Заповнена лист засвідчувач справи у створенні. Літерні номери

ПОСТІЙНО - ЦЕ СКІЛЬКИ?

ФОРМУЄМО І СИСТЕМАТИЗУЄМО СПРАВИ І ДОКУМЕНТИ

ГОТУЄМО ДОКУМЕНТИ ДО ОФОРМЛЕННЯ

ОФОРМЛЮЄМО СПРАВИ НА ЗБЕРІГАННЯ

ЩО ПРИДБАТИ В АРХІВ

Як використовувати літерні номери у описі справ?

Чи можна застосовувати літерні номери у наказах?

Актуальність буквеної нумерації

Лист-завіритель справи: розбираємо форму

Куди і як міститься лист-завірювач

Чи можна вносити зміни до лист-завірювача?

Лист-завірювач у системі облікових документів

Бланк листа-завірювача

Лист-завіритель особистої справи: зразок оформлення

Заповнення листа-завірювача

Правила заповнення листа-завірителя справи

Особливості формування справ

Способи систематизації документів

Етап перший: нумеруємо листи тому

Етап другий: складаємо внутрішній опис тома

Етап третій: оформляємо лист-засвідчувач справи

Етап четвертий: зшиваємо том

Етап п'ятий: оформляємо титульний лист (обкладинку) тома

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як нумеруються листи при складанні внутрішнього опису?

У процесі нумерації існує ряд тонкощів, про які потрібно знати кожному діловоду:

Чи можуть стати в нагоді літерні номери при складанні листа-завірителя справи?

Нумерація наказів за ГОСТ

Зі статті ви дізнаєтесь:

До стандартних реквізитів бланка відносяться:

Запис у цьому випадку виглядатиме так:

У діяльності кожної організації утворюється спеціальна категорія справ – відносини постійного зберігання. У статті ми розповімо, як оформити такі справи передачі в архів.

Терміни зберігання документів встановлені типовими переліками:

Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, у ред. від 16.02.2016; далі – Перелік 2010);
Переліком типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182, в ред. від 28.04.2011; далі – Перелік 2007).

Термін зберігання документа також може бути встановлений у галузевих нормативних документах. При цьому слово "постійно" може бути замінене синонімом, наприклад, "безстроково".

Якщо організація перестав бути джерелом комплектування державного архіву.

Графа 3 «Термін зберігання документа» Переліку 2010 року містить виноску<*>, У якій зазначено, що термін зберігання «постійно» (пост.) документів у організаціях, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, може бути менше десяти років. Йдеться лише про ті документи, терміни зберігання яких зазначені у Переліку 2010 року.

Таким чином, якщо організація не є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, вона повинна зберігати документи з терміном «постійно» щонайменше 10 років, а потім вільна їх знищити у штатному режимі нарівні зі справами, у яких на цей час закінчиться термін зберігання. При цьому в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті, присвяченому зберіганню документів, доцільно встановити мінімальний термінзберігання цих документів. Наприклад:

Оскільки Товариство не є організацією - джерелом комплектування державних (муніципальних) архівів, термін зберігання «постійно» для управлінських документівдорівнює 10 років.

Зверніть увагу

Перелік 2007 жодних подібних виносок або оформлених іншим способом вказівок не містить. Тому якщо документ за Переліком 2007 року має термін зберігання «постійно», це означає зберігання в період всього існування організації.

Якщо організація є джерелом комплектування державного архіву,то термін зберігання «постійно» означає «ввесь час існування організації». Якщо ліквідована організація має наступника, то «постійно» триватиме весь час існування організації-наступника. У разі, якщо організація ліквідується без наступників, держархів, до якого вона належить, проводить експертизу цінності документів з постійним терміном зберігання та забирає у свої сховища ті, які визнає корисними. Документи, які не зацікавили архів, можуть бути знищені.

Підготовка справи до зберігання починається задовго до того, як документ буде завершено у діловодстві. Всі процеси ДОП виконуються послідовно і пов'язані між собою.

Зверніть увагу

Вже на стадії прийому вхідного документаабо створення вихідного треба розуміти, в яку справу буде поміщено документ та які особливості формування цієї справи.

Наприклад, накази з основної діяльності повинні враховуватися та формуватися строго окремо від наказів з особового складу. Назад часто грішать невеликі організації, де секретар поєднує функції діловода і кадровика. Перш ніж відправити таку складову справу на зберігання, доведеться її розформувати, а це зайва праця.

Що стосується листування, то воно має формуватися за принципом «запит - відповідь», коли кожен лист, що надійшов або надсилається, підшивається у справу відповідно до свого питання, а не по вигляду (вхідне або вихідне). Робити це потрібно відразу, інакше, коли настане час відправляти справи на зберігання, секретар витратить велика кількістьчасу формування історії листування.

