Az Orosz Föderáció jogalkotási alapja. A hivatali munka szabályai a szövetségi végrehajtó szervekben Irodai munka az államhatalom szövetségi végrehajtó szerveiben

Egyik kollégám számára sem titok, hogy hazánkban gyakorlatilag semmilyen szabályozás nincs szabályozva az irodai munkavégzés során. szövetségi szinten. A kereskedelmi szervezetekről beszélek: hatalmas szám a nem állami vállalatoknak csak azt lehet javasolni, hogy kövessék egyik-másik „normatív” dokumentumot. Ezek egyikéről fogunk ma beszélni. Eszerint minden állami szerv köteles irodai munkát végezni: ez a hivatali munka szabályzata szövetségi szervek végrehajtó hatalom. Itt tudod letölteni őket.

A szabályok állapota

Annak ellenére, hogy nevük szerint a szabályok csak a szövetségi végrehajtó szervekre vonatkoznak, a 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény „Az információról, információs technológiákról és információvédelemről” kimondja, hogy „az irodai munka szabályai, ill. más állami szervek, szervek által létrehozott iratfolyamat önkormányzat hatáskörükön belül meg kell felelniük a követelményeknek, a kormány által megállapított Az Orosz Föderáció az irodai munka és a szövetségi végrehajtó hatóságok dokumentumforgalma tekintetében” (11. cikk). Így a szövetségi végrehajtó hatóságokra vonatkozó szabályok minden állami szervre és önkormányzatra kötelezőek.

Köteles követni őket kereskedelmi szervezetek nem lehetséges, csak ajánlott. Szerencsére a legtöbb vállalat továbbra is követi ezeket az irányelveket.

A papírmunka szabályai a szövetségi végrehajtó szerveknél: aktuális változások

2016 májusában módosult a szövetségi végrehajtó testületekben a hivatali munka szabályzata:

Frissült a „Kifejezések és meghatározások” rovat, különösen eltűnt a „dokumentum elektronikus képe” furcsa kifejezés, és megjelent egy teljesen érthető és megkérdőjelezhetetlen „dokumentum elektronikus másolata”;

Két új kellék jelent meg (ezek nincsenek benne): Elektronikus aláírásés hivatkozás a dokumentumhoz;

Az iratok elszámolása során lehetővé vált az irat átvételének (aláírásának, jóváhagyásának) és a nyilvántartásba vétel napjának elkülönítése, hogy ezt az irodai munkavégzési utasításban hivatalosan is bejegyezzék;

Az „Elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés sajátosságai a szövetségi végrehajtó szervben” részt teljesen újratervezték;

A szabályzatnak van egy függeléke: A szövetségi végrehajtó hatóság EDMS-ében történő elszámoláshoz és dokumentumok kereséséhez használt dokumentumokra vonatkozó kötelező információk listája.

Új szabályokat fogadtak el a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozóan. Megkértük a szabályzat egyik kidolgozóját, hogy meséljen nekünk erről a mérföldkőnek számító eseményről - az Összoroszországi Dokumentációs és Levéltári Kutatóintézet igazgatóhelyettesét, a történettudományok kandidátusát, Valentina Fedorovna Yankova docenst.

- Mikor fogadták el az új szabályokat, mikor lépnek életbe? Mi a sors modellszabályok, korábban a szövetségi hatóságok nevében jár el?

A szövetségi végrehajtó szervek papírmunkájára vonatkozó szabályokat (a továbbiakban: Szabályok) az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete hagyta jóvá. A szabályok a jóváhagyásuk napjától léptek hatályba.

Valójában a Szabályok elfogadása előtt egy másik szabályozási dokumentumon dolgoztunk - Modell utasítás a szövetségi végrehajtó szervek papírmunkájáról. De ennek a dokumentumnak a státusza teljesen más volt: a szabványos utasítást az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma (jelenleg Kulturális Minisztérium) hagyta jóvá. új dokumentumot- Az irodai munka szabályai a szövetségi végrehajtó szervekben - a kormány jóváhagyta Orosz Föderáció. Megjegyzendő, hogy hazánk történetében ez az első eset, beleértve szovjet időszak amikor a hivatali munkát szabályozó dokumentumot a Kormány elfogadja. Ez mindenekelőtt azt jelzi, hogy az elektronikus dokumentumkezelésre való átállással, a tárcaközi bevezetéssel összefüggésben elektronikus dokumentumkezelésés e-kormányzat, az irodai munka szerepe és jelentősége csak növekszik.

Visszatérve a szövetségi végrehajtó szervek papírmunkájára vonatkozó szabványos utasításokhoz, azt szeretném mondani, hogy ez a dokumentum a Szabályok elfogadásával érvényét vesztette. Ezt maga az állásfoglalás szövege tartalmazza. Hadd emlékeztessem Önöket: a (2005-ben módosított) Szabványos Utasítást az elfogadással összefüggésben dolgozták ki. mintaszabályozás a szövetségi végrehajtó hatóságok közötti interakció, amelynek 11.1. bekezdése kimondta:

„A szövetségi végrehajtó szervekben az irodai munkát az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma által jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervben végzett irodai munkára vonatkozó szabványos utasítások szerint szervezik. A szövetségi végrehajtó hatóságok saját utasításokat adnak ki az irodai munkára vonatkozóan, a Szövetségi Levéltári Ügynökséggel egyeztetve.

Az Orosz Föderáció kormányának az új szabályokat jóváhagyó rendelete a mintaszabályzat ezen bekezdését is módosította, most a következő kiadásban érvényes:

„11.1. A szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai szerint végzik. E szabályok alapján a szövetségi végrehajtó testületek az ügyek területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben utasításokat adnak ki a nyilvántartás vezetésére.

Következésképpen a fő szabályozó dokumentum, amely alapján a szövetségi végrehajtó hatóságok utasításokat dolgoznak ki az irodai munkára vonatkozóan, most a Szabályok vannak, és nem a szövetségi végrehajtó hatóságoknál a papírmunkára vonatkozó szabványos utasítások.

- Kiknek kötelezőek az új szabályok? Milyen következményekkel jár a be nem tartásuk?

A szabályzat címéből az következik, hogy a szövetségi végrehajtó hatóságoknak szólnak. Az Orosz Föderáció elnökének 2008. május 12-i 724. számú rendeletével összhangban szövetségi végrehajtó hatóságaink a következők:

szövetségi minisztériumok, szövetségi ügynökségek és szövetségi ügynökségek, amelynek tevékenységét az Orosz Föderáció elnöke, valamint az e szövetségi minisztériumoknak alárendelt szövetségi szolgálatok és szövetségi ügynökségek irányítják;
Az Orosz Föderáció kormánya által irányított szövetségi minisztériumok, valamint az ezeknek a szövetségi minisztériumoknak alárendelt szövetségi szolgálatok és szövetségi ügynökségek;
szövetségi szolgáltatásokés az Orosz Föderáció kormánya által irányított szövetségi ügynökségek.

