Formulár DNR výdavkovej faktúry. Ako vyplniť faktúru? Všeobecné pravidlá, dôležité detaily a časté chyby, formulár a vzor na stiahnutie

Zobrať si dovolenku hmotný majetok zo skladu vyhotoviť interný dokument- faktúra, ktorej forma nie je schválená v jednej forme. V praxi niekoľko rôzne formy v závislosti od špecifík konkrétneho prípadu. Vzorové dokumenty a pravidlá vyplnenia - o tom práve teraz.

Používajú ho hlavne veľkoobchodníci obchodné spoločnosti keď potrebujete odrážať fakt pohybu:

• tovar;
• suroviny;
• hotové výrobky;
• zariadení a mechanizmov.

Pohybom sa vo väčšine prípadov rozumie výdaj majetku zo skladu v súvislosti s kúpou – t.j. prevod na kupujúceho. Hlavným účelom je, aby odrážal informácie o:

• počet uvoľnených hodnôt;
• dátum presunu;
• celkové množstvo produkcie;
• zodpovedné osoby, ktoré organizovali operáciu.

S jeho pomocou teda správa podniku:

• sleduje všetky materiálové toky;
• v prípade potreby dokáže presne určiť, kto je zodpovedný za pohyb;
• dokáže analyzovať a zostaviť schému pohybu produktov na korekciu logistických tokov v sklade (to platí najmä pre veľké spoločnosti).

Uchovávanie faktúr je povinné pre všetky spoločnosti, vrátane individuálnych podnikateľov, právnických osôb, verejných združení atď.

Ukážka 2017 – 2018

Právne predpisy nestanovujú povinné používanie akejkoľvek formy dokumentu, pretože neexistuje jediný vzor. Preto sa v každom prípade používa iná forma. Je tiež povolené používať vlastnú vzorku schválené v účtovnej politike podniku. Musí však obsahovať tieto informácie:

1. Meno („faktúra“) a číslo (zvyčajne vedené v chronologickom poradí, osobitne pre každú samostatnú divíziu; od začiatku kalendárny rok začína nové číslovanie).
2. Názov organizácie (je povolená skrátená verzia, napríklad Iberico LLC).
3. Podstatou operácie je výdaj alebo výdaj produktov zo skladu.
4. Úplný názov tovaru alebo iného hmotného majetku.
5. Meranie a počet vydaných jednotiek.
6. Celkové náklady.
7. Celkové množstvo (vyplnené bezprostredne pod tabuľkovou časťou).
8. Oficiálne tituly všetkých zodpovedných osôb, ktoré sa na operácii podieľali a autorizovali jej vykonanie, podpisy.
9. Dátum zostavenia - o skutočnosti uvoľnenia produktov.

Približný formulár faktúry, ktorý možno použiť ako základ a použiť ako vzor, ​​je uvedený nižšie.

Môžete použiť jednoduchšiu možnosť - napríklad túto.

POZNÁMKA. Vystavuje sa výlučne na základe skutočnosti v čase uvoľnenia tovaru. Faktúru by ste nemali vystavovať a ešte viac podpisovať pred samotným vystavením - v tomto prípade je vysoká pravdepodobnosť chýb.

Ak nie je možné stihnúť celé vystavenie plánovanej dávky v jeden deň, musíte vystaviť 2 faktúry - 1 v skutočnosti vydaná dnes obchodné položky a druhý je vydaný nasledujúci deň.

Ukážky série TORG 2017 - 2018

V praxi podniky veľmi často používajú nákladné listy série TORG:

• 12 - na prevod tovaru, surovín, zariadení a iných majetkových predmetov protistrane (akejkoľvek právnickej osobe alebo menej často súkromným osobám);
• 13 - na prevod hodnôt v rámci toho istého podniku (v rámci toho istého skladu a medzi rôznymi samostatnými divíziami);
• 14 - zaznamenať skutočnosť dovolenky malých podnikov zaoberajúcich sa drobným maloobchodom.

Majú podobnú formu, ale v jednotlivých stĺpcoch sa mierne líšia, keďže sa používajú v rôznych situáciách.

