Szergej Bushmelev, informatikai elemzőDIRECTUM
Rendszerkövetelmények elektronikus dokumentumkezelés szövetségi szervek hatóságokat (SED FOIV) hagyta jóvá az Orosz Föderáció Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2011. február 9-i 221. számú, „A szövetségi végrehajtó hatóságok elektronikus dokumentumkezelési információs rendszereire vonatkozó követelmények, figyelembe véve a következőket: egyéb dolgok, az ezeken a rendszereken keresztüli feldolgozás szükségessége szolgáltatási információk korlátozott forgalmazás. Érdemes megjegyezni, hogy a SED közösség nagyon kétértelműen reagált ezekre a követelményekre. Volt egy félreértés is, de ennek a dokumentumnak is meglehetősen mély és pártatlan elemzése volt. Most, hogy lecsillapodtak az érzelmek, érdemes még egy pillantást vetni a dokumentumra, és megpróbálni megérteni, milyen értelmet tulajdonítottak a szerzők a hivatalos dokumentum száraz sorainak.
Mielőtt magukra a követelményekre térnénk, nagyon fontos megérteni, mi ezeknek a követelményeknek a tárgya. A válasz egyértelmű és egyszerű lesz: egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer. A legtöbb szerző, aki leiratkozott ezekről a követelményekről, úgy tűnik, az EDMS FOIV alatt egy dobozos terméket vagy egy EDMS-szállító által kínált forgalmi megoldást ért, a jövőben EDMS-terméknek fogjuk nevezni. De véleményem szerint ez volt a fő hibájuk, ami miatt nem tudtak megfelelő szemszögből szemlélni a követelményeket.
A követelmények ilyen nem kellően helyes felfogásáért részben maguk a dokumentum szerzői okolhatók, akik figyelmen kívül hagyták azt a bevett gyakorlatot, hogy a dokumentum elejére kerüljenek, vagy mellékletként csatolják a használt kifejezések szószedetét. És valamiért a választ arra a kérdésre, hogy mi az EDMS, a második szakasz elején, a 4. bekezdésben helyezték el: „A szövetségi végrehajtó hatóság EDMS-e egy információs rendszer, amelyet a szövetségi végrehajtó hatóság összes dokumentumának kezelésére terveztek. , beleértve a dokumentumtervezeteket (kivéve az olyan információkat tartalmazó dokumentumokat, amelyek államtitok)". Az információs rendszer definíciója megtalálható a szövetségi törvény Az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló, 2006. július 27-i N 149-FZ 2. cikk (3) bekezdése: „az információs rendszer az adatbázisokban található információk és az információs technológiák, valamint a feldolgozását biztosító technikai eszközök kombinációja. ” Vagyis ez nem egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer elosztókészlete, hanem hardver (szerver rész, hálózati infrastruktúra, személyi számítástechnikai eszközök) és szoftver (rendszer, infrastruktúra, alkalmazás) összessége. szoftver+ szoftverbeállítások), valamint a rendszerben található információk. Véleményem szerint az információs rendszer még teljesebb meghatározása a biztonsági útmutató dokumentumokban található. Például az Oroszországi Állami Műszaki Bizottság által 2002. június 19-én jóváhagyott RD "Information Technology Security. Information Technology Security Assessment Criteria" a következő definíciót adja: "A rendszer az IT speciális megvalósítása meghatározott céllal és céllal. működési feltételek." Ez a meghatározás azt hangsúlyozza Információs technológia meghatározott, egyéni módon testesül meg ebben a rendszerben, egy meghatározott cél elérése érdekében. A működési feltételek is egyediek: helyiségek, a szervezet területére való bejutás megszervezése, a rendszerüzemeltetés megszervezése (szabványok, előírások). A működési feltételek véleményem szerint a személyzet számlájára írható. Minden információs rendszer teljesítménye végső soron az ő képzettségétől és szorgalmától függ.
Tehát amikor ezt megállapítottuk információs rendszer = szoba + minden hardver + minden szoftver + minden szoftverbeállítás + személyzet + szabályzat, nyugodt szívvel folytathatja a követelményeket. Minden azonosított követelménycsoport esetében megpróbáljuk meghatározni, hogy az információs rendszer mely összetevői lehetnek „felelősek” e követelmények teljesítéséért.
Ismételten a dokumentum készítőit szeretném felróni a részletes követelménystruktúra hiányában. Annak ellenére, hogy a szakértők szerint néhány ötletet a MoReq2-ből merítettek, a dokumentum követelményei valójában egybe vannak rakva. A három nagy szekció jelenléte nem segít, hiszen például a második szekcióban sokféle követelmény gyűjthető össze, és a biztonsági követelmények mindhárom szakaszon szétszórva vannak.
A (2) bekezdésben foglaltak szerint a Telecom és Tömegkommunikációs Minisztérium rendeletében jóváhagyott követelmények vonatkoznak a bevezetett EDMS-re és a már bevezetett rendszerekre, azok értékelésekor. Magáról az értékelési eljárásról a dokumentum nem tartalmaz információkat, ami teljesen logikus. Elvárom, hogy az illetékes szerv külön dokumentumot adjon ki, amely tartalmazza az értékelés lebonyolításának menetét, a helyszínen felelős ellenőrök összetételét, a meg nem felelés esetén a teendőket, az információs rendszerek bevezetésének módját és forrásait. követelményeknek megfelelően, valamint az értékelés elkészítésének időkeretét.
Nem fogok minden egyes követelményelemet részletesen elemezni, hanem megpróbálom a saját logikámat követve csoportosítani őket. Hogy mi sült ki belőle, értékeld magad.
Nem funkcionális követelmények
Véleményem szerint újdonságnak tekinthető az is, hogy a dokumentum nem funkcionális követelményekkel kezdődik. A MoReq2-ben nem kötelezőnek minősülnek, szinte a dokumentum végére kerültek, de a hazai jogalkotók más logikát követnek.
A legelső az EDMS méretezhetőségére és teljesítményére vonatkozó követelmények. Tehát a szövetségi végrehajtó hatóság EDMS-éhez való hozzáférést 3 másodpercen belül, a dokumentumkártyához való hozzáférést 5 másodpercen belül kell elvégezni. A rendelkezésre álló lehetőségek áttekintése után arra a következtetésre jutottam, hogy 3 másodperc a rendszer válaszideje a felhasználói műveletekre, és 5 másodperc az az idő, amely alatt a dokumentumkártyának ki kell nyílnia. Úgy gondolom, hogy a kormányzati szervek szűkös költségvetése és a munkaerőhiány miatt az EDMS-választásban érintett hatóság felelős munkatársai vágynak majd az EDMS gyártó oldalára dobni, miközben az Helyesebb szerintem a hardver képességeit (szerver és kliens részek is), az EDMS architektúrát, az alkalmazásszoftverek képességeit, a megvalósítók és rendszergazdák képzettségét értékelni.
Fél óra áll rendelkezésre a rendszerleállás megszüntetésére. Ismét egy követelmény a hatóság infrastruktúrájával, szabályzataival és műszaki személyzetével szemben. Ha figyelembe vesszük a rendszerben tárolt dokumentumok mennyiségét (erről később lesz szó), akkor nehéz elvárni, hogy ennyi idő alatt elkészüljön az adatbázis-mentés. Csak egy dolog marad: egy hibatűrő rendszer megszervezése, berendezések meleg redundanciájával, adatbázisok megkettőzésével. Kétlem, hogy erre külön állami hatóságnak lesz pénze. Marad egy felhőrendszer, amely mondjuk egy Rostelecom adatközpontban található. Érdekelne, hogy a korrupcióellenes összetevőre vonatkozóan ellenőrizték-e a követelményeket?
Ugyanennyi, azaz harminc perc jut egy dokumentum biztonsági másolatból történő visszaállítására. A dokumentum visszaállításának számos oka lehet: a felhasználói hibától az adatbázist tartalmazó fizikai adathordozó meghibásodásáig. Mindegyik fenyegetésnek meglesz a maga megoldása, így jogos azt mondani, hogy ez mind az EDMS architektúra, mind a rendszer szervezeten belüli felépítése szempontjából követelmény, beleértve az információk biztonsági mentését és helyreállítását meghibásodások és egyéb esetekben. bajok.
Figyelemre méltónak látom a rendszeradatbázis terjedelmére vonatkozó követelményt - ennek "biztosítania kell a szövetségi végrehajtó hatóságban feldolgozott összes elektronikus dokumentum legalább 5 éves megőrzését". Könnyű szívvel ezt a követelményt az információtechnológia sajátos megvalósításának tulajdonítjuk, vagyis az EDMS architektúrájának, ilyen számú dokumentum és adatmennyiség feldolgozására való képességének, valamint az EDMS függőségének a infrastrukturális szoftvereket kell figyelembe venni. Például, ha egy adott DBMS-t használnak egy EDMS felépítéséhez, érdemes megvizsgálni, hogy a DBMS képes-e felskálázni egy ilyen kötetre. És végül magának a hatóságnak vagy az általa felhatalmazott kezelőnek kell biztosítania a szükséges lemezterületet.
