Egységes irányítási dokumentációs rendszer usd. Dokumentumok és egységes dokumentációs rendszerek egységesítése

Az áthaladás, cél, típus, tevékenységi terület jeleivel összekapcsolt dokumentumok halmaza, egységes követelmények a tervezéshez, az ún dokumentációs rendszer.Egységes dokumentációs rendszer(USD) - egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza. A DDD létrehozásának célja a dokumentumok formáinak racionális összetételének meghatározása és kialakítása, valamint az ezekben összefüggő műszaki, gazdasági és társadalmi mutatók összessége.

A DDD létrehozásának fő céljai a következők: 1) a fejlesztési, jóváhagyási és nyilvántartási eljárás egységes követelményeinek megállapítása egységes formák dokumentumok; 2) a nemzetgazdasági információáramlás ésszerűsítése, az automatizált adatfeldolgozó rendszerek széleskörű felhasználáson alapuló interakciójának biztosítása modern eszközökkel kommunikációs, számítástechnikai és szervezési technológia; 3) olyan bizonylati formák kizárása, amelyek lehetővé teszik olyan információk gyűjtését, továbbítását és feldolgozását, amelyek nem a gazdálkodás tényleges szükségleteiből fakadnak, csökkentve a dokumentumok számát.

Az irányítási dokumentáció OK 011-93 össz-oroszországi osztályozója szerint (az Orosz Föderáció Állami Szabványáról szóló, 1993. december 30-i 299. sz. rendelettel jóváhagyva) Jelenleg kilenc egységes dokumentációs rendszer létezik:

1) a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

2) az elsődleges számviteli dokumentáció egységes rendszere;

3) a banki dokumentáció egységes rendszere;

4) a pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli dokumentáció egységes rendszere költségvetési intézményekés szervezetek;

5) egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

6) a vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

7) a munkaügyi dokumentáció egységes rendszere;

8) egységes dokumentációs rendszer nyugdíjpénztár Orosz Föderáció;

9) egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

24. A termékminőség értékelése a termékek bizonyos követelményeknek való megfelelőségének megállapításából áll. Ezt a megfelelést az értékelt termékek mutatóinak az alapjellemzőkkel való különféle összehasonlítása alapján határozzák meg, ennek eredményeként a következőket kapják:

1. Előfordul, meghaladja a szükséges szintet;

2. Megfelel a szükséges szintnek;

3. A szükséges szintnél alacsonyabb.

Az értékelési eredmények felhasználhatók:

1. Új termékek fejlesztésekor;

2. A termékfejlesztési feladatkörben meghatározott követelmények megalapozásakor.

3. Szabályozó dokumentumok kidolgozásakor;

4. Termékek cseréjekor;

5. Az exportra és importra vonatkozó ajánlat megalkotásakor.

Általános séma

Alapminta kiválasztása

Az ipari termékek osztályozása használatuk jelei szerint és a termékminőségi mutatók osztályozása tulajdonságaik szerint

Az elsõ kategóriába tartoznak a fogyasztott termékek (ezek olyan termékek, amelyek meghibásodása, vagy alacsony minõségi mutatóinak értéke katasztrofális következményekkel járhat).

Anyag- a termék előállításához felhasznált munka eredeti tárgya.

Termék- a munka anyagi eredménye, amely nem termék, és a termékek felhasználására és üzemeltetésére szolgál.

Termék- egységnyi termék, melynek mennyisége darabban tölthető fel.

Elfogyasztható- termelési egység, amelyet folyamatos értékekkel (kilogramm, méter, stb.) számítanak ki, ugyanakkor szükségszerűen ipari csomagolásban állítják elő.

Termékminőségi mutatók osztályozása.

A termékminőségi mutatók két csoportra oszthatók:

1. egyedi mutatók

2. összetett mutatók

Ugyanakkor mindkettő a becsült mutatókhoz és az alapmutatókhoz köthető.

Minden mutató relatív, mivel az értékelés a mért érték és valamilyen előre meghatározott alapérték összehasonlításával történik.

Az indikátorok fő csoportjai

1. Célmutatók: ide tartoznak az objektum funkcionális tulajdonságait jellemző mutatók, pl. összetétel, szerkezet, teljesítmény mutatói.

2. Gazdasági mutatók: ez a mutatócsoport jellemzi a termék gazdasági követelményeknek való megfelelését, valamint azt, hogy a termék megfelel-e a személlyel való információs interakció lehetőségeinek.

3. Esztétikai indikátorok: jellemzik az információs kifejezőkészséget, a formák racionalitását és a kompozíció integritását (tetszik vagy nem tetszik).

4. Ergonómiai mutatók: a kivitelezés egyszerűségét és a használat kényelmét jellemzik.

5. Gazdasági mutatók: három csoportra osztva

Fizikai (porszint, elektromágneses rezgések)

Vegyi (toxikus kibocsátás)

Mikrobiológiai (a különböző szintézisek során felszabaduló mikroorganizmusok patogenitásának szintje).

6. Biztonsági teljesítmény: osztva

Mechanikus (rezgésszint)

Termikus

Elektromos

Gyúlékony és robbanásveszélyes

Biológiai

7. Szabadalmi-jogi mutatók: ez a csoport egy tárgy szabadalmi védettségi fokát jellemzi.

8. Gyárthatósági mutatók: ez a csoport főbb és további mutatókra oszlik.

A főbbek közé tartozik a munkaintenzitás, a költségek, az anyagfelhasználás.

További közé tartozik - az anyag felhasználási együtthatója, a termék hatékonysága.

9. Szállíthatósági mutatók: teljes méretek, tömeg, hőmérséklet-tartomány, páratartalom, munka intenzitása a kirakodás és a szállítás során.

10. Szolgáltatási mutatók: jellemzik a színvonalat és a minőséget értékesítés utáni szolgáltatás, valamint a szolgáltató központok távoli távolsága.

11. Megbízhatósági mutatók: a megbízhatóság a termékek egyik legfontosabb tulajdonsága, minél felelősségteljesebb a termék, annál magasabbak a megbízhatósági követelmények vele szemben.

25. 4. A metrológiai támogatás műszaki alapjai. Elemek technikai alapja MO. Tartalmuk, jelentőségük, szerepük a MO technikai alapjainak kialakításában. Fizikai mennyiségek mértékegységeinek állami szabványrendszerei és a fizikai mennyiségek mértékegységeinek átvitele Mérőeszközök típusának vizsgálata, jóváhagyása, nem szabványosított mérőeszközök metrológiai tanúsítása. Mérőműszerek hitelesítése, kalibrálása, mint az MO műszaki bázisának elemei. Az anyagok és anyagok összetételének és tulajdonságainak standard mintáinak rendszere. Az anyagok és anyagok fizikai állandóira és tulajdonságaira vonatkozó szabványos referenciaadatok rendszere.

SZABVÁNYOSÍTÁS

1. A szabványosítás az egyik hatékony eszköz a köz-, ipari és gazdasági kapcsolatok A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) és a Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság (IEC) által adott meghatározás: Szabványosítás- olyan tevékenységek, amelyek egy adott területen az általános és újrafelhasználható felhasználásra vonatkozó rendelkezések megalkotásával az ésszerűsítés optimális fokának elérését célozzák a tényleges vagy potenciális feladatokhoz kapcsolódóan, amelyek legfontosabb eredményei: a termékek, folyamatok és szolgáltatások megfelelőségi fokának növelése funkcionális céljukhoz; -a kereskedelem akadályainak felszámolása; - a tudományos és technológiai haladás és együttműködés előmozdítása. - 2002-ben elfogadták a "Műszaki Szabályozásról" szóló szövetségi törvényt, amely a szabványosítás alábbi definícióját adja. Szabványosítás- szabályok és jellemzők megállapítására irányuló tevékenységek azok önkéntes újrafelhasználása céljából, amelyek célja a termékek előállítása és forgalmazása terén a rendezettség elérése, valamint a termékek, munkák és szolgáltatások versenyképességének növelése A szabványosítás célja: 1. A polgárok élete vagy egészsége biztonságának növelése, magánszemélyek vagy jogi személyek tulajdona, környezetbiztonság, állatok és növények élet- vagy egészségbiztonsága, a műszaki előírások követelményeinek való megfelelés elősegítése.2. A létesítmények biztonsági szintjének növelése, figyelembe véve a kockázatot vészhelyzetek természeti és technikai jelleg.3. Tudományos és technológiai haladás biztosítása.4. Termékek, munkák és szolgáltatások versenyképességének növelése.5. Az erőforrások ésszerű felhasználása.6. Műszaki és információs kompatibilitás.7. Kutatási és mérési eredmények, műszaki, gazdasági és statisztikai adatok összehasonlíthatósága.8. a termékek felcserélhetősége. A felcserélhetőség egy termék, folyamat vagy szolgáltatás alkalmassága egy másik termék, folyamat vagy szolgáltatás helyett ugyanazon követelmények teljesítése érdekében A hazai szabványosítás céljainak elérése érdekében megfogalmazásra kerülnek a szabványosítás főbb feladatai: 1. A kölcsönös megértés biztosítása fejlesztők, gyártók, eladók és fogyasztók között.2. A termék minőségére vonatkozó követelmények megállapítása, annak biztonságát figyelembe véve.3. Metrológiai normák és szabályok megállapítása, kompatibilitási, felcserélhetőségi követelmények, technológiai folyamatokra vonatkozó követelmények.4. A szabványosítási problémák biztosítása minden szakaszban életciklus termékek.5. Rendszerfejlesztés információs támogatás A szabványosítás mint műszaki tudomány az Orosz Föderáció 2002. december 27-i 184-FZ szövetségi törvényében és a GOST R 1.0–2004-ben meghatározott kezdeti rendelkezéseken és elveken alapul. Szabványosítás az Orosz Föderációban. Alapvető rendelkezések .

A szabványosítás alapelvei:

1. Szabványosítási dokumentumok kidolgozása az összes érdekelt fél konszenzuson (beleegyezésén) 2. A szabvány kidolgozásának célszerűsége társadalmi, műszaki és gazdasági szükségesség szempontjából; 3. A fejlesztés során prioritást élveznek azok a szabványok, amelyek hozzájárulnak az életbiztonság, az emberek és a tulajdon egészségének és védelmének biztosításához környezet, a termékek kompatibilitását és felcserélhetőségét biztosítva.4. Összekapcsolt objektumok szabványosításának összetettsége;5. Követelmények megállapítása és azok egyértelműsége a szabványosítás tárgyának főbb tulajdonságaira, amelyek objektíven ellenőrizhetők; 6. Önkéntes jelentkezés szabványok;7. A szabványok kialakítása során maximálisan figyelembe veszik az érintettek érdekeit;8. A nemzetközi szabványok felhasználása a nemzeti szabványok kidolgozásának alapjaként;9. A biztonságos termékek előállítását és forgalmazását, a nemzetközi kereskedelmet akadályozó akadályok megengedhetetlensége; 10. A műszaki előírásokkal ellentétes szabványok megállapításának elfogadhatatlansága.

