Analýza toku dokumentov
V toku dokumentov akejkoľvek organizácie sa rozlišujú tieto toky dokumentov:
o prichádzajúce dokumenty (získané zvonku, od iných inštitúcií);
o Dokumenty vytvorené v inštitúcii.
Pri štúdiu pracovného postupu sa každá zo skupín posudzuje samostatne. Prichádzajúce dokumenty analyzovali korešpondenti - autori dokumentov:
o dokumenty inštitúcií špičková úroveň(vyhlášky, uznesenia, rozhodnutia, príkazy, príkazy, listy a pod.) obsahujúce pokyny, vysvetlenia a informácie;
o dokumenty podriadené inštitúcie- primárne plánovanie, výkazníctvo a účtovná dokumentácia a rôzne požiadavky;
o Dokumenty inštitúcií tretích strán s informáciami týkajúcimi sa riešenia určitých problémov alebo prijímania spoločných akcií;
o apely (podnety, sťažnosti, vyjadrenia) občanov.
Analýza došlých dokumentov pre korešpondentov-autorov slúži na vytvorenie databázy stálych korešpondentov, s ktorými prebieha korešpondencia (adresy, telefóny, priezviská, mená, priezviská, riadiace funkcie).
Dokumenty možno klasifikovať podľa typu:
o administratívne (vyhlášky, rozhodnutia, príkazy, príkazy);
o informačné a analytické (listy, akty, osvedčenia, memorandá atď.);
o účtovníctvo a výkazníctvo.
Okrem toho možno všetky prichádzajúce dokumenty rozdeliť podľa obsahu na iniciatívne (tie sa zase delia na tie, ktoré vyžadujú odpoveď alebo realizáciu, a tie, ktoré sa posielajú pre informáciu) a listy s odpoveďou, t.j. dokumenty prijaté ako odpoveď na žiadosť inštitúcie.
V závislosti od významu autora a obsahu sa prichádzajúce dokumenty posielajú vedúcemu inštitúcie, štrukturálnym divíziám alebo konkrétnemu dodávateľovi. Následne je celý tok prichádzajúcich dokumentov rozdelený do niekoľkých skupín, z ktorých každá má iné cesty a potrebuje inú postupnosť práce s nimi.
Komu presne má byť tento alebo ten dokument odovzdaný, určuje duchovná služba alebo tajomník v štádiu predbežného zvažovania.
dokumenty vytvorené v inštitúcii, sú rozdelené do dvoch skupín:
o vnútorné inštitúcie vytvorené pre potreby fungujú len v rámci svojich možností;
o Víkendy, ktoré sa po vytvorení posielajú do iných inštitúcií.
Interné dokumenty, zvyčajne sa neposiela. Avšak vzhľadom na územnú nejednotnosť štrukturálnych oddelení alebo existenciu pobočky inštitúcie, kde sa zasielajú aj interné dokumenty, napríklad administratívne dokumenty, by sa malo stanoviť štádium odchodu aj pre interné dokumenty.
Všetky dokumenty vytvorené v inštitúcii sú rozdelené na iniciatívne (vypracované pre potreby inštitúcie alebo vyvinuté na plnenie úloh vyšších orgánov) a pripravené na základe prijatých žiadostí.
výstupné dokumenty, ako tie vstupné, môže byť analyzovaný podľa typov a podľa korešpondentov-adresátov. Výstupné dokumenty sa tiež delia na tie, ktoré vyžadujú odpoveď, a tie, ktoré sa posielajú pre informáciu, s cieľom informovať.
Týmto spôsobom možno dokumenty inštitúcií skúmať pomocou tokov dokumentov. A každý stream má určité vlastnosti odovzdanie a spracovanie.
Stanovenie objemu pracovného toku
Objem toku dokumentov inštitúcie sa určuje s prihliadnutím na všetky toky dokumentov za určité časové obdobie - spravidla za rok. Každý dokument sa počíta raz. Odporúča sa samostatne spočítať počet originálnych dokumentov a kópií.
Prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty sa berú do úvahy vo fáze prijímania a odosielania korešpondencie (preposielanie, sekretárka). Interné dokumenty sa počítajú v mieste ich registrácie alebo prípravy. Evidencii podliehajú aj všetky interné dokumenty (výkazy, certifikáty, výpisy a pod.). Účtovanie takýchto dokladov môže vykonávať nielen administratívna služba, ale napríklad aj iné štrukturálne jednotky personálna služba, účtovné oddelenie, oddelenie vedecko-technických informácií a pod.
