A főtevékenység megrendelésének számozása a frakció alatt. Személyi dokumentumok számozása

Lehet-e törtszámmal rendelési számot kiadni, pl 84/1, ha elfelejtették regisztrálni? Mit kell követni ez az eset?

Válasz

A dokumentumok nyilvántartása szerves és egyik legfontosabb része a dokumentumokkal végzett munka megszervezésének átfogó rendszerének, lényeges elem a dokumentumok mozgatásának és feldolgozásának technológiai láncolata. Dokumentum nyilvántartásba vétele - regisztrációs szám hozzárendelése egy dokumentumhoz, és a dokumentumra vonatkozó adatok bevitele a regisztrációs és elszámolási űrlapba (GOST R 7.0.8-2013. nemzeti szabvány Orosz Föderáció. Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások" (a Rosstandart 2013. október 17-i, N 1185-st számú rendeletével jóváhagyva)).

A dokumentumok megfelelően szervezett nyilvántartása az alapja a szervezet dokumentumaihoz tartozó referencia- és információs rendszerek létrehozásának, lehetővé teszi a dokumentumok megfelelő adatbázisának létrehozását, a végrehajtásuk nyomon követését, valamint a dokumentumok gyors információszerzését magáról a dokumentumról és a szervezetben való mozgásáról.

dokumentumokhoz rendelve regisztrációs szám:

A dokumentum legitimitását adja;

Az egyik kulcsfontosságú keresési eleme;

Lehetővé teszi, hogy gyorsan kiértékelje a munkafolyamat mennyiségét egy bizonyos naptári időszakra vonatkozóan a regisztrált tömbön belül. Ebben a tekintetben a dokumentumok nyilvántartásával kapcsolatos munka megszervezése során fontos betartani a megállapított kulcsfontosságú szabályokat - a dokumentumokat a dokumentumtömbökön és a meghatározott naptári időszakokon belül kell nyilvántartani, a dokumentumokat szisztematikusan regisztrálni, elkerülve a sorszámozás hiányosságait.

Az adminisztratív iratok nyilvántartása főszabály szerint a megállapított iratcsoportokon belül történik (külön utasítások és utasítások, külön személyi utasítások stb.) belüli bruttó számozással. naptári év. A hozzárendelt regisztrációs számokhoz digitális vagy alfabetikus indexek adhatók, például - OD (alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések), R (megrendelések) stb.

Az adminisztratív iratok nyilvántartásba vételét az aláírás napján kell elvégezni, és az okmányokkal végzett munka megfelelő megszervezésével, az iratok elkészítésére és nyilvántartására vonatkozó szabályok betartásával az iktatószámokban nem lehetnek hiányosságok.

Az egyes szervezetek tevékenységében azonban vannak olyan esetek, amikor dokumentumokat kell regisztrálni " visszadátumozás". Természetesen ezt a gyakorlatot minimalizálni kell azzal, hogy a dokumentumokkal való munkavégzést úgy állítják be, hogy a végrehajtók időben elkészítsék a dokumentumokat, a koordinátorok időben mérlegeljék, majd az egyeztetett dokumentumot azonnal aláírásra átadják a fej és regisztráció, de a vis maior körülmények teljes kiküszöbölése szinte lehetetlen.

A dokumentumok "visszamenőleges" regisztrálásakorés ennek megfelelően a nyilvántartási számoknak a közös bejegyzett nyilvántartási rendszeren kívüli hozzárendelésénél a következő tényezőket kell figyelembe venni:

Mérje fel az ilyen dokumentumok regisztrációjának kockázatait.
Mérje fel az alkalmazott regisztrációs űrlapok/regisztrációs rendszerek képességeit.

A kockázatok felmérésekor figyelembe kell venni azokat a körülményeket, amelyek hozzájárultak a késedelmes nyilvántartásba vételhez szükséges dokumentumok átadásához. Ismeretes például, hogy számos dokumentumnak a tárgyév január 1-jétől életbe kell lépnie, de gyakran ezek összetett, összetett dokumentumok, amelyek elkészítése túlléphet a megállapított időszakon, azonban fennáll a veszélye annak, hogy hiánya a szervezetben a törvényi vagy szabályozási szempontból beállítani az időt meghaladja a dokumentumokkal való munkaszervezésre megállapított belső szabályok be nem tartása kockázatát, mert pénzbírságot és egyéb közigazgatási szankciót vonhat maga után.

Előfordulhat, hogy a könyvelési nyomtatványok jellemzői nem teszik lehetővé a bizonylatról „visszadátumozás” bejegyzést, illetve tört (vagy betű) regisztrációs szám hozzárendelését a bizonylathoz. Ez például gyakorlatilag lehetetlen egy naplónyilvántartó rendszerrel vagy az információs rendszerek bizonyos (kemény) beállításaival.

