Организация на работа с документи. Офис работа на компютър - Информационна и справочна работа по документи - Литература за ученик

Една от основните цели на регистрацията е създаване на база данни с документи на институцията. Въз основа на него деловодството е длъжно да отговори на два вида въпроси за няколко минути:

Кой, къде, на какъв етап от работата е даден документ;

В кои документи можете да намерите информация по конкретен проблем.

За да отговори на такива въпроси, системата за извличане на информация трябва да покрива целия набор от документи на институцията.

Притежанието на целия набор от информационни и документационни ресурси е най-важната задача на службата за управление на офиса. И на първо място, за да се изпълни тази конкретна задача, всички данни за документи се записват в регистрационните форми.

Информацията и справочната работа, както и самата система за регистрация, могат да се извършват както в традиционната форма с помощта на референтни файлове, така и в автоматизиран режим.

Референтният файл се състои от регистрационни карти. Дълга кутия или няколко кутии са необходими за шкаф за файлове, тъй като картите, за разлика от контролния файл, базиран на време, ще се натрупват през цялата година.

Разделителите в референтния файл обикновено са имената на структурни подразделения (ако има такива) или области на дейност в институцията. В тези раздели е по-удобно да се поставят карти по азбучен ред на кореспонденти или въпроси на дейност (стоки, продукти и др.). Отделно се води досие за жалби на граждани (предложения, становища, жалби). Изграден е по азбучен ред по имената на авторите на призивите. Желателно е също да има отделна картотека за законодателни и нормативни документи, която се формира на тематичен принцип. Често се водят отделни картотеки за изпълнени и неизпълнени документи.

Броят на файловете не е ограничен. Те могат да бъдат изградени по всеки показател, вписан в регистрационната карта. В смесена формаорганизация на картотеките в офиса може да се поддържа в офиса и в отделите. В оперативна работа има картотеки за текущата и изминалите години. Общият срок на съхранение на картите е три години. В картотеката на законодателни, регулаторни и административни документи картите стоят до замяна на документите с нови.

Като цяло, преди прилагането компютърна технологияв областта на управлението, информацията и справочна работаспоред документите на организацията е била слаба зона за работата на чиновническите служби.

Възможностите на информационните и справочните услуги са значително разширени с въвеждането на автоматизирана система за регистрация.

Съвременните системи за управление на бази данни ви позволяват да търсите всяка комбинация от данни, включени в регистрационната карта на документа.

Помощ може да бъде издадена:

от конкретен документ: къде е; подготвителен етап; резултат от изпълнение; съхранение.

По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.

По регион: държава; площи; град;

За търсене на документ или група документи могат да бъдат посочени следните подробности:

входящи, изходящи, вътрешни документи(търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);

Вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);

Приблизителен хронологичен обхват на търсенето (по дата на получаване или за вътрешно - подписване на документа, от и до);

Регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);

Организация (кореспондент/адресат);

При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.

Търсенето на документи може да се извърши по неизпълнени документи, изпълнени документи (с дата на изпълнение и знак за поставяне в делото), върху цялата оперативна база данни (документи от текущата стопанска година) и, ако е необходимо, върху архивна база данни (документи от минали години).

При издаване на информация за конкретен документ регистрационната форма се извежда на екрана и при необходимост се отпечатва. При търсене на група документи резултатите от търсенето се показват и отпечатват в табличен вид.

Резултатът от търсенето на неизпълнен документ е информация за това кой изпълнител разполага с документа в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация, в който случай този документ.

Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай към регистрационната карта за документа автоматично се прикачва файл с текста на самия документ (входящ - получен от електронна поща, факс или въведен чрез сканиране и след това разпознаване на хартиен документ, изходящ или вътрешен - подготвен с текстов редактор, електронна таблица и др.).

