Efektívne využitie Informácie pre rozhodovanie v inštitúciách poskytujú vyhľadávače dokumentov (databázy o dokumentoch inštitúcie). Informácie o dokumentoch uvedené pri ich registrácii vstupujú do vyhľadávacieho systému, ktorý zahŕňa kartotéky a klasifikačné referenčné knihy.
Evidenčná služba a sekretárka (v malých inštitúciách) s pomocou databázy sú povinní zabezpečiť v prípade potreby napr. rýchle vyhľadávanieúdaje o tom, kto, kde, v akom štádiu prípravy sa dokument nachádza, v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike.
Predpokladom organizácie vyhľadávača je zrozumiteľnosť. Je to dôležité najmä vzhľadom na skutočnosť, že fluktuácia zamestnancov v modernej kancelárskej práci je pomerne bežná. Vyhľadávač musí spĺňať nasledujúce požiadavky:
o úplne zverejňovať zloženie a obsah dokumentov;
o zabezpečiť promptné vyhľadávanie dokumentov, informácií, kontrolu nad ich realizáciou.
Vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je hlavnou úlohou služby kancelárskej práce.
Spolu s dokumentmi sa vyhľadávače presúvajú aj do archívu inštitúcie na uloženie.
Informácie- referenčná práca, ako aj registráciu dokumentov možno organizovať tradične – vo forme referenčných súborov, ako aj v automatizovanom režime.
Tradičný formulár na vyhľadávanie dokumentov
V prípade použitia kartového formulára na evidenciu dokumentov sa vytlačí potrebný počet RKK, z ktorých je možné zostaviť takéto samostatné kartotéky:
o referenciu (podľa korešpondentov, typov dokumentov, ich autorov atď.);
o kontrola (podľa termínov, výkonných umelcov atď.);
o kodifikácia, alebo tematická ( predpisov, administratívne dokumenty a pod.);
o na žiadosť občanov;
o abecedný.
Počet kartoték v inštitúcii je určený stupňom centralizácie evidenčných a vyhľadávacích operácií, ako aj špecifické podmienkyčinnosti inštitúcie.
Manuálna kartotéka je škatuľa alebo niekoľko škatúľ, v ktorých sú karty umiestnené v určitom poradí. Na registráciu rôznych kategórií dokumentov je vhodné vyrobiť karty rôznych farieb alebo urobiť špeciálne značky s farebnými pruhmi na hornom brehu bežných kariet. Sekcie a nadpisy kartotéky sú od seba oddelené kartónovými alebo plastovými predelmi, ktoré označujú názvy sekcií alebo indexy nadpisov. Umiestňovanie kariet do nadpisov sa vykonáva podľa abecedy, podriadenosti, stupňa dôležitosti atď.
Indexy kariet sú usporiadané podľa rôznych schém. ich konštrukcia závisí od štruktúry inštitúcie, stupňa centralizácie referenčnej práce, charakteru žiadostí o informácie, ich počtu a ďalších faktorov. Takže v prípade použitia centralizovaného systému na registráciu dokumentov sa referenčné súbory vytvárajú v administratívnej službe; decentralizovaný systém zabezpečuje vytváranie kartoték v štrukturálnych divíziách, zmiešaný - v administratívnej službe a v štrukturálnych divíziách.
Referenčné súbory sú hlavné typy kartoték v inštitúciách. V týchto kartotékach sú RKK zoskupené (systematizované) podľa nasledujúcich kritérií:
o abecedné (s priezviskami, menami predmetov alebo predmetov);
o geografické (podľa názvov administratívnych a ekonomických jednotiek);
o korešpondent (podľa názvov inštitúcií, s ktorými sa korešpondencia vedie);
o nominálne (podľa názvov typov dokumentov);
o predmetové opytovacie alebo tematické (podľa obsahu dokumentov alebo oblasti činnosti, ktorej sa dokumenty týkajú);
o štrukturálne (podľa dokumentov patriacich k štrukturálne členenia inštitúcie);
o chronologické (podľa dátumov prijatia dokumentov, ich vyhotovenia, podpisu, odoslania).