Документи у справі можуть бути систематизовані:

Хронологічно,тобто за часом створення. Як правило, у таких справах документи розташовуються за реєстраційними номерами, наприклад:

	Номер аркуша справи (тома)
Наказ від 12.01.2015 №1
Наказ від 13.01.2015 №2
Наказ від 13.01.2015 №3
Наказ від 16.01.2015 №4
Наказ від 19.01.2015 №5

За алфавітом- наприклад, прізвищ або найменувань проектів:

Комбінованим способом- Спершу документи вибудовують в алфавітному порядку, а потім ще й хронологічно, наприклад:

Документ та його реєстраційні дані	Номер аркуша справи (тома)
Листування з ТОВ «Астра»
Аркуш-розділювач
Вих. №53 від 14.01.2015
Вх. №243 від 16.01.2015
Вих. №105 від 23.01.2015
Вх. №341 від 28.01.2015
Листування з ТОВ «Волошка»
Аркуш-розділювач
Вх. №14 від 12.01.2015
Вих. №18 від 13.01.2015
Вх. №201 від 15.01.2015

Документи, розділені на блоки за абеткою, відокремлюють один від одного, наприклад, кольоровими роздільниками. Це необов'язково, але значно полегшує роботу з томом. При нумерації листів роздільники одержують номери в загальному порядку.

Таким чином, на момент оформлення справ на зберігання документи вже будуть правильно сформовані у справи, а всередині справ – систематизовані.

Видаляємо зайве.Швидше за все, досі документи містилися в папках-реєстраторах. Виймати з них документи поки що зарано. Для початку прогортаємо кожну папку і видалимо з неї чернетки, дублетні (повторні) екземпляри документів, листи з нотатками, а з самих документів - канцелярські скріпки та скоби степлера.
Ділимо справи на томи.На цьому етапі визначаємо, скільки томів справи вийде в результаті і як краще розділити документи на томи: за місяцями, за кількістю аркушів, за контрагентами, за прізвищами і т.д. Відповідно до п. 4.20 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федераціїта інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526; далі – Правила 2015) у кожній справі має бути не більше 250 аркушів.

Зовсім не обов'язково вигадувати якусь систему поділу документів на томи, достатньо дотримуватися цього правила. Поступово розподіл аркушів, по-перше, дозволяє сформувати приблизно однакові за товщиною томи, а по-друге, полегшує пошук документів у справі. Отже, якщо у справі приблизно 300 аркушів, краще зробити два томи по 150 аркушів, а чи не 250 і 50.

Потім акуратно виймаємо документи з папок, розподіляємо по томах і приступаємо до оформлення зберігання.

Залежно від термінів зберігання справи можна оформлювати частково чи повністю. Частково оформляються всі справи, заведені у створенні і мають термін зберігання понад 5 років, крім справ із особового складу. Повне оформленняна зберігання, відповідно до Правил 2015, підлягають такі справи:

постійного терміну зберігання;
тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання;
документи з особового складу ( Усе, включаючи ті, що мають п'ятирічний термін зберігання).

Етапи оформлення кожного тому.Повне оформлення зберігання кожного тому справи відбувається у таком порядке:

1) нумерація аркушів справи;

2) складання внутрішнього опису справи;

3) оформлення листа-завірителя справи;

4) підшивка або плетіння документів справи;

5) оформлення обкладинки (титульного листа).

Якщо документи вже були кимось пронумеровані в цьому ж правому верхньому кутку і нова нумерація не збігається зі старою, то старий номер закреслюємо і поряд пишемо новий. Номери, проставлені в інших частинах листа, не потрібно виправляти. Якщо в тому потрапила брошура з власною нумерацією сторінок, то кожен її лист, включно з обкладинкою, отримує свій номер у загальному порядку.

На кожен пронумерований том можна наклеїти стікер з такою інформацією:

загальна кількість аркушів;
пропущені номери;
літерні номери.

Ця інформація стане нам у нагоді трохи пізніше при оформленні листа-завірителя справи.

Якщо у томі виявилося кілька пропущених та літерних номерів, то при підрахунку кількості аркушів їх потрібно враховувати. Наприклад, якщо за номерами в томі 100 аркушів, але при цьому три пропущені номери та два літерні, то загальна кількість аркушів у томі дорівнюватиме 99 (100 - 3+2).