A jelen Szabályzat fogyasztóinak köre azonban nem korlátozódik erre. A tény az, hogy a szabályok kidolgozására az „Információról, az információs technológiákról és az információvédelemről” szóló szövetségi törvény elfogadásával összefüggésben került sor. 11. (2. o.), amely a következőket mondta.

Ebben jelent meg először az a rendelkezés, hogy az Orosz Föderáció Kormánya határozza meg a szövetségi végrehajtó szervek tevékenységének dokumentálására vonatkozó eljárást, és a továbbiakban megemlítette az „Irodai munka és dokumentumáramlás szabályait”, amely más állami szervek, ill. a helyi önkormányzatoknak be kell tartaniuk a szövetségi szervek végrehajtó hatalmára vonatkozó szabályokat (lásd a 11. cikk (2) bekezdését).

Ezért kérdésére közvetlenül válaszolva hangsúlyozom, hogy összhangban szövetségi törvény"Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről" a Szabályzat felhasználói a hatóságok államhatalom(nem csak a szövetségi, hanem az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok hatóságai is) és a helyi önkormányzatok.

Ha arról beszélünk, hogy milyen következményekkel járhat a szabályok be nem tartása, akkor figyelni kell e szabályozó dokumentum 3. pontjára: „a szövetségi végrehajtó szerv e szabályok alapján, figyelembe véve a feltételeket. és tevékenységének sajátosságait, kidolgozza az irodai munkára vonatkozó utasítást, amelyet a szövetségi végrehajtó hatalom vezetője hagy jóvá az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel”, vagyis a Szövetségi Levéltári Ügynökséggel (Rosarchiv). Ennélfogva, ha a szövetségi végrehajtó szerv irodai munkájára vonatkozó utasítása nem felel meg a szabályoknak, a Szövetségi Levéltár nem állapodik meg abban.

- Hogyan használhatják más szervezetek a Szabályzatot munkájuk során? Például, amikor kapcsolatba lép a szövetségi hatóságokkal, és nem csak.

Egy időben a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkáról szóló szabványos utasítást, bár csak a szövetségi szerveknek szánták, nagyon széles körben használták, és nemcsak a kormányzati szervek, hanem az állami és nem állami szervezetek is, legalábbis abban. rész, amely nem vitte át a benne rejlő sajátosságokat kormányzati szervek. Úgy gondolom, hogy a Szabályzatot is széles körben használják majd, bár természetesen nem úgy, mint a Papírmunkára vonatkozó szabványos utasításokat.

Meg kell értenie, hogy a szabályok státusza meglehetősen magas, a dokumentumot az Orosz Föderáció kormánya hagyja jóvá. Az ilyen dokumentumok általában tartalmazzák Általános elvek, szabályok, normák. Az ilyen dokumentumok nem tartalmaznak részleteket és részleteket. Egyesek számára úgy tűnhet, hogy a Szabályzat számos rendelkezése rokon a „A Volga a Kaszpi-tengerbe ömlik” kijelentéssel, de tény, hogy ezek az „egyszerű igazságok” soha, semmilyen szabályozási dokumentumban, különösen ilyen szinten nem szerepeltek. rögzített. Gyakran ezek alkotják az úgynevezett „üzleti gyakorlatot”. Gyakran kérdezik tőlünk erről vagy arról a hivatali szabályról: „Hol van megírva?”, És gyakran előfordul, hogy valójában nincs mire hivatkozni. Úgy gondolom, hogy most az ilyen rendelkezések legalább egy része normatív konszolidációt kapott. Ezen kívül meg kell fordulni Speciális figyelem a Szabályzat 6. szakaszához "Az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés sajátosságai a szövetségi végrehajtó szervben" és a dokumentum mellékletéhez, amely meghatározza a dokumentumnak az elektronikus dokumentumkezelés rendszerébe történő felvételéhez szükséges kötelező információk listáját, könyvelés és dokumentumkeresés. A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása szempontjából fontos a dokumentumokra vonatkozó ezen kötelező információk összetételének meghatározása.

- Milyen újdonságok vannak ebben a dokumentumban?

Véleményem szerint a legfontosabb és legértékesebb az a rész, amely valamennyit létrehozza az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés alapelvei. Igénye elkésett - jelenleg, mind szövetségi szinten, mind az Orosz Föderáció alanyai és önkormányzatok nagy munka folyik az e-közigazgatás megteremtésén és a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés megvalósításán.

Hadd emlékeztessem önöket arra, hogy ezen a szövetségi szintű tevékenységi területen csak a 2002-ben elfogadott „Az elektronikus digitális aláírásról szóló szövetségi törvény” létezik, az elektronikus dokumentumkezelés területén gyakorlatilag nincs jogszabály, különösen a munkaszervezést illetően. elektronikus dokumentumokkal. E tekintetben a szövetségi végrehajtó hatóságok kénytelenek fejlődni saját szabályokat elektronikus dokumentumokkal dolgoznak, de ezek csak a tanszéki elektronikus dokumentumkezelés keretében valósulnak meg. A tárcaközi munkafolyamat megvalósításához közös, egységes szabályokra van szükség. Ezzel kapcsolatban a Szabályzat megfogalmazza egységes követelményeket az irodai munkához szükséges elektronikus dokumentumokkal dolgozni. A legfontosabb rendelkezések a következők:

az elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében hozzák létre, dolgozzák fel és tárolják (a szabályzat 37. pontja);
az elektronikus digitális aláírásokat a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumainak aláírására használják. Az elektronikus digitális aláíráshoz használt eszközt hitelesíteni kell kellő időben. Az elektronikus dokumentumoknak a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történő mérlegelésekor és jóváhagyásakor olyan módszerek alkalmazhatók az elektronikus dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésére, amelyekben az elektronikus digitális aláírás nem használt (38., 39. o.);
a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történő dokumentumok rögzítéséhez és kereséséhez a Szabályzat mellékletében szereplő dokumentumokra vonatkozó kötelező információkat kell használni. A Szabályzatban meghatározott kötelező tájékoztatáson túlmenően a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében további dokumentumok is felhasználhatók (25. pont);
az átvett elektronikus dokumentumoknak a szövetségi végrehajtó szerv vezetője általi megfontolás céljából történő továbbításakor, az elektronikus dokumentumoknak a szövetségi végrehajtó szerv strukturális részlegeinek és felelős végrehajtóinak történő elküldésekor, elektronikus dokumentumok küldésekor és elektronikus dokumentumok tárolásakor a regisztrációs adatok továbbítása (tárolása) az elektronikusakkal együtt történik. dokumentumok (42. záradék) ;
az elektronikus dokumentumok elfogadását és küldését a szövetségi végrehajtó szerv hivatali szolgálata végzi (40. pont);
a végrehajtott elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv ügynómenklatúrájának megfelelően ügyekbe rendszerezi. Az ügyek nómenklatúrájának összeállításakor fel kell tüntetni, hogy az ügy ben folyik elektronikus formátumban. Elektronikus dokumentumok végrehajtásuk után a megállapított eljárásnak megfelelően a szövetségi végrehajtó testületben tárolják azokat a hasonló dokumentumokra előírt időtartamig. papíralapú(44-46. o.).