Ez utóbbi esetben a következő lehetőségek kínálhatók fel:

számlaszámok lefoglalása az aláírásra vagy jóváhagyásra tervezett dokumentumokhoz;
az iratok bruttó számozással történő nyilvántartásba vétele a következő sorszámozással, de a bejegyzés szükséges időpontjának megjelölésével.

Összegzésként meg kell jegyezni, hogy egyrészt általános rend bejegyzés bizonyos fajták a dokumentumokat belső szabályozó dokumentumban kell rögzíteni, például az irodai munkavégzési útmutatóban, de ezen felül normatív dokumentum, szintén fontos rögzíteni a szabályokban üzleti forgalom a dokumentumok nyilvántartásának lehetősége vis maior esetén, például törtszámok (84/1) vagy betű (84a) használatával, és figyelembe kell venni ezt a tényezőt az irodai szolgálat munkájának tervezésekor és a számviteli információs rendszerek kialakítása során.

Ennek során a következőket kell követnie:

termelési szükséglet, figyelembe véve a szervezet üzleti kockázatainak csökkentését,
az alkalmazott regisztrációs űrlapok vagy információs rendszerek jellemzői.

Még nem fizetett elő kiadványunkra? Ingyenes hozzáférés és cikkolvasás három napig!

A szervezet az év eleje óta végzi a rendelések számozását. Ha rendelés kiadására van szükség, de nincs szabad rendelési szám. Használhatók-e frakciók? Például a 198/1.

Válasz

Válasz a kérdésre:

Ezt a kérdést törvény nem szabályozza.

Regisztrációkor minden dokumentumhoz hozzá kell rendelni egy meghatározott számot és szimbólum(index).

Ugyanakkor a dokumentumok nyilvántartásának rendszerét, beleértve a megrendeléseket is, maga a szervezet dolgozza ki, és rögzíti a helyileg normatív aktus, például Útmutató a nyilvántartás vezetéséhez.

Ily módon jelenlegi törvényhozás nem tiltja a számozást személyi megrendeléseket törten keresztül. A megfelelőség ellenőrzésekor azonban Munkatörvény illetve munkavállalóval való konfliktus esetén és pereskedés a megbízások törten keresztüli számozása bizonyítéka lehet a megbízás visszamenőleges kiadásának. Ezért egy ilyen utasítást a munkáltató meghamisíthat, hogy eltitkolja a munkajog megsértését.

A fentiek alapján a szabályozó hatóságokkal való problémák és az alkalmazottakkal való konfliktusok elkerülése érdekében a személyi rendeléseket töredéken kell számozni. Nem ajánlott .

Részletek a Rendszerszemélyzet anyagában:

1. Válasz: A személyzeti szolgálathoz érkezett dokumentumok indexelése (számozása).

Nina Kovyazina, osztály igazgatóhelyettese orvosi oktatásés az orosz egészségügyi minisztérium egészségügyi személyzeti politikája

A dokumentumok nyilvántartásba vételekor azok indexelésre kerülnek. Vagyis minden dokumentumhoz egy meghatározott számot és szimbólumot (indexet) kell rendelni * Az indexekre a dokumentumok keresésénél, rögzítésénél, rendszerezésénél van szükség. A regisztrációs index év közben nem ismétlődik.

A regisztrációs index a következőkből áll:

a dokumentum sorozatszáma egy bizonyos tömbön belül (például az alaptevékenységekre és a személyzetre vonatkozó megrendeléseket, szerződéseket, utasításokat stb. külön számozzák);
a szerkezeti egység szimbóluma (a szerkezeti egységnek lehet alfabetikus - "k", "ok", "o / k" és digitális indexe is).

Például egy alkalmazott felvételére vonatkozó megbízás a 134-k számmal szerepelhet, ahol a 134 - sorozatszám dokumentum, a "k" pedig a szerkezeti egység megjelölése.

Ezenkívül a regisztrációs index gyakran tartalmazza az ügyszámot is. Levélre válaszolva az index adatai fordított sorrendben vannak elrendezve: például a 08-11/144 számban az első a szerkezeti egység digitális indexe - 08, majd a kötőjelen keresztül az ügyszám a szerint. a nómenklatúrához - 11, amelytől az irat sorszáma - 144 perjel választja el.

Ilyen szabályokat a GSDOU 3.2.1.1. bekezdése állapít meg, amelyet a Szovjetunió Főlevéltárának 1988. május 25-i 33. számú rendelete hagyott jóvá.

