GOST R 6.30-2003
T54 csoport
AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ ÁLLAMI SZABVÁNYA
Egységes dokumentációs rendszerek
EGYESÜLT SZERVEZETI ÉS IGAZGATÁSI DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER
Dokumentációs követelmények
egységes dokumentációs rendszerek. A vezetői dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok bemutatásának követelményei
A GOST R 6.30-2003 és a GOST R 7.0.97-2016 összehasonlítása szövegét lásd a hivatkozáson.
- Adatbázis gyártói megjegyzés.
____________________________________________________________________
OKS 01.140.30
OKSTU 0006
Bevezetés dátuma 2003-07-01
Előszó
Előszó
1 FEJLESZTÉSE az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézete (VNIIDAD)
BEVEZETETT az oroszországi állami szabvány Tudományos és Műszaki Osztálya
2 ELFOGADTA ÉS HATÁLYBA lépett az orosz állami szabvány 2003. március 3-i, N 65-st.
3 ELŐSZÖR BEMUTATVA
4 FELÜLVIZSGÁLAT. 2007. március
1 felhasználási terület
Ez a szabvány az Egységes Szervezeti és Közigazgatási Dokumentációs Rendszerrel (USORD) kapcsolatos szervezeti és adminisztratív dokumentumokra - az OK 011-ben foglalt határozatokra, végzésekre, végzésekre, határozatokra, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre stb. (a továbbiakban: dokumentumok) vonatkozik. 93 "Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója" (OKUD) (0200000 osztály).
Ez a szabvány meghatározza: a dokumentumok részleteinek összetételét; dokumentumok adatainak nyilvántartására vonatkozó követelmények; az okmányok formáira vonatkozó követelmények, ideértve az államcímer reprodukcióját tartalmazó okmányokat is Orosz Föderáció.
A dokumentumok adatainak elhelyezésére vonatkozó sémákat az A. függelék tartalmazza; okmánynyomtatványok - a B. mellékletben.
A szabvány követelményei ajánlások.
2 A dokumentumok részleteinek összetétele
A dokumentumok elkészítésekor és feldolgozásakor a következő adatokat kell használni:
01 - Az Orosz Föderáció állami jelképe;
02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája;
03 - a szervezet jelképe ill védjegy(szolgálati jel);
04 - szervezeti kód;
05 - fő állapot regisztrációs szám(OGRN) jogalany;
06 - adózó azonosítószáma / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP);
07 - dokumentum űrlap kódja;
08 - a szervezet neve;
09 - referencia adatok a szervezetről;
10 - a dokumentumtípus neve;
11 - dokumentum dátuma;
12 - a dokumentum regisztrációs száma;
14 - a dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye;
15 - címzett;
16 - dokumentum jóváhagyási bélyegző;
17 - felbontás;
18 - a szöveg címe;
19 - ellenőrző jel;
20 - dokumentum szövege;
21 - egy jelölés az alkalmazás jelenlétéről;
22 - aláírás;
23 - dokumentum jóváhagyási bélyegző;
24 - dokumentum-jóváhagyási vízumok;
25 - nyomtatott lenyomat;
26 - jelölés a másolat hitelesítésén;
27 - jelölés az előadóról;
28 - jelzés az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való elküldéséről;
29 - jelölés a dokumentumnak a szervezet általi átvételén;
30 - a dokumentum elektronikus másolatának azonosítója.
3 Az okmányok adatainak nyilvántartására vonatkozó követelmények
3.1. Az Orosz Föderáció állami jelvényét az „Orosz Föderáció államcímeréről” szóló szövetségi alkotmánytörvénnyel (Szobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, 52. sz., I. rész, 5021. cikk) megfelelően fejléces papírra helyezik.
3.2 Az Orosz Föderáció alanya emblémáját az okmányok nyomtatványain helyezik el jogi aktusok az Orosz Föderáció alanyai.
3.3 A szervezet emblémáját vagy védjegyét (szolgáltatási védjegy) a szervezetek fejlécén kell elhelyezni az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően.
3.4 A szervezeti kódot a Vállalkozások és Szervezetek Összoroszországi Osztályozója (OKPO) szerint írják le.
3.5 A jogi személy fő állami regisztrációs számát (OGRN) az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően rögzítik.
3.6 Az adózó azonosítószáma / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP) az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően kerül rögzítésre.
3.7 A dokumentum űrlap kódja az Összoroszországi Vezetési dokumentáció osztályozója (OKUD) szerint kerül rögzítésre.
3.8 A dokumentumot szerző szervezet nevének meg kell egyeznie az alapító okiratokban rögzített névvel.
A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a szülőszervezet teljes nevét (ha van ilyen).
Az Orosz Föderáció alanyai azon szervezeteinek neveit, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével (orosz) együtt az Orosz Föderáció alanyai államnyelvével rendelkeznek, két nyelven nyomtatják ki.
A szervezet neve az Orosz Föderáció alanya államnyelvén vagy más nyelven az Orosz Föderáció államnyelvén a név alatt vagy jobbra található.
A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adják meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kerül.
A kirendeltség, területi kirendeltség, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.
3.9 A szervezetre vonatkozó referenciaadatok a következők: postai cím; telefonszám és egyéb információk a szervezet döntése alapján (fax, telex, bankszámlaszám, cím Email satöbbi.).
3.10 A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály).
3.11 Az irat kelte az aláírásának vagy jóváhagyásának napja, a jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, az aktusnál - az esemény időpontja. A két vagy több szervezet által kibocsátott dokumentumoknak egy (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.
Az okmány dátuma arab számokkal van feltüntetve a következő sorrendben: hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.
Például a 2003. június 5-i dátumot 2003.06.05-ként kell megadni.
A dátum formázásának verbális-numerikus módja megengedett, például 2003. június 05., valamint dátumformázás a következő sorrendben: év, hónap, hónap napja, például: 2003.06.05.
3.12 Az irat nyilvántartási száma annak sorszámából áll, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügy nómenklatúrájának megfelelő tárgymutatóval, a levelezőre, előadókra stb.
A két vagy több szervezet által közösen összeállított dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva a szerzők megjelölésének sorrendjében.
3.14 A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helyét a "Szervezet neve" és a "Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok" adatokkal jelzik, ha az nehezen meghatározható. Az összeállítás vagy a megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak az általánosan elfogadott rövidítéseket tartalmazza.
3.15 A címzett szervezetek, azok szerkezeti egységei, tisztviselők vagy magánszemélyek lehetnek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni. A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Például (a továbbiakban a szervezetek nevére, hivatkozási adataira stb. vonatkozó példák feltételesek):
Oroszország Igazságügyi Minisztériuma |
Annak a személynek a pozíciója, akinek a dokumentum címzettje, a datív esetben van feltüntetve, például:
vezérigazgatónak |
|
JSC "Electrocentromontazh" |
Ha a dokumentumot több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének küldik meg, akkor ezeket általánosított módon kell feltüntetni, például:
Az "Address" attribútum minden sorát a leghosszabb sorhoz viszonyítva középre lehet helyezni. Például:
A dokumentum legfeljebb négy címzettet tartalmazhat. A „Másolat” szó a második, harmadik, negyedik címzett előtt nincs feltüntetve. Nagyobb számú címzett esetén a dokumentum levelezőlistája kerül összeállításra.
A szükséges „Cím” tartalmazhat egy postacímet is. A postai cím elemei sorrendben vannak megadva, szabályok határozzák meg postai szolgáltatások nyújtása.
Ha levelet küld egy szervezetnek, adja meg a nevét, majd a postacímet, például:
Egy dokumentum címzésekor egy egyénnek adja meg a címzett vezetéknevét és kezdőbetűit, majd a postacímet, például:
3.16 A dokumentumot hivatalos személy (tisztviselők) vagy külön kiállított okmány hagyja jóvá. Az okirat hivatalos jóváhagyása esetén az irat aláírási bélyegzőjének tartalmaznia kell a JÓVÁHAGYOM szót (idézőjelek nélkül), az okiratot jóváhagyó személy címét, aláírását, kezdőbetűit, vezetéknevét és a jóváhagyás dátumát, pl.
JÓVÁHAGY |
||
Személyes aláírás | V.A. Sztyepanov |
|
A "Dokumentum jóváhagyási bélyegzője" változóban megengedett, hogy az elemeket a leghosszabb vonalhoz képest középre állítsák, például:
Ha egy dokumentumot több tisztviselő hagy jóvá, aláírásaik azonos szintre kerülnek.
Ha egy dokumentumot határozattal, határozattal, végzéssel, jegyzőkönyvvel hagynak jóvá, a jóváhagyó bélyegző a JÓVÁHAGYOTT (JÓVÁHAGYOTT, JÓVÁHAGYOTT vagy JÓVÁHAGYOTT) szóból, a jóváhagyó okirat műszeres megnevezéséből, keltezéséből, számából áll. Például:
JÓVÁHAGYOTT |
|
JÓVÁHAGYOTT |
A dokumentum jóváhagyási bélyegzője a dokumentum jobb felső sarkában található.
3.17 Az illetékes tisztviselő által a dokumentumra írt állásfoglalás tartalmazza az előadók nevét, kezdőbetűit, a megrendelés tartalmát (ha szükséges), a határidőt, aláírást és dátumot, pl.
Határozat kiadása külön lapon megengedett.
3.18 A szöveg fejléce tartalmazza összefoglaló dokumentum. A címnek összhangban kell lennie a dokumentumtípus nevével.
A cím olyan kérdésekre adhat választ, mint:
miről (kiről)?, például:
Hitelesítési bizottság felállításáról szóló rendelet;
mi (ki)?, például:
A vezető szakértő munkaköri leírása.
Az A5-ös formátumú fejléces papírra készített dokumentumok szövegénél a fejléc feltüntetése nem megengedett.
3.19 Az irat végrehajtásának ellenőrzésére szolgáló jelölést a "K" betű, a szó vagy az "Ellenőrzés" bélyegző jelzi.
3.20 A dokumentum szövegét az Orosz Föderáció államnyelvén vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok államnyelvein állítják össze, az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogszabályaival összhangban.
A dokumentumok szövegei kérdőív, táblázat, koherens szöveg vagy ezek kombinációja formájában készülnek.
Kérdőíves szöveg összeállításakor a jellemzett objektum jellemzőinek megnevezését főnévvel névelőben, vagy többes szám második személyű, jelen vagy múlt idejű igével ("van", "saját" vagy "voltak", "voltak" stb.). A szóban kifejezett jellemzőknek összhangban kell lenniük a jelek nevével.
A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel, névelőben kifejezett fejlécekkel kell rendelkezni. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal. Ha a táblázat több oldalra van nyomtatva, akkor a táblázat oszlopait meg kell számozni, és csak ezen oszlopok számát kell a következő oldalakra nyomtatni.
Egy összefüggő szöveg általában két részből áll. Az első részben a dokumentum összeállításának okai, indokai, céljai vannak feltüntetve, a második (végleges) - döntések, következtetések, kérések, javaslatok, ajánlások. A szöveg tartalmazhat egy befejező részt (például végzések - nyilatkozat nélküli adminisztratív rész; levelek, nyilatkozatok - magyarázat nélküli kérelem).
A más szervezetek dokumentumai vagy korábban közzétett dokumentumok alapján készült dokumentum szövegében fel kell tüntetni azok adatait: a dokumentum megnevezését, a szervezet nevét - a dokumentum készítőjét, a dokumentum keltét, a a dokumentum regisztrációs száma, a szöveg fejléce.
Ha a szöveg több határozatot, következtetést stb. tartalmaz, akkor szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre osztható, amelyek arab számmal vannak számozva.
A parancsegységi elve alapján működő szervezetek dokumentumaiban (parancs, utasítás stb.), valamint a szervezet vezetésének címzett iratokban a szöveg egyes szám első személyben szerepel ("parancsolok", "I". ajánlat", „Kérlek").
