Ефективно използванеИнформацията за вземане на решения в институциите се предоставя от търсачките на документи (бази данни за документи на институцията). Информацията за документите, посочени при тяхната регистрация, влиза в системата за търсене, която включва картотеки и класификационни справочници.
Деловодната служба и секретарят (в малките институции) с помощта на база данни са длъжни да предоставят, ако е необходимо, бързо търсенеданни за това кой, къде, на какъв етап от подготовката се намира документът, в кои документи можете да намерите информация по конкретен въпрос.
Предпоставка за организиране на търсачка е разбираемостта. Това е особено важно предвид факта, че текучеството на персонал в съвременната офис работа е доста често срещано явление. Търсачката трябва да отговаря на следните изисквания:
o разкриват изцяло състава и съдържанието на документите;
o осигуряват своевременно търсене на документи, информация, контрол върху тяхното изпълнение.
Притежаването на целия набор от информационни и документационни ресурси е основната задача на службата за деловодство.
Заедно с документите търсачките се прехвърлят и в архива на институцията за съхранение.
Информация- справочна работа, както и регистрацията на документи, може да се организира традиционно - под формата на справочни файлове, както и в автоматизиран режим.
Традиционен формуляр за търсене на документи
В случай на използване на формуляра за карта за регистриране на документи се отпечатва необходимия брой RKK, от който е възможно да се съставят такива независими картотеки:
o справка (по кореспонденти, видове документи, техните автори и др.);
o контрол (по срокове, изпълнители и др.);
o кодификация или тематична ( регламенти, административни документи и др.);
o по искане на граждани;
o азбучен.
Броят на картотеките в една институция се определя от степента на централизация на операциите по регистрация и търсене, както и от специфични условиядейността на институцията.
Ръчен шкаф за файлове е кутия или няколко кутии, в които картите са разположени в определена последователност. За да регистрирате различни категории документи, е препоръчително да направите карти с различни цветове или да направите специални маркировки с цветни ивици върху горната част на обикновените карти. Разделите и заглавията на картотеката са разделени една от друга с картонени или пластмасови разделители, които показват имената на разделите или индексите на заглавията. Поставянето на картите в заглавията се извършва по азбучен ред, подчинение, степен на важност и др.
Картотеките са организирани по различни схеми. тяхното изграждане зависи от структурата на институцията, степента на централизация на справочната работа, естеството на заявките за информация, техния брой и други фактори. Така че, в случай на използване на централизирана система за регистриране на документи, справочните файлове се формират в деловодството; децентрализирана система предвижда формиране на картотеки в структурните поделения, смесена - в деловодството и в структурните поделения.
Референтни файловеса основните видове картотеки в институциите. В тези картотеки RKK са групирани (систематизирани) по следните критерии:
o азбучен (с фамилни имена, имена на предмети или предмети);
o географски (по наименованията на административни и стопански единици);
o Кореспондент (по имената на институциите, с които се води кореспонденцията);
o поименни (според наименованията на видовете документи);
o предметно-питателна или тематична (според съдържанието на документите или сферата на дейност, за която се отнасят документите);
o структурен (според документи, принадлежащи на структурни подразделенияинституции);
o хронологичен (според датите на получаване на документите, тяхното изпълнение, подписване, изпращане).
При оформянето на шкафове за файлове е възможна комбинация от различни функции за търсене.
Референтният файл по правило се състои от две части: неизпълнени и изпълнени документи.
Първа часте предназначена за улавяне и търсене на информация за документи в процеса на тяхното изпълнение и при необходимост осигурява контролна функция. Картите в него могат да бъдат систематизирани по изпълнители, структурни подразделения, кореспонденти или срокове за изпълнение на документите.
При изпълнение на документите се преместват карти с подходящи марки от първата част на картотеката на разделите и заглавията на втората част.