Tisztelettel és kényelmes munkát kívánva: Yulia Meskhia,

Szakértő rendszerügyi személyzet

Bővebben... A szemináriumra május 24-én, 25-én és 28-án lehet jelentkezni Kerekasztalok Április 25-én kerül sor a „Külgazdasági tevékenység – jogszabályi változások” című kerekasztalra. A szerző és az előadó Nagam Elena Rafailovna, a Tax Strategy LLC igazgatója, gyakorló adótanácsadó. Bővebben…Regisztráljon a kerekasztalra Könyvvizsgálói konzultációk mind Roman Vjacseszlavovics Guselnikov okleveles adótanácsadó válaszol kérdésekre.a kedvezményes tétel összege? Az árkülönbség többször is eltérhet, ezért az áfa nagyon eltérő lehet. Kérjük, hivatkozzon a jogszabályban található hivatkozásokra. Válasz… 2018.04.16: Megállapodást kötöttünk az ügynökséggel üzleti utakra szóló jegyek banki átutalással történő megvásárlására.

Lehetséges tört rendelési számokat használni?

Betűvel ellátott számot általában akkor írnak be, ha a megrendelést visszamenőleg kell végrehajtani, és a sorban következő szám már foglalt. Antalya 2009-04-17 09:19 Általában akkor írunk be egy betűt tartalmazó számot, ha a rendelést visszamenőlegesen kell végrehajtani, és a sorban következő szám már foglalt.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 kezdj erre fokozottan odafigyelni, és kérdezd meg miért van ez így 😉 pl. ha így hajtottad végre a parancsot - a dokumentumokban minden más rendben legyen ebben a kérdésben, akkor nem fognak hibát találni, de mindenki mást nagyon alaposan megnéznek 🙂 Hercegnő 2009-04-20 16:06 Ez az Ön joga ... nincs olyan dokumentum, amely szabályozná a dokumentációja számozását ...

Hogyan tudok visszamenőleg megrendelni?

Lehetséges-e töredékes rendelési számokat használni (2012.03.03. 1-es, a következő 2-es 2012.05.05-i, és közéjük egy 2012.04.03-i 1/1-es rendelés kerüljön)? Az arhangelszki régió vezetőjének titkára Lehetséges-e töredékes rendelési számokat használni (2012.03.03. 1-es, a következő 2-es 2012.05.05-i, és közéjük egy 2012.04.03-i 1/1-es rendelés kerüljön)? Az arhangelszki régió vezetőjének titkára

Figyelem

Mivel töredékes megbízási szám csak akkor jelenhet meg, ha a megbízást, ahogy mondani szokás, visszamenőlegesen adják ki, ezért erre a kérdésre csak egy válasz lehet: ezt nem lehet megtenni. Feleslegesnek tartom emlékeztetni, hogy a végzés kelte (a dátum a regisztrációkor kerül beírásra) a hivatalos aláírásának dátuma.

Az irodai munkavégzés szabályai szerint az iratot az aláírás napján, illetve a munkanap végén aláírásra kerülő irat aláírása esetén a következő munkanapon.

Megrendelések helyes számozása a személyi iratkezelésben

Az élet szép!)) Marina Orosz Föderáció, Szentpétervár #9 2009. március 27., 10:50 tegyük fel, hogy az emberek nyaraltak (akár szabadságdíj nélkül is) párszor megtörtént velem, figyelmeztettem a menedzseremet, de Nem értem, a nyaralási grafikáról beszélek általában néma. Nem állítottam ki semmit, majd az aktuális számmal hagytam az embereket és az aktuális sorszámmal szabadságot adtam ki.
Tudom, hogy ez a jogsértés elég súlyos, és ha valami történik az emberrel egy ilyen nyaralás alatt, akkor nem tudom levenni a fejem, de nem tudok mászni az elmúlt időszakban, mert. a hónap lezárult, a számok mind átkerülnek a könyv fejeibe. Szeretném felhívni a moderátor figyelmét erre az üzenetre, mert: Értesítést küldenek...

A rendelések számozása törten keresztül

Kérem, mondja meg, hogy a rendelési számot törttel lehet tenni? Például ott van a 32. számú végzés, lehet-e elkészíteni a 32/1. Ha a tartalom ugyanaz? Előre is köszönöm Fórum:

HR iratkezelés

Kulcsszavak:

Rendelés

Evenstar 2009-04-15 08:39 Jobb egy levéllel, például №32a Mit jelent, hogy ugyanaz a tartalom? Expressio 2009-04-15 09:01 Hát például felvették vagy kiküldték üzleti útra, vagyis a tartalom ugyanaz köszi. A törten át terjedő szám nem kívánatos, igaz? Evenstar 2009-04-15 12:32 Általában a törtszámú rendelés számát maga az 1C program kínálja fel, ha például egy megrendeléssel több embert küld üzleti útra, és a T9-es űrlapot választja kinyomtatásra.

