Правната сила на документа е „имущество официален документдадено му действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал и установен редукраса". Документът е правно валиден, ако има определен набор от детайли (задължителни елементи за оформяне на официални документи), например дати, подписи и в необходими случаипечат, печат на одобрение, нотариална заверка и други данни, определени със съответните нормативни актове.
Всеки документ има определен набор от функции, пряко свързани с неговите основни функции и свойства. Дали даден документ ще има юридическа сила или не зависи от това дали разработчиците му са спазили изискванията за неговата форма и други отделни елементи (реквизити). По-специално, тези изисквания за изпълнение на организационни и административни документи са определени в GOST R 6.30-2003, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 3 март 2003 г.
Авторът на документ е „физически или субекткойто е създал документа. Авторствое най-важната характеристика на документа. Също така важна функция за формиране на документи е име на видадокумент (заповед, удостоверение, извлечение и др.). Позволява ви да получите първата най-обща представа за документа, неговото правно значение.
Сред най-важните характеристики документирана информациясе отнася до датата на документа. Датадокумент е датата на неговото подписване или одобрение, за акта - това е датата на събитието, за протокола - датата на срещата (решението). Липсата на дата на някои видове документи е безспорна причина за обезсилването им.
Реквизитите също са правно значими. « регистрационен номердокумент". Индексите трябва да бъдат присвоени както на изходящи, така и на входящи документи. Процедурата за присвояване на регистрационни номера на документи трябва да се определи със заповед на ръководителя на организацията.
На организационния и административния документ трябва да бъде подписофициален. Наличието на необходимите подписи е пряко свързано с въпроса дали документът има или няма юридическа сила. Лицето, което е подписало документа, носи отговорност за неговото съдържание. Преди да изпълните изискванията на конкретен документ, е необходимо да се обърне внимание на компетентността на лицето, подписало този документ. Ако при съставянето и подписването му длъжностно лице излезе извън обхвата на своята компетентност, документът няма юридическа сила и е невалиден.
лешояд изявления -това е един вид потвърждение за важността и уместността на съставения и подписан документ. Редица документи придобиват юридическа сила само след като бъдат одобрени от ръководителите или длъжностните лица на предприятието, чиято компетентност включва решаването на определени въпроси. Тюлене и правно значим реквизит, тъй като редица документи (например учредителни документи, документи с финансово съдържание и др.) получават юридическа сила само ако има отпечатък от него.
Като се има предвид правната сила на документираната информация, трябва да се отбележи, че я има не само оригиналният документ, но и в определени случаи копие от документа. Копие на документ- това е "документ, който възпроизвежда изцяло информацията на истинския документ и всички негови външни признаци или част от тях, който няма юридическа сила." Дублиранепредставлява дубликат на оригиналния документ, който има юридическа сила, който обикновено се издава, когато оригиналът бъде загубен от същата институция, където е създаден. Също така се случва заверено копие- това е копие от документа, върху което по установения ред се поставят необходимите данни, които му придават правна сила (реквизит "маркировка за заверено копие", нотариална заверка).
Да създава организационно-административни документи, решение на ръководството или др длъжностни лицапредприятието, за чиято дейност се отнасят тези документи. вътрешен документ, издадена от предприятието, може да се счита за задължителна за служителите само ако има законна сила. За валидност на документа е необходимо следното:
- съдържащите се в документа разпоредби трябва стриктно да отговарят на изискванията на закона;
- документът трябва да бъде издаден от длъжностно лице с необходимите за това правомощия (правомощията могат да бъдат отразени в заповеди, пълномощни, длъжностни характеристики, подписани или одобрени от ръководителя);
- дизайнът на детайлите на документа трябва да отговаря на приетите стандарти.
Ако говорим за правната сила на електронните документи, тогава на първо място е проблемът с признаването на тяхната правна сила, надеждност или автентичност, възможността за отказ на хартия в процеса на документиране на управленски дейности. Проблемът с електронните технологии в работата в офиса е проблемът с използването им в традиционни условия най-новите технологии, ускоряване на процесите на всички етапи на деловодството, от документиране до архивно съхранение. Несигурност в законодателството, правна регулацияработи с електронни документиводи до трудности при придаване на правна сила на информация, записана на машинен носител.