TORG 12

Od roku 2013 je totiž zrušené jediné, doteraz platné tlačivo. Mnohé podniky však naďalej používajú ten istý starý formulár, ktorý vôbec neodporuje zákonu. Doklad je vyhotovený pri predaji tovaru kupujúcemu. V tomto prípade je kupujúcim najčastejšie právnická osoba, aj keď je prípustné použiť formulár pri predaji fyzickým osobám.

Pri vypĺňaní stĺpca je dôležité pochopiť, že sa následne použije v účtovníctve. Preto aj absencia jednej informácie a tá už bude neplatná, čo môže viesť k sankciám, ak sa pri overovaní zistí chyba:

• názov a dátum zostavenia;
• Meno spoločnosti;
• Názov;
• prirodzené a peňažné meranie jednotiek;
• pozície prepúšťajúcej a prijímajúcej osoby;
• podpisy, odpisy podpisov;
• pečiatka spoločnosti.

Hlavička označuje sériové číslo dokument, ako aj:

1. V stĺpci „Odosielateľ“ je uvedený názov spoločnosti, ktorá tovar odoslala. Zvyčajne ako táto spoločnosť vystupuje samotný dodávateľ, takže obsah príslušných informácií je duplicitný.
2. Informácie o konštrukčná jednotka sa evidujú len v prípadoch, keď bol tovar odoslaný zo samostatnej jednotky dodávateľa.
3. V stĺpci „Príjemca“ sú uvedené údaje o spoločnosti, ktorá tovar prevzala.
4. V stĺpci "Plátca" - údaje o spoločnosti, ktorá nákup zaplatila: kontaktné údaje, adresa sídla, údaje o bankovom účte a názov banky, DIČ, BIC.
5. Kód sa zadáva v súlade s klasifikátorom OKPO.
6. Riadok "Základ" zvyčajne obsahuje znenie
   „Dohoda“ a „Faktúra“ sú tiež povolené.
7. Podľa druhu prevádzky zvyčajne nič neuvádzajú, ale ak má spoločnosť prijatú internú klasifikáciu druhov obchodných operácií, uvádzajú príslušné znenie.

Pravidlá pre formátovanie zoznamu tovaru sú popísané v tabuľke.

V dôsledku toho sú uvedené celkové množstvá:

• záznamy (riadky);
• Miesta;
• hmotnosť nákladu;
• omše;
• cena.

Znamenie:

• Hlavný účtovník;
• zamestnanec, ktorý povolil dovolenku;
• zamestnanca, ktorý priamo vykonal vydanie majetku.

TORG 13

Faktúra v tomto formulári sa posiela vo všetkých prípadoch, keď sa tovar pohybuje v rámci jednej spoločnosti - napríklad sa presúva z oblasti zodpovednosti jedného zamestnanca do oblasti zodpovednosti iného zamestnanca alebo jednoducho mení miesto. Postup je v podstate rovnaký.

Táto forma dokumentu sa používa v prípadoch, keď sa pre produkty nevydávajú komoditné správy:

• predajcovia v podnosoch;
• z vozíkov;
• z rozstupu;
• iné malé obchody.

K vytvoreniu faktúry dochádza pri pohybe zásob. Najrozšírenejšie je v továrňach, továrňach a priemyselných odvetviach s vlastnými expedičnými skladmi, ako aj v podnikoch pôsobiacich v oblasti obchodu a oblasť ich činnosti nezohráva úlohu: môže ísť o predaj nástrojov a zariadení, Domáce potreby, jedlo atď.

SÚBORY

Na čo slúži formulár faktúry?

Akýkoľvek pohyb výrobkov, tovaru a materiálu musí byť zaznamenaný v osobitnej sprievodnej dokumentácii. Jedným z týchto dokladov je faktúra. Potvrdzuje prepustenie tovaru a zároveň slúži ako podklad pre rôzne účtovné operácie (predovšetkým odpis inventárnych položiek zo skladu).

Prioritnou hodnotou dokumentu je teda zohľadnenie pohybu produktov v rámci samotnej organizácie.

Faktúru je možné použiť aj pri vrátení tovaru dodávateľovi, napríklad v prípadoch, keď bola na produkte pri predaji alebo po kúpe zistená vada, rozbitie alebo manželstvo, ako aj keď sa ukázalo, že produkt bol dodaný v r. nesprávna konfigurácia alebo nízka kvalita.

