Какво представлява научно-справочният апарат на архива. Автоматизирана научно-справочна апаратура на архива

Проблемът за класификацията на архивната документална информация е основният проблем на съвременната организация на архивното информационно пространство. Ето защо в момента се работи за създаване на отраслов класификатор на архивна документална информация.

Работата по създаването на научен справочен апарат за архивни документи е вид научна работа, насочена към предоставяне на организации и лица с необходимата документална информация. Информацията за документа е информация, различни данни, съдържащи се в документ.

На практика информационна работа архивни документи, които са първоизточници на информация за обектите на обективната действителност и психическата дейност на човека, се наричат носители на първична документална информация.

Различни съобщения за документи, състоящи се от описания, специални шифри и кодове, се наричат информация за информация или вторична документна информация.

Архивните указатели, съдържащи вторична документална информация, и самите документи, носещи първична документална информация, заедно съставляват архивна информационна среда.

Всички архивни справочници, описващи документална информация, са разделени на задължителни и незадължителни.

Във всички държавни архиви съществуват задължителни справочници. Те включват архивни описи и архивни каталози, прегледи на документи и други архивни справочници.

Създават се допълнителни справочници, като се отчита спецификата на документите на архива, а също така се формират исторически (получени картотеки, получени за постоянно съхранение, картотеки и списъци с документи, идентифицирани за публикуване). Допълнителните директории включват индекси, рецензии, тематични списъци, анотирани каталози.

Принципи на изграждане на системата на НСА. Основните принципи на изграждане на системата NSA са:

1) връзката и допълването на информация от различни справочници, които описват първична ретроспективна документална информация на различни нива;
2) уникалност и недублиране на информация от различни видове указатели;
3) правоприемство на ведомствени, държавни и общински архиви на НСА.

Трябва да се спазват два дребни принципа, за да се направи търсенето по-ефективно и да се избегнат разходите за труд на архивиста за дублиране на информация.

Ако описанието и каталогизирането на фонда се извършват в съответствие с принципа на взаимовръзка и допълване на информацията, изследователят, след като се е запознал с описа на фонда и е изписал от него номерата на складовите единици по темата интерес към него, след което се обръща към съответния раздел на каталога за по-задълбочено търсене. В каталога той намира не само имената на складовите единици, но и заглавията на документите и по-подробна информация, като посочва листовете на единицата за съхранение, на които може да се намери тази информация.

Третият принцип е много важен за организацията на издирвателната работа. Това означава, че подлежи на създаването на всички видове справочници във ведомствени, държавни и общински архиви единни изискванияи общи методи. И така, описи на делата се съставят дори в деловодството на подконтролните институции ведомствен архив. Обобщените описи (годишни раздели) на описите на делата за постоянно съхранение на ведомствен архив трябва да бъдат одобрени от ЕПК на държавния архив и да се съхраняват в държавния архив като контролни екземпляри до предаване на делата в постоянно съхранение. Същият контрол трябва да се упражнява и върху състава на ведомствените картотеки и други справочници. Всички елементи на описанието, всички спомагателни елементи на справочния апарат за описа трябва да бъдат в стриктно съответствие с основните правила за работа на ведомствените и държавните архиви.

Структурата на системата на NSA. Системата на НСА на структурното подразделение на вертикално и хоризонтално ниво. Хоризонталното ниво на системата се основава на функционалната разлика на директориите. По функция справочниците на системата на NSA са разделени на:

1. към счетоводни ръководства;
2. ръководства за разкриване на съдържанието на документи (системи за извличане на информация).

Вертикалното ниво на системата се основава на йерархията на референтните класове към следните набори от архивни документи:

1. RF AF като цяло;
2. мрежи от архиви;
3. архив;
4. фонд;
5. дело или отделен документ.

В съответствие с това разделение могат да бъдат посочени най-често срещаните справочници и справочни комплекси за архивни документи.

Централният фондов каталог на Федералните архиви и разработен преди това на негова основа автоматизирана система NTI.

2. Група архиви от определен регион:

складов каталог на съставно образувание на Руската федерация или община.

пътеводител или бърза справка;

книга за приходите;

списък на фондовете;

листове със средства;

указатели;

тематични прегледи;

указатели;

архивен паспорт;

фондов лист;

преглед на фонда;

указатели;

5. Отделен случай или отделен документ:

тематични ръководства;

указатели;

прегледи на акции и индекси;

вътрешно описание на случая;

анотация;

потвърждаващ надпис.

В практическата работа всички директории, в резултат на тяхната класификация по нива на документи, бяха наречени:

междуархив (на ниво ВВС на РФ и неговата част); вътрешноархивни и междуфондови (на ниво фондове или техни части);

вътрешнофондови (на ниво фонд или негова част).

Подробен списък на справочния апарат на всеки федерален архив на Русия за посочените групи (вътреархивни, междуфондови, интрафондови указатели) е даден в справочника "Федералните архиви на Русия и техния научен справочен апарат", публикуван през 1994 г.

Перспективи за развитие на УАН. Развитие на перспективи за по-нататъшно оптимално развитие на системата на АНС, базирано на решаването на следните основни проблеми.

1. Оптимизиране на системата ВВС на НСА като цяло като подсистема на националната система за научно-техническа информация (НТИ).
2. Оптимизиране на отделни подсистеми и елементи на системата AF RF на НСА на различни нива на организация на документите: архив - фонд - файл - документ - това са нивата на "влизане" в системата на НСА; и оптимизиране на системата на НСА на всеки архив.
3. Цялостно осигуряване на приемствеността на НСА на държавни архиви и архиви на институции.
4. По-нататъшно усъвършенстване на методиката за създаване на определени видове справочници, като се отчита тяхното взаимодействие и взаимно допълване в архивната система на НСА.

Системата на NSA трябва да бъде изградена въз основа на единството на счетоводни методи и описание на документи на единна нормативна и методологическа основа, която определя следните изисквания към тях:

1) задоволяване на всички потребности на обществото от ретроспективна информация при възникване на искания и постъпване в архива;
3) да бъде универсален, т.е. обхваща целия набор от документи на RF AF (текст, KFFD, технически и др.), независимо от начина на осигуряване на информацията;
4) имат единна методика за съставяне на всички видове и видове справочници;
5) се различават по взаимно свързване, допълване на директории;
6) се развива, като се вземат предвид по-нататъшните перспективи за прилагане на най-новите постижения на науката и технологиите, т.е. автоматизирано въвеждане и извличане на информация.

Въз основа на тези изисквания основата на системата на NSA трябва да бъде "двойно единство": единството на организацията на документите, което се постига чрез единството на научните и методологически основи на класификацията на документите ( една системаНСА определя организацията на документите и тяхното отчитане по складови единици, фонд, фондов комплекс, архив);

Единството на описанието на документите, което се постига чрез единството на методиката за съставяне на справочника.

