Чи можна оформити номер наказу з дробом, наприклад 84/1, якщо його забули зареєструвати? Чим слід керуватися в даному випадку?
Відповідь
Реєстрація документів є невід'ємною та однією з найважливіших частин загальної системи організації роботи з документами, найважливішим елементомтехнологічного ланцюжка руху та обробки документів. Реєстрація документа - присвоєння документу реєстраційного номера та внесення даних про документ до реєстраційно-облікової форми (ГОСТ Р 7.0.8-2013). Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" (утв. Наказом Росстандарту від 17.10.2013 N 1185-ст)).
Правильно організована реєстрація документів є основою створення довідково-інформаційних систем за документами організації, що дозволяє сформувати коректну базу даних про документи, здійснювати контроль їх виконання та оперативно отримувати інформацію про сам документ та його рух в організації.
Привласнений документам реєстраційний номер:
Надає легітимності документу;
Є одним із його ключових пошукових елементів;
Дозволяє оперативно оцінити обсяг документообігу за певний календарний період у межах масиву, що реєструється. У зв'язку з цим при організації роботи з реєстрації документів важливо дотримуватись встановлених ключових правил — реєструвати документи в межах документальних масивів та встановлених календарних періодів, реєструвати документи планомірно, не допускаючи розривів у порядковій нумерації.
Реєстрація розпорядчих документів, як правило, ведеться в межах встановлених груп документів (окремо накази та розпорядження, окремо накази за особовим складом тощо) валовою нумерацією в межах календарного року. До присвоєних реєстраційних номерів можуть додаватися цифрові або буквені індекси, наприклад - ОД (накази з основної діяльності), Р (розпорядження) та ін.
Реєстрація розпорядчих документів повинна здійснюватися в день їх підписання, і за умови правильної організації роботи з документами, дотримання правил підготовки та реєстрації документів розривів у реєстраційних номерах не повинно бути.
Проте, у діяльності кожної організації трапляються випадки, коли доводиться реєструвати документи. заднім числом». Звичайно, таку практику треба звести до мінімуму, поставивши роботу з документами так, щоб виконавці своєчасно готували документи, які узгоджують їх своєчасно розглядали, і далі узгоджений документ оперативно передавався на підпис керівнику та реєстрацію, але повністю виключити форс-мажорні обставини практично неможливо.
Під час реєстрації документів «заднім числом»і, відповідно, присвоєння реєстраційних номерів поза загальною встановленою системою реєстрації слід враховувати такі фактори:
- Оцінити ризики такої реєстрації.
- Оцінити можливості використовуваних реєстраційних форм/реєстраційних систем.
При оцінці ризиківНеобхідно враховувати обставини, які сприяли передачі документів на невчасну реєстрацію. Наприклад, відомо, що низка документів має бути введена в дію з 1 січня поточного року, але найчастіше це документи складні, комплексні, підготовка яких може вийти за рамки встановленого періоду, проте ризик їх відсутності в організації законодавчо чи нормативно встановлений термінперевищує ризик недотримання встановлених внутрішніх правил організації роботи з документами, т.к. може спричинити штрафи та інші адміністративні покарання.
Особливості облікових форм можуть не дозволити внести запис про документ «заднім числом» або присвоїти документу дрібний (або літерний) реєстраційний номер. Наприклад, таке практично неможливе за журнальною системою реєстрації або за певних (жорстких) налаштувань інформаційних систем.
В останньому випадку можна запропонувати такі варіанти:
- резервувати облікові номери під документи, що плануються до підписання або затвердження;
- реєструвати документи валовою нумерацією із присвоєнням наступного порядкового реєстраційного номера, але із зазначенням потрібної дати реєстрації.
На закінчення слід зазначити, що з одного боку загальний порядокреєстрації окремих видівдокументів має бути закріплений у внутрішньому нормативному документі, наприклад, в інструкції з діловодства, але крім нормативного документа, також важливо закріпити у правилах ділового оборотуможливість реєстрації документів у разі виникнення форс-мажорних обставин, наприклад, з використанням дробових (84/1) або літерних (84а) номерів, та враховувати даний факторпри плануванні роботи діловодної служби та при налаштуваннях облікових інформаційних систем.
