Irodai munka a regionális szakszervezeti szervezetben Dokumentumkezelés - az irodai munka tudománya Pavlovskaya TM, a Baraba közszervezet elnöke. Közszervezetek irodai munkája Utasítások az állami szervezetekben végzett irodai munkához

Archívumkezelés Szverdlovszki régió

Állami intézmény "Dokumentációs Központ

a szverdlovszki régió állami szervezetei"

PÉLDA UTASÍTÁSOK ÜZLETI MUNKÁHOZ

KÖZEGYESÜLETEKBEN

SVERDLOVSK RÉGIÓ

Jekatyerinburg
2008

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.1. A Szverdlovszki régió állami egyesületeiben végzett irodai munkára vonatkozó példamutató utasítást (a továbbiakban: példamutató utasítás) dolgoztak ki azzal a céllal, hogy módszertani alapja az állami egyesületek menedzsmentjének dokumentációs támogatásának ésszerű megszervezésére - a Szverdlovszki Régió Állami Szervezeteinek Dokumentációs Központja (a továbbiakban - TsDOOSO) személyzeti forrásai. Társadalmi egyesület alatt a polgárok kezdeményezésére létrejött önkéntes, önkormányzó, nem kereskedelmi célú egyesületet kell érteni, amely az egyesület alapszabályában meghatározott közös célok elérése érdekében, közös érdek alapján egyesült.

A jogszabálynak megfelelően példaértékű utasítás készült Orosz Föderációés Sverdlovsk régió, GOST R 6.30-2003 Egységes rendszerek dokumentáció. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények" (a továbbiakban - GOST R 6.30-2003), szabványos utasítás irodai munka végrehajtó szervek államhatalom a Szverdlovszki régió kormányának 2006. június 29-i 561-PP számú rendeletével jóváhagyott.

1.2. Példaértékű utasításkészlet Általános követelmények a szverdlovszki régió állami egyesületeiben az irányítás dokumentálását támogató szolgáltatások, az irányítási tevékenységek dokumentálása és a dokumentumokkal való munka megszervezése. A kézikönyv követelményei ajánlottak.

1.3. Az állami egyesületek a jelen Mintautasítás, valamint az Orosz Föderáció és a Szverdlovszki régió egyéb szabályozási és módszertani dokumentumai alapján a dokumentumkezelés és archiválás területén az irodai munkát szervezik és végzik.

Az irodai munkára vonatkozó egyéni utasításokat az állami egyesületek vezetői hagyják jóvá, miután megegyeztek a Szverdlovszki Régió Levéltári Igazgatóságának (a továbbiakban: EIC) szakértői és ellenőrző bizottságával.

1.4. A Dokumentumokkal végzett munka megszervezésére, az adathordozó típusától függetlenül, beleértve azok elkészítését, nyilvántartását, elszámolását és a végrehajtás ellenőrzését, automatizált (számítógépes) technológiák alkalmazásával a Mintautasítás előírásai vonatkoznak.

A nyilvános egyesületekben használt okirati információk feldolgozására szolgáló automatizált technológiáknak meg kell felelniük az egyesület irodai munkájára vonatkozó utasítások követelményeinek.

1.5. A titkos dokumentumokkal, a „Hivatalos használatra” feliratú dokumentumokkal való munkavégzés szabályait külön utasítások határozzák meg.

1.6. Általános vezérlés megfelelés érdekében megállapított szabályokat, a dokumentumokkal való munkavégzés és azok biztonságának biztosításának eljárását a köztestület vezetője végzi.

1.7. A közvetlen iratvezetés az iratvezetésért felelős, a testületi testület határozatával, a közhasznú egyesület vezetőjének rendelkezése alapján kijelölt munkatársat bízza meg. Meghatározzák az irodai munkáért felelős munkatárs feladatait munkaköri leírás(26. számú melléklet), jelen használati utasítás.