Правила 2015 року нічого не говорять про кількість виправлень у нумерації тома. Очевидно, якщо помилок занадто багато, то краще перенумерувати листи. Проте з якого значення починається це «надто багато», невідомо. Рекомендуємо у цьому випадку ознайомитися з п. 75 Правил нотаріального діловодства (затверджено рішенням Правління ФНП від 17.12.2012, наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78):

Вилучення

з Правил нотаріального діловодства

75. […] Якщо при нумерації аркушів у справі (томі) допущено більше 5 помилок, аркуші справи (томи) нумеруються заново.

Це правило необов'язково для загального діловодства, але, принаймні, дає уявлення про те, при якій кількості помилок краще перенумерувати.

Складати внутрішній опис документів тому не завжди обов'язково. Процитуємо Правила 2015:

Вилучення

з Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації

та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях

4.30. Для обліку документів певних категорій справ на паперовому носії(особисті, судові справи, матеріали кримінальних справ, справи про присудження вчених ступенів та присвоєння вчених звань, справи, пов'язані з видачею авторських свідоцтв та патентних винаходів) складається внутрішній опис документів справи.

Внутрішній опис є своєрідним змістом тому.

Секретар при необхідності може створити внутрішній опис і для інших категорій справ. Ось що говорять із цього приводу Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002):

Вилучення

з Основних правил роботи архівів організацій

3.6.17. Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи тощо), а також для обліку справ постійного та тимчасового ( понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документа.

Таким чином, скласти внутрішній опис можна і до того з наказами з основної діяльності (особливо якщо через неправильну систематизації в ньому було порушено нумерацію), і до того з листуванням, якщо це полегшить користування томами.

Форму внутрішнього опису наведено у Правилах 2015 (додаток № 27). Опис має власну нумерацію аркушів, яку можна автоматично проставити на етапі створення документа в програмі MS Word (Приклад 1).

Лист-завіритель складається до кожної справи. Форма листа також міститься у Правилах 2015 (додаток №8). Заповнити її легко: ми вже знаємо, скільки аркушів у кожному томі, а також скільки серед них пропущених та літерних номерів. Щодо «особливостей фізичного стану», то йдеться:

про надірвані листи;
склеєних листах;
брошурах, прошитих та опломбованих документах у складі тома;
аркушах більшого формату, ніж більшість у томі, та інших нестандартних для цього тому документах (Приклад 2).

Вибираємо обкладинку.Документи постійного терміну зберігання оформлюються у картонні обкладинки, спеціально призначені для справ постійного терміну зберігання (рис. 1). Знайти їх простіше на сайтах інтернет-магазинів, а не в торгових залах – товар це не найходовіший, тому на прилавок його викладати часто забувають.

Картонна палітурна папка доповнена гнучким широким корінцем з клейовим шаром. Верхня і нижня обкладинки мають біговку з відступом від лівого краю 25 мм, що дозволяє гортати справу як книгу і легко копіювати листи.

Оформлений у таку обкладинку том виглядає як звичайна книга, тільки великого формату. Оформлені таким чином томи можна розташовувати на полиці вертикально, не побоюючись, що вони згинаються, змінюючи вміст.

Робимо обкладинку.Якщо керівництво вважає, що це занадто дорого, секретареві доведеться брати до рук ножиці, картон і створювати обкладинки самому. Однак зробити пристойні обкладинки вдасться тільки в тому випадку, якщо вдасться знайти якісний картон, розрізаний на аркуші, рівні або трохи більше формату А4. Зі звичайного «Для дитячої творчості» нічого хорошого не вийде.

Для самостійного виготовлення обкладинки знадобиться картон, лист бумвініла (міцний водостійкий палітурний матеріал на паперовій основі) та двосторонній скотч.

Принцип зшивання покупних та саморобних обкладинок один:

1. Скласти разом нижню кришку, документи та верхню кришку, просвердлити і пошити плетіння.

2. Загорнути м'який матеріал (при самостійному виготовленні - смужку бумвінілу) вниз за нижню кришку та приклеїти внатяг знизу скотч (мал. 2).

В результаті саморобна обкладинка виглядатиме майже так само, як на рис. 3.

Використовуємо дірокол.Оскільки документи зшивають у 4 проколи, краще скористатися для цього спеціальними діроколами на 4 проколи, які за раз пробивають пачку документів від 150 до 300 аркушів (рис. 4, 5).

Можна скористатися і звичайним діроколом на 10 аркушів із двома отворами, щоправда, пробивати ці десять аркушів доведеться двічі. Відстань між чотирма отворами має бути 8 см (відповідно
з рекомендаціями ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови»), тому на вимірювачі слід виставити значення «888».

Перш ніж пробивати в томі отвору, потрібно розмістити документи справи в такому порядку:

1) внутрішній опис (якщо він створювався);

2) документи справи;

3) лист-засвідчувач.