При цьому слід керуватися:
- виробничою необхідністю, враховуючи зниження ділових ризиків для організації,
- особливостями застосовуваних реєстраційних форм чи інформаційних систем.
Ще не підписано на наше видання? Оформіть безкоштовний доступ та читайте статті протягом трьох днів!
У організації ведеться нумерація наказів початку року. Якщо виникла потреба видати наказ, але вільного номера наказу немає. Чи можна використовувати дріб? Наприклад, 198/1.
Відповідь
Відповідь на запитання:
Це питання законодавчо не врегульоване.
При реєстрації кожному документу потрібно привласнити певний номер та умовне позначення(Індекс).
При цьому система реєстрації документів, у тому числі наказів, розробляється самою організацією і закріплюється в локальному. нормативному акті, наприклад, Інструкції із ведення діловодства.
Таким чином, чинне законодавствоне забороняє нумерувати кадрові наказичерез дріб. Проте під час проведення перевірки дотримання трудового законодавстваабо у разі конфлікту з працівником та судових розглядівнумерація наказів через дріб може бути доказом видання наказу заднім числом. Отже, такий наказ міг бути сфальсифікований роботодавцем з метою приховування порушення трудового законодавства.
Виходячи зі сказаного, щоб уникнути проблем з контролюючими органами та конфліктів з працівниками нумерувати кадрові накази через дріб не рекомендується .
Подробиці у матеріалах Системи Кадри:
1. Відповідь: Як індексувати (нумерувати) документи, що надходять до кадрової служби
Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту медичної освітита кадрової політики у охороні здоров'я МОЗ Росії
Під час реєстрації документів відбувається їх індексація. Тобто кожному документу потрібно присвоїти певний номер та умовне позначення (індекс). * Індекси необхідні при пошуку, обліку та систематизації документів. Упродовж року реєстраційний індекс не повторюється.
Реєстраційний індекс складається з:
- порядкового номера документа в межах певного масиву (наприклад, окремо нумеруються накази щодо основної діяльності та за особовим складом, договори, інструкції тощо);
- умовного позначення структурного підрозділу (у структурного підрозділу то, можливо як літерний – «к», «ок», «о/к», і цифровий індекс).
Наприклад, у наказу прийому співробітника працювати може бути номер 134-к, де 134 – порядковий номердокумента, а "к" - позначення структурного підрозділу.
Крім того, до реєстраційного індексу часто входить номер справи по . У відповіді лист реквізити індексу розташовуються у зворотній послідовності: наприклад, у номері 08-11/144 першим йде цифровий індекс структурного підрозділу – 08, потім через дефіс номер справи за номенклатурою – 11, якого похилою межею відокремлений порядковий номер документа – 144.
Такі правила встановлені у пункті 3.2.1.1 ДСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.
З повагою та побажанням комфортної роботи, Юлія Месхія,
експерт Системи Кадри
Детальніше… Реєстрація на семінар відбудеться 24, 25 та 28 травня Круглі столи 25 квітня відбудеться круглий стіл «ЗЕД – зміни законодавства». Автор та ведучий – Нагам Олена Рафаїлівна, директор ТОВ «Податкова стратегія», практикуючий податковий консультант. Детальніше…Зареєструватися на круглий стіл Консультації аудитора все Атестований податковий консультант Гусельников Роман В'ячеславович відповідає на запитання. суму зниженого в ціні товару? Різниця в ціні може відрізнятись у кілька разів, звідси і ПДВ може сильно відрізнятися. Прошу вказати на посилання у законодавстві. Відповідь… 16.04.2018: У нас укладено договір з агентством на придбання квитків для відряджень за безготівковим розрахунком.
Чи можливе використання дробових номерів наказів?
Номер з літерою зазвичай ставлять, якщо наказ потрібно провести заднім числом, а наступний номер вже зайнятий. Анталія 2009-04-17 09:19 Номер з літерою зазвичай ставлять, якщо наказ потрібно провести заднім числом, а наступний номер вже зайнятий.
