim);

- návrh detailov dokumentu musí zodpovedať prijatým normám.

Ak hovoríme o právnej sile elektronických dokumentov, tak v prvom rade je tu problém uznania ich právnej sily, spoľahlivosti či pravosti, možnosť odmietnuť papier v procese dokumentovania riadiacich činností. Problém elektronických technológií v kancelárskej práci je problémom využitia v tradičných podmienkach najnovšie technológie, zrýchlenie procesov vo všetkých fázach kancelárskej práce, od dokumentácie až po archiváciu. Neistota v legislatíve, právna úprava pracovať s elektronické dokumenty vedie k ťažkostiam pri poskytovaní právnej sily informáciám zaznamenaným na strojovom médiu.

Prvým krokom k riešeniu problematiky používania dokumentov vytvorených výpočtovou technikou u nás bol vývoj GOST 6.10.4-84 „Dať právnu silu dokumentom na strojovom médiu a strojovému záznamu vytvorenému výpočtovou technikou. Základné ustanovenia“. Dodnes jediná technická možný spôsob preukázanie elektronického dokumentu je použitie elektronický podpis. Federálny zákon zo dňa 10.01.2002 č.1-FZ „Na el digitálny podpis» (EDS) upravuje zákonné podmienky používania elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente, podľa ktorého je EDS uznávaný ako rovnocenný vlastnoručný podpis v papierovom dokumente.

Tiež dostupný legislatívne akty Ruská federácia, na základe ktorej rezortné ustanovenia, pokyny, ktoré zabezpečujú legálne fungovanie ED. Pripravený je návrh vzorového zákona o elektronickom digitálnom podpise, ktorý má byť zákonníkom jednotné pravidlá a postupy v rámci SNŠ, ktoré budú akceptované všetkými účastníkmi a zavedené v príslušných krajinách ako legislatívne akty. Prítomnosť takéhoto zákona zabezpečí právne pevnú výmenu elektronických dokumentov v rámci CIS.

D.V. Rysyuk

Literatúra

GOST 6.10.4-84 „Udelenie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovému záznamu vytvorenému počítačovou technológiou. Základné ustanovenia“. - Hlavný archív ZSSR.
Federálny zákon z 10. januára 2002 č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“
GOST R 6.30-2003. AMERICKÝ DOLÁR - jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu. - Gosstandart Ruska, 2003.
Degtyarev V.A. Právna sila organizačné a administratívne dokumenty podniku. - M .: Vyššia škola, 1999.
Kosovets A.A. Právna úprava elektronická správa dokumentov// Vestn. Moskva univerzite - Ser. 11. - 1997. - č.4.

Právna sila dokumentu - to vlastnosť úradnej listiny, ktorú jej oznamuje súčasná právna úprava, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal, a ustanovený postup registrácie *. Z tejto definície vyplýva, že riadiaci orgán alebo úradníci, ktorí dokument vydávajú, sú povinní:

* GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. -M.: Gosstandart Ruska, 1998, s.2.

Pri jeho príprave dodržiavať platnú legislatívu;

zverejňovať dokumenty len v rámci svojej pôsobnosti;

Dodržiavať vnútroštátne pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov platné v určitom čase.

Medzi právne najvýznamnejšie údaje patria: názov organizácie, dátum a registračné číslo dokumentu, podpis, pečiatka, pečiatky o schválení a schválení.

Na potvrdenie právnej sily v rôznych dokumentoch sa používajú rôzne podrobnosti. Žiadosť teda musí byť adresovaná úradníkovi, musí obsahovať slovo „žiadosť“, text (predmet alebo dôvod žiadosti), dátum a podpis. Príkaz vedúceho musí byť vyhotovený na hlavičkovom papieri organizácie, musí obsahovať označenie druhu dokumentu (objednávky), text o administratívnych úkonoch, schvaľovacie víza, registračné číslo, dátum a podpis. Pre personálny stôl organizácie sú potrebné nielen uvedené údaje, ale aj schvaľovacia pečiatka potvrdená pečaťou. Pre určité typy dokumentov sú v súčasných pravidlách registrácie vypracované požiadavky na podrobnosti, ktoré potvrdzujú ich právnu silu.

