Правни основи на предприемаческата дейност - Хипермаркет на знанието. Система от административни документи Проверка на стойността на документите в деловодството на организацията

1. Опишете функциите на документа: информационни, комуникативни, исторически, управленски, правни, счетоводни, функцията на документа като исторически източник.

Функция -това е предназначението на документа, присъщо за него. Няма документи, които да носят само една конкретна функция. Документът, действащ като незаменим елемент от управленската дейност, е както средство за труд, така и негов резултат. Документите заемат такова място поради своята многофункционалност, т.е. наличие на различни функции.
Функциите на документа могат да бъдат разделени на три блока:

информационни функции (информационни, социални, политически, комуникативни);
функции, които осигуряват процеса на управление (управленски, правни, счетоводни);
функции, които имат културно-исторически характер (културни, функция на исторически източник).

Информационен функция се обуславя от необходимостта от консолидиране на информацията с цел запазването и предаването й във времето и пространството, т.е. неговата материализация. Характерна особеност на информационната функция е, че тя е присъща на всички документи без изключение, независимо от начина на тяхното производство и носителя на информация, тъй като необходимостта от фиксиране на информацията е причината за появата на всеки документ. Информационната функция има сложна структура. Състои се от улавяне (фиксиране) на информация, съхраняване на информация, предаването й във времето и пространството. Всичко това прави възможно използването на информация (достъпност).
Изпълнявайки информационна функция, документите притежават определен информационен капацитет (информационен потенциал), т.е. характеризиращ се с определено количество и качество на информация. Информационният капацитет на документа се определя от такива показатели като пълнота, оптималност и уместност на информацията.
Важна функция на документа е социални , т.е. фиксиране на информация за процесите, протичащи в обществото (социална информация). На изучаването на тази функция на документа се основават следните науки: история, социология, изворознание. Почти всеки документ е обществено значим, т.к възниква поради тази или онази обществена потребност. Трябва обаче да се отбележи, че значението на документите, които изпълняват социална функция, може да бъде различно. Така че административните документи са по-важни от удостоверение за работа, издадено на гражданин. Държавните стандарти за документация също изпълняват социална функция, т.к. фокусирани върху използването на определени средства за обработка на документи, посочващи определен етап от техническо развитие, постигнат от страната (индустрията). Следователно документите могат не само да отразяват процесите, протичащи в обществото, но и да влияят на социалното развитие.
Всеки документ може да даде представа за определен отрасъл на дейност, характеристика на социалните отношения. Трябва да кажа, че социалността и точността на информацията се повишава, ако един документ се сравнява с други групи подобни документи, свързани със същата индустрия, към същия период от време и пространство.
Социалната функция може да се прояви и в характеристиката на личността в нейната социални аспекти(отражение на дейност, място, роля на този или онзи човек в определена социална структура).
Социалната информация може да се съдържа в завършен вид или във форма, която позволява да бъде извлечена само в резултат на анализ.
Тази функция е тясно свързана фалшификация документи. Дори в случай, че документът е фалшифициран, информацията, съдържаща се в него, не престава да бъде социална. IN този случайстава ясно само каква социална потребност е причинила тази фалшификация. Това ви позволява да хвърлите нов поглед върху природата на обществото, дадена институция, група хора и дори отделен човек.
политическа функция. Тази функция е тясно свързана със социалната. Документи, фиксиране и съхраняване на информация за политически процес, т.е. за вътрешната и външната политика на държавата, за дейността на политическите партии, опозицията, лидерите, изпълняват политическа функция.
Комуникационна функция - функцията за предаване на информация във времето и пространството. Благодарение на тази функция се поддържат връзки между индивида и обществото, различни елементи на социалните структури. Има няколко направления за движение на документи:

едностранно, когато документите са ориентирани в една посока: отгоре надолу, т.е. от законодател до Лю. Този тип движение включва такива документи като закони, укази, укази, резолюции. Еднопосоченможе да се насочва и отдолу нагоре, т.е. от изпълнителя.
Другата страна се случва с помощта на документи, които са тясно свързани помежду си (договори, официална кореспонденция.
многостранен, когато обменът на информация се осъществява с помощта на документи, предназначени да информират цялото общество (укази, декларации, кодекси, закони).

С навлизането на компютърните технологии, интернет, електронната поща, което доведе до увеличаване на скоростта на пренос на информация и обхвата на нейните потребители, комуникативните възможности на документите се увеличиха.
управленска функция. В тази функция документът действа като средство за управленска дейност. Управленската функция се изпълнява от документи, създадени за целите на управлението и в процеса на неговото изпълнение, за да се осигури процесът на изпълнение на решението. Документите с тази функция са основен източник на информация, играят важна роля в информационната поддръжка на управлението, т.е. изпълняват функцията за организиране на информация. Управленските документи в определена форма отразяват етапите, връзките и циклите на управление и сами оказват влияние върху сферата на управление.
IN правна функция документът действа като регулатор различни партиидейност на общество, държава, институция, предприятие, организация. Тази функция се изразява във фиксиране, консолидиране и прилагане на правни норми и правоотношения.
Документите, надарени с тази функция, могат да бъдат разделени на две групи:

документи, които първоначално го притежават;
документи за придобиването му навреме.

IN първоГрупата документи включва документи, които установяват, консолидират, променят правни норми и правоотношения или ги прекратяват, както и документи, които пораждат правни последици. Те включват правни актове на представителни и административни органи, т.е. всички правни актове на държавни органи (закони, постановления, постановления), съдебни, прокурорски, нотариални, арбитражни актовеуправление, издадено от организации, институции, предприятия и пораждащо определени правни последици (заповеди, заповеди, наредби, устав, инструкции, правила), както и посочващи правоприлагаща практика. Това включва договорни документи; документи, които нямат признаците на правни актове, които пряко пораждат или прекратяват правоотношения, но имат определена легален статут(метрични сертификати, паспорти, дипломи, удостоверения, удостоверения за самоличност), както и подкрепящи финансови документи (актове, фактури, платежни нареждания).
Ко второТази група включва документи, които могат да бъдат представени като доказателства в съда, следствените органи, прокурорите, нотариусите, арбитражните и държавните органи.
Неправната документация се използва като основа за приемане на правни актове. Така че плановата документация може да бъде основа за приемане на административен документ, с който е одобрена.
Въз основа на документи, надарени с правна функция, възникват определени правоотношения - административни, трудови.
Счетоводна функция . С помощта на тази функция на документа се характеризира количествената страна на информацията, съдържаща се в документа. Счетоводната информация, представена във формализиран цифров израз, систематизира и отразява всички явления от икономическата дейност на държавата, нейните органи и администрация. За документи, които изпълняват счетоводна функция, е разработена определена структура за представяне на информация. Такива документи имат унифицирани формуляри, одобрени от държавни органи.
Има следните видове счетоводство:

статистически;
счетоводство;
оперативен.

Те са отразени в статистически, финансово-икономически, планови, отчетни и някои информационни и справочни документи.
Трябва да се отбележи, че счетоводството е необходимо не само за изразяване на количествени характеристики, но и за анализ, контрол и доказване на истината.
Счетоводните документи могат да бъдат разделени на две групи:

първичен;
консолидиран.

културна функция . В този случай документът действа като средство за консолидиране и предаване на културната традиция. Документът може да бъде представен като културен обект, който улавя информация чрез различни методи: писане, филм, снимка, звукозапис.
Културната функция на документа се изпълнява най-ефективно от големи комплекси от документи, които характеризират определена област на дейност (технология, наука, живопис).
Една от най-важните функции, изпълнявани от документите е функция на документа като исторически източник . Документът става исторически източник от момента, в който се появи, а не когато се прехвърли в архива за съхранение. Тази функция на документа се изучава от такава наука като: изворознание. Именно тя разглежда документа чрез анализ на неговата форма, съдържание, произход, авторство, език, материал, върху който е направен документът.
По този начин документът съчетава няколко функции наведнъж, които са взаимосвързани, но ролята на всяка от тях е различна. Ролята на функциите на документа може да се промени с течение на времето, когато информацията, съдържаща се в него, губи своята ефективност и актуалност и се превръща в ретроспективна, а ефективността, нормативната и регулаторната значимост се губи. Има изместване на едни функции от други.
Функции от оперативен характер, чиято продължителност е ограничена (политически, комуникативни, управленски, правни, счетоводни) се заменят с функции с постоянен характер (информационни, културни, социални, исторически източник).