Replikované kópie sa počítajú oddelene v kancelárii na kopírovanie a reprodukciu, v kancelárii písacieho stroja, v službe automatizovanej prípravy dokumentov. V tomto prípade sa uplatňuje účtovný systém používaný v organizácii.
Výpočet sa vykonáva podľa evidenčných listov vstupných, interných (spravidla podľa druhu) a výstupných dokladov. Na presnejšie určenie objemu toku dokumentov treba brať do úvahy aj dokumenty, ktoré nepodliehajú evidencii, keďže aj ich spracovanie si vyžaduje určitý čas. To možno vykonať pomocou registrov došlej korešpondencie (pozri prílohu 45).
Správa dokumentov vám umožňuje:
o výpočet počet zamestnancov kancelársky personál;
o zisťovanie efektívnosti využívania mechanizácie a automatizácie kancelárskych procesov;
o určenie miery pracovnej záťaže kancelárskeho personálu, ako aj štrukturálnych divízií a jednotlivých výkonných umelcov pracujúcich s dokumentmi.
Frekvenciu počítania pracovného postupu určuje duchovná služba. Vo veľkých inštitúciách sa pracovný tok zohľadňuje na mesačnej báze, čo umožňuje určiť obdobia najintenzívnejšej práce. Výpočet je možné vykonať aj štvrťročne. V malých inštitúciách je vhodné spočítať počet dokumentov za rok. Konečné údaje účtovníctva toku dokumentov sa vyhotovujú s týmto osvedčením:
Referenčný formulár o objeme pracovného toku sa zadá ako šablóna do pamäte počítača a vytlačí sa v požadovanej frekvencii.
test
1.2 Účtovanie objemu pracovného toku. Pravidlá počítania dokumentov
Objem obehu dokumentov je vyjadrený celkovým počtom dokumentov prijatých organizáciou a vytvorených v nej za určité obdobie.5 Objemom obehu dokumentov sa rozumie počet originálov došlých, odoslaných, interných dokumentov a občianskych dokumentov. odvolania na určitú dobu.
Služba DOW môže nastaviť ľubovoľnú frekvenciu výpočtu pracovného toku: týždenne, mesačne, štvrťročne, ročne.
Samostatne sa účtujú vyšlé, došlé, interné doklady, návrhy a žiadosti občanov.
Počet prichádzajúcich a odchádzajúcich sa počíta pri prvotnom spracovaní alebo odoslaní dokumentov podľa registračných formulárov (logov). Interné dokumenty sa evidujú v mieste ich evidencie alebo prípravy.
Každý dokument sa počíta iba raz. Samotný dokument sa považuje za jednotku výpočtu. Kópie dokumentov vyrobených rôznymi technické prostriedky posudzované oddelene od originálnych dokumentov. Replikované kópie (kópie) sa počítajú podľa pracovných denníkov v kancelárii písacieho, kopírovacieho a reprodukčného úradu.
Regulačný a metodický vývoj Archívnej služby v posledných desaťročiach odporúčal zaznamenávať výsledky účtovania dokladov (a ich kópií) za daný rok vo forme jednoduchých zlomkov, kde v čitateli je uvedený počet dokladov a v menovateli označuje počet ich kópií, napríklad: 34/106.
Výsledky výpočtu sú spracované vo forme súhrnu údajov o objeme pracovného toku. Okrem toho je možné vykonať kvantitatívnu aj kvalitatívnu analýzu toku dokumentov. Výsledky získané pri výpočte objemu pracovného toku slúžia na určenie štruktúry a personálneho obsadenia služby PEI na analýzu vyťaženosti stavebných celkov a jednotlivých výkonných pracovníkov.6 Množstvo pracovného toku je potrebné aj na výpočet efektívnosti využitia mechanizácie, resp. kancelárske automatizačné nástroje.
1.3 Organizácia práce s dokumentmi
Existujú tri hlavné formy organizácie práce s dokumentmi: centralizovaná, decentralizovaná a zmiešaná.
Voľba formy závisí od charakteru činnosti, funkcií, organizačnej štruktúry organizácie.
