A megbízás kiadásának kezdeményezése véget ér. Megrendelések a szervezetben: típusok és tervezési jellemzők

A Megrendelés előkészítésének szakaszában a következő műveleteket hajtják végre

• a rendelettervezet elkészítése;
• rendelet megfogalmazása.

A Megbízási tervezetek elkészítését és végrehajtását tisztviselők - osztályvezetők (szakemberek) végzik a vállalkozás vezetőjének megbízásából.

1. A rendelettervezet elkészítése

A rendelettervezet elkészítésekor megvizsgálják a kérdést, és elkészítik a rendelettervezet szövegét.

A rendelet szövege általában két részből áll: megállapító és adminisztratív részből.

A megállapító részben megadják az indokokat (tényeket, eseményeket, dokumentumokat stb.) és motiválják a végzés kiadását.

A Meghagyás kimondó része kimarad, ha annak adminisztratív része nem szorul pontosításra (azaz a Megbízás kibocsátásának oka nyilvánvaló).

A Megrendelés megállapító részét az adminisztratív résztől a tabulátor nulla helyétől külön sorba nyomtatott "RENDELEM:" elválasztó szó választja el, nagybetűvel kettősponttal, szóköz és idézőjel nélkül.

A Rendelet adminisztratív részében rögzítik, hogy "kinek" (a kivitelezőnek vagy szerkezeti egységnek - a megvalósításért felelősök), "mit kell tenni" (meg kell jelölni a konkrét munkát), "milyen időpontig" (annak határideje). befejezése). Ha az előadónak szóló utasítást tartósan adják, akkor a végrehajtási határidő elmaradhat.

A rendelet szövegének adminisztratív része általában paragrafusokra oszlik, amelyek arab számokkal vannak számozva. Az utolsó bekezdés azt a személyt vagy szervezeti egységet jelöli, aki a Megbízás egészének végrehajtása feletti ellenőrzéssel van megbízva.

Szükség esetén a Megbízás végén külön bekezdésben felsoroljuk a korábban kiadott dokumentumokat (Megrendeletek, Határozatok stb.) vagy azok részeit, amelyeket jelen végzés hatályon kívül helyez, módosít vagy kiegészít.

Különálló feladatok (például digitális adatokat tartalmazó feladat) vagy Megbízással végrehajtott feladatok előírások(Utasítások, Szabályzatok, Szabályzatok stb.) főszabály szerint a Megbízás Függelékeként készül, hivatkozva rájuk a Rendelet vonatkozó paragrafusaiban. A Függelék első oldalán, a jobb felső sarokban a következő felirat olvasható: „A „CÉG NEVE” JSC vezetőjének 00.00.00 000. sz. rendeletének melléklete.

A Megrendelés és a Pályázatok oldalai egy dokumentumként vannak számozva.

2. A rendelettervezet nyilvántartásba vétele

A Megbízási tervezet végrehajtása abból áll, hogy szigorúan meghatározott helyeken le kell helyezni egy formanyomtatványt vagy szabványlapot a szükséges (az ilyen típusú dokumentumhoz meghatározott) részletezésről (a GOST 6.38-90 szerint). Ebben a szakaszban a következő részleteket csatolják a rendelettervezethez:

• a szervezet emblémája;
• OKPO szerinti szervezeti kód;
• OKUD szerinti dokumentum kód;
• cégnév;
• a dokumentum típusának neve;
• összeállítás vagy publikálás helye;
• a szöveg címe;
• szöveg;
• egy jelölést a kérelem jelenlétéről;
• a művész neve és telefonszáma.

A főtevékenységre vonatkozó megrendelések (az első lap) általában a vállalkozás általános fejléces papírján készülnek.

A Megrendelés aláírása

• a rendelettervezet jóváhagyása;
• a Megbízási tervezet átadása a DOW szolgáltatásnak;
• a Megbízási tervezet végrehajtásának helyességének ellenőrzése;
• a rendelettervezet módosítása;
• a szükséges "a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző" felhelyezése;
• a rendelettervezet aláírása.

3. A rendelettervezet jóváhagyása

A rendelettervezet aláírása annak jóváhagyásával kezdődik. A rendelettervezetet előkészítő tisztviselő köteles azt egyeztetni:

• szerkezeti osztályok vezetői;
• ügyvéd;
• főkönyvelő;
• más érdeklődő tisztviselők.

Az ilyen jóváhagyás a szükséges „vízum” szigorúan meghatározott helyen történő elhelyezésével történik Általános forma vagy egy szabványos lap, amelyen a megrendelés tervezetét elkészítik (a továbbiakban: Megrendelőlap). Ha az egyeztetés során észrevételek merülnek fel, akkor azokat magában a vízumban (ha a megjegyzés rövid), vagy egy külön lapon kell feltüntetni, megfelelő megjegyzéssel a megrendelőlapon (a „Megjegyzések mellékelve” a vízum mellett). A vízumok begyűjtése a rendelettervezet utolsó oldalán történik.

4. A Megbízási tervezet átadása a DOW szolgáltatásnak

A jóváhagyás megtörténtét követően a rendelettervezetet az azt előkészítő tisztviselő benyújtja a DOW szolgálatnak a vállalkozás vezetője (vagy megfelelő jogokkal rendelkező helyettese - a továbbiakban: helyettese) aláírására.

5. A Megbízási tervezet végrehajtásának helyességének ellenőrzése

Mielőtt a megbízástervezetet aláírásra átadná a vállalkozás vezetőjének (helyettesének), a DOW szolgálat munkatársa ellenőrzi annak végrehajtásának helyességét a hatályos jogszabályoknak megfelelően. állami szabványok a szervezeti és adminisztratív dokumentációról. A hibásan elkészített Megbízási tervezetet visszaküldik felülvizsgálatra az azt előkészítő tisztviselőnek.

6. A rendelettervezet javítása

A DOW szolgálat szakemberétől aláírásra kapott Megbízási tervezetet a vállalkozás vezetője (helyettese) módosíthatja, kiegészítheti. Az ilyen változtatások és kiegészítések a rendelettervezet szerves részévé válnak, és nem sértik annak jogi erejét.

