A dokumentumok digitalizálása a dokumentumok digitális formába való átalakítása. Rajzokat, szövegeket és könyveket digitalizálhat. Bármely átlagos iroda, intézmény tevékenysége előbb-utóbb a falai közti formációhoz vezet Hatalmas mennyiségű dokumentumokat. A dokumentumokat polcokon és íróasztalfiókokban tárolják. Hatalmas helyet foglalnak el az irodai szekrényekben és az irodai alkalmazottak asztalain. Dokumentáció hegyei, amit nagyon nehéz megérteni, és szinte lehetetlen gyorsan megtalálni egyik vagy másik dokumentumot. Annak érdekében, hogy az iroda ne váljon dokumentumok archív tárává, és munkatársai gyorsan dolgozhassanak bármelyikkel szükséges dokumentációt, digitalizálnia kell a cégnél elérhető összes dokumentumot és át kell vinnie papírról a elektronikus formában szkennelés és dokumentumfelismerő szolgáltatások igénybevétele. Az elektronikus dokumentumok sokkal könnyebben feldolgozhatók és tárolhatók. Nem foglalnak sok helyet az irodában. Nem veszhetnek el, nem sérülhetnek meg, és egy digitalizált elektronikus archívumban, ahol minden rendszerezve és kötegekbe rendezve, sokkal könnyebb megtalálni egy dokumentumot, mint egy irodai szekrényben tárolt hatalmas papírkötegben. A digitalizált dokumentumok akkor is kényelmesek, ha a cég alkalmazottja üzleti útra vagy tárgyalásra megy. A zsebében lévő kis pendrive képes tárolni a cég dokumentumainak teljes archívumát, és szükség esetén lehetőséget ad neki, hogy gyorsan megtalálja a szükséges dokumentumokat. Nagyon kényelmes és praktikus a digitalizált dokumentumok használata, miközben a dokumentumdigitalizálási szolgáltatások nem elég drágák, és nem csak a nagyvállalatok, hanem a kis cégek és költségvetési szervezetek számára is elérhetőek.
Rajzok digitalizálása
A rajzok digitalizálása vagy más néven vektorizálás lehetővé teszi a műszaki és építészeti rajzok átvitelét papírról elektronikus formátumba. A rajzok digitalizálási szolgáltatásai jelentősen leegyszerűsíthetik és rendszeresíthetik a tervdokumentációk archiválási tárolásának rendszerét, és mindkettő számára nagyon fontosak. ipari vállalkozásokés tudományos intézetek, valamint építészeti és tervezőirodák, magánépítészek, hallgatók és mindenki számára, aki munkája vagy tanulmányaik sajátosságai szerint rajzzal dolgozik. A tervdokumentáció archiválásának fő problémája általában a kívánt rajz keresése, a Whatman papírra nyomtatott rajz tárolási feltételei és terjedelmessége. A rajzok digitalizálása hatékonyan megoldhatja ezeket a problémákat. Amikor egy rajz a digitalizálásnak köszönhetően átkerül a papírról a elektronikus formátumban, tárolásához nem szükséges nagy archiválási terület, hanem a számítógép merevlemezén vagy bármilyen más elektronikus adathordozón csak kevés szabad hely elegendő. Ugyanakkor elég egyszer rendszerezni az archívum tartalmát, a digitalizált rajzokat tematikus mappákba bontani, és ezt követően könnyen megtalálható a szükséges rajz. Az elektronikus archívumban tárolt rajzok nincsenek kitéve mechanikai igénybevételnek, illetve egyéb természeti erők és elemek hatásának. Nem nedvesedhetnek be, nem szakadhatnak el vagy nem vesznek el, és a tartalék rendszernek köszönhetően száz százalékig megvédheti magát az elvesztésüktől vagy elvesztésüktől. A digitalizált rajzokkal sokkal könnyebb dolgozni, mint a papíron készült rajzokkal. Sokkal kényelmesebb, ha egy lézerlemezt viszel magaddal, amelyen mindig a teljes archívumhoz hozzáférhetsz, nem pedig a nagy mennyiségű papírt és a kényelmetlen rajzokat. Igen, és mutasd meg a rajzot az ügyfélnek, ahol kényelmesebb a számítógép vagy laptop monitorán, de anélkül, hogy több méteres rajzpapírt tenne ki az asztalára. Arról nem is beszélve, hogy a digitalizált rajz egyszerűen elküldhető email, miközben megtakarítja az Ön és annak az idejét, akinek ezt a rajzot szánták. Ma már számos cég nyújt rajzok digitalizálására vonatkozó szolgáltatást, és örömmel konstatálhatjuk, hogy cégünk a dokumentumok digitalizálása terén az egyik vezető szerepet tölt be. A mai napig minden szükséges eszközzel és programmal rendelkezünk, hogy biztosítsuk bármely rajz digitalizálását, minőségének teljes, részletes megőrzésével.
