Нумерація кадрових документів Як складається нумерація наказів у кадровому діловодстві Чи може бути наказ із дробовим номером

- У нашій організації листи реєструються виконавцями у журналі самостійно, тобто. будь-який виконавець, який готує листи, може за відсутності секретаря самостійно зареєструвати вихідний документ. Чи можлива реєстрація без відома секретаря та чи мають працівники підприємства право вільного доступу до журналів реєстрації? Чи можна перевести журнал реєстрації на електронну форму (наприклад, в форматі Excel), а традиційний паперовий журнал не використовувати взагалі?
- 1. Наш відділ фіксує проходження кожного документа, який потрапляє до відділу, у т.ч. внутрішніх - службових, доповідних записок. Начальник відділу кадрів вважає, що так збільшуємо документообіг, оскільки внутрішні документи не підлягають реєстрації. Чи є нормативний акт, у якому йдеться про те, що такі документи потрібно реєструвати?
- 2. У нашій організації невеликий документообіг та внутрішні документи ми не реєструємо. Усі пояснювальні, доповідні та службові записки зберігаються у керівників структурних підрозділів у папках. Чи правильно це? Якщо їх необхідно реєструвати, то хто це має робити (кожен відділ чи секретар)? Документи в цьому випадку мають реєструватися в одному журналі чи кількох?

Наказ № з дробом

Підкажіть, будь ласка, чи можна поставити номер наказу з дробом?

Наприклад є Наказ № 32, чи можна скласти Наказ № 32/1?

Краще з літерою, наприклад, №32а

Що означає однаковий зміст?

ну наприклад прийняли на роботу або відправили у відрядження тобто зміст однаковий

А цифра через дріб небажано так?

Зазвичай номер наказу з дробом пропонує сама програма 1С, якщо, наприклад, ви відправляєте у відрядження кілька чоловік одним наказом і вибираєте на друк форму Т9. Тоді на кожного працівника буде окремий наказ із номером 32/1, 32/2 тощо. Можна роздрукувати у формі Т9а, тоді всі співробітники, відправлені у відрядження, будуть в одній таблиці.

Номер із літерою зазвичай ставлять, якщо наказ потрібно провести заднім числома наступний по порядку номер вже зайнятий.

Це точно самі цим користуємося, хоча знаємо, що не можна, але бувають безвихідні ситуації.

А ось і цікаво, як на це реагують контрольно-наглядові органи?

Хто має досвід спілкування з цього приводу, поділіться, будь ласка.

починають звертати на це додаткову увагу і запитувати, а чому так 😉

тобто. якщо провели так наказ — нехай з цього питання все відсальне в документах буде гаразд, тоді не чіпляться, але дуже уважно дивитимуться на всі інші 🙂

Це ваше право. немає документів, які регламентують нумерацію вашої документації. Головне, як і написала Надін-ка – щоб усе було правильно оформлено (заява, підписи та дати).

Я завжди використовую дріб. Робити справді нічого. Якщо не так, то як?

Внесення змін до нумерації наказів з особового складу

Вітаю!
Прошу допомоги.

Підкажіть.

Прошу допомоги.
Що робити, якщо порушено нумерацію наказів? ..Чим загрожує, якщо нумерація неправильна?

Ситуація: виявила свій недолік (оформила співробітника на роботу - наказ, тд, а тільки потім вже побачила в трудовій книжці, що потрібно було робити тд за сумісництвом - заглянула в труд.книжку з недосвідченості потім вже. звільнення, та був прийом на роботу з основний діяльності). тепер потрібно видати наказ з особового складу.. і потрібно заднім числом. Переробити всю нумерацію не варіант, тому що один з них вже фігурує в трудовій книжці.
Підкажіть.

Цитата (Анастасія): Здрастуйте!
Прошу допомоги.
Що робити, якщо порушено нумерацію наказів? ..Чим загрожує, якщо нумерація неправильна?

Нічого до ТК не вносила ще.

Розповім спочатку як усе було. Ген.Дір. відкрив ТзОВ (наше) 16 числа. Отже, по всій документації він з 16 числа працює. Я, не зазирнувши в ТК, оформила його відразу ж з 16 числа як за основним місцем роботи. Тепер взялася за заповнення трудової книжки- Побачила, що офіційно він вважався до 31 числа в іншій організації. Взялася оформляти сумісництво-щоб все по-правильному було... Виправляти косяки свої.. І всі накази тепер летять..нумерація.. Що робити не знаю.
Нічого до ТК не вносила ще.

Розповім спочатку як усе було. Ген.Дір. відкрив ТзОВ (наше) 16 числа. Отже, по всій документації він з 16 числа працює. Я, не зазирнувши в ТК, оформила його відразу ж з 16 числа як за основним місцем роботи. Тепер взялася до заповнення трудової книжки — побачила, що офіційно він вважався до 31 числа в іншій організації. Взялася оформляти сумісництво-щоб все по-правильному було... Виправляти косяки свої.. І всі накази тепер летять..нумерація.. Що робити не знаю.
Нічого до ТК не вносила ще.

Чи можна в наказах ставити не суцільну нумерацію, яка складається з дати?

Добрий день. Підкажіть, будь ласка: можна накази на ВІД та ДО нумерувати не в суцільному порядку, а за датою: наприклад, Наказ № 25/08-О від 25.08. 2015?

І нумерацію з кожного року у кадрах треба розпочинати наново чи продовжувати нумерацію попереднього року?

Добридень!

Порядок нумерації наказів не регламентовано.

Для наказів з основної діяльності організації практично характерне застосування цифрових індексів (номери), тобто проста порядкова нумерація (1, 2, 3, 4, 5.), а наказів з особового складу зазвичай застосовують буквенно-цифровую нумерацію: 1-к , або 1к, або 1 л/с тощо. Кожна організація самостійно розробляє свої правила та систему реєстрації документів, що закріплюються у локальному нормативному акті.

Раніше можна було спиратися на Типову інструкціюз діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. Наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 08.11.2005 N 536, де було зазначено, що накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року. Накази з основної діяльності, з особового складу та розпорядження нумеруються окремо. Тепер цей документ втратив чинність і правової основидля нумерації немає. Проте, нумерація документів у федеральних органах виконавчої ведеться, як і раніше.

