На кожному поважному підприємстві є журнал реєстрації трудових договорів, зразок якого наведено нижче. Для чого потрібна така форма контролю документації, і як з нею працювати – ті питання, які підлягають розгляду в цій статті.
Книга обліку трудових договорів
Російське законодавство не включило до обов'язків роботодавця оформлення та ведення журналу обліку трудових договорів. Справа ця – добровільна, і не підлягає контролю з боку органів контролю. Але, як показала практика, для більш систематизованого документообігу наявність книги обліку даних документів просто потрібна.
Оформлення та ведення журналу з обліку укладених трудових договорів та додаткових угоддо них збільшує обсяг роботи кадрового спеціаліста. Але переваг наявності книги реєстрації трудових договорів у документообігу підприємства набагато більше, ніж незручностей:
- Як зазначалося раніше, журнал обліку допомагає упорядкувати і систематизувати ув'язнені з працівниками . А, як відомо, порядок у документах – це порядок у справах;
- Значно полегшується пошук потрібної інформації, Що стосується договорів. За наявності даної системи реєстрації годі й переривати гори документів для добування необхідних відомостей;
- Видача довідок найманим працівникам, що звільнилися, складання відповідей на різного виду запити про періоди і характер роботи співробітників – ось неповний список тих дій кадровика, де журнал обліку буде неоціненним помічником;
- Ведення даної системи реєстрації може допомогти у разі судового суперечки між найманим працівникомта роботодавцем, а також вирішення конфлікту у досудовому порядку.
Правила ведення журналу реєстрації трудових договорів - зразок
Як було зазначено, ведення реєструючого трудові договори документа перестав бути обов'язковим. Але, якщо роботодавець поклав на відділ кадрів цю функцію, то необхідно дотримуватися деяких правил:
- Журнал обліку трудових договорів та додаткових угод до них ведеться у паперовому вигляді. Можна створювати дублікат цього документав електронної версії(як правило, у програмі Excel);
- Рукописний варіант може бути створений на основі будь-якого паперового носіязручного розміру з твердою обкладинкою, необхідною якістю та кількістю аркушів. Також цей документ можна придбати вже в готовому вигляді – деякі організації спеціалізуються на розробці та розповсюдженні бланків документів для кадровиків;
- Обов'язкова умова оформлення даного документа – опломбування. Всі листи нумеруються, прошиваються та фіксуються пломбою. Проведення даних дій фіксується на вклейці та засвідчується печаткою організації. Цей західубезпечить документ від несанкціонованого втручання будь-кого у внесену інформацію;
- Титульний лист заповнюється особливим чином. На ньому необхідно відобразити повне найменування організації, назву документа та інформацію про дату закладу журналу та його закінчення;
- На наступній сторінці окремою графою виділяються відомості про спеціаліста, який відповідає за систему реєстрації. Необхідно вказати його прізвище, ім'я, по батькові, посаду, підстави виникнення цих зобов'язань (наказ, розпорядження тощо). Оскільки відповідальний за цю реєстраційну систему фахівець може змінюватися, то доцільно відомості, що вносяться, оформити у вигляді таблиці;
- При скоєнні помилок неправильну інформацію акуратно закреслюють, позначаючи «помилково», потім пишуть правильні дані з позначкою «виправленому вірити» та підписом. Користуватися коректором або заштриховувати неправильні дані не можна!
Журнал реєстрації трудових договорів зразок
Журнал реєстрації трудових договорів – бланк
У зв'язку з тим, що немає зобов'язань щодо ведення обліку трудових договорів, закон не надав і структури внесення записів до журналів обліку. Кожен роботодавець сам вибирає зручну йому форму відображення інформації.Але загалом графи однакові. Внесена інформація відображає:
- порядковий номер запису;
- дату підписаного документа;
- наданий номер договору;
- структурний підрозділ працівника;
- термін дії трудового договору;
- характер працевлаштування (тимчасовий чи основний);
- відомості про додаткові угоди;
- Примітки.