Такива пълнотекстови системи ви позволяват да търсите не само по данните, въведени в картата на документа, но и по съдържанието на документа, т.е. търсене на документи, в чийто текст има определени думи или фрази. Например, ако искаме да намерим документи, свързани с покупката на хартия от компанията Voskhod, тогава търсим думите „хартия“ и „Voskhod“.

Компютърните технологии позволиха многократно да се намали времето за търсене на необходимата информация по документи и самите документи, което значително повлия на качеството на взетите управленски решения и текста на създадените документи.

Контролни въпроси

1. Какво е значението на информационно-справочната работа при организацията на документационно осигуряване на управленските дейности?

2. Как е свързана информационно-справочната работа с регистрацията на документи?

3. В какви форми може да се организира информация и справочна работа в една институция?

4. Назовете най-характерните видове искания за документи.

5. Как се изгражда информационна и референтна картотека в традиционната форма, нейните разделители?

6. Какво е предимството на провеждането на информационно-справочна работа в автоматизиран режим?

7. Какви данни за документ могат да бъдат препратени в автоматизиран режим?

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и др. Бумагане (Организация и технология на документалното осигуряване на управлението): Учебник за ВУЗ
изтегляне (3143 kb.)
Налични файлове (1):

n1.doc

3143 kb.

08.07.2012 01:05

Изтегли

Кузнецова Т.В. (ред.), Санкина Л.В., Бикова Т.А. и др. Офис работа. Организация и технология на документационна поддръжка за управление (Документ)
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и др. Офис работа (Организация и технологии за поддържане на документооборота) (Документ)
Сиганова Т.В. Офис работа и документооборот (Документ)
Yekhlakov Yu.P. Методи и технологии за документиране на управленски решения (Документ)
Кузнецова Т.В. Офис работа (документална поддръжка на управлението) (Документ)
Саак А.Е., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. Информационни технологии за управление (документ)
Saak A.E., Pakhomov E.V. и др. Информационни технологии за управление (документ)
Арляпова Е.В. Документална поддръжка на управлението в социално-културното обслужване и туризма (Документ)
Зотов В.Б., Макашева З.М. Система на общинското управление (документ)
Мишин В.М. Проучване на системите за управление (документ)
Образователни постери - Организация по електробезопасност (Документ)
Грекул. Проектиране на информационни системи (документ)

n1.doc

11. Информационно-справочна работа по документи

Кой, къде, на какъв етап от работата е даден документ;

В кои документи можете да намерите информация по конкретен проблем.

Разделителите в референтния файл обикновено са имената на структурни подразделения (ако има такива) или области на дейност в институцията. В рамките на тези раздели е по-удобно да се поставят карти по азбучен ред на кореспонденти или въпроси на дейност (стоки, продукти и др.). Отделно се води досие за жалби на граждани (предложения, становища, жалби). Изграден е по азбучен ред по имената на авторите на призивите. Желателно е също да има отделна картотека за законодателни и нормативни документи, която се формира на тематичен принцип. Често се водят отделни картотеки за изпълнени и неизпълнени документи.

Броят на файловете не е ограничен. Те могат да бъдат изградени по всеки показател, вписан в регистрационната карта. При смесена форма на организация на деловодството, картотеките могат да се поддържат в офиса и в отделите. В оперативна работа има картотеки за текущата и изминалите години. Общ терминкарти за съхранение - три години. В картотеката на законодателни, регулаторни и административни документи картите стоят до замяна на документите с нови.

Като цяло, преди въвеждането на компютърни технологии в областта на управлението, информационната и справочната работа по документите на организацията беше слаба област на работа на офис услугите.

Помощ може да бъде издадена:

По конкретен документ: къде се намира; подготвителен етап; резултат от изпълнение; съхранение.

По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.

По регион: държава; площи; град;

За търсене на документ или група документи могат да бъдат посочени следните подробности:

Входящи, изходящи, вътрешни документи (търсене може да се извършва както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);

Вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);

Регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);

Организация (кореспондент/адресат);

При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.