Втора частКартотеката е предназначена за търсене на вече завършени документи и е изградена по производствена и отраслова схема, отразяваща насоките, функциите и проблемите на дейността на институцията. Картите във втората част на картотеката се систематизират по правило според номенклатурата на делата. Разделите и заглавията на картотеката съответстват на разделите и членовете от номенклатурата на делата. Основната функция за търсене на документ е неговото съдържание.
В зависимост от видовете (групи) документи те се регистрират, образуват отделни справочни файлове на входящи документи, инициативни изходящи документи, жалби на граждани, нормативни правни актове, административни документии т.н.
Формирането на картотеки на входящи, изходящи и вътрешни документи се извършва на хронологичен принцип.
Референтните файлове се създават отделно за всеки Календарна година. В оперативната работа се използват и картотеки за текущата и предходните години. Общ терминкарти за съхранение - три години.
Контролни (спешни) картотекипредназначени да контролират времето за изпълнение на документи. В разделителите на техните заглавия могат да се поставят календарни номера на месеците, имена на структурни подразделения и имена на изпълнители. Процедурата за формиране на контролен (спешен) файл е описана в подраздел 3.2.4.4.
Тематични (кодифициращи) картотеки,най-пълно разкриват съдържанието на документи, които създават регулаторни правни актове на органи Най-високо ниво, административни документи на институцията, договори и др. За формиране на такива картотеки се съставя отделна карта за всеки въпрос, предмет, отразен в текста на документа, така че един документ, в зависимост от съдържанието му, може да бъде нарисуван върху няколко карти. Информацията е систематизирана в съответствие с рубриките на вътрешносистемния класификатор на въпроси, свързани с дейността на институцията.
Картотеки на нормативни правни актове и административни документисе образуват по предметно-питателен (тематичен) признак и хронологично. В такъв картотека картите се съхраняват до подмяна на документите с нови.
Тематични картотекисе използват само за справочни цели, не се използват като контролни файлове.
Картотеки по жалби на гражданиподредени по азбучен ред по имената на кандидатите.
Подобряването на ефективността на търсачката се постига чрез разработване на такава ръководства за класификация:
o класификатор на въпроси, свързани с дейността на институцията;
o класификатор на видовете документи;
o кореспондентски класификатор;
o класификатор на разделителна способност;
o класификатор на изпълнителите;
o класификатор на резултатите от изпълнение на документи;
o номенклатура на делата.
Автоматизирана система за търсене на документи
В момента институциите набират разпространение на автоматизирани системи за регистрация на документи, които дават възможност за попълване на регистрационни формуляри на компютър и същевременно създаване на база данни с документи на институцията. В автоматизираните системи за търсене по правило информацията се търси централно на автоматизирани места за регистриране и обработка на информация. Потребителят трябва да може да получи информация за всички или няколко регистрационни данни, да е наясно с местоположението на документа за определен час. Издават се справки:
o от конкретен документ- къде се намира, етапът на подготовка, резултатът от изпълнението, мястото на съхранение;
o по тема (съдържание) - за конкретен документ, група документи;
o по региони - по държава, регион, град, област.
За търсене на документ или група документи могат да бъдат посочени следните подробности:
o входящи" изходящи, вътрешни документи(търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);
o вид на документа (писмо, заповед, заповед, договор и др.);
o приблизителен хронологичен обхват на търсенето (по дата на получаване или (за вътрешни документи) подписване на документа);
o регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);
o организация (кореспондент/адресат);
Можете да търсите информация за конкретен документ, като въведете неговия номер. Освен това търсенето може да се извърши по неизпълнени документи, по цялата оперативна база данни (документи от текущата стопанска година) и, ако е необходимо, по архивната база данни (документи от минали години).
На екрана се извежда информация за документа, при необходимост се отпечатва формуляр за регистрация. Ако говорим за група документи, тогава резултатите от търсенето се показват на екрана и се отпечатват в табличен вид.
В случай на търсене на неизпълнен документ, резултатът от търсенето е информация за структурната единица (с кои изпълнители) документът се намира в момента на търсенето. Ако документът е завършен, информацията за неговото местоположение се показва на екрана.