Funkcionális követelmények
A dokumentum szinte teljes második része a funkcionális követelményeknek szól. A szövetségi végrehajtó hatóság EDMS-ének meghatározása után követelmény az EDMS integrálhatósága a tárcaközi elektronikus dokumentumkezelési rendszerrel. Ez az EDMS egy adott példányánál követelmény, mert az integráció szempontjából nem mindegy, hogy az EDMS rendelkezik-e a szükséges funkcionalitással, vagy speciális integrációs megoldást használnak. Természetesen minél könnyebben integrálható az EDMS termék a MEDO-ba, annál több pontot szerezhet ez a szállító az állami ügynökség által lebonyolított EDMS-választási versenyben.
A szövetségi szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszere államhatalom támogatnia kell a dokumentumok kezelését azok teljes életciklusa során. Maga a dokumentum nem tartalmaz ilyen fogalmat, sőt maguk a követelmények nincsenek életciklus-szakaszok szerint lokalizálva, ami némileg megnehezíti azok elemzését. Azonban próbáljuk meg ezeket így csoportosítani.
Dokumentumok rögzítése (létrehozása).
Az EDMS FOIV-nak támogatnia kell a következő dokumentumok megszerzésének módjait:
● MEDO csatornán átvett elektronikus dokumentum importálása;
● SMEV csatornán keresztül fogadott elektronikus dokumentum importálása;
● e-mailben érkezett elektronikus dokumentum importálása;
● papíralapú dokumentum szkennelése és képének elmentése a rendszerbe;
● papíralapú dokumentum információinak mentése a rendszerbe anélkül, hogy a képét elmentené a rendszerbe (biztonsági követelményeknek megfelelően);
● dokumentum létrehozása közvetlenül az EDMS szövetségi végrehajtó hatóságában.
A dokumentum szerzői külön-külön megálltak a többkomponensű dokumentumok bevezetésénél. Tehát "az EDMS FOIV-nak lehetővé kell tennie az elektronikus dokumentum egészének kezelését, fenntartva az összetevők közötti kapcsolatot és megőrizve az elektronikus dokumentum szerkezeti integritását." Az EDMS-nek azt is támogatnia kell, hogy egy dokumentumot a rendszerbe bevigyenek, még akkor is, ha nincs olyan alkalmazás, amelyben a dokumentum készült.
Meghatározzák a szövetségi végrehajtó hatóságok EDMS-ében tárolt dokumentumok metaadatainak gyűjtésére és feldolgozására vonatkozó fő követelményeket is. Tehát az EDMS-nek támogatnia kell:
● A MEDO, SMEV és más információs rendszerektől kapott dokumentumok metaadatainak automatikus kinyerése. Az importált mezők összetételét és a dokumentumtípusokat a szövetségi végrehajtó hatóság EDMS rendszergazdája határozza meg.
● A metaadatok és a dokumentum társításának megőrzése a teljes életciklus során.
● A metaadatok megjelenítése a képernyőn.
● Kérje meg a felhasználót, hogy adja meg azokat a metaadatértékeket, amelyek nem lettek automatikusan kitöltve.
● A felhasználó tájékoztatása az üres metaadatokról.
Mind maga az EDMS termék, különösen a metaadat-feldolgozás tekintetében, mind az EDMS e-mail, MEDO, SMEV és egyéb információs rendszerekkel való integrációját biztosító eszközök, eljárások és személyzet felelős ezen követelmények megvalósításáért.
Dokumentumok egyeztetése
A dokumentumok jóváhagyásának szakasza a követelményekben kifejezetten csak egy bekezdést szabályoz. Az EDMS munkafolyamat-komponensének meg kell felelnie a következő követelményeknek:
● Dokumentumok eljuttatása a jóváhagyási folyamat résztvevőihez
● A megbízások végrehajtásának ellenőrzése.
Ha a dokumentumot a rendszer egy példányának határain belül koordinálják, ezek a követelmények csak az EDMS-termékhez köthetők. Végponttól végpontig történő koordináció esetén, amikor a rendszer különböző példányainak felhasználói, vagy akár több heterogén rendszer is részt vesz a folyamatban, szükség lesz egy rendszerközi interakció szervezésére szolgáló szolgáltatásra.
Egy másik követelmény, amely nem tulajdonítható csak a jóváhagyási szakasznak, az a bizonyos formátumú fájlok megjelenítésének szükségessége. A kötelező formátumok a pdf, rtf, doc, tiff, de a követelmények kiírói nem bánják, ha a rendszer képes más formátumok megjelenítésére is. A választott formátumok alapján a követelményeket egyértelműen nem a szabad szoftverek keményvonalas támogatói készítették elő. Nem igazán tudom, hogyan magyarázzam meg a bár népszerű, de védett formátumok listájára való felvételét - a valóság elfogadását vagy a korrupt érdekeket. Ezeket a követelményeket az EDMS FOIV információs rendszer részét képező alkalmazásszerkesztők valósítják meg.
Külön érdemes kitérni az elektronikus aláírások támogatásának követelményeire. Az elektronikus aláírás infrastruktúrája nagyon sok összetevőből áll. Még ha csak a technikai oldalt vesszük is figyelembe, ezek kriptográfiai információvédelmi eszközök (CIPF), beleértve a hardvert, kriptográfiai szolgáltatókat, protokollokat. Végül magának az EDMS-terméknek alkalmazás- és rendszerszinten támogatnia kell a kriptográfiai információvédelmet, beleértve a szabályozó által tanúsított információkat is. Valószínűleg már sejtette, hogy ismét ugyanarra a gondolatra vezetem Önt - ezek a követelmények egy adott információs rendszerhez, amely tartalmazza az összes szükséges dokumentumot.
Dokumentumtárolás
A követelmények azt feltételezik, hogy az állami hatóság szakaszokból és alszakaszokból álló osztályozási sémát dolgoz ki, amely megfelel a szövetségi végrehajtó hatóság ügyek nómenklatúrájának szakaszainak és alszakaszainak. Az osztályozási rendszer minden szakaszához és alszakaszához legalább egy megőrzési időszakot kell megállapítani. Lehetővé kell tenni az osztályozási rendszer egy részének megsemmisítésének megszüntetését/megsemmisítésének tilalmát.
Általában a dokumentumok megőrzési ideje a követelményekben külön objektumok. Létrehozhatók, az osztályozási séma egy bizonyos szakaszához hozzárendelhetők, megváltoztathatók, megsemmisíthetők. Legalább száz éves tárolási időt kell biztosítani. A megőrzési időszakokkal végzett manipulációk teljes előzményét automatikusan el kell menteni. Egyértelmű párhuzamok vannak a MoReq2-vel.
A dokumentumtárolási idő lejárta után értesíteni kell a rendszergazdát. Az EIKR-nek a következő minimális műveleteket kell biztosítania:
● a dokumentumot tartósan tárolni;
● az irat értékének vizsgálatát;
● semmisítse meg a dokumentumot;
● küldje el a dokumentumot egy másik tárhelyre;
● válasszon egy dokumentumot megsemmisítésre.
Ezt a követelménycsoportot sem szabad csak az EDMS-termékhez kötni. A megfelelés még inkább függ az előírások meglététől és normatív dokumentumok, a megőrzési idők szabályozása, a megőrzési stratégia megléte - a hosszú megőrzési idővel rendelkező dokumentumoknál szükség lehet az elavult formátumokról a modernekre való átállásra és az új adathordozókra való migrációra. És végül minden erőfeszítés hiábavaló lesz, ha a személyzet nem a megállapított előírásoknak megfelelően viselkedik.
Biztonsági követelmények
Annak ellenére, hogy ezek a követelmények funkcionálisnak minősíthetők, külön részben kiemeltem őket. Mint említettem, ezek a követelmények szétszórva vannak az egyes szakaszokon. A követelmények a következőket tartalmazzák:
● védelem a jogosulatlan hozzáférés ellen olyan esetekben, amikor a szövetségi végrehajtó hatóság EDMS-e korlátozott terjesztésű szolgáltatási információk feldolgozását írja elő - nem alacsonyabb, mint 1G osztály;
● a dokumentum javításának lehetősége a módosítások megtiltásával;
● a dokumentumok hitelességének biztosítása;
● a dokumentum sértetlenségének biztosítása;
● a dokumentummal végzett összes művelet rögzítése, ezen információ megváltoztatásának vagy törlésének lehetetlensége;
● dokumentumokhoz való hozzáférés ellenőrzésének megszervezése;
● a hozzáférési jogok és a felhasználókezelés központi ellenőrzése;
A biztonsági követelmények magukban foglalják az adatok biztonsági mentésére és visszaállítására szolgáló automatizált eljárások elérhetőségére vonatkozó követelményeket is.
