Iratkezelés a végrehajtó hatóságoknál. Irodai munka az állami és önkormányzati szervekben

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

NEM ÁLLAMI OKTATÁSI INTÉZMÉNY

SZAKMAI FELSŐOKTATÁS

KUZBAS GAZDASÁG- ÉS JOGI INTÉZET

JOGI KAR

A HUMANITÁRIUS FEGYELMEK ELNÖKE

Teszt

Szakterület szerint: "A vezetői tevékenységek dokumentálása"

"Az irodai munka szervezése a testületekben" témában államhatalomés önkormányzat»

Készítette: a 303. csoport tanulója

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Bevezetés

Következtetés

Bevezetés

Az irodai folyamatok automatizálásának és az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének szükségességét ma az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok az Orosz Föderáció szinte minden területén elismerik. De az ilyen igény megértésével együtt számos kérdés merül fel, amelyekre válaszok nélkül nem lehet továbblépni a projektek gyakorlati megvalósításához.

Hol érdemes elkezdeni a rendszer bevezetését? Hogyan lehet az egész projektet szakaszokra bontani úgy, hogy a megvalósítás hatása az első szakasz után nyilvánvaló legyen, és minden következő szakaszban növekedjen? Melyik a rendelkezésre álló technikai eszközökkel előbb frissíts, mi várhat? Milyen pénzügyi forrásokat kell biztosítani a költségvetésben, évekre lebontva, az adott régió realitásai alapján?

Valójában mindezen kérdések a tervezett finanszírozás, termelési igények, technikai felszereltség és a műszaki park tervezett korszerűsítésének figyelembe vételével a projekt megvalósításának több évre szóló illetékes tervének elkészítésére vonatkoznak.

A mérnökök, tervezők, gyártásvezetők munkája sok időt tölt a különböző dokumentációk tanulmányozásával, elemzésével, összeállításával. Különösen nagy nehézségek merülnek fel általában a fejlesztés során gyártási dokumentumok, aminek elsősorban a hiánya az oka speciális tudás a fordítóknál. Az improduktív időráfordítások kiküszöbölése a dokumentumok összeállításának és felhasználásának folyamataiban a formalizálás és a kreativitás ésszerű kombinációját követeli meg, ami a szerzők szerint egyrészt megköveteli, hogy a dokumentumok készítői a lehető legtöbbet megismerjék. általános törvények dokumentumok észlelése, másrészt - és ez a fő feladat - a megfogalmazás, rendszerezés Általános szabályok valamint az alapdokumentumok elkészítésének normái.

Az ellenőrző munka célja a hatósági és önkormányzati hivatali munkaszervezés elméleti alapjainak tanulmányozása.

Az ellenőrzési munka céljának megfelelően a következő feladatokat tűztük ki:

Határozza meg a munkafolyamat fogalmát;

Tekintsük az állami hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál alkalmazott irodai munka orosz modelljét;

Az EDD-rendszerek azonosítása a különböző kormányzati szintek számára;

Fontolja meg a hatóságok közötti dokumentumcsere automatizálását.

1. Az iratforgalom, mint a hatóság tevékenységének alapja

irodai munka szövetségi testület végrehajtó hatalom az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai szerint történik. Borodina V.V. Irodai munka a rendszerben kormány irányítja. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 154C Jelen Szabályzat alapján a szövetségi végrehajtó szerv az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben utasítást ad ki az irodai munkáról. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

A dokumentumok formanyomtatványokon (standard A4-es vagy A5-ös papírlapok) vagy elektronikus dokumentumok formájában készülnek, és meghatározott összetételű adatokkal, helyükkel és kivitelezésükkel kell rendelkezniük. A nyomtatványmintákat a végrehajtó hatóság vezetője rendeletével hagyja jóvá.

Minden dokumentum bejövő, kimenő és belső részre van osztva. A beérkező iratok elsődleges feldolgozáson, nyilvántartásba vételen, előzetes mérlegelésen esnek át a hivatali szolgálatban, ellenérték fejében átkerülnek a vezetőséghez, majd eljutnak az előadókhoz. A végrehajtás után a dokumentumok fájlba kerülnek.

Minden szervezet saját dokumentumalapot alakít ki. A testület aktáinak nómenklatúráját az illetékes szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetik. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetei az archívumba kerülnek. A rendelet határozza meg az eljárás rendjét elektronikus dokumentumokat.

A "munkafolyamat" kifejezést jelenleg rendkívül széles körben használják, és szinte minden információs rendszer leírásában megtalálható. A munkafolyamat-automatizálást számos rendszer valósítja meg, és mindegyik azt állítja, hogy "a munkafolyamat-automatizálás integrált megközelítése". A rendszerek változatossága ugyanakkor a legszélesebb: a raktári könyvelési rendszerektől a technológiai folyamatokat irányító szoftverekig.

Ebben a cikkben a „dokumentumfolyam”, „irodai munka” stb. kizárólag a hatósági és a helyi önkormányzati munka megszervezésével összefüggésben tekinthető. Ennek megfelelően a fogalmak értelmezése kizárólag a kormányzati szervek munkájára vonatkozó nemzeti szabályozások felhasználásával történik.

A definíció (GOST R 51141-98) szerint a munkafolyamat "a dokumentumok mozgatása a szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig", vagyis a teljes életciklus. dokumentumkészlet a szervezetben, mielőtt azokat az archívumba kerül, vagy megsemmisítésre.

Ugyanezen forrás szerint az irodai munka, vagy „a vezetés okmányos támogatása” azt jelenti, hogy „olyan tevékenységi ág, amely dokumentálást és munkaszervezést biztosít hivatalos dokumentumokat". Vagyis az irodai munka a hivatalos dokumentumok munkafolyamatának karbantartására és ellenőrzésére szolgáló szervezeti mechanizmusok összessége. Modell utasítás Az irodai munkáról a szövetségi végrehajtó szerveknél" című, 2000. november 27-i keltezésű dokumentum szerint az irodai funkciók már nem korlátozódnak csupán a hivatalos iratok áramlásának szabályozására. Ez lehetővé teszi, hogy érveljünk amellett, hogy az irodai automatizálási rendszereknek nem csak a névre szóló (hivatalos) dokumentumok forgalmát kell ellenőrizniük, hanem dokumentumtervezeteket is.

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál

Oroszországban országos szinten egységes technológia a munkavégzéshez kezelési dokumentumok, ún államrendszer dokumentációkezelési támogatás (GS DOW). Az orosz irodai munkának nincs analógja más országokban sem a dokumentumokkal való munkavégzés technológiájának részletes kidolgozása, sem az elosztás mértéke tekintetében. És ha Nyugaton az irodai automatizálás fejlesztése ösztönzi a dokumentumkezelési technológiák fejlesztését, akkor Oroszországban általában az irodai munkafolyamat hagyományosan kialakított technológiájának automatizálásáról beszélünk.

Mik a jellemzői Orosz modell"irodai munka? Három legszembetűnőbb előnye van: Spivak V.A. Menedzsment tevékenységek dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Peter, 2008. - 98C.

A dokumentum ellenőrzése, annak kézhezvételétől kezdve;

Vezérlési funkciók központosítása;

Az okmányforgalom egységes normái.

