Сергій Бушмельов, ІТ-аналітикDIRECTUM
Вимоги до систем електронного документообігу федеральних органіввлади (СЕД ФЗМВ) було затверджено Наказом Міністерства зв'язку та масових комунікацій РФ №221 від 02.09.2011 «Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, що враховують у тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформаціїобмеженого поширення». Слід зазначити, що СЕД-громадськість дуже неоднозначно поставилася до цих вимог. Було і нерозуміння, але був і досить глибокий і об'єктивний аналіз цього документа. Зараз, коли емоції вщухли, варто ще раз уважно поглянути на документ і спробувати зрозуміти, який сенс автори вкладали в сухі рядки офіційного документа.
Перш ніж ми перейдемо до самих вимог, дуже важливо зрозуміти, що є об'єктом цих вимог. Відповідь буде прямолінійна і проста – система електронного документообігу. Більшість авторів, що відписалися з приводу цих вимог, судячи з усього, мало на увазі під СЕД ФОІВ коробковий продукт або тиражне рішення, пропоноване СЕД-вендором, називатимемо це надалі СЕД-продукт. Але це, на мій погляд, і була їхня головна помилка, яка завадила поглянути на вимоги під правильним кутом.
Частково винні в такому недостатньо коректному сприйнятті вимог самі автори документа, які нехтували практикою, що склалася, поміщати на початок документа або включати у вигляді додатка до нього глосарій термінів, що використовуються. І відповідь на запитання, що ж таке СЕД, вони помістили чомусь на початок другого розділу, у пункт 4: «СЕД ФОІВ є інформаційною системою, призначеною для управління всіма документами ФОІВ, включаючи проекти документів (крім документів, що містять відомості, що становлять державну таємницю)». Визначення інформаційної системи можна знайти у Федеральний закон N 149-ФЗ від 27.07.2006 «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації», у п.3 ст.2: «інформаційна система - сукупність інформації, що міститься в базах даних, і забезпечують її обробку інформаційних технологій та технічних засобів». Тобто це якраз не дистрибутив системи електронного документообігу, а сукупність апаратних засобів (серверна частина, мережна інфраструктура, персональні обчислювальні пристрої) та програмних засобів (системне, інфраструктурне, прикладне) програмне забезпечення+ налаштування програмного забезпечення), а також інформація, що міститься в системі. На мій погляд, ще більш повне визначення інформаційної системи можна знайти у керівних безпекових документах. Наприклад, РД "Безпека інформаційних технологій. Критерії оцінки безпеки інформаційних технологій», затверджений Держтехкомісія Росії 19.06.2002 дає таке визначення: «Система - специфічне втілення ІТ з конкретним призначенням та умовами експлуатації». Це визначення підкреслює, що інформаційні технологіївтілені у цій системі специфічним, індивідуальним чином, задля досягнення певної мети. Унікальні умови експлуатації: приміщення, організація доступу на територію організації, організація роботи системи (нормативи, регламенти). До умов експлуатації, як на мене, можна віднести і персонал. Саме від його кваліфікації та старанності залежатиме зрештою працездатність будь-якої інформаційної системи.
Отже, коли ми визначили, що інформаційна система = приміщення + все апаратне забезпечення + все програмне забезпечення + усі налаштування програмного забезпечення + персонал + регламентиможна зі спокійною душею переходити до вимог. Для виділеної кожної групи вимог ми спробуємо визначити, які компоненти інформаційної системи можна «покласти відповідальність» у виконанні цих вимог.
Знову ж таки хочеться нарікати авторам документа за відсутність детальної структури вимог. Незважаючи на те, що, на думку експертів, деякі ідеї були вичерпані з MoReq2, вимоги в документі фактично звалені в одну купу. Наявність трьох великих розділів не рятує, тому що, наприклад, у другому розділі зібрані найрізноманітніші вимоги, а вимоги безпеки розкидані по всіх трьох розділах.
Як свідчить п.2, вимоги, затверджені наказом Минкомсвязи, поширюються на впроваджувані СЕД і запроваджені вже системи, під час їх оцінці. Відомостей про саму процедуру оцінки документ не містить, що цілком логічно. Очікую, що профільний орган випустить окремий документ, який містить порядок проведення оцінки, склад перевіряючих, відповідальних на місцях, що робити у разі невідповідності, процедуру та джерела коштів на приведення інформаційних систем у відповідність до вимог, а також терміни, в які ця оцінка має бути зроблена.
Я не буду докладно аналізувати кожен пункт вимог, але намагатимуся натомість згрупувати їх, використовуючи свою логіку. Що з цього вийшло, ви оціните самі.
Нефункціональні вимоги
Новелою, як на мене, можна вважати і те, що документ починається з нефункціональних вимог. У MoReq2 вони віднесені до необов'язкових, їх помістили мало не в кінці документа, але вітчизняні законодавці дотримуються іншої логіки.
Найпершими йдуть вимоги щодо масштабованості та продуктивності СЕД. Так, доступ до СЕД ФЗМ повинен здійснюватися протягом 3 секунд, доступ до картки документа – протягом 5 секунд. Перебравши наявні варіанти, я дійшов висновку, що 3 секунди – це час реакції системи на дії користувача, а 5 секунд – час, протягом якого має відкритись картка документа. Вважаю, що в умовах обмеженості бюджету держорганів та кадрового голоду у відповідальних співробітників органу влади, які займаються вибором СЕД, з'явиться бажання перекинути м'яч на бік виробника СЕД, тоді як правильніше, на мій погляд, оцінюватиме можливості апаратного забезпечення (і серверної та клієнтської). частини), архітектуру СЕД, можливості прикладного програмного забезпечення, кваліфікацію впроваджених та адміністраторів системи.
На ліквідацію простоїв системи відведено півгодини. Знову вимога до інфраструктури, регламентів та технічного персоналу органу влади. Якщо врахувати обсяг документів, що зберігаються в системі (про це ще буде сказано), то складно очікувати, що бекап бази зможе бути піднятий за такий час. Залишається одне: організація стійкої до відмови системи з гарячим резервуванням обладнання, з дублюванням баз даних. Сумніваюсь, що окремий орган держвлади матиме кошти на це. Залишається використання хмарної системи, розміщеної, скажімо, у ростелекомівському ЦОДі. Цікаво, а вимоги було перевірено на антикорупційну складову?
Стільки ж, тобто тридцять хвилин, відводиться на відновлення документа з резервної копії. Причин відновлення документа може бути маса: від помилки користувача до виходу з ладу фізичного носія, у якому розташована база. Для кожної з загроз буде своє рішення, так що справедливим буде сказати, що ця вимога як до архітектури СЕД, так і організації роботи системи в організації, включаючи резервне копіювання і відновлення інформації у разі збоїв та інших неприємностей.