V manažérskej praxi je zvykom rozlišovať dokumenty podľa stupňa ich pravosti na koncepty, biele, originály, kópie.

návrh dokumentu , písané rukou, strojom alebo vytlačené z počítača, odzrkadľuje tvorbu autora na svojom obsahu. Môže obsahovať iba text a nemá právnu silu.

biely papier - to rukou alebo strojom písaný dokument, ktorého text je skopírovaný z konceptu dokumentu alebo napísaný bez škvŕn a opráv.

Za autentický sa považuje dokument, ktorý obsahuje údaje potvrdzujúce jeho pravosť (o autorovi, čase a mieste vytvorenia). Originál úradného dokumentu - to prvá (alebo jedna) kópia dokumentu, ktorý má právnu silu.

Kópia dokumentu - to dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného dokumentu a všetky jeho vonkajšie prvky alebo časť ux*. Kópia dokumentu môže byť faxová alebo bezplatná. Faksimilná kópia plne reprodukuje obsah dokumentu a všetky jeho vonkajšie znaky (podrobnosti obsiahnuté v origináli vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, najmä ich umiestnenie. Faksimile kópia sa robí na kopírkach, pomocou fotografie, faxov, tlačiarní. V prípade dokumentov vyrobených na písacích strojoch je faksimilná kópia druhá a ďalšie kópie dokumentov prijatých cez uhlíkový papier. Zvyčajne zostávajú vo veciach inštitúcie. Zastaraný názov pre takéto kópie je dovolenka. Voľná kópia obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

* GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Gosstandart Ruska, 1998, s.2.

Všetky druhy kópií nie sú právne platné, pokiaľ nedostali osobitné osvedčenie. Ide napríklad o notársky overené kópie alebo duplikát listiny - duplikát originálu, ktorý má právnu silu a ktorý sa vydáva spravidla pri strate listiny (rodný list, diplom a pod.).

Dokument prijatý z automatizovaného informačného systému v súlade so zákonom nadobúda právnu platnosť po jeho podpísaní úradníkom spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie. Právnu silu dokumentu uchovávaného, spracovávaného a prenášaného pomocou automatizovaných informačných a telekomunikačných systémov možno potvrdiť elektronickým digitálnym podpisom. Právna sila elektronického digitálneho podpisu je uznaná, ak sú v automatizovanom informačnom systéme softvérové a hardvérové nástroje, ktoré zabezpečujú identifikáciu podpisu, a ak je dodržaný stanovený režim ich použitia. Právo na osvedčenie totožnosti elektronického digitálneho podpisu sa v Ruskej federácii vykonáva na základe licencie.*

* federálny Zákon Ruskej federácie "o informáciách, informatizácii a ochrane informácií" z 20. februára 1995 č. 24-FZ, čl. 5.

V manažmente, ako aj v iných oblastiach ľudskej činnosti, existuje deľba práce, čo vedie k tomu, že rôzni špecialisti administratívneho aparátu alebo jeho štruktúrnych oddelení vykonávajú rôzne manažérske funkcie. Niektoré riadiace funkcie sú typické, vlastné každému riadiacemu prístroju. Medzi takéto funkcie patrí napríklad prognózovanie a plánovanie, organizačné a administratívne činnosti, účtovníctvo a výkazníctvo, financovanie atď. Ostatné funkcie môžu čiastočne vykonávať niektoré administratívne aparáty alebo ich nevykonávajú vôbec.

Všetky formy riadiacej činnosti sú premietnuté do príslušných dokumentov, ktoré slúžia ako spôsob a prostriedok realizácie funkcií pridelených riadiacemu aparátu. Činnosť inštitúcie je formalizovaná súborom vzájomne sa ovplyvňujúcich dokumentov určitým spôsobom, zodpovedajúcim riadiacim funkciám a komponentom dokumentačného systému.

Dokument vznikol predovšetkým s cieľom opraviť informácie a dať im právnu silu. Význam latinského slova „document“ (documentum) je dôkaz, dôkaz. V súčasnosti je nespochybniteľnosť dokumentu definovaná aj pojmom „právna sila dokumentu“. Právnou silou dokumentu sa rozumie aj autoritatívny charakter dokumentu, ktorý je založený na zákone.

Pre riadiace činnosti je právna sila dokumentov mimoriadne dôležitá, pretože to znamená, že dokumenty môžu slúžiť ako pravdivý dôkaz informácií v nich obsiahnutých. Z právnej sily úradného dokumentu vyplýva jeho záväznosť pre toho, komu je určený, prípadne pre okruh účastníkov manažérskych akcií (štátne orgány, ich štrukturálne členenia, verejné organizácie, úradníci a občania), ktorí sa dokumentom riadia a pri svojej činnosti z neho vychádzajú alebo sa ho zdržia.

