Szerkezet dokumentált információ, az alapvető részletek megléte vagy hiánya közvetlen hatással van a jogi státusz dokumentum. Vagyis az iratot szabályszerűen kell elkészíteni, hitelességét tanúsítvánnyal igazolni, azaz a vonatkozó adatokat (okirat típusától függően - aláírás, dátum, dokumentum jóváhagyási bélyegző, pecsétlenyomat stb.) Például a kötelező dátumok hivatalos dokumentumok elkészítése szükséges jogi értékelés az azokban foglalt információkat, valamint az irányító szerv akaratának okiratban történő kifejezésével összefüggésben keletkező, megváltozott vagy megszűnő kapcsolatokat. Ha a dokumentumban szereplő dátum legalább egy nappal eltolódik, ez alapja lehet a tényleges kapcsolat jogellenesnek nyilvánításának, még akkor is, ha az olyan információk alapján alakult ki, amelyek jogi jelentése. különleges módon tanúsítványok hivatalos dokumentum aláírása után az övé nyilatkozat. Ez a követelmény lehetővé teszi a dokumentum kiterjesztését az alárendelt szervekre, tisztviselőkre vagy állampolgárokra.
Elméletben és gyakorlatban vezetői dokumentáció a közelmúltban elkezdték szétválasztani a dokumentum „jogi erő” és „jogi jelentősége” fogalmát. A jelenlegi GOST kifejezések és definíciók az irodai munka és az archiválás területén a dokumentum jogi ereje„egy hivatalos irat tulajdonának tekintendő jogi következményei". Ez azt jelenti, hogy dokumentumokon keresztül végre lehet hajtani a hatóságok és tisztviselők parancsolatát. Ugyanakkor úgy tekintik jogi ereje nem minden dokumentum rendelkezik, hanem csak azok a típusok, amelyek tartalmazzák törvényi előírásokat, ismételt használatra kötelező, és rendszerint szervezetek és magánszemélyek széles köre számára készült. Ide tartoznak mindenekelőtt a jogalkotási és egyéb szabályozási kérdések jogi aktusok.
Ugyanezen GOST szerint „egy dokumentum jogi jelentősége” „egy dokumentum azon tulajdonsága, hogy üzleti tevékenységet vagy személyes eseményeket igazoljon” 1 . Ellentétben a „dokumentum jogi ereje” fogalmával, amely már régóta bekerült a vezetői lexikonba, ez a fogalom viszonylag új. Használatát elsősorban az elektronikus dokumentumok és rendszerek egyre elterjedtebb használatának köszönheti. elektronikus dokumentumkezelés. Az a tény, hogy az elektronikus dokumentumban a megfelelő Elektronikus aláírás bár ez azt jelenti, hogy egy ilyen dokumentumnak van jogereje, azonban nem tény, hogy ez a dokumentum hiteles bizonyíték lehet, ha más hatóságnak vagy személynek bemutatják. Ez a dokumentum csak az elektronikus aláírás ellenőrzése és hitelességének megállapítása után szolgálhat bizonyítékként.
Természetesen a jogi jelentőségű fogalom, fogalom és meghatározás nem csak az elektronikus, hanem a „hagyományos” dokumentumokra is teljes mértékben alkalmazható.
A dokumentum jogi erejéről és jogi jelentőségéről szólva a megfelelő tanúsítvány meglétén kívül még két tényezőt kell figyelembe venni, nevezetesen:
- 1) a dokumentumnak alapulnia kell a hatályos törvények szerint, amely a dokumentumot vitathatatlanná, kötelező érvényűvé teszi azon személyek köre számára, akik cselekményüket erre alapozzák;
- 2) az irat jogi ereje és jelentősége a funkcióktól, jogoktól, kötelezettségektől függ, pl. az irányító szerv vagy tisztségviselő hatásköréből. Más szóval, a hozzá nem értő, illetéktelen személy által kiállított vagy előzetes hozzájárulás nélkül kiállított dokumentum nem minősül jogszerűnek. Például az egyik orosz kormányzó nem sokkal ezelőtt aláírt egy rendeletet a régió több mint 30 jeles lakosának a Munka, Becsület, Vitézség rendjével való kitüntetéséről. Hamar kiderült azonban, hogy a kormányzó túllépte hatáskörét, mivel a régióban kidolgozott és jóváhagyott rend terveit az Orosz Föderáció elnöke mellett működő Heraldikai Bizottság jóváhagyása nélkül készítették el. Ennek eredményeként a kormányzó által aláírt dokumentumnak kezdetben nem volt jogi ereje, és maga a megbízás odaítélésének eljárása illegitimnek bizonyult.
Jogi erő-- a hivatalos dokumentum tulajdona, jelentették neki hatályos jogszabályok, az azt kiadó szerv illetékessége és kialakult rend tervezés. A szükséges adatok hiánya vagy hibás végrehajtása azt eredményezheti, hogy a dokumentum nem lesz jogerős (például nincs aláírás vagy dátum). Ha nem tartalmaz címet a szöveghez vagy megjegyzést a művészről, akkor ez csak bizonyos nehézségekhez vezet a dokumentummal való munka során, de nem befolyásolja annak jogi jelentőségét.
Az okiratok jogerejét biztosító kötelező ismeretanyag:
a szervezet neve (hivatalos) - a dokumentum szerzője;
a dokumentumtípus neve; dokumentum kelte;
regisztrációs szám;
dokumentum jóváhagyási bélyegző;
szöveg; aláírás;
Az aláírás minden irat kötelező kelléke. Az okiratot aláíró tisztviselő felelősséget vállal: az irat hitelességéért; az okirat végrehajtásának (törvénybe vételének) minden lehetséges következményéért. Az aláírási jog bizonyos személyek számára biztosított, és rögzíthető: a vállalkozás alapító okiratában; a vállalkozásról (a szerkezeti egységről) szóló rendeletben; az irodai munkára vonatkozó utasításokban; a munkavállaló munkaköri leírásában; a feladatok elosztásában. A szervezet dokumentumait az igazgató vagy helyettesei írják alá. A dokumentumok szerkezeti felosztások vezetőik írták alá. Számos kérdésben más alkalmazottak, például a vállalkozás vezető szakemberei is aláírási joggal rendelkezhetnek. Az aláírást a dokumentum első példányára helyezik, ha szükséges - a többi példányra, például megállapodás megkötésekor.
A dokumentum kelte a dokumentum egyik legfontosabb adata. A dátum hiánya a dokumentumon érvényteleníti azt.
A pecsét jogilag jelentős kellék, és a legfontosabb (vagy pénzügyi) dokumentumokon a hivatalos személy aláírásának igazolására szolgál.