2. Дайте описание на класификацията на документите: по начин на производство, произход, съдържание, наименование, място на съставяне, автентичност, брой отразени въпроси, по спешност, степен на публичност, предназначение, юридическа сила, срокове на съхранение.

1.Класификация на документа е разпределението на документите в класове, раздели според най-много Общи чертиприлики и разлики.
от метод на фиксиране информация (техника на възпроизвеждане) документите се делят на:
написано (за хартиено копие), графики, филми, снимки, аудио документи, машинно четими документи, електронни документи. Това включва също технотронни документи (документи, създадени с помощта на технически средства) и виртуални документи.
от съдържание документите се делят на организационно-административни, разчетни и финансови, снабдителни, маркетингови, кадрови и др.
от името на типа документ прави разлика между голям брой документи. Това са заповеди, протоколи, актове, писма, удостоверения и др.
от видове Документите са типични, примерни, индивидуални и шаблонни.
Образците на документи се разработват от висши органи за подчинени организации с хомогенни функции и са задължителни. Примерни документи се разработват и от по-висши органи за организациите в тяхната система, но те са с препоръчителен, образцов характер. Индивидуалните документи се разработват от конкретни организации за вътрешно ползване. В шаблонни документи постоянна часттекстът се отпечатва в момента на производство (на компютър или в принтер) и се оставя място за променлив текст.
от степен на трудност Прави се разлика между прости документи, съдържащи един въпрос, и сложни документи, съдържащи няколко въпроса. Препоръчително е да се състави прости документи, защото те са по-лесни за разграничаване, оформяне в случаи, обработка.
от място за изготвяне на документа класифицирани на вътрешни и външни. Вътрешни - документи, които се създават в институцията в процеса на документиране за решаване на техните проблеми и не излизат извън границите на институцията. Външна – входяща и изходяща кореспонденция.
от срокове документите се делят на спешни и неспешни.
от произход документите са служебни и служебно-лични. В същото време от своя страна служебните документи са разделени на общи и специални (планова, счетоводна, парична и сетълмент документация).
от степен на публичност разпределя обикновени, секретни документи и документи с надпис „За служебно ползване“ (DSP).
от правна сила Правете разлика между истински и фалшиви документи. Автентичните документи се считат за издадени по установения ред при спазване на всички правила. Автентичен - това е документ, информацията за мястото и времето на създаване на който, съдържаща се в самия него, отговаря на реалността. Подправени документи се считат за документи, чийто дизайн или съдържание не отговарят на истината. Истинските документи се делят на свой ред на валидни и невалидни. Документът става невалиден, ако е изгубен правно действиепоради каквато и да е причина, като изтичане.
от етапи на създаване (методи на сертифициране) документите се делят на оригинали (оригинал) и копия.
Оригинален - това е оригинален, оригинален, оригинален документ., т.е. това е документ, създаден за първи път от всеки индивидуален или колективен автор. Оригиналът може да има няколко издания, варианти. Оригиналите могат да бъдат под формата на чернова, бял документ, машинописно копие. Извикват се оригинали, създадени в множество екземпляри умножено . Понякога "оригинал" се използва като синоним на "оригинал", въпреки че "оригинал" има малко по-различно значение от "оригинал". оригинален счита се първото или качествено копие на официален документ. Скрипт - Това е оригиналът, заверен в установената форма. С други думи, има реквизита "подпис". За да стане оригиналът, той трябва да бъде издаден на бланка, да има подпис, печат.
копие е комплект. Има следните видове копия:
Екстракт - това е копие на част от документа (извлечение от заповеди, протоколи).
Издаване на бизнес писмо – копие от документа за изпращане, т.е. писма. Изготвя се като копие на празен лист хартия и остава в организацията. При това той придобива юридическа сила.
Множество копия - копия от копие. Двойни копия - това е когато се създават 2 документа: за предаване и самият документ. Тези документи не са еднакви по своите характеристики.
Появата на нова техника на възпроизвеждане (репродукция) доведе до появата автоматично (факс) копия. Тези копия се получават едновременно с оригинала. Концепцията за "факсимиле" е тясно свързана с това копие. факс – автоматично получен подпис. Това означава, когато се възпроизвежда целият документ, включително подписът. Такива копия също се наричат факсимилни оригинали . Тук подписът се разпознава като оригинал и не се нуждае от заверка. Пример за факсимилно копие е факсът.
Има и такива видове копия като фотокопия и леки копия. Тяхната отличителна черта е точното възпроизвеждане на оригинала.

Според метода на заверка копията се разделят на:
официално сертифицирани;
прост сертифициран;
нотариално заверен;
несертифицирани.
Официално заверено копие - когато съответствието с полинома е потвърдено от друго длъжностно лице и е придружено от формалности (поставят се печат и подпис на длъжностното лице).
Обикновено заверено копие - когато съответствието с оригинала е потвърдено без спазване на установените формалности (без разпечатване).
Нотариално заверено копие - когато съответствието с оригинала е потвърдено от длъжностно лице, нотариус.
Незаверено копие - това са копия, които нямат потвърждение за съответствието им с оригинала.
По юридическа сила копията са разделени на:
дубликати;
дипломатически копия.
Дублиране е копие, което има юридическата сила на оригинала. Това не е второто копие на оригинала, може да има отклонения от него.
Дипломатическо копие - копие, което възпроизвежда документа с всички характеристики (стар правопис, грешки, пунктуация).
от срок на годност Документите са разделени на три основни групи:
постоянен срок на съхранение;
срок на временно съхранение над 10 години;
временен срок на съхранение до 10 години.
от форма документите се делят на:
определена форма;
произволна форма.
По определен формуляр се съставят официални документи, а документи от личен произход се съставят по произволен формуляр. Формите на документите са обемни, площни (рисунки, плакати), линейни (филм, свитък), картови и кодови.
от носители документите се делят на хартиени и документи на специални носители.
от техники за запис документите са: прости, дословни и криптирани.
от дейности Документите се делят на организационни, административни и информационно-справочни.
от степен на задължение разграничават директивни и информативни. Документите за политика са документи, които се издават от властите и изпълняват управленска функция. Информационните документи включват документи с актуален характер.

3. Дайте понятието "форма", видове форми, тяхното предназначение, състава на детайлите.

Празен документ- стандартен лист хартия с детайли, възпроизведени върху него, съдържащ постоянна информация и място, запазено за променлива. Използването на формуляри намалява разходите за изготвяне на документ, намалява броя на грешките при неговото изготвяне и изпълнение и прави възможно постигането на унификация на формулярите на документи. Освен това използването на формуляри улеснява възприемането на документа, подобрява външния му вид. Правилно изпълнената форма е отличителен белег на организацията.
Изискванията за разработване, използване и съхранение на формуляри на документи са формулирани в следните наредби:
STB 6.38-2004 " Еднообразни формидокументация. Система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“;
"Инструкции за деловодство в държавни органи и организации на Република Беларус";
Указ на президента на Република Беларус от 28 юни 2000 г. № 357 „За рационализиране на производството и използването на формуляри на документи, изобразяващи държавния герб на Република Беларус“;
Постановление на Министерския съвет на Република Беларус от 31 юли 2000 г. № 1172 „За одобряване на наредба за реда за производство и използване на формуляри на документи с изображение на държавния герб на Република Беларус и изменения към Постановление на Кабинета на министрите на Република Беларус от 7 август 1995 г. № 424”.
Общите изисквания за формулярите са формулирани в STB 6.38-2004. Стандартът установява единни правила за изготвяне на ОРД, както и формите, използвани при тяхното изпълнение.
Формулярите на документи се изработват на формати А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Производството на последното се препоръчва с цел спестяване на хартия. Използват се при изготвянето на малки документи, като мотивационни писма.
Формулярът трябва да има полета: ляво - 30 мм, дясно - 8-10 мм, горно и долно - 20 мм, като поставянето на полета или техните ограничителни знаци върху формуляра е по избор.
STB 6.38-2004 установява следните видове ORD формуляри: формуляр за писмаИ обща форма. Първата форма се използва изключително за писане на писма, независимо от вида им. Следователно не е необходимо да се посочва името на типа документ върху него. На бланкавместо реквизит "Наименование на вида на документа" имат реквизитите "пощенски адрес на подателя" и "търговски и комуникационни данни", а вместо реквизит "място на изготвяне или публикуване на документа" имат реквизита „препратка към датата и номера входящ документ". На общи формуляри се съставят административни документи на организацията (заповеди, заповеди, решения), както и организационни (правилници, инструкции) и справки и информация (акти, протоколи, удостоверения, меморандуми и др.). Разрешено е да се произвежда на базата обща формаспециални формуляри за определен вид документ, например формуляр за поръчки, формуляр за протоколи. Съгласно Примерните инструкции за документооборот, производството на специални формуляри за видовете документи се счита за подходящо, ако в организацията се създават повече от 200 такива документа годишно.
При изготвяне на формуляр за писма се използват следните детайли:

пощенски адрес на подателя;
комуникационни и търговски данни;
ограничителни знаци на реквизитите „Дата“, „Регистрационен индекс“, „Препратка към регистрационния индекс и датата на входящия документ“ и „контролен знак“.