Първата стъпка в решаването на проблемите с използването на документи, създадени от компютърни технологии в нашата страна, беше разработването на GOST 6.10.4-84 „Придаване на юридическа сила на документи на машинен носител и машинограма, създадена от компютърни технологии. Основни разпоредби". Към днешна дата единственият технически възможен начиндаване на доказателство на електронен документ е използването електронен подпис. Федералният законот 10.01.2002 г. № 1-FZ „На електронните цифров подпис» (ЕЦП) урежда правните условия за използване на електронен цифров подпис в електронен документ, по отношение на които ЕЦП се признава за еквивалентен саморъчен подписв хартиен документ.
Също достъпно законодателни актове Руска федерация, въз основа на което ведомствени разпоредби, инструкции, които осигуряват законното функциониране на ЕД. Изготвен е проект на Закон за електронния цифров подпис, който трябва да бъде код на единни правилаи процедури в рамките на ОНД, които ще бъдат приети от всички участници и въведени в съответните държави като законодателни актове. Наличието на такъв закон ще осигури законово фиксиран обмен на електронни документи в рамките на ОНД.
Д.В. Рисюк
литература
- GOST 6.10.4-84 „Придаване на юридическа сила на документи на машинен носител и машинограма, създадена от компютърни технологии. Основни разпоредби". - Главен архив на СССР.
- Федерален закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ "За електронния цифров подпис"
- GOST R 6.30-2003. ЩАТСКИ ДОЛАР - единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за документация. - Госстандарт на Русия, 2003 г.
- Дегтярев В.А. Правна силаорганизационни и разпоредителни документи на предприятието. - М .: Висше училище, 1999.
- Косовец А.А. Правна регулация електронно управление на документи// Вестн. Москва университет - Сер. 11. - 1997. - бр.4.
Правна сила на документа - то собственост на официален документ, съобщен му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за регистрация *.От това определение следва, че управляващият орган или длъжностните лица, издаващи документа, са длъжни:
* GOST R 51141-98 Офисна работа и архивиране. Термини и определения. -М.: Госстандарт на Русия, 1998 г., стр.2.
Спазват действащото законодателство при изготвянето му;
публикуват документи само в рамките на своята компетентност;
Спазвайте националните правила за изготвяне и изпълнение на документи, които са в сила към определено време.
Най-правно значимите подробности включват: името на организацията, датата и регистрационния номер на документа, подпис, печат, печати за одобрение и одобрение.
За удостоверяване на правната сила в различни документи се използват различни реквизити. По този начин заявлението трябва да бъде адресирано до длъжностно лице, да съдържа думата „заявление“, текст (предмет или причина за заявлението), дата и подпис. Заповедта на ръководителя трябва да бъде съставена на бланка на организацията, да съдържа индикация за вида на документа (заповедта), текста, предаващ административните действия, визи за одобрение, регистрационен номер, дата и подпис. За щатното разписание на организацията се изискват не само изброените данни, но и печат за одобрение, заверен с печат. За определени видове документи действащите правила за регистрация са разработили изисквания за реквизити, удостоверяващи тяхната юридическа сила.
В управленската практика е обичайно документите да се разграничават според степента на тяхната автентичност на чернови, бели, оригинали, копия.
проектодокумент , ръкописни, машинописни или отпечатани от компютър, отразява работата на автора върху неговото съдържание.Може да съдържа само текст и не съдържа правна сила.
Бяла хартия - то ръкописен или машинописен документ, чийто текст е копиран от чернова на документ или написан без петна и корекции.
Документ, който съдържа информация, потвърждаваща неговата автентичност (за автора, времето и мястото на създаване), се счита за автентичен. Оригинален официален документ - то първото (или еднократно) копие на документ, който има законна сила.
Копие на документ - то документ, който напълно възпроизвежда информацията на оригиналния документ и всички негови външни характеристики или част ux*.Копие на документа може да бъде по факс или безплатно. Факсимилното копие възпроизвежда изцяло съдържанието на документа и всички негови външни елементи (подробностите, съдържащи се в оригинала, включително подписа и печата) или част от тях, особено тяхното местоположение. Факсимилно копие се прави на копирни машини, с помощта на фотография, факс машини, принтери. За документи, направени на пишещи машини, факсимилно копие е второто и следващите копия на документи, получени чрез копие на хартия. Обикновено остават в делата на институцията. Остарялото име за такива копия е ваканция.Безплатното копие съдържа всички подробности за документа, но не е задължително да повтаря формата му.