Условието за успешното функциониране на деловодната служба (секретар-референт) в областта на информацията и справочната работа е създаването на референтен файл ( информационно бюро), в които регистрационните карти са подредени по определена система. Задачата на справочния апарат в деловодството е да отговори на два въпроса по всяко време: първият е в кой отдел, кой от изпълнителите и на какъв етап на изпълнение, кой от изпълнителите и на какъв етап на изпълнение е желаният документ , вторият - в кой документ (в кои документи) има информация по желания въпрос. Информация и справочна работа могат да бъдат изградени както традиционно с помощта на референтни карти, така и в автоматизиран режим. Нека разгледаме накратко и двата подхода. Референтните файлове в централизирането на регистрационните и справочните операции се намират в офиса и контролната група. При децентрализирани операции картотеките се намират в структурните подразделения на организацията. Картите са групирани в картотечен файл според характеристиките, които са напълно зависими от съдържанието, заявките, които трябва да бъдат задоволени с негова помощ. Референтният файл е разделен на две части: първата включва карти за неизпълнени документи, втората - за изпълнени. При изпълнение на картите картите от секциите на първата част на картотеката се преместват в съответния раздел на втората част. Всички колони трябва да бъдат попълнени на регистрационната карта, поставена във втория раздел на картотеката. Използването на цветни индикатори позволява класификацията на референтния масив и улеснява търсенето необходимата информация, повишава ефективността на търсенето. Референтните карти се прехвърлят в архива заедно с попълнените документи и документи. Възможностите на информационните и справочните услуги с въвеждането на автоматизирана система за регистрация на документи се разшириха значително. Автоматизираната система ви позволява да намерите справки за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа. Търсенето на информация за конкретен документ може да се извърши по неизпълнени и изпълнени документи, по цялата оперативна база данни за текущата година, а при необходимост и по документи от минали години (архивна база данни). Ако е необходимо да се получи информация за конкретен документ, съответната регистрационна форма се показва на екрана и след това се отпечатва. Резултатите от търсенето на информация за група документи се показват в табличен вид и при необходимост се разпечатват. Информацията за неизпълнен документ или съответно за изпълнен такъв показва кой изпълнител разполага с документа и в какъв случай този документподгънати. В момента системите за пълнотекстово търсене на необходимата информация стават все по-разпространени. За тези цели към регистрационната карта за документа се прилага файл с текста на самия документ. Такива системи ви позволяват да търсите не само по детайлите на регистрационната карта, но и по съдържанието на самия документ - търсене на този документ от ключови думиили фрази. Използване компютърна технологияускорява работния процес, подобрява изпълнителската дисциплина на служителите, подобрява управлението на организацията като цяло.
ЕСЕ
в дисциплината „Делопроизводство и кореспонденция на сметки“
на тема: "Информационно-справочна работа"
2011
Съдържание
1. Информационни и справочни документи: акт, протокол, меморандум, обяснителна записка, удостоверение, писма, телеграма ....……………3
2. Информационна и справочна работа по документи……………………………….… .8
3. Отличителни черти на работата по извличане на информация в автоматизирани системи…………………………………………………………..….. .10
Литература……………………………………………………………………………………14
1 Информационни и справочни документи: акт, протокол, меморандум, обяснителна бележка, удостоверение, писма, телеграма
Повечето от документите, създадени от институциите, са информационни и справочни.
Информационни и справочни документи
- това е набор от документи, съдържащи информация за действителното състояние на нещата, които служат като основа за вземане на решения, издаване на административни документи.
Видове информация и справочни документи:
- Акт;
протокол;
меморандум;
обяснително писмо;
справка;
писма;
телеграма, телеграма.
Формата на акта се състои от детайли : наименование на министерството или агенцията; Име на организацията; наименование на структурното звено; наименование на вида на документа; дата, номер; място на публикуване; заглавие; текст; заявления;подписи (членове на комисията);печат за одобрение, одобрение.