Ellentétben a dokumentumokkal való munka nyugati módszereivel, a Orosz gyakorlat A dokumentum a hatóság általi kézhezvételekor kerül ellenőrzés alá. A belső vagy kimenő dokumentumok közvetlenül a "születés" - vagyis a jóváhagyás - után az ellenőrzés területére kerülnek. Ugyanakkor nyomon követik a dokumentumok kapcsolatát - ha egy dokumentum egy másik dokumentumon hozott döntés végrehajtása következtében jelent meg. Mindez lehetővé teszi bármely állami hatósághoz, önkormányzathoz garanciával átvett irat útját követni - elvégre egyetlen nyilvántartott irat sem tűnhet el nyomtalanul.

A dokumentumfolyamat irányításának maximális központosítása azt jelenti, hogy a dokumentumot először jelenteni kell a vezetőségnek, és csak ezután, a szolgáltatási hierarchiának megfelelő állásfoglalások megszerzésével kerül le a közvetlen végrehajtókhoz.

Az "orosz modell" másik fontos jellemzője az egységes és részletes szabályok jelenléte a vezetői dokumentumokkal való munkavégzés során a szervezetekben, függetlenül azok tevékenységi területétől. Az irodai szolgálatok minden tevékenysége - expedíciók, irodák, ellenőrző csoportok - az anyakönyvi naplók, irattárak és bejelentőlapok kitöltésének szabályaiig szabályozott.

Ilyen részletes hatósági iratkezelési szabályozás fennállása mellett egyik vagy másik külföldi szoftver alapvetően új technológiájának adaptálása nélkül való bevezetése irreális. Ebben az esetben a hagyományos irodai munka automatizálásáról beszélhetünk modern információs technológiák segítségével.

A hagyományos papírmunka számos napló és/vagy papíralapú dokumentumokat kiszolgáló iratszekrény karbantartását foglalja magában. Ezen iratszekrények karbantartása pedig az irodaautomatizálás elsődleges célja. Ugyanakkor semmi sem akadályozza meg, hogy az automatizált rendszerbe beépítsék annak lehetőségét, hogy a kártyát összekapcsolják a dokumentum elektronikus képével (szöveg, sőt kép, hang és videó). Így megteremtődnek a technológiai feltételek az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz. Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás pedig megteremti a formáció előfeltételeit elektronikus archívumok hatékony referencia- és elemzési mechanizmusokkal számos dokumentumon, különféle bemutatási formákban.

Másrészt a számítógépes hálózat használata megteremti a feltételeket a különböző irodai funkciók ellátásának decentralizálásához, miközben a dokumentumáramlás központosított kontrollja is megmarad. Például engedélyezheti a felosztást és a páros egyéni alkalmazottak az iratok független nyilvántartását végzi, és egyúttal központilag ellenőrzi azok áthaladását. Sőt, a területileg távoli hatóságokat összekötő hálózat megléte lehetővé teszi a dokumentumok áramlásának központosított irányítását, ami pusztán papírtechnológia keretein belül nem valósítható meg.

Az orosz munkafolyamat-modell nemcsak teljes mértékben kompatibilis modern megközelítések menedzsment folyamatokhoz, de jelentősen felülmúlja a nyugati dokumentumkezelési modelleket is. Hiszen az orosz modellben a dokumentumok elvesztése csak az irodai munkautasítások közvetlen megsértése miatt következhet be.

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének kiválasztása

A hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának automatizálásának szükségessége ma már mindenki számára nyilvánvaló.

A papíralapú naplót és irattárat használó irodai munka több okból is összeegyeztethetetlen a közalkalmazotti munkavégzés hatékonyságának javításával.

A dokumentumokról és azok végrehajtásának menetéről szóló információk a szervezet és strukturális részlegeinek irattári rendszere között oszlanak meg. Ezért a vállalaton belüli dokumentumokkal való munkavégzéssel kapcsolatos információk megszerzéséhez heterogén és decentralizált iratszekrényekből származó adatok keresése és feldolgozása szükséges.

A dokumentumok irattárai általában el vannak választva az előadóktól. Hiányos és nem működőképes információkat tartalmaznak a dokumentumok állapotáról.

A nagyszámú papírdokumentum sokszorosítása és mozgatása, a számos és sokszorosított folyóirat és irattár karbantartása nagy mennyiségű terméketlen munkaerőköltséghez vezet.

Az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának kardinális, forradalmi megközelítése azonban nagyon veszélyes. Ez nemcsak a megvalósítás késéséhez vezethet, hanem komoly irányítási problémákhoz is.

A Microsoft a partnerekkel közösen kétfázisú szoftveres és módszertani megoldást kínál az állami hatóságok és önkormányzatok munkafolyamat-szervezése terén: Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V.V. Borodin. Kiadó: RAGS, 2008. -184 C.

Automatizált irodai munka papírmunkafolyamatokhoz;

Elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka.

Az ilyen szakaszos megközelítés lehetővé teszi a hatósági munka hatékonyságának fokozatos növelését, kiküszöbölve tevékenysége szétesésének lehetőségét. Az automatizált irodai munka a papíralapú munkafolyamatokhoz rövid távon a munkafolyamatok automatizálásának fő megközelítése a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál.

A hatóság által feldolgozott dokumentumoknak, így a számítástechnikával továbbított dokumentumoknak is két formája van - hagyományosan papír és elektronikus. Ez a szimbiózis annak eredménye modern létesítmények a dokumentumok elkészítése magában foglalja az irattárolás elektronikus formáját, ill normatív alapés megállapított forgalmi szabályok – papír. Szintén a legfontosabb érv a megőrzés mellett papír hordozó A dokumentumok felülmúlhatatlan kényelmet jelent a velük való munka során. A szabályok és szokások sokkal lassabban változnak, mint a modern információs technológia lehetőségei.

A hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál láthatóan hosszú ideig a dokumentumok feldolgozásakor elektronikus formátumban a papíralapú másolatok elkészítését igénylő tranzakciók mentésre kerülnek. A vezetők általában inkább a dokumentumokkal dolgoznak papírforma. Ezen túlmenően, miközben a hivatalos iratok hatóságok közötti cseréje és az állami levéltárakba való átadása is papír formában történik.

Az elektronikus dokumentumkezelés és irodai munkavégzés (EDD) technológiai válasz a jelenlegi politikai és gazdasági helyzet modern követelményeire a hatékonyság érdekében orosz hatóságokállamhatalom és önkormányzat. Az EDD-t alátámasztják a nyugati kormányzati szerveknél szerzett tapasztalatok és a nagy, progresszív orosz kereskedelmi struktúrákban való működés példái is.

4. Rendszerszervezés elektronikus dokumentumkezelés

Mint fentebb említettük, az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges új technológiák összessége. Az alkalmazott technológiák lehetővé teszik a biztosító rendszerek "zökkenőmentes" interakciójának megszervezését különféle műveletek dokumentum feldolgozás. Először is az ilyen technológiák közé tartozik: Spivak V.A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. -68 C.

Szövegfelismerő technológiák, amelyek a papíron bejövő dokumentumokat teljesen elektronikus prezentációs formává alakítják;

Kézzel írt aláírás elektronikus analógja;

Adatátviteli eszközök;

Az elektronikus információ tárolásának eszközei.

Ezek a technológiák lehetővé teszik, hogy a különböző funkciókat ellátó alrendszerek szervesen kiegészítsék egymást. Az ilyen interakció drámaian növelheti a köztisztviselők hatékonyságát a dokumentumokkal való munka során.

Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy a hatóságban egységes információs tér jöjjön létre, az összes dokumentumrendszert integrálva az információs csomópontba. Az integráció a dokumentumokkal végzett munka minőségének romlása nélkül, a hagyományok megőrzése mellett történik Orosz irodai munka. Az ilyen integráció alapja a megbízható dokumentumtárolás és munkafolyamat-rendszerek, amelyek együttműködnek vele. Az összes feldolgozott dokumentumot egyetlen tárban tároljuk, amely lehetővé teszi az információk optimális keresését és kiválasztását az anyagok elkészítésekor. Jelenleg a legtöbb hatóságnál és önkormányzatnál számos műveletet már számítástechnikával hajtanak végre. Az automatizált rendszer feladata a dokumentumok szövegeivel kapcsolatos hatékony kollektív munka megszervezése, és minden közalkalmazott számára gazdag információs tér biztosítása tevékenységük biztosításához.

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiák fejlesztése során a fő cél a papíralapú dokumentumkezelés és a napló-irodai munka szabályainak és technikáinak maximális folytonosságának elérése volt, amely lehetővé teszi a hagyományos technológiákról a modern technológiákra való fájdalommentes átállást.

Az iratkezelő rendszer a hatóság egyetlen dokumentumtárában tárolt dokumentumokat dolgozza fel. Ez lehetővé teszi, hogy a hatósági iratkezeléssel feldolgozott dokumentumokat a hatóság egyetlen információs terébe foglalja.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiát a következők támogatják funkcionalitás rendszerek: M.I. Basakov. Irodai munka. Tanulmányi útmutató diákoknak oktatási intézmények középső szakképzés. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. -95C.

Az e-mailben vagy az internetes portálon keresztül továbbított beérkező dokumentumok automatikus regisztrációja, beleértve az elektronikus digitális aláírás(EDS) és kriptovédelem;

papíralapú dokumentumok beolvasása és felismerése beépített OCR technológia segítségével;

A regisztrációs kártyához (RC) a dokumentum elektronikus képének csatolása tetszőleges formátumú fájl (fájlok) formájában;

a dokumentum elektronikus képének csatolt fájljaihoz való hozzáférési jogok megkülönböztetése;

Minden tisztségviselőnek - az ügyintézési folyamat résztvevőjének - személyes virtuális irodájának biztosítása, amely biztosítja, hogy a tisztviselő csak a kompetenciájához kapcsolódó dokumentumokhoz férhessen hozzá;

A dokumentumtervezetek jóváhagyási (vising) folyamatának biztosítása;

Elektronikus dokumentumok teljes szövegű és attribúciós keresése, beleértve a távoli teljes szöveges keresést;

Elektronikus kimenő dokumentumok e-mailben történő elküldése vagy a hatóság internetes portálján történő közzététel (bármelyik Email, támogatja a MAPI-t), EDS-védelemmel és hitelesített eszközökkel titkosítva;

Ügyek kialakítása és lebonyolítása, i.e. a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően és az iratok ügyön belüli rendszerezése;

Elektronikus dokumentumok archiválása, hatósági ügyek.

A rendszerben az elszámolás fő egysége a bizonylat RC-je, melynek részleteinek teljessége lehetőséget ad a különböző információs szeletekre vonatkozó statisztikai és elemző jelentések generálására, a könnyű kereshetőségre.

Ugyanakkor az RK fő részletkészlete tetszőleges, dokumentumcsoportonként meghatározott további részletek halmazával bővíthető. A Kazah Köztársaság további adatai szerint a jelentéskészítés során a főbb adatokkal együtt lehetőség van az adatok keresésére és kiválasztására. Az elektronikus bejövő dokumentum kézhezvételekor annak nyilvántartása automatikusan megtörténik. A két EDD rendszer közötti csere eredményeként kapott dokumentumhoz az RK adatainak nagy része automatikusan generálódik. A dokumentum elektronikus képe csatolva van az AC-hoz. Ezzel egyidejűleg ellenőrzik az EDS-sel és kriptovédelemmel ellátott dokumentum azonosságát. Ha a bejövő dokumentum papíron érkezik, az OCR csomagot a rendszerkörnyezetből hívják le, majd az elektronikus kép megérkezését követően a dokumentum AC-hez egyidejű csatolásával visszakerül az irodai menedzsment rendszerbe. A rendszer felhasználója, aki csatolta a dokumentumfájlt, az irathoz való hozzáférési jogosultságokat titkossági szintre, valamint a szerkesztés elleni védelmet (védelem felmondását) állítja be.

Ha viszonylag nagy mennyiségű, elektronikus formában történő végrehajtásra és tárolásra szánt papíralapú dokumentumot kell lefordítani, javasoljuk a „Stream regisztráció” opció használatát. Ebben az esetben a dokumentumra vonatkozó regisztrációs adatok Kazah Köztársaságban történő megadását követően az in-line regisztráció automatizált munkaállomásának (AWS) felhasználója rányomtatja a vonalkód első lapjára, amely megfelel az általa megadott belső rendszerszámnak. a rendszer a nyilvántartott dokumentumhoz. Ezt követően a különböző stream regisztráló munkaállomásokról véletlenszerű sorrendben érkeznek a dokumentumok a nagysebességű szkennerrel felszerelt szkenner munkaállomásra. A dokumentumok beszkennelt elektronikus képei bekerülnek az adatbázisba, és a vonalkód-kivonatolási technológiának köszönhetően a dokumentumok megfelelő regisztrációs kártyáihoz csatolják őket.

A regisztrációt követően az AC a csatolt dokumentummal a hálózaton keresztül megküldésre kerül az irat végrehajtásáról szóló döntésért felelős tisztségviselőnek, majd a határozat részletezésének megfelelően a dokumentum végrehajtóinak. Ugyanakkor minden vezető vagy végrehajtó bizonyos jogokkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy a hagyományos munkához a lehető legközelebb álló dokumentumokkal való munka megszervezését biztosítsák egy asztalnál, amelyen a dokumentumok csak ennek a munkavállalónak a hatáskörébe tartoznak, és amelyek vagy a végrehajtás megkezdésére várnak (a Beérkezett mappában) mappákba rendezik, vagy a munkavállaló végrehajtásra elfogadják (a végrehajtásra mappában), vagy a végrehajtás határidejének megjelölésével átadják a beosztottaknak (a Be. vezérlőmappa).

Az elektronikus dokumentumokkal végzett munka során a szükséges dokumentum teljes szöveges és attribúciós kombinált keresése történik, beleértve a rendszer dokumentumadatbázisához való webes hozzáférést is.

Fájlok szövegekkel (képekkel) a kimenő és belső dokumentumokat szabványos technológiának megfelelően szintén az RK-hoz vannak rögzítve. Kimenő dokumentum, az RK kellékeivel együtt, EDS-sel védhető, titkosítható és a címzetthez továbbítható.

Így a kommunikációs vonalon beérkezett dokumentumok nyilvántartásának lehetőségével együtt a vállalati elektronikus dokumentumkezelés is biztosított. A kivitelezett iratokat ügyekké formálják és levéltári tárolóba helyezik át.

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása

Jelenleg sok esetben kormányzati szervekáltal már használt teljesítmény örökölt automatizált rendszerek dokumentum kezelés. Különböző szoftver- és hardverbázisokra épülnek. Ezek egy része a Microsoft partnerei által szállított (köztük az Electronic Office Systems cég fentebb ismertetett Delo rendszere) modern technológiák alapján valósul meg. Emellett jelentős számú korábbi generációs, MS DOS-ra és más platformokra épülő rendszer még mindig működik. A rendszerek egységesítése minden állami szervben belátható időn belül lehetetlen mind politikai (a szövetségi és önkormányzati alanyok jogai), mind gyakorlati megfontolásokból. A bevezetés, és különösen az operációs rendszerek cseréje meglehetősen hosszú, nehéz és költséges folyamat.