Centralizovaná forma organizácie pracovného toku sa používa v inštitúciách s malým pracovným tokom; pri decentralizovanej forme práce s dokumentmi sa všetky operácie vykonávajú v štrukturálne členenia inštitúcie; zmiešaná forma práce s dokumentmi sa využíva vo veľkých združeniach (inštitúciách) so zložitou štruktúrou a veľkým množstvom pracovného toku. Pomocou tohto formulára časť operácií pri práci s dokumentmi (príjem, odosielanie, kontrola, vyhotovenie) vykonáva úrad a zvyšok operácií (evidencia, tvorba vecí, aktuálne úložisko atď.) sa vykonávajú štruktúrnymi celkami.7
V technologickom reťazci spracovania a pohybu dokumentov možno rozlíšiť tieto fázy:
Príjem a prvotné spracovanie dokumentov;
Predbežné posúdenie a distribúcia dokumentov; - evidencia dokumentov - kontrola vykonávania * - informačné a referenčné práce; - vyhotovenie dokumentov a odoslanie.8
Poradie pohybu dokumentov v organizácii je stanovené v schémach prechodu dokumentov, ktoré vypracúva služba na podporu dokumentácie a schvaľuje ich vedenie organizácie. (príloha 2)
Organizácia práce s dokumentmi je tvorba optimálne podmienky pre všetky druhy práce s dokumentmi - od okamihu vytvorenia alebo prijatia dokumentu až po jeho zničenie alebo odovzdanie do archívu.
Schéma pohybu dokumentov
Správna organizácia pracovného toku prispieva k rýchlemu prechodu dokumentov v riadiacom aparáte, jednotnému zaťaženiu oddelení a úradníkov a má pozitívny vplyv na riadiaci proces ako celok.
informovanie vedenia o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov. 2.1 Umiestnenie dokladov na kontrolu Pri vkladaní dokladu na kontrolu sa spraví v hornom poli dokladu značka kontroly (spravidla pečiatkou) ...
Analýza organizácie kontroly vykonávania dokumentov
Údaje o priebehu a výsledkoch kontroly, zhrnuté v správach, sú predkladané vedeniu organizácie ...
Analýza systému dokumentácie a správy záznamov na príklade podniku OSZN okresu Pervorechenský vo Vladivostoku
Ku každému dokumentu systému kvality sa po jeho schválení vytvorí účtovná karta, ktorá obsahuje číslo kópie, oddelenie, priezvisko a podpis osoby, ktorá kópiu prevzala ...
Činnosti stavebnej jednotky železnice
Pohyb primárne dokumenty v účtovníctve (založenie alebo príjem od iných podnikov, inštitúcií, prijatie do účtovníctva, spracovanie, odovzdanie do archívu - tok dokumentov) upravuje harmonogram ...
Dokumentácia a pracovný postup v organizácii
Pohyb dokumentov od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia až po ukončenie výkonu rozhodnutí o nich, odoslanie alebo uvedenie do činnosti z toku dokumentov organizácie ...
Organizačné papierovanie. Typy prázdnych dokumentov
Pojem „tok dokumentov“ a samotný pojem vznikli v kancelárskej práci v 20. rokoch. V dielach významných špecialistov v oblasti manažérskej práce a kancelárskych prác, akými sú D.R. Pokrovsky, P.M. Kerzhentsev a ďalší...
Dokumenty organizácie upravujúcej elektronickú správu dokumentov
Práca na príprave dokumentov, ich vyhotovení, účtovaní, kontrole vyhotovenia sa zdá byť na prvý pohľad celkom rutinou. História vývoja správy dokumentov a kancelárskych pracovných postupov však ...
Organizačná štruktúra a personálny manažment v as "Sibtransnefteprodukt"
Do funkcie sa vymenúva a odvoláva vedúci správy dokumentov rozkazom generálny riaditeľ Spoločnosť na návrh vedúceho odboru a námestníka generálneho riaditeľa pre ekonomiku a financie ...
Organizačné dokumenty v systéme riadenia podniku
detaily dokumentu organizačná forma Po zostavení textu dokumentu musí byť tento správne naformátovaný tak, aby mal právny účinok. Postup vydávania organizačných dokumentov určuje GOST R 6 ...
Neregistrované dokumenty (dokumenty nepodliehajúce registrácii) zahŕňajú dokumenty, ktoré si nevyžadujú vykonanie a neobsahujú informácie používané na referenčné účely: pozvánky, blahoprajné listy, telegramy, vstupenky ...
