Нововведення щодо підзвіту. Як видати кошти підзвіт, здати авансовий звіт Видача грошей підзвіт підряднику

До підзвітних сум входять витрати:

• відрядження;
• на господарські потреби установи;
• представницькі.

Основний нормативний документ, що регулює взаєморозрахунки з підзвітними особами, це Вказівки Центрального Банку Росії №3210-У від 11.03.2014 Видають гроші підзвіт тільки працівникам організації, з якими укладені трудові чи цивільно-правові договори. Через введення онлайн-кас хвилювалися, що звітувати про підзвітні будемо іншими документами. Але нічого не змінилося.

До 19.08.2017 діяла заборона на співробітників-боржників, тобто працівникам, за якими рахується заборгованість, було заборонено давати гроші під звіт. Зміни, затверджені новими вказівками №4416-У від 19.08.2017, заборону скасували.

Як видавати

У 2019 році підзвіт – це суворо регламентований процес. Щоб видати гроші, необхідно оформити два документи: заяву від співробітника, в якій зазначено суму, цільовий напрямок, кошторисний розрахунок та іншу інформацію, та .

Додатково організація зобов'язана розробити та затвердити обов'язкові локальні документи:

1. Положення про розрахунки з підзвітними особами.
2. Розпорядження про затвердження максимальної суми підзвіту (законодавчо не обмежено).
3. Наказ про встановлення максимального терміну, який видаються гроші (нормативно обмежень встановлено).
4. Наказ про встановлення строку надання авансового звіту за виданими грошима (не більше трьох робочих днів).

За бажанням керівника, в організації встановлюють перелік працівників, яким видача підзвітних коштів дозволена.

За порушення порядку видачі коштів підзвіт, що перевіряють вправі накласти штраф за статтею 15.1 КоАП до 50 000 рублів на юридичну особу.

Як звітувати працівникові

Припустимо, що співробітник уже подав заяву керівнику та отримав схвалення.

З наказу, касир видає готівку з каси організації, чи бухгалтерія перераховує на карту співробітника.

Здійснюючи покупку, працівник обов'язково зберігає документи, що підтверджують.

Коли співробітник закінчив витрати, перед ним постає питання, як правильно звітувати за підзвітні гроші. І тому він має скласти авансовий звіт і подати їх у бухгалтерию. У документі слід зазначити: яку суму він отримав, скільки витратив і на яку мету, який залишок. Докласти до звіту документацію, що підтверджує (квитанції, чеки, товарні накладні, квитки та інше).

Звіт перевіряє відповідальний бухгалтер чи головбух. Потім передають затвердження керівнику. Після цього здійснюються остаточні розрахунки зі співробітником: або доплата перевитрати. Якщо працівник не бажає повертати невитрачений решту, то суму .

Як звітує керівник

Так само, як і будь-який інший працівник. Залишіть звіт, додати чеки та інші документи, що підтверджують, повернути залишок виданої суми.

Ситуація, в якій директор установи відмовляється звітувати чи повертати кошти, трапляються не часто. Але якщо постало питання, як стягнути з директора підзвітні кошти, бухгалтеру бюджетної установи рекомендовано:

1. Грамотно пояснити керівнику, чим загрожує його поведінка: адміністративної та кримінальною відповідальністю, що спричинить усунення обов'язків.
2. Розповісти про розміри штрафів, які випишуть перевіряльники за порушення касової дисципліни, за спотворення фінансової звітності.
3. Нагадати, що неповернені кошти можуть бути спрямовані на інші важливі витрати установи, у тому числі на премії чи розвиток діяльності.

Утримати кошти з заробітної платибез розпорядження та згоди керівника не можна. Неповернену суму підзвіту слід оподаткувати, тобто утримати ПДФО і нарахувати страхові внески.

Порядок видачі готівки під звіт працівнику регламентується Вказівкою Центробанку №3210-У від 11.03.2014 року. У статті розберемо, яких підставах виробляється видача грошей під звіт, якими документами необхідно оформити видачу готівки співробітнику з каси чи перерахування коштів працівникові на розрахунковий рахунок.