В момента създаването и усъвършенстването на НСА във всеки архив е диференцирано. Това означава, че архивистите имат различни подходи към създаването и усъвършенстването на справочници на фондове с различно информационно съдържание.

Архивните фондове са разделени на 3 категории в зависимост от информационното съдържание. Под Категория архивен фондсъщевременно разбират различната степен на информационно съдържание на материалите от този фонд. Така се създават сложни, висококачествени видове архивни справочници за значими, многоаспектни по съдържание и големи фондове, към които често се обръщат изследователите, които се отличават с дълбока и подробна информация за съдържанието на документа. Такива директории се създават от фонд от категория I.

Създава се по-опростен НСА за фондове от II и III категории.

описания на случаите

Описът изпълнява три важни функции: информационна (разкрива състава и съдържанието на документите), счетоводна (осигурява записи на делата), класификация (фиксира систематизацията на делата във фонда).

Информационната функция на описа се реализира в процеса на описване на всеки случай на карти, при съставянето на такива важен елемент, като заглавие на делото, разкриващо конкретния състав на документи и съдържанието на единицата за съхранение. Архивният опис, пълен и правилно изпълнен, дава представа за състава и съдържанието на документите на фонда като цяло.

Счетоводната функция на инвентара е да посочи броя на складовите единици във фонда. Това гарантира безопасността на документите, контрол върху промените в обема на фонда. В допълнение, наличието на серийни номера на делата допринася за бързо търсенеинформация, необходима на изследователите.

Класификационната функция консолидира и отразява най-рационалното подреждане на делата във фонда. Под класификацията на документите и делата в рамките на архивния фонд се разбира тяхното научно групиране в съответствие с исторически установената структура на фондосъздателя или основните направления и въпроси на неговата дейност.

Има три вида инвентаризации: вътрешен опис, опис на структурно звено (доставка), обобщен опис на делата на фонда.

Съставя се вътрешен опис на документите по делото за регистриране на документи за постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието счетоводство е обусловено от спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени преписки и др.), т.к. както и да записва постоянно и временно (над 10 години) съхранение, формирано според видовете документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа.

Инвентаризациите на структурните поделения (доставка) и обобщените описи се изграждат по единна методика. Те се съставят отделно в следните групи случаи:

постоянно съхранение;

временно съхранение (например 5 години и повече, 10 години и повече, повече от 10 години (по преценка на организацията);

от персонала.

Като пример разгледайте методологията за съставяне на опис на каси за постоянно съхранение.

Описът се състои от две части: самият опис, т.е. списък на делата (описателни статии) и справочна апаратура за описа. По правило инвентаризациите се съставят в организации. Но дори и в държавните и общинските архиви инвентаризациите се съставят в хода на усъвършенстване на системата на научно-справочния апарат, при обработката на незадоволително описани документи.

Работата по съставяне на инвентаризация се състои от:

описания на случаите;

организация на документите и делата в рамките на архивния фонд (разработване на класификационна схема за досиетата на фонда и класификация на досиетата на фонда);

съставяне на действителен опис на документите;

съставяне на справочна апаратура и регистриране на описа.

Самият опис на документи (основната информационна част) се състои от описателни статии, които представляват колекция от информация за всяка единица за съхранение и се състои от следните елементи:

сериен номер;

деловоден индекс (номер на делото по номенклатурата или стар инвентарен номер);

заглавието на делото и в някои случаи анотацията на документа;

срокове на документите по делото (ден, месец, година);

броя на листовете във файла;

бележки.

Всеки от елементите на артикула, който изпълнява определена функция, има своя колона в инвентарния лист.

Колона 1 - " Сериен номер"- отразява счетоводната функция на инвентара, фиксира последователността на подреждането на делата във фонда. Номерът на последния артикул, определен по реда на брутната номерация, показва броя на складовите единици, включени в описа. Ако има промяна в количествения състав на инвентарните дела, се прави съответен запис в края на описа (в „Окончателен протокол“).

Колона 2 - "Документален номер" - това е "родният" номер за делото, присвоен в деловодството (това е индексът на делото по номенклатурата на делата). Може да служи като допълнителен "маяк" при търсенето.

Колона 3 - "Наименование на делото" отразява информационната функция на описа, разкривайки състава и съдържанието на документите по всяко дело.

В заглавието не трябва да има произволни съкращения, а само общоприети или предоставени в списъка със съкращения. Наименованието на институции, организации и предприятия (автори, кореспонденти) е дадено изцяло при първото споменаване, а в скоби - общоприетото съкращение. Например „Проекти федерални закониизготвен от АО "Руски железници" (JSC "RZD")". При последващи споменавания на институцията в заглавието е дадено само нейното общоприето съкращение (съкращение): JSC "RZD". В същата колона на описа, от нов ред след основното заглавие се въвежда анотация на документите.

Колона 4 – „Дати на крайния срок“ – разкрива началната и крайната дата на делото. Името на месеца обикновено се изписва с курсив. При посочване на дата първо се посочва денят, след това месецът и годината.

Колона 5 - "Брой листове" - дава представа за обема на единица за съхранение.

В края на описа на делата, документите се прави окончателен запис, който посочва броя на единиците за съхранение (с брой и с думи); първият и последният номер на складови единици според инвентара, посочени са наличните рецептурни номера, буквени цифри, оттеглени складови единици и основанията за тяхното разпореждане.

Например:

"В описа са включени 24 (двадесет и четири) дела от No 1 до No 24."

Сертификационен надпис - съставя се на отделен удостоверителен лист, в който се посочва (с цифри и с думи) колко листа от описа са подадени и номерирани в делото, както и буквени и липсващи числа, листове от вътрешния опис и особености на физическото състояние на листовете от инвентара.

Например:

„В преписката са подадени 57 (петдесет и седем) листа и номерирани (с цифри и с думи) от N 1 до N 57

включително: буквени номера на листове 7а 7б

липсващи номера на листове

Листове за вътрешен инвентар

Методика за съставяне на справочна апаратура за описа

След съставяне на основната част на справочника - самия опис - за него се съставя справочен апарат, който изпълнява две функции: ускорява търсенето на информация за самия опис и предоставя допълнителна информация за фонда.

Съставът на справочния апарат за инвентара е обширен. Включва:

заглавна страница;

предговор;

списък на съкращенията;

показалец.

Това са основните елементи на справочния апарат, но описът може да съдържа и допълнителни елементи - преводни таблици, библиография, терминологичен речник.

Заглавна страница - съдържа информация, разкриваща пълното наименование на държавния архив, в който се съхраняват документите на фонда; пълното име на фонда със списък на всички преименувания, ако има такива, и съкратеното наименование (в скоби); номер на фонда; инвентарен номер; наименование на описа (наименование на структурната част или годините, за които случаите са включени в описа).

Предговорът включва история на фондообразуващата организация, история на фонда, анотация на състава и съдържанието на документите в описа и състава на справочния апарат за описа.