A pecsét tanúskodik: az okirat valódiságáról, az okiratnak a pecséten megjelölt szervezethez való tartozásáról. A pecsétet azokon a dokumentumokon helyezik el, amelyek közzététele a következőket foglalja magában:
- - bármilyen jogi következmény, például a vállalkozás létrehozása, átszervezése;
- - anyagi következmények, például az átruházás anyagi javak, egy szervezet vagy magánszemély valamihez való jogáról szóló igazolás.
Jóváhagyási bélyegző - egyes dokumentumok csak attól a pillanattól nyernek jogi érvényt, amikor a vezető vagy egy magasabb hatóság jóváhagyja azokat. Az engedélyező bélyegző a hivatalos okirat azon attribútuma, amely normatív ill jogi természetű annak tartalmát. A kötelező jóváhagyás feltétele: alapszabályok, vállalkozásokra (fióktelepekre) vonatkozó szabályzatok; személyzeti asztalok; ellenőrzések, átvételi és átadási aktusok; munkaköri leírások; becslések, üzleti tervek, jelentések stb. P.
A regisztrációs szám az további garancia a dokumentum hitelességét. Azt jelzi, hogy a dokumentum átment a feldolgozás minden szakaszán, nyilvántartásba vették, így a vállalkozás hivatalos dokumentuma. Az elektronikus digitális aláírás az elektronikus dokumentum joghatályának megteremtésére szolgál. Az elektronikus dokumentum csak akkor minősül jogilag jelentősnek, ha az elektronikus dokumentum valódiságának ellenőrzése pozitív. digitális aláírás.
Az elektronikus digitális aláírás (EDS) az elektronikus dokumentum attribútuma, amelyet arra terveztek, hogy megvédje ezt az elektronikus dokumentumot a hamisítástól, és amelyet az információk kriptográfiai átalakítása eredményeként kapnak privát kulcs elektronikus digitális aláírás, és lehetővé teszi az aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosának azonosítását, valamint annak megállapítását, hogy az elektronikus dokumentumban lévő információ nem torzult-e. Az elektronikus dokumentumban szereplő EDS egyenértékű a papíralapú dokumentumban lévő kézzel írt aláírással, a következő feltételekkel:
- - a hitelesítő központ által kiadott aláírási kulcs tanúsítvány az elektronikus dokumentum aláírásának időpontjában érvényes; az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás hitelességét megerősítik;
- - elektronikus digitális aláírást használnak az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott információi szerint. Ennek a technológiának köszönhetően elektronikus dokumentumot kapunk: jogi hatályú; a dokumentum szerzőségének megerősítése; megerősítve, hogy a dokumentumban nincs információ torzítás. Ahhoz, hogy a papíralapú okmány másolata az eredetihez képest jogi ereje legyen, azt az előírt módon hitelesíteni kell. Ebből a célból a „másolat hitelesítésén lévő jel” kellékeket helyezzük el, amely tartalmazza: „Helyes” hitelesítési feliratot; a másolatot hitelesítő személy beosztása; aláírása; a tanúsítás dátuma;
- - nyomtatás (a legfontosabb vagy külső dokumentumokhoz). Az igazolást maga a vállalkozás, vagy szükség esetén közjegyző végzi.
A szabályozó jogszabályoknak megfelelően vagy a felek megállapodása alapján a pecséttel ellátott papíralapú dokumentum elektronikus okirattá alakítva a hivatalos személy elektronikus digitális aláírásával igazolható. A vállalkozások tanúsíthatják:
- - az állampolgárok által munkára, tanulmányokra jelentkezéskor benyújtott dokumentumok másolata;
- - a döntéshez szükséges dokumentumok másolata szociális problémák dolgozók. A vállalkozásnál a másolatokat hitelesíti: a szervezet vezetője; tisztviselő (a személyzeti osztály vezetője).
Az okirat jogi jelentőségének fogalma eredetileg "jogi jelentőség" megfogalmazásban az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek fejlődésével, a létrehozási, tárolási és felhasználási képességgel kapcsolatban jelent meg. elektronikus dokumentumokat egyenértékű a hivatalos papíralapú dokumentumokkal. Ennek a fogalomnak a világos meghatározása nélkül történő használata azonban számos kérdést vet fel mind magának a fogalomnak az értelmezésével, mind pedig a dokumentumkezelés fogalmi alapjában elfoglalt helyének meghatározásával kapcsolatban. Emlékezzünk vissza, hogy a „dokumentum jogi ereje” kifejezés ismerősebb és érthetőbb a legtöbb szakember számára.
A dokumentum jogerő és jogi jelentősége fogalmai a szabályozási keretben
A dokumentum jogi jelentőségének fogalmát (a „dokumentum jogi jelentősége” megfogalmazásban) először az elektronikus digitális aláírásról szóló 2002. január 10-i 1-FZ szövetségi törvény említi, ahol az Art. 4 "Az elektronikus digitális aláírás és a kézzel írott aláírás egyenértékűségének elismerésének feltételei" az alábbiakat állapította meg:
"egy. Az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás egyenértékű a papíralapú dokumentumban lévő kézzel írott aláírással, az alábbi feltételekkel:
az ehhez az elektronikus digitális aláíráshoz kapcsolódó aláírási kulcs-tanúsítvány nem veszítette el érvényességét (érvényességét) az ellenőrzés időpontjában vagy az elektronikus dokumentum aláírásakor, ha az aláírás időpontját meghatározó bizonyíték van;
- az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás hitelességét megerősítik;
- Az elektronikus digitális aláírás felhasználása az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott információk szerint történik.
2. Egy információs rendszer résztvevője egyidejűleg tetszőleges számú aláírási kulcs tanúsítvány tulajdonosa lehet. Az elektronikus digitális aláírással ellátott elektronikus dokumentum ugyanakkor jogi jelentőséggel bír az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott kapcsolatok megvalósításában.
Figyelemre méltó, hogy a cikk tartalmából az következik, hogy az elektronikus dokumentum elektronikus aláírással történő hitelesítése önmagában nem jelenti azt, hogy az irat jogi jelentőséggel bír; csak akkor szerzi meg, ha van valamilyen további feltétel, nevezetesen: az elektronikus aláírással ellátott dokumentum csak az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott kapcsolatok megvalósítására szolgál.
Hasonló rendelkezést tartalmaz az aláírási kulcs tanúsítvánnyal szemben támasztott követelményeket rögzítő törvénycikk: a tanúsítványnak információt kell tartalmaznia arról, hogy az elektronikus digitális aláírással ellátott elektronikus dokumentum milyen összefüggések megvalósításában lesz jogi jelentőséggel bír.
Az elektronikus digitális aláírásról szóló, 2002. január 10-én kelt 1-FZ szövetségi törvény 2012. július 1-ig érvényes. Vannak hasonló vagy hasonló rendelkezések a már elfogadott és hatályos 63-FZ 2011. június 4-i, „Az elektronikus aláírásról” szóló szövetségi törvényben? A törvény szövegének elemzése azt mutatja, hogy az új törvény nem tartalmazza az „okirat jogi értéke” vagy az „okirat jogi jelentősége” fogalmakat, hanem az „okirat jogi ereje” fogalmát használják.