Organizácia kancelárskej práce v verejnoprávna inštitúcia
Účtovanie objemu toku dokumentov sa vykonáva s cieľom zlepšiť organizáciu práce s dokumentmi a vypočítať optimálny počet zamestnancov zamestnaných v kancelárskej práci, ako aj racionálne rozloženie tokov dokumentov ...
Organizácia činnosti podniku LLC "R.I.K." kaviareň "Louisa"
Dokumentácia je zložitá technologický postup, charakterizované rôznymi parametrami spojenými s procesmi dokumentácie a so všetkými činnosťami organizácie. Organizácia pracovného toku zahŕňa všetky operácie pre príjem ...
Základy správy dokumentov
Atribút dokumentu je povinným prvkom dizajnu úradný dokument(GOST R 6,30 - 2003). 08 - Názov organizácie...
Registrácia riadiace dokumenty
Výber podrobností na zahrnutie do štátna norma sa uskutočnilo s cieľom upevniť v praxi dokumentácie len tie prvky, ktoré plnia tradične zavedené funkcie dokumentu. Prirodzene...
Vypracovanie projektu zlepšovania elektronická správa dokumentov liečebný ústav(na príklade Detskej mestskej klinickej nemocnice č. 5 pomenovanej po N.F. Filatovovi)
V súčasnosti sa regulácia dokumentácie, organizácia podpory dokumentácie pre riadenie vykonáva v niekoľkých smeroch: legislatívna úprava, štandardizácia...
Workflow je pohyb dokumentov od ich vytvorenia až po ukončenie práce s nimi.
Organizácia pracovného toku má veľa spoločného s organizáciou mechanického dopravníka. Zavedenie montáže dopravníkov spolu s typizáciou výrobkov a štandardizáciou dielov viedlo svojho času k výraznému zvýšeniu produktivity práce, zníženiu nákladov na výrobný proces a znamenalo začiatok sériovej výroby. Je pravda, že rytmus nastavený dopravníkom viedol k zvýšeniu intenzity práce a nervového napätia pracovníkov.
Tok dokumentov v podniku
Organizácia pracovného toku je založená na rovnakých princípoch ako mechanický dopravník: pohyb dokumentov musí mať minimálne návraty do predchádzajúcich fáz, dokumenty musia byť zasielané účinkujúcim v súlade s ich povinnosťami, aby sa predišlo duplicite operácií.
Schéma pracovného toku
Schéma pracovného toku
Existujú vonkajšie a vnútorné obrysy pracovného toku.
Vonkajšia slučka začína prichádzajúcich (externých) dokladov, ktoré vstupujú do podniku zvonku. Môžu to byť príkazy vyšších orgánov, príkazy, uznesenia, listy partnerov zákazníkov a pod. Prijaté dokumenty sekretárky zaevidujú a následne odovzdajú na exekúciu.
Vstupná dokumentácia je dokumentácia prijatá podnikom od iných organizácií. Odchádzajúce dokumenty sú dokumenty, ktoré podnik (organizácia) posiela iným podnikom. Odchádzajúca dokumentácia - sú to dokumenty, ktoré obsahujú informácie vyvinuté v podniku s cieľom ich prenosu do iných organizácií: listy, certifikáty, správy, objednávky, telegramy, telefónne správy atď.
Tok dokumentov– pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich prijatia alebo vydania až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania.
Existujú tri hlavné prúdy dokumentácie:
– dokumenty pochádzajúce od iných organizácií (prichádzajúce);
– dokumenty odoslané iným organizáciám (odchádzajúce);
-dokumenty vytvorené v organizácii a používané zamestnancami organizácie v procese riadenia (internom).