Підбираємо голку та нитки.Швейна голка занадто мала, краще використовувати мішкову (так звану «циганську») – довгу (близько 12 см) та з широким вушкам. Нитка буде міцна, але можна скласти в кілька разів і звичайну. Зшивати можна і банківським шпагатом, але просмикнути його непросто навіть у «циганську» голку.

Довжина нитки на стандартний том – приблизно 1 метр. Оптимальну для себе довжину найкраще визначити досвідченим шляхом - вже на третьому томі, що зшивається, стане зрозуміло, скільки її потрібно. Вузол на кінці нитки, як за звичайного шиття, зав'язувати не потрібно - все одно кінці будуть обрізані до оптимальної довжини. Якщо том був проколотий (пробитий, просвердлений) акуратно, проблем з просуванням нитки не буде, оскільки діаметр голки набагато менший, ніж діаметр отвору від свердла або дірокола.

Напрямок голки з ниткою під час зшивання тома показано малюнку 6.

Після того, як обидва кінці нитки виведені з зворотного боку тома, вони зав'язуються (не туго, щоб тому можна було не тільки відкрити, а й за необхідності зняти копію з будь-якого документа, але й не слабко, щоб аркуші справи не «гуляли») і обрізаються.

Зверніть увагу:загалом і кадрове діловодствовиводити кінці ниток з внутрішньої сторони обкладинки та скріплювати їх завірювальною наклейкою не потрібно. Кінці обрізаються і наскільки можна ховаються під обкладинку. Якщо обкладинки немає - просто виводяться з внутрішньої сторони без подальших маніпуляцій.

Форму титульного листа справи наведено у Правилах 2015 (додаток № 28). Її заповнення труднощів зазвичай не викликає. Не забудьте тільки, що верхній рядок обкладинки «Найменування державного (муніципального) архіву» залишається незаповненим. Якщо справа колись потрапить до державного архіву, його співробітники самі заповнять цей рядок.

У нижньому лівому кутку титульного листа проставляється архівний шифр справи: номер фонду, номер опису та номер цієї одиниці зберігання за описом (Приклад 3).

Титульний лист приклеюємо на обкладинку тому. Найкраще використовувати клей ПВА, але тоді справу потрібно негайно помістити під прес на кілька годин, інакше титульний лист приклеїться нерівно і зморщиться місцями. Найменше підходять для цього клей-олівець (обкладинка відклеїться вже через пару годин) та канцелярський клей (занадто рідкий та зіпсує титульний лист так, що ніякий прес його не врятує). Роздруковувати обкладинки на листах з клейовим шаром дорого та неефективно: «клейовий шар» на них умовний, і обкладинку можна зняти одним рухом руки.

Отже, алгоритм оформлення документів на постійне зберігання виглядає таким чином:

Асортимент спеціальних канцелярських товарів для архіву, представлений у магазинах, невеликий, але дещо можна вибрати.

Верстати для архівної палітурки.Тому справи закріплюється в них і просвердлюється. Верстат може бути ручним (для свердління потрібно крутити спеціальну ручку, мал. 7) та електричним (свердло запускається натисканням кнопки, мал. 8). Думки фахівців про ці верстати розходяться: хтось вважає їх зручними, хтось - навпаки. Але отвір, пробитий діроколом, однозначно виглядає рівніше і охайніше, ніж просвердлений верстатом.

Короби для зберігання.Готові томи можна просто ставити на полицю, а можна додатково пакувати в короби. Видів коробів безліч. Зазначимо, наприклад, короб із зав'язками, в який міститься кілька пошитих томів справ (рис. 9).

У продажу можна знайти великі короби з відкидною кришкою (рис. 10). У такому коробі може поміститися 10 і більше томів.

З коробів з відкидною кришкою зручно діставати потрібний том або зв'язку, не знімаючи з полиці коробку. Деякі короби навіть мають спеціальні кріпильні скоби, що дозволяє, з'єднуючи короби, сформувати стелаж (рис. 11).

Чи можна використовувати літерні номери аркушів для оформлення справ? Чи застосовується літерна нумерація у сучасному діловодстві чи цей спосіб вже давно не актуальний?

Слово «літера» прийшло в нашу мову з латині і буквально означає «літера». Багато хто зустрічав його у складі поштової адреси, де він служить для уточнення будівлі, наприклад: будинок № 81, літера А. Хтось згадає його за розповідями про Шерлока Холмса, який зберігав «гідну колекцію лиходіїв» під літерою «М». У сучасному діловодстві цей метод нумерації знайшов також широке застосування. Він зручний для точної ідентифікації документів, їх упорядкування в архівах та каталогах.