Списъкът на съкращенията е азбучен списък на съкратените думи, намиращи се в инвентара. Списъкът е придружен от пълното име на съкратените думи. Съкращенията се въвеждат с цел спестяване на място за често срещани думи в текста на описа, както и за разкриване на съкращения в справочния апарат и постигане на еднородност при предаването на съдържанието на документите.

Общоприети съкращения, които не изискват специални обяснения (т.е. и т.н., и т.н., и т.н.), обозначаващи името на мерките за маса, време, пространство, свързани с числа или каквито и да е имена и не предизвикващи двойно тълкуване (kg, min . , cm, m), както и съкращенията на думите, включени в разговорната и писмената реч, като например синдикален комитет, не са включени в списъка на съкращенията. Ако при съставянето на описа са използвани съкращения като "роден - роден", "г. - починал", "п. - протокол", "м. - материали" и други подобни, тогава е необходимо описът да се състави отново и не включвайте тези думи в списъка със съкращения.

Предговорът е подписан от неговия съставител.

Индексите към описа са списък на предметните понятия, намиращи се в описа, с необходимите обяснения и справочни данни. Задачата на указателите е да ускорят и улеснят работата на потребителя с инвентара. Индексите могат да бъдат: предметни (общи и специални), поименни, географски (като разновидности на предмета), хронологични и др. Възможни са комбинирани указатели с малък брой лични имена, географски именаи артикули.

Архивна указателна система

Системата за съхранение на архивни документи на ниво фонд е фиксирана чрез инвентаризация, но това не е достатъчно за търсене на документална информация. При използване на архивни документи най-често се формират заявки по теми, въпроси, теми, събития. За да решат този проблем, архивите създават каталози като междуфондови архивни справочници, в които информацията за съдържанието на архивните документи е групирана по теми (теми, отрасли), разположени в съответствие с приетата за този каталог схема за класификация на информацията за документите, която дава изследователят има много възможности за търсене на информация.

Каталожната система в руските архиви започва да се оформя в началото на 60-те години. 20-ти век През изминалия период държавните архиви са натрупали значителен опит в създаването и поддържането на различни видове каталози. Въпреки това, "масовата" каталогизация, извършена през 70-80-те години. 20-ти век във вътрешните архиви доведе до факта, че в традиционната форма каталозите съдържаха милиони карти, но ефективността на използването им беше ниска. Това се дължи на редица фактори: първо, традиционната форма на търсене на информация в каталога; второ, техният „непубличен” характер, т.е. само служителите на архивите обслужиха заявките на изследователите. Всичко това доведе до 90-те години. 20-ти век до спиране на каталогизирането на документална информация.

За разлика от каталожния каталог:

първо, той обхваща по-голямата част от архивните фондове, тъй като структурата му не зависи от системата за съхранение на документи, а отразява класификацията на документалната информация по тема, бранш и др., докато инвентаризацията се съставя за документи от един архивен фонд или част от него;

второ, описът е много по-подробен, тъй като може да съдържа информация не само за един случай, но и части от документ, един документ, група документи, група дела;

трето, за разлика от описа, той не е счетоводно ръководство, т.е. не служи за преброяване на делата и документите; единствената му функция е извличане на информация;

четвърто, ако всеки опис е изграден на базата на собствена систематизираща схема за материалите от този фонд, тогава каталожните карти на всички архивни фондове се подреждат в съответствие с единна схема, чиито основи са общи за всички архиви.

В архивите на организациите вместо каталози се използват картотеки.

В работата в офиса е важно да можете бързо да намерите една или друга документална информация. За тази цел се поддържат регистрационни и регистрационни картотеки с документи, картотеки с писма и изявления на граждани и др. Трябва да се помни, че тези картотеки имат не само моментно значение: в бъдеще, наред с документите, те ще трябва да отиде в архива на организацията.

Процесът на изготвяне, съставяне и поддържане на архивни каталози се нарича каталогизиране на архивни документи:

Каталогизирането включва следните видове работа:

определяне на типа на директорията;

разработване на класификационна схема за документална информация в каталога;

идентифициране и подбор на документална информация за каталогизиране;

описание на документалната информация на каталожни карти;

Индексни индексни карти;

организиране на карти и поддържане на каталог

Определянето на типа каталог, който ще се създаде, зависи от състава и съдържанието на документите, както и от наличието на други видове каталози.

При определяне състава на каталозите на конкретен държавен или общински архив се вземат предвид: рангът и профилът на архива; структура, състав и съдържание на архивните фондове; степента на развитие на фондовете; интензивността и целите на използването на документите; наличие и ниво на качество на други видове архивни справочници; материално-технически възможности на архива.

В зависимост от избраната структура има два типа каталози: логическа структура и азбучна структура.

Ако информацията е подредена от общото към частното, т.е. отгоре надолу (дедуктивен метод), получете логическата структура на директориите за изграждане.

Ако информацията е подредена от частното към общото, т.е. отдолу нагоре (метод на индукция), получете азбучна (официална) структура.

От своя страна каталозите на логическата структура са разделени по вид на систематични, тематични и техните разновидности (каталог по история на институциите и каталог по история на административно-териториалното деление) и хронологични, а каталозите на азбучната структура се делят на предметни и техните разновидности, поименни и географски. Каталозите са междуфондови архивни справочници.

За държавните и общинските архиви каталожната система се основава на систематичен каталог

Разработване на класификационна схема за документална информация в каталози. Научно развитиепроблемите на класификацията на архивната документална информация, която е тясно свързана с развитието на общата теория на класификацията, се отнася до началото на XIXв., до момента на сгъване на предметната област на архивистика, системата от архиви, разпределянето на архивното дело в самостоятелна област контролирани от правителствотокогато започват да се разработват класификационни схеми в области, свързани с архивознание – документознание и изворознание.

В резултат на теоретични изследвания бяха идентифицирани основните видове класификация на документалната информация, отразена в справочните и информационните инструменти: структурна, предметно-тематична, типологична, които се основават на структурен елемент(структура), обект (тема) или характеристика (присъща на даден обект или част от него) типичен признак. Първите два вида класификация определят спецификата на архивите на НСА, както традиционни, така и автоматизирани.

Теоретични постижения на родната архивистика в областта на класификацията през 70-80-те години. са внедрени при разработването на Схемите за единна класификация на документалната информация (SEC) през 1978 г., 1983 г., както и на Рубрикаторите и речниците на ASNTI според документите на GAF на СССР, по-късно - Единния класификатор на документална информация на Архивния фонд Руска федерация(ECDI) 2007 г

При разработването на ECDI AF RF бяха взети предвид системните промени, настъпили в почти всички сфери на живота в Руската федерация: нова политическа и държавна структура, промяна на формите на собственост и много други, което е отразено в документите, информация за които трябва да бъде включена в каталозите. Важно е да се отбележи, че EKDI AF RF на ново методологично ниво развива подходите за каталогизиране, заложени в SEC (М., 1978; М., 1983).