A korábbi tapasztalatok azt mutatják, hogy előfordulhat olyan helyzet, mint a személyes adatok esetében. A biztonsági követelmények megfelelő végrehajtásához a következőkre van szükség:
● a biztonsági politika rendelkezésre állása, a biztonsági fenyegetések megértése és a minimalizálásukra kidolgozott stratégia;
● a fenyegetéseknek megfelelő biztonsági védelmi eszközök kiválasztása;
● védőintézkedések és napi tevékenységek megszervezése a szükséges biztonsági szint fenntartása érdekében.
Azok a személyes adatok üzemeltetői, akik nem rendelkeznek a fenti követelmények teljesítéséhez szükséges kompetenciával, eszközökkel vagy akarattal, teljesen érthető vágyuk volt, hogy mindezt az EDMS-szállító vállára hárítsák. A misztikus bizonyítványnak az egész eseményrendszert kellett volna felváltania.
Természetesen ezen követelmények egy részét meg kell valósítani az EDMS-ben, de számos követelmény nem mindig lehetséges és hatékony csak az alkalmazás szintjén.
Önéletrajz helyett
A követelmények tárgyának megértése, az információs rendszer minden olyan összetevőjének beépítése, amelytől a követelmények teljesítése függ, lehetővé teszi azok kompetens végrehajtásának megszervezését. És amikor már világos, hogy mit kell tenni, már választhat lehetőségeket, optimalizálva a megtett erőfeszítéseket és a ráfordított erőforrásokat.
(4,58 - 3 személy értékelte)
Alexey Mikryukov, a DIRECTUM elemzője. 2018. június 14-én a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchiv) hivatalos honlapján a „Dokumentumprojektek” szakaszban közzétették az „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek és tárolórendszerek szabványos funkcionális követelményeinek tervezetét” elektronikus dokumentumokat az archívumban kormányzati szervek» 37 oldal terjedelemben.
A szakma már régóta vár erre a dokumentumra. És ahogy a projektben is szerepel, a követelményeket az egységes kialakítás érdekében dolgozzák ki szabályozási keret elektronikus dokumentumkezelő rendszerekhez (EDMS) és elektronikus dokumentumtároló rendszerekhez (EDMS), valamint a már használt EDMS és EDMS kiértékeléséhez. A dokumentum világos különbséget tesz az EIKR és az EIKR között, és ez fontos szempont.
A SHED kifejezés kijelölése az egyik alapvető különbség az új követelmények között. Egy dokumentum életciklusában egyértelmű hangsúlyt kap a levéltári tárolás szakasza. Korábban elsősorban az EDMS-ről volt szó, az elektronikus dokumentumok (ED) tárolásának kérdései pedig a színfalak mögött maradtak. Ennek megfelelően a hosszú távú tárolási dokumentumokat korábban vagy eredetileg ben hozták létre papírforma, vagy tárolás előtt kinyomtatjuk.
A dokumentum csak a funkcionális követelményeket veszi figyelembe, ellentétben a korábbi szabályozási dokumentumokkal ( A szövetségi hatóságok elektronikus dokumentumkezelő rendszereire (EDMS FOIV) vonatkozó követelmények, jóváhagyvaAz Orosz Föderáció Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztériumának 221. sz., 2011.09.02. ; Lásd mégkövetelményelemzés ) . Rendszer és műszaki követelmények, követelmények a információ biztonság, megbízhatóság, valamint az automatizált munkaállomások interfészére vonatkozó követelmények az EDMS és EDMS felhasználók számára. A követelmények nem vonatkoznak az államtitkot tartalmazó információkat tartalmazó dokumentumokkal végzett munkára.
Egy dokumentum elemzése során a legérdekesebb figyelembe venni a kapcsolódó követelményeket dokumentumtároló szervezet. A dokumentumok létrehozásával vagy bevitelével, regisztrációjával, végrehajtásával és ellenőrzésével kapcsolatos követelmények nem annyira érdekesek, mivel ezek az EDMS fő feladatai. Gyakorlatilag nem maradt olyan nagy szervezet, amely ne automatizálná ezeket a feladatokat az EDMS segítségével. Ezért az EDMS-re vonatkozó követelmények csak a meglévő és használt rendszerek frissítése vagy módosítása során történő értékelésére érdekesek, és ez egy külön anyag témája.
Általános funkcionális követelmények
Kezdjük az "Általános funkcionális követelmények a dokumentumkezeléshez az EDMS-ben és az EDMS-ben" című fejezettel.
Ez a rész véleményem szerint két fontos szempontot tükröz:
Első« 2.3. Az EDMS-nek és az EDMS-nek meg kell felelnie a követelményeknek hitelesség, érvényesség, integritás és használatra való alkalmasság ezekben a rendszerekben szereplő elektronikus dokumentumok».
Annak érdekében, hogy a dokumentumok tárolása során betartsák ezeket a követelményeket, szükséges, hogy amikor a dokumentumokat az EDMS-ben történő tárolásra továbbítják, azokat hiteles, megbízható, teljes és használható. Ennek megfelelően a dokumentum EDMS-be történő átadása előtt a „felelősség” ezen követelmények teljesítéséért az operációs rendszert (EDMS vagy egyéb információs rendszert) terheli.
Második„2.4. A dokumentumok metaadatait az EDMS-ben és az EDMS-ben kell kialakítani és tárolni:
- akkor jön létre, amikor egy dokumentum szerepel a rendszerben (EDMS vagy EDMS);
- a dokumentumnak az EDMS-be vagy az EDMS-be való felvétele után jön létre, a rendszer életciklusának részeként;
- az EDMS és az EDMS más információs rendszerekkel (beleértve a MEDO, SMEV stb.) való interakciójában használják
- az utólagos tárolásra való átvitelhez kapcsolódik (az EDMS-ből- SHED-be, SHED-ből- az állami levéltárban).
Az EIKR-ben vagy EIKR-ben található dokumentumok metaadatait társítani kell ahhoz a dokumentumhoz, amelyre hivatkoznak.
Ez azt jelenti, hogy a dokumentumhoz kapcsolódó metaadatok a dokumentum teljes életciklusa során keletkeznek, beleértve a tárolás teljes időtartamát is. Ugyanakkor nincsenek kifejezett követelmények a metaadatok tárolásának formátumára vagy módszerére vonatkozóan.
Munka levéltári dokumentumokkal
Dokumentumok átadása előkészítése a tárolóhelyiségben (3.8. és 3.9. pont).
„A SED funkciói a következők:
- Az ügyek nómenklatúrájának kialakítása és karbantartása
- Iratok ügyekhez rendelése
- Ügyek, iratok leltárának kialakítása szerkezeti felosztások
- Iratok értékének vizsgálata, ideértve az elektronikus ügyiratok, a BÖRZÉRE átadandó iratok kiválasztását és a nem tárolásra kötelezett iratok megsemmisítésre való kijelölését.
A SED-ben tárolt dokumentumokkal minden világos. De a szervezeteknek más is van Információs rendszerek, amely dokumentumokat, például ERP-t tárolhat. Lehetséges, hogy ezek a rendszerek semmit sem „tudnak” az ügyek nómenklatúrájáról és az irodai munka normáiról. Ennek megfelelően fejleszteni kell őket további szabályokat, mely szerint a dokumentumokat a SHED-ben tárolják.
A dokumentum nem mond semmit arról, hogyan lehet dokumentumokat feltölteni más rendszerekről, ugyanabból az ERP-ből. Ezért, ha egy szervezet dokumentumokat szeretne tárolni az ERP-ből, akkor ki kell dolgoznia néhány szabályt, amelyek szerint:
1) ezek a dokumentumok az ERP-ből lesznek letöltve - ez az ERP tényleges feladata;
2) ezek a dokumentumok a SHED-ben lesznek elhelyezve - ez a SHED feladata, és ehhez vannak eszközeink.
Dokumentumok elfogadása a SHED-ben (4.3. pont)
„A SHED-nek biztosítania kell:
- Elektronikus ügyiratok, iratok, szerkezeti egységek leltárainak átvétele hiánytalanság ellenőrzéssel
- Jelölje be elektronikus aláírások dokumentumokat
- Elektronikus dokumentumok reprodukálhatóságának ellenőrzése
- Válaszüzenetek készítése a dokumentumok elfogadásának megerősítéséről vagy elutasításáról.