Nadin-ka 2009-04-20 15:12 починають звертати на це додаткову увагу і запитувати, а чому так 😉 тобто. якщо провели так наказ — нехай з цього питання все відсальне в документах буде гаразд, тоді не придеруться, але дуже уважно дивитимуться на всі інші 🙂 …
Як можна внести наказ заднім числом
Чи можна використовувати дробові номери наказів (наказ від 03.03.2012 № 1, наступний 05.05.2012 № 2, а між ними потрібно вставити наказ від 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельська обл. Чи можна використовувати дробові номери наказів (наказ від 03.03.2012 № 1, наступний 05.05.2012 № 2, а між ними потрібно вставити наказ від 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельська обл.
Увага
Оскільки дробовий номер наказу може з'явитися тільки в тому випадку, якщо наказ видається, як кажуть, заднім числом, то відповідь на це запитання може бути лише одна: так не можна робити. Думаю, зайве нагадувати, що дата наказу (дата проставляється під час реєстрації) – це дата його підписання посадовцем.
За правилами діловодства документ реєструється у його підписання чи наступного робочого дня, якщо документ було підписано наприкінці робочого дня.
Правильна нумерація наказів у кадровому діловодстві
Життя прекрасне!)) Марина Росія, Санкт-Петербург #9 27 березня 2009, 10:50 припустимо відпустку чол відгуляв (навіть без відпускних) у мене таке було пару разів, керівника попереджав, а до мене не доходив, про графи відпусток я взагалі мовчу. Я нічого не оформляла, потім я виходив я поточним числом і поточним порядковим номером оформляла відпустку.
Знаю, що це порушення досить серйозне, і трапися з людиною що-небудь під час такої відпустки голови мені не зносити, але минулого періоду залазити я не можу, т.к. місяць закритий, всі цифри передані глав буху. Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що: Йде відправка повідомлення…
Нумерація наказів через дріб
Підкажіть, будь ласка, чи можна поставити номер наказу з дробом? Наприклад є Наказ № 32, чи можна скласти Наказ № 32/1? Якщо зміст однаковий? Спасибі заздалегідь Форум:
- Кадрове діловодство
Ключові слова:
- Наказ
Evenstar 2009-04-15 08:39 Краще з літерою, наприклад №32а Що означає однаковий зміст? Expressio 2009-04-15 09:01 ну наприклад прийняли на роботу або відправили у відрядження тобто зміст однаковий спасибі. А цифра через дріб небажано так? Evenstar 2009-04-15 12:32 Зазвичай номер наказу з дробом пропонує сама програма 1С, якщо, наприклад, ви відправляєте у відрядження кілька чоловік одним наказом і вибираєте на друк форму Т9.
Тоді на кожного працівника буде окремий наказ із номером 32/1, 32/2 тощо. Можна роздрукувати у формі Т9а, тоді всі співробітники, відправлені у відрядження, будуть в одній таблиці.
Голосування:
Агентство виставило один рахунок-фактуру від 31.01.2018р. із зазначенням у ній усіх придбаних протягом січня 2018 року квитків та виділеною сумою ПДВ по кожному квитку. Який документ реєструвати у книзі покупок: рахунок-фактуру від агентства або електронні квитки(Маршрут/квитанції)? Відповідь…
Консультації з кадрів все Консультант з кадрових питань Скобцова Валентина Петрівна відповідає на питання. ». Чи потрібно визнавати запис недійсним і робити новий? Відповідь…
17.04.2018: Співробітник написав в ОДНІЙ заяві про надання відпустки на 28.04.2018, на 3,4.05.2018р.
Все те саме. Грошей немає, жінок немає, та й бути не може. Ні кола, ні подвір'я, І ні пики зі шкірою, І друзів ні х…., Та й бути не може. Комом всі млинці мої, А не тільки перший… (Висоцький) 0/0 ЦитуватиВгору Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показати ] Відправлено #3 Гуру Повідомлень: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитуватиНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показати ] Відправлено #4 Постоялець Повідомлень: 330З: невідомості можна, не переживайте)))) Часто таке буває Скромняжка 0/0 ЦитуватиНаверх adv Dec 9 203, 0 ] Відправлено #5 Гуру Повідомлень: 28 084Із: у проживання немає місць законом це не регламентовано Після слів «пора валити!» ліберал запитує «куди?», а патріот - «кого?». .