Szövegek digitalizálása
A szövegek digitalizálása a nyomtatott szöveg papírról elektronikus formátumba konvertálásának módszere. A szövegek digitalizálása nélkülözhetetlen az elektronikus archívumok létrehozásának kényelmes eszközeként, valamint a könyvek és tankönyvek elektronikus formátumba konvertálásának eszközeként. Az irodalmi szó szerelmeseinek most nem kell órákat a könyvtárban ülniük, vagy nehéz és kényelmetlen könyvet cipelniük. Elég, ha van egy elektronikus táblagépe, amely könnyen elfér a zsebében vagy a pénztárcájában, és bármilyen szépirodalmat vagy referencia irodalmat elolvas.
Könyvek digitalizálása
A szöveg digitalizálása lehetővé teszi az átvitelt digitális formátumban bármilyen méretű könyvet. Nagyon kényelmes és praktikus. A könnyű kezelhetőség mellett érdemes megemlíteni a nyilvánvaló gazdasági előnyöket. Korántsem mindig vásárolhat ezt vagy azt a tankönyvet vagy könyvet magának, ugyanakkor kölcsönözheti a könyvtárból vagy egy baráttól, és a digitalizálási szolgáltatásnak köszönhetően az elektronikus változat tulajdonosa lehet, sokkal kevesebbet költve. pénzt erre, mint egy könyv vásárlására. A könyvek digitalizálása nagymértékben leegyszerűsítette a ritka kéziratok és történelmi értékű könyvek tárolásának folyamatát is. Hiszen a papír nem örök, hanem elektronikus változat A nyomtatott szó valóban több ezer évig tárolható, és soha nem veszíti el eredeti tartalmát, nemcsak a szöveget, hanem az illusztrációkat is megőrzi az utókor számára.
Weboldal, elektronikus olvasóterem:
CJSC "Alt-soft" - a szoftver- és információs komplexum (PIC) megvalósítása és műszaki támogatása az elektronikus olvasótermek megszervezéséhez a Pszkov régió állami archívumában.
2012-ben a PIK véglegesítésének munkája finanszírozás hiányában nem történt meg.
2013-ban a munkát folytatták, aminek eredményeként többek között elkészült a Pszkov régió levéltárának internetes portálja.
A finanszírozás benne van állami program Pszkov régió „Fejlesztés információs társadalom"(2020-ig), szakasz -" A PIK "A regionális levéltárak elektronikus olvasóterme" támogatására irányuló intézkedések végrehajtása, évente 1,5 millió rubelt osztanak ki.
A GAPO igazgatójával folytatott levelezésből: Ennek a programnak valóban évente 1 500 000 rubelrel kell feltöltenie az archívum kereteit. Valójában 500 000-ünk van.
Az archívum (pontosabban a régió) 250 ezret fizet az "Információs források" oldal éves karbantartásáért és felülvizsgálatáért.
Egyelőre (2018. augusztus) nincs mód arra, hogy bármit is elhelyezzenek az oldalon (bármilyen hozzáféréshez).
A leírások hibáit szintén nem javítjuk.
Ezzel párhuzamosan döntik el, hogyan biztosítják technikailag a távoli hozzáférést.
De még mindig homályos. Nincs pénz semmire.
Beszélgetés a szintén Alt-Soft által készített RGIA weboldal munkájáról.
Az archív fájlok digitalizálása:
A Pszkov régió államkincstári intézményének biztosítási alap és audiovizuális dokumentumok osztálya "Pszkov régió állami archívuma".
A Pszkov Régió Biztosítási Alap és Audiovizuális Dokumentumok Állami Levéltára 2003. február 1-jén jött létre a Pszkov Régió Adminisztrációjának utasítására. Az újonnan létrejövő archívum számára a főbb feladatokat meghatározták: a nemzeti, védelmi, tudományos, kulturális és történelmi örökségnek minősülő egyedi és különösen értékes dokumentumok egységes biztosítási pénztárának létrehozását és megőrzését, valamint az örökség teljes körű beszerzését. Levéltári Alap Orosz Föderáció audiovizuális és elektronikus dokumentumok, amelyek jelentősen kiegészítik a dokumentumforrásokat papír hordozóértékes információkat, amelyek vizuális és auditív reprodukciót biztosítanak a múlt eseményeiről és résztvevőiről, ami rendkívül fontos a történelem feldolgozásához.
Az archívum felépítését két osztály képviseli: a mikrofilmezés és dokumentumok digitalizálása, valamint a biztonságot, a könyvelést, a dokumentumok beszerzését és felhasználását biztosító osztály. Link.
A három alkalmazottat magában foglaló dokumentumok mikrofilmezési és digitalizálási osztálya a Pszkov régió állami archívumának leltárainak és aktáinak elektronikus formában történő átvitelével foglalkozik. A digitalizálás elősegíti az információs társadalom modern normáinak megfelelő dokumentumokhoz való gyors, kényelmes hozzáférést a felhasználók számára, és felkészül egy biztosítási alap létrehozására, amelynek célja az Oroszországi Levéltári Alap leggazdagabb örökségének megőrzése.