A reprodukálhatóságra vonatkozó követelmények meg vannak jelölve, de nem világos, hogyan kell ezt megvalósítani.
A dokumentum kifejezetten jelzi az ED-tárolók formátumát, ami a következő: zip archívum, amely egy elektronikus dokumentum tartalmát és metaadatait, elektronikus aláírási fájlokat és egy szöveges elektronikus dokumentum renderelt másolatát tartalmazza PDF/A formátumban».
A dokumentumok elszámolása és besorolása az ASHED-ben (4.4. pont)
Az elektronikus dokumentumok ESS-ben történő elszámolására vonatkozó követelmények gyakorlatilag nem különböznek a papíralapú dokumentumok könyvelésére vonatkozó követelményektől. Az ED metaadatok összetételére vonatkozó követelmények ugyanakkor csak a kormányzati szervekre jellemző dokumentumok (levelek, megbízások stb.) sajátosságait veszik figyelembe. Nál nél kereskedelmi szervezetek a dokumentumok sokfélesége sokkal nagyobb: kereskedelmi indítvány, projekt charta, műszaki feladat, a beszerzési bizottság jegyzőkönyve stb. Ebben az értelemben a követelmények más típusú dokumentumokra aligha vonatkoznak.
Elektronikus fájlok, dokumentumok tárolása a SHED-ben (4.5. pont)
Ez a blokk az egyik legfejletlenebb követelménynek tűnik a projektben. Rögzíti az EDMS-képességek biztosításának követelményeit:
● elektronikus dokumentumok biztonsági mentése;
● ED jelenlétének és állapotának ellenőrzése segítségével speciális programok az elektronikus dokumentumok műszaki állapotának ellenőrzése és az ellenőrzések eredményének rögzítése a vonatkozó törvényekben;
● elektronikus dokumentumok átalakítása és/vagy migrációja új formátumba;
Ugyanakkor semmi sem szól az ED jogi jelentőségének biztosításáról a hosszú távú tárolás során. Ezek a követelmények korábban az ECM-Journal egyik cikkében tárgyaltuk.
Az ACS-ben foglalt elektronikus fájlok használata (4.2. és 4.6. pont).
Az ED használata magában foglalja:
- Állandó és ideiglenes hozzáférési jogok biztosítása dokumentumokhoz
- Elektronikus irathasználati alap kialakítása és ennek alapján elektronikus olvasóterem szervezése
- Több szempont szerinti keresés
- Irattári másolatok, kivonatok igazolásai készítése
- Elektronikus akták használatának elszámolása.
Itt maradtak kérdések, elsősorban az elektronikus dokumentumok különböző szervezetek kérésére történő rendelkezésre bocsátásával kapcsolatban, hiszen egységes követelmények ED-re kint most nincs rendelkezés, és a gyakorlat sem alakult ki.
Elektronikus iratok, lejárt megőrzési idejű dokumentumok értékének és megsemmisítésre való kiosztásának vizsgálata (4.7. és 4.8. pont).
A projektben megadott követelmények gyakorlatilag nem térnek el a munkavégzés követelményeitől papír dokumentumokat. A különbség csak az elektronikus dokumentumok megsemmisítésének jellemzőiben van (például a biztonsági másolatok törlése és a garantált megsemmisülés).
Az elektronikus dokumentumok állami tárolásra való átadásának követelményei. archívumát formálisan leírják. Az ok valószínűleg a kialakult gyakorlat hiányában keresendő.
Általános következtetések
A követelménytervezet elemzése után az az érzésem, hogy az abban megfogalmazottak „utolérik” a jelenlegi állapotokat, erősítik a meglévő fejlesztéseket, de nem adnak teljes körű választ a meglévő kérdésekre, és még inkább nem próbálnak előre jelezni, ill. választ ad a közeljövő kérdéseire.
A dokumentumból kitűnik, hogy az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolásának rendszerére számos speciális követelmény vonatkozik. Némelyikük meglehetősen kemény és konkrét. A vállalatok számos olyan rendszerrel rendelkeznek, amelyek hosszú távú tárolásra vagy hosszú távú tárolásra utaló dokumentumokat állítanak elő: ERP, HR, ECM. CRM és mások. Így megállapítható, hogy a legmegfelelőbb külön hosszú távú tárolási rendszert kell kijelölni forrásrendszerekkel integrálva. A követelmények megvalósítása az összes fenti rendszerben hosszú és költséges.
Másrészt a követelményeknek már van olyan technológiai alapja, amely lehetővé teszi az ilyen rendszerek megvalósítását. A piacon elérhető iratkezelő rendszerek esetében ellenőrizhető és kell is, hogy megfelelnek-e a szabályozási keretben megfogalmazott követelményeknek.
Követelmények Megvalósítás
Az egyik példa egy olyan rendszerre, amely készen áll és teljes mértékben kielégíti ezeket a követelményeket, a DIRECTUM Long-Term Archive megoldása.
A "hosszú távú archívum" egy komplex rendszer a szervezetek papíralapú és elektronikus archívumainak kezelésére. A megoldást az orosz levéltári irodai munka szabályainak megfelelően fejlesztették ki. Lehetővé teszi bármilyen dokumentum központi tárolását az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott ideig, garantálva jogi hatályát dokumentumokat a tárolás teljes időtartama alatt.
A megoldás bármely ECM rendszerrel működhet, nem csak a DIRECTUM megoldásokkal, hanem kész mechanizmusok segítségével integrálódik ERP-vel és más rendszerekkel.
Ráadásul a megoldás nemcsak most zárja le az elektronikus archívum létrehozásának feladatait, hanem a jövőre nézve is működik. A megoldás magában foglalja a mesterséges intelligencia alapú automatikus dokumentumfeldolgozó eszközökkel való munkavégzés lehetőségét a dokumentumok minősítésére és értékének vizsgálatára. Mindemellett saját egyedi technológiájával biztosítja a jogi jelentőségét, amely a jövőben átültethető a blokklánc technológiákba.
Méretezhetőség. A dokumentumkezelő rendszernek jelentősen változó számú felhasználót kell támogatnia, kapacitásnövelő képességét csak a megfelelő állomány kapacitása határozza meg. hardver.
terjesztés. A dokumentumokkal való munka során a fő problémák a földrajzilag elosztott szervezetekben jelentkeznek, ezért a dokumentumkezelő rendszerek architektúrájának támogatnia kell az elosztott helyek interakcióját. Sőt, az elosztott helyek a sebesség és minőség szempontjából a legkülönfélébb kommunikációs csatornákkal kombinálhatók, például egy iroda bérelt vonalon, egy külvárosi raktár - vidéki telefonvonalon működik.
Modularitás. Előfordulhat, hogy az ügyfélnek nem kell azonnal implementálnia a munkafolyamat-rendszer összes komponensét, és néha az ügyfél által megoldott feladatok köre kisebb, mint a munkafolyamat-feladatok teljes köre. Ekkor nyilvánvaló, hogy a munkafolyamat-rendszernek különálló, egymással integrált modulokból kell állnia.
nyitottság. Minden EDMS moduláris alapon épül fel, és az API-k nyitottak. Ez lehetővé teszi új szolgáltatások hozzáadását az EDMS-hez, vagy a meglévők javítását. Jelenleg az EDMS-be integrált alkalmazások fejlesztése vált külön nézetüzleti.
Magas fokozat alkalmazás szoftverrel való integráció: az EDMS kulcsfontosságú jellemzője a különböző szoftveralkalmazásokkal való magas fokú integráció az OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI stb. technológiák használatával. A felhasználók csak a szokásos alkalmazási programokkal foglalkoznak: a telepítéskor az EDMS kliens része, az alkalmazási programok új funkciókkal, menüpontokkal egészülnek ki.
Sajátosságok tároló szervezet dokumentumokat. A legtöbb EDMS hierarchikus dokumentumtároló rendszert valósít meg (a „szekrény/polc/mappa” elv szerint). A dokumentumok tárolása során a beágyazási szintek számát nem szabad korlátozni. Ugyanazt a dokumentumot több mappába és polcra is el kell helyezni. Számos EDMS még hatékonyabb tárolási képességeket valósított meg a dokumentumok közötti kapcsolatok szervezésével.
Sajátosságok útvonalválasztás dokumentumokat. Az aktuális dokumentumfolyamatért felelős EDMS-modulokat általában dokumentum-útválasztó moduloknak nevezik. Az „ingyenes” útválasztással a munkafolyamatban részt vevő bármely felhasználó saját belátása szerint módosíthatja a dokumentumok átadásának meglévő útvonalát. A "kemény" routing esetén a dokumentumok átadásának útvonalai szigorúan szabályozottak, és a felhasználóknak nincs joguk megváltoztatni azokat. A legtöbb EDMS-ben az útválasztó modult a csomag tartalmazza, néhány EDMS-ben külön kell megvásárolni.