Különösen az Art. 4 „Elektronikus aláírás használatának elvei”, egyik alapelve az „elektronikus aláírás és (vagy) az általa aláírt elektronikus dokumentum felismerésének megengedhetetlensége” elve. semmis csak azon az alapon, hogy az ilyen elektronikus aláírást nem saját kezűleg hozták létre, hanem elektronikus aláírási eszközökkel az elektronikus aláírások automatikus létrehozására és (vagy) automatikus ellenőrzésére. tájékoztatási rendszer».
Vegye figyelembe, hogy be ez az eset semmilyen további olyan feltételt vagy követelményt nem támasztanak, amelyek megléte esetén az elektronikus dokumentumot jogilag érvényesnek kell tekinteni, kivéve az elektronikus aláírás meglétét.
Egy másik törvénycikkben (7. cikk „A normáknak megfelelően létrehozott elektronikus aláírások elismerése külföldi jogÉs nemzetközi szabványok”) kerül megállapításra: „Elektronikus aláírás és az általa aláírt elektronikus dokumentum nem tekinthető semmis csak azon az alapon, hogy az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát a külföldi jog normái szerint állították ki. És ebben az esetben a dokumentum jogi erejéről beszélünk, és a dokumentum jogi ereje az elektronikus aláírás meglétéhez kapcsolódik.
Így azt látjuk, hogy egy esetben (2002. évi törvény az elektronikus digitális aláírásról) ezt a fogalmat használják. jogi jelentősége dokumentumban, egy másikban (2011. évi "Az elektronikus aláírásról szóló törvény") - a dokumentum jogi erejének fogalma.
Meg kell jegyezni, hogy a dokumentum jogi erejének fogalma egy régóta létező és minden szakember számára ismert fogalom, amelynek jelentését a GOST R 51141-98 * GOST R 51141-98 határozza meg. Irodai munka és archiválás. Fogalmak, fogalommeghatározások: "az okirat jogereje a közokiratnak a hatályos jogszabályok, az azt kiállító szerv hatásköre, valamint a nyilvántartásba vételre megállapított eljárási rend által közölt tulajdonsága."
Az irat jogi jelentőségének (jelentőségének) fogalma viszonylag új, az elmúlt 5-10 évben elterjedt fogalom. Megjegyzendő, hogy ez a fogalom egyrészt általában nem egy dokumentumra, hanem egy elektronikus dokumentumra vonatkozik, másrészt ezzel a fogalommal együtt a „jogilag jelentős elektronikus dokumentumkezelés” fogalma is. használt (ezt a koncepciót széles körben alkalmazzák az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek fejlesztői és e rendszerek felhasználói egyaránt).
Ha a jogi erő fogalma rendelkezik szabvány által megállapított definíció, akkor az irat jogi jelentőségének fogalma (dokumentumfolyam) nem rendelkezik ilyen definícióval, ami természetesen bizonyos nehézségeket okoz e fogalmak használatában. Gyakran még a szakirodalomban is szinonimákként használják ezeket a fogalmakat. így van?
A dokumentum jogi ereje
Ahogy a fenti definícióból következik ezt a koncepciót, a GOST R 51141-98-ban rögzített, akkor lehet azt mondani, hogy az okirat jogerős, ha az okirat három követelménynek eleget tesz: megfelel a jogszabályoknak, megfelelő felhatalmazással rendelkező szerv (személy) állítja ki, a dokumentumnak megfelelően készült. megállapított szabályokat. Ha a dokumentum a fenti követelmények mindegyikének megfelel, akkor jogerős, vagyis a benne rögzített objektív valóságra vonatkozó információ valós megerősítése.
Fontos tudni!
Jogerővel rendelkező okirat olyan okirat, amely bizonyos jogkövetkezményeket generálhat.
Annak ellenére, hogy a jogi erő fogalmának van egy definíciója a szabványban, ennek a fogalomnak a természetét gyakorlatilag nem tanulmányozzák, ami természetesen nem ad egyértelműséget, hanem éppen ellenkezőleg. egész sor kérdéseket.
Mindenekelőtt pontosításra szorul a „jogi erő” fogalmának meghatározásában szereplő megfogalmazás: „egy hivatalos okirat tulajdona, amelyet a hatályos jogszabályok közölnek vele...”. Mit kell érteni a dokumentum ezen tulajdonsága alatt, amelyet jogszabály közöl vele, és mindig támaszkodhatunk-e a dokumentum megalkotásakor a jogszabályokban rögzített normákra? Ismeretes, hogy in egyedi esetek a jogszabályok csak arra utalnak, hogy bizonyos helyzetekben dokumentációra van szükség, anélkül, hogy meghatároznák, milyen típusú dokumentumot kell készíteni ebben a helyzetben, és nem határoznak meg követelményeket a dokumentum tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Sok ilyen rendelkezés létezik, például a Munka Törvénykönyve Orosz Föderáció. Íme néhány példa:
„A munkavállaló írásbeli hozzájárulásával megbízható a munkaszerződésben meghatározott munkavégzés mellett a munkanap (műszak) megállapított időtartama alatti teljesítésével, kiegészítő munka más vagy ugyanabban a szakmában (beosztásban) pótdíj ellenében ... "(60.2. cikk).
„A munkavállalónak joga van a pótmunka végzését idő előtt megtagadni, a munkáltatónak pedig joga van az idő előtti elvégzésre vonatkozó megbízást törölni, ha erre a másik felet a írás legkésőbb három munkanapon belül(uo.).
„Olyan személy kérésére, akitől megtagadták az őrizetbe vételt munkaszerződés, a munkáltató köteles az elutasítás okát írásban közölni.(64. cikk).
Az „írásbeli hozzájárulással”, „írásban” és más hasonló megfogalmazások csak azt mondják, hogy dokumentálni kell a helyzetet, de nem határozza meg a készülő dokumentum típusát.
Ugyanakkor a jogszabályokban nagyon sok olyan norma található, amely meghatározza a készülő dokumentum típusát, és bizonyos esetekben követelményeket fogalmaz meg az irat tartalmára és kialakítására vonatkozóan. Mondjunk csak egy példát: a részvénytársaságokról szóló, 1995. december 26-i 208-FZ szövetségi törvény nemcsak azokat a dokumentumokat sorolja fel, amelyeknek tükrözniük kell a vezető testületek tevékenységét. Részvénytársaság, hanem egy sor követelményrendszert is megállapít ezen dokumentumok összeállításának és feldolgozásának eljárására, azok tartalmára vonatkozóan, például:
„63. cikk. Jegyzőkönyv Általános találkozó részvényesek
(1) A közgyűlési jegyzőkönyvet legkésőbb a közgyűlés berekesztését követő 15 napon belül két példányban kell elkészíteni. Mindkét példányt a közgyűlés elnöke és a közgyűlés titkára írja alá.