Який заслуговує на увагу мені бачиться вимога до обсягу бази даних системи – вона повинна «забезпечувати зберігання всіх електронних документів, що обробляються у ФОІВ за період не менше 5 років». З легким серцем віднесемо цю вимогу до «специфічного втілення інформаційних технологій, тобто має бути прийнята до уваги архітектура СЕД, її здатність обробляти таку кількість документів і такий обсяг даних та залежність СЕД від інфраструктурного програмного забезпечення. Наприклад, якщо для побудови СЕД використовується певна СУБД, варто оцінити, чи СУБД здатна масштабуватися до такого обсягу. Ну і, нарешті, сам орган влади або уповноважений ним оператор має забезпечити необхідний обсяг дискового простору.
Функціональні вимоги
Функціональним вимогам присвячено майже весь другий розділ документа. Після визначення СЕД ФЗМ йде вимога про інтегрованість СЕД із системою міжвідомчого електронного документообігу. Ця вимога до конкретного екземпляра СЕД, бо з точки зору інтеграції не важливо, чи має необхідний функціонал СЕД або застосовується спеціалізоване інтеграційне рішення. Вочевидь, що що простіше здійснити інтеграцію СЕД-продукту в МЕДО, то більше очок може набрати цей вендор у конкурсі на вибір СЕД, проведеному держорганом.
Система електронного документообігу федерального органу державної владимає підтримувати управління документами протягом усього їхнього життєвого циклу. Сам документ не містить такого поняття, більше того, самі вимоги не локалізовані за стадіями життєвого циклу, що ускладнює їх аналіз. Проте, спробуємо їх згрупувати в такий спосіб.
Захоплення (створення) документів
СЕД ФЗМП має підтримувати такі способи отримання документа:
● імпорт електронного документа, що надійшов каналом МЕДО;
● імпорт електронного документа, що надійшов каналом СМЕВ;
● імпорт електронного документа, що надійшов електронною поштою;
● сканування паперового документа та збереження його образу в системі;
● збереження в системі відомостей про паперовий документ без збереження його образу в системі (за вимогами безпеки);
● створення документа безпосередньо в СЕД ФЗМВ.
Окремо зупинилися автори документа на запровадженні багатокомпонентних документів. Так, «СЕД ФОІВ має забезпечити можливість управління цим електронним документом як єдиним цілим, зберігаючи взаємозв'язки між компонентами та підтримуючи структурну цілісність електронного документа». СЕД також має підтримувати можливість введення документа в систему та за відсутності додатка, в якому цей документ було створено.
Визначено та основні вимоги до збору та обробки метаданих документів, що зберігаються в СЕД ФЗМВ. Так СЕД має підтримувати:
● Автоматичне вилучення метаданих для документів, отриманих із МЕДО, СМЕВ та інших інформаційних систем. Склад імпортованих полів та види документів визначаються адміністратором СЕД ФЗМВ.
● Збереження зв'язку метаданих із документом на всьому життєвому циклі.
● Відображення метаданих на екрані.
● Запит користувача введення значень метаданих, які не були заповнені автоматично.
● Інформування користувача про незаповнені метадані.
За реалізацію зазначених вимог відповідає як безпосередньо СЕД-продукт, особливо в частині обробки метаданих, так і засоби, процедури та персонал, що забезпечують інтеграцію СЕД з електронною поштою, МЕДО, СЕМ та іншими інформаційними системами.
Узгодження документів
Стадію погодження документа у вимогах у явному вигляді регламентує лише один пункт. Workflow-складова СЕД повинна відповідати наступним вимогам:
● Доведення документів до учасників процесу погодження
● Контроль за виконанням доручень.
Якщо узгодження документа провадиться в межах одного примірника системи, ці вимоги можуть бути віднесені лише до СЕД-продукту. У разі наскрізного узгодження, коли у процесі беруть участь користувачі різних екземплярів системи або навіть кількох різнорідних систем, знадобиться обслуговування організації міжсистемної взаємодії.
Ще одна вимога, яку не можна віднести лише до стадії узгодження, це необхідність відображення файлів певних форматів. Обов'язкові формати pdf, rtf, doc, tiff, але автори вимог не мають нічого проти, якщо система буде здатна відображати інші формати. Судячи з обраних форматів, вимоги готували непримиренні прихильники вільного програмного забезпечення. Я, право, не знаю, чим можна пояснити включення до списку нехай популярних, але пропрієтарних форматів – прийняття дійсності або корупційний інтерес. Реалізують ці вимоги додатки-редактори, що входять до складу інформаційної системи СЕД ФЗМВ.
Окремо варто зупинитися на вимогах щодо підтримки електронних підписів. Інфраструктура електронного підпису складається з багатьох компонентів. Навіть якщо брати до уваги лише технічну сторону, це і засоби криптографічного захисту інформації (СКЗІ), включаючи апаратні засоби, криптопровайдери, протоколи. Зрештою, сам СЕД-продукт на прикладному та системному рівні повинен підтримувати СКЗІ, включаючи сертифіковані регулятором. Ви, напевно, вже здогадалися, що я знову підводжу вас до однієї й тієї самої думки – це вимоги до конкретної інформаційної системи, яка включає всі необхідні документи.
Зберігання документів
Вимоги припускають, що органом держвлади буде розроблено класифікаційну схему, що складається з розділів та підрозділів, що відповідає розділам та підрозділам номенклатури справ ФОІВ. Для кожного розділу та підрозділу класифікаційної схеми має бути встановлений, як мінімум, один термін зберігання. Повинна бути передбачена можливість зняти/встановити заборону знищення розділу класифікаційної схеми.
Взагалі терміни зберігання документів у вимогах – це окремі об'єкти. Вони можуть бути створені, призначені до певного розділу класифікаційної схеми, змінені, знищені. Повинні бути передбачені терміни зберігання тривалістю щонайменше сто років. Вся історія маніпуляцій із термінами зберігання повинна автоматично зберігатися. Простежуються явні паралелі з MoReq2.
Після закінчення терміну зберігання документа адміністратору системи має бути надіслано повідомлення. СЕД має передбачити наступний мінімальний набір дій:
● зберігати документ постійно;
● провести експертизу цінності документа;
● знищити документ;
● надіслати документ до іншого сховища;
● виділити документ для знищення.