Ebben a helyzetben a természetes megoldás egy olyan eszköz kifejlesztése az osztályok közötti dokumentumcserére, amely könnyen adaptálható a különböző formátumú bejövő / kimenő üzenetekhez, és lehetővé tenné a különböző rendszerek összekapcsolását.

Az elektronikus dokumentumok cseréjét megfelelően biztosítani kell. A dokumentumokat be kell nyújtani Elektronikus aláírás garantálva a dokumentum tartalmának szerzőségét és változatlanságát, valamint in egyedi esetek- titkosítással lezárva az illetéktelen hozzáférés elől.

Minden szervezetnek sok levelező szervezete van, amelyekkel dokumentumokat cserélnek, és mindegyik eltérő üzenetformátummal, sőt hálózattal is rendelkezhet. Nem célszerű az egyes szervezetek rendszereit a csere megszervezéséhez szükséges szolgáltatási információk folyamatos támogatásának funkciójával terhelni. Logikus, hogy a dokumentumcserét nem az „mindenkivel”, hanem a „csillag” elv alapján építjük fel – a dokumentumcsere központok (DPC-k) alapján.

Az adatközpontok a következő funkciókat tudják ellátni: . Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 127 p.

Bejövő-kimenő dokumentumok formátumának átalakítása és koordinálása;

Címadatbázisok támogatása és dokumentumszállítási útvonalak kiszámítása;

Dokumentumok garantált kézbesítése;

Dokumentumok kiegészítő archiválása;

Könyvtárak támogatása és szinkronizálása.

Az üzenetküldő központok a privát és nyilvános kulcsú infrastruktúrát, hitelesítési eljárásokat karbantartó CA-k szerepét is átvehetik a cserében részt vevő szervezetek számára.

Az adatközponttal való integráció érdekében az örökölt vállalati rendszerek szükség esetén speciális interfész modulokkal egészíthetők ki, amelyek előzetes formátumkonverziót és adatcserét biztosítanak az adatközponttal.

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára

Megoldás önkormányzati és egyéb hatóságok számára kis mennyiségű munkafolyamattal. Ez a kategória besorolható önkormányzati struktúrák csekély dokumentumforgalmú menedzsment, amelyek nem rendelkeznek kellő technikai alappal egy teljes értékű EDD rendszer megvalósításához. Számukra egy egyfelhasználós megoldás ajánlható, felszerelve az elektronikus dokumentumok magasabb szervezettel történő biztonságos cseréjének eszközeivel - közvetlenül vagy az adatközponton keresztül. Az ilyen megoldás használója általában a szervezet irodai munkájáért felelős munkatárs. Ezzel párhuzamosan papíralapú dokumentumokkal is dolgozunk, de a rendszer fenntartja a bejövő / kimenő iratok nyilvántartását, az iratokról szóló határozatok nyilvántartását, az ügybe írt és archivált dokumentumokat. Nál nél nagy számban a dolgozók a papír eredetiek mozgásáról is nyilvántartást vezethetnek. A magasabb szervezettől elektronikus formában beérkezett dokumentumokat a papíralapú eredetik megérkezése előtt azonnal nyilvántartásba veszik, kinyomtatják és megkezdik a kivitelezést. Az anyaszervezet automatikusan értesítést kap arról, hogy a dokumentumot regisztrálták. Ez a megoldás lehetővé teszi: . Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 154C.

Felgyorsítja a bejövő / kimenő dokumentumok cseréjét egy magasabb szervezettel;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen.

8. Megoldás a helyi hatóságönkormányzat

Ebbe a kategóriába feltételesen tartozhatnak az önkormányzati igazgatási struktúrák, amelyek átlagos dokumentumforgalma évi 3000-től 10 000-ig terjed, a hivatal vagy a titkárság szerkezetileg elkülönült egységként, és nemcsak a szervezetektől származó dokumentumokkal, hanem az állampolgárok leveleivel és felhívásaival is foglalkozik. és vállalkozások. Az ilyen szervezetek általában elegendő személyi számítógép-flottával rendelkeznek, amelyek helyi hálózathoz csatlakoznak. Számukra egy többfelhasználós megoldás ajánlható 5-től 20-ig terjedő állások számával, felszerelve az elektronikus dokumentumok biztonságos cseréjével magasabb és alsóbb szervezetekkel (közvetlenül vagy adatközponton keresztül), tájékoztatási portállal való kommunikációval. valamint az állampolgárok és szervezetek kérelmeinek fogadása és távoli Internet hozzáférés lehetősége.az EDD rendszer adataihoz való hozzáférés. A rendszernek biztosítania kell a bejövő / kimenő iratok nyilvántartását, az iratokról szóló határozatok, az ügybe írt és archiválás alatt álló dokumentumok elszámolását. A papír eredetik mozgásáról is nyilvántartást kell vezetni.

Egy ilyen megoldás használója általában nemcsak az irodai személyzet, hanem a funkcionális részlegek számos munkatársa is. Mivel az ilyen szervezetek dolgozóinak többsége rendelkezik személyi számítógéppel, egy ilyen megoldás keretében a dokumentumok egy részével történő munkavégzés elsősorban vagy kizárólag elektronikus formában szervezhető meg. A beérkező papíralapú dokumentumok digitalizálhatók, és minden további munka velük már elektronikusan elvégezhető. Az iratok végrehajtásának folyamata (határozatok kiszabása és végrehajtása) elektronikus formában is megszervezhető.

Ha a szervezetnek van állandóan elérhető csatornája az interneten, akkor az EDD rendszer távoli elérése webes felületen keresztül szervezhető, amely lehetővé teszi a munka előrehaladásának ellenőrzését. tisztviselők távol, és magasabb szervezetek.

Ez a megoldás lehetővé teszi: Kuznetsov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I. N. Kuznyecov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Felgyorsítja a dokumentumok cseréjét magasabb és alacsonyabb szervezetekkel;

Csökkentse az irodai személyzet terheit a funkciók egy részének osztályokhoz való átadásával;

Növelje a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés hatékonyságát;

Hatékony tárolási rendszer szervezése a kapcsolódó dokumentumok számára;

Csökkentse a szükséges dokumentumok keresésének idejét;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen;

Az alkalmazottak munkájának felgyorsítása és hatékonyabbá tétele a dokumentumok végrehajtásában;

Csökkentse a polgárok és szervezetek által benyújtott fellebbezésekkel kapcsolatos munka költségeit elektronikus formában(a portálon keresztül);

A végrehajtás ellenőrzése fontos dokumentumokat felsőbb szervezetektől.

A portál fejlesztése és támogatása, valamint távoli internetes hozzáférés megszervezése az EDD rendszeradatokhoz, a Microsoft internetes technológiáihoz (Internet Information Services, ASP technológia, Microsoft Index Server) és a Delo-Enterprise rendszer által közzétett API-hoz. dokumentumok használhatók fel.közvetlenül a bázisról.

munkafolyamat teljesítmény automatizálás

Következtetés

A hatóságok vagy önkormányzatok irodai munkáinak és munkafolyamatainak jellemzője, mint a vezetés dokumentált támogatási rendszere, a vezetési folyamatok 100%-os tükrözése dokumentált formában. Emiatt az irodai munka és az iratforgalom folyamatai önálló jelleget kapnak, saját irányítási rendszert igényelnek.

Jelenleg a számítástechnika és a hálózatok bevezetésének folyamata folyik közintézmények, és sokuknál az eddig elért szint elegendő a dokumentumokkal való munkavégzés modern technológiáinak bevezetéséhez. Ehhez azonban a számítógépeken és a hálózatokon kívül egy sor modern szoftvermegoldás is szükséges.