A testületi testületek dokumentumaiban a szöveg egyes szám harmadik személyben szerepel ("dönt", "meghatározta").
A közös dokumentumokban a szöveget többes szám első személyben adják meg ("megrendeljük", "döntött").
A jegyzőkönyv szövegét többes szám harmadik személyben közöljük ("meghallgatta", "megszólalt", "meghatározta", "meghatározta").
A szervezetek jogait és kötelezettségeit, azok szerkezeti felosztását megállapító dokumentumokban (szabályzatok, utasítások), valamint leírást, tények vagy következtetések értékelését (okirat, tanúsítvány) tartalmazó dokumentumokban használja a harmadik személytől származó szöveg bemutatásának formáját, egyes vagy többes szám ("az osztály funkciókat lát el" , "az egyesület magában foglalja", "a bizottság létrehozta").
A levelekben a következő megjelenítési formákat használjuk:
- többes szám első személyből ("kérem, küldje el", "küldje el megfontolásra");
- egyes szám első személyből ("szükségesnek tartom", "kérem, hogy emelje ki");
- egyes szám harmadik személyből ("a minisztérium nem tiltakozik", "VNIIDAD lehetségesnek tartja").
3.21 A levél szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétére vonatkozó megjegyzés a következőképpen készül:
Felhasználás: 5 literhez. 2 példányban.
Ha a levélhez a szövegben nem nevesített melléklet tartozik, akkor tüntesse fel a nevét, az ívek számát és a példányszámot; ha több pályázat van, akkor azokat meg kell számozni, például:
Függelék: | 1. A Területi Hitelezési Főosztály szabályzata 5 évre. 1 példányban. | |||
2. A Regionális Hitel Osztály iratainak elkészítésének és lebonyolításának szabályai 7 lapra. 2 példányban. | ||||
Ha a pályázatok be vannak kötve, a lapok száma nincs feltüntetve.
Ha az irathoz más dokumentumot csatolnak, amelyhez melléklet is tartozik, a kérelem meglétére vonatkozó jelzést a következőképpen kell feltüntetni:
Kiegészítés: a Szövetségi Levéltár 2003.06.05-i 02-6/172 levele és melléklete, csak 3 lap.
Ha a kérelmet nem küldik el a dokumentumban feltüntetett összes címre, akkor annak jelenlétét a következőképpen jelölik meg:
Felhasználás: 3 literhez. 5 példányban. csak az első címre.
Az ügyintézési okmány (rendeletek, rendeletek, rendeletek, szabályzatok, utasítások, rendeletek, határozatok) mellékletébe, annak első lapjára a jobb felső sarokban a „Függelék” feliratot írják a közigazgatási okirat megnevezésének, keltének és nyilvántartási számának feltüntetésével. , például:
2. függelék |
A "FÜGGELÉK" kifejezés nagybetűvel nyomtatható, valamint középre helyezhető a kifejezés, a dokumentum neve, dátuma és regisztrációs száma a leghosszabb sorhoz képest, például:
2. MELLÉKLET |
3.22 A szükséges "Aláírás" a következőket tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezése (teljes, ha az okirat nem az okmány nyomtatványán van kiállítva, és rövidítve - az okmányon, a nyomtatványon kiállítva); személyes aláírás; aláírás dekódolás (iniciálusok, vezetéknév), például:
A Regionális Vállalkozások Szövetségének alelnöke | Személyes aláírás | A.A. Boriszov |
vagy az űrlapon: | ||
Alelnök | Személyes aláírás | A.A. Boriszov |
Az "Aláírás" attribútumban megengedett, hogy a dokumentumot aláíró személy beosztásának címét a leghosszabb sorhoz képest középre helyezze. Például:
Irat nyomtatványon történő kiadásakor hivatalos ennek a személynek a pozíciója nincs feltüntetve az aláírásban.
Ha egy dokumentumot több tisztviselő ír alá, az aláírásukat egymás alá helyezik a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben, például:
intézet igazgatója | Személyes aláírás | M.V. Larin |
Főkönyvelő | Személyes aláírás | Z V. Maryash |
Ha egy dokumentumot több egyenrangú személy ír alá, aláírásaik egy szintre kerülnek, például:
Igazgatóhelyettes | Igazgatóhelyettes | ||
Személyes aláírás | DÉLI. Demidov | Személyes aláírás | K.I. Ignatiev |
Közös dokumentum aláírásakor az első lapot nem fejléces papírra készítik.
A bizottság által készített dokumentumokban nem a dokumentumot aláíró személyek beosztását, hanem a bizottsági tagok elosztásának megfelelő feladatait tüntetik fel, pl.
bizottsági elnök | Személyes aláírás | V.D. Banasjukevics |
bizottság tagjai | Személyes aláírás | A.N. Sokova |
Személyes aláírás | MINT. Krasavin |
|
Személyes aláírás | O.I. Ryskov |
3.23 A dokumentum-jóváhagyási bélyegző az EGYEZTETVE szóból, annak a személynek a pozíciójából, akivel a dokumentumot jóváhagyták (beleértve a szervezet nevét), a személyes aláírásból, az aláírás dekódolásából (iniciálusok, vezetéknév) és a jóváhagyás dátumából áll, például:
EGYETÉRT
Pénzügyi Akadémia rektora
az Orosz Föderáció kormánya alatt
Személyes aláírás | A.G. Grjaznova |
Ha a jóváhagyás levélben, jegyzőkönyvben stb. történik, a jóváhagyási bélyegzőt az alábbiak szerint kell elkészíteni:
EGYETÉRT Az Orosz Akadémia levele |
EGYETÉRT Az elnökségi ülés jegyzőkönyve |
3.24 Az okmány jóváhagyása okmány-jóváhagyó vízummal (a továbbiakban: vízum) történik, amely tartalmazza az okmány jóváhagyójának aláírását és pozícióját, az aláírás dekódolását (iniciálusok, vezetéknév) és az aláírás dátumát. Például:
Személyes aláírás | MINT. Orlov |
Ha megjegyzések vannak a dokumentumhoz, a vízumot a következőképpen állítják ki:
Megjegyzések csatolva
Jogi Osztály vezetője |
|
Személyes aláírás | MINT. Orlov |
Az észrevételeket külön lapon kell feltüntetni, aláírva és a dokumentumhoz csatolni.
Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetije a szervezetnél marad, a vízumok az eredeti dokumentum utolsó oldalának hátoldalának alján vannak elhelyezve.
Azon dokumentumok esetében, amelyek eredetijét egy szervezettől küldték, a vízumok alulra vannak ragasztva elülső oldal az elküldött dokumentum másolatai.
Lehetőség van vízum okmány kiadására külön jóváhagyó lapon.
A szervezet belátása szerint megengedett a dokumentum és alkalmazásának laponkénti jóváhagyása.
3.25 A pecsétlenyomat igazolja a tisztviselő aláírásának valódiságát az anyagi forrásokkal kapcsolatos tényeket rögzítő személyek jogait igazoló iratokon, valamint a valódi aláírás igazolását biztosító egyéb okiratokon.
A dokumentumokat a szervezet pecsétje hitelesíti.
3.26 Az okmánymásolat eredetinek való megfelelőségének igazolásakor a szükséges "Aláírás" alatt tegye fel a hitelesítő feliratot: "Helyes"; a másolatot hitelesítő személy beosztása; személyes aláírás; aláírás dekódolás (iniciálusok, vezetéknév); tanúsítás dátuma, például:
humánerőforrás-felügyelő | Személyes aláírás | T.S. Levchenko |
Lehetőség van a dokumentum másolatának pecséttel való hitelesítésére, amelyet a szervezet saját belátása szerint határoz meg.
3.27 A végrehajtóról szóló megjegyzés tartalmazza az irat végrehajtójának kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. Az előadóra vonatkozó megjegyzés a dokumentum utolsó lapjának elejére vagy hátuljára, a bal alsó sarokban található, például:
V.A. Zsukov
3.28 Az irat végrehajtásáról és az ügybe történő benyújtásáról szóló feljegyzés a következő adatokat tartalmazza: hivatkozás a teljesítést igazoló irat keltére és számára, vagy ilyen okirat hiányában rövid tájékoztatás a teljesítményről; az „Üzleti tevékenységben” szavak; ügyszám, amelyben a dokumentumot tárolni fogják.
Az irat végrehajtásáról és az ügyben történő eligazításáról szóló feljegyzést az irat végrehajtója vagy annak a szerkezeti egységnek a vezetője írja alá és dátummal látja el, amelyben az iratot elkészítették.
3.29 A dokumentum szervezet általi átvételekor a következőt tartalmazza sorozatszámés a dokumentum kézhezvételének dátuma (ha szükséges - óra és perc).
A dokumentum átvételét a szervezetben bélyegzővel lehet megjelölni.
3.30 Az irat elektronikus másolatának azonosítója a dokumentum minden oldalának bal alsó sarkában elhelyezett jelzés (lábléc), amely tartalmazza a gépi adathordozón lévő fájl nevét, dátumát és a szervezetben megállapított egyéb keresési adatokat. .
4 Az okmánynyomtatványokkal szemben támasztott követelmények
4.1 A dokumentumok nyomtatványokon készülnek.
Két szabványos formátumú dokumentumnyomtatvány van telepítve - A4 (210297 mm) és A5 (148210 mm).
A nyomtatványon és anélkül elkészített dokumentum minden lapján legalább a következő mezőket kell tartalmaznia:
20 mm - bal;
10 mm - jobb;
20 mm - felső;
20 mm - alacsonyabb.
4.2 A nyomtatványokat fehér papírra vagy világos színű papírra kell készíteni.
4.3 A dokumentumok nyomtatványai az A. függelék szerint készülnek. A részletek elhelyezésére szolgáló zónák hozzávetőleges határait szaggatott vonal jelzi. Minden zónát a benne foglalt részletek határoznak meg.
4.4 A részletek helyétől függően a formák két változata kerül beépítésre - szögletes (A.1 ábra) és hosszanti (A.2 ábra).
4.5 A 01 (02 vagy 03) attribútum a 08 attribútum közepe fölé kerül. A 03 attribútum a 08 attribútum szintjén helyezhető el.
Részletek 08, 09, 10, 14, a 11, 12, 13 részletre vonatkozó korlátozó jelek a részletek elhelyezésére szolgáló területek határain belül az alábbi módok egyikén helyezhetők el:
- középre igazítva (az egyes részletsorok eleje és vége egyformán távolodik el annak a területnek a határaitól, ahol a részletek találhatók);
- zászló (minden részletsor annak a területnek a bal határától kezdődik, ahol a részletek találhatók).
4.6 A szervezet, annak strukturális alosztálya, tisztségviselője számára a következő típusú okmánynyomtatványok kerülnek kialakításra:
- általános forma;
- fejléces fejléc;
- egy adott típusú dokumentum formája.
4.7 Az általános nyomtatvány bármilyen típusú dokumentum elkészítésére szolgál, kivéve a levelet.
Az általános nyomtatvány a szervezet alapító okirataitól függően a 01 (02 vagy 03), 08, 11, 14 adatokat tartalmazza.
A levél formája, a szervezet alapító okirataitól függően, tartalmazza a 01 (02 vagy 03), 04, 05, 06, 08, 09 részleteket, és szükség esetén korlátozó jelöléseket a helyszínre vonatkozó övezetek felső határára. részletek 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Egy adott típusú irat formanyomtatványa – a levél kivételével – a szervezet létesítő okirataitól függően 01 (02 vagy 03), 08, 10, 14 részletezést és szükség esetén korlátozó jeleket tartalmaz a területek határára. ahol a részletek találhatók 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok azon szervezetei számára, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével együtt rendelkeznek az Orosz Föderációt alkotó jogalany államnyelvével, ajánlatos longitudinális formanyomtatványt használni; ugyanakkor a 08-as, 09-es, 14-es részleteket két nyelven nyomtatják: oroszul (balra) és nemzeti (jobbra) azonos szinten.