Розшифровка номера наказу:
- цифровий код надається по порядку всім наказам з початку календарного року незалежно від їх виду;
- літерний шифр є приставкою до цифри, що дозволяє ідентифікувати видову приналежність наказу.
Як розділовий знак може виступати тире, дріб, точка та ін. Або номер і шифр можуть проставлятися суцільним способом - без спеціальних розділових знаків, із застосуванням пробілу (або без нього).
Наприклад, накази з особового складу в невеликій компанії можуть виглядати наступним чином: наказ № 1/к та наказ № 2 л/с, символізуючи 2 групи наказів, що відрізняються терміном зберігання. Великої компаніїз великою кількістю працівників та видовим різноманіттям наказів доведеться розробити спеціальну систему нумерації, закріпивши її у внутрішньофірмовому локальному акті.
- розроблення документації організаційного характеру (графіка відпусток, штатного розкладута ін.);
- роботі над змістом трудового договору(конкретизації тексту, внесення доповнень та змін) та ін.
Знайомтесь з кадровим діловодством за допомогою матеріалів нашого сайту: При цьому з усієї сукупності оформлюваних кадровиками документів особливу увагуприділяється процесу нумерації наказів. Пов'язано це з тим, що кадрова службаоформляє лише частина із загального комплекту наказів компанії - ті, які пов'язані з особовим складом. Їх необхідно розмежовувати з 2 іншими групами наказів, що видаються в компанії (за основною діяльністю та адміністративно-господарського характеру).
Навіть якщо компанія працює не дуже активно, її документообіг складають офіційні паперипро створення та реєстрацію підприємства, документація, що супроводжує процедури працевлаштування та звільнення працівників, і, звичайно ж, накази як волевиявлення та розпорядження керівництва підприємства з найрізноманітніших приводів. Законодавство не встановлює єдиної системиділоводства всім організацій.
Існують лише окремі відомчі накази, що затверджують інструкції з діловодства у конкретних держорганах (наприклад, наказ Федеральної служби праці та зайнятості від 28.09.2007 № 219, наказ Федерального казначейства від 27.05.2011 № 206). Таким чином, компаніям надається правова свободащодо встановлення внутрішньої системи документообігу.
Так, нумерацію вихідних листів доповнюють кодом підрозділу, який виступив ініціатором документа. Щоб уникнути плутанини з визначенням розпорядчого документакадрові накази нумерують із присвоєнням індексу К (кадровий) або ЛЗ (за особовим складом), номер розпорядження прийнято доповнювати літерою Р. При надходженні запиту на пошук документа секретар за номером, точніше – за додатково присвоєним індексом, легко може зорієнтуватися, в якій справі ( папці) його шукати, наприклад: № 26-р - у розпорядженнях; № 26-лс - у наказах з особового складу; № 26-опер – серед протоколів оперативних нарад. Доповнивши порядковий номер документа, що надійшов, літерою Ф (факс) або Е ( електронна пошта) можна вирішити проблему обліку способу доставки листа до вашої організації без збільшення реєстраційних форм (журналів). Реєстрація документів будується на таких основних правилах.
Увага
Як зареєструвати вихідний документв спеціальною програмою, минаючи журнал, йдеться у відео. Термін зберігання? Типовий термін зберігання журналу реєстрації вихідних документів становить 3 роки, після чого призначена наказом керівника експертно-перевірна комісія (ЕПК) проводить експертизу цінності документів. За рішенням цієї комісії документи, що не становлять цінності, підлягають знищенню зі складанням відповідного акта.
Як наповнити? Відразу треба сказати, що зразок журналу реєстрації вихідних документів не варто шукати, оскільки єдиних вимогдо заповнення немає. Усі правила ведення журналу реєстрації диктуються логікою та зручністю обліку документів, а також деякими специфічними особливостями організації. Насамперед варто сказати про ті вихідні документи, які реєстрації не потребують.
