A papíralapú archívumok digitalizálása magában foglalja a dokumentumok szkennelését és katalogizálását. Minél nagyobb a szervezet, a vállalat, annál bonyolultabb a dokumentumáramlása, annál több dokumentumot tárolnak az archívumban, és ennek megfelelően az archívumok digitalizálására szolgáló szolgáltatások vonzóbbnak tűnnek.
Megtakarítás a keresésnél
- Gyakran archiválásra szükséges dokumentumot sok időt és erőfeszítést igényel. Illetve előállhat olyan helyzet, amikor ugyanazt a dokumentumot egyszerre több alkalmazott is igényli – ebben az esetben másolatot kell készíteni róla.
- Emellett érdemes megjegyezni, hogy a papíralapú dokumentumokhoz való gyakori hozzáférés előbb-utóbb azok károsodásához, esetenként „elvesztéséhez” vezet, ha az iratok hibásan kerülnek az archívumba.
- De mindezen problémák megoldása meglehetősen egyszerű - csak biztosítania kell a papíralapú archívumok digitalizálását, munkája során olyan automatizált információs rendszereket kell használnia, amelyek azonnali keresést biztosítanak, valamint hozzáférést biztosítanak a dokumentumok elektronikus másolataihoz.
- A papíralapú archívumok digitalizálásának számos előnye van. És nemcsak a vállalati dokumentációk rendelkezésre bocsátásának és felhasználásának minőségileg új lehetőségeiről beszélünk, hanem ezen információk biztonságának biztosításáról is.
A digitalizált dokumentumok előnyei:
- a papírarchívum és a fénymásolási terület terhelésének csökkentése;
- az irattári terület felszabadításának lehetősége;
- a papíralapú archívumok fenntartási költségeinek csökkentése.
Papírlevéltárak digitalizálása: szakaszok
Első fázis. Az archívumok digitalizálásával kapcsolatos minden munka a dokumentumok vizsgálatával kezdődik. A dokumentumok elemzése eredményeként meghatározásra kerül a papírtömb szerkezete, valamint mennyiségi ill. minőségi jellemzők dokumentumokat. A vizsgálat eredménye alapján történik a technológia és a dokumentumok digitalizálása, a minőségértékelési szempontok megválasztása, a berendezés összetételének megválasztása, a végrehajtási határidők és a költségvetés egyeztetése.
Második fázis egy közvetlen szkennelés. Az archívumok digitalizálása egy dokumentum grafikus képeinek szkennerekkel történő létrehozásának folyamata. Mielőtt lefordítana egy dokumentumot nyelvre elektronikus formában, a kezelő kiválasztja az optimális szkennelési módot, ténylegesen elvégzi a szkennelést, miközben ellenőrzi az eredményül kapott képek minőségét a monitoron.
Az elektronikus archívum bevezetésének hatása
A papíralapú archívumok digitalizálásának eredménye a dokumentumok elektronikus másolata. A cégünk által használt professzionális berendezés lehetővé teszi a szkennelést különféle dokumentumokat akár több ezer oldal sebességgel naponta - kötegelt módban. Az eredményül kapott fájlok flash meghajtókra, CD-kre, DVD-kre és egyéb adathordozókra íródnak.
A digitalizálási eredmények archiválása
Közvetlenül az archívumok digitalizálásának befejezése után a grafikai képek automatizált feldolgozáson esnek át – oldallapokra bontás, szélek levágása, vonalak szerinti igazítás, zajeltávolítás, képminőség javítás stb. A szkennelt dokumentumok katalogizálásának paramétereit saját belátása szerint állíthatja be, ezzel biztosítva az üzleti folyamatok optimalizálását a dokumentumkezelés oldaláról.
Az irodában gyakran előfordul, hogy küldeni kell email másolatok - nyomtatott dokumentumok elektronikus változatai. Ezek lehetnek különféle cselekmények, számlák, levelek, szerződések, charták, irodai feljegyzésekés minden egyéb lehetséges dokumentumot.
Itthon vannak régi fényképek, amik az évek során lekoptak, ezeket szeretnénk megtartani.
Egy ideig kaptunk egy érdekes könyvet, de szeretnénk magunkkal vinni. Hogyan kell mindezt megtenni? Rövid élettartamú papíralapú dokumentumainkat elektronikus formába kell alakítani, azaz digitalizálni és tárolni.
A digitalizálás egy kép vagy analóg audio/video jel átalakítása digitális formátumba, amely alkalmas elektronikus adathordozóra történő rögzítésre.
Egy objektum képeinek digitalizálásához speciális eszközök - szkennerek - vannak. Vannak vonalkód-leolvasók, filmszkennerek. A biometrikus szkennerek a szem retinájának vagy az ujjak bőrének papilláris mintázatát olvassák le. Egy háromdimenziós objektum alakját egy háromdimenziós 3D szkenner olvassa le.
Szkennerekben feldolgozásra papír hordozó- rajzok, fényképek, szöveges dokumentumok, speciális lámpával sorról sorra megvilágítják a képet, a visszavert fényáramot pedig fényérzékeny mátrixra fókuszálják. Az analóg-digitális átalakító a vett elektromos jeleket bináris adatrendszerré alakítja, amely a kép digitális másolatát képezi.
A szkenner kiválasztása a feladatoktól és az alkalmazás sajátosságaitól függ. Az irodai szkennert szinte mindig dokumentumok digitalizálására használják. Még ha a fényképeket be is szkenneljük, azokra az irodában nem vonatkoznak magas minőségi követelmények. A 300 dpi felbontás bőven elegendő a felismerő programok pontos működéséhez és a jó eredmény eléréséhez olvasható szöveg. Bármely ma gyártott szkenner az irodai munkához elfogadható felbontást biztosít.
