Державний митний комітет Російської Федерації
Північно-Західне митне управління Російської Федерації
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСЬКА МИТНИЦЯ
Про призначення відповідальних за діловодство
у підрозділах Санкт-Петербурзької митниці
Відповідно до наказу ГТК Росії N 78 від 12 лютого 1996 року, з метою подальшого вдосконалення документаційного забезпечення та контролю за виконанням документів у підрозділах Санкт-Петербурзької митниці
наказую:
1. Призначити у митних постах та відділах посадових осіб, відповідальних за діловодство та архів (Додатки 1, 2).
2. Начальникам митних постів та відділів забезпечити:
- у своїх підрозділах організацію діловодства та роботу архіву відповідно до вимог "Інструкції з діловодства в Санкт-Петербурзькій митниці";
- у строк до 10 лютого 1999 року на основі типової (див. Додаток 3), відповідно до наказу ГТК РФ від 16.02.98 N 80 "Про затвердження Положення про порядок розробки та затвердження посадової інструкції співробітника митного органу РФ", розробити, погодити в встановленому порядкута затвердити у начальника митниці посадові інструкції на працівників, відповідальних за діловодство та роботу архіву в підрозділі;
- про всі зміни у складі посадових осіб, відповідальних за діловодство, негайно інформувати відділ документаційного забезпечення (далі – ТДВ).
3. Методичне керівництво роботою посадових осіб, відповідальних за діловодство та роботу архіву в підрозділах, покласти на ТДВ (Варламов С.А.). З метою вдосконалення підготовки та підвищення кваліфікації посадових осіб, відповідальність за діловодство, продовжити їхнє стажування в ТДВ, щоквартально проводити з ними семінари.
4. Призначити посадових осіб, перерахованих у Додатку 1 цього наказу, відповідальними у підрозділах за облік, використання та зберігання гербових бланків митниці.
6. Контроль за виконанням цього наказу здійснювати заступнику начальника митниці за кадрової службиФролову В.І.
Начальник митниці
генерал-майор митної служби
В.Г.Єрьоменко
Додаток 1 до наказу. Відповідальні за діловодство у підрозділах
Додаток 1
до наказу
від 06.01.99 N 8
Посада | Особистий номер |
||
Павленко О.Б. | вед. інспектор | ||
Зав'ялова Є.А. | інспектор | ||
Інспекція з л/с | Арбідан Т.Ю. | вед. інспектор | |
ст. інспектор | |||
Севастьянова Т.І. | ст. оперуповн. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. інспектор | ||
Смирнова О.М. | інспектор | ||
Суворін Ю.Ф. | нач-до відділу | ||
Мезенєва С.В. | ст. інспектор | ||
Петрова О.М. | ст. інспектор | ||
Бесєдіна Т.В. | інспектор | ||
Кулікова В.П. | вед. інспектор | ||
Миколаїв О.М. | інспектор | ||
Морозова Л.А. | інспектор | ||
Ловцова І.М. | інспектор | ||
Єфімова М.К. | ст. інспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. інспектор | ||
Гноєвої А.І. | ст. інспектор | ||
Гусаров Б.М. | поч. відділу | ||
Панфілов В.І. | гол. інспектор | ||
О. тамож. охорони | Андрєєва В.П. | вед. інспектор | |
Іванова І.П. | ст. інспектор | ||
Жукова Є.Б. | гол. інспектор | ||
Калембет П.І. | ст. інспектор | ||
ОТОіТК N 1 | Васильєва О.А. | інспектор | |
т/п Південний | Чистякова С.А. | ст. інспектор | |
т/п Північний | Петрова О.В. | інспектор | |
т/п Пн.-Західний | Буганова С.Ю. | ст. інспектор | |
т/п Південно-Зх. | Філіппов В.В. | інспектор | |
Горобець О.М. | ст. інспектор | ||
Ломоніс. т/п | Козак Т.В. | ст. інспектор | |
Войтенко Н.О. | вед. інспектор | ||
Татарчук Л.М. | ст. інспектор | ||
Базилевич І.А. | інспектор | ||
ОТОіТК N 2 | Мочалова Є.В. | вед. інспектор | |
Озерова М.Г. | інспектор | ||