Ezután minden dolgozóhoz külön megrendelés lesz 32/1, 32/2 stb. Kinyomtathatja a T9a űrlapon, ekkor egy asztalon lesz az összes üzleti útra küldött munkatárs.

Szavazás:

Az iroda egy 2018.01.31-i számlát állított ki. feltüntetve benne az összes 2018. január folyamán vásárolt jegyet és az egyes jegyekre kiosztott áfa összegét. Melyik dokumentumot kell bejegyezni a vásárlási könyvbe: ügynökségi számla ill e-jegyek(útvonal/nyugták)? Válasz…
HR konzultáció minden HR tanácsadó Skobtsova Valentina Petrovna válaszol kérdésekre 2018.04.25: Óvodavezetői állásfoglaláskor hibát követtek el: kihagyták a „beosztásra” szót, egyszerűen jelezték, hogy „ elfogadta az óvoda vezetője ... ". Érvényteleníteni kell a rekordot, és újat kell készíteni? Válasz…
2018.04.17.: EGY szabadságigénylést írt be a munkavállaló 2018.04.28., 2018.05.03.
Minden ugyanaz. Nincs pénz, nincs nő, igen, és nem is lehet. Nincs karó, nincs udvar, és nincsenek bőrös arcok, és nincsenek barátok .... Igen, és nem lehet. Minden palacsintám csomós, és nem csak az első… (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra 2011. december 9., 08:23 [ show ] Elküldve: #3 Guru Bejegyzések: 1 695 természetesen lehetséges. 0/0 QuoteTop Shy 2011. december 9., 09:29 [ show ] Elküldve: #4 Vendégbejegyzések: 330Feladó: Lehetséges a bizonytalanság, ne aggódj)))) Gyakran előfordul, félénk 0/0 Idézet Top adv 2011. december 9. :30 [ show ] Írta: #5 Guru Hozzászólások: 28 084Feladó: a lakóhelynek nincs helye a törvényben, nincs szabályozva Az "ideje indulni" szavak után! a liberális megkérdezi, hogy "hol?", a hazafi pedig - "ki?" Humanitárius konvoj 1941 0/0 QuoteTop .
A rendelési szám dekódolása a következő:

a naptári év elejétől minden megbízáshoz digitális kódot rendelnek, azok típusától függetlenül;
a betűrejtjel a szám előtagjaként működik, amely lehetővé teszi a rend fajainak azonosítását.

Elválasztóként működhet kötőjel, tört, pont, stb.. Akár a szám, akár a titkosítás beírható folyamatosan - külön elválasztó nélkül, szóközzel vagy anélkül.

Például egy kis cégnél a személyzetre vonatkozó megrendelések így nézhetnek ki: 1/k rendelés és 2 l/s rendelés, amelyek két rendeléscsoportot szimbolizálnak, amelyek tárolási idejében különböznek. nagy cég nagy létszámmal és változatos megrendelésekkel egy speciális számozási rendszer kidolgozására lesz szükség, amelyet cégen belüli helyi törvényben rögzítenek.

szervezeti dokumentáció kidolgozása (szabadságrend, személyi állomány satöbbi.);
dolgozzon a tartalomon munkaszerződés(szöveg megadása, kiegészítések, változtatások) stb.

Ismerkedjen meg a személyi iratkezeléssel honlapunk anyagai segítségével: Egyúttal a személyzeti tisztek által készített teljes dokumentumkészletből Speciális figyelem a rendelésszámozási folyamathoz adják. Ez összefügg azzal, hogy személyzeti szolgáltatás a társaság általános – személyi jellegű – megrendeléseinek csak egy részét készíti el. Ezeket meg kell különböztetni a társaság által kiadott további 2 megbízáscsoporttól (alaptevékenység, valamint adminisztratív és gazdasági jellegük szerint).

Még ha a cég nem is kifejezetten aktív, a munkafolyamata igen hivatalos papírok a vállalkozás alapításáról és nyilvántartásáról, a munkavállalók foglalkoztatásának és elbocsátásának eljárási rendjét továbbító dokumentációról, valamint természetesen akaratnyilvánításként, a vállalkozás vezetésének különféle alkalmakkor szóló végzéseiről. A jogszabály nem rendelkezik egységes rendszer irodai munka minden szervezet számára.