2. Soroljuk fel a szabványosítás alapelveit.1. Az önkéntes szabványok elve a szabvány alkalmazásáról szóló döntés meghozatalában valósul meg. Ha valamilyen szabvány alkalmazása mellett döntöttek, akkor a gazdálkodó szervezet köteles tevékenységét úgy végezni, hogy az az elfogadott szabványnak maradéktalanul megfeleljen.2. A szabványok kidolgozásakor és jóváhagyásakor figyelembe kell venni jogos érdekeiérdeklődők.3. A nemzeti szabványoknak nemzetközi szabványokon kell alapulniuk. Ez az elv nem teljesülhet, ha a nemzetközi szabványok nemzeti szabványok alapjaként történő alkalmazását lehetetlennek ismerik el.4. A szabványosítás nem zavarhatja jobban az áruk normál forgalmát, mint amennyi a végrehajtásához szükséges.5. A szabványosított rendszer minden elemének kompatibilisnek kell lennie.6. Minden elfogadott szabványnak a lehető legdinamikusabbnak kell lennie, azaz kellő időben alkalmazkodnia kell a tudományos és technológiai fejlődés vívmányaihoz.7. A szabványosításnak hatékonynak kell lennie, azaz a szabványosításnak vagy gazdasági, vagy társadalmi hatást kell kiváltania.8. A szabványok nem ütközhetnek egymásnak vagy műszaki előírásoknak, nem képezhetnek akadályokat a nemzetközi kereskedelemben.9. Minden szabványnak világosan megfogalmazottnak kell lennie, és nem szabad kétértelművé tenni.10. A késztermékekre vonatkozó szabványoknak közvetlenül kapcsolódniuk kell a szabványokhoz alkotórészei vagy alapanyagok, amelyekből ez a termék készült.11. A szabványosítást úgy kell végrehajtani, hogy a kialakított szabványok megvalósítása a jövőben objektíven ellenőrizhető legyen A szabványosítás főbb módszerei: 1) szabványosítási objektumok rendezése; 2) parametrikus szabványosítás; 3) fejlett szabványosítás; 4) termék szabványosítás 5) komplex szabványosítás 6) összesítés

3. A szabványosítási rendszerben jelentős jelentőséggel bírnak a termékparaméterek számértékét szabályozó szabványok, az úgynevezett parametrikus sorozatok. Az ilyen szabványok meghatározzák az azonos célú termékek körét: egy adott típusú motor névleges teljesítménye, egy bizonyos stílusú cipőméret stb. A paraméteres szabványok egy sor preferált szám alapján épülnek fel. Ezeknek a sorozatoknak meg kell felelniük a következő követelményeknek: legyen végtelen mind a kis, mind a nagy számok irányában; tartalmazzon egyet és minden olyan értéket, amely tíz többszöröse. Az előnyben részesített számsorokat általában egy aritmetikai vagy geometriai sorozat kifejezései jelölik. Az aritmetikai progresszió elvén felépített parametrikus sorozatra példa a metrikus szálak sorozata. Egy ilyen sorozat pozitív tulajdonsága a szomszédos tagok közötti különbség állandósága, hátránya pedig az egyenetlenség, mivel egy ilyen sorozat tagjának értékének növekedésével a szomszédos tagok aránya csökken. Ezért a paraméter nagy értékeinek tartományában a sorozat címleteinek száma indokolatlanul túlbecsült. Ez arra kényszeríti az embert, hogy származtatott sorozatokhoz folyamodjon, például sorozattörések használatával. Ez metrikus szálak sorozata: M1, M2, M3, M4, M5, M6, de M8, M10, M12... A geometriai progressziónak nincs meg ez a hátránya; a szomszédos tagok aránya mindig állandó és egyenlő a progresszió nevezőjével. A geometriai progresszió hátránya az általános eset tagjai nem a tíz többszörösei, és kerekítést igényelnek A geometriai haladáson alapuló sorozatok hátrányai kevésbé jelentősek, mint a számtaniaké, ezért a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) ajánlásai szerint a jelenlegi GOST- A 8032-56 paraméteres sorozatok felépítését foglalja magában geometriai progresszió alapján. Ezeket a vonalakat ben fejlesztették ki késő XIX században C. Renard francia tiszttől kapta a Renard-sorozat nevet. Renard sorozatai geometriai progresszió nevezőiből épülnek fel ; ;

;

Az első négy sor a fő, az R80-as sor egy további. A sorok besorolása a következő: R5 - 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3, R10 - 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0, R20 - 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5,0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9.0.

Az R40 és R80 sorozatok hasonló felépítésűek A Renard-sorok a következő jellemzőkkel rendelkeznek: - a sorozat tagjai közötti relatív különbség állandó marad és egyenlő a progresszió nevezőjével; a sorozat tagjainak száma egyenlő gyökérindex; minden következő sor tartalmazza az előző sor összes számát; a végtelent 10, 100, 1000 vagy 0,1, 0,01, 0,001 stb. szorzásával érjük el; egy sorozat két számának szorzata vagy hányadosa adja meg az ebben a sorozatban szereplő számot.. Megjegyzendő, hogy az R10 sorozatból kiindulva a preferált számok sorában egy 3,15-ös szám található, közel a p-hez. Ezért a körök kerületei és területei is kellő pontossággal kifejezhetők preferált számokkal A gyakorlatban használhatók a derivált sorozatok, amelyeket a sorozat n tagjának kiválasztásával kapunk, korlátozva a felső és alsó határt. Az előnyben részesített számok származékos sorozatainak használata lehetővé teszi a termékek szabványos méreteinek korlátozását és kínálatuk optimális csökkentését. Ez utóbbi lehetővé teszi a termékek előállításának egyszerűsítését, egyszerűsíti az egységesítést, csökkenti a pótalkatrészek választékát, pl. növeli a termelés gazdasági hatékonyságát A termékekre vonatkozó számos paraméter felépítése a következő kérdések tanulmányozását igényli: A főbb paraméterek kiválasztása, amelyek tükrözik a termék főbb műszaki, működési és technológiai tulajdonságait. A fő paraméterek nem korlátozhatják a termék javításának és egységesítésének lehetőségét. Olyan sorozatot választanak ki, amely lefedi az ilyen típusú termékek iránti kereslet teljes mennyiségét. Ez figyelembe veszi a meglévő hazai és nemzetközi tapasztalatokat, az összesítés lehetőségét, a termelés fejlesztési kilátásait. Meghatározzák a sorozat tagjai közötti intervallumokat (a sorozat gradációját). V egyedi esetek az intervallumok különbözőek lehetnek, pl. változó sűrűségű sor kerül kialakításra A sorválasztás gazdasági indoklása annak érdekében, hogy meghatározzuk a sorválasztást, hogy meghatározzuk a szabványos méretek optimális számát, amelynél a gyártási és üzemeltetési költségek minimálisak lesznek.

Paraméteres sorozatokat is használnak, amelyek nem számtani vagy geometriai sorozatok alapján épülnek fel, hanem más alapon. Tipikus példa erre a szinkron elektromos gépek forgási frekvenciáinak és az aszinkron motorok szinkron fordulatszámainak parametrikus sorozata. Ezek az értékek a táphálózat frekvenciájától és a póluspárok számától függenek.

Egyes esetekben előnyös számsorok is használhatók, amelyek geometriai progressziók alapján épülnek fel, de különböznek Renard sorozataitól. Ezek az ellenállások névleges ellenállásainak sorozatai. Ezek a sorozatok EN jelölésűek, ahol N a névleges értékek száma az egyes tizedes intervallumokban, és képviseli geometriai progressziók nevezővel

A Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság (IEC) ajánlásai és a jelenlegi hazai szabványok szerint a ± 5% vagy annál nagyobb tűrésű ellenállások ellenállásértékei megfelelnek az E3, E6, E12 és E24 sorozatnak, és ± 5%-nál kisebb tolerancia - az E48, E96 és E192 sorozatoknál A háromfázisú váltóáram névleges feszültségei a kisfeszültségű tartományban Ö3 nevezővel sorozatot képviselnek, figyelembe véve a lineáris és fázis arányát feszültségek, ha a ²star² vagy ²háromszög² áramkör szerint van bekapcsolva.

15. Az információs társadalom fejlesztésében a főszerep a nemzetközi normáké, amelyeket a Kereskedelmi Világszervezet (WTO) hat alapelve alapján alkottak meg: nyitottság, átláthatóság, pártatlanság és konszenzus, hatékonyság és célszerűség, koherencia és fejlesztésorientáltság. . Ebben a tekintetben Oroszországban dolgozzon a hazai fejlesztésen és javításon szabályozási keret az információs technológiák és az információs és távközlési rendszerek területén.

Különböző szintű és célú információs és távközlési rendszerek (IS) létrehozása és megvalósítása a modern információs technológiák (IT) felhasználásán, az információs, számítástechnikai, távközlési erőforrások integrációján és a nyílt rendszerű technológia felhasználásán alapulva összetett, összetett feladat. , ágazatközi, sokrétű és többdimenziós probléma. Megoldásában az egyik kiemelt helyet az informatika területén a szabványosítás és mindenekelőtt a funkcionális szabványosítási módszerek bevezetése foglalja el. Ezek a módszerek lehetővé teszik a funkcionális szabványok és profilok (beleértve az egyes IS-projektek profiljait) használatát az alapvető szabványok csoportjainak azonosítására, valamint az opcionális jellemzőkkel, követelményekkel és paraméterekkel, amelyek szükségesek az adott IS által megvalósított funkciók végrehajtásához a különböző tevékenységi területeken.

Jelenleg az összes osztályú és célú IS túlnyomó többsége nyílt rendszerek technológiájára épül. Lényege a rendszerek heterogén hardver- és szoftverelemei közötti szabványos interfészek használatában rejlik. A nyílt rendszerek technológiája az infrastruktúra létrehozásának alapja minden szinten – a vállalati és az ipartól a nemzeti információs infrastruktúráig. Emellett integrációt biztosít a globális információs térrel, és így a globális gazdasággal. A nyílt rendszerek alapelveinek bevezetése az IS tervezés életciklusának minden szakaszában az információs technológiák szabványosításán alapul, amely integrációs mechanizmus és hatékony eszköz az informatizációs fejlesztési folyamatok irányítására.