Nem kevésbé fontos V. szakasz "A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapja". Olyan rendelkezést tartalmaz, hogy a szövetségi végrehajtó szerv a Szövetségi Levéltárral egyetértésben elkészíti és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint a neki alárendelt szervezetek tevékenysége során keletkezett dokumentumok jegyzékét, feltüntetve a megőrzést. időszakokban. Jelenleg csak néhány szövetségi végrehajtó hatóság készített osztályonkénti (ágazati) listát a dokumentumok megőrzési idejével. Hiány tanszéki lista nagy nehézségeket okoz az ügyek nómenklatúrájának összeállítása és az iratok tárolási feltételeinek meghatározása, mivel a rendelkezésre álló modell listák a megőrzési idővel rendelkező dokumentumok nem tartalmaznak olyan dokumentációt, amely tükrözi a szövetségi végrehajtó szerv és az alárendelt szervek és szervezetek tevékenységének sajátosságait.

– Mikor kezdett el dolgozni az új szabályokon?

A szabályok kidolgozását a 2007. július 27-i, 149-FZ számú, az „Információról, információtechnológiáról és az információvédelemről” szóló szövetségi törvény végrehajtásához szükséges törvénytervezetek előkészítésére vonatkozó terv biztosította, amelyet a rendelettel jóváhagytak. az Orosz Föderáció kormányának 2007. július 27-i 1002-R sz. A felelős végrehajtót az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma (jelenleg Kulturális Minisztérium), társvégrehajtóit - Oroszország Gazdaságfejlesztési Minisztériuma, Oroszország Szövetségi Biztonsági Szolgálata és más osztályok - határozta meg. Oroszország Kulturális Minisztériuma a dokumentumtervezet kidolgozását a Szövetségi Levéltári Ügynökségre (Rosarchiv) bízta, amely bevonta ebbe a munkába az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézetet.

A szabályok kidolgozása valójában 2008-ban kezdődött. Az első félévben elkészült a Szabályzat tervezete, amely után megkezdődött a dokumentum megvitatása a társ-végrehajtókkal, jóváhagyása. A folyamat hosszadalmas volt, mivel figyelembe kellett venni a különböző osztályok véleményét. A dokumentumot a jóváhagyási folyamat során háromszor felülvizsgálták. Meg kell jegyezni, hogy a koordinációs folyamat során gyakorlatilag semmilyen alapvető kifogás nem merült fel. A jóváhagyott szabályzattervezetet a Kulturális Minisztérium már 2009-ben benyújtotta az Orosz Föderáció kormányának. Bár a szabályzattervezetnek az Orosz Föderáció kormányában folytatott megvitatása során nagyon komoly változtatásokat eszközöltek a szövegben, maga a vita folyamata nagyon konstruktív szellemben zajlott, és nem vett sok időt.

- Miért olyan hosszú? Milyen kihívásokkal kellett megküzdenie a fejlesztési folyamat során?

Először is meg kellett érteni ennek a dokumentumnak a célját. A szabályzat szövege kimondja, hogy „a szövetségi végrehajtó testületekben egységes eljárást ír elő a hivatali munkára”. Figyelembe véve azt a tényt, hogy bármely szabályozó dokumentum hosszú távú normákat állapít meg a szervezetek vagy egyének széles köre számára, el kellett különíteni, hogy mi képezheti ezt az „egységes irodai munkafolyamatot”, mi járhat el. hosszú idő, és valami, amit minden szövetségi végrehajtó hatóság alkalmazhat.

Természetesen figyelembe kell venni a normatív dokumentum sajátos bemutatási stílusát. Bár az intézetnek volt tapasztalata a menedzsment és egyéb dokumentumok dokumentálásáról szóló törvénytervezet előkészítésében normatív dokumentumok, azonban nem volt könnyű leírni az irodai munkára vonatkozó eljárást anélkül, hogy belemennénk a dokumentumokkal való munka technológiájába, amely az utasítás tárgya.

- Milyen problémák merültek fel a Szabályzat elfogadásával kapcsolatban, és hogyan oldották meg ezeket? Milyen darabokat kellett eltávolítani? költöztetni fognak-e iránymutatásokat az új szabályok alkalmazásáról?

Amint már mondtam, az Orosz Föderáció kormányában a dokumentumtervezet véglegesítésének folyamata során néhány változáson ment keresztül, és mindenekelőtt jelentősen csökkent.

Ennek a dokumentumnak a "mi" változatában volt egy teljesebb rész "A szövetségi végrehajtó szerv tevékenységének dokumentálása", különösen ennek a szakasznak két melléklete volt: a szövetségi végrehajtó szerv nyomtatványainak mintái és a dokumentumok részleteinek feldolgozására vonatkozó szabályok, amelyeket a vita utolsó szakaszában eltávolítottak. Ezen túlmenően néhány kellék elnevezése – véleményem szerint – indokolatlanul módosult, például a Szabályzatban szereplő „Szöveg címsor” előírás „Dokumentum neve” néven szerepel. Vannak más rendelkezések is, amelyekkel nem értek egyet.

Leginkább azt sajnálom, hogy mi elmulasztotta megvédeni a „Szövetségi végrehajtó szerv irodairányítási szolgáltatása” részt. A mi szempontunkból nagyon fontos volt ezen osztályok státuszának emelése a szövetségi végrehajtó szervekben. A rendelkezésünkre álló adatok szerint a legtöbb szövetségi végrehajtó szervnél a nyilvántartási szolgáltatások nem önálló egységek. De ez nem olyan rossz, a lényeg az, hogy különféle osztályok (irodák) részét képezik - az ellenőrzéstől és az elemzőtől vagy az osztálytól. közszolgálat valamint a személyzet jogi és adminisztratív-gazdasági. Igyekeztünk ezzel kapcsolatban legalább némi rendet kialakítani, legalábbis olyan rendelkezést fogalmaztunk meg, hogy a szövetségi végrehajtó szerv hivatali szolgálata egy független szerkezeti egység, amely közvetlenül a vezetőnek számol be szövetségi végrehajtó szerv vagy az információkért és a dokumentációért felelős helyettes vezetője. Volt egy másik, véleményünk szerint fontos rendelkezés szerkezete és létszám az iratkezelési szolgáltatásokat a szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagyja jóvá a munkaügyi szabályzat alapján. Ezt a részt sajnos eltávolították. Ám a veszteségünket kompenzálta, hogy magában a határozat szövegében szerepelt a 3. pont, amely módosította a Mintaszabályzat 2.38. és 2.39. belső szervezet szövetségi végrehajtó szervek, az Orosz Föderáció kormányának 2005. július 28-i 452. számú rendeletével jóváhagyva. A dokumentum régi változatában a 2.29. pont a következőképpen került megfogalmazásra:

„2.39. A szövetségi végrehajtó szervek szerkezeti alosztályaiban az irodai munka megszervezéséért és lebonyolításáért ezen alosztályok vezetői a felelősek.