Csak külön osztályrendeletek vannak, amelyek jóváhagyják az egyes kormányzati szervek nyilvántartásának vezetésére vonatkozó utasításokat (például a Szövetségi Munkaügyi és Foglalkoztatási Szolgálat 219. számú, 2007. szeptember 28-i rendelete, a Szövetségi Pénzügyminisztérium május 27-i 206. számú rendelete, 2011). Így a cégek adottak törvényes szabadság belső dokumentumkezelő rendszer kialakítására.

Tehát a kimenő levelek számozása kiegészül a bizonylatot kezdeményező egység kódjával. A definícióval való összetévesztés elkerülése érdekében adminisztratív dokumentum a személyi megbízások sorszámozása K (személyi) vagy LS (személyenkénti) index hozzárendelésével történik, a rendelési számot szokás kiegészíteni P betűvel. Dokumentumkeresési kérelem érkezésekor a titkár szám szerint, pontosabban, egy kiegészítőleg hozzárendelt index segítségével könnyen megtudhatja, hogy melyik esetben (mappában) kell keresni, például: 26-r sz. - a megrendelésekben; 26-ls sz. - személyi megrendelésekben; 26-os operák - az operatív értekezletek jegyzőkönyvei között. Miután a fogadott dokumentum sorozatszámát F (fax) vagy E ( Email) a regisztrációs űrlapok (naplók) növelése nélkül megoldhatja a levélkézbesítés módjának figyelembevételét szervezetének. A dokumentumok nyilvántartása az alábbi alapvető szabályokon alapul.

Figyelem

Hogyan regisztráljak kimenő dokumentum ban ben speciális program a magazint megkerülve – áll a videóban. Szavatossági idő? A kimenő iratok nyilvántartási naplójának jellemző tárolási ideje 3 év, ezt követően a vezetői megbízással kijelölt szakértői vizsgálati bizottság (EBK) végzi el az iratok értékének vizsgálatát. E bizottság döntése alapján az értéktelen dokumentumokat megfelelő aktus elkészítésével megsemmisítik.

Hogyan kell kitölteni? Azonnal le kell mondani, hogy a kimenő okmányok nyilvántartásának mintanaplóját nem érdemes keresni, hiszen egységes követelmények kitölteni nem létezik. A regisztrációs napló vezetésének minden szabályát a bizonylatvezetés logikája és kényelme, valamint a szervezet egyes sajátosságai határozzák meg. Először is érdemes megemlíteni azokat a kimenő dokumentumokat, amelyek nem igényelnek regisztrációt.

A kimenő dokumentumok nyilvántartására vonatkozó információk szintén bekerülnek a naplóba, de a kimenő dokumentumok esetében. hozzuk hozzávetőleges forma egy ilyen magazin. Np / p N és a kimenő irat dátuma Kinek az irat címzett Rövid összefoglaló Aláírva: végrehajtási jel N azon ügyben, ahol az iratot benyújtották ... ... ... ... ... ... ... 12 N 01-16y 2012.01.23 Moszkva A cég ügyvédeinek a konferencián való részvételéről Igazgató Postai úton elküldve 03 Az ajánlott kimenő dokumentumokat postán vagy más kommunikációs eszközön kell elküldeni.
Automatizált regisztráció A dokumentumokat speciálisan lehet regisztrálni szoftver amely személyi számítógépre van telepítve. Ezzel a regisztrációval a dokumentumra vonatkozó információk egy elektronikus regisztrációs és ellenőrző kártyára kerülnek, amelyet az adatbázisban tárolnak.

Dokumentumok nyilvántartása kérdésekben és válaszokban
Kimenő dokumentumok naplója: vásárlás és karbantartás megkezdése
Dokumentumok nyilvántartása
Lehetséges-e betűket törten keresztül regisztrálni?

Dokumentumok nyilvántartásba vétele kérdésekben és válaszokban A papír alapon a céghez beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozás, előzetes felülvizsgálat, nyilvántartásba vétel, vezetőség általi felülvizsgálat tárgyát képezik és kézbesítik az előadóknak. Az iratokat tartalmazó borítékokat felbontják (a "Személyesen" jelzésű borítékok kivételével), és minden, a szervezethez átvett dokumentumot iratátvételi elismervénnyel látnak el.

A kimenő dokumentumok nyilvántartása

Info

Hogyan kell regisztrálni őket? A fogadott elektronikus dokumentumok közvetlenül a rendszerben regisztrálhatók elektronikus dokumentumkezelés. Ehhez minden beérkezett levélhez külön regisztrációs és ellenőrző kártya készül. A beérkező elektronikus dokumentum regisztrálásakor ellenőrizni kell a levél adatait, a szerző által megjelölt mellékletek és mellékletek meglétét.