Якщо в ЛНА закріплено буквено-цифрову індексацію наказів, то Ви повинні й дані накази нумерувати також.

Як у Вас, наприклад, нумеруються накази з особового складу (кадр)?

Напевно № наказу береться з 1С (а там порядкова нумерація наказів) і до нього додається літера «К» або «Л/С»

Якщо це так, то і накази з охорони праці (які також належать до наказів з основної діяльності), краще нумерувати за порядком, а не за датою, щоб в організації була однакова нумерація наказів.

Реєстрація документів у питаннях та відповідях

Реєстраційний номердокумента - реквізит багатофункціональний. Крім свого основного призначення – порядкової нумерації документів, індекс документа допомагає вирішувати найрізноманітніші завдання. За кінцевими порядковими номерами наприкінці року можна простежити зростання обсягу документопотоків, що проходять через організацію, а отже, через секретаря, що свідчить про зростання персонального навантаження і може стати підставою для законних вимогпро підвищення заробітної платичи збільшення штату секретаріату.

ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» допускає на розсуд організації доповнювати порядкові реєстраційні номери ідентифікаційними індексами (п. 3.12), що сприяє вирішенню завдань оперативного пошуку того чи іншого документа.

Так, нумерацію вихідних листів доповнюють кодом підрозділу, який виступив ініціатором документа. Щоб уникнути плутанини з визначенням розпорядчого документа, кадрові накази нумерують з присвоєнням індексу. До (кадровий) або ЛЗ (за особовим складом), номер розпорядження прийнято доповнювати літерою Р .

При надходженні запиту на пошук документа секретар за номером, точніше за додатково присвоєним індексом, легко може зорієнтуватися, в якій справі (папці) його шукати, наприклад:

№26-р- У розпорядженнях;

№ 26-лс– у наказах з особового складу;

№ 26-опер- Серед протоколів оперативних нарад.

Доповнивши порядковий номер документа, що надійшов, літерою. Ф (факс) або Е (електронна пошта) можна вирішити проблему обліку способу доставки листа до вашої організації без збільшення реєстраційних форм (журналів).

Реєстрація документів будується на таких основних правилах.

Одноразовість реєстрації.Документ у стінах однієї установи реєструється один раз (при створенні або отриманні). Подорож із підрозділу до підрозділу документ здійснює під своїм унікальним номером, тобто. внутрішні підрозділи, отримавши документ, враховують його під спочатку наданим індексом, а не привласнюють новий. Це правило поширюється як на розпорядчу документацію, так і на службове листування.

Своєчасність реєстрації.Відповідно до п. 16 Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 (в ред. від 07.09.2011), реєстрація документів, що надійшли, здійснюється в день надходження, створюваних - у день підписання або затвердження або на наступний робочий день. Подібні вимоги обґрунтовані тим, що затримка документа на етапі реєстрації знижує час на фактичне виконання зазначеного терміну. Таке зволікання може обернутися для співробітників або навіть усієї установи, незалежно від форми власності, негативними наслідками. Порядок та строки проходження реєстрації слід відобразити в інструкції з діловодства конкретної компанії.

Поділ реєстраційних обліків.До кожного виду документів ведеться своя окрема реєстрація. Так, в окремих реєстраційних формах враховують:
що надходить кореспонденцію (вхідні документи);
вихідні документи;
внутрішні службові записки;
накази щодо основної діяльності;
кадрові накази;
розпорядження;
протоколи ради директорів;
протоколи планерок (оперативок) тощо.

Реєстрація ведеться у межах календарного року.Щорічно 1 січня нумерація практично всіх видів документів (наказів, вхідних та вихідних листів, протоколів тощо) обнулюється. Виняток становлять описи справ постійного зберігання. Дані описи мають один номер та наскрізну нумерацію пунктів протягом усього терміну існування організації.

Повнота відображення інформації про документ під час реєстрації.При внесенні реєстраційних даних до журналу (бази) даних зазначається вся інформація, що є на документі: індекс, дата, посилання на номер та дату запиту, найменування адресата/кореспондента, а також максимально докладно викладається його зміст. Крім традиційно врахованих відомостей, облікові форми слід доповнити графами, в яких відображалася додаткова інформація, найбільш часто запитувана співробітниками або клієнтами (наприклад, спосіб відправлення). Перелік ознак, що враховуються, слід прописати в інструкції з діловодства.

Одноманітність реєстраційного облікунезалежно від форми або форми надходження (створення) документа. Облік документів в організації будується за одними і тими самими правилами, незалежно від прийнятої форми реєстрації: від руки в журналі, Excel або за допомогою спеціалізованої програми електронного документообігу.

Розглянемо кілька конкретних прикладів, пов'язаних із реєстрацією документів.

Чи повинні прошиватися журнали реєстрації вхідної та вихідної пошти?

Прошивка документів – один із атрибутів оформлення документів суворої звітності та/або документів постійного терміну зберігання. Журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції не належать до категорії суворої звітності, а термін їх зберігання становить 5 років. Більше того, журнал реєстрації допускається вести електронному вигляді. Таким чином, прошивати даний виджурналів не потрібно.

Чи потрібно реєструвати листи, надіслані факсом? Чи реєструються повідомлення, отримані електронною поштою?

Слід відрізняти види документів від способів їх передачі: правила реєстрації однаково поширюються на листи, отримані факсом, електронною поштою, доставлені кур'єром або надійшли по «зворотному зв'язку» з офіційного сайту організації.

Заводити окремі реєстраційні форми для обліку документів, що надійшли в офіс у нестандартний спосіб, не завжди доцільно. Якщо є необхідність фіксувати спосіб надходження документа в офіс, зручніше або вводити в реєстраційний номер, що входить, розпізнавальний код ( Ф - Факс, ЕП – електронна пошта) або доповнити реєстраційний журнал (базу) відповідною графою, де вказувати спосіб доставки.

Інше питання – чи зобов'язана організація відповідати на факсимільний або електронний документВраховуючи, що в нашій країні традиційно значущість документу надає «живий» підпис автора, а ряд запитів (про персональні дані, про рух коштів на рахунку платника податків) і зовсім недійсні без «живого» друку. Але це питання лежить за межами повноважень секретаря.