Ограничителни знаци могат да се поставят и за поставяне на детайлите „заглавие към текст“ и „адресат“. Посочването на тези данни и знаци във формуляра е препоръчително, ако документацията в организацията се извършва с пишеща машина. Използването на компютърни технологии прави прилагането им върху формуляра излишно.
В общия формуляр посочете:

Държавен герб на Република Беларус
емблема или търговска марка(марка за обслужване) за организации с недържавна форма на собственост;
организационен код по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 "Държавни органи и администрация" за държавни органи и администрация) и ОКР (ОКРБ 018-2003 "Юридически лица и предприемачи");
име на организацията майка;
пълно и съкратено наименование на организацията;
име структурна единица;
място на съставяне или публикуване на документа;
ограничителни знаци и редове за детайлите "код на документа по ОКУД", "дата", "регистрационен индекс", "контролен знак".

Възможно е да се поставят ограничителни знаци върху общия формуляр за детайлите „Заглавие към текста“, „адресат“ или „печат за одобрение“. В общия формуляр има свободно място за реквизит „Име на вида на документа“.
Формулярите на документи могат да се отпечатват в печатницата, а при използване на компютър формулярът може да бъде въведен в паметта на компютъра и автоматично да се изведе при отпечатване на документа. Въпреки това, независимо как е направена формуляра, той трябва да бъде отпечатан върху бяла хартия.
За производството на форми на институции по типографски начин е необходимо да се изготви оформление (чертеж) на формуляра, което е изградено на базата на структурна решетка. Чертежът трябва да бъде направен с мастило в мащаб 1:1 в стриктно съответствие с размерите, посочени в STB 6.38-2004, и трябва да представя точно бъдещата форма на документа. Чертежът трябва да показва:

формат на формуляра;
размери на полето;
площта на всяка опора.

Постоянните детайли се прилагат към формуляра в съответствие с установените размери и правила за проектиране на детайли, местата на някои променливи детайли, които трябва да бъдат в горната (заглавната) част на документа, както и данните, приложени в долната част на формата, са маркирани под формата на ъгли или линии.
Към чертежа е приложена обяснителна бележка, която посочва вида и цвета на хартията, цвета на печатарското мастило, името на шрифта, размера на щифтовете (за набор от детайли), списъка с детайли, които може да се отпечата.
При производството на формуляри трябва да се използват типографски шрифтове с размери от 6 до 16 буквални, обикновени и вестникарски шрифтове. Допустимо е името на институцията да се подчертае с ръчно нарисуван шрифт от 6 до 24 pt. Трябва да се има предвид, че в рамките на една и съща форма използваните шрифтове не трябва да се различават значително по размер.
Когато изготвяте формуляри по типографски начин или с помощта на компютър, детайлите винаги се изготвят центрирано.
STB 6.38-2004 определя общите изисквания за изпълнение на формулярите на документи. За да се рационализира производството и използването на формуляри на документи с изображението на държавния герб на Република Беларус, беше издаден президентски указ № 357 от 28 юни 2000 г. (наричан по-долу Президентски указ).
С указ на президента право да поставят изображението на държавния герб върху формулярите на документи се предоставя само на държавни органи и други държавни организации. В съответствие с Правилника за държавния герб на Република Беларус, одобрен с Указ на президента на Република Беларус от 7 юни 1995 г. № 213, възпроизвеждането на държавния герб върху формата на документи е задължително за тези организации.В същото време изображението на държавния герб на Република Беларус трябва да се поставя от държавни органи и други държавни организации както върху бланки, така и върху общи формуляри, както и върху формуляри на конкретен вид документ.
С указ на президента бяха одобрени образци на официални формуляри:
- за всички видове ORD на белоруски и руски език с надлъжно разположение на детайлите;
- за букви на беларуски и руски езици с надлъжно разположение на детайлите.
Всички формуляри за печат в съответствие с одобрените образци са съставени на беларуски и руски език.
Ъгловият вариант не е разрешен.Указът на президента изисква да се гарантира стриктно спазване на актовете на законодателството на Република Беларус, които уреждат процедурата за съставяне и издаване на ORD.
Указът на президента забранява производството и използването на официални формуляри с изображението на държавния герб на Република Беларус от ръководители и други длъжностни лица на държавни органи и други държавни организации. STB 6.38-2004 не предвижда такива подробности като "Показване на длъжността на лицето, издаващо документа."
Правото на поставяне на изображението на държавния герб на Република Беларус върху формуляри на документи на други организации, с изключение на посочените по-горе, както и официални формуляри на документи на ръководители, други длъжностни лица правителствени агенциии други организации могат да бъдат предоставени от президента на Република Беларус или по предписания от него начин. В момента няма определен ред.
организации с държавна форма на собственост,тези, които не използват изображението на държавния герб като атрибут на формуляра при изготвяне на формуляра на документи, се ръководят от изискванията на 6.38-2004. В същото време бланки трябва да се изготвят на два езика.(взето е съответното решение Конституционен съд RB през април 2000 г.). Общи бланки и специални формуляри за отделни видове документи могат да се изготвят на един от държавните езици. Детайли от всички видове форми могат да бъдат подредени както ъглово, така и надлъжно. Въпреки това, трябва да се помни, че STB 6.38-2004 препоръчва да се поставят детайлите на формуляр, съставен на два езика, по надлъжен начин.
В изпълнение на Указа на президента с Постановление на Министерския съвет от 31 юли 2000 г. № 1172 е одобрен Правилник за реда за производство и използване на формуляри на документи, изобразяващи държавния герб на Република Беларус.
В съответствие с този регламент формулярите, които имат държавен герб на Република Беларус като реквизит, трябва да се изработват изключително чрез отпечатване. Използването на фотокопия на такива формуляри при създаване на документи не е разрешено.
Формулярите за печат подлежат на задължителна регистрация. За целта счетоводни поредни номера се нанасят върху формулярите по типографски начин или чрез числител. Тези числа могат да се поставят в долния ляв поле. предната странаили на гърба на формуляра. Най-рационалният начин изглежда е подреждането на серийни номера на гърба, т.к това ви позволява да използвате свободното място на лицевата страна за поставяне на различни официални бележки (регистрационен печат на входящи документи, бележки за изпълнение на документа и изпращането му към делото).
Регистрацията на формуляри за печат при получаването им от организацията се извършва отделно по вид в регистрационния формуляр (карта или дневник) съгласно следните данни:
наименование на формуляра за печат (общ, формуляр за писма, формуляр за конкретен вид документ);
дата на получаване, дата, индекс на придружителния документ, организация-доставчик на формуляри (посочете датата и номера на писмото на печатното предприятие, което е изработило формулярите, неговото име);
брой на получените екземпляри, серии и номера на подпечатаните формуляри, наименование на структурното звено на държавния орган (организация), инициали, фамилия на официалния получател на подпечатаните формуляри, разписка за получаване, знаци за унищожаване.
Лицето, лично отговорно за отчитането, използването и съхранението на подпечатаните формуляри на документи, се назначава със заповед (инструкция) на ръководителя. Издава формуляри за печат директно на структурни звена (изпълнители).
Лицето, отговорно за записването, използването и съхраняването на подпечатани формуляри, поддържа друга регистрационна форма (списание или карта) за издаване на тези формуляри на преките изпълнители. Поправя:
наименование на вида на издадените формуляри (общ, формуляр за писма, формуляр за конкретен вид документ);
получателят на формулярите (име на структурното звено или изпълнител);
длъжност, фамилия или инициали на лицето, получило формулярите;
брой копия;
дата на получаване;
разписка за получаване;
номера и серии на получените формуляри;
знак за унищожаване.
В организация с малък работен поток е позволено да се поддържа един регистрационен формуляр за получаване и издаване на формуляри за печат.
При регистриране на изходящи документи, изготвени върху подпечатани формуляри, е препоръчително да въведете колона „Серия и номер на формуляра“ в съответната регистрационна форма.
Формулярите с изображение на държавния герб на Република Беларус се унищожават съгласно акта с отметка в дневника (карта).
За това със заповед на ръководителя се назначава комисия, която най-малко веднъж годишно проверява наличието, използването и съхранението на формуляри, което се отбелязва в регистрационната форма след последното вписване.
Ако документ, издаден на бланка, е предназначен за разпространение, той може да бъде копиран чрез оперативен печат. Освен това всяко изпратено копие на документа е заверено с печат. Индексът на разпространение се съхранява във файла заедно с оригиналния документ или копие на писмото за изпращане по пощата.
Формулярите на документи с изображението на държавния герб на Република Беларус трябва да се съхраняват в организации и сигурно заключени и запечатани шкафове (сейфове).