7. A "dokumentumhoz való hozzáférés korlátozásának bélyegzője" követelmény letétele

Ha a Megbízási tervezet az alkotó információjegyzékben szereplő információkat tartalmaz kereskedelmi titok vállalkozásnál a rendelettervezeten a vezető (helyettese) lenyomja a „dokumentumhoz való hozzáférés korlátozásának bélyegét”.

8. A rendelettervezet aláírása

A megbízást a vállalkozás vezetője (vagy a megfelelő jogokkal rendelkező helyettese) írja alá (a szükséges "aláírást" a Megrendelőlapon). A Megrendelés első példányát aláírják (eredeti). A végzés, ha szövege másként nem rendelkezik, az aláírásának pillanatától lép hatályba.

Megrendelés regisztráció

Ebben a szakaszban a következő technológiai műveleteket hajtják végre:

• a Megrendelés regisztrációja;
• a szükséges „ellenőrzési jel” elhelyezése.

9. A Megrendelés nyilvántartásba vétele

A teljesen elkészített, teljesített és aláírt Megrendelést a Vállalkozónak munkára (végrehajtásra) történő átadás előtt a DOW szolgáltatás szakemberei nyilvántartásba veszik. A nyilvántartásba vétel az iratok biztonságának, azok gyors felkutatásának, elszámolásának és ellenőrzésének biztosítása érdekében szükséges. Az iratnyilvántartásnak többféle formája létezik: központosított, decentralizált és vegyes (in ezt az anyagot Nem foglalkozunk részletes jellemzőikkel).

A Megrendelés nyilvántartásba vétele a létrehozás tényének rögzítése az "index" és a "dátum" adatok feltüntetésével (a Megbízási nyomtatványon) utólagos rögzítéssel. szükséges információ a Megrendelésről regisztrációs űrlapokon (magazinok és/vagy kártyák).

A megrendelés csak egyszer kerül rögzítésre - az aláírás napján. A nyilvántartott Megbízás a vállalkozás egyik szerkezeti egységéből a másikba történő áthelyezése esetén az nem kerül újra nyilvántartásba.

A szükséges „dátum” a Megrendelés aláírása után kerül ráragasztásra (a DOW szolgáltatás szakemberei által).

A Rend szükséges „mutatója” általában az ábécé nélküli arab számok, amelyeket az elejétől időrendi sorrendben (egyszerű sorszámozás) tesznek fel. naptári év. Ezt az adatlapot a Rendelésen (a Megrendelőlapon) az érintett szervezeti osztályok (az óvodai nevelési-oktatási intézmény szolgálata, az a szervezeti osztály, amelynek vezetője készítette a rendelettervezetet) szakemberei ragasztják fel, attól függően, hogy milyen formában fogadták el az elfogadott dokumentumok nyilvántartását. a vállalkozás.

A rendelet mellékletei tárgymutatót nem tartalmaznak.

A főtevékenységre vonatkozó megrendeléseket külön regisztrációs űrlapokon (Főtevékenységre vonatkozó megrendelések nyilvántartási naplói) rögzítik. A regisztrációs napló formája nem szabályozott, vagyis a regisztrációs oszlopok (részletek) optimális összetételét és elrendezését a vállalkozás DOW szolgáltatása határozza meg saját belátása szerint. Az ilyen naplók vezetésének formáját és eljárását a vállalkozás által kidolgozás alatt álló „Útmutató a napló (kártyák) vezetésére az alaptevékenységekhez szükséges megrendelések nyilvántartására” című dokumentumban rögzítik. A regisztrációs űrlapokon általában a következő regisztrációs mezőket kell használni:

• index és dátum;
• szerző (fejlesztő);
• aki aláírta;
• cím és/vagy összefoglaló;
• alkalmazások;
• állásfoglalás (a megrendelés tartalma, előadó, a megrendelés szerzője, dátuma);
• a Megrendelés kézhezvételének szerződő fél általi elismervénye;
• a végrehajtás időtartama;
• ellenőrzési jel;
• végrehajtás előrehaladása;
• teljesítményjegyzet;
• ügyszám;
• adatok átvitele géphordozóra

Ha a Megbízás a vállalkozás üzleti titkát képező információk jegyzékében szereplő információkat tartalmaz, a Megrendelés egy speciális könyvelési (nyilvántartási) űrlapon kerül nyilvántartásba. Ez az anyag nem veszi figyelembe az üzleti titkokat tartalmazó dokumentumok vállalkozásnál történő átadásának technológiáját.

10. A szükséges „ellenőrzési jel” letétele

A Megbízás bejegyzése a végrehajtása feletti ellenőrzés kezdeti szakaszának tekinthető. Miután a vállalkozás vezetője (helyettese) jelezte, hogy a Rendelést ellenőrzés alá kell vonni, az óvodai nevelési-oktatási intézmény szakembere a Rendelet bal margójára a szükséges „ellenőrzés” címsorral szemben a szükséges „ellenőrzés” jelzést helyezi el. a szöveg" (ritkábban - a rendelet ellenőrzött pontjaival szemben).

A megbízás végrehajtása és végrehajtásának ellenőrzése

Ebben a szakaszban a következő technológiai műveleteket hajtják végre:

• a Rend reprodukciója;
• a Megrendelés sokszorosított másolatának hitelesítése;
• a Megrendelés (másolatok) kiosztása az előadóművészeknek;
• Megrendelés leadása ellenőrzésre;
• a Megbízás (másolatok) végrehajtók általi időben történő beérkezésének ellenőrzése;
• a Megbízás végrehajtása;
• a Megbízás végrehajtásának ellenőrzése és szabályozása;
• jelentést tesz a vállalkozás vezetőjének a parancs végrehajtásáról;
• a Megbízás teljesítésére vonatkozó feltételek és eljárás megváltoztatásának elfogadása;
• a Megbízás teljesítésére vonatkozó feltételek és eljárás megváltoztatása;
• a megrendelés végrehajtásának befejezése.

A Vezető (helyettese) által aláírt és a DOW szolgáltatás szakemberei által nyilvántartott megrendelés átadásra kerül az abban megjelölt Vállalkozóknak átvételi elismervény ellenében a végrehajtási munkára.

11. A Rend sokszorosítása

Ha a Megbízásban több Végrehajtó van feltüntetve, akkor a Megbízás gyors végrehajtásának biztosítása érdekében megengedett a szükséges példányszámban történő sokszorosítása. A Megrendelés sokszorosításának szükségességét és a példányszámot (levelezőlista) a végrehajtást szervező személy (Felelős végrehajtó) határozza meg. A levelezőlistán feltüntetésre kerül a Megrendelés neve, az előadó neve, a szerkezeti egység, az átadott példányszám, a dátum. Ez a felelősség a végrehajtó aki elkészítette ezt a parancsot.