A beérkező elektronikus dokumentumok eredeti példányait kísérőlevéllel együtt kell beküldeni az aktába. Szükség esetén az e-mailben érkezett dokumentumok nyomtathatók papíralapú. Kimenő dokumentumok A szervezetben létrehozott dokumentumokat az aláírásuk vagy jóváhagyásuk napján kell nyilvántartásba venni.

Lehetséges-e törten keresztül kijelölni a megrendelés regisztrációs számát?

Karbantartási és tárolási szabályok munkakönyvek, amelyet az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete hagy jóvá). Dokumentumok nyilvántartása Legördülő listák segítségével általában az adatok (mezők) kitöltése történik:

dokumentum típusa - mivel a bizonylattípusok száma korlátozott;
az állásfoglalás szerzője a szervezet vezetőinek névsora;
szerkezeti egység - lista szerkezeti felosztások;
előadók - ez a mező általában két részből áll - a szerkezeti egység nevéből (és / vagy indexéből), valamint az előadó vezetéknevéből és kezdőbetűiből;
ügyszám - a szervezet ügyeinek nómenklatúrájához kapcsolódik;
kapcsolódó dokumentumok - ez az adat a nyilvántartott irat másokkal való kapcsolatát létesíti (például a válaszokmány a kezdeményezési okmányhoz kapcsolódik).

A feltöltött lista segítségével a „levelező” adat (mező) kitöltésre kerül.

A beérkező dokumentumok nyilvántartása

Az intézményben a megbízásokat, utasításokat törten keresztül (pl. 15/1, 15/2) az elmúlt dátummal és számmal rögzítik. Hogyan magyarázható el, hogy ez elfogadhatatlan? Az Art. 4 Polgári törvénykönyv Orosz Föderáció, egyértelműen kijelenti, hogy a cselekmények polgári jog Nincsenek visszaható, az esetleges közigazgatási aktusokat a hatálybalépésüket követően keletkezett kapcsolatokra kell alkalmazni. A 3.11 R GOST 6.30-2003 szakasz szerint a dokumentum kelte az aláírás dátuma.
Ezen dátum előtt a dokumentum lép jogi hatályát nem tud. Képzelje el, hogy bizonyos idő elteltével a június 1-től 10-ig tartó időszakra valamilyen negatív tény válik ismertté, amely megfelelő következményekkel (büntetéssel) jár a felelősnek kinevezett személy számára.

A kimenő iratnyilvántartási napló kitöltésének 4 fő szabálya

Ha az irat hivatali átvételi módjának rögzítésére van szükség, célszerűbb vagy az azonosító kódot (F - fax, ES - e-mail) beírni a regisztrációs „bejövő” számba, vagy kiegészíteni a regisztrációs napló (adatbázis) a megfelelő oszloppal, ahol a kézbesítés módját kell feltüntetni. Más kérdés, hogy a szervezet köteles-e válaszolni fax, ill elektronikus dokumentum, tekintettel arra, hogy hazánkban hagyományosan a dokumentum jelentőségét a szerző "élő" aláírása adja, és számos kérés (személyes adatokkal, az adózó számláján történő pénzmozgással kapcsolatban) teljesen érvénytelen, anélkül "élő" pecsét. De ez a kérdés meghaladja a titkár hatáskörét.

1. Lehetséges-e már megtörtént esemény után megrendeléseket rögzíteni, például 2012.01.06-tól felelős személy kijelölését 2012.10.06-án regisztrálni? 2.

Fontos

Irodai jegyzetek valamint a memorandumok a megjelenés helyén (szerkezeti egységben) vagy központilag a titkárnál iktathatók A nyilvántartási mód megválasztása a szervezet felépítésétől függ, és azt az irodai munkautasításban kell előírni. A beérkező dokumentumok nyilvántartása Maga a regisztrációs napló általában a következő oszlopokat (oszlopokat) tartalmazza:

kimenő dokumentum száma;
időpontja;
címzett (címzett);
összefoglaló;
végrehajtó;
jegyzet.

Ezen oszlopok közül a szám, a dátum és a címzett megadása kötelező. Kényelmes összefoglalót készíteni, hogy ne kelljen minden alkalommal megemelni a dokumentumok benyújtását egy levél keresésekor.A nagy szervezetek jelzik a vállalkozót, de ha egy vállalkozó dolgozik, akkor természetesen ez az oszlop felesleges lesz.

Lehetséges-e betűket törten keresztül regisztrálni?