1.8. Az alkalmazottak ideiglenes távolléte (szabadság, üzleti út), elbocsátás vagy áthelyezés esetén a vezető utasítására minden náluk lévő dokumentumot átadnak egy másik munkavállalónak. Az irodai munkavégzésért felelős személy elbocsátása esetén a dokumentumokat a törvény értelmében átadják egy másik alkalmazottnak, aki a feladatait látja el, vagy ezt a pozíciót elfogadja.

1.9. Hogyan kell használni szolgáltatási információk Az okiratokban foglalt dokumentumok (okiratmásolat) más szervezeteknek, tömegtájékoztatási eszközöknek, egyesület tagjainak és állampolgároknak történő átadását a köztestület vezetője határozza meg.

1.10. A közhasznú egyesület újonnan felvett alkalmazottait, valamint a választott testületek tagjait meg kell ismerni a közhasznú egyesület nyilvántartására vonatkozó utasításokkal.

1.11. Köztestületi alkalmazottak személyes felelősség az utasítások előírásainak betartásáért, a dokumentumok időben történő átgondolásáért és lebonyolításáért, helyes végrehajtásáért és biztonságáért.
2. A DOKUMENTUMOK ELKÉSZÍTÉSÉNEK ÉS NYILVÁNTARTÁSÁNAK SZABÁLYAI
2.1. DOKUMENTUMOK FORMÁI
2.1.1. A közhasznú egyesület szervezeti és ügyviteli dokumentumait nyomtatványokon kell elkészíteni, és meghatározott készlettel kell rendelkezni szükséges részleteket a GOST R 6.30-2003 szerint.

A dokumentumok nyomtatványai szabványos A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) formátumú papírlapokra készülnek.

A nyomtatványon és anélkül elkészített dokumentum minden lapján a következő mezőket kell feltüntetni:

bal - legalább 20 mm;

jobb - legalább 10 mm;

felső - legalább 20 mm;

alacsonyabb - legalább 20 mm.

2.1.2. Az állami egyesületek a következő űrlapokat használják:

általános forma;

fejléc;

meghatározott dokumentumtípus (végzés, határozat, jegyzőkönyv stb.) formája.

Az általános formanyomtatvány (1. sz. melléklet) a levél kivételével bármilyen típusú irat elkészítésére szolgál, és a köztestület létesítő okirataitól függően a következő adatokat tartalmazza:

az egyesület jelképe (ha van),

dokumentum kelte,

a dokumentum helye.

A levél formája (2. sz. melléklet) a közegyesület létesítő okirataitól függően a következő adatokat tartalmazza:

egyesület logója,

az egyesület neve,

jogi személy fő állami regisztrációs száma (OGRN),

adófizető azonosító szám/regisztrációs ok kódja (TIN/KPP),

hivatkozási adatok a nyilvános egyesületről,

és szükség esetén határjelek a zónák felső határaira a részletek elhelyezésére:

dokumentum kelte,

felbontás,

cím a szöveghez

ellenőrző jel,

dokumentum szövege.

Egy adott típusú okirat (a levél kivételével) formanyomtatványa (3. sz. melléklet) a köztestület létesítő okirataitól függően a következő adatokat tartalmazza:

az egyesület jelképe (ha van),

az egyesület neve,

az okmány típusának neve,

a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye,

és szükség esetén határjelek az övezetek határaira a részletek elhelyezésére:

dokumentum kelte,

cím a szöveghez

ellenőrző jel.

A részletek helyétől függően a formák két változata van felszerelve - szögletes és hosszanti.

Az űrlaprészletek és a részletekre vonatkozó határjelek a részlethelyi zónák határain belül középre helyezve (az egyes részletsorok eleje és vége egyformán távolodnak el a részletek helyterületének határaitól) vagy zászlós módon (mindegyik a részletek sora a részletek helyének bal szélétől kezdődik).

A közéleti társulásban használatos formatípusok és -formák konkrét összetételét annak vezetője hagyja jóvá.