12. A végzés másodpéldányainak hitelesítése

A megrendelés másolt példányait a DOW szolgáltatás szakemberei hitelesítik. A Megrendelés másolatának hitelesítésére a DOW szolgálat szakembere a Megbízási Nyomtatványon, amelyen a Megrendelés minden példányát kiállítják, a "másolat hitelesítése" kellékeket rögzíti.

A Megrendelés minden reprodukált és hitelesített példányát a DOW szolgáltatás szakemberei vagy a Felelős Végrehajtónak továbbítják a Vállalkozók részére történő önterjesztés céljából, vagy a DOW szolgáltatás szakemberei maguk juttatják el azokat minden Vállalkozóhoz. A Megrendelés másolatait személyes aláírással adják át a Vállalkozóknak, amelyet a levelezőlistára (általában az eredeti Megrendelés utolsó lapjának hátoldalára) ragasztanak. Az első esetben a Felelős Végrehajtó írja alá a beérkezett példányszám megjelölésével, a második esetben minden Végrehajtó, aki a Megbízás másolatát megkapta, írja alá.

A Megrendelések feldolgozását és munkára történő átadását (végrehajtását) a Vállalkozóknak a DOW szolgáltatásba történő aláírást követő kézhezvételüktől számított egy munkanapon belül kell elvégezni.

14. Nyilatkozat az ellenőrzésről szóló végzésről

Az összes regisztrált Megbízás teljesítése ellenőrzés alatt áll.

A Megbízás végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezéséért a vállalkozás vezetője (helyettese) felelős. Az ellenőrzés megszervezésének fő célja a Megbízás időben történő és minőségi végrehajtásának biztosítása. A Megbízás végrehajtásának ellenőrzését a DOW szolgálat szakemberei és a jelen Megbízás elkészítő tisztviselője végzi.

A Rendelés ellenőrzése érdekében az óvodai nevelési intézmény szakemberei kitöltik a regisztrációs űrlapok (magazinok és/vagy kártyák) megfelelő rovatait.

15. A Megrendelés (másolatok) végrehajtók általi időben történő beérkezésének ellenőrzése

Ha a Megrendelés (másolatainak) a Vállalkozók részére történő kiosztását a Felelős Vállalkozó önállóan végezte, úgy a DOW szolgáltatás szakembereinek ellenőrizniük kell azok időben történő Vállalkozók általi kézhezvételét, hogy megkezdhessék a munkavégzést a pontban rögzített utasítások végrehajtásán. azt.

16. A parancs végrehajtása

Vállalkozó által a Megrendelésben rögzített megbízás (feladat) szerinti konkrét munkák elvégzése.

17. A Megbízás végrehajtásának ellenőrzése, szabályozása

A felelős végrehajtó önállóan, személyesen ellenőrzi a Megbízás végrehajtásának előrehaladását.

A DOW szolgáltatás szakemberei ellenőrzik a Megrendelés teljesítésének határidejét. A Megbízás teljesítésének határideje a Megbízás teljesítésére szánt időtartam, vagy az a naptári dátum, amelyre a teljesítést ütemezték. A Megbízás teljesítésének feltételei lehetnek szabványosak vagy egyediek.

Az iratok elkészítésének jellemző határidejét törvények határozzák meg legfelsőbb testek államhatalomés a menedzsment. 10 nap áll rendelkezésre a Megbízások standard teljesítési határidők szerinti teljesítésének mérlegelésére és jelentésére, ha a teljesítési határidőt a Megbízás nem határozza meg.

Az egyedi teljesítési feltételeket a Megbízás szerzője a szövegben jelzi, vagy a vállalkozás vezetője (helyettese) határozza meg. A tipikus és egyedi kifejezések kiszámítása ben történik naptári napok a Megbízás aláírásának (hatályba lépésének) pillanatától. Ha egyéni kifejezés a Megbízás teljesítése eltér a szokásostól, akkor az egyedi időszak tekintendő a végrehajtási időnek. Amennyiben a Megrendelés pontjainak teljesítése eltérő időpontokban szükséges, minden tételnek saját teljesítési határideje van.

A Megbízás teljesítésének nyomon követése naponta történik, ha korábban esedékessége a végrehajtás 1-5 napig marad, és az időtartam alatt kétszer - ha 5-10 nap van hátra a végrehajtási határidőig.

18. Jelentés a vállalkozás vezetőjének a rendelet végrehajtásáról

A DOW szolgáltatás felelős végrehajtója és szakemberei az ellenőrzés eredményei alapján tájékoztatják a vállalkozás vezetőjét (helyettesét) a Megbízás végrehajtásának előrehaladásáról, az elért eredményekről és a felmerült, a végrehajtást akadályozó körülményekről. határidőre.

19. A Megbízás végrehajtásának időpontjában és eljárásában bekövetkezett változások összehangolása

V szükséges esetekben A Vállalkozás vezetője (helyettese) és a Felelős végrehajtó megállapodik a Megbízás teljesítésének időbeli és eljárási rendjének megváltoztatásában. Ennek alapja a Felelős Vezetőség memoranduma, amely a változtatások szükségességét indokolja. A Megbízás végrehajtásának ütemezésének és eljárási rendjének megváltoztatására vonatkozó döntést a vállalkozás vezetőjének (helyettesének) határozata tükrözi.

A Megbízás teljesítési feltételeinek és eljárási rendjének megváltoztatását legalább két nappal a Megbízás teljesítésének lejárta előtt végre kell hajtani.

20. A Megbízás teljesítésére vonatkozó feltételek és eljárásmód módosítása

A DOW szolgálat szakemberei a vállalkozás vezetőjének (helyettesének) határozata alapján módosítják a Megbízás teljesítésének feltételeit és eljárási rendjét a regisztrációs űrlapok (magazinok és/vagy) megfelelő rovatainak szükséges módosításával. kártyák).

21. A Megbízás végrehajtásának befejezése

A megbízás akkor minősül teljesítettnek, ha az abban foglalt intézkedéseket ténylegesen végrehajtják (meghatározott feladat elvégzése, írásbeli válasz elkészítése stb.), vagy annak végrehajtására más dokumentum készül.