Відомості про реєстрацію вихідних документів також вносять у журнал, але вже вихідних документів. Наведемо зразкову формутакого журналу. Nп/п N та дата вихідного документа Комуадресований документ Короткий зміст Кемпідписаний Позначка про виконання N справи, куди підшити документ … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 Директору ТОВ «Плюс»р. Москва Про участь юристів компанії в конференції Директор Відправлений поштою 03 Зареєстровані вихідні документи підлягають надсиланню поштового або інших видів зв'язку.
Автоматизована реєстрація Документи можна реєструвати за допомогою спеціального програмного забезпечення, що встановлюється на персональному комп'ютері. За такої реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних.
- Реєстрація документів у питаннях та відповідях
- Журнал реєстрації вихідних документів: покупка та початок ведення
- Реєстрація документів
- Чи можна реєструвати листи через дріб
Реєстрація документів у питаннях та відповідях Документи, що надходять до компанії на паперових носіях, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом та доставляються виконавцям. Конверти з документами розкриваються (крім конвертів із позначкою «Особисто») і кожному документі, що надійшов організацію, ставиться позначка надходження документа.
Реєстрація вихідних документів
Інфо
Як реєструвати їх? Електронні документи, що надійшли, можуть реєструватися безпосередньо в системі електронного документообігу. Для цього на кожен лист, що надійшов, заводиться окрема реєстраційно-контрольна картка. Під час реєстрації вхідного електронного документа необхідно перевірити реквізити листа, наявність вкладень та додатків, на які вказує автор.
Оригінали вхідних електронних документів повинні надсилатися із супровідним листом до файлу. При необхідності документи, що надійшли електронною поштою, можуть роздруковуватися на паперовому носії. Вихідні документи Створювані в організації документи необхідно реєструвати у день підписання чи затвердження.
Чи можна реєстраційний номер наказу позначати через дріб?
Правил ведення та зберігання трудових книжок, Затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Реєстрація документів За допомогою списків, що розкриваються, як правило, заповнюються дані (поля):
- вид документа - оскільки кількість видів документів обмежена;
- автор резолюції – список керівних осіб організації;
- структурний підрозділ – список структурних підрозділів;
- виконавці - як правило, це поле складається з двох частин - назви (і/або індексу) структурного підрозділу та прізвища та ініціалів виконавця;
- № справи - пов'язані з номенклатурою справ організації;
- пов'язані документи - ці дані встановлюють зв'язок документа, що реєструється, з іншими (наприклад, документ-відповідь пов'язується з ініціативним документом).
За допомогою списку, що поповнюється, заповнюються дані (поле) «кореспондент».
Реєстрація вхідних документів
В установі накази та розпорядження реєструють минулою датою та номером через дріб (наприклад, 15/1, 15/2). Як пояснити, що робити так неприпустимо? У ст. 4 Цивільного кодексуРосійської Федерації чітко прописано, що акти цивільного законодавстване мають зворотної сили, будь-які розпорядчі акти застосовуються до відносин, що виникли після введення в дію. Відповідно до п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датою документа є дата його підписання.
Раніше цієї дати документ вступити до законну силуне може. Уявіть, що через час стане відомий якийсь негативний факт за період з 1 по 10 червня, що тягне за собою відповідні наслідки (покарання) для тієї особи, яка була призначена відповідальною.
4 ключові правила заповнення журналу реєстрації вихідних документів
Якщо є необхідність фіксувати спосіб надходження документа в офіс, зручніше або вводити в реєстраційний номер впізнавальний код (Ф - факс, ЕП - електронна пошта), або доповнити реєстраційний журнал (базу) відповідною графою, де вказувати спосіб доставки. Інше питання – чи зобов'язана організація відповідати на факсимільний або електронний документВраховуючи, що в нашій країні традиційно значущість документу надає «живий» підпис автора, а ряд запитів (про персональні дані, про рух коштів на рахунку платника податків) і зовсім недійсні без «живого» друку. Але це питання лежить за межами повноважень секретаря.
1. Чи допустимо реєструвати накази після події, що вже відбулася, наприклад, наказ про призначення відповідальної особи з 01.06.2012 зареєструвати 10.06.2012? 2.