Більшість офіційної документації компанії зберігається у її архіві протягом визначених на законодавчому рівні термінів. Її підготовка до передачі в архів – важливий діловодний процес. Усі папери мають бути відповідним чином підготовлені та прошиті. Що стосується нумерації листів у справах, що готуються до архівного зберігання, її можна виділити в окремий етап цього процесу.

При підготовці справи необхідно переконатися в тому, що документи, включені до неї, відповідають заголовку за номенклатурою і розташовані за певними принципами: з питань, що розглядаються, географічними ознаками, хронології або в алфавітному порядку.

Літерний номер в архіві – це, як правило, частина індексу документа. У процесі індексації всієї документації надаються буквено-цифрові позначення. З їх допомогою будь-який офіційний папір можна точно ідентифікувати та знайти в архіві за потреби. Склад індексу визначається завданнями пошуку.

Опис справ чи архівний опис складається для систематизації одиниць зберігання архіву. Вона допомагає вести точний облік справ та розкриває їх зміст. Власне, такий опис виконує функції архівного довідника, систематизованого переліку справ, переданих архів.

На відносини постійного і тимчасового зберігання, і навіть відносини з особового складу і специфічні відносини цієї організації, складаються окремі списки.

Опис справ включають такі елементи:

Порядковий номер справи (його тому чи частини);
Індекс;
Заголовок згідно з обкладинкою;
дати справи;
Кількість листків;
Примітки.

Тома та частини справи мають самостійну нумерацію. Якщо потрібно внести в опис офіційні папери з однаковими заголовками, то першої справи ця графа заповнюється повністю, а такі однорідні відносини позначаються словами " Те ж " . Як приклад використання літерних номерів в описі можна навести фрагмент переліку справ з особового складу.

У цьому фрагменті справа, що містить трудові договориіз звільненими працівниками, поділено на 2 томи, у кожному з яких документи розташовані в алфавітному порядку. Перші літери прізвищ співробітників є літерними номерами розділів для кожного тома.

Внутрішня по суті, є його змістом. Цей документ складається для справ наступних категорій:

із терміном зберігання понад 10 років;
постійного зберігання;
справи з особового складу незалежно від термінів зберігання;

Уніфікована форма опису наведено у Додатку №27 до Наказу Міністерства культури РФ №526 від 31.03.2015 "Про затвердження правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ...". Згідно з цими правилами, при оформленні справи необхідно прошити або переплети всі включені до неї папери, пронумерувати їх, скласти лист-засвідчувач та внутрішній опис документації, оформити обкладинку справи.

Номер ставиться у правому верхньому кутку;
Для його проставляння використовується нумератор або графітний олівець;
Листи внутрішнього описунумеруються окремо;
Кожен том чи частина справи мають власну нумерацію;
На кресленнях, фотографіях та ілюстраціях нумерація проставляється на зворотному боці у верхньому лівому куті;
Лист із приклеєними наглухо документами нумерують як один, якщо вони підклеєні одним краєм, то потрібно пронумерувати кожен з них;
Документи з власною нумерацією нумерують у загальному порядку;

Що стосується літерних номерів, що використовуються в архіві, їх проставляють у тому випадку, коли в нумерації допущені помилки. Якщо їх кількість незначна, наприклад, пропущено лише кілька аркушів, можна вставити пропущені сторінки справа. Для їх нумерації беруть попередній номер, проставляють його на непронумерований лист з додаванням літерного індексу у порядку, що зростає. Порядок нумерації буде виглядати так: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Дані літерні номери необхідно вказати в описі документів справи у відповідній графі.

Лист-завірювач- це окремий документ, Що складається для обліку числа аркушів у справі. Законом затверджено його уніфікована форма(Додаток №8 до Правил архівної справи). У ньому вказують:

число пронумерованих аркушів (цифрами та прописом);
кількість листів внутрішнього опису;
особливості нумерації;
відомості про фізичний стан документації;

Дані про наявність у підшивці літерних номерів листів – це обов'язкові для вказівки у листі-завірителі відомості. Якщо при були допущені помилки, і його склад зазнав змін або доповнень, а вкладені листи були пронумеровані літерами, необхідно їх перерахувати. Наприклад: "У справі підшито і пронумеровано 213 (двісті тринадцять) аркушів, у тому числі: літерні номери аркушів: 45а, 45б, 45в + аркушів внутрішнього опису - 4".

Якщо після оформлення листа-завірювача склад та стан справи зазнають змін (заміна оригіналів на копії, пошкодження або втрата документації), необхідно зробити про це належну позначку із зазначенням дати та посиланням на відповідний акт.