A végrehajtott végzés átadása az ügynek

Ebben a szakaszban a következő technológiai műveleteket hajtják végre:

• a teljesített Megbízás visszaküldése a DOW szolgáltatáshoz;
• a Megbízás végrehajtásának jegyzőkönyve;
• a teljesített Megbízás ellenőrzés alóli kivétele és ügybe iktatása.

22. A teljesített Megbízás visszaküldése a DOW szolgáltatásba

A DOW szolgáltatás szakemberei által nyilvántartott megbízást a teljesítést követően az ügyvezető köteles visszaküldeni a DOW szolgálatnak, ügyintézés (ügyek kialakítása) céljából.

23. A Megbízás végrehajtásának jegyzőkönyve

A Megbízás teljesítésének eredményét írásos jelentésben mutatják be, vagy abban rögzítik rövid forma magán a Megrendelésen (a DOW szolgáltatás felelős végrehajtója és/vagy szakemberei töltse ki a mezőt " rövid tájékoztatás a „kényszer” teljesítéséről az irat végrehajtásáról és az ügybe küldésről szóló jelölést"). Ezen túlmenően a DOW szolgálat szakemberei a regisztrációs lapok megfelelő rovataiban elvégzik a szükséges jelöléseket (feljegyzéseket) ( magazinok és/vagy kártyák).

24. A teljesített Megbízás ellenőrzés alóli eltávolítása és fájlba iktatása

A megbízás végrehajtását követően kikerül az ellenőrzés alól. Ha a Megbízás végrehajtásának szükségessége megszűnt, akkor azt az irányítás alá vevő személy eltávolítja az ellenőrzés alól. Ezzel egyidejűleg az óvodai nevelési-oktatási intézmény szakemberei a regisztrációs lapok (folyóiratok és/vagy kártyák) megfelelő rovataiban elvégzik a szükséges jelöléseket (feljegyzéseket).

A Megbízás ügybe adása (ügyek kialakítása) a végrehajtott Megbízások ügyekbe csoportosítása a vállalkozás ügyrendje szerint. Az ügyek kialakítását az óvodai nevelési intézmény szolgálatában álló szakember végzi a vállalkozás vezetőjének közvetlen felügyelete alatt.

Az ügyben benyújtott Megbízólapra a DOW szolgálat szakemberei a szükséges „az irat elkészítésére és az ügybe küldésre vonatkozó jelölést” helyezik el, és a szükséges jelöléseket (feljegyzéseket) a dokumentum megfelelő rovataiba teszik. regisztrációs űrlapok (magazinok és/vagy kártyák).

Az esetek kialakításakor a következő követelményeket kell betartani:

• az ügyben csak teljesített és helyesen teljesített Megbízások kerül sor;
• Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések külön csoportosítva vannak a Személyzeti megrendelésekből;
• főszabály szerint az egyéves végzések az esetbe vannak csoportosítva (kivéve az elhaladókat);
• a Megrendelés egy (eredeti) példányát a tok tartalmazza;
• Az ügyön belüli rendelések numerikus sorrendben (a regisztrációs (sorszámuk) növekvő sorrendben) vannak rendezve;
• A Megrendelés mellékletei (a dokumentum "Függelék" jelzéssel ellátott) a megfelelő Megbízással együtt kerülnek az aktába;
• a Megbízásokhoz szükséges dokumentumokat csoportosítják és külön iktatják, és a tervezeteket készítő személy őrzi meg;
• A vállalkozás üzleti titkát képező információk jegyzékében szereplő információkat tartalmazó megrendeléseket csoportosítják és külön fájlba iktatják.

Amikor a szenvedélyek tomboltak a vitatott pontok összehangolása körül, amikor minden szó és írásjel ellenőrzése megtörtént, amikor az ügyvéd vonakodva hagyta jóvá a mindenki által elfogadott projektet, amikor a menedzsernek végre volt néhány perce, hogy megismerkedjen a munka eredményével. a cég legjobb elméi, ő pedig megelégedve ezzel az eredménnyel, elsöprően aláírta a dokumentumot, a megbízás a titkár kezébe kerül. Ettől a pillanattól kezdve egész jövőbeli sorsa elveszít minden kiszámíthatatlanságot vagy változékonyságot. Szigorúan meghatározott menetet fog követni, túléli az irodai munkára vonatkozó vitathatatlan utasítások által előre meghatározott eljárásokat, és a testvérekkel együtt egy szigorúan egyeztetett mappába iktatják. Ugyanis a végzés aláírásának pillanatától lépnek működésbe az „az adminisztratív okmány áthaladásának technikai támogatása” nevű karok.

Regisztrálás vagy információkereső rendszerek létrehozása adminisztratív dokumentumokat

Az aláírt megbízást iktatni kell, pl. az információs és hivatkozási rendszerbe bevinni a dokumentumra vonatkozó bizonyos információkat: dátum, sorszám, összesítés. Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések a naptári év során bruttó számozással kerülnek rögzítésre. A regisztrációhoz sokáig rendelési könyveket használtak, amelyeket a csalások elkerülése érdekében kötelezően fel kellett tűzni a lapszámozással.

Mára azonban a klasszikus könyvek átadják helyét az elektronikus kézikönyveknek. Ha hagyományos (kézírásos) megrendelések nyilvántartása is van, javaslom a könyvelés megkettőzését elektronikus formában, aminek köszönhetően a "CTRL" és az "F" gombok egyidejű megnyomásával percek alatt meg lehet találni bármilyen megrendelést, ami különösen fontos, ha a titkárnőnek "valamilyen rendelést" kell találnia anélkül, hogy a dátum, szám megadásával, feltételesen egy-egy kérdésre vonatkoztatva.

Ezen túlmenően az elektronikus könyvelés megkönnyíti az év közben bevitt információk belső bizonylatleltársá alakítását az irattári tárhelyre történő áthelyezési megbízások elkészítésekor.

Sok megbízás kiegészítheti, illetve részben vagy egészben törölheti a korábban kiadott megbízások hatását. Ezért a regisztrációs űrlapot a megrendelés adatain túl a meglévő nyilvántartásokban megfelelő jelölésekkel kell kitölteni (1. példa).