Ez vonatkozik a színmélységre is. Szinte minden modern szkenner reprodukálja a nyomtatott dokumentumokhoz szükséges szürke színt.
Fontos az irodában, ahol a fő feladat a szöveges dokumentumok gyors oldalról-oldalra történő digitalizálása, ez a szkennelési folyamat automatizálása. Lapadagoló szkennerek használhatók. Itt egy dokumentumlapot helyeznek be a gép nyílásába, és a vezetőgörgők mentén húzzák, mint egy faxkészülékben. Egy ilyen szkenner kényelmes a beépített automatikus lapadagolóval. Egy többoldalas dokumentumból több lapot töltünk a tálcába, és miközben a szkenner digitalizál, közben mást is csinálunk. Itt minden egyszerű. Ha a megfelelő OCR szoftver telepítve van, akkor egyetlen gombnyomás elegendő a dokumentum digitalizálásához és a kívánt formátumban történő mentéséhez egy ilyen szkenneren.
Modern irodai megoldás egy mérnöki cég részlegének például egy A3-as szkenner, amely egy többfunkciós készülékbe kerül, valamint egy A3/A4-es nyomtató. Egy ilyen MFP-n kényelmes a rajzok digitalizálása és másolatok készítése.
Egyértelmű, hogy egy bekötött magazint vagy egy szétterített könyvet nem fog tudni beolvasni egy ívadagoló lapolvasóval.
A kétoldalas dokumentumok szkennelésére kétoldalas szkennerek állnak rendelkezésre, ahol két lapolvasó elem egy menetben dolgozza fel a lap mindkét oldalát.
Otthoni használatra jó megoldás a színes tintasugaras MFP. Az MFP egy többfunkciós eszköz, amely szkennert és nyomtatót tartalmaz. Az ilyen készülék egyben fénymásoló is. Ez azt jelenti, hogy az MFP automatikusan képes beolvasni egy dokumentumot, és kinyomtatni róla egy másolatot – fénymásolatot készíteni a dokumentumról.
A kombinált funkciókkal rendelkező kompakt készülék kevesebb helyet foglal az asztalon. Költsége jelentősen alacsonyabb lesz, mint a benne lévő eszközök összköltsége, ha külön vásárolja meg őket. Színes tintasugaras nyomtatón minőségi színes fényképeket, névjegykártyákat készítünk, síkágyas szkennerrel pedig dokumentumokat, fotóalbumokat vagy szükséges könyveket digitalizálunk.
A következő leckékben megtanuljuk, hogyan lehet manuálisan digitalizálni, konvertálni és menteni egy síkágyas szkenneren. szöveges dokumentumokat.
Ezekben a példákban egy népszerű A4-es asztali MFP-t használtam a beolvasáshoz. Egy ilyen olcsó eszköz a legjobb megoldás otthoni használatra, és egy második, kiegészítő MFP is lehet az irodában.
Tegyük fel, hogy logikailag több oldalunk van kapcsolódó dokumentum, amelyet digitalizálni kell és e-mailben el kell küldeni partnerünknek. Nevezzük "szerződésnek".
Szeretett Windows XP rendszerünkben van egy szabványos „Szkenner vagy digitális fényképezőgép varázsló”. A varázsló működéséhez a lapolvasót telepíteni kell a számítógépre, és engedélyezni kell. A varázslóban való munkavégzés nagyon egyszerű, és van egy kis útmutató a Dokumentumok digitalizálása Windows XP rendszerben című leckében.
A Windows 7 rendszerben a nyomtatott dokumentumok és képek elektronikus másolatainak létrehozására szolgáló eszköz a szabványos Windows fax és szkennelés összetevő.
Tehát elolvastuk a leckéket, és az egyik ilyen program segítségével beolvasott fájlokat kaptunk a szerződésünk oldalairól az egyik grafikus formátumok, elmentve, és csatold egy e-mailhez, küldd el a címre.
Itt az a rossz, hogy ha ezekkel a programokkal egy többoldalas dokumentumot szkennelünk, nem fogjuk tudni egyetlen fájlba egyesíteni az oldalbeolvasásokat. Természetesen sorszámozhatja az oldalfájlokat, és tömörítheti őket, így kompakt módon küldheti el őket. Címzettünk azonban csak egy grafikus szerkesztőben tudja sorra tekinteni az oldalakat, anélkül, hogy a dokumentumban navigálni tudna. Kényelmetlen és időt pazarol. És általában elfogadhatatlan.
Valójában ezekkel az eszközökkel egyedi digitális fényképeket kapunk egy dokumentum oldalairól.
A szétszórt szkenneléseinket konvertálni egységes dokumentum teljes szöveges keresés lehetőségével szövegfelismerő programra van szükség. Ma a legjobb a FineReader.
A FineReader egy program orosz cég ABBYY. Az ABBYY FineReader legújabb, 12-es verziója 2014 februárjában jelent meg. Ez a program kivonja a szöveges adatokat a digitális képekből - felismeri a szöveges karaktereket. Az ABBYY FineReader 12 Professional kiértékelő verziója letölthető a hivatalos forrásból: http://www.abbyy.ru/finereaderés 30 napig edzeni.
Jobb, ha a legújabb pro verziók egyike van telepítve a számítógépre. Itt és alább az ABBYY FineReader 10 Professional Edition programban végzett munka leírása található.