Az információs technológiák szabványosítása és a rendszertervezés tudományos és műszaki politikája Oroszországban a következő (lásd az ábrát):

I. a szükséges aktualizált alapvető nemzeti szabványok és egyéb szabályozó dokumentumok megalkotása (nemzetközi, regionális és külföldi szabványügyi dokumentumok közvetlen alkalmazásával), amelyek meghatározzák az alapvető általános eljárások, a különböző szakterületeken alkalmazható rendelkezések, követelmények, és mindegyikben választhatóak a saját választható paraméterek, követelmények a nemzeti alapszabványok közül;
II. funkcionális szabványok (profilok) kidolgozása, amelyek meghatározzák az IS specifikus folyamatainak, funkcióinak és feladatainak megvalósítását, az alapvető nemzeti szabványokból meghatározott opcionális paraméterek alkalmazhatóságát, valamint az alapját képező nemzeti alapszabványok megfelelő részhalmazait vagy készleteit. az információs rendszerek összetevőinek és eszközeinek tesztelésére és megfelelőségének megerősítésére szolgáló tanúsítási tesztek kifejlesztésére.

A szabványosítással a világban
Nemzetközi szinten erős együttműködés alakult ki az IT területén szabványokat fejlesztő szervezetek között, amelyek között első helyen az ISO (Nemzetközi Szabványügyi Szervezet), az IEC (Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság) és az ITU (International Telecommunication Union) áll. meg kell említeni. Az ITU Távközlési Szektor (ITU T) 1993 óta a CCITT (International Telegraph and Telephony Advisory Committee) utódja. 1987-ben az ISO és az IEC egyesítette informatikai szabványosítási tevékenységét, létrehozva az ISO/IEC/JTC 1 technológiákat, amelyek fő céljai. feladata az alapvető informatikai szabványok kidolgozása, függetlenül azok konkrét alkalmazásától. Az elmúlt években az ISO/IEC/JTC 1 aktívan együttműködött számos ISO műszaki bizottsággal, többek között:
TC 46 „Információ és dokumentáció”;
TC 68 „Banki, védelmi és egyéb pénzügyi szolgáltatások”;
TC 130 "Grafikai technológia";
TC 154 „Folyamatok, adatelemek és dokumentumok a kereskedelemben”;
TC 171 „Alkalmazott dokumentumok benyújtása”;
TC 176 "Minőségirányítás és minőségbiztosítás";
TC 184 „Ipari automatizálási rendszerek és integrációjuk”;
TC 204 „Közlekedési információs és vezérlőrendszerek”;
TK 215 „Informatika az egészségügyben”.

Napjainkban a fejlett országok gazdálkodó szervezeteinek többsége tevékenységét a termékeik létrehozásának és üzemeltetésének teljes ciklusának folyamatorientált irányítása felé irányítja. A termékfejlesztés, gyártás, marketing, üzemeltetés, szerviz, korszerűsítés és végső soron az ártalmatlanítás folyamatainak elektronikus támogatását szisztematikus megközelítés alapján kell megvalósítani. Ezt a megközelítést a GALS technológiák alkalmazásának aktívan fejlődő koncepciója biztosítja (2. ábra).

A GALS-technológiák megvalósításával kapcsolatos munka a következőket tartalmazza:

– Műszaki fordítási technológiák fejlesztése és megvalósítása működési dokumentáció v elektronikus formában, amely megfelel a GALS-szabványok követelményeinek, vezető exportáló vállalkozásoknál.

– A tervezés, a technológiafejlesztés és a gyártás technológiai előkészítése során a késztermékre vonatkozó adatok kezelésére szolgáló elektronikus rendszer kialakítása és jóváhagyása a vállalkozásoknál (PDM-rendszerek).

– Szabványos termékminőség-menedzsment számítógépes rendszerek fejlesztése és bevezetése a vállalkozásoknál; integrált információs rendszerek elektronikus tervezéshez, technológiai és gyártási munkafolyamatokhoz; integrált támogató rendszerek a gyártott termékekhez azok életciklusának minden szakaszában.

2. ábra - A GALS-technológiák főbb gondolatai

16. A megvalósításhoz közpolitikai az egységes osztályozási és kódolási rendszer kialakítása során az Orosz Föderáció kormánya számos határozatot hagyott jóvá, amelyek leírják a szövetségi szervek felelősségét végrehajtó hatalom a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összoroszországi osztályozóinak bevezetésére.

Az Orosz Föderáció kormányának 1999. november 1-i 1212. számú rendelete jóváhagyta a „A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozási és kódolási egységes rendszerének kidolgozásáról” szóló rendeletet, amely meghatározta az egész orosz műszaki osztályozókat. , gazdasági és társadalmi információk. Ez a rendelet az Orosz Föderáció kormányának 2003. november 10-én kelt, 677. sz. „A társadalmi-gazdasági területen a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összoroszországi osztályozóiról” szóló rendeletének közzétételével összefüggésben hatályát vesztette.

Alább naprakész lista a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összoroszországi osztályozói és a bevezetésükért felelős szövetségi szervek.

Az összorosz osztályozó neve	szövetségi testület végrehajtó hatalom, biztosítva a fejlesztést, bevezetést és alkalmazást
Össz-oroszországi szabványosztályozó (OKS)	Rostekhregulirovanie
A lakossági szolgáltatások összoroszországi osztályozója (OKUN)
A lakosság szociális védelmével kapcsolatos információk összoroszországi osztályozója (OKISZN)
Össz-oroszországi termékosztályozó (OKP)
Össz-oroszországi vezetési dokumentáció osztályozó (OKUD)
Össz-oroszországi termékek és tervdokumentumok osztályozója (ESKD)
Össz-oroszországi befektetett eszközök osztályozója (OKOF)
Összoroszországi valutaosztályozó (OKV)
Össz-oroszországi mértékegység-osztályozó (OKEI)
A lakosságra vonatkozó információk összoroszországi osztályozója (OKIN)
A hegesztéssel, forrasztással, ragasztással és hővágással gyártott alkatrészek össz-oroszországi osztályozója (OKD)
A gépészeti és műszerészeti alkatrészek összoroszországi technológiai osztályozója (OTKD)
A gépészeti és műszerészeti összeszerelési egységek össz-oroszországi technológiai osztályozója (OTKSE)
A világ országainak összoroszországi osztályozója (OKSM)
Össz-oroszországi osztályozók információs osztályozója (OKOK)
Össz-oroszországi szervek osztályozója államhatalomés menedzsment (OKOGU)
A közigazgatási-területi felosztás objektumainak összoroszországi osztályozója (OKATO)	Rosstat
Vállalkozások és szervezetek össz-oroszországi osztályozója (OKPO)
Összoroszországi tulajdoni formák osztályozója (OKFS)
A szervezeti és jogi formák összoroszországi osztályozója (OKOPF)
Összoroszországi területek osztályozója önkormányzatok(OKTMO)
Össz-oroszországi fajosztályozó gazdasági aktivitás, termékek és szolgáltatások (OKDP)	Oroszország Gazdasági Fejlesztési Minisztériuma
Össz-oroszországi gazdasági régiók osztályozója (OKER)
A gazdasági tevékenység típusainak összoroszországi osztályozója (OKVED)
Az oktatási szakterületek oroszországi osztályozója (OKSO)	Oroszország Oktatási és Tudományos Minisztériuma
A legmagasabb tudományos minősítésű szakterületek összoroszországi osztályozója (OKSVNK)
Össz-orosz elemi osztályozó szakképzés(OKNPO)
Összoroszországi foglalkozási osztályozó (OKZ)	Oroszország Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériuma
A munkavállalói foglalkozások, az alkalmazottak beosztásai és a bérkategóriák összoroszországi osztályozója (OKPDTR)
Ásványok és talajvíz összoroszországi osztályozója (OKPIiPV)	Roszheldor
A rakománytípusok, a csomagolóanyagok és a csomagolóanyagok össz-oroszországi osztályozója (OKVGUM)
A vízenergia erőforrások össz-oroszországi osztályozója (OKGR)	Energiaügyi Minisztérium

17. A gépészmérnöki szabványosítás legfontosabb kiemelt területei:

A szabályozási és műszaki támogatás összetettsége új berendezések létrehozásában, fejlesztésében és üzemeltetésében;

Az általános műszaki követelmények javítása számuk minimalizálása alapján;

Az ipari szabványosítással kapcsolatos dokumentációs alap optimalizálása és rendszerbe integrált kialakítása;

Információs támogatás automatizálása szabványosítási munkához;

Mérnöki termékek vizsgálati és tanúsítási rendszerének fejlesztése metrológiai támogatásának fejlesztése alapján.

Alap állami szabványok a gépészetben minden típusú szabványt tartalmaz: a szabványoktól a paraméterekig, méretekig, technikai követelmények meghatározott terméktípusokra a terminológiai termékekre. A műszaki termékekre vonatkozó követelmények számos általános műszaki rendszer szabványát tartalmazzák, mint például a Munkabiztonsági Szabványok Rendszere (SSBT), az Alapvető Felcserélhetőségi Szabványok (ONVZ), a mérnöki megbízhatóság stb. Például az ONVZ szabványok, harmonizált nemzetköziekkel olyan tűréseket, illeszkedést, alakeltéréseket, és felületelrendezést, menetparamétereket, fogaskerék pontosságot és egyéb felcserélhetőséget biztosító mutatókat állapít meg, amelyek szabályozása nélkül a gépipar és más iparágak működése gyakorlatilag lehetetlenné válna.

Jelenleg orosz alap nemzeti szabványok több mint 5 ezer dokumentum, és alapvetően megfelel a fogyasztók és a gyártók mérnöki termékek követelményeinek. Számos kritérium szerint még az iparosodott országok, például Franciaország, Nagy-Britannia és az USA nemzeti szabványalapjait is felülmúlja.

A termékek szinte teljes lefedettségére a szabványok átfogó követelményei lehetnek például olyan termékek, mint a fém- és famegmunkáló berendezések, penge, fémmegmunkálás és összeszerelés, csiszoló- és gyémántszerszámok, technológiai berendezések stb.

A mérnöki termékek ésszerű tervezését, gyártását és felcserélhetőségét az általános mérnöki termékekre vonatkozó szabványok nagy csoportja biztosítja: kötőelemek, csapágyak, hidraulikus és pneumatikus eszközök, csővezeték-csatlakozások, valamint az alapvető cserélhetőségi szabványokra vonatkozó szabványok.