2. Протокол - документ, който записва хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, срещи и др. Протоколите се съставят на бланки на организации във формат А4. Текстът на протокола се състои от две части: уводна и основна. В уводната част на текста на протокола има постоянна и променлива информация. .
Формулярът на протокола се състои от подробности: наименование на организацията или отдела (ако има); име на структурното звено (ако има такова); наименование на вида на документа - ПРОТОКОЛ; дата на събранието, номер (в рамките на една календарна година); място на съставяне (град); звание (вид колегиална работа и наименование на колегиалния орган); текста на уводната и основната част; подписи; печат за одобрение, одобрение (ако е необходимо).
3. меморандум - документ, адресиран до ръководителя на неговата организация или до по-висша организация и съдържащ изложение на всеки въпрос или факт.
Според съдържанието на докладите са:
- а) информация;
- б) отчетност (по резултати от командировка и др.).
- вътрешни;
външен.
Формулярът на вътрешния меморандум се състои от подробностите: наименование на структурната единица (ако има такава); наименование на вида на документа - меморандум; дата, номер; дестинация; заглавие; текст; приложения; подпис.
Формулярът на външен меморандум се състои от подробностите: името на министерството или ведомството; Име на организацията; наименование на структурното звено (ако има);наименование на вида на документа - меморандум; дата, номер; място на публикуване; дестинация; заглавие; текст; приложения; подпис.
4. Обяснителна бележка - документ, който обяснява съдържанието на определени разпоредби от основния документ (план, програма, доклад) или обяснява причините за нарушаване на трудовата дисциплина, неизпълнение на каквато и да е задача.
Върху него се съставят обяснителни бележки, които са приложение към основния документ, което го обяснява общи форми. Техният лидер се подписва. Обяснителните бележки, обясняващи причините за нарушаване на трудовата дисциплина, неизпълнение на каквато и да е поръчка, се съставят от отделни служители на стандартен лист хартия. Подписано от компилаторите.
Формулярът за обяснителна бележка се състои от подробностите: името на министерството или ведомството; Име на организацията; наименование на структурната единица (ако има такава); име на вида на документа; дата, номер; място на публикуване; дестинация; заглавие; текст; подпис.
5. Помощ - документ, потвърждаващ факти или събития.
Текстът на удостоверението започва с фамилното име, името и бащината (в именителен падеж) на служителя (или друго лице - студент, пенсионер и др.), за което се съобщава информацията.
Сертификатите се съставят, за да опишат и потвърдят факти или събития в производствената дейност на организацията. Текстът на справката се състои от две части: първата излага фактите, довели до написването му; вторият предоставя конкретни данни.
Формулярът за справка се състои от подробности: името на министерството или ведомството; Име на организацията; наименование на структурната единица (ако има такава);наименование на вида на документа; дата, номер; място на публикуване; дестинация; заглавие; текст; подпис; тюлен.
6. Докладвай - последователно представяне на среща, среща и др. информация относно извършената или планирана работа от ръководителя на организацията или друго длъжностно лице до служителите на определено звено или на цялата организация.
За да направите добър отчет, трябва да определите предназначението на документа и правилата за форматиране. Целта на доклада: информиране и убеждаване. Елементи на доклада: въведение (показване на целите и целта на доклада); основна част - изложение на основните факти; заключения (под формата на разпоредби); препоръки. Текстът на доклада трябва да се състои от кратки изречения. Изречението трябва да бъде не повече от 20 думи.
7. Телеграма - официално съобщение, предадено по телеграф. Текстът на телеграмата трябва да бъде кратък. В текста се пропускат съюзи, предлози, препинателни знаци. Първата част на телеграмата съдържа: знак за категорията на телеграмата; дестинация; текст; фамилия официаленкойто е подписал телеграмата. Във втората част на телеграмата - под реда - се посочва: адресът и името на организацията - подател на телеграмата; наименование на длъжността подпис на лицето, от чието име идва телеграмата; тюлен; дата.