2. A közgyűlési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni:
- a részvényesek közgyűlésének helye és ideje;
- a részvényesek – a társaság szavazati joggal rendelkező részvényeinek tulajdonosai – által birtokolt összes szavazat száma;
- a közgyűlésen részt vevő részvényesek szavazatainak száma;
- az ülés elnöke (elnöksége) és titkára, az ülés napirendje.
A társaság közgyűlési jegyzőkönyvének tartalmaznia kell a felszólalások főbb rendelkezéseit, a szavazásra bocsátott kérdéseket és az azokra vonatkozó szavazási eredményeket, a közgyűlésen hozott határozatokat.
éppoly világos és bizonyos normák törvényben foglaltak és más dokumentumokkal kapcsolatban.
A fenti példák azt mutatják, hogy a hatályos jogszabályok által a dokumentumokkal szemben támasztott követelmények egyaránt megfogalmazhatók a helyzet kötelező dokumentálására vonatkozó követelményként (anélkül, hogy meghatároznák az okmány típusát, a tervezési jellemzőket és a tartalmi követelményeket), valamint egyértelmű szabályokként, amelyek meghatározzák a dokumentum típusát. dokumentum (okmányfajták), összeállításának, esetenként lebonyolításának menete.
Figyelembe véve a „jogerő” fogalmának lényegét, meg kell jegyeznünk még egy ezzel a fogalommal kapcsolatos bizonytalanságot: szükséges-e mindhárom feltétel fennállása ahhoz, hogy egy okirat jogilag érvényes legyen (értsd: a definícióban kiemelt jellemzőket: törvény, illetékes szerv vagy személy, nyilvántartási szabályok betartása). Köztudott, hogy a jogszabályok messze nem minden dokumentumról írnak elő követelményeket: van nagyszámú olyan iratfajták és fajták, amelyekre vonatkozóan a jogszabály nem állapít meg normát, és csak a hagyomány (dokumentációs gyakorlat) vagy a felek megegyezése alapján meghatározott szabályokról beszélhetünk.
A felek megállapodása elvének alkalmazását a dokumentálás során kifejezetten előírja a 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény „Az információkról, információs technológiaés az információ védelméről” (1. cikk, 11. cikk): „Az Orosz Föderáció jogszabályai vagy a felek megállapodása alapján követelményeket állapíthatnak meg az információk dokumentálására.” Így a törvény lehetőséget ad az információcsere felei által elfogadott szabályok alkalmazására a dokumentálás során.
Az "okirat jogereje" fogalmának (az azt kiállító szerv hatásköre és a nyilvántartásba vételre megállapított eljárási rend szerint vele közölt közokirat tulajdonsága) fogalmának meghatározásában kiemelt két másik jel nem vet fel. kétségek. Az okiratot kiállító (aláíró, jóváhagyó) szerv (tisztviselő) hatáskörét az érintett szervnek vagy személynek adott, szervezeti, jogi, igazgatási vagy egyéb dokumentumokban, például meghatalmazásban rögzített jogosítványok határozzák meg.
A vezető testületek (közgyűlés, igazgatóság, felügyelő bizottság), az ügyvezetői és adminisztratív feladatokat ellátó szervezet vezetőjének hatáskörét a szervezet alapszabálya vagy a szervezetre vonatkozó szabályzat határozza meg. Az egyéb tisztségviselők hatáskörét a vezető felhatalmazásról (aláírási jogról) szóló rendelete, a szervezetvezető által adott meghatalmazások, valamint a felosztási szabályzatok, munkaköri leírások állapítják meg.
Ha a tisztviselő egy dokumentum aláírásakor vagy jóváhagyásakor túllépte a neki biztosított jogosítványokat, az iratnak nincs jogereje és érvénytelen.
Az utolsó feltétel, hogy egy dokumentum jogilag érvényes legyen, a megfelelés kialakult rend regisztráció vagy az okmány megállapított formája. De ha az okirat tartalmára és kivitelezésére vonatkozó követelményeket törvény vagy más szabályozó jogszabály állapítja meg, akkor az első követelmény betartásával egyidejűleg teljesítjük az utolsó feltételt is, amely az irat jogerő adásához szükséges - a nyilvántartási szabályainak betartását. . Másik dolog, ha a jogszabályban nincsenek ilyen szabályok: akkor azokat helyi szabályzatban (szabályok, előírások, utasítások) állapítják meg, vagy az információcserében részt vevő felek egyetértésével fogadják el.
Van egy másik körülmény is, amely szintén mérlegelést igényel az „okirat jogereje” fogalmával kapcsolatban. A jogtudomány képviselői a dokumentum jogi erejének fogalmát csak a dokumentumok egy bizonyos kategóriájával - jogalkotási és egyéb szabályozási jogi aktusokkal - társítják. Példaként idézzük a következő ítéletet: „Normatív aktus helyett in jogi keretrendszer jelzi annak jogi erejét - a cselekmény azon tulajdonságát, hogy bizonyos jogkövetkezményeket generáljon. A jogi aktus jogereje attól függ, hogy a törvényt kibocsátó szerv milyen pozícióban van az állami szervek rendszerében és milyen hatáskörrel rendelkezik ”(Antipova TV Szabályozó jogi aktusok alkalmazási szabályai // Jog és Közgazdaságtan. 2004. 11. sz. 201). 4. o.)
Következésképpen a szövetségi törvény nagyobb jogi erővel rendelkezik, mint az Orosz Föderáció alanya joga, az Orosz Föderáció kormányának rendelete pedig nagyobb, mint a szövetségi szerv határozata. végrehajtó hatalom. Az Orosz Föderáció alkotmánya rendelkezik a legmagasabb jogi erővel.
Világos, hogy amikor normatívra gondolunk jogi keretrendszer, amelynek hierarchikus felépítése valójában a tekintélyi hierarchiát tükrözi, a cselekmény jogerejének fogalma valóban elnyer egy másik nagyon fontos és egészen sajátos tulajdonságot: a cselekmény erejét.
A törvénynek ez a tulajdonsága különösen abban nyilvánul meg, hogy ha ugyanazt a kérdést különböző szabályozási jogi aktusok szabályozzák, akkor a hatósági hierarchiában magasabb helyet elfoglaló szerv által kibocsátott aktus normája, azaz az aktus. magasabb helyet foglal el a cselekmények hierarchiájában, és ennek megfelelően magasabb jogi erővel rendelkezik.
Az a vita, hogy jogos-e jogerőt csak normatív jogi aktusokhoz kötni, mélyebb vizsgálatra szoruló kérdés.