Описание на документалната информация на каталожните карти. Този процес не е нищо повече от фиксиране на вторична документална информация върху каталожна карта:

Каталожната карта има строго предписана форма със задължителен набор от елементи, групирани в отделни групи:

класификация (индекс, рубрика, подзаглавие, дата и място на събитието);

информационни (съдържание на документи);

търсачки (име на архива, наименование на фонда, N на фонда, N на описа, N на досието, листове);

външни (език на документа и метод на възпроизвеждане);

контрол (позиция и подпис на съставителя, дата на съставяне на картата).

Важен елемент от поддържането на всеки каталог е индексирането на документалната информация, избрана за него. Индексирането е процесът на подбор или съставяне на индекси по схема и поставяне на каталожна карта:

Индексът е символ, елемент от език, цифри, букви и символи в класификационна система. Един символ или комбинация от тях се приписва на съответните класификационни раздели на схемата за класификация на документалната информация и се поставя върху каталожните карти.

Систематизиране на карти и поддържане на каталога. Индексираните карти трябва да бъдат систематизирани за включване в каталога.

Помня! Систематизирането на картите се извършва в съответствие с индексите по реда на числата.

28.00.00.00 ч. Културно-просветна работа.
28.01.00.00 г. Общи въпроси.
28.01.01.00 г. Законодателство по въпросите на културно-просветната дейност.
28.02.00.00 ч. Дейност на културни и образователни институции.
28.10.02.02. Използване на исторически и културни паметници за културни, образователни и научни цели.

В група карти със същите индекси се извършва по-нататъшна систематизация според заглавията и подзаглавията, посочени на картите. Местоположението на самите карти вече на ниво подзаглавия е направено според логически принцип- от най-високото към най-ниското, от общото към частното. Например: групите карти, образувани по географско указание, са подредени по посочения принцип, а еквивалентните са подредени по азбучен ред по географски имена. Групите карти, формирани на хронологичен принцип, се подреждат по датата на събитията и след това по датите на документите.

Правила за организацията на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински, архиви, музеи и библиотеки, организации руска академиянауки (по-нататък - Правилника от 2007 г.), продължавайки практиката, която се е развила в родната теория и методология на архивирането, традиционно класифицират каталога (ите) като задължителен за архивиране (стр. 95). Същевременно в Правилника се фиксира следната разпоредба: „Съставът на архивната каталожна система се определя от състава и съдържанието на архивните документи, интензивността на тяхното използване, степента на развитие на архивните фондове, наличността и качеството на архивните документи. други видове архивни указатели.Основните в системата на архивно-каталожната система са систематични и поименни"

По този начин трябва да се заключи, че процесът на поддържане на каталози в архивите трябва да продължи, като основата за тази работа трябва да бъде новият „Единен класификатор на информацията за документите на Архивния фонд на Руската федерация“.

водачи

Пътеводителите, подобно на каталозите, са задължителни справочници в системата от справочни и търсещи инструменти в държавни, общински и ведомствени архиви:

Пътеводителят е традиционна форма на справочник, предназначен за публикуване, за да даде възможност на изследователите да се запознаят предварително със състава на документите на конкретен архив.

Концепцията за "ръководство" е обща. Типовете ръководства са:

справочник за фондовете на архива (архиви);

кратък справочник за фондовете на архива (архиви);

тематичен справочник по фондовете на архива (архиви).

Ръководствата също се подразделят на архивни (вътреархивни) и междуархивни.

Видът на пътеводителя се определя от предназначението му.

Ръководство за архивните фондове - вид архивен указател, съдържащ кратки характеристикиили кратка информациявърху архивните фондове (колекции, комплекси от документи) по систематичен начин и предназначени за общо запознаване със състава и съдържанието на архивните фондове.

Бърз справочник за фондовете на архив(и) е вид справочник, съдържащ систематичен списък с фондове. Кратките справочници се делят на анотирани и неанотирани. Анотираното кратко ръководство съдържа информация за наименованието на архивните фондове на архива с всички преименувания на учредителите, справочни данни за фондовете и кратка анотация на съдържащите се в него документи.

Кратко ръководство за колекциите на архива(ите) без коментари съдържа информация за имената на архивните колекции и техните справочни данни.

Тематично ръководство за фондовете на архива (и) - вид ръководство за фондовете на архива (и), характеризиращо онази част от документите на тези фондове на архива (и), която съдържа информация по темата (теми ) и посочване на имената или номерата на архивните фондове.

Може да се създаде справочник, кратък справочник и тематичен справочник за фондовете на всички или няколко архива на всеки регион, за фондовете на отделен държавен, общински архив, за отделен набор от фондове на държавния, общински архив ( с).

Всеки пътеводител се състои от две части: характеристиките на фондовете (самото ръководство) и справочния апарат.

Характеристики на фондовете в справочника. Основната част от ръководството са характеристиките на фонда - това е набор от информация, вкл името на фонда, справочните данни за него, историята на фондосъздаващата организация (за фонд от личен произход - основна биографична информация за лицето), информация за състава и съдържанието на документите на фонда. Може да се допълва библиографски списъкосновополагаща литература.

Всеки елемент от характеристиката носи определен информационен товар.

Име на фонда- задължителен характеристичен елемент, който може да даде индикация за:

1) за историческата епоха на дейността на създателя на фонда;
2) името на създателя на фонда, неговите функции в държавния апарат или в сектора на икономиката, културата и др.;
3) мащабът на дейност на създателя на фонда, който се съдържа в понятията "област", "областен", "волост", "окръжен", "федерален", "общински" и др. В същото време е невъзможно по правило да се установи мащабът на тяхната дейност по имената на фондациите на организациите;
4) местонахождение на създателя на фонда.

Наименованието на фонда в индивидуалните характеристики трябва да съответства на наименованието му в счетоводните документи.

Референтни данни за фондаотчетете информация за търсене под формата на номер на фонд.

Важна част от характеристиките на фонда е справка за историята, което помага да се разкрие същността на историческите и логически връзки на документите от описания комплекс, да се разбере естеството и правилно да се оцени съдържанието на документите, включени в анотацията. Историческата бележка е вид въведение към анотацията, която дава обща представа за мястото на тази организация в системата на държавния апарат или институции, периода на нейната дейност, мащаба и функциите (ако името на фондацията не предоставя тези данни).

Историческа бележка за фондове от личен произходСъстои се от кратка биографична информация за основателя: фамилия, собствено име, бащина, псевдоним, моминско име, дати на живот, професия, вид официална и обществена дейност. Историческите сведения за семейните и родовите фондове предоставят информация за хронологията на степента на родство. За фондове, състоящи се от документи на няколко лица, свързани с творческа дейност, информацията за служебната и обществена дейност на създателите на фонда се обобщава по азбучен ред на техните фамилни имена.