8.Телефонно съобщение - официално съобщение, предадено по телефона. Този тип информация фонов документизползва се за предаване на спешни поръчки, известия в телефонната мрежа. При предаване на телефонно съобщение е необходимо да се придържате към следните настройки: предавайте само кратка, спешна информация; проверете правилността на записа с обратна връзка; текст - не повече от 50 думи; не използвайте трудни за произнасяне и редки думи; запишете в специална книга факта на предаването на телефонно съобщение.
Телефонната форма се състои от подробности : наименование на министерството или ведомството; наименование на организацията - подател; наименование на вида на документа; дата, номер; място на съставяне; адресат; заглавие; текст; подпис; длъжност, фамилия на лицето, изпратило телефонното съобщение, телефонен номер, час на предаване; длъжност, фамилия на лицето, получило телефонното съобщение, телефонен номер, час на получаване.
9. Писмо - обобщено наименование на документи с различно съдържание, които служат за комуникация и предаване на информация между адресати. Функциите на писането са следните: средства за комуникация; предаване на информация; известие за нещо.
Текстът на писмото се състои от две части: уводна и основна. В уводната част се излагат фактите, довели до написването му. Основната част определя целите: заявка, оферта, отказ и т.н.
Видове официални писма: писмо - молба; писмо - оферта; писмо - иск; запитване; писмо - известие; информационна поща; писмо - отказ; писмо - напомняне; мотивационно писмо и др.
Формулярът на писмото се състои от подробностите: името на министерството или ведомството; Име на организацията; наименование на структурното звено (ако има); адрес на организацията (пощенски, телеграфен); телефон, факс, телетайп номер; номер на банкова сметка; дата, номер; връзка към индекса и датата на входящия документ; адресат; заглавие; текст;приложения;подпис; печат;фамилия и телефон на изпълнителя; ограничение на достъпа.
10.Факс - документ, получен с помощта на специално устройство (телефакс) по телефонни комуникационни канали. Факсът винаги ще бъде копие на предадения документ. Факсът се обработва по същия начин като бизнес писмо.
Допълнителни данни, които самото устройство поставя : индикация (код) на подателя; дата и час на предаване; продължителност на предаването; номер на факс, от който е изпратена информацията; брой страници.
2 Информационна и справочна работа по документи
Една от основните цели на регистрацията- Създаване на база данни с документи на организацията. Службата за управление на документи (или секретар в малка организация) въз основа на тази база данни трябва да отговори на два вида въпроси:
- кой, къде, на какъв етап от работата е даден документ;
в кои документи можете да намерите информация по определен въпрос.
Информация и справочна работа, както и самата регистрационна система, могат да се извършват:
- в традиционната форма (главно с помощта на картотека);
в автоматизиран режим.
Говорейки за информацията и справочната работа по документите на организацията, трябва да се отбележи, че едно от основните предимства на използването на автоматизирани системи за управление на документи, в сравнение с традиционните технологии, е намаляването на времето, прекарано в търсене на документи и съставяне на резюмета. и отчети, както и повишаване на ефективността на търсенето и качеството на обобщенията и отчетите.
Използвайки автоматизирана системаподдръжка на документация за управление, можете бързо да търсите документ или документи както по стойността и комбинацията от всякакви детайли на регистрационната и контролна карта, така и по текстовете на самите документи (файлове).
и др.................
Страница 15 от 16
Иинформация и справочна работа по документи.
Основа на информация и справочна работа по документие база данни, формирана в процеса на въвеждане на входящи, изходящи и вътрешни документи в компютър.
Съвременните СУБД (системи за управление на бази данни) ви позволяват да правите запитвания и съответно да получавате отговори за всяка комбинация от данни, включени в картата за регистрация на документа.