Підстави для видачі коштів під звіт

Вказівка ​​Центробанку містить чіткий перелік цільових операцій, у межах якого можливе використання готівки організації чи підприємця. Згідно з документом, юрособи можуть використовувати готівку у касі для виплати зарплати працівникам, а також для оплати товарів, послуг, необхідних для діяльності організації. Самозайняті особи також можуть використовувати готівку для особистих потреб.

Крім того, юрособи та підприємці можуть видавати готівку працівникові під звіт

• як аванс на витрати на відрядження;
• для госппотреб, таких як придбання матеріалів, товарів, оплати послуг організації.

Аванс на відрядження та господарські потреби може бути виданий як у вигляді готівки, так і перерахований у безготівковій формі на картковий рахунок.

Видача грошей під звіт на особисті потреби працівникам організацій та підприємств у формі юридичної особи законом не передбачена.

Чи можна видати гроші під звіт не співробітнику організації

Серед практикуючих бухгалтерів не вщухають суперечки щодо можливості надання під звіт сум на користь осіб, які не є співробітниками підприємства.

Думки контролюючих органів із цього питання такі. З одного боку, Інструкція щодо застосування рахунків бухобліку, затверджена Мінфіном, передбачає порядок видачі під звіт коштів особам, які є працівниками компанії. Можливість видачі грошей під звіт непрацівникам організації у документі не відображено.

У той самий час розпорядження ЦБ РФ і Мінфіну містять прямої заборони видачу підзвітних коштів неспівробітникам організації. Крім того, у 2012 році Мінфіном випущено лист №02-06-10/2476 з роз'ясненням, згідно з яким рішення про видачу підзвітних коштів особам, які є працівниками компанії, залишається на розсуд такої компанії і підлягає затвердженню в локальному нормативному акті (наприклад, в обліковій політиці).

Видача грошей під звіт: оформлення, документи

Нижче описано покрокова процедуравидачі грошей під звіт працівникові компанії, а також наведено порядок оформлення необхідних документів.

Крок №1. Затвердження внутрішнього порядку ведення підзвітних операцій

На першому етапі організації необхідно затвердити порядок видачі коштів під звіт, а саме:

• перелік підзвітних осіб (співробітники/неспівробітники);
• форма видачі коштів (готівкою через касу або у безготівковій формі банківську карткупідзвітної особи);
• підстави для видачі грошей під звіт (аванс на витрати на відрядження або господарські потреби);
• документальне оформлення (заява, наказ);
• термін видачі коштів;
• порядок надання звіту за виданими коштами (оформлення авансового звіту);
• термін повернення невикористаних коштів.

Вищезазначений порядок можна оформити у вигляді окремого документаабо включити до облікової політики.

Крок №2. Оформлення заяви на видачу коштів

Чинне законодавство передбачає обов'язкове оформлення працівником заяви на отримання коштів під звіт.

Документ може бути складений у вільній формі або на затвердженому бланкупідприємства.

Текст документа має містити таку інформацію:

• найменування організації;
• посаду, ПІБ керівника, на ім'я якого подається заява;
• основу для видачі коштів під звіт (наприклад, номер, дата наказу на відрядження);
• сума коштів, що підлягає видачі;
• форма видачі (готівкою в касі/безготівковій формі на карту);
• реквізити для зарахування коштів (під час перерахування грошей на карту).

Після складання заяви співробітник власноруч підписує заяву, після чого передає керівнику підприємств для подальшого розгляду.

Крок №3. Видання наказу

У разі погодження видачі коштів керівник візує заяву, після чого співробітник відділу кадрів видає відповідний наказ.

Аналогічно заяві, наказ може бути оформлений у вільній формі, але має містити такі дані:

• найменування організації;
• найменування, дата складання документа;
• розпорядження керівника про видачу коштів із зазначенням суми та підстави.

Організація може не оформлювати наказ на видачу коштів під звіт як аванс на відрядження, якщо локальним актом компанії передбачено, що авансування відряджень проводиться виключно на підставі наказу на відрядження та заяви працівника, без додаткового оформленнянаказу видачу підзвітних коштів.

Крок №4. Видача коштів та відображення в обліку

У строк, встановлений внутрішнім нормативним актом, працівник отримує гроші під звіт у касі підприємства або шляхом перерахування на банківський рахунок.

Нижче в таблиці описано порядок відображення в обліку операцій з видачі коштів під звіт:

Видача готівки у касі супроводжується оформленням видаткового касового ордера. При перерахуванні підзвітних коштів у безготівковій формі на картку працівника, переказ коштів фіксується у банківській виписці.