Pri formovaní kartoték je možná kombinácia rôznych vyhľadávacích funkcií.
Referenčný súbor sa spravidla skladá z dvoch častí: nevykonaných a vykonaných dokumentov.
Prvá časť je určený na zachytávanie a vyhľadávanie informácií o dokumentoch v procese ich vyhotovenia a v prípade potreby poskytuje kontrolnú funkciu. Karty v ňom môžu byť systematizované podľa účinkujúcich, štrukturálnych divízií, korešpondentov alebo termínov vyhotovenia dokumentov.
Pri vykonávaní dokumentov sa karty s príslušnými značkami presúvajú z prvej časti kartotéky sekcií a nadpisov druhej časti.
Druhá časť kartotéky sú určené na vyhľadávanie už hotových dokumentov a sú postavené podľa výrobnej a sektorovej schémy, odrážajúcej smery, funkcie a problematiku činnosti inštitúcie. Karty v druhej časti kartotéky sú spravidla systematizované podľa nomenklatúry prípadov. Oddiely a nadpisy kartotéky zodpovedajú oddielom a článkom nomenklatúry prípadov. Hlavnou funkciou vyhľadávania dokumentu je jeho obsah.
V závislosti od druhov (skupín) dokumentov sa evidujú, tvoria samostatné referenčné súbory došlých dokumentov, iniciatívnych výstupných dokumentov, odvolaní občanov, regulačných právnych aktov, administratívne dokumenty atď.
Tvorba kartoték prichádzajúcich, odoslaných a interných dokumentov prebieha chronologicky.
Referenčné súbory sa vytvárajú pre každý zvlášť kalendárny rok. V prevádzkových prácach sa využívajú aj kartotéky za aktuálny a predchádzajúci rok. Všeobecný termín pamäťové karty - tri roky.
Kontrolné (naliehavé) kartotéky určené na kontrolu načasovania vykonávania dokumentov. Na oddeľovače ich nadpisov môžu byť nalepené kalendárne čísla mesiacov, názvy štruktúrnych divízií a mená účinkujúcich. Postup vytvorenia kontrolného (urgentného) súboru je uvedený v pododdiele 3.2.4.4.
Tematické (kodifikačné) kartotéky, najúplnejšie zverejňovať obsah dokumentov, ktoré tvoria regulačné právne akty orgánov špičková úroveň, administratívne dokumenty inštitúcie, zmluvy a pod. Na vytvorenie takýchto kartoték je pre každú otázku, predmet odrážajúci sa v texte dokumentu, zostavená samostatná karta, takže jeden dokument môže byť v závislosti od jeho obsahu namaľovaný na niekoľko kariet. Informácie sú systematizované v súlade s hlavičkami vnútrosystémového klasifikátora otázok súvisiacich s činnosťou inštitúcie.
Kartotéky normatívnych právnych aktov a administratívnych dokumentov sú tvorené podmetovo-pytovacím (tematickým) znakom a chronologicky. V takejto kartotéke sa karty uchovávajú až do výmeny dokumentov za nové.
Tematické kartotéky sa používajú len na referenčné účely, nepoužívajú sa ako kontrolné súbory.
Kartotéky o výzvach občanov zoradené abecedne podľa mien žiadateľov.
Zlepšenie efektívnosti vyhľadávača sa dosiahne vývojom napr návody na klasifikáciu:
o klasifikátor otázok súvisiacich s činnosťou inštitúcie;
o klasifikátor druhov dokumentov;
o korešpondenčný klasifikátor;
o klasifikátor rozlíšenia;
o klasifikátor účinkujúcich;
o klasifikátor výsledkov vyhotovenia dokumentov;
o nomenklatúra prípadu.