4. Разширете понятието „подробности за документа“. Опишете фиксирани и променливи детайли, задължителни и допълнителни подробности, взаимозаменяеми детайли.

Реквизит е задължителен информационен елемент на официален документ. Различните документи се състоят от различен набор от детайли. Броят на детайлите, които съставляват документите, се определя от техния вид, предназначение и други фактори. Съставът на детайлите на определени видове документи, издавани от публични органи и държавна администрация (например паспорти, работна книжка, диплома, акт за раждане), е установено в законодателни и подзаконови актове.
Както бе споменато по-рано, се нарича набор от детайли на официален писмен документ, подредени в определена последователност документ формуляр . 32 реквизити са определени от образеца. Тази композицияревизиите са фиксирани в STB 6.38-2004.
1 - Държавен герб на Република Беларус;
2 - емблема на организацията или търговска марка;
3 - код на организацията по ОКОГУ или ОКУЛП;
4 - код на документа по OKUD;
5 - име. по-висока организация;
6 - име. организация;
7 - име. структура дивизии;
8 – пощенски адрес на подателя;
9 - комуникационни (телеграфен адрес, телефон, факс, телетайп, телекс, електронна поща) и търговски данни (номер на сметка, име на банка);
10 – наименование на вида на документа;
11 - дата;
12 - регистрационен индекс;
13 – препратка към регистрационния указател и датата на входящия документ;
14 - място на съставяне или публикуване на документа;
15 - бар за ограничаване на достъпа до дока;
16 - адресат;
17 - печат за одобрение;
18 - резолюция;
19 - заглавие на текста;
20 – контролен знак;
21 - текст;
22 - знак за наличието на заявлението;
23 - подпис;
24 - апликационна шийка;
25 - печат за одобрение;
26 - визи;
27 - печат;
28 - името на изпълнителя и неговия телефонен номер;
29 - знак върху заверката на копие;
30 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;
31 - знак за допускане (регистрационен печат на входящи документи);
32 - знак за прехвърляне на данни към машинен носител;
Подробностите характеризират документа. Целта на детайлите е двусмислена. Някои детайли носят информация за документа, като са неговите задължителни атрибути (подпис, дата, номер). Някои подробности характеризират явленията, описани в документа.
Детайли, които характеризират самия документ, мястото, което документът заема в пространството и времето. Така че подробностите за името на организацията, адресат, резолюция, печат за одобрение, комуникационни и търговски данни, пощенски адрес показват позицията на документа в пространството, неговото географско местоположение, йерархична позиция, посочват пътя, който документът вече е преминал или кое трябва да отиде.
Позицията на документа във времето се характеризира с такива подробности като датата. Показва в кой момент е създаден документът. Датата е придружена от други подробности, т.е. те са датирани: печат за одобрение, одобрение, визи, знак за изпълнение, направление към делото, резолюция, знак за получаване. Датата е един от основните реквизити, тъй като придава на документа юридическа сила.
Предназначението на документа се характеризира с такива подробности като вида на документа, заглавието на текста, резолюцията, текста, кодовете за OKUD и OKOGU и OKULP.
Реквизитният знак за заверка на копието, подпис, печат за одобрение, печат удостоверяват автентичността на документа.
Подробностите могат да докладват за документа и известна информация за документа. Знакът за наличие на приложение показва, че този документ или няма цялата необходима пълнота на информация и трябва да бъде проучен заедно с други документи, приложени към него.
Наличието на необходимия "текст" показва, че става дума за много специфичен документ, който е средство за предаване и съхранение на информация.
Реквизитите, използвани при изпълнението на ORD са постоянни, променливи и взаимно изключващи се (заместващи).
ДА СЕ постоянен можем да включим такива детайли, които постоянно присъстват в документа в непроменена стойност и които следователно могат да бъдат предварително приложени към бланка на организацията. Това са подробности като:

Държавен герб на Република Беларус (ако организацията има право да изобразява герба на своята бланка), емблема на организацията или търговска марка (ако има такава),
име организация,
комуникация (телеграфен адрес, телефон, факс, телетайп, телекс, електронна поща) и търговски данни (номер на сметка, име на банка),
организационен код за OKOGU и OKULP,
код на документа по ОКУД.
Когато тези детайли се променят, се създават нови формуляри.
Че. можем да кажем, че постоянните детайли са детайли, приложени при изработката на унифицирана форма на документ или формуляр.
ДА СЕ променливи ще се прилагат реквизити, които зависят от конкретните обстоятелства. Например атрибутът "дата" зависи от това кога е създаден документът, атрибутът "текст" - от това, което ще бъде казано в документа, т.е. съдържанието на разглеждания в документа въпрос. С други думи, променливите детайли са подробностите, които се прилагат при съставянето на документ.
По този начин стойността на променливите детайли винаги ще бъде различна, в зависимост от обстоятелствата на подготовка и вида на документа, но тяхното местоположение върху документа и правилата за тяхното изпълнение остават непроменени.
Взаимно изключващи се (взаимозаменяеми) реквизитите са реквизити, за които една и съща област е разпределена в ключа за оформление. Те не се срещат в един и същи документ. Тези реквизити включват:
пощенски адрес на подателя и наименование на вида на документа;
адресат и печат за одобрение;
препратка към датата и номера на входящия документ и мястото на съставяне или публикуване на документа.

Подробностите също могат да бъдат разделени на задължителни и незадължителни.
Задължителен подробностите гарантират правната сила на документа и винаги присъстват във всякакъв вид ORD. Те включват:

име организация;
дата;
индекс на документа;
заглавие на текста;
текст;
подпис;
тюлен.

Допълнителен подробности може да не са на всички видове документи (например емблема, контролен знак). Допълнителни подробности могат да характеризират етапите на обработка на документа (например маркировка за получаване, резолюция, име на изпълнителя и неговия телефонен номер, маркировка за изпълнение на документа и изпращането му до делото). Липсата на допълнителни данни в документа не може да повлияе на правната сила на документа.

5. Опишете реда за изготвяне и изпълнение на административни документи, приети на базата на колегиалност и съвместни административни документи.

административни документи.



резолюции,
поръчки,
решения,
упътвания,
поръчки.
правен акт

При определени управленски ситуации се налага издаването на съвместен административен документ на две или повече организации. Ако тези организации имат право да издават един и същ вид административен документ, тогава съвместният документ се издава под формата на този вид. Ако организациите издават различни видове административни документи, тогава съвместният административен документ се издава под формата на съвместно решение.