Így az előző leckéken standard Windows eszközökkel beszkenneltük az oldalakat, sorszámoztuk, "jpg" kiterjesztéssel elmentettük és egy külön mappába helyeztük, amit "Agreement"-nek neveztünk el.
Így a felismerő program csodálatos szolgáltatásait kihasználva könnyedén konvertálhatunk szerkeszthető formátumba a különféle képeket.
Erről bővebben a következő leckében: Szkennelés az ABBYY FineReaderben.
Tehát elolvassuk ezeket a leckéket, és meglátjuk, milyen előnyöket nyújt számunkra az elismerési program. Ahelyett, hogy fárasztó és időigényes gépelést végezne egy könyvből vagy prospektusból, egyszerűen beszkenneljük a szükséges oldalakat a FineReaderrel, szükség esetén szerkesztjük, majd elmentjük a kiválasztott formátumban, így gyorsan összeállíthat például cikket vagy kivonatot. .
És hogyan lehet beszkennelni a könyvek lapjait és digitalizálni a könyveket, amit a témában olvasunk: Könyv digitalizálása.
Végezetül foglaljuk össze a témát: a szkenner egy felismerő programmal kombinálva racionálisan helyettesíti a billentyűzetről történő gépelést. Papír változat esetén - nyomtatón vagy nyomdában nyomtatott szöveg, ahelyett, hogy a billentyűzetről írnánk be, egyszerűen beszkenneljük. A szkenner másik népszerű alkalmazási területe a különféle nyomtatott termékek - címkék, képeslapok, fényképek, magazinok, könyvek - digitalizálása.
Komoly problémái vannak a papíralapú dokumentumok tárolásával? A polcok hemzsegnek a nevetségesen duzzadt mappáktól, és három órára keresed a megfelelő papírt? Akkor itt az ideje elkezdeni a dokumentumok digitalizálását, amivel tisztább lesz az irodája vagy lakása, a keresési mód pedig egyszerűbb és kényelmesebb lesz. Hozzon létre saját digitális könyvtárat, szerkessze, másolja és helyezze át a digitális fájlokat tetszés szerint. A digitális dokumentumok létrehozásának lehetősége a civilizáció egyik áldása. Tehát használd ki!
Mielőtt merészelné digitalizálni dokumentumait, tudnia kell, hogy kétféleképpen tárolhatja azokat - képként és szöveges fájlként. A képek tárolása sokkal több helyet igényel a merevlemezen, de továbbra is megőrizheti az eredeti dokumentum stílusát. A beolvasott képek szöveges fájllá konvertálása további időt igényel, mivel szükséges az optikai karakterfelismerő OCR folyamat végrehajtása (bár, hogy pontos legyek, ez a név nem teljesen helyes, mivel digitális információkkal való munkavégzésről beszélünk, azonban, ahogy ez gyakran megesik, a kifejezés gyökeret vert).
Hogyan válasszunk formátumot a dokumentumok tárolására? Nagyon egyszerű: ha az eredeti dokumentumot kézzel írták, és fontos, hogy megőrizze "jellegét" (egy szeretett személy levele), vagy ha a dokumentum például műalkotás, akkor mentse el képként ( néha a felismerhető kézírás ugyanolyan fontos, mint az írott szavak). A kézzel írott dokumentumok képként való mentésének másik prózaibb oka a kézzel írt karakterek értelmezésére alkalmas, kereskedelmi forgalomban kapható szoftveres megoldás hiánya. Ez a technológia eddig a PDA-kban és a táblagépekben rekedt, amiben kicsit más formában valósul meg, mint amire szükségünk van. A táblagéppel a karaktereket kézzel írjuk, sorrendben beírjuk, a szoftver pedig valós időben alakítja át gépelt szöveggé. Egyetlen személy kézírásának felismerése egy beszkennelt dokumentumból a jövő kérdése.
Szkennerek
Függetlenül attól, hogy dokumentumait képként vagy szöveges fájlként tárolja, szkennerre lesz szüksége a digitalizálásukhoz. Ha digitalizálni akarsz viszonylag nagyszámú dokumentumokat, akkor elég lesz egy többfunkciós nyomtató vagy síkágyas szkenner. Egyetlen hátrányuk a viszonylag lassú sebességük. Ne feledje, hogy csak a drágább modellek rendelkeznek automatikus lapadagolóval a többoldalas dokumentumok kezelésére.
A legjobb modellek közé soroljuk a Fujitsu ScanSnap S1500-at és a HP ScanJet Professional 3000-et. Ezeknek az eszközöknek a dokumentumszkennelési sebessége átlagosan 20 oldal/perc vagy több. A ScanJet Professional 3000 megbízhatóbb papíradagoló mechanizmussal, míg a ScanSnap S1500 fejlettebb szoftverrel rendelkezik. Mindkét szkenner nagyjából ugyanabban az árkategóriában van, így a választás az Öné.
OCR - szoftver
A legtöbb szkenner mellékelve van szoftver a számítógépére telepített OCR megvalósításához. Ha elégedetlen a kísérő szoftverrel, vagy nincs ilyen, akkor az ilyen programok meglehetősen gyakoriak, és külön is megvásárolhatók. A következő piaci ajánlatok vannak:
FineReader 9 Express az ABBYY-től, 100 dollár normál és 400 dollár Pro 10 esetén;
. OmniPage 17 Standard by Nuance, 150 USD a normál verzióért és 500 USD a professzionális verzióért;
. Az Adobe Acrobat X Standard, 299 USD a normál verzióért és 449 USD a professzionális verzióért;
. A Nuance PaperPort 12 Standard verziója 100 dollárba kerül a normál verzióért és 200 dollárba a professzionális szoftververzióért, bár nincs OCR funkció, csak a beolvasott dokumentumok kezelésének lehetősége.