Automatizovaný systém vyhľadávania dokumentov
V súčasnosti inštitúcie získavajú distribúciu automatizovaných systémov evidencie dokumentov, ktoré umožňujú vypĺňať registračné formuláre na počítači a zároveň vytvárať databázu dokumentov inštitúcie. V automatizovaných vyhľadávacích systémoch sa informácie vyhľadávajú spravidla centrálne na automatizovaných miestach na registráciu a spracovanie informácií. Používateľ by mal mať možnosť získať informácie o všetkých alebo viacerých registračných údajoch, mal by vedieť, kde sa dokument nachádza počas určitej hodiny. Referencie sa vydávajú:
o by konkrétny dokument- kde sa nachádza, štádium prípravy, výsledok vykonania, miesto uskladnenia;
o podľa témy (obsahu) - o konkrétnom dokumente, skupine dokumentov;
o podľa krajov - podľa krajiny, kraja, mesta, okresu.
Ak chcete vyhľadať dokument alebo skupinu dokumentov, môžete zadať nasledujúce podrobnosti:
o prichádzajúce" odchádzajúce, interné dokumenty(vyhľadávanie je možné vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);
o druh dokumentu (list, objednávka, objednávka, zmluva a pod.);
o približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo (pri interných dokumentoch) podpisu dokumentu);
o región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);
o organizácia (korešpondent/adresát);
Informácie o konkrétnom dokumente môžete vyhľadať zadaním jeho čísla. Okrem toho je možné vyhľadávať v nevybavených dokumentoch, v celej prevádzkovej databáze (dokumenty bežného obchodného roka) a v prípade potreby aj v archívnej databáze (dokumenty predchádzajúcich rokov).
Na obrazovke sa zobrazia informácie o dokumente, v prípade potreby sa vytlačí registračný formulár. Ak hovoríme o skupine dokumentov, výsledky vyhľadávania sa zobrazia na obrazovke a vytlačia sa vo forme tabuľky.
V prípade vyhľadávania nevykonaného dokumentu je výsledkom vyhľadávania informácia o štruktúrnej jednotke (u ktorých vykonávateľov) sa dokument v čase vyhľadávania nachádza. Ak je dokument dokončený, na obrazovke sa zobrazia informácie o jeho umiestnení.
Podmienkou úspešného fungovania duchovnej služby (tajomník-referent) v oblasti informačnej a referenčnej práce je vytvorenie referenčného spisu ( pomocna lavica), v ktorej sú registračné karty usporiadané podľa určitého systému. Úlohou referenčného aparátu v kancelárskej práci je kedykoľvek odpovedať na dve otázky: prvou je, v ktorom oddelení, ktorý z výkonných umelcov a v akom štádiu vyhotovenia, ktorý z výkonných umelcov a v akom štádiu vyhotovenia je požadovaný dokument , druhý - v ktorom dokumente ( v ktorých dokumentoch) sú informácie o požadovanom probléme. Informačné a referenčné práce je možné budovať ako tradične pomocou referenčných kariet, tak aj v automatizovanom režime. Pozrime sa stručne na oba prístupy. Referenčné spisy pri centralizácii evidenčných a referenčných operácií sa nachádzajú na úrade a kontrolnej skupine. Pri decentralizovaných prevádzkach sú kartotéky umiestnené v štrukturálnych divíziách organizácie. Karty sú zoskupené v súbore kariet podľa funkcií, ktoré sú úplne závislé od obsahu, požiadaviek, ktoré je potrebné uspokojiť s jeho pomocou. Referenčný súbor je rozdelený na dve časti: prvá obsahuje karty pre nesplnené dokumenty, druhá - pre vykonané. Keď sú karty vykonávané, karty zo sekcií prvej časti kartotéky sa presúvajú do zodpovedajúcej sekcie druhej časti. Na registračnej karte umiestnenej v druhej časti kartotéky musia byť vyplnené všetky stĺpce. Použitie farebných indikátorov umožňuje klasifikáciu referenčného poľa a uľahčuje vyhľadávanie potrebné informácie, zvyšuje efektivitu vyhľadávania. Referenčné karty sa prenesú do archívu spolu s vyplnenými papiermi a dokumentmi. Možnosti informačných a referenčných služieb sa zavedením automatizovaného systému evidencie dokumentov výrazne rozšírili. Automatizovaný systém vám umožňuje nájsť referencie pre akúkoľvek kombináciu údajov zahrnutých v evidenčnej karte dokumentu. Vyhľadanie informácií o konkrétnom dokumente je možné vykonať na neuhradených a zrealizovaných dokumentoch, na celej prevádzkovej databáze aktuálneho roka a v prípade potreby aj na dokumentoch z minulých rokov (archívna databáza). Ak je potrebné získať informácie o konkrétnom dokumente, príslušný registračný formulár sa zobrazí na obrazovke a následne vytlačí. Výsledky vyhľadávania informácií o skupine dokumentov sú zobrazené v tabuľkovej forme a v prípade potreby vytlačené. Informácie o nevykonanom dokumente, resp. o vyhotovenom dokumente ukazujú, ktorý dodávateľ dokument má a v akom prípade tento dokument lemované. V súčasnosti sa čoraz viac rozširujú fulltextové vyhľadávacie systémy pre potrebné informácie. Pre tieto účely sa k registračnej karte k dokumentu prikladá súbor s textom samotného dokumentu. Takéto systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov evidenčného preukazu, ale aj podľa obsahu samotného dokladu – tento doklad vyhľadajte podľa Kľúčové slová alebo frázy. Použitie počítačová technológia zrýchľuje pracovný tok, zlepšuje výkonnú disciplínu zamestnancov, zlepšuje riadenie organizácie ako celku.