Ця система запису є зручною. Вона перевірена у роботі та викликала позитивні відгуки фахівців.
У зв'язку з тим, що наше законодавство йде вперед семимильними кроками, систему обліку трудових договорів, швидше за все, буде запроваджено вже на обов'язковій основі. Тим організаціям, де журнали реєстрації трудових договорів та додаткових угод до них уже ведуться, це нововведення не завдасть додаткових проблем.
Кадровій службі слід вести облік укладених трудових договорів. Це не обов'язкова вимогатрудового законодавства, однак, журнал обліку трудових договорів, може значно полегшити кадрову роботу. У цьому доцільно вести окремі журнали реєстрації трудових договорів для іноземних працівників чи сумісників. Про те, як проводити реєстрацію трудових договорів та порядок оформлення облікових документів, читайте у статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Оформлення трудового договору прийому працювати
Трудовий договір є обов'язковим документом, який треба оформити за умови прийомі на роботу нового співробітника. У цьому документі описуються всі основні положення, у яких будуються трудові відносини між працівником та організацією.
Звертаємо увагу! Укладання трудового договору – це право, а обов'язок роботодавця. За неоформлення документа встановлюється адміністративна ответственность.
Так, частиною 4 статті 5.27 КпАП РФза це правопорушення передбачено такі штрафи. Посадовець, який винний у незаключенні документа може бути оштрафований на суму від 10 000 до 20 000 кермів . Для організації розмір штрафу складе вже від 50000 до 100 000 рублів.
Зазначимо, що письмовий трудовий договір треба укласти незалежно від того, який вид трудових відносинбуде мати місце. Так, трудовий договір укладається при оформленні трудових відносин:
- на невизначений термін;
- на конкретний період (терміновий трудовий договір);
- виконання сезонних робіт;
- на сумісництво, як зовнішнє, і внутрішнє;
- виконання короткострокових робіт, на період до двох місяців.
Іншими словами, якщо між сторонами мають місце трудові відносини укласти угоду обов'язковому порядку.
Зазначимо, що в окремих випадкахміж сторонами полягає громадянсько-правовий договір. В цьому випадку трудові відносини між сторонами будуть відсутні. Але треба чітко розуміти, які саме стосунки фактично мають місце між сторонами. Справа в тому що чинне законодавствопередбачає спеціальну адміністративну відповідальністьза оформлення цивільно-правового договору замість трудового.
Яка відповідальність загрожує при порушенні:
Це правопорушення також загрожує посадовій особіштрафом у розмірі від 10 000 до 20 000 кермів . Організація може бути оштрафована на суму від 50 000 до 100 000 рублів . Тому слід уважно ставитись до оформлення відносин з особою, яка виконуватиме певну роботу.
Тим часом, якщо все ж таки фактично мають місце цивільно-правові відносинита укладено відповідний договір, наприклад, підряду або виконання послуг, зареєструвати його треба в окремому спеціальному журналі. Для цих видів угод журнал реєстрації трудових договорів (наведений нижче зразок) не підійде. Для них використовуйте спеціальний журнал.
Зазначимо, що реєстрація ДПД у журналі реєстрації трудових договорів буде одним із підтверджень того, що між сторонами фактично мають місце трудові відносини. Тому рекомендуємо використовувати для даного виду документів спеціальну форму.
Відповіді на питання кадровиків та HR-ів з 12.00 до 14.00 3 квітня:
- Видалення. Як оформити, оплатити та контролювати роботу та що зробити з тими, кого не можна перекласти (простий)?
- Скорочення персоналу. П'ять уроків минулої кризи, які треба врахувати цього разу.
- Неповний робочий день. Як перекласти та що робити зі співробітниками, які відмовляться?