Az osztály szakemberei által végzett fő munkatípus a dokumentumszkennelés. Link.
Az archívum pénzt keres a digitalizált dokumentumok szerverére (a kibocsátási ára 600 ezer rubel), mivel a felhasznált szabad terület fogy.
Dokumentumdigitalizálási források összefoglalása:
Emberek: három alkalmazott.
Finanszírozás:
Rosarkhiv 2017-ben nem oszt ki pénzt az FTP "Oroszország kultúrája"-ból.
2012-ben 1 500 000 rubelt különítettek el, többet nem adnak.
a regionális programban nagy pénz nem, a digitalizálás a vásárolt berendezéseken a terveknek megfelelően zajlik.
Technika:
könyvszkenner,
egy másik könyvszkenner, amely lehetővé teszi akár 35 cm vastag dokumentumok beolvasását,
két munkaállomás.
Az elvégzett munka köre:
Két éven keresztül (2010-2011) digitális képet készítettünk a készletekről teljes egészében - 12734 leltár, 180904 ív.
A Biztosítási Alap Állami Levéltára és Audiovizuális Dokumentumok 2012-től megkezdte a tervezett digitalizálást. levéltári dokumentumok 1917 októberéig tartó időszak, a Pszkov Területi Állami Levéltárban tárolva. A GAPO felkészült perspektivikus terv a régió Állami Levéltári Igazgatóságának Szakértői Ellenőrző és Módszertani Bizottsága által felülvizsgált és jóváhagyott dokumentumok digitális másolatainak készítése. A Tervbe való felvételhez három fő jellemzőt használtunk: a leggyakrabban használt aktákat, a különösen értékes iratok kategóriáját, figyelembe véve a későbbi biztosítási másolatok készítését, Velikie Luki városának és a Velikie Luki városrész történetének dokumentumait. annak érdekében, hogy kielégítse Velikie Luki város felhasználóinak érdekeit, ahol a helytörténet nagyon erősen fejlett.
2012-2013-ban 1595 tokot 157 459 ív terjedelemben digitalizáltak.
Kiderült, hogy naponta átlagosan 216 oldalt szkenneltek be.
Ha módosítja az ünnepeket és a hétvégéket, kerekítse felfelé - legyen 300 oldal.
Az alábbi linken található kommentből:
Egy munkanap alatt egy bolygószkenneren (és az archívumok túlnyomó többségében csak egy van) maximum 280-300 lapot készíthet (ez akkor van, ha a szkenneren kényelmesen elhelyezett apróságok nem metrikák / revíziók / vallomások és nem rajzok). Ez csak egy beolvasás, a fogadott képkockák feldolgozása nélkül.
A fórumon az archívum igazgatójával folytatott levelezésből:
Most (2018. augusztus) az anyakönyvi hivatalból átutalt alap szkennelése folyik.
A jövőben a genealógiai anyag digitalizálása szempontjából.
A szkennelt fájlok adatbázisában 1680 egység található.
Jobban beolvasva feldolgozzák, és hozzáadják az adatbázishoz, amikor készen állnak.
Vannak metrikák (nem tudom pontosan) és vannak bevallásosak (biztos vagyok benne) - ezek azok, amelyeket közvetlenül a helyreállítás után szkenneltek. A Sebezh kerületre több felülvizsgálat is vonatkozik.
A digitalizálási kilátások tekintetében megállapodás a oktatási intézmények, amely meghatározza a tudományos munka szempontjából leginkább keresett ügyek digitalizálásának sorrendjét.
A mérőszámok nagyarányú digitalizálása nem várható (legalábbis egyelőre).
Hosszú távú terv a dokumentumok digitális másolatainak elkészítésére:
A GAPO hosszú távú tervet készített a dokumentumok digitális másolatainak elkészítésére, amelyet a régió Állami Levéltári Igazgatóságának Szakértői Ellenőrző és Módszertani Bizottsága felülvizsgált és jóváhagyott.
Tudjon meg többet erről a tervről.
Tervforma példa.
A levéltári dokumentumok digitalizálásával kapcsolatos munka szervezése, útmutatók.
Az egyes irattári források digitalizálási munkáinak megszervezése és ellenőrzése érdekében Perspektivikus Digitalizálási Tervet kell készíteni, amely tartalmazza az elektronikus másolatok készítésére szánt alapok megnevezését az archívum teljes gyűjteményén belül (sz. melléklet). . 2).
A Perspektivikus Terv éves monitoringját és felülvizsgálatát, amelyet a digitalizálandó alapok jegyzékében szereplő éves digitalizálási terv végrehajtásának eredményei alapján kell elvégezni, évente kell elvégezni.
A gyűjtemény digitalizálási terve 2016-tól 36 archívumban érhető el. Adat
A dokumentumok digitalizálása a dokumentumok digitális formába való átalakítása a dokumentum egyes mezőinek utólagos felismerésével. Ha érdekli ez a szolgáltatás, kérjük, forduljon másolóközpontunkhoz. Árban és minőségben a legjobb ajánlatot adjuk Önnek.