1. Чи допустимо реєструвати накази після події, що вже відбулася, наприклад, наказ про призначення відповідальної особи з 01.06.2012 зареєструвати 10.06.2012?

2. В установі накази та розпорядження реєструють минулою датою та номером через дріб (наприклад, 15/1, 15/2). Як пояснити, що робити так неприпустимо?

У ст. 4 Цивільного кодексуРосійської Федерації чітко прописано, що акти цивільного законодавстване мають зворотної сили, будь-які розпорядчі акти застосовуються до відносин, що виникли після введення в дію.

Відповідно до п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датою документа є дата його підписання. Раніше цієї дати документ вступити до законну силуне може. Уявіть, що через час стане відомий якийсь негативний факт за період з 1 по 10 червня, що тягне за собою відповідні наслідки (покарання) для тієї особи, яка була призначена відповідальною. Яким чином співробітник зможе довести свою невинність? Більше того, як він міг запобігти наступу даного факту чи вчасно виконати доручення, якого на той момент йому ніхто не давав?

Покладати на співробітника будь-яку відповідальність або доручати виконання завдання заднім числом у жодному разі не можна.

Якими нормативними документами регламентується реєстрація внутрішніх наказів щодо організації? Чи може номер наказу встановлюватись за датою, наприклад № 30/08?

Сьогодні суворих правил надання реєстраційних номерів внутрішнім документам законодавцем не встановлено. Кожна компанія має право приймати будь-які форми реєстрації, закріпивши їх у власній інструкції з діловодства.

Поряд з цим, ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 рекомендує для реєстрації документів використовувати порядкові номери, які можна доповнювати на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін.

Зазвичай накази організації діляться на дві основні групи: з основний діяльності і з особового складу. Реєстрація наказів ведеться окремо за кожною групою валовою нумерацією у межах календарного року. Щоб уникнути плутанини та удвоєності номера кадрових наказів прийнято доповнювати літерою До (кадровий) або ЛЗ (За особовим складом).

Слід зазначити, що правила області діловодства виникли не раптом: кожне їх відточувалося роками шляхом спроб і помилок. Сьогодні дотримання простих правил, які однаково підходять і для маленьких компаній, і для великих холдингів, дозволяє секретареві переходити з організації в організацію без втрати професіоналізму, а також самому підприємству розвиватися без додаткових витрат на кардинальне форматування стандартних документаційних процесів.

Запропонований варіант нумерації наказів (за датою) має істотний недолік – він не підходить для компанії, де в день може видаватися більше одного наказу. Де гарантія, що невелике досвідчене підприємство завтра не виросте у виробничий холдинг?

У нашій організації листи реєструються виконавцями у журналі самостійно, тобто. будь-який виконавець, який готує листи, може без секретаря самостійно зареєструвати вихідний документ. Чи можлива реєстрація без відома секретаря та чи мають працівники підприємства право вільного доступу до журналів реєстрації? Чи можна перевести журнал реєстрації в електронну форму (наприклад, у форматі Excel), а традиційний паперовий журнал взагалі не використовувати?

Форму реєстраційного обліку (у зошиті, Excel або СЕД) та порядок внесення записів організація визначає самостійно. При цьому, відсутність на робочому місці секретаря не повинна зупиняти або гальмувати бізнес-процеси. Сьогодні дедалі більшої популярності набуває децентралізоване ведення єдиної облікової бази в електронному вигляді. Для цього використовують загальну комп'ютерну мережу, викладаючи у загальний доступ журнал обліку. Щоб уникнути навмисного або випадкового спотворення вже внесеної інформації слід передбачити захист даних, а також диференційовано підійти до надання прав доступу до бази персоналу: працівникам, відповідальним за діловодство структурного підрозділу надається право вносити нові записи, тоді як решта персоналу може використовувати інформацію тільки для перегляду (пошуку).

Перехід до електронним формамобліку документів розкриває нові можливості в галузі діловодства, полегшуючи процес реєстрації, а також значно знижуючи тимчасові витрати секретаря на пошук інформації про надісланий (доставлений) документ на запит колег і клієнтів.

Чи можна вести єдині журнали реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої документації організації (відразу за всіма структурними підрозділами) чи у кожному підрозділі мають бути свої журнали?

З метою забезпечення ефективної пошукової системиорганізації доцільно мати єдині журнали обліку для кореспонденції, що надходить ззовні, для документів, що надсилаються, а також для внутрішніх розпорядчих документів. У цих журналах фіксується факт отримання, надсилання, видання організацією документів. А от організувати реєстрацію службових та доповідних записок слід, враховуючи структуру компанії: у великих організаціях структурні підрозділи можуть самостійно вести журнал цих документів, у невеликих фірмах цей обов'язок можна покласти на секретаря.

Але поряд із реєстрацією організація має налагодити облік проходження всіх цих документів між внутрішніми структурними підрозділами. Цей облік досягається різними способами:

передача документів із підрозділу до підрозділу може здійснюватися через службу документаційного забезпечення, яка фіксує наступний етап життя документа;
структурні підрозділи можуть самостійно вести облік документів, що проходять через них;
облік переміщення документа всередині фірми фіксує система електронного документообігу.

Слід відрізняти облік документа від реєстрації. Так, документ, що надійшов від сторонньої організації, реєструється з присвоєнням вхідного номера секретарем (уповноваженим співробітником). Отримавши такий документ, співробітник, відповідальний за діловодство структурного підрозділу організації, вносить відомості про нього в журнал обліку під тим номером, під яким документ увійшов до організації.

1. Наш відділ фік зує проходження кожного документа, що у відділ, зокрема. внутрішніх - службових, доповідних записок. Начальник відділу кадрів вважає, що так збільшуємо документообіг, оскільки внутрішні документи не підлягають реєстрації. Чи є нормативний акт, у якому йдеться про те, що такі документи потрібно реєструвати?