Ha ezt az álláspontot elfogadjuk, akkor annak a szervezetnek a rendje, amely bármely dokumentumot (szabályzatot, szabályzatot, utasítást) jóváhagy, bizonyos jogi ereje van, mivel a normatív jogi aktusok kategóriájába tartozik, és a szervezet rendje, amely konkrét utasításokat kap, nincs jogi ereje, mert nem normatív.
Ha elfogadjuk azt az álláspontot, hogy az okirat jogereje az okirat olyan tulajdonsága, amely bizonyos jogkövetkezményeket eredményez, akkor álláspontunk szerint jogellenes ezt a tulajdonságot csak normatív jogi aktusokhoz társítani. Véleményünk szerint számos olyan dokumentum generálhat jogkövetkezményt, amely nem tartozik a normatív jogi aktusok körébe, feltéve, hogy azokat a fent tárgyalt szabályok betartásával teszik közzé.
Egy egyszerű példa: a felek által aláírt bármely szerződés jogkövetkezményeket von maga után, mind a teljesítés, mind a nemteljesítés esetén (természetesen minden esetben eltérőek lesznek). A tárgyalások során létrejött és a felek által aláírt jegyzőkönyvben rögzített megállapodások is jogkövetkezményeket vonnak maguk után. Ajánlatlevél ( ajánlat) is jogkövetkezményekhez vezethet.
Természetesen az okirat típusától és a dokumentált helyzettől függően ezeknek a következményeknek a mértéke (minősége) eltérhet a kötelezettségtől vagy az elkövetési jogtól. bizonyos cselekvéseket ban megoldott következményekre bírói végzés. Még a magánszemély okirata, például az állampolgár hatósághoz intézett fellebbezése is jogkövetkezményeket von maga után, hiszen a hatályos jogszabályok szerint minden fellebbezést el kell vizsgálni, és minden fellebbezést érdemben kell megválaszolni. és ez ebben az esetben is jogkövetkezmény.
Milyen pozícióból nem közelítenénk meg egy dokumentum jogi erejének fogalmát, és bárhogyan is tárulnak fel előttünk ennek a fogalomnak milyen, még feltáratlan aspektusai, egy dolog világos: a jogi erő az, ami az okiratra jellemző. magát a dokumentumot.
Egy megjegyzésben!
Az okirat vagy rendelkezik jogerővel, vagy nincs, ez utóbbi esetben az okirat nem vonhat maga után jogkövetkezményt.
Például, ha a szervezet helyettes vezetője a 2011. június 01-től június 15-ig terjedő időszakban megbízott főigazgató kinevezéséről szóló rendeletben foglaltaknak megfelelően főigazgatóként járt el, az általa június 16-án kiadott rendelet , 2011, azaz a főigazgató szabadulása után az üdülési igazgató semmissé válik, mivel 2011. június 15-én megszűnt az vezérigazgató-helyettest megbízási jogkörrel ruházó felhatalmazás.
Az elektronikus dokumentum jogi jelentősége
Annak érdekében, hogy megértsük, mi az "elektronikus dokumentum jogi jelentősége", tegyük fel magunknak a kérdést, hogy miért pont akkor merült fel ez a fogalom, amikor elkezdtünk aktívan dolgozni az elektronikus dokumentumokkal, és mikor vált lehetővé az elektronikus dokumentum elektronikus aláírással történő hitelesítése, és ennek megfelelően. , a papírmentes munkafolyamatra való átállás előfeltételei, azaz bizonyos esetekben a papíralapú dokumentum kizárása az információcseréből. Miért boldogulhattunk a papíralapú dokumentumok kezelésekor az „okirat jogi ereje” fogalmával, és ez nekünk elég volt? Nyilvánvaló, hogy erre a kérdésre a válasz abban rejlik, hogy a papíron lévő dokumentum egy független fizikai objektum, amely felett közvetlenül gyakorolhatunk ellenőrzést, nyomon követve ennek az objektumnak a mozgását az előkészítés vagy a végrehajtás folyamatában.
Természetesen a papíralapú dokumentum önmagában nem létezik: az elkészítése során más dokumentumokhoz (például e dokumentum megjelenését kezdeményező, vagy megjelenésének alapjául szolgáló dokumentumokhoz, korábban elkészített projektekhez) társítható. stb.); a dokumentum elkészítését vagy közzétételét követően más dokumentumkezelő rendszerbe helyezve, tokban elhelyezve a dokumentumalap részévé válhat, de mindenesetre a papíralapú dokumentum egy általunk vizuálisan észlelt és ellenőrzött tárgy.
A dokumentációt végző alany (a dokumentum szerzője) és maga a dokumentum közötti kapcsolat jelen esetben grafikusan az alábbiak szerint ábrázolható:
Egészen más helyzet alakul ki az elektronikus dokumentum esetében, hiszen az elektronikus dokumentum információs rendszer segítségével jön létre, egyik információs rendszerből a másikba kerül, információs rendszerben tárolódik, azaz annak teljes időtartama alatt létezik. életciklus az információs rendszerben - elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS). Vizuálisan egy elektronikus dokumentumot az ember által olvasható formában való bemutatásán keresztül, mint videogramot a monitor képernyőjén, vagy mint a papírra nyomtatott képet érzékelünk. A dokumentum ellenőrzését annak fennállásának teljes időtartama alatt az EDMS végzi. Ebben a tekintetben az elektronikus dokumentum szerzője és maga a dokumentum közötti kapcsolat másként néz ki:
Az a tény, hogy az elektronikus dokumentum meglétét információs rendszer - EDMS - biztosítja, és egy személy közvetlenül nem kezelhet elektronikus dokumentumot, mivel korábban papír alapon kezelt dokumentumot, számos további kérdést vet fel, amelyek megoldása szükséges az elektronikus dokumentumok helyének meghatározása a társadalmi kommunikáció rendszerében, és különösen az elektronikus dokumentum hivatalos dokumentuma státuszának elismerése, és ami a legfontosabb, az elektronikus dokumentumok bizonyítékként való felhasználásának lehetősége, beleértve a bíróságot is.
Az Egyesült Nemzetek Szervezete Európai Gazdasági Bizottságában az együttműködési képességre vonatkozó ajánlásokat írt alá digitális dokumentumok(37. sz. ajánlás: Recommendation on the Interoperability of Signed Digital Documents / UNECE, 2010. 18. o.) hangsúlyozza, hogy sok hasonlóság van a digitális és a papíralapú dokumentumok között, de számos lényeges különbség is van köztük, különösen „Az aláírt papíralapú dokumentumok főszabály szerint az aláíró kézírásos aláírását tartalmazzák, míg az elektronikus dokumentum alatti digitális aláírásnak nincs grafikus formája. Általában csak egy számítógépes program képes a digitális aláírás ellenőrzéséhez szükséges összetett matematikai számítások elvégzésére.”