Резултатът от търсенето на неизпълнен документ е информация за това кой изпълнител разполага с документа в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация в кой случай се намира този документ.

Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай към регистрационната карта за документа автоматично се прикачва файл с текста на самия документ (входящ - получен по имейл, факс или въведен чрез сканиране и последващо разпознаване хартиен документ, изходящ или вътрешен - изготвен с текстов редактор, електронна таблица и др.).

Контролни въпроси

2. Как е свързана информационно-справочната работа с регистрацията на документи?

3. В какви форми може да се организира информация и справочна работа в една институция?

4. Назовете най-характерните видове искания за документи.

5. Как се изгражда информационна и референтна картотека в традиционната форма, нейните разделители?

6. Какво е предимството на провеждането на информационно-справочна работа в автоматизиран режим?

7. Какви данни за документ могат да бъдат препратени в автоматизиран режим?

12. Контрол по изпълнението на документи

12.1. Значение и видове контрол

Контролът на изпълнението на задачите е една от функциите на управление. Целта на контрола е да осигури своевременно и качествено изпълнение на инструкциите и разрешаване на проблеми. Възможно е да се отдели контрол по съществото на решаването на проблема и контрол върху времето на задачата.

контрол по същество- това е оценка колко правилно, успешно, пълно проблемът е решен. Контролът по съществото на изпълнението на заданието, решаването на въпроса се извършва от ръководителя (на институция или отдел) или специално упълномощено лице. Отговорността за правилното и навременно решаване на въпросите, отразени в документите, се носи от ръководителите на структурни звена и служителите, на които е поверено изпълнението на документа. Изпълнителят, като правило, се посочва в резолюцията на ръководителя на документа или се определя в съответствие с разпределението на отговорностите в организацията (фирмата). Ако в резолюцията на ръководителя са посочени няколко изпълнители, лицето, посочено първо в резолюцията, отговаря за изпълнението на документа и съответно организира неговото изпълнение.

Контрол върху сроковете за изпълнение на документитеслужбата за документална поддръжка на управлението е отговорна, а в малка фирма - секретарят. V Държавна системадокументална поддръжка на управлението гласи, че „Контролът за изпълнение включва поставяне под контрол, проверка на навременната доставка на документа на изпълнителя, предварителна проверка и регулиране на хода на изпълнението, отчитане и обобщаване на резултатите от наблюдението на изпълнението на документи, информиране на управителя. Организацията на контрола върху изпълнението трябва да гарантира навременното и качествено изпълнение на документите. ”*

* състояниесистема за управленска документация. Основни разпоредби. Общи изискваниякъм услуги за поддръжка на документи и документи. - М., 1991, с. 47-48.
Технологията за наблюдение на времето за изпълнение на документи може да бъде разделена на следните процедури:

Фиксиране на всички поставени под контрол документи, инструкции, инструкции, задачи на ръководството (извършени в процеса на регистрация);

Проверка на навременната доставка на документа на изпълнителя;

Корекция на данни за контролирани документи при промяна на сроковете за изпълнение, прехвърляне на документ от изпълнител на изпълнител, от поделение в поделение (попълване на раздел „Ход на изпълнение”);

Напомняне на изпълнителите и ръководителите на отдели за наличие на неизпълнени документи и инструкции;

Информиране на ръководителите (отделения и организации) за състоянието и хода на изпълнение на документи;

Въвеждане на данни за изпълнение на документи;

Анализ на състоянието на нещата и нивото на изпълнителската дисциплина в организацията като цяло, по структурни подразделения, специалисти, видове документи и други аспекти.

Предвид факта, че изпълнителската дисциплина у нас все още не е на нужното ниво, всички документи, изискващи управленско решение или извършване на каквито и да е действия, изготвяне на отговор или друг документ, трябва да бъдат поставени под контрол. За административни документи, например заповеди, предмет на контрол са съдържащите се в тях решения. Съответно всяка точка, всяка задача или инструкция, съдържащи се в административния документ, се поставят под контрол.