ESAY
v disciplíne „Kancelárska práca a korešpondencia účtov“
na tému: "Informačné a referenčné práce"
2011
Obsah
1. Informačné a referenčné dokumenty: akt, protokol, memorandum, vysvetlivka, osvedčenie, listy, telegram ....…………………3
2. Informácie a referenčné práce na dokumentoch……………………….… .8
3. Charakteristické črty práce pri vyhľadávaní informácií v automatizovaných systémoch………………………………………………..….. .10
Referencie……………………………………………………………………………… 14
1 Informačné a referenčné dokumenty: akt, protokol, memorandum, vysvetlivka, osvedčenie, listy, telegram
Väčšina dokumentov vytvorených inštitúciami sú informačné a referenčné.
Informačné a referenčné dokumenty
- je to súbor dokumentov obsahujúcich informácie o skutočnom stave veci, ktoré slúžia ako podklad pre rozhodovanie, vydávanie administratívnych dokumentov.
Typy informácií a referenčných dokumentov:
- zákon;
protokol;
memorandum;
vysvetľujúci list;
referencia;
písmená;
telegram, telegram.
Forma aktu pozostáva z detailov : názov ministerstva alebo agentúry; názov organizácie; názov štruktúrnej jednotky, názov druhu dokumentu, dátum, číslo, miesto vydania, názov, text žiadosti, podpisy (členov komisie), pečiatka schválenia, schválenie.
2. Protokol - dokument, ktorý zaznamenáva priebeh prerokovávania otázok a rozhodovania na poradách, poradách, poradách a pod. Protokoly sa vypisujú na hlavičkové papiere organizácií vo formáte A4. Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej. Úvodná časť textu protokolu má konštantné a premenlivé informácie. .
Formulár protokolu pozostáva z podrobností: názov organizácie alebo oddelenia (ak existuje); názov štrukturálnej jednotky (ak existuje); názov druhu dokumentu - PROTOKOL; dátum stretnutia, číslo (v rámci kalendárneho roka); miesto zostavenia (mesto); názov (druh kolegiálnej práce a názov kolegiálneho orgánu); text úvodnej a hlavnej časti; podpisy; pečiatka schválenia, schválenie (ak je to potrebné).
3. memorandum - dokument adresovaný vedúcemu jeho organizácie alebo vyššej organizácie a obsahujúci vyhlásenie o akomkoľvek probléme alebo skutočnosti.
Podľa obsahu správ sú:
- a) informácie;
- b) hlásenie (podľa výsledkov pracovnej cesty a pod.).
- interné;
externé.
Formulár interného memoranda pozostáva z podrobností: názov štrukturálnej jednotky (ak existuje); názov druhu dokumentu - memorandum; dátum, číslo; destinácia; titul; text; aplikácie; podpis.