2.1.3. Az okmánynyomtatványokat fehér papírra vagy világos színű papírra, elsősorban nyomdai módszerrel, a megfelelő tevékenységre engedéllyel rendelkező nyomdák készítik, köztestület megbízásából. Megengedett az operatív nyomtatás (fénymásolat) segítségével kapott űrlapok használata, valamint az űrlap minden szükséges részletének közvetlenül a létrehozása során történő reprodukálása. konkrét dokumentum személyi számítógépen.

2.1.4. Az új okmányformák forgalomba hozatala az egyesület vezetőjének engedélyével történik.

2.1.5. A nyomtatványok elkészítésének, felhasználásának ellenőrzése köztársulásban az irodai munkavégzésért felelős személyre hárul.

2.2. A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK NYILVÁNTARTÁSA
A szervezeti és adminisztratív dokumentumok elkészítésekor az állami egyesületek alkalmazottai elkészítik a dokumentumok részleteit, figyelembe véve a GOST R 6.30-2003 követelményeit.

2.2.1. A közéleti egyesület jelképe.

Az egyesület emblémáját (ha van) a levélpapíron kell elhelyezni a közegyesület alapszabályának (szabályzatának) megfelelően.

2.2.2. Az egyesület neve.

A dokumentumot készítő köztestület nevének meg kell egyeznie az alapító okiratokban rögzített névvel.

Ha van az alapító okiratokkal létrehozott közösségi egyesület rövidített neve, akkor azt (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kell tenni.

A köztestület neve felett tüntesse fel a szülői szervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig az anyaszervezet teljes nevét (ha van ilyen).

A közéleti egyesület nevének tartalmaznia kell szervezeti - jogi formaés területi hatálya. Például: Szverdlovszk regionális állami szervezet "Védelem", Szverdlovszk regionális állami alap "Védelem" stb.

2.2.3. A jogi személy fő állami nyilvántartási száma.

A nyilvános egyesületek fő állami regisztrációs számát (OGRN) az adóhatóság által kiadott dokumentumoknak megfelelően rögzítik.

2.2.4. Adószám.

Az adózó azonosítószáma / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP) az adóhatóság által kiállított dokumentumok szerint kerül rögzítésre.

A 2.2.3., 2.2.4. pontokban meghatározott részleteket az állami egyesület saját belátása szerint tünteti fel.

2.2.5. Referencia adatok a nyilvános egyesületről.

A nyilvános egyesületre vonatkozó hivatkozási adatok: postacím, telefonszám, fax, telex, bankszámlaszámok, cím Emailés egyéb információk az állami egyesület belátása szerint.

2.2.6. A dokumentumtípus neve.

Az állami egyesület által létrehozott szervezeti és adminisztratív dokumentum típusának meg kell egyeznie a Vezetési Dokumentumok Összoroszországi Osztályozója által előírt dokumentumtípusokkal.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.

Hasonló dokumentumok

Elméleti szempontok az egészségügyi intézményben történő vezetés dokumentációs támogatásának megszervezése. Az irodai munka és a dokumentumkezelés közötti különbségek. Nyugati irodai automatizálási rendszerek Oroszországban. A kórház dokumentumforgalmának elemzése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.06


Modern irodai munkaszervezési rendszer. Tevékenység területi közigazgatás Szövetségi Ingatlankezelő Ügynökség Szentpéterváron, problémák és módszerek a dokumentumkezelés megszervezésének javítására. Fejlődés automatizált rendszerek elektronikus üzlet.

szakdolgozat, hozzáadva: 2012.11.29


Irodai munka és dokumentum áramlás automatizálása a vállalatnál. A rendszer előnyei elektronikus dokumentumkezelés. Az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek célja, típusai és főbb funkciói. Az ITIL és COBIT szabványok sajátosságai és filozófiája.

szakdolgozat, hozzáadva 2016.02.05


Az irodai munka fogalma és jelentése. Az irodai munka megjelenése Oroszországban. Irodai munka megrendelése, kollégiumi irodai munkarendszer. A XIX-XX. század eleji minisztériumi hivatali munka rendszere, a vezetés és a hivatali munka ésszerűsítése.