Анотация на състава и съдържанието на документитефонд е кратко обобщено описание на състава на документите (по вид) и тяхното съдържание (по теми, въпроси, отразяващи дейността на създателя на фонда).

Референтен апарат за ръководството. Основните елементи на справочния апарат в наръчника са: заглавна страница, съдържание (съдържание), предговор, списък на съкращенията, приложения, указатели.

За ръководството е съставена обща библиография. В многотомни издания на пътеводители се съставя справочна апаратура както за цялото издание, така и за отделни томове.

Трябва да сте наясно, че заглавната страница не само допълва дизайна на ръководството, но също така съдържа основна справочна информация. Това е обща информация за юрисдикцията на този архив, името на архива и името на справочника, мястото и времето на публикуване.

За да увеличите информационното съдържание на съдържанието, препоръчително е да включите списък страница по страница не само на раздели, подраздели, но и на заглавия. Съдържанието носи определен информационен товар, показвайки основните етапи на систематизация, давайки конкретна и визуална информация за структурата на описанието на комплекса от документи като цяло.

Предговорът включва Главна информацияза историята на архива, за чиито документи е съставен този справочник, за състава и съдържанието на документите и конструкцията на справочника. Историята на архива е представена много накратко, като се открояват въпроси като историята на придобиването на архива, неговия обем и профил.

Методиката за съставяне на списък със съкращения, указатели и съдържание (съдържание) за пътеводители е подобна на методологията за подготовка на тези елементи на справочния апарат за инвентаризация.

Приложенията могат да включват:

информация за промени в административно-териториалното деление;

списъци на фондове: ликвидирани, обединени, прехвърлени в други архиви;

информация за състава на научно-справочния апарат на архива

Допълнителни инструменти за справка и търсене

В архива могат да се създават допълнителни справочници на системата ATP - прегледи, указатели, тематични картотеки и тематични списъци с документи и дела, анотирани регистри на инвентаризации.

Прегледи на документи

Като вид архивен справочник прегледът принадлежи към групата на допълнителните справочни и търсещи инструменти на архива, но подобно на справочник е предназначен за публикуване, за да информира потребителите за състава и съдържанието на документите на архива. фонд или различни фондове, но по една тема:

Целесъобразността на съставянето на рецензии се определя от актуалността и значимостта на проблема, на който е посветен, от степента на неговото проучване, както и от новостта на документите, включени в рецензията.

Съставянето и публикуването (репликацията) на рецензии се препоръчва в следните случаи: когато обемът на фонда е голям и съдържа много казуси от един и същи вид по съдържание или, обратно, много случаи със сложно, многопредметно съдържание, за пример: протоколи, кореспонденция по няколко несвързани въпроса помежду си. При това положение е препоръчително да се издават рецензии на архивни фондове, където съдържанието на многопредметните дела може да бъде логично разделено и класифицирано в еднородни групи. Прегледи могат да се правят и на документи, въведени в инвентаризации без строга система или логическа връзка, или когато документите са разпръснати в различни инвентаризации. Отбелязаните недостатъци са по-лесни за отстраняване чрез съставяне на прегледи, а не чрез пренаписване на описи.

Опитът от изготвянето на рецензии показва, че те могат да бъдат публикувани както под формата на самостоятелни публикации, така и като отделни статии в периодични издания и текущи публикации, което е от значение за изготвянето на рецензии на архивни документи в организации.

Указатели

Индексите могат да бъдат независими архивни директории в архива или елемент от референтния апарат на други архивни директории:

Методиката за съставяне на указателя като елемент от справочния апарат е разгледана на примера на опис на документи и дела.

Тематични списъци с документи

Като допълнителен архивен справочник могат да се съставят тематични списъци с документи и дела:

Списъците с документи са съставени по най-актуалните, популярни и малко проучени теми, за да информират широк кръг от изследователи, издатели на документи, архивисти, журналисти и други специалисти.

База данни

Наред със списъка с документи държавните, общинските и ведомствените архиви активно разработват бази данни и ги публикуват на официалните си уебсайтове, което дава възможност за бързо и изчерпателно търсене и представяне на документална информация в режим на отдалечен достъп.

ВЪВЕДЕНИЕ

Създаването на търсачки за осигуряване на ускорено намиране на ретроспективна информация е един от приоритетите в работата на Националния архив на Република Беларус. Следователно, широка система от научна и справочна апаратура е призвана да служи за целите на оперативното и възможно най-пълно използване на документалните материали.

Научно-справочната апаратна система е комплекс от взаимосвързани и допълващи се счетоводни документи, архивни справочници, механизирани и автоматизирани системи за извличане на информация, информационни документи, създадени на единна методологическа и научно-методическа основа за осигуряване на безопасността и ефективно търсене на архивни документи и документална информация. в рамките на архивния фонд, архива, NAF на Република Беларус с цел всеобхватно използване.

Системата на НСА, базирана на принципите на историзъм, всеобхватност и сложност, трябва да бъде изградена, като се вземе предвид системен подход и цялостен, сложно организиран обект, включващ необходимите подсистеми за счетоводство и описание на документи на единна нормативна и методологична основа.

Системата на научно-справочния апарат може да се раздели според функциите, които изпълнява:

1) справочници по счетоводни документи;

2) справочници за съдържанието на документите.

Във всяка от тези групи се разпределят основните директории, които са задължителни за всеки архив и спомагателни, създавани при необходимост. Основните справочници по счетоводство включват приходна книга, списък на фондовете, ведомости за фондове, описи, регистри на материалните запаси, спомагателните са личната сметка на архива, карти и счетоводни книги за движението на средства и др. .

Основните ръководства за съдържание включват описи, ръководства и каталози, докато спомагателните включват рецензии, указатели и тематични списъци.

Така в системата на NSA всяка директория има свое предназначение, специфика, допълва други директории и е необходима. интегрална частУНСС. Трябва обаче да се отбележи, че не винаги целият комплекс на АНС е задължителен за всеки архив. Броят и съставът на директориите са различни. Важно е архивът да разполага с такъв набор от информационни системи, които биха позволили рационално извършване на всички видове работа с документи.

1ЕВОЛЮЦИЯ НА НАУЧНО-СПРАВОЧНИЯ АПАРАТ КЪМ ДОКУМЕНТИТЕ НА АРХИВНИЯ ФОНД НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ (1991-2005)

Периодът от 1991 г. до 2005 г. е натоварен и до голяма степен уникален период в развитието на научно-справочния апарат (РНА) за документите на Архивния фонд на Руската федерация (АФ РФ).
През тези години усилено се създават архивни справочници, които се издават както по традиционен начин, така и с разнообразни компютърни технологии. Посочената по-долу информация за обемите и видовете публикувани традиционни справочници се основава на библиографската база данни (БД) на архивни справочници, поддържана от Rosar-Khiv. Базата данни съдържа информация за 658 публикации и обхваща периода от 1939 до 2006 г.