Стекольникова Г.В. | інспектор | ||
ОТОіТК N 3 | Калініна Т.Р. | інспектор | |
Кірішська т/п | Кузьмичова Т.М. | вед. інспектор | |
Громова М.М. | ст. інспектор | ||
Артем'єва С.В. | інспектор | ||
Гатчинський т/п | Йоутсен Н.Л. | ст. інспектор | |
Лузька т/п | Смирнов С.Є. | ст. інспектор | |
Волхівський т/п | Матросова Є.Г. | інспектор | |
Всеволожська т/п | Богачкова О.О. | інспектор | |
Голованова І.В. | гол. інспектор | ||
Одинцова О.К. | ст. інспектор | ||
Петрова Є.А. | інспектор |
Начальник ТДВ
капітан митної служби
С.А.Варламов
Додаток 2 до наказу. Відповідальні за архів у підрозділах
Додаток 2
до наказу
від 06.01.99 N 8
Найменування структурних підрозділів | Посада | Особистий номер |
|
Павленко О.Б. | вед. інспектор | ||
Зав'ялова Є.А. | інспектор | ||
Інспекція з л/с | Арбідан Т.Ю. | вед. інспектор | |
ст. інспектор | |||
Севастьянова Т.І. | ст. оперуповн. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. інспектор | ||
Смирнова О.М. | інспектор | ||
Суворін Ю.Ф. | нач-до відділу | ||
Магазова Л.П. | інспектор | ||
Мезенєва С.В. | ст. інспектор | ||
Петрова О.М. | ст. інспектор | ||
Бесєдіна Т.В. | інспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. інспектор | ||
Миколаїв О.М. | інспектор | ||
Буянова О. | інспектор | ||
Ловцова І.М. | інспектор | ||
Єфімова М.К. | ст. інспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. інспектор | ||
Гноєвої А.І. | ст. інспектор | ||
Гусаров Б.М. | поч. відділу | ||
Панфілов В.І. | гол. інспектор | ||
О. тамож. охорони | Андрєєва В.М. | вед. інспектор | |
Толстікова С.А. | інспектор | ||
Жукова Є.Б. | гол. інспектор | ||
Калембет Н.І. | ст. інспектор | ||
ОТОіТК N 1 | Марусіна М.Г. | інспектор | |
т/п Південний | Гребінник О.Ю. | інспектор | |
т/п Північний | Добродєєв А.М. | інспектор | |
т/п Пн.-Західний | Страшенко І.Є. | інспектор | |
т/п Південно-Зх. | Філіппов В.В. | інспектор | |
Горобець О.М. | ст. інспектор | ||
Ломоніс. т/п | Журавльова С.М. | інспектор | |
Войтенко Н.О. | вед. інспектор | ||
Татарчук Л.М. | ст. інспектор | ||
Базилевич І.А. | інспектор | ||
ОТОіТК N 2 | Гаврилін А.П. | гол. інспектор | |
Солодянкін М.А. | інспектор | ||
Стекольникова Г.В. | інспектор | ||
ОТОіТК N 3 | Горбачова Г.І. | ст. інспектор | |
Кірішська т/п | Кузьмичова Т.М. | вед. інспектор | |
Громова М.М. | ст. інспектор | ||
Артем'єва С.В. | інспектор | ||
Гатчинський т/п | Йоутсен Н.Л. | ст. інспектор | |
Лузька т/п | Смирнов С.Є. | ст. інспектор | |
Волхівський т/п | Матросова Є.Г. | інспектор | |
Всеволожська т/п | Богачкова О.О. | інспектор | |
Голованова І.В. | ст. інспектор | ||
Зикова Ю.А. | гол. інспектор | ||
Одинцова О.К. | ст. інспектор | ||
Петрова Є.А. | інспектор |
Начальник ТДВ
капітан митної служби
С.А.Варламов
Додаток 3 до наказу. Зразкові посадові обов'язки відповідального за діловодство та роботу архіву в структурних підрозділах митниці
Додаток 3
до наказу
від 06.01.99 N 8
1. Загальні положення
1.1. Інспектор, відповідальний за діловодство та роботу архіву у структурному підрозділі митниці, призначається наказом за митницею за поданням начальника структурного підрозділу.
1.2. Інспектор, відповідальний за діловодство та роботу архіву в структурному підрозділі, у своїй діяльності керується наказами та вказівками Державного митного комітету Російської Федерації, Північно-Західного митного управління, митниці, Положення про відділ документаційного забезпечення, типовою інструкцієюз діловодства та роботи архіву в митниці (на митному посту), а також справжніми посадовими обов'язками.