2. У нашій організації невеликий документообіг та внутрішні документи ми не реєструємо. Усі пояснювальні, доповідні та службові записки зберігаються у керівників структурних підрозділів у папках. Чи правильно це? Якщо їх необхідно реєструвати, то хто це має робити (кожен відділ чи секретар)? Документи в цьому випадку мають реєструватися в одному журналі чи кількох?

Обсяг документообігу – це кількість документів, які проходять через організацію чи її підрозділ. При цьому розрізняють три основні потоки:

вхідний - документи, що надійшли від сторонніх організацій;
вихідний – документи, створені для надсилання межі організації;
внутрішній – ті самі службові та доповідні записки, заяви працівників, а також накази, протоколи, акти тощо.

Реєстрація документів враховує ці документи, але ніяк не впливає на їхню кількість. Незалежно, чи буде службова записка зареєстрована чи ні, вона збільшує на 1 кількість створених (надійшли на виконання) внутрішніх документів. Пункт 3.4.9 Методичних рекомендаційз розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76, передбачає закріплення в інструкції з діловодства місця та способу реєстрації внутрішніх інформаційно-довідкових документів (доповідних, службових, аналітичних записок, довідок та ін.) порядку передачі документів між структурними підрозділами

Службові записки та доповідні можна реєструвати за місцем видання (у структурному підрозділі) або централізовано у секретаря. Вибір способу реєстрації залежить від структури організації та має бути прописаний в інструкції з діловодства.

Інше питання, що реєстрація внутрішніх документів може гальмувати обмін документами між відділами, лягає додатковим тягарем на співробітників відділу, але це краще за вимогу начальника відділу кадрів «тримати в голові» інформацію про всіх службових запискахта їх подальшої долі.

1. В одному конверті надходять рахунки за місяць. Як їх реєструвати: всі рахунки під одним номером чи кожному рахунку необхідно надати свій реєстраційний номер?

2. Які документи реєструються у службі ДНЗ? Чи маю я реєструвати бухгалтерські документи?

У діловодстві розрізняють три автономні документопотоки: загальні документи, кадрові та бухгалтерські. До зони відповідальності секретаря входять загальні документи, порядок роботи з якими визначає інструкція з діловодства.

Вилучення

(затверджено наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прийом та первинна обробка документів, що надходять

До документів, що не підлягають реєстрації, належать документи, що не вимагають виконання та не містять інформації, що використовується в довідкових цілях, наприклад: запрошення, вітальні листи, телеграми, квитки, плани, програми семінарів, конференцій, симпозіумів та інших подібних заходів, документи з бухгалтерського обліку, матеріально-технічного забезпечення, планові, фінансові документи, що надходять без супровідного листа* , рекламні документи, комерційна пропозиція, друковані видання, уніфіковані формита бланки документів та ін.

Проходження (в т.ч. та облік) бухгалтерських документів(Рахунків, актів, платіжних доручень і т.п.) регламентується Обліковою політикою організації, що розробляється головним бухгалтером, і входить до компетенції працівників бухгалтерії.

Однак на практиці нерідкі випадки, коли секретарю ставиться в провину втрата бухгалтерських рахунків, актів та ін. Щоб уникнути конфліктів секретарі змушені вести облік первинних бухгалтерських документів, що надходять поштою. При цьому враховувати окремо кожен рахунок та акт, що надійшли від однієї організації в одному конверті, зайве – досить просто вказати найменування цієї організації та загальну інформаціюпро вміст конверта (див. Приклад).

ПРИКЛАД

Фрагмент журналу реєстрації вхідних документів

Чи можна реєструвати накази з дробом

Fedors Завсідник Dec 8 2011, 22:04

Lexandra Гуру Dec 9 2011, 08:23

Кадровичка Постоялець Dec 9 2011, 11:52

В принципі можливі. У будь-якій організації обов'язково має бути своя внутрішня інструкція щодо ведення кадрового діловодства. Порядок нумерації може бути прописаний.
Якщо тверезо оцінити можливість проставлення дробів, виникає питання: навіщо взагалі нумерувати накази різними номерами? Поставили №1, потім №1/1. і так до кінця року. Останній наказ буде №1/100001.
З іншого боку, ми всі живі люди, і все робимо помилки. Буває, що доводиться оформляти наказ заднім числом. Тому пропоную такий варіант: щодня — новий номер та всі накази цього дня із дробами. Наприклад, 2 грудня всі накази з № 45, 45/1, 45/2 тощо, 3 грудня, 46, 46/1 тощо. Але знову ж таки виникає питання: а якщо накази були 2 і 4 грудня, а потім раптом з'ясовується, що наказ заднім числом треба оформити 3 грудня, і що робити? А виявляти творчість і кмітливість і підганяти документи так, щоб наказ набирав чинності з 3 грудня, але датувався другим.

Наказ Мінпраці Росії від 28 грудня 2017 р. №888н ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПЕРЕЛІКУ ПОКАЗІВ І ПРОТИПОКАЗІВ ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНВАЛІДІВ ТЕХНІЧНИМИ ЗАСОБИМИ РЕАБІЛІТАЦІЇ 5 З2 під.

ЩО ВАЖЛИВО ЗНАТИ ПРО НОВИЙ ЗАКОНОПРОЕКТ ПРО ПЕНСІЇ Підписка на новини Лист для підтвердження підписки надіслано на вказаний вами e-mail. 01 квітня 2016 На 4 відсотки з квітня підвищуються пенсії за державним [...]

Позов до роботодавця можна подати за місцем проживання, незважаючи на договірну підсудність Колишній співробітник звернувся до суду за місцем проживання з позовом до роботодавця про стягнення боргу із зарплати. Організація подала суду заяву про […]

Патент для іп у башкирії від 29 жовтня 2012 року N 592-з ПРО ПАТЕНТНУ СИСТЕМУ ОПОДАТКУВАННЯ У РЕСПУБЛІЦІ БАШКОРТОСТАН Прийнятий Державними Зборами - Курултаєм Республіки Башкортостан 24 жовтня 2012 року. Цим Законом на […]

У кожній компанії, незалежно від її розміру, діяльності, доходу та інших показників складаються офіційні документиза підписом керівника та печаткою організації.

Під час здійснення документообігу однією з важливих дій є нумерація документа. Здійснюється вона не завжди.