Сроковете за изпълнение на документи могат да бъдат определени със закон, например за изпълнение на жалби на граждани.

В документи, получени от висши организации и съдържащи някаква задача, обикновено се посочва крайният срок. V административни документии решения на колегиални органи, срокът се посочва за всяка точка. На документите, разгледани от ръководителя, срокът за тяхното изпълнение се съдържа в резолюцията. За разрешаване на повтарящи се проблеми в институцията трябва да се установят стандартни срокове за изпълнение на такива документи и да бъдат отразени в инструкциите.

Приложението към „Система за управление на държавната документация“ предоставя списък на типичните срокове за изпълнение на документи, които трябва да се използват при съставянето на инструкции за деловодната работа на определена институция.

За документи, съдържащи сложна задача, могат да се определят дълги срокове (няколко месеца, шест месеца, една година). В този случай е необходимо поръчката да се раздели на етапи и да се контролира изпълнението на задачата на етапи.

При срочния контрол могат да се разграничат текущ контрол, превантивен и окончателен контрол.

Основните видове контрол са текущ и превантивен контрол.

Под текущконтрол разбират ежедневната подготовка на информация за документи, срокът за които изтича днес. Текущият контрол се осъществява чрез ежедневна проверка на напредъка на документа и напомняне на изпълнителя за изтичането на срока и необходимостта от завършване на работата по документа. Отговорен за наблюдението на изпълнението (в малка фирма - секретарят) ежедневно, като правило, в началото на работния ден, идентифицира и съставя списък с документи, които изтичат днес.

Текущият контрол помага да се планира работата за деня. Веднага показва какви въпроси трябва да бъдат завършени днес (решаване на проблем на среща, подписване на документ, изпращане на факс и т.н.). Следователно контролът върху времето на изпълнение на документи е функция, която задължително е предвидена в описание на работатаглавен секретар. Всеки ден, идентифицирайки документи, които трябва да изтекат, секретарят открива възможността за своевременно разрешаване на проблема и в случай на неспазване на сроковете докладва на управителя за това.

По време на предпазниконтрол, съставят се резюмета и се предупреждават изпълнителите по документи, чийто срок за изпълнение изтича до 2-3 дни. Служителят все още има време да разреши проблема.

Формата на контрол е много важна. Само ориентацията на контрола да помогне на служителите да организират работата си, а не да идентифицират недостатъците, желанието да се помогне, да се напомни, а не да се осъди, може да осигури най-голяма ефективност на службата за контрол.

Систематична проверка на изпълнението, умело и правилно извършена от служител, който тактично напомня, че документът е необходим навреме, че просперитетът на компанията зависи от навременното разрешаване на въпроса и т.н., подчертава необходимостта от този служител и неговата работа. Освен това картотеката на крайния срок помага при планирането на работния ден на мениджъра, тъй като отразява всички дейности и задачи за дадена дата.

Ако при получаване на документа или по време на изпълнението на документа от изпълнителя се окаже, че е невъзможно да се изпълни своевременно, това се докладва на ръководителя на звеното (ръководителят, чиято резолюция е на документа или който е дал задачата на изпълнителя), който има право да отложи изпълнението на документа. Ако ръководителят удължи срока, секретарят, в съответствие с неговите указания, вписва в регистрационната карта нов срокекзекуция.

Въпросът за отлагане на изпълнението на документа трябва да бъде повдигнат не по-късно от един ден преди изтичането на ключовата дата. Отлагане на крайния срок задна датане е разрешено и като правило е невъзможно по принцип в автоматизираните системи.

При документи с дълъг (няколко месеца) срок на изпълнение, например договори, междинните етапи на изпълнение могат да се контролират с въвеждане на информация за хода на изпълнение в полето „Ход на изпълнение” на картата за регистрация на документа.