1.3. Інспектор безпосередньо підпорядкований начальнику структурного підрозділу, методично – начальнику відділу документаційного забезпечення.
2. Основні завдання та обов'язки
2.1. Основним завданням відповідального за діловодство та роботу архіву є забезпечення правильності обліку, своєчасної передачі документів керівництву структурного підрозділу та виконавцям, контроль за проходженням документів та поверненням їх у відділ документаційного забезпечення, організація роботи архіву підрозділу.
2.2. Для виконання зазначеної задачі відповідальний за діловодство та роботу архіву зобов'язаний:
- знати вимоги інструкції з діловодства у Санкт-Петербурзькій митниці;
- отримувати у відділі документаційного забезпечення вхідну кореспонденцію під розписку;
- здавати на реєстрацію до відділу документаційного забезпечення документи, отримані співробітниками підрозділу безпосередньо від інших організацій;
- переглядати отриману кореспонденцію та передавати її на розгляд керівнику структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю відповідно до резолюції керівника митниці з внесенням необхідних позначок до реєстраційного журналу чи реєстру;
- переносити резолюцію керівника начальника структурного підрозділу до журналу та передавати документ на виконання під розписку;
- вести облік руху документа від виконавця до виконавця у межах структурного підрозділу;
- Здійснювати ознайомлення співробітників структурного підрозділу з документами інформаційного характеру;
- здійснювати контроль за термінами виконання документів;
- повідомляти до відділу документаційного забезпечення прізвища виконавців за документами, поставленими на контроль;
- періодично нагадувати виконавцям про терміни виконання документів;
- вживати заходів щодо своєчасного зняття з контролю виконаних документів або продовження терміну виконання документа;
- перевіряти правильність оформлення виконаних документів (наявність віз, номери справи за номенклатурою, позначки про виконання та ін.);
- переносити відомості про виконання документа до журналу та передавати документ старшому інспектору відділу документаційного забезпечення, що здійснює контроль;
- здійснювати облік та контроль за використанням та зберіганням у підрозділі гербових бланків митниці;
- формувати виконані документи у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу;
- здійснювати облік та забезпечувати повну безпеку прийнятих на зберігання справ;
- контролювати дотримання у приміщенні архіву умов, необхідні забезпечення безпеки документов;
- інформувати начальника структурного підрозділу про склад, зміст документів архіву, видавати в установленому порядку справи, документи чи копії документів, виконувати запити організацій, заяв громадян;
- вести облік використання документів, які у архіві;
- контролювати виконання правил роботи з документами у підрозділі:
- готувати до здавання в архів митниці справи структурного підрозділу, складати здавальні описи на справи постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, акти про виділення до знищення документів та справ із минулими термінами зберігання;
- готувати пропозиції щодо зміни та доповнення номенклатури справ структурного підрозділу та вносити її для розгляду у відділ документаційного забезпечення.
Начальник ТДВ
капітан митної служби
С.А.Варламов
Текст документа звірений за:
офіційне розсилання
Розповімо, як, не порушивши закон про персональні дані, скласти і оформити наказ про призначення співробітника, відповідального за діловодство у компанії. Завантажте зразок та бланк такого наказу.
Завантажте корисні документи:
На кого можна скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
У невеликих організаціях обсяги документопотоку, зазвичай, невеликі. Тому функції діловода можуть бути доручені як суміщення комусь із співробітників. Але лише бажання керівника цього мало. У статті 60.2 Трудового кодексу сказано, що виконувати додаткові трудові обов'язки як суміщення можна доручити працівникові лише у тому випадку, коли він письмово висловить згоду на це.
Крім того, суміщення передбачає, що додаткові функції працівник виконуватиме протягом встановленого за основною роботою часу. Тобто інтенсивність його праці, навантаження на працівника підвищиться. Отже, роботодавець повинен буде доплачувати працівникові, який виконує додаткові основні трудові обов'язки.
Зміну умов початкового трудового договору зі співробітником оформлюють двома наказами. Один з них – наказ про призначення відповідального за діловодство. Цим наказом доцільно призначити не тільки того, хто постійно здійснюватиме функції діловода, а й співробітника, який зможе замінити його у разі хвороби, відпустки, відрядження.