szakdolgozat, hozzáadva 2014.04.29


A Tyumen Régió Állategészségügyi Igazgatóságának tevékenységét szabályozó dokumentum-összeállítás. Modern üzleti rendszer. Az irodai munka és az iratforgalom folyamatainak automatizálásának céljai és célkitűzései. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek kiválasztása.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.11.27


Irodai automatizálási szoftverrendszerek. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének eredményességének értékelése. A ZAO Tekhnoliga irodai munkaszolgáltatásának elemzése. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer létrehozása az EDMS "BOSS-Referent" alapján.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.04.03


Elemzés modern rendszerek irodaautomatizálás a szervezésben és az elektronikus dokumentumkezelés, osztályozásuk jellemzői. Az elektronikus dokumentumkezelés automatizálásának problémái. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésének előnyei.

szakdolgozat, hozzáadva 2013.01.15

Az állami szervezetek irodai munkája a tevékenység dokumentálási normáinak és szabályainak hatására alakult ki közintézményekés nagy magánvállalkozások. Ugyanakkor az állami szervezeteket, mint az állampolgárok önkéntes egyesületeit bizonyos (politikai, szakmai, gazdasági, tudományos stb.) problémák megoldására saját alapszabályaik és az ezekkel összhangban megalkotott utasításaik vezérelték munkájuk során.

A történészek legnagyobb figyelmét hagyományosan a politikai szervezetek és pártok anyagi komplexumai vonzzák. Dokumentációs és irodai munkarendszerként a 19. század második felétől jelennek meg Oroszországban, fejlődésükben három szakaszt szokás megkülönböztetni: 1) 19. század - 20. század eleje. - populista szervezetek, RSDLP, polgári, kispolgári, szociáldemokrata, monarchista politikai pártok dokumentumai: 2) 1917. október - 1991. augusztus - RSDLP (b) - VKPB (b) - SZKP dokumentumai; 3) 1990-es évek - az Orosz Föderáció politikai pártjainak és mozgalmainak dokumentumai.

A földalatti és szigorú titoktartás körülményei között a populista szervezetek jelentősebb dokumentációs készletei nem jöhettek létre: számos parancsot szóban továbbítottak, a leveleket titkosították, letartóztatás vagy házkutatás veszélye esetén pedig gyakran megsemmisítették. A „Föld és Szabadság” szervezet alapszabálya kimondta: „A személyes találkozókat és üzeneteket a körök közötti kommunikáció legjobb formájaként ismerik el; de azóta ez a fajta a kommunikáció nem mindig lehetséges, ilyenkor megengedett a titkosított levelezés a megfelelő címeken keresztül. Különös jelentőségű esetekben a levelezést egyáltalán nem szabad megengedni: az egész üzletet embereik közvetlen közvetítésével kell lefolytatni. Más populista szervezetek irodai munkája is hasonló módon szerveződött. A populisták fennmaradt iratait két kiadvány mutatja be a legrendszeresebben: a „Föld és Szabadság Levéltára” és „Narodnaja Volja” (M., 1932), valamint „A XIX. század 70-es évek forradalmi populizmusa”. (M., 1964-1965).

Az 1905-1907-es forradalom éveiben. politikai pártok alakultak ki Oroszországban. Programjaik megjelentek. Kiadták a kongresszusokról és konferenciákról készült jegyzőkönyveket. Ezekről a kiadványokról az „Oroszország politikai pártjai” című könyv található. késő XIX század első harmada. Enciklopédia” (M., 1996). A szovjet történészek munkáiban az 1960-as és 1990-es években ezeknek a pártoknak és vezetőiknek a Szovjetunióban tárolt archívumából számos dokumentum került tudományos forgalomba. Az 1990-es években a ROSSPEN kiadó pártok dokumentumait publikálta: Október 17-i Unió, alkotmányos demokraták, szocialista forradalmárok, mensevikek stb.