Engedély
A képként tárolt dokumentumokhoz általában elegendő a 150-200 dpi felbontás, de az OCR szoftver sokkal jobban működik, ha a képeket nagyobb, 300 dpi-s felbontásban tárolják. Minden attól függ, mire van szüksége. Ha meg szeretné tartani a beolvasott dokumentum legalább minimális olvashatóságát, csökkentheti a felbontási követelményeket. Ha fontos neked jó minőség, majd ennek megfelelően növelje meg.
OCR az interneten
Számos online szolgáltatás nyújt beszkennelt dokumentum felismerési szolgáltatást. A leghíresebbek közé tartoznak az ingyenes források Ingyenes OCR , ÚjOCRés OCR Online. Nagyszerűek kis projektekhez, vagyis csak kis dokumentumokkal dolgoznak. Először be kell olvasnia az eredetit a számítógép memóriájába, majd feltöltenie kell a dokumentum képét egy webhelyre. Természetesen mindegyik forrásnak megvannak a maga korlátai mind a dokumentum mennyiségét, mind tartalmát illetően. Tehát a webalkalmazások csak szöveget ismernek fel, sorok vagy további karakterek nélkül, amelyek az oldalon jelen vannak.
Szolgáltatás Ingyenes OCR ingyenes, azonban a feltöltött fájl mérete nem haladhatja meg a 2 MB-ot és legfeljebb 5000 pixelt tartalmazhat, ami egy normál szabványos dokumentumnál körülbelül 50 dpi. Ezenkívül óránként legfeljebb 10 ilyen dokumentumot dolgozhat fel. Webhelyszolgáltatások ÚjOCR ingyenesen is használhatod, de a felülete rendkívül primitív, de a feldolgozott dokumentumok mennyisége 2,5-szer nagyobb - akár 5 MB-ig. És végül az erőforrás OCR Online ingyenes fiókot igényel, de lehetővé teszi óránként 15 fájl feltöltését 4 MB-ig, oldalanként körülbelül 200 dpi felbontás mellett. Ha nem elégedett az ilyen mennyiségekkel, vásárolhat fizetős hozzáférést 3,95 dollárért (oldalonként 8 cent), és lehetőséget kaphat akár 50 dokumentum feldolgozására egyszerre, vagy 49,95 dollárt fizethet legfeljebb 5000 (1 cent) feldolgozásért. oldalanként). Ez a webes alkalmazás szöveges és grafikus elemekkel is működik, de természetesen messze van az Acrobat X vagy a FineReader 10 szabványaitól.
E-könyvek
Talán Ön is, akárcsak én, szereti egy igazi könyv illatát, szereti a vastag papír tapintását és a gyönyörű grafikák megjelenését. Mára azonban egyre többen foglalkoznak e-könyvekkel, amelyeket úgynevezett speciális olvasókkal, tabletekkel, okostelefonokkal, lejátszókkal és egyéb hordozható eszközökkel olvasnak. Nagy mennyiség az online áruházak egyszerűen gigantikus mennyiségű tartalmat kínálnak. De mi van akkor, ha saját e-könyv-gyűjteményt szeretne, amely nem érhető el digitális formátumban?
Ahhoz, hogy kedvenc "fizikai" könyveit e-könyvekké alakíthassa, először be kell szkennelnie őket, majd egy OCR programmal szöveges formátumba kell konvertálnia őket. Ez még akkor is fárasztó, ha egy nagyon gyors SÍKágyas szkennert használ. Az ilyen szkennerek "másolókhoz" hasonlítanak, nyomástartó fedelük van, így nemcsak egyes lapokat, hanem egész könyveket is képesek beolvasni. Ha készen áll, hogy „kibelezze” kedvenc könyvét, használhatja a SHEETFED szkennert, amely faxként működik, vagyis külön oldalakkal rendelkezik (például a Fujitsu ScanSnap S1500 és a HP ScanJet Professional 3000).
Miután dokumentumait, tankönyveit vagy könyveit PDF, Word vagy fb2 formátumba konvertálta, használhatja speciális programok rendszerezni, szerkeszteni vagy olvasni elektronikus dokumentumokat. Például a Caliber vagy a Stanza. - ingyenes szervező és szerkesztő e-könyvgyűjteményéhez. A program segíti a katalógus kezelését - rendszerezést, osztályozást, megjegyzéseket, keresést, új és régi könyvek mentését a számítógép merevlemezére vagy az e-olvasó memóriájába.
Minél nagyobb a szervezet, a szóban forgó cég, minél több dokumentumot tárolnak az archívumában, minél bonyolultabb a munkafolyamata, annál vonzóbbnak tűnnek az archívumok digitalizálására szolgáló szolgáltatások. Tehát mi az archívumok digitalizálása - ez a dokumentumok szkennelésének és katalogizálásának folyamata.