Oroszország szinte az összes mérnöki termékekkel foglalkozó ISO műszaki bizottság aktív tagja. A hazai és a nemzetközi szabványok harmonizációja az egyik kiemelt területek Rostekhregulirovanie munkái. Az orosz szabványok és a nemzetközi szabványok harmonizációja a mérnöki termékekre átlagosan 60%, bizonyos típusú berendezések esetében pedig akár 75%. A szabványok harmonizációs szintje a gépészet egyes területein a következő: szerszámgépipar - 74%, mezőgazdasági gépipar - 61%, autóipar - 100%, elektrotechnika - 35%, műszergyártás - 67%. A harmonizációt a hazai ipar követelményeinek, valamint a gépek és mechanizmusok oroszországi működési feltételeinek figyelembevételével végzik. Sok munka folyik az orosz szabványok európai szabványokkal való harmonizálásán.

Dokumentációs rendszer - a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények szerint összekapcsolt dokumentumok összessége.

A dokumentumok fejlesztésének fő iránya ezek egységesítése és szabványosítása.

A vezetői tevékenységben felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak egységesítése, elkészítésének és lebonyolításának munkaerő- és anyagköltségeinek csökkentése, az információs bázisok egységessége érdekében a dokumentumok egységesítése, létrehozása érdekében munka folyik. egységes dokumentációs rendszerek (UDS).

Az egységes dokumentációs rendszerek kialakítása a vezetői dokumentumok összetételének és formájának egységességén alapul:

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

Egységes banki dokumentációs rendszer;

Költségvetési intézmények, szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere;

Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

Vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;

Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

Az irategyesítés jogi konszolidációjának formája a szabványosítás hivatalos dokumentumokat.

A szabványosítás a dokumentumkezelés területén a dokumentumokra vonatkozó országos formanyomtatványok és követelmények kialakítását jelenti, amelyek minden szervezet számára kötelezőek. A szabványok alkalmazása erősíti a modern vezetési tevékenységek kultúráját.

A szolgáltatási dokumentumok egységesítése, szabványosítása lehetőséget teremt az azonos és ismétlődő információkat tartalmazó dokumentumok szabványos (sablon) szövegeinek összeállítására.

12. A vezetői dokumentumok egységesítésének szakaszai és módszerei. Az egységes szövegek bemutatásának főbb formái: szöveg, sablon, táblázat, kérdőív

szöveg hivatalos dokumentum nevezett információ, amelyet bármilyen típusú írással vagy hangrögzítő rendszerrel rögzítettek, és amely a beszédinformáció egészét vagy nagy részét tartalmazza.

A szövegek egységesítésének fő célja a vezetői dokumentáció javítása, az optimális vezetői döntések meghozatalának felgyorsítása, ezáltal a teljes irányítási folyamat általános hatékonyságának növelése.

A szövegek egységesítése lehetővé teszi:

1. Oldja meg a szervezet dokumentumainak összetételének racionalizálását, az azonos típusú funkciók ellátásának rögzítését.

2. Csökkentse a dokumentumok létrehozásának költségeit. Különösen azt találták, hogy az egységes szöveg összeállításának és szerkesztésének ideje 3-5-szörösére csökken. Így növekszik a munka termelékenysége, a menedzsment területén a munka hatékonysága, a szükséges információrészek átugrásának lehetősége megszűnik.

3. Takarítson meg időt és fáradságot az olvasáshoz, a dokumentum megismeréséhez, hiszen az egységes szövegben a dokumentum készítője azonnal kiemelheti a legfontosabb információkat. Egyes adatok szerint az egységes szöveget szinte egy nagyságrenddel intenzívebben érzékelik, mint a nem egységes szöveget.

4. Az egységes dokumentum szövegsablonjai könnyen használhatók számítógépen automatizált rendszerek irodai munka.

A dokumentumok szövegeinek egységesítéséhez számos előfeltétel szükséges:

o Először is az nagyszámú hasonló termelés
és irányítási műveletek. A lényeg az, hogy az irányítási folyamat az

Ø azonos típusú funkciókból, amelyek dokumentálásához sok azonos típusú dokumentum megjelenése társul. Az ilyen dokumentumok viszont stabil, ismétlődő nyelvi konstrukciókat generálnak. Emiatt a vezetői dokumentumok nyelvi eszközeinek száma korlátozott (a szavak és kifejezések kétharmada ismétlődik bennük);

Ø A vezetői dokumentumok szókincse a jogszabályi ill
hatósági és igazgatási normatív aktusok, és összefügg a pontos jogi megfogalmazások dokumentumokba való átvitelének szükségességével;

Ø hivatalos, hivatalos iratok speciális terminológiával telítettek;

Ø semleges szókincs jellemzi őket;

Ø Végül az egyes dokumentumcsoportok szövegei azonos szerkezetűek.

A szövegek egységesítése abban áll, hogy a nyelvi kifejezés egyetlen formáját hozzuk létre, amely a legpontosabban közvetíti a rendszeresen ismétlődő vezetői helyzetek vagy cselekvések tartalmát.

fő módszer a hivatalos dokumentumok szövegeinek egységesítése az állandó és változó információk kiosztása. Az állandó információ olyan információ, amely minden hasonló vezetési helyzetben keletkezett dokumentumban ismétlődik, a változó információ pedig olyan információ, amely lehetővé teszi az ismétlődő vezetési helyzetek egymástól való megkülönböztetését.

Az állandó információkat egységes dokumentum formájában rögzítik, amely a szöveg változatlan, ismétlődő részét képezi. A dokumentum egységes formájában szabad helyet kell biztosítani a változások, új információk rögzítésére.

Ahhoz, hogy az állandó információt el lehessen választani a változótól, szükséges, hogy legalább több azonos típusú és célú, hasonló vezetési helyzetekben létrejött dokumentum legyen.

Csak elemzés konkrét dokumentumokat alapot ad az információk állandóra és változóra való szétválasztására.

A teszt-egyesítési módszernek két változata van - a tartalmi egységesítés és a formai egységesítés.

A hivatalos dokumentumok szövegének egységesítésének és szabványosításának következő típusai különböztethetők meg:

1. szabványosítás nyelvi egységek, jogalkotási konszolidációjuk ben
GOST-ok (üzleti kifejezések, iparági kifejezések, tárgyak, termékek nevei, lexikai és grafikus rövidítések);

2. a dokumentumok szövegeinek egységes megjelenítési formáinak kialakítása (például egységes szövegek állandó információval a dokumentum fejléces papírján);

3. a nyelvi eszközök formalizálása (azaz a természetes nyelvi elemek használatának korlátozása mesterséges nyelv használatával
jelentése: kódok, szimbólumok, grafikai elemek stb.). Ez elsősorban a számítástechnika használatának köszönhető;

4. rubrikálás, i.e. a szöveg különálló komponensekre bontása és grafikus elválasztása egymástól. A legegyszerűbb címsor egy bekezdés. A szöveg mennyiségétől, tárgyától, céljától függően a rubrikálás bonyolultabbá válhat. Különösen az összetett dokumentumok szövegei szakaszokra, bekezdésekre, bekezdésekre, albekezdésekre vannak osztva, amelyek arab számokkal vannak számozva. A szöveg legnagyobb részének számai egy számjegyből állnak. Két számjegyet használunk az osztás második szakaszában, hármat a harmadikban, és így tovább.
Például:

2.2.2. stb.

A dokumentum egységes szövege bemutatható a dokumentum egységes formájában, sablon, kérdőív vagy táblázat formájában. A szöveg megjelenítési formájának megválasztásánál a dokumentum szövegében foglalt információk jellege a meghatározó.

tipikus szövegek.

A vezetői tevékenység számos tipikus, gyakran visszatérő helyzetet foglal magában, amikor dokumentálják, hogy a különböző szervezetekben mely azonos tartalmú dokumentumok készülnek. Ezért a dokumentumok egységes szövegei - szabványosak - a gyakorlatban elterjedtek.

A modellszövegeket általában olyan többoldalas dokumentumokhoz fejlesztik, amelyek a gyakorlatban régóta tesztelt, gyakori nyelvi kifejezésmódokat tartalmazzák, és így a legpontosabban közvetítik a tartalmat. bizonyos műveleteket vagy helyzetekre, például előírásokra, utasításokra, szabályokra, előírásokra stb.

A legtöbb szöveg olyan dokumentumokban jellemző, mint a munkaköri leírás, a szervezet szerkezeti egységére vonatkozó előírások, belső munkaügyi szabályzatok.

A tipikus szövegrészek akár olyan dokumentumokban is szerepelhetnek, amelyek lényegében egyediek. Például a munkavállalóval a munka megkezdésekor kötött munkaszerződésben az egyéni információkon és feltételeken túl sok jellemző információ szerepel, amelyet egyéb munkaszerződések, amely lehetővé teszi a fejlesztést szabványos nyomtatványok ezeket a dokumentumokat.

Sablon szövegek

A sablonszövegeket olyan kis dokumentumokhoz hozzák létre, amelyeket egy naptári év során többször vagy évről évre rendszeresen összeállítanak. Javasolt sablonszövegeket létrehozni az azonos műveletekkel rendelkező dokumentumcsoportokhoz. Az intézményekben a dokumentumok sablonszövegei gyűjtemény formájában készülnek.

Stencil- Ez egy szabványos papírlap, amelyre állandó információkat nyomtatnak, és helyet hagynak a változó információknak.

Szöveg stencil- állandó információkat és hiányosságokat tartalmazó szöveges megjelenítési forma, amely az adott vezetési helyzetet jellemző változó információk bevezetésére szolgál.

A sablonok meghatározzák a dokumentumokban található információk összetételét, sorrendjét és rögzítik a stabil verbális megfogalmazásokat.

A sablonszöveg megőrzi a szöveg nyelvtani szerkezetét, az üzleti írás normái szerint felépített, nyelvtanilag koherens szöveg.

Az egységes szöveg stencil formájában történő megjelenítésének formáját akkor választják ki, ha a dokumentum fő tartalma a vezetési műveletekre vonatkozó információ. Sablon formájában a parancsok, utasítások, utasítások, jegyzőkönyvek, cselekmények, megállapodások, szerződések, megállapodások, jelentések és jelentések egységes szövegei feljegyzések, levelek, bizonyítványok stb. A sablonszöveg „tippeket” tartalmazhat alsoros magyarázatok formájában a hézagokba beírandó információk természetére vonatkozóan.