Právna sila dokumentu -- to vlastníctvo úradného dokladu, ktorý mu oznamuje súčasná právna úprava, pôsobnosť orgánu, ktorý ho vydal a ustanovený postup registrácie Kuznecovová T.V. Kancelárske práce (Dokumentárna podpora manažmentu). - M.: CJSC "Obchodná škola "Intel-Sintez", 1999. - S. 10. .

Z tejto definície vyplýva, že riadiaci orgán alebo úradníci, ktorí dokument vydávajú, sú povinní:

pri jej príprave dodržiavať aktuálne normy legislatívy;

zverejňovať dokumenty len v rámci svojej pôsobnosti;

v súlade s vnútroštátnymi pravidlami prípravy a vyhotovenia dokumentov platnými v určitom čase. Medzi právne najvýznamnejšie náležitosti patria: názov organizácie, dátum a evidenčné číslo dokumentu, podpis, pečiatka, pečiatky o schválení a schválení.

Funkcie dokumentu

Zo sociálneho hľadiska je akýkoľvek úradný dokument multifunkčný, t.j. súčasne vykonáva niekoľko funkcií, čo mu umožňuje uspokojovať rôzne potreby človeka. Medzi funkciami sú všeobecné a špeciálne.

Všeobecné funkcie dokumentu:

- informačný: každý dokument je vytvorený na uloženie informácií;

- sociálna: dokument je spoločensky významný objekt, pretože je generovaný jednou alebo druhou sociálnou potrebou;

- komunikatívny: dokument pôsobí ako prostriedok komunikácie medzi jednotlivými prvkami sociálnej štruktúry, najmä medzi inštitúciami;

- kultúrne: dokument je prostriedkom upevňovania a odovzdávania kultúrnych tradícií, etáp vo vývoji civilizácie. Takže napríklad vedecko-technická dokumentácia odráža úroveň vedecko-technického rozvoja spoločnosti.

Špeciálne vlastnosti dokumentu:

- manažérsky: dokument je nástrojom riadenia; táto funkcia je vybavená takzvanými riadiacimi dokumentmi (plánovacie, výkaznícke, organizačné a administratívne dokumenty atď.), ktoré sú špeciálne vytvorené na účely riadenia;

- legálne: dokument je prostriedkom na opravu a zmenu právne predpisy a právne vzťahy v spoločnosti. Právnu funkciu plnia legislatívne a právne normatívne akty, ako aj dokumenty, ktoré nadobúdajú právnu funkciu na chvíľu. Takže na použitie ako forenzný dôkaz to môže byť akýkoľvek dokument;

- funkcia historického prameňa: dokument pôsobí ako zdroj historických informácií o vývoji spoločnosti.

Tieto funkcie majú medzinárodný charakter a určujú základné pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov.

Takže napríklad právnu silu dokumentu poskytuje komplex podrobnosti-- Povinné prvky vyhotovenia dokumentu. Patria sem: meno autora dokumentu, adresát, podpis, dátum, číslo dokumentu, pečiatka schválenia, pečiatka atď. Súbor údajov a schéma ich umiestnenia na dokumente sú formulár dokumentu.

Zloženie podrobností, ktoré dávajú dokumentom právnu silu.

V podnikaní existujú jednotné požiadavky a pravidlá vykonávania riadiacich dokumentov, ktoré ustanovujú štátne predpisy.

Dodržiavanie jednotných pravidiel pre papierovanie zabezpečuje:

právnu silu dokumentov;
· efektívna a kvalitná príprava a vyhotovenie dokumentov;
Organizácia rýchle vyhľadávanie Dokumenty;
aktívnejšie využívanie počítača pri príprave dokumentov.

Každý dokument pozostáva z niekoľkých dokumentov, ktoré ho tvoria (dátum, text, podpisy atď.), ktoré sa nazývajú detaily. Každý typ dokumentu (akt, príkaz, list) má určitý súbor podrobností.

V pracovnej praxi obchodné podniky rekvizity „1 – štátny znak“ sa nepoužívajú. Umiestňuje sa iba na dokumenty verejné inštitúcie a podniky, ktorým sa takéto právo udeľuje. Nevyhnutný „3 - obraz ocenení“ sa tiež nepoužíva pri vývoji hlavičkového papiera spoločnosti.