A strukturális részlegekben a dokumentáció támogatásával kapcsolatos közvetlen munkát az irodai munkáért felelős személyek végzik.

V új kiadás ez így néz ki:

„2.39. A szövetségi végrehajtó testületben a szervezést és az iratvezetést a szövetségi végrehajtó szervnek az iratkezelési feladatokkal megbízott szerkezeti alosztálya, valamint a szövetségi végrehajtó szerv egyéb szervezeti részlegeiben az iratvezetésért felelős személyek látják el. .

Biztosan, a jóváhagyott szabályzatban nem szereplő anyagok egy részét be lehet és kell tartalmazni a szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó útmutatóban az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete rendelkezik, de számos rendelkezés iránymutatásokat pusztán azért nem fognak szerepelni, mert viselik normatív jellegés csak a normatívában lehet jogi aktus, és az ajánlások, amint megérti, egy másik státuszú dokumentum - ajánlás.

- Mikorra számíthatunk ezekre az iránymutatásokra?

Fejlesztési idővonal ez a dokumentum az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete határozza meg, ahol a 4. bekezdés a következőket mondja ki: „2010. január 1. előtt a Szövetségi Levéltári Ügynökség jóváhagyja az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó iránymutatásokat. a szövetségi végrehajtó szervekben.” Az ajánlások elkészítésével szintén intézetünket bízták meg - az All-Oroszország Iratkezelési és Archiválási Kutatóintézetet, amely egyben a szövetségi végrehajtó hatóságoknál is kidolgozta a papírmunkára vonatkozó modellutasításokat. Ez a munka már folyamatban van.

- Köszönjük, hogy felnyitotta a fátylat a fejlesztés és jóváhagyás belső működéséről szabályozási keretüzleti ügyben. Reméljük, hogy a szövetségi végrehajtó hatóságoknál a hivatali munka új szabályairól szóló beszélgetés lesz az első jele, és a jövőben, amikor befejeződik a Szabályok alkalmazási útmutatójával kapcsolatos munka, új információkat fog tudni adni. útmutatót olvasóinknak.

Lábjegyzetek

Show összecsukása

Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény 11. cikkével összhangban az Orosz Föderáció kormánya úgy dönt:

1. Hagyja jóvá a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munka mellékelt szabályzatát.

2. Az Orosz Föderáció kormányának 2005. január 19-i N 30 rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervek együttműködésére vonatkozó mintaszabályzat 11.1. pontja a következő kiadásban:

"11.1. A szövetségi végrehajtó szerveknél az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i N 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabályok szerint végzik. E szabályok alapján a szövetségi végrehajtó szervek a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben az archiválás területén, utasításokat adnak az irodai munkára.

3. Az Orosz Föderáció kormányának 2005. július 28-i, N 452 sz. rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervek belső szervezetére vonatkozó mintaszabályzat 2.38. és 2.39. 3233), az alábbiak szerint:

"2.38. A szövetségi végrehajtó testületben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i N 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabályokkal összhangban végzik. E szabályok alapján. , a szövetségi végrehajtó szerv az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben utasításokat ad ki az irodai munkához.

A titkos dokumentumokkal, titkosított táviratokkal, egyéb korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal, valamint a titkos és egyéb korlátozott hozzáférésű információkkal való munkavégzés speciális utasítások szerint történik.

2.39. A szövetségi végrehajtó testületben a szervezést és az iratvezetést a szövetségi végrehajtó szervnek az iratkezelési feladatokkal megbízott szerkezeti alosztálya, valamint a szövetségi végrehajtó szerv egyéb szervezeti részlegeiben az iratvezetésért felelős személyek látják el. .

4. A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2010. január 1-jéig jóváhagyja a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó módszertani ajánlásokat.

Az Orosz Föderáció kormányának elnöke

V. Putyin

Az irodai munka szabályai a szövetségi végrehajtó szervekben

I. Általános rendelkezések

1. Jelen szabályzat a szövetségi végrehajtó testületekben történő irodai munka egységes eljárási rendjét állapítja meg.

2. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

3. A szövetségi végrehajtó szerv a jelen Szabályzat alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, utasítást dolgoz ki az irodai munkáról, amelyet a szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagy jóvá a szakterületi szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben. az archiválásról.

II. Alapfogalmak

4. Jelen szabályzat a következő alapfogalmakat használja:

"dokumentáció" - az információ rögzítése a tárgyi adathordozón az előírt módon;

„irodai munka” – az alkotást biztosító tevékenység hivatalos dokumentumokatés a velük folytatott munka megszervezése a szövetségi végrehajtó szervekben;

„okirat” - állami szerv, önkormányzati szerv, jogi, ill Egyedi a megállapított eljárásnak megfelelően kiállítva és a szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamában szerepelnek;

"dokumentum áramlás" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, a fájlba helyezésig és (vagy) elküldéséig;

„dokumentumadatok” – a dokumentum kötelező eleme;

"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen másolata;

"okirat másolata" - az eredeti dokumentum információit és külső jellemzőit maradéktalanul reprodukáló, jogi erővel nem rendelkező dokumentum;

"okmány nyilvántartásba vétele" - egy dokumentumhoz iktatószám hozzárendelése és az okmányra vonatkozó információk előírt módon történő rögzítése;

"ügyek nómenklatúrája" - a szövetségi végrehajtó szervben kialakított ügyek nevének rendszerezett listája, feltüntetve tárolásuk feltételeit;

"ügy" - dokumentumkészlet ill külön dokumentum a szövetségi végrehajtó szerv egy kérdéséhez vagy tevékenységi területéhez kapcsolódik;

"Irodairányítási szolgáltatás" - a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztálya, amely az irodai munka elvégzésével megbízott, valamint a szövetségi végrehajtó szerv más strukturális alosztályaiban az irodai munka fenntartásáért felelős személyek.

III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó szervben

5. A szövetségi végrehajtó szervben készített dokumentumok fejléces papírra, szabványos A4-es (210x297 mm) vagy A5-ös (148x210 mm) formátumú papírlapokra vagy elektronikus dokumentumok formájában készülnek, és meghatározott részletösszetétellel kell rendelkezniük, helyszín és kivitelezés.

6. A szövetségi végrehajtó szerv formáit a részletek elhelyezésének szögletes vagy hosszirányú lehetősége alapján alakítják ki. A sarokváltozatnál az űrlap adatai a lap bal felső sarkában találhatók. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén, a felső margó mentén helyezkednek el.

7. A fejléces papírra és szabványos papírlapra készített dokumentum minden egyes lapján legalább 20 mm-es margónak kell lennie - bal, 10 mm - jobb, 20 mm - felül és 20 mm - alul.