A digitalizált dokumentum kényelmes és praktikus. Ez a szolgáltatás a cégek átállása miatt egyre népszerűbb elektronikus dokumentumkezelés. Az ügyfelek gyakran fordulnak másolóközpontunkhoz és kérdezik, hogy mi az archívumok digitalizálása. Részletesen elmeséljük nekik, hogyan megy. ezt az eljárástés milyen előnyei vannak. Ez utóbbiak közül kiemelhető, hogy a digitalizált dokumentumok:
- ne foglaljon több helyet;
- könnyen szerkeszthető;
- rendezett állapotban vannak - ami lehetővé teszi, hogy gyorsan keressen konkrét információkat
Ha szükséges, bármilyen fájlt másolhat és kinyomtathat. Mindez csak néhány percet vesz igénybe.
A dokumentumok digitalizálásának folyamata meglehetősen összetett, odafigyelést és felelősséget igényel. Szakembereink mindenekelőtt előkészítő munkákat végeznek, hézagolást és utána (esetenként varrást) végeznek. Ezután megszűnnek a mechanikai sérülések - a gyűrődések a dokumentumon, majd közvetlenül a szkennelés, majd ezt követően - a digitalizálás eredményének ellenőrzése az eredeti mintával. Így a levéltári dokumentumok digitalizálását csak olyan szakember végezheti, aki ismeri ennek a munkának minden fortélyát, és rendelkezik a megfelelő gyakorlattal.
A digitalizálandó dokumentumok
Másolóközpontunkban szinte minden dokumentumot digitalizálhat. Gyere el hozzánk papírmintával, diadal, könyvvel, rajzokkal, magazinnal. Kihasználva modern felszerelés, mindezt a lehető legrövidebb időn belül lefordítjuk elektronikus formára.
A dokumentumok digitalizálása során a szolgáltatás ára az anyagok mennyisége, minősége és a rendelkezésére álló idő alapján alakul ki. Mindezeket az adatokat menedzserünk tisztázza. A konzultáción megkérdezi, milyen sürgősen van szüksége a dokumentumok digitalizálására Moszkvában, és milyen költségvetéssel számol. Mindenesetre biztos lehet benne, hogy megtaláljuk az Ön számára legmegfelelőbb megoldást. A segítségünkkel készített katalógusok és elektronikus archívumok mindig kéznél lesznek, és nem kell keresgélni az időt. szükséges dokumentumot. Nagyon hamar rájön, milyen kényelmes.
Manapság a legtöbb levéltári cég kínálja a dokumentumok digitalizálásának szolgáltatását. Az igényt az okozza, hogy szinte minden szervezet tevékenysége nehezen képzelhető el elektronikus archívum nélkül, amely kényelmes és praktikus, lehetővé téve a dokumentumok gyors és egyszerű hozzáférését. Az ilyen típusú archívumokra való átállás akkor indokolt, ha problémák merülnek fel a munkapapírok tárolásával kapcsolatban: szabad hely hiánya, a tárolás szabályainak és minőségének betartása stb.
Az adatbázis és az elektronikus archívum létrehozásának szakaszai
Az olyan eljárás, mint a dokumentumok digitalizálása, több szakaszban történik.
1. Munkapapírok előkészítése szkenneléshez:
- technikai (fizikai) képzés. Ez abból áll, hogy feloldja a kapcsokat, gemkapcsokat stb.;
- anyagok rendszerezése. Ez magában foglalja a tartalommal való munkát: a dokumentumok időrendjének, szerkezetének, típusának megválasztását.
2. Dokumentumok digitalizálása. Ebben a szakaszban a következő tevékenységeket hajtják végre:
- a szkennelés technikai paramétereinek kiválasztása (felbontás);
- az eredmények mentésének formátumának kiválasztása (képek, fájlok formájában, amelyek lehetővé teszik a dokumentum szerkesztését);
- szkennelés típusa (folyam vagy síkágyas).
3. A kapott információk feldolgozása. Néha a „forrás” nem megfelelő minőségű digitalizált papírjai további feldolgozást igényelnek (fakulás, szín stb. korrekciója).
A digitalizáláshoz szükséges dokumentumok minimális terjedelme 5000 oldal
Dokumentumok digitalizálása: finomságok és árnyalatok
A papíralapú archív dokumentumok elektronikusvá alakításához speciális berendezéseket használnak: leggyakrabban különféle típusú szkennereket használnak (ipari, nagy formátumú, bolygó, könyv).
A digitalizálást követően a beérkezett dokumentumok eredetinek való megfelelőségét ellenőrizni kell. Ez egy fontos és időigényes lépés az eljárásban, mert egyes dokumentumokon különféle gyűrődések, sérülések vagy horzsolások lehetnek, amelyeket a számítógépes programok nem ismernek fel. Külön figyelmet érdemel a tervdokumentáció, amely számos különleges szimbólumot és jelzést tartalmaz.