Цю групу вимог також варто відносити лише до СЕД-продукту. Дотримання вимог навіть більшою мірою залежить від наявності регламентів та нормативних документів, Що регламентують терміни зберігання, наявність стратегії зберігання – для документів тривалих термінів зберігання може знадобитися конвертація зі застарілих форматів у сучасні та міграція на нові носії. Ну і, нарешті, всі зусилля будуть марними, якщо персонал не поводитиметься відповідно до встановлених регламентів.
Вимоги безпеки
Незважаючи на те, що ці вимоги можна віднести до функціональних, я виділив їх у спеціальний розділ. Як я вже згадував, ці вимоги розкидані по всіх розділах. Вимоги передбачають:
● захищеність від несанкціонованого доступу у випадках, коли в СЕД ФЗМВ передбачено обробку службової інформації обмеженого розповсюдження - не нижче класу 1Г;
● можливість фіксації документа шляхом заборони внесення змін до нього;
● забезпечення автентичності документа;
● забезпечення цілісності документа;
● фіксацію всіх операцій з документом, неможливість змінити або видалити ці відомості;
● організацію контролю доступу до документів;
● централізований контроль прав доступу та управління користувачами;
Також до вимог безпеки можна віднести вимоги щодо наявності автоматизованих процедур резервного копіювання та відновлення інформації.
Попередній досвід мені підказує, що може виникнути ситуація, як у випадку з персональними даними. Щоб грамотно реалізувати вимоги щодо безпеки, необхідно:
● наявність політики безпеки, розуміння загроз безпеки та вироблена стратегія їхньої мінімізації;
● вибір засобів захисту безпеки, адекватний загрозам;
● організація захисних заходів та щоденна діяльність з підтримки необхідного рівня безпеки.
У операторів персональних даних, що не володіють компетенцією, засобами, бажанням реалізації перелічених вище вимог виникало цілком зрозуміле бажання перекласти це все на плечі СЕД-вендора. Містичний сертифікат мав замінити всю систему заходів.
Зрозуміло, частина цих вимог має бути реалізована в СЕД, але низка вимог не завжди можливо та ефективно реалізувати лише на прикладному рівні.
Замість резюме
Розуміння те, що є об'єктом вимог, включення всіх компонентів інформаційної системи, яких залежить виконання вимог, дозволить організувати їх грамотну реалізацію. А коли зрозуміло, що робити, можна вже й вибирати варіанти, оптимізуючи зусилля, що додаються, і витрачені ресурси.
(4,58 – оцінили 3 чол.)
Олексій Мікрюков, аналітик компанії DIRECTUM. 14 червня 2018 р. на офіційному сайті Федерального архівного агентства (Росархіву) у розділі «Проекти документів» розміщено «Проект типових функціональних вимог до систем електронного документообігу та систем зберігання електронних документівв архівах державних органів» обсягом 37 сторінок.
Галузь давно чекала на цей документ. І як заявлено у проекті, вимоги розроблені з метою формування єдиної нормативної основидля систем електронного документообігу (СЕД) та систем зберігання електронних документів (СХЕД), а також для оцінки вже застосовуваних СЕД та СХЕД. У документі явно поділяються СЕД та СХЕД, і це важливий момент.
Виділення терміна СХЕД одна із принципових відмінностей нових вимог. Помітно явний акцент на етапі архівного зберігання в життєвому циклі документа. Раніше йшлося переважно про СЕД, а питання зберігання електронних документів (ЕД) залишалися за кадром. Відповідно, документи тривалих термінів зберігання раніше або спочатку створювалися в паперовому вигляді, або роздруковувалися перед передачею зберігання.
У документі розглядаються лише функціональні вимоги, на відміну попередніх нормативних документів ( Вимоги до систем електронного документообігу федеральних органів влади (СЕД ФЗІВ), затвердженоНаказом Міністерства зв'язку та масових комунікацій РФ №221 від 02.09.2011 ; Див. такожаналіз вимог ) . Не розглядаються системно-технічні вимоги, вимоги щодо інформаційної безпеки, надійності, а також вимоги до інтерфейсу автоматизованих робочих місць користувачів СЕД та СХЕД Вимоги не поширюються працювати з документами, містять відомості, що становлять державну таємницю.
Аналізуючи документ, найцікавіше розглянути вимоги, пов'язані з організацією зберігання документів. Вимоги щодо створення або занесення, реєстрації, виконання та контролю при роботі з документами не такі цікаві, тому що це основні завдання СЕД. Практично не залишилося великих організацій, які не автоматизували ці завдання з використанням СЕД. Тому вимоги до СЕД цікаві хіба лише з оцінки вже існуючих і використовуваних систем у момент оновлення чи зміни, але це тема окремого матеріалу.
Загальні функціональні вимоги
Почнемо з «Загальні функціональні вимоги до управління документами у СЕД та СХЕД».
У цьому розділі, на мій погляд, відображено два важливі моменти:
Перше« 2.3. У СЕД та СХЕД повинні дотримуватися вимог до автентичності, достовірності, цілісності та придатності для використанняелектронних документів, включених до зазначених систем».
Для того, щоб забезпечити дотримання цих вимог при зберіганні документів, необхідно, щоб при передачі документів на зберігання в СХЕД вони були автентичні, достовірні, цілісні та придатні для використання. Відповідно до передачі документа в СХЕД «відповідальність» за виконання цих вимог лежить на оперативній системі (СЕД або іншій інформаційній системі).
Друге«2.4. У СЕД та СХЕД повинні формуватися та зберігатися метадані документів:
- створювані під час включення документа у систему (СЕД чи СХЭД);
- що утворюються після включення документа в СЕД або СХЕД у межах його життєвого циклу в системі;
- використовувані при взаємодії СЕД та СХЕД з іншими інформаційними системами (у тому числі з МЕДО, СМЕВ та ін.)
- пов'язані з передачею на подальше зберігання (з СЕД- у СХЕД, зі СХЕД- до державного архіву).
Метадані про включені до СЕД або СХЕД документи мають бути пов'язані з тим документом, до якого вони відносяться».
Тобто метадані, пов'язані з документом, формуються протягом усього життєвого циклу документа, у тому числі протягом усього терміну його зберігання. При цьому явних вимог, які пред'являються формату або способу зберігання метаданих, немає.
Робота з архівними документами
Підготовка до передачі документів на зберігання СХЕД (п.п. 3.8 і 3.9).
«До функцій СЕД належить:
- Формування та ведення номенклатури справ
- Віднесення документів до справ
- Формування описів справ, документів структурних підрозділів
- Експертиза цінності документів, що включає відбір електронних справ, документів, що підлягають передачі в СХЕД і виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню ».