8. A formanyomtatvány-mintákat a szövetségi végrehajtó szerv vezetője rendeletében hagyja jóvá.

9. A szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett dokumentumok adatai:

a) az Orosz Föderáció állami jelképe;

b) a szövetségi végrehajtó szerv neve;

c) az okiratot aláíró személy pozíciója;

d) aláírás hivatalos;

e) az okmány típusa;

f) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye;

g) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről;

h) címzett;

i) a dokumentum kelte;

Nak nek) regisztrációs szám dokumentum;

k) az okmány megnevezése;

o) megjegyzés a pályázatok meglétéről;

o) jóváhagyó bélyegző;

p) jóváhagyó bélyegző;

r) pecsétlenyomat;

s) a másolat hitelesítésén található jel;

t) feljegyzés az előadóról;

x) az irat végrehajtására vonatkozó utasítások;

v) okmányellenőrző jel;

h) feljegyzés az okirat végrehajtásáról;

w) titoktartási megjegyzés.

10. Az irat részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.

11. A dokumentum jóváhagyását a szövetségi végrehajtó szervben a szövetségi végrehajtó szerv felhatalmazott tisztviselőjének vízum adja ki. A szövetségi végrehajtó szervben más állami hatóságokkal és szervezetekkel létrehozott dokumentum jóváhagyását jóváhagyó bélyegzővel (lappal), jegyzőkönyvvel vagy jóváhagyó levéllel formálják.

IV. A dokumentumforgalom megszervezésének követelményei a szövetségi végrehajtó szervben

12. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamában a következő dokumentumfolyamatokat különböztetjük meg:

a) beérkező dokumentáció (bejövő);

b) elküldött dokumentáció (kimenő);

c) belső dokumentáció.

13. A szövetségi végrehajtó szervben az iratok kézbesítése és feladása postai kommunikáció, futárszolgálat és távközlés útján történik.

14. A szövetségi végrehajtó szervhez beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozáson, nyilvántartásba vételen, előzetes megfontoláson, ellenérték fejében a vezetőségnek átadva, végrehajtókhoz kerülnek, és a végrehajtást követően aktákba kerülnek.

15. A beérkezett iratok elsődleges feldolgozása magában foglalja az iratok megfelelő kézbesítésének, az iratok és mellékletek elérhetőségének ellenőrzését, valamint az iratok névre szóló és nem nyilvántartásba vételéhez kötött kiosztását.

16. A beérkezett dokumentumok nyilvántartásba vétele általában a kézhezvétel napján történik, létrejött - az aláírás vagy jóváhagyás napján vagy a következő munkanapon.

17. A polgárok fellebbezéseit a szövetségi végrehajtó szerv egyéb dokumentumaitól elkülönítve regisztrálják és ügyekké alakítják.

18. A nyilvántartott dokumentumokat az iratkezelő szolgálat ellenérték fejében a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének, vagy a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének döntése alapján a szövetségi végrehajtó szerv más tisztségviselőinek továbbítja. A végrehajtási utasításokat tartalmazó dokumentumokat az iratkezelési szolgálat továbbítja az előadóknak.

19. A dokumentum eredeti példányát megküldik a szövetségi végrehajtó szerv dokumentum végrehajtásáért felelős szervezeti alosztályának. Több végrehajtó esetén az eredeti bizonylat a felelős végrehajtó szervezeti egységhez kerül, a fennmaradó egységek másolatot kapnak a bizonylatról.

20. A dokumentumokat, miután a szövetségi végrehajtó szerv vezetője (vezető-helyettese) aláírta, átadják az előállítási szolgálatnak regisztráció és elküldés céljából.

21. Az iratkezelési szolgálat ellenőrzi az irat helyességét, az irat hiánytalanságát, valamint az irat példányszámának a levelezési listának való megfelelését. A hibásan elkészített dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.

22. Az iratokat nyilvántartásba vételük napján vagy a következő munkanapon kell megküldeni.

23. A dokumentumok átadása a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztályai között az iratkezelési szolgálaton keresztül történik.

24. A szövetségi végrehajtó szervben az iratkezelési szolgálat nyilvántartást vezet a beérkező, elkészített és elküldött dokumentumokról. A dokumentumok számára vonatkozó adatokat az iratkezelő szolgálat összegzi, elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének.

25. A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumok rögzítésére és keresésére a dokumentumokra vonatkozó kötelező tájékoztatást a melléklet szerint használjuk. A dokumentumokkal kapcsolatos további információk a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében használhatók fel.

V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapja

26. A szövetségi végrehajtó szerv:

a) a tevékenysége során keletkezett dokumentumokból okmányalapját képezi;

b) az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben elkészíti és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint a neki alárendelt szervezetek tevékenysége során keletkezett dokumentumok jegyzékét, feltüntetve a tárolási időszakokat. .

27. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapjának kialakítását az iratkezelési szolgálat az ügyek nómenklatúrájának összeállításával, az ügyek kialakításával és feldolgozásával, azok biztonságának biztosításával, az ügyek rögzítésével és a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő továbbításával végzi.

28. A szövetségi végrehajtó szerv ügyeinek nómenklatúrája:

a) az iratkezelési szolgálat állítja össze a szerkezeti felosztási esetek nómenklatúrái alapján;

b) a központival történő egyeztetést követően kerül jóváhagyásra szakértői bizottság a szövetségi végrehajtó testület vezetője a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által legkésőbb a tárgyév végéig, és a következő év január 1-jén lép hatályba;

c) 5 évente egyeztetik a szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával, amelyhez a szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett dokumentumokat állandó megőrzésre átadják. Levéltári alap Orosz Föderáció;

d) a szövetségi végrehajtó szerv funkcióiban és felépítésében bekövetkezett változás esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetni kell.

29. A szövetségi végrehajtó szerv ügynómenklatúrája szakaszainak elnevezése a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti alosztályainak neve.

30. Az ügyek kialakítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően, valamint az állandó, ideiglenes (10 éven túli) tárolás esetére az iratok rendszerezésének és elosztásának (csoportosításának) elveinek betartásával történik, ideértve a személyi ügyeket is, ill. átmeneti (legfeljebb 10 évig) tárolás esetére.

31. Az ügyeket megalakulásuk napjától a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő átadásig vagy megsemmisítésre a megalakulásuk helyén lévő szerkezeti egységekben tárolják.

32. Az eseteket ideiglenes használatra adják ki a szerkezeti egységek alkalmazottai számára a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által meghatározott időtartamra, és annak lejárta után visszaküldik.

Egyéb kormányzati szervekügyek és szervezetek írásbeli kérelmük alapján a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének vagy irodai munkáért felelős helyettesének engedélyével kerülnek kiadásra.

33. Az állandó megőrzésre kerülő irattárból az iratok kivétele kivételes esetben megengedett, és a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének engedélyével történik, az iratból az előírt módon hitelesített másolatot, valamint az erről szóló törvényt az aktában hagyva. az eredeti kiadásának okai.

34. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolás eseteit legkorábban 1 éven belül, de legkésőbb 3 éven belül a felhasználásuktól vagy a szerkezeti egységekben való tárolásuktól számítva a szövetségi végrehajtó szerv archívumába kell átadni. Az ügyek szövetségi végrehajtó szerv irattárába történő átadása a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztályaiban összeállított állandó tárolási, ideiglenes (10 év feletti) tárolási és személyzeti leltárak alapján történik. A szövetségi végrehajtó szerv archívumában történő ideiglenes (legfeljebb 10 évig) tárolás eseteit nem adják át, és az előírt módon megsemmisítik.