* GOST R 51141-98 Офисна работа и архивиране. Термини и определения. - М.: Госстандарт на Русия, 1998 г., стр.2.
Всички видове копия не са юридически валидни, освен ако не са получили специално удостоверение. Това са например нотариално заверени копия или дубликат на документ – дубликат на оригинала, който има юридическа сила, който обикновено се издава при изгубване на документ (акт за раждане, диплома и др.).
Документ, получен от автоматизирана информационна система, в съответствие със закона, придобива юридическа сила, след като бъде подписан от длъжностно лице по начина, предписан от законодателството на Руската федерация. Правната сила на документ, съхраняван, обработван и предаван с помощта на автоматизирани информационни и телекомуникационни системи, може да бъде потвърдена с електронен цифров подпис. Правната сила на електронния цифров подпис се признава, ако в автоматизираната информационна система има софтуерни и хардуерни средства, които осигуряват идентификацията на подписа, и ако се спазва установения режим на тяхното използване. Правото за удостоверяване на самоличността на електронен цифров подпис се упражнява в Руската федерация въз основа на лиценз.*
* ФедераленЗакон на Руската федерация "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" от 20 февруари 1995 г. № 24-FZ, член 5.
В управлението, както и в други области на човешката дейност, има разделение на труда, което води до факта, че различни специалисти от административния апарат или неговите структурни подразделения изпълняват различни управленски функции. Някои функции за управление са типични, присъщи на всеки контролен апарат. Такива функции включват например прогнозиране и планиране, организационни и административни дейности, счетоводство и отчетност, финансиране и др. Други функции могат да се изпълняват частично от някакъв административен апарат или да не се изпълняват изобщо.
Всички форми на управленска дейност са отразени в съответните документи, които действат като начин и средство за изпълнение на функциите, възложени на управленския апарат. Дейността на институцията се формализира от набор от взаимодействащи си документи по определен начин, съответстващ на управленските функции и компоненти на документационната система.
Документът е възникнал преди всичко, за да фиксира информацията и да й даде правна сила. Значението на латинската дума "документ" (documentum) е доказателство, доказателство. Понастоящем безспорността на документа се определя и от понятието „юридическа сила на документа“. Правната сила на документа се разбира и като авторитарен характер на документ, основан на законодателството.
За управленските дейности правната сила на документите е изключително важна, тъй като това означава, че документите могат да служат като вярно доказателство за информацията, съдържаща се в тях. Правната сила на официален документ предполага неговата задължителна природа за тези, до които е адресиран, или за кръга от участници в управленски действия (правителствени органи, техните структурни подразделения, обществени организации, длъжностни лица и граждани), които се ръководят от документа и основават дейността си на него или се въздържат от него.
Правна сила на документа -- то собственост на официален документ, съобщен му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за регистрацияКузнецова Т.В. Офис работа (Документална поддръжка на управлението). - М .: ЗАО "Бизнес училище "Интел-Синтез", 1999. - С. 10. .
От това определение следва, че управляващият орган или длъжностните лица, издаващи документа, са длъжни:
да спазва действащите норми на законодателството при изготвянето му;
публикуват документи само в рамките на своята компетентност;
спазват националните правила за изготвяне и изпълнение на документи, които са в сила към определен момент. Най-правно значимите подробности включват: името на организацията, датата и регистрационния номер на документа, подпис, печат, печати за одобрение и одобрение.
За удостоверяване на правната сила в различни документи се използват различни реквизити. По този начин заявлението трябва да бъде адресирано до длъжностно лице, да съдържа думата „заявление“, текст (предмет или причина за заявлението), дата и подпис. Заповедта на ръководителя трябва да бъде съставена на бланка на организацията, да съдържа индикация за вида на документа (заповедта), текста, предаващ административните действия, визи за одобрение, регистрационен номер, дата и подпис. За щатното разписание на организацията са необходими не само изброените данни, но и печат за одобрение, заверен с печат. За определени видове документи действащите правила за регистрация са разработили изисквания за данни, удостоверяващи тяхната юридическа сила. Кузнецова Т.В. Офис работа (Документална поддръжка на управлението). - М .: ЗАО "Бизнес училище "Intel-Sintez", 1999 - 818 стр.