През последните 15 години са издадени 394 справочника, тоест 60% от всички публикувани справочници по документи на ВС на РФ, съхранявани в държавни и общински архиви. Федералният архив публикува 133 директории, което представлява общо увеличение от 34%. Основната част от увеличението на броя на справочниците е предоставена от държавните архиви на съставните образувания на Руската федерация - те публикуват 233 директории, или 59%, останалите 7% са приносът на общинските архиви (10 директории), Росархив и ВНИИДАД. Въпреки че преобладава делът на държавните архиви на съставните образувания на Руската федерация, федералните архиви свършиха най-много работа - средно 8,9 директории на архив, държавните архиви дадоха увеличение с 1,1 директории на архив. Понякога справочниците за архивите на бившата КПСС се наричат основа на вълна от архивни справочни публикации, но това не е така. Реално те са допринесли с 16% от общото увеличение на директориите за посочения период.

Структурата на публикувания референтен фонд остана стабилна. Най-масовият от публикуваните е пътеводител тип пътеводител. Както през 1990 г., така и в момента подобни справочници представляват 63% от всички публикувани. Други видове директории на практика са запазили своя дял в цялостна структура: делът на каталозите (от 8 до 10%) и индексите (от 6 до 10%) леко нараства, леко намалява (от 10 на 6% делът на рецензиите) и публикуваните описи (от 8 до 6%). От дадените цифри става ясно, че темповете на растеж за всеки тип справочници са практически еднакви, докато приоритетите в референтните издания не се променят.

Основен дял в ръста на пътеводителите имат регионалните архиви. Федералните архиви са снабдени до голяма степен с пътеводители, тоест е настъпило известно насищане.

Много регионални архиви все още подготвят първите си пътеводители. Това важи особено, разбира се, за архива с документи на КПСС и за общинските архиви. Изглежда, че последните в по-голямата си част ще предпочетат подготовката и публикуването на междуархивни справочници, при създаването на които ръководните органи на архивите на съставните образувания на Руската федерация трябва да играят координираща роля.

Разбира се, впечатляващ е количественият ръст на броя на издадените справочници, макар че това не е напълно адекватен индикатор за снабдяването на архивните документи със справочници. По-точен (макар и не идеален) индикатор в това отношение, по отношение на справочници като пътеводител, би бил не броят на справочниците, а броят на колекциите, чиито описания са дадени в справочниците. Имайте предвид, че именно този показател се използва при оценка на поддържането на базата данни „Архивен фонд”.

Наред с неотдавнашното постоянно нарастване на броя на справочните и информационни публикации в тази област има и друг показател, който, за съжаление, остава непроменен – качеството на справочната литература. Вниманието на архивите е привличано към това обстоятелство неведнъж: виж доклада на Федералния архив на заседание на Научния съвет на Федералните архиви (2000 г.); Инструктивно писмо на Росархив за създаването и развитието на НСА към документите на държавните и общинските архиви (2001 г.); докладът на Росархив на Всеруската конференция през 2003 г. „Тенденции и перспективи за развитие на националния архив за документи на държавните и общинските архиви“; Решение на борда на Федералните архиви (2003 г.) „За състоянието на работата на държавните архиви на Руската федерация по създаването и развитието на научен справочник за документи на Архивния фонд на Руската федерация през 1996-2001 г. "; решение на Съвета на федералните архиви (2005 г.) "За консолидирания план за подготовка на документални публикации и архивни справочници в архивните институции на Руската федерация за 2006-2010 г."; решения на колегиума на Росархив въз основа на резултатите от отрасловите състезания научни трудовеза 2000-2001г и 2003-2004г Основните недостатъци на справочниците включват техния дизайн и структура, избор на ниво на описание, методи за унифициране на описания, разпределение на средства за индивидуални и групови анотации. Анотациите често съдържат само списък с видове документи, а исторически справки - датите на съществуване и функциите на създателите на фондове. В резултат на това сред публикациите има голям брой кратки справочници, анотирани списъци и др., докато някои от тях, при липса на анотации или исторически справки, се наричат пътеводители. Решението на проблема е само стриктно спазване на методическите изисквания за изготвяне на различни видове ССА, които многократно са изложени в правилника и ръководствата и не са претърпели промени през последните години.

Говорейки за нарастването на броя на референтните публикации и тяхната структура, трябва да се отбележи относително ново явление в тази област. Публикуват се публикации, които строго погледнато не могат да се считат за част от системата на НСА. Това са биографични и биобиблиографски справочници, регионални енциклопедии, гравитиращи към местната история и др. Редица публикации, наречени справочници, съдържат обширни колекции от документи. Причините за появата им са ясни. Като правило за тези публикации архивите получават финансиране (предварително или от продажба на тираж). Публикуването на публикации, които по различни причини са търсени от широката публика, административните органи или търговските структури, които разполагат с необходимите средства, несъмнено е отговор на потребностите на обществото. Освен това те отговарят на неотложните нужди на архивите. В същото време той е един от преките и ефективни инструменти за популяризиране на архивите. Широкото публикуване на този вид справочни материали заслужава одобрение и по-специално може да се прояви на конкурса за научни трудове, провеждани от Руските архиви в областта на архивирането, археографията и документознанието. Въпреки това, в номинацията „Справочници за състава и съдържанието на документите“ конкурсът получава произведения, които правилно са квалифицирани от журито на конкурса като неосновни за тази номинация и губят в рейтинга на публикации, в които класическият жанр се поддържа строго. Изглежда, че тези публикации, понякога направени по високопрофесионален начин, заслужават отделна номинация (или трансформация на съществуващата номинация) под името, да речем, „справочна и информационна литература“. Тогава тази номинация може да включва и брошури, които под настоящите условия на конкурса, не се приемат за разглеждане. . Очевидно в резултат на това ще е необходимо да се разшири името на конкурса, тоест да се обозначи като конкурс на научни и научнопопулярни произведения.

Нарастването на броя на тематичните справочници (традиционни и автоматизирани) и промяната в тяхната тематика (върху документи за личния състав, върху разсекретени документи, върху генеалогични материали, по регионална история по решения на властите и др.) са анализирани многократно. при открояване на проблемите с използването на архивни документи в съвременния период. Следователно не е необходимо да се представят съответните данни тук. Промените във формите и структурата на НСА заслужават най-голямо внимание.

1991-2005 г. - период на мощен растеж и последователно развитие на автоматизиран научен референтен апарат. Терминът "автоматизирано NSA" възникна по исторически стандарти съвсем наскоро, но стана доста често срещано явление. „Автоматизирано“ вече не се добавя, за да се изясни конкретната форма на представяне на NSA. Все по-често се добавят: "печатно ръководство", "в традиционна форма". Преди няколко години трябваше да говорим за неизбежността на автоматизиран NSA, след което да докажем предимствата му в много функции и параметри и да убедим в необходимостта от неговото развитие. Идва моментът да се спори защо някои справочници трябва да се издават и в традиционната форма.