Hazánkban az elektronikus aláírás jogi szabályozását az elektronikus aláírásról szóló, 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvény határozza meg, amely (6. cikk) meghatározza az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok elismerésének feltételeit. egyenértékű az aláírt papíralapú dokumentumokkal kézzel írt aláírás. Ezek a feltételek attól függően változnak, hogy a dokumentumot milyen elektronikus aláírással írták alá, és a következők:
"egy. Információk be elektronikus formában minősített elektronikus aláírással aláírt, a kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül, kivéve, ha szövetségi törvények vagy az ezekkel összhangban elfogadott szabályozási jogi aktusok előírják, hogy a dokumentumot kizárólag papír alapon kell elkészíteni.
2. Az elektronikus formátumú, egyszerű elektronikus aláírással vagy minősítés nélküli elektronikus aláírással aláírt információ a kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül, a szövetségi törvények, a rendelettel összhangban elfogadott szabályozási jogi aktusok által megállapított esetekben. vagy a résztvevők közötti megállapodás elektronikus interakció. Azoknak a szabályozási jogszabályoknak és az elektronikus interakció résztvevői közötti megállapodásoknak, amelyek megállapítják, hogy a minősítés nélküli elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumokat egyenértékűnek kell tekinteni a kézzel írt aláírással aláírt papíralapú dokumentumokkal, rendelkezniük kell az elektronikus aláírás ellenőrzésének eljárásáról...".
Ezenkívül a törvény (11. cikk) eljárást ír elő a minősített elektronikus aláírás elismerésére, amely számos feltételt tartalmaz, amelyek közül az egyik a tulajdonos általi tulajdonjog-igazolás pozitív eredménye. minősített tanúsítvány minősített elektronikus aláírás, amellyel az elektronikus dokumentumot aláírják, és az aláírást követően a dokumentumon végzett változtatások hiánya megerősítést nyer.
A törvény fenti rendelkezéseiből következik, hogy az elektronikus aláírások egyik vagy másik típusának elektronikus dokumentumok aláírására való felhasználásának lehetőségét jogszabályi aktusokkal vagy a felek megállapodásával kell megteremteni (minősítés nélküli vagy egyszerű elektronikus aláírás használata esetén). aláírás), valamint az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum kézhezvételekor ellenőrzési eljárás szükséges, amelynek meg kell erősítenie (vagy nem kell megerősítenie), hogy a minősített tanúsítvány tulajdonosa minősített elektronikus aláírással rendelkezik, és nincs-e torzulás a tanúsítványban. aláírt elektronikus dokumentum.
Képzelje el a helyzetet: létrehoztunk egy belső elektronikus dokumentumot, amelyet minősítés nélküli vagy egyszerű elektronikus aláírással írtunk alá (a szervezet által meghatározott eljárás szerint), ezért jogunk van tekinteni, hogy ez az elektronikus dokumentum jogerős. Ha ugyanazt az elektronikus dokumentumot kell átadni az ügyfélnek, vagy bizonyítékként kell bemutatni a bíróságnak, akkor számos további intézkedést kell tennünk: vagy minősített aláírással aláírjuk a dokumentumot, ha rendelkezünk elektronikus aláírással az adott kapcsolattípusra. végrehajtása, vagy a felek közötti használati jogot biztosító megállapodás vezérli ezt a fajt elektronikus aláírás a dokumentumok cseréjekor (ha van ilyen megállapodás), vagy (ha arról beszélünk, törvényszéki bizonyíték) képviselik a belsőt normatív dokumentum, amely megállapítja az ilyen típusú elektronikus dokumentumok aláírásának eljárását, és megerősíti, hogy a dokumentum jogerős. És csak akkor tekinthető jogilag jelentős dokumentumnak, ha a dokumentum minden fennálló feltételnek eleget tesz.
Így az elektronikus dokumentummal kapcsolatban el kell ismerni, hogy az elektronikus irat meghatározott típusú elektronikus aláírással történő aláírásának ténye azt jelenti, hogy ez az okirat jogerős, de ez nem jelenti azt, hogy ez az okirat hiteles bizonyíték lehet, ha dokumentumot be kell mutatni a szerződő félnek vagy más szervnek vagy személynek. Lehetséges azt mondani, hogy ez a dokumentum bizonyítékként szolgálhat, legalábbis az elektronikus aláírás ellenőrzése és pozitív eredmény elérése után, és esetleg további további intézkedések megtétele, például a felek által kötött megállapodás benyújtása után. az információcsere.
A fentiekből arra következtethetünk, hogy a jogilag jelentős okirat olyan dokumentum, amely üzleti vagy egyéb tevékenység bizonyítékaként (megerősítéseként) szolgálhat, vagyis olyan dokumentum, amelynek tartalma valódinak tekinthető. Miért nem használtuk a jogi jelentőség fogalmát, amikor papíralapú dokumentumokkal dolgoztunk? A válasz kézenfekvő: minden olyan papíralapú dokumentum, amely jogi erővel bír, egyben jogilag is jelentős dokumentum. Természetesen a papíralapú dokumentumokkal való munka során felmerültek olyan helyzetek, amelyek megkövetelték az irat valódiságának ellenőrzését, ezért ebben az esetben pozitív eredménnyel lehet azt mondani, hogy az okirat jogilag jelentős, vagy ha az okirat hitelessége nem erősíti meg, hogy az okirat nem jogilag jelentős okirat, hanem hamisított, hamis okirat. Számunkra úgy tűnik, hogy a papíralapú dokumentumokkal kapcsolatban az „eredeti dokumentum” fogalma (vagyis olyan dokumentum, amelynek szerzőjére, keletkezésének idejére és helyére vonatkozó, magában a dokumentumban foglalt vagy más módon azonosított információ) megerősíti. eredetének megbízhatósága (GOST R 51141 -98 Nyilvántartás és archiválás.Kifejezések és meghatározások) és a "jogilag jelentős dokumentum" szinonimának tekinthető.
Befejezésül térjünk át a GOST R ISO 15489-1-2007-re (Lásd: GOST R ISO 15489-1-2007. Tájékoztatási, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentumkezelés. Általános követelmények), amely követelményeket állapít meg az elektronikus dokumentumokra vonatkozóan. A szabvány rögzíti (7. szakasz, 7.2.1.–7.2.5. pont), hogy a dokumentumkezelési szabályzatoknak, eljárásoknak és gyakorlatoknak biztosítaniuk kell olyan valódi dokumentumok létrehozását, amelyek rendelkeznek bizonyos jellemzőkkel, nevezetesen: hitelesség, integritás, megbízhatóság, alkalmasság. használd.