1. példa

Számla készítése a rendelési nyilvántartásban

			jegyzet
		A tarifabizottság összetételéről	Elveszett erő. Lásd a 2011. évi 45. számú végzést
		Az archívumról szóló szabályzat elfogadásáról	Változások történtek. Lásd a 2011. évi 77. végzést; 2011. évi 104. végzés
		Az Irattári Szabályzat módosításáról 2. sz

A dokumentumok elektronikus változatának helyes kialakítása is hozzájárul a jövőbeni hatékony rendeléskereséshez. Ennek érdekében kötelezze az összes előadót, hogy a megrendelés elektronikus változatát is elküldje Önnek a papír alapú változat mellett minden alkalmazással. A rendeléseket tartalmazó elektronikus mappák kialakítása klasszikusan történik: különböző évjáratú rendelésekhez hozzon létre különböző mappákat, és tegyen minden mappába egy fájlt a rendelések leltárával.

Jegyzet. A megrendelés elektronikus változatával ellátott fájl elnevezésekor szigorúan tartsa be ugyanazt a sablont. Javasoljuk, hogy a fájl nevét mindig a rendelési számmal kezdje. Ugyanakkor ügyeljen arra, hogy a szám szigorúan meghatározott számú számjegyet tartalmazzon: egy számjeggyel többet, mint amennyit az előző évi utolsó rendelés száma tartalmaz. Például, ha tavaly az utolsó rendelés száma két számjegyből állt (például 56), akkor az idei rendelések fájlneveinek 2 + 1 számjegyből kell állniuk, pl. 001, 016, 089. Ha tavaly az utolsó rendelést háromjegyű számmal regisztráltad, akkor idén a rendeléseket tartalmazó fájlok listája így nézzen ki: 0001, 0016, 0156. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyes programok a rendeléseket sorban rendezik A rendelési mellékletek mentésekor a fájlnévnek számmal kell kezdődnie, hasonlóan magához a megrendeléshez. Például, ha a rendelés "0034.doc" néven van elmentve, akkor az alkalmazást tartalmazó fájl így nézhet ki: "0034 application 1.doc" vagy "0034 instruction for OT.doc". Ön dönti el, hogy a fájlnévben szereplő megrendelés vagy alkalmazás tartalmát visszafejti-e vagy sem.

A Word formátumú elektronikus változat mellett a kényelem kedvéért elmentheti a megrendelés szkennelt másolatát jpg vagy pdf formátumban is, ami különösen fontos a széles regionális hálózattal rendelkező cégek számára: a szkennelt másolat jelenléte lehetővé teszi a megrendelés visszautasítását. hogy a vezető által aláírt megbízások másolatait a távoli osztályoknak papír hordozón küldjék el. Szkennelt másolat mentésekor használja a fő dokumentum nevét fájlnévként. Például, ha egy rendelés "0034.doc" néven van mentve, akkor a beolvasott példányát "0034.pdf" vagy "0034.jpg" néven kell menteni.

A fájlnévben a szavak és számok meghatározott sorrendjében bekövetkezett bármilyen változás zavart okozhat, ami megnehezítheti a keresést szükséges dokumentumot.

Az elektronikus formátumú megbízásokat tartalmazó akták listáját, az egységesség elvének betartásával, a 2. példa tartalmazza. A megbízások sorba vannak rendezve. Egy alkalmazás jelenléte a sorrendben nyilvánvaló.

2. példa

A megrendeléseket tartalmazó akták listája elektronikus formában, az egységesség elvének betartásával

Ha az egységesség elvét nem tartják be, a program nem tudja sorrendbe rendezni a rendeléseket (3. példa). Az alkalmazásokat a listában végig kell keresni. A megfelelő dokumentum teljes megtalálása nehéz.

3. példa

Az egységesség elvének megsértése esetén a megrendeléseket tartalmazó akták listája elektronikus formában

Az aláírt és iktatott megrendelésre, beleértve az abban megnevezett összes kérelmet, tudomásul kell venni érdekelt felek.

Manapság egyre több cég tér át az elektronikus dokumentumkezelésre vagy bizonyos technikai eszközökkel iratok cseréjére, beleértve a kezelési utasítások küldésére, például e-mailekre, általános portálra stb.

Vannak azonban olyanok, akik a kialakult gyakorlat értelmében továbbra is információs standokon teszik ki a megbízásokat, vagy adnak át a végrehajtóknak egy papíralapú példányt. Az adminisztratív dokumentáció megismerésének formájának megválasztása függ a cég méretétől, területi megoszlásától, a vezető szokásaitól stb. A megbízások (utasítások) küldésének formáját és menetét minden esetben az irodai munkavégzési utasításban rögzíteni kell, és meg kell felelnie a célszerűség követelményeinek.

A dokumentum előadók részére történő kiosztása a megrendelést kezdeményező által készített lista szerint történik. Egy ilyen listának tartalmaznia kell minden olyan személyt, aki közvetlenül vagy közvetve részt vesz a megbízás végrehajtásában. A levelezőlistát a kezdeményezőre és a jóváhagyókra vonatkozó adatokkal együtt a dokumentum elkészítésekor fel kell venni a szükséges műszaki adatok listájába.

4. példa

A műszaki információk mintanyilvántartása egy adminisztratív dokumentumhoz

(általában az adminisztratív okmány utolsó lapjának hátoldalán kell elkészíteni)

Rendelés elkészítve

Munkakör személyes aláírás I.O. Vezetéknév

Külső tel 00-00

EGYETÉRT:

Munka megnevezése

tevékenységi kurátor,

a sorrendben leírtak szerint (általában

szervezetvezető-helyettes közül) személyes aláírás I.O. Vezetéknév

Főkönyvelő

(ha a megbízás pénzügyi kérdéseket tartalmaz) személyes aláírás

Jogi szolgálat szakember személyes aláírása I.O. Vezetéknév

Más vezetők

Megismerkedett a rendeléssel*:

Munkakör személyes aláírás I.O. Vezetéknév

Megrendelés kiküldve tovább email: beosztások, beosztások megnevezése.

* „Megrendelési ismeretterjesztő lap” önálló dokumentumként történő elkészítése megengedett.