Kto vyhotovuje dokument

Zodpovednosť za vyhotovenie faktúry má spravidla hmotne zodpovedná osoba: môže to byť predajca, vedúci, skladník a pod. V budúcnosti sa dokument prenesie do účtovného oddelenia, kde špecialista oddelenia vykoná všetky ďalšie potrebné úkony.

V akom štádiu expedície tovaru sa tvorí faktúra

Faktúra je vystavená priamo v čase transakcie.

Keďže na jej základe prechádzajú, s jej náplňou by sa malo zaobchádzať veľmi opatrne. Najmä je nežiaduce robiť chyby a nepresnosti vo faktúre, robiť opravy.

A je absolútne nemožné zadať do formulára nedôveryhodné alebo vedome nepravdivé informácie – keď takéto skutočnosti odhalia regulačné orgány, zodpovedné osoby alebo dokonca organizácia môžu utrpieť vážne problémy správny trest vo forme vysokých pokút.

Netreba zabúdať ani na to, že v niektorých prípadoch môže faktúra nadobudnúť postavenie právne významného dokumentu – keď sa ktorákoľvek zo strán v dôsledku nejakých nepriaznivých okolností rozhodne obrátiť sa na súd.

Ukážka prípravy faktúry

Od roku 2013 jednotné, štandardné jednotné formy primár účtovné doklady zrušené, a preto štandardná forma neexistuje žiadna faktúra. Zamestnanci firiem si ju môžu zostaviť v akejkoľvek forme, podľa predtým platných, povinných vzorov dokladov (tlačivo TORG 12, TORG 14 a pod.), prípadne, ak má organizácia vlastný vypracovaný a schválený vzor faktúry, na jeho základe. Hlavná vec je, že vo svojej štruktúre spĺňa určité štandardy kancelárskej práce a obsahovo zahŕňa množstvo špecifických informácií.

Bežne možno faktúru rozdeliť na tri časti: hlavičku, hlavnú časť a záver.
V najprv zadané v poradí:

• číslo a dátum dokumentu;
• názov organizácie, ktorá tovar vydáva, a názov organizácie, ktorá ho prijíma (ak je individuálny alebo fyzického podnikateľa, je tu uvedené jeho priezvisko-meno-patronymické meno);
• odkazuje sa tu aj na zmluvu, na realizáciu ktorej sa táto operácia uskutočňuje (je uvedené jej číslo a dátum uzavretia);
• ak niektorá z osôb podieľajúcich sa na prevode súpisových vecí koná na základe splnomocnenia, musí byť o tom uvedený aj údaj vo faktúre s uvedením jej čísla a dátumu vystavenia.

In druhý, hlavná časť dokumentu, ktorá má zvyčajne formu tabuľky, obsahuje podrobné informácie o predaných inventárnych položkách:

• ich meno;
• množstvo (v príslušných merných jednotkách - kusy, litre, kilogramy, metre atď.);
• cena za jeden;
• Celkové náklady.

V prípade potreby je možné túto časť dokumentu doplniť o ďalšie informácie vrátane odrody, kategórie, typu, účelu, vlastností, balenia, podmienok skladovania produktov atď. Dĺžka stola závisí od toho, koľko produktov je v ňom zahrnutých.

V finálnyčasť formulára obsahuje tieto informácie: počet položiek tovaru a celkovú sumu (obe tieto hodnoty sú prevzaté z tabuľky).

Vyhotovenie dokumentu

Rovnako ako obsah, aj podoba formulára úplne závisí od vízie dokumentu predstaviteľmi organizácií a ich potrieb. Formulár je možné vypísať na jednoduchom čistom liste formátu A4 alebo na hlavičkový papier podniky a môžete ho vyplniť ručne aj na počítači.

Dôležitá podmienka! Prepravný list musí obsahovať „živé“ podpisy hmotne zodpovedných zamestnancov: toho, kto povolil vydanie výrobku, toho, kto ho priamo vyhotovil, a kupujúceho.

