Digitalizálás papír archívum tartalmazza a dokumentumok szkennelését és katalogizálását. Minél nagyobb a szervezet, a vállalat, annál bonyolultabb a dokumentumáramlása, annál több dokumentumot tárolnak az archívumban, és ennek megfelelően az archívumok digitalizálására szolgáló szolgáltatások vonzóbbnak tűnnek.

Megtakarítás a keresésnél

1. Gyakran archiválásra szükséges dokumentumot sok időt és erőfeszítést igényel. Illetve előállhat olyan helyzet, amikor ugyanazt a dokumentumot egyszerre több alkalmazott is igényli – ebben az esetben másolatot kell készíteni róla.
2. Emellett érdemes megjegyezni, hogy a papíralapú dokumentumokhoz való gyakori hozzáférés előbb-utóbb azok károsodásához, esetenként „elvesztéséhez” vezet, ha az iratok hibásan kerülnek az archívumba.
3. De mindezen problémák megoldása meglehetősen egyszerű - csak biztosítania kell a papíralapú archívumok digitalizálását, munkája során olyan automatizált információs rendszereket kell használnia, amelyek azonnali keresést biztosítanak, valamint hozzáférést kell biztosítani a dokumentumok elektronikus másolataihoz.
4. A papíralapú archívumok digitalizálásának számos előnye van. És nemcsak a vállalati dokumentációk rendelkezésre bocsátásának és felhasználásának minőségileg új lehetőségeiről beszélünk, hanem ezen információk biztonságának biztosításáról is.

A digitalizált dokumentumok előnyei:

• a papírarchívum és a fénymásolási terület terhelésének csökkentése;
• az irattári terület felszabadításának lehetősége;
• a papíralapú archívumok fenntartási költségeinek csökkentése.

Papírlevéltárak digitalizálása: szakaszok

Első lépés. Az archívumok digitalizálásával kapcsolatos minden munka a dokumentumok vizsgálatával kezdődik. A dokumentumok elemzése eredményeként meghatározásra kerül a papírtömb szerkezete, valamint mennyiségi ill. minőségi jellemzők dokumentumokat. A vizsgálat eredménye alapján történik a technológia és a dokumentumok digitalizálása, a minőségértékelési szempontok megválasztása, a berendezés összetételének megválasztása, a végrehajtási határidők és a költségvetés egyeztetése.

Második fázis egy közvetlen szkennelés. Az archívumok digitalizálása egy dokumentum grafikus képeinek szkennerekkel történő létrehozásának folyamata. A dokumentum elektronikus formátumba átalakítása előtt a kezelő kiválasztja az optimális szkennelési módot, valójában beolvasást végez, miközben ellenőrzi a kapott képek minőségét a monitoron.

Az elektronikus archívum bevezetésének hatása

A papíralapú archívumok digitalizálásának eredménye a dokumentumok elektronikus másolata. A cégünk által használt professzionális berendezések lehetővé teszik a szkennelést különféle dokumentumokat akár több ezer oldal sebességgel naponta - kötegelt módban. Az eredményül kapott fájlok flash meghajtókra, CD-kre, DVD-kre és egyéb adathordozókra íródnak.

A digitalizálási eredmények archiválása

Közvetlenül az archívumok digitalizálásának befejezése után a grafikai képek automatizált feldolgozáson esnek át – oldallapokra bontás, szélek levágása, vonalak szerinti igazítás, zajeltávolítás, képminőség javítás stb. A szkennelt dokumentumok katalogizálásának paramétereit saját belátása szerint állíthatja be, ezzel biztosítva az üzleti folyamatok optimalizálását a dokumentumkezelés oldaláról.

Jelenleg egyre nagyobb figyelmet fordítanak a kérdésekre kulturális javak. E tekintetben jóváhagyják kormányzati programok, melyen belül alkotóik szándéka szerint az új technológiák, innovatív megközelítések, valamint a világtapasztalat alkalmazása biztosítja a biztonságot. kulturális örökség, történelmi jelentőségű dokumentumok. Ezért ma az oroszországi archívumok a papíralapú dokumentumokat elektronikus formátumba konvertálják. Arról, hogy mi volt ennek a nagyszabású munkának a kezdete, milyen nehézségekkel szembesülnek a levéltárosok és hogyan oldják meg a digitalizált dokumentumok megőrzésének kérdéseit, a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchive) helyettes vezetője Oleg Naumov– mondta a PC Week/RE tudósítója Olga Zvonarjova.

PC-hét: Kérem, mondja el, hogyan kezdődött a levéltári dokumentumok digitalizálásának folyamata, milyen jellemzői vannak ennek a munkának?

Oleg Naumov: Az Információs Társadalom (2011-2020) programban a levéltári dokumentumok tömeges elektronikus formába történő konvertálásának feladatát tűzték ki. Ez egyáltalán nem könnyű feladat. Emellett egy dolog a dokumentumok digitalizálása, és egy másik dolog a digitalizálás tudományos referenciakészülék(NSA), amely nélkül nem lehet megtalálni szükséges dokumentumot. Ezért, amikor két évvel ezelőtt a lehetőség a normál finanszírozási munka keretén belül a szövetségi célprogram„Oroszország kultúrája 2012-2018” először kezdtek alkotni elektronikus formátumban NSA, amely lehetővé teszi a dokumentumok hatékony keresését.

PC-hét: Mi szoftver erre használják?

Ő.: Jóval az „Információs Társadalom” program elfogadása előtt a Szövetségi Levéltár elkezdte fejleszteni a teljes oroszországi szabványosított szoftvert a dokumentumkönyvelés szervezésére - az „Archival Fund” szoftvercsomagot. szabadalmaztatott rendszer Orosz Föderáció, amelyet a szövetségi, regionális és önkormányzati levéltárak szintjén vezettek be. Használatával egy központi készletkatalógus jött létre, amelyet az Archives of Russia portálon tároltak. Kezdetben a Levéltári Alapot könyvelési apparátusként hozták létre, de aztán keresőkészülékként kezdték használni. Jelenleg számos archívum speciális keresőmotorokat használ.

PC-hét: Milyen archiválási tapasztalatok voltak alapvetőek a leltárak digitalizálása során?

Ő.: Elsőként a szentpétervári Orosz Állami Történeti Levéltár digitalizálta az összes leltárt, kizárólag a körülményekre való tekintettel. Amikor felmerült a kérdés a költözésével kapcsolatban, a leltárakat beszkennelték, és az elektronikus képeiket a költözés minden szakaszában felhasználták, vagyis minden dobozt, minden esetet nyomon követtek.