проучване на същността на въпроса;




Първият етап от разработването на проект на регулаторен документ е дефинирането на кръга от въпроси, които трябва да бъдат отразени в него. Това налага събирането на необходимата информация по съществото на разглеждания въпрос. Едва след това можете да започнете да изготвяте административен документ.




Приетите от колегиалните органи проекти на административни документи се обсъждат и приемат на заседания. В хода на дискусията към тях могат да се правят допълнения и промени. Готовите проектодокументи се внасят за одобрение на следващото заседание.

Административен документ се издава на общ формуляр формат А4. Този вид административен документ, какъвто е решението, е разрешено да се съставя не на формуляр.



- име на компания;
- име на вида на документа;
- дата на;
- указател на документа;
- място на съставяне или публикуване на документа;
- заглавие;
- текст;
- визи;
- подпис.
Заглавието на административния документ започва с предлога "O" ("On") и се формулира с помощта на глаголно съществително ("За назначаването ..", "За уволнението ... "По повод въвеждането .. .“, „Относно предоставянето на ...“) или съществително, указващо, че , поради което се публикува („За мерките...“, „за резултатите...“).
Текстът на административния документ най-често се състои от две взаимозависими части - констативен и административен.
Изявлениее въведение в същността на въпроса и в него се посочва причината за издаване на документа, могат да се изброят всякакви факти или да се даде оценка. Тази част от текста започва с думите: "За да...", "В изпълнение на...".
Често в констативната част се дава преразказ на акта на по-горестоящ орган, в изпълнение на който се издава този административен документ. В този случай се посочват видът на акта, авторът, датата и номерът на документа и пълното заглавие. Ако не е необходимо да се дават разяснения, тогава констатителната част може да отсъства.
Поема основното натоварване административна част, което винаги е посочено в императивна форма. Административната част на текста започва с командната дума, която се отпечатва с главни букви от нулевата позиция на табулацията на отделен ред, така че да се откроява от общия текст. Командната дума е последвана от двоеточие. Текстът на административния документ е посочен от първо лице единствено число. з. (документ, приет едностранно) или от трето лице. ч. (документ, издаден от колегиалния орган).
След командната дума, от нов ред, от 1-ва позиция на табулатора, се съставя текстът на разпоредителната част. Формулировката на тази част от текста трябва да бъде ясна и кратка. Не се допускат изявления с различни тълкувания. Не трябва да използвате неспецифични изрази („подобряване“, „увеличение“, „укрепване“ и т.н.).
По правило административната част на текста е разделена на параграфи. Всеки елемент е номериран с арабски цифри, отпечатан от позицията на първия раздел и изграден по схемата:
изпълнител(позиция, пълно име, структурно подразделение в датския случай) – действие – период на изпълнение.
1. До началника на отдел кадри на ОДО "Прамен" Иванов И.И. планирайте отпуските на служителите.
Краен срок - 01.02.2007г.
Срокът трябва да е реален, да съответства на обхвата на предложената работа. В същото време трябва да се вземе предвид времето за предоставяне на информация на конкретни изпълнители.
Административният документ може да има общ термин за всички изпълнители (ако са няколко). Обикновено обаче крайният срок се определя за всяка задача поотделно.
В края на текста на административния документ може да се постави списък на документи, които са станали невалидни или променени във връзка с публикуването на този акт. В този случай трябва да се използва стабилен оборот: "Счита се за невалиден ... от ... № ...".
Последната точка в административните документи обикновено посочва лицето, на което е възложен контрол върху тяхното изпълнение. Ако това лице не е посочено, тогава се счита, че контролът върху изпълнението на документа се осъществява от самия ръководител:
5. Да се ​​наложи контрол по изпълнението на поръчката на ....
Нормативните документи могат да имат приложения, препратки към които са дадени в текста, но реквизита „Уведомление за наличие на прикачен файл“ не се издава.
Позицията не трябва да бъде включена в административния документ: „Заповедта за сведение на вниманието...“. Отделите и длъжностните лица, на чието внимание е представен документът, са изброени в пощенския списък, приложен към проектодокумента.
Тази разпоредба не се прилага, ако е необходимо да се запознаят всички служители на организацията със съдържанието на документа. В този случай клаузата: „Разпореждане за довеждане до знанието на всички служители“ е задължителна.
Указе правен акт, приет колективно от органи държавна власти управление. В Република Беларус решенията се издават от Министерския съвет, камари на Народното събрание на Република Беларус, министерства, ведомства, президиуми на съдилища и други колегиални органи за управление (комисии, комисии).
Решенията се изготвят в съответствие с STB 6.38-2004, правни основанияза тяхното публикуване може да има закони на Република Беларус и други регулаторни правни актове или необходимост от извършване на собствена изпълнителна или административна дейност, както и необходимост от правно регулиране на работата на собствения си управленски апарат (в случай че решенията се издават по инициатива на организацията).

Подробностите за поръчката включват:
- данни за общия формуляр (наименование на вида на документа ПАСТАНОВ и РЕШЕНИЕ).
- заглавие на текста;
- текст;
- подпис;
- визи;
- дата на;
- индекс.
Текстът на решението се състои от две части: констативна и административна. Посочващата част понякога може да липсва.
Административната част започва с административната дума ПОСТАНОВЯВА: пред която се посочва наименованието на колегиалния орган.
Административната част е изградена по точки, във всяка от които е посочен ред, посочен е изпълнителят и са посочени сроковете. Резолюцията може да одобри други документи, като правило организационни. Бележка за наличието на такива заявления трябва да се направи в текста, в параграфа, в който е одобрен документът, непосредствено след параграфа.
1. Утвърждава Правилника за реда за атестиране на педагогическите и изпълнителски служители на държавните образователни институции (Приложение 1).
Ако един документ е одобрен, текстът на параграфа изглежда така:
1. Одобрява приложения Правилник за...
Прикаченият документ е маркиран
Приложение 1
към Указа
Министерски съвет
от 00.00.0000 бр.00
Решението на органа на законодателната и Изпълнителна властръководител на колегиалния орган. Решения на колегиума на министерството, на управителния орган обществена организацияобикновено са с два подписа - на ръководителя на колегиалния орган и на изпълнителния секретар.
Решенията на Министерския съвет влизат в сила едва след регистрацията и официалното им публикуване.
Датата на решението ще бъде датата на заседанието на колегиалния орган.
Числото е сериен номерот началото на стопанската година.
Решение- правен акт, приет колективно от изпълнителни и административни органи, както и колегиални органи със съвещателни функции. Решения могат да се издават от министерства, ведомства, академични съвети, обществени организации.
Издава се на общ формуляр от формат А4.
Елементите на решението включват:
- данни за общия формуляр (наименование на вида на документа RASHENNE и РЕШЕНИЕ).
- заглавие на текста;
- текст;
- подпис;
- визи;
- дата на;
- индекс.
Текстът на решението се състои от две части: констативна и административна. Посочващата част понякога може да липсва.
Административната част започва с командната дума РЕШЕНО: (РЕШЕНО:, РЕШЕНО:), пред която се посочва наименованието на колегиалния орган.
При необходимост решението се утвърждава от ръководителя на отдела, изготвил проекта на решение, юрисконсулта, длъжностните лица, отговорни за неговото изпълнение.
Решението се подписва от ръководителя на колегиалния орган и отговорния секретар.
Номерът на решението ще бъде поредният номер от началото на стопанската година, а датата ще бъде датата на заседанието на колегиалния орган.
Съвместните актове на държавните органи и администрацията се приемат под формата на решения. Съвместните актове на местните депутатски съвети, изпълнителните и административните органи се приемат под формата на решения. Съвместните административни документи на други организации, издаващи (приемащи) едни и същи видове документи (заповеди, решения и др.), се издават (приемат) в подходяща форма. Съвместните административни документи на организации, издаващи различни видове документи, се приемат под формата на решение, което има правна сила на административен документ за всяка организация, която е приела този документ.
С решенията се съставят и съвместни административни документи, приети от две или повече организации, които издават различни видове административни документи.
Съвместните решения се изготвят на празен лист хартия. Заглавието съдържа имената на всички организации, които публикуват този документ.
Номерът на решението е пореден от началото на стопанската година, номерата на организациите са разделени с наклонена черта: 35/98/40.
Датата на съвместния документ ще бъде датата на срещата.
Текстът на съвместното решение е посочен в първо лице множествено число. числа.
Подписите са разположени на същото ниво, под текста под името на организацията.