Често решаването на въпроса изисква последователна работа по документа от няколко изпълнители или съгласуване на документа с няколко отдела. Например проект на договор трябва да бъде съгласуван с правно обслужване, със счетоводство и др. В тези случаи трябва да се контролира продължителността на документа при всеки изпълнител. При прехвърляне на документ трябва да се регистрира фактът на прехвърлянето. Обикновено регистрацията се извършва от секретаря на звеното, което прехвърля документа. Движението на документа и датите на неговото прехвърляне са отразени в раздела на регистрационната карта „Движение на документите“.

Когато се появят документи с изтекъл срок, списъкът им се разпечатва същия ден и се докладва на управителя.

Ако правото на. регистрацията на документи може да бъде предоставена на широк кръг служители, тогава промените в регистрационната карта, като правило, се извършват само от един отговорен служител, секретар-референт или ръководител на офиса.

Премахване на документ от контролсе извършва само след пълното изпълнение на документа: изпълнение на резолюцията на ръководителя, подготовка на документ за отговор, получаване на отговор на изходящ документи друго документирано потвърждение на факта на изпълнение. Резултатът от изпълнението на документа трябва да бъде записан в регистрационната карта. Например: изпратена е покана, подписан е договор, изпратено е писмо със спецификация на продукта и т.н.

Регистрационната карта съдържа и информация за датата на изпълнение на документа и посочва номера на делото по номенклатурата, в която е заведен изпълненият документ.

ДА СЕ финалконтрол включва аналитична работада обобщи дисциплината на изпълнение и резултатите от работата на служителите на звеното или организацията като цяло. Окончателният контрол се извършва от служители (служба), отговорни за наблюдение на изпълнението, или от секретаря на дружеството с определена честота (седмично, месечно, тримесечно). Всъщност това е аналитично обобщение на работния процес, дисциплината на изпълнение в една организация (фирма) и нейната структурни подразделениядава представа за организацията като цяло. Резултатите от последващия контрол се отразяват в крайните количествени и списъчни обобщения на състоянието на изпълнение на задачите, т.е. контролирани документи. Окончателният контрол, в съчетание с превантивен контрол, е средство за осигуряване на решаването на производствени и търговски проблеми и същевременно стимулиращ фактор за подобряване на дисциплината на служителите.

Формата на контрол е периодичното съставяне на обобщени отчети по документите на организацията (фирмата). Това позволява на ръководството да знае какво прави този или онзи служител (отдел) и как вървят нещата в определена област на дейност (решаване на конкретен проблем).

Формуляр за контролен доклад

Такава таблица е основата за крайния контрол.

Въпрос 8. Организация на справочно-информационната работа

Условието за успешното функциониране на услугата DOE в областта на информацията и справочната работа е създаването на референтен файл ( информационно бюро), в които регистрационните карти са подредени по определена система (вж. отговор на въпрос 54, стр. 159).

Задачата на референтния апарат в деловодството е да отговори на два въпроса по всяко време: първият е в кой отдел, кой от изпълнителите и на какъв етап на изпълнение е желаният документ, вторият е в кой документ (в кои документи ) има конкретна информация по желания въпрос.

Информация и справочна работа могат да бъдат изградени както традиционно с помощта на референтни карти, така и в автоматизиран режим. Нека разгледаме накратко и двата подхода.

Референтните файлове в централизирането на регистрационните и справочните операции се намират в офиса и контролната група. При децентрализирани операции картотеките се намират в структурните подразделения на организацията.

Картите са групирани в картотечен файл според характеристиките, които са напълно зависими от съдържанието, заявките, които трябва да бъдат удовлетворени с негова помощ.

Референтният файл е разделен на две части: първата включва карти за неизпълнени документи, втората - за изпълнени.

Когато картите се изпълняват, картите от секциите на първата част на картотеката се преместват в съответния раздел< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Референтни картипредадени в архива заедно с попълнени документи и документи.