Важливо
Службові запискиі доповідні можна реєструвати за місцем видання (у структурному підрозділі) або централізовано у секретаря. Вибір способу реєстрації залежить від структури організації та має бути прописаний в інструкції з діловодства. Реєстрація вхідних документів Сам журнал реєстрації зазвичай має такі графи (стовпці):
- номер вихідного документа;
- дата;
- одержувач (адресат);
- короткий зміст;
- виконавець;
- Примітка.
З цих граф обов'язковими будуть номер, дата та одержувач. Короткий зміст мати зручно, щоб не було необхідності щоразу піднімати підшивку документів у пошуках одного листа. Виконавця вказують великі організації, якщо працює один підприємець, то, природно, дана графа буде зайвою.
Чи можна реєструвати листи через дріб
Відповідно до пункту 3.2.1.3 Державної системидокументаційного забезпечення управління (ДСДОУ), затвердженої наказом Главархіва СРСР від 25 травня 1988 Прийнято окремо реєструвати накази з особового складу та накази з основної діяльності підприємства. Службові записки, створювані структурними підрозділами компанії, зазвичай, реєструються у підрозділах-авторах. При необхідності надсилання таких документів «до зовнішнього світу» до них складається супровідний листта передається для реєстрації та відправлення.
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома та більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документів кожної з цих організацій.
Пункт 3.4.9 Методичних рекомендаційз розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджених наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76, передбачає закріплення в інструкції з діловодства місця та способу реєстрації внутрішніх інформаційно-довідкових документів (доповідних, службових, аналітичних записок, довідок та ін.), порядку передачі документів між структурними підрозділами. Службові записки та доповідні можна реєструвати за місцем видання (у структурному підрозділі) або централізовано у секретаря. Вибір способу реєстрації залежить від структури організації та має бути прописаний в інструкції з діловодства.
У кожній компанії, незалежно від її розміру, діяльності, доходу та інших показників складаються офіційні документиза підписом керівника та печаткою організації.
Під час здійснення документообігу однією з важливих дій є нумерація документа. Здійснюється вона не завжди.
Документація підлягає нумерації для її впорядкування. Юридична особавправі самостійно встановити власну систему документообігу, і навіть порядок його нумерації.
Що це таке: поняття та сутність
Нумерація представляє надання порядкового номера документу.
Номер ставиться в день підписання вихідної кореспонденції та в день отримання вхідної кореспонденції.
Присвоєння є ознакою того, що вона має юридичну силу. Процес проставлення нумерації означає його реєстрацію у загальній системі документообігу підприємства. І прибрати і позбутися такого документа вже не можна.
Нумерація переслідує основні цілі:
- систематизація документів для підприємства;
- зручний пошук;
- здійснення контрольних дій за підписаною документацією.
Яка існує
Нумерація може бути входитьі вихідноїпри документації, одержуваної від сторонньої організації чи що виходить межі організації відповідно.
Нумерація може бути автоматичноюабо ручний. Зазвичай, застосовується другий спосіб проставлення номера, оскільки він має присвоюється після підписання документа відповідальною особою. При присвоєнні автоматично робоча програма встановлює їх у момент складання до підпису.
Сам номер (індекс) може бути числовим, літерно-числовим і змішаним зі знаками. Числовий код може застосовуватися окремо (наприклад, №156), літерний та знаковий спільно з числовим (наприклад, 12-11/158 або 12-к і т.д.). Літерні найчастіше використовуються у кадрових документах і є позначенням того чи іншого виду, наприклад, наказ про прийом на роботу - "п", про відрядження - "к" і т.д.
У деяких випадках для того, щоб не було дублювання, встановлюють числові межі. Наприклад, №1 – 100 – накази про прийом, №101 – 200 – про звільнення.
Спосіб нумерації документів вибирається самою компанією, про що вказується у локальних нормативно-правових актах. Якщо вносяться будь-які зміни, це відображається там же. Однак змінити спосіб нумерації можна лише з початку нового календарного року.
Документи щодо основної діяльності нумеруються окремо від кадрової документації. Нумерувати можна як автоматично робочої програми(найчастіше 1С), так і вручну.