35. A tartós és átmeneti (10 év feletti) tárolás eseteinek leltárának összeállításának alapja az ügyek nómenklatúrája.

36. Az ügyek nómenklatúrája és az ügyleltár összeállításának, az ügyek kialakításának és lebonyolításának, valamint a szövetségi végrehajtó szervben az ideiglenes megőrzési ügyek megsemmisítésének rendjét a szövetségi végrehajtó szerv határozza meg az irattározás területén.

VI. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben

37. Az elektronikus dokumentumok létrehozása, feldolgozása és tárolása a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történik.

38. A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumainak aláírásához elektronikus digitális aláírást használnak. Az alkalmazott elektronikus digitális aláírás eszközét a megállapított eljárási rend szerint hitelesíteni kell.

39. A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében az elektronikus dokumentumok mérlegelésekor és jóváhagyásakor olyan elektronikus dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésének módszerei alkalmazhatók, amelyekben nem használnak elektronikus digitális aláírást.

40. Az elektronikus dokumentumok átvételét és küldését a hivatali szolgálat végzi.

41. Az elektronikus dokumentumok átvételekor a hivatali szolgálat ellenőrzi az elektronikus digitális aláírás valódiságát.

42. A beérkezett elektronikus dokumentumoknak a szövetségi végrehajtó szerv vezetője általi megfontolásra történő átadásakor, az elektronikus dokumentumoknak a szövetségi végrehajtó szerv strukturális részlegeinek és felelős végrehajtóinak történő megküldésekor, elektronikus dokumentumok küldésekor és elektronikus dokumentumok tárolásakor a regisztrációs adatok továbbítása (tárolása) együtt történik. elektronikus dokumentumokkal.

43. Az elektronikus bizonylat elszámolási egysége a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében nyilvántartott elektronikus dokumentum.

44. A végrehajtott elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv ügynómenklatúrájának megfelelően ügyekké rendszerezzük.

45. Az ügyek nómenklatúrájának összeállításakor fel kell tüntetni, hogy az ügy elektronikus formában folyik.

46. Végrehajtásuk után az elektronikus dokumentumokat a megállapított eljárásnak megfelelően a szövetségi végrehajtó testületben tárolják a hasonló papíralapú dokumentumokra előírt időtartamig.

47. Az elektronikus fájlok (elektronikus dokumentumok) tárolására megállapított határidő lejártát követően a megsemmisítésre való kiosztásról szóló, a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által jóváhagyott törvény alapján ezen elektronikus iratok (elektronikus dokumentumok) pusztulásnak van kitéve.

Függelék

A szövetségi végrehajtó szervek elektronikus dokumentumkezelő rendszereiben való elszámoláshoz és dokumentumok kereséséhez használt dokumentumokra vonatkozó kötelező információk listája

1. Címzett

2. Címzett

3. A dokumentumot aláíró személy beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi

4. A dokumentum típusa

5. Dokumentum kelte

6. Iratszám

7. A dokumentum kézhezvételének dátuma

10. A szöveg neve

12. Információ az irattovábbításról

13. A fődokumentum lapjainak száma

14. Pályázatok száma

15. Pályázati lapok száma összesen

16. Utasítások a dokumentum végrehajtásához

17. Az előadó beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi

18. Adatvédelmi nyilatkozat

"A szövetségi végrehajtó szervek papírmunka szabályainak jóváhagyásáról"

2016. 04. 26-i kiadás - Érvényes: 2016. 05. 06.

 Változások megjelenítése

AZ OROSZ FÖDERÁCIÓ KORMÁNYA

FELBONTÁS
2009. június 15-én kelt N 477

A SZÖVETSÉGI VÉGREHAJTÓ HATÓSÁGOK DOKUMENTUMMUNKA SZABÁLYÁNAK JÓVÁHAGYÁSÁRÓL

2011.07.09. N 751, 2016.04.26. N 356)

1. Hagyja jóvá a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munka mellékelt szabályzatát.

3. Az Orosz Föderáció kormányának 2005. július 28-i, N 452 számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervek belső szervezetére vonatkozó mintaszabályzat 2.38. és 2.39. 3233), az alábbiak szerint:

miniszterelnök
Orosz Föderáció
V. PUTYIN

JÓVÁHAGYOTT
kormányrendelet
Orosz Föderáció
2009. június 15-én kelt N 477

ELŐÍRÁSOK
IRODAI MUNKA A SZÖVETSÉGI VÉGREHAJTÓ HATÓSÁGOKBAN

(Az Orosz Föderáció kormányának 2011.09.07-i N 751, 2016.04.26-i N 356 rendeletével módosított)

I. Általános rendelkezések

1. Jelen szabályzat a szövetségi végrehajtó testületekben történő irodai munka egységes eljárási rendjét állapítja meg.

2. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

II. Kifejezések és meghatározások 2016. április 26-án kelt N 356)

4. A jelen Szabályzat alkalmazásában a következő fogalmak és meghatározások használatosak: (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"dokumentáció" - az információ rögzítése a tárgyi adathordozón az előírt módon;

"papírmunka" - olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó szervekben;

„dokumentum” - állami szerv, helyi önkormányzati szerv, jogi személy vagy magánszemély által létrehozott hivatalos dokumentum, amelyet a megállapított eljárásnak megfelelően készítettek és a szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamatában szerepelnek;

"dokumentum áramlás" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, a fájlba helyezésig és (vagy) elküldéséig;

"dokumentum kellék" - a dokumentum olyan eleme, amely szükséges a tervezéshez és a vele végzett munka megszervezéséhez; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen másolata;

"okirat másolata" - az eredeti dokumentum információit és külső jellemzőit maradéktalanul reprodukáló, jogi erővel nem rendelkező dokumentum;

"okmány nyilvántartásba vétele" - iktatószám hozzárendelése egy bizonylathoz, a bizonylatra vonatkozó információk beírása a regisztrációs és elszámolási űrlapba; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

„ügyek nómenklatúrája” – az ügyek címeinek rendszerezett listája a tárolási időszakok feltüntetésével; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"ügy" - a szövetségi végrehajtó szerv egy kérdéséhez vagy tevékenységi területéhez kapcsolódó dokumentumok halmaza vagy külön dokumentum;

"Irodavezetési szolgáltatás" - olyan szerkezeti egység, amely az irodai munkavégzéssel van megbízva, valamint más szerkezeti egységekben az irodai munka fenntartásáért felelős személyek; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"dokumentum elektronikus másolata" - egy dokumentum másolata, amelyet ben készítettek elektronikus formában; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

14. bekezdés – Hatályon kívül helyezve. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"elektronikus dokumentumkezelő rendszer" - olyan automatizált információs rendszer, amely elektronikus dokumentumok és dokumentumok elektronikus másolatának létrehozását, kezelését, tárolását és az azokhoz való hozzáférést, valamint az iratok nyilvántartását biztosítja; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