Възможностите на информационните и справочните услуги с въвеждането на автоматизирана система за регистрация на документи се разшириха значително. Автоматизираната система ви позволява да намерите справки за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа.

Търсенето на информация за конкретен документ може да се извърши по неизпълнени документи, по цялата оперативна база данни за текущата година, а при необходимост и по документи от минали години (архивна база данни).

Ако е необходимо да се получи информация за конкретен документ, съответната регистрационна форма се показва на екрана и след това се отпечатва. Резултатите от търсенето на информация за група документи се показват в табличен вид и, ако е необходимо, могат да бъдат отпечатани.

Информацията за неизпълнен документ или съответно за изпълнен такъв показва кой изпълнител притежава документа или в кой случай този документ е подаден.

В момента системите за пълнотекстово търсене на необходимата информация стават все по-разпространени. За тези цели към регистрационната карта за документа се прилага файл с текста на самия документ. Такива системи ви позволяват да търсите не само по детайлите на регистрационната карта, но и по съдържанието на самия документ - търсене на този документ от ключови думиили фрази.

Използването на компютърни технологии ускорява работния процес, повишава изпълнителската дисциплина на служителите и подобрява управлението на организацията като цяло.

Страница 15 от 16

Иинформация и справочна работа по документи.

Основа на информация и справочна работа по документие база данни, формирана в процеса на въвеждане на входящи, изходящи и вътрешни документи в компютър.

Съвременните СУБД (системи за управление на бази данни) ви позволяват да правите запитвания и съответно да получавате отговори за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа.

По същия начин се извършва и търсенето на самите документи. Търсенето може да се извърши по всяка попълнена табела (поле) в регистрационната карта. По правило това са номера на входящия документ, датата на получаване на документа, вида на документа, кореспондента, територията, изпълнителя на документа, номера на изходящия документ, датата на изпращане на документа и др. Съответните стойности на полета се въвеждат или от клавиатурата, или за класифицираните стойности се избират от съответния списък (тип документ, изпълнител и т.н.). Помощ може да бъде издадена:

1. По конкретен документ: къде (кой) се намира; етап на изпълнение (подготовка); резултат от изпълнение; място за съхранение (за изпълнени документи).

2. По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.

4. По регион: държава; площи; град.

При търсене на конкретни документи или група документи могат да се посочат следните подробности:

1) входящи, изходящи, вътрешни документи (търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);

2) вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);

3) приблизителния хронологичен обхват на търсенето (по датата на получаване или за вътрешно - подписване на документа, или от един номер на друг);

4) регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);

5) организация (кореспондент/адресат);

При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.

Условията за търсене се формират като комбинация от попълнените полета на картата, подобно на регистрационната карта, т.е. при попълване на няколко полета ще бъдат намерени документи, отговарящи на всички посочени параметри.

Търсенето на документи може да се извърши по неизпълнени, изпълнени документи (с дата на изпълнение и знак за поставяне в делото), върху цялата оперативна база данни (документи от текущата година на водене), а също и, ако е необходимо, на архивната база данни (документи от минали години).

В случай на търсене на конкретен неизпълнен документ, резултатът от търсенето е информация за това при кой изпълнител се намира документът в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация в кой случай се намира този документ.

Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай към регистрационната карта за документа автоматично се прикачва файл с текста на самия документ (входящ, получен по електронна поща, факс; или въведен чрез сканиране и последващо разпознаване на хартиен документ, изходящ или вътрешен - изготвен с помощта на текстов редактор, електронна таблица и др.). P.).

Такива пълнотекстови системи ви позволяват да търсите не само по данните, въведени в картата на документа, но и по съдържанието на документа, т.е. търсене на документи, в чийто текст има определени думи или фрази. Например, ако искаме да намерим документи, свързани с покупката на принтер от Орион, тогава търсим думите "принтер" и "Орион".