Оскільки ведення діловодства потребує наявності спеціальних знань, відповідальним за цю сферу діяльності компанії є доцільним призначити тих, хто працює з документами.
Як правило, відповідальним за діловодство призначають кадровика чи секретаря. Ці фахівці і так займаються обробкою, реєстрацією та зберіганням документів, їм буде легше виконувати додаткові функції діловода. У разі необхідності, якщо документопотік збільшиться, до роботи з документами можуть бути залучені співробітники підрозділів. У цьому випадку також необхідно буде скласти наказ про призначення відповідальних осіб за діловодство по відділах та службах підприємства.
Як правильно сформулювати наказ про призначення кількох відповідальних осіб
Підказки для секретарів-початківців. 6 схем діловодних процесів
Який наказ необхідно скласти ще, крім наказу про призначення відповідального за діловодство
Оскільки нові функції, що покладаються на працівника, повинні оплачуватись додатково, надбавка також має бути встановлена наказом. Але це потрібно зробити окремим розпорядженням.
Справа в тому, що наказ про призначення відповідального за діловодство належить до внутрішнім документамз основної діяльності. Доступ до таких наказів мають інші працівники, працівники інших підрозділів. При цьому оплата праці конкретного працівника належить до персональних даних та розголошення не підлягає.
Тому одночасно з наказом про призначення відповідального за діловодство складається другий наказ з особового складу, яким співробітнику встановлюється надбавка за суміщення.
Наказ про доплату за суміщення професій/посад
Відомості особистого характеру зазначені в обох наказах, але у наказі про призначення відповідального за діловодство міститься лише загальновідомий факт. При тому, що у наказі про встановлення надбавки містяться відомості, які законом віднесені до персональних даних, це закрита інформація, вона не повинна перебувати у загальному доступі. Порушення цього правила може призвести до роботодавця великими штрафами.
Як скласти наказ про призначення відповідального за діловодство
Оскільки уніфікованої форми такого наказу федеральними нормативними актамине встановлено, скласти документ можна у довільній формі. Формуляр наказу необхідно затвердити як додаток до документа, яким регулюють діловодство у компанії – .
Вимоги до оформлення наказів встановлені ГОСТ Р 7.0.97-2016. До реквізитів, що підлягають заповненню в обов'язковому порядку, відносяться:
- найменування організації відповідно до статутних документів;
- найменування та тема наказу;
- місце та дата складання документа;
- текст, який включає констатуючу і розпорядчу частини;
- підписи та посади керівника та всіх працівників, які були згадані у наказі.
Констатуюча частина тексту наказу про призначення відповідального за діловодство починається словами « З метою оптимізації діловодства.». Крім того, в ній слід навести найменування організації.
Розпорядча частина тексту починається фразою Наказую:». Після нього йдуть пункти, які слід виконати задля досягнення цілей, зазначених у преамбулі. Першим пунктом призначається працівник, на якого покладаються обов'язки щодо ведення діловодства та дата, з якої він виконуватиме додаткові обов'язкиу порядку суміщення.
У розпорядчій частині можна конкретизувати ті функції, які співробітник виконуватиме додатково, якщо для нього ще не розроблена нова посадова інструкція, доповнена переліком нових обов'язків
Крім того, цим же наказом про призначення відповідального за діловодство доцільно призначити і того співробітника, який замінятиме діловода у разі відсутності. Стандартною фразою, що входить у текст наказу є пункт у тому, хто здійснюватиме контроль над виконанням цього розпорядження.
Під наказом про призначення відповідальних осіб за діловодство керівник та співробітники повинні розписатися власноруч. Після цього співробітники, згадані у наказі, набувають статусу «посадових осіб, відповідальних за діловодство в організації». Це означає, що з цього моменту не тільки на керівника, а й на них поширюється дія статті 15.11 КоАП РФ, яка передбачає адміністративне покаранняпорушення правил зберігання документів, встановлених федеральним законодавством.
Як правильно внести зміни до наказів при зміні відповідальної особи розповість експерт журналу «Довідник секретаря» у сфері діловодства та архівної справи.
