Літерні номери листів: що це та як використовується у діловодстві? Формування та оформлення справ в установах, організаціях та на підприємствах Що таке літерні листи.

Правила заповнення листа-завірителя справи

Лист-завіритель справи: зміст та оформлення

Як оформити лист засвідчувач особистої справи

Лист-завіритель справи

Бланкер.ру

Оформляємо справи на постійне зберігання

Особова справа співробітника

3.6. вимоги до оформлення справ, що приймаються до архіву

Як використовувати літерні номери у описі справ?

Чи можна застосовувати літерні номери у наказах?

Актуальність буквеної нумерації

ПОСТІЙНО - ЦЕ СКІЛЬКИ?

ФОРМУЄМО І СИСТЕМАТИЗУЄМО СПРАВИ І ДОКУМЕНТИ

ГОТУЄМО ДОКУМЕНТИ ДО ОФОРМЛЕННЯ

ОФОРМЛЮЄМО СПРАВИ НА ЗБЕРІГАННЯ

ЩО ПРИДБАТИ В АРХІВ

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як нумеруються листи при складанні внутрішнього опису?

У процесі нумерації існує ряд тонкощів, про які потрібно знати кожному діловоду:

Чи можуть стати в нагоді літерні номери при складанні листа-завірителя справи?

Нумерація наказів за ГОСТ

Особливості формування справ

Способи систематизації документів

Етап перший: нумеруємо листи тому

Етап другий: складаємо внутрішній опис тома

Етап третій: оформляємо лист-засвідчувач справи

Етап четвертий: зшиваємо том

Етап п'ятий: оформляємо титульний лист (обкладинку) тома

Нова сторінка 1

Упорядкування документів організації, зокрема і з особового складу, має проводитися пізніше як за роки після закінчення їх діловодством.

Відповідно до ст. 2 Федерального закону«Про архівну справу в Російської Федерації» від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ під упорядкуванням архівних документіврозуміється проведення комплексу робіт з формування архівних документів в одиниці зберігання (справи), опис та оформлення таких одиниць зберігання (справ) відповідно до правил, встановлених спеціально уповноваженим Урядом РФ федеральним органомвиконавчої влади.

Порядок упорядкування документів організації викладено в Основні правила роботи архівів організацій(далі – Правила роботи архівів організацій), схвалених рішенням колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р.

Одиниці зберігання (справи) повинні бути описані, систематизовані, внесені до опису та оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук та використання.

Підготовка документів з особового складу до тривалого зберігання проводиться працівниками кадрової служби організації за методичної допомоги завідувача архіву організації (відповідального за архів). Якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, як консультанти можуть залучатися працівники відповідної архівної установи.

У багатьох складається уявлення, що обробка документів є проведення робіт з їхньої палітурки, нумерації листів, оформлення обкладинок справ і складання на них опису. Це не так. Перш ніж розпочати обробку справ, слід звернути увагу на правильність оформлення документів та повноту їх складу. Необхідно провести звірку всіх розпорядчих документів, наявність усіх необхідних реквізитів: дат та номерів, підписів. У цьому слід пам'ятати, що у тривале архівне зберігання відбираються документи лише їх оригіналів. У разі відсутності справжніх документів, вони замінюються завіреними копіями.

При визначенні термінів зберігання документів слід керуватисяПереліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання(Далі - Типовий перелік) (М., 2000), а також відомчими переліками.

На тривале архівне зберігання відбираються документи, що мають 10-річний (і понад) термін зберігання. Як правило, до опису справ за особовим складом включаються такі види документів та наявні у наведеній послідовності: накази (розпорядження) за особовим складом, списки працівників, картки з обліку особового складу, особові справи, особові рахунки за заробітної платиробітників та службовців, незатребувані особисті документи працівників ( трудові книжки, атестати, свідоцтва та ін.), акти про нещасні випадки, пов'язані з виконанням посадових обов'язків. Крім зазначених документів на зберігання відбираються трудові договори, що не увійшли до складу особових справ, табелів або нарядів працівників шкідливих професій.

Відбір документів на подальше зберігання проводиться шляхом проведення полистного перегляду справ. Не допускається проведення експертизи цінності документів лише за заголовками на обкладинках справ. При цьому зі справ вилучаються зайві, копійні екземпляри документів або документи, що не належать до питань, з яких було сформовано справу.

Оформлення справ передбачає: систематизацію документів у справі, підшивку або палітурку справи, нумерацію аркушів справи, складання листа-завірителя справи, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів.

При формуванні документів у справи необхідно дотримуватися таких основних вимог:

· поміщати у справи лише виконані, правильно оформлені документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи за номенклатурою справ;

· включати у справу за одним екземпляром документа;

· групувати у справу документи одного календарного року (Виняток становлять особисті справи);

· поміщати разом усі документи, що стосуються одного питання;

· справа має містити понад 250 листів при товщині трохи більше 4 див.

Забороняється групувати у справи чернові та дублетні екземпляри документів, а також документи, що підлягають поверненню.

Документи групуються у справи в такий спосіб, щоб вони послідовно у логічному порядку висвітлювали певні питання. Як правило, документи розташовуються у справах у хронологічній послідовності.

Розглянемо як приклад формування розпорядчої документації з особового складу- Наказів.

Накази з особового складу формуються у відносини залежно від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи різними термінамизберігання.

Відповідно до ст. 6б Типового спискунакази з особового складу мають два терміни зберігання: 75 років та 5 років.

До наказів, що мають 75-річний термін зберігання, відносяться накази про прийом, звільнення, переміщення, преміювання, заохочення, тривалі відпустки по догляду, тривалі відрядження. До наказів, що мають 5-річний термін зберігання, відносяться накази про надання чергових та навчальних відпусток, чергування, стягнення, короткострокові внутрішньоросійські відрядження.