Използването на автоматизирани технологии значително намалява разходите за труд за регистрация, контрол на изпълнението и справочно-информационно обслужване. Така че, ако разходите за труд за попълване на една традиционна регистрационна карта са 0,152 часа, то при използване на автоматизирана технология - само 0,054 часа. Съответно разходите за труд за търсене актуална информацияса 0,17 или 0,054 часа, изготвянето на удостоверения за неизпълнени навреме документи по традиционна технология отнема месечно (10 документа), годишно (над 100 документа) от 0,26 часа до 8 часа. В същото време подобно удостоверение в автоматизирана системасе приготвя за 0,05 часа и с подходящите настройки обикновено може да се създаде и отпечата автоматично с определена честота.

Интерес представляват нормите за време за наблюдение на изпълнението на документите, включително поставяне на знак „К” върху документа, подлежащ на контрол, напомняне на изпълнителя за крайния срок, въвеждане на информация в картата за хода на изпълнението, информиране на ръководителите за състояние на изпълнение, снемане на документа от контрол, изготвяне на резюме на документи, неизпълнени в срок, съставяне на резюме на изпълнението на документи, подлежащи на контрол; обобщение на резултатите от изпълнението на документи в структурни подразделения, анализ на състоянието на изпълнение на документи в организацията. Например, изготвянето на сертификат за информиране на ръководството (сертификат за 20 документа) в традиционната офис работа отнема 1,8 часа, а в автоматизираната - 1 час.

Програмите за регистрация и контрол на изпълнението на документи са важни интегрална частмодерни системи за автоматизация на офиса.

Една от основните цели на регистрацията е да се създаде база данни с организационни документи. Службата за управление на документи (или секретар в малка организация) е длъжна да отговори на два типа въпроси въз основа на тази база данни:

Кой, къде, на какъв етап от работата е даден документ;

В какви документи можете да намерите информация по определен въпрос.

Притежанието на целия набор от информационни и документационни ресурси е основната задача на службата DOW. И на първо място, за да се изпълни тази конкретна задача, всички данни за документи се записват в регистрационните форми. Информационно-справочната работа, както и самата система за регистрация, могат да се извършват както в традиционната форма (главно с помощта на картотека), така и в автоматизиран режим.

Референтният файл е изграден от регистрационни карти. Разделителите в референтния файл са имената на структурни подразделения или дейности на организацията. В рамките на тези раздели е най-удобно да поставите карти по азбучен ред на кореспонденти или въпроси на дейност (стоки, продукти и др.). В момента на регистрацията на документа се съставят две карти: едната се поставя във файла за контрол на времето, а другата в референтния файл. След изпълнение на документа картата от срочната картотека, като по-пълна и имаща всички белези за разрешаване на поставения в документа въпрос, се прехвърля в референтната картотека, а подобна карта от справочния файл шкафът е унищожен или използван при създаване на допълнителен референтен картоиндекс за търсене на документи чрез друга функция за търсене.

Говорейки за информацията и справочната работа по документите на организацията, трябва да се отбележи, че едно от основните предимства на използването на автоматизирани системи за управление на документи, в сравнение с традиционните технологии, е намаляването на времето, прекарано в търсене на документи и съставяне на резюмета. и отчети, както и повишаване на ефективността на търсенето и качеството на обобщенията и отчетите.

С помощта на автоматизирана система за управление на документи можете бързо да търсите документ или документи както по стойността и комбинацията от всякакви детайли на регистрационната и контролна карта, така и по текстовете на самите документи (файлове).

Използването на автоматизирана система за поддръжка на документация за управление извежда информацията и справочната работа на ново ниво. Достъпът до системата от работните места на всички служители, работещи с документи, а не само услугите за управление на документи, както и възможността за бързо търсене на всякакви документи, както текуща работа в офиса, така и за минали години, може значително да подобри качеството на документа подготовка, премахва повторното съставяне на подобни документи или изготвянето на противоречиви документи от различни служители или отдели и в крайна сметка води до значително повишаване на ефективността на управленския апарат като цяло.