Документація підлягає нумерації для її впорядкування. Юридична особавправі самостійно встановити власну систему документообігу, і навіть порядок його нумерації.

Що це таке: поняття та сутність

Нумерація представляє надання порядкового номера документу.

Номер ставиться в день підписання вихідної кореспонденції та в день отримання вхідної кореспонденції.

Присвоєння є ознакою того, що вона має юридичну силу. Процес проставлення нумерації означає його реєстрацію у загальній системі документообігу підприємства. І прибрати і позбутися такого документа вже не можна.

Нумерація переслідує головні цілі:

систематизація документів для підприємства;
зручний пошук;
здійснення контрольних дій за підписаною документацією.

Яка існує

Нумерація може бути входитьі вихідноїпри документації, одержуваної від сторонньої організації чи що виходить межі організації відповідно.

Нумерація може бути автоматичноюабо ручний. Зазвичай, застосовується другий спосіб проставлення номера, оскільки він має присвоюється після підписання документа відповідальною особою. При присвоєнні автоматично робоча програма встановлює їх у момент складання до підпису.

Сам номер (індекс) може бути числовим, літерно-числовим і змішаним зі знаками. Числовий код може застосовуватися окремо (наприклад, №156), літерний та знаковий спільно з числовим (наприклад, 12-11/158 або 12-к і т.д.). Літерні найчастіше використовуються у кадрових документах і є позначенням того чи іншого виду, наприклад, наказ про прийом на роботу - "п", про відрядження - "к" і т.д.

У деяких випадках для того, щоб не було дублювання, встановлюють числові межі. Наприклад, №1 – 100 – накази про прийом, №101 – 200 – про звільнення.

Спосіб нумерації документів вибирається самою компанією, про що вказується у локальних нормативно-правових актах. Якщо вносяться будь-які зміни, це відображається там же. Однак змінити спосіб нумерації можна лише з початку нового календарного року.

Документи щодо основної діяльності нумеруються окремо від кадрової документації. Нумерувати можна як автоматично робочої програми(найчастіше 1С), так і вручну.

Для правильного присвоєння використається журнал реєстрації (книга реєстрації). У ньому відображаються дата, номер, зміст та відомості про осіб, які склали та підписали наказ.

Якщо документообіг фірми великий, то, крім чисел, у складі є буквені знаки. Найчастіше літерні позначення використовуються для документів із різними термінами зберігання.

Реєстрація може провадитися шляхом внесення номера, дати та найменування в журнал реєстрації або основних характеристик у систему електронного документообігу.

Підприємство саме обирає кращий спосіб реєстрації. У деяких випадках застосовуються обидва види. Це не є обов'язковою процедурою, але здійснюється з метою безпеки та надійності.

Журнал реєстрації складається на паперовому носіїі представляє таблицю із назвами стовпців. Форму такого журналу, а також зміст встановлює юридична особа.

Нумерація проводиться залежно від видів наказів у компанії.
Так, виділяються наступні види діяльності:

основна;
з особового складу;
адміністративно-господарська.

Залежно від різновиду визначається місце у системі документообігу фірми, нумерація, і навіть термін зберігання.

По основній діяльності

До них відносяться накази:

створення компанії;
про затвердження розкладу штату;
про затвердження графіка відпусток чи відряджень;
створення окремих структурних підрозділів організації;
про злиття з іншими підприємствами;
про реорганізацію чи ліквідацію;
інші щодо діяльності компанії.

Накази зазвичай діляться залежно від терміну зберігання для присвоєння реєстраційних номерів.

Накази щодо основної діяльності мають реєстраційний номер, що складається з цифр та знаків, або лише цифр. Літерні позначення переважно використовують для нумерації кадрових наказів.

Кадрові

До цих наказів належить весь документообіг щодо працівників підприємства. Різновиди наступні:

про прийом на посаду;
про переведення працівника;
про преміювання працівника;
про підвищення;
про звільнення;
про дисциплінарне стягнення;
про відрядження;
про навчання тощо.

Іншими словами, всі дії щодо співробітників фірми закріплюються наказами, які належать до кадрового діловодства.

Приклади та зразки

Нижче наведено зразки документів, що містять номер.

Цей наказ складається з цифр та знаків. Числа "02" позначають номер відділу через дріб. числа "17" - порядковий номер з початку року.

Наступний складається з цифр, знаків та літер. Де число «15» — це номер по порядку, а через дріб літерне позначення «ОД» — за основним видом діяльності.

І, нарешті, третій, індекс якого складається виключно із цифр «12».

Як було зазначено вище, вся документація реєструється та відображається в журналі реєстрації. Журнал обліку наказів з основної діяльності включає номер наказу, його дату, короткий зміст, відомості про відповідальну особу та про укладача, а також термін для приміток.

Також у журналі вказується початок заповнення та його кінець. По закінченню ставиться печатку та підпис особи, відповідальної за заповнення. Потім він підшивається до попередніх. Як правило, складається та використовується протягом календарного року.

Нормативна регламентація

Кожна організація у процесі своєї діяльності видає та підписує різні документи. Законодавчо не передбачена загальна системадокументообігу усередині підприємства, а також порядок ведення нумерації.

Лише окремих державних органах така діяльність регламентується наказами вищих відомств щодо конкретних служб. До них відносяться: Федеральна податкова служба, Федеральне казначейство, Федеральна служба праці та зайнятості та інші державні структури.

Недержавні підприємства самостійно розробляють правила ведення документообігу всередині підприємства, що закріплюється наказом. Але дані правила не повинні суперечити Федеральному закону «Про архівну справу» від 22.10.2004 № 125-ФЗ, а також Постанови Держстандарту РФ «Про прийняття та введення в дію Держстандарту РФ» від 03.08.2003 № 65-ФЗ та Наказу Мінкультури Росії « Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання» від 25.08.2010 №558 .

Таким чином, порядок ведення документообігу на підприємстві встановлюється самою організацією та закріплюється офіційними документами. Порядок присвоєння реєстраційного номера вибирається з розмірів організації та кількості її працівників, і навіть з документообігу загалом підприємству.

Цей порядок необхідний як зручності використання документації самої організації, так здійснення контролю сторонніми службами.