6. Опишете реда за изготвяне и изпълнение на административни документи, приети въз основа на единство на командването (заповеди, заповеди и инструкции).

Най-важна роля в управлението на предприятията и организациите имат административни документи.Те са адресирани до подчинени служители или организации. Основната цел на административните документи е регулирането на дейностите, с помощта на които се осъществява изпълнението на функциите и задачите, възложени на организацията, независимо от естеството и съдържанието на дейността на организацията, нейната организационна и правна форма и други. фактори.
съвършенство организационна структураинституции, съдържание, методи и средства за осъществяване на основната дейност, осигуряването на организацията с всички видове ресурси става с помощта на административни документи. Именно с тяхна помощ се решават всички възникващи проблеми и ситуации.
Административните документи съдържат законово авторитетни инструкции на субектите на изпълнителната власт, чиито адресати са конкретни организации, структурни подразделения, длъжностни лица или служители.
Административните документи включват:
резолюции,
поръчки,
решения,
упътвания,
поръчки.
Всички тези документи са правни актове. правен акт- документ, съдържащ подчинено служебно решение, прието от орган на изпълнителната власт или длъжностно лице едностранно и по установения ред по определен въпрос от неговата компетентност, оформено в предвидената от закона форма и пораждащо правни последици.
По отношение на вземането на решения административните документи се разделят на две групи.

В условията на колегиалност заедно се обсъждат най-важните и сложни въпроси на организацията, индустрията и т.н. Решението, изразено след това под формата на административен документ, също се взема съвместно. Въз основа на колегиалността, Министерският съвет на Република Беларус, държавни комисии и държавни комитети, колегиуми на министерства, ведомства, висши органи AO управление. В управленските органи, работещи на основата на колегиалност, техните ръководители имат право да вземат самостоятелни решения само по доста тесен кръг от въпроси и да издават други видове административни документи в рамките на тяхната компетентност. Например, Министерският съвет на Република Беларус издава резолюции, а министър-председателят издава заповед.
В условията на единство на командването правото да взема решения по всеки въпрос на управление принадлежи на ръководителя на организацията, което повишава ефективността на управлението и лична отговорностза взетите решения. В условията на единство на командването функционират министерства, органи и изпълнителни органи на организации, учреждения, предприятия и фирми.
При определени управленски ситуации се налага издаването на съвместен административен документ на две или повече организации. Ако тези организации имат право да издават един и същ вид административен документ, тогава съвместният документ се издава под формата на този вид. Ако организациите издават различни видове административни документи, тогава съвместният административен документ се издава под формата на съвместно решение.
Всички административни документи трябва стриктно да отговарят на закона.
Изготвянето на всички видове административни документи се извършва по сходни правила. Разграничават се следните етапи на този процес:
проучване на същността на въпроса;
изготвяне на проект на документ, неговото одобряване и подписване. За административни документи, издадени от колегиални органи, се добавя място за обсъждане и приемане на тези документи на заседание на колегиалния орган.
Препоръчително е да се опише процедурата за съставяне и издаване на административни документи в организация в инструкциите за деловодство.
Изготвянето на проекти на административни документи може да бъде поверено на структурно звено или длъжностно лице. Основното условие е компетентността на тези, които подготвят проекта.
Основата за разработване на административен документ може да бъде публикуването на нормативен акт от органите или администрацията, заповед от по-висш орган или нуждите на самата организация.
Първият етап от разработването на проект на регулаторен документ е дефинирането на кръга от въпроси, които трябва да бъдат отразени в него. Това налага събирането на необходимата информация по съществото на разглеждания въпрос. Едва след това можете да започнете да изготвяте административен документ.
Първо трябва да формулирате основните разпоредби на документа и след това да изясните неговите спомагателни части, като ги координирате с ръководителя и други компетентни лица.
Последният етап от работата с проекти на нормативни документи е тяхното одобрение и подписване. Проектодокумент се съгласува с всички заинтересовани институции, структурни поделения, длъжностни лицаза които се прилага тази наредба. Одобрението се извършва чрез поставяне на необходимата "Виза" или "Сертификат за одобрение". Заверява се от длъжностното лице, изготвило документа, от изпълнителите, посочени в проекта, длъжностното лице, отговорно за изпълнението на административния документ като цяло, юрисконсулта. Административните документи, чието изпълнение изисква финансова сигурност, трябва да бъдат съгласувани с финансовите органи или служби.
Визата на юрисконсулт показва съответствието на документа със законодателни и подзаконови актове.
Съгласуването се извършва от структурно звено или лице, изготвило проект на административен документ. Подробностите "Виза" и "Печат за вариация" се поставят, като правило, върху първия екземпляр на проекта. При несъгласие с проекта се изписва мотивирано заключение.
Приетите от колегиалните органи проекти на административни документи се обсъждат и приемат на заседания. В хода на дискусията към тях могат да се правят допълнения и промени. Готовите проектодокументи се внасят за одобрение на следващото заседание.
Напълно подготвените проекти на документи се представят за подпис. Заповедите и указанията се подписват от ръководителя или негов заместник. Резолюцията и решенията са с два подписа - председателят и секретарят (управителят) на колегиалния орган. Подписва се първият екземпляр на документа, направен върху формуляра. Административните документи влизат в сила от момента, в който са подписани или доведени до знанието на изпълнителя. В някои случаи в него се посочва датата на влизане в сила и срокът на валидност на документа.
Административен документ се издава на общ формуляр формат А4. Този вид административен документ, какъвто е решението, е разрешено да се съставя не на формуляр.
част необходими подробностиадминистративният документ включва:
- държавен герб (емблема или търговска марка);
- име на организацията майка;
- име на компания;
- име на вида на документа;
- дата на;
- указател на документа;
и др.................

Прочетете също: Определете въздушна линия. Опишете дизайна на проводниците. Опишете материала на проводника. Дайте реда на маркиране на въздушната линия. Определете перикардит. Назовете причините за възникването му. Опишете клиничните симптоми. Посочете принципите на лечение. Опишете сестрински грижи. Определете пневмония. Назовете причините за заболяването. Опишете клиничните симптоми на лобарна пневмония. Посочете принципите на лечение на пневмония. Опишете сестрински грижи. Определете понятието обезпечение като основен начин за гарантиране на изпълнението на погасяването на заема. Опишете неговите видове. Избройте предимствата и недостатъците на обезпечението. Определете шок. Назовете причините за развитието й. Опишете симптомите на шока. Опишете реакцията на медицинската сестра на спешна помощ при кардиогенен шок. Определете колапс. Назовете причините за неговото развитие. Опишете симптомите на колапс. Опишете действията на медицинската сестра за оказване на спешна помощ при колапс. Определете понятията: личност, развитие, възпитание. Движещи сили на личностното развитие. 4. Опишете факторите на формирането на личността, тяхната връзка. Дайте понятието за закони и закономерности в ученето, опишете основните закони на ученето. 20. Опишете принципите на обучението, начините за прилагането им на практика. Дайте понятието за законите, принципите и правилата на образованието. Опишете основните принципи на образованието.

Кой е наследодателят и кой наследник?

Кога завещанието влиза в сила?

Ако Е. Х. Бичков не беше оставил завещание, кой би могъл да стане негов наследник?

Представете си, че наследниците, които са наследили неволна къща, не могат да се споразумеят как да я разделят. Какво трябва да направят в този случай?

^ V. Въпроси за самоизследване.

Определете граждански отношения. Какво се разбира под съдържание?

Какви са характеристиките на гражданскоправните отношения?

Дайте своя пример за гражданско правоотношение, като изтъкнете неговия предмет (субекти), обект, основание за възникване и съдържание.

Обяснете какво е гражданска правоспособности граждански капацитет. Опишете себе си като субект на граждански правоотношения.

Какво може да бъде обект права на собственост? Дай примери.

Какво лично морални правати знаеш?

Какво е естеството на правото на интелектуална собственостнаред с другите граждански права?

Какво е наследство? Какви видове наследяване има?

Какви са начините за защита на гражданските права?