Функции на документа
В социално отношение всеки официален документ е многофункционален, т.е. едновременно изпълнява няколко функции, което му позволява да задоволи различни човешки нужди. Сред функциите са общи и специални.
Общи функции на документа:
- информационни: всеки документ се създава за запазване на информация;
- социални: документът е обществено значим обект, тъй като е породен от една или друга обществена потребност;
- комуникативен: документът действа като средство за комуникация между отделните елементи на социалната структура, в частност между институциите;
- културен: документът е средство за консолидиране и предаване на културни традиции, етапи в развитието на цивилизацията. Така например научно-техническата документация отразява нивото на научно-техническо развитие на обществото.
Специални характеристики на документа:
- управленски: документът е инструмент за управление; тази функция е надарена с т. нар. управленски документи (планови, отчетни, организационни и административни документи и др.), специално създадени за целите на управлението;
- правен: документът е средство за фиксиране и промяна правни разпоредбии правоотношенията в обществото. Правната функция се изпълнява от законодателни и правни нормативни актове, както и документи, които придобиват правна функцияза малко. Така че, за използване като съдебно доказателство, това може да бъде всеки документ;
- функция на историческия източник: документът действа като източник на историческа информация за развитието на обществото.
Тези функции имат международен характер и определят основните правила за изготвяне и изпълнение на документи.
Така, например, правната сила на документ се осигурява от комплекс подробности-- Задължителни елементи при изпълнение на документа. Те включват: име на автора на документа, адресат, подпис, дата, номер на документа, печат за одобрение, печат и др. Наборът от данни и схемата на тяхното местоположение върху документа са документ формуляр.
Съставът на данните, които придават на документите юридическа сила.
В бизнеса има единни изискванияи правила за изпълнение на документи за управление, които са установени с държавни наредби.
Спазването на единните правила за документиране гарантира:
- правната сила на документите;
- · ефективна и качествена подготовка и изпълнение на документи;
- организация бързо търсенедокументи;
- по-активно използване на компютъра при подготовката на документи.
Всеки документ се състои от редица съставни документи (дати, текст, подписи и т.н.), които се наричат детайли. Всеки вид документ (акт, заповед, писмо) има определен набор от детайли.
В трудовата практика търговски предприятияне се използват реквизити „1 - държавна емблема”. Поставя се само върху документи публични институциии предприятия, на които е предоставено такова право. Необходимият „3 - изображение на награди” също не се използва при разработването на фирмената бланка.
Най-важните детайли на документите, използвани в съвременната практика, включват:
- 2 - емблема на организацията;
- 7 - наименование на организацията;
- 9 - индекс на комуникационното предприятие, пощенски код, телефон, факс, номер на банкова сметка;
- 10 - име на вида на документа;
- 11 - дата;
- 12 - индекс (номер) на документа;
- 13 - препратка към индекса и датата на входящия документ;
- 15 - печат за ограничаване на достъпа до документа;
- 16 - адресат;
- 17 - печат за одобрение;
- 18 - резолюция;
- 19 - заглавие на текста;
- 20 - контролен знак;
- 21 - текст;
- 22 - знак за наличието на приложения;
- 23 - подпис;
- 25 - визи;
- 26 - уплътнение;
- 27 - знак върху заверката на копие;
- 28 - фамилия на изпълнителя и неговия телефонен номер;
- 29 - отметка за изпълнението на документа и посоката му в делото;
- 31 - знак за приемане.
От особено значение е правилното изпълнение на такива данни като дата, подпис, печат, печат на одобрение, които придават на документа юридическа сила.
Всеки документ може да бъде разделен на 3 основни части:
- заглавна част (включва подробности, разположени преди текста);
- основна част (подробности „текст” и „приложения”);
- · дизайнерска част (подробности се намират под текста и приложението).
Заверка на документ. Правила за проектиране на детайлите, включени в състава му.
Организационният и административен документ задължително трябва да има подпис на длъжностно лице (подписи, ако документът е разработен и публикуван от няколко длъжностни лица).
Наличието на необходимите подписи е пряко свързано с въпроса дали документът има или няма юридическа сила.
Лицето, което е подписало документа, носи отговорност за неговото съдържание.