Forma externého memoranda pozostáva z podrobností: názov ministerstva alebo odboru; názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky (ak existuje); názov typu dokumentu - memorandum; dátum, číslo; miesto vydania; destinácia; titul; text; aplikácie; podpis.
4. Vysvetlivka - dokument vysvetľujúci obsah niektorých ustanovení hlavného dokumentu (plán, program, správa) alebo vysvetľujúci dôvody porušenia pracovnej disciplíny, nesplnenia akéhokoľvek zadania.
Vysvetlivky, ktoré sú prílohou hlavného dokumentu a vysvetľujú ho, sú vypracované na bežné formy. Ich vodca podpíše. Vysvetlivky vysvetľujúce dôvody porušenia pracovnej disciplíny, nesplnenie akéhokoľvek príkazu, vypracúvajú jednotliví zamestnanci na štandardný list papiera. Podpísané zostavovateľmi.
Formulár vysvetľujúcej poznámky pozostáva z podrobností: názov ministerstva alebo odboru; názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky (ak existuje); názov typu dokumentu; dátum, číslo; miesto vydania; destinácia; titul; text; podpis.
5. Pomoc - dokument potvrdzujúci akékoľvek skutočnosti alebo udalosti.
Text potvrdenia sa začína priezviskom, menom a rodným menom (v nominatívnom prípade) zamestnanca (alebo inej osoby - študenta, dôchodcu atď.), o ktorej sa informácie uvádzajú.
Certifikáty sú zostavované tak, aby popisovali a potvrdzovali skutočnosti alebo udalosti vo výrobnej činnosti organizácie. Text odkazu pozostáva z dvoch častí: v prvej sú uvedené skutočnosti, ktoré viedli k jeho napísaniu; druhý poskytuje konkrétne údaje.
Referenčný formulár pozostáva z podrobností: názov ministerstva alebo odboru; názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky (ak existuje), názov typu dokumentu; dátum, číslo; miesto vydania; destinácia; titul; text; podpis; tuleň.
6. správa - dôsledná prezentácia na porade, porade a pod. informácie týkajúce sa práce vykonanej alebo plánovanej vedúcim organizácie alebo iným úradníkom zamestnancom konkrétnej jednotky alebo celej organizácie.
Ak chcete vytvoriť dobrú správu, musíte určiť účel dokumentu a pravidlá formátovania. Účel správy: informovať a presvedčiť. Prvky správy: úvod (zobrazenie cieľov a účelu správy); hlavná časť - vyhlásenie o hlavných skutočnostiach; závery (vo forme ustanovení); odporúčania. Text správy by mal pozostávať z krátkych viet. Veta by nemala mať viac ako 20 slov.
7. Telegram - úradná správa prenášaná telegraficky. Text telegramu by mal byť krátky. V texte sú vynechané spojky, predložky, interpunkčné znamienka. Prvá časť telegramu obsahuje: označenie kategórie telegramu; destinácia; text; priezvisko úradník ktorý podpísal telegram. V druhej časti telegramu - pod riadkom - je uvedené: adresa a názov organizácie - odosielateľ telegramu; názov funkcie, podpis osoby, v mene ktorej telegram prichádza; tuleň; dátum.
8.Telefónna správa - oficiálna správa prenášaná telefonicky. Tento typ informácií podkladový dokument slúži na prenos urgentných objednávok, upozornení v rámci telefónnej siete. Pri prenose telefonickej správy je potrebné dodržať nasledovné nastavenia: prenášať len stručné, urgentné informácie; skontrolovať správnosť záznamu so spätnou väzbou; text - nie viac ako 50 slov; nepoužívajte ťažko vysloviteľné a zriedkavé slová; zaznamenať do osobitnej účtovnej knihy skutočnosť odoslania telefonickej správy.
Telefonický formulár obsahuje podrobnosti : názov ministerstva alebo odboru; názov organizácie - odosielateľa; názov druhu dokumentu; dátum, číslo; miesto vyhotovenia; adresát; názov; text; podpis; funkcia, priezvisko osoby, ktorá telefonickú správu odoslala, telefónne číslo, čas odoslania; funkcia, priezvisko osoby, ktorá telefonickú správu prijala, telefónne číslo, čas prijatia.