З документами, що зберігаються у СЕД, все ясно. Але в організаціях є й інші інформаційні системи, в яких можуть зберігатися документи, наприклад ERP. Ці системи можуть взагалі нічого «не знати» про номенклатуру справ та норми діловодства. Відповідно для них мають бути розроблені додаткові правила, за якими документи передаватимуться на зберігання до СХЕД
У документі нічого не йдеться про те, як вивантажувати документи з інших систем тієї ж ERP. Тому якщо організація захоче зберігати документи з ERP, то потрібно буде вигадувати якісь правила, за якими:
1) ці документи будуть вивантажуватись з ERP – це власне завдання ERP;
2) ці документи розміщуватимуться в СХЕД – це завдання СХЕД, і в нас для цього є інструменти.
Прийом документів у СХЕД (п. 4.3)
«СХЕД має забезпечувати:
- Прийом електронних справ, документів та описів структурних підрозділів з перевіркою комплектності
- Перевірку електронних підписівдокументів
- Перевірку відтворюваності електронних документів
- Формування повідомлень у відповідь про підтвердження або про відмову в прийомі документів».
Вимоги щодо відтворюваності позначені, але як це реалізовувати – не зрозуміло.
У документі є явна вказівка на формат контейнерів ЕД, що є « zip-архів, що включає контент та метадані електронного документа, файли електронних підписів та візуалізовану копію текстового електронного документа у форматі PDF/A».
Облік та класифікація документів у СХЕД (п. 4.4)
Вимоги щодо обліку електронних документів у СХЕД практично нічим не відрізняються від вимог щодо обліку паперових документів. При цьому вимоги до складу метаданих ЕД враховують лише специфіку документів, типових для держорганів (листи, накази тощо). У комерційних організаційрізноманітність документів набагато більша: комерційна пропозиція, статут проекту, технічне завдання, протокол закупівельної комісії та ін. У цьому сенсі вимоги навряд чи застосовні інших видів документів.
Зберігання електронних справ, документів у СХЕД (п. 4.5)
Цей блок виглядає однією з непророблених у проекті вимог. У ньому зафіксовано вимоги щодо забезпечення СХЕД можливостей:
● резервного копіювання електронних документів;
● проведення перевірок наявності та стану ЕД з використанням спеціальних програмперевірки технічного стану електронних документів та фіксацією результатів перевірок у відповідних актах;
● конвертації та/або міграції електронних документів у нові формати;
Але цьому нічого не сказано про забезпечення юридичної значущості ЕД при довготривалому зберіганні. Ці вимоги я розглядав раніше у статті на ECM-Journal.
Використання електронних справ, включених до СХЕД (п. 4.2 та 4.6).
Використання ЕД передбачає:
- Надання постійних та тимчасових прав доступу до документів
- Формування фонду користування електронних справ та організацію на його засадах електронного читального залу
- Багатокритеріальний пошук
- Формування архівних копій, довідок виписок
- Врахування використання електронних справ.
Тут залишаються питання насамперед щодо надання електронних документів на запити різних організацій, оскільки єдиних вимогз надання ЕД поза зараз немає, і практика не сформована.
Експертиза цінності та виділення до знищення електронних справ, документів із минулими термінами зберігання (п. 4.7 та 4.8).
Наведені у проекті вимоги також практично нічим не відрізняються від вимог під час роботи з паперовими документами. Відмінність полягає лише в особливостях знищення електронних документів (наприклад, видалення резервних копій та гарантоване знищення).
Вимоги щодо передачі електронних документів для зберігання держ. архів описано формально. Причина пов'язана, швидше за все, із відсутністю напрацьованих практик.
Загальні висновки
Після аналізу проекту вимог залишається відчуття, що викладене в ньому «наздоганяє» поточний стан речей, закріплює вже існуючі напрацювання, але не до кінця відповідає існуючим питанням і тим більше не намагається спрогнозувати і дати відповіді на питання найближчого майбутнього.
Документ показує, що специфічних вимог щодо системи довготривалого зберігання електронних документів багато. Є серед них досить жорсткі та конкретні. На підприємствах є безліч систем, які генерують документи, що підлягають довготривалому зберіганню або мають на увазі тривале зберігання: ERP, HR, ECM. CRM та інші. Таким чином, можна зробити висновок, що найбільш доцільно виділяти окрему систему довготривалого зберігання, інтегровану із системами-джерелами. Реалізовувати вимоги у всіх зазначених вище системах довго та дорого.
З іншого боку, вимоги вже мають під собою технологічну основу, що дозволяє реалізувати такі системи. Наявні на ринку системи роботи з документами можна і необхідно перевіряти на відповідність вимогам, сформульованими в нормативній основі.
Реалізація вимог
Одним із прикладів системи, яка показує готовність та повністю задовольняє цим вимогам – рішення «Довготривалий архів» від компанії DIRECTUM.
«Довготривалий архів» - це комплексна система для управління паперовим та електронним архівом організації. Рішення розроблено з дотриманням правил російського архівного діловодства. Воно дозволяє централізовано зберігати документи будь-якого виду протягом терміну, встановленого законодавством РФ, гарантуючи юридичну силудокументів протягом усього терміну зберігання.
Рішення може працювати з будь-якими ECM-системами не тільки з рішеннями DIRECTUM, інтегрується з ERP та іншими системами за рахунок готових механізмів.
Крім того, рішення не лише вже зараз закриває завдання створення електронного архіву, а працює на перспективу. У рішення закладено можливості роботи з інструментами автоматичного оброблення документів на основі штучного інтелекту для класифікації та експертизи цінності документів. Крім того, використовується власна унікальна технологія забезпечення юридичної значущості, яка в перспективі може бути переведена на технології блокчейна.
Масштабованість. Система документообігу повинна підтримувати кількість користувачів, що значно змінюється, її здатність нарощувати свою потужність повинна визначатися тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення.
Розподіл. Основні проблеми під час роботи з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу має підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому розподілені майданчики можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку, наприклад, офіс працює по виділеній лінії, приміський склад – по сільській телефонній лінії.
Модульність. Цілком можливо, що замовнику може не знадобитися одночасно використання всіх компонентів системи документообігу, інколи ж спектр вирішуваних замовником завдань менше, ніж увесь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що система документообігу має складатися із окремих модулів, інтегрованих між собою.
Відкритість. Всі СЕД побудовані за модульним принципом, а їх API-інтерфейси є відкритими. Це дозволяє додавати до СЕД нові функції або вдосконалювати наявні. В даний час розробка додатків, що інтегруються з СЕД, стала окремим видомбізнесу.