Якщо співробітник отримує аванс на відрядження, то кошти повинні бути видані працівникові пізніше дняпочатку відрядження. У разі авансування госппотреб, видача коштів проводиться до дня настання події (купівля товару, оплата послуг тощо).

Крок №5. Звіт про використання коштів

Не пізніше закінчення третього робочого дня, наступного за днем ​​настання події (закінчення відрядження або здійснення господарської операції), співробітник зобов'язаний звітувати за отриманими раніше підзвітними засобами у такому порядку:

• оформити авансовий звіт, вказавши у ньому суму фактично витрачених коштів;
• надати документи, що підтверджують витрати.

При авансуванні відрядження документами, що підтверджують витрати можуть виступати проїзні квитки, Квитанції на оплату проживання, т.п. При видачі коштів на господарські потреби підзвітна особа разом з авансовим звітом надає товарні чеки, квитанції, інші документи, що підтверджують здійснення господарської операції

Якщо у компанії виникає необхідність у видачі грошей підзвіт, бухгалтеру та керівнику варто розібратися, як це зробити відповідно до законодавства, щоб не понести відповідальність за КоАП Росії.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Проаналізуємо, які правила є актуальними у 2020 році. Багато хто запитує – які документи слід підготувати, як відобразити операції у бухгалтерському обліку тощо, якщо оформляємо видачу грошей під звіт.

Адже, справді, при видачі підзвітних коштів виникає безліч нюансів, які варто враховувати, щоб не вважатися порушником ведення обліку касових операцій.

Звернемося за відповідями до нормативної документації Російської Федерації.

Що треба знати?

Кожен бухгалтер повинен запам'ятати визначення підзвітних сум та основні норми, щоб правильно організувати процес видачі таких коштів підзвітним особам.

Основні поняття

Видача грошових коштівпід звіт – операція, що відбувається суб'єктом господарську діяльність.

За розмірами рамок, що видаються, законодавством Російської Федерації не встановлюється. В окремих випадкахпідзвітні гроші можуть бути видані безготівкою.

Допустимі підстави

Основний документ, який варто спиратися – Порядок ведення касових операцій РФ, що було прийнято .

Відповідно до п. 11 Порядку готівка видається підзвіт:

• на господарські потреби;
• на витрати окремого підрозділу компанії, його філії, що не знаходиться на самостійному балансі та в межах галузі діяльності фірми;

При видачі грошових сумварто врахувати такі особливості:

Усі підприємства мають видати наказ, яким буде встановлено правила видачі та списання коштів на звіт.

Прописують:

Правове регулювання

Правила ведення касових операцій коректувалися багато разів. Зараз актуально.

Реєстрація такого документа здійснено у . опубліковано такі відомості у «Віснику БР» № 46 (1524).

Як здійснюється видача грошей під звіт працівникам організації?

Порядок видачі грошей:

1. Працівнику варто написати заяву на ім'я керівника підприємства.
2. На поданій заяві директор пише, яка сума видається на який термін. Ставиться дата та підпис.
3. Бухгалтером виписується видатково-касовий ордер, виходячи з якого видаються кошти.
4. У зазначені терміни працівник звітує (подає авансовий звіт).

Оскільки законодавство не встановлено граничні розміри підзвітних сум, фірма може видавати будь-які суми.

Але є ліміт за розрахунками готівкою – 100 тис. руб. (Згідно ).

І якщо підзвітні особи закуповують товар у сторонній компанії, один платіж не повинен перевищити такої межі.

Гроші видаються касирами з інших документів ().

Підстава надання підзвітних сум – паспорти одержувачів. Якщо немає у представленому ордері, видача коштів нічого очікувати виправдана.

Такі гроші розраховуватимуться як недостача, яка стягуватиметься з касирів. Рух підзвітних грошей складається з таких стадій:

• видача грошей;
• їх використання;
• надання звітності;
• проведення заключних розрахунків із підзвітними особами.

Видаватися кошти підзвіту можуть лише особам, які є працівниками компанії, тобто виконують свої зобов'язання відповідно до .

Ті громадяни, які укладали з фірмою, отримувати підзвітні суми немає права.