Hozzáférés-szabályozás(a beállított jogosultságok készlete az adott EIKR-től függ): a dokumentum teljes körű ellenőrzése, a dokumentum szerkesztésének, de megsemmisítésének joga, a dokumentum új verzióinak létrehozásának, de nem szerkesztésének joga, a dokumentum megjegyzéseinek joga , de nem szerkesztheti és nem hoz létre új verziót, a dokumentum olvasásának, de nem szerkesztésének joga, a kártya hozzáférési joga, de nem a dokumentum tartalmához, a dokumentumhoz való hozzáférési jogok teljes hiánya, teljes fakitermelés.
Elérhetőség segédprogramok megtekintése Különböző formátumú dokumentumok: a legtöbb EDMS tartalmaz dokumentumok megtekintésére szolgáló segédprogramokat (úgynevezett megjelenítőket), amelyek több tucat fájlformátumot megértenek.
Dokumentum annotáció. Mivel bizonyos esetekben a felhasználókat megfosztják attól a jogtól, hogy a dokumentumon módosításokat hajtsanak végre annak jóváhagyása során, lehetővé kell tenni számukra, hogy megjegyzéseket fűzzenek hozzá, megjegyzéseket, módosításokat és megjegyzéseket fűzzenek hozzá.
Támogatás különféle kliens programok. A legtöbb EDMS ügyfelei lehetnek különféle generációs és platformú MS Windowst futtató PC-k, esetenként UNIX/Linux és Macintosh platformok. Ezenkívül szinte minden modern EDMS lehetővé teszi a dokumentumokkal való munkát szabványos web-navigátorokon (böngészőkön) keresztül.
Az EDMS összetétele
A munkafolyamat automatizálása során először meg kell különböztetni a következőket:
a) bevezetés alkalmazások amelyek meghatározott dokumentumfeldolgozási folyamatokat automatizálnak és (b) megvalósítják platformok az ilyen automatizáláshoz.
A munkafolyamat-automatizálási rendszerek megvalósításának sikertelenségének egyik fő oka e két feladat keveredése. Fontolja meg néhányat ideál munkafolyamat-automatizálási rendszer, amely a funkciók maximális számát tartalmazza. Természetesen minden valós rendszer az adott szervezet által megkövetelt funkcióknak csak egy részhalmazát tartalmazza.
5.6.1 
Munkafolyamat automatizálási alkalmazások
Példák az alkalmazások által megoldott konkrét folyamatokra, feladatokra:
levelezés regisztrációja;
· koordináció és jóváhagyás;
dokumentumok és megbízások végrehajtásának ellenőrzése;
a szerződéskötési folyamat automatizálása;
· üzleti utak szervezése;
belső információs portál;
az alkalmazottak tudásának ellenőrzése; stb.
Nagyon gyakran a dokumentumfeldolgozási funkciók olyan üzleti folyamatok részét képezik, amelyek egy adott vállalatnál már automatizáltak különféle szoftvertechnológiák segítségével. Ezért biztosítani kell a párhuzamosság és a kompatibilitás hiányát. Példák ilyen feladatokra:
Dokumentumok kialakítása a költségvetési folyamatban;
az oldal közzétételének és kitöltésének folyamata;
a számla feldolgozásának nyomon követése a raktári könyvelés határain kívül;
ellenőrzés és értesítés a kapcsolatkezelő alkalmazásban;
dokumentumáramlás a projektmenedzsmentben;
fizetési dokumentumok jóváhagyása; stb.
A vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel szemben támasztott követelmények
Elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel szemben támasztott követelmények
A megvalósítás rendszerének megválasztása és az azt alkotó modulok összetételének meghatározása annak köszönhető, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer képes elérni a szervezet által kitűzött megvalósítási célokat. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor figyelembe veszik az üzleti folyamatok automatizáltsági fokát.
A megvalósítási célok elérése az alábbi üzleti feladatok megoldásával valósul meg:
Üzleti szempontból. Az ügyek nómenklatúrájának vezetése, belső dokumentációval való munkavégzés, utasítások/határozatok végrehajtásának figyelemmel kísérése, iratok visszaküldésének, jelentéstételének ellenőrzése;
Az ügyfélkapcsolat-kezelés része. Üzleti stratégia kialakítása az ügyfelekkel végzett munka, létrehozás és karbantartás területén egyetlen alap szervezetek és kapcsolattartók, marketingtevékenységek menedzselése, kapcsolattartási és marketingtevékenységi adatok gyűjtése és elemzése különféle jelentések elkészítéséhez;
A projektdokumentáció tekintetében. A projektmenedzsment eljárások betartása és ellenőrzése, a projekttervvel való munka, a projekt kockázatkezelése, a minőség-ellenőrzés és a projektmenedzsment hatékonysága, a projektdokumentumok archívumának létrehozása, a projekt résztvevőivel való interakció és kommunikáció biztosítása;
Minőségirányítási szempontból. Belső auditok lebonyolítása, nem megfelelőség kezelése, korrekciós és megelőző intézkedések kezelése, észrevételek, panaszok kezelése, vezetői áttekintés.
A szervezet infrastruktúrájával szemben támasztott követelmények elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor
A szervezet információs infrastruktúrájának az Elektronikus Dokumentumkezelő Rendszer bevezetésekor meg kell felelnie az információs térrel, kliens munkaállomással és szerverrel szemben támasztott követelményeknek.
Az EDMS munkahelyek a szervezet egyetlen információs terében helyezkednek el, és megfelelnek a helyi munkahelyekre vonatkozó minimumkövetelményeknek az EDMS szoftver telepítése során;
Processzor: 1,6 -2,4 GHz;
RAM: 1 GB vagy több;
Tintasugaras vagy lézernyomtató (esetleg hálózati);
rendszer szoftver:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32 bites vagy 64 bites;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32 bites vagy 64 bites;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32 bites vagy 64 bites;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32 bites vagy 64 bites;
· Office: Microsoft Office 2007/2010 (a Starter Edition kivételével) 32 bites vagy 64 bites;
Egyéb:
Alkalmazások az EDMS-ben tárolt dokumentumokkal való munkavégzéshez;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32 bites vagy 64 bites (a feladatok Outlook naptárakba való integrálásához);
Microsoft Internet Explorer 7.0 és újabb;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Ezenkívül figyelembe kell venni az operációs rendszer által igényelt erőforrásokat.
A minimális támogatott képernyőfelbontás 800x600, az ajánlott felbontás 1024x768 vagy nagyobb.
A szerverkövetelmények az egyidejű felhasználók számától és a feldolgozott adatok mennyiségétől függenek. A szerver hardverrel és szoftverrel szemben támasztott követelményeket az átlagos működési feltételek alapján alakítják ki, és a rendszer tervezésekor határozzák meg.
A mai vállalkozások valóban elosztott dokumentumkezelési architektúrát igényelnek, pl. amely megfelel a következő követelményeknek:
A rendszer funkcionalitása és rugalmassága.
A rendszer további korszerűsítésének, kapacitásépítésének lehetősége (beleértve az önállóságot is).
Integráció más vállalati rendszerekkel - egy dokumentumkezelő rendszer nem létezhet és nem is szabad más rendszerektől elszigetelten léteznie, például néha szükséges a rendszer integrálása egy könyvelő alkalmazással. Ekkor a dokumentumkezelő rendszernek nyitott interfészekkel kell rendelkeznie az esetleges finomításhoz és más rendszerekkel való integrációhoz.
Az elosztott távmunka és a más ágazatokkal való interakció lehetősége - a dokumentumokkal való munkavégzés fő problémái a földrajzilag elosztott szervezetekben jelentkeznek, ezért a dokumentumkezelő rendszerek architektúrájának támogatnia kell az elosztott helyek interakcióját. Sőt, az elosztott helyek a sebesség és minőség tekintetében a legkülönfélébb kommunikációs csatornákkal kombinálhatók. Ezenkívül a rendszer architektúrának támogatnia kell a távoli felhasználókkal való interakciót. Az elosztott, méretezhető dokumentumkezelés az alkalmazottak termelékenységének drámai növekedéséhez vezet, erősítve a szervezet általános versenyképességét.
Skálázhatóság - kívánatos, hogy a munkafolyamat-rendszer öt és ötezer felhasználót is tudjon támogatni, és a rendszer kapacitásnövelő képességét csak a megfelelő hardver kapacitása határozta meg. Ennek a követelménynek a Sybase, Oracle, Informix stb. által gyártott adatbázis-kiszolgálók támogatásával lehet megfelelni, amelyek szinte minden lehetséges hardver- és szoftverplatformon léteznek, ezáltal a legszélesebb körű teljesítményt nyújtják.