Високий ступінь інтеграції з прикладним ПЗ: ключовою можливістю СЕД є високий ступінь їх інтеграції з різними програмними додатками за рахунок використання технологій OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI та ін. та елементами меню.
Особливості організації зберіганнядокументів. У більшості СЕД реалізовано ієрархічну систему зберігання документів (за принципом "шафа/полиця/папка"). Кількість рівнів вкладення під час зберігання документів не повинна бути обмеженою. Один і той же документ повинен мати можливість входити до складу кількох папок та полиць. У ряді СЕД реалізовані ще потужніші можливості зберігання з допомогою організації зв'язків між документами.
Особливості маршрутизаціїдокументів. Модулі СЕД, які відповідають за власне документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. При "вільній" маршрутизації будь-який, хто бере участь у документообігу, користувач може на свій розсуд змінити існуючий маршрут проходження документів. При "жорсткої" маршрутизації маршрути проходження документів суворо регламентовані, і користувачі немає права їх міняти. У більшості СЕД модуль маршрутизації входить у комплект постачання, у деяких СЕД його необхідно придбати окремо.
Розмежування доступу(набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД): повний контроль над документом, право редагувати, але не знищувати документ, право створювати нові версії документа, але не редагувати його, право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії, право читати документ, але не редагувати його, право доступу до картки, але не вмісту документа, повна відсутність прав доступу до документа, повне протоколювання.
Наявність утиліт переглядудокументів різних форматів: до складу більшості СЕД входять утиліти для перегляду документів (звані переглядачі – viewers), які розуміють десятки форматів файлів.
Анотування документів. Оскільки в деяких випадках користувачі позбавлені прав на внесення будь-яких змін до документа у процесі його погодження, то вони повинні мати можливість його анотування, додавання коментарів, поправок, приміток.
Підтримка різних клієнтських програм. Клієнтами більшості СЕД можуть бути ПК з ОС сімейства MS Windows різних поколінь та платформ, іноді – платформ UNIX/Linux та Macintosh. Крім того, практично всі сучасні СЕД дозволяють працювати з документами через стандартні Web-навігатори (броузери).
Склад СЕД
При автоматизації документообігу треба спочатку розрізняти:
(а) використання додатків, що автоматизують конкретні процеси обробки документів та (б) впровадження платформидля подібної автоматизації.
Однією з основних причин неуспіху впровадження систем автоматизації документообігу є змішування цих двох завдань. Розглянемо деяку ідеальнусистему автоматизації документообігу, що включає максимальну кількість функцій. Звісно, кожна реальна система міститиме лише підмножина функцій, необхідні конкретної організації.
5.6.1 
Програми автоматизації документообігу
Наведемо приклади конкретних процесів, завдань, які вирішуються цими додатками:
· Реєстрація кореспонденції;
· Узгодження та затвердження;
· Контроль виконання документів та доручень;
· Автоматизація договірного процесу;
· Оформлення відряджень;
· Внутрішній інформаційний портал;
· Контроль знань працівників; і т.д.
Найчастіше функції обробки документів є частиною бізнес-процесів, вже автоматизованих цьому підприємстві з допомогою різноманітних програмних технологій. Тому необхідно простежити за відсутністю дублювання та сумісністю. Приклади таких завдань:
· Формування документів у бюджетному процесі;
· процес публікацій та наповнення сайту;
· відстеження обробки накладної за межами складського обліку;
· Контроль та повідомлення у додатку управління контактами;
· Документообіг при управлінні проектами;
· Затвердження платіжних документів; і т.д.
Вимоги до системи електронного документообігу підприємства
Вимоги до системи електронного документообігу
Вибір системи застосування і визначення складу модулів, у тому числі вона складається, обумовлений здатністю системи електронного документообігу досягти мети застосування, які ставить собі організація. При виборі системи електронного документообігу враховується рівень автоматизації бізнес-процесів.
Досягнення цілей впровадження здійснюється через вирішення наступних бізнес-завдань:
У частині діловодства. ведення номенклатури справ, робота з внутрішньою документацією, контроль виконання доручень/резолюцій, контроль повернення документів, формування звітності;
У частині управління взаємодією з клієнтами. Формування бізнес-стратегії в галузі роботи з клієнтами, створення та ведення єдиної базиорганізацій та контактних осіб, управління маркетинговими заходами, накопичення та аналіз даних про проведені контакти та маркетингові заходи для побудови різних звітів;
У частині проектного документообігу. Дотримання та контроль процедур управління проектами, робота з планом проекту, управління ризиками проекту, контроль якості та ефективності управління проектом, створення архіву документів щодо проекту, забезпечення взаємодії та комунікацій учасників проекту;
У частині управління якістю. Управління внутрішніми аудитами, управління невідповідностями, управління коригуючими та попереджувальними діями, управління зауваженнями та рекламаціями, аналіз з боку керівництва.
Вимоги до інфраструктури організації під час впровадження системи електронного документообігу
Інформаційна інфраструктура організації при впровадженні Системи електронного документообігу має відповідати вимогам до інформаційного простору, клієнтського робочого місця та сервера.
Робочі місця СЕД знаходяться в єдиному інформаційному просторі організації та відповідають мінімальним вимогам, що пред'являються до локальних робочих місць при встановленні програмного забезпечення СЕД;
· Процесор: 1,6 -2,4 ГГц;
· ОЗУ: 1 Гб і більше;
· струминний або лазерний принтер (можливо мережевий);
· Системне програмне забезпечення:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-розрядна або 64-розрядна;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-розрядна або 64-розрядна;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-розрядна або 64-розрядна;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-розрядна або 64-розрядна;
· Офіс: Microsoft Office 2007/2010 (крім Starter Edition) 32-розрядна або 64-розрядна версія;
· Інше:
Додатки до роботи з документами, які у СЕД;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-розрядна версія або 64-розрядна (для інтеграції завдань із календарями Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 та вище;
Microsoft .NET Framework 2.0
Додатково необхідно враховувати ресурси, необхідні ОС.
Мінімально роздільною здатністю екрану є 800х600, рекомендованою роздільною здатністю є 1024х768 і вище.
Вимоги до сервера залежать від кількості користувачів, що одночасно працюють, і обсягу оброблюваних даних. Вимоги до апаратної та програмної частини сервера розробляються, виходячи із усереднених умов роботи, та визначаються при проектуванні системи.
Сучасні підприємства вимагають істинно розподіленої архітектури управління документами, тобто. такою, що задовольняє наступним вимогам:
Функціональність та гнучкість системи.
Можливість подальшої модернізації та нарощування можливостей системи (у тому числі самостійного).