До того ж, підзвітниками можуть бути лише працівники, які вказані у списку .

Допускається видача підзвітних грошей у валюті та іноземним громадянам, що має статус нерезидента Видається під звіт карбованець, валюта, талони на горючі матеріали, дорожні чеки.

Грошова сума з каси

На кожному підприємстві для розрахунків готівкою має бути каса. Компанією у разі ведеться .

Усі гроші видаються виходячи з видатково-касових ордерів, де відбивається призначення підзвітних сум. Використовувати видані кошти з іншою метою не можна.

Переважна кількість операцій підзвіту здійснюється саме через касу (). Розмір суми встановлюється роботодавцем.

Саме він визначає, скільки виділити для покриття витрат у відрядженні або під час господарської діяльності.

Він також знімає необхідну суму з розрахункових рахунків підприємства. Можна видавати як підзвітну суму залишки готівки в касі фірми.

Відповідно до п. 7 Порядку підприємства, у якого є постійна грошова виручка, можуть витратити її з метою закупівлі, у тому числі сільгосптоварів, тари, предметів для населення.

Коли видається готівка?

Відповідно до п. 2 Вказівок № 1843-У, готівку можна витратити:

• на виплату заробітної плати та інші перерахування працівникам компанії;
• на перерахування стипендій;
• на оплату продукції, робіт, послуг;
• на перерахування страхових компенсацій відповідно до .

У банк потрібно щороку подавати розрахунки встановлення межі залишків каси та оформлення дозволів використання готівки з виручки, що надходить наступного періоду.

Приклад такого документа:

Якщо такі правила будуть порушені, юрособа понесе відповідальність відповідно до ст. 15.1 КоАП Росії. Штраф може становити 40 - 50 тис. рублів.

Оскільки у ст. 14 нормативного акту№ 173-ФЗ не вказано про можливість видачі валюти під звіт, уповноважені органитакі операції можуть визнавати незаконними.

Штрафи накладаються відповідно до . В встановлені термінипрацівник подає авансовий звіт. Бухгалтер перевіряє, чи виправдані витрати.

Документальне оформлення

При видачі підзвітних авансів необхідно буде оформити:

Розглянемо, які аспекти варто врахувати при складанні таких документів. Службові записки складаються довільно, оскільки встановленого зразка немає.

Такий документ готують на середньому та великому підприємстві. Деталізація описів залежатиме від обставин.

Іноді досить відобразити назву деталі, іноді є необхідність у поданні розрахунку витрат і відображенні адреси продавців. На основі такого документа складається наказ.

Він також має довільну форму. Включає вказівки певним працівникам, пов'язані з виконанням доручення. Представимо зразок:

Матеріальна довіреність може оформлятися за :

Видаткові касові ордери складаються формою КО-2, що встановлено .

Такі документи виписуються в одному примірнику. Реєстрація ордера здійснюється у .

Відображення операцій проводками у бухгалтерському обліку

У бухобліку підзвітні гроші, що видаються працівникам, відображаються на рахунку 71 (план рахунків, що був затверджений ).

Виникають нюанси

Крім оформлення виданих коштів, необхідно також правильно їх списувати. Крім цього, залишається неясною ситуація із підзвітними сумами, що видаються директору чи працівнику бюджетного підприємства.

Розглянемо, які особливості надання грошей підзвіт у таких випадках.

Як списати суму з підзвіту?

Підстава для списання підзвітної суми – документи, що підтвердять витрати. Первинна облікова документація приймається до обліку, якщо вона складена за всіма правилами.

Відомості, що мають відображатись у таких документах, прописані в .

Документи, що підтверджують витрати, – касові, товарні чеки. Якщо в касових чекахне відображається твір перерахування, повинен додаватися товарний чек, де відображено напрямок витрачання коштів.

Перевіряючи документацію, бухгалтер перевіряє:

• чи збігається назва компанії на товарних та касових чеках;
• чи не видано такі документи у вихідні дні;
• чи всі реквізити відбито на товарних чеках;
• чи перераховані куплені матеріальні цінності, чи вказана їх ціна та кількість.

Після завершення перевірки авансового звіту ставиться підпис керівництва. Далі його буде прийнято до обліку. Бухгалтером списуються суми, видані підзвіт відповідно до прийнятих норм.