A dokumentumok tartalmát a benne szereplő mutatók és részletek összetétele és értéke határozza meg. Egyrészt a mutatók és a részletek eltérőek lehetnek, ami nem zárja ki a velük szembeni általános követelmények bemutatásának lehetőségét. Másrészt, nagyszámú mutató és részlet, méghozzá különféle dokumentumokat történetesen ugyanaz. A sablondokumentumok jelentősen lerövidítik a dokumentumok összeállításának idejét, mivel az előadó figyelmét csak egy változó specifikus információ bevezetése korlátozza, amelynek helye előre meghatározott. Valójában egy már elkészített dokumentumot tölt ki, ami megszünteti a tervezet szakaszát.

Sematikusan a sablonszövegek fejlesztésének módszertana a következő:

Ø tipikus vezetői feladatok meghatározása;

Ø a vezetői problémák megoldása során szükséges és kialakult információk gyűjtése;

Ø az azonosított tipikus helyzetet tükröző egységes dokumentumszöveg készítése;

Ø a projekt egyeztetése dokumentumokat összeállító vagy velük dolgozó szakemberekkel (egyidejűleg Speciális figyelemügyelni kell a szakmai kifejezések használatára);

Ø a projekt végső szerkesztése és végrehajtása a GOST-ok követelményeinek megfelelően.

A szövegek beírására és formázására tervezett számítógépes programokban (szövegszerkesztők) a dokumentumok tipikus (képernyős) formáit „sablonnak” nevezik, és a „sablon” szóval fordítják, képernyődokumentum például a szervezet bármely formája.

asztal

Az információk dokumentumban való bemutatásának legtömörebb és legszemléletesebb formája az asztal.

A táblázat általában több, különböző tulajdonságokkal jellemezhető objektumról tartalmaz információt.

asztal- egy bizonyos rendszerben megadott, oszlopokkal elválasztott információk, számszerű adatok listája.

A táblázatban az állandó információkat a jellemzők neve jelöli, amelyek a táblázat bal szélső oszlopában - az oldalfalban - rögzített objektumok bizonyos halmazát írják le. A táblázat változó információi a vízszintes és függőleges sorok és oszlopok felsorolásával képzett cellákba kerülnek rögzítésre.

A táblázat formáját általában a digitális információk jelentési és statisztikai, számviteli, banki, szervezeti és adminisztratív és egyéb dokumentumokban történő bemutatásakor használják.

A táblázatok számozottak. A táblázatok számozása a következőképpen történik: ha a szövegben egynél több táblázat található, akkor azt "1. táblázat" jelöléssel kell ellátni.

A táblázatok különböző bonyolultságúak lehetnek, a táblázat oszlopainak fejlécei többféle számozási szintet, azaz alcímeket tartalmazhatnak.

A táblázat címsorának rövidnek és világosnak kell lennie. Az asztalfejeket ajánlott vastag vonallal elválasztani az asztal többi részétől. Az oszlopok és sorok fejléceit nagybetűvel, az alcímeket, ha nincs önálló jelentésük, kisbetűvel írjuk. Az oszlopok és sorok alcímeinek nyelvtanilag összhangban kell lenniük a címsorokkal. A pont mint írásjel nem szerepel a táblázatok kialakításában. Kivételt képez a rövidített szavak írása.

Lehetőség van egy nagy számú soros táblázat áthelyezésére egy másik oldalra. Annak érdekében, hogy a sok helyet foglaló címsor ne kerüljön át egy új oldalra, a táblázat oszlopait megszámozzuk, és minden következő oldalra csak egy sor kerül át az oszlopszámokkal. Ebben az esetben a következő rész fölé a "Táblázat folytatása ...", "A táblázat vége ..." szavakat írjuk. A táblázatba nem szabad beírni a "sorszám" oszlopot. Ha szükséges, számozza meg a soraikat sorszámokat helyezze a sorfejlécek elé, az oldalfalba, és a sorszámot jelző szám után egy pont kerül.

Az oszlopokban megadott mutatók számértékei a mutatók nevének utolsó sorának szintjén vannak feltüntetve. Az indikátorok szóbeli leírását a numerikustól eltérően az indikátornév első sorának szintjén kell kezdeni. Ha a megfelelő oszlopokban nincs adat, kötőjelet kell feltüntetni.

Az ismétlődő szavak a sorfejlécekben, ha a táblázatot nem választják el vízszintes vonalak, idézőjelek helyettesíthetők. A táblázat oszlopaiban ismétlődő ábrák és jelölések nem helyettesíthetők idézetekkel.

Ha van egy kis mennyiségű digitális anyag, amelyet nem célszerű táblázatba rendezni, azt következtetés formájában adjuk meg. A kimenetben a táblázattal ellentétben az oszlopokat nem vonalakkal, hanem pontokkal kell elválasztani. Például:

„Ha kisfeszültségű vezetékeket kereszteződésekben és átmenetek nélküli sík pályán akaszt, alkalmazza az együtthatókat a szabványokhoz:

munkaerőköltségek és bérek ........ ……………………………………. 1.8

gépek és anyagok .................................................................................................................................................. . 2,0"

4. Kérdőív

Kérdőív- olyan szöveges megjelenítési forma, amelyben egy-egy objektum jellemzőit bizonyos jellemzők szerint adják meg. A kérdőíves dokumentum tartalma állandó és változó információval rendelkezik. Állandó információ - a jellemzők neve, változó - jellemzőik. A kérdőív általában a következő információkat tartalmazza:

Ø kérdések és válaszhelyek;

Ø választható kérdések és válaszok;

Ø kölcsönös helyek a megkérdezett által saját belátása szerint bevitt információk számára.

A szöveges kérdőívben a konstans információt egy névszóval, vagy egy kifejezéssel, kulcsszóval fejezzük ki, amely névelőben főnév. A változó információ felírható kifejezésként is, főnévvel névelőben, igével (van, nincs stb.), számnévvel (gyakran digitális formában) vagy "igen", "nem" szavakkal.

A dokumentum tartalmának kérdőíves formája különösen jellemző a személyi dokumentációra, illetve az olyan marketingszolgáltatások dokumentációjára, amelyek például egy adott vállalkozás által gyártott termékek iránti fogyasztói keresletet vizsgálják.

A szöveges információkat tartalmazó táblázatok közvetlenül összeállításra kerülnek szöveg szerkesztő Miss szó. Ha a táblázatok változó digitális értékeket tartalmaznak, és a digitális adatok újraszámítása szükséges, akkor egy programot használnak - MS Excel táblázatokat vagy MS Access adatbázist. Az ezekből az alkalmazásokból származó adatok a megfelelő forrásprogramra mutató hivatkozásokkal importálódnak az MS Word-be, amely lehetővé teszi a dokumentumba beillesztett adatok frissítését és szerkesztését. Az asztal kialakítását a GOST R-1.5-92 szabályozza.

13. A géppel írt szöveg kialakításának szabályai. A dokumentumok szövegeinek egységesítésének jellemzői, figyelembe véve az automatizált rendszerek használatát

A részletek egymáshoz és összetevőihez (sorokhoz) való gazdaságos elhelyezése érdekében a dokumentumformátumtól függően a következő sortávolság-kombinációkat javasoljuk:

* A tipográfiai úton publikálásra előkészített dokumentumok szövegeit két időközzel nyomtatjuk.

** Zárójelben vannak a megengedett intervallumértékek a fő értékekkel együtt. Az elsőként felsorolt intervallumokat részesítjük előnyben.

A GOST R 6.30-2003 a dokumentumok nyomtatási eszközökkel és számítógépes berendezésekkel történő előkészítésén alapul.

A betűközt (nyomtatott karakterméret) és a sorközt a GOST 6.10.5-87 határozza meg, milliméterben: 2,6 - betűköz; 4,25 - sortávolság.

Egy adott attribútum nyomtatásának kezdetének egyértelmű meghatározásához a nyomtatóeszköz 8 pozíciója javasolt, a nyomtatott karakterek (billentyűleütések) számával számítva, az űrlap bal oldali mezőjétől kezdve.

A 0. pozíciótól (a bal margó szegélyétől) jelentős számú betűrészlet kerül kinyomtatásra: a dátum kimenő dokumentum; hivatkozás a bejövő dokumentum indexére; a szöveg címe; szöveg (ha egy bekezdésből áll); a munkakör megnevezése a szükséges „aláírásban”; irányzó rúd; az előadó neve és telefonszáma; az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való eljuttatásáról szóló jelet.

Az 1. pozíciótól (5 karakter a bal margó szélétől) nyomtatja ki a bekezdések elejét a szövegben; az alkalmazás jelenlétének jele.

A 2. pozícióból (16 karakter a bal margó szélétől) nyomtassa ki a kimenő dokumentum indexét; dátum a "hivatkozás a bejövő bizonylat indexére és dátumára" változóban.

A tabulátor 3. helyéről (a bal oldali mező határától 24 karakter) a kivitelező aláírásának átirata kerül kinyomtatásra a szükséges „Jegyzet az irat elkészítéséhez és az ügybe küldéshez”.

A 4. pozíciótól (a bal oldali mező szegélyétől számítva 32 karakter) a többoldalas dokumentumokban az oldalszámot, a „Cím” attribútumot, valamint az irat elektronikus másolatának azonosítóját nyomtatjuk.

Az 5. pozíciótól (48 karakter a bal oldali mező szélétől) nyomtassa ki az aláírás átiratát a szükséges "aláírásban".

A 6. pozíciótól (a bal oldali mező szélétől 56 karakter) a „másolat” szó kerül kinyomtatásra.

Ha személyi számítógéppel ír levelet, előfordulhat, hogy nem egyeznek meg az írógépekben használt nyomtatott karakterek méretével. E tekintetben a hét szabványos rendelkezés közül ötöt kell iránymutatásnak tekinteni egy dokumentum elkészítéséhez. A nulla és az első pozíció továbbra is kötelező.

Ha többsoros részleteket helyez el az űrlap által kijelölt területen, akkor teljes hosszúságú sorokat kell használni. Minden új sor elejét függőlegesen kell igazítani.

A többsoros részletek (a szöveg kivételével) ajánlott sorhossza 28 karakter. Kivételként, ha különösen a hosszanti nyomtatvány szövegének címe (18. kellékek, 32. o.) meghaladja a 150 karaktert, sora a jobb margó határáig meghosszabbítható, vagy a következő sorba áthelyezhető.

A GOST R 6.30-2003 nem határozza meg azokat a betűtípusokat, amelyeket a dokumentumok szövegének személyi számítógéppel történő elkészítésekor kell használni. A fontokkal szemben támasztott fő követelmény az, hogy jól olvashatóak legyenek.

A szöveges anyag írásának szabályai

A tipográfiai módszerrel publikálásra előkészített dokumentumok szövegeit két sorközzel nyomtatjuk. Egy géppel írt oldal 28-30 sorból áll.

Egyszeres szóközű betűk megengedettek. Ebben az esetben két szóköz van a bekezdések között. Egy intervallumban nyomtatva egy géppel írt oldal 53-58 sorból áll.

Másfél időközönként nyomtatva egy géppel írt oldal a következőkből áll
38 sor.

Egy szabványos géppel írt oldal munkasora 64 vonásból áll.

Minden bekezdés első sora a bal margótól öt vonásnyira van begépelve.

Az oldalszámozás a másodiktól kezdődik. Az oldalszám a lap felső margójának közepére kerül. Két intervallum van a papír felső szélétől az oldalszámig, és két intervallum az oldalszámtól a szövegig.

Az oldalszám csak egy számjegyből áll, további karakterek nélkül.

Ø szakítson le egy sort vagy egy szót az előző bekezdésből;

Ø kezdje az új bekezdés egy sorát a záróoldalon, jobb, ha egy másik oldalon kezd új bekezdést;

Ø kezdjünk egy szót kötőjellel a sor végén, jobb, ha ezt a szót áthelyezzük egy új oldalra.

A szöveg részekre osztható: fejezetekre, bekezdésekre, albekezdésekre. Minden összetevőnek rendelkeznie kell egy számmal. A számozás arab számokkal történik. Az egyes komponensek számának tartalmaznia kell a magasabb felosztási fokozatok megfelelő összetevőinek összes számát.

A vállalkozásoknál, intézményeknél a szervezési és vezetői tevékenység előfeltétele a dokumentáció. A szervezést és a vezetést a munkahelyzetek és a megoldásukra tett intézkedések változatossága és ismétlődése jellemzi. Ebből adódik a dokumentumok sokfélesége, egységesítésük, egységesítésük szükségessége.

A dokumentumok egységesítése az azonos típusú irányítási funkciók végrehajtását rögzítő irányítási dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megállapításából áll.

Dokumentum szabványosítás- ez a végrehajtott egyesülés jogi megszilárdításának egy formája és kényszerének mértéke.

Az egyesülés lényege A dokumentumok indokolatlan sokféleségének csökkentése, formáik, szerkezetük, nyelvi szerkezetük és feldolgozási, elszámolási és tárolási műveleteik egységesítése.

A szabványosítás lényegeévben elfogadott dokumentumok kidolgozására és lebonyolítására vonatkozó optimális szabályok és követelmények normaszintűre emeléséből áll. kellő időbenáltalános és ismételt irodai munkájukhoz. A fejlesztési eredményeket államközi (GOST), állami (GOST R), iparági (OST) szabványok, valamint a vállalkozások, intézmények és szervezetek szabványai (STP) formálják.

Az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztésében sok tapasztalat halmozódott fel. Hosszú ideig a GOST 6.38-72 lépett fel az országban a szervezeti és adminisztratív dokumentáció végrehajtásának követelményeivel kapcsolatban. 1990-ben a szabvány bizonyos felülvizsgálaton esett át, figyelembe véve a húszéves használati gyakorlatot (GOST 6.38-90).

1998. július 1-jén életbe léptették az Orosz Föderációban a GOST R 6.30-97-et, amely jelentős változásokat vezetett be az irodai munka számítógépesítésével összefüggésben a vezetői dokumentáció kialakításában.

A GOST R 6.30-2003 jelenleg hatályos. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények;

Van némi tapasztalat más rendszerek létrehozásában egységes dokumentáció(pénzügyi, kereskedelem, ellátás és marketing stb.).

A dokumentumok egységesítése a felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formáinak tipizálása, a minőség javítása, feldolgozásuk bonyolultságának csökkentése, a különböző dokumentációs rendszerek információs kompatibilitása a hasonló és kapcsolódó irányítási funkciók elérése érdekében, stb. hatékony felhasználása számítógépes technológia.

Az egységesítési munka magában foglalja:

· DDD fejlesztése, amelyet a vonatkozó dokumentációs rendszerekért felelős minisztériumok és osztályok végeznek;

· szektorközi (tárcaközi) DDD bevezetése a köztársasági és ágazati DDD-ben;

· kidolgozott OKTEI megvalósítása;

· a DDD és az OKTEI karbantartása az információk megbízhatóságának megőrzése és továbbfejlesztése érdekében;

az iparág sajátosságait tükröző, a DRA-ban nem szereplő, ágazatspecifikus egységes dokumentumformák komplexeinek kidolgozása, valamint azok állami regisztráció;

· az iparág sajátosságait tükröző műszaki és gazdasági információk ágazatspecifikus osztályozóinak kidolgozása.

A dokumentumok egységesítésének, egységesítésének szervezési és módszertani irányítását, a munka és az ellenőrzés összehangolását a DDD és az OKTEI köztársasági végrehajtását és fenntartását koordináló vezető szervezet végzi. A iparági szinten ezt a munkát az anyaszervezet végzi a DDD és az OKTEI iparági bevezetéséért és karbantartásáért.

A vezetői munka eredményességét növelő egyik tényezőnek tekintendő a vezetői dokumentumok egységesítése, egységesítése. A dokumentumok egységesítése a racionális szerkezetek megválasztása az építésükhöz, a dokumentumok egységessé tétele formáik racionális számának megállapítása és felépítésük tipizálása alapján.
Nem csak a vezetői dokumentumokra vonatkozik, hanem az új rendszerekre is. Például az utazási, repülő- és vasúti jegyek egységesek.

A dokumentumok egységesítésének fő elvei a következők:

Egyesülés az általánostól a konkrétig. Ez abból áll, hogy egy adott dokumentációs rendszerhez dokumentummintát készítenek, és ennek alapján megállapítják a dokumentációs rendszer részleteinek összetételét, bizonyos típusú dokumentumokat, egy adott dokumentumot stb.;

A dokumentumok formáinak egységessége és azok elkészítésének, összeállításának, lebonyolításának szabályai. Ezt a dokumentumok maximális gépelése és sablonozása, a dokumentum területén az adatok helyének egységesítése, a technológiák és a feltételes rövidítések fejlesztése biztosítja;

Az egységesítés összetettsége. Ennek végrehajtása során biztosítani kell a dokumentumra vonatkozó összes követelményt annak létrehozásának, kitöltésének, feldolgozásának és tárolásának minden szakaszában. Ezenkívül figyelembe kell venni egy személy pszichofiziológiai képességeit és a technikai eszközök paramétereit;

Informatívság. Azt jelenti, hogy csak a döntéshez szükséges adatok szerepelnek a dokumentumokban konkrét feladatokat, a kereséshez és megerősítéshez jogi hatályát dokumentum;

A dokumentumtípusok számának csökkentése. Az irányítási módszerek fejlesztésével érve el, például az irodai berendezések széles körű elterjedése irányába;

A dokumentumokra vonatkozó követelmények stabilitása (állami és iparági szabványok által megállapított);

Interfész a műszaki és gazdasági információk meglévő osztályozási és kódolási rendszereivel;

Jövedelmezőség. keresztül sikerült elérni indokolt felvétele dokumentumokat a dokumentációs rendszerbe, a nyomtatványok széleskörű elterjedését, az iratlapok ésszerű elrendezését, az optimális részletmennyiség kialakítását stb.

A szövegek egységesítésének három módja van: sablon, kérdőív és táblázat.

Stencil egy módja annak, hogy állandó információkat rögzítsünk linkelt szövegként, szóközökkel a változó információk számára. Sablon formájában számos parancs, utasítás jön létre.

Kérdőív- egységes szöveg megjelenítésének módszere, amelyben az állandó információ a lap bal oldalán található, a változó pedig az összeállítás során a lap jobb oldalán kerül be a dokumentumba. Az egységes dokumentációs rendszerben a szervezeti és adminisztratív dokumentumokat a kérdőíves módszer a felvételi, áthelyezési, elbocsátási parancsokat szimulálta; személyzeti jelentések és magyarázó megjegyzések. A kérdőívek előnyei: leegyszerűsödik a dokumentumkészítés, könnyebbé válik a gépi munka; létrejönnek az információk másolásának előfeltételei.

asztal- törött szöveg, bizonyos elv szerint elhelyezve: az állandó információ az oszlop és az oldalsáv fejlécében, a változó pedig a megfelelő oszlopok és sorok metszéspontjában található. Nagy információs kapacitással rendelkezik, lehetővé teszi az információk szigorú osztályozását, kódolását és az adatok egyszerű összegzését. Gépiratban azonban összetettebb.

Az OSA DDD táblázatos formában bemutatja: a létszámot, a szabadságolási ütemtervet, a személyi megrendeléseket.

A gazdálkodási dokumentumok egységesítésének és egységesítésének hatása lehet közvetett (javítja a gazdálkodás minőségét, az irodai eszközök használatának hatékonyságát, gyorsítja a pénzügyi források forgalmát) és közvetlen (csökkenti a munkaerő-költségeket (és ennek következtében a költségeket). bérek) a dokumentumokkal való munka során az előállításukhoz szükséges anyagfelhasználást, az irodai berendezések specifikus tőkebefektetéseit, az irodai berendezések értékcsökkenési leírásának és javításának költségeit).

A szabványosítás normák, szabályok és jellemzők megállapításának tevékenysége annak érdekében, hogy:

Termékek, munkák és szolgáltatások biztonsága;

Élet és egészség;

Műszaki és információs kompatibilitás, valamint cserélhető termékek;

Mindenféle erőforrás megtakarítása.

Az országunk területén működő összes GOST-ot egyetlen állami szabványosítási rendszerbe egyesítik - egy hierarchikusan szervezett osztályozási rendszerbe és maguk a GOST-ok.

Az intézmény tevékenysége során felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formájuk egységesítése, elkészítésének, feldolgozásának munka-, idő- és anyagköltségeinek csökkentése, az információs, automatizált adatbázisok kompatibilitásának elérése érdekében munka folyik. a nemzetgazdaságban a dokumentumok egységesítésére és az egységes dokumentációs rendszerek (UDD) létrehozására.

A DDD egy dokumentum egymáshoz kapcsolódó, egységes formáinak halmaza, amelyek bizonyos formákban dokumentált formában mutatják be az adatokat gazdasági aktivitás.

A DDD létrehozásának középpontjában az egységesítés módszere áll - az azonos típusú gazdálkodási feladatok megoldása során létrejövő vezetési dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megteremtése. Ezzel párhuzamosan készülnek a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói, amelyek integráló automatizált adatfeldolgozást biztosítanak.

Dokumentált gazdálkodási támogatás állami rendszere
(GSDOU) olyan alapelvek és szabályok összessége, amelyek egységes követelményeket határoznak meg a vezetői tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére a testületekben. kormány irányítása alatt áll vállalkozásoknál.