Jó tapasztalat volt, de az információs technológia fejlődése szempontjából nem volt túl sikeres. Bár olvasóteremben és online is lehetett velük ismerkedni, a grafikai képgyűjtemény nem teszi lehetővé az automatizált keresést. Ahol nagyobb kényelmet biztosítanak a felhasználók számára az adatbázis-formátumba lefordított készletek, egyszerű és összetett keresés lehetőségével. Rosarchiv elkezdte aktívan finanszírozni ezeket a munkákat. A mai napig a szövetségi levéltárak leltárainak mintegy 20-30%-a készült el.

PC Week: Milyen kihívásokkal szembesülnek az archívumok a dokumentumok digitalizálása során?

Ő. Az első probléma a nagy mennyiség. Teljes hangerő Levéltári alap Az Orosz Föderáció 494 millió fájlt tart fenn, amelyek 9%-a a szövetségi archívumban található.

A legnehezebb azonban annak meghatározása, hogy mely dokumentumokat kell digitalizálni. A legegyszerűbb válasz a legkeresettebb. És hogyan határozható meg ez az igény? Ma egy dologra van szükségünk, holnap másra. És be szovjet idő bevezették a különösen értékes levéltári alapok és dokumentumok fogalmát. Létrehoztak egy biztosítási alapot a mikrofilmre, valamint egy felhasználási alapot. Ma azonban ezekre a dokumentumokra gyakorlatilag nincs kereslet. Vagyis a szovjet korszak dokumentumainak értékére és keresletére vonatkozó kritériumok most egyáltalán nem működnek. A kereslet folyamatosan változik. Szinte lehetetlen biztosan meghatározni, hogy mely dokumentumok lesznek a legkeresettebbek.

A probléma technikai oldala is fontos. Például óriási volt az igény a saját törzskönyvek összeállítására. Jó és szükséges. Elkezdték aktívan megrendelni ezeket az eseteket: plébániai anyakönyvek, revíziós mesék. De egyáltalán nem alkalmasak ilyen tömeges használatra. A legnépszerűbbnek szkennelni őket ostobaság. Egy 80 cm vastag könyvből csak egy oldal kell az embernek. És ennek az igénynek a kielégítéséhez az egész ezer oldalt be kell szkennelni. Igen, még forgalom mellett is. Másrészt, ha ezeket a dokumentumokat beszkenneljük, akkor az eredetiket kivonják a forgalomból, és garantálják a testi épséget. Mindegyik egyedi. És ami a legfontosabb, a szerencsétlen őrzők (köztük sok nő) nem fogják a karjukban hordani ezt a rengeteg papírt.

Itt azonban belefutunk a tájékoztatás formájába. Hiszen a felhasználó számára sokkal érdekesebb volt nem képet, hanem visszafejtést és adatbázist kapni. És ezeknek a dokumentumoknak a tömbje óriási. Csak az RGADA-ban az alapban 350 "Landratsky-könyvek és revíziós könyvek" - több mint ötezer eset, körülbelül 3 millió oldal. Hány embert kell bevonni? Permben jó kiutat találtak: olyan pénzeket vonzottak magukhoz, amelyeket munkahelyek biztosítására fordítottak. A munkát otthon végezték az emberek. Sikeresen megoldotta a munkanélküliség problémáját. És végül sikerült megtenniük azt, amire Oroszországban, emlékezetem szerint, senki más nem volt képes.

A szövetségi archívumban szerzett szkennelési tapasztalatok két következtetést tesznek lehetővé. Először is, egy elektronikus használati alap létrehozása NSA létrehozása nélkül terméketlen foglalkozás. Kiderül, hogy egy hatalmas halom szkennelés, ahol lehetetlen megtalálni a megfelelőt. Másodszor, a szkennelés, különösen a tömeges szkennelés célszerű az elkészült komplexumok - alapok vagy készletek - feltárására. Ugyanakkor az ügyeket teljes egészében át kell vizsgálni, hogy elkerüljük a számozási hibákból eredő ütközéseket. BAN BEN egyedi esetek, a dokumentumok egyedisége és jelentősége miatt, függetlenül attól, hogy a lap hátoldalán van-e szöveg vagy sem, szükséges a lap digitalizálása, beleértve a hátoldalt is. Ekkor eltűnik a kérdés, hogy valamit elrejtettünk.

Probléma van a felszerelés kiválasztásával. Valahol egyszerű szkenner kell, valahol bonyolultabb. Például a Landrat-könyvek digitalizálásához speciálisan „mély bölcsőt” rendeltek. Ellenkező esetben ne másoljon, mert egyes könyvek gerincének vastagsága eléri a 80 cm-t.

PC Week: Mi a digitalizáció fő célja jelenleg?

Ő. Három van belőlük. Az első a Levéltári Alap dokumentumaihoz való hozzáférés bővítése és egyszerűsítése. A második az eredeti példányok biztonságának biztosítása a forgalomból való kivonással és az elektronikus felhasználási alaphoz való hozzáférés biztosításával. A harmadik a közszolgáltatások ellátásának egyszerűsítése. Jelenleg sok egyéni kérés érkezik a polgároktól a személyi állományra vonatkozó dokumentumokra. A levéltárak is megkezdik digitalizálásukat, és elektronikus másolatokat használnak a válaszok elkészítéséhez, ami nagyban felgyorsítja a munkát.

PC-hét: Hogyan digitalizálják az archívumok a dokumentumokat?

Ő. A folyamat másképp megy: valahol maguk csinálják, rögtönzött eszközökkel vagy különféle felszerelések beszerzésével. A második lehetőség a külső szervezetek bevonása. A legfontosabb kérdésre azonban még mindig nincs egyértelmű válasz: mire törekszünk a dokumentumok digitalizálásával?

PC Week: És senki sem kérdezi őket?

Ő. Miért, kérdezi mindenki. De hogyan találjuk meg az egyetlen helyes választ? Természetesen a digitalizált dokumentumok használatának előnye nyilvánvaló. Ez és a biztonság, és a távoli hozzáférés, és az információszolgáltatás egyszerűsége és a másolások egyszerűsége - az előnyök teljes skálája. A másik dolog az, hogy ezt hogyan lehet elérni? Itt Ön egy felhasználó, belépett az oldalra, és megállapította, hogy a szükséges dokumentumok a tárhelyen vannak. Mondjuk Permben. A linkre mentünk az oldalra, találtunk esetleírásokat. Van egy érdekes dolog. És hogyan lehet hozzájutni? Hát ha már digitalizálva van. És ha nem? Maga menjen az archívumba, és rendelje meg az eredetiket? Vagy az archívum digitalizáljon minden esetet? De ez irreális. Valójában tehát már csak egy lehetőség maradt. Minden archívumban lehetőség van az elektronikus másolatok azonnali elkészítésére a felhasználó kérésére. És nem kell a saját egységednek lennie. Ez lehet kiszervezés is. De egy ilyen szolgáltatást azonnal biztosítani kell. De ezeknek a másolatoknak a készítése, amint azt a tapasztalat mutatja, csak akkor van értelme, ha már van elektronikus rendszer, amely lehetővé teszi ezen anyagok kiváló minőségű és strukturált elhelyezését. Ekkor fog működni. Hogy mikor fogjuk megcsinálni, és hogy képesek leszünk-e rá, őszintén szólva, nem tudom.