Установява се какви документи са упълномощени да подпишат това или онова длъжностно лице вътрешни актовепредприятия (например харти, правилници, заповеди и др.). И така, от името на предприятието документите се подписват от неговия ръководител. Заповеди и правилници, уреждащи дейността на структурните подразделения на предприятието, могат да се подписват от ръководителите на тези поделения. По редица отделни специфични въпроси могат да имат право да подписват и други служители на предприятието. Изчерпателен набор от такива въпроси трябва да бъде отразен в инструкциите за работа в офиса или в други подобни документи.
В зависимост от вида на документите те могат да имат един подпис или два или повече.
Печатът „Одобрен“ („Одобрявам“) е вид потвърждение за важността и уместността на съставения и подписан документ, както и вид санкция за действието на този документ по отношение на определен кръг служители , длъжностни лица, поделения на предприятието.
Редица документи придобиват юридическа сила само след като бъдат одобрени от ръководителите или длъжностните лица на предприятието, чиято компетентност включва решаването на определени въпроси.
Задължителното одобрение подлежи на:
- устав;
- Правилник за представителствата, клоновете и структурни подразделенияпредприятия;
- структура, персонал и персонал;
- Актове на проверки, ревизии, приемане-предаване материални активи;
- · длъжностни характеристики;
- правила за вътрешния трудов ред;
- · оценки;
- цени за работи и услуги и др.
Въз основа на спецификата на своята дейност предприятието трябва да разработи списък с документи, които трябва да бъдат одобрени, и кръг от длъжностни лица, които имат право да одобряват тези документи.
Повечето документи, издадени от предприятието, не са подпечатани. Но отпечатъкът на печата трябва да бъде върху следните документи:
- Отразяване на информация за факти, които имат специални правно значение(за създаване, реорганизация или ликвидация на предприятие и др.);
- удостоверяване правата на предприятието или негови лица (пълномощни);
- установяване на факти, свързани с финансови и материални ценности.
За такива документи печатът е правно значим реквизит, тъй като те имат юридическа сила само ако има отпечатък от него.
Ако документът не съдържа никакви правно значими подробности, тогава той няма юридическа сила и служителите на предприятието имат право да откажат да спазват изискванията на този документ.
Правна сила на копия от документи.
Доста често предприятията трябва да правят копия на документи, например, когато вероятността от загуба на оригинала е голяма или е необходимо да се подадат един документ в различни институции.
Кога копието е законно валидно като оригинала?
Копието трябва точно да повтаря текста и дизайна на оригинала.
Копие от документ, издаден от самото предприятие, може да бъде заверен от ръководителя на това предприятие или от упълномощен служител, например ръководителя на отдела за персонал или ръководителя на офиса. Изключение са копия на документи като например устава на организациите. Копие от хартата се заверява от нотариус.
Засега няма еднозначен отговор на въпроса дали даден документ, получен по факс, има юридическа сила. Някои местни и чуждестранни предприятия признават законността на копието на факса и го приемат за изпълнение. Въпреки това, според нас, надеждността на такива копия не винаги може да се счита за очевидна и пълна. По принцип телефакс съобщението е само копие на документ, еквивалентно на копие, направено на копирна машина.
Факсът трябва да се използва за изпращане и получаване на документи, които не са свързани с събитието за предприятието. правни последици(информационни, рекламни и др.). 24
1. Правна сила на документа………………………………………………..3
2. Видове копия на документа………….. .................................. ........................5
3. Официален печат…………………………………………………………………………………………….. ........... ........ ........ осем
Библиография
ПРАВНА ВАЛИДНОСТ НА ДОКУМЕНТА.
Като всеки обект, документът има много свойства (отличителни качества). Обичайно е да се отделят няколко основни свойства на документ, които се характеризират със съответните характеристики: юридическа сила, оригиналност, автентичност.
Правната сила на документа. Какво свойство на документ може да се нарече юридическа сила? Това свойство трябва да бъде истинско доказателство за тези факти, събития и действия, които са отразени в документа.
Какво влияе върху придобиването на юридическа сила от документ?
1. Спазване на разпоредбите на действащото законодателство от организацията, нейните служители, изготвящи документа.
2. Документирането включва спазване на установените правила за записване на информация. Тези правила са специфични за всеки вид документи и се регулират от GOST и други регулаторни и методически материали.
Правната сила на документа е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за неговото изпълнение.