Присвоєння унікальних індексів усім наказам, що випускаються в організації, необхідно з наступних цілей:

упорядкувати процеси реєстрації офіційної документації;

прискорити процедуру пошуку та розпізнавання наказу у загальному документальному масиві;

полегшити класифікацію під час підготовки документації до архівного зберігання;

Відповідно до " . Національний стандартРосійської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація...", який набуде чинності 1 липня 2018 року, обов'язковим реквізитомкожного документа є його реєстраційний номер. Це цифровий або буквено-цифровий ідентифікатор, до складу якого входить порядковий номер та додатковий літерний номер відповідно до номенклатури справ організації.

цифровий код - індекс відповідно до дати випуску наказу з початку календарного року;

літерний номер - це літерний шифр, який дозволяє визначити належність наказу тому чи іншого виду;

Літерні номериу наказах застосовуються підвищення ефективності індексації документів. Цей процес дозволяє присвоїти кожній офіційному папері, у тому числі наказом, унікальний літерно-цифровий індекс, що свідчить про час його реєстрації, місце складання, час виконання та термін зберігання.

Ця процедура є досить індивідуальною. Її визначають затверджені локальними нормативними актами підприємства. Наявність літерних номерів залежить, насамперед, від загальної кількості наказів, що видаються, і необхідності їх чіткого розмежування за видами.

У невеликих компаніях накази з різновидів, зазвичай, не ділять. Однак при їх підготовці до архівного зберігання у діловода виникає необхідність поділити їх за термінами зберігання. Для цього до через косу межу або дефіс додають літерний номер або літерний індекс: "к" (кадри), "л" (особовий склад). Перший може означати належність наказу категорії документів короткочасних термінів зберігання, другий - до групи документів з терміном зберігання 75 років.

В великих компаніяхсистема індексів може бути розширена до 10 та більше літерних кодів. Так, наприклад, часто зустрічаються такі літерні позначення:

П – накази про прийом на роботу;
К - відрядження;
МК – місцеві відрядження;
ОТД – відпустки без збереження заробітної плати;
ВТК - навчальні та чергові відпустки;

Таким чином, літерний номер – це спосіб ідентифікувати наказ, виділити його у загальному потоці документації та однозначно визначити його належність.

На оформленні листа-завірювача закінчується томи справи. Де взяти його форму і як заповнити лист-завіритель справи, що таке літерні номери та які особливості стану справи потрібно відображати у ньому, а також зразок листа-завірителя справи у статті. Завантажити форму також можна тут.

Форма листа-завірителя справи є додатком № 8 до . Нагадую: вони є обов'язковими для всіх.

Сама собою форма проста. Спочатку цифрами та прописом пишемо, скільки аркушів справи підшито в тому. Листи внутрішнього опису при цьому не рахуються. Потім вказують номери крайніх аркушів справи, наприклад:

з №1 до №204.

Потім йдуть літерні номери та пропущені. Літерні номери – це номери із літерами: 10а, 55а тощо. Вони утворюються, якщо при нумеруванні листів був випадково пропущений один (всі люди, всі помиляються). В цьому випадку не потрібно нічого переробляти, а просто взяти попередній номер і поставити на непронумерований лист його ж, але з буквою. Вийде, наприклад 54, 55, 55а, 56, 57.

Те саме і з пропущеними: випадково пропустили про нумерацію лист – нічого страшного, просто не забудьте відобразити це у листі-завірителі.

Якщо немає ні літерних, ні пропущених аркушів, ставимо ці поля прочерки.

Потім окремо вказуємо кількість аркушів внутрішнього опису.

Далі йде таблиця про особливості фізичного стану справи. У лівій колонці пишемо, що за особливість, у правій – на якихось аркушах. Особливості бувають різні: лист може бути порваний, залитий водою або ще чимось, копія може бути дуже блідою або, навпаки, темною на межі читабельності. Фіксуємо це.

Основні правила роботи архівів організацій рекомендують вказувати тут же:

номери листів із наклеєними фотографіями;
номери великоформатних листів;
конверти з вкладеннями та кількість вкладених у них листів;
наявність у справі друкарських примірників брошур із кількістю аркушів у яких, якщо вони були відзначені при загальної нумерації аркушів справи.

Якщо, на щастя, справа немає жодних особливостей, перекреслюємо цю таблицю буквою Z.

Підписує лист-завіритель той, хто його складав.

Лист-завіритель справи підшивається останнім. Таким чином, тому повністю оформленої справи виглядає так: обкладинка з титульним листом, потім – документи справи, лист-завіритель, обкладинка.

Якщо до вас справи були оформлені без листів-завірителів, то розшивати томи заради них не потрібно. Лист-завіритель тоді вклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки.