Medzi najdôležitejšie detaily dokumentov používaných v modernej praxi patria:

2 - znak organizácie;
7 - názov organizácie;
9 - index komunikačného podniku, PSČ, telefón, fax, číslo bankového účtu;
10 - názov typu dokumentu;
11 - dátum;
12 - index (číslo) dokumentu;
13 - odkaz na index a dátum prichádzajúceho dokumentu;
15 - pečiatka obmedzenia prístupu k dokumentu;
16 - adresát;
17 - pečiatka schválenia;
18 - rozlíšenie;
19 - názov k textu;
20 - kontrolná značka;
21 - text;
22 - značka o prítomnosti aplikácií;
23 - podpis;
25 - víza;
26 - tesnenie;
27 - značka na overenie kópie;
28 - priezvisko umelca a jeho telefónne číslo;
29 - značka o vykonaní dokumentu a jeho smere v prípade;
31 - známka prijatia.

Mimoriadne dôležité je správne vyhotovenie takých údajov, ako je dátum, podpis, pečiatka, pečiatka schválenia, ktoré dávajú dokumentu právnu silu.

Každý dokument možno rozdeliť do 3 hlavných častí:

časť nadpisu (obsahuje detaily umiestnené pred textom);
hlavná časť (podrobnosti „text“ a „aplikácie“);
· dizajnová časť (podrobnosti umiestnené pod textom a aplikáciou).

Certifikácia dokumentov. Pravidlá pre návrh detailov zahrnutých v jeho zložení.

Organizačný a administratívny dokument musí mať nevyhnutne podpis úradníka (podpisy, ak dokument vypracovalo a zverejnilo viacero úradníkov).

Prítomnosť potrebných podpisov priamo súvisí s otázkou, či dokument má alebo nemá právnu silu.

Za obsah dokumentu zodpovedá ten, kto ho podpísal.

Aké dokumenty sú oprávnené podpísať tento alebo ten úradník, je stanovené interné akty podniky (napríklad charty, nariadenia, príkazy atď.). V mene podniku teda dokumenty podpisuje jeho vedúci. Príkazy a predpisy upravujúce činnosť štrukturálnych divízií podniku môžu podpisovať vedúci týchto divízií. K mnohým individuálnym špecifickým záležitostiam môžu mať podpisové právo aj iní zamestnanci podniku. Vyčerpávajúci rozsah takejto problematiky sa musí odraziť v pokynoch na prácu v kancelárii alebo v iných podobných dokumentoch.

V závislosti od typu dokumentov môžu mať jeden alebo dva alebo viac podpisov.

Pečiatka „Schvaľujem“ („Schvaľujem“) je akýmsi potvrdením dôležitosti a relevantnosti vyhotoveného a podpísaného dokumentu, ako aj druhom sankcie za fungovanie tohto dokumentu vo vzťahu k určitému okruhu zamestnancov. , úradníci, divízie podniku.

Viaceré dokumenty nadobúdajú právnu platnosť až po ich schválení vedúcimi alebo predstaviteľmi podniku, do ktorého kompetencie patrí riešenie určitých otázok.

Povinné schválenie podlieha:

stanovy;
Predpisy o zastupiteľských úradoch, pobočkách a štrukturálne členenia podniky;
štruktúra, personálne obsadenie a personálne obsadenie;
Úkony obhliadok, auditov, preberanie-dodávka hmotný majetok;
· popisy práce;
pravidlá vnútorných pracovných predpisov;
· odhady;
ceny za práce a služby a pod.

Na základe špecifík svojej činnosti musí podnik vypracovať zoznam dokumentov, ktoré sa majú schváliť, a okruh úradníkov oprávnených schváliť tieto dokumenty.

Väčšina dokumentov vydaných podnikom nie je opečiatkovaná. Odtlačok pečate však musí byť na týchto dokumentoch:

Odrážanie informácií o skutočnostiach, ktoré majú špeciálne právny význam(o založení, reorganizácii alebo likvidácii podniku atď.);
osvedčenie práv podniku alebo jeho jednotlivcov (plnomocenstvá);
upevnenie skutočností súvisiacich s finančnými a materiálnymi hodnotami.

Pre takéto dokumenty je pečať právne významnou náležitosťou, pretože majú právnu silu len vtedy, ak je na nich odtlačok.