9. List - zovšeobecnený názov dokumentov rôzneho obsahu, ktoré slúžia na komunikáciu a prenos informácií medzi adresátmi. Funkcie písania sú nasledovné: komunikačné prostriedky; prenos informácií; upozornenie na niečo.
Text listu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej. V úvodnej časti sú uvedené skutočnosti, ktoré viedli k jej napísaniu. Hlavná časť stanovuje ciele: požiadavka, ponuka, odmietnutie atď.
Typy úradných listov: list - žiadosť; list - ponuka; list - reklamácia; vyšetrovanie; list - oznam; informačná pošta; list - odmietnutie; list - upomienka; sprievodný list atď.
Formulár listu pozostáva z podrobností: názov ministerstva alebo odboru; názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky (ak existuje), adresa organizácie (pošta, telegraf), telefón, fax, ďalekopisné číslo; Číslo bankového účtu; dátum, číslo; odkaz na index a dátum došlého dokumentu, adresát, názov, text;prihlášky;podpis; pečať, priezvisko a telefónne číslo účinkujúceho; obmedzenie prístupu.
10. Fax - dokument prijatý pomocou špeciálneho zariadenia (telefaxu) prostredníctvom telefónnych komunikačných kanálov. Fax bude vždy kópiou prenášaného dokumentu. Fax sa spracováva rovnakým spôsobom ako obchodný list.
Ďalšie údaje, ktoré pripája samotné zariadenie, sú : označenie (kód) odosielateľa; dátum a čas prenosu; trvanie prenosu; faxové číslo, z ktorého boli informácie odoslané; počet strán.
2 Informácie a referenčné práce na dokumentoch
Jedným z hlavných cieľov registrácie- Vytvorenie databázy dokumentov organizácie. Služba správy dokumentov (alebo sekretárka v malej organizácii) na základe tejto databázy musí odpovedať na dva typy otázok:
- kto, kde, v akom štádiu práce je nejaký dokument;
v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike.
Informačné a referenčné práce, ako aj samotný registračný systém možno vykonávať:
- v tradičnej forme (hlavne pomocou kartotéky);
v automatizovanom režime.
Keď už hovoríme o informačnej a referenčnej práci na dokumentoch organizácie, treba poznamenať, že jednou z hlavných výhod používania automatizovaných systémov na správu dokumentov v porovnaní s tradičnými technológiami je skrátenie času stráveného hľadaním dokumentov a zostavovaním súhrnov. a správ, ako aj zvýšenie efektívnosti vyhľadávania a kvality súhrnov a správ.
Použitím automatizovaný systémpodpora manažérskej dokumentácie, môžete rýchlo vyhľadať dokument alebo dokumenty ako podľa hodnoty a kombinácie akýchkoľvek údajov evidenčnej a kontrolnej karty, tak aj podľa samotných textov dokumentov (súborov).
atď.................
Strana 15 zo 16
A informačné a referenčné práce na dokumentoch.
Základ informačnej a referenčnej práce na dokumentoch je databáza vytvorená v procese zadávania došlých, odoslaných a interných dokumentov do PC.
Moderné DBMS (systémy správy databáz) vám umožňujú klásť otázky a podľa toho dostávať odpovede na akúkoľvek kombináciu údajov uvedených na karte na evidenciu dokumentov.
Podobne sa vykonáva vyhľadávanie samotných dokumentov. Vyhľadávanie je možné na ľubovoľnom znaku (pole) vyplnenom v registračnej karte. Spravidla sú to číslo došlého dokladu, dátum prijatia dokladu, druh dokladu, korešpondent, územie, vykonávateľ dokladu, číslo odchádzajúceho dokladu, dátum odoslania dokladu a pod. Zodpovedajúce hodnoty polí sa zadávajú buď z klávesnice, alebo sa pre klasifikované hodnoty vyberajú z príslušného zoznamu (typ dokumentu, interpret atď.). Pomoc môže byť poskytnutá:
1. Podľa konkrétneho dokumentu: kde (kto) sa nachádza; štádium vykonávania (prípravy); výsledok vykonania; miesto uloženia (pre vyhotovené dokumenty).
2. Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.
4. Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto.
Pri vyhľadávaní konkrétnych dokumentov alebo skupiny dokumentov je možné uviesť nasledujúce podrobnosti:
1) prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty (vyhľadávanie možno vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);
2) druh dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);
3) približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu alebo z jedného čísla na druhé);
4) región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);
5) organizácia (korešpondent/adresát);
Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.
Podmienky vyhľadávania sú tvorené kombináciou vyplnených polí karty, podobne ako pri registračnej karte, t.j. pri vyplnení viacerých polí sa nájdu dokumenty vyhovujúce všetkým zadaným parametrom.
Hľadanie dokumentov je možné vykonávať na nevykonaných, vykonaných dokumentoch (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia vo veci), na celej prevádzkovej databáze (dokumenty aktuálneho evidenčného roku) a v prípade potreby aj na archívna databáza (dokumenty z predchádzajúcich rokov).
Pri vystavení informácií o konkrétnom doklade sa registračný formulár zobrazí na obrazovke a v prípade potreby sa vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.
V prípade vyhľadávania konkrétneho nevykonaného dokumentu je výsledkom vyhľadávania informácia o tom, u ktorého zhotoviteľa sa dokument práve nachádza. Ak už bol dokument spracovaný, na obrazovke sa zobrazí informácia, v ktorom prípade sa tento dokument nachádza.
Výrazne rozšíri možnosti vyhľadávania plnotextových databáz o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade sa k registračnej karte k dokumentu (prijatý, prijatý do e-mail, fax; alebo zadané skenovaním a následným rozpoznaním papierový dokument, odchádzajúce alebo interné - pripravené s textový editor, tabuľkový procesor atď.).
Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov zapísaných na karte dokladu, ale aj podľa obsahu dokladu, t.j. hľadať dokumenty, v ktorých texte sú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s kúpou tlačiarne od Orionu, potom hľadáme slová „tlačiareň“ a „Orion“.
Používanie automatizovaných technológií výrazne znižuje mzdové náklady na registráciu, kontrolu vykonávania a referenčné a informačné služby. Ak sú teda mzdové náklady na vyplnenie jednej tradičnej registračnej karty 0,152 hodiny, potom pri použití automatizovanej technológie iba 0,054 hodiny. aktuálne informácie sú 0,17 alebo 0,054 hod., vyhotovenie potvrdení o dokladoch nevyplnených načas tradičnou technológiou trvá mesačne (10 dokladov), ročné (nad 100 dokladov) od 0,26 hod. do 8 hod.. Zároveň obdobné osvedčenie v automatizovaný systém je pripravený za 0,05 hodiny a s príslušnými nastaveniami sa môže vo všeobecnosti vytvárať a tlačiť automaticky v určenej frekvencii.
Zaujímavosťou sú časové normy na sledovanie vyhotovenia dokumentov, vrátane uvedenia značky „K“ na kontrolovaný dokument, pripomenutie termínu zhotoviteľa, zadávanie informácií do karty o priebehu vyhotovenia, informovanie manažérov o stav vyhotovenia, vyradenie dokladu z kontroly, vyhotovenie súhrnu dokladov, nevykonané včas, vyhotovenie súhrnu vyhotovenia dokladov podliehajúcich kontrole; zovšeobecnenie výsledkov vyhotovenia dokumentov v štrukturálnych divíziách, analýza stavu vyhotovenia dokumentov v organizácii. Napríklad príprava certifikátu na informovanie manažmentu (certifikát pre 20 dokumentov) pri tradičnej kancelárskej práci trvá 1,8 hodiny a pri automatizovanom 1 hodine.
Dôležité sú programy na evidenciu a kontrolu vyhotovenia dokumentov neoddeliteľnou súčasťou moderné systémy automatizácia kancelárie.
<< Предыдущая - Следующая >>
| Obsah |
|---|
Praktická lekcia № 5
Otázky, ktoré treba zvážiť:
Otázka 1
Otázka č.2
Čo je informácia vyhľadávací systém?