4.9 Két vagy több oldalas dokumentumok elkészítésekor a második és az azt követő oldalak számozásra kerülnek.
Az oldalszámok a lap felső margójának közepére kerülnek.
FÜGGELÉK A (tájékoztató jellegű). A DOKUMENTUMOK RÉSZLETÉNEK ELHELYEZÉSI ÁBRÁJA
A FÜGGELÉK
(referencia)
A.1 ábra - Részletek és zónahatárok elhelyezkedése a saroklap A4-es formátumán
A.2 ábra - Részletek és zónahatárok elhelyezkedése a hosszanti űrlap A4-es formátumán
B FÜGGELÉK (tájékoztató jellegű). DOKUMENTUMFORMÁK MINTA
B. FÜGGELÉK
(referencia)
B.1 ábra - Példa a szervezet általános formájára
B.2 ábra – Szervezeti fejléces minta
B.3 ábra - Példa egy szervezet hosszanti fejléces papírjára
B.4 ábra - Minta egy tisztviselőtől származó levél hosszirányú formájából
UDC 658.516:002:006.354 | OKS 01.140.30 | ||
Kulcsszavak: szervezeti és ügyviteli dokumentumok, iratok összetétele, okmány, nyomtatvány, hivatalos fejléc, könyvelés, nyilvántartás, ellenőrzés, kellékek |
|||
A dokumentum elektronikus szövege
a Kodeks JSC készítette és ellenőrzi:
hivatalos kiadvány
M.: Standartinform, 2007
Az „egységes dokumentációs rendszer” fogalma. Az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztése a dokumentumok egységesítésének és szabványosításának új állomása. Egységes dokumentációs rendszerek jellemzői. Állami szabványok az egységes rendszerekre. Nemzetközi dokumentumszabványosításban szerzett tapasztalat.
A dokumentumokkal végzett munka javításának fő iránya az egységesítés és a szabványosítás.
A dokumentumok egységesítésén és szabványosításán végzett munka eredménye lehet szabványokkéntaz egyes dokumentumokhoz(például kutatási jelentés) vagy on bizonyos fajták termékek (például a hosszú tárolási időszakok borítása), és egységes dokumentációs rendszerek.
Egységes dokumentációs rendszer(USD) egy egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen a menedzsmenthez szükséges információkat tartalmaz (GOST R 51141-98).
A dokumentumok egységesítése annak érdekében történik, hogy a vezetői tevékenységben felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak tipizálása, az azonos típusú gazdálkodási feladatok megoldása során keletkező dokumentumok lebonyolítására vonatkozó egységes követelmények megállapítása, a dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának munka-, idő- és anyagköltségének csökkentése, adatbázisok információs kompatibilitásának elérése ben jött létre különféle iparágak tevékenységek.
Az egységes dokumentációs rendszerek 3 kategóriába sorolhatók:
1) összorosz - OKUD;
2) ágazati (részlegi) - az IFTS adóügyi dokumentációja;
3) szervezetek és vállalkozások - jelentési kártya és egységes formájú dokumentumok albuma.
Egységesített okmányformák táblázata- ez a használatra engedélyezett egységes okmányformák listája. Arra fejlesztették ki, hogy csökkentsék a szervezetben használt dokumentumok formáinak számát, és racionalizálják az elkészítési és alkalmazási technológiát, valamint lehetővé teszi a gyors keresést. szükséges formák dokumentumokat.
Az összoroszországi egységes dokumentációs rendszer fő dokumentuma az 1993. december 30-i OKUD 299. sz. - az osztályozó az egységes dokumentációs rendszereket és a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett dokumentumformákat fedi le. Az OKUD tartalmazza az okmánynyomtatványok számjegyeinek megnevezését és a 8 számjegyű dokumentumkódot (nyomtatványok osztálya pl. ORD; nyomtatványok alosztálya - munkaügyi okmányok; az okmány egységes nyomtatványának nyilvántartási száma az alosztályon belül + ellenőrző szám ).
Jelenleg a következő 9 DDD került kifejlesztésre és működik:
a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere; 02
az elsődleges számviteli bizonylatok egységes rendszere; 03
egységes banki dokumentációs rendszer; 04
a pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli dokumentáció egységes rendszere költségvetési intézményekés szervezetek; 05
egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer; 06
a vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere; 07
egységes munkaügyi dokumentációs rendszer; 08
egységes dokumentációs rendszer nyugdíjpénztár Orosz Föderáció; 09
egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer. 10
Minden egyesített dokumentációs rendszer esetében a állami szabvány. Az USDD fejlesztői a megfelelő minisztériumok (osztályok), koordináció elvégzése egy adott tevékenységi ágban. Így az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma felelős a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentumokért.
Ugyanazok a minisztériumok és osztályok hagyják jóvá az USD-ben szereplő egységes dokumentumformákat.
Az egységes okmányűrlap (UFD) az e tevékenységi területen megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, az információhordozón meghatározott sorrendben elhelyezett részletezettség.
Az okmányrekvizit a hivatalos okirat kialakításának kötelező eleme, mint például aláírás, pecsét, szöveg stb.
Egy hivatalos írásos dokumentum meghatározott sorrendbe rendezett adathalmazát dokumentumformának nevezzük.
Minden dokumentumtípusnak (megrendelés, aktus, levél stb.) megvan a maga részletezése. de dokumentumok egységesítéseminden rendszerbenElrendezési kulcs létrehozásával hajtjuk végre egy adott dokumentációs rendszerhez tartozó dokumentumokat, és ezek alapján megállapítja az adott dokumentációs rendszerhez, bizonyos típusú dokumentumokhoz, egy adott dokumentumhoz stb. Elrendezés kulcs A dokumentum "egy olyan dokumentum létrehozásának modellje, amely meghatározza a hatókört, a formátumokat, a mezőméreteket, a szerkezeti rács felépítésének követelményeit és az alapvető részleteket."
Így, be minden egyesített rendszernek van elrendezési kulcsa, amely alapján egységes okmányformákat dolgoznak ki, egységes követelményeket az iratok részleteinek kialakítására. A DDD-nek ki kell dolgoznia az ebben a rendszerben használt egységes dokumentumformákat is.
A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere (USORD) bármely szervezetben, intézményben, vállalkozásban alkalmazott dokumentációs rendszer.
Az USORD használatát a GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.
A GOST vonatkozik az USORD által biztosított szervezeti és adminisztratív dokumentumokra (a továbbiakban: dokumentumok), - határozatokra, végzésekre, végzésekre, határozatokra, jegyzőkönyvekre, aktusokra, levelekre, amelyek rögzítik az adminisztratív és szervezeti kérdésekben hozott döntéseket, valamint az irányítási, interakciós kérdéseket. , tevékenységek biztosítása és szabályozása :
az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok szövetségi kormányzati szervei, beleértve az Orosz Föderációt alkotó egységeket, amelyek az orosz nyelv mint állami nemzeti nyelv mellett önkormányzat;
vállalkozások, szervezetek és társulásaik, függetlenül a tevékenység típusának szervezeti és jogi formájától.
Ez a szabvány előírja:
részletek összetétele;
az adatok nyilvántartására vonatkozó követelmények;
nyomtatványokra és papírmunkára vonatkozó követelmények;
az Orosz Föderáció állami jelvényét, valamint az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok emblémáit tartalmazó nyomtatványok gyártására, elszámolására, használatára és tárolására vonatkozó követelmények.
Nemzetközi szabványosítás- ez egy sor nemzetközi szabványosítási szervezet és tevékenységük termékei - szabványok, ajánlások, műszaki jelentések és egyéb tudományos és műszaki termékek. Három ilyen szervezet létezik: a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet - ISO (ISO), a Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság - IEC (IEC), a Nemzetközi Távközlési Unió - ITU (ITU).
A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet a fentiek közül a legnagyobb és leghitelesebb. Megalakult a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet 1946-ban d) 25 nemzeti szabványügyi szervezet. Valójában 1947-ben kezdődött a munkája.. A Gosstandart képviselőjét kétszer választották meg az ISO szervezet (ISO) – Nemzetközi Szabványügyi Szervezet – elnökévé.
Az ISO a következőképpen határozza meg céljait: a szabványosítás és a kapcsolódó tevékenységek fejlesztésének elősegítése a világban az áruk és szolgáltatások nemzetközi cseréjének biztosítása érdekében. Valamint az együttműködés fejlesztése szellemi, tudományos, műszaki és gazdasági téren. Az elmúlt években az ISO nagy figyelmet fordított a minőségügyi rendszerek szabványosítására. E szervezet erőfeszítéseinek gyakorlati eredménye a nemzetközi szabványok kidolgozása és közzététele. Kidolgozásuk során az ISO minden érdekelt fél – a termékek (szolgáltatások) gyártója, a fogyasztók, a kormányzati körök, a tudományos-műszaki és állami szervezetek – elvárásait figyelembe veszi.
V orosz rendszer a nemzetközi ISO szabványok mintegy felét alkalmazták a szabványosításban.
Az ISO nemzetközi szabványok státusza nem minden résztvevő ország számára kötelező. A világ bármely országának joga van alkalmazni vagy nem alkalmazni. Oroszországban a következő eljárást fogadták el a nemzetközi szabványok végrehajtására:
a nemzetközi szabvány közvetlen alkalmazása további követelmények alkalmazása nélkül;
a nemzetközi szabvány hiteles szövegének felhasználása a nemzetgazdasági igényeket tükröző további követelményekkel.
Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot
Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.
közzétett http://www.allbest.ru/
Bevezetés
A 20. század utolsó harmadában, az új információs technológiák nagyarányú használatának kezdetével felvetődött a dokumentált információk egységesítésének szükségessége, elsősorban a menedzsment területén. 1971-ben a Szovjetunió kormánya külön rendeletet fogadott el az egységes dokumentációs rendszerek és a műszaki és gazdasági információk osztályozóinak létrehozására irányuló munka felgyorsítására. Fejlesztésük funkcionális dokumentációs rendszerek alapján történt.
Hazánkban, sőt, először a hazai ill külföldi gyakorlat a menedzsment dokumentációs támogatási rendszere jött létre annak érdekében, hogy államszerte egységes eljárást lehessen kialakítani a gazdálkodási tevékenység dokumentálásában. Megkapta a nevet EGSD-1973 (Egységes Állami Nyilvántartási Rendszer).Összesen 16 egységes dokumentációs rendszert fejlesztettek ki a Szovjetunióban.
Államunk figyelmének középpontjában mindig a társadalmi termelés irányítási rendszerének fejlesztése áll. Elegendő emlékeztetni arra, hogy a modern termelést a tudományos és technológiai fejlődés magas üteme jellemzi. Mérete növekszik, a gazdasági kapcsolatok egyre bonyolultabbak. Mindehhez az adminisztratív apparátus tevékenységének folyamatos fejlesztése, struktúrájának javítása, a vezetői munka technikai felszereltségének növelése szükséges.
Az adminisztratív apparátus hatékony tevékenysége elválaszthatatlanul összefügg a dokumentumokkal végzett munka megfelelő megszervezésével. Az információforrásokhoz, az előkészítéshez és a döntéshozatalhoz kapcsolódó technológiai irányítási funkciók szinte egyike sem teljes dokumentáció - a dokumentumok létrehozásának, végrehajtásának és feldolgozásának folyamata - nélkül.
A dokumentációhoz kapcsolódik a vezetői apparátus valamennyi dolgozójának tevékenysége: a műszaki előadóktól a vezetőkig minden szinten. Egyesek dokumentumokat készítenek, mások azok végrehajtását és átadását biztosítják, mások pedig ezektől a dokumentumoktól vezérelnek, és ezek alapján hoznak döntéseket.
A „dokumentum” fogalmát az Orosz Föderáció irodai munka és archiválás terminológiájára vonatkozó állami szabvány határozza meg. Használata kötelező mindenféle dokumentációban: tankönyvekben, kézikönyvekben, műszaki és referencia irodalomban.