Обов'язки відповідального за ведення діловодства у підрозділах Університету
СМЯ РД 7.3.13-2012
Екз. № ______
Копія № _________
м. Санкт-Петербург
ПЕРЕДМОВА
1 РОЗРОБЛЕНО Відділом документаційного забезпечення управління та Управлінням з якості Університету
2 Введено вперше
3 ЗАТВЕРДЖЕНО Ректором Університету ____.____.2012
4 Періодичність перевірки 3 роки
1 Область застосування. 4
3 Терміни та визначення. 5
4 Позначення та скорочення. 6
5 Відповідальність та повноваження. 6
6 загальні положення. 6
7 Функції відповідального ведення діловодства. 7
9 Права відповідального за ведення діловодства. 8
10 Відповідальність діловода. 9
Додаток А Повідомлення про призначення відповідального за діловодство 10
Додаток Б Акт приймання-передачі справ за зміни відповідального за діловодство. 11
Лист узгодження. 12
Лист ознайомлення. 13
Лист реєстрації змін. 14
Аркуш обліку періодичних перевірок. 15
1 Область застосування
Це Положення встановлює права, обов'язки та відповідальність працівників, які відповідають за ведення діловодства в структурних підрозділахУніверситет.
Положення складено для впорядкування діловодства у структурних підрозділах Університету, здійснення належного обліку та контролю за рухом та своєчасним виконанням документів, підтримання постійної взаємодії структурних підрозділів з відділом документаційного забезпечення управління та архівним відділом з питань формування документів у справи, їх поточного зберігання, підготовки до передачі на архівне зберігання справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, знищення справ та документів із минулими термінами зберігання.
Це Положення застосовується всіма структурними підрозділами Університету та входить до складу документів системи управління якістю.
2 Нормативні посилання
ISO 9000:2005 Система управління якістю. Основні положення та словник.
ISO 9001:2008 Система управління якістю. Вимоги.
СМК ДП 4.2.01-2012 Система управління якістю. Документована процедура. Управління документацією.
СМК ДП 4.2.03-2012 Система управління якістю. Документована процедура. Загальні вимогидо побудови, викладу та оформлення документації системи менеджменту якості.
СМК ДП 4.2.04-2012 Система управління якістю. Документована процедура. Нормоконтроль документації системи управління якістю.
СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджменту якості. Методична інструкція. Терміни та визначення в галузі управління якістю вищої та професійної освіти.
ГОСТ Р Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
Постанова Уряди РФ від 01.01.01 р. N 477 Правила діловодства федеральних органахвиконавчої влади.
Наказ Росархіву № 76 від 01.01.01 р. Методичні рекомендаціїз розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої.
Федеральний закон від 01.01.01 р. "Про архівну справу в Російській Федерації".
Інструкція ведення діловодства в Університеті.
3 Терміни та визначення
У цьому Положенні застосовуються терміни та визначення відповідно до ISO 9000:2005, СМЯ МІ 3.01.01 та наступні визначення:
документування - фіксація інформації на матеріальних носіях у встановленому порядку;
діловодство – діяльність, що забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними в Університеті;
документ – офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформленою в установленому порядку та включеною до документообігу Університету;
вид документа - приналежність документа до певної групи документів за ознаками змісту та цільового призначення;
оформлення документа – проставлення необхідних реквізитів, встановлених правиламидокументування;
реквізит документа – обов'язковий елемент оформлення документа;
бланк документа – набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа;
оригінал документа – перший або єдиний екземпляр документа;
копія документа – документ, що повністю відтворює інформацію оригіналу документа та його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили;
завірена копія – копія документа, на якій відповідно до встановленим порядкомпроставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичної сили;
уніфікована формадокумента – сукупність реквізитів та типових фрагментів тексту документа, встановлених відповідно до розв'язуваних у даній сфері діяльності завдань та розташованих у визначеному порядку на носії інформації;
шаблон бланка (уніфікованої форми документа) – бланк документа (уніфікована форма документа), який представлений в електронній формі;
документообіг - рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправлення;
реєстрація документа – присвоєння документу реєстраційного номерата запис у встановленому порядку відомостей про документ;
номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, що формуються в Університеті, із зазначенням термінів їх зберігання;
справа - сукупність документів або окремий документ, що належать до одного питання чи ділянці діяльності Університету (структурного підрозділу).
4 Позначення та скорочення
У цьому Положенні застосовуються такі скорочення:
6.2. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, підпорядковується безпосередньому керівнику.