Zároveň je potrebné certifikovať faktúru pečiatkovými výrobkami len vtedy, ak je norma na ich použitie stanovená v internom právne úkony firmy.

Dokument je vždy hotový aspoň dve rovnaké kópie, z ktorých jeden sa odovzdá zástupcovi prijímajúcej strany, druhý - zostáva u zamestnanca podniku distribuujúceho produkty.

Vzťah medzi predávajúcim a kupujúcim, či už fyzickými alebo právnickými osobami, začína a končí vystavením faktúry na úhradu. Jedným z medzikrokov, bez ktorého sa väčšinou nezaobídete, je vyplnenie formulára faktúry za tovar. Strana prijímajúca materiálny zisk sa podieľa na vyhotovení dokumentu, po ktorom sa faktúra odovzdá na podpis zákazníkovi alebo príjemcovi.

Vyplnenie formulára faktúry je oveľa jednoduchšie ako zostavenie; práca nezaberie veľa času a zvládne ju aj nepripravený interpret. A aby ste sa nezapájali do nezávislého výskumu, môžete si zadarmo stiahnuť vzorku a šablónu na prácu v programe Microsoft Word alebo Excel; po vyplnení je možné ich vytlačiť a predložiť klientovi.

Kedy sa vyžaduje nákladný list?

Ak je potrebné presunúť hmotný majetok z jedného miesta na druhé, vyplní sa aj faktúra za tovar, ktorej formulár a vzor si môžete stiahnuť z nižšie uvedených odkazov. Práve tento doklad bude následne slúžiť ako podklad na vyplnenie účtovných dokladov vrátane úkonu odpisu produktov prevedených na klienta.

Dôležité: faktúra za dodanie tovaru musí byť vyhotovená minimálne v dvoch vyhotoveniach; jeden z nich zostáva u predávajúceho a druhý - u kupujúceho. Ak sú do transakcie zapojení sprostredkovatelia, má zmysel preniesť kópiu každému z nich.

Okrem toho môže byť faktúra za tovar vystavená kupujúcim, ak je potrebné vrátiť skladové položky predávajúcemu (dodávateľovi) z dôvodu:

• nedostatočná kvalita;
• neúplná montáž alebo chyby počas montáže;
• vznikajúce počas prevádzky (v rámci záručná doba) zlomenie alebo prejavená vada.

V tomto prípade je tiež potrebné vyhotoviť faktúru v dvoch alebo viacerých vyhotoveniach; Nezaškodí pripraviť si dodatočnú kópiu, ktorú možno neskôr priložiť k žalobe na súde.

Funkcie vyhotovenia faktúry za tovar

V súlade so všeobecnou praxou môže formulár faktúry vyplniť niektorá z oprávnených osôb:

• predajca;
• konzultant (manažér);
• skladník;
• nosič;
• pokladník;
• účtovník;
• priamo riaditeľom alebo samostatným podnikateľom.

Po registrácii sa jedna kópia dokumentu prenesie na prijímajúcu stranu (kupujúci alebo zákazník) a druhá sa odošle účtovnému oddeleniu podniku na ďalšie spracovanie.

Neexistuje jednotná forma faktúry za dodanie inventárnych položiek. Formulár môže vytvoriť samotná organizácia; okrem toho môže zostavovateľ použiť ktorýkoľvek z formulárov prezentovaných na internete, a aby sa uistil, že ich konanie je správne, môže sa oboznámiť so vzorovým plnením. Najnovšie v globálnej sieti je tiež veľa; hlavnou vecou je nepoužívať zjavne zastarané dokumenty, ktoré neodrážajú modernú realitu.

Prepravný list za tovar, ak nedošlo k osobitnej dohode medzi klientom a dodávateľom, je vyhotovený už pri transakcii. V opačnom prípade môže byť dokument, keďže to zákonodarca neupravuje, vypracovaný a podpísaný vopred aj spätné datovanie. Nejedná sa však o priestupok, aby sa predišlo nedorozumeniam, najmä pri následnom podávaní žaloby na súd, aj tak sa odporúča vyhotoviť a podpísať prepravný list spolu s hlavnými dokumentmi sprevádzajúcimi prevoz tovaru z ruky do ruky. .