VI. Задачи.

Обосновете кое от следните може да стане обект на гражданскоправни отношения: а) изобретен нов тип двигател за автомобил, б) изготвяне на документи по нареждане на собственика на автомобила, в) стихотворения за автомобил, г) откраднат автомобил, д) ремонт на автомобили.

Кочкин купи концертен роял в магазина. На следващия ден съпругата на Кочкин дойде в магазина и, позовавайки се на факта, че „съпругът й просто е болен“, тя поиска да вземе пианото обратно и да върне парите, тъй като пианото заема твърде много място в апартамента.

Кои са субектите на гражданските правоотношения в случая? Какво е съдържанието му? Как трябва да завърши тази история?

Бърнард Шоу веднъж написа: „Ако вие имате ябълка и аз имам ябълка и ако разменим тези ябълки, тогава вие и аз ще имаме по една ябълка. И ако вие имате идея и аз имам идея и ние обменим тези идеи, тогава всеки ще има две идеи.

За какви права говорим, ако погледнете тази ситуация от позицията гражданско право?

VII. Мисли на мъдрите.

"Злоупотребата с материални притежания често е най-сигурният път към най-голямата мизерия."

Д. Дефо (ок. 1660-1731), английски писател

VIII. Заключителна част.

Оценяване на отговорите на учениците.

Системата от административни документи включва не само заповеди. Колкото по-голяма и по-стара е организацията, толкова по-често тя използва други видове административна документация: резолюции, решения, заповеди, инструкции. Нека характеризираме всички тези видове документи, а също и да разгледаме примерите за характеристиките на дизайна и съхранението на всеки от тях.

АДМИНИСТРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

За разлика например от информационните и справочните документи, всеки от които има свои собствени цели и задачи, всички административни документи се издават с една единствена цел: да предадат волята на ръководството на изпълнителите.

Разликата между тях е само в „ранга” на самия административен документ: всеки от тях стои на свое стъпало на йерархичната стълбица и всяко движение по тази йерархия е напълно изключено (фиг. 1).

Нека дефинираме целта на всеки един от тези документи. Източникът на всички определения е Речникът на видовете и разновидностите на модерното управленска документация» (ВНИИДАД, М., 2014).

■ Указ

Авторите на повечето решения са държавни органи Руска федерацияили неговите субекти. Значителен брой от тези документи се приемат и от колегиалните управителни органи на организацията.

Решението е най-висшият административен документ по важност, което означава, че се издава от висшия колегиален орган на управление в особено важни случаи.

Така че решението може да формализира решението на събранието на акционерите за реорганизация на акционерно дружество, за неговата ликвидация или за промяна на организационната структура (Пример 1).

■ Решение

Вторият вариант не ни интересува, тъй като не се отнася за общата офис работа на организацията.

Изпълнителните и съвещателните колегиални органи на организацията в повечето случаи имат достатъчно решения, за да документират своите управленски действия (Пример 2).

■ Поръчка

Заповедта несъмнено е най-разпространеният от всички административни документи. Дори и в най-малката организация има необходимия минимум от поръчки (за разлика от други видове административна документация).

Заповедите се издават от генералния директор и само от него: думата „само“ се появява в определението на документа.

Правото за подписване на заповеди може да бъде делегирано от генералния директор на заместник или други висши мениджъри, но е важно да се вземат предвид следните точки:

Прехвърлянето на това право трябва да бъде извършено в писмена форма (отново се издава заповед или се издава пълномощно);

При прехвърляне срокът на мандата е строго уреден и какви видове заповеди могат да бъдат подписвани от всеки конкретен топ мениджър.

Най-често срещаният вариант: заместникът получава такива права по време на отсъствието на генералния директор. Веднага след като мениджърът се върне от командировка или ваканция, правомощията изтичат.

Има следните видове поръчки:

По основна дейност;

За административно-стопански дейности (АХД);

От персонала.

Отделът за персонала се занимава с последните и ние няма да ги разглеждаме. Заповеди за основната и за административно-стопанските дейности има различни датисъхранение: "постоянно" и съответно 5 години.

Обхватът от теми, свързани с административните и икономически дейности, е очертан в един източник - Списъкът на типичните управленски архивни документиформирани в хода на дейността на държавни органи, органи местно управлениеи организации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, наричан по-долу Списък 2010 г.). Въз основа на тази информация може да се заключи, че поръчките за AHD включват поръчки, свързани със:

Спазване на вътрешния правилник за дейността;

Експлоатация на сгради и помещения;

Транспортно обслужване, вътрешна комуникация;

Осигуряване на сигурността на организацията.

Няма да даваме пример за поръчка: във всяка организация има достатъчен брой от тях.

■ Разпореждане

Орденът, въпреки че се смята за „по-младия брат“ на ордена, се приближава предназначениекъм инструкцията, в нормативната и методически документиспоред работата в офиса винаги следва в скоби точно реда: например в методически препоръкиза разработване на инструкции за деловодство в федерални органиизпълнителна власт (одобрена със заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76, по-долу - Методически препоръки за федералните органи на изпълнителната власт; Приложение 15) или в Списъка за 2010 г. (член 19).

Ръководителят на организацията може да издаде заповед заедно със заповедта, а също така може да даде постоянно право да издава заповеди на висшите мениджъри в области. Освен това всяка заповед ще бъде валидна в границите на направление: дирекция, отдел, администрация (Пример 3).

■ индикация

Инструкция - документ, създаден наскоро изключително на ниво топ мениджъри. Също като заповед, инструкция може да бъде издадена от ръководителя на структурно звено, с тази разлика, че това не изисква специално разрешение от генералния директор.

Границата между индикация и заповед все повече се размива и постепенно те се превръщат в административни документи от същия ред (Пример 4).

КОЛЕЖНИ ОРГАНИ

Колегиалните органи в една организация са групи от хора, които или управляват организацията, или изпълняват определени задачи в нея.

Всеки постоянен колегиален орган е строго организиран: има документ за неговото създаване, правилник за колегиалния орган, както и собствен управленски апарат, състоящ се от председател и секретар.

В своята дейност колегиалният орган обикновено се ръководи от съставен и одобрен план. Заседанията на колегиалния орган се записват стриктно.

Колегиалните органи се делят на органи на управление, изпълнителни и съвещателни органи.

■ Колегиални органи на управление, както подсказва името, управлявайте организацията на най-високо ниво: събрание на акционерите, събрание на учредителите на дружеството и др.

Ако организацията има колегиален управителен орган, тогава изпълнителен директорму се представя, докладва му и по решение на този орган може да бъде заменен.

Колегиалният орган на управление може да влияе върху дейността на организацията на най-глобално ниво, до вземане на решения за реорганизация и ликвидация.

■ Изпълнителни колегиални органиупражнява пряк контрол върху организацията. Това може да бъде например бордът на директорите, който включва всички топ мениджъри.

Уставът на организацията гласи, че генералният директор (еднол изпълнителна агенция) няма право да взема решения без съгласието на колегиалния изпълнителен орган.

■ Консултативни колегиални органиработят под ръководството на организацията. Това са различни комисии и бордове. Те не могат по някакъв начин да повлияят на управлението на организацията, но могат да предложат, да обяснят, да препоръчат нещо на изпълнителния директор в рамките на тяхната компетентност.

Ярък пример от сферата на деловодството е експертната комисия, която постоянно действа в организацията. В правилата за архивното дело изрично е посочено, че той е „консултативен орган под ръководството на организацията“ (клауза 4.8 от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи Архивен фондРуската федерация и други документи в държавни органи, местни власти и организации; одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526).

Административни документи, които могат да се издават от колегиални органи - решения и решения.

Например, Основните правила за работа на архивите на организациите, добре известни на секретарите и служителите, бяха одобрени с решение от 6 февруари 2002 г. на консултативен орган - Съвета на руския архив. IN акционерни дружестваима съвети или събрания на акционери.

РЕД ЗА РАБОТА С ДОКУМЕНТИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ

Процедурата за работа с административен документ зависи от начина на създаване на документа: от гледна точка на колегиалност или единство на командването.

Колегиалните органи, преди да вземат каквото и да е решение, трябва да го обсъдят на заседание.

■ Процедурата за работа по решение и решение включва:

1. Обсъждане на въпроса на заседание на колегиалния орган.