6.3. Працівник відповідальний за діловодство у своїй діяльності керується: Трудовим кодексомРосійської Федерації, Статутом Університету, документами системи управління якості, положенням про структурний підрозділ, розпорядженнями безпосереднього керівника, положенням про роботу з персональними даними, інструкцією з ведення діловодства в Університеті та іншими локальними нормативними актами про організацію архівної справи та діловодства в Університеті, цим Положенням.
6.4 Працівник, відповідальний за ведення діловодства у структурному підрозділі, повинен знати:
Інструкцію щодо ведення діловодства в Університеті;
правила документування;
Ознайомлювати працівників структурного підрозділу з нормативно-методичними документами з діловодства та архівної справи.
9 Права відповідального за ведення діловодства
Працівник, відповідальний за ведення діловодства у структурному підрозділі Університету має право:
Запитувати та отримувати інформацію та документи, необхідні для належного виконання своїх обов'язків;
Одержувати консультативну допомогу у роботі з документами від співробітників відділу ДНЗ та інших підрозділів Університету;
Повертати виконавцям для доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
Вносити пропозиції щодо покращення форм та методів роботи з документами.
10 Відповідальність діловода
Співробітник відповідає за:
Невиконання обов'язків, передбачених чинними нормативними актами, що регулюють діловодство, та цим Положенням;
Збереження всієї документації, що у підрозділі;
Своєчасне інформування керівництва підрозділу про надходження наказів та розпоряджень.
11 Погодження, зберігання, розсилання та зміни
11.1 Погодження цього Положення здійснюється з Першим проректором – Представником керівництва з якості, начальником Служби управління персоналом, начальником відділу ДНЗ, начальником КК, начальником Юридичного управління, головою Профспілкового комітету та оформляється у Листі погодження.
11.2 Нормоконтроль цього Положення здійснюється відповідно до СУЯ ДП 4.2.04.
11.3 Відповідальність за зберігання оригіналу, тиражування та розсилку врахованих робочих примірників абонентам покладається на КК.
11.4 Видача врахованих робочих примірників реєструється відповідно до СУЯ ДП 4.2.01.
11.5 Зміни цього Положення повинні проводитись відповідно до СМК ДП 4.2.01 та оформлюватись у Листі реєстрації змін.
Додаток А
(обов'язкове)
Повідомлення про призначення відповідального за діловодство
Начальнику відділу ДНЗ
сповіщення
__________________________________
(Найменування підрозділу)
Прізвище, ім'я, по-батькові співробітника відповідального за діловодство | Посада | № аудиторії | Робочий телефон, |
З покладеними обов'язками згоден:
Додаток Б
(обов'язкове)
Акт приймання-передачі справ при зміні відповідального за діловодство
СТВЕРДЖУЮ ___________________________________________ (Посада керівника підрозділу) _________________ _____________________ (Підпис) (П. І.Б.) ________________ |
||
ФЕДЕРАЛЬНЕ АГЕНЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої професійної освіти «Петербурзький державний університет шляхів сполучення»(ФДБОУ ВПО ПГУПС)А К Т____________________ № _____________________ |
||
Прийом-передача справ при зміні відповідального за діловодство | ||
Відповідно до розпорядження __________________________ від ___________________
(посада керівника)
Передав, а ______________________________________ прийняв
(П. І.Б. передає) (посада, П. І.Б. приймаючого)
у присутності комісії, утвореної на підставі цього розпорядження, у складі:
голови комісії _________________________________________________________
П. І. О., посада
членів комісії:
1. ______________________________________________________________________
П. І. О., посада
2. ___________________________________________________________________________
П. І. О., посада
нижчеперелічені документи:
Індекс справи | Заголовок справи | Останні дати | Кількість листків |
|
Разом заведено ________________________________________________________ справ.
(цифрами та прописом)
Стан документів:_________________________________________________________
(Загальна характеристика стану)
Передав ___________ ________________________
Прийняв ___________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Голова комісії ___________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Члени комісії ___________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
___________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Складено у 2-х примірниках:
1-й прим. - відділ ДОП;
Законодавством встановлюється, що поки працівник зайнятий трудового контракту, його трудова має зберігатися на підприємстві, яке є його роботодавцем. Так як даний бланкВважаючи БСО, необхідно правильно організувати облік надходження книжок, їх зберігання та видачу. З цією метою керівництво суб'єкта має видати наказ про призначення відповідального за ведення трудових книжок.