Дата, коли затверджено авансові звіти, вважається днем ​​визнання витрат у бухгалтерському та податковому обліку ().

Якщо витрачено меншу суму, ніж видано, залишок необхідно повернути до каси. При великих витратах після подання авансового звіту видається сума, що бракує, відповідно до видаткового касового ордера.

Якщо підзвітні гроші були повернуті своєчасно, компанія може їх утримувати із заробітку співробітника ().

Детальні роз'яснення містяться в . Але варто пам'ятати, що утримання можливе лише за наявності письмової заяви, якою працівник це дозволяє.

Чи може брати підзвіт касир?

Підзвітні кошти мають видаватись із каси підприємства. Якщо каса на фірмі тимчасово відсутня, можна видати такі суми касиру.

Але варто узгодити це з банківською установою (п. 10 порядку). А ось передачу підзвітних грошей однією особою іншій заборонено.

Тобто організація має право видавати гроші касиру на виплату заробітку працівникам, якщо будуть правильно оформлені необхідні документи.

Відео: навчання 1С Видача готівки - підзвіт РКО

Керівник може видати наказ, відповідно до якого кошти розподілятимуться між головними підрозділами та філіями.

Кошти з центральної каси будуть передані касирам підрозділів підзвіту, розраховані на кілька осіб.

На скільки днів даються (строки)?

Ліміти законодавством не встановлюються так само, як і граничні терміни, на які будуть видані підзвітні суми. Рішення приймає керівництво компанії, де оформляються видаткові касові ордери.

Авансовий звіт також перевіряється у строки, що встановлюються керівником організації. Це ж стосується його затвердження та остаточного розрахунку. Усі терміни повинні прописуватися в локальної документаціїпідприємства.

Як видати директору (генеральному)

Особливих правил видачі сум під звіт директору не встановлено. Адже керівник – це працівник компанії (гол. 43 ТК).

Отже, всі умови отримання та використання підзвітних грошей застосовні такі ж, як і в загальних випадках.

Бажано при оформленні грошей підзвіт директора написати з невеликими коригуваннями стандартного формулювання.

Не треба писати «Директору ТОВ…». Вкажіть тільки «Компанія така…». Підпис під таким документом і вважатиметься за дозвіл.

Якщо такої заяви не буде, податковий орган може виписати штраф за порушення правил ведення касових операцій.

Якщо передбачені правилабудуть порушені, підзвітна особа понесе відповідальність відповідно до .

Порушенням вважається:

• проведення розрахунків готівкою з іншими фірмами понад встановлений ліміт;
• неоприбуткування в касу грошей;
• невиконання правил зберігання вільної готівки;
• накопичення в касі коштів понад встановлену межу.

У такому переліку не зазначено, що настає відповідальність, якщо керівник, який отримує підзвіт, не напише заяву.

Якщо видача до бюджетної організації

Для обліку розрахунку з особами, яким видано кошти підзвіт у бюджетній установі, використовується рахунок 020800000, де буде відображено розрахунки за авансовими виданими коштами.

Готівка може видаватися співробітнику державного підприємстваз такою метою:

• на придбання матеріальних цінностей;
• на відрядження;
• для виплат зарплати та соціальних перерахувань;

Правила видачі грошей встановлюються наказом підприємства, де відображається:

• список осіб, яким можуть видаватися гроші під звіт (крім працівників, що можуть бути надіслані у відрядження);
• граничні розміри підзвітної суми;
• термін подання авансової звітності.

До вищезазначеного рахунку можуть відкриватися такі аналітичні рахунки:

Кошти з каси можуть видаватися згідно з п. 11 Порядку. Багато пунктів дублюються

У п. 18 Положення №3 до Інструкції №70н прописані реквізити, обов'язкові для вказівки. Видача коштів підзвітним особам відображається записом:

За кредитом рахунки 020800000 використовують дебет:

Правила витрат на відрядження працівників бюджетної організації прописані у ст.

Рахунок 020801000, 020815000 застосовуються при виплаті грошей на оплату праці та допомогу (у тому числі і по лікарняному листу) через роздавача.