Правната сила на документа може да се осигури чрез набор от реквизити, установени за всеки вид документ, т.е. задължителни елементи на документацията: име на организацията - автор на документа, подпис, дата, регистрационен номер на документа, печат на одобрение, печат и др.
Оригиналността на документа. Думата "оригинал" идва от латинската дума "originalis", което означава оригинален, оригинален. Отличителният белег на оригинала е неговата уникалност.
Често "умножени оригинали", т.е. оригинали, направени в няколко копия. Например, от древни времена договорът между държавите е съставен в определен брой копия, съответстващи на броя на договарящите се страни, като всяко копие е оригинал.
оригинални документи във вашия външен видмогат да бъдат бели книжа и чернови.
Черновата е предварително редактиран документ. Проектодокумент: Ръчно или машинописен документ, който отразява работата на автора или редактора върху своя текст.
Бялата хартия е последната, пренаписана или отпечатана на бяло версия на документ. Бяла книга: ръкописен или машинописен документ, чийто текст е копиран от чернова на документ или написан без изтривания и корекции.
За официални документи оригиналът е бяла книга, подписана от длъжностни лица, със заявлението, в някои случаи, с печат.
Оригиналите на служебните документи могат да бъдат отпечатани на бланки.
Разграничават се автографи - документи, пренаписани или коригирани (след препечатване или кореспонденция) от ръката на автора.
Автентичността на документа. Като синоним на думата оригинал се използва оригиналът, което на латински означава надежден. Автентичен документ: документ, информация за автора, времето и мястото на създаване на който, съдържаща се в самия документ или разкрита по друг начин, потвърждава автентичността на неговия произход. По този начин документът в окончателната версия, правилно изпълнен и подписан, се нарича оригинал на официалния документ. Това може да е първото или едно копие на оригиналния документ. Дублиран документ: дубликат на оригиналния документ, който има юридическа сила.
Копия на документи. Копие на документ е документ, който възпроизвежда изцяло информацията на истинския документ и всички негови външни характеристики или част от тях, което не е правно обвързващо.
Повторното, точно възпроизвеждане на оригинали (за целите на възпроизвеждането) е копие. Самото понятие за копие (лат. сopia - комплект) се свързва с възпроизвеждането на оригинала от всякакъв вид.
Сред копията се различават:
Извлечението е копие на част от документ. Извлечението трябва да съдържа възпроизвеждане на пълния текст на решението по определен въпрос. Извлечението придобива законна сила, след като бъде заверено от длъжностно лице на организацията или нотариус.
Специален вид - снимки и чертежи, чиято отличителна черта е точното възпроизвеждане на оригинала. Те са вид факсимилно, автоматично копие. С изключение на копия, направени директно от оригинала или получени автоматично, т.е. едновременно с оригинала може да има множество копия: копие от копие.
Правна сила на копията:
1) копието трябва да съдържа точния текст на оригинала (включително формата, на която е изготвен документът), декодиране на печати, подписи на длъжностни лица.
2) доказателство за правната сила на копие от документа - маркировка върху неговата заверка. Заверката на копията трябва да се извърши от самата организация или, ако е необходимо, от нотариус. Нотариална заверка обикновено се изисква за копия от учредителни документи на организация, които се подават на различни държавни агенции (съдебни, данъчни и лицензионни органи, комитети за управление на имоти и др.) Но по принцип всяко копие на документ, което не противоречи на закона и има правно значение може да бъде нотариално заверено.
Нотариусът сравнява оригинала с копието и го заверява. Забранено е нотариално заверяване на копия на паспорти, военни билети, служебни свидетелства.
Самите организации имат право да удостоверяват документи, създадени в тези организации. Също така организациите могат да заверят документи на граждани при кандидатстване за работа (диплома, сертификат, удостоверение за обезщетения и др.)
Копията се заверяват от ръководителя на организацията или от упълномощено длъжностно лице (например ръководителя на отдела за персонал или ръководителя на офиса). Заверените копия, изпратени до организациите, се заверяват с печат.
Видове копия на документи.
Копие на документ е „документ, който възпроизвежда изцяло информацията на истинския документ и всички негови външни характеристики или част от тях, който няма юридическа сила“. Под външни знаци разбирайте носителя на информация, физическото състояние на документите, размера на документа, елементите на деловодството или декорацията.