Modularitás - lehetséges, hogy az ügyfélnek nem kell azonnal megvalósítania a munkafolyamat-rendszer összes összetevőjét, és néha az ügyfél által megoldott feladatok köre kisebb, mint a munkafolyamat-feladatok teljes köre. Ekkor nyilvánvaló, hogy a munkafolyamat-rendszernek különálló, egymással integrált modulokból kell állnia.
Nyitottság Hatékonyság - racionális egyensúly biztosítása a rendszer létrehozásának költségei és a célhatások között, beleértve a dokumentumkezelés automatizálásának végeredményét is; további technológiák széles körének megvalósításának képessége a rendszerre költött pénzeszközök megtérülési szintjének növelése érdekében.
Arra is oda kell figyelni Általános tulajdonságok rendszerfejlesztő (beszállító) (hasonló vagy összetettebb feladatok komplex megoldásában szerzett tapasztalat, vállalati ellenőrzés, rendszerbevezetés, felhasználói oktatás, rendszerkarbantartás és -fejlesztés minden szakaszának biztosítása, akár közvetlen rendszerfejlesztő a cég, van-e szolgáltatása központ, képesítési szakemberek, földrajzi elhelyezkedés stb.).
SUD besorolás
Az elektronikus dokumentumkezelő eszközök piacán feltételesen öt technológiai kategóriát különböztethetünk meg. Meg kell jegyezni, hogy egyetlen besorolás sem tűnik ideálisnak. Ennek eredményeként egyes termékek egynél több kategóriába tartoznak egyidejűleg, és olyan jellemzőkkel rendelkeznek, amelyek a különböző kategóriákba tartozó termékekre jellemzőek.
· Az üzleti folyamatokra összpontosító CMS rendszerek: Documentum, FileNet (Panagon és Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Jellemzően meghatározott függőleges és vízszintes alkalmazásokhoz tervezték, néha egy adott iparágat céloznak meg. Ezek a megoldások jellemzően a teljes dokumentum-életciklust biztosítják, beleértve a képalkotási technológiákat, az iratok és a munkafolyamatok kezelését, a tartalomkezelést (lásd alább) és még sok mást.
· Vállalati DMS: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise kiegészítők, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Vállalati infrastruktúra biztosítása dokumentumok létrehozásához, együttműködéséhez és közzétételéhez, amely általában elérhető a szervezet minden felhasználója számára. Ezeknek a rendszereknek a fő jellemzői hasonlóak az üzleti folyamatokra összpontosító rendszerekéhez. Azonban ők jellegzetes vonása a felhasználás és terjesztés módja. Hasonlóak az olyan eszközökhöz, mint pl szövegszerkesztőkés táblázatok, a vállalati DMS a szabványos, "alapértelmezett" alkalmazás dokumentumok létrehozására és közzétételére egy szervezetben. Általában ezek az eszközök nem csak egy adott iparágban vagy egy szűken meghatározott feladatra összpontosítanak. Vállalati szintű technológiaként kínálják és valósítják meg, amely szinte minden felhasználó kategóriája számára elérhető.
· Tartalomkezelő rendszerek (angol nyelvből tartalom - tartalom, essence): Adobe, Excalibur.
Biztosítson egy folyamatot az információk létrehozásának, elérésének, vezérlésének és kézbesítésének nyomon követésére egészen a dokumentumok és objektumok szakaszaiig, azok későbbi újrafelhasználásához és összeállításához. Potenciálisan az információk nem dokumentumok formájában, hanem kisebb objektumokban való elérhetősége megkönnyíti az alkalmazások közötti információcsere folyamatát.
Képkezelő rendszerek
Konvertálja az információkat papírról digitális formátumban, általában ez a TIFF (Tagged Image File Format), amely után a dokumentum már elektronikus formában is használható a munkában.
· Munkafolyamat-kezelő rendszerek: Lotus (Domino/Notes és Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Ezeket a rendszereket elsősorban arra tervezték, hogy bizonyos objektumok előre meghatározott útvonalakon való mozgását biztosítsák (az úgynevezett "hard routing"). Minden szakaszban az objektum változhat, ezért a "munka" (munka) általános szónak nevezik. Az ilyen típusú rendszereket munkafolyamat-rendszereknek - "munkafolyamatoknak" nevezik (sajnos ennek a kifejezésnek nincs pontos megfelelője oroszul). A munkákhoz dokumentumok csatolhatók, de ezeknek a rendszereknek nem a dokumentumok az alapvető tárgya. Az ilyen rendszerek segítségével meg lehet szervezni bizonyos munkákat, amelyeknek minden szakasza előre ismert és előírható.
Orosz dokumentációt támogató rendszerek
|
Gyártó |
Rövid leírás |
|
|
A dokumentumkezelő rendszer az irodai munka automatizálására szolgál egy meglehetősen bonyolult elágazó szerkezettel rendelkező, több vállalkozást magában foglaló, több mint száz főt foglalkoztató, intenzív munkafolyamatú bejövő és kimenő dokumentumokkal, valamint dokumentumok cseréjével rendelkező vállalatnál. dokumentumokat osztályai között. Rendszer KORONA a következő funkcionális szolgáltatásokat nyújtja:
|
||
|
Kód: Munkafolyamat |
SE "Számítógép-fejlesztési Központ" |
Egymáshoz kapcsolódó irodai munkarendszerek, dokumentumbankok és vállalati szolgáltatások komplexuma. Vállalati rendszer "Kód: Munkafolyamat" egymással összefüggő irodai munkarendszerek, dokumentumbankok és vállalati szolgáltatások komplexuma, amelyek automatizált megoldást nyújtanak a hatóságok és más szervezetek irodai munkavégzésének és iratkezelésének feladataira. A rendszer főbb jellemzői: Tipikus irodai feladatokra (funkciókra) kész megoldások. A vállalati rendszert alkotó rendszerek mindegyike tipikus iratfeldolgozási feladatok végrehajtására specializálódott: hivatalos levelezés mozgásának nyilvántartása és ellenőrzése, állampolgári jogorvoslati kérelmek elbírálásának nyilvántartása és ellenőrzése, központosított ellenőrzés adminisztratív dokumentumokatés utasítások stb.