Інтегрованість з іншими корпоративними системами - система документообігу неспроможна і має існувати у відриві з інших систем, наприклад, іноді необхідно інтегрувати систему з прикладної бухгалтерської програмою. Тоді система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами.
Можливість розподіленої віддаленої роботи та взаємодії з іншими філіями – основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу має підтримувати взаємодію розподілених місць. Причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку. Також архітектура системи має підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами. Розподілене, що розширюється управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи співробітників, посилення загальної конкурентоспроможності організації.
Масштабованість - бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалося лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечене за допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix та ін, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи тим самим широкий спектр продуктивності.
Модульність - цілком імовірно, що замовнику може знадобитися одночасно використання всіх компонентів системи документообігу, інколи ж спектр вирішуваних замовником завдань менше, ніж увесь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що система документообігу має складатися із окремих модулів, інтегрованих між собою.
Відкритість Ефективність - забезпечення раціонального співвідношення між витратами створення системи та цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації документообігу; можливість застосування широкого спектра додаткових технологій підвищення рівня повернення коштів, витрачених на систему.
Слід також звертати увагу на загальну характеристикуфірми-розробника (постачальника) системи (досвід комплексного вирішення подібних або більш складних завдань, забезпечення всіх етапів обстеження підприємства, впровадження системи, навчання користувачів, супроводу та розвитку системи, чи є фірма безпосереднім розробником системи, чи має сервіс-центр, кваліфікація спеціалістів, територіальне розташування та ін.).
Класифікація СУД
На ринку засобів електронного управління документами умовно виділимо п'ять категорій технологій. Слід зазначити, що жодна класифікація, певне, перестав бути ідеальної. У результаті деякі продукти одночасно потрапляють у кілька категорій та мають можливості, характерні для продуктів із різних категорій.
· Системи СУД, орієнтовані на бізнес-процеси: Documentum, FileNet (Panagon та Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Як правило, призначені для специфічних вертикальних та горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання у певній індустрії. Ці рішення зазвичай забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами та потоками робіт, управління контентом (див. нижче) і т.д.
· Корпоративні СУД: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Open Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їх публікації, доступну, як правило, усім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні до систем, орієнтованих на бізнес-процеси. Проте їх відмінною особливістює спосіб використання та поширення. Аналогічно таким засобам як текстові редакторита електронні таблиці, корпоративні СУД є стандартним, "додатком за замовчуванням" для створення та публікації документів в організації. Як правило, ці кошти не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії або для певної задачі. Вони пропонуються та впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якій категорії користувачів.
· Системи управління контентом (від англ. content – зміст, суть): Adobe, Excalibur.
Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів та об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації над вигляді документів, а менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками.
· Системи управління образами
Перетворять інформацію з паперових носіїв на цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі.
· Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino/Notes та Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Ці системи переважно розраховані забезпечення руху деяких об'єктів по заздалегідь заданим маршрутам (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт може змінюватись, тому його називають загальним словом «робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow - "потік робіт" (на жаль, для цього терміна немає точного еквівалента в російській мові). До робіт можуть бути прив'язані документи, але не є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких наперед відомі і можуть бути прописані всі етапи.
Російські системи документаційного забезпечення
|
Виробник |
Короткий опис |
|
|
Система управління документами, призначена для автоматизації діловодства в корпорації, що має досить складну розгалужену структуру, що включає кілька підприємств, що налічує більше сотні співробітників і має інтенсивний документообіг як вхідних і вихідних документів, так і обмін документами між своїми підрозділами. Система Кроннадає наступний комплекс функціональних послуг:
|
||
|
Кодекс: Документообіг |
ДП "Центр комп'ютерних розробок" |
Комплекс взаємопов'язаних систем діловодства, банків документів та корпоративних сервісів. Корпоративна система Кодекс: Документообіг- це комплекс взаємозалежних систем діловодства, банків документів та корпоративних сервісів, що забезпечують автоматизоване вирішення завдань діловодства та документообігу в органах державної влади та інших організаціях. Основні характеристики системи: Готові рішення для типових завдань (функцій) діловодства. Кожна із систем, що входять до складу корпоративної системи, спеціалізована для реалізації типових завдань обробки документів: реєстрації та контролю руху службової кореспонденції, реєстрації та контролю розгляду звернень громадян, централізованого контролю розпорядчих документівта доручень та ін.
Обмін документами між підсистемами, централізоване ведення глобальних довідників, реалізація повсюдного доступу до баз даних за технологією Internet/Intranet, розсилання повідомлень, зведень, попереджень електронною поштою. Економічність системи визначається використанням власних продуктів і технологій, орієнтиром найбільш масові програмно-технічні платформи, насамперед Microsoft, невисокими витратами впровадження. Функціональні підсистеми, що входять до складу Кодекс: Документообіг: - «Кодекс: Службова кореспонденція» реєстрація вхідних та вихідних документів організації (підрозділи); формування відповідної справи на основі номенклатури справ цього підрозділу, організація руху документів за виконавцями та контроль за їх виконанням; постановка документів на централізований контроль із передачею даних у підсистему "Кодекс: Контроль виконання документів". - Кодекс: Контроль виконання документів реєстрація контрольних документів, завдань, виконавців, розсилання контрольних карток за виконавцями; реєстрація перенесення термінів завдань; автоматичне та ручне зняття з контролю повністю відпрацьованих контрольних документів; формування відповідної справи на основі номенклатури справ цього підрозділу; автоматична перереєстрація документів під час передачі контрольних документів до підвідомчих підрозділів, що працюють з аналогічною підсистемою. - «Кодекс: Листи та звернення громадян» введення даних про заявників; реєстрація звернень та питань, поставлених у них; контроль розгляду звернень та доручень керівника, даних у зв'язку з їх розглядом. - Кодекс: Система підготовки документів створення електронного повнотекстового архіву документів - «Кодекс: Система реєстрації нормативних та розпорядчих документів» - Кодекс: Довідкова системадокументообігу» забезпечення доступу до баз документів за технологією Intranet/Internet та оперативне отримання інформації про документообіг з будь-якого віддаленого комп'ютера. - Кодекс: Обмін документами обмін документами між підсистемами, як у межах локальної комп'ютерної мережі, і між територіально віддаленими підсистемами. Системи реалізовані у двох варіантах - файл-серверному та клієнт-серверному. |
|
DocsVision 2.0 "Архів-Діловодство" |