A 20. század eleje óta az RSDLP tevékenysége során kialakult a bolsevik párt dokumentumgyűjteménye. Az 1903-ban a II. Kongresszuson elfogadott alapszabály számos rendelkezése - a pártkongresszusok szerepéről, a KB határozatairól, a pártszervezetek beszámolásáról - jelentős hatással volt hivatali munkájára.

az egyik legtöbb nagy csoportok a párt dokumentumai jegyzőkönyvi dokumentációk voltak. Kongresszusok, konferenciák, Központi Bizottsági ülések, ülések, pártszervezeti ülések jegyzőkönyvei képviselik. A II. Kongresszustól kezdődően ennek ülései legfelsőbb test bulikat rögzítették. A beszédek felvételeit a rendes üléseken hagyták jóvá. A küldöttek által megválasztott különbizottság publikálásra készítette elő a kongresszus jegyzőkönyvét, amely 1904-ben jelent meg Genfben. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a forradalom előtti publikációkban titoktartási okokból egyes állásfoglalások nem szerepeltek, a küldöttek valódi nevét nem tüntették fel, csak pártálnevüket. 1927-1937-ben. ezeknek a kongresszusoknak a jegyzőkönyveit újra kiadták.

A szigorúan központosított politikai párt tevékenysége megkövetelte az alacsonyabb rendű szervezetektől, testületektől a felsőbb szervek felé történő folyamatos beszámolást: a helyi szervezetek a Központi Bizottságnak vagy a kongresszusnak küldtek jelentést, míg a központi szervek a kongresszusnak. Már az RSDLP II. Kongresszusán is elhangzottak beszámolók a Kongresszus előkészítéséről, az Iskra újság megszervezéséről, a Szervező Bizottságtól, helyi szervezetek Oroszországban (különösen a tveri, tulai, bakui bizottság).

Az állandó üzleti kommunikáció funkcióját a levelezés látta el. Így az Iskra szervezetnek a Párt II. Kongresszusa előtti jelentésében arról számoltak be, hogy a szerkesztőség közvetlen levelezést létesített a helyi bizottságok többségével. Ezeket az anyagokat a „Levelezés V.I. Lenin és az Iskra újság a helyi szociáldemokrata szervezetekkel Oroszországban 1900-1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). A párt illegális tevékenységével összefüggésben az üzeneteket gyakran titkosították. Az RSDLP pártdokumentumainak tárolására a forradalom előtti időszakban archívumot hoztak létre Genfben és Párizsban.

Az 1917 októberétől 1991 augusztusáig tartó időszakban az RSDLP(b)-RKP(b) – VKP(b) – SZKP volt a kormánypárt. Ezért az ő irodai munka szovjet időszak A nemzeti történelem a párton belüli ügyekkel együtt tükrözte az állam életének minden jelentős problémáját.

A pártbizottságok minden szinten (a Központi Bizottságtól a kerületi bizottságokig és a városi bizottságokig) gondoskodtak a szovjet, gazdasági, szakszervezeti és komszomol testületek vezető beosztásainak betöltésével kapcsolatos dokumentumok gondozásáról. Ezeket a pozíciókat speciális listákban - nómenklatúrában - jelezték, ezért nevezték el őket. Személyi aktáikat három évig a párt iratkezelésében, egy korábbi időszakra az illetékes bizottságok nómenklatúrájában szereplő intézmények, szervezetek, vállalkozások alkalmazottainak összetételéről és forgalmáról szóló igazolásokat, statisztikai jelentéseket a hivatalban tárolták. párt archívuma. Ezért a kormánypárt dokumentációja teljességében és rendszerességében egyedülálló információkat tartalmaz a Szovjetunió vezető kádereiről.

Az 1920-as években a párt Központi Bizottságának apparátusában információs osztályt hoztak létre. A köztársasági és regionális bizottságok ide küldték konferenciáik, plénumaik jegyzőkönyveit, valamint a térséget politikai és gazdasági értelemben jellemző tájékoztató jelentéseket. Hasonló gyakorlat volt a kerületi bizottság - regionális bizottság - információs vertikumában is. Az általános jelentéseket speciális jelentésekkel egészítették ki, amelyeket alulról kértek be a felsőbb pártbizottságok ágazati (ipari, mezőgazdasági, építőipari, közlekedési stb.) osztályai. Így egy reprezentatív információs kör alakult ki, amely a szovjet állam életének minden területére kiterjedt.