A dokumentum a tényekről, eseményekről, az objektív valóság jelenségeiről és az emberi mentális tevékenységről szóló információk különféle módon történő rögzítésének eszköze egy speciális anyagon. Így a „dokumentum” fogalma az információ információként való értelmezéséből származik. Az információ bizonyos eseményekről tartalmaz információkat, amelyeket tükröznek.
A vállalkozások napi munkája során dokumentumok készülnek a termelés, a gazdasági, pénzügyi és társadalmi tevékenységek különböző kérdéseiről. Ezek végzések, határozatok, levelek, okiratok, szerződések, jegyzőkönyvek, nyilatkozatok, táviratok, igazolások stb. A vállalkozásoknál készült dokumentumokat általában levelezésnek nevezik.
A dokumentumok létrehozásával, nyilvántartásával, osztályozásával, mozgatásával, elszámolásával és tárolásával kapcsolatos munka összességét nevezzük irodai munkának.
A vállalkozás sikere nagymértékben függ az irodai munka megfelelő megszervezésétől. A vállalkozásoknál, intézményeknél az irodai munka az Egységesített alapján történik államrendszer iratkezelés (EGSD), melynek főbb rendelkezéseit a rendelet hagyja jóvá Állami Bizottság Az Orosz Föderáció Miniszteri Tanácsa.
A redundanciák és a párhuzamos munkavégzés elkerülését segíti az egységes állami nyilvántartási rendszer, amely egységes követelményeket és ajánlásokat fogalmaz meg a bizonylatok elkészítésére, a munkafolyamat megszervezésére, a könyvelésre és az információ-visszakeresésre, a bizonylatok felhasználásának nyomon követésére, esetekbe csoportosítására.
Az irodai munka tudományos megszervezése, lebonyolításának kultúrája az egészre pozitív hatással van gazdasági aktivitás vállalkozások. Az irodai munkának egyszerűnek és hatékonynak kell lennie. Nem lehet benne hely a bürokráciának és a bürokráciának.
Korszerű körülmények között a fő feladat az automatizált vezérlőrendszerek, számítástechnikai központok továbbfejlesztésének, hatékonyságának növelésének biztosítása, következetesen egy országos információgyűjtési és -feldolgozási rendszerré egyesítése; bővíteni az irodai berendezések gyártását és felhasználását az irodai munka egyszerűsítése és a vezetői munka megszervezésének javítása érdekében.
A probléma megoldását szükségszerűen az információs bázis racionalizálásával, a dokumentációs folyamatok fejlesztésével kell kombinálni. Az elektronikus számítástechnika alkalmazásából a legnagyobb hatékonyságot az összes kezdeti információ racionalizálásával lehet elérni, amelynek tömeghordozója a dokumentáció.
A termelésirányítás hatékonyságának növelése elválaszthatatlan a dokumentációs folyamatok fejlesztésétől az irányítás minden szintjén, a munkafolyamatok ésszerűsítésétől és az irodai munka tudományos megszervezésétől.
1. Vezetési dokumentumok egységesítése
Egyesítés- ez bármely objektum (beleértve a dokumentumokat) egységes rendszerbe helyezése, forma, egységesítése és ezen objektumok kezdeti halmazának csökkentése (például nyomtatványok vagy dokumentumtípusok, mutatóik és részletei). Az egységesítés szükségszerűen a racionális (meglehetősen hosszú ideig tartó) egységesség megteremtéséhez vezet bármely tevékenységi területen, beleértve a dokumentációt is.
A dokumentumok egységesítése- ez a dokumentumok egységes rendszerbe, forma, egységesítése, valamint az eredeti formanyomtatványok vagy bizonylattípusok, azok mutatóinak, részleteinek csökkentése. Az egységesítés szükségszerűen a racionális egyformaság megállapításához vezet a dokumentációban elég hosszú ideig. Vagyis a dokumentumok egységesítésének lényege az indokolatlan sokszínűségük csökkentése az okmánynyomtatványok racionális összetételének kialakításával, egységessé tételével a struktúra, a részletek, a nyelvi struktúrák és a feldolgozási, könyvelési és tárolási műveletek egysége révén. dokumentumokat. Az egységesítéssel a bizonylattípusok és -formák számának csökkenése érhető el azzal, hogy a dokumentációs rendszerben kialakult dokumentumláncokból kikerülnek a redundáns és duplikált dokumentumok.
A különböző területeken és vezető testületekben használt irányítási dokumentumokat egységesen kell elkészíteni. Ez lehetővé teszi a dokumentumok egyetlen irodai munkarendszerbe való felvételét az ország számára, hozzájárul azok gyors feldolgozásához és végrehajtásához, csökkenti a dokumentumokkal való munkavégzés idejét nemcsak az irodai személyzet, hanem az adminisztratív apparátus összes alkalmazottja számára is - kezdve vezetőktől a hétköznapi alkalmazottakhoz.
A dokumentumok egységesítése az azonos típusú vezetési funkciók és feladatok végrehajtása során létrejött vezetési dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megteremtése, azok feldolgozásának, elszámolásának és tárolásának műveletei. Az egységesítés lehetővé teszi a számos dokumentummal végzett munka egyszerűsítését, leegyszerűsíti és felgyorsítja az üzleti információk cseréjét.
Az irányítási dokumentumok egységesítése magában foglalja az összetétel egységesítése vezetői problémák megoldása során keletkezett dokumentumok, ill egyesítés formák dokumentumokat.
A dokumentumok összetételének egységesítése a szervezés a vezetői feladatok megoldásához szükséges és elegendő dokumentumkészlet kiválasztása és összevonása (ennek eredményeként a szervezet dokumentumainak összetétele jelentősen csökkenthető).
Az okmánynyomtatványok egységesítése- ez a dokumentumok céljának megfelelő információs mutatók, részletek kiválasztása, egységes formájú dokumentumba foglalása, valamint egységes követelmények tervezésükhöz és fejlesztésükhöz.
Az irodai munka egységesítése lehet bármelyik önálló munkavégzés, és a szabványosítási munka egy szakasza.
A szövetségi törvény "On műszaki előírás» 2002. december 27-én kelt 184-FZ, szabványosítás - „szabályok és jellemzők megállapítására irányuló tevékenység azok önkéntes újrafelhasználása céljából , célja a rendezettség elérése a termelés és a termékforgalom területén, valamint a termékek, munkák vagy szolgáltatások versenyképességének növelése.
Ugyanezen cikkek szerint " alapértelmezett ... olyan dokumentum, amelyben az önkéntes újrafelhasználás érdekében rögzítik a termék jellemzőit, végrehajtási szabályait és a gyártási, üzemeltetési, tárolási, szállítási, értékesítési és selejtezési, munkavégzési vagy szolgáltatási folyamatok jellemzőit. A szabvány tartalmazhat a terminológiára, a szimbólumokra, a csomagolásra, a jelölésre vagy a címkékre vonatkozó követelményeket és ezek alkalmazásának szabályait is.
A szabványosítás lényege az üzleti dokumentáció elkészítésének, lebonyolításának, elszámolásának és tárolásának optimális szabályainak és követelményeinek kialakítása. kellő időbenés általános és ismételt felhasználásukra ajánlott irodai munkában. Más szavakkal, szabványosítás dokumentumokat - ez a dokumentumokra vonatkozó egységes normák és szabályok kialakítása az ügyintézés ésszerűsítése érdekében. A szabványosítás az egységesítés eredménye, annak legmagasabb formája.
Szabványosítás eszközök erekció be jogi norma alapvető szabályok és követelmények vezetői dokumentumok kidolgozásához és kivitelezéséhez. A szabványosításnak köszönhetően hatalmas dokumentumtömeg jön létre azonos szabályok szerint, gyorsabban és könnyebben áttekinthetően a címzettek számára.
Az egységesítési és szabványosítási munka eredménye lehet bizonyos típusú dokumentumok szabványai (például GOST 7.32-91. Kutatási munka jelentése. Szerkezeti és tervezési szabályok), vagy azok elemei (például GOST 9327. Fogyasztói papír. Formátumok ), egységes dokumentációs rendszereken (például GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények). Az egységes dokumentációs rendszerek egymással összefüggő dokumentumformák halmazából állnak, amelyek az adatok dokumentált bemutatását biztosítják bizonyos típusú gazdálkodási és üzleti tevékenységekben.
2. Egységes dokumentációs rendszer
Egységes Dokumentációs Rendszer (UDS), a szabványos definíció szerint "egy egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmaz". Amint látjuk, ezt a meghatározást két fogalom lényegét tükrözi: „dokumentációs rendszerek” és „dokumentumok egységesítése”.
Ha a dokumentációs rendszert egy adott tevékenység dokumentálási szükségletei alapján alakítják ki, akkor az egységes dokumentációs rendszer ennek a rendszernek a dokumentumainak egységesítésének eredménye: a dokumentumok egységes rendszerbe hozása, formája, egységesítése és a kezdeti nyomtatványkészlet csökkentése ill. dokumentumtípusok, mutatóik és részletei. Az egységesítés szükségszerűen vezet a racionális, meglehetősen hosszú ideig tartó egységesség kialakításához a dokumentációban.
Az egységes dokumentációs rendszer hozzájárul:
1) a kézi munka költségeinek csökkentése az információs folyamatokban (ennek eredményeként minimális erőfeszítésre van szükség az embertől a dokumentumok kitöltéséhez vagy elolvasásához);
2) az elektronikus számítógépek széles körű elterjedése, mivel az egységes dokumentumformák alkalmasak az elektronikus feldolgozásra (ez a dokumentumok szoftveres, technikai és információs kompatibilitásának biztosításával, megfelelő dokumentumformák, osztályozók, szótárak stb. kidolgozásával érhető el);
3) az információáramlás ésszerűsítése;
4) a dokumentumok számának csökkentése;
5) a dokumentumkultúra és általában az információs kultúra további fejlesztése.
Mindez együtt lehetővé teszi a gazdálkodás hatékonyságának növelését, hiszen nagyobb hatékonyság érhető el a jó minőségű információk megszerzésében, csökken a dokumentumok hibáinak száma, csökken a kézi műveletek száma, nő a vezetői munka kreatív jellege, valamint a pénzügyi költségek. a dokumentumokkal való munkavégzéshez csökkennek.
Ez nem csak arra vonatkozik orosz szféra dokumentumokkal dolgozni. Tehát az Egyesült Államokban végzett tanulmányok szerint egy egyedileg összeállított és kinyomtatott hivatalos levél költsége elérte a 3,75 dollárt, míg a formalevél, azaz az egységes dokumentum összeállításának költsége mindössze 25 cent volt.
A szabványosítás az egységesítés eredményeinek jogi megszilárdításának egyik formája. Ezért az USD olyan állami szabványok összessége, amelyek meghatározzák egyrészt az egységes rendszer főbb rendelkezéseit, másrészt egyetlen forma a benne foglalt összes dokumentumot. Más szavakkal, az egységes dokumentációs rendszer (UDS) a következőket tartalmazza: 1) állami szabványok; 2) egységes okmányformák, 3) iránymutatásokat pályázatukra. A teljes USDD magját egységes dokumentumformák alkotják.
Egységes dokumentum űrlap- ez "az e tevékenységi körben megoldandó feladatoknak megfelelően megállapított, az információhordozón meghatározott sorrendben elhelyezkedő részletkészlet" .
A jóváhagyási szinttől függően a következő kategóriákba sorolhatók:
összorosz;
Ipari (részlegi);
A Szövetség alanyai dokumentumainak nyomtatványai;
Egyesületek, vállalkozások, szervezetek dokumentumainak formái.