Dokumentumdigitalizálási szolgáltatások
Tekintettel arra, hogy ez az eljárás fokozott figyelmet igényel és Jó minőség A kivitelezést magasan képzett szakembereknek kell elvégezniük, akik megfelelő munkatapasztalattal rendelkeznek, és már több projektet megvalósítottak.
Cégünk számára az iratdigitalizálás szakszolgáltatás: bármilyen volumenű dokumentumokkal dolgozunk, szolgáltatásokat nyújtunk nagy cégekés kis szervezetek, a teljes titoktartás megőrzése mellett.
AZAZ. Khvorova
A dokumentumok digitalizálásának folyamata egy elektronikus archívum létrehozásához
A cikket a digitalizálás folyamatának szenteljük - ez a legkényelmesebb mechanizmus az információk mentésére és felhasználására modern körülmények között. A szerző áttekinti a levéltári anyagok digitalizálási folyamatának főbb pontjait, beleértve az elemzést is lehetséges módjai dokumentumok átalakítása elektronikus formába, dokumentumkategóriák digitalizálásra, tárolási formátumok elektronikus dokumentumokat valamint a kortárs digitalizálási szabványok tanulmányozása. A cikk elemzi is a szükséges feltételeket egy történelmi személy vagy esemény virtuális archívumának létrehozása kortárs kontextusban. Speciális figyelem a szerző figyelmet fordít az elektronikus források szervezésének sajátosságaira, feltárja a témában létező modern projekteket, és elemzi azokat a lehetséges nehézségeket, amelyekkel a kutató szembesülhet az elektronikus archívum létrehozása során.
Kulcsszavak Kulcsszavak: digitalizálás, archív dokumentum, elektronikus használati alap, virtuális archívum.
valóságok modern élet egyre inkább megkövetelik tőlünk az új információs technológiák aktív használatát. Az információs korszak is bevezeti a maga igazításait a levéltári források és a kutató közötti párbeszéd világába. A modern digitális technológiák lehetővé teszik a legglobálisabb ötletek megvalósítását egy alternatív tárolási mező létrehozására - a dokumentumok virtuális síkon történő tárolására.
A levéltári dokumentumok digitalizálása messze a legkényelmesebb eszköz az információk tárolására és felhasználására. Biztonságosabb és gazdaságosabb tárolást, egyszerű visszakeresést és használatot tesz lehetővé.
© Khvorova I.E., 2017
információkhoz, valamint az archív anyagokhoz való gyors hozzáféréshez. A dokumentumok digitalizálásának folyamata az egységes elektronikus felhasználási alap (a továbbiakban: EFP) kialakításán alapul. Az EFP archív dokumentumok elektronikus másolatainak gyűjteménye, amelyeket digitális adathordozón rögzítenek, és amelyeket eredeti dokumentumok helyett használnak1. Az EFP létrehozásának fontos pontja a létrehozásának folyamatának szabályozása.
A Szövetségi Levéltári Ügynökség helyettes vezetője szerint O.V. Naumov szerint a dokumentumok digitalizálásának fő célja a levéltári állomány dokumentumaihoz való hozzáférés bővítése és egyszerűsítése, az eredetiek biztonságának biztosítása a forgalomból való fokozatos kivonásuk révén, hozzáférés biztosítása az elektronikus pénztárhoz, valamint a nyilvánosság biztosításának felgyorsítása. szolgáltatások2.
Tekintsük a digitalizálási folyamat főbb pontjait. Először is figyelembe kell venni, hogy az Orosz Föderáció archív alapja kiterjedt dokumentumtömböt tárol. Ezért, mielőtt elkezdené a dokumentumok szkennelését, célszerű digitalizálni tudományos referenciakészülék archiválni, elektronikus leltárt készíteni az adatlekéréshez. Az archív leltárak kezdeti digitalizálása lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy otthonról elhagyása nélkül megismerkedjen a tárolt dokumentumok listájával és az interneten keresztül megrendelje az érdeklődésre számot tartó dokumentumokat. Ugyanakkor figyelembe kell venni az ügyek címsorainak tudományos és műszaki kiadásának tényét is - csak a leltár javítása esetén kezdheti meg az alap digitalizálását.
A digitalizálandó dokumentumok kategóriái nemcsak az információvesztés veszélyével járó dokumentumokat tartalmazzák, hanem a legértékesebb, legkülönlegesebb anyagokat és dokumentumokat is. A dokumentumok egyediségére, értékére vonatkozó kritériumok némileg összemosódnak, a kereslet nem állandó érték, ezért a digitalizálási anyagok kiválasztásakor gyakran felmerül a kérdés: mely dokumentumokat kell elsősorban digitalizálni? Könnyebb lehet hatékonyabb mintát elérni, ha a kiválasztási folyamat nem csupán tagokat érint szakértői bizottság archívum, hanem bevontak szakembereket is – történészeket, politológusokat, szociológusokat, közéleti személyiségeket stb. Egy ilyen munkacsoport létrehozásának folyamata világos szabályozást igényel. Megjegyzendő, hogy a megfogalmazott kiválasztási kritériumok3 ellenére nem kötelező és regionális levéltárak
joga van kiválasztani azokat a dokumentumokat, amelyeket elsősorban digitalizálni kell.