Правила-2015 вимагають фіксування у листі-завірителі всіх змін у фізичному стані або у складі справи. Фізичний стан питань не викликає, але невже може змінитися склад прошитий справи? Да може. Яскравий приклад – про які ми говорили тиждень тому. Оскільки за ними можуть прийти будь-якої миті, книги про прошивку тома не проколюються. Проколюються конверти, які вони вкладені, причому 1 конверт відповідає одному аркушу справи. Якщо за кілька років людина чи його родичі зажадали цю книжку, ми видаємо її у загальному порядку. Після цього не забуваємо зробити відповідний запис у аркуші-завірителі справи, інакше вийде, що книжку ми втратили прямо із справи.

Чи готовите документи до передачі в архів? Не забудьте скласти лист-засвідчувач справи. Внесіть у відповідний бланк відомості про кількість аркушів та їх фізичний стан. Поясніть особливості нумерації.

Сучасне діловодство є окрему сферу діяльності, присвячену питанням документування, а також організації роботи з документацією. Однією з найважливіших ділянок діловодної діяльностівважається формування справ. Під терміном "справа" розуміються документи, об'єднані в сукупність за принципом належності до однієї ділянки роботи. Справа об'єднує документацію, що відноситься до одного і того ж питання. Так, наприклад, це можуть бути кадрові, звітні чи фінансові документи.

Від правильного розподілу документації у справі залежить безпека найважливіших службових паперів, і навіть швидкість їх пошуку під час наступної роботі. Велике значення для формування справ має систематизація і розташування документів усередині справи, тобто. принцип формування.

Опис належить до категорії облікових документів і є, власне, своєрідним змістом, списком. В описі вказуються їх порядкові номери, ідентифікаційні індекси, назви, дати оформлення, номери сторінок Необхідність та правила складання описів визначаються внутрішнім нормативним актом: Інструкцією з діловодства, а також спеціальними положеннями та інструкціями.

Лист-заверитель справи можна вважати обліковим документом. Він містить відомості про особливості змісту справи в архіві установи та специфіку її формування. Його використовують для того, щоб вести облік загальної кількості аркушів справи. Крім того, у ньому фіксують особливості їхньої нумерації.

Щоб прискорити процес формування справ та уніфікувати існуючу облікову документацію, для таких документів як опис та лист-засвідчувач справи, на законодавчому рівні розробляють та затверджують власні спеціальні бланки.

Відповідно до Правил архівної справи, затверджених Міністерством культури (Наказ №526 від 31.01.2015), заповнення аркуша-завірителя входить до процедури оформлення справ на паперовому носії поряд з підшивкою документації, її нумерацією, складанням внутрішнього опису та оформленням обкладинки. Його форму визначено нормативними вимогамидо організації зберігання архівних документів Зразок бланка листа-завірителя справи міститься у Додатку N 8 до Правил архівної справи.

Назва виду документа;
Найменування посади укладача;
Підпис;
Розшифровка;
Дата складання;

До бланку вносять таку інформацію:

Загальна кількість аркушів справи (вказують прописом та цифрами);

Літерні номери;

Пропущені номери;

Особливості фізичного стану та формування справи;

Рекомендований для оформлення бланку формат паперу – А4. Це має бути окрема сторінка, яка підшивається у справу останньої. У ситуації, коли справа спочатку оформлена і прошита без листа-завірювача, немає необхідності розшивати те, щоб підшити в нього бланк. Достатньо заповнити його та приклеїти на верхню частину до внутрішньої сторони обкладинки. В результаті оформлена справа виглядатиме так:

Правила організації зберігання архівних документів (Додаток №8), що діють на даний момент, пропонують наступний зразок оформлення листа-завірювача:

Цей зразок є дійсним для всіх справ постійного та тимчасового (більше 10 років) терміну зберігання. Справи з особового складу є винятком із цього правила. Усі справи, які готуються до передачі до архіву установи після закінчення календарного року, необхідно описати та оформити у встановленому Правиламипорядку. Згідно з цим нормативному документу, наприкінці кожної справи на паперовій основі повинен бути підшитий лист-засвідчувач. Його в загальному випадкумає формат А4, у картотеках відповідає формату картки. Лист заборонено виносити на обкладинку справи або обіг останньої сторінки.

Вкладені документи:

При заповненні листа-завірителя справи слід дотримуватись наступного алгоритму:

Вказати номер справи, присвоєний відповідно до номенклатури справ;

Цифрами та прописом вказати загальну кількість пронумерованих сторінок, підшитих у тому (зазначимо, що внутрішній опис при цьому не враховується);

Вказати номери крайніх листів, наприклад: “З № 1 до №308”;

Перерахувати літерні номери.