Додаток для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур та бізнес-процесів обробки документів в організації. Система DocsVision 2.0 "Архів - Діловодство" є закінченою програмою, призначеною для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур і бізнес процесів обробки документів в організації, включаючи:
Дана система може бути використана як закінчене рішення для впровадження в компаніях, або використовуватись як прототип при розробці програми на замовлення. Структура системи може бути налаштована відповідно до потреб конкретної організації. |
|
|
СompanyМедіа-Управління електронними документами |
Web-орієнтована система керування електронними документами. Web-орієнтована система керування електронними документами. Порівняно недорога, але досить функціональна система призначена для:
|
|
|
CompanyMedia-Діловодство |
Система призначена для автоматизації документообігу із відстеженням руху документів у реальному масштабі часу. Система призначена для автоматизації документообігу із відстеженням руху документів у реальному масштабі часу. Система забезпечує автоматизацію наступних видів документаційного забезпечення управління:
До особливостей побудови системи «СМ-Діловодство» належать:
|
|
|
OfficeMedia-Діловодство |
Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів чи відділу діловодства. Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів або відділу діловодства та надає керівникам усіх рівнів можливість давати доручення щодо отриманих документів та контролювати їх виконання. Комплект "OfficeMedia - Діловодство" складається з наступних баз даних:
«Організаційно-розпорядчі документи» - на формування проектів наказів, розпоряджень, службових записок, їх узгодження, підписи та контролю виконання. |
|
|
Лоція Софт |
Комплекс з управління технічною документацією. Комплекс з управління технічною документацією на основі DOCS Open є інтеграційним рішенням, що базується на найбільш передових розробках зарубіжних і вітчизняних компаній, що є лідерами в галузях створення електронних архівів, технічний документообіг, управління складом виробу та проектними даними, а також введення інформації з паперових носіїв, побудоване в архітектурі клієнт-сервер. Комплекс дозволяє
Для встановлення та візуалізації логічних зв'язків між документами може використовуватися додатковий модуль "Доглядач", який також включає можливість відображення логічної структури архіву, використовуючи механізм уявлень. Серверна частина комплексу може працювати як на платформі PC, так і на робочих станціях під управлінням різних версій ОС UNIX (HP, Sun, Digital та ін.). Як клієнт використовуються різні версії Windows. Підтримується робота через Інтернет. Як СУБД може використовуватися один із найбільш популярних індустріальних серверів баз даних (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на будь-якій програмно-апаратній платформі. |
|
|
"ГРАН-ДОК" для Windows |
Граніт-центр |
Автоматизована система документообігу та діловодства для державних та муніципальних структуруправління. «Гран-Док» - спеціалізована система автоматизації діловодства та документообігу у державних та муніципальних структурах управління. Система призначена для автоматизації процесів роботи з документами:
"Гран-Док - Lite" - однокористувацька версія для муніципальних структур управління, що мають невеликий обсяг документообігу. Призначена для обліку та роботи з документами на одному робочому місці. Платформа Microsoft SQL. "Гран-Док" - мережна версія для державних та муніципальних структур управління з обсягом документообігу від 5000 до 30000 документів на рік та кількістю користувачів від 20 до 150. «Гран-Док» - корпоративна версія («Єдина система електронного документообігу та діловодства муніципальних структур управління адміністративного округу») - єдина системаелектронного документообігу та діловодства адміністративного округу. Її можна віднести до спеціалізованим системамавтоматизації діловодства та документообігу. |
|
Ефект-Офіс |
ІКК "Гарант Інтернешнл |
Серія програмних продуктів для систематизації, безпечного зберіганнята ефективного пошуку документів. "Ефект Офіс" - це серія програмних продуктів для систематизації, безпечного зберігання та ефективного пошуку документів. "Ефект Офіс" - система управління документами. Призначений для створення електронного архіву документації та організації комп'ютерного документообігу підприємства. Реалізовано локальний та клієнт-серверний варіанти. "Ефект Офіс" персональний архів. Спеціальна версія системи одного користувача. "Ефект Графіка", "Ефект Графіка Плюс". Система роботи із графічними зображеннями. "Ефект Секретар", робоче місцесекретаря. "Ефект Пошта". Система централізованого прийому, відправлення та реєстрації електронної пошти. |
|
Комплексна автоматизація процесів діловодства та ведення архіву електронних документів. Система LanDocs призначена для комплексної автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів. В систему входять: LanDocs: ДІЛОВИРОБНИЦТВО. Базова система автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів. LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ. Серверне програмне забезпечення централізованого управління зберіганням документів (файлів документів) в електронному архіві. Взаємодіє із системою LanDocs: ДІЛОВИРОБНИЦТВО. LanImage: СКАНУВАННЯ І ВІЗУАЛІЗАЦІЯ ЗОБРАЖЕНЬ. Система сканування паперових документів та візуалізації їх електронних образів. LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП. Спеціалізований WEB-сервер. LanDocs: ПОШТОВИЙ СЕРВЕР і LanDocs: ПОШТОВИЙ КЛІЄНТ. LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ. Захист інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦІЯ. Моделювання процесів руху документа у вигляді побудови графічних карт. Доповнює LanDocs: ДІЛОВИРОБНИЦТВО. |
||
|
Автоматизація основних процедур сучасного діловодства та організація документообігу. Система OPTiMA-WorkFlow призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування та зберігання документів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства та організації документообігу. Система включає в себе
|
||
|
DIS:системи |
Документоорієнтовані корпоративні інформаційні системи (DIS: системи). Автоматизація документаційного забезпечення управління (ДНЗ). Документоорієнтовані корпоративні інформаційні системи (DIS: Системи) забезпечують підвищення ефективності управлінської діяльності за рахунок автоматизації документаційного забезпечення управління (ДОУ). DIS:системи гнучко настроюються, реалізовані на різних платформах і мають зручну модульну структуру. На сьогоднішній день розроблено такі модулі: DIS:class - електронна канцелярія «Попелюшка» - є технологією класичного діловодства з наскрізним контролем виконання документів і дозволяє автоматизувати основні функції канцелярії, загального або організаційного відділу - реєстрацію, обробку та контроль виконання документів. DIS:library - Бібліотека - автоматизована системаведення бібліотек та архівів електронних документів. Дозволяє організувати бібліотеки документів за функціональним напрямом діяльності, бібліотеки інформаційних матеріалів, бланків та типових форм. Працює з текстовими, графічними, аудіо- та відеоматеріалами. DIS:reception - Ділова пошта - автоматизована система обробки електронного листування організації. DIS:manager - Доручення - автоматизована система документування та контролю виконання доручень. DIS:contact - Досьє - автоматизована система накопичення інформації про контакти та події, організації, проекти та хід їх виконання. DIS:writer - Підготовка документів – автоматизована система для підготовки та погодження документів. Модулі DIS:users - Користувачі, DIS:structure - Структура та DIS:assistant - Робоче місце призначено для вирішення питань адміністрування. |
|
|
БОС-Референт |
Система електронного документообігу (на платформі Lotus Notes/Domino). "БОС-Референт" - система електронного документообігу, програмний комплекс, розроблений на платформі Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" дозволяє побудувати повноцінну систему управління діловими процесами обробки документів та контролю за їх виконанням та є кроком на шляху побудови Системи Управління Знаннями організації. Компонентами системи є:
Система використовує різні базиданих щодо документів, подій, звітів та ін.