За да стане едно копие законно валидно, то трябва да бъде заверено. Заверено копие на документ е копие на документ, върху което в съответствие с GOST R 6.30-97 са прикрепени необходимите данни, за да му се придаде правна сила. Установената процедура означава правилата, ясно определени от действащите нормативни правни актове за това кой и какви видове копия на официални документи има право да заверява.
Така например нотариус трябва да свидетелства, че копие от официален документ, написан на чужд език, е правилно.
За организации, които правят копия на официални документи за собствена употреба или ги издават в ръцете на гражданите, се установяват стандартни правила:
1. Организациите имат право да правят копия само на онези документи, чиито автори е самата организация, за издаване на граждани за защита на техните интереси и права.
2. Копия от официални документи на организацията, включително копия от архивни документи, се издават на граждани само с разрешение на ръководителя на организацията или ръководителя на службата по деловодство.
3. Организацията може да прави копия на официални документи на други организации и да ги заверява по предписания начин, ако тези документи са необходими за вътрешно ползване в организацията. Например, когато кандидатства за работа, организацията може да направи и завери копие от диплома на служител, което след това ще бъде подадено в личното му досие.
4. Забранено е да се правят копия на следните документи: паспорт, военна книжка, служебни свидетелства; документи, маркирани за недопускане на копиране; документи с неясен текст, изтривания и неуточнени корекции.
В зависимост от начина на правене на копия се различават факсимилни и безплатни копия.
Факсимилно копие точно възпроизвежда всички външни знаци, художествени особености на дизайна на реквизита, тяхното местоположение. Факсимилни копия могат да се правят с помощта на офис оборудване, типографски.
Безплатно копие на документа може да бъде направено ръкописно или машинописно. Той може напълно да възпроизвежда информацията от официален документ, но не и абсолютно точно външни характеристики (шрифт, например).
Копие, направено в организацията, се заверява, като върху него се поставя реквизитът 25 „Отметка за заверка на копия“ изцяло или кратка форма.
Копията са от следните видове:
пълно копие;
екстракт;
ваканция.
Пълно копие на официален документ, издаден лично, трябва да бъде заверен със знак за заверка на копието в пълен вид с официалния печат на организацията.
Ако официален документ трябва да бъде представен на вниманието и изпълнението на значителен брой организации или изпълнители, копие от него се прави с помощта на офис оборудване в необходимия брой. В този случай копирането се извършва не от оригинала (подписът на ръководителя не е позволено да се копира по този начин), а от дубликат на документа, специално подготвен за възпроизвеждане, върху който няма личен подпис на главата в реквизита „Подпис“. Под посочения реквизит се поставя знак за удостоверяване на копието в пълен вид с канцеларския печат (служебният печат на организацията също не може да бъде копиран по този начин), например:
правилно
Ръководител на кабинета Н. М. Сергеева
15.10.2000
Извлечение от официален документ, например от заповед, протокол, се прави, ако не е необходимо да се прави пълно копие. Изявлението се издава, както следва:
наименованието на вида на документа посочва: “извлечение от заповедта”, “извлечение от протокола”;
уводната част (ако има такава) на официалния документ се възпроизвежда изцяло;
от основната част на текста на документа се изписва елементът, чиято информация е необходима;
възпроизвеждат се реквизит "Подпис" (без личен подпис);
се поставя знак за заверяване на копието в пълен вид с печат.
Образец на извлечение от документ (заповед) е даден в Приложение. 33
Отпускът е копие на изходящ документ, който се подава в бизнеса на организацията, а оригиналният документ, като бизнес писмо, се изпраща на адресата. Върху втория екземпляр на документа на определеното място се поставя знак за заверка на копието в кратка форма, т.е. без посочване на длъжността на лицето, което го е заверило, и декодиране на подписа. Ако ваканцията не е издадена на бланка на организацията, тогава датата, регистрационният номер и връзката към индекса и датата от първото копие трябва да бъдат прехвърлени към нея.
Дубликат трябва да се различава от копие на документ, което е дубликат на оригиналния документ, който има юридическа сила. Дубликат се прави при загуба на оригинала (например акт за раждане, удостоверение или диплома и др.) на същия формуляр като оригинала. Дубликатът има оригинален печат и подпис на длъжностните лица, които имат право да подписват тези документи към момента на издаване на дубликата. Върху дубликата в горния десен ъгъл се поставя знак под формата на думата "дубликат".