Hátrányok a papírarchívumokkal végzett munka során
Szóval, nagy archívumban keresni szükséges dokumentumot nagyon gyakran sok időt és erőfeszítést kell költenie. Ráadásul a leggyakrabban használt dokumentumok idővel megsérülhetnek vagy „elveszhetnek”, ha tévedésből az archívumba kerülnek. Bármilyen típusú vállalkozásnál gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor az információszolgáltatás nagy hatékonyságára van szükség: néha gyorsan elő kell készítenie a dokumentumokat aláírásra, papír- vagy digitális másolatokat kell készítenie, gondosan össze kell varrnia - a papírarchívumokkal végzett munka során elveszik a hatékonyság. Ez nem egy teljes lista azokról a kellemetlenségekről, amelyekkel szembe kell néznie a papírarchívumokkal végzett munka során. De ugyanakkor van egy meglehetősen egyszerű és elegáns módszer a probléma megoldására - a dokumentumok digitalizálása.
Az archívumok digitalizálásának előnyei?
- Érdemes megjegyezni, hogy csökken a papírarchívum, valamint a fénymásolási terület terhelése. Tehát most, ha a szervezet több alkalmazottjának egyidejűleg egy dokumentumra volt szüksége, akkor egyáltalán nem szükséges fénymásolni.
- a dokumentumok digitalizálása jelentősen csökkentheti a karbantartási költségeket papír archívum, valamint felszabadít néhány, korábban papírarchívum tárolására használt helyet.
Mi a folyamata a dokumentumok digitalizálásának?
- Speciálisan képzett szakemberek szortírozzák a dokumentumokat (az Ön cégének területén vagy eljuttatják egy irattári digitalizálással foglalkozó szervezet területére), majd korszerű szkennerekkel digitalizálják az archívumot teljes vagy egyedi dokumentumokban.
- A vonalkódokat és a nyomtatott dokumentumokat az optikai karakterfelismerő rendszer automatikusan elektronikus formává alakítja. Ezzel egyidejűleg elmentésre kerülnek a dokumentumok legfontosabb adatai: név, dátum, típus, szerződő fél stb.
- Az esetleges torzulások elkerülése érdekében a névjegyadatok újragépelésekor, a kézírásos adatok digitalizálására szolgáló telefonok archívum digitalizálása során kettős bejegyzést alkalmaznak. Vagyis a dokumentumok digitalizálása a jövőben lehetőséget ad arra, hogy kulcsszavak alapján teljes értékű operatív keresést végezzen, vagy bizonyos típusú dokumentumokat/vállalkozókat keressen.
Fájlkezelés
Az elektronikus archívumok lehetővé teszik a szkennelés eredményeként kapott fájlok kezelését. Az archívumok digitalizálása után a papíralapú dokumentumok rendszerezés és leírás tárgyát képezik. Prospektusba foglalják, rendszerezett teljes dokumentumkatalógust állítanak össze, figyelembe véve a megrendelő cég igényeit, sajátosságait. Ezzel jelentősen időt és energiát takaríthat meg az archívumokkal végzett munka során.
Az archívumok digitalizálásával foglalkozik
AZAZ. Khvorova
A dokumentumok digitalizálásának folyamata egy elektronikus archívum létrehozásához
A cikket a digitalizálás folyamatának szenteljük - ez a legkényelmesebb mechanizmus az információk mentésére és felhasználására modern körülmények között. A szerző áttekinti a levéltári anyagok digitalizálási folyamatának főbb pontjait, beleértve az elemzést is lehetséges módjai dokumentumok elektronikus formába átalakítása, digitalizálásra szánt dokumentumkategóriák, elektronikus dokumentumok tárolási formátumai és a modern digitalizálási szabványok tanulmányozása. A cikk elemzi is a szükséges feltételeket egy történelmi személy vagy esemény virtuális archívumának létrehozása kortárs kontextusban. Speciális figyelem a szerző figyelmet fordít az elektronikus források szervezésének sajátosságaira, feltárja a témában létező modern projekteket, és elemzi azokat a lehetséges nehézségeket, amelyekkel a kutató szembesülhet az elektronikus archívum létrehozása során.
Kulcsszavak: digitalizálás, archív dokumentum, elektronikus alap használat, virtuális archívum.
valóságok modern élet egyre inkább megkövetelik tőlünk az új információs technológiák aktív használatát. Az információs korszak is bevezeti a maga igazításait a levéltári források és a kutató közötti párbeszéd világába. A modern digitális technológiák lehetővé teszik a legglobálisabb ötletek megvalósítását egy alternatív tárolási mező létrehozására - a dokumentumok virtuális síkon történő tárolására.
A levéltári dokumentumok digitalizálása messze a legkényelmesebb eszköz az információk tárolására és felhasználására. Biztonságosabb és gazdaságosabb tárolást, egyszerű visszakeresést és használatot tesz lehetővé.
© Khvorova I.E., 2017
információkhoz, valamint az archív anyagokhoz való gyors hozzáféréshez. A dokumentumok digitalizálásának folyamata az egységes elektronikus felhasználási alap (a továbbiakban: EFP) kialakításán alapul. Az EFP archív dokumentumok elektronikus másolatainak gyűjteménye, amelyeket digitális adathordozón rögzítenek, és amelyeket eredeti dokumentumok helyett használnak1. Az EFP létrehozásának fontos pontja a létrehozásának folyamatának szabályozása.
A Szövetségi Levéltári Ügynökség helyettes vezetője szerint O.V. Naumov szerint a dokumentumok digitalizálásának fő célja a levéltári állomány dokumentumaihoz való hozzáférés bővítése és egyszerűsítése, az eredetiek biztonságának biztosítása a forgalomból való fokozatos kivonásuk révén, hozzáférés biztosítása az elektronikus pénztárhoz, valamint a nyilvánosság biztosításának felgyorsítása. szolgáltatások2.