Tok dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou DOW, ktorej účelom je informačná podpora činnosti inštitúcie, jej dokumentácia a uchovávanie predtým vytvorených riadiacich informácií. DOW priamo závisí od rozhodnutí manažmentu, ktorých dokumentácia ako proces zahŕňa tri zložky: informačnú podporu rozhodnutí, to znamená poskytovanie informácií (dokumentov) rozhodnutiu, dokumentovanie rozhodnutia a sledovanie jeho realizácie. Hlavnými zložkami tohto procesu sú: získanie prvotných informácií, stanovenie cieľa (úlohy), vyhľadávanie potrebných informácií (referenčná práca), vypracovanie riešenia (návrh dokumentu), odsúhlasenie, úprava, výroba, certifikácia, odoslanie (prenos do adresáta), monitorovanie vykonávacích riešení. Objem workflow je určený počtom prichádzajúcich, odoslaných a interných dokumentov inštitúcie za konkrétne obdobie (rok, štvrťrok, mesiac, deň). Racionálna organizácia pracovného toku zabezpečuje nasledujúce princípy: priamy tok, kontinuita, rytmus, paralelnosť, proporcionalita. Princíp priameho pohybu dokumentov vyžaduje, aby sa pohyb dokumentov vykonával po najkratšej ceste. Najjednoduchšia forma pohybu tokov dokumentov zodpovedá lineárnemu usporiadaniu štruktúrnych jednotiek. Princípom kontinuity v pracovnom postupe je priebežné predkladanie dokumentov do úrovne, kde sa o nich rozhoduje. Tento princíp je nezlučiteľný s „uložením“ dokumentov, ich hromadením v jednom prípade. Princíp rytmického pracovného toku znamená jednotnosť toku dokumentov. Princíp paralelizmu znamená robiť jednotlivé operácie o vybavovaní dokumentu v procese jeho pohybu. Hlavným účelom tohto princípu je skrátiť čas potrebný na prechod dokumentu. Paralelné vykonávanie jednotlivých operácií výrazne zrýchľuje pracovný tok aj realizáciu dokumentu ako celku. Princíp proporcionality predpokladá proporcionálne rovnomerné zaťaženie kanálov pohybu dokumentov. Dôležitá je zásada samostatnosti a zodpovednosti pri práci s dokumentmi. Tento princíp znamená, že pri všetkých úkonoch – smerovaní, distribúcii, schvaľovaní, podpisovaní atď. – je potrebné prísne sa riadiť funkciami inštitúcie a jej častí, kompetenciou zamestnancov. Existujúca štruktúra a funkcie inštitúcie, formy a metódy riadiacej činnosti majú významný vplyv na tok dokumentov. Operatívnemu priechodu a vybavovaniu dokumentov preto okrem čisto obchodných dôvodov bránia organizačné nedostatky, neprehľadné vymedzenie povinností medzi úradníkmi, neistota funkcií niektorých inštitúcií a ich jednotlivých štruktúrnych oddelení.
Rozsah riadenia na základe vedecko-technického pokroku si vyžaduje mechanizáciu kancelárskej práce vo všetkých jej stupňoch. Mechanizácia kancelárskych procesov spočíva vo využívaní technických prostriedkov na vykonávanie operácií na dokumentovanie a spracovanie dokumentov. Elektronická technológia sa stala skutočnou nevyhnutnosťou pri riešení problémov dokumentárnej podpory podnikového manažmentu. V dobe počítačov je potrebné objasniť tradičnú definíciu dokumentu, pretože v súčasnosti môžu byť dokumentmi správy prijaté e-mailom, zvukové súbory, videá. Dokument preto možno definovať takto: dokument je súbor informácií dostupných pre ľudské vnímanie . Existuje veľa programov na zostavovanie a úpravu kancelárskych dokumentov. Napriek rýchlemu rozvoju elektronických dokumentov sa odborníci domnievajú, že množstvo organizačných a technických ťažkostí im v dohľadnej dobe neumožní úplne nahradiť a vylúčiť tradičné dokumenty z obehu.
Otázky na diskusiu
1 Z akých sekcií pozostáva kontrolný súbor?
2 Aké termíny na vyhotovenie dokumentov poznáte?
3 Čo? výkonný vymkne dokument spod kontroly?
4 Čo je predmetom kontroly vyhotovenia dokumentov?
5 Z akých prvkov pozostáva registračný index dokumentu?
6 Vydať na dokladoch požadovanú „kontrolnú značku“.
7 Od akého momentu sa počíta lehota na vyhotovenie a kontrolu vyhotovenia dokumentu?
8 Aký je postup pri predĺžení lehoty na vyhotovenie dokumentu?
9 Aký je účel toku dokumentov?
10 Aké dokumenty umožňujú analýzu a zlepšenie pracovného toku?
11 Čo je to správa dokumentov?