Dokumentumcsere alrendszerek között, globális címtárak központosított karbantartása, adatbázisokhoz való mindenütt elérhető hozzáférés megvalósítása Internet / Intranet technológia segítségével, üzenetek, összefoglalók, figyelmeztetések terjesztése e-mailben. A rendszer költséghatékonyságát a saját termékek és technológiák alkalmazása, a legnépszerűbb szoftver- és hardverplatformokra, elsősorban a Microsoftra való összpontosítás, valamint az alacsony bevezetési költségek határozzák meg. Funkcionális alrendszerek, amelyek részét képezik "Kód: Munkafolyamat": - "Kód: Hivatalos levelezés" a szervezet (alosztály) bejövő és kimenő dokumentumainak nyilvántartása; a megfelelő ügy kialakítása az egység ügyeinek nómenklatúrája alapján, az iratok végrehajtók általi mozgásának megszervezése és végrehajtásuk ellenőrzése; bizonylatok beállítása a központosított vezérléshez adatátvitellel a „Kód: Bizonylatok lebonyolításának ellenőrzése” alrendszerbe. - "Kód: Dokumentumvégrehajtás vezérlése" bejegyzés ellenőrző dokumentumok, feladatok, előadók, vezérlőtáblák kiosztása előadóknak; feladatok halasztásának nyilvántartása; a teljesen kidolgozott ellenőrzési dokumentumok automatikus és kézi eltávolítása az ellenőrzés alól; a megfelelő eset kialakítása ennek az egységnek az esetek nómenklatúrája alapján; dokumentumok automatikus újranyilvántartása, amikor az ellenőrzési dokumentumokat átadják a hasonló alrendszerrel dolgozó alárendelt egységeknek. - "Kód: Polgárok levelei és felhívásai" pályázók adatainak megadása; a fellebbezések és az azokban felmerült kérdések nyilvántartásba vétele; a fellebbezések és az elbírálásukkal összefüggésben adott vezetői utasítások elbírálásának ellenőrzése. - "Kód: dokumentum-előkészítő rendszer" elektronikus, teljes szövegű dokumentumtár létrehozása - "Kód: Normatív és adminisztratív dokumentumok nyilvántartási rendszere" - "Kód: referenciarendszer munkafolyamat" dokumentumadatbázisokhoz való hozzáférés biztosítása intranet/internet technológia segítségével, valamint a dokumentumáramlással kapcsolatos információk azonnali fogadása bármely távoli számítógépről. - "Kód: dokumentumcsere" dokumentumok cseréje alrendszerek között, mind a helyi számítógépes hálózaton belül, mind a földrajzilag távoli alrendszerek között. A rendszerek két változatban valósulnak meg - fájl-szerver és kliens-szerver. |
|
DocsVision 2.0 "Archívum-Office Management" |
Alkalmazás dokumentumarchívumok létrehozására, alapvető irodai eljárások és üzleti dokumentumfeldolgozási folyamatok automatizálására egy szervezetben. A DocsVision 2.0 rendszer "Archívum - Papírmunka" egy teljes alkalmazás, amely dokumentumok archívumainak létrehozására, a fő irodai eljárások és üzleti folyamatok automatizálására szolgál a szervezet dokumentumainak feldolgozásához, beleértve:
Ez a rendszer komplett megoldásként használható vállalati megvalósításhoz, vagy prototípusként használható egyedi alkalmazás fejlesztésekor. A rendszer felépítése testreszabható az adott szervezet igényei szerint. |
|
|
СompanyMedia-Elektronikus dokumentumok kezelése |
Web alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Web alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Viszonylag olcsó, de meglehetősen funkcionális rendszert a következőkre tervezték:
|
|
|
VállalatMédia-irodai munka |
A rendszert úgy tervezték, hogy automatizálja a munkafolyamatot a dokumentumok mozgásának valós idejű nyomon követésével. A rendszert úgy tervezték, hogy automatizálja a munkafolyamatot a dokumentumok mozgásának valós idejű nyomon követésével. A rendszer a következő típusú menedzsment dokumentációs támogatást biztosítja:
Az "SM-Office work" rendszer felépítésének jellemzői a következők:
|
|
|
OfficeMedia-Irodai munka |
A készlet a titkárok vagy az irodai munkaosztály munkájának automatizálására szolgál. A készlet a titkárok vagy az irodavezetői osztályok munkájának automatizálására szolgál, és minden szintű vezetőnek lehetőséget ad arra, hogy utasításokat adjanak a beérkezett dokumentumokkal kapcsolatban, és ellenőrizzék azok végrehajtását. Az "OfficeMedia - Papírmunka" készlet a következő adatbázisokból áll:
"Szervezeti és adminisztratív dokumentumok" - parancstervezetek, utasítások, feljegyzések kialakításához, jóváhagyásához, aláírásához és a végrehajtás ellenőrzéséhez. |
|
|
Locia Soft |
Menedzsment komplexum technikai dokumentáció. A DOCS Open alapú műszaki dokumentáció-kezelési komplexum a készítés területén vezető külföldi és hazai cégek legfejlettebb fejlesztésein alapuló integrációs megoldás. elektronikus archívumok, kliens-szerver architektúrába épített műszaki dokumentumkezelés, termékösszetétel és tervezési adatok kezelése, valamint papíralapú adathordozókról történő információbevitel. A komplexum lehetővé teszi
A dokumentumok közötti logikai kapcsolatok létrehozásához és megjelenítéséhez használható a "Watcher" kiegészítő modul, amely magában foglalja az archívum logikai szerkezetének megjelenítését is a prezentációs mechanizmus segítségével. A komplexum szerver része PC platformon és UNIX operációs rendszer különféle verzióit (HP, Sun, Digital stb.) futtató munkaállomásokon egyaránt működhet. Ügyfélként különféle Windows verziók. Az interneten keresztüli munkavégzés támogatott. Az egyik legnépszerűbb ipari adatbázis-kiszolgáló (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) szinte bármilyen szoftver- és hardverplatformon használható DBMS-ként. |
|
|
"GRAND DOC" Windowshoz |
Gránit Központ |
Automatizált dokumentumkezelő és irodai munkarendszer kormányzati és önkormányzati struktúrák menedzsment. A "Grand Doc" egy speciális rendszer az irodai munka és a dokumentumáramlás automatizálására az állami és önkormányzati struktúrákban. A rendszert úgy tervezték, hogy automatizálja a dokumentumokkal való munkafolyamatokat:
"Grand Doc - Lite" - egyfelhasználós verzió önkormányzati struktúrákhoz, kis mennyiségű munkafolyamattal. Úgy tervezték, hogy egy munkahelyen könyveljen és dolgozzon dokumentumokkal. Microsoft SQL platform. "Grand Doc" - hálózati verzió állami és önkormányzati irányítási struktúrák számára, évi 5000-30 000 dokumentum munkafolyamatával és 20-150 felhasználók számával. "Grand Doc" - vállalati verzió ("Az önkormányzati igazgatási struktúrák elektronikus dokumentumkezelésének és irodai munkájának egységes rendszere közigazgatási kerület») - egy rendszer közigazgatási körzet elektronikus dokumentumkezelése és irodai munkája. Ennek tudható be speciális rendszerek irodai automatizálás és munkafolyamat. |
|
Effect-Office |
ICC "Garant International" |
Szoftvertermékek sorozata rendszerezéshez, biztonságos tárolásés hatékony dokumentum-visszakeresés. Az "Effect Office" szoftvertermékek sorozata a dokumentumok rendszerezésére, biztonságos tárolására és hatékony keresésére. "Effect Office" dokumentumkezelő rendszer. A dokumentáció elektronikus archívumának létrehozására és a vállalat számítógépes munkafolyamatának megszervezésére tervezték. Megvalósított helyi és kliens-szerver opciók. "Effect Office" személyes archívum. A rendszer speciális verziója egy felhasználó számára. "Grafikus effektus", "Grafikus effektus plusz". Rendszer grafikus képekkel való munkavégzéshez. "Effektus titkár", munkahely titkár. "Mail Effect". Központi fogadó, küldő és regisztrációs rendszer Email. |
|
Az irodai munkafolyamatok átfogó automatizálása és az elektronikus dokumentumok archiválása. A LanDocs rendszer az irodai munkafolyamatok komplex automatizálására és az elektronikus dokumentumok archiválására készült. A rendszer a következőket tartalmazza: LandDocs: Irodai munka. Az irodai munkafolyamatok automatizálásának és az elektronikus dokumentumok archívumának karbantartásának alaprendszere. LandDocs: DOKUMENTUMSZERVER. Szerverszoftver a dokumentumok (dokumentumfájlok) elektronikus archívumban való tárolásának központi kezeléséhez. Együttműködik a LanDocs rendszerrel: IRODAI TERMELÉS. LanImage: A KÉPEK SZKENNELÉSE ÉS VIZUALIZÁLÁSA. Papír dokumentumok szkennelésére és elektronikus képeik megjelenítésére szolgáló rendszer. LandDocs: INTERNET ELÉRÉS. Speciális WEB-szerver. LanDocs: MAIL SZERVER és LanDocs: MAIL CLIENT. LandDocs: BIZTONSÁGI ALRENDSZER. Információvédelem elektronikus digitális aláírással és titkosítással. LandDocs: ROUTING. Dokumentummozgási folyamatok modellezése grafikus térképek építésével. Kiegészíti a LanDocsot: IRODAI GYÁRTÁS. |
||
|
A modern irodai munka főbb eljárásainak automatizálása és a munkafolyamat megszervezése. Az OPTiMA-WorkFlow rendszer a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, sokszorosításának és tárolásának folyamatainak menedzselésére, valamint a modern irodai munka és dokumentumkezelés alapvető eljárásainak automatizálására szolgál. A rendszer tartalmazza
|
||
|
DIS: rendszerek |
Dokumentumorientált vállalati információs rendszerek (DIS: rendszerek). A menedzsment dokumentációs támogatásának automatizálása (DOE). A dokumentum-orientált vállalati információs rendszerek (DIS: rendszerek) a vezetői dokumentációs támogatás (DOE) automatizálásával biztosítják az irányítási tevékenységek hatékonyságának növelését. DIS: A rendszerek rugalmasan testreszabhatók, különféle platformokon implementálhatók és kényelmes moduláris felépítésűek. A mai napig a következő modulokat fejlesztették ki: A DIS:class - elektronikus iroda "Hamupipőke" - egy klasszikus irodai technológia, amely végponttól végpontig vezérli a dokumentumok végrehajtását, és lehetővé teszi az iroda, az általános vagy szervezeti részleg fő funkcióinak automatizálását - regisztráció, feldolgozás és ellenőrzés. dokumentumok végrehajtása. DIS:könyvtár - Könyvtár - automatizált rendszer könyvtárak és elektronikus dokumentumok archívumai fenntartása. Lehetővé teszi a dokumentumkönyvtárak funkcionális tevékenységi körök szerinti rendszerezését, az információs anyagok könyvtárait, űrlapokat és szabványos nyomtatványok. Szöveggel, grafikával, hang- és videóanyagokkal dolgozik. DIS:reception - Üzleti levelezés - a szervezet elektronikus levelezésének feldolgozására szolgáló automatizált rendszer. DIS:manager - Orders - egy automatizált rendszer a megbízások teljesítésének dokumentálására és nyomon követésére. DIS:contact - Dossier - egy automatizált rendszer, amely információkat gyűjt a kapcsolatokról és eseményekről, szervezetekről, projektekről és megvalósításuk előrehaladásáról. DIS:writer - Dokumentum előkészítés - dokumentumok elkészítésének és jóváhagyásának automatizált rendszere. A DIS:users - Users, DIS:structure - Structure és a DIS:assistant - Workstation modulok az adminisztrációs problémák megoldására szolgálnak. |
|
|
BOSS-Referens |
Elektronikus dokumentumkezelő rendszer (Lotus Notes/Domino platformon). A "BOSS-Referent" egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer, a Lotus Notes/Domino platformon kifejlesztett szoftvercsomag. A "BOSS-Referent" lehetővé teszi egy teljes értékű rendszer felépítését az üzleti folyamatok kezelésére a dokumentumok feldolgozásához és végrehajtásának nyomon követéséhez, és egy lépés a szervezet tudásmenedzsment rendszerének felépítése felé. A rendszer összetevői a következők:
A rendszer használ különféle alapok adatok dokumentumokról, eseményekről, beszámolókról stb.