У яких випадках укладуть додаткову угоду до трудового договору
Трудовий договір містить спеціальні обов'язкові та додаткові умови, обумовлені сторонами прийому працювати. Тим часом у процесі трудової діяльностіці умови можуть зазнавати змін. Наприклад, може бути оформлений переведення співробітника на іншу посаду. Або ж у організації то, можливо вироблено підвищення окладів.
Будь-яка зміна умов договору вимагатиме укладання додаткової угоди. У цій угоді слід відобразити ті умови, які будуть змінені. Угода також складається у двох примірниках, один із яких передається працівнику, а інший залишається на зберігання в організації.
У разі, якщо компанія веде спеціальний журнал з обліку угод, у ньому слід передбачити окрему графу, де відображатиметься інформація про додаткові угоди. Це допоможе структурувати дані та ефективно використовувати робочий час.
Дивіться документи на тему:
Реєстрація трудових договорів та додаткових угод
Працедавець не має прямого обов'язку вести журнал реєстрації трудових договорів. Тим часом такий журнал на практиці ведуть практично всі кадрові службиорганізацій. Це полегшує кадрову роботу та пошук інформації про конкретний договір. Крім того, документу надається свій номер, який також відображається в журналі реєстрації.
Зазначимо, що багато роботодавців ведуть спеціальний журнал реєстрації прийомів на роботу. Така форма також дуже зручна у практичній роботі, оскільки дозволяє швидко визначити дату прийому на роботу співробітника та іншу інформацію. У разі, якщо укладається терміновий трудовий договір, у такому журналі також відображається дата його закінчення.
Верховний Суд РФ зазначив, щомісцем роботи слід вважати розташовану у певній місцевості організацію, її представництво, філію, інший відокремлений структурний підрозділ
Кадровіку важливо знати дату закінчення термінового трудового договору. Пояснюється це тим, що роботодавець обов'язково повинен письмово попередити працівника за три календарних днівпро те, що він незабаром буде звільнений. Це правило встановлено частиною 1 статті 79 ТК РФ.
Виняток зроблено лише щодо ситуацій, коли строковий трудовий договір укладається на час виконання обов'язків відсутнього працівника. В такому випадку трудові відносини припиняютьсяу день виходу працювати основного співробітника.
Для того, щоб виконати вимоги трудового законодавства, кадровик повинен відстежувати дати закінчення термінових відносин. І в цьому йому допоможе спеціальний журнал, у якому буде зазначено дату прийому на роботу та дату закінчення договору (для термінових відносин).
Журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод
Отже, роботодавець самостійно визначає, чи буде він вести спеціальний журнал реєстрації трудових договорів, чи ні. Ведення таких журналів має рекомендаційний характер, а не обов'язковий.
Звертаємо увагу, що уніфікованої формитакого журналу немає. Тому кожна організація може розробити такий документ з урахуванням практичної потреби.
Рекомендуємо також окрім журналу, в якому будуть реєструватися безпосередньо трудові договори, вести окрему реєстраційну форму для обліку договорів про матеріальну відповідальність працівників. Нагадаємо, що для того, щоб покласти на працівника повну матеріальну відповідальністьз ним має бути укладено окремий договір.
І для того, щоб вести належний облік таких договорів та знадобиться спеціальна форма. У практичній роботі пропонуємо скористатися розробленим нами документом.
Журнал реєстрації трудових договорів: термін зберігання
Як ми скасували журнал обліку трудових договорів (зразок наведений нижче) носить рекомендаційний характер. Роботодавець на власний розсуд приймає рішення про необхідність ведення такого документа. Тим часом, якщо такий журнал ведеться в організації, необхідно дотримуватися терміну його зберігання.
Такий термін встановлено пунктом 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558.
Такий журнал має зберігатися у організації протягом 75 років.
Кадрова служба зобов'язана вести журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод до трудового договору. Чи обов'язково вести два журнали чи інформацію можна узагальнити в одному? Чи є ці документи обов'язковими? Чи є універсальний зразок? На ці та інші запитання ви знайдете відповіді у нашій статті.