Чи можна реєстраційний номер наказу позначати через дріб, якщо потрібно заднім числом вставити наказ між вже зареєстрованими наказами, наприклад: наказ від 03.03.2012 № 1, наступний 05.05.2012 № 2, а між ними потрібно вставити наказ від 04.03.2012 № 1/ 1?

Відповідь

Думаю, що відповідь вам зрозуміла: за правилами діловодства, та й взагалі за правилами управлінської діяльності так робити не можна. І тут питання навіть над реєстраційному номера наказу, а його дати. Як відомо, дата документа має відповідати даті його підписання або даті події, зафіксованої в документі (це стосується, наприклад, протоколів засідань, дата яких має відповідати даті заходу, а не даті складання протоколу). Щодо наказів працює перше правило, дата наказу – це дата його підписання.

Якщо наказ реєструється, як наведено у вашому питанні, від 04.03.2012 № 1/1, це означає, що фактично наказ з'явився пізніше за наказ від 05.05.2012 № 2, тому що якби це було не так, то ви б його зареєстрували за № 3 з відповідною датою – 05.05.2012 або пізнішою.

Звичайно, бувають ситуації, коли з якихось причин забувають або не встигають вчасно видати наказ, тому на практиці зустрічаються накази з номерами через дріб або з додатковою літерою (наприклад, 12а), але це завжди говорить про те, що фактична дата складання була інший. Думаю, що якщо виникне будь-яка судовий процес, під час якого фігуруватиме такий наказ, будь-який суд зверне на це увагу.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги» встановлює вимоги до документів. Відповідно до цього стандарту, документ повинен бути автентичним, достовірним, цілісним, придатним для використання. За стандартом: «документ є автентичним, якщо він:

a) відповідає встановленим правилам;

b) було створено або надіслано особою, уповноваженою на це;

c) був створений або надісланий у той час, який зазначено у документі(Виділено мною - В.Я.).

Щоб забезпечувати автентичність документів, організації повинні запроваджувати та документально фіксувати принципи політики та процедури контролю за створенням(виділено мною - В.Я.), отриманням, передачею, зберіганням та відбором (вилученням) документів і тим самим гарантувати, що творці документів уповноважені на це і можуть бути ідентифіковані, а документи захищені від несанкціонованого доповнення, видалення, зміни, використання та приховування (засекречування)…

Достовірним є документ, зміст якого вважатимуться повним і точним поданням підтверджуваних операцій, діяльності чи фактів і якому можна довіряти у наступних операціях чи наступної діяльності. Документи слід створювати під час або відразу після операції або ситуації, до яких вони належать, особами, які достовірно знають факти, або засобами, які зазвичай використовуються в діловій діяльності при проведенні цієї операції».

З цього фрагмента стандарту випливає, що реєстрація документів «заднім числом» - це грубе порушення правил документування.

Як же бути в ситуації, якщо, наприклад, наказ не виданий вчасно? Видавати його нехай пізніше, ніж це потрібно, наприклад, нормативними документамиабо самою ситуацією, але з відповідним застереженням у тексті, якщо це можливо.

Наприклад, ви прийняли роботу людини, уклали договір, але з видали вчасно наказ прийому. Щойно виявилося це порушення, слід видати наказ, у тексті якого вказати дату прийому працівника працювати. Дата початку роботи та дата видання наказу будуть розходитися, можливо, більш ніж на три дні, як це допускає Трудовий кодекс, але це буде правильніше, і наказ як документ буде юридично значущим, хоча при цьому свідчить про те, що з боку роботодавця з якихось причин було порушено встановлені часові норми видання документа.

Відповідно до Трудовим кодексомРосійської Федерації, роботодавець повинен ознайомити працівника під розпис із наказом прийому протягом трьох днів із дати початку роботи. Отже, наказ про прийом може бути виданий протягом трьох днів.

Нумерація наказів у кадровому діловодстві грає вагоме значення у функціонуванні фірми, незалежно від її розміру, структури та сфери діяльності.

Кадрове діловодство – це галузь організації, відповідальна за ведення документів, що з трудовими відносинами. А саме:

Внесення записів у трудові книжки;
Оформлення особистих справ;
створення наказів з особового складу;
Оформлення графіка відпусток та штатного розкладу;
Складання та перетворення посадових інструкцій;
Зберігання та своєчасне складання документів до архіву;
Грамотне внесення змін до документів;

Правила ведення

Реєстраційний номер наказу складається з його порядкового номера та індексу. Індексація наказу визначається індивідуальною номенклатурою справ та правилами реєстрації розпоряджень на підприємстві. Незважаючи на те, що кожна організація прописує свій порядок нумерації розпорядчих документів, існує певний ряд загальних правил, яких фірми намагаються дотримуватися. А саме:

У фірмах з невеликим документообігом не потрібно розділяти накази за численними різновидами. Але об'єднати їх не можна через різних термінівзберігання документів. У цьому випадку до порядкового номера наказу через дефіс або похилу додають літерний індекс:

«ЛС» - особовий склад (Накази з особового складу з терміном зберігання 75 років);
"к"- кадри (Накази короткочасних термінів зберігання).

В організаціях з великим штатом співробітників та розпорядчих документів розроблено цілу систему індексів на кожен різновид наказу:

«п»-прийом працювати;
"у" - звільнення;
"пр" - прийом на роботу робітників;
"к" - відрядження;
«ВК» - внутрішні відрядження;
«ЗК» - відрядження закордон;
«отд»- відпустки без збереження зарплати, у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною;
"відк"- чергові відпустки, навчальні відпустки;

На замітку! Для наказів з основної діяльності зазвичай кадровики застосовують цифровий код. Деякі організації додають літерний індекс, наприклад, наказ №1-ОД.

Варіантів нумерації та індексних позначень може бути багато. Їхня різноманітність залежить не тільки від розміру організації, але в тому числі від специфіки діяльності конкретної фірми.

Зверніть увагу! Порядок ведення кадрового діловодства, зокрема, нумерації наказів необхідно оформити в локальний документфірми - положення про кадрове діловодство.