Az összoroszországi egységes formák ágazatköziek. Ezek a nyomtatványok minden szervezetben rejlő tipikus vezetési folyamatok dokumentálására szolgálnak, függetlenül a tevékenységek típusától, valamint a szervezeti és jogi formáktól. Ezeket a nyomtatványokat szövetségi szinten hagyják jóvá. Az egységes nyomtatványok összoroszországi szintű fejlesztői a Szövetségi Levéltári Ügynökség, szövetségi szolgálatállami statisztika, Oroszország Pénzügyminisztériuma, az Orosz Föderáció Központi Bankja. Az országos egységes okmánynyomtatványok minden intézményben, szervezetben, vállalkozásban kötelezően használhatók, függetlenül azok alá- és tulajdonformájától. Példa a dokumentumok egységes formájára nemzeti szinten az Orosz Föderáció Statisztikai Állami Bizottságának 2004. január 5-i 1. számú határozatával jóváhagyott elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáiként szolgálhat a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére.
Az ágazatközi dokumentációs rendszerek mellett léteznek olyan dokumentumformák, amelyek tükrözik az egyes iparágak vagy egyes szervezetek információs támogatásának sajátosságait. Ez a sajátosság kétféle lehet: 1) speciális További követelmények a tipikus irányítási feladatok megoldásához szükséges információkhoz, például az oktatásban, az egészségügyben stb. dolgozók felvételének, mozgásának és elbocsátásának nyilvántartása; 2) olyan konkrét tevékenység, amelynek végrehajtására ez vagy az a tevékenységi ág és annak irányítása valójában létrejött. Ez a típus specifikus dokumentáció biztosan létezik, hiszen ezek a dokumentumok rögzítik az ipar fő tevékenységeit, például az egészségügyi dokumentációt (receptek, betegszabadság, kórtörténet stb.); irattári dokumentáció (ügyleírások, hitelesítő lapok, útmutatók stb.); földtani feltárási dokumentáció (térképek, szelvények, kútállományok stb.); oktatási dokumentáció (menetrendek, előrehaladási ívek, tanfolyami programok stb.). A jelen dokumentáció összetételének, információtartalmának, belső felépítésének és kialakításának meghatározásával kapcsolatos kérdéseket olyan osztályok és (vagy) más szervezetek kezelik, amelyek hivatalosan vezető szerepet töltenek be egy adott tevékenységi területen, például az Orosz Állami Könyvtár. az ország többi könyvtárát. Ipari formájú dokumentumok rendelkeznek normatív jelleg az adminisztratív (osztályi) rendszer keretein belül például bírósági, közjegyzői stb. dokumentáció, vagy minden meghatározott tevékenységet végző szervezet esetében, például biztosítási, egészségügyi stb. dokumentáció.
A szövetség alanyai dokumentumainak formáit régiók, régiók, területek, köztársaságok, helyi önkormányzatok szintjén hagyják jóvá, és tükrözik ezen entitások tevékenységeinek dokumentálásának sajátosságait. Az ilyen formanyomtatványok használata kiterjed az Orosz Föderáció érintett alanyai joghatósága alá tartozó szervezetekre és intézményekre.
Az egyesületek, vállalkozások, szervezetek dokumentumformáit helyi szinten dolgozzák ki, hagyják jóvá és alkalmazzák.
A dokumentumok formai egységesítése javítja azok minőségét, hiszen az egységes formanyomtatvány tartalma optimális számú összehasonlítható mutatót, a szükséges részleteket tartalmazza. Ez a forma a részletek elhelyezkedését tekintve racionális, kényelmes kitöltési és összeállítási módokat biztosít. Az egységes nyomtatványok gyakorlati alkalmazása jelentős hatást fejt ki a dokumentumok összeállítási, gyártási, feldolgozási, továbbítási és feldolgozási költségeinek csökkentésével. Mindez lehetővé teszi a dokumentumok áthaladásának felgyorsítását a szervezetben, a munkafolyamat optimalizálását. A dokumentumok tartalmának javítása lehetővé teszi annak minőségének javítását, az irányítási feladatok optimalizálását a szükséges és elegendő információk megszerzésével.
Az iratösszetétel egységesítésének eredményeit az okmánynyomtatványok táblázata, az iratnyomtatványok egységesítésének eredményeit pedig az okmánynyomtatványok albumában rögzítjük.
A minisztériumokban, főosztályokban, meghatározott szervezetekben a szigorúan jogi és funkcionális alapon használt iratnyomtatványok számának csökkentése érdekében az egységesítés eredményeit követve az egységes dokumentumformák táblázatait dolgozzák ki.
Egységesített okmányformák táblázata- ez a "felhasználható dokumentumok egységes formáinak listája" .
A példaértékű munkaidő-nyilvántartás egységes szabályozó dokumentum, amely a vállalkozás gazdálkodási tevékenységének feladatainak és feladatainak végrehajtásához szükséges és elegendő dokumentumok egységes formáinak jegyzéke, azok jogállásának, az előkészítés főbb szakaszainak, ill. átjárás, benyújtás és megállapított kötelező forma. A gyakorlatban a Jelentéskártya valós módja a dokumentumok dokumentálásának vagy összeállításának folyamatának egyszerűsítésének, vizuális sémának létrehozása minden típusú tevékenység dokumentumban történő rögzítésére. A jegyzőkönyv erre a rögzítésre szigorú szabályokat határoz meg a hely, az idő, a döntéshozók és a dokumentumforma tekintetében. A munkaidő-nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden dokumentumot, függetlenül attól, hogy ki és milyen adathordozón készült.
Jelenlegi tevékenységünk során az okmánynyomtatvány-táblázat egy referenciakönyv funkcióját tölti be, amely rendezett formában tartalmazza a szervezet által saját gazdálkodási tevékenységének dokumentálására használt dokumentumformákat, és lehetővé teszi a szükséges iratformák gyors felkutatását. megjelölve a dokumentum elkészítésének és végrehajtásának összes vagy főbb szakaszát.
A nyomtatványok nyomtatványai a következőkre szolgálnak:
A szervezetben használt dokumentumformák összetételének optimalizálása és egységes szabályozó dokumentumban történő összevonása;
A szervezet tevékenysége során használt iratformák osztályozása funkciók és tevékenységi területek szerint;
A szervezet dokumentum-készítési eljárásának egységesítése és szabályozási megszilárdítása;
Okmánynyomtatványok egységesítése;
A szervezet dokumentumbázisának racionalizálása a számítógépes információs technológiák menedzsment tevékenységben való alkalmazásának hatékonyságának növelése érdekében.
Az Egységes Iratformák Táblázata kidolgozásának jogalapja az Állami Dokumentációs Kezelő Rendszer (GSDM) megfelelő bejegyzése: „a szervezetekben létrehozott vezetési dokumentumok összetételét azok hatásköre és funkciója, a kérdések megoldásának rendje határozza meg. , a szervezetek közötti kapcsolatok mennyiségét és jellegét, és a dokumentumtáblázatban rögzítjük. A GSDOU-nak megfelelően minden szervezetnél össze kell állítani a Dokumentumlapok táblázatát. A táblázatban nem szereplő dokumentumok felhasználása tilos. A GSDOU biztosítja hozzávetőleges forma A szervezet dokumentumainak egységes formáinak táblázata. Táblázat formájában van. A jelentéskártya-séma a szervezet összes osztálya által végzett funkciók osztályozásán alapul.
Az okmánynyomtatványok Óratáblázatának kialakításával egyidejűleg célszerű egy dokumentumnyomtatványok Albumát kidolgozni, amely tartalmazza az Órafüzetben szereplő okmánylapokat és rögzíti a szervezet összetételének és formáinak egységesítésének eredményeit. Mind az Albumot, mind az okmánylapot a szervezet vezetője hagyja jóvá. Az okmánynyomtatványok kialakítása az okmánynyomtatványok albuma alapján történik.
Az okmánynyomtatványok albuma a Munkaidő-nyilvántartásban szereplő egyesített okmánynyomtatványokat tartalmazza, és összefoglalja a szervezet összetételének és iratformáinak vezetői funkciók szerinti egységesítésének eredményeit.
Az országos egységes dokumentumformákat számítógépes feldolgozásuk lehetőségének figyelembe vételével alakítják ki. Alkalmazásuk minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban kötelező, függetlenül azok alá- és tulajdonformájától.
Dokumentum űrlapok album- az adott szervezet, intézmény, vállalkozás vezetésének dokumentált alátámasztásához szükséges referencia egységesített dokumentumformák gyűjteménye
A szervezet dokumentum-űrlapjainak albumát két változatban kell bemutatni:
Papír (referenciaminta), amelyet a Szervezet irodavezetői szolgáltatásában (irodában) tárolnak;
Egy elektronikus másolat, aminek minden munkaállomáson ott kell lennie.
Jellemző tulajdonságok Az egységes vezetési dokumentációs rendszerekben szereplő egységes formájú dokumentumok albumai a következők:
Az egyes rendszerekben szereplő nyomtatványok felépítésének és tartalmi szabályozásának egységessége; a sokszorosított adatok, valamint az azokban hagyományosan szereplő, de konkrét problémák megoldására fel nem használt adatok kizárása a dokumentumokból, ami lehetővé teszi az egyszeri információbevitelt a vezetési probléma megoldása során;
A használt terminológia egysége és szimbólumok, amely lehetővé teszi az indikátorok összehasonlíthatóságát az egyik irányítási szintről a másikra, illetve az egyik rendszerről a másikra való átmenet során az indikátorok és dokumentumok kialakítására szolgáló algoritmusok egységesítése alapján;
A részletek és mutatók meghatározott véges halmaza minden dokumentumtípushoz, egységes modellek létrehozása a dokumentumtípusok és specifikus nyomtatványok készítéséhez;
A dokumentumok részletezésének elkészítésére és lebonyolítására egységes szabályok kialakítása, amelyek minden dokumentációs rendszerre jellemzőek, és meghatározott jellemzők esetén.
Az Időtáblázat és a Dokumentuműrlapok albuma használata a következőket biztosítja:
Az alkalmazott dokumentumformák megfelelése a megoldandó feladatoknak;
Hatékonyság az irányítási funkciók végrehajtásában;
A dokumentumok elkészítésének, lebonyolításának és feldolgozásának munkaidő költségének csökkentése.
A szabványügyi testületek és a fejlesztők a DDD-t kötelezőnek minősítették minden olyan irányítási struktúrában és szervezetben, amely különféle technológiát használ a menedzsment dokumentációs támogatásához (DOW).
A feladatok és dokumentumok összetételét tekintve a legkiterjedtebb a szabályozó dokumentumok (szabványok) és az ezek alapján kidolgozott egységes vezetői dokumentációs rendszerek, amelyek több száz dokumentumformát foglalnak magukban.
Az egységes irányítási dokumentációs rendszerek és a megfelelő dokumentumformák legteljesebb készletét az OK 011-931 (OKUD) irányítási dokumentáció összoroszországi osztályozója mutatja be, ahol minden dokumentumtípus megkapta a kódmegjelölést, amelyet az egyikhez való tartozás határoz meg. DDD és helyezze el ebben a rendszerben. Ez a kódjelzés megerősíti a kötelező használatra jóváhagyott szabványmintának való megfelelést.
Jelenleg az alábbi egységes irányítási dokumentációs rendszerek léteznek az Orosz Föderációban.
3. Unifiidézett dokumentációs rendszerek
1. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere:
Szervezet, vállalkozás létrehozásának dokumentációja;
Szervezet, vállalkozás átszervezésének dokumentációja;
Szervezet, vállalkozás felszámolásának dokumentációja;
Dokumentáció az állami és önkormányzati szervezetek, vállalkozások;
Dokumentáció vezetői tevékenység vállalkozási szervezet
Egy szervezet, vállalkozás tevékenységének szervezeti és normatív szabályozásának dokumentációja;
Szervezet, vállalkozás tevékenységének működési és információs szabályozásának dokumentációja;
Foglalkoztatási dokumentáció;
A munkából való elbocsátásról szóló dokumentumok;
hagyja el a dokumentációt;
Az ösztönzők nyilvántartásba vételére vonatkozó dokumentáció;
A fegyelmi szankciók nyilvántartására vonatkozó dokumentáció.