Számos szervezetben a „Titkár, hogy felhívja az érdeklődők figyelmét a parancsra” kifejezésre szorítkoznak, ami kategorikusan helytelen, mert. előfordulhat, hogy a titkár különböző körülmények miatt nem ismeri az egyes üzleti folyamatok megvalósításában részt vevő összes résztvevőt.

A megrendelés e-mailben történő elküldésekor (5. példa) fokozottan ügyeljen arra, hogy az e-mailhez minden, a megrendeléssel kapcsolatos fájl csatolva legyen.

5. példa

Megrendelés elküldése e-mailben

A megrendelés e-mailben történő elküldésekor mindig egy sablon alapján kezdje el a „Tárgy” oszlop kitöltését: figyelje a szóközök számát, ne váltogassa a szavakat, karaktereket stb. Mindez lehetővé teszi a jövőben, hogy gyorsan megkeressük a szükséges szállítmányt.

Ha az e-mailben a „Tárgy” oszlop megfelelően van formázva, akkor az ehhez az oszlophoz tartozó lista generálásakor minden rendelés sorrendben jelenik meg.

Nál nél rossz az ehhez az oszlophoz tartozó lista készítésekor a rendelések más elküldött elektronikus üzenetekkel tarkítva jelennek meg, és maga a rendelési sorrend sérül.

V nagy cégek, különösen kiterjedt fiókhálózat mellett célszerű összeállítani levelező listák, a leggyakoribb jellemzők szerint alakítva őket, például „Fióktelepek”, „Osztályvezetők” stb. (5. példa). Ezeknek a listáknak a közvetlen feletteseken kívül tartalmazniuk kell a helyettesek e-mail címét, vagy a fő alkalmazott távolléte (szabadság, betegség, üzleti út stb.) esetére más biztonsági másolatot.

Megismertetés. Megosztjuk a felelősségi területeket

A vezetői akarat végrehajtásának időszerűsége és minősége nagymértékben függ attól, hogy az előadó időben megismerteti-e a megrendelést. Ebben a szakaszban fontos, hogy az aláírt dokumentumot a cég által meghatározott módon haladéktalanul a végrehajtók tudomására hozzuk: nyilvános forrásra kifüggesztve, e-mailben elküldve, papíralapú másolati formában átadva. Ezt a feladatot általában a DOE szolgálat titkára vagy megfelelő alkalmazottja ruházza fel, akiknek feladatai közé tartozik az irodai munka.

De néha az aktív levelezést folytató alkalmazottak nem figyelnek azonnal a titkártól kapott e-mailre. Sokan úgy vélik, hogy az előadó felelőssége csak azután áll fenn, hogy "aláírás alatt" megismerték a megrendelés tartalmát. De mi van akkor, ha az előadó a megrendelés feladásakor távol volt a munkahelyéről? Ki a hibás a határidők elmulasztásáért? A kérdésre adott válasz az irodai munkautasításban előírt, a cégben telepített iratismereti rendszertől függ. Ezért a n minden résztvevő felelősségét írja le az iratkezelési útmutatóban.

Sok kisvállalatnál a titkár felelőssége az előadóművészek adminisztratív dokumentációval való időben történő megismertetése. Azonban más lehetőségek is lehetségesek. Például a felelősség átszállhat a titkárról a végrehajtóra, amikor az elektronikus üzenetet kézbesítik a címzettnek. A felelősség teljes mértékben a főosztályvezetőkre is hárítható, akik nemcsak a közös portálon közzétett információkat rendszeresen önállóan megtekintik, vagy a beérkező elektronikus üzenetek tartalmát időben megismerik, hanem kötelesek eljuttatni az osztályok rendes alkalmazottainak figyelme rájuk bízta a vállalat vezetésének parancsait.

Ezen túlmenően az osztályvezetők és más kulcsfontosságú alkalmazottak kötelesek biztosítani helyetteseik számára a hivatalos e-mailjeikhez való hozzáférés jogát, vagy gondoskodni arról, hogy a távollét idejére a leveleket a felelős alkalmazotthoz továbbítsák. Ez a posztulátum különösen fontos a nagyvállalatoknál, ahol a titkár nem tudja követni számos személyzet mozgását és szabadságát.

Az új technológiák ellenére továbbra is fontos a megbízás megismerésének tényét a végrehajtó személyes aláírásával megerősíteni. Kis cégeknél a fellépők aláírásgyűjtése a megrendelés utolsó lapjának hátoldalán történhet, nagy cégeknél célszerűbb az „Ismertető ív” elkészítése, amelyen a megrendelés minden adata ( dátum, szám, összegzés) kell megadni.

Rögzítse az irodai munkavégzési útmutatóban, hogy az adminisztratív iratok elektronikus kiosztása esetén az elektronikus üzenet elküldésének időpontját kell tekinteni, és nem az ismerkedési lap aláírásának időpontját, amikor a vállalkozó megismerkedett a megrendeléssel.

Az ismerkedési lap önálló dokumentumként történő elkészítése esetén az eredeti megrendelés kiküldését követően azonnal az irattárba kerül, és a megrendelés másolata az ismerkedési lapra rögzítésre kerül. A másolatokkal ellátott tok az aktuális munkában használható. Ez lehetővé teszi az eredeti megrendelés biztonságának biztosítását, ami különösen fontos a nagy és/vagy földrajzilag szétszórt szervezeteknél.

A rendelések aktuális tárolása és átvitele az archívumba

A megrendeléseket a megrendelés szövegében megnevezett összes kérelemmel együtt adják be az ügybe. Ugyanakkor gondosan ellenőrizze az összes aláírás meglétét mind a „Megállapodás” oszlopban, mind a mellékletekben.

A főtevékenységre vonatkozó megbízás kibocsátásához vezető indokok, valamint a végrehajtásához szükséges anyagok külön kerülnek kialakításra.

Mivel a dokumentumok gyűlnek a mappában, célszerű kinyomtatni azt, amelyik van elektronikus változat könyvelési megbízások és iktatás keresési adatközlőként.

Általános szabály, hogy az első két évben az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelésekre van a legnagyobb kereslet. Emlékeztetni kell arra, hogy az eredeti rendelések biztonsága érdekében ne hagyja el a tárolásukra kialakított helyiséget. A megbízásokról másolatot vagy kivonatot adnak ki a munkához. Egyre népszerűbbek a rendelések szkennelt másolatai.