Для правильного присвоєння використається журнал реєстрації (книга реєстрації). У ньому відображаються дата, номер, зміст та відомості про осіб, які склали та підписали наказ.
Якщо документообіг фірми великий, то, крім чисел, у складі є буквені знаки. Найчастіше літерні позначення використовуються для документів із різними термінами зберігання.
Реєстрація може провадитися шляхом внесення номера, дати та найменування в журнал реєстрації або основних характеристик у систему електронного документообігу.
Підприємство саме обирає кращий спосіб реєстрації. У деяких випадках застосовуються обидва види. Це не є обов'язковою процедурою, але здійснюється з метою безпеки та надійності.
Журнал реєстрації складається на паперовому носії та представляє таблицю з назвами стовпців. Форму такого журналу, а також зміст встановлює юридична особа.
Нумерація проводиться залежно від видів наказів у компанії.
Так, виділяються наступні види діяльності:
- основна;
- з особового складу;
- адміністративно-господарська.
Залежно від різновиду визначається місце у системі документообігу фірми, нумерація, і навіть термін зберігання.
По основній діяльності
До них відносяться накази:
- створення компанії;
- про затвердження розкладу штату;
- про затвердження графіка відпусток чи відряджень;
- створення окремих структурних підрозділів організації;
- про злиття з іншими підприємствами;
- про реорганізацію чи ліквідацію;
- інші щодо діяльності компанії.
Накази зазвичай діляться залежно від терміну зберігання для присвоєння реєстраційних номерів.
Накази щодо основної діяльності мають реєстраційний номер, що складається з цифр та знаків, або лише цифр. Літерні позначення переважно використовують для нумерації кадрових наказів.
Кадрові
До цих наказів належить весь документообіг щодо працівників підприємства. Різновиди наступні:
- про прийом на посаду;
- про переведення працівника;
- про преміювання працівника;
- про підвищення;
- про звільнення;
- про дисциплінарне стягнення;
- про відрядження;
- про навчання тощо.
Іншими словами, всі дії щодо співробітників фірми закріплюються наказами, які належать до кадрового діловодства.
Приклади та зразки
Нижче наведено зразки документів, що містять номер.
Цей наказ складається з цифр та знаків. Числа "02" позначають номер відділу через дріб. числа "17" - порядковий номер з початку року.
Наступний складається з цифр, знаків та літер. Де число «15» — це номер по порядку, а через дріб літерне позначення «ОД» — за основним видом діяльності.
І, нарешті, третій, індекс якого складається виключно із цифр «12».
Як було зазначено вище, вся документація реєструється та відображається в журналі реєстрації. Журнал обліку наказів з основної діяльності включає номер наказу, його дату, короткий зміст, відомості про відповідальну особу та про укладача, а також термін для приміток.
Також у журналі вказується початок заповнення та його кінець. По закінченню ставиться друк та підпис особи, відповідальної за заповнення. Потім він підшивається до попередніх. Як правило, складається та використовується протягом календарного року.
Нормативна регламентація
Кожна організація у процесі своєї діяльності видає та підписує різні документи. Законодавчо не передбачена загальна системадокументообігу усередині підприємства, а також порядок ведення нумерації.
Лише окремих державних органах така діяльність регламентується наказами вищих відомств щодо конкретних служб. До них відносяться: Федеральна податкова служба, Федеральне казначейство, Федеральна службаз праці та зайнятості та інші державні структури.
Недержавні підприємства самостійно розробляють правила ведення документообігу всередині підприємства, що закріплюється наказом. Але дані правила не повинні суперечити Федеральному закону «Про архівну справу» від 22.10.2004 № 125-ФЗ, а також Постанови Держстандарту РФ «Про прийняття та введення в дію Держстандарту РФ» від 03.08.2003 № 65-ФЗ та Наказу Мінкультури Росії « Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання» від 25.08.2010 №558 .
Таким чином, порядок ведення документообігу на підприємстві встановлюється самою організацією та закріплюється офіційними документами. Порядок присвоєння реєстраційного номера вибирається з розмірів організації та кількості її працівників, і навіть з документообігу загалом підприємству.
Цей порядок необхідний як зручності використання документації самої організації, так здійснення контролю сторонніми службами.