Накази, розпорядження та інші розпорядчі документи з особового складу формуються у відносини не більше одного календарного року, пересистематизуються порядку зростання їх номерів, в хронологічної послідовності і з які до них додатками. На початку справи повинні розташовуватись накази, розпорядження з першого номера.

Аналогічно, за хронологічним принципом, проводиться систематизація документів у справах, що містять акти нещасних випадків.

Документи у особових справах розташовуються у міру їх надходження.

Лицьові рахунки із заробітної плати та особисті картки, трудові договори (угоди), табелі та наряди працівників шкідливих професій слід формувати у відносинах за алфавітом прізвищ.

Підшивка сформованих справ провадиться лише після завершення експертизи цінності документів.

Документи справи підшиваються, переплітаються у чотири проколи суворими нитками. Документи підшиваються, переплітаються те щоб забезпечене вільне читання тексту.

За наявності в особистій справі незатребуваних особистих документів (посвідчень, свідоцтв, трудових книжок, військових квитків тощо) вони вкладаються у конверт, який разом з іншими документами підшивається у справу. Доцільніше на незатребувані особисті документи складати окремий опис, у якому кожен документ вноситься під самостійним номером.

На початку кожної справи підкладається чистий аркуш паперу, наприкінці – аркуш-засвідчувач за встановленою формою.

У аркуші-завірителі цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів у справі, наявність пропущених та літерних номерів, кількість аркушів внутрішнього опису справи Не допускається винесення завірювального напису на зворотний бік останнього документасправи чи обкладинку справи.

Після чистого аркуша на початку справи підшивається внутрішній опис документів справи.

Внутрішній опис складається до особистих справ за встановленою формою.

Нумерація листів у справах проводиться з метою забезпечення безпеки та закріплення порядку розташування документів, включених у справу. При цьому всі аркуші справи (крім аркушів завірювального напису та внутрішнього опису) нумеруються у розгорнутому вигляді арабськими цифрами у валовому порядку. Номери аркушів проставляються чорним графічним олівцем у верхньому правому кутку аркуша на вільному від тексту місці. Застосування авторучок та кольорових олівців не допускається. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо від документів справи.

При наявності великої кількостіпомилок, допущених під час нумерації аркушів справи, необхідно провести перенумерацію аркушів наново. У цьому старі номери закреслюються, а поруч проставляються нові. Забороняється виправляти старий номер на новий.

Якщо допущені незначні помилки у нумерації листів, допускається проставлення літерних номерів. Наприклад: 25, 25а, 25б, 26, 27 тощо. Допускається також наявність у справі пропущених номерів. Наприклад: 25, 27, 28, 29 тощо.

Всі ці особливості нумерації аркушів справи (наявність літерних та пропущених номерів) обумовлюються у аркуші-завірителі справи.

Наприклад, останній номер аркуша справи- 122, але при цьому у справі є два літерні номери аркуша: 25а, 25б та один пропущений номер- 26. У цьому випадку засвідчувальний напис справи виглядатиме таким чином: «У справі підшито та пронумеровано 123 (сто двадцять три) листи, у тому числі: літерні номери листів- 25а, 25б; пропущений номер листа- 26...».

Після того як проведено нумерацію листів, приступаємо до оформлення обкладинки справи.

Відповідно до Правил роботи архівів організацій обов'язковими елементами опису обкладинки є:

· найменування організації;

· найменування структурного підрозділу;

· індекс справи (відповідно до номенклатури справ);

· Заголовок справи;

· Дата справи;

· кількість аркушів у справі;

· термін зберігання справи;

· архівний шифр справи.

На обкладинці справи вказується повне найменування організації відповідно до його установчих документів, а дужках - прийняте скорочене найменування. У цьому слід пам'ятати таке: на обкладинку справи виноситься те найменування, яке мала організація під час створення документів цієї справи. Те саме відноситься і до найменування структурного підрозділу, у діяльності якого утворилися документи справи.

Індекс справи переноситься на обкладинку із номенклатури справ.

Одним із найважливіших реквізитів обкладинки справи є заголовок справи. Від того, наскільки правильно він складений, залежить використання документів, що містяться в ньому.

Заголовок повинен точно і в узагальненій формі відображати зміст та основний склад документів справи. Необхідно утримуватися від неконкретних формулювань, вступних слів та складних синтаксичних зворотів.

Заголовки справ повинні містити такі елементи, які розташовані у певній послідовності:

· назва виду справи (журнал, книга, особиста справа тощо) або різновиди документів (накази, особові рахунки, акти тощо);

· назву організації чи структурного підрозділу, у діяльності якого утворилися документи справи (автор документів);

· короткий зміст документів;

· дати (період), до яких належать документи справи.

Склад елементів заголовка справи визначається характером документів справи. У необхідних випадках він може також доповнюватися такими елементами, як:

· назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів;

Справжність документів справи у заголовку не обумовлюється.

До розпорядчим документампроставляються їхні номери. Наприклад: «Картки з обліку особового складу працівників Тверського відділення Ощадбанку Росії за алфавітом прізвищ з літери "А" по "В" за 2000 рік" або "Накази № 1-130 керівника банком про преміювання працівників. Копії».

У заголовках особових справ прізвище, ім'я, по-батькові пишуться повністю. Наприклад: «Особиста справа звільненого Ісаєва Віктора Григоровича у 2000 році».

Хотілося б звернути увагу працівників кадрових службна оформлення обкладинок справ, що містять лицьові рахунки (розрахункові відомості) із заробітної плати. При складанні заголовка справи необхідно вказувати повністю назву структурного підрозділу, працівникам якого було нараховано вести. Не допускається застосування різних абревіатур у вигляді: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО і т.д., оскільки це надалі утруднює пошук необхідних відомостей, що містяться у документах. Наприклад, не можна писати: «Особові рахунки із заробітної плати співробітників ОПЗ». Слід писати: «Особові рахунки із заробітної плати працівників організаційно-правового відділу».