A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere (USORD) különösen fontos az irodai munkában . Szinte minden irodai szolgáltatás ennek a rendszernek a legtöbb dokumentumával dolgozik, függetlenül a szervezet irányától, szervezeti és jogi formájától.
Az USORD tartalmazza állami szabvány, a dokumentumok egységes nyomtatványainak albuma, valamint a kitöltési és alkalmazási útmutatók
A szervezeti és adminisztratív dokumentációra vonatkozó állami szabványnak több kiadása is volt, amelyek közül az elsőt 1972-ben az oroszországi állami szabvány 2003. március 3-i 65. sz. GOST jóváhagyta R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei”, amely 2003. július 1-jén lépett hatályba. Ez a szabvány megállapítja a papírmunka alapvető szabályait, a nyomtatvány információinak tartalmára vonatkozó követelményeket, az ORD címzésének, egyeztetésének, aláírásának, jóváhagyásának eljárását.
2. Unifidézett elsődleges számviteli dokumentációs rendszer:
A munkaerő elszámolásának és kifizetésének dokumentációja;
Befektetett eszközök és immateriális javak elszámolásának dokumentációja;
Készpénzes tranzakciók elszámolásának dokumentációja;
Anyagszámítási dokumentáció, a leltározás eredményének elszámolása;
Kis értékű és kopó cikkek elszámolásának dokumentációja;
Dokumentáció a beruházási munkák elszámolásáról a beruházási és javítási és építési munkák során;
Mezőgazdasági termékek és nyersanyagok elszámolásának dokumentációja;
A gabonamozgások elszámolásának dokumentációja;
Egyéb növényi termékek mozgásának elszámolására vonatkozó dokumentáció;
Az állatok mozgásának rögzítésére vonatkozó dokumentáció;
Az állati termékek mozgásának elszámolására vonatkozó dokumentáció;
Termékértékesítés könyvelési dokumentációja;
Dokumentáció a raktárterületeken lévő termékek, leltári cikkek könyveléséhez;
Építőipari gépek és mechanizmusok üzemeltetésének elszámolására vonatkozó dokumentáció;
Dokumentáció a gépjármű-közlekedésben végzett munkák elszámolásáról.
3. Egységes banki dokumentációs rendszer:
Fizetési dokumentáció nem készpénzes fizetés esetén;
Kibocsátási-készpénz- és költségvetési tranzakciók dokumentációja;
Tanácsegyeztetési dokumentáció;
A valutaszabályozás és valutaszabályozás megszervezésének dokumentációja;
Dokumentáció az elszámolások ellenőrzéséhez az Oroszországi Bank intézményei közötti tájékoztató feljegyzések felhasználásával;
Bankok hitelműveleteinek dokumentációja;
Pénzforgalmi dokumentáció;
Banki jelentési dokumentáció;
Letéti számvitel dokumentálása.
4. A költségvetési pénzügyi, számviteli és beszámolási dokumentáció egységes rendszere:
Pénzügyi dokumentáció;
Költségvetési jelentéskészítés dokumentációja;
Költségvetési számvitel dokumentációja;
Teljesítményjelentési dokumentáció szövetségi költségvetés benyújtják az Orosz Föderáció kormányának;
A szövetségi költségvetés végrehajtásáról szóló pénzügyi kimutatásokról szóló dokumentáció benyújtásra Számviteli Kamara Orosz Föderáció.
5. Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer:
Dokumentáció a gazdaság intézményi átalakulásáról, a nem állami szektor fejlődéséről;
Makrogazdasági mutatók és gazdasági egyensúlyok dokumentációja;
A lakosság jövedelmére és életszínvonalára vonatkozó dokumentáció;
Tudományos és innovációs dokumentáció;
Demográfiai adatok és bűncselekmények dokumentációja;
Dokumentáció a lakosság gazdasági tevékenységéről, a munkavállalók béréről és munkakörülményeiről;
Nagykereskedelmi dokumentáció;
Pénzügyi dokumentáció (közpénzügyek és pénzforgalom, szervezet pénzügyei);
Dokumentáció természetes erőforrásokés védelmet környezet, lakhatási és kommunális szolgáltatások, egészségügy, turizmus és rekreáció, oktatás és kultúra, fizetős szolgáltatások;
Ipari statisztikák dokumentációja;
Mezőgazdasági dokumentáció;
Építési dokumentáció;
Külgazdasági tevékenységre vonatkozó dokumentáció;
Dokumentáció kiskereskedelemés vendéglátás;
Szállítási és kommunikációs dokumentáció;
Árak és tarifák dokumentációja;
Befektetési dokumentáció.
6. Vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere:
Számviteli dokumentáció készítése;
Számviteli nyilvántartások;
Elsődleges számviteli dokumentáció;
A szigorú jelentéstétel formái.
7. Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer:
Dokumentáció a munkaerőpiac helyzetéről;
Munkaügyi kapcsolatok dokumentációja;
A munkaügyi szervek alkalmazottainak továbbképzésére vonatkozó dokumentáció;
Munkavédelmi dokumentáció;
A minimális fogyasztói költségvetésről szóló dokumentáció;
A munkaügyi hatóságokhoz benyújtott fellebbezések dokumentációja.
8. Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere:
Dokumentáció a könyvelésről és a pénzeszközök elosztásáról;
Tervezési és gazdasági tevékenység dokumentációja;
Az ellenőrzési és hitelesítési tevékenységek dokumentációja.
9. Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer:
Működési és kereskedelmi dokumentáció;
Szállítási dokumentáció;
Elszámolási külkereskedelmi dokumentáció;
Biztosítási külkereskedelmi dokumentáció;
Import (export) során kiállított okmányok ;
Szállítási külkereskedelmi dokumentáció;
Külkereskedelmi dokumentáció továbbítása.
Valamennyi egységes rendszer tartalmaz szabványokat, szükség szerint frissített specifikus dokumentumkészleteket, valamint szabályozási és módszertani anyagokat ezen dokumentumok kitöltéséhez és alkalmazásához.
A jelentős számú megoldandó feladat egységessége, a dokumentálásuk egységes technológiái, a jelentős mennyiségű kötelező információ megismételhetősége lehetővé tette, hogy gyakorlati célból számos egyéb egységes dokumentációs rendszert és ezekre vonatkozó alapvető követelményt azonosítsunk. Alkalmazás.
Az első ilyen rendszereknek kell lennie Állami szabványok és előírások rendszere(GSS). Az 1965-ben először kidolgozott rendszer olyan állami szabványokat tartalmaz, amelyek meghatározzák a szabványosítás fő céljait és célkitűzéseit, az országban folyó szabványosítási munka szervezetét és módszertanát; a szabványok és egyéb szabályozási és műszaki dokumentációk kidolgozásának, bevezetésének, forgalomba hozatalának, azok módosításának rendje; az állami felügyelet megszervezése és osztályos ellenőrzés végrehajtásuk és érvényesítésük érdekében.
Ennek a rendszernek a keretein belül meghatározásra kerülnek a szabványosítási objektumok, a létrehozandó szabványok kategóriái és típusai: állami, iparági szabványok, ill. specifikációk, konkrét vállalkozások szabványai, valamint a szabványok felépítésének, tartalmának és megjelenítésének egységes szabályai, azok típusától és kategóriájától függetlenül, a szabványokban és technológiai feltételekben foglalt metrológiai alátámasztási és biztonsági követelményekig.
1971-ben kidolgozták a több mint 20 szabványból álló fő készletet, és útmutató dokumentumokat - egy rendszer technológiai dokumentáció (ESTD). Főnek nevezték, mert összetételében különböző feladatokat tudott megoldani a technológiai dokumentáció nyilvántartása és forgalmazása terén, mint pl. Általános rendeltetésű, és a vállalkozásoknál és szervezeteknél végzett munkatípusokra szakosodott, függetlenül azok típusától és termelési jellegétől. Komplex telepítve Általános rendelkezésekés célja az egységes rendszer, a nyomtatványok fejlesztésével kapcsolatos általános követelmények technológiai dokumentumok, az okmánynyomtatványok elkészítése és a technológiai dokumentumok elkészítése, a főfeliratok végrehajtásának szabályai, az iratok elkészítésének szabályai, azok automatizált feldolgozásának figyelembevételével, az iratok teljessége, terminológia, az összetétel összetételére vonatkozó követelmények. a dokumentumokban használt műszaki és gazdasági információs osztályozók.
Felépítésében és tartalmilag hasonló A tervdokumentáció egységes rendszere(ESKD), párhuzamosan készült. A tervdokumentáció szabványosítása az ISO / TKU "Műszaki rajzok" és az IEC / TKZ "Grafikus szimbólumok" nemzetközi követelményeinek keretein belül történik.
A fenti rendszerek mindegyike tartalmazza előírások, amelyek meghatározzák a vonatkozó bizonylatok előállításának és lebonyolításának rendjét, könyvelésének megszervezését, tárolási jellemzőit.
Létezik két gyártási célú dokumentációs rendszer: Egységes rendszer projektdokumentáció a tőkeépítés valamint a Gyártás Technológiai Előkészítés Egységes Rendszere (mérnöki termékek, műszerek és automatizálási berendezések). közel hozzájuk és Az automatizált vezérlőrendszerek egységes szabványrendszere, Egységes programdokumentációs rendszer, Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.
Az elmúlt években aktívan feltöltötték új szabályozási dokumentumokkal Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer(SIVID), különösen a számítógépes technológia használatával összefüggésben a dokumentumkezelésre vonatkozó szabványok.
A dokumentumok egységesítésére és szabványosítására irányuló munka külföldön is folyik (Belgiumban, Nagy-Britanniában, Norvégiában, Svédországban, a Német Szövetségi Köztársaságban, a Kínai Népköztársaságban és más országokban). Ebben a munkában nemzetközi szervezetek vesznek részt, köztük az ISO, az EGK és mások.
Az egységes dokumentációs rendszerek közvetlenül kapcsolódnak a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozóihoz.
Következtetés
Így a dokumentumok egységesítése az azonos típusú irányítási funkciók végrehajtását rögzítő irányítási dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megállapításában áll. Az iratok szabványosítása a végrehajtott egységesítés jogi megszilárdításának egyik formája és kényszerűségének mértéke. A következő szabványkategóriákat állapították meg: állami szabványok (GOST), ipari szabványok (OST), köztársasági szabványok (RST). A dokumentumok egységesítése a felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak egységesítése, a minőség javítása, feldolgozásuk bonyolultságának csökkentése, valamint az információs kompatibilitás elérése érdekében történik. különféle rendszerek hasonló és kapcsolódó vezérlési funkciók dokumentációja, több hatékony felhasználása számítógépes technológia.
Az egységesítési munka magában foglalja:
Egységes dokumentumkezelési rendszer (UDS) kialakítása, amelyet a vonatkozó dokumentációs rendszerekért felelős minisztériumok és főosztályok végeznek;
Szektorközi (tárcaközi) DDD-k megvalósítása köztársasági és ágazati DDD-k keretében;
Az USDD és a Műszaki és Gazdasági Dokumentáció Ágazati Osztályozója (OKTEI) karbantartása az információk megbízhatóságának megőrzése és továbbfejlesztése érdekében;
Az iparág sajátosságait tükröző, a DUR-ban nem szereplő, iparág-specifikus egységes dokumentumformák komplexeinek kidolgozása, valamint azok állami nyilvántartása;
Az iparág sajátosságait tükröző műszaki-gazdasági információk ágazati osztályozóinak kidolgozása.
egységesítés vezetői jogi dokumentáció
Bibliográfia
1. Berezina N. M., Lysenko L. M., Vorontsova E. P. Modern irodai munka. 3. kiadás - Szentpétervár: Piter, 2007. - 224 p.
2. Nagy enciklopédikus szótár. - M., 1991. - S. 526.
3. Bukin V.P., Ordinartseva N.P. Szabványosítás és termékminőség: Oktatóanyag/ Alatt általános kiadás A műszaki tudományok doktora, professzor G.P. Shlykov. - Penza: TSNTI, 2004. - 107 p.