Щороку нова чи ні

Нумерацію наказів рекомендовано проводити з щорічним оновленням порядку обчислення. З першого робочого дня нового календарного року наказ буде присвоєно № 1. За винятком закладів культури та освіти, де діловодний рік розпочинається з 1 вересня.

Така система допоможе не лише впорядкувати розпорядчі документи, а й підготувати їх для подальшого здавання в архів.

Журнал реєстрації наказів

Сторінка журналу реєстрації наказів з особового складу

Оскільки порядок присвоєння номерів наказам не встановлено на законодавчому рівні, працівники-кадровики ведуть журнали для реєстрації наказів. Процес реєстрації – це копіювання реквізитів з документа та занесення цих даних у спеціальну реєстраційну форму.

Накази з основної діяльності ведуться на підприємстві окремо від розпоряджень з особового складу. Це зумовлено різними напрямками діяльності та термінами зберігання. Нумерація цих розпорядчих документів має проводитися окремо. Журнали реєстрації наказів будуть різні.

Зверніть увагу! Реєстрація документа дає йому юридичну силу, вона встановлює факт створення чи отримання.

Трудове законодавство не зобов'язує підприємства вести журнали обліку наказів. Журнали реєстрації розробляються кожною фірмою самостійно. Але вони повинні містити не лише нумерацію, а й дату виконання документа, реквізити, короткий зміст та підписи відповідальних осіб.

На замітку! При реєстрації наказу з особового складу необхідно вказати прізвище та посаду співробітника. А до наказу підколоти основу — заяву від нього.

Таким чином, строгих вказівок щодо впровадження системи обліку нумерації наказів немає. Кожна фірма вибирає свою схему, виходячи з доцільності та зручності.

Що робити, якщо помилка

Внесення змін до раніше виданого наказу допускається за умови вагомої необхідності, насамперед правової. Поправки до наказу потрібні у разі обставин, які роблять розпорядчий документ чи окремий його пункт фактично чи юридично неточними.

До найпоширеніших обставин можна віднести:

Зміни у законодавстві, нормативні актиабо локальних актахсамої організації
Зміни особистих даних працівників, щодо яких було створено розпорядчі документи
Зміни в умовах конкретного часу та місця, якщо ці пункти є суттєвими для раніше виданого наказу

Важливо! Внести зміни до розпорядчого документа, переписавши його відповідно до нових обставин, є юридично неграмотною дією!

Потрібно скласти наказ про внесення змін до раніше виданого наказу. Він включає в себе:

Причини змін.
Підстава для внесення змін.
Вказівка дій посадовим особамабо структурному підрозділуфірми, які мають виконати у зв'язку з зміною наказу.
Посилання на змінний наказ або положення в ньому, його дату, номер та назву.
Вказівка працівника, на якого покладено контроль за виконанням документа.

Порада! При внесенні об'ємного списку доповнень та змін їх зручніше сформувати в окремий додаток. А у наказі вказати перелік коректив та посилання на цей додаток до наказу.

Оформлення наказу про внесення змін до раніше виданого наказу оформляється у паперовому варіанті. А до бажаних реквізитів можна віднести:

Найменування фірми;
Найменування та дата документа;
Реєстраційний номер;
Місце складання наказу;
Текст документа;
Підписи відповідальних осіб;
Відмітка про виконавця;
Візи погодження наказу (за потреби).

Зверніть увагу! Законодавство не встановлює, скільки змін до наказу можна внести. Керівництво організації вирішує це питання. До нього варто підходити з раціонального боку, оскільки внесення змін до наказу про зміну наказу спричинить плутанину в документах.

Зразок наказу про нумерацію наказів

Підприємство самостійно розробляє наказ про порядок нумерації наказів, де встановлює зручний для неї порядок проставлення номерів у наказах, індексні значення та інші положення, виходячи з діяльності організації.

Товариство з обмеженою відповідальністю «АСТ»

ІПН/КПП 7804491337/780401001

195198, м. Санкт - Петербург,
Леніна пр., буд.21, кор.1, прим. 309

НАКАЗ №1

м. Санкт-Петербург

01.01.2016 р НАКАЗУЮ:

Ввести з 2016 року буквено-цифрову індексацію розпорядчих документів за особовим складом ТОВ «АСТ» із застосуванням наступних реєстраційних буквених індексів: накази про прийом працівника на роботу – П (прийом);
2. накази про припинення дії трудового договору(Договору) з працівником - У (звільнення);
3. накази про переведення працівника на іншу роботу - ПР (переведення працівника);
4. накази про надання відпустки працівнику - Про (відпустку);
5. накази про порушення трудової та виробничої дисципліни – Н;
6. Інші накази – До (кадри).

Контроль за виконанням цього наказу покласти на Фінансового директора Іванова Олега Дмитровича.

Генеральний директор О.С. Шапкін

Детальніше… Реєстрація на семінар відбудеться 24, 25 та 28 травня Круглі столи 25 квітня відбудеться круглий стіл «ЗЕД – зміни законодавства». Автор та ведучий – Нагам Олена Рафаїлівна, директор ТОВ «Податкова стратегія», практикуючий податковий консультант. Детальніше…Зареєструватися на круглий стіл Консультації аудитора все Атестований податковий консультант Гусельников Роман В'ячеславович відповідає на запитання. суму зниженого в ціні товару? Різниця в ціні може відрізнятись у кілька разів, звідси і ПДВ може сильно відрізнятися. Прошу вказати на посилання у законодавстві. Відповідь… 16.04.2018: У нас укладено договір з агентством на придбання квитків для відряджень за безготівковим розрахунком.

Чи можливе використання дробових номерів наказів?

Номер з літерою зазвичай ставлять, якщо наказ потрібно провести заднім числом, а наступний номер вже зайнятий. Анталія 2009-04-17 09:19 Номер з літерою зазвичай ставлять, якщо наказ потрібно провести заднім числом, а наступний номер вже зайнятий.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 починають звертати на це додаткову увагу і запитувати, а чому так 😉 тобто. якщо провели так наказ — нехай з цього питання все відсальне в документах буде гаразд, тоді не придеруться, але дуже уважно дивитимуться на всі інші 🙂 …

Як можна внести наказ заднім числом

Чи можна використовувати дробові номери наказів (наказ від 03.03.2012 № 1, наступний 05.05.2012 № 2, а між ними потрібно вставити наказ від 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельська обл. Чи можна використовувати дробові номери наказів (наказ від 03.03.2012 № 1, наступний 05.05.2012 № 2, а між ними потрібно вставити наказ від 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельська обл.