Ak dokument neobsahuje žiadne právne významné podrobnosti, potom nemá právnu silu a zamestnanci podniku majú právo odmietnuť splniť požiadavky tohto dokumentu.

Právna sila kópií dokumentov.

Pomerne často musia podniky robiť kópie dokumentov, napríklad ak je pravdepodobnosť straty originálu vysoká alebo ak je potrebné predložiť jeden dokument rôznym inštitúciám.

Kedy je kópia právne platná ako originál?

Kópia musí presne opakovať text a dizajn originálu.

Kópiu dokumentu vydaného samotným podnikom môže potvrdiť vedúci tohto podniku alebo poverený zamestnanec, napríklad vedúci personálneho oddelenia alebo vedúci kancelárie. Výnimkou sú kópie dokumentov, ako je napríklad zakladateľská listina. Kópia listiny je overená notárom.

Zatiaľ neexistuje jednoznačná odpoveď na otázku, či dokument prijatý faxom má právnu silu. Niektoré domáce a zahraničné podniky uznávajú zákonnosť kópie telefaxu a prijímajú ju na vykonanie. Spoľahlivosť takýchto kópií však podľa nášho názoru nemožno vždy považovať za samozrejmú a úplnú. V zásade je telefaxová správa iba kópiou dokumentu, ktorá sa rovná kópii vyhotovenej na kopírke.

Fax by sa mal používať na odosielanie a prijímanie dokumentov, ktoré nesúvisia s udalosťou v podniku právne následky(informačné, reklamné a pod.). 24

1. Právna sila dokumentu………………………………………………..3

2. Druhy kópií dokumentu……………………… .................................. ... .......................5

3. Úradná pečať……………………………………………………………… ........ ........osem

Bibliografia

PRÁVNA PLATNOSŤ DOKUMENTU.

Ako každý predmet, aj dokument má veľa vlastností (rozlišovacích vlastností). Je zvykom vyčleniť niekoľko základných vlastností dokumentu, ktoré sa vyznačujú zodpovedajúcimi znakmi: právna sila, originalita, autentickosť.

Právna sila dokumentu. Akú vlastnosť dokumentu možno nazvať právnou silou? Táto vlastnosť má byť skutočným dôkazom tých skutočností, udalostí a akcií, ktoré sa odrážajú v dokumente.

Čo ovplyvňuje nadobudnutie právnej moci dokumentu?

1. Dodržiavanie ustanovení platnej legislatívy organizáciou, jej úradníkmi pripravujúcimi dokument.

2. Dokumentácia zahŕňa dodržiavanie stanovených pravidiel pre zaznamenávanie informácií. Tieto pravidlá sú špecifické pre každý typ dokumentov a upravujú ich GOST a iné regulačné a metodické materiály.

Právna moc listiny je vlastnosťou úradnej listiny, ktorú jej priznáva súčasná právna úprava, pôsobnosť orgánu, ktorý ju vydal, a ustanovený postup pri jej vyhotovení.

Právnu silu dokumentu je možné zabezpečiť súborom podrobností ustanovených pre každý typ dokumentu, t. povinné náležitosti papierovania: názov organizácie – autor dokumentu, podpis, dátum, evidenčné číslo dokumentu, pečiatka schválenia, pečiatka atď.

Originalita dokumentu. Slovo „originál“ pochádza z latinského slova „originalis“, čo znamená originálny, originálny. Charakteristickým znakom originálu je jeho jedinečnosť.

Často „množené originály“, tzn. originály vyhotovené v niekoľkých kópiách. Napríklad dohoda medzi štátmi už od staroveku bola vyhotovená v počte kópií zodpovedajúcich počtu zmluvných strán, pričom každá kópia je originál.

originálne dokumenty vo vašom vzhľad môžu to byť biele knihy a koncepty.

Koncept je vopred upravený dokument. Návrh dokumentu: Rukou alebo strojom písaný dokument, ktorý odráža prácu autora alebo redaktora na svojom texte.

Biely papier je posledná, prepísaná alebo nabielo vytlačená verzia dokumentu. Biela kniha: rukou alebo strojom písaný dokument, ktorého text bol skopírovaný z konceptu dokumentu alebo napísaný bez vymazania a opráv.

V prípade úradných dokumentov je originálom biely papier podpísaný úradníkmi s prihláškou, v niektorých prípadoch, pečaťou.

Originály servisných dokumentov je možné vytlačiť na hlavičkové papiere.