Відбиваються операції з рахунку «Облік розрахунків із підзвітною особою» так:

Перевіряючи правильність відображення розрахунку з підзвітною особою бюджетної фірми, необхідно з'ясувати:

• чи є наказ (розпорядження) у тому, що співробітник іде у відрядження;
• чи правильно відшкодовуються витрати на відрядження;
• чи є посвідчення відрядженого працівника з позначкою у місці знаходження у відрядженні;
• безпомилково та чи своєчасно складено авансову звітність;
• чи є документи, що можуть довести витрати;
• повною мірою представлений залишок підзвітних грошей;
• чи правильно відшкодовано витрати при короткочасному відрядженні;
• чи правильно складені бухгалтерські проводкипри поверненні співробітника з подорожі;
• чи правильно виведені залишки за підсумками місяця за рахунком 020,8 млн.

Основні порушення правил видачі підзвітних коштів:

1. Гроші видаються працівникам, які не вказані у списку Наказу.
2. Фактичний витрата відповідає мети.

Порушення при відрядженнях:

1. Немає наказу у тому, що працівник іде у відрядження.
2. Ні посвідчення про відрядженняз відповідними відмітками.
3. Не дотримуються ліміти на витрати на відрядження.
4. Немає наказу про виплату добових понад ліміт.
5. Немає аналітичного обліку витрат відрядженим працівником.

Підзвітні кошти, а саме порядок оформлення їх видачі та повернення, є актуальними досі. Нагадаємо у статті основні моменти роботи з підзвітниками.

Як оформити видачу у підзвіт

Основний документ, який визначає, як видати гроші у підзвіт, - це Вказівки № 3210-У. На підставі пп. 6.3. п. 6 Вказівки гроші видаються на підставі розпорядження керівника (у наказі обов'язково вказуються П.І.Б. співробітника, сума до видачі, строк повернення) або заяви підзвітної особи з візою керівника про суму та строк її повернення. Цей порядокобов'язковий як із видачі готівки через касу, і під час перерахування грошей з цього приводу підлеглого з рахунку організації.

Видача готівки оформляється РКО, порядок оформлення якого встановлено у пп. 4.2., 4.3. п. 4 Вказівки № 3210-У. Підзвітні гроші видаються з каси тільки після підпису співробітника, що їх отримує, на РКО (пп. 6.2 п. 6 Вказівки № 3210-У). Видача грошей із каси оформляється в обліку проводками Дп 71 Кт 50.

Перерахування грошей з рахунку має свій специфіку.

1. Або в обліковій політиці, або в іншому локальному актінеобхідно прописати можливість видачі у підзвіт як готівкових, так і безготівкових коштів.
2. У заяві чи наказі керівника обов'язково слід зазначити спосіб видачі грошей: у безготівковому порядку з розрахункового рахунку організації (зазначити реквізити рахунку) на зарплатну чи особисту картку співробітника (зазначити реквізити рахунку, дані картки).
3. Щоб уникнути питань податкового органупро характер надходження на карту фізособи, у призначенні платежу необхідно докладніше вказати підставу перерахування із зазначенням реквізитів заяви чи наказу видачу підзвітних коштів.

Наприклад:

«Видача у підзвіт на купівлю товарів за договором б/г від 01.01.2018 за заявою від 25.12.2017 № Х/2017».

Як відзвітувати за підзвітні гроші

При отриманні готівки авансовий звіт (форма АТ-1) про їх використання має бути наданий протягом трьох днів після:

• дня закінчення строку, на який вони видані (термін зазначений у заяві або наказі);
• дня виходу працювати.

При перерахунку грошей безготівковим навантаженням такого строку не встановлено. Тому для своєчасної звітності та виключення ризиків визнання отриманих коштів як доход фізосіб з нарахуванням на них ПДФО у тій же обліковій політиці або локальному акті (документ, яким встановлена ​​можливість перерахування грошей у підзвіт з рахунку на рахунок) потрібно вказати термін для надання авансового звіту. Наприклад:

«За коштами, отриманими підзвіт безготівковим способом, авансовий звіт надається у термін пізніше 3 робочих днів після закінчення періоду, який видані підзвітні кошти, але з раніше виходу співробітника працювати».

До авансового звіту працівником, який отримав гроші будь-яким способом, прикладаються документи, що підтверджують його витрати на потреби підприємства (чеки, БСО, квитанції, накладні, проїзні квитки, ін.). Перераховуються документи, що підтверджують витрати, на зворотній стороні авансового звіту.