Для спільного обговорення різноманітних питань у робочій групі використовується режим конференції. |
|
|
ЄВФРАТ-Документообіг |
Cognitive Technologies |
Система управління інформаційними потоками та документами організації. Система "ЄВФРАТ-Документообіг" дозволяє побудувати повноцінну систему управління інформаційними потоками та документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної автоматизації документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності. Система розрахована працювати, як у межах невеликого відділу, і у межах всієї організації зі складною схемою інформаційних потоків. "ЄВФРАТ-Документообіг" відрізняється гнучкістю та простотою налаштування. Одночасно із готовими рішеннями пропонується повний набір інструментів для успішної адаптації до особливостей будь-якої компанії. Програма
|
|
Cognitive Technologies |
Призначений для організації документаційного забезпечення управління. Версія "Євфрат @ Soho" реалізує електронний архів. Вона забезпечує введення та пошук потрібних документів; дозволяє створювати та вести електронні архіви документів найрізноманітніших типів, навіть аудіо та відео; зберігати скачені з Internet сторінки. Версія "Евфрат Office" - це універсальна система управління документами, що дозволяє працювати як з паперовими документами, так і з електронними документами та формами. Система підтримує функції введення, реєстрації, перегляду, пошуку, експорту, друку документів, а також створення електронних архівів, звітів та забезпечення контрольно-виконавчої дисципліни. Для забезпечення колективної роботи реалізовано архітектуру "Єфрат Client Server. |
|
|
Система керування документами масштабу підприємства. Призначена для підвищення ефективності колективної роботи працівників з архівами електронних документів та контролю виконавчої дисципліни. “1С:Архів” є системою управління документами масштабу підприємства та призначений для підвищення ефективності колективної роботи співробітників з архівами електронних документів та контролю виконавчої дисципліни.
|
Деякі зарубіжні системидокументаційного забезпечення
|
Виробник |
Короткий опис |
|
|
Клієнт-серверний додаток для роботи з документами. Hummingbird DOCS Open - це клієнт-серверна програма на платформі Windows, що дозволяє організувати централізоване сховище даних. Містить розвинені засоби пошуку, організації спільної роботи, контролю версій та забезпечення безпеки.
|
||
|
Panagon Content Services |
Сімейство програм забезпечення роботи з документами на великих підприємствах. Програми сімейства Panagon Content Servicesпризначені для створення, управління, забезпечення доступності та безпеки, а також динамічної роботи з електронними документами. Основні реалізовані можливості:
|
|
|
Група програм для підтримки співпраці та управління знаннями. Бізнес-додатки: Content Management Livelink дозволяє створювати об'єкти даних для зберігання та використання контенту, фіксувати зміни та керувати кожним компонентом структури документів аж до параграфів та секцій, керувати взаємозв'язками документів, визначати доступність об'єктів даних, автоматизувати процес створення документів користувача. Records Management iRIMS від Open Text забезпечує управління життєвим циклом усіх корпоративних документів та іншої інформації у паперовій та електронній формах. Забезпечує взаємозв'язок з іншими програмами з обробки інформації, інтегрується з електронною поштою та електронними системамиуправління документами. Спільно з Livelink забезпечує пошук, спільну роботу, керування документообігом та робочими процесами.
|
||
|
Система управління контентом (для системи управління інформацією для підприємства). Hummingbird DM перетворює інформацію, що зберігається в документах, на базу знань фірми. Система дозволяє систематизувати та управляти корпоративними документами, забезпечує спільну роботу з ними, обробляє запити користувачів системи, а також забезпечує збереження інформації. Адміністратори Hummingbird DM можуть конфігурувати структуру контенту, а також настроювати систему, структуру сховищ документів, форми документів, імпортувати метадані, інтегрувати систему з іншими програмами, віддалено та централізовано настроювати інтерфейси користувачів, керувати статусом документів. Також може працювати спільно з
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Платформа для обміну повідомленнями та організації спільної роботи. Microsoft Exchange Serverслужить платформою для електронної пошти, планування роботи груп, співробітництва, а також додатків управління документообігом і маршрутизації документів. Microsoft Exchange 2000 Server, разом із клієнтом Microsoft Outlook 2000забезпечує надійну, масштабовану та зручну в управлінні інфраструктуру обміну повідомленнями та організації спільної роботи, що відкриває користувачам доступ до бази знань. Microsoft Exchange 2000повністю інтегрований з операційною системою Microsoft Windows 2000та призначений для організацій будь-якого масштабу: від невеликих організацій до найбільших територіально розподілених підприємств. Сучасна система зберігання веб-ресурсів Microsoft Web Storage Systemдозволяє об'єднати надійність та масштабованість Microsoft Exchange 2000з доступністю та відкритістю Інтернету, надаючи цим як сховище знань з розвиненими можливостями, так і платформу для бізнес-додатків. Сервер конференцій Exchange 2000 Conferencing Serverє платформою для повнофункціональних служб інформаційних, аудіо- та відеоконференцій, що відкриває нові можливості для спільної роботи. |
|
|
Novell GroupWise 6 |
Інструмент для передачі повідомлень та організації співпраці в середовищі one Net, а також для спільної роботи. GroupWise 6- Інструмент для передачі повідомлень та організації співпраці в середовищі one Net, а також рішення для ведення спільної роботи. GroupWise 6підвищує продуктивність праці в організації за рахунок прискорення реакції у відповідь, розширення зони співпраці, забезпечення захищеної взаємодії з постачальниками та клієнтами, а також завдяки наданій адміністраторам можливості налаштовувати технології відповідно до завдань та бізнес-цілей. Основні переваги:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Сучасне рішення для управління документами у розподіленому середовищі. Сучасне рішення для управління документами у розподіленому середовищі. Domino.Docзаснований на розподіленій Web-архітектурі. Domino.Docє складовоюпакета програм IBM для управління документами в масштабі підприємства (IBM Enterprise Document Management Suite – EDMSuite). Основні властивості та переваги:
|