Якщо на підприємстві є шкідливі умовипраці, то тривале зберігання (75 років) відбираються табелі і наряди працівників шкідливих професій. При цьому у заголовку справи необхідно вказати цех, підрозділ, у якому вони працювали.

Обов'язковим реквізитом обкладинки є дата документів справи- рік(и) закладу та закінчення справи у діловодстві.

До розпорядчих та інформаційно-довідкових документів проставляються крайні дати закладу та закінчення справ.

До розпорядчих документів, у тому числі з особового складу, належать накази та розпорядження. До інформаційно-довідкових - особові рахунки із зарплати, акти, книги (журнали) та ін.

Крайніми датами документів справи є дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) раннього і пізнього документів, включених у справу.

Якщо справою є книга (журнал) реєстрації наказів чи розпоряджень за особовим складом, то датою справи будуть точні календарні датипершого та останнього запису в книзі (журналі).

Датою особистої справи є дати підписання наказів про прийняття та звільнення особи, на яку вона заведена.

При позначенні дати документа спочатку вказується число, потім місяць та рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. Наприклад: 5 червня 2003 р.

Дозволяється також скорочене цифрове написання дати документа. Наприклад: 05.06.2003.

Наступний реквізит оформлення обкладинки справи – кількість аркушів у справі, що переноситься з аркуша-завірителя справи.

Термін зберігання справи проставляється відповідно до статті Типового переліку чи номенклатурою справ організації після звірки його за Типовим переліком.

Архівний шифр справи включає: № фонду, № опису, № справи, № зв'язки (коробки).

Номер фондунадається відповідним державним або муніципальним архівом, джерелом комплектування якого є організація. Якщо організація не є джерелом комплектування архівної установи, то номер фонду присвоюється за списком фондів. Список фондів є основним обліковим документом архіву організації. Він ведеться в архіві організації, що зберігає документи двох або більше фондів.

Якщо архів організації зберігає лише один архівний фонд, то необхідність привласнення йому номера відпадає.

Номер описуприсвоюється в архіві організації за листом фонду (який також є основним обліковим документом архіву).

Номер справивідповідає номеру справи з опису.

Номер коробкиприсвоюється при формуванні зв'язок, коробок у валовому порядку після проведення всіх робіт з упорядкування документів з особового складу, погодження та затвердження описів на документи з особового складу.

Архівні шифрина обкладинках справ проставляються тушшю (чорнилом) після включення справ до річних розділів зведених описів справ за особовим складом, схвалених експертною комісієюорганізації, погоджені з експертно-перевірковою комісією відповідного архівного органу (у разі, якщо документи організації віднесені до складу Архівного фондуРФ) та затверджених керівником організації. До цього архівний шифр проставляється олівцем.

Обкладинки справ оформляються світлостійким чорнилом чітким розбірливим почерком. Виправлення реквізитів обкладинки справ не допускаються. Якщо припущено помилку - запис перестворюється наново. Бажано при оформленні обкладинки справ застосовувати чорну туш, оскільки вона стійкіша до впливів зовнішньої. довкіллята довше зберігає свої властивості. Написи наносяться безпосередньо на тверду обкладинку (картон) справи.

Є.А. Кошельова, зам. директора Центрального держархіву Московської області

Лист-завіритель справискладається для обліку кількості аркушів у справі за встановленою формою, що наводиться у додатку 9

І за особовим складом після закінчення календарного року, у якому вони заведені, мають бути підготовлені до передачі до архіву. Передархівна підготовка справ включає дві процедури: оформлення та опис.

Оформлення провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. В оформлення входить складання листа-завірювача.

Аркуш-завірювач складається у справі на окремому аркуші (формату А4, А5) на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Забороняється виносити лист-завіритель на обкладинку справи чи чистий обіг листа останнього документа. Якщо справа пошита або переплетена без бланка листа-завірювача, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

У аркуші-завірителі вказуються цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів та окремо, через знак «+» кількість аркушів внутрішнього опису (за її наявності).

У аркуші-завірителі відзначаються особливості нумерації аркушів, фізичного стану документів та оформлення справи:

наявність літерних номерів листів;
наявність пропущених листів;
номерів листів із наклеєними фотографіями;
номерів великоформатних листів;
номерів конвертів з вкладеннями та кількість вкладених у них листів;
номерів пошкоджених листів:
наявність у справі типографічних примірників брошур із кількістю аркушів у яких, якщо вони були відзначені у загальної валової нумерації у справі.

Кількість літерних, пропущених аркушів має враховуватись у підсумкових даних про кількість пронумерованих аркушів. Наприклад, останній аркуш справи має номер 252, але у справі є аркуші з номерами 5а та 30 а та пропущений номер 17. У цьому випадку загальна кількість аркушів буде 252+2-1=253.

Лист-завіритель підписується його укладачем, вказується його посада, розшифровка підпису, дата складання.

Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відкидаються у листі-завірителі з посиланням на відповідний акт.

Чи готовите документи до передачі в архів? Не забудьте скласти лист-засвідчувач справи. Внесіть у відповідний бланк відомості про кількість аркушів та їх фізичний стан. Поясніть особливості нумерації. Зі статті ви дізнаєтесь:

навіщо потрібний лист-завіритель і чи обов'язково його оформлення;
як складається лист-завіритель особистої справи;
лист-завіритель особистої справи: зразок оформлення;
які відомості вказують під час заповнення листа-завірювача;

Лист-заверитель у системі облікових документів Сучасне діловодство є окрему сферу діяльності, присвячену питанням документування, і навіть організації роботи з документацією.