Усі трудові, що надходять на підприємство та працюючих людей, повинні зберігатися у спеціально обладнаному для цього місці. За псування чи втрату даного бланка компанія, а також її керівник несуть відповідну відповідальність. Адже у цих документах відображається вся необхідна інформація для встановлення працівнику пенсії у майбутньому.
Тому директор організації створити всі умови для правильної роботи з трудовими підприємствами. Оскільки в нього також багато інших відповідальних справ, керівник вибирає посадова особа, Який виходячи з виданого розпорядження ставиться за провину ведення обліку бланків трудових.
При цьому відповідальність залишається за керівником, а обрана особа відповідає за облік трудових тільки всередині конкретного господарюючого суб'єкта. Саме він прийматиме у працівників трудові, правильно вести їх облік, вносити відповідні документи-підстави записи, і видаватиме їх при звільненні співробітникам компанії.
Увага!У разі невиконання ним своїх обов'язків або виконання їх не в повному обсязі він буде відповідати перед керівництвом компанії на підставі виданого наказу про призначення цього співробітника відповідальним.
Чи можна обійтися без відповідального
Керівник відповідно до норм законодавства повинен призначити відповідального за ведення трудових або взяти цей обов'язок на себе. Такі вимоги вказані у Правилах ведення трудових книжок.
Таким чином, необхідність встановлення відповідальної особи закріплена законодавчо.
У разі, якщо воно все ж таки не було призначено, то відповідно до КОАП буде накладено штраф, розмір якого досягатиме 50 тисяч руб. При цьому це покарання накладається не на посадову особу, а безпосередньо на організацію.
Незалежно від галузевої власності або режиму оподаткування всі суб'єкти господарювання (організації та ІП) зобов'язані зберігати документи бухгалтерського та податкового обліку. Іншими словами – вести архів.
Під архівним документом розуміється матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та підлягає зберіганню в силу значимості зазначених носія та інформації для громадян, суспільства та держави (п. 2 ст. 3 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Про терміни зберігання документів бухгалтерського обліку ми розповідали в окремій, а про зберігання документів податкового обліку та податкової звітності – у цьому. Нагадаємо, що за окремими кадровим документам(наприклад, особисті картки, особові рахунки, трудові договори) термін зберігання сягає 75 років (Наказ Мінкультури від 25.08.2010 № 558).
В загальному випадкуза ведення архіву організації відповідає її керівник. Проте своїм наказом (розпорядженням) може призначити відповідальним за архів іншого працівника. Як скласти наказ про призначення відповідального за ведення архіву в організації, розповімо у нашій консультації.
Складаємо наказ про відповідальний за архів
Наказ призначення відповідального за архів організації складається у довільній формі. У ньому вказуються П.І.Б. та посаду працівника, який призначається відповідальним за архів, дата, з якої «архівні» обов'язки покладаються на працівника або відповідний період відповідальності.
З наказом призначення відповідального за архів установи (організації) необхідно ознайомити відповідного працівника під розпис.
Наведемо для наказу призначення відповідального за архів зразок заповнення.
Організаціям та ІП дуже важливо забезпечити повне та надійне зберігання документів відповідно до встановлених для них термінів зберігання. Адже за порушення термінів зберігання архівних документіворганізація, ІП та його посадові особи може бути притягнуто до відповідальності.
Так, наприклад, відсутність первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку або фінансової звітності розцінюється як грубе порушення вимог до бухгалтерського обліку. Це загрожує штрафом на посадових осіб у розмірі від 5000 до 10000 рублів. А за повторне протягом року аналогічне порушення посадова особа організації може бути оштрафовано на суму в розмірі від 10 000 до 20 000 рублів або дискваліфіковано терміном від 1 року до 2 років (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ).
За порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання архівних документів відповідальність передбачена ст. 13.20 КоАП РФ.
Відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського чи податкового обліку загрожує також відповідальністю з НК РФ. Штраф становить 10 000 рублів, а при порушеннях протягом більш ніж одного податкового періоду – 30 000 рублів (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Відповідно, відсутність документів у зв'язку з порушенням термінів та порядку їх зберігання не дозволить організації, наприклад, подати такі документи на вимогу податкового органу. А це може призвести до притягнення до адміністративної та податкової відповідальності відповідно до