"elektronikus dokumentumkezelés" - dokumentumkezelés segítségével tájékoztatási rendszer. (az Orosz Föderáció kormányának 2011.09.07-i N 751 rendeletével módosított)

A jelen Szabályzatban használt egyéb fogalmak megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályaiban meghatározott fogalmaknak. (az Orosz Föderáció kormányának 2011.09.07-i N 751 rendeletével módosított)

III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó szervben

5. A szövetségi végrehajtó szervben készített dokumentumok fejléces papírra, A4-es (210 x 297 mm) vagy A5-ös (148 x 210 mm) formátumú szabványos papírlapokra vagy elektronikus dokumentumok formájában készülnek, és a megállapított összetétellel kell rendelkezniük. a részletekről, azok helyéről és regisztrációjáról.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő elektronikus dokumentumok létrehozása során elektronikus dokumentumsablonokat használnak. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

7. A fejléces papírra és szabványos papírlapra készített dokumentum minden egyes lapján legalább 20 mm-es margónak kell lennie - bal, 10 mm - jobb, 20 mm - felül és 20 mm - alul.

8. A dokumentumok nyomtatványmintáit és elektronikus sablonjait a szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagyja jóvá. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

9. A szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett dokumentumok adatai: (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

a) az Orosz Föderáció állami jelképe; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

b) a szövetségi végrehajtó szerv neve; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

c) név szerkezeti egység szövetségi végrehajtó szerv; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

d) munkakör; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

e) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

f) az okmány típusának megnevezése; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

g) a dokumentum kelte; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

h) az okmány nyilvántartási száma; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

i) hivatkozás a beérkező irat iktatószámára és dátumára; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

j) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

k) a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

l) címzett; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

m) a dokumentum jóváhagyásáról szóló bélyegző; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

n) az irat (határozat) végrehajtására vonatkozó utasítások; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

n) a szöveg címe; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

p) a dokumentum szövege; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

c) ellenőrzési jel; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

r) megjegyzés a pályázatról; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

s) aláírás; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

t) elektronikus aláírás jele; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

x) dokumentum jóváhagyási bélyegző; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

v. vízum; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

h) nyomtatás; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

w) jelölés a másolat hitelesítésén; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

w) megjegyzés az előadóról; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

e) feljegyzés az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való megküldéséről; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

j) az irat átvételéről szóló megjegyzést; (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

10. Az irat részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.

IV. A dokumentumforgalom megszervezésének követelményei a szövetségi végrehajtó szervben

12. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamatában a következő dokumentumfolyamatokat különböztetik meg:

a) beérkező dokumentáció (bejövő);

b) elküldött dokumentáció (kimenő);

c) belső dokumentáció.

13. A szövetségi végrehajtó szervben az iratok kézbesítése és feladása postai kommunikáció, futárkommunikáció és távközlés útján történik.

14. A szövetségi végrehajtó szervhez beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozáson, nyilvántartásba vételen, előzetes mérlegelésen esnek át, ellenérték fejében átadják a vezetőségnek, átadják a végrehajtóknak, és a végrehajtást követően aktákba helyezik.

16. A beérkezett és létrehozott dokumentumok nyilvántartásba vétele a kézhezvétel, a létrehozás (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő munkanapon történik, hacsak az Orosz Föderáció jogszabályai másként nem rendelkeznek. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

17. A záradék már nem érvényes. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

18. A nyilvántartott dokumentumokat az iratkezelő szolgálat ellenérték fejében a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének, vagy a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének döntése alapján a szövetségi végrehajtó szerv más tisztségviselőinek továbbítja. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

A végrehajtási utasítással (határozattal) ellátott dokumentumokat vagy azok másolatait az iratkezelő szolgálat továbbítja a végrehajtóknak. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

A végrehajtó számára az irat elektronikus másolatához való hozzáférés lehetőségének biztosítása az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben az eredeti dokumentum az iratkezelési szolgálatban maradhat, ha ezt a szövetségi végrehajtó szerv iratkezelési utasítása megállapítja. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

20. Dokumentumok, miután a szövetségi végrehajtó szerv vezetője vagy más aláírta azokat felhatalmazott személy nyilvántartásba vételre és feladásra átkerülnek a hivatali szolgálathoz. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

21. Az iratkezelési szolgálat ellenőrzi az irat helyességét, az irat hiánytalanságát és az irat példányszámának a levelezési listának való megfelelését. A hibásan elkészített dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.

22. Az iratokat nyilvántartásba vételük napján vagy a következő munkanapon kell megküldeni.

23. A dokumentumok átadása a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztályai között az iratkezelési szolgálaton keresztül történik.

V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapja

26. A szövetségi végrehajtó szerv:

a) a tevékenysége során keletkezett dokumentumokból okmányalapját képezi;

c) sablonalbumot dolgoz ki és hagy jóvá egységes formák a szövetségi végrehajtó szerv által készített dokumentumok. (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

28. A szövetségi végrehajtó szerv ügyeinek nómenklatúrája:

a) az iratkezelési szolgálat állítja össze a szerkezeti felosztási esetek nómenklatúrái alapján;

b) a szövetségi végrehajtó szerv központi szakértői bizottságával való egyetértést követően a szövetségi végrehajtó szerv vezetője legkésőbb a tárgyév végéig jóváhagyja, és a következő év január 1-jén lép hatályba;

c) 5 évente egy alkalommal egyeztetik a szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával, amelyhez az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának a szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett iratait állandó jelleggel átadják. tárolás;

29. A szövetségi végrehajtó szerv ügynómenklatúrája szakaszainak elnevezése a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti alosztályainak neve.

Az ügyeket más állami szervek és szervezetek írásbeli kérelme alapján a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének vagy hivatali munkáért felelős helyettesének engedélyével adják ki.

33. Az állandó megőrzésre kerülő irattárból a dokumentumok kivételes esetekben történő kivétele megengedett, és a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének engedélyével történik, a dokumentum megfelelően hitelesített másolatának és az eredeti kiadásának indokairól szóló aktus meghagyásával. )

35. A tartós és átmeneti (10 év feletti) tárolás eseteinek leltárának összeállításának alapja az ügyek nómenklatúrája.

VI. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben (Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

37. Az elektronikus dokumentumok létrehozása, feldolgozása és tárolása a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történik.

38. Elektronikus dokumentumot kell kiállítani a szerint Általános szabályok irodai munkát végezzen, és készíttesse el papíron a hasonló dokumentum adatait, kivéve az „Orosz Föderáció állami jelvényét”.

A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumokat (előzetes papíralapú dokumentáció nélkül) és a dokumentumok elektronikus másolatait használja.

39. A szövetségi végrehajtó szervben létrehozott elektronikus dokumentumok összetételét a dokumentumok listája határozza meg, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása a szövetségi végrehajtó szerv belső tevékenységének megszervezése során kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik, a Szövetségi Levéltári Ügynökség ajánlásai alapján készült.