Лист-завіритель тоді вклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки. Чи можна вносити зміни до лист-завірювача? Правила-2015 вимагають фіксування у листі-завірителі всіх змін у фізичному стані або у складі справи. Фізичний стан питань не викликає, але невже може змінитися склад прошитий справи? Да може.
Яскравий приклад – незатребувані трудові книжки, про які ми говорили тиждень тому. Оскільки за ними можуть прийти будь-якої миті, книги про прошивку тома не проколюються. Проколюються конверти, які вони вкладені, причому 1 конверт відповідає одному аркушу справи.
Якщо через кілька років людина чи його родичі зажадали цю книжку, то ми видаємо її у загальному порядку. Після цього не забуваємо зробити відповідний запис у аркуші-завірителі справи, інакше вийде, що книжку ми втратили прямо із справи.

Специфіка складання внутрішнього опису документів особового справи у тому, що вона входить у справу відразу ж за його закладі і заповнюється у процесі його ведения. Саме тому у внутрішньому описі передбачено відображення включення до особистої справи нових документів, а також вилучення документів із особової справи, заміни оригіналів копіями (фіксується у графі «Примітка»). Якщо справа вже переплетена і підшита, завірений укладачем внутрішній опис документів підклеюється верхнім краєм до внутрішньої сторони лицьової обкладинки.

Зверніть увагу, що під час підготовки справи до здачі в архів листи внутрішнього опису нумеруються окремо від листів особистої справи. Після звільнення працівника його особиста справа закривається, тобто витягується з папки і прошивається. При цьому важливо не забути оформити лист-засвідчувач.

Лист-завіритель складається у справі на окремому аркуші, у книгах — на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках — на окремому аркуші формату картки. Лист-завіритель справи складається за встановленою формою (додаток 9), в якій зазначаються цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями та кількість вкладених у них аркушів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені у загальній валовій нумерації у справі. Лист-завіритель справи підписується його укладачем.

Міністерством культури (Наказ №526 від 31.01.2015), заповнення листа-завірювача входить до процедури оформлення справ на паперовому носіїпоряд з підшивкою документації, її нумерацією, складанням внутрішнього опису та оформленням обкладинки. Його форму визначено нормативними вимогамидо організації зберігання архівних документів Зразок бланка листа-завірителя справи міститься у Додатку N 8 до Правил архівної справи.

Довідка До стандартних реквізитів бланка належать:

Назва виду документа;
Найменування посади укладача;
Підпис;
Розшифровка;
Дата складання;

До бланку вносять таку інформацію: Загальна кількість аркушів справи (зазначають прописом та цифрами); Літерні номери; Пропущені номери; Особливості фізичного стану та формування справи; Рекомендований для оформлення бланку формат паперу – А4.

Увага

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, до якого справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації. При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або за передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи вказується нове найменування цієї організації або організації-наступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки. Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, погодженої з експертно-перевірковою комісією відповідної архівної установи.

У необхідних випадках до заголовка вносяться уточнення (номери наказів, протоколів та ін.).

Лист-завіритель є обов'язковим елементом оформлення кожної справи постійного терміну зберігання та особистої справи. Лист-завіритель справи складається на окремому аркуші і міститься наприкінці справи. При здачі до архіву книг (журналів) завірювальний напис складається на зворотному боці чистого аркуша, у картотеках — на окремому аркуші формату картки.

У аркуші цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів справи та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису (за її наявності). У аркуші-завірителі обумовлюються такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних номерів аркуша справи; наявність пропущених номерів аркушів справи; наявність номерів аркушів із наклеєними фотографіями, документами, вирізками з газет; номери великоформатних листів; номери конвертів з вкладеннями та кількість вкладених у них листів.

Не зайве особисте Оскільки для бюджетних організацій порядок ведення особової справи не регламентований, рекомендуємо роботодавцю прийняти локальний нормативний акт, у якому буде врегульовано питання ведення, оформлення та зберігання особових справ. До відома. Справа - це документ або сукупність документів, що належать до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. Справи вважаються заведеними з моменту включення до них першого виконаного документа.

При веденні особових справ працівників необхідно дотримуватися строгих правил, навіть якщо це не є обов'язковою вимогоюдо роботодавця. Важливо пам'ятати, що незалежно від того, як називаються заведені папки («особисті дані», «досьє» або якось інакше), у них містяться персональні дані працівника, тому необхідно дотримуватись усіх вимог, передбачених гол.

Справа вважається заведеною після включення до папки для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасно оформляється обкладинка заведеної справи. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (Додаток 3) На обкладинку справи виносяться такі відомості: назва організації; назва структурного підрозділу організації, у якому воно формувалося; індекс справи за номенклатурою справ; заголовок справи; термін зберігання справи або напис «Зберігати постійно» (переносяться з номенклатури справ).
На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, до якого справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-розпорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді тощо), для яких має точне датування важливе значення, і навіть справ, що з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто. дати реєстрації (складання) найранішого та найпізнішого документів, включених у справу. Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першого та останнього записів у журналі. Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, що затверджуються) або складання першого та останнього протоколів, що становлять справу.
Крайніми датами особистої справи є дати підписання наказу про прийняття та звільнення особи, на яку цю справу заведено.
Йдеться, наприклад, про наявність у справі документів з нерозбірливим текстом, склеєних листів (якщо великі схеми тощо), порваних листів, вклеєних фотографій, якщо є у справі конверти, а в них вкладення тощо. Лист-завіритель справи повинен підписати його укладач, у своїй робиться розшифровка посади та підпису, проставляється дата. У процесі використання архівних документів у разі потреби надалі у аркуші-завірителі робляться потрібні позначки.
Якщо справа підшита без листа-завірювача, його слід наклеїти за верхню частину на внутрішню сторону обкладинки справи. Але зазвичай він міститься після останнього документа і в такому вигляді справа прошивається. На початку статті наведено приклад заповнення листа-завірювача. Ви також можете завантажити у форматі doc зразоклиста-завірителя справи. Для оформлення справи вам може знадобитися зразок внутрішнього опису документів справи.

Чи можна використовувати літерні номери аркушів для оформлення справ? Чи застосовується літерна нумерація у сучасному діловодстві чи цей спосіб вже давно не актуальний?