Tekintsük a digitalizálási folyamat főbb pontjait. Mindenekelőtt figyelembe kell venni, hogy a levéltári alap Orosz Föderáció kiterjedt dokumentumfilm-tömböt tárol. Ezért, mielőtt elkezdené a dokumentumok szkennelését, célszerű digitalizálni tudományos referenciakészülék archiválni, elektronikus leltárt készíteni az adatlekéréshez. Az archív leltárak kezdeti digitalizálása lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy otthonról elhagyása nélkül megismerkedjen a tárolt dokumentumok listájával és az interneten keresztül megrendelje az érdeklődésre számot tartó dokumentumokat. Ugyanakkor figyelembe kell venni az ügyek címsorainak tudományos és műszaki kiadásának tényét is - csak a leltár javítása esetén kezdheti meg az alap digitalizálását.
A digitalizálandó dokumentumok kategóriái nemcsak az információvesztés veszélyével járó dokumentumokat tartalmazzák, hanem a legértékesebb, legkülönlegesebb anyagokat és dokumentumokat is. A dokumentumok egyediségére, értékére vonatkozó kritériumok némileg összemosódnak, a kereslet sem állandó érték, így a digitalizálási anyagok kiválasztásakor gyakran felmerül a kérdés: mely dokumentumokat kell elsősorban digitalizálni? Könnyebb lehet hatékonyabb mintát elérni, ha a kiválasztási folyamat nem csupán tagokat érint szakértői bizottság archívum, hanem bevontak szakembereket is – történészeket, politológusokat, szociológusokat, közéleti személyiségeket stb. Egy ilyen munkacsoport létrehozásának folyamata világos szabályozást igényel. Megjegyzendő, hogy a megfogalmazott kiválasztási kritériumok3 ellenére nem kötelező és regionális levéltárak
joga van kiválasztani azokat a dokumentumokat, amelyeket elsősorban digitalizálni kell.
A digitalizálási módszer megválasztása fontos, hiszen az anyagbemutató médiuma és formátuma is hordoz a kutató munkája szempontjából hasznos információkat, ezért nagyon fontos, hogy azt az eredetivel összevethető legpontosabb formában közvetítsük.
A dokumentumok közvetlen digitalizálása során az eredetivel való munkavégzés során minden biztonsági intézkedést be kell tartani, különös figyelmet kell fordítani a könyvek és az ókori aktusok szkennelésére (fény, nyomtató, szakember magatartása a digitalizálás során az elfogadott szabványoknak kell megfelelnie). Ebben a szakaszban a digitalizálási projekt pénzügyi lehetőségei kulcsszerepet játszanak - a szkennelési berendezés kiválasztása határozza meg ennek a folyamatnak az eredeti biztonságának fokát. A gazdaságosabb hardvereszköz kiválasztása elkerülhetetlenül magában hordozza a dokumentumok helyrehozhatatlan károsodásának kockázatát, és csökkenti az összehasonlítható, színes cserepéldány létrehozásának esélyét is4.
Dokumentum digitalizálása során az eredetiről legalább két másolat készül - egy munkapéldány és egy törzsmásolat. Mindkét anyagot fel kell címkézni és külön nyilvántartásba kell venni. Ennek a regisztrációs rendszernek köszönhetően a beolvasott dokumentum keresése gyorsabb és kényelmesebb lesz a felhasználó számára, a hitelesítő adatok pedig általánosságban megkönnyítik a dokumentum nyomon követését. tájékoztatási rendszer archívum.
A képtárolási formátumok közül a TIFF és a JPEG formátumot használják legszélesebb körben a levéltárosok. A TIFF formátum népszerűségét annak köszönheti, hogy a veszteségmentes adattömörítési algoritmusok révén képes megőrizni a képminőséget. A JPEG formátum nagy tömörítési képességgel rendelkezik, de a képminőség romlik. Lehet, hogy a változások szabad szemmel nem láthatók, de a tömörített képen éles kontrasztok vagy pixelek lesznek. Ezért a JPEG nem használható köztes formátumként a képfeldolgozásban. JPEG-ben csak a végleges verzió mentése megengedett. Ami az egyéb elektronikus dokumentumokat és tárolásukra legelőnyösebb formátumokat illeti, vannak szöveges dokumentumok (ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), videó (mov, avi, mpeg, mp4) és audio (wav) , aiff, mp3), rajzok (autocad), grafikonok és diagramok (tiff, pcx), adatbázisok táblázatok és relációs adatbázisok formájában (xls, xml, html, mdb). Fényképészeti dokumentumok esetén a pdf formátum is elfogadható. Az így kapott adattömb felhasználható digitális csatornákon történő átvitelre,
digitális optikai adathordozókon (egyszer írható CD-R, DVD-R, egyszer írható CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW lemezek), mágneses (merevlemezek, hajlékonylemezek, mágnesszalagok), flash meghajtókon stb. d.
Az elkészült digitális másolatok minőségére vonatkozó követelmények nincsenek egyértelműen megfogalmazva. A papíralapú dokumentumok elektronikus másolatai minőségének értékelésére nincsenek kritériumok: képparaméterek, tónusvisszaadás (kontraszt), fényerő, zaj, színpontosság, élesség, felbontás, geometriai torzítás stb. Külföldön már számos dokumentumot használnak, amelyek A digitalizált dokumentumok minőségének értékelésében szerzett tapasztalat hasznos lenne Oroszország számára. Az US National Standard ANSI/AIIM MS44 "Irányelvek a képszkennerek minőségellenőrzéséhez" meghatározza és nyilvánosságra hozza a szkennelés minőségének értékeléséhez szükséges alapvető terminológiát, alapvető paramétereket és kritériumokat, valamint ezek gyakorlati mérésének megközelítéseit. Ennek alapján, a modern követelmények figyelembevételével, 2000-ben nemzetközi ISO szabványokat dolgoztak ki a fekete-fehér dokumentumok szkennelésének minőségének felmérésére.