Az állami intézmények iratkezeléséhez hasonlóan a pártszervek dokumentációja is széles körben tartalmaz anyagokat a hozzájuk érkezett dolgozók leveleinek, panaszainak elbírálásáról. Azon témák elemzése, amelyeknek szentelték, lehetővé teszi a mindennapi problémák azon komplexumának rekonstruálását, amely a szovjet emberek negatív reakcióját váltotta ki. A kép másik oldala - pozitív - tükröződött a kitüntetések és kitüntető címek odaítélésének kérdéseiről szóló dokumentációban, amelyet a jelenlegi eljárásrend szerint egyeztettek a pártpéldányokon.

A kutatók figyelmét az elmúlt években az SZKP (b) - SZKP irodai munkájában kialakított ún. „speciális mappák” keltették fel, amelyeket a kerületi bizottságok általános osztályainak vezetői személyesen őriztek, regionális bizottságok, valamint a Központi Bizottság „Szigorúan titkos, különösen fontos” jelzésű dokumentumokkal. Speciális regisztrációs naplókba jegyezték fel, és zárt borítékban voltak, amelyeket a pártbizottságban csak két embernek volt joga felbontani: az első titkárnak és az általános osztályvezetőnek. A „speciális mappák” iratainak összetételét és a velük való munkába bocsátást nem utasítások, hanem a pártbizottság vezetőjének személyes döntése határozta meg.

Nem minden dokumentum, amely a „különleges mappákba” került, úgy tűnhet, hogy a történész megérdemli a „Különleges fontosságú” bélyeget. Például a Bulletin of the Archive of the President of the Russian Federation (1995. 1. szám), amely az Istochnik folyóirat része, egy kis dokumentumot tettek közzé: „Szigorúan titkos. Különleges mappa. Személyesen. szám P 187/154. Tt. Gorbacsov, Boldin. Kivonat az SZKP KB Politikai Hivatalának 1990. június 23-án kelt 187. számú ülésének jegyzőkönyvéből. Fordítás nyilvános-nyilvános levéltári dokumentumok az SZKP KB Általános Osztályának VI. szektorában, a Szovjetunió elnökének archívumában tárolva. Központi Bizottság titkára. A Szovjetunió elnökének 1991. szeptember 10-i rendeletével az SZKP Központi Bizottsága Politikai Hivatalának 1919-1991 közötti időszakra vonatkozó iratait átvitték ebbe az archívumba. „mint információval és referenciaértékkel” Így egy másikfajta „speciális mappa” jött létre. Jelenleg az Orosz Föderáció elnökének archívumában (AP RF) tárolják.

A kormánypárt álláspontja lehetővé tette az SZKP számára, hogy saját - központi és helyi - archívumot hozzon létre, amelyben a működési és információs referenciaértéküket vesztett dokumentumokat végleges tárolásra helyezték el. Az SZKP tevékenységének beszüntetése és a pártlevéltári rendszer felszámolása után a párt legmagasabb és központi szerveinek iratait három moszkvai archívumban szétszórták: az Orosz Föderáció Tudományos Akadémiájában, a Kortárs Történeti RGA-ban. (RGANI) és a Társadalompolitikai Történelem RGA (RGASPI). A helyi pártszervezetek dokumentumai az Orosz Föderációt alkotó egységek korábbi pártarchívumában találhatók.

Más közszervezetek dokumentációja is több levéltárba került. Tájékoztatást adunk az állami szervezetek legmagasabb és központi szervei iratainak hollétéről.

4. táblázat

Az állami szervezetek dokumentumait tároló archívumok Orosz Birodalom,

RSFSR, Szovjetunió, RF

Az Orosz Föderáció állami szervezeteinek irodai munkája a szovjet időszakban kialakult hagyományoknak megfelelően fejlődik. Történelmi forrásként ezeket a dokumentumokat gyakorlatilag még mindig nem használják fel.