A 3.2.1.3. bekezdéssel összhangban Állami rendszer menedzsment dokumentációs támogatás (GSDOU), a Szovjetunió Főlevéltárának 1988. május 25-i végzésével jóváhagyva. A személyi és a vállalati főtevékenységekre vonatkozó megrendeléseket külön kell nyilvántartani. A társaság szerkezeti részlegei által készített feljegyzések rendszerint a szerzői részlegekben kerülnek bejegyzésre. Ha ilyen dokumentumokat „kifelé” kell küldeni, a továbbító levélés regisztrációra és kiszállításra benyújtották.
A két vagy több szervezet által közösen készített okirat iktatószáma az egyes szervezetek iratainak iktatószámaiból áll.
3.4.9 módszertani ajánlások az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról ben szövetségi szervek végrehajtó hatalom A Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. számú végzésével jóváhagyott dokumentum előírja, hogy az irodai munkára vonatkozó utasításokban rögzíteni kell a belső információk és referenciadokumentumok (jelentések, iroda, elemző feljegyzések, bizonyítványok stb.) nyilvántartásának helyét és módját. , a szerkezeti részlegek közötti dokumentumok átvitelének eljárása. A feljegyzések, feljegyzések a megjelenés helyén (szerkezeti egységben) vagy központilag a titkárnál iktathatók. A regisztrációs módszer megválasztása a szervezet felépítésétől függ, és azt az irodai munkautasításban kell meghatározni.

Minden cégnél, méretétől, tevékenységétől, bevételétől és egyéb mutatóitól függetlenül hivatalos dokumentumokat a szervezet vezetőjének aláírásával és pecsétjével.

A dokumentumkezelés megvalósítása során az egyik fontos intézkedés a dokumentum számozása. Nem minden esetben valósul meg.

A dokumentációt a megrendeléshez számozni kell. Entitás jogosult önállóan kialakítani saját dokumentumkezelő rendszerét, valamint számozásának rendjét.

Mi ez: koncepció és lényeg

A számozás azt jelenti sorszám hozzárendelése egy bizonylathoz.

A szám a kimenő levél aláírásának napjára és a bejövő levél fogadásának napjára kerül.

A megbízás annak a jele, hogy megvan jogi ereje. A számozás rögzítésének folyamata a vállalkozás általános dokumentumkezelő rendszerébe történő bejegyzését jelenti. És már nem lehet eltávolítani és megszabadulni egy ilyen dokumentumtól.

A számozás kísért alapvető célok:

dokumentumok rendszerezése a vállalkozásnál;
kényelmes keresés;
ellenőrzési intézkedések végrehajtása az aláírt dokumentációra vonatkozóan.

Ami létezik

A számozás lehet beérkezőÉs kimenő külső szervezettől kapott vagy szervezeten kívüli dokumentációval, ill.

A számozás lehet automatikus vagy kézikönyv. Általában a szám rögzítésének második módját alkalmazzák, mivel azt azután kell hozzárendelni, hogy a felelős személy aláírta a dokumentumot. Automatikus hozzárendelés esetén a munkaprogram az aláírás előtt állítja be azt az összeállításkor.

Maga a szám (index) lehet numerikus, alfanumerikus és karakterekkel kevert. A numerikus kód külön-külön (például 156. sz.), alfabetikus és szimbolikus is használható a numerikus kóddal együtt (például 12-11/158 vagy 12-k stb.). A betűket leggyakrabban a személyi dokumentumokban használják, és egy vagy másik típus megjelölése, például foglalkoztatási megbízás - „p”, üzleti útra - „k” stb.

Bizonyos esetekben a párhuzamosságok elkerülése érdekében állítsa be számszerű határok. Például az 1. szám - 100 - felvételi parancsok, 101 - 200 - elbocsátás.

A bizonylatszámozási módot a cég maga választja, a helyi tájékoztatóban feltüntetett módon jogi aktusok. Ha bármilyen változtatás történik, az ott is megjelenik. A számozási módot azonban csak egy új naptári év elejétől módosíthatja.

A főtevékenységre vonatkozó dokumentumok számozottak külön a személyzeti dokumentációtól. Automatikusan be lehet számozni munkaprogram(leggyakrabban 1C) és manuálisan.

A helyes hozzárendeléshez a regisztrációs naplót (nyilvántartási könyvet) használjuk. Tartalmazza a dátumot, a számot, a tartalmat és a megbízást összeállító és aláíró személyek adatait.

Ha a cég munkafolyamata nagy, akkor a számok mellett betűk is vannak az összetételben. Leggyakrabban a különböző megőrzési időtartamú dokumentumokhoz használnak betűjeleket.

A regisztráció a regisztrációs naplóba a szám, dátum és név, illetve az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben a főbb jellemzők megadásával történhet.

A cég választ preferált regisztrációs mód. Egyes esetekben mindkét típust használják. Ez nem kötelező eljárás, de azért hajtják végre biztonság és megbízhatóság.

A regisztrációs napló papíron van összeállítva, és egy táblázatot jelent oszlopnevekkel. Az ilyen folyóirat formáját és tartalmát a jogi személy határozza meg.