4. GOST 17914-72. A hosszú távú tárolás eseteinek fedele. Típusok, méretek, technikai követelmények. - M., 1972.
5. GOST R 51141-98. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások. -M., 1998.-S. 2, 34. tétel.
6. GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer . -M., 2003.-19 p.
7. Kirsanova M.V. Modern irodai munka: Tankönyv. - 2. kiadás, javítva. - M.: INFRA-M; Novoszibirszk: Szibériai Megállapodás, 2001. - 288s.
8. Krylova G. D. „A szabványosítás, tanúsítás, metrológia alapjai”. Tankönyv középiskoláknak. Moszkva: Unity-Dana. 1999
9. A dokumentumokkal végzett munka szervezése: Tankönyv / V.A. Kudryaev és mások - M.: INFRA-M, 1999, 575 p.
10. Román L. A. Irodai munka: Tankönyv tanulóknak. közepes intézmények. prof. oktatás, jogi szakos hallgatók. -M.: Mesterség, 2002. - 208 p.
11. Shishkin I. F. "Metrológia, szabványosítás és minőségirányítás". Tankönyv. M.: Szabványok kiadója. 1990
Az Allbest.ru oldalon található
...Hasonló dokumentumok
A szervezeti és adminisztratív dokumentáció általános követelményeinek tanulmányozása. A vezetői dokumentumok egységesítésének és szabványosításának elvei. A szervezeti-jogi, adminisztratív és információs-referencia dokumentációk adatainak nyilvántartására vonatkozó szabályok.
absztrakt, hozzáadva: 2011.05.17
Általános követelmények a szervezeti és adminisztratív dokumentációhoz. A vezetői dokumentáció egységesítése, szabványosítása. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Szervezeti és adminisztratív dokumentumok részletei.
szakdolgozat, hozzáadva: 2009.10.02
A szervezet adminisztratív dokumentációjának rendszere és annak elkészítése. Dokumentumfolyamat, főbb szakaszai, dokumentumformák. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységesítési rendszerének javítása a szervezetben az LLC "Universal-Service" példáján.
szakdolgozat, hozzáadva 2014.11.16
A vezetési dokumentumok egységesítésének, szabványosításának problémájának megalapozása, mint a vezetői munka produktivitását növelő tényező. Egységes dokumentációs rendszerek tanulmányozása. A dokumentum főbb részleteinek összetételének és elhelyezkedésének tanulmányozása.
absztrakt, hozzáadva: 2014.07.04
Információs támogatás menedzsment. Az egységesítés és az azt követő szabályozási konszolidáció eredményeként egységesített dokumentumformák. A munkafolyamatok osztályozása, kódolása, racionalizálása. Technológia az egyesített űrlapok módosításához.
absztrakt, hozzáadva: 2013.10.24
A vezetői dokumentumok egységesítésének, szabványosításának jellemzői. A szabványosítás fogalma, a szabványosítási objektumok jellemzői. Nemzetközi és hazai tapasztalat a vizsgált területen. A dokumentumok egységesítése - egységes rendszerbe, formába hozása.
szakdolgozat, hozzáadva: 2011.01.13
Egy adott ügyviteli dokumentációs rendszer fogalma, funkcionális jellemzői, gyakorlati felépítésének vizsgálata. A meglévő hiányosságok feltárása és javaslatok kidolgozása e folyamat, információforrásainak javítására.
bemutató, hozzáadva 2015.02.23
A dokumentumok egységesítése és szabványosítása. GOST R6.30-2003: a szabvány hatálya, a nyomtatványok típusai. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok adatainak nyilvántartása. Az irodai munka normatív és módszertani alapjai. Szerződéses és jogi dokumentáció.
oktatóanyag, hozzáadva: 2011.07.04
A dokumentumok tulajdonságai, általános és speciális funkciói. Az LLC "Atek" szervezeti és adminisztratív dokumentációjának elemzése. A vállalkozási dokumentumok osztályozásának célja, jelentősége, csoportosítása tartalom, összeállítási forma és egyéb jellemzők alapján.
szakdolgozat, hozzáadva 2012.01.24
Az irodai munkarendszer jellemzői és a dokumentumok egységesítése. A hivatalnoki, kollégiumi és minisztériumi írásrendszer különböző történelmi korszakok. századi orosz írástudók. A példaértékű szövegek fogalma. A szovjet iroda korszaka.
A dokumentáció javítására irányuló sokéves erőfeszítések eredményeként több mint 35 000 tervezési, számviteli, pénzügyi és egyéb dokumentum-forma került összevonásra. Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója(OKUD).
Mindegyik dokumentum kódjelölést kapott, amelyet az egyik egységes dokumentációs rendszerhez való tartozás és a bizonylat e rendszeren belüli helye határoz meg. Ez a kód megjelölés megerősíti a létjogosultságát és a kötelező használatra jóváhagyott szabványmintának való megfelelést.
Az OKUD szerinti nyomtatványkódok a bizonylat tetejére kerülnek, azonban nincs pontosan egy hely minden nyomtatványnak: mivel a levélben hagyományosan az index feletti címadatok után szerepel a nyomtatványkód.
Az egységes irányítási dokumentációs rendszerek kialakítása a következők alapján történik:
Ø az okmánynyomtatványok felépítésének egységessége; az egyes rendszerekben szereplő dokumentumok tartalmának szabályozása; a sokszorosított adatok, valamint az azokban hagyományosan szereplő, de konkrét problémák megoldása során fel nem használt adatok kizárása a dokumentumokból egy vezetői probléma megoldása során egyszeri információbevitel érdekében;
Ø az egyik irányítási szintről a másikra, illetve az egyik rendszerről a másikra való átmenet során az indikátorok összehasonlíthatósága érdekében használt terminológia és szimbólumok egysége az indikátorok és dokumentumok kialakítására szolgáló algoritmusok egységesítése alapján;
Ø az egyes dokumentumtípusokhoz tartozó részlet- és indikátorkészlet meghatározása, és egységes modellek létrehozása azok típuskészletének felépítéséhez, amely alkalmas mind a gépi feldolgozásra, mind az emberi észlelésre;
Ø A dokumentumok részleteinek elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó egységes szabályok megállapítása, amelyek minden dokumentációs rendszerben közösek, és meghatározott jellemzők esetén meghatározottak.
Egységes dokumentációs rendszerek(USADOLLÁR) - egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott, meghatározott tevékenységi körben működő iratformák összessége(menedzsment, pénzügy stb.). DDD kell a dokumentumok mennyiségének és a dokumentumok összeállításának és feldolgozásának költségeinek csökkentése érdekében
ü a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere (USORD);
ü az elsődleges számviteli dokumentáció egységes rendszere (USPUD);
ü egységes banki dokumentációs rendszer (USBD);
ü költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere (USFUOBD);
ü egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer (USOSD);
ü a vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere (USUOBD);
ü egységes munkaügyi dokumentációs rendszer (USDT);
ü az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának (USDPF RF) egységes dokumentációs rendszere
ü Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer (USVD)
Egységes dokumentációs rendszer(USADOLLÁR) - ez egy egységes szabályok és követelmények szerint kialakított dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza. Az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztése az irányítási folyamatok automatizálásával, a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásával és továbbításával kapcsolatos eljárásokhoz kapcsolódik. Az egységes dokumentációs rendszer egy-két állami szabványt foglal magában, amelyek alapján egységes dokumentumformákat dolgoznak ki, valamint az ezek megvalósításához és alkalmazásához szükséges oktató és módszertani anyagokat.
A dokumentumok egységesítésére irányuló munka eredménye a következő lehet:
Ø összoroszországi egységes formák;
Ø ági egységes nyomtatványok;
Ø a vállalkozási bizonylatok egységes formái.
Jelenleg Oroszországban a 299. számú állami szabvány 1993. december 30-i rendeletével összhangban a következő egységes irányítási dokumentációs rendszereket fejlesztették ki, beleértve a dokumentumkészleteket:
Minden egyes egységes dokumentációs rendszerhez kidolgoztak egy állami szabványt. Az USDD fejlesztői a megfelelő minisztériumok (osztályok), amelyek egy adott tevékenységi területen koordinációt végeznek. Így az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma felelős a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentumokért. Ugyanazok a minisztériumok és főosztályok hagyják jóvá az egységes dokumentációs rendszerben (UDS) szereplő egységes dokumentumformákat.
Egységes dokumentum űrlap(UFD) az e tevékenységi körben megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, az információhordozón meghatározott sorrendben elhelyezkedő részletkészlet.
Dokumentum kellékek - a hivatalos okirat kialakításának kötelező eleme, mint például aláírás, pecsét, szöveg stb.
Egy hivatalos írásos dokumentum meghatározott sorrendbe rendezett részleteinek halmazát nevezzük dokumentum nyomtatvány .
Valamennyi egységes rendszer tartalmazza az egyes dokumentumokhoz szükség szerint frissített formanyomtatvány-mintákat, valamint szabályozói és módszertani anyagokat ezen dokumentumok kitöltéséhez és alkalmazásához. . Szinte minden egyesített dokumentumforma adaptált két használati esetre példaként:
Számítógépes sablonok létrehozása;
Űrlapok készítése papíron azok gyors, kézzel írt kitöltéséhez.
Az USD-ben szereplő dokumentumok alkalmazása, alapvetően szükségszerűen, felelősség mert ezt úgy kell viselni minisztériumok és osztályok vezetői , és egyesületek, szervezetek és vállalkozások vezetői . Állami felügyelet a DDD követelményeinek való megfelelésért a közszférában a szabványügyi és metrológiai testületekhez, a nem állami szektorban pedig a helyi hatóságok végrehajtó hatalom.
Minden egyesített rendszerhez kidolgoztak egy állami szabványt. A DDD fejlesztői az érintett minisztériumok (osztályok), amelyek egy adott tevékenységi területen koordinálnak: az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma - a számviteli dokumentációért, az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltára - a szervezeti és adminisztratív dokumentációért.
Ugyanazok a minisztériumok és osztályok hagyják jóvá az USD-ben szereplő egységes dokumentumformákat. Egységes dokumentumformákat dolgoznak ki és hagynak jóvá, minden esetben figyelembe véve azok számítógépes feldolgozásának lehetőségét.
Az országos egységes okmánynyomtatványok minden intézményben, szervezetben és vállalkozásban kötelezőek, függetlenül azok alá- és tulajdonformájától.
Ellenőrző kérdések
1. Melyek a dokumentumok egységesítésének fő céljai?
2. Mit vesznek figyelembe a dokumentumok egységesítésekor?
3. Mit jelent a dokumentációs rendszer?
4. Melyek a dokumentációs rendszerek?
5. Mi az USORD sajátossága?
6. Mi az a szabvány, és milyen típusú szabványokat alkalmaznak hazánkban?
7. Mit tartalmaz a szabványosítási normatív dokumentum?
8. Ki dolgozza ki és hagyja jóvá a szabványosítási normatív dokumentumokat, és ki ellenőrzi és felügyeli azok betartását?
9. Mi az a DDD és milyen DDD-ket ismersz hazánkban?
10. Mit kell érteni az okmány követelménye alatt?
12. Milyen szabályozó dokumentum szabályozza az USORD használatát?
A „dokumentumok egységesítése” kifejezés a létrehozást jelenti az összetétel és a formák egységessége azonos típusú irányítási funkciókat rögzítő vezetési dokumentumok.
Egységes Dokumentációs Rendszer (UDS) - ez egy egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen szükséges információkat tartalmaz (GOST-98).
Az egységesítés a következők érdekében történik:
A szervezet tevékenysége során felhasznált dokumentumok indokolatlan számának csökkentése;
· formáik tipizálása (szerkezet, nyelvi szerkezetek);
A dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának, elszámolásának, tárolásának költségeinek (munka, anyag, idő) csökkentése;
· a különböző dokumentációs rendszerek információs kompatibilitásának elérése.