A digitalizálási módszer megválasztása fontos, hiszen az anyagbemutató médiuma és formátuma is hordoz a kutató munkája szempontjából hasznos információkat, ezért nagyon fontos, hogy azt az eredetivel összevethető legpontosabb formában közvetítsük.
A dokumentumok közvetlen digitalizálása során fontos minden biztonsági intézkedés betartása az eredetivel való munkavégzés során, különös figyelmet kell fordítani a könyvek és az ókori aktusok szkennelésére (fény, nyomtató, szakember magatartása a digitalizálás során az elfogadott szabványoknak kell megfelelnie). Ebben a szakaszban a digitalizálási projekt pénzügyi lehetőségei kulcsszerepet játszanak - a szkennelési berendezés kiválasztása határozza meg ennek a folyamatnak az eredeti biztonságának fokát. A gazdaságosabb hardvereszköz kiválasztása elkerülhetetlenül magában hordozza a dokumentumok helyrehozhatatlan károsodásának kockázatát, és csökkenti az összehasonlítható, színes cserepéldány létrehozásának esélyét is4.
Dokumentum digitalizálása során az eredetiről legalább két másolat készül - egy munkapéldány és egy törzsmásolat. Mindkét anyagot fel kell címkézni és külön nyilvántartásba kell venni. Ennek a regisztrációs rendszernek köszönhetően a beolvasott dokumentum keresése gyorsabb és kényelmesebb lesz a felhasználó számára, a hitelesítő adatok pedig általánosságban megkönnyítik a dokumentum nyomon követését. tájékoztatási rendszer archívum.
A képtárolási formátumok közül a TIFF és a JPEG formátumot használják legszélesebb körben a levéltárosok. A TIFF formátum népszerűségét annak köszönheti, hogy a veszteségmentes adattömörítési algoritmusok révén képes megőrizni a képminőséget. A JPEG formátum nagy tömörítési képességgel rendelkezik, de a képminőség romlik. Lehet, hogy a változások szabad szemmel nem láthatók, de a tömörített képen éles kontrasztok vagy pixelek lesznek. Ezért a JPEG nem használható köztes formátumként a képfeldolgozásban. JPEG-ben csak a végleges verzió mentése megengedett. Ami más típusú elektronikus dokumentumokat és tárolásuknak legelőnyösebb formátumait illeti, vannak szöveges dokumentumokat(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), videó (mov, avi, mpeg, mp4) és hang (wav, aiff, mp3), rajzok (autocad), grafikonok és diagramok (tiff, pcx), DB táblázatok és relációs adatbázisok (xls, xml, html, mdb) formájában. Fényképészeti dokumentumok esetén a pdf formátum is elfogadható. Az így kapott adattömb felhasználható digitális csatornákon történő átvitelre,
digitális optikai adathordozókon (egyszer írható CD-R, DVD-R, egyszer írható CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW lemezek), mágneses (merevlemezek, hajlékonylemezek, mágnesszalagok), flash meghajtókon stb. d.
Az elkészült digitális másolatok minőségére vonatkozó követelmények nincsenek egyértelműen megfogalmazva. A papíralapú dokumentumok elektronikus másolatai minőségének értékelésére nincsenek kritériumok: képparaméterek, tónusvisszaadás (kontraszt), fényerő, zaj, színpontosság, élesség, felbontás, geometriai torzítás stb. Külföldön már számos dokumentumot használnak, amelyek A digitalizált dokumentumok minőségének értékelésében szerzett tapasztalat hasznos lenne Oroszország számára. Az US National Standard ANSI/AIIM MS44 "Irányelvek a képszkennerek minőségellenőrzéséhez" meghatározza és nyilvánosságra hozza a szkennelés minőségének értékeléséhez szükséges alapvető terminológiát, alapvető paramétereket és kritériumokat, valamint ezek gyakorlati mérésének megközelítéseit. Ennek alapján, a modern követelmények figyelembevételével, 2000-ben nemzetközi ISO szabványokat dolgoztak ki a fekete-fehér dokumentumok szkennelésének minőségének felmérésére.
A digitalizálás után az eredeti visszakerül az archívumba tárolásra, az elkészült másolatok pedig feltöltik a felhasználó elektronikus pénztárát, és a kutatók rendelkezésére állnak.
A levéltári dokumentumok tárolásának és operatív felhasználásának problémájára a megoldás keresése az 1990-es évek közepén kezdődött, amikor az Egyesült Államok Kongresszusi Könyvtára megkezdte a meglévő mikrofilm-gyűjtemény teljes digitalizálását (önálló gyűjteményként és fő hordozójaként). biztosítási és felhasználói alapok). A digitalizálás során az amerikai szakemberek szembesültek azzal az igénysel, hogy egységes megközelítést dolgozzanak ki az információhordozókról az elektronikus formára történő átviteli folyamatok megvalósítására, vagyis szükség volt a digitalizálási folyamatok szabályozására.