Systém na vyhľadávanie informácií je aplikované počítačové prostredie na spracovanie, ukladanie, triedenie, filtrovanie a vyhľadávanie veľkých polí štruktúrovaných informácií.
Každý IS je určený na riešenie určitej triedy problémov, ktoré sa vyznačujú vlastnou množinou objektov a ich vlastnosťami. IPS sú dva typy:
1. Dokumentografický. V dokumentografických informačných systémoch sú všetky uložené dokumenty špeciálnym spôsobom indexované, t. j. každému dokumentu je priradený individuálny kód, ktorý tvorí hľadaný obrázok. Vyhľadávanie nie je založené na samotných dokumentoch, ale na ich vyhľadávacích obrázkoch. Takto sa hľadajú knihy vo veľkých knižniciach. Najprv hľadajú kartu v katalógu a potom podľa čísla, ktoré je na nej uvedené, nájdu aj samotnú knihu.
2. Faktický. Faktografické informačné systémy neuchovávajú dokumenty, ale fakty súvisiace s akoukoľvek tematickou oblasťou. Hľadanie sa vykonáva podľa vzoru skutočnosti.
Každý IPS pozostáva z dvoch častí: databázy (DB) a systému správy databáz (DBMS).
Databáza je pomenovaná zbierka štruktúrovaných údajov týkajúcich sa konkrétnej oblasti.
Systém správy databáz je súbor softvérových a jazykových nástrojov potrebných na vytváranie databáz, ich aktualizáciu a organizáciu vyhľadávania potrebných informácií v nich.
Na v súčasnosti Existuje veľa rôznych DBMS. Najznámejšie sú napríklad dBase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Otázka č. 3
Otázka č. 6
Otázka č.7
Otázka č. 8
Aké údaje by mala obsahovať registračná a kontrolná karta?
Cvičenie #5
"Organizácia informačných a referenčných prác"
Otázky, ktoré treba zvážiť:
1. Čo je informačná a referenčná práca na dokumentoch?
2. Čo je to systém na vyhľadávanie informácií?
3. Čo sú to „karty na evidenciu dokladov“ a aká je zvláštnosť práce s nimi?
4. Čo je referenčný súbor?
5. Aké sú zásady údržby kartotéky?
6. Čo zahŕňa kontrola vyhotovenia listiny po vypracovaní uznesenia o nej?
7. Aké sú vlastnosti technológie práce s výzvami občanov?
8. Aké údaje má obsahovať registračná a kontrolná karta?
Otázka 1
Čo je informačná a referenčná práca na dokumentoch?
Jedným z hlavných cieľov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov organizácie. Služba správy záznamov (alebo sekretárka v malej organizácii) je povinná odpovedať na dva typy otázok na základe tejto databázy:
- kto, kde, v akom štádiu práce je nejaký dokument;
- v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnej problematike. jeden
Vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov je hlavnou úlohou služby kancelárskej práce. A predovšetkým na vykonanie tejto konkrétnej úlohy sú všetky údaje o dokumentoch zaznamenané v registračných a účtovných formulároch. Informačné a referenčné práce, ako aj samotný evidenčný systém je možné vykonávať ako v tradičnej forme (hlavne pomocou kartotéky), tak aj v automatizovanom režime. 2
Referenčný súbor je vytvorený z registračných kariet. Oddeľovače v referenčnom súbore sú názvy štrukturálnych divízií alebo činností organizácie. V rámci týchto sekcií je najvhodnejšie umiestniť karty v abecednom poradí podľa korešpondentov alebo záležitostí činnosti (tovar, produkty atď.). V čase registrácie dokumentu sa vystavia dve karty: jedna sa založí do časovej kontrolnej zložky, druhá do referenčnej zložky. Po vyhotovení dokumentu sa karta z termínovej kartotéky, ako úplnejšia a so všetkými znakmi o vyriešení problému vzneseného v dokumente, prenesie do referenčnej kartotéky a podobná karta z referenčnej karty index sa zničí alebo sa použije pri vytváraní ďalšieho registra referenčných kariet na vyhľadávanie dokumentov pomocou inej funkcie vyhľadávania.