Слово «літера» прийшло в нашу мову з латині і буквально означає «літера». Багато хто зустрічав його у складі поштової адреси, де він служить для уточнення будівлі, наприклад: будинок № 81, літера А. Хтось згадає його за розповідями про Шерлока Холмса, який зберігав «гідну колекцію лиходіїв» під літерою «М». У сучасному діловодстві цей метод нумерації знайшов також широке застосування. Він зручний для точної ідентифікації документів, їх упорядкування в архівах та каталогах.

Більшість офіційної документації компанії зберігається у її архіві протягом визначених на законодавчому рівні термінів. Її підготовка до передачі в архів – важливий діловодний процес. Усі папери мають бути відповідним чином підготовлені та прошиті. Що стосується нумерації листів у справах, що готуються до архівного зберігання, її можна виділити в окремий етап цього процесу.

При підготовці справи необхідно переконатися в тому, що документи, включені до неї, відповідають заголовку за номенклатурою і розташовані за певними принципами: з питань, що розглядаються, географічними ознаками, хронології або в алфавітному порядку.

Літерний номер в архіві – це, як правило, частина індексу документа. У процесі індексації всієї документації надаються буквено-цифрові позначення. З їх допомогою будь-який офіційний папір можна точно ідентифікувати та знайти в архіві за потреби. Склад індексу визначається завданнями пошуку.

Опис справ чи архівний опис складається для систематизації одиниць зберігання архіву. Вона допомагає вести точний облік справ та розкриває їх зміст. Власне, такий опис виконує функції архівного довідника, систематизованого переліку справ, переданих архів.

На відносини постійного і тимчасового зберігання, і навіть відносини з особового складу і специфічні відносини цієї організації, складаються окремі списки.

Опис справ включають такі елементи:

Порядковий номер справи (його тому чи частини);
Індекс;
Заголовок згідно з обкладинкою;
дати справи;
Кількість листків;
Примітки.

Тома та частини справи мають самостійну нумерацію. Якщо потрібно внести в опис офіційні папери з однаковими заголовками, то першої справи ця графа заповнюється повністю, а такі однорідні відносини позначаються словами " Те ж " . Як приклад використання літерних номерів в описі можна навести фрагмент переліку справ з особового складу.

У цьому фрагменті справа, що містить трудові договори із звільненими працівниками, поділено на 2 томи, у кожному з яких документи розташовані в алфавітному порядку. Перші літери прізвищ співробітників є літерними номерами розділів для кожного тома.

Внутрішня по суті, є його змістом. Цей документ складається для справ наступних категорій:

із терміном зберігання понад 10 років;
постійного зберігання;
справи з особового складу незалежно від термінів зберігання;

Уніфікована форма опису наведено у Додатку №27 до Наказу Міністерства культури РФ №526 від 31.03.2015 "Про затвердження правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ...". Згідно з цими правилами, при оформленні справи необхідно прошити або переплети всі включені до нього папери, пронумерувати їх, скласти лист-засвідчувач та внутрішній опис документації, оформити обкладинку справи.

Номер ставиться у правому верхньому кутку;
Для його проставляння використовується нумератор або графітний олівець;
Листи внутрішнього описунумеруються окремо;
Кожен том чи частина справи мають власну нумерацію;
На кресленнях, фотографіях та ілюстраціях нумерація проставляється на зворотному боці у верхньому лівому куті;
Лист із приклеєними наглухо документами нумерують як один, якщо вони підклеєні одним краєм, то потрібно пронумерувати кожен з них;
Документи з власною нумерацією нумерують у загальному порядку;

Що стосується літерних номерів, що використовуються в архіві, їх проставляють у тому випадку, коли в нумерації допущені помилки. Якщо їх кількість незначна, наприклад, пропущено лише кілька аркушів, можна вставити пропущені сторінки справа. Для їх нумерації беруть попередній номер, проставляють його на непронумерований лист з додаванням літерного індексу у порядку, що зростає. Порядок нумерації буде виглядати так: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Дані літерні номери необхідно вказати в описі документів справи у відповідній графі.

Лист-завірювач- це окремий документ, Що складається для обліку числа аркушів у справі. Законом затверджено його уніфікована форма(Додаток №8 до Правил архівної справи). У ньому вказують:

число пронумерованих аркушів (цифрами та прописом);
кількість листів внутрішнього опису;
особливості нумерації;
відомості про фізичний стан документації;

Дані про наявність у підшивці літерних номерів листів – це обов'язкові для вказівки у листі-завірителі відомості. Якщо при були допущені помилки, і його склад зазнав змін або доповнень, а вкладені листи були пронумеровані літерами, необхідно їх перерахувати. Наприклад: "У справі підшито і пронумеровано 213 (двісті тринадцять) аркушів, у тому числі: літерні номери аркушів: 45а, 45б, 45в + аркушів внутрішнього опису - 4".

Якщо після оформлення листа-завірювача склад та стан справи зазнають змін (заміна оригіналів на копії, пошкодження або втрата документації), необхідно зробити про це належну позначку із зазначенням дати та посиланням на відповідний акт.

Присвоєння унікальних індексів усім наказам, що випускаються в організації, необхідно з наступних цілей:

упорядкувати процеси реєстрації офіційної документації;

прискорити процедуру пошуку та розпізнавання наказу у загальному документальному масиві;

полегшити класифікацію під час підготовки документації до архівного зберігання;

Відповідно до " . Національний стандартРосійської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація...", який набуде чинності 1 липня 2018 року, обов'язковим реквізитомкожного документа є його реєстраційний номер. Це цифровий чи буквенно-цифровий ідентифікатор, до складу якого входить порядковий номерта додатковий літерний номер відповідно до номенклатури справ організації.