Журнал обліку трудових договорів
Журнал обліку трудових договорів не є обов'язковим документом. Трудове законодавствоне зобов'язує роботодавців його вести. Однак у деяких випадках ведення такого журналу може бути корисним самому роботодавцю.
приклад.
Організація укладає із працівниками термінові трудові договори. Якщо відділ кадрів веде журнал обліку трудових договорів, це спрощує завдання контролю за термінами дії таких договорів. А це, у свою чергу, мінімізує ризики, пов'язані з трансформацією термінового трудового договору на договір, укладений на невизначений термін.
Чим наповнювати журнал: зразок
Форма журналу обліку трудових договорів – довільна. Кожен роботодавець сам вирішує які поля, граф та реквізити до нього включати. На нашу думку, доцільно відображати в журналі, зокрема:
- дату та номер укладеного трудового договору;
- прізвище, ім'я та по батькові працівника;
- структурний підрозділ;
- посаду;
- вид та характер роботи;
- термін дії трудового договору із зазначенням дати його припинення (для строкових трудових договорів);
- місце для розпису працівника отримання свого примірника трудового договору.
Зовсім не обов'язково включать до журналу все вищеперелічене. Включайте лише те, що вам потрібно. Наприклад, зразок журналу може мати такий вигляд:
Також можна навести приклад заповненого журналу реєстрації трудових договорів. На практиці журнал може виглядати так: 
Майте на увазі, що ніхто не забороняє роботодавець вести журнал обліку трудових договорів у електронному вигляді(навіть у форматі Excel). Однак у такому разі не вдасться отримувати розписи працівників щодо отримання трудових договорів.
Порада:нумеруйте та прошивайте паперові журнали обліку договорів. Це нормальна практика ведення такої документації. При цьому пам'ятайте, що відомості, що містяться в журналі, - це персональні дані. Тому рекомендуємо уважно ставитись до зберігання журналу. Термін зберігання – 75 років (ст. 22.1 Федерального законувід 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Журнал обліку додаткових угод до трудових договорів
Вимог щодо ведення журналу обліку додаткових угод до трудових договорів законодавством РФ також немає. Тобто це теж необов'язковий кадровий документ. Однак ведення цього журналу також може бути корисним роботодавець. Адже якщо вести такий журнал, можна відслідковувати, наприклад, які пункти трудових договорів було змінено. Для такої інформації можна передбачити спеціальну графу, наприклад.
Багато компаній реєструють трудові договори, які укладаються зі співробітниками, у спеціальному журналі. Про нюанси та тонкощі заповнення журналу реєстрації трудових договорів, розповімо у статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Умови, які слід включити до трудового договору
Журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод
Отже, роботодавець самостійно визначає, чи буде він вести спеціальний журнал реєстрації ТД, чи ні. Ведення таких журналів має рекомендаційний характер, а не обов'язковий.
Звертаємо увагу, що уніфікованої форми такого журналу немає. Тому кожна організація може розробити такий документ з урахуванням практичної потреби.
Рекомендуємо також крім журналу, в якому реєструватимуться безпосередньо ТД вести окрему реєстраційну форму для обліку договорів про матеріальну відповідальність працівників. Нагадаємо, що для того, щоб покласти на працівника повну матеріальну відповідальність з ним, повинен бути укладений окремий ТД.
І для того, щоб вести належний облік таких ТД, і знадобиться спеціальна форма.
Журнал реєстрації трудових договорів: термін зберігання
Як ми вже зазначили, журнал обліку ТД має рекомендаційний характер. Роботодавець на власний розсуд приймає рішення про необхідність ведення такого документа. Тим часом, якщо такий журнал ведеться в організації, необхідно дотримуватися терміну його зберігання.
Такий термін встановлено пунктом 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558.
Такий журнал має зберігатися у організації протягом 75 років.