Увага

Оскільки дробовий номер наказу може з'явитися тільки в тому випадку, якщо наказ видається, як кажуть, заднім числом, то відповідь на це запитання може бути лише одна: так не можна робити. Думаю, зайве нагадувати, що дата наказу (дата проставляється під час реєстрації) – це дата його підписання посадовцем.

За правилами діловодства документ реєструється в день його підписання або наступного робочого дня, якщо документ був підписаний наприкінці робочого дня.

Правильна нумерація наказів у кадровому діловодстві

Життя прекрасне!)) Марина російська Федерація, Санкт-Петербург #9 27 березня 2009, 10:50 допустимо відпустку чол відгуляв (навіть без відпускних) у мене таке було кілька разів, керівника попереджав, а до мене не доходив, про графи відпусток я взагалі мовчу. Я нічого не оформляла, потім чол виходив я поточним числом та поточним порядковим номеромоформляла відпустку.
Знаю, що це порушення досить серйозне, і трапися з людиною що-небудь під час такої відпустки голови мені не зносити, але минулого періоду залазити я не можу, т.к. місяць закритий, всі цифри передані глав буху. Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що: Йде відправлення повідомлення…

Нумерація наказів через дріб

Підкажіть, будь ласка, чи можна поставити номер наказу з дробом? Наприклад є Наказ № 32, чи можна скласти Наказ № 32/1? Якщо зміст однаковий? Спасибі заздалегідь Форум:

Кадрове діловодство

Ключові слова:

Наказ

Evenstar 2009-04-15 08:39 Краще з літерою, наприклад №32а Що означає однаковий зміст? Expressio 2009-04-15 09:01 ну наприклад прийняли на роботу або відправили у відрядження тобто зміст однаковий спасибі. А цифра через дріб небажано так? Evenstar 2009-04-15 12:32 Зазвичай номер наказу з дробом пропонує сама програма 1С, якщо, наприклад, ви відправляєте у відрядження кілька чоловік одним наказом і вибираєте на друк форму Т9.

Тоді на кожного працівника буде окремий наказ із номером 32/1, 32/2 тощо. Можна роздрукувати у формі Т9а, тоді всі співробітники, відправлені у відрядження, будуть в одній таблиці.

Голосування:

Агентство виставило один рахунок-фактуру від 31.01.2018р. із зазначенням у ній усіх придбаних протягом січня 2018 року квитків та виділеною сумою ПДВ по кожному квитку. Який документ реєструвати у книзі покупок: рахунок-фактуру від агентства або електронні квитки(Маршрут/квитанції)? Відповідь…
Консультації з кадрів все Консультант з кадрових питань Скобцова Валентина Петрівна відповідає на запитання. ». Чи потрібно визнавати запис недійсним і робити новий? Відповідь…
17.04.2018: Співробітник написав в ОДНІЙ заяві про надання відпустки на 28.04.2018, на 3,4.05.2018р.
Все те саме. Грошей немає, жінок немає, та й бути не може. Ні кола, ні подвір'я, І ні пики зі шкірою, І друзів ні х…., Та й бути не може. Комом всі млинці мої, А не тільки перший… (Висоцький) 0/0 ЦитуватиВгору Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показати ] Відправлено #3 Гуру Повідомлень: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитуватиНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показати ] Відправлено #4 Постоялець Повідомлень: 330З: невідомості можна, не переживайте)))) Частенько таке буває Скромняжка 0/0 ЦитуватиНаверх adv Dec 9 203, 0 ] Відправлено #5 Гуру Повідомлень: 28 084Із: у проживання немає місць законом це не регламентовано Після слів «пора валити!» ліберал запитує «куди?», а патріот - «кого?». .
Розшифровка номера наказу:

цифровий код надається по порядку всім наказам з початку календарного року незалежно від їх виду;
літерний шифр є приставкою до цифри, що дозволяє ідентифікувати видову приналежність наказу.

Як розділовий знак може виступати тире, дріб, точка та ін. Або номер і шифр можуть проставлятися суцільним способом - без спеціальних розділових знаків, із застосуванням пробілу (або без нього).

Наприклад, накази з особового складу в невеликій компанії можуть виглядати наступним чином: наказ № 1/к та наказ № 2 л/с, символізуючи 2 групи наказів, що відрізняються терміном зберігання. Великої компаніїз великою кількістю працівників та видовим різноманіттям наказів доведеться розробити спеціальну систему нумерації, закріпивши її у внутрішньофірмовому локальному акті.

розроблення документації організаційного характеру (графіка відпусток, штатного розкладу та ін.);
роботі над змістом трудового договору (конкретизації тексту, внесення доповнень та змін) та ін.

Знайомтесь з кадровим діловодством за допомогою матеріалів нашого сайту: При цьому з усієї сукупності оформлюваних кадровиками документів особливу увагуприділяється процесу нумерації наказів. Пов'язано це з тим, що кадрова службаоформляє лише частина із загального комплекту наказів компанії - ті, які пов'язані з особовим складом. Їх необхідно розмежовувати з 2 іншими групами наказів, що видаються в компанії (за основною діяльністю та адміністративно-господарського характеру).

Навіть якщо компанія працює не дуже активно, її документообіг складають офіційні паперипро створення та реєстрацію підприємства, документація, що супроводжує процедури працевлаштування та звільнення працівників, і, звичайно ж, накази як волевиявлення та розпорядження керівництва підприємства з найрізноманітніших приводів. Законодавство не встановлює єдиної системиділоводства всім організацій.

Існують лише окремі відомчі накази, які затверджують інструкції з діловодства у конкретних держорганах (наприклад, наказ Федеральної службиз праці та зайнятості від 28.09.2007 № 219, наказ Федерального казначействавід 27.05.2011 (№ 206). Таким чином, компаніям надається правова свободащодо встановлення внутрішньої системи документообігу.