цифровий код – індекс відповідно до дати випуску наказу з початку календарного року;

літерний номер - це літерний шифр, який дозволяє визначити належність наказу до того чи іншого виду;

Літерні номери у наказах використовуються підвищення ефективності індексації документів. Цей процес дозволяє присвоїти кожній офіційному папері, у тому числі наказом, унікальний літерно-цифровий індекс, що свідчить про час його реєстрації, місце складання, час виконання та термін зберігання.

Ця процедура є досить індивідуальною. Її визначають затверджені локальними нормативними актами підприємства. Наявність літерних номерів залежить насамперед від загальної кількостінаказів, що видаються, і необхідності їх чіткого розмежування за видами.

У невеликих компаніях накази з різновидів, зазвичай, не ділять. Однак при їх підготовці до архівного зберігання у діловода виникає необхідність поділити їх за термінами зберігання. Для цього до через косу або дефіс додають літерний номер або буквений індекс: "к" (кадри), "л" (особовий склад). Перший може означати належність наказу категорії документів короткочасних термінів зберігання, другий - до групи документів з терміном зберігання 75 років.

В великих компаніяхсистема індексів може бути розширена до 10 та більше літерних кодів. Так, наприклад, часто зустрічаються такі літерні позначення:

П – накази про прийом на роботу;
К - відрядження;
МК – місцеві відрядження;
ОТД – відпустки без збереження заробітної плати;
ВТК - навчальні та чергові відпустки;

Таким чином, літерний номер – це спосіб ідентифікувати наказ, виділити його у загальному потоці документації та однозначно визначити його належність.

У діяльності кожної організації утворюється спеціальна категорія справ – відносини постійного зберігання. У статті ми розповімо, як оформити такі справи передачі в архів.

Терміни зберігання документів встановлені типовими переліками:

Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. від 16.02.2016; далі – Перелік 2010);
Переліком типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182, в ред. від 28.04.2011; далі – Перелік 2007).

Термін зберігання документа також може бути встановлений і в галузевих нормативні документи. При цьому слово "постійно" може бути замінене синонімом, наприклад, "безстроково".

Якщо організація перестав бути джерелом комплектування державного архіву.

Графа 3 «Термін зберігання документа» Переліку 2010 року містить виноску<*>, У якій зазначено, що термін зберігання «постійно» (Пост.) документів у організаціях, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, може бути менше десяти років. Йдеться лише про ті документи, терміни зберігання яких зазначені у Переліку 2010 року.

Таким чином, якщо організація не є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, вона повинна зберігати документи з терміном «постійно» щонайменше 10 років, а потім вільна їх знищити у штатному режимі нарівні зі справами, у яких на цей час закінчиться термін зберігання. При цьому в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті, присвяченому зберіганню документів, доцільно встановити мінімальний термінзберігання цих документів. Наприклад:

Оскільки Товариство перестав бути організацією - джерелом комплектування державних (муніципальних) архівів, термін зберігання «постійно» для управлінських документів дорівнює 10 років.

Зверніть увагу

Перелік 2007 жодних подібних виносок або оформлених іншим способом вказівок не містить. Тому якщо документ за Переліком 2007 року має термін зберігання «постійно», це означає зберігання в період всього існування організації.

Якщо організація є джерелом комплектування державного архіву,то термін зберігання «постійно» означає «ввесь час існування організації». Якщо ліквідована організація має наступника, то «постійно» триватиме весь час існування організації-наступника. У разі, якщо організація ліквідується без наступників, держархів, до якого вона належить, проводить експертизу цінності документів з постійним терміном зберігання та забирає у свої сховища ті, які визнає корисними. Документи, які не зацікавили архів, можуть бути знищені.

Підготовка справи до зберігання починається задовго до того, як документ буде завершено у діловодстві. Всі процеси ДОП виконуються послідовно і пов'язані між собою.

Зверніть увагу

Вже на стадії прийому вхідного документаабо створення вихідного треба розуміти, в яку справу буде поміщено документ та які особливості формування цієї справи.

Наприклад, накази з основної діяльності повинні враховуватися та формуватися строго окремо від наказів з особового складу. Назад часто грішать невеликі організації, де секретар поєднує функції діловода і кадровика. Перш ніж відправити таку складову справу на зберігання, доведеться її розформувати, а це зайва праця.

Що стосується листування, то воно має формуватися за принципом «запит - відповідь», коли кожен лист, що надійшов або надсилається, підшивається у справу відповідно до свого питання, а не по вигляду (вхідне або вихідне). Робити це потрібно відразу, інакше, коли настане час відправляти справи на зберігання, секретар витратить велика кількістьчасу формування історії листування.

Документи у справі можуть бути систематизовані:

Хронологічно,тобто за часом створення. Як правило, у таких справах документи розташовуються суворо реєстраційним номерам, наприклад:

	Номер аркуша справи (тома)
Наказ від 12.01.2015 №1
Наказ від 13.01.2015 №2
Наказ від 13.01.2015 №3
Наказ від 16.01.2015 №4
Наказ від 19.01.2015 №5

За алфавітом- наприклад, прізвищ або найменувань проектів:

Комбінованим способом- Спершу документи вибудовують в алфавітному порядку, а потім ще й хронологічно, наприклад:

Документ та його реєстраційні дані	Номер аркуша справи (тома)
Листування з ТОВ «Астра»
Аркуш-розділювач
Вих. №53 від 14.01.2015
Вх. №243 від 16.01.2015
Вих. №105 від 23.01.2015
Вх. №341 від 28.01.2015
Листування з ТОВ «Волошка»
Аркуш-розділювач
Вх. №14 від 12.01.2015
Вих. №18 від 13.01.2015
Вх. №201 від 15.01.2015

Документи, розділені на блоки за абеткою, відокремлюють один від одного, наприклад, кольоровими роздільниками. Це необов'язково, але значно полегшує роботу з томом. При нумерації листів роздільники одержують номери у загальному порядку.

Таким чином, на момент оформлення справ на зберігання документи вже будуть правильно сформовані у справи, а всередині справ – систематизовані.