Під літерним номером мають на увазі номер із літерою, наприклад: 11а, 24б. Такі номери з'являються в ситуації, коли при нумеруванні випадково пропустили одну або кілька сторінок. Щоб не переробляти нумерацію, пропущеним аркушам надається попередній номер з літерою, наприклад: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перерахувати пропущені номери;

Якщо у справі не виявилося пропущених та літерних аркушів, необхідно поставити прочерки у відповідних рядках бланка аркуша-завірювача.

Зазначимо, що кількість пропущених та літерних листів необхідно враховувати при підрахунку загальної кількості пронумерованих листів. Так, наприклад, якщо останній лист тома має номер 264, але у справі містяться літерні листи 34а та 34б, а також пропущений лист номер 647, загальне числолистів буде розраховуватися так: 264+2-1=265.

Вказати кількість аркушів внутрішнього опису;

Заповнити графи таблиці про особливості фізичного стану та формування справи. У лівій колонці при цьому необхідно класифікувати особливість, у правій – вказати номери аркушів, на яких вона зустрічається.

До подібних особливостей можна віднести:

Наклеєні фотографії;
Нестандартний (великий) формат;
Наявність конвертів з вкладеннями (у таблиці вказується як факт наявності конверта, а й кількість вкладених у нього листів);
Фізичні пошкодження (наприклад, порвані або залиті водою сторінки, ксерокопії, що важко читаються);
Наявність друкарських екземплярів брошур (якщо кількість сторінок не зазначена у загальній нумерації, її потрібно навести в таблиці);

Якщо документи справи немає подібних особливостей, таблицю необхідно перекреслити буквою Z.

Вказати найменування посади особи, яка склала лист-завіритель, поставити підпис і розшифрувати його.

Проставити дату оформлення;

У деяких випадках після оформлення справи до її складу та стану можуть бути внесені зміни. Наприклад, деякі документи можуть отримати пошкодження в процесі зберігання. Або з'явиться необхідність замінити копією оригінал тієї чи іншої службового паперу. Як додатковий приклад можна навести трудові книжки, які не підшиваються у справу, а вкладають у конверт. Через деякий час колишній співробітникабо його родичі можуть вимагати трудову книжку з архіву, що призведе до зміни складу справи. У такому разі всі внесені зміни необхідно зафіксувати у відповідному акті та зробити позначку у аркуші-завірителі справи з посиланням на цей акт.

Видано трудову книжку (лист 58), у Книгу обліку руху трудових книжоквнесено відповідний запис №118.

Керівник архівного відділу Васильєва П.К.П.К. Васильєва

25.04.2017

Зазначимо, що правильне оформлення справ (у тому числі заповнення листа-завірювача) сприяє збереженню документів та значно прискорює їх пошук для подальшого використання. Крім того, правильне угруповання документації та її систематизація дозволяє полегшити такі процеси як проведення експертизи цінності та підготовка документів до передачі на архівне зберігання.

Вкладені документи:

Лист-завіритель справискладається для обліку кількості аркушів у справі за встановленою формою, що наводиться у додатку 9

Індекс справи

Заголовок справи

Останні дати

Число листів

Термін зберігання

Трудові договори із звільненими співробітниками. Б - К. Т.1

Те саме. Літери Л - Я. Т.2

І за особовим складом після закінчення календарного року, у якому вони заведені, мають бути підготовлені до передачі до архіву. Передархівна підготовка справ включає дві процедури: оформлення та опис.

Оформлення провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. В оформлення входить складання листа-завірювача.

Аркуш-завірювач складається у справі на окремому аркуші (формату А4, А5) на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Забороняється виносити лист-завіритель на обкладинку справи або чистий обіг листа останнього документа. Якщо справа пошита або переплетена без бланка листа-завірювача, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

У аркуші-завірителі вказуються цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів та окремо, через знак «+» кількість аркушів внутрішнього опису (за її наявності).

У аркуші-завірителі відзначаються особливості нумерації аркушів, фізичного стану документів та оформлення справи:

наявність літерних номерів листів;
наявність пропущених листів;
номерів листів із наклеєними фотографіями;
номерів великоформатних листів;
номерів конвертів з вкладеннями та кількість вкладених у них листів;
номерів пошкоджених листів:
наявність у справі типографічних екземплярів брошур із кількістю аркушів у яких, якщо вони були відзначені у загальній валовий нумерації у справі.

Кількість літерних, пропущених аркушів має враховуватись у підсумкових даних про кількість пронумерованих аркушів. Наприклад, останній аркуш справи має номер 252, але у справі є аркуші з номерами 5а та 30 а та пропущений номер 17. У цьому випадку загальна кількість аркушів буде 252+2-1=253.

Лист-завіритель підписується його укладачем, вказується його посада, розшифровка підпису, дата складання.

Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відкидаються у листі-завірителі з посиланням на відповідний акт.