12 Opíšte pojem „nomenklatúra prípadov“.
13 Opíšte pojem „prípad“.
14 Čo je registrácia dokumentov?
15 Uveďte hlavné fázy kancelárskej práce.
16 Aké sú fázy práce s dokumentmi, charakteristické pre pracovný postup.
17 Čo zahŕňa pojem „tvorba prípadu“?
18 Kto vykonáva predbežnú kontrolu dokumentov?
19 Na základe čoho sa vyberajú dokumenty na uloženie alebo zničenie?
20 Na akom základe sú postavené nomenklatúry prípadov?
21 Definujte skúmanie hodnoty dokumentov.
22 Aké sú ciele skúmania dokumentov?
23 Aké typy nomenklatúr prípadov vytvárajú inštitúcie?
24 Aké skupiny možno rozdeliť do podmienok uloženia dokumentov stanovených zoznamami?
25 Aké požiadavky sa musia dodržiavať pri viazaní alebo zakladaní súborov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu?
26 Ako prebieha číslovanie listov v prípade?
27 Aké údaje sú uvedené na titulnej strane súpisu trvalého úložiska?
Objem toku dokumentov je vypočítaný na základe údajov o evidencii dokladov na úsekoch prvotného spracovania a expedície, ako aj na evidenčných listoch v správe kancelárie a v štrukturálnych divíziách. Výpočet objemu toku dokumentov by sa mal vykonávať podľa pridelených oblastí registrácie, pretože registrácia sa vykonáva v rámci samostatných skupín dokumentov (protokoly, korešpondencia, objednávky, správy, výzvy občanov atď.).
Štandardná metóda na výpočet toku dokumentov je uvedená v objeme ako zlomok, pričom počet originálov je uvedený v čitateli a počet kópií je uvedený v menovateli. Nech je to akokoľvek, výsledný výsledok bude nesprávny - pretože veľa dokumentov je vypracovaných na niekoľko strán, čo sa pri tejto metóde neodrazí na celkovom výsledku. Hlavný princíp počítania dokladov je jednorazový.
Spisová služba cyklicky (štvrťročne, ročne) zostavuje prehľady údajov o objeme obehu dokumentov, kde sa okrem kvantitatívnych údajov vykonáva aj analýza objemu obehu dokumentov. Takéto údaje umožňujú stanoviť určité vzorce stavu a rastu pracovného toku, ako aj jeho zmien. Ako ukazuje prax, hustota pracovného toku sa výrazne líši v rámci roka, štvrťroka, mesiaca, týždňa. Na začiatku týchto časových období sa počet prichádzajúcich dokumentov výrazne zvyšuje a na konci odoslaných dokumentov.
Okrem toho vám správa dokumentov umožňuje:
Zmerajte pracovné zaťaženie organizácie ako celku, vrátane jej štrukturálnych divízií a jednotlivých účinkujúcich;
zabezpečiť súlad trás pohybu určitých dokumentov s funkciami a úlohami štrukturálnych oddelení alebo úradníkov;
Vypracovať plány na zlepšenie procesov spracovania dokumentov alebo ich jednotlivých operácií;
Určiť optimálne množstvo informácií potrebných a postačujúcich na činnosť riadiaceho aparátu;
Pri organizovaní pracovného toku v konkrétnej organizácii je potrebné brať do úvahy množstvo faktorov, najmä: formu organizácie kancelárskej práce (decentralizovaná, centralizovaná, zmiešaná), spôsoby rozhodovania a charakter rozdelenia zodpovednosti. medzi vedúcimi organizácie, štruktúra organizácie (čím viac úrovní riadenia, tým zložitejší systém správy dokumentov).
Centralizovaná forma kancelárskej práce znamená maximálnu koncentráciu operácií spracovania dokumentov v službe podpory dokumentov a pokiaľ je to možné, úplné uvoľnenieštrukturálne členenia z výkonu kancelárskych funkcií (evidencia, účtovníctvo dokumentov, ukladanie spisov a pod.).