Оскільки, як ми вже зазначили, уніфікованої форми журналу немає, роботодавець може самостійно визначити структуру документа. І включити в нього внесення інформації, яку він вважає актуальною.
Також слід передбачити спеціальний розділ, в якому вказуватиметься інформація про співробітника, відповідального за ведення цього журналу.
Кадровий облік у межах організації передбачає велика кількістьдокументів, систематизувати які просто необхідно для забезпечення злагодженої роботи підрозділу та збереження інформації.
Журнал реєстрації трудових договорів належить до рекомендованої облікової документації.
Його ведення надасть роботодавцю неоціненну послугу під час перевірок трудовою інспекцієюта головними підприємствами, а також послужить яскравим доказом законності оформлення трудових відносин у разі судового розгляду.
Термін зберігання журналу позначався у 75 років.
Фіксація договорів у реєстраційній книзі (Наказ Головного Архівного Управління №33 «Державна система ДНЗ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) посилює юридично трудові угоди/контракти (проставляється дата та номер реєстрації).
З цієї причини журнал може служити аргументом у трудових спорахміж працівником та керівником.
Чи обов'язково вести і для чого потрібний?
Ведення журналу реєстрації – справа добровільна. Облікова книга не визначена як обов'язковий документНаказом Мінкультури №558 2010/25/08 редакція 2016/16/02, який вказує на необхідність збереження трудових договорів (п.657), не акцентуючи уваги на способі їхнього обліку та заощадження.
Журнал реєстрації трудових договорів надзвичайно зручний та корисний для самого роботодавця:
- внесення записів у хронологічній послідовності, що полегшує пошуки потрібної інформації (наприклад, при видачі довідки співробітнику, що звільняється);
- при реєстрації договір набуває юридичну силу (реєстраційний номерта дата);
- вказівку папки (номера справи), де зберігається зареєстрований договір;
- дублювання інформації, що посилює гарантію її безпеки.
Журнал реєстрації може бути аргументом у суді у разі звинувачення у порушенні законодавства (наприклад, ТК ст.67 про обов'язковість укладання договору у 3-денний термін) та доказом законослухняності наймача.
Графи, проблеми з нумерацією
Журнал реєстрації може бути традиційним та електронним. Паперовий виглядпопулярніший і надійніший (неможливо змінити інформацію). Перед початком використання він повинен бути прошитий та пронумерований посторінково. Зміст журналу не визначено жодним нормативним документом.
- порядковий номер запису/співробітника;
- номер договору, дата підписання;
- відділення та посада;
- номер наказу про прийом на роботу та дата;
- номер наказу про розірвання договору та дата;
- основа розірвання;
- тип договору (безстроковий, терміновий із конкретизацією);
- тип зайнятості (основна робота чи сумісництво);
- видача 2-го примірника на руки (дві підграфи: дата та підпис працівника);
- додаткові угоди (номер документа, число та номер наказу);
- Примітки.
Графи та їх розташування можуть змінюватися. Доцільно включити графу "Номер справи для підшивання документа" або використовувати з цією метою графу "Примітки".
Щоб уникнути плутанини з нумерацією, слід пам'ятати, що «номер п/п» означає тільки номер запису.
Номер договору та номери додаткових угод уписують в окремі графи, які можна помістити поруч, що полегшить пошук потрібної інформації та знизить навантаження на очі.
Або у примітках (поряд із графою додаткових угод) вписувати фразу «до договору №ХХ». Іноді ведення різних журналів за договорами та по допах стає оптимальним рішенням.
Як варіант, нумерацію реєстрованих договорів можна щороку починати наново, що скоротить кількість цифр у першій графі та допоможе уникнути помилок та плутанини.
Наявність реєстраційного журналу в електронному вигляді спрощує його відання, але підвищує ризик внесення виправлень та сумнівних фактів.
Слід заздалегідь подбати про блокування функції коригування інформації, що виключить стороннє втручання та підтасовування відомостей.