Az Orosz Föderáció teljes mértékben tudatában van ennek az iránynak a jelentőségének, amely tükröződik az „Elektronikus Oroszország” szövetségi célprogramban általában és számos konkrét tevékenységében.

Az államapparátus adminisztratív tevékenységének végeredménye számos köztes láncszemtől függ, amelyek közül az egyik az üzlet-termelés, amely lehetővé teszi a döntéshozatal hatékonyságát és rugalmasságát. A Case-work koordinálja a munka minden szakaszát – a tervezéstől a megoldások gyakorlati megvalósításáig. Az irányítási folyamat a következő fő tipikus dokumentált műveleteket tartalmazza:

Dokumentációs információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítés;

döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz;

A határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése;

Információátvitel függőleges és vízszintes kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az adminisztratív apparátus feladatait elsősorban egyetemes és engedélyezett szervezeti ill adminisztratív dokumentumokat tevékenységi sajátosságoktól függetlenül keringő létrejött a gazdaság és a közigazgatás valamennyi ágazatában. Ha figyelembe vesszük, hogy az adminisztratív apparátusban több mint 14 millió embert foglalkoztatnak, és az ország éves iratforgalma hozzávetőleg 60 milliárd ív, és folyamatosan növekszik, akkor kétségtelen, hogy ennek a folyamatnak a hatékony szabályozása nagyon fontos. Az iratfolyamatok szabályozásának egyik eszközeként a dokumentarista állami szabványok, szövetségi osztályozók és egységes rendszerek dokumentáció. Ezek és más szabványok elismerten stabilizálják az országban a dokumentumáramlást a teljes technológiai ciklus során, optimális technológiát teremtenek az egyes adminisztratív egységek dokumentumkezelésének kezelésére.

Felhasznált irodalom jegyzéke

1. M.I. Basakov. Irodai munka. Tankönyv középfokú szakképzési oktatási intézmények tanulói számára. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M.V. Kirsanov. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Felsőoktatás)

4. Kuznyecov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I.N. Kuznyecov. - M.: Jurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. - 256s.

6. A gazdálkodás dokumentált támogatásának állami rendszere. Általános követelmények dokumentumokhoz és dokumentációt támogató szolgáltatásokhoz. - M., 1991

Az Allbest.ru oldalon található

...

Hasonló dokumentumok

Az államhatalmi és a helyi önkormányzati jogkörök tanulmányozása in modern Oroszország. Az önkormányzati hatóságok végrehajtási módjai bizonyos államhatalmak. Az önkormányzatok és az állami hatóságok közötti kapcsolatok.

szakdolgozat, hozzáadva 2010.04.05

Elméleti szempontok az egészségügyi intézményben történő vezetés dokumentációs támogatásának megszervezése. Az irodai munka és a dokumentumkezelés közötti különbségek. Nyugati irodai automatizálási rendszerek Oroszországban. A kórház dokumentumforgalmának elemzése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.06

A személyzeti menedzsment jellemzőinek tanulmányozása az Üzemanyag-, Energia- és Díjszabályozási Minisztérium Volgográdi Osztályán. A hatóságok személyzeti irányítására vonatkozó jogi keret javítása.

szakdolgozat, hozzáadva: 2014.08.04

A Kostroma régió Sushchevsky falusi településének közigazgatásának jellemzői. A helyi önkormányzatok szervezésének jogi alapjai. Az önkormányzatok kapcsolata a hatóságokkal. Adminisztrációs személyzet irányítása.

gyakorlati jelentés, hozzáadva: 2009.07.09

A helyi önkormányzat elemzése, a közigazgatási rendszerben elfoglalt helyének, szerepének meghatározása. A főbb problémák az önkormányzatok közötti interakció területén. A hatóságok interakciójának jellemzői Surgut önkormányzatában.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.08.22

Az irodai munka fogalma és jelentősége a vállalkozás tevékenységében, az automatizálás elvei, szerepe. A dokumentumkezelő szolgálat feladatai. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek megvalósításának technológiái, használt szoftvereszközök.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.10.01

Személyzeti tanácsadás: koncepció, lényeg és tartalom. Személyzeti tanácsadás fejlesztése Oroszországban. Az outsourcing, mint tanácsadási módszer. Az adminisztratív és irányítási folyamatok optimalizálása a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál az Orosz Föderációban.

szakdolgozat, hozzáadva 2013.06.26

Számítógépes technológiák alkalmazásának leírása a dokumentációkezelés folyamatainak javítására. Az Astrakhan Állami Konzervatórium irodai munkájának jellemzői. Dokumentumfolyamok elemzése, dokumentumokkal való munka szervezése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.12.12

Lényeg szervezeti struktúra hatóságok, kialakításának alapelvei és megközelítései, a hatékonyság értékelésének jellemzői és kritériumai. Javaslatok az adott régió Végrehajtó Bizottsága szervezeti felépítésének javítására.

szakdolgozat, hozzáadva: 2015.08.04

Vezetői tevékenység dokumentálása. Az óvodai nevelési intézmények állami rendszere. Üzleti és kereskedelmi írás. A dokumentumokkal végzett munka megszervezése. A menedzsment dokumentációs támogatásának folyamatainak automatizálása. Az irodai munka számítógépesítésének története.

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2011.09.07-i 751. sz., 2016.04.26-i 356. sz.)

I. Általános rendelkezések

Ez a szabályzat egységes eljárást ír elő a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munkára vonatkozóan.

Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

A szövetségi végrehajtó szerv a jelen Szabályzat alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, utasítást dolgoz ki az irodai munkáról, amelyet a szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagy jóvá az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben. .

II. Kifejezések és meghatározások
()

A jelen Szabályzat alkalmazásában a következő kifejezéseket és meghatározásokat használjuk:

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

"dokumentáció" - a tárgyi adathordozón lévő információk rögzítése kellő időben;

"papírmunka" - olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó szervekben;

„okirat” - állami szerv, önkormányzati szerv, jogi, ill Egyedi a megállapított eljárásnak megfelelően kiállítva és a szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamában szerepelnek;

"dokumentum áramlás" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, a fájlba helyezésig és (vagy) elküldéséig;

„Dokumentum kellék” - a dokumentum olyan eleme, amely szükséges a tervezéshez és a vele végzett munka megszervezéséhez;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen másolata;

"okirat másolata" - az eredeti dokumentum információit és külső jellemzőit maradéktalanul reprodukáló, jogi erővel nem rendelkező dokumentum;

"okmány nyilvántartásba vétele" - iktatószám hozzárendelése egy dokumentumhoz, az okmányra vonatkozó információk beírása a regisztrációs és elszámolási űrlapba;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

„ügyek nómenklatúrája” – az ügyek címeinek rendszerezett listája a tárolási időszakok feltüntetésével;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

"ügy" - dokumentumkészlet ill külön dokumentum a szövetségi végrehajtó szerv egy kérdéséhez vagy tevékenységi területéhez kapcsolódik;

"Irodavezetési szolgáltatás" - olyan szerkezeti egység, amely az irodai munka lebonyolításával van megbízva, valamint az irodai munkavégzésért felelős személyek. szerkezeti felosztások;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

"dokumentum elektronikus másolata" - a dokumentum elektronikus formában készült másolata;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

bekezdés érvénytelen. - ;

"elektronikus dokumentumkezelő rendszer" - olyan automatizált információs rendszer, amely elektronikus dokumentumok és dokumentumok elektronikus másolatának létrehozását, kezelését, tárolását és az azokhoz való hozzáférést, valamint az iratok nyilvántartását biztosítja;

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

"elektronikus dokumentumkezelés" - információs rendszert használó dokumentumkezelés.