Rozlišujú sa autogramy - dokumenty prepísané alebo opravené (po dotlači alebo korešpondencii) rukou autora.

Pravosť dokumentu. Ako synonymum slova originál sa používa originál, čo v latinčine znamená spoľahlivý. Autentický dokument: dokument, ktorého údaje o autorovi, čase a mieste vytvorenia, obsiahnuté v samotnom dokumente alebo odhalené iným spôsobom, potvrdzujú pravosť jeho pôvodu. Teda dokument v konečnej verzii, riadne vyhotovený a podpísaný, sa nazýva originál úradného dokumentu. Môže to byť prvá alebo jedna kópia pôvodného dokumentu. Duplikát dokumentu: duplikát pôvodného dokumentu, ktorý má právnu silu.

Kópie dokumentov. Kópia dokumentu je dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pravého dokumentu a všetkých jeho vonkajších prvkov alebo ich časti, ktorý nie je právne záväzný.

Opakovaná, presná reprodukcia originálov (na účely reprodukcie) je kópia. Samotný pojem kópia (lat. сopia - súbor) je spojený s reprodukciou originálu akéhokoľvek druhu.

Medzi kópiami sa líšia:

Výpis je kópia časti dokumentu. Výpis musí obsahovať reprodukciu úplného znenia rozhodnutia o konkrétnej otázke. Výpis nadobúda právnu platnosť po potvrdení úradníkom organizácie alebo notárom.

Špeciálny druh - fotografie a modrotlač, ktorých charakteristickým znakom je presná reprodukcia originálu. Sú typom faxovej, automatickej kópie. Okrem kópií vytvorených priamo z originálu alebo získaných automaticky, t.j. súčasne s originálom môže existovať viacero kópií: kópia z kópie.

Právna sila kópií:

1) kópia musí obsahovať presné znenie originálu (vrátane formy, na ktorej bol dokument vyhotovený), dekódovanie pečiatok, podpisy úradníkov.

2) dôkaz o právnej moci kópie listiny - značka na jej osvedčení. Overenie kópií musí vykonať samotná organizácia alebo v prípade potreby notár. Notárske overenie sa zvyčajne vyžaduje pre kópie zakladajúcich dokumentov organizácie, ktoré sa predkladajú rôznym vládnym orgánom (súdne, daňové a licenčné úrady, výbory pre správu majetku atď.), V zásade však platí, že každá kópia dokumentu, ktorá nie je v rozpore so zákonom a má právny význam môže byť overený notárom.

Notár porovná originál s kópiou a osvedčí ju. Je zakázané notársky overovať kópie pasov, vojenských lístkov, služobných osvedčení.

Samotné organizácie majú právo certifikovať dokumenty vytvorené v týchto organizáciách. Organizácie môžu tiež osvedčovať dokumenty občanov pri uchádzaní sa o zamestnanie (diplom, osvedčenie, osvedčenie o výhodách atď.)

Kópie overuje vedúci organizácie alebo poverený úradník (napríklad vedúci personálneho oddelenia alebo vedúci úradu). Overené kópie zasielané organizáciám sú certifikované pečaťou.

Typy kópií dokumentov.

Kópia dokumentu je „dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pravého dokumentu a všetkých jeho vonkajších prvkov alebo ich časti, ktorý nemá právnu silu“. Pod vonkajšími znakmi rozumieme nosič informácie, fyzický stav dokumentov, veľkosť dokumentu, prvky kancelárskej práce či dekorácie.

Aby sa kópia stala právoplatnou, musí byť overená. Overená kópia dokumentu je kópia dokumentu, na ktorej sú v súlade s GOST R 6.30-97 pripevnené potrebné údaje, aby mala právnu silu. Zavedený postup znamená pravidlá jasne definované platnými regulačnými právnymi aktmi o tom, kto a aké druhy kópií úradných dokumentov má právo osvedčovať.

Takže napríklad notár musí potvrdiť, že kópia úradného dokumentu napísaná v cudzom jazyku je správna.

Pre organizácie, ktoré robia kópie úradných dokumentov pre vlastnú potrebu alebo ich vydávajú do rúk občanov, sú stanovené štandardné pravidlá:

1. Organizácie majú právo na vydávanie občanom na ochranu ich záujmov a práv vyhotovovať kópie len tých dokumentov, ktorých autorom je samotná organizácia.