A különböző kérdések munkacsoporton belüli közös megvitatásához a konferencia módot használják. |
|
|
Eufrátesz-Dokumentumkezelés |
Kognitív technológiák |
Menedzsment rendszer a szervezet információáramlásához és dokumentumaihoz. Az "EUFRATS-Document Management" rendszer lehetővé teszi egy komplett rendszer felépítését a szervezet információáramlásának és dokumentumainak kezelésére, valamint tartalmazza az összes szükséges eszközt a dokumentumkezelés sikeres automatizálásához bármely vállalat számára, függetlenül a dokumentumok számától és formájától. tulajdonjog. A rendszert úgy tervezték, hogy egy kis részlegen és az egész szervezeten belül működjön, összetett információáramlási sémával. Az Euphrates-Document Management rugalmas és könnyen beállítható. A kész megoldások mellett teljes eszközkészletet kínálunk a sikeres alkalmazkodáshoz bármely vállalat jellemzőihez. Program
|
|
Kognitív technológiák |
A menedzsment dokumentációs támogatásának megszervezésére szolgál. Az "Eufrátesz @Soho" változat elektronikus archívumot valósít meg. Bemenetet és keresést biztosít szükséges dokumentumokat; lehetővé teszi különféle típusú dokumentumok elektronikus archívumának létrehozását és karbantartását, akár hang- és videóanyagot is; az internetről letöltött üzletoldalak. Az Eufrátesz Office verzió egy univerzális dokumentumkezelő rendszer, amely lehetővé teszi mind a papíralapú dokumentumokkal, mind az elektronikus dokumentumokkal és űrlapokkal való munkát. A rendszer támogatja a dokumentumok bevitelének, nyilvántartásának, megtekintésének, keresésének, exportálásának, nyomtatásának, valamint az elektronikus archívumok, jelentések létrehozásának, valamint az ellenőrzési és végrehajtási fegyelem biztosításának funkcióit. A csapatmunka biztosítása érdekében az architektúra „Euphrates Client Server. |
|
|
Vállalati szintű dokumentumkezelő rendszer. Úgy tervezték, hogy javítsa az alkalmazottak kollektív munkájának hatékonyságát az elektronikus dokumentumok archívumával és a teljesítményfegyelem ellenőrzésével. Az „1C:Archive” egy vállalati szintű dokumentumkezelő rendszer, amelynek célja az alkalmazottak elektronikus dokumentumok archívumával végzett kollektív munkájának hatékonyságának növelése és a teljesítményszabályok ellenőrzése.
|
Néhány külföldi rendszerek dokumentációs támogatás
|
Gyártó |
Rövid leírás |
|
|
Kliens-szerver alkalmazás dokumentumok kezeléséhez. A Hummingbird DOCS Open egy kliens-szerver alkalmazás a Windows platformon, amely lehetővé teszi a központi adattárolás megszervezését. Speciális eszközöket tartalmaz a kereséshez, az együttműködés szervezéséhez, a verziókezeléshez és a biztonsághoz.
|
||
|
Panagon tartalomszolgáltatások |
Programcsalád nagyvállalati dokumentumokkal való munkavégzéshez. Családi programok Panagon tartalomszolgáltatások létrehozására, kezelésére, hozzáférhetőség és biztonság biztosítására, valamint az elektronikus dokumentumokkal való dinamikus munkára tervezték. Főbb megvalósított jellemzők:
|
|
|
Együttműködést és tudásmenedzsmentet támogató alkalmazások csoportja. Üzleti alkalmazások: tartalomkezelés A Livelink lehetővé teszi adatobjektumok létrehozását a tartalom tárolására és felhasználására, a változások rögzítését és a dokumentumstruktúra egyes összetevőinek kezelését egészen a bekezdésekig és szakaszokig, a dokumentumkapcsolatok kezelését, az adatobjektumok elérhetőségének meghatározását és az egyéni dokumentumok létrehozásának folyamatának automatizálását. Iratkezelés Az Open Text iRIMS-je életciklus-kezelést biztosít minden vállalati dokumentumhoz és egyéb információhoz papír és elektronikus formában. Együttműködést biztosít más információfeldolgozó alkalmazásokkal, integrálható az e-mailekkel és elektronikus rendszerek dokumentum kezelés. A Livelink-kel együtt keresést, együttműködést, dokumentumkezelést és munkafolyamatot biztosít.
|
||
|
Tartalomkezelő rendszer (vállalati információkezelő rendszerhez). A Hummingbird DM a dokumentumokban tárolt információkat egy cég tudásbázisává alakítja. A rendszer lehetővé teszi a vállalati dokumentumok rendszerezését és kezelését, közös munkát biztosít velük, feldolgozza a rendszer felhasználóitól érkező kéréseket, valamint gondoskodik az információk biztonságáról. A Hummingbird DM adminisztrátorai konfigurálhatják a tartalomstruktúrát, valamint beállíthatják a rendszert, a dokumentumtárolási struktúrát, a dokumentum űrlapokat, importálhatják a metaadatokat, integrálhatják a rendszert más alkalmazásokkal, távolról és központilag konfigurálhatják a felhasználói felületeket, valamint kezelhetik a dokumentumok állapotát. Ezzel együtt is működhet
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Üzenetküldő és együttműködési platform. Microsoft Exchange Server platformként szolgál e-mailekhez, csapatütemezéshez, együttműködéshez, valamint dokumentumkezeléshez és dokumentum-útválasztási alkalmazásokhoz. Microsoft Exchange 2000 Server az ügyféllel együtt Microsoft Outlook 2000, megbízható, méretezhető és könnyen kezelhető üzenetküldési és együttműködési infrastruktúrát biztosít, amely tudásbázishoz biztosít hozzáférést a felhasználók számára. Microsoft Exchange 2000 teljesen integrálva operációs rendszer Microsoft Windows 2000és bármilyen méretű szervezet számára készült: a kis szervezetektől a legnagyobb földrajzilag elosztott vállalkozásokig. Modern webes erőforrás tárolási rendszer Microsoft webes tárolórendszerötvözi a megbízhatóságot és a méretezhetőséget Microsoft Exchange 2000 az internet elérhetőségével és nyitottságával, így egyszerre nyújt fejlett képességekkel rendelkező tudástárat és platformot az üzleti alkalmazások számára. Konferencia szerver Exchange 2000 konferenciaszerver a teljes körű információs, audio- és videokonferencia-szolgáltatások platformja, amely új együttműködési lehetőségeket nyit meg. |
|
|
Novell Group Wise 6 |
Eszköz az üzenetküldéshez és az együttműködéshez az egy Net környezetben, valamint az együttműködéshez. GroupWise 6 egy netes üzenetküldő és együttműködési eszköz, valamint együttműködési megoldás. GroupWise 6 Növeli a szervezeten belüli termelékenységet a válaszidők felgyorsításával, az együttműködés kiterjesztésével, a szállítókkal és ügyfelekkel való biztonságos interakcióval, valamint lehetővé teszi az adminisztrátorok számára, hogy a technológiát az üzleti igényeknek és céloknak megfelelően testreszabják. Főbb előnyei:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Modern megoldás dokumentumok elosztott környezetben történő kezelésére. Modern megoldás dokumentumok elosztott környezetben történő kezelésére. Domino.Dok elosztott webarchitektúrán alapul. Domino.Dok vannak szerves része az IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) szoftvercsomag a vállalati szintű dokumentumkezeléshez. Főbb tulajdonságai és előnyei:
|