()

A jelen Szabályzatban használt egyéb fogalmak megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályaiban meghatározott fogalmaknak.

(a bekezdést az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7-i 751. sz. rendelete vezette be)

III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó szervben
A szövetségi végrehajtó szerv által készített dokumentumokat fejléces papírra, szabványos A4-es (210 x 297 mm) vagy A5-ös (148 x 210 mm) papírlapra, vagy elektronikus dokumentum formájában állítják ki, és meghatározott részletösszetétellel kell rendelkezniük, helyüket és végrehajtásukat.

A szövetségi végrehajtó szerv formáit a részletek elhelyezkedésének szögletes vagy hosszanti változata alapján alakítják ki. A sarokváltozatnál az űrlap adatai a lap bal felső sarkában találhatók. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén, a felső margó mentén helyezkednek el.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő elektronikus dokumentumok létrehozása során elektronikus dokumentumsablonokat használnak.

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A fejléces papírra és szabványos papírlapra készített dokumentum minden egyes lapjának legalább 20 mm-es margónak kell lennie - bal, 10 mm - jobb, 20 mm - felül és 20 mm - alul.

A nyomtatványmintákat és a dokumentumok elektronikus sablonjait a szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagyja jóvá.

(8. o. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett dokumentumok részletei:

a) az Orosz Föderáció állami jelképe;

b) a szövetségi végrehajtó szerv neve;

c) a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti alosztályának megnevezése;

d) munkakör;

e) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről;

f) az okmány típusának megnevezése;

g) a dokumentum kelte;

h) regisztrációs szám dokumentum;

j) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye;

k) a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző;

l) címzett;

m) a dokumentum jóváhagyásáról szóló bélyegző;

n) az irat (határozat) végrehajtására vonatkozó utasítások;

n) a szöveg címe;

p) a dokumentum szövege;

c) ellenőrzési jel;

r) megjegyzés a pályázatról;

s) aláírás;

t) elektronikus aláírás jele;

x) dokumentum jóváhagyási bélyegző;

h) nyomtatás;

w) jelölés a másolat hitelesítésén;

w) feljegyzés az előadóról;

e) feljegyzés az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való megküldéséről;

j) az irat átvételéről szóló megjegyzést;

(9. o. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A dokumentum részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.

A dokumentum jóváhagyását a szövetségi végrehajtó szervben a szövetségi végrehajtó szerv felhatalmazott tisztviselőjének vízum adja ki. A szövetségi végrehajtó szervben más állami hatóságokkal és szervezetekkel létrehozott dokumentum jóváhagyását jóváhagyó bélyegzővel (lappal), jegyzőkönyvvel vagy jóváhagyó levéllel formálják.

IV. A dokumentumforgalom megszervezésének követelményei a szövetségi végrehajtó szervben
A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumfolyamatában a következő dokumentumfolyamatokat különböztetik meg:

a) beérkező dokumentáció (bejövő);

b) elküldött dokumentáció (kimenő);

c) belső dokumentáció.

A szövetségi végrehajtó szervben a dokumentumok kézbesítését és feladását postai kommunikáció, futárkommunikáció és távközlés útján végzik.

A szövetségi végrehajtó szervhez beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozáson, nyilvántartásba vételen, előzetes mérlegelésen, ellenérték fejében a vezetőségnek átadva, a végrehajtókhoz kerülnek, és a végrehajtást követően aktákba kerülnek.

A beérkező iratok elsődleges feldolgozása magában foglalja az iratok megfelelő kézbesítésének, a dokumentumok és az azokhoz csatolt mellékletek elérhetőségének ellenőrzését, valamint az iratok névre szóló és nem nyilvántartásba vételéhez kötött kiosztását.

A kapott és létrehozott dokumentumok nyilvántartásba vétele a kézhezvétel, a létrehozás (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő munkanapon történik, kivéve, ha az Orosz Föderáció jogszabályai másként rendelkeznek.

(16. o. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

Elveszett erő. - Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz..

A nyilvántartásba vett dokumentumokat az iratkezelő szolgálat ellenérték fejében a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének, vagy a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének döntése alapján a szövetségi végrehajtó szerv más tisztviselőinek továbbítja.

A végrehajtási utasítással (határozattal) ellátott dokumentumokat vagy azok másolatait az iratkezelő szolgálat továbbítja az előadók részére.

(a módosított 18. bekezdést. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A dokumentum eredeti példányát megküldik a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztályának, amely a dokumentum végrehajtásáért felelős. Több végrehajtó esetén az eredeti bizonylat a felelős végrehajtó szerkezeti egységhez kerül, a fennmaradó egységek másolatot kapnak a bizonylatról.

A végrehajtó számára az irat elektronikus másolatához való hozzáférés lehetőségének biztosítása az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben az eredeti dokumentum az iratkezelési szolgálatban maradhat, ha ezt a szövetségi végrehajtó szerv iratkezelési utasítása megállapítja.

(a bekezdést az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. számú rendelete vezette be)

Dokumentumok, miután azokat a szövetségi végrehajtó szerv vezetője vagy más aláírta felhatalmazott személy nyilvántartásba vételre és feladásra átkerülnek a hivatali szolgálathoz.

(módosított 20. bekezdés. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

Az iratkezelési szolgálat ellenőrzi az irat helyességét, a bizonylat teljességét és a bizonylat példányszámának a levelezési listának való megfelelését. A hibásan elkészített dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.

A dokumentumokat a regisztráció napján vagy a következő munkanapon kell elküldeni.

A dokumentumok átadása a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti alosztályai között a hivatali szolgálaton keresztül történik.

A szövetségi végrehajtó szervben az iratkezelési szolgálat nyilvántartja a beérkező, elkészített és elküldött dokumentumokat. A dokumentumok számára vonatkozó adatokat az iratkezelő szolgálat összegzi, elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének.

A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumok rögzítése és keresése érdekében a dokumentumokra vonatkozó kötelező információkat használnak a mellékletnek megfelelően. A dokumentumokkal kapcsolatos további információk a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében használhatók fel.

V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapja
Szövetségi végrehajtó hatóság:

a) a tevékenysége során keletkezett dokumentumokból okmányalapját képezi;

b) az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben elkészíti és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint a neki alárendelt szervezetek tevékenysége során keletkezett dokumentumok jegyzékét, feltüntetve a tárolási időszakokat. ;

c) sablonalbumot dolgoz ki és hagy jóvá egységes formák a szövetségi végrehajtó szerv által készített dokumentumok.

(pp. A "c"-t az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. számú rendelete vezette be)

A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapjának kialakítását az iratkezelési szolgálat végzi az ügyek nómenklatúrájának összeállításával, az ügyek kialakításával és feldolgozásával, azok biztonságának biztosításával, az ügyek rögzítésével és a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő továbbításával.

A szövetségi végrehajtó szerv ügyeinek nómenklatúrája:

a) az iratkezelési szolgálat állítja össze a szerkezeti felosztási esetek nómenklatúrái alapján;

b) a központival történő egyeztetést követően kerül jóváhagyásra szakértői bizottság a szövetségi végrehajtó testület vezetője a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által legkésőbb a tárgyév végéig, és a következő év január 1-jén lép hatályba;

c) 5 évente egyeztetik a szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával, amelyhez a szövetségi végrehajtó szerv tevékenysége során keletkezett dokumentumokat állandó megőrzésre átadják. Levéltári alap Orosz Föderáció;

d) a szövetségi végrehajtó szerv funkcióiban és felépítésében bekövetkezett változás esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetni kell.