2. Kópie úradných listín organizácie vrátane kópií archívnych dokumentov sa vydávajú občanom len s povolením vedúceho organizácie alebo vedúceho spisovej služby.

3. Organizácia môže vyhotovovať kópie úradných dokumentov iných organizácií a osvedčovať ich predpísaným spôsobom, ak sú tieto dokumenty potrebné pre vnútornú potrebu organizácie. Napríklad pri uchádzaní sa o prácu môže organizácia vyhotoviť a osvedčiť kópiu diplomu zamestnanca, ktorá bude následne uložená v jeho osobnom spise.

4. Je zakázané robiť kópie nasledujúcich dokumentov: pas, vojenský preukaz, služobné osvedčenia; dokumenty označené ako nekopírované; dokumenty s nejasným textom, výmazmi a nešpecifikovanými opravami.

V závislosti od spôsobu vytvárania kópií existujú faksimilné a bezplatné kópie.

Faksimile kópia presne reprodukuje všetky vonkajšie znaky, umelecké črty dizajnu rekvizít, ich umiestnenie. Faxové kópie je možné zhotovovať pomocou kancelárskeho vybavenia, typograficky.

Bezplatná kópia dokumentu môže byť vyhotovená ručne alebo strojopisom. Dokáže plne reprodukovať informácie z oficiálneho dokumentu, ale nie úplne presne reprodukovať vonkajšie prvky (napríklad písmo).

Kópia vyhotovená v organizácii je overená umiestnením požadovanej 25 „Označenia kópií“ v plnom znení, resp. krátka forma.

Kópie sú nasledujúcich typov:

úplná kópia;

extrakt;

dovolenka.

Úplná kópia úradného dokumentu vydaného osobne musí byť overená značkou overenia kópie v plnej forme s úradnou pečaťou organizácie.

Ak musí byť úradný dokument upozornený a vykonaný značný počet organizácií alebo výkonných umelcov, vyhotoví sa jeho kópia pomocou kancelárskeho vybavenia v požadovanom počte. V tomto prípade sa kopírovanie nevykonáva z originálu (podpis hlavy nie je dovolené kopírovať týmto spôsobom), ale z duplikátu kópie dokumentu špeciálne pripraveného na reprodukciu, na ktorej nie je osobný podpis hlava v požadovanom „Podpise“. Pod špecifikovanou náležitosťou je pripevnená značka na overenie kópie v plnej forme s úradnou pečaťou (takto nemožno skopírovať ani úradnú pečať organizácie), napríklad:

Správny

Vedúci kancelárie N. M. Sergeeva

15.10.2000

Výpis z úradného dokumentu, napríklad z objednávky, protokolu, sa vyhotovuje vtedy, ak nie je potrebné vyhotovovať úplnú kópiu. Vyhlásenie sa vydáva takto:

názov druhu dokumentu označuje: „výpis z objednávky“, „výpis z protokolu“;

úvodná časť (ak existuje) úradného dokumentu je reprodukovaná v plnom znení;

z hlavnej časti textu dokumentu sa vypíše položka, ktorej informácie sú potrebné;

rekvizity "Podpis" sú reprodukované (bez osobného podpisu);

je pripevnená značka na overenie kópie v plnej forme s pečaťou.

Vzor výpisu z dokladu (objednávky) je uvedený v prílohe. 33.

Dovolenka je kópia odchádzajúceho dokumentu, ktorý sa vloží do podniku organizácie a originál dokumentu, napríklad obchodný list, sa odošle adresátovi. Na druhom vyhotovení listiny je na predpísanom mieste nalepená značka na osvedčenie vyhotovenia v skrátenej forme, t.j. bez uvedenia pozície osoby, ktorá to osvedčila, a dekódovania podpisu. Ak dovolenka nie je vydaná na hlavičkovom papieri organizácie, mal by sa do nej preniesť dátum, registračné číslo a odkaz na index a dátum z prvej kópie.

Duplikát by sa mal odlíšiť od kópie dokumentu, ktorá je duplikátom pôvodného dokumentu, ktorý má právnu silu. Duplikát sa vyhotovuje v prípade straty originálu (napríklad rodného listu, vysvedčenia alebo diplomu a pod.) na rovnakom tlačive ako originál. Duplikát má originál pečiatky a podpis úradníkov, ktorí majú právo podpisovať tieto dokumenty v čase vydania duplikátu. Na duplikáte sa v pravom hornom rohu umiestni značka v tvare slova „duplikát“.