A megbízás kiadásának folyamata nyolc egymást követő lépésből áll - a folyamat kezdeményezésétől a dokumentum szövegének a végrehajtókhoz való eljuttatásáig. Lépésről lépésre szóló utasítás a megbízások kiadásának szabályait pedig ez a cikk tartalmazza.

A cikkből megtudhatja:

A megbízás kiadásának eljárása

Az adminisztratív dokumentumok elkészítésének és kiadásának eljárása nyolc szakaszból áll. V ez a cikk mindegyiket a parancs kiadásának példáján fogjuk figyelembe venni.

A megrendelés kiállításának nyolc lépése:

1. A közzétételi folyamat elindítása.
2. Információgyűjtés dokumentumtervezet elkészítéséhez.
3. Projekt előkészítés.
4. A dokumentumtervezet egyeztetése és jóváhagyása.
5. A projekt módosítása a jóváhagyók észrevételei alapján.
6. A vezető aláírása és jóváhagyása.
7. Regisztráció a DOW osztálynál.
8. A szöveg eljuttatása az előadókhoz.

Az összes fenti lépést egymás után kell végrehajtani, anélkül, hogy egyet is kihagyna. Kivételt képez az ötödik lépés, amely, ha nincs hozzászólás, kihagyható. Nézzük meg részletesen az egyes lépéseket.

Megbízási folyamat elindítása

A projekt előkészítési eljárás a következő okok miatt kezdődhet:

• Korábban az adminisztratív dokumentumok kiadására készült terv;
• A vállalkozás vezetése megbízást adott a projekt elkészítésére;
• A szerkezeti egység vezetője vagy egyéni szakember kezdeményezte a dokumentumtervezet elkészítését.

Az ügyintézési okirat kiállításának szükségességének indoklásának formája lehet jegyzőkönyv, ill Memo, elemző vagy tájékoztató hivatkozás, aktus, hivatalos levél, javaslat, következtetés stb. Beindítják a projekt előkészítési folyamatot.

Információgyűjtés és -elemzés a rendelettervezet elkészítéséhez

Az ésszerű és indokolt vezetői döntés meghozatalához objektív, releváns és átfogó tájékoztatásra van szükség ebben a kérdésben. Ebből a célból összegyűjtik és elemzik a szükséges adatokat.

A szükséges adatok a következő forrásokból szerezhetők be:

1. ide vonatkozó normatív dokumentumokés jogalkotási aktusok;
2. naprakész vállalati dokumentáció;
3. más cégektől beérkező dokumentumok;
4. archív dokumentáció;
5. publikációk nyílt információs forrásokban;
6. kutatási anyagok elméleti adatai.

A vezetői döntést az összegyűjtött információk elemzésének eredményei alapján hozzák meg.

Általános szabály, hogy ebben a szakaszban több megoldást mérlegelnek, és további információk megszerzése és a lehetőségek átfogó értékelése után kiválasztják a legelfogadhatóbbat.

Olvassa el még:

A megbízás elkészítésének és kiadásának eljárása

Rendelési tervezet elkészítése

Rögtön hangsúlyozni kell, hogy ebben a szakaszban a tervezet készül, és nem a végleges dokumentum. A projektnek nincs jogi erejeés nem parancs. Ahhoz, hogy azzá váljon, meg kell állapodni, alá kell írni és regisztrálni kell, erről később lesz szó.

A rendelési tervezet kidolgozását egy szakember vagy több szakember végzi a különböző osztályokról. Abban az esetben, ha az adminisztratív dokumentum tervezete több strukturális részleget érint, akkor a vezetőség ideiglenes bizottságot vagy munkacsoportot hozhat létre a projekt kidolgozására.

Az adminisztratív dokumentum tervezetének elkészítésekor a GOST R 6.30-2003 követelményeit kell követni. Jelen szabályzat hatályát 2018.07.01-ig meghosszabbítottuk.

A dokumentumtervezet nyomtatásához szabványos A4-es nyomtatványokat használnak. Az általánosan elfogadott szabály szerint parancsokat speciális űrlapok kidolgozása, amelyek a következő részleteket tartalmazzák:

Mert állami vállalatok- az Orosz Föderáció címere vagy a szövetség alanya címere.

Minden más cég esetében - logó vagy bejegyzett védjegy;

Cégnév. Ha van rövidített változat, azt a teljes alatt adjuk meg;

A vállalkozás főbb adatai a kiegyenlítő bank, legális cím, email, OKPO, KPP kódok;

A cég regisztrációs száma a PSRN és TIN szerint;

Ne felejtsen el helyet biztosítani a készítéshez szükséges részleteketüzleti papír - regisztrációs számés dátumok.

Az űrlaphoz szabványos A4-es lapot használnak. A szövegszegély felül és alul 20 mm, jobb oldalon 10 mm, bal oldalon 30 mm.

A szabványos adminisztratív dokumentumok elkészítéséhez gyakran a T-1 számú formanyomtatványt használják.

Rendelési fejléc

Minden projektben parancsokat a leendő dokumentum címének jelen kell lennie. A cím röviden tartalmazza a megrendelés tartalmát. A prepozíciós esetben fogalmazódik meg, és a következő kérdésre válaszol: "Miről? (Kiről?)". Például "A szállítási osztály javítására irányuló intézkedések végrehajtásáról" vagy "A Communication Technologies LLC alkalmazottai számára kiegészítő képzések lebonyolításáról" vagy "Az ügyek archívumba átvitelének javítására vonatkozó koncepció végrehajtásáról" stb.

Egy megjegyzésre

1. A címsort bekezdésbehúzás és idézőjelek nélkül nyomtatjuk.
2. A cím nagybetűvel kezdődik, és nem végződik ponttal.
3. A cím hossza nem haladhatja meg az 5 sort és 150 karaktert.
4. A fejlécsorok közötti távolság egyetlen.

A megrendelés-tervezet kialakításának jellemzői

A dokumentum szövege egyes szám első személyben ("megrendelem") szerepel.

Kijelentésblokk (preambulum)

Ez a blokk indoklást ad a végrehajtáshoz előírt műveletekhez. Kétféle lehet:

A dokumentum elkészítésének és közzétételének alapja a jogalkotási ill normatív aktus felsőbb hatóság vagy egy korábban ennél a vállalkozásnál megjelent üzleti papírt. Ebben az esetben meg kell adni a papír nevét, számát és dátumát. Ebben az esetben a megrendelés kimondó blokkja a következő szavakkal kezdődik:

• „(rendelet, végzés, határozat) értelmében;
• "(határozat, állásfoglalás) alapján";
• "(rendelet, határozat stb.) értelmében.