Головний бухгалтер перевіряє авансовий звіт та додані до нього документи у строк, встановлений внутрішнім документообігом підприємства. Після проходження перевірки головним бухгалтером авансовий звіт затверджується керівником, та придбані співробітником товари (роботи, послуги) відображаються в обліку проводками Дп 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76) Кт 71.

Якщо у співробітника залишилися невитрачені гроші, вони повертаються підприємству та відображаються проводками:

• Дп 50 Кт 71 (при внесенні до каси);
• Дп 51 Кт 71 (при перерахуванні грошей з цього приводу організації з обов'язковим зазначенням у призначенні платежу: повернення підзвітних сум).

Якщо виданих грошей не вистачило, і співробітник розраховувався своїми заощадженнями, йому необхідно компенсувати витрати, видавши перевитрати за авансовим звітом Дп 71 Кт 50 (51).

Утримання

Якщо видані у підзвіт гроші не повернені у строк, в обліку проводиться проводка Дп 94 Кт 71 або Дт 70 Кт 71 — підзвітні суми утримані із зарплати.

Утримання відбувається протягом місяця після закінчення терміну повернення підзвітних сум на підставі наказу керівника про утримання. Співробітник має бути ознайомлений із наказом та дати письмову згоду на утримання суми (Лист Роструда від 09.08.2007 № 3044-6-0). На неповернені та невтримані із зарплати суми нараховуються страхові внески, ПДФО не нараховується.

Стягнути з директора підзвітні кошти необхідно у порядку, аналогічному всім співробітників і описаному у статті.

Часта практика для підприємства, у якій відбувається видача готівки бухгалтером підприємства підзвіт певним особам, у своїй необхідно зробити видачу в такий спосіб, ніж виникло питань із боку контролюючих органів.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок є індивідуальним. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Загальна інформація

Обов'язок кожного бухгалтера знати визначення підзвітної суми та основні правові норми, для законної видачі готівки підзвітній особі

Видача готівки підзвіт є операцією, здійснювану суб'єктом підприємництва. Законодавець не висуває обмежень за сумою матеріальних засобів, що видаються. У деяких випадках підзвітні кошти можуть бути безготівковим способом.

Умови

Матеріальні засоби можуть бути видані:

• на господарські потреби;
• на вимушені витрати структурного підрозділукомпанії у рамках здійснення діяльності.

особливості:

• кошти на відрядження видаються особі у розмірі, необхідному для виконання поставленого завдання;
• підзвітна особа зобов'язується надати до бухгалтерії докладний звіт про витрати в процесі виконання своїх обов'язків;
• подальша передача підзвітних коштів іншими особами не допускається;
• наступний факт видачі підзвітних коштів особі можливий лише після надання докладного звіту щодо раніше виданих коштів.

На кожному підприємстві видається відповідний наказ, у якому відображаються правила та порядок видачі та списання підзвітних коштів, які зобов'язані підписати:

• особи, якій можлива видача грошей;
• період, на які надаються кошти;
• затвердження правил та порядку надання авансового звіту.

Законодавство

Бухгалтери зобов'язані керуватися Правилами ведення касових операцій згідно з Вказівкою БР від 11.03.2014 року.

Правила видачі

Особа, що має право на отримання матеріальних коштів згідно з затвердженим наказом зобов'язана звернутися до керівника організації з письмовою заявою.

Керівник підприємства на заяві вказує суму, що підлягає видачі та строку, а також ставить дату та підпис.

На підставі підписаної співробітником та затвердженої керівником заяви бухгалтер виписує видатковий-касовий ордер, який є підставою для видачі матеріальних коштів.

Співробітник зобов'язаний звітувати за витрачені кошти у строки, зазначені у заяві. Незважаючи на те, що законодавчо не встановлені граничні розміри видачі матеріальних коштів, проте існують межі за розрахунками готівкою – 100 тис. рублів.

Наприклад, закупівля товару підзвітною особою в сторонній компанії може відбуватися в рамках одного платежу, що не перевищує встановлений ліміт.

Працівник, пред'явивши паспорт, має право отримання підзвітної суми, схваленої керівником підприємства. Якщо підзвітна особа не розпишеться в отриманні коштів, то така сума буде розцінена як нестача і підлягає стягненню з касирів.