2. Регистрация на протокола от заседанието на колегиалния орган.

3. Публикуване на административния документ.

Както можете да видите, директната подготовка на резолюцията и решението отнема минимум време. Ключов моменттук има дискусия по въпроса. Решениесе записва в протокола, а след това въз основа на протокола се изготвя административен документ.

■Процедурата за работа по заповед, заповед, инструкция

В условията на единство на командването, не предварително действиене се изисква: генералният директор взема решение за издаване на административен документ и възлага на секретаря да подготви проект, след което го подписва.

Възможно е проектът да премине през процес на одобрение преди това от компетентните служители на организацията.

Всичко по-горе - кои административни документи от кого се издават - може да бъде представено под формата на блок-схема (фиг. 2).

РЕГИСТРАЦИЯ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА РЕГУЛИРАТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ

■ Подробности за административните документи, както и цялата организационна и административна документация, са изготвени в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за документация.

Както може да се види в примери 1-4, задължителнореквизитите на административните документи са:

Име на компания;

Име на типа документ;

Регистрационен номер на документа;

Дата на документа;

Място на публикуване на документа;

Заглавие на текста;

Подпис;

Маркировка за изпълнителя - за поръчки, заповеди и инструкции.

по избор(незадължителни) реквизити могат да се считат:

Емблема на организацията (лого) (поставя се, ако е обичайно организацията да брандира всички документи, включително вътрешни);

Знак за кандидатстване (ако има такъв);

Визи за одобрение (ако са необходими).

Административните документи не изискват никакви отклонения от правилата за обработка на детайли, посочени в GOST R 6.30-2003 и методически препоръки5 към него.

■ Общи правилаизготвяне на текстове на административни документиможе да се почерпи от Насоките за федералните органи на изпълнителната власт и много ведомствени инструкциипо работа.

Общите правила за оформяне на текстове на административни документи са представени в таблицата.

Характеристики на регистрация на подробности за административни документи, включително текст, в търговски организациитрябва да бъдат описани в тяхното местно ръководство за водене на записи. Именно в него се намират шрифтовете и разстоянието между редовете, редът на въвеждане на думите „Решавам“ или „Поръчвам“ (в ред или с главни букви) и тяхното местоположение (в центъра на реда или от левия ръб на текстовото поле) са регламентирани.

Насоките за федералните органи на изпълнителната власт не са за неправителствени организации нормативен документ. Това обаче не забранява да ги вземете като основа за съставяне на вашите собствени инструкции: всички необходимата информациясъдържащи се в приложения 14 и 15 към настоящия документ.

СЪХРАНЕНИЕ НА РЕГУЛИРАТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ

Съхранението на административни документи се извършва на общо основание. Те се оформят в дела по видове и подвидове: в същото време решенията, заповедите и инструкциите не просто се съхраняват отделно, а заповедите за персонала в без провалсе съхраняват отделно от поръчките за основната и административната дейност.

Периодите на съхранение се установяват съгласно Списък 2010 (раздел 1 „Организация на системата за управление“):

Решения: за постоянно (клауза “б” - “д” на чл. 18);

Решения: постоянно (клауза “б” - “д” на чл. 18);

Заповеди за основни дейности: за постоянно (клауза „а” на чл. 19);

Заповеди по административно-стопански въпроси: 5 години (ал. "в" на чл. 19);

Поръчки: подобни на поръчките;

Насоки: Списъкът от 2010 г. не съдържа такъв документ, поради което е определен периодът на съхранение за насоките експертна комисияорганизации.

Да не забравяме: срокът на съхранение „постоянно” за организации, които не са източници на придобиване на държавни (общински) архиви, не може да бъде по-малък от 10 години.

По отношение на резолюции, решения, както и заповеди и инструкции относно основните дейности на такива организации, когато те бъдат ликвидирани, изброените документи могат да бъдат приети за съхранение в държавния архив, ако преминат проверка на стойност и са признати за достойни от него. Административните документи в номенклатурата на делата на организацията са както следва (Пример 5).

1. Успешният американски бизнесмен М. Смол, базирайки се на собствения си опит, формулира пет правила за постигане на предприемаческа цел (идея). Може би и те ще ви помогнат:
   • Вземете решение: „Мога да правя пари“. В днешно време у нас човек може да стане богат.
   • За да печелите пари, трябва да мислите за това постоянно - докато се храните, разхождате се и дори през нощта, когато спите.
   • Има много области, в които можете да постигнете успех. Търсете и ще ги намерите.
   • Вие ще сгрешите. Но не се обезкуражавайте. Учете се от своите и чужди грешки. Започнете от мястото, където сте се спънали. Върви напред!

1. Когато се спрете на една идея, постоянно я обмисляйте, развивайте я и не я оставяйте, докато не постигнете целта си.
2. Към горните съвети си струва да добавите още един: не забравяйте за правни разпоредбирегулиране предприемаческа дейностСледете за промени в законодателството. Това е наистина важно за успешното развитие на вашия бизнес: грешка в правните въпроси на предприемачеството може да ви струва твърде много.

Документите

Член 14.1. Извършване на предприемаческа дейност без държавна регистрация или без специално разрешение (лиценз)

1. Извършване на предприемаческа дейност без държавна регистрация като индивидуален предприемачили без държавна регистрация като юридическо лице - води до налагане административна глобавариращи от пет до двадесет минимални размеризаплати.<...>

Чл. 171. Незаконно предприемачество

1. Извършване на предприемаческа дейност без регистрация или в нарушение на правилата за регистрация, както и представителство пред органа, който извършва държавна регистрация юридически лица, документи, съдържащи съзнателно невярна информация, или извършване на предприемаческа дейност без специално разрешение (лиценз) в случаите, когато такова разрешение (лиценз) е задължително, или в нарушение на лицензионните изисквания и условия, ако това действие е причинило големи щети на граждани, организации или държавата или е свързано с извличане на доходи в големи размери*, се наказва с глоба в размер от триста до петстотин минимална работна заплата... или задължителна работаза срок от сто осемдесет до двеста и четиридесет часа ... или лишаване от свобода за срок до три години.

* Доходите в голям размер се признават като доходи, чийто размер надвишава двеста минимални работни заплати.

Въпроси и задачи към документа

1. Опишете представените документи.
2. Защо има различни правни последици за едно и също нарушение (извършване на предприемаческа дейност без регистрация)?
3. Дайте пример, който отговаря на член 14.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.
4. Дайте пример, който отговаря на член 171 от Наказателния кодекс на Руската федерация.

Въпроси за самоизследване

1. Определете бизнес отношения. Какви закони уреждат бизнес отношенията?
2. Какво пречи на развитието на индустриалното предприемачество?
3. Какви принципи са в основата на бизнес правото? Коментирайте ги.
4. Какво се разбира под оправдание на предприемаческа идея? Опитайте се да дадете конкретен пример.
5. По какво се различава уставът от учредителния договор?
6. Какво е лиценз? Каква е целта на лицензирането?
7. Какво включва осъществяването на предприемаческа дейност без държавна регистрация?

Задачи

1. Попълнете сравнителната таблица на организационните и правните форми на предприемаческа дейност.
2. Помислете какъв бизнес бихте могли да отворите. Въз основа на материала на параграфа изберете правната форма за правене на бизнес. Обосновете избора си.
3. Направете бележка „За начинаещ предприемач“. Посочете какви документи трябва да съберете, къде да се регистрирате, за да отворите собствен бизнес.
4. Николай Р. и Петр С. решават да се занимават с бизнес - да създадат своя собствена агенция за сигурност. Младежите сключиха Учредителен договор между граждани Николай Р. и Петър С. за създаване на партньорство по вяра, чиято регистрация ... им беше отказана. Какво не са взели предвид бъдещите предприемачи?
5. Съвременният американски икономист П. Дракър пише: „Това, което една компания мисли за своите продукти, не е най-важното нещо, особено за бъдещето на бизнеса или за неговия успех. Какво мисли потребителят за своята покупка, в какво вижда неговата стойност - това е от решаващо значение, определя същността на бизнеса, неговата посока и шансове за успех. Коментирайте твърдението на учения.

Мисли на мъдрите

"Предприемачът е човек, който използва всяка възможност с максимална полза."

П. Дракър, съвременен американски учен