A kezdeményezés volt az alapja a parancs kiadásának. vezérigazgató, a szerkezeti egység vezetője vagy egyéni szakember. Ebben az esetben meg kell fogalmazni a végzésben előírt cselekvések céljait és céljait, vagy közölni kell azokat a tényeket, eseményeket, amelyek az elfogadását okozták. Ebben az esetben az állítási blokk a következő szavakkal kezdődik:

• "(fejlesztés, optimalizálás stb.) céljából";
• "Kapcsolatban (szükség esetén)".

Elég gyakori helyzetek vannak, amikor az előírt cselekvések nem igényelnek pontosítást és indoklást. Például egy állásajánlat. Ilyenkor hiányzik a megállapító rész.

Adminisztrációs blokk

Ez a blokk az „ORDER” szóval kezdődik. Ez a szó egy új sorba van nyomtatva nagybetűkkel.

Ez a lista általában több elemet tartalmaz: minden művelethez egy elemet. Itt jelzik határidőket a végrehajtásért felelős személyt. Az egyes tételek mellett fel kell tüntetni az egyes előadók vezetéknevét és kezdőbetűit.

A megrendelés közzétételének és jóváhagyásának dátuma

A rendelettervezet jóváhagyása

Ez a lépés magában foglalja a dokumentum szövegének egyeztetését azokkal az osztályvezetőkkel, akiknek az érdekeit érinti. Ez lehet a személyzeti osztály, a könyvelés, a tervezés ill jogi osztály. Ehhez az eljáráshoz a dokumentum előírja a szükséges „dokumentum-jóváhagyási vízumot”.

A megrendelés aláírása

Miután a projektet jóváhagyták, és minden vízumot beillesztettek, átadják, hogy a főigazgató ne írja alá. Néha a jóváhagyási vízumot nem a projekt utolsó lapjának hátoldalára helyezik, hanem egy külön papírra. Ebben az esetben is be kell nyújtani az igazgatóhoz aláírásra.

A projekthez a vezérigazgató aláírása tartozik jogi hatályátés azzá változtatja rendelés, amelyet regisztrálni kell.

Megrendelés regisztráció

A dokumentummal kapcsolatos hitelesítő adatok, amelyek rögzítik a létrehozásának tényét, a szerint kerülnek nyilvántartásba kialakult rend. Ez az eljárás szükséges az üzleti papírok utólagos elszámolásához, szervezéshez referencia munkaés megkönnyíti a megfelelő adatok megtalálását.

A regisztrációs eljárás a következő három mód egyikével történik:

naplóbejegyzési formával - bejegyzés történik a naplóba;

kártyás regisztrációs űrlappal - bejegyzés történik a regisztrációs és ellenőrző kártyán;

automatizált regisztrációs űrlappal - a dokumentumra vonatkozó információk bekerülnek a rendszerbe elektronikus dokumentumkezelés.

A rendelés leadása az előadóknak

Az üzleti papír előadókhoz történő eljuttatása sokszorosítással és mielőbbi postázással, illetve az előadóknak történő átadással történik. A gyakorlatban ez a következőképpen történik - a dokumentumból a szükséges számú másolat készül, amelyeket aztán szétosztanak szerkezeti felosztások. Ezt követően aláírás ellenében átkerülnek a közvetlen előadókhoz.

Ezt követően a megrendelés életbe lép.

Dokumentum regisztráció – ez egy dokumentumra vonatkozó hitelesítő okmány az előírt formában, rögzítve annak keletkezésének, küldésének vagy fogadásának tényét.

A mi esetünkben bejegyzés rögzíti az alkotást dokumentum. Megjegyzendő, hogy regisztráció szükséges a dokumentumok további könyveléséhez és a referenciamunka megszervezéséhez is.

bejegyzés háromféleképpen végezhető el:

a dokumentum papíralapú naplóban való rögzítése (naplóbejegyzési űrlap);

bejegyzés papír alapú regisztrációs és ellenőrző kártyán (regisztrációs kártya nyomtatvány);

A dokumentumra vonatkozó információk bevitele az irodai automatizálási rendszerbe és elektronikus dokumentumkezelés (automatikus regisztrációs űrlap).

Megjegyzendő, hogy jelenleg célszerű , mivel számos előnnyel rendelkezik a magazinos és kártyás regisztrációs formákkal szemben. Hogy néhányat említsünk ezek közül az előnyök közül:

· gyors keresés bármely részletre vagy részletre vonatkozó dokumentumok;

jelentések, összefoglalók automatikus generálása, referencia és elemző munka elvégzése dokumentumokon;

az utasítások (dokumentumok) végrehajtásának automatikus ellenőrzése;

Lehetőség a dokumentumok egyidejű nyilvántartására több munkahelyen és másokon.

És dokumentumok automatikus nyilvántartása speciális szoftver bevezetése nélkül is lehetséges a vállalatnál.

A legtöbb kisvállalatnál az MS Excel segítségével, egy közönséges táblázat kitöltésével hajtják végre.

A regisztráció során az okmányhoz iktatószámot és dátumot rendelnek. . A megrendelés és a megrendelés dátuma az aláírás dátuma legyen, amelyből arra következtethetünk parancsokat és utasításokat aláírásuk napján kell regisztrálni.

Az iratok nyilvántartása csoporton belül történik, az irattípus megnevezésétől függően. Ezen túlmenően a főtevékenységre, a személyi állományra, valamint az adminisztratív és gazdasági kérdésekre vonatkozó megrendeléseket (valamint a megrendeléseket) külön rögzítik. Ez azt jelenti, hogy a fenti megbízások és utasítások altípusainak nem közös, hanem külön számozása lesz.

Most megadjuk a regisztrációs szám és a dokumentum dátumának bejegyzésére vonatkozó követelményeket, amelyeket a GOST R 6.30-2003 rögzít.

Dokumentumtöredék

Dokumentumtöredék

Általában a digitális módszert használják a megrendelés és a megrendelés dátumának kiadására, például 2007.02.05. (lásd a 6. példát).

A vezető aláírta és regisztrálta rendelni jóváhagyó lappal