A digitalizálás után az eredeti visszakerül az archívumba tárolásra, az elkészült másolatok pedig feltöltik a felhasználó elektronikus pénztárát, és a kutatók rendelkezésére állnak.
A levéltári dokumentumok tárolásának és operatív felhasználásának problémájára a megoldás keresése az 1990-es évek közepén kezdődött, amikor az Egyesült Államok Kongresszusi Könyvtára megkezdte a meglévő mikrofilmgyűjtemény teljes digitalizálását (önálló gyűjteményként és fő hordozójaként). biztosítási és felhasználói alapok). A digitalizálás során az amerikai szakemberek azzal az igénysel szembesültek, hogy egységes megközelítést dolgozzanak ki az információhordozókról az elektronikus formába történő átvitel folyamatainak megvalósítására, vagyis szükség volt a digitalizálási folyamatok szabályozására.
A modern digitalizálási szabványok szabályozásuk szintje szerint 3 szabványkategóriára oszthatók: nemzetközi, nemzeti és szervezeti szabvány. Az ISO5 nemzetközi szabványt egy tudóscsoport fejleszti, alkalmazása technológiai, gazdasági és társadalmi előnyökkel jár, de nem kötelező az ISO szervezetben részt vevő országok számára. A nemzeti szabvány a hatóságok számára kötelező államhatalom különböző szinteken, a digitalizálási eljárás fejlesztésére, a jogszabályok, dokumentumszabványok sajátosságainak figyelembevételével fejlesztés alatt áll
egy adott országban. A szervezeti szabvány egy adott vállalat sajátosságait hangsúlyozza a dokumentum elektronikus formájúvá alakítása, valamint az azt követő tárolás és felhasználás során. leghíresebb nemzeti szabvány, amely a digitalizálás folyamatait szabályozza, az "S6 digitalizálási szabvány" (S6: Digitalizálási szabvány)6, amelyet Ausztrália és Új-Zéland Nemzeti Szabványügyi Bizottsága 2006-ban lépett életbe. 7 Sajnos Oroszországban nem létezik hasonló szabályozó dokumentum a digitalizálás és az EFP létrehozásának folyamatai .
2012-ben az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD) és a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchiv) alkalmazottai kifejlesztették „ Irányelvek a levéltári dokumentumok elektronikus másolásáról és a beérkezett információs tömb kezeléséről. Ezen ajánlások modellje az S6 digitalizálási szabvány és a FADGI műszaki irányelvei. Az ez irányú munka folytatása érdekében célszerűnek tűnik a levéltári informatizálás területén a különböző tevékenységi területeket szabályozó ágazati szabályozási és módszertani aktusok kidolgozására és aktualizálására vonatkozó Stratégia kidolgozása, valamint a levéltári informatizálás területén a szabályozás, ill. perspektivikus terv megvalósításához. A fejlesztők biztosították Főbb pontok amelyeket a szabályozó dokumentum elkészítésekor figyelembe kell venni.
1. A nemzetközi és nemzeti szabványosítási rendszerek kidolgozott és hatályba léptetett dokumentumainak szerkezetét és tartalmát a sajátosságok határozzák meg. jogi keretrendszer az ország, ahonnan származtak. Ezért az Orosz Föderációban történő közvetlen fordításuk és felhasználásuk kiegyensúlyozott megközelítést igényel.
2. Többet is létre kell hozni normatív dokumentum, amely a digitalizálás kérdéseit szabályozza, hanem a folyamat minden szakaszára és vonatkozására vonatkozó követelményeket leíró jogi aktusok összessége.
3. Jelen szabályozási és módszertani dokumentáció szerkezete és általános tartalma az iparági szakértők által választott külföldi analógokra építhető, amelyek a legközelebb állnak az orosz viszonyokhoz. A hazai fejlesztéseknek ugyanakkor teljes mértékben tükrözniük kell a digitalizálás valamennyi folyamatának és szempontjának (beleértve a berendezésekre, a személyzetre, az eljárásokra és a minőségirányításra vonatkozó követelményeket) Oroszországban rejlő sajátosságait8.
A dokumentumok digitalizálása szükséges intézkedés az archív dokumentumokhoz való gyors hozzáférés megszervezéséhez. A jelenlét mindenképpen
A dokumentumok tömbje lehetővé teszi egy új, felhasználóbarát, tudományosan hasznos információforrás – egy virtuális archívum – létrehozását. Ilyen virtuális adattárak példái megtalálhatók az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár honlapján.