Понастоящем най-големият по обем, гъвкавост и разпространение референтен архивен електронен ресурс е БД масивът „Архивен фонд”. Тези бази данни в началото, а дори и сега, са формално съставени като елементи на автоматизирана централизирана държавна счетоводна система. Всъщност още в първите версии на този софтуерен пакет (PC), и особено в сегашната, преобладава информацията на АНС и средствата за работа с нея, преди всичко (макар и не само) защото редица счетоводни документи изпълняват функциите на НСА – директно или в пресистематизиран вид. ПК "Архив фонд" дава възможност за въвеждане на описания на документи на четири нива: фонд, опис (като цяло), единица за съхранение (счетоводна единица), документ. В ПК „Архивен фонд” е възможно автоматично генериране на текстове на справочник по архивните фондове (с указатели на справочника), кратък справочник по фондовете, десетки видове списъци на фондове, описи, дела; можете да съхранявате инвентари, всякакъв вид каталози, указатели.

На практика тази информация (в допълнение към нейните счетоводни приложения) се използва директно като НСА за търсене на архивни документи, понякога - за генериране на текстовете на справочниците за тяхното последващо оформление и публикуване, в някои случаи данните се преобразуват в други архивни системи (например в автоматизирана система за счетоводство и контрол) на движението на дела и документи, чието разработване се завършва на базата на Държавната администрация на Руската федерация и RGAE). И понякога в намален вид тази информация се публикува в Интернет.
Поддържането на архивна база данни "Архивен фонд" се оценява по два основни показателя - броя на архивите, използващи тази програма, и количеството въведени данни. Ето и данните за 2005 г. Данните за обхвата на архивния сектор от системата са следните. Поддържат базата данни "Архивен фонд": 14 федерални архива (с складова организация на документите) - 100%; 170 държавни архива на субектите на Руската федерация - 81%; 801 общински архиви - 33%.научни - справка апаратРезюме >>

Изследвания научно-справка апаратархив и неговата автоматизация информационни дейности. 1. Автоматизация на информационните дейности научно-справка апаратавтоматизиран научно-справка апарат ...

Принципи на изграждане на системата Научен-справкаапарат

Резюме >> Промишленост, производство

На разположение научно-справка апараткъм фонда. 4.06. За фондове от първа категория се съставя научно-справка апарат, предоставяне на ... и принципите на изграждане на система научно-справка апарат. Приемствеността предполага задължението за съставяне на...

За справка-библиографски апаратбиблиотеки (2)

Тест >> Култура и изкуство

много научнотехническите библиотеки станаха широко разпространени и официално признаниедруг термин: справка-Търсене апарат... (СПА). В GOST 7.27-80 " Научен- информационна дейност. Основен...

Счетоводство на документи

Резюме >> Промишленост, производство

Листове за дела. Глава 1. Научен-справка апаратза архивиране на документи Научен-справка апарат(NSA) - структурирана колекция ... и техните научно-справка апарат. - М., 1994. 4. Основни положения за развитието на системата научно-справка апаратна документи...

Картотечен файл - директория, която съдържа информация за съдържанието на документи на карти. Картите се поставят в картотеки в зависимост от нуждите на организацията от информация. Както показва практиката на работата на архивите на организациите, най-използваната е информацията за съдържанието на организационните и административни документи(заповеди за основни дейности, протоколи, договори, споразумения, писма и др.).

В зависимост от задачите по използване на документи могат да се създават предметни и предметно-тематични картотеки.

В предметната картотека картите са групирани по азбучен ред по понятия (например за поръчки - по азбучен ред по имената на области на дейност: корпоративизация, производство, маркетинг, охрана на труда; за букви - по азбучен ред по имената на кореспондентски организации и др. )

Препоръчително е да се създадат картотеки, за които персоналът да търси информация старшинство, работна заплата и други данни от социално-правен характер.

Картите трябва да съдържат фамилно име, собствено име, бащино име на служителя на организацията и данни за търсене (номер на фонда, опис, дело и листове) на документи, които съдържат информация за него. Картите са систематизирани по фамилни имена по азбучен ред в рамките на същите фамилни имена по азбучен ред на имена и бащини.

При създаване и използване на автоматизирани системи за търсене на документи и файлове в архивите на организациите, при разработването на компютърни програми трябва да се използват традиционните правила за регистриране и записване на документи и файлове, както на етапа на деловодството, така и в архива.

Такава приемственост ще улесни прехода на работата в архивирането на ново техническо ниво.

Историческата информация заема особено място сред архивните справочници. Удостоверението се изготвя при първото постъпване на документите на фонда в архива на организацията. Впоследствие, след 5-7 години, е препоръчително да се изготви допълнение към историческия фон.

Историческата информация се съставя и подписва от ръководителя на архива. В организации с малък обем каси, генерирани годишно, историческата бележка може да бъде заменена с предговор към опис на каси за постоянно съхранение.

Историческата справка се състои от три раздела:

1. история на учредителя;

2. история на фонда;

3. характеристика на документите на фонда.

Първият раздел - историята на основателя, (в хронологичен ред) съдържа следната информация:

1. дати, номера и заглавия на административни документи за създаване, преобразуване и ликвидация на организацията;

2. срокове за дейността на организацията;

3. промени в наименованието и дейността на организацията;

4. задачи и функции на организацията и техните промени;

5. мащаба на дейността на организацията и мястото й в системата на държавния апарат, индустрията;

6. структурата на организацията и нейните промени (с дати).

Вторият раздел, историята на фонда, съдържа следната информация:

1. Броят на делата във фонда и сроковете за делата на фонда;

2. състава на документите на фонда и сроковете за всяка група;

3. час на постъпване на фонда в архива на организацията;

4. степента на безопасност на документите;

5. промени в състава и обема на документите на фонда;

6. указание (ако организацията прехвърля документи за държавно съхранение) за датата и мястото на предаване на делата за държавно съхранение (име на държавния архив; номер на фонда, определен от държавния архив, справка с акта за приемане и предаване на дела, неговата дата и номер).

Третият раздел - характеристика на документите на фонда, съдържа изброяване на видовете научно-справочна апаратура за фонда.

В третия раздел, описание на документите на фонда, те изброяват:

1. основни видове документи;

2. посочват особеностите на документацията в тази организация;

3. дават обща информация за използването на документите (основното съдържание и броя на удостоверенията от социално-правен характер, подбор и издаване на документи в структурни звена, и т.н.

Помощ е отпечатана на обща формаорганизации в 4 екземпляра (3 екземпляра са предназначени за държавния архив и се предават заедно с описите при получаване и прехвърляне на дела.

Системата от научно-справочна апаратура за архивни документи

Системата от научен справочник за архивни документи на архив е комплекс от взаимосвързани и допълващи се архивни справочници за състава и съдържанието на архивните документи, създадени на един методическа основаза търсене на архивни документи и архивна информация за ефективно използване.