Azon dokumentumok jegyzékét, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik a szövetségi végrehajtó szerv belső tevékenységeinek megszervezése során, e szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagyja jóvá a Szövetségi Levéltárral egyetértésben. Ügynökség.

40. Az állami hatóságoknak és a helyi önkormányzatoknak küldött elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv tisztviselőjének továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírásával írják alá az „elektronikus aláírásról” szóló szövetségi törvénynek megfelelően.

41. A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében az elektronikus dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésének módszerei használhatók, amelyekben az elektronikus aláírásról szóló szövetségi törvénynek megfelelően más típusú elektronikus aláírásokat is alkalmaznak.

42. Az elektronikus dokumentumok átvételét és kiküldését a hivatali szolgálat végzi.

43. Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok átvétele után az iratkezelő szolgálat ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét.

44. Az elektronikus dokumentumok elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő felvételét követően a bizonylatról olyan nyilvántartási és elszámolási adatok keletkeznek, amelyek biztosítják a bizonylat kezelését, beleértve a keresést, a dokumentumhoz való hozzáférést, az ellenőrzést, tárolást, felhasználást és egyéb adatokat.

45. A szövetségi végrehajtó szervben létrehozott és (vagy) a szövetségi végrehajtó szerv által papíron átvett dokumentumokat az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben nyilvántartásba veszik az ilyen dokumentum elektronikus másolatának létrehozásával.

46. Az elektronikus dokumentumok nyilvántartása és elszámolása a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történik.

47. Az elektronikus iratokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően elektronikus aktává alakítják.

Az ügyek nómenklatúrája azt jelzi, hogy az ügy elektronikus formában zajlik, amit az ügy fejlécében vagy a „Megjegyzés” rovatban kell feltüntetni.

(Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i N 356 rendeletével módosított)

2. Címzett

3. A dokumentumot aláíró személy beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi

4. A bizonylat típusának megnevezése

5. Dokumentum kelte

6. Az okmány nyilvántartási száma

7. A dokumentum kézhezvételének dátuma

8. A beérkező dokumentum iktatószáma

9. Információk a kapcsolódó dokumentumok(az okirat típusának megnevezése, kelte, iktatószám, közlés típusa)

10. Cím a szöveghez ( összefoglaló dokumentum)

12. Információ az irattovábbításról

13. A fődokumentum lapjainak száma

Mi az irodai munka és dokumentumáramlás (2019)? oktatóanyag, valamint egy modern közgazdasági szótár a munkafolyamatot a dokumentumok információtechnológiai láncok mentén történő mozgatásaként határozza meg az összeállítóik és a végrehajtóik között, lehetővé téve mindenki tájékoztatását. érdekelt felek, vigye el nekik hozott döntéseket, számvitel és ellenőrzés. Az irodai munka pedig a dokumentáció karbantartására, frissítésére és ellenőrzésére irányuló tevékenység.

Mert az információ értéke benne modern világés az üzleti életet nehéz túlbecsülni, az irodai munka és a szervezet dokumentumáramlása adott fontos szerep. Gyakran a döntéshozatal helyessége és a végeredmény a megfogalmazás érthetőségén, érthetőségén, a papírmunka gyorsaságán múlik.

Háromféle dokumentumfolyamat létezik:

bejövő (belépés a szervezetbe);
kimenő (a szervezettől küldött);
belső (az alkalmazottak által az irányítási folyamatban létrehozott és használt dokumentáció).

A munka szakaszai

A szervezetben a dokumentumokkal végzett munka szakaszokra oszlik.

Bejövőknek:

átvétel és feldolgozás;
a jegyző előzetes mérlegelése;
bejegyzés;
a szervezet vezetése általi mérlegelés és a végrehajtás iránya;
végrehajtás ellenőrzése.

Kimenőhöz:

fejlesztés, tervezés;
bejegyzés;
küldés.

Belsőhöz:

fejlesztés, tervezés;
bejegyzés;
válaszok feldolgozása, végrehajtása, elkészítése;
végrehajtás ellenőrzése.

Mindenkinek:

bizonylatfolyamok könyvelése és elemzése;
tárolás.

A szakaszokon való áthaladás sebessége közvetlenül függ a papírmunka helyességétől, valamint a szervezet által jóváhagyott dokumentumáramlási normáktól. A szervezeti dokumentumáramlásról szóló rendelet minta (2019) letölthető alább.

GOST irodai munkához 2019

A hivatalos dokumentumok végrehajtására vonatkozó követelményeket jelenleg az Orosz Föderáció nemzeti szabványa határozza meg. Megváltozott állami szabvány Orosz Föderáció GOST R 6.30-2003.

Az irodai munkával kapcsolatos GOST megismerése véleményünk szerint hasznos a terminológia tanulmányozásával kezdeni, amelyet egy másik részletesen ismertet. nemzeti szabvány- (GOST irodai munka és archiválás), mivel ez a tudás segít a szakmai szókincs helyes megértésében és használatában.

Meghatározza a cikkben használt fogalmakat:

A dokumentum olyan információ, amelyet a hordozón rögzítettek olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik annak azonosítását.
A dokumentum lebonyolítása - a szükséges adatok felragasztása a dokumentumra.
A dokumentumattribútum a dokumentumtervezés egyik eleme.

GOST R 7.0.8-2013

Irodai munka – 2019: új követelmények a papírmunkával szemben

Az ismertetett definíciók figyelembevételével vegye figyelembe a hivatalos papírok formálására vonatkozó szabályokat.

Azok számára, akik ebből a cikkből tanultak az irodai munka szabványának létezéséről, hasznos lesz a GOST szakaszainak részletes elemzése. Gyakorlott ügyintézőknek javasoljuk, hogy ismerkedjenek meg a 2018.07.01-én hatályba lépett változásokkal együtt.

Egy új fontos rész azonnal felhívja magára a figyelmet. Általános követelmények dokumentumok létrehozásához”, amely rendszerezi és leírja az összes részletre vonatkozó szabályokat, beleértve a szöveget is:

oldalszámok;
preferált betűtípusok és betűméretek;
bekezdés francia bekezdés;
a sortávolság, a betűk és szavak közötti térköz értéke;
szöveg igazítása;
maximális vonalhossz szög- és hosszirányú elrendezéshez;
félkövér szövegkiválasztási szabályok;
címlap elrendezés.

Minden változtatás a követelmények javítását célozza. A kelléklista bővült, kiegészült:

hozzáférést korlátozó bélyegző;
elektronikus aláírási jel;
a szerkezeti egység neve - a dokumentum szerzője;
a személy beosztásának neve - a dokumentum szerzője.

Egyes részleteket egyesítenek, például a "referencia adatok a szervezetről" változó nemcsak a postai címet és telefonszámot, hanem az OKPO-t, PSRN-t, TIN / KPP-t is tartalmazhatja.

A „Feldolgozás részletei” rovat kiegészül a bemutatkozó megszólítások és a záró illemszabály használatának szabályaival, az elektronikus aláírással, valamint a vezetőként eljáró személy aláírásával.