A GOST R ISO 15489-1-2007 szerint egy dokumentum akkor hiteles, ha megfelel a megállapított szabályoknak, arra felhatalmazott személy készítette vagy küldte, a dokumentumban megjelölt időpontban jött létre vagy küldték el. Hiteles dokumentum az, amelynek tartalma a megerősítendő ügyletek, tevékenységek vagy tények teljes és pontos ábrázolásának tekinthető, és amely a későbbi tranzakciókban vagy tevékenységekben megbízható. A dokumentum integritását annak teljessége és megváltoztathatatlansága határozza meg.
A dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében a dokumentum bármely módosítását a megállapított szabályoknak és eljárásoknak megfelelően engedélyezni kell. Minden engedélyezett változtatást rögzíteni és ellenőrizni kell.
Használható dokumentum az, amely megtalálható (értsd: információs rendszerben), reprodukálható és értelmezhető. Reprodukáláskor meg kell őrizni a dokumentumok közötti kapcsolatokat, rögzítve a műveletek sorrendjét, az üzleti tevékenységgel vagy műveletekkel való kapcsolatokat, amelyekben ezeket a dokumentumokat létrehozták és felhasználták.
A szabványban megfogalmazott követelmények, amelyeknek az elektronikus dokumentumoknak meg kell felelniük, nem kapcsolódnak közvetlenül a dokumentum jogi erejéhez (amint azt már megjegyeztük, a jogi erő megadásához a dokumentumot alá kell írni felhatalmazott szerv(személy által) megállapított típusú elektronikus aláírás), de a legközvetlenebbül kapcsolódnak az elektronikus irat jogi jelentőségéhez, hiszen jogilag csak az a hiteles, megbízható, hiánytalan és használatra alkalmas elektronikus dokumentum tekinthető.
V F. Jankova, helyettes A VNIIDAD igazgatója, Ph.D. ist. Tudományok
A dokumentum az információhordozó. Minden kezelési dokumentum információhordozó, amelyet gyűjtésére, elemzésére, vezetői döntések kidolgozására, meghozatalára, közvetlen végrehajtók, érdekelt szervezetek vagy állampolgárok felé történő közlésére használnak. Az ügyintézési dokumentumokkal szemben támasztott fő követelmény az alakiság, a megbízhatóság, az objektivitás. Ez a követelmény akkor érvényesül, ha a dokumentum jogi erővel rendelkezik, vagyis az a feltétel, amely mellett a dokumentum információi felhasználhatók az irányítás területén anélkül, hogy kétségbe vonnák annak megbízhatóságát bármely tevékenység végrehajtásához. Jelenleg az okirat vitathatatlanságát, kötelező jellegét az „okirat jogereje” fogalma is meghatározza.
Az irányítási tevékenység szempontjából kiemelten fontos az okiratok jogi ereje, hiszen a bennük foglalt információk bizonyítására szolgálnak, és a jognyilatkozat egyik formáját jelentik. Az irat jogereje alatt a jogszabályon alapuló vitathatatlanságot és tekintélyt értjük. A dokumentum jogi ereje kötelező jelleggel jár a címzettek, illetve a menedzsmentben résztvevők köre (kormányzati szervek, szervezeti egységeik, állami szervezetek, tisztviselők, köztisztviselők és állampolgárok), akik a jelen dokumentumban foglaltak szerint irányulnak és tevékenységüket arra alapozzák, vagy attól tartózkodnak.
Egyes dokumentumok, például a szövetségi képviseleti és végrehajtó hatóságok jogi aktusai, bírósági, ügyészségi, közjegyzői és választottbírósági jogi aktusok, szerződéses dokumentációk kezdetben jogi funkciót töltenek be, jogi normákat és jogviszonyokat megállapítanak, megszilárdítanak, módosítanak vagy megszüntetnek. Egyéb okiratok akkor ruháznak fel jogi funkciót, ha bizonyítékként használják fel a bíróságon, a nyomozó- és ügyészségen, a közjegyzőkön, a választottbíróságon stb. Vezetői tevékenységben az okirat jogereje biztosítja annak hivatalosságát a munkavállalók számára, mint adott vezetői rendszer, ill. minden más szerkezet, amellyel összekapcsolódik.
A dokumentum jogi ereje- ez egy olyan ingatlan, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kiadó szerv hatásköre és a nyilvántartásba vétel megállapított rendje közöl vele.
Ebből a meghatározásból az következik, hogy az okiratot kiállító vezető szerv vagy tisztségviselő köteles:
Elkészítésénél tartsa be a hatályos jogszabályokat;
Dokumentumokat csak saját hatáskörükön belül publikálnak;
Betartani a dokumentumok elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó, mindenkor hatályos nemzeti szabályokat.
Így az okirat jogi erejét az irat tartalma és formája egyaránt meghatározza. Bizonyos típusú dokumentumok esetében a hatályos nyilvántartási szabályok a jogi erejüket igazoló részletekre vonatkozó követelményeket dolgoztak ki.
Hogy a dokumentumot legális erőkre van szükség. kellékek:
a dokumentum típusának neve;
Dokumentum kelte;
Reg. dokumentum szám;
Aláírás;
jóváhagyó bélyegző;
jóváhagyás aláírása;
Az elektronikus dokumentumok hitelesítési eljárását meghatározó jogalkotási aktusok .
Tehát az elektronikus dokumentum jogi ereje adott:
Kötelező adatok;
Az alkotó tekintélyének megerősítése;
Fogalmazás szükséges részleteket az alábbi szabályzatok határozzák meg:
Szövetségi törvények:
F Z "Az információról, az informatizálásról és az információ védelméről". Nemcsak az információs terület legfontosabb fogalmairól ad definíciókat, hanem meghatározza az inf-ció védelmének, valamint az inf-ció veszélyének céljait is. Ez a törvény a dokumentumot az információ információba való felvételének előfeltételeként határozza meg. erőforrások. A törvénynek megfelelően, legális egy automata géppel tárolt, feldolgozott és továbbított dokumentum ereje. információ és a távközlés. rendszerek, elektr. aláírás.
BAN BEN Az Orosz Föderáció törvénye a kommunikációról"Az elektronikus dokumentáció és az elektronikus dokumentumokkal való munka megszervezésének kérdései részben tükröződtek. A törvény kimondja, hogy a társadalom fejlődésének és az állam tevékenységének legfontosabb feltétele a stabil és minőségi kommunikáció kialakítása és fenntartása. A kommunikációs eszközök a számítástechnikai eszközökkel együtt képezik az információgyűjtés, -feldolgozás, -gyűjtés és -terjesztés folyamatának biztosításának technikai alapját.
Az Orosz Föderáció törvénye „Onállapot titok" további 2 fogalom meghatározását ismertette a témakör problematikájával kapcsolatban: a titkos információ védelmének módszereiről és eszközeiről; az államtitok védelmével kapcsolatos állami programokról és intézkedésekről.