PC-hét: Valószínűleg már az Információs Társadalom program 2010-es jóváhagyása előtt is folytak a digitalizálási munkálatok?

Ő. Igen. Külön projektek voltak. Például a Komintern Elektronikus Archívuma vagy az SVAG dokumentumgyűjteménye. Rendszerint külföldi partnerekkel közösen hajtották végre. A megvalósításukhoz saját forrás nem volt elegendő. A dolog nem volt könnyű. Technikai, módszertani, szervezési és technológiai nehézségek adódtak. De a tapasztalatok gyűlnek. És most nagyon hasznos.

PC Week: Vagyis a program jóváhagyása után elkezdték meghatározni, hogy mik legyenek a dokumentumok digitalizálásának fő kritériumai?

Ő. Ez a program, mondjuk, lehetővé tette, hogy a levéltárosok felhívják a hatóságok figyelmét arra, hogy probléma van, és azt meg kell oldani. Digitalizálási programok elkészítése és jóváhagyása. És vonzzon hozzá finanszírozást. De ma nincs univerzális kritérium. Nehéz mindenki számára egységes megközelítést meghatározni, mert a levéltárak teljesen más dokumentációt tárolnak.

PC Week: Tehát minden archívum maga határozta meg a kritériumokat?

Ő. Valójában igen. Elvileg ez négy kritérium, általánosan elfogadottak, de nem mondom, hogy a leghelyesebb. Ez az okmányigény, a biztonság biztosítása, a levéltári dolgozók munkájának megkönnyítése, a felhasználói kiszolgálás feltételeinek javítása. Ráadásul felgyorsítja a munkát. Ha van egy elektronikus NSA a webhelyemen, akkor a felhasználó az archívumba érkezik, amelyet az interneten található leltár megtekintésével készítenek el. Amennyiben a szükséges dokumentumok már digitalizálásra kerültek, lehetősége van azokat számítógépén archívumba lépés nélkül megtekinteni, illetve az olvasóteremben haladéktalanul átvenni.

PC-hét: Kiderült, hogy minden archívumnak magának kell eldöntenie, hogy mit digitalizál?

Ő. Elég jó. Ez minden egyes archívum számára kizárólag egyedi program legyen. Nem készíthetsz egyet. Ez sok tényezőtől függ: az anyagi lehetőségektől, az informatikai technológiák fejlettségének és megvalósításának mértékétől, konkrét igényektől. Tehát valakinek nagy az igénye a személyzeti dokumentumokra, és szükséges a polgárok igényeinek kielégítése. Bár levéltári szempontból ezek az iratok nem állandóak, hanem 75 év átmeneti megőrzési idejük van. De ez megkönnyíti a munkát és segít az embereknek, mert az ember nem egy hónapig vár a válaszra a megkeresésre, hanem két nap alatt megkapja a szükséges információkat. Tehát be kell fektetni ebbe az erőfeszítésbe és erőforrásba.

PC-hét: A digitalizálandó dokumentumok prioritásainak meghatározásakor az archívumok egyeztetik azokat az Orosz Levéltárral?

Ő. Ha regionális levéltárakról beszélünk, akkor nem. Ez minden archívum dolga. Elküldik nekünk informatizálási, digitalizálási programjaikat. Megismerjük őket, és tanácsot adunk. Lehetőségeinkhez mérten segítjük őket, forrásokat allokálunk az FTP-ből. A másik dolog a szövetségi archívum. Itt az Orosz Levéltár álláspontja a meghatározó. De még itt sincs egyetemes kritérium. Az Orosz Archívum több mint 40 millió rubelt különített el a genealógiai információk iránti egyre növekvő igény kielégítésére. az RGADA-ban tárolt landrat könyvek elektronikus formába történő átvitelére. Válaszul a társadalom közelmúltbeli állandó érdeklődésére hazánk története iránt, ez év júniusában elindult a „Szovjet idők dokumentumai” oldal, ahol IV. Sztálin személyi alapjából és a Politikai Hivatalból származó dokumentumok képei láthatók. a Központi Bizottságot kiküldik. Az 1150. évfordulónak szentelt internetes projektek készültek orosz államiság, 400. évfordulója véget ért a Bajok, 200. évfordulója Honvédő Háború 1812. Természetesen a legfontosabb és legnépszerűbb dokumentumok képei kerültek fel ide.

PC-hét: Akkor most csak elektronikus másolatokat adnak ki az archívum olvasótermében, eredeti dokumentumokat nem?

Ő. Ideális esetben szüksége van egy személyre, aki megtalálja a keresett dokumentumot az oldalon, megrendeli a tokot, és megkapja a szkennelt dokumentumokat. És az eredeti sértetlen marad. Vannak azonban esetek, amikor meg kell nézni az eredetit. Például bármilyen jó a technika, nem fog vízjeleket közvetíteni. És rajtuk beállíthatja a dokumentum dátumát. De az ilyen esetek egy az ezerhez.

PC Week: Kiderült, hogy az archívumot a felhasználó rendelkezésére bocsátották közszolgálat, de miután a dokumentum digitalizált másolatát el kell menteni?

Ő. Természetesen ez a szkennelés előnye. Korábban voltak mikrofilmek, xerox, gépirat. És a levéltáros, miután másolatokat készített, átadta azokat a felhasználónak. Vagyis nem volt nála az irat másolata. Digitalizálás esetén másolat marad. Ehhez azonban egyértelműen meg kell határozni a tárolási helyet. És ha később érkezik egy második kérés, akkor nem kell felvetni az ügyet. Az ilyen jellegű munkában tapasztalatot kell szereznie.

PC-hét: Hogyan határozzák meg a dokumentumtömbök digitalizálásának határidejét?

Ő. A feltételek három okból függnek: a technikai és pénzügyi lehetőségektől, valamint a dokumentumok állapotától. Vannak olyan dokumentumok, amelyek úgy vannak bekötve, hogy a legmodernebb technika sem tudja maradéktalanul megkapni a szöveget. Azaz hímezni kell majd, ami nem igazán tetszik sem a dokumentumoknak, sem a levéltárosoknak. Letapogatás. Ezután varrja vissza. Időbe telik. Ezenkívül a feltételek az ügyek mennyiségétől, a bennük lévő lapok számától függenek. Nem olyan nehéz szabványos formátumban egy köteg papírt beszkennelni, de egy 3x8 m-es kártya már nehezebb. A számviteli dokumentumok szerint ez egy lap. De csak részben szkennelik. Ezután a szoftverben mindent össze kell varrnia, be kell állítania, és meg kell néznie, hogyan fog kinézni ez a dokumentum.

PC-hét: Hogyan zajlik a munka az „Oroszország kultúrája (2012-2018): archív elektronikus források kialakítása és interneten történő biztosítása” szövetségi célprogram 89. pontjának végrehajtása?

Ő. A tétel megvalósításának részeként a leltár digitalizálása folyamatban van. A dokumentumok digitalizálása is folyamatban van, köztük a landrat-könyvek. Sőt, igyekszünk a régiókat is segíteni: évente körülbelül öt-hat régiót vonunk be ebbe a programba, és 10-15 millió rubelt különítünk el. Online kiállításokat készítünk stb. Összesen 67 millió rubelt különítenek el évente a program keretében végzett munkák végrehajtására.

PC-hét: Függ-e a források elosztása a dokumentumok fontosságától és jelentőségétől?

Ő. Igen. A levéltár meghatározott formában nyújt be részvételi jelentkezéseket, ezeket a jelentkezéseket elbíráljuk. Olyan cégek is jelentkeznek, amelyek úgy vélik, hogy érdekes dolgokat kínálnak. Figyelembe vesszük őket, érdekes, ígéretes megoldásokat választunk, általános tervet készítünk és vásárlásokat hajtunk végre a címen versenyképességi alapon. Tavaly 52 állami szerződés kötött erre a rendezvényre. Vagyis minden héten aláírtunk egy szerződést.

PC-hét: érintetted a 11. századtól kezdődően az archívumban már tárolt dokumentumok témáját, de új papíralapú dokumentumok is érkeznek a levéltárba, és ez egy hatalmas tömb. Hogyan történik velük a munka? Hogyan oldódik meg a digitalizálásuk kérdése?

Ő. Számunkra csak egy a fontos: ezek a dokumentumok a levéltári alap összetételébe tartoznak-e vagy sem. Azaz állandó eltarthatósági idő vonatkozik rájuk vagy sem. És akkor a felhasználás szempontjából egyáltalán nem mindegy, hogy 11. vagy 21. századi dokumentumokról van szó. Ebből a szempontból egyenrangúak. Másik dolog, hogy természetesen van biztosítópénztárunk és 11. századi irattárunk is. Ezeket az egyedi dokumentumokat pedig rendkívül ritkán adják át. Létezik egy speciális állami nyilvántartás az Orosz Föderáció egyedi dokumentumairól, amely a Szövetségi Levéltár webhelyén található, és tartalmazza azok leírását és elektronikus képeit.

PC-hét: E tekintetben könnyebb-e tárolásra fogadni az elektronikus formátumra lefordított dokumentumokat? Például életbe lépett a személyi dokumentációra vonatkozó jogszabályi változások, és az archívumok valószínűleg elfogadják elektronikus formában?

Ő. Azt hiszem igen. De nincs sok értelme az állami archívumnak korabeli dokumentumok jelenleg nincs személyzet. Minek? Kiszámolja a nyugdíját? Van Nyugdíjpénztár, amely 2000 óta létrehozta az állampolgárok speciális nyilvántartását.

PC Week: Tehát az archívum nem fogadja el a 75 éves rekordokat?

Ő. Nem, sokáig őriztük. Most pedig aktívan tárgyalunk ugyanazzal a Nyugdíjpénztárral, hogy a papíralapú dokumentumok esetében ezt az időszakot 75-ről 15 évre csökkentsük. De a Nyugdíjpénztár attól tart, hogy az elektronikus rendszerük összeomolhat.

Azok a dokumentumok pedig, amelyek végül elektronikus formában kerülnek hozzánk, egy nagyon nagy és teljesen külön probléma. Ezek a kérdések arról elektronikus dokumentumkezelés, elektronikus dokumentumokat. Hogy hogyan kell őket szedni, hogyan kell tárolni, az külön kérdés.

PC Week: Nem kaptál még ilyen dokumentumokat?

Ő. Nem, igen. A népszámlálás és a mezőgazdasági összeírás anyagait a GARF elfogadta elektronikus formában. A másik dolog az, hogy ezek a népszámlálások csak elektronikus formában léteznek. Ám az üzleti dokumentáció tömeges elfogadása még nincs. Van itt jó néhány megoldatlan probléma.

PC-hét: És mi a helyzet a felszámolt szervezetek dokumentumaival? Tárolásra elfogadják?

Ő. Elfogadjuk. Igaz, egy cég csődje és felszámolása esetén a csődgondnok köteles pénzt találni a felszámolt szervezetek iratainak leírására, de nem mindig találnak.

PC Week: A Szövetségi Levéltár 15 szövetségi archívumot kezel. Regionális levéltárak in jelenleg kikerült az osztálya irányítása alól?

Ő. Igen, nincs közvetlen ellenőrzésük felettük. Engedelmeskednek végrehajtó szervek a szövetség alanyai. Valahol ezek független levéltári szolgáltatások. Valahol hozzánk hasonlóan a kulturális minisztériumokhoz tartoznak. Valahol - az Igazságügyi Minisztériumba vagy közvetlenül a kormányzói hivatalba. De az a hatalmi vertikum, amely a Szovjetunióban létezett és 2004-ig tartott, sajnos már nem létezik. Mindaddig, amíg fenntartjuk a módszertani egységet. Hogyan segíthetnénk a regionális levéltárakat. A Szövetségi Levéltár képviselői részt vesznek az évente megrendezett rendezvényeken szövetségi kerület tudományos és módszertani tanácsok. Évente egyszer megrendezik a Levéltári Tanácsot, ahová az ország minden részéről összegyűlnek a levéltárosok. Vagyis a kapcsolatok megmaradnak. Viccelődünk, hogy a levéltáros egy olyan szakma, amelyben bármelyik városban megtalálhatod magad pénz és dolgok nélkül, eljössz a levéltáros kollégákhoz, és ők befogadnak, megetetnek és hazaküldenek. Létezik egy testvériség, ami tulajdonképpen semmilyen más szakmára nem jellemző.

PC Week: Köszönjük a beszélgetést.

Az irodában gyakran szükséges másolatokat küldeni e-mailben - a nyomtatott dokumentumok elektronikus változatait. Ezek lehetnek különféle cselekmények, számlák, levelek, szerződések, charták, irodai feljegyzésekés minden egyéb lehetséges dokumentumot.

Itthon vannak régi fényképek, amik az évek során lekoptak, ezeket szeretnénk megtartani.

Egy ideig kaptunk egy érdekes könyvet, de szeretnénk magunkkal vinni. Hogyan kell mindezt megtenni? Rövid élettartamú papíralapú dokumentumainkat elektronikus formába kell alakítani, azaz digitalizálni és tárolni.

A digitalizálás egy kép vagy analóg audio/video jel átalakítása digitális formátumba, amely alkalmas elektronikus adathordozóra történő rögzítésre.

Egy objektum képeinek digitalizálásához speciális eszközök - szkennerek - vannak. Vannak vonalkód-leolvasók, filmszkennerek. A biometrikus szkennerek a szem retinájának vagy az ujjak bőrének papilláris mintázatát olvassák le. Egy háromdimenziós objektum alakját egy háromdimenziós 3D szkenner olvassa le.

Papírhordozók feldolgozására szolgáló szkennerekben - rajzok, fényképek, szöveges dokumentumok, a képet speciális lámpával soronként megvilágítják, a visszavert fényáramot pedig egy fényérzékeny mátrixra fókuszálják. Az analóg-digitális átalakító a vett elektromos jeleket bináris adatrendszerré alakítja, amely a kép digitális másolatát képezi.

A szkenner kiválasztása a feladatoktól és az alkalmazás sajátosságaitól függ. Az irodai szkennert szinte mindig dokumentumok digitalizálására használják. Még ha a fényképeket be is szkenneljük, azokra az irodában nem vonatkoznak magas minőségi követelmények. A 300 dpi felbontás bőven elegendő a felismerő programok pontos működéséhez és a jó eredmény eléréséhez olvasható szöveg. Bármely ma gyártott szkenner az irodai munkához elfogadható felbontást biztosít.

Ez vonatkozik a színmélységre is. Szinte minden modern szkenner reprodukálja a nyomtatott dokumentumokhoz szükséges szürke színt.

Fontos az irodában, ahol a fő feladat a szöveges dokumentumok gyors oldalról-oldalra történő digitalizálása, ez a szkennelési folyamat automatizálása. Lapadagoló szkennerek használhatók. Itt egy dokumentumlapot helyeznek be a gép nyílásába, és a vezetőgörgők mentén húzzák, mint egy faxkészülékben. Egy ilyen szkenner kényelmes a beépített automatikus lapadagolóval. Egy többoldalas dokumentumból több lapot töltünk a tálcába, és miközben a szkenner digitalizál, közben mást is csinálunk. Itt minden egyszerű. Ha a megfelelő OCR szoftver telepítve van, akkor egyetlen gombnyomás elegendő a dokumentum digitalizálásához és a kívánt formátumban történő mentéséhez egy ilyen szkenneren.

Modern irodai megoldás egy mérnöki cég részlegének például egy A3-as szkenner, amely egy többfunkciós készülékbe kerül, valamint egy A3/A4-es nyomtató. Egy ilyen MFP-n kényelmes a rajzok digitalizálása és másolatok készítése.

Egyértelmű, hogy egy bekötött magazint vagy egy szétterített könyvet nem fog tudni beolvasni egy ívadagoló lapolvasóval.

A kétoldalas dokumentumok szkennelésére kétoldalas szkennerek állnak rendelkezésre, ahol két lapolvasó elem egy menetben dolgozza fel a lap mindkét oldalát.

Otthoni használatra jó megoldás a színes tintasugaras MFP. Az MFP egy többfunkciós eszköz, amely szkennert és nyomtatót tartalmaz. Az ilyen készülék egyben fénymásoló is. Ez azt jelenti, hogy az MFP automatikusan képes beolvasni egy dokumentumot, és kinyomtatni róla egy másolatot – fénymásolatot készíteni a dokumentumról.

A kombinált funkciókkal rendelkező kompakt készülék kevesebb helyet foglal az asztalon. Költsége jelentősen alacsonyabb lesz, mint a benne lévő eszközök összköltsége, ha külön vásárolja meg őket. Színes tintasugaras nyomtatón minőségi színes fényképeket, névjegykártyákat készítünk, síkágyas szkennerrel pedig dokumentumokat, fotóalbumokat vagy szükséges könyveket digitalizálunk.

A következő leckéken megtanuljuk, hogyan lehet laponként kézzel digitalizálni, konvertálni és menteni szöveges dokumentumokat síkágyas szkenneren.

Ezekben a példákban egy népszerű A4-es asztali MFP-t használtam a beolvasáshoz. Egy ilyen olcsó eszköz a legjobb megoldás otthoni használatra, és egy második, kiegészítő MFP is lehet az irodában.

Tegyük fel, hogy logikailag több oldalunk van kapcsolódó dokumentum, amelyet digitalizálni kell és e-mailben el kell küldeni partnerünknek. Nevezzük "szerződésnek".

Szeretett Windows XP rendszerünkben van egy szabványos „Szkenner vagy digitális fényképezőgép varázsló”. A varázsló működéséhez a lapolvasót telepíteni kell a számítógépre, és engedélyezni kell. A varázslóban való munkavégzés nagyon egyszerű, és van egy kis útmutató a Dokumentumok digitalizálása Windows XP rendszerben című leckében.

A Windows 7 rendszerben a nyomtatott dokumentumok és képek elektronikus másolatainak létrehozására szolgáló eszköz a szabványos Windows fax és szkennelés összetevő.

Tehát elolvastuk a leckéket, és az egyik ilyen program segítségével beolvasott fájlokat kaptunk a szerződésünk oldalairól az egyik grafikus formátumok, elmentve, és csatold egy e-mailhez, küldd el a címre.

Itt az a rossz, hogy ha ezekkel a programokkal egy többoldalas dokumentumot szkennelünk, nem fogjuk tudni egyetlen fájlba egyesíteni az oldalbeolvasásokat. Természetesen sorszámozhatja az oldalfájlokat, és tömörítheti őket, így kompakt módon küldheti el őket. Címzettünk azonban csak egy grafikus szerkesztőben tudja sorra tekinteni az oldalakat, anélkül, hogy a dokumentumban navigálni tudna. Kényelmetlen és időt pazarol. És általában elfogadhatatlan.

Valójában ezekkel az eszközökkel egyedi digitális fényképeket kapunk egy dokumentum oldalairól.

A szétszórt szkenneléseinket konvertálni egységes dokumentum teljes szöveges keresés lehetőségével szövegfelismerő programra van szükség. Ma a legjobb a FineReader.

A FineReader egy program orosz cég ABBYY. Az ABBYY FineReader legújabb, 12-es verziója 2014 februárjában jelent meg. Ez a program kivonja a szöveges adatokat a digitális képekből - felismeri a szöveges karaktereket. Az ABBYY FineReader 12 Professional kiértékelő verziója letölthető a hivatalos forrásból: http://www.abbyy.ru/finereaderés 30 napig edzeni.

Jobb, ha a legújabb pro verziók egyike van telepítve a számítógépre. Itt és alább az ABBYY FineReader 10 Professional Edition programban végzett munka leírása található.

Így az előző leckéken standard Windows eszközökkel beszkenneltük az oldalakat, sorszámoztuk, "jpg" kiterjesztéssel elmentettük és egy külön mappába helyeztük, amit "Agreement"-nek neveztünk el.

Így a felismerő program csodálatos szolgáltatásait kihasználva könnyedén konvertálhatunk szerkeszthető formátumba a különféle képeket.

Erről bővebben a következő leckében: Szkennelés az ABBYY FineReaderben.

Így hát elolvassuk ezeket a leckéket, és meglátjuk, milyen előnyöket nyújt számunkra az elismerési program. Ahelyett, hogy fárasztó és időigényes gépelést végezne egy könyvből vagy prospektusból, egyszerűen beszkenneljük a szükséges oldalakat a FineReaderrel, szükség esetén szerkesztjük, majd elmentjük a kiválasztott formátumban, így gyorsan összeállíthat például cikket vagy kivonatot. .

És hogyan lehet beszkennelni a könyvek lapjait és digitalizálni a könyveket, amit a témában olvasunk: Könyv digitalizálása.

Végezetül foglaljuk össze a témát: a szkenner egy felismerő programmal kombinálva racionálisan helyettesíti a billentyűzetről történő gépelést. Papír változat esetén - nyomtatón vagy nyomdában nyomtatott szöveg, ahelyett, hogy a billentyűzetről írnánk be, egyszerűen beszkenneljük. A szkenner másik népszerű alkalmazási területe a különféle nyomtatott termékek - címkék, képeslapok, fényképek, magazinok, könyvek - digitalizálása.

A dokumentumok digitalizálása a dokumentumok digitális formába való átalakítása. Rajzokat, szövegeket és könyveket digitalizálhat. Bármely átlagos iroda, intézmény tevékenysége előbb-utóbb a falai közti formációhoz vezet Hatalmas mennyiségű dokumentumokat. A dokumentumokat polcokon és íróasztalfiókokban tárolják. Hatalmas helyet foglalnak el az irodai szekrényekben és az irodai alkalmazottak asztalain. Dokumentáció hegyei, amit nagyon nehéz megérteni, és szinte lehetetlen gyorsan megtalálni egyik vagy másik dokumentumot. Annak érdekében, hogy az iroda ne váljon dokumentumok archív tárává, és munkatársai gyorsan dolgozhassanak bármelyikkel szükséges dokumentációt, a cégnél rendelkezésre álló összes dokumentumot digitalizálnia kell és papírról elektronikus formára kell átvinnie, igénybe véve a szkennelés és a dokumentumok felismerése szolgáltatásait. Az elektronikus dokumentumok sokkal könnyebben feldolgozhatók és tárolhatók. Nem foglalnak sok helyet az irodában. Nem veszhetnek el, nem sérülhetnek meg, és egy digitalizált elektronikus archívumban, ahol minden rendszerezve és kötegekbe rendezve, sokkal könnyebb megtalálni egy dokumentumot, mint egy irodai szekrényben tárolt hatalmas papírhalomban. A digitalizált dokumentumok akkor is kényelmesek, ha a cég alkalmazottja üzleti útra vagy tárgyalásra megy. A zsebében lévő kis pendrive képes befogadni a cég dokumentumainak teljes archívumát, és szükség esetén lehetőséget ad neki, hogy gyorsan megtalálja a szükséges dokumentumokat. Nagyon kényelmes és praktikus a digitalizált dokumentumok használata, miközben a dokumentumdigitalizálási szolgáltatások nem elég drágák, és nem csak a nagyvállalatok, hanem a kis cégek és költségvetési szervezetek számára is elérhetőek.

Rajzok digitalizálása

A rajzok digitalizálása vagy más néven vektorizálás lehetővé teszi a műszaki és építészeti rajzok átvitelét papírról elektronikus formátumba. A rajzok digitalizálási szolgáltatásai jelentősen leegyszerűsíthetik és rendszeresíthetik a tervdokumentációk archiválási rendszerét, és mindkettő számára nagyon fontosak. ipari vállalkozásokés tudományos intézetek, valamint építészeti és tervezőirodák, magánépítészek, hallgatók és mindenki számára, aki munkája vagy tanulmányaik sajátosságai szerint rajzzal dolgozik. A tervdokumentáció archiválásának fő problémája általában a kívánt rajz keresése, a Whatman papírra nyomtatott rajz tárolási feltételei és terjedelmessége. A rajzok digitalizálása hatékonyan megoldhatja ezeket a problémákat. Amikor egy rajzot a digitalizálásnak köszönhetően átmásolunk papírhordozó elektronikus formátumban, tárolásához nem szükséges nagy archiválási terület, hanem csak egy kis szabad hely elegendő a számítógép merevlemezén vagy bármilyen más elektronikus adathordozón. Ugyanakkor elég egyszer rendszerezni az archívum tartalmát, a digitalizált rajzokat tematikus mappákba bontani, és ezt követően könnyen megtalálható a szükséges rajz. Az elektronikus archívumban tárolt rajzok nincsenek kitéve mechanikai igénybevételnek, illetve egyéb természeti erők és elemek hatásának. Nem nedvesedhetnek be, nem szakadhatnak el vagy nem vesznek el, és a tartalék rendszernek köszönhetően száz százalékig megvédheti magát az elvesztésüktől vagy elvesztésüktől. A digitalizált rajzokkal sokkal könnyebb dolgozni, mint a papíron készült rajzokkal. Sokkal kényelmesebb egy lézerlemezt magával vinni, amelyen mindig hozzáférhet a teljes archívumhoz, nem pedig a nagy mennyiségű papírokhoz és kényelmetlen rajzokhoz. Igen, és mutasd meg a rajzot az ügyfélnek, ahol kényelmesebb a számítógép vagy laptop monitorán, de anélkül, hogy több méteres rajzpapírt tenne ki az asztalára. Arról nem is beszélve, hogy a digitalizált rajz egyszerűen elküldhető email, miközben megtakarítja az Ön és annak az idejét, akinek ezt a rajzot szánták. Ma már számos cég nyújt rajzok digitalizálására vonatkozó szolgáltatást, és örömmel konstatálhatjuk, hogy cégünk a dokumentumok digitalizálása terén az egyik vezető szerepet tölt be. A mai napig minden szükséges eszközzel és programmal rendelkezünk, hogy biztosítsuk bármely rajz digitalizálását, minőségének teljes részletező megőrzésével.

Szövegek digitalizálása

A szövegek digitalizálása a nyomtatott szöveg papírról elektronikus formátumba konvertálásának módszere. A szövegek digitalizálása nélkülözhetetlen az elektronikus archívumok létrehozásának kényelmes eszközeként, valamint a könyvek és tankönyvek elektronikus formátumba konvertálásának eszközeként. Az irodalmi szó szerelmeseinek most nem kell órákat a könyvtárban ülniük, vagy nehéz és kényelmetlen könyvet cipelniük. Elég, ha van egy elektronikus táblagépe, amely könnyen elfér a zsebében vagy a pénztárcájában, és bármilyen szépirodalmat vagy referencia irodalmat elolvas.

Könyvek digitalizálása

A szöveg digitalizálása lehetővé teszi, hogy bármilyen méretű könyvet digitális formátumba vigyen át. Nagyon kényelmes és praktikus. A könnyű kezelhetőség mellett érdemes megemlíteni a nyilvánvaló gazdasági előnyöket. Korántsem mindig vásárolhat ezt vagy azt a tankönyvet vagy könyvet magának, ugyanakkor kölcsönözheti a könyvtárból vagy egy baráttól, és a digitalizálási szolgáltatásnak köszönhetően az elektronikus változat tulajdonosa lehet, sokkal kevesebbet költve. pénzt erre, mint egy könyv vásárlására. A könyvek digitalizálása nagyban leegyszerűsítette a ritka kéziratok és történelmi értékű könyvek tárolásának folyamatát is. Hiszen a papír nem örök, de a nyomtatott szó elektronikus változata valóban több ezer évig tárolható, és soha nem veszíti el eredeti tartalmát, nemcsak a szöveget, hanem az illusztrációkat is megőrzi az utókor számára.

SCAN: Technologies

Mi a digitalizálás?

2015.10.02., péntek, 14:05, Msk 2707

Szkennelés, retrokonverzió és kapcsolódó szolgáltatások. A dokumentumok elektronikus formába alakításának technológiáinak áttekintése.

A digitalizálási folyamatok megszervezésére többféle lehetőség kínálkozik. Elvégezhetők önállóan vagy szolgáltatások kiszervezésével, okmányexporttal vagy a területükön végzett munkavégzéssel. A digitalizálás során irodai, professzionális dokumentum- vagy bolygószkennerek használhatók. Az adatok kinyerése történhet kézi, félautomata vagy automata üzemmódban, a papíralapú dokumentumok előzetes archiválási feldolgozásával, vagy már elektronikus formában információbesorolással stb.

Melyik utat válasszuk?

A megoldás attól függ konkrét feladat, mert a fenti „vagy” mindegyike meghatározza az eredmény minőségét és a munka költségét. Például a bekötött dokumentumok kérdése örök: kifizetődőbb kötött állapotban lassan szkennelni, vagy varrásra költeni, de dokumentumszkennereken gyorsan digitalizálni?

A legegyszerűbb módja annak, hogy kiválaszthassa az Önnek legmegfelelőbb utat, ha egy digitalizálási szervezet szakértelmét kéri. Érdekel a munka nagy cégek Ingyenes felmérést készítenek, és meghatározzák az Ön számára legmegfelelőbb megközelítést. Ne hagyja ki ezt a lehetőséget, és ne számítson arra, hogy szolgáltatások megrendelésére csábít: ezeknek a cégeknek a többsége a barkácsoló digitalizáláshoz szükséges hardver és szoftver beszerzésében is érdekelt.

Hány dokumentumot kell beszkennelni?

A meghatározó paraméter a dokumentumok mennyisége.

A meghatározó paraméter a dokumentumok mennyisége. Kisebb hímzett dokumentumkötegek napi szkennelésére (például elsődleges könyvelés) egy hagyományos irodai szkenner alkalmas, amely napi több ezer oldal terhelést is kibír. Csak ki kell egészítenie egy kényelmes indexelő programmal.

A nagy mennyiségek rendszeres szkenneléséhez professzionális felszerelésre van szükség. Ezek ipari szkennerek, amelyek sok pénzbe kerülnek (az ilyen berendezéseket a Szövetségi Adószolgálat, a Szövetségi Vámszolgálat és a nagy bankok használják). Ezért az időszakos digitalizálási szolgáltatások nyújtására vonatkozó keretmegállapodás olcsóbb alternatíva lehet.

A nagy retrospektív tömbök önerőből történő elektronikus formába állítása gazdaságilag nem indokolt: az eszközök beszerzése és a dolgozók betanítása mellett jelentős munkaerő- és időköltségekre lesz szükség. Mindenképpen hatékonyabb a szolgáltatás megrendelése, hiszen egy nagy cég nagy létszámot tud beosztani és gyorsan megoldja a problémát.

Hol lehet dokumentumokat szkennelni?

A meghatározó paraméter a szkennelt dokumentumok iránti igény. Befolyásolja-e a dokumentumok lefoglalása a szervezet szkenneléskori tevékenységét? Ez különösen fontos az alkalmazottak által rendszeresen hozzáférhetõ, vagy a szabályozó hatóság által hirtelen kért dokumentumok digitalizálása során, valamint a dokumentumokkal kapcsolatos vészhelyzetek kiküszöbölése során. Példák: pénzügyi és személyi dokumentumok, műszaki és üzemeltetési dokumentációk, anyakönyvek és egyéb iparági alapok.

Szkennelési terület, a cég-szolgáltatás megrendelőjének helyiségeiben szervezve.

Ha kellően gyorsan digitalizálni kell őket, akkor a hagyományos megközelítés az, hogy a szkennelő csapat területére való indulásával rendeli meg a szolgáltatásokat. Ez gyakran olcsóbbnak bizonyul, mint a dokumentumokat a kivitelező gyártásába szállítani és vissza, de mindent a területi távolság határozza meg. A terepmunka szabályai a kiadott ügy egy-két munkanapon belüli szkennelését jelentik, a munkafolyamatból való hosszas kivonás nélkül.

Hímezzem a dokumentumokat?

Meghatározó paraméterek: az iratok állapota és az összefűzés lehetősége. Ha van ilyen lehetőség, és a papír alkalmas a dokumentumszkennerrel való húzásra, akkor érdemes hímezni. A tény az, hogy a bekötött dokumentumok szkennelése bolygó- (könyv-) szkennerrel több tízszer lassabb, mint a streaming digitalizálás. Arányosan növelje a munkaidőt és a munkaköltséget. A dokumentumszkennereken történő szkennelés, még az illesztést is figyelembe véve, gyorsabb és olcsóbb.

Hímzhetsz magadnak, vagy rábízhatod a művészre.

Hímzhet saját kezűleg, vagy rábízhatja a kivitelezőt: ha jó nevű céget választanak, nem kell félni az iratok elvesztésétől. Éppen ellenkezőleg, az összes folyamat szigorú szabályozása és a kiváló minőségű anyagok lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy biztosítsák magukat további pénzügyi veszteségek és imázsuk károsodása ellen. Ez a megközelítés még megbízható is orosz bíróságok: a szkennelés megszervezésekor, általában belső megrendelés alapján, megengedett a bírósági ügyek összeillesztése és utólagos összefűzése.

A nagyvállalatok egyébként egyszerre végezhetnek professzionális archiválási feldolgozást: egyrészt a munka egy része már a szkennelés előkészítése során történik, másrészt az archív feldolgozás segít azonosítani a nem igényelt dokumentumokat és csökkenteni a beszkennelt tömbök mennyiségét, ami csökkentheti a munka költsége.

Milyen minőséget válasszunk?

Ma már bármilyen tárgy kiváló minőségben beszkennelhető: a kis könyvtári kártyától a 8A0-s kártyákig és a színházi díszletekig.

Meghatározó paraméterek: bizonylat típusa és beérkezett erőforrás mennyisége elektronikus formában. Manapság a lapolvasó berendezések 200 és 1200 képpont/hüvelyk (dpi) közötti felbontású képeket készíthetnek. A művészi alkotásokhoz általában 400-600 dpi felbontást használnak, amely lehetővé teszi kiváló minőségű reprodukciók készítését. Több jó minőség csak akkor használható, ha szükséges a kép nagyítása és apró tárgyak, például érmék részletezése.

A részletes és alacsony kontrasztú, gyakran pauszpapírra és kékre készült rajzokat 300-400 dpi felbontással kell beolvasni, és további képfeldolgozást kell végezni a grafikus szerkesztőkben. A többi dokumentumot általában 300 dpi-vel szkenneljük, ami elegendő a másolatok minőségromlás nélküli nyomtatásához. A szükséges képkivágást, geometriai korrekciót, színkorrekciót, konvertálást pdf, tiff, jpeg stb. formátumba teljesen automatikus üzemmódban a lapolvasó berendezésbe épített, illetve a vele szállított programokkal lehet elvégezni.

A legtöbb esetben a színes fényképezési módot használja. Ez minden javított vagy szövegre bélyegzett dokumentum esetében szükséges annak igazolására, hogy az eredeti dokumentumról pecséttel és aláírással ellátott elektronikus másolat készült-e, valamint a halványuló szövegek olvashatósága és az egyedi jellemzők közvetítése érdekében. az eredeti. A művészeti alkotások színes szkennelésének szükségessége nem kerül szóba. A „szürkeárnyalatos” módot csak bizonyos esetekben használják: amikor a dokumentumok nem tartalmaznak színattribútumokat, vagy ha csökkenteni kell a fogadott elektronikus erőforrás mennyiségét.

A szkennelés önállóan is elvégezhető. A fő feladat az alkalmazottak betanítása az összetett berendezésekkel való helyes munkavégzésre, hiszen a későbbi indexelésnél fontos a kapott képek minősége: a rosszul szkennelt dokumentum, az árnyékok, a becsillanások és egyéb hibák az elektronikus képen olvashatatlanná tehetik a fontos információkat. Ez megakadályozza az automatikus adatkinyerési technológiák alkalmazását, és indexelési hibákhoz vezethet. Hibás adatok feltöltése egyes rendszerekre ( állami nyilvántartások, számviteli rendszerek) nem megengedett.

Indexelés

Az egyszerű szkennelést ritkán használják, mivel a későbbi munkák során a papír megfordításával csak valamivel lesz könnyebb információt keresni egy grafikus fájlkészletben. A kereséshez több attribútumot (indexmezőt) kell kiválasztani a dokumentumban.

A dokumentumok kézi bevitellel történő tömeges indexelésében részt vevő alkalmazottak.

A kiválasztott attribútumok hozzáadhatók a fájlnévhez. Ez a gyakorlat az orosz bíróságokon alakult ki: annak érdekében, hogy a szkennelés kezelője ne férhessen hozzá a bíróság belső rendszereihez, a digitalizálás során minden szükséges adatot be kell írni a fájlnévbe. Ezt követően az igazságszolgáltatási rendszer felismeri ezeket az adatokat az egyes dokumentumok külön-külön történő betöltésekor.

De általában a digitalizált dokumentumokat töltik fel ide tájékoztatási rendszer csoport, amelyhez adatbázis létrehozása szükséges. Tehát, ha a könyvelési rendszerben egy már meglévő kártyához kell csatolnia egy bizonylatot, elegendő néhány olyan részletet kivonatolni, amelyek egyedileg meghatározzák azt - általában egy számot és dátumot.

Ha maguk a dokumentumok alapján kell keresési bázist kialakítani, akkor a kinyerhető adatok mennyiségét a feladat határozza meg: az elektronikus archívumban található fájl keresésének néhány részletétől az összes lényeges információ analitikusba való átviteléig. adatbázis (teljes név, címek, TIN, KPP, dátumok, pályázati dokumentumok száma stb.).

A múzeumok, könyvtárak és levéltárak saját indexelési szabályaikat alkalmazzák a tárolóegységek és a számviteli bizonylatok digitalizálása során. Külön szolgáltatási terület a vektorizálás is, amelyet különösen jól naplózó szalagok (automatikus) és rajzok (kézi renderelés CAD rendszerekben) digitalizálására használnak.

Mennyi adatot kell kinyerni? Erre a kérdésre is a legjobb a szakértelem felhasználásával a válasz, hiszen a kinyerhető részletek száma a funkcionális feladattól függ, és nagyban meghatározza a digitalizálás költségeit. Egyes esetekben korlátozhatja magát a dokumentumgyűjteményekre, amikor az elektronikus képeket a fő dokumentum (például szerződés vagy számlanyilvántartás) égisze alatt egyesítik. Más esetekben az információs rendszerkártya kitöltéséhez szükséges a dokumentumban szereplő összes adat kinyerése.

Példák adatvisszanyerésre

A zakupki.gov.ru portálon a következővel rendelkező vállalatok által leadott megrendelések elemzése állami részvételés állami intézmények (44-FZ, 223-FZ), azt mutatja, hogy:

- Az ORD elektronikus példányainak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez történő kapcsolásához elegendő a dokumentum száma, dátuma és típusa.

– A pénzügyi dokumentumok szkennelése gyakran együtt jár a szám, dátum, kifizetők nevének és adatainak, összegek kinyerésével.

– Az önkormányzatok levéltári iratainak (közigazgatási rendeletek, városi végrehajtó bizottságok, községi tanácsok stb. rendeletei) digitalizálása a szolgáltatások nyújtása, valamint a föld- és tulajdonviszonyok tárgyainak leltározása érdekében az irat számának és keltezésének, valamint az összes teljes névnek és címnek a kinyerése szükséges. . Ezenkívül a címeket össze kell hasonlítani a jelenlegi KLADR/FIAS könyvtárakkal.

– Az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumainak digitalizálását az NSA szigorú kitöltése és az alapok leírása kíséri a levéltári jogszabályoknak megfelelően.

– A leltárak és nyilvántartások indexelése magában foglalja az összes sorszámú rekord felismerését.

– Az elektronikus formátumú rajzokkal való munkához szinte minden bélyegmezőt ki kell bontani.

– Az összetett ügyek szkenneléséhez nem csak az egyes dokumentumok részleteinek kinyerése, hanem kapcsolatok kialakítása is szükséges. A legnehezebb eset a tervdokumentáció, ahol a generált adatbázis többszintű hierarchiával és dokumentumhivatkozásokkal rendelkezik.