A modern digitalizálási szabványok szabályozásuk szintje szerint 3 szabványkategóriára oszthatók: nemzetközi, nemzeti és szervezeti szabvány. Az ISO5 nemzetközi szabványt egy tudóscsoport fejleszti, alkalmazása technológiai, gazdasági és társadalmi előnyökkel jár, de nem kötelező az ISO szervezetben részt vevő országok számára. A nemzeti szabvány a hatóságok számára kötelező államhatalom különböző szinteken, a digitalizálási eljárás fejlesztésére, a jogszabályok, dokumentumszabványok sajátosságainak figyelembevételével fejlesztés alatt áll
egy adott országban. A szervezeti szabvány egy adott vállalat sajátosságait hangsúlyozza a dokumentum elektronikus formájúvá alakítása, valamint az azt követő tárolás és felhasználás során. leghíresebb nemzeti szabvány A digitalizálás folyamatait szabályozó "S6 digitalizálási szabvány" (S6: Digitalizálási Szabvány)6, amelyet Ausztrália és Új-Zéland Nemzeti Szabványügyi Bizottsága lépett hatályba 2006-ban. 7 Sajnos Oroszországban nincs hasonló, a digitalizálási folyamatok és az EFP létrehozása.
2012-ben az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD) és a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchiv) alkalmazottai kifejlesztették „ Irányelvek a levéltári dokumentumok elektronikus másolásáról és a beérkezett információs tömb kezeléséről. Ezen ajánlások modellje az S6 digitalizálási szabvány és a FADGI műszaki irányelvei. Az ez irányú munka folytatása érdekében célszerűnek tűnik a levéltári informatizálás területén a különböző tevékenységi területeket szabályozó ágazati szabályozási és módszertani aktusok kidolgozására és aktualizálására vonatkozó Stratégia kidolgozása, valamint szabályozási és hosszú távú tájékoztató megalkotása. végrehajtásának távlati terve. A fejlesztők biztosították Főbb pontok amelyeket a szabályozó dokumentum elkészítésekor figyelembe kell venni.
1. A nemzetközi és nemzeti szabványosítási rendszerek kidolgozott és hatályba léptetett dokumentumainak szerkezetét és tartalmát a sajátosságok határozzák meg. jogi keretrendszer az ország, ahonnan származtak. Ezért az Orosz Föderációban történő közvetlen fordításuk és felhasználásuk kiegyensúlyozott megközelítést igényel.
2. Többet is létre kell hozni normatív dokumentum, amely a digitalizálás kérdéseit szabályozza, hanem a folyamat minden szakaszára és vonatkozására vonatkozó követelményeket leíró jogi aktusok összessége.
3. Jelen szabályozási és módszertani dokumentáció szerkezete és általános tartalma az iparági szakértők által választott külföldi analógokra építhető, amelyek a legközelebb állnak az orosz viszonyokhoz. Ugyanakkor a hazai fejlesztéseknek teljes mértékben tükrözniük kell a digitalizálás valamennyi folyamatának és szempontjának (beleértve a berendezésekre, a személyzetre, az eljárásokra és a minőségirányításra vonatkozó követelményeket) Oroszországban rejlő sajátosságait8.
A dokumentumok digitalizálása szükséges intézkedés az archív dokumentumokhoz való gyors hozzáférés megszervezéséhez. A jelenlét mindenképpen
A dokumentumok tömbje lehetővé teszi egy új, felhasználóbarát, tudományosan hasznos információforrás – egy virtuális archívum – létrehozását. Ilyen virtuális adattárak példái megtalálhatók az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár honlapján.
Az I.A. virtuális archívuma A Bunin a benyújtott dokumentumok kényelmes osztályozásával és felhasználóbarát felülettel rendelkező erőforrás. A dokumentumok három csoportra oszthatók: „Kéziratok”, „Kivágások újságokból és folyóiratokból”, „Vizuális anyagok”, és az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár és az Orosz Diaszpóra Archívuma alapjainak eredeti példányainak szkennelt másolatai. Leedsben9. A projektfejlesztők felvázolják az ilyen projektek megvalósításának kulcsfontosságú pontjait: a pénzügyi kérdéseket, a levéltári dokumentumok széttagoltságának problémáját, valamint a különböző intézmények, sőt országok tárházaival való egyeztetés szükségességét a szükséges anyagok összegyűjtése érdekében, és végül a probléma megoldását. jogi kérdések – hiszen az anyagok elektronikus közzététele is érvényes szerzői jog. Az erőforrás egy virtuális archívum létrehozására irányuló projekt megvalósításának pozitív példája. Az Orosz Állami Irodalmi és Művészeti Levéltár weboldala is kiváló példákat kínál az elektronikus adattárakról, mint dokumentumoknak szentelt forrásról. Honvédő Háború 1812 és az első világháború.