A szövetségi végrehajtó szerv ügyek nómenklatúrája szakaszainak neve a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti alosztályainak neve.

Az ügyek kialakítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően, valamint az iratok rendszerezésének és elosztásának (csoportosításának) elveinek betartása mellett történik az állandó, ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetére, ideértve a személyi ügyeket is, valamint az ügyekre. átmeneti (legfeljebb 10 évig) tárolásra.

Az ügyeket megalakulásuk időpontjától a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő átadásig vagy megsemmisítésig a megalakulásuk helyén lévő szerkezeti egységekben tárolják.

Az eseteket ideiglenes használatra adják ki a strukturális részlegek alkalmazottai számára a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által meghatározott időtartamra, és annak lejárta után vissza kell őket küldeni.

Az ügyeket más állami szervek és szervezetek írásbeli kérelme alapján a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének vagy hivatali munkáért felelős helyettesének engedélyével adják ki.

A dokumentumok állandó tárolású aktákból való kivétele kivételes esetekben megengedett, és a szövetségi végrehajtó szerv vezetőjének engedélyével történik, az aktában hagyva a dokumentum előírt módon hitelesített másolatát, valamint az okokról szóló aktust. az eredeti kiadásáért.

Az állandó és ideiglenes (10 éven túli) tárolási idővel rendelkező esetek legkorábban 1 éven belül, de legkésőbb 3 éven belül az ügyek iratkezelési szolgálat általi befejezését követően kerülnek át a szövetségi végrehajtó szerv irattárába. Az iratok továbbítása a szövetségi végrehajtó szerv archívumába a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztályaiban kialakított állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolási esetek, valamint a személyzetre vonatkozó akták nyilvántartása alapján történik. Az ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolási időszak esetei nem kerülnek át a szövetségi végrehajtó szerv archívumába, és a tárolási idő lejárta után az előírt módon megsemmisülnek.

(34. o. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A tartós és átmeneti (10 év feletti) tárolás eseteinek leltárának összeállításának alapja az ügyek nómenklatúrája.

Jegyzet.
Az ügynómenklatúra és az ügyleltár összeállításával, az ügyek kialakításával és lebonyolításával, valamint az átmeneti megőrzési ügyek megsemmisítésével kapcsolatos kérdésekben lásd a Szervezetek Irattári Működési Alapszabályait (megállapította: a Szövetségi Levéltár Tanácsának 2002. február 6-i határozata), A szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai, jóváhagyva Az Orosz Föderáció Kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete, az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából és másokból származó dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésének szabályai levéltári dokumentumok hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél jóváhagyva. Oroszország Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526. sz.

Az ügyek nómenklatúrája és az ügyleltár összeállításának, az ügyek kialakításának és nyilvántartásának, valamint a szövetségi végrehajtó szervben az ideiglenes tárolási ügyek megsemmisítésének rendjét az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szerv határozza meg.

VI. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)
Az elektronikus dokumentumok létrehozása, feldolgozása és tárolása a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történik.

Az elektronikus dokumentumnak olyannak kell lennie Általános szabályok irodai munkát végezzen, és készíttesse el papíron a hasonló dokumentum adatait, kivéve az „Orosz Föderáció állami jelvényét”.

A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumokat (előzetes papíralapú dokumentáció nélkül) és a dokumentumok elektronikus másolatait használja.

A szövetségi végrehajtó szervben létrehozott elektronikus dokumentumok összetételét a dokumentumok jegyzéke határozza meg, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása a szövetségi végrehajtó szerv belső tevékenységének megszervezése során kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik. a Szövetségi Levéltári Ügynökség ajánlásai alapján.

Azon dokumentumok jegyzékét, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik a szövetségi végrehajtó szerv belső tevékenységeinek megszervezése során, e szövetségi végrehajtó szerv vezetője hagyja jóvá a Szövetségi Levéltárral egyetértésben. Ügynökség.

Az állami hatóságoknak és a helyi önkormányzatoknak küldött elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv tisztviselőjének továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírásával írják alá az „Elektronikus aláírásról szóló szövetségi törvénynek” megfelelően.

A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelési rendszerében az elektronikus dokumentumokkal végzett műveletek megerősítésére szolgáló módszerek használhatók, amelyekben az elektronikus aláírásról szóló szövetségi törvénnyel összhangban más típusú elektronikus aláírásokat használnak.

Az elektronikus dokumentumok átvételét és küldését a hivatali szolgálat végzi.

Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok átvétele után az iratkezelő szolgálat ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét.

Az elektronikus dokumentumok elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő bekerülését követően a bizonylatról nyilvántartási és elszámolási adatok keletkeznek, amelyek biztosítják a dokumentumkezelést, beleértve a keresést, a dokumentumhoz való hozzáférést, az ellenőrzést, tárolást, felhasználást és egyéb adatokat.

A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott és (vagy) a szövetségi végrehajtó szerv által papíron átvett dokumentumokat az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben regisztrálják, az ilyen dokumentum elektronikus másolatának létrehozásával.

Az elektronikus dokumentumok nyilvántartása és elszámolása a szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történik.

Az elektronikus dokumentumokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően elektronikus aktákká alakítják.

Az ügyek nómenklatúrája azt jelzi, hogy az ügy elektronikus formában zajlik, amit az ügy fejlécében vagy a „Megjegyzés” rovatban kell feltüntetni.

Az elektronikus dokumentumokat végrehajtásuk vagy elküldésük után a megállapított eljárásnak megfelelően kell tárolni a szövetségi végrehajtó szerv információs rendszereiben a hasonló papíralapú dokumentumokra előírt időtartamig.

Az elektronikus dokumentumok tárolására megállapított határidők lejártát követően a szövetségi végrehajtó szerv vezetője által jóváhagyott aktus alapján megsemmisíthetők.

Függelék
az Üzletszabályzathoz
szövetségi ügynökségekben
végrehajtó hatalom

A dokumentumokkal kapcsolatos szükséges információk listája,
könyvelési és iratkeresési célra használják
elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben
szövetségi végrehajtó hatóságok

(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A dokumentumot aláíró személy beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi

Dokumentumtípus neve

Dokumentum kelte

Okmány regisztrációs száma

Az okmány beérkezésének dátuma

A beérkező dokumentum regisztrációs száma

Információ valamiről kapcsolódó dokumentumok(az okirat típusának megnevezése, kelte, iktatószám, közlés típusa)

Cím a szöveghez összefoglaló dokumentum)

Esetindex az esetek nómenklatúrája szerint

Dokumentumtovábbítási információk

A fő dokumentum lapjainak száma

Pályázati megjegyzés (pályázatok száma, pályázati lapok száma összesen)

Útmutató az okirat végrehajtásához (végrehajtó, végzés, a teljesítés időpontja)

Pipa

Hozzáférés-korlátozó sáv

Információ az elektronikus aláírásról

Elektronikus aláírás ellenőrzése

Alosztály - a dokumentum felelős végrehajtója

NEM ÁLLAMI OKTATÁSI INTÉZMÉNY

SZAKMAI FELSŐOKTATÁS

KUZBAS GAZDASÁG- ÉS JOGI INTÉZET

JOGI KAR

A HUMANITÁRIUS FEGYELMEK ELNÖKE

Teszt

Szakterület szerint: "A vezetői tevékenységek dokumentálása"

"A hivatali munka szervezése a hatóságoknál és az önkormányzatoknál" témában

Készítette: a 303. csoport tanulója

Panshina E.Yu.