Az I.A. virtuális archívuma A Bunin a benyújtott dokumentumok kényelmes osztályozásával és felhasználóbarát felülettel rendelkező erőforrás. A dokumentumok három csoportra oszthatók: „Kéziratok”, „Kivágások újságokból és folyóiratokból”, „Vizuális anyagok”, és az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár és az Orosz Diaszpóra Archívuma alapjainak eredeti példányainak szkennelt másolatai. Leedsben9. A projektfejlesztők felvázolják az ilyen projektek megvalósításának kulcsfontosságú pontjait: a pénzügyi kérdéseket, a levéltári dokumentumok töredezettségének problémáját, valamint azt, hogy tárgyalásokat kell folytatni a különböző intézmények, sőt országok tárházaival a szükséges anyagok összegyűjtése érdekében, és végül a probléma megoldása. jogi kérdések – hiszen az anyagok elektronikus közzététele is érvényes szerzői jog. Az erőforrás egy virtuális archívum létrehozására irányuló projekt megvalósításának pozitív példája. Az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár weboldala is kiváló példákat kínál az elektronikus adattárakról, mint dokumentumoknak szentelt forrásról. Honvédő Háború 1812 és az első világháború.
Az "Osip Mandelstam újraegyesült virtuális archívuma" elnevezésű elektronikus adattár létrehozói az Oxfordi Egyetem és a Mandelstam Társaság voltak. A projekt fejlesztői arra törekedtek, hogy azonosítsák, leírják és az interneten elhelyezzék Osip Mandelstam összes, vagy a lehető legtöbb fennmaradt kreatív és életrajzi anyagát, függetlenül azok fizikai elhelyezkedésétől10. Ugyanakkor a projekt egyesíti a kéziratokat, a szövegek átiratait, valamint az ezekhez fűzött megjegyzéseket.
Az ilyen projektek létrehozásának legfontosabb szakasza a dokumentumok keresése. Ezt a folyamatot nehezíti, hogy a korábban ismert és bemutatott gyűjtemények egy része már nem létezik. Miután a 90-es években eladásra kerültek, gazdát cseréltek, akiknek a nevét sem mindig lehet megállapítani. Más esetekben a tulajdonosok nem találnak bizonyos autogramokat vagy dokumentumokat. Ez teljes mértékben magyarázható azzal, hogy a levéltári-kéziratos alapok beszerzése dokumentumokkal
Az orosz diaszpóra adatait elsősorban adományozással végezték, és nem volt szisztematikus11. A fejlesztők megjegyzik, hogy ugyanez történik az állami archívumokkal is. Így a francia Nemzeti Levéltárban évekig nem találták meg O.E. érettségi okmányait. Mandelstam (2008 áprilisában fedezték fel újra)12.
Fontos megjegyezni, hogy az O.E. virtuális archívuma A Mandelstam nemcsak egy jó példa egy ilyen projekt megvalósítására, hanem egy ilyen archívum létrehozási folyamatának részletes leírásának köszönhetően egyfajta oktatóanyag a digitalizációs folyamat követőinek és kutatóinak.
A történelmi anyagok virtuális tárházának létrehozására irányuló végrehajtott orosz projektek elemzése rávilágít a dokumentumok széttagoltságának problémájára és a megtalálásuk nehézségére. Így egy projekt elkészítésekor fontos a külföldi archívumokkal való esetleges együttműködésre összpontosítani.
Így növekszik a közös munka, a közös projektek szerepe, hogy egyetlen virtuális teret hozzunk létre az azonos tárgyú anyagok tárolására.
A digitalizálás során ügyelni kell a digitalizáláshoz szükséges dokumentumok kiválasztásának folyamatára, valamint a minőségi szkennelő berendezések kiválasztására, hogy a digitalizálási folyamat biztonságos legyen az eredetik számára. Jelenleg azonban ebben a témában az egyik legsúlyosabb kérdés továbbra is a digitalizálási folyamat szabályozásának szükségessége (pl. Részletes leírás az anyagok kiválasztásának és a terminológia rögzítésének folyamata). Megfelelő, jogilag jóváhagyott szabvány nélkül a virtuális archívum létrehozásának folyamata fáradságos és a legtöbb kutató számára elérhetetlen marad.
Megjegyzések
Útmutató a levéltári dokumentumok elektronikus másolásához és a beérkezett információs tömb kezeléséhez. [Elektronikus forrás] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (hozzáférés dátuma: 2016.05.13.). A dokumentumok digitalizálásának jellemzői korabeli levéltárak. [Elektronikus forrás] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (Hozzáférés: 2016. 05. 13.).
Yumasheva Yu.Yu. Levéltárak és a „digitális fegyverkezési verseny” // Történelmi informatika. 2013. 3. szám 93. o.
ISO – Nemzetközi Szabványügyi Szervezet. Fejlesztő és kiadó nemzetközi szabványok. [Elektronikus forrás] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (elérés dátuma: 2016.05.13.).
Jelentés a kutatási munkáról a 2.2.4 "Ipari szabvány tervezetének kidolgozása levéltári dokumentumok elektronikus másolatainak elkészítésére" témában, A Szövetségi Levéltári Ügynökség állami feladata alapján végzett kutatási és fejlesztési munka terve 2014-re 89. sz. 2013. december 26-án kelt (első szakasz) "A levéltári dokumentumok digitalizálásának kérdéseit szabályozó külföldi szabályozási és módszertani dokumentáció kutatása és elemzése" / Yu.Yu. Jumasev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. Ott. S. 20.
Ivan Bunin egyesült elektronikus archívuma. [Elektronikus forrás] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (elérés dátuma: 2016.05.13.). Osip Mandelstam újraegyesített virtuális archívuma. [Elektronikus forrás] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (elérés dátuma: 2016.05.13.).
Popov A.V. Orosz külföld és levéltárak: Orosz emigráció dokumentumai a moszkvai levéltárban: azonosítási, beszerzési, leírási és felhasználási problémák (Anyagok az orosz politikai emigráció történetéhez. 4. szám). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Osip Mandelstam újraegyesített virtuális archívuma.