Postup pri vyplňovaní formulára faktúry za tovar:

1. V hornej časti listu by mal byť uvedený dátum vydania dokumentu. Dá sa však pripraviť vopred právny účinok nadobúda až po pripojení podpisov strán transakcie; tento dátum ako najdôležitejší a musí byť uvedený.
2. O niečo nižšie je poradové číslo faktúry podľa interného číslovania predajcu (dodávateľa), každoročne aktualizované.
3. Ďalej - údaje o príjemcovi (kupujúci, zákazník):
   • ak ide o právnickú osobu - úplný a skrátený oficiálny názov organizácie, základné údaje a čísla a adresa registrácie;
   • ak ide o jednoduchého občana alebo samostatného podnikateľa - priezvisko, meno, priezvisko, voliteľne - DIČ a adresa bydliska.
4. V ďalšom bloku - informácie o osobe, ktorá vystavuje faktúru:
   • oficiálne mená, celé a krátke;
   • evidenčné čísla (TIN, KPP, PSRN), štatistické kódy;
   • Platobné údaje;
   • úplná poštová adresa vrátane PSČ;
   • kontaktné údaje: telefónne číslo, adresa Email, účty v sociálnych sieťach a instant messenger a tak ďalej.
5. V hlavnej tabuľke (v stĺpcoch sprava doľava):
   • v prvom ("č. p / p") - poradové číslo každej z pozícií uvedených v zozname;
   • v druhom („Názov“) - obchodný názov akceptovaný v podniku alebo v distribučnej sieti pre každý z typov predávaných produktov;
   • v treťom („merné jednotky“) - jednotky používané na určenie množstva dodávaného tovaru: kilogramy, metre kubické, litre, kusy, kusy, škatule atď.;
   • vo štvrtom („Množstvo“) - počet produktov prevedených na spotrebiteľa (zákazníka), pre každú položku samostatne;
   • v piatom („Cena“) - trhová cena jednotky každého produktu (najskôr bude potrebné vypočítať, nie je zahrnutá vo faktúre);
   • v šiestom („Súčet“) - Celkové náklady produktov pre každú položku, ktoré sa získajú vynásobením cien a množstiev uvedených v predchádzajúcich stĺpcoch.
6. Nižšie (v stĺpci „Suma“, ale mimo tabuľky) – celková suma za všetky pozície vrátane dane z pridanej hodnoty a samostatne – suma DPH.
7. V záverečnom bloku - podpisy finančne zodpovednej osoby prevádzajúcej tovar a príjemcu (kupujúceho).

Dôležité: na tlačivo nákladného listu síce nie je potrebné nalepiť pečiatku alebo pečiatku predávajúceho, ale odporúča sa tak urobiť; neskôr to umožní s väčšou istotou použiť dokument počas súdneho sporu.

Fakturačný formulár – bezplatné stiahnutie vo Worde

Formulár faktúry za tovar na vyplnenie v MS Word si môžete stiahnuť z vyššie uvedeného odkazu.

Vzor faktúry za tovar - stiahnutie zadarmo

Stiahnite si vzor faktúry na prezeranie v ľubovoľnom textový editor môžete sledovať odkaz vyššie

Zhrnutie

Prepravný list vyhotovuje finančne zodpovedná osoba priamo pri odovzdaní produktov kupujúcemu. Doklad musí byť vyplnený minimálne v dvoch vyhotoveniach – pre predávajúceho a klienta. Neexistuje jednotný formulár faktúry: každá organizácia alebo individuálny podnikateľ si môže vytvoriť svoju vlastnú šablónu alebo použiť šablónu, ktorú nájdete na internete.

Pri vypĺňaní formulára faktúry za tovar by mali byť uvedené úplné oficiálne mená dodávateľa a príjemcu, v hlavnej tabuľke - názov a množstvo každého druhu produktu a nižšie - celková suma vrátane DPH. Dokument musí byť osvedčený podpismi oboch strán. Nie je potrebné pripevňovať odtlačky pečate alebo pečiatky jednotlivého podnikateľa alebo LLC, ale je žiaduce: bude jednoduchšie pracovať s faktúrou, ak je potrebné predložiť vyhlásenie o nároku na súd.