A törvény szabályozza az információvédelmi alrendszert is magában foglaló integrált automatizált irodai rendszerek (IASD) forgalmazásával foglalkozó szervezetek tevékenységét. E munkák elvégzésére engedélyt adnak ki a szervezet és az állam speciális vizsgálatának eredménye alapján. az információvédelemért felelős vezetőinek minősítése, és a szervezetnek számos követelménynek kell megfelelnie.
Szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" azt mondja, hogy elektr. Doc-you az Arkh-nak tulajdonítható. az Orosz Föderáció alapja. Azonban az előírások ar-x. Az osztályok csak a legáltalánosabb értelemben kapcsolódnak a tárolásra történő fogadás, az elektronok biztonságának biztosításához, elszámolásához és leírásához. doki. Az elektronikus dokumentumok létrehozásának és felhasználásának kérdéseit néhány más osztály önállóan oldja meg.
Elektron létrehozása. a kormányok valójában a szövetségi célprogram „Electron. Oroszország”, amellyel kapcsolatban a program egyes rendelkezései az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésére irányulnak.
rendeletek szövetségi szervek végrehajtó hatalom és GOST-ok:
Az oroszországi Goskomstat, 2004.01.05. N 1 „Jóváhagyásról egységes formák elsődleges számviteli dokumentáció a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére";
GOST R 6.30-2003"Egységes rendszerek dokumentáció. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Az okmányok elkészítésének követelményei, amelyek alapján az okiratokat elkészítik.
Elektronikus dokumentumokhoz GOST 6.10.4-84 "Egységes dokumentációs rendszerek. Gépi hordozón lévő iratok és számítástechnikai eszközzel készített gépgramm jogerő adása. Alapvető rendelkezések". Ez a szabvány előírja az elektronikus dokumentum jogerőt adó adatok összetételére és tartalmára vonatkozó követelményeket, valamint meghatározza azok módosításának eljárási rendjét.
Elektronikus üzenetekhez - GOST R 53898-2010 „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Dokumentumkezelő rendszerek interakciója. E-mail követelmények. A szabvány meghatározza az elektronikus üzenet formátumát, összetételét és tartalmát.
Az elektronikus dokumentumnak tartalmaznia kell:
Regisztrációs szám;
Regisztráció dátuma;
A dokumentum elkészítésének helyességéért felelős vagy a dokumentumot jóváhagyó személy aláírása (kódja);
A szervezet neve - a dokumentum készítője;
A szervezet helye - a dokumentum készítője vagy postai címe.
Lehetőség van további részletek használatára, a lényeg az, hogy a kötelezőek egyértelműen azonosíthatók legyenek.
Hitelesség és hitelesség
Az elektronikus dokumentum hitelességét legegyszerűbben az elektronikus digitális aláírás (ES) segítségével lehet biztosítani. Az elektronikus irat bizonyító erejének értékelésekor a bíróság mindenekelőtt a keletkezési, tárolási, továbbítási és a szerző azonosítási módszereinek megbízhatóságát veszi figyelembe. Ehhez az EP mellett fontos megbízható rendszer elektronikus dokumentumok feldolgozása (megbízható tárolás).
A vezetés dokumentált támogatásának egyik célja a szervezet tevékenységének bizonyítása. Csak azért, hogy alkalomadtán érveljenek valamilyen intézkedést, döntést, bizonyítsanak valamilyen eseményt a cég életében, és irodai munkát végeznek. De nem minden dokumentum válhat bizonyítékká, hanem csak az egyik, amely rendelkezik úgynevezett jogi erővel. Mi a dokumentum jogi ereje és hogyan érhető el, megértjük a cikket.
A dokumentum jogi ereje
Okirat jogérvényessége: a hivatalos okirat jogkövetkezményt okozó tulajdonsága. Ez a meghatározás megadja
Vagyis jogilag jelentős irat bizonyítékként bemutatható a bíróságnak, csatolható a szerződéshez, bármilyen ellenőrzéskor bemutatható. Most nézzük meg, hogyan lehet megkülönböztetni a jogi erővel rendelkező dokumentumokat azoktól, amelyeknek nincs jogi hatálya.
Jogi hatályt kiváltó kellékek
A főbb adatok („elsőrendű”), amelyek a dokumentumnak jogerőt adnak, az aláírás és.
Csak az arra jogosult személy jogosult bármely dokumentum aláírására. Így például a vezérigazgató bármilyen dokumentumot aláírhat a cégében. A személyzeti igazgató aláírhatja a személyzetre vonatkozó valamennyi dokumentumot vagy egyes dokumentumokat, de csak akkor, ha erre meghatalmazással rendelkezik. Meghatalmazást adnak ki és írnak alá vezérigazgató. Az osztályvezető aláírhat például olyan utasításokat, amelyek csak az ő osztályára vonatkoznak. Ám ehhez ismét a társaság első embere adta meg a jogot. Ugyanez vonatkozik az állításokra is.
Egy dokumentumon aláírás vagy jóváhagyó bélyegző is kiadható.
A „másodrendű” kellék, amelytől az okirat jogereje is függhet, az irat nyilvántartási adatai ( , ). Ebbe beletartozik a dokumentum formája is, amely bár nem kellék, de egyszerre többet egyesít. Ugyanakkor kérjük, vegye figyelembe: aláírás / jóváhagyó bélyegző nélkül a dokumentum, bár nyilvántartásba van véve és nyomtatványra nyomtatva, nem lesz jogi hatálya.
A dokumentum másolatának jogi ereje
Önmagában nincs jogi ereje. Minden megváltozik, ha tanúsító jelölést tesz a másolaton. A védjegy azt jelenti, hogy ez a másolat abszolút egyenértékű az eredetivel, és van egy konkrét személy, aki ezért felelős - ő írja alá a védjegyet.
Az elektronikus dokumentum jogi ereje
Egy elektronikus dokumentumnak egyértelműen és egyértelműen csak egy esetben van jogereje: ha azt a hivatalos személy fokozottan minősített aláírása írja alá. Ezeket az aláírásokat a speciálisan felhatalmazott hitelesítő hatóságoknál regisztrálják.
Szervezeti szinten megfelelő helyi kiadásával normatív aktus, megállapítja, hogy a munkavállaló számlájáról tett intézkedés jogerős. Például, ha egy alkalmazott elfogad egy feladatot az EDMS-ben, miután korábban bejelentkezett a rendszerbe felhasználónevével és jelszavával. De ez csak a vállalaton belül van: a külső környezetben nem valószínű, hogy sikerül bebizonyítani, hogy ezt a bizonyos műveletet ez a személy hajtotta végre.
Megállapítjuk, hogy csak az eredeti papíralapú dokumentumok és azok hiteles másolatai, valamint a fokozottan minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok rendelkeznek jogerővel.