Az "Osip Mandelstam újraegyesült virtuális archívuma" elnevezésű elektronikus adattár létrehozói az Oxfordi Egyetem és a Mandelstam Társaság voltak. A projekt fejlesztői arra törekedtek, hogy mindent vagy a lehető legtöbbet azonosítsák, leírják és az interneten elhelyezzék nagyszámú Osip Mandelstam fennmaradt kreatív és életrajzi anyagai, függetlenül azok fizikai elhelyezkedésétől10. Ugyanakkor a projekt egyesíti a kéziratokat, a szövegek átiratait, valamint az ezekhez fűzött megjegyzéseket.
Az ilyen projektek létrehozásának legfontosabb szakasza a dokumentumok keresése. Ezt a folyamatot nehezíti, hogy a korábban ismert és bemutatott gyűjtemények egy része már nem létezik. Miután a 90-es években eladásra kerültek, gazdát cseréltek, akiknek a nevét sem mindig lehet megállapítani. Más esetekben a tulajdonosok nem találnak bizonyos autogramokat vagy dokumentumokat. Ez teljes mértékben magyarázható azzal, hogy a levéltári-kéziratos alapok beszerzése dokumentumokkal
Az orosz diaszpóra adatait elsősorban adományozással végezték, és nem volt szisztematikus11. A fejlesztők megjegyzik, hogy ugyanez történik az állami archívumokkal is. Így a francia Nemzeti Levéltárban évekig nem találták meg O.E. érettségi okmányait. Mandelstam (2008 áprilisában fedezték fel újra)12.
Fontos megjegyezni, hogy az O.E. virtuális archívuma A Mandelstam nemcsak egy jó példa egy ilyen projekt megvalósítására, hanem egy ilyen archívum létrehozásának folyamatának részletes leírásának köszönhetően egyfajta oktatóanyag a digitalizációs folyamat követőinek és kutatóinak.
A történelmi anyagok virtuális tárházának létrehozását célzó végrehajtott orosz projektek elemzése rávilágít a dokumentumok töredezettségének problémájára és a megtalálásuk nehézségére. Így egy projekt elkészítésekor fontos a külföldi archívumokkal való esetleges együttműködésre összpontosítani.
Így növekszik a közös munka, a közös projektek szerepe, hogy egyetlen virtuális teret hozzunk létre az azonos tárgyú anyagok tárolására.
A digitalizálás során ügyelni kell a digitalizáláshoz szükséges dokumentumok kiválasztásának folyamatára, valamint a minőségi szkennelő berendezések kiválasztására, hogy a digitalizálási folyamat biztonságos legyen az eredetik számára. Jelenleg azonban ebben a témában az egyik legsúlyosabb kérdés továbbra is a digitalizálási folyamat szabályozásának szükségessége (pl. Részletes leírás az anyagok kiválasztásának és a terminológia rögzítésének folyamata). Megfelelő, jogilag jóváhagyott szabvány nélkül a virtuális archívum létrehozásának folyamata fáradságos és a legtöbb kutató számára elérhetetlen marad.
Megjegyzések
Útmutató a levéltári dokumentumok elektronikus másolásához és a beérkezett információs tömb kezeléséhez. [Elektronikus forrás] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (hozzáférés dátuma: 2016.05.13.). A dokumentumok digitalizálásának jellemzői korabeli levéltárak. [Elektronikus forrás] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (Hozzáférés: 2016. 05. 13.).
Yumasheva Yu.Yu. Levéltárak és a „digitális fegyverkezési verseny” // Történelmi informatika. 2013. 3. szám 93. o.
ISO – Nemzetközi Szabványügyi Szervezet. Fejlesztő és kiadó nemzetközi szabványok. [Elektronikus forrás] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (elérés dátuma: 2016.05.13.).
Jelentés a kutatási munkáról a 2.2.4 "Ipari szabvány tervezetének kidolgozása levéltári dokumentumok elektronikus másolatainak elkészítésére" témában, A Szövetségi Levéltári Ügynökség állami feladata alapján végzett kutatási és fejlesztési munka terve 2014-re 89. sz. 2013. december 26-án kelt (első szakasz) "A levéltári dokumentumok digitalizálásának kérdéseit szabályozó külföldi szabályozási és módszertani dokumentáció kutatása és elemzése" / Yu.Yu. Jumasev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. Ott. S. 20.
Ivan Bunin egyesült elektronikus archívuma. [Elektronikus forrás] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (elérés dátuma: 2016.05.13.). Osip Mandelstam újraegyesített virtuális archívuma. [Elektronikus forrás] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (elérés dátuma: 2016.05.13.).
Popov A.V. Orosz diaszpóra és levéltár: Orosz emigráció dokumentumai a moszkvai levéltárban: azonosítás, beszerzés, leírás és felhasználás problémái (Anyagok az orosz politikai emigráció történetéhez. 4. szám). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Osip Mandelstam újraegyesített virtuális archívuma.