A számozás a vállalaton belüli megrendelések típusától függően történik.
Igen, tűnj ki a következő tevékenységeket:

fő;
személyzet által;
közigazgatási és gazdasági.

Fajtatól függően kerül meghatározásra a cég dokumentumkezelő rendszerében elfoglalt hely, számozás, tárolási idő.

Fő tevékenység szerint

Ide tartoznak a megrendelések:

társaság alapításáról;
az állami ütemterv jóváhagyásáról;
a nyaralások vagy üzleti utak menetrendjének jóváhagyásáról;
a szervezet különálló strukturális részlegeinek létrehozásáról;
más vállalkozásokkal való egyesülésekről;
átszervezésről vagy felszámolásról;
a társaság tevékenységéhez kapcsolódó egyéb.

A megrendelések rendszerint a regisztrációs számok hozzárendelésének tárolási időszakától függően oszlanak meg.

A főtevékenységre vonatkozó megrendelések iktatószámmal rendelkeznek, amely számokból és jelekből, vagy csak számokból áll. A betűjeleket főként a személyi rendelések számozására használják.

Személyzet

Ezek a megbízások magukban foglalják a vállalkozás alkalmazottaira vonatkozó teljes dokumentumfolyamatot. Fajták a következő:

a munkaerő-felvételről;
a munkavállaló áthelyezéséről;
a munkavállalói bónuszokról;
a növekedésről;
az elbocsátásról;
fegyelmi eljárásról;
üzleti útról;
edzésről stb.

Más szóval, a vállalat alkalmazottaival kapcsolatos minden intézkedést a személyi nyilvántartások kezelésére vonatkozó utasítások rögzítenek.

Példák és minták

Az alábbiakban példák találhatók a számot tartalmazó dokumentumokra.

Ez a sorrend számokból és jelekből áll. A „02” számok törten keresztül jelzik az osztály számát. számok "17" - sorozatszám az év elejétől.

A következő számokból, jelekből és betűkből áll. Ahol a „15” szám a sorrendben lévő szám, a törten keresztül pedig az „OD” betűjel a tevékenység fő típusa.

És végül a harmadik, amelynek indexe kizárólag a „12” számokból áll.

Ahogy a fentiekben írják, minden dokumentáció rögzítésre kerül és megjelenik a regisztrációs naplóban. A főtevékenységre vonatkozó megrendelések nyilvántartása tartalmazza a megrendelés számát, dátumát, összesítését, a felelős személyre és a kezdeményezőre vonatkozó információkat, valamint a hozzászólások határidejét.

A napló jelzi a töltés kezdetét és a végét is. A végére kerül a kitöltésért felelős személy pecsétje és aláírása. Ezután összefűzik az előzőekhez. Általában a naptári év során összeállítják és használják.

Szabályozási szabályozás

Minden szervezet tevékenysége során kiad és aláír különféle dokumentumokat. Jogalkotásilag nem biztosított általános rendszer a vállalkozáson belüli dokumentumáramlást, valamint a számozási eljárást.

Csak bizonyos állami szervekben szabályozzák az ilyen tevékenységeket a magasabb osztályok meghatározott szolgáltatásokkal kapcsolatos rendelkezései. Ezek közé tartozik: a Szövetségi Adószolgálat, Szövetségi Pénzügyminisztérium, szövetségi szolgálat a munkáról és a foglalkoztatásról és más állami struktúrákról.

A nem állami vállalkozások önállóan alakítják ki a vállalkozásukon belüli okmányforgalom fenntartásának szabályait, amelyet megrendeléssel rögzítenek. De ezek a szabályok nem mondanak ellent a levéltári ügyekről szóló 2004.22.10-i 125-FZ szövetségi törvénnyel, valamint az Orosz Föderáció állami szabványának „Az orosz állami szabvány elfogadásáról és végrehajtásáról” szóló rendeletével. Föderáció" 2003.03.08. sz. 65-FZ és Oroszország Kulturális Minisztériumának rendelete "Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői levéltári dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról, feltüntetve a tárolási időszakok” 2010.08.25-én kelt 558. sz.

Így a vállalkozás dokumentumkezelési rendjét maga a szervezet határozza meg, és rögzíti hivatalos dokumentumokat. A regisztrációs szám hozzárendelésének eljárását a szervezet mérete és alkalmazottainak száma, valamint a teljes vállalkozás dokumentumforgalma alapján választják ki.

Ez az eljárás szükséges mind magának a szervezetnek a dokumentációjának kényelmes használatához, mind a harmadik fél szolgáltatásai általi ellenőrzés gyakorlásához.