Видаляємо зайве.Швидше за все, досі документи містилися в папках-реєстраторах. Виймати з них документи поки що зарано. Для початку прогортаємо кожну папку і видалимо з неї чернетки, дублетні (повторні) екземпляри документів, листи з нотатками, а з самих документів - канцелярські скріпки та скоби степлера.
Ділимо справи на томи.На цьому етапі визначаємо, скільки томів справи вийде в результаті і як краще розділити документи на томи: за місяцями, за кількістю аркушів, за контрагентами, за прізвищами і т.д. Відповідно до п. 4.20 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526; далі – Правила 2015) у кожній справі має бути не більше 250 аркушів.

Зовсім не обов'язково вигадувати якусь систему поділу документів на томи, достатньо дотримуватися цього правила. Поступово розподіл аркушів, по-перше, дозволяє сформувати приблизно однакові за товщиною томи, а по-друге, полегшує пошук документів у справі. Отже, якщо у справі приблизно 300 аркушів, краще зробити два томи по 150 аркушів, а чи не 250 і 50.

Потім акуратно виймаємо документи з папок, розподіляємо по томах і приступаємо до оформлення зберігання.

Залежно від термінів зберігання справи можна оформлювати частково чи повністю. Частково оформляються всі справи, заведені у створенні і мають термін зберігання понад 5 років, крім справ із особового складу. Повне оформленняна зберігання, відповідно до Правил 2015, підлягають такі справи:

постійного терміну зберігання;
тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання;
документи з особового складу ( Усе, включаючи ті, що мають п'ятирічний термін зберігання).

Етапи оформлення кожного тому.Повне оформлення зберігання кожного тому справи відбувається у таком порядке:

1) нумерація аркушів справи;

2) складання внутрішнього опису справи;

3) оформлення листа-завірителя справи;

4) підшивка або плетіння документів справи;

5) оформлення обкладинки (титульного листа).

Якщо документи вже були кимось пронумеровані в цьому ж правому верхньому кутку і нова нумерація не збігається зі старою, то старий номер закреслюємо і поряд пишемо новий. Номери, проставлені в інших частинах листа, не потрібно виправляти. Якщо в тому потрапила брошура з власною нумерацією сторінок, то кожен її лист, включно з обкладинкою, отримує свій номер у загальному порядку.

На кожен пронумерований том можна наклеїти стікер з такою інформацією:

загальна кількість аркушів;
пропущені номери;
літерні номери.

Ця інформація стане нам у нагоді трохи пізніше при оформленні листа-завірителя справи.

Якщо у томі виявилося кілька пропущених та літерних номерів, то при підрахунку кількості аркушів їх потрібно враховувати. Наприклад, якщо за номерами в томі 100 аркушів, але при цьому три пропущені номери та два літерні, то загальна кількість аркушів у томі дорівнюватиме 99 (100 - 3+2).

Правила 2015 року нічого не говорять про кількість виправлень у нумерації тома. Очевидно, якщо помилок занадто багато, то краще перенумерувати листи. Проте з якого значення починається це «надто багато», невідомо. Рекомендуємо у цьому випадку ознайомитися з п. 75 Правил нотаріального діловодства (затверджено рішенням Правління ФНП від 17.12.2012, наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78):

Вилучення

з Правил нотаріального діловодства

75. […] Якщо при нумерації аркушів у справі (томі) допущено більше 5 помилок, аркуші справи (томи) нумеруються заново.

Це правило необов'язково для загального діловодства, але, принаймні, дає уявлення про те, при якій кількості помилок краще перенумерувати.

Складати внутрішній опис документів тому не завжди обов'язково. Процитуємо Правила 2015:

Вилучення

з Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації

та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях

4.30. Для обліку документів певних категорій справ на паперовому носії (особисті, судові справи, матеріали кримінальних справ, справи про присудження вчених ступенів та присвоєння вчених звань, справи, пов'язані з видачею авторських свідоцтв та патентних винаходів) складається внутрішній опис документів справи.

Внутрішній опис є своєрідним змістом тому.

Секретар при необхідності може створити внутрішній опис і для інших категорій справ. Ось що говорять із цього приводу Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002):

Вилучення

з Основних правил роботи архівів організацій

3.6.17. Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи тощо), а також для обліку справ постійного та тимчасового ( понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документа.

Таким чином, скласти внутрішній опис можна і до того з наказами з основної діяльності (особливо якщо через неправильну систематизації в ньому було порушено нумерацію), і до того з листуванням, якщо це полегшить користування томами.

Форму внутрішнього опису наведено у Правилах 2015 (додаток № 27). Опис має власну нумерацію аркушів, яку можна автоматично проставити на етапі створення документа в програмі MS Word (Приклад 1).

Лист-завіритель складається до кожної справи. Форма листа також міститься у Правилах 2015 (додаток №8). Заповнити її легко: ми вже знаємо, скільки аркушів у кожному томі, а також скільки серед них пропущених та літерних номерів. Щодо «особливостей фізичного стану», то йдеться:

про надірвані листи;
склеєних листах;
брошурах, прошитих та опломбованих документах у складі тома;
аркушах більшого формату, ніж більшість у томі, та інших нестандартних для цього тому документах (Приклад 2).

Вибираємо обкладинку.Документи постійного терміну зберігання оформлюються у картонні обкладинки, спеціально призначені для справ постійного терміну зберігання (рис. 1). Знайти їх простіше на сайтах інтернет-магазинів, а не в торгових залах – товар це не найходовіший, тому на прилавок його викладати часто забувають.

Картонна палітурна папка доповнена гнучким широким корінцем з клейовим шаром. Верхня і нижня обкладинки мають біговку з відступом від лівого краю 25 мм, що дозволяє гортати справу як книгу і легко копіювати листи.

Оформлений у таку обкладинку том виглядає як звичайна книга, тільки великого формату. Оформлені таким чином томи можна розташовувати на полиці вертикально, не побоюючись, що вони згинаються, змінюючи вміст.