A GSDOU fő célja a szervezet munkafolyamatának racionalizálása, a dokumentumok számának csökkentése és minőségének javítása, a legkedvezőbb feltételek megteremtése az információgyűjtés, -feldolgozás és -elemzés technikai eszközök és modern technológiák használatához.

A GSDOU főbb rendelkezései kiterjednek a menedzsment tevékenység dokumentálására, a dokumentumokkal való munkaszervezésre, a dokumentumokkal végzett munka gépesítésére és automatizálására.

A következő típusú dokumentumok léteznek:

Cél szerint (tényrögzítés eszközei (auto protokollok, jelentések) és iratok továbbításának eszközei (levél, távirat)).

Eredet szerint (hivatalos és személyes okmányok).

Forma szerint (egyedi, szabványos, képernyős).

A kivitelezés és a tárolás feltételei szerint (állandó, hosszú távú, ideiglenes).

Összeállítás helye szerint (belső és külső).

Név szerint (parancsok, rendeletek, jelentések).

A létrehozás szakaszai szerint (kivonatok, másolatok, eredetiek).

Az intézmények, szervezetek, vállalkozások tevékenysége során felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formájuk egységesítése, elkészítésére, feldolgozására fordított munkaerő-, idő- és anyagköltségek csökkentése, az automatizált adatbázisok nemzetgazdasági információs kompatibilitásának elérése érdekében folyamatban van a munka a dokumentumok egységesítésére és az egységes dokumentációs rendszerek létrehozására (USD) - egymással összefüggő egységes dokumentumformák összessége, amelyek dokumentált bemutatást biztosítanak bizonyos típusú gazdasági tevékenységekben az adatokról, azok lebonyolításának eszközeiről, a fejlesztésükhöz szükséges szabályozási és módszertani anyagokról és alkalmazás. Az egységesítési módszer az alapja a DDD létrehozásának - az azonos típusú OA_show (12) megoldása során létrejövő vezetési dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megállapítása; vezetői funkciók és feladatok.

Ezzel párhuzamosan a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozóinak fejlesztése folyik, amelyek a DDD-ben foglalt adatok integrált automatizált feldolgozását biztosítják.

Jelenleg nyolc DRD létezik:

a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

· egységes banki dokumentációs rendszer;

· a költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere;

· egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

· a vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

a munkaügyi dokumentáció egységes rendszere;

· az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

· egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

A DDD-t az ezzel a munkával megbízott illetékes minisztériumok és osztályok fejlesztik. A DDD naprakészen tartása érdekében olyan intézkedéseket hoznak, amelyek szükség szerint változtatásokat és kiegészítéseket vezetnek be az egységes dokumentumformák vezérlőtömbjén.

Vállalkozásoknál, intézményeknél, szervezeteknél az egységesítés eredményeit követően összeállítják a Dokumentumformatáblázatot - egy egységes szabályozó dokumentumot, amely azon egységes dokumentumformák listája, amelyek egy adott szervezet számára szükségesek és elegendőek a hatékony megoldáshoz. problémákat és irányítási feladatokat lát el. Valójában a Dokumentumlap egy referenciakönyv, amely rendezett formában tartalmazza a szervezetben használt dokumentumformákat, valamint a dokumentum elkészítésének és végrehajtásának szakaszait. Táblázat formájában van. A munkaidő-nyilvántartási séma a szervezet összes osztálya által ellátott funkciók osztályozásán alapul.

Az óralap alapján létrejön a dokumentumnyomtatványok albuma - az adott szervezet, intézmény, vállalkozás óvodai nevelési-oktatási intézményéhez szükséges szabványos egységes dokumentumformák gyűjteménye.

A szervezet dokumentum-űrlapjainak albumát két változatban kell bemutatni:

Papír (referenciaminta), amelyet a Szervezet irodavezetői szolgáltatásában (irodában) tárolnak;

Egy elektronikus másolat, aminek minden munkaállomáson ott kell lennie.

Mind az Albumot, mind az okmánylapot a szervezet vezetője hagyja jóvá.

A „dokumentumok egységesítése” kifejezés a létrehozást jelenti az összetétel és a formák egységessége azonos típusú irányítási funkciókat rögzítő vezetési dokumentumok.

Egységes Dokumentációs Rendszer (UDS) - ez egy egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentációs rendszer, amely egy bizonyos tevékenységi területen szükséges információkat tartalmaz (GOST-98).

Az egységesítés a következők érdekében történik:

A szervezet tevékenysége során felhasznált dokumentumok indokolatlan számának csökkentése;

· formáik tipizálása (szerkezet, nyelvi szerkezetek);

A dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának, elszámolásának, tárolásának költségei (munka, anyag, idő) csökkentése;

· a különböző dokumentációs rendszerek információs kompatibilitásának elérése.

Szabványosítás a szabályok megállapításának és alkalmazásának folyamata, amelynek célja a tevékenységek racionalizálása egy bizonyos területen, minden érdekelt fél részvételével. A dokumentáció szabványosítása az egységesítés eredményeinek jogi konszolidációjának egyik formája.

Az egységesítés és szabványosítás fő célja olyan dokumentációs rendszerek létrehozása, amelyek használata költséghatékony, növeli az általános irányítási kultúrát, és a vezetői munka kreatív elemeihez szükséges idő növekedéséhez vezet.

Az egységesítés és a szabványosítás a dokumentáció javításának fő irányai, ami a vezetői dokumentumok létrehozásának költségeinek csökkenéséhez vezet.

Objektumok az irányítási tevékenységek egységesítése és szabványosítása:

a) a vezetői információkkal való munka során használt kifejezések és meghatározások (például GOST "Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások");

b) intézmények, szervezetek, vállalkozások szervezeti struktúrái (például a hatóságok és a közigazgatás össz-oroszországi osztályozója - OKOGU);

c) a vezetői funkciók osztályozói;

d) vezetői dokumentáció (OKUD).

Egységes Dokumentációs Rendszerek (UDS)
tartalmazza:

Ú a dokumentációra vonatkozó állami szabványok, amelyek meghatározzák a különböző funkcionális célokra szolgáló dokumentumok formáinak egységesítésére irányuló munka összetételét és tartalmát;

Ú Össz-oroszországi műszaki, gazdasági és társadalmi információs osztályozók (OK TESI), amelyek az egységes dokumentációs rendszerekben tárolt adatok integrált automatizált feldolgozását biztosítják;

Ú egységes okmánynyomtatványok (időszámítólap és okmánylapok albuma).

Az iratkezelés keretében megvalósuló eljárások közül sokat az állam által meghatározott egységes követelmények szerint kell lefolytatni, ill nemzetközi szabványok. A dokumentáció területén a szabványosítás megoldja az információhordozók és a feldolgozásához szükséges technológiák műszaki és információs kompatibilitásának problémáit.

Alapok jelenleg államrendszer RF szabványosítási készlet szövetségi törvény 2002. december 27-én kelt „A műszaki szabályozásról” és a „Szabványosítás az Orosz Föderációban” rendszer szabványcsoportja (GOST 2004-2005). A szabványok nemzetközi - ISO, államközi, nemzeti - GOST R, ipari - OST-okra, szervezetek szabványaira - CO. 2005 óta új szabványrendszert hoztak létre a "Műszaki Szabályozásról" szóló szövetségi törvénnyel összhangban.

A dokumentumkezeléssel kapcsolatban számos szabvány létezik. Közöttük:

Az osztályozás és kódolás a társadalmi és gazdasági objektumok és tulajdonságaik függvénye, amelyekre vonatkozó információkat a kormányzati és igazgatási tevékenység során felhasználják, és egységes dokumentációs rendszerek tartalmazzák.

TESI osztályozók- ezek olyan szabályozási dokumentumok, amelyek az objektumok besorolási csoportokként bemutatott neveinek és a hozzájuk rendelt kódoknak szisztematikus készletét tartalmazzák. Az információk automatizált feldolgozása céljából jönnek létre információs rendszerek. Jelenleg 37 össz-oroszországi és folyamatos államközi osztályozót fejlesztettek ki és működnek. Mindegyik egyetlen osztályozási és kódolási rendszert alkot, a TESI (ESKK TESI).

Attól függően, hogy a Felhasználási területek az osztályozók teljes oroszországi, ágazati és vállalkozások (szervezetek) osztályozóira vannak felosztva. Szempontból tartalom osztályozók felosztása:

· a a vezetési dokumentumokról, automatizált irányítási rendszerekben megoldott feladatokról, tevékenységtípusokról, gazdasági és társadalmi mutatókról szóló információk osztályozói:

- Össz-orosz szabványok osztályozója - OKS,

- Össz-oroszországi vezetési dokumentáció osztályozója - OKUD,

- Össz-oroszországi termékosztályozó - OKP,

- Össz-oroszországi valutaosztályozó - OKV,

- Össz-oroszországi mértékegység-osztályozó - OKEI stb.;

· a szervezeti struktúrákra vonatkozó információk osztályozói:

- A hatóságok és közigazgatás össz-oroszországi osztályozója - OKOGU,

- Vállalkozások és szervezetek össz-oroszországi osztályozója - OKPO,

- A gazdasági régiók össz-oroszországi osztályozója - OKER;

· lakossági és személyi információs osztályozók:

- A lakosságra vonatkozó információk össz-oroszországi osztályozója - OKIN,

- az oktatási szakterületek oroszországi osztályozója - OKSO,

- Össz-oroszországi osztályozó a munkavállalók foglalkozásairól, az alkalmazottak beosztásairól és a bérkategóriákról - OKPDRTR stb.

Az osztályozók létrehozásával párhuzamosan (1971-től) megtörtént a különböző szintű automatizált vezérlőrendszerekben történő használatra szánt egységes rendszerek kidolgozása. A dokumentáció javítására irányuló sokéves munka eredményeként több mint 3,5 ezer tervezési, számviteli, pénzügyi, szervezeti, adminisztratív és egyéb dokumentumot egyesítettek, amelyeket az Összoroszországi Vezetési Dokumentumok Osztályozójában (OKUD) foglaltak össze. Mindegyik dokumentum kódjelölést kapott, amelyet az egyik Kongói Demokratikus Köztársasághoz való tartozás és a dokumentum e rendszeren belüli helye határoz meg. Minden DDD magja a dokumentumok formái – vagyis rögzítettek kijelölt helyekreállandó információkat tartalmazó állandó részletek.

1993-ig több mint 20 egységes dokumentációs rendszerünk volt, 1993-tól az állami szabvány 1993. december 30-i rendeletével nyolc DDD-t hagytak jóvá:

1. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere - 8 dokumentumcsoport (USORD).

2. Banki dokumentáció egységes rendszere - 14 dokumentumcsoport.

3. Költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi elszámolásának és beszámolási dokumentációjának egységes rendszere - 3 csoport.

4. Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer - 13 dokumentumcsoport.

5. Vállalkozások számviteli és beszámolási számviteli dokumentációjának egységes rendszere - 3 bizonylatcsoport.

6. Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer - 6 dokumentumcsoport.

7. Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere - 3 dokumentumcsoport.

8. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere - 6 dokumentumcsoport.

Valamennyi egységes rendszer tartalmazza a konkrét dokumentumok nyomtatványainak referenciamintáját, amelyek összetételét és tartalmát szükség szerint frissítjük, valamint szabályozó és módszertani anyagokat ezen dokumentumok kitöltéséhez és alkalmazásához. Az egységes dokumentációs rendszerekben szereplő iratformák alkalmazásáért a szervezet vezetője a felelős. Állami felügyelet a DDD követelményeinek való megfelelésért a közszférában a szabványügyi és mérésügyi testületekhez, a nem kormányzati szektorban pedig a helyi hatóságok végrehajtó hatalom.

Így a DDD a lehető legnagyobb egységességre hozott, a fő általános irányítási funkcionális rendszerekbe kombinált dokumentumformák, amelyeket a vezetés szintjétől és tulajdoni formától függetlenül minden szervezet használhat, hagyományos és vegyes, számítógépes felhasználással. technológia, dokumentumfeldolgozási módszerek.információ.

Az egységes dokumentációs rendszerek kialakítása a következők alapján történik:

A dokumentumok formáinak egységessége;

az egyes rendszerekben szereplő dokumentumok tartalmának szabályozása;

az ismétlődő adatok kizárása a dokumentumokból;

a használt terminológia és szimbólumok egysége;

A dokumentumok részletezésének elkészítésére és lebonyolítására vonatkozó egységes szabályok kialakítása minden dokumentációs rendszerben.

A nemzeti dokumentációs rendszerek mellett léteznek egységes dokumentációs rendszerek, amelyek tükrözik az iparág (egészségügy, oktatás, tudomány stb.) vagy a vállalkozás tevékenységének sajátosságait. A jelen dokumentáció összetételének, tartalmának, belső felépítésének és kialakításának meghatározásával kapcsolatos kérdéseket az egyes tevékenységi területeken hivatalosan vezetőként megjelölt osztályok vagy más szervezetek intézik. Ipari formájú dokumentumok rendelkeznek normatív jelleg egy adott iparágon vagy részlegen belül.

Az elmúlt években elterjedtek a vállalati szabványok, amelyek az ISO szabványokban megfogalmazott nemzetközi követelményeken alapulnak.

A vezetői dokumentáció egységesítése magában foglalja az összetétel és a formák egységesítése dokumentumok kezelésére használt dokumentumok.

Egyesítés fogalmazás dokumentumokat kell válasszon ki és javítson ki egy dokumentumkészletet , szükséges és elégséges a vezetői problémák megoldásához. Az iratok összetételének egységesítése következtében a nem kezelési igényből fakadó nyomtatványok kizárásra kerülnek. Az iratösszetétel egységesítésének eredményeit ben konszolidálják dokumentum űrlap lap.

Dokumentum nyomtatványok lapja- ez a gazdálkodási tevékenység funkcióinak és feladatainak végrehajtásához szükséges, egységes felhasználásra engedélyezett formáinak listája, azok leírásával. jogi státusz, a felkészülés és a továbbjutás szakaszai (67. melléklet) .

A nyomtatványok nyomtatványai a következőkre szolgálnak:

a dokumentumok összetételének és osztályozásának optimalizálása;

a vezetői dokumentumok elkészítésére vonatkozó eljárás normatív megszilárdítása a szervezetben;

okmánynyomtatványok egységesítése;

· a szervezet dokumentumbázisának racionalizálása a számítástechnika hatékony felhasználása érdekében.

A jelenlegi tevékenységben az okmánynyomtatványok egy referenciakönyv funkcióját töltik be, amely rendezetten tartalmazza a szervezet által használt összes dokumentumformát, és lehetővé teszi a gyors keresést. szükséges formák dokumentumokat.

A nyomtatványok lapja a következőket tartalmazza:

a) szabályozó jogszabályok által jóváhagyott dokumentumformák legfelsőbb testek hatóságok és adminisztráció, ágazati vezetői és ágazatközi koordinációs szervek;

b) az OKUD-ban szereplő szervezetben használt nyomtatványokat;

v) belső formák a szervezet szabályzata által jóváhagyott dokumentumok.

Az összes kiválasztott dokumentumformát a szervezet funkcióinak listája (osztályozója) szerint osztályozzák, majd bekerülnek a munkaidő-nyilvántartás megfelelő oszlopaiba. A munkaidő-nyilvántartás rovatai lehetnek a szervezet strukturális részlegeinek nevei vagy a vezetési funkciók nevei (funkcionális attribútum).

Egyesítés formák A dokumentumok a dokumentumok egységes formákban történő kiválasztásából és összevonásából állnak információs mutatók és részletek , a célnak megfelelő
niyu dokumentumokat, valamint azok elkészítésére vonatkozó egységes követelmények megállapítását.

Az okmánynyomtatványok egységesítésének eredményeit a minisztériumok, főosztályok és szervezetek tevékenysége során felhasznált okmánylap album rögzíti. Dokumentum űrlapok album - a szervezet tevékenységének dokumentálására használt, egységes referencia-dokumentumformák gyűjteménye. Egységes dokumentum űrlap – ez egy formanyomtatvány, amely egy adott dokumentumtípushoz kötelezően kitöltendő, egységes teszttel. Az okmánynyomtatványok albumának kialakításának célja a szervezetben felhasznált dokumentumok formai és tartalmi szabályozása. Minden egyes szerkezeti felosztás rendelkeznie kell Óralappal és iratlap Albummal, ezek karbantartását és az alkalmazás ellenőrzését a dokumentumkezelő szolgálat végzi.

A dokumentumok egységesítése -ezek típusainak és fajtáinak egységes készletének kialakítása hasonló vezetési helyzetekre, egységes dokumentumformák és azok elkészítésének egységes szabályainak kidolgozása, tervezése és sablonszövegek létrehozása.

Az egységesítés az egységesség megteremtése az iratalkotásban. Nemcsak a formát, a részleteket és a helyszínt, hanem a tartalmat is egységesítheti. Különösen a papírformátum, a margóméret, a betűtípusok, a dokumentumtípusok elnevezése egységes. Csökken a dokumentumok elkészítésének határideje, csökken a típusaik száma, megtakarítható az alkalmazottak ideje, lehetőség nyílik a dokumentumok feldolgozásához berendezésekkel történő adaptálására stb.

A vezetői dokumentáció egységesítésének szükségessége annak a ténynek köszönhető, hogy lehetővé teszi:

¨ megszervezni a vezetői dokumentumok nyomtatványainak központosított előállítását;

¨ a vezetői dokumentumok elkészítése során felmerülő költségek csökkentése;

¨ a különböző típusú vezetői dokumentumokban rögzített információk gépiesített keresése;

¨ bővíteni a számítógépes és irodai berendezések használatának lehetőségét a dokumentumok feldolgozása során;

¨ megkönnyíti a szükséges információk vizuális keresését mindenféle dokumentumban.

A vállalkozások folyamatosan dolgoznak a dokumentumok egységesítésén, ami a dokumentumok egységes formáinak és azok elkészítésének, tervezésének és sablonszövegek készítésének egységes szabályainak kialakításában áll, ami nemcsak a dokumentumok kivitelezésének egyszerűsítését, a tartalom sablonozását, hanem azok szabványosítását is magában foglalja.

Ezzel hatékonyság érhető el, javul magának az adminisztratív apparátusnak a munkakultúrája, és csökken a dokumentumokkal való munkával töltött idő.

Jelenleg nyolc egységes dokumentációs rendszer létezik:

A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

Egységes banki dokumentációs rendszer;

Költségvetési intézmények, szervezetek pénzügyi, számviteli és beszámolási számviteli bizonylatainak egységes rendszere;

Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

Vállalkozások számviteli és beszámoló-számviteli dokumentációjának egységes rendszere;

Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;

Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.

7. Össz-orosz osztályozók műszaki, gazdasági és társadalmi információk.

Műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói - az osztályozási csoportként bemutatott objektumok elnevezéseinek rendszerezett halmazát és a hozzájuk rendelt kódokat tartalmazó szabályozó dokumentumok.

Az osztályozás és kódolás társadalmi és gazdasági objektumok és tulajdonságaik függvénye, amelyekre vonatkozó információkat a kormányzat és a közigazgatás tevékenysége során használnak fel, és egységes formájú dokumentumok tartalmazzák.

A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozóinak összessége, valamint az ezek fejlesztését, karbantartását és végrehajtását szolgáló tudományos, módszertani és szabályozási dokumentumok, valamint az osztályozási és kódolási munkát végző szolgáltatások összessége alkotja. egységes rendszer műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozása és kódolása (ESKK TESI).

Az alkalmazási területtől függően az osztályozók összoroszországi, ágazati és vállalati osztályozókra vannak felosztva.

A tartalomtól függően minden osztályozó három csoportra osztható:

Vezetési dokumentumokra vonatkozó információk osztályozói, automatizált irányítási rendszerekben megoldott feladatok, tevékenységtípusok, gazdasági és társadalmi mutatók

A szervezeti struktúrákra vonatkozó információk osztályozói

Népesség és munkaerő információs osztályozók

Az OKUD-ban az osztályozás tárgyai az Orosz Föderáció minisztériumai (osztályai) - az egységes dokumentációs rendszerek (UDS) fejlesztői - által jóváhagyott, teljes orosz (ágazatközi, tárcaközi) egységes dokumentumformák.

Az OKUD tartalmazza a jóváhagyott egységes dokumentációs rendszerekben szereplő egységes okmányformák megnevezését és kódmegjelölését.

Kérdések az önkontrollhoz:

1. Mely osztályok vettek részt a korszerű irodai munka szabályozási és módszertani bázisának kialakításában?

2. Milyen szabályozási és módszertani dokumentumok szabályozzák az óvodai nevelési-oktatási intézmény tevékenységét?

3. Milyen típusú szabályozó dokumentumok határozzák meg a megőrzési időszakokat?

4. Miben normatív dokumentumok Rögzült-e a kötelező üzleti műveletek összetétele, sorrendje és módszertana?