По същия начин се извършва и търсенето на самите документи. Търсенето може да се извърши по всяка попълнена табела (поле) в регистрационната карта. По правило това са номера на входящия документ, датата на получаване на документа, вида на документа, кореспондента, територията, изпълнителя на документа, номера на изходящия документ, датата на изпращане на документа и др. Съответните стойности на полета или се въвеждат от клавиатурата, или за класифицираните стойности се избират от съответния списък (тип документ, изпълнител и т.н.). Помощ може да бъде издадена:
1. По конкретен документ: къде (кой) се намира; етап на изпълнение (подготовка); резултат от изпълнение; място за съхранение (за изпълнени документи).
2. По тема (съдържание): конкретен документ; група документи.
4. По регион: държава; площи; град.
При търсене на конкретни документи или група документи могат да се посочат следните подробности:
1) входящи, изходящи, вътрешни документи (търсенето може да се извърши както поотделно за всяка категория, така и за трите групи документи);
2) вид на документа (писмо, заповед, договор и др.);
3) приблизителния хронологичен обхват на търсенето (по датата на получаване или за вътрешно - подписване на документа, или от един номер на друг);
4) регионът, в който се извършва търсенето (държава, регион);
5) организация (кореспондент/адресат);
При търсене на информация за конкретен документ номерът на документа може да бъде директно посочен.
Условията за търсене се формират като комбинация от попълнените полета на картата, подобно на регистрационната карта, т.е. при попълване на няколко полета ще бъдат намерени документи, отговарящи на всички посочени параметри.
Търсенето на документи може да се извърши по неизпълнени, изпълнени документи (с дата на изпълнение и знак за поставяне в делото), върху цялата оперативна база данни (документи от текущата година на водене), а също и, ако е необходимо, на архивната база данни (документи от минали години).
При издаване на информация за конкретен документ регистрационната форма се извежда на екрана и при необходимост се отпечатва. При търсене на група документи резултатите от търсенето се показват и отпечатват в табличен вид.
В случай на търсене на конкретен неизпълнен документ, резултатът от търсенето е информация за това при кой изпълнител се намира документът в момента. Ако документът вече е изпълнен, тогава на екрана се показва информация в кой случай се намира този документ.
Значително разширяване на възможностите за търсене в пълнотекстови бази данни по документите на институцията. Тази форма на работа с електронни копия на документи напоследък придоби по-широко разпространение. В този случай файл с текста на самия документ автоматично се прикачва към регистрационната карта за документа (входящ, получен от електронна поща, факс; или въведени чрез сканиране и последващо разпознаване хартиен документ, изходящ или вътрешен - подготвен с текстов редактор, електронна таблица и др.).
Такива пълнотекстови системи ви позволяват да търсите не само по данните, въведени в картата на документа, но и по съдържанието на документа, т.е. търсене на документи, в чийто текст има определени думи или фрази. Например, ако искаме да намерим документи, свързани с покупката на принтер от Орион, тогава търсим думите "принтер" и "Орион".
Използването на автоматизирани технологии значително намалява разходите за труд за регистрация, контрол на изпълнението и справочно-информационно обслужване. Така че, ако разходите за труд за попълване на една традиционна регистрационна карта са 0,152 часа, то при използване на автоматизирана технология - само 0,054 часа. Съответно разходите за труд за търсене актуална информацияса 0,17 или 0,054 часа, изготвянето на удостоверения за неизпълнени навреме документи по традиционна технология отнема месечно (10 документа), годишно (над 100 документа) от 0,26 часа до 8 часа. В същото време подобно удостоверение в автоматизирана системасе приготвя за 0,05 часа и с подходящите настройки обикновено може да се създаде и отпечата автоматично с определена честота.
Интерес представляват нормите за време за наблюдение на изпълнението на документите, включително поставяне на знак „К” върху документа, подлежащ на контрол, напомняне на изпълнителя за крайния срок, въвеждане на информация в картата за хода на изпълнението, информиране на ръководителите за състояние на изпълнение, снемане на документа от контрол, изготвяне на резюме на документи, неизпълнени в срок, съставяне на резюме на изпълнението на документи, подлежащи на контрол; обобщение на резултатите от изпълнението на документи в структурни подразделения, анализ на състоянието на изпълнение на документи в организацията. Например, изготвянето на сертификат за информиране на ръководството (сертификат за 20 документа) в традиционната офис работа отнема 1,8 часа, а в автоматизираната - 1 час.