Системата за научно-справочна апаратура (НАНА) за архивни документи е комплекс от взаимосвързани и допълващи се архивни справочници за състава и съдържанието на архивните документи, създадени на единна методологическа основа за търсене на архивни документи и архивна информация за ефективно използване.

Класификация на архивната документация.

В практиката на информационната работа архивните документи, които са първични източници на информация за обектите на обективната реалност и човешката психическа дейност, се наричат носители на първична документална информация.

Всички архивни справочници, описващи документална информация, са разделени на задължителни и незадължителни. Във всички държавни архиви съществуват задължителни справочници. Те включват архивни описи и архивни каталози, прегледи на документи и други архивни справочници.

Принципи на изграждане на системата на НСА. Основните принципи на конструиране на системата NSA са: 1)

взаимовръзка и допълване на информацията на различни справочници, описващи първична ретроспективна документална информация на различни нива; 2)

уникалност и недублиране на информация от различни видове указатели; 3)

приемственост на ведомствените, държавни и общински архиви на НСА.

Първите два принципа трябва да се спазват, за да се направи търсенето по-ефективно и да се избегнат разходите за труд на архивиста за дублиране на информация.

В каталога той намира не само имената на складовите единици, но и заглавията на документите и по-подробна информация, като посочва листовете на единицата за съхранение, на които може да се намери тази информация.

Третият принцип е много важен за организацията на издирвателната работа. Това означава, че се прилагат единни изисквания и единни методи за създаване на всички видове справочници във ведомствени, държавни и общински архиви. Така че описите на делата се съставят дори в деловодството на институциите под контрола на ведомствен архив. Обобщените описи (годишни раздели) на описите на делата за постоянно съхранение на ведомствен архив трябва да бъдат одобрени от ЕПК на държавния архив и да се съхраняват в държавния архив като контролни екземпляри до предаване на делата в постоянно съхранение. Същият контрол трябва да се упражнява и върху състава на ведомствените картотеки и други справочници. Всички елементи на описанието, всички спомагателни елементи на справочния апарат за описа трябва да бъдат в стриктно съответствие с основните правила за работа на ведомствените и държавните архиви.

Структурата на системата на NSA. Системата на NSA е структурно разделена на вертикални и хоризонтални нива. Хоризонталното ниво на системата се основава на функционалната разлика на директориите. По функция справочниците на системата на NSA са разделени на:

към счетоводни ръководства;

ръководства за разкриване на съдържанието на документи (системи за извличане на информация).

AF RF като цяло; архивни мрежи; архив; фонд;

дело или индивидуален документ.

В съответствие с това разделение могат да бъдат посочени най-често срещаните справочници и справочни комплекси за архивни документи. един.

Централният фондов каталог на Федералните архиви и автоматизираната система на NTI, разработени по-рано на негова база;

справочник "Държавен архив на СССР". - Гл. 1-2. - М., 1989;

справочник "Документи на ГАФ на СССР в библиотеки, музеи и научни архиви". - М., 1991;

указател "Лични архивни фондове в държавните хранилища на СССР". - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.

Група архиви на определен регион:

складов каталог на субект на Руската федерация или община;

ръководство "Централен архив на Москва". - Проблем. 1 - 3. - М., 1999; Проблем. 4. - М., 2000. 3.

пътеводител или бърза справка;

книга за приходите;

списък на фондовете;

листове със средства;

указатели;

тематични прегледи;

указатели;

архивен паспорт. 4.

Фонд: фондов лист; складова наличност;

преглед на фонда;

указатели;

указатели; пет.

Индивидуален случай или индивидуален документ: тематични ръководства;

указатели;

фондови и тематични прегледи; вътрешно описание на случая; анотация;

потвърждаващ надпис.

междуархив (на ниво ВВС на РФ и неговата част);

вътрешноархивни и междуфондови (на ниво фондове или техни части);

вътрешнофондови (на ниво фонд или негова част).

Подробен списък на справочния апарат на всеки федерален архив на Русия за посочените групи (вътреархивни, междуфондови, вътрешнофондови указатели) е даден в справочника "Федералните архиви на Русия и техния научен справочник", публикуван през 1994 г.

Перспективи за развитие на УАН. Развитието на перспективите за по-нататъшно оптимално развитие на системата на НСА се основава на решаването на следните основни проблеми. един.

Оптимизиране на системата ВВС на НСА като цяло като подсистема в националната система за научно-техническа информация (НТИ). 2.

Оптимизиране на отделни подсистеми и елементи на системата AF RF на НСА на различни нива на организация на документите: архив - фонд - файл - документ - това са нивата на "влизане" в системата на НСА; и оптимизиране на системата на НСА на всеки архив. 3.

Цялостно осигуряване на приемствеността на НСА на държавните архиви и архивите на институциите. 4.

По-нататъшно усъвършенстване на методиката за създаване на определени типове указатели, като се отчита тяхното взаимодействие и допълване в архивната система на НСА.

Системата на НСА трябва да бъде изградена на базата на единството на методите за счетоводство и описание на документи и на единна нормативна и методическа подкрепа, която определя следните изисквания към нея: 1)

удовлетворяване на всички нужди на обществото от ретроспективна информация, когато се появят искания и се получават от архивите; 2)

фокусиране основно върху тематично търсене на информация; 3)

бъде универсален, т.е. обхваща целия набор от документи на RF AF (текст, KFFD, технически и др.), независимо от начина на осигуряване на информацията; 4)

имат единна методика за съставяне на всички видове и видове справочници; пет)

се различават по взаимно свързване, допълване на директории; 6)

разработване, като се вземат предвид по-нататъшните перспективи за прилагане на най-новите постижения на науката и технологиите, т.е. автоматизирано въвеждане и извличане на информация.

Въз основа на тези изисквания основата на системата на NSA трябва да бъде „двойно единство“:

единството на организацията на документите, което се постига чрез единството на научните и методически основи за класификация на документи (единната система на НСА определя организацията на документите и тяхното отчитане по складови единици, фондове, комплекси от фондове, архиви);

единството на описанието на документите, което се постига чрез единството на методиката за съставяне на справочници.

В момента създаването и усъвършенстването на НСА във всеки архив е диференцирано. Това означава, че архивистите имат различни подходи към създаването и усъвършенстването на справочници към фондове с различно информационно съдържание.

Архивните фондове са разделени на три категории в зависимост от информационното съдържание. Под категория архивен фонд се разбира различна степен на информативност на материалите от този фонд. И така, за значителни, многостранни по съдържание и големи фондове, към които често се обръщат изследователите, се създават сложни, висококачествени видове архивни справочници, отличаващи се с дълбочината и детайлността на информацията за съдържанието на документите. Такива директории се създават за фондове I

Създава се по-опростен НСА за фондове от II и III категории. 6.2.