Decentralizovaná forma znamená, že samostatná kancelárska práca sa vykonáva v štrukturálnych oddeleniach inštitúcie (príjem, registrácia, spracovanie atď.). Spravidla je takýto spôsob kancelárskej práce rozumný len v prípade územnej roztrieštenosti spoločnosti, vzdialenej od centrály jednotky. Avšak pri zmiešaná formačasť administratívnych funkcií vykonáva služba aparátu správy dokumentov, časť - divízie spoločnosti. Vo všeobecnosti sa najčastejšie pri zmiešanej forme kancelárskej práce časť dokumentov eviduje, kontroluje, formuje do šanónov a ukladá v službách dokumentačného aparátu (častejšie ide o dokumenty vydávané manažmentom a prijímané manažmentom). ), a ostatná časť dokumentov sa eviduje, kontroluje, vykonáva, ukladá v štruktúrnych útvaroch (dokumenty k otázkam, ktorých riešenie je v kompetencii útvarov).
Presun odchádzajúcich dokumentov v podstate zahŕňa tieto kroky:
Príprava návrhu dokumentu vykonávateľom.
Koordinácia (schvaľovanie) návrhu dokumentu.
Finalizácia návrhu dokumentu na základe pripomienok.
Opätovné schválenie dokumentu.
Podpísanie dokumentu vedúcim.
Registrácia dokumentu.
Odovzdanie dokumentu do služby dokumentačného aparátu (ak dokument podpisuje vedúci oddelenia inštitúcie).
Odoslanie písomnosti adresátovi a zaslanie kópie do prípadu.
Dokumenty odovzdané na odoslanie musia byť odoslané v ten istý deň alebo nasledujúci deň, najneskôr však.
Objem toku dokumentov je počet dokumentov prijatých organizáciou a ňou vytvorených za určité obdobie.6
Hodnota pracovného toku je potrebná na: výpočet efektívnosti využitia automatizácie a mechanizácie kancelárskej práce; výpočet potrebného počtu zamestnancov kancelárie; určenie úväzku služby predškolského vzdelávacieho zariadenia vrátane tajomníka riaditeľa a tajomníka štruktúrneho útvaru.
Vo všeobecnosti objem toku dokumentov ukazuje vyťaženosť celého administratívneho aparátu, pretože všetci jeho zamestnanci musia riešiť dokumenty.
Výpočet sa zvyčajne vykonáva podľa evidenčných listov došlých, interných (spravidla podľa druhu) a odoslaných dokladov. Treba mať na pamäti, že vo väčšine organizácií sa spravidla berie do úvahy iba počet zaregistrovaných prichádzajúcich dokumentov a dokumenty, ktoré nepodliehajú registrácii, sa počítajú len zriedka, hoci ich počet výrazne prevyšuje počet zaregistrovaných dokumentov. Interné dokumenty tiež nie sú vždy evidované. Napríklad správy a vysvetľujúce poznámky, referencie a pod. a preto je ťažké presne vypočítať ich počet
Okrem toho pohyb kópií dokumentov, ktoré nie sú zohľadnené v stredných a veľkých organizáciách, ktoré ešte neprešli automatizované systémy papierovanie môže výrazne zvýšiť celkový počet dokumentov.
najjednoduchšia forma osvedčenie o objeme toku dokumentov vyzerá takto: 9
Ak sa vrátime k analýze tokov dokumentov, možno poznamenať, že hlavnými cieľmi štúdia tokov dokumentov organizácie sú: zlepšenie efektívnosti riadiacich činností; zrýchlenie pohybu dokumentov v organizácii; zníženie náročnosti spracovania dokumentov.
Na analýzu a fixáciu pohybu dokumentov je pomerne jednoduchým a vizuálnym prostriedkom zostavovanie grafických operogramov a technologických máp ciest, ktoré krok za krokom odrážajú operácie vykonávané s dokumentmi, ich vykonávateľov a poradie, v akom sa operácie vykonávajú. . Traťovo-technologické mapy je možné doplniť časovými, ale aj finančnými nákladmi v každej fáze prechodu dokumentov. Okrem operogramov a technologických máp pre vizuálnu reprezentáciu, rýchle štúdium poradia zostavovania a spracovania samostatné dokumenty, ako aj zaškolenie tohto novoprijatého personálu s minimálnymi nákladmi, možno využiť aj iné spôsoby vizuálneho znázornenia pohybu dokumentárnych informácií: technologické reťazce, grafy, schémy, dokumentogramy a pod. V prípade potreby možno použiť aj zložitejšie metódy spracovania zozbieraných informácií, napríklad budovanie informačných modelov.
25. Pojem „tok dokumentov“ a vývoj jeho regulačnej a metodickej úpravy. Odpovedzte o 21!