Робимо обкладинку.Якщо керівництво вважає, що це занадто дорого, секретареві доведеться брати до рук ножиці, картон і створювати обкладинки самому. Однак зробити пристойні обкладинки вдасться тільки в тому випадку, якщо вдасться знайти якісний картон, розрізаний на аркуші, рівні або трохи більше формату А4. Зі звичайного «Для дитячої творчості» нічого хорошого не вийде.

Для самостійного виготовлення обкладинки знадобиться картон, лист бумвініла (міцний водостійкий палітурний матеріал на паперовій основі) та двосторонній скотч.

Принцип зшивання покупних та саморобних обкладинок один:

1. Скласти разом нижню кришку, документи та верхню кришку, просвердлити і пошити плетіння.

2. Загорнути м'який матеріал (при самостійному виготовленні - смужку бумвінілу) вниз за нижню кришку і приклеїти внатяг знизу скотч (мал. 2).

В результаті саморобна обкладинка виглядатиме майже так само, як на рис. 3.

Використовуємо дірокол.Оскільки документи зшивають у 4 проколи, краще скористатися для цього спеціальними діроколами на 4 проколи, які за раз пробивають пачку документів від 150 до 300 аркушів (рис. 4, 5).

Можна скористатися і звичайним діроколом на 10 аркушів із двома отворами, щоправда, пробивати ці десять аркушів доведеться двічі. Відстань між чотирма отворами має бути 8 см (відповідно
з рекомендаціями ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови»), тому на вимірювачі слід виставити значення «888».

Перш ніж пробивати в томі отвору, потрібно розмістити документи справи в такому порядку:

1) внутрішній опис (якщо він створювався);

2) документи справи;

3) лист-засвідчувач.

Підбираємо голку та нитки.Швейна голка занадто мала, краще використовувати мішкову (так звану «циганську») – довгу (близько 12 см) та з широким вушкам. Нитка буде міцна, але можна скласти в кілька разів і звичайну. Зшивати можна і банківським шпагатом, але просмикнути його непросто навіть у «циганську» голку.

Довжина нитки на стандартний том – приблизно 1 метр. Оптимальну для себе довжину найкраще визначити досвідченим шляхом - вже на третьому томі, що зшивається, стане зрозуміло, скільки її потрібно. Вузол на кінці нитки, як за звичайного шиття, зав'язувати не потрібно - все одно кінці будуть обрізані до оптимальної довжини. Якщо том був проколотий (пробитий, просвердлений) акуратно, проблем з просуванням нитки не буде, оскільки діаметр голки набагато менший, ніж діаметр отвору від свердла або дірокола.

Напрямок голки з ниткою під час зшивання тома показано малюнку 6.

Після того, як обидва кінці нитки виведені з зворотного боку тома, вони зав'язуються (не туго, щоб тому можна було не тільки відкрити, а й за необхідності зняти копію з будь-якого документа, але й не слабко, щоб аркуші справи не «гуляли») і обрізаються.

Зверніть увагу:загалом і кадрове діловодствовиводити кінці ниток з внутрішньої сторони обкладинки та скріплювати їх завірювальною наклейкою не потрібно. Кінці обрізаються і наскільки можна ховаються під обкладинку. Якщо обкладинки немає - просто виводяться з внутрішньої сторони без подальших маніпуляцій.

Форму титульного листа справи наведено у Правилах 2015 (додаток № 28). Її заповнення труднощів зазвичай не викликає. Не забудьте тільки, що верхній рядок обкладинки «Найменування державного (муніципального) архіву» залишається незаповненим. Якщо справа колись потрапить до державного архіву, його співробітники самі заповнять цей рядок.

У нижньому лівому кутку титульного листа проставляється архівний шифр справи: номер фонду, номер опису та номер цієї одиниці зберігання за описом (Приклад 3).

Титульний лист приклеюємо на обкладинку тому. Найкраще використовувати клей ПВА, але тоді справу потрібно негайно помістити під прес на кілька годин, інакше титульний лист приклеїться нерівно і зморщиться. Найменше підходять для цього клей-олівець (обкладинка відклеїться вже через пару годин) і канцелярський клей (занадто рідкий та зіпсує титульний лист так, що ніякий прес його не врятує). Роздруковувати обкладинки на листах з клейовим шаром дорого і неефективно: «клейовий шар» на них умовний, і обкладинку можна зняти одним рухом руки.

Отже, алгоритм оформлення документів на постійне зберігання виглядає таким чином:

Індекс справи

Заголовок справи

Останні дати

Число листів

Термін зберігання

Трудові договори із звільненими співробітниками. Б - К. Т.1

Те саме. Літери Л - Я. Т.2

Асортимент спеціальних канцелярських товарів для архіву, представлений у магазинах, невеликий, але дещо можна вибрати.

Верстати для архівної палітурки.Тому справи закріплюється в них і просвердлюється. Верстат може бути ручним (для свердління потрібно крутити спеціальну ручку, мал. 7) та електричним (свердло запускається натисканням кнопки, мал. 8). Думки фахівців про ці верстати розходяться: хтось вважає їх зручними, хтось - навпаки. Але отвір, пробитий діроколом, однозначно виглядає рівніше і охайніше, ніж просвердлений верстатом.

Короби для зберігання.Готові томи можна просто ставити на полицю, а можна додатково пакувати в короби. Видів коробів безліч. Зазначимо, наприклад, короб із зав'язками, в який міститься кілька пошитих томів справ (рис. 9).

У продажу можна знайти великі короби з відкидною кришкою (рис. 10). У такому коробі може поміститися 10 і більше томів.

З коробів з відкидною кришкою зручно діставати потрібний том або зв'язку, не знімаючи з полиці коробку. Деякі короби навіть мають спеціальні кріпильні скоби, що дозволяє, з'єднуючи короби, сформувати стелаж (рис. 11).