Програмите за регистрация и контрол на изпълнението на документи са важни интегрална част съвременни системиофис автоматизация.
<< Предыдущая - Следующая >>
| Съдържание |
|---|
Практически урок № 5
Въпроси за разглеждане:
Въпрос 1
Въпрос №2
Какво е информация система за търсене?
Системата за извличане на информация е приложна компютърна среда за обработка, съхранение, сортиране, филтриране и търсене на големи масиви от структурирана информация.
Всяка ИС е предназначена да решава определен клас проблеми, които се характеризират със собствен набор от обекти и техните характеристики. IPS са два вида:
1. Документографски. В документографските информационни системи всички съхранявани документи се индексират по специален начин, т.е. на всеки документ се присвоява индивидуален код, който съставя изображението за търсене. Търсенето не се основава на самите документи, а на техните изображения за търсене. Така се търсят книги в големите библиотеки. Първо те търсят карта в каталога, а след това по номера, посочен върху нея, се намира и самата книга.
2. Фактически. Фактографските информационни системи съхраняват не документи, а факти, свързани с всяка предметна област. Търсенето се извършва по образец на факта.
Всеки IPS се състои от две части: база данни (DB) и система за управление на база данни (DBMS).
Базата данни е наименувана колекция от структурирани данни, свързани с определена предметна област.
Системата за управление на база данни е набор от софтуерни и езикови инструменти, необходими за създаване на бази данни, поддържането им актуално и организиране на търсенето на необходимата информация в тях.
На понастоящемИма много различни СУБД. Най-широко известни са като dBase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Въпрос №3
Въпрос №6
Въпрос №7
Въпрос №8
Каква информация трябва да съдържа регистрационната и контролната карта?
Упражнение №5
"Организация на информационно-справочната работа"
Въпроси за разглеждане:
1. Какво представлява информационно-справочната работа по документи?
2. Какво е система за търсене на информация?
3. Какво представляват „карти за регистрация на документи“ и каква е особеността на работата с тях?
4. Какво е референтен файл?
5. Какви са принципите на поддържане на картотека?
6. Какво включва контролът върху изпълнението на документ след съставяне на решение по него?
7. Какви са особеностите на технологията на работа с жалбите на гражданите?
8. Какви данни трябва да съдържа регистрационната и контролната карта?
Въпрос 1
Какво представлява информационно-справочната работа по документи?
Една от основните цели на регистрацията е да се създаде база данни с документи на организацията. Службата за управление на записи (или секретар в малка организация) трябва да отговори на два типа въпроси въз основа на тази база данни:
- кой, къде, на какъв етап от работата е даден документ;
- в кои документи можете да намерите информация по определен въпрос. един
Притежаването на целия набор от информационни и документационни ресурси е основната задача на службата за деловодство. И на първо място, за да се изпълни тази конкретна задача, всички данни за документи се записват в регистрационните и счетоводните формуляри. Информационно-справочната работа, както и самата регистрационна система, могат да се извършват както в традиционната форма (главно с помощта на картотека), така и в автоматизиран режим. 2
Референтният файл е изграден от регистрационни карти. Разделителите в референтния файл са имената на структурни подразделения или дейности на организацията. В рамките на тези раздели е най-удобно да поставите карти по азбучен ред на кореспонденти или въпроси на дейност (стоки, продукти и др.). В момента на регистрацията на документа се съставят две карти: едната се поставя във файла за контрол на времето, а другата в референтния файл. След изпълнението на документа картата от срочната картотека, като по-пълна и имаща всички белези за разрешаване на поставения в документа въпрос, се прехвърля в референтната картотека, а подобна карта от референтната карта индексът се унищожава или използва при създаване на допълнителен референтен картоиндекс за търсене на документи чрез друга функция за търсене.