Ellenőrizve:

Kemerovo, 2010

Bevezetés………………………………………………………………………..….3

1. A hatóság tevékenységének alapja az iratfolyamat………………….5

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál……………………………………………………….…..7

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének megválasztása…………………………………………………………………………………………………………

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek…………….…..12

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata……………………………..…..14

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása……………18

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára……………………………20

8. Önkormányzati határozat…………………………………..21

Következtetés……………………………………………………………………………23

Felhasznált irodalom jegyzéke……………………………………………..25

Bevezetés.

Hol érdemes elkezdeni a rendszer bevezetését? Hogyan lehet az egész projektet szakaszokra bontani úgy, hogy a megvalósítás hatása az első szakasz után nyilvánvaló legyen, és minden következő szakaszban növekedjen? A rendelkezésre álló technikai eszközök közül melyiket érdemes elsősorban korszerűsíteni, és melyik várhat? Milyen pénzügyi forrásokat kell biztosítani a költségvetésben, évekre lebontva, az adott régió realitásai alapján?

mérnökök, tervezők, gyártásvezetők munkája

sok időt fordítanak a különféle tanulmányozására, elemzésére és összeállítására

dokumentáció. Különösen nagy nehézségek általában akkor merülnek fel, amikor

gyártási dokumentumok fejlesztése, ami elsősorban a fordítók speciális ismereteinek hiányára vezethető vissza. A dokumentumok összeállítási és felhasználási folyamataiban eltöltött inproduktív idő kiküszöbölése a formalizálás és a kreativitás ésszerű kombinációját igényli, ehhez pedig a szerzők szerint egyrészt,

a dokumentumok készítőinek megismertetése a dokumentumok felfogásának legáltalánosabb törvényeivel, másrészt, és ez a fő feladat - az alapdokumentumok elkészítésére vonatkozó általános szabályok és normák megfogalmazása és rendszerezése.

cél az ellenőrző munka a hatósági és önkormányzati hivatali munkaszervezés elméleti alapjainak tanulmányozása.

A műben szereplő ellenőrzés célja szerint a következők feladatok:

Határozza meg a munkafolyamat fogalmát;

Tekintsük az állami hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál alkalmazott irodai munka orosz modelljét;

Az EDD-rendszerek azonosítása a különböző kormányzati szintek számára;

Fontolja meg a hatóságok közötti dokumentumcsere automatizálását.

1. Az iratforgalom, mint a hatóság tevékenységének alapja.

A szövetségi végrehajtó testületben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai szerint végzik. E szabályzat alapján a a szövetségi végrehajtó testület az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben üzleti kézikönyvet ad ki. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

Minden szervezet saját dokumentumalapot alakít ki. A testület aktáinak nómenklatúráját az illetékes szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetik. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetei az archívumba kerülnek. A Határozat megállapítja az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés rendjét.

Az irodai munka, vagy a „dokumentumkezelés” ugyanazon forrás szerint „olyan tevékenységi ágat jelent, amely a hivatalos dokumentumokkal dokumentálást és munkaszervezést biztosít”. Vagyis az irodai munka a hivatalos dokumentumok munkafolyamatának karbantartására és ellenőrzésére szolgáló szervezeti mechanizmusok összessége. A 2000. november 27-én kelt „Szabványos utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkához” című dokumentumban azonban az irodai munkavégzés már nem korlátozódik csupán a hivatalos dokumentumáramlás szabályozására. Ezzel kijelenthetjük, hogy az irodai automatizálási rendszereknek nem csak a névre szóló (hivatalos) iratok forgalmát kell ellenőrizniük, hanem a dokumentumtervezeteket is.

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál.

Oroszországban országos szinten egységes technológiát fejlesztettek ki az irányítási dokumentumokkal való munkavégzéshez, az úgynevezett állami dokumentum-támogatási rendszert (GS DOW). Az orosz irodai munkának nincs analógja más országokban sem a dokumentumokkal való munkavégzés technológiájának részletes kidolgozása, sem az elosztás mértéke tekintetében. És ha Nyugaton az irodai automatizálás fejlesztése ösztönzi a dokumentumkezelési technológiák fejlesztését, akkor Oroszországban általában az irodai munkafolyamat hagyományosan kialakított technológiájának automatizálásáról beszélünk.

Milyen jellemzői vannak az irodai munka "orosz modelljének"? Három legszembetűnőbb előnye van:

A dokumentum ellenőrzése, annak kézhezvételétől kezdve;

Vezérlési funkciók központosítása;

Az okmányforgalom egységes normái.

Ellentétben a dokumentumokkal való munka nyugati módszereivel, az orosz gyakorlatban a dokumentumot abban a pillanatban ellenőrzés alá vonják, amikor a hatóság megkapja. A belső vagy kimenő dokumentumok közvetlenül a "születés" - vagyis a jóváhagyás - után az ellenőrzés területére kerülnek. Ugyanakkor nyomon követik a dokumentumok kapcsolatát - ha egy dokumentum egy másik dokumentumon hozott döntés végrehajtása következtében jelent meg. Mindez lehetővé teszi bármely állami hatósághoz, önkormányzathoz garanciával átvett irat útját követni - elvégre egyetlen nyilvántartott irat sem tűnhet el nyomtalanul.

BEVEZETÉS

1.1 A menedzsment és önkormányzati hatóságok dokumentációs támogatásának koncepciója

1.2. A dokumentációs támogatás jellemzői az önkormányzati hatóságoknál

1.3Az önkormányzatok dokumentumforgalmának megszervezésének jellemzői

2. FEJEZET

2.1. A Bolkhovsky kerületi közigazgatás létrehozásának történelmi háttere

2.2. A munka megszervezése a Bolkhovsky kerületi adminisztráció dokumentumaival

2.3 A Bolkhovsky körzet közigazgatásának hivatalos dokumentumainak osztályozása

2.4 Az irodai munka javítását célzó fejlesztés
KÖVETKEZTETÉS
HASZNÁLT IRODALOM JEGYZÉKE
ALKALMAZÁSOK

BEVEZETÉS
Relevancia: Dokumentumok rögzítik életünk minden lépését a születés pillanatától, az iskolába való felvételtől, majd a speciális közép- vagy felsőoktatásig oktatási intézmény, dolgozni. Feljegyezték a házasságot és a válást, az ember távozását az életből. A dokumentumok elkészítését, lebonyolítását és a velük való munka megszervezését jogszabályi és szabályozási és módszertani aktusok szabályozzák, amelyek ismerete és végrehajtása minden iratokkal foglalkozó számára kötelező.
A szervezés és a nyilvántartás vezetése szakmai ismereteket és készségeket igényel. A dokumentumok tükrözik és figyelembe veszik az intézmények tevékenységét. Ezért számos dokumentum karbantartását törvény írja elő. Az intézmény munkájának ellenőrzésekor, ellenőrzéskor mindenekelőtt azokat a dokumentumokat ellenőrzik, amelyekben a szervezet tevékenységét rögzítik. Nagyon fontos a dokumentumokkal végzett operatív munka: időben regisztráljon, megfontolásra benyújtsa a vezetőségnek, egyértelmű állásfoglalást kap, haladéktalanul átadja a vállalkozónak, megszervezi az ellenőrzést, és válassza ki a szükséges információkat. Mindezek egyