Factura de gastos Formulario DNR. ¿Cómo llenar una factura? Reglas generales, detalles importantes y errores comunes, formulario y muestra para descargar

Tomar unas vacaciones activos materiales desde el almacén elaborar documento interno- una factura, cuyo formulario no está aprobado en un formulario único. En la práctica, varios diferentes formas, dependiendo de las particularidades del caso particular. Documentos de muestra y reglas de llenado: sobre esto ahora mismo.

Utilizado principalmente por mayoristas companías comerciales cuando necesitas reflejar el hecho del movimiento:

• bienes;
• materias primas;
• productos terminados;
• equipos y mecanismos.

En la mayoría de los casos, el movimiento se refiere a la liberación de propiedad de un almacén en relación con una compra, es decir, transferencia al comprador. El objetivo principal es que refleje información sobre:

• el número de valores liberados;
• fecha de mudanza;
• la cantidad total de producción;
• responsables que organizaron la operación.

Así, con su ayuda, la administración de la empresa:

• realiza un seguimiento de todos los flujos de materiales;
• puede identificar con precisión quién es responsable de la mudanza, si es necesario;
• puede analizar y elaborar un esquema para el movimiento de productos para corregir los flujos logísticos en el almacén (esto es especialmente cierto para las grandes empresas).

La conservación de las facturas es obligatoria para todas las empresas, incluidos los empresarios individuales, las personas jurídicas, las asociaciones públicas, etc.

Muestra 2017 – 2018

La legislación no prevé el uso obligatorio de ningún tipo de documento, ya que no existe una muestra única. En consecuencia, en cada caso, se utiliza una forma diferente. También está permitido el uso muestra propia aprobado en la política contable de la empresa. Sin embargo, debe contener la siguiente información:

1. Nombre ("factura") y número (usualmente en orden cronológico, por separado para cada división separada; desde el principio año del calendario comienza una nueva numeración).
2. Nombre de la organización (se permite una versión abreviada, por ejemplo, Iberico LLC).
3. La esencia de la operación es la liberación o expedición de productos del almacén.
4. Nombre completo de los bienes u otros bienes materiales.
5. Medida y número de unidades emitidas.
6. Coste total.
7. Cantidad total (rellenado inmediatamente debajo de la parte tabular).
8. Títulos oficiales de todos los responsables que participaron en la operación y autorizaron su ejecución, firmas.
9. Fecha de compilación: en el hecho del lanzamiento de productos.

A continuación se proporciona un formulario de factura aproximado, que puede tomarse como base y utilizarse como muestra.

Puede usar una opción más simple, por ejemplo, esto.

NOTA. Se redacta exclusivamente sobre el hecho, en el momento del levante de las mercancías. No debe redactar y más aún firmar la factura antes de la emisión real; en este caso, existe una alta probabilidad de errores.

Si es imposible realizar la emisión completa del lote planificado en un día, entonces debe emitir 2 facturas, 1 de hecho emitida hoy artículos comerciales, y el segundo se emite al día siguiente.

Muestras de la serie TORG 2017 - 2018

En la práctica, las empresas utilizan muy a menudo cartas de porte de la serie TORG:

• 12 - para la transferencia de bienes, materias primas, equipos y otros objetos de propiedad a una contraparte (cualquier persona jurídica o, con menor frecuencia, personas físicas);
• 13 - para la transferencia de valores dentro de la misma empresa (tanto dentro del mismo almacén como entre diferentes divisiones separadas);
• 14 - para registrar el hecho de vacaciones por pequeñas empresas dedicadas al pequeño comercio al por menor.

Tienen una forma similar, pero difieren ligeramente en las columnas individuales, ya que se utilizan en diferentes situaciones.

TORG 12

De hecho, desde 2013 se ha cancelado un único formulario que antes era válido. Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando el mismo formulario antiguo, que no contradice en absoluto la ley. El documento se redacta cuando los bienes se venden al comprador. En este caso, la mayoría de las veces el comprador es una persona jurídica, aunque está permitido usar el formulario cuando se vende a personas físicas.

Al completar la columna, es importante comprender que posteriormente se utilizará en la contabilidad. Por lo tanto, incluso la ausencia de una información ya será inválida, lo que puede dar lugar a sanciones si se encuentra una falla durante la verificación:

• título y fecha de compilación;
• Nombre de empresa;
• Nombre;
• medición natural y monetaria de unidades;
• posiciones de la persona que despide y acepta;
• firmas, transcripciones de firmas;
• sello de la empresa.

El encabezado indica número de serie documento, así como:

1. La columna "Remitente" contiene el nombre de la empresa que envió la mercancía. Normalmente, el propio proveedor actúa como esta empresa, por lo que se duplica el contenido de la información relevante.
2. Información sobre unidad estructural se registran solo en los casos en que los bienes se enviaron desde la unidad de un proveedor separado.
3. La columna "Consignatario" contiene los datos de la empresa que recibió la mercancía.
4. En la columna "Pagador": detalles de la empresa que pagó la compra: detalles de contacto, dirección Legal, detalles de la cuenta bancaria y nombre del banco, TIN, BIC.
5. El código se ingresa de acuerdo con el clasificador OKPO.
6. La línea "Base" generalmente contiene la redacción
   También se permite "Acuerdo" y "Factura".
7. Por tipo de operación, no suelen consignar nada, pero si la empresa ha adoptado una clasificación interna de tipos de operaciones comerciales, dan la redacción adecuada.

Las reglas para dar formato a la lista de productos se describen en la tabla.

Como resultado, las cantidades totales se indican:

• registros (líneas);
• lugares;
• peso de la carga;
• masas;
• precio.

Firmar:

• Contador Jefe;
• el empleado que autorizó la licencia;
• empleado que realizó directamente la liberación de la propiedad.

TORG 13

Una factura de este formulario se envía en todos los casos cuando los bienes se mueven dentro de una empresa; por ejemplo, se mueve del área de responsabilidad de un empleado al área de responsabilidad de otro, o simplemente cambia de ubicación. El procedimiento es esencialmente el mismo.

Esta forma de documento se utiliza para aquellos casos en que no se emiten informes de productos básicos para productos:

• vendedores en bandejas;
• de carros;
• del espaciamiento;
• otras pequeñas tiendas.

La formación de una factura ocurre cuando hay un movimiento de inventario. Está más extendido en fábricas, fábricas e industrias con sus propios almacenes de envío, así como en empresas que operan en el campo del comercio, y su campo de actividad no juega un papel: puede ser la venta de herramientas y equipos, artículos de uso doméstico, comida, etc

ARCHIVOS

¿Para qué sirve el formulario de factura?

Cualquier movimiento de productos, mercancías y materiales debe registrarse en la documentación especial que lo acompañe. Uno de estos documentos es la factura. Confirma la liberación de mercancías y también sirve como base para varias operaciones contables (principalmente, cancelar artículos de inventario del almacén).

Así, el valor prioritario del documento es tener en cuenta el movimiento de productos dentro de la propia organización.

La factura también se puede utilizar al devolver bienes al proveedor, por ejemplo, en los casos en que se encontró un defecto, rotura o matrimonio en el producto durante la venta o después de la compra, así como cuando resultó que el producto fue entregado en la configuración incorrecta o tiene baja calidad.

Quién redacta el documento

Por lo general, la responsabilidad de la formación de una factura recae en la persona materialmente responsable: puede ser un vendedor, gerente, almacenista, etc. En el futuro, el documento se transfiere al departamento de contabilidad, donde el especialista del departamento lleva a cabo todas las acciones necesarias adicionales.

¿En qué etapa del envío de bienes se forma una factura?

La factura se elabora directamente en el momento de la transacción.

Dado que pasan sobre su base, su relleno debe tratarse con mucho cuidado. En particular, no es deseable cometer errores e inexactitudes en la factura, para hacer correcciones.

Y es absolutamente imposible ingresar información no confiable o deliberadamente falsa en el formulario, cuando tales hechos son revelados por las autoridades reguladoras, las personas responsables o incluso una organización pueden sufrir graves daños. castigo administrativo en forma de grandes multas.

También hay que tener en cuenta que en algunos casos la factura puede adquirir la condición de documento jurídicamente significativo, cuando alguna de las partes, por circunstancias desfavorables, decide acudir a los tribunales.

Ejemplo de preparación de facturas

Desde 2013, formas unificadas y unificadas estándar de documentos contables cancelado, y por lo tanto forma estándar no hay factura. Los empleados de las empresas pueden compilarlo en cualquier forma, según modelos de documentos obligatorios previamente válidos (formulario TORG 12, TORG 14, etc.), o, si la organización tiene su propia plantilla de factura desarrollada y aprobada, en base a ella. Lo principal es que en su estructura cumple con ciertos estándares de trabajo de oficina, y en el contenido incluye una serie de información específica.

Convencionalmente, la factura se puede dividir en tres partes: el encabezado, la parte principal y la conclusión.
V primero ingresado en orden:

• número y fecha del documento;
• el nombre de la organización que expide los bienes y el nombre de la organización que los recibe (si es individual o empresario individual, respectivamente, se consigna aquí su apellido-nombre-patronímico);
• también se hace referencia aquí al contrato para cuya implementación se lleva a cabo esta operación (se indica su número y fecha de celebración);
• si una de las personas involucradas en la transferencia de artículos de inventario actúa en base a un poder notarial, también se debe consignar información al respecto en la factura, indicando su número y fecha de emisión.

En segundo, la parte principal del documento, que generalmente se forma en forma de tabla, contiene información detallada sobre los artículos de inventario vendidos:

• su nombre;
• cantidad (en las unidades de medida apropiadas: piezas, litros, kilogramos, metros, etc.);
• precio por uno;
• coste total.

Si es necesario, esta sección del documento se puede complementar con otra información, incluida la variedad, categoría, tipo, propósito, características, empaque, condiciones de almacenamiento de los productos, etc. La longitud de la tabla depende de cuántos productos se incluyen en ella.

V final parte del formulario incluye la siguiente información: la cantidad de artículos y el monto total (ambos valores se toman de la tabla).

Ejecución de documentos

Además del contenido, el diseño del formulario depende enteramente de la visión del documento por parte de los representantes de las organizaciones y sus necesidades. El formulario se puede redactar en una simple hoja en blanco de formato A4 o en membrete empresas, y puede llenarlo tanto a mano como en una computadora.

¡Condición importante! La carta de porte debe contener firmas "vivas" de empleados materialmente responsables: el que permitió la liberación del producto, el que directamente lo realizó y el comprador.

Al mismo tiempo, es necesario certificar la factura utilizando productos de sello solo si la norma para su uso está fijada en el reglamento interno. actos legales empresas

El documento siempre está hecho. al menos dos copias idénticas, uno de los cuales se entrega al representante de la parte receptora, el segundo permanece con el empleado de la empresa que distribuye los productos.

La relación entre el vendedor y el comprador, ya sean personas físicas o jurídicas, comienza y termina con la emisión de una factura de pago. Uno de los pasos intermedios, del que suele ser imposible prescindir, es la cumplimentación del formulario de factura de la mercancía. La parte que recibe el beneficio material se dedica a la ejecución del documento, después de lo cual la factura se transfiere para su firma al cliente o destinatario.

Llenar un formulario de factura es mucho más fácil que compilarlo; el trabajo no lleva mucho tiempo e incluso un artista no preparado puede hacerlo. Y para no involucrarse en una investigación independiente, puede descargar una muestra y una plantilla de forma gratuita para trabajar en Microsoft Word o Excel; después del llenado, se pueden imprimir para presentar al cliente.

¿Cuándo se requiere un conocimiento de embarque?

Así como, se llena una factura de bienes, cuyo formulario y muestra se puede descargar de los enlaces a continuación, si es necesario trasladar bienes materiales de un punto a otro. Es este documento el que posteriormente servirá como base para completar los documentos contables, incluido el acto de cancelar los productos transferidos al cliente.

Importante: se debe redactar una factura por la entrega de bienes en al menos dos copias; uno de ellos permanece con el vendedor y el segundo, con el comprador. Si hay intermediarios involucrados en la transacción, tiene sentido transferir una copia a cada uno de ellos.

Además, el comprador puede formar una factura por los bienes si es necesario devolver los artículos del inventario al vendedor (proveedor) debido a:

• calidad inadecuada;
• montaje incompleto o errores cometidos durante el montaje;
• surgidas durante el funcionamiento (en el marco de período de garantía) rotura o defecto manifiesto.

En este caso, también es necesario extender una factura en dos o más copias; No está de más preparar una copia adicional, que luego se puede adjuntar a la declaración de demanda en la corte.

Características de la elaboración de una factura de bienes.

De acuerdo con la práctica general, el formulario de factura puede ser completado por una de las personas autorizadas:

• el vendedor;
• consultor (gerente);
• Encargado de tienda;
• transportador;
• cajero;
• un contador;
• directamente por el director o empresario individual.

Después del registro, una copia del documento se transfiere a la parte receptora (comprador o cliente) y la otra se envía al departamento de contabilidad de la empresa para su posterior procesamiento.

No existe una forma única de factura para el suministro de artículos de inventario. El formulario puede ser desarrollado por la propia organización; además, el compilador puede utilizar cualquiera de los formularios presentados en Internet, y para asegurarse de que sus acciones son correctas, puede familiarizarse con el llenado de la muestra. Lo último en la red global también está en abundancia; lo principal es no utilizar documentos obviamente obsoletos que no reflejan las realidades modernas.

La hoja de ruta de las mercancías, si no hubo un acuerdo por separado entre el cliente y el proveedor, ya se redacta en el momento de la transacción. En caso contrario, el documento, al no estar regulado por el legislador, puede redactarse y firmarse tanto por adelantado como retroactivo. Sin embargo, esto no es un delito, para evitar malentendidos, especialmente cuando se presenta una reclamación posterior ante el tribunal, todavía se recomienda redactar y firmar una carta de porte junto con los documentos principales que acompañan la transferencia de mercancías de mano en mano. .

El procedimiento para completar el formulario de factura de bienes:

1. En la parte superior de la hoja debe indicarse la fecha de expedición del documento. Se puede preparar con antelación, sin embargo fuerza legal adquiere solo después de colocar las firmas de las partes en la transacción; esta fecha, como la más importante, y debe darse.
2. Un poco más bajo es el número de serie de la factura según la numeración interna del vendedor (proveedor), actualizada cada año.
3. Más información sobre el destinatario (comprador, cliente):
   • si se trata de una entidad legal - los nombres oficiales completos y abreviados de la organización, detalles básicos y números y dirección de registro;
   • si se trata de un simple ciudadano o un empresario individual - apellido, nombre, patronímico, opcionalmente - NIF y dirección de residencia.
4. En el siguiente bloque, información sobre la persona que emite la factura:
   • nombres oficiales, completos y cortos;
   • números de registro (TIN, KPP, PSRN), códigos estadísticos;
   • Detalles del pago;
   • dirección postal completa, incluido el código postal;
   • datos de contacto: número de teléfono, dirección Correo electrónico, cuentas en redes sociales y mensajería instantánea, etc.
5. En la tabla principal (en columnas de derecha a izquierda):
   • en el primero ("No. p / p") - el número de serie de cada una de las posiciones presentadas en la lista;
   • en el segundo (“Nombre”) - el nombre comercial aceptado en la empresa o en la red de distribución para cada uno de los tipos de productos vendidos;
   • en el tercero ("Unidades de medida") - las unidades utilizadas para determinar la cantidad de bienes suministrados: kilogramos, metros cúbicos, litros, cortes, piezas, cajas, etc.;
   • en el cuarto ("Cantidad"): la cantidad de productos transferidos al consumidor (cliente), para cada posición por separado;
   • en el quinto ("Precio") - el precio de mercado de una unidad de cada producto (primero será necesario calcular, no incluido en la factura);
   • en el sexto ("Suma") - coste total productos de cada artículo, obtenidos de multiplicar los precios y cantidades indicados en las columnas anteriores.
6. A continuación (en la columna "Cantidad", pero fuera de la tabla), la cantidad total de todas las posiciones, incluido el impuesto al valor agregado y, por separado, la cantidad de IVA.
7. En el bloque final, las firmas de la persona financieramente responsable que transfiere los bienes y el receptor (comprador).

Importante: si bien no es necesario estampar el sello o sello del vendedor en el formulario de la carta de porte, se recomienda hacerlo; posteriormente, esto permitirá con mayor confianza utilizar el documento durante el litigio.

Formulario de factura - descarga gratuita en Word

Puede descargar el formulario de factura de bienes para completar en MS Word desde el enlace de arriba.

Ejemplo de factura de mercancías - descarga gratuita

Descargue una factura de muestra para ver en cualquier editor de texto puedes seguir el enlace de arriba

Resumiendo

La carta de porte es redactada por la persona financieramente responsable directamente en el momento de la transferencia de los productos al comprador. El documento debe completarse en al menos dos copias, para el vendedor y el cliente. No existe un formulario de factura unificado: cada organización o empresario individual puede desarrollar su propia plantilla o utilizar las que se encuentran en Internet.

Al completar el formulario de factura de bienes, se deben proporcionar los nombres oficiales completos del proveedor y el destinatario, en la tabla principal, el nombre y la cantidad de cada tipo de producto, y debajo, el monto total incluido el IVA. El documento debe estar certificado por las firmas de ambas partes. No es necesario colocar impresiones del sello o sello de un empresario individual o LLC, pero es deseable: será más fácil operar la factura si es necesario enviar declaración de demanda a los tribunales.