Szabványosítás a szabályok megállapításának és alkalmazásának folyamata, amelynek célja a tevékenységek racionalizálása egy bizonyos területen, minden érdekelt fél részvételével. A dokumentáció szabványosítása az egységesítés eredményeinek jogi konszolidációjának egyik formája.
Az egységesítés és szabványosítás fő célja olyan dokumentációs rendszerek létrehozása, amelyek használata költséghatékony, növeli az általános irányítási kultúrát, és a vezetői munka kreatív elemeihez szükséges idő növekedéséhez vezet.
Az egységesítés és a szabványosítás a dokumentáció javításának fő irányai, ami a vezetői dokumentumok létrehozásának költségeinek csökkenéséhez vezet.
Objektumok az irányítási tevékenységek egységesítése és szabványosítása:
a) a vezetői információkkal való munka során használt kifejezések és meghatározások (például GOST "Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások");
b) intézmények, szervezetek, vállalkozások szervezeti felépítése (például a testületek összoroszországi osztályozója államhatalomés menedzsment - OKOGU);
c) a vezetői funkciók osztályozói;
d) vezetői dokumentáció (OKUD).
Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS)
tartalmazza:
Ú a dokumentációra vonatkozó állami szabványok, amelyek meghatározzák a különböző funkcionális célokra szolgáló dokumentumok formáinak egységesítésére irányuló munka összetételét és tartalmát;
Ú Össz-oroszországi műszaki, gazdasági és társadalmi információs osztályozók (OK TESI), amelyek az egységes dokumentációs rendszerekben tárolt adatok integrált automatizált feldolgozását biztosítják;
Ú egységes okmánynyomtatványok (időszámítólap és okmánylapok albuma).
Az iratkezelés keretében megvalósuló eljárások közül sokat az állam által meghatározott egységes követelmények szerint kell lefolytatni, ill nemzetközi szabványok. A dokumentáció területén a szabványosítás megoldja az információhordozók és a feldolgozásához szükséges technológiák műszaki és információs kompatibilitásának problémáit.
Jelenleg az Orosz Föderáció állami szabványosítási rendszerének alapjait hozták létre szövetségi törvény 2002. december 27-én kelt „A műszaki szabályozásról” és a „Szabványosítás az Orosz Föderációban” rendszer szabványcsoportja (GOST 2004-2005). A szabványok nemzetközi - ISO, államközi, nemzeti - GOST R, ipari - OST-okra, szervezetek szabványaira - CO. 2005 óta új szabványrendszert hoztak létre a "Műszaki Szabályozásról" szóló szövetségi törvénnyel összhangban.
A dokumentumkezeléssel kapcsolatban számos szabvány létezik. Közöttük:
© GOST 6.10.5-87 „Egységes dokumentációs rendszerek. Követelmények az elrendezési űrlap elkészítéséhez”;
© GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások";
© GOST R 6.30-2003 „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények”;
© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Dokumentum kezelés. Általános követelmények” stb.
Az osztályozás és kódolás a társadalmi és gazdasági objektumok és tulajdonságaik függvénye, amelyekre vonatkozó információkat a kormányzat és a közigazgatás tevékenysége során használnak fel, és egységes dokumentációs rendszerek tartalmazzák.
TESI osztályozók- ezek olyan szabályozási dokumentumok, amelyek az objektumok besorolási csoportként bemutatott neveinek és a hozzájuk rendelt kódoknak szisztematikus készletét tartalmazzák. Ezeket automatizált információs rendszerekben történő információfeldolgozás céljából hozzák létre. Jelenleg 37 össz-oroszországi és folyamatos államközi osztályozót fejlesztettek ki és működnek. Mindegyik egyetlen osztályozási és kódolási rendszert alkot, a TESI (ESKK TESI).
Attól függően, hogy a Felhasználási területek az osztályozók teljes oroszországi, ágazati és vállalkozások (szervezetek) osztályozóira vannak felosztva. Szempontból tartalom osztályozók felosztása:
· a ben megoldott gazdálkodási dokumentumokról, feladatokról információk osztályozói automatizált rendszerek gazdálkodás, tevékenységek, gazdasági és társadalmi mutatók:
- Össz-orosz szabványok osztályozója - OKS,
- Össz-oroszországi vezetési dokumentáció osztályozója - OKUD,
- Össz-oroszországi termékosztályozó - OKP,
- Össz-oroszországi valutaosztályozó - OKV,
- Össz-oroszországi mértékegység-osztályozó - OKEI stb.;
· információs osztályozók szervezeti struktúrák:
- A hatóságok és közigazgatás össz-oroszországi osztályozója - OKOGU,
- Vállalkozások és szervezetek össz-oroszországi osztályozója - OKPO,
- A gazdasági régiók össz-oroszországi osztályozója - OKER;
· lakossági és személyi információs osztályozók:
- A lakosságra vonatkozó információk össz-oroszországi osztályozója - OKIN,
- az oktatási szakterületek oroszországi osztályozója - OKSO,
- Össz-oroszországi osztályozó a munkavállalók foglalkozásairól, az alkalmazottak beosztásairól és a bérkategóriákról - OKPDRTR stb.
Az osztályozók létrehozásával párhuzamosan (1971-től) megtörtént a különböző szintű automatizált vezérlőrendszerekben történő használatra szánt egységes rendszerek kidolgozása. A dokumentáció javítására irányuló sokéves munka eredményeként több mint 3,5 ezer tervezési, számviteli, pénzügyi, szervezeti, adminisztratív és egyéb dokumentumot egyesítettek, amelyeket az Összoroszországi Vezetési Dokumentumok Osztályozójában (OKUD) foglaltak össze. Mindegyik dokumentum kódjelölést kapott, amelyet az egyik Kongói Demokratikus Köztársasághoz való tartozás és a dokumentum e rendszeren belüli helye határoz meg. Minden DDD magja a dokumentumok formái – vagyis rögzítettek kijelölt helyekreállandó információkat tartalmazó állandó részletek.
1993-ig több mint 20 egységes dokumentációs rendszerrel rendelkeztünk, 1993 óta az állami szabvány 1993. december 30-i rendeletével nyolc DDD-t hagytak jóvá:
1. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere - 8 dokumentumcsoport (USORD).
2. Banki dokumentáció egységes rendszere - 14 dokumentumcsoport.
3. Költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi elszámolásának és beszámolási dokumentációjának egységes rendszere - 3 csoport.
4. Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer - 13 dokumentumcsoport.
5. Vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere - 3 bizonylatcsoport.
6. Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer - 6 dokumentumcsoport.
7. Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere - 3 dokumentumcsoport.
8. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere - 6 dokumentumcsoport.
Valamennyi egységes rendszer tartalmazza a konkrét dokumentumok nyomtatványainak referenciamintáját, amelyek összetételét és tartalmát szükség szerint frissítjük, valamint szabályozó és módszertani anyagokat ezen dokumentumok kitöltéséhez és alkalmazásához. Az egységes dokumentációs rendszerekben szereplő iratformák alkalmazásáért a szervezet vezetője a felelős. A DDD követelményeinek való megfelelés feletti állami felügyeletet a közszférában a szabványosítás és a mérésügyi szervek, a nem állami szektorban pedig a helyi végrehajtó hatóságok bízzák meg.
A DDD tehát a lehető legnagyobb egységességre hozott, a fő általános irányítási funkcionális rendszerekbe kombinált dokumentumformák, amelyeket a vezetés szintjétől és tulajdoni formától függetlenül minden szervezet használhat, hagyományos és vegyes, számítógépes felhasználással. technológia, dokumentumfeldolgozási módszerek.információ.
Az egységes dokumentációs rendszerek kialakítása a következők alapján történik:
A dokumentumok formáinak egységessége;
az egyes rendszerekben szereplő dokumentumok tartalmának szabályozása;
az ismétlődő adatok kizárása a dokumentumokból;
a használt terminológia és szimbólumok egysége;
A dokumentumok részletezésének elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó egységes szabályok kialakítása minden dokumentációs rendszerben.
A nemzeti dokumentációs rendszerek mellett léteznek egységes dokumentációs rendszerek, amelyek tükrözik az iparág (egészségügy, oktatás, tudomány stb.) vagy a vállalkozás tevékenységének sajátosságait. A jelen dokumentáció összetételének, tartalmának, belső felépítésének és kialakításának meghatározásával kapcsolatos kérdéseket az egyes tevékenységi területeken hivatalosan vezetőnek kijelölt osztályok vagy más szervezetek intézik. A dokumentumok iparági formái egy adott iparágon vagy osztályon belül normatív jellegűek.
Az elmúlt években elterjedtek a vállalati szabványok, amelyek az ISO szabványokban megfogalmazott nemzetközi követelményeken alapulnak.
A vezetői dokumentáció egységesítése magában foglalja az összetétel és a formák egységesítése dokumentumok kezelésére használt dokumentumok.
Egyesítés fogalmazás dokumentumokat kell válasszon ki és javítson ki egy dokumentumkészletet , szükséges és elégséges a vezetői problémák megoldásához. Az iratok összetételének egységesítése következtében a nem kezelési igényből fakadó nyomtatványok kizárásra kerülnek. Az iratösszetétel egységesítésének eredményeit ben konszolidálják dokumentum űrlap lap.
Dokumentum nyomtatványok lapja- ez a vezetési tevékenység funkcióinak és feladatainak végrehajtásához szükséges, egységes felhasználásra engedélyezett formáinak listája, ezek jogállásának, előkészítési és átadási szakaszainak leírásával. (67. melléklet) .
A nyomtatványok nyomtatványai a következőkre szolgálnak:
a dokumentumok összetételének és osztályozásának optimalizálása;
a vezetői dokumentumok elkészítésére vonatkozó eljárás normatív megszilárdítása a szervezetben;
okmánynyomtatványok egységesítése;
· a szervezet dokumentumbázisának racionalizálása a számítástechnika hatékony felhasználása érdekében.
A jelenlegi tevékenységben az okmánynyomtatványok tájékoztató füzet funkcióját látják el, amely rendezetten tartalmazza a szervezet által használt összes dokumentumformát, és lehetővé teszi a szükséges iratformák gyors felkutatását.
A nyomtatványok lapja a következőket tartalmazza:
a) szabályozó jogszabályok által jóváhagyott dokumentumformák legfelsőbb testek hatóságok és adminisztráció, ágazati vezetői és ágazatközi koordinációs szervek;
b) az OKUD-ban szereplő szervezetben használt nyomtatványokat;
v) belső formák jóváhagyott dokumentumok előírások ezt a szervezetet.
Az összes kiválasztott dokumentumformát a szervezet funkcióinak listája (osztályozója) szerint osztályozzák, majd bekerülnek a munkaidő-nyilvántartás megfelelő oszlopaiba. A munkaidő-nyilvántartás rovatai lehetnek a szervezet strukturális részlegeinek nevei, vagy a vezetési funkciók nevei (funkcionális attribútum).
Egyesítés formák
A dokumentumok a dokumentumok egységes formákban történő kiválasztásából és összevonásából állnak információs mutatók és részletek
, a célnak megfelelő
niyu dokumentumokat, valamint azok elkészítésére vonatkozó egységes követelmények megállapítását.
Az okmánynyomtatványok egységesítésének eredményeit a minisztériumok, főosztályok és szervezetek tevékenysége során felhasznált okmánylap album rögzíti. Dokumentum űrlapok album - a szervezet tevékenységének dokumentálására használt, egységes referencia-dokumentumformák gyűjteménye. Egységes dokumentum űrlap – ez egy formanyomtatvány, amely egy adott dokumentumtípushoz kötelezően kitöltendő, egységes teszttel. Az okmánynyomtatvány-album kialakításának célja a szervezetben felhasznált dokumentumok formai és tartalmi szabályozása. Valamennyi szerkezeti egységnek rendelkeznie kell Jelentős lappal és dokumentumnyomtatványok Albumával, ezek karbantartását és az alkalmazás feletti ellenőrzését a vezetői dokumentációt támogató szolgálat végzi.