Етапи руху підзвітних коштів:

• надання готівки та їх використання за призначенням;
• подання звіту;
• останні розрахунки.

Закон забороняє видавати кошти особам, які працюють на підставі цивільно-правового договору. Понад те, особи, мають право отримання підзвітних коштів, визначаються окремим наказом.

Підзвітним особам може бути видано:

• гроші у національній та іноземній валюті;
• талони на ПММ;
• дорожні чеки.

Документи

Видача готівки у підзвіт працівникові здійснюється за письмовим розпорядженням або наказом керівника підприємства.

У розпорядженні має бути відображена інформація про:

• особах, які мають право на отримання грошей;
• займані посади;
• суми, що передбачаються до видачі;
• термін, який видаються кошти;
• термін подання звіту.

Кожен працівник, зазначений у наказі про видачу коштів зобов'язаний ознайомитися з нею і поставити підпис, висловлюючи свою згоду.

З метою забезпечення безпеки та безпеки грошових коштів, з кожним співробітником, що має право на отримання підзвітних грошей укладається угода про матеріальну відповідальність.

У службовій записці або заяві працівника міститься інформація, що відображає причину видачі підзвітних грошей.

Кінцевий документ – видатковий касовий ордер.

На яких підставах видаються кошти

Касир чи бухгалтер підприємства має право видати гроші виключно на підставі видатково-касового ордера, у якому міститься призначення підзвітних коштів. Витрачати гроші з іншою метою заборонено.

Для яких цілей

Згідно чинного законодавствакошти дозволяється використовувати на:

• виплату зарплати та інших перерахувань працівникам;
• виплату стипендій;
• оплату товарів, послуг та виконаної роботи;
• оплату страхових платежів фізосіб.

Правила оформлення видачі готівки у підзвіт

Видача коштів співробітнику відбувається у кілька етапів:

1. Подання службової запискичи заяви на ім'я керівника.
2. Схвалення керівників та візування заяви із зазначенням термінів та суми коштів;
3. Видача видатково-касового ордера;
4. Видача грошей;
5. Упорядкування звіту про витрачання грошей.

Якими проводками відображається

Бухгалтери відображають підзвітні кошти за рахунком 71:

• видані гроші;
• неповернену видану суму;
• списання коштів;
• списані витрати;
• сума ПДВ;
• невикористані гроші та внесені до каси.

Особливості

Важливо як видати кошти, а й знати, як правильно їх списувати. Також виникають складнощі із підзвітними коштами, виданими директору або працівнику бюджетної організації.

Списання

Для того, щоб бухгалтер міг законно списати витрачені підзвітні кошти, співробітник зобов'язаний надати авансовий звіт.

Додатком до авансового звіту може бути касові чи товарні чеки із зазначенням предмета витрат.

Бухгалтер повинен переконатися, що:

• збігається найменування організації з інформацією на чеках;
• документи видані у робочі дні;
• відображені реквізити;
• фактична відповідність придбаного товару із зазначеним у документації.

Після проведеної звірки бухгалтер ставить підпис та здійснює списання. Невитрачені кошти підлягають поверненню до каси.

Каса тимчасово відсутня

Якщо підприємстві відсутня каса, то кошти може бути видані касиром підприємства. Така видача має бути в обов'язковому порядкупогоджено з банківською установою. Передавати підзвітні кошти від однієї особи до іншої заборонено.

Терміни

Законодавчо не висуваються вимоги щодо обмежень строків, на які можуть бути видані підзвітні гроші. Проте варто пам'ятати, що особа, яка отримала кошти зобов'язана у триденний термін надати до бухгалтерії підприємства звіт після закінчення встановленого керівникомпідприємства терміну, який видавалися гроші.

Керівник повинен відобразити у наказі також термін проведення перевірки наданої звітності.

Отримання грошових сум директором

Враховуючи, що директор є таким самим найманим працівником, Як та інші співробітники, то видача підзвітних коштів складає загальних підставах. Незважаючи на умовну абсурдність ситуації, при якій директор дає схвалення на видачу коштів самому собі, однак ця умова має бути виконана, щоб уникнути накладення штрафних санкцій.

Умови для бюджетних організацій

Рахунок №020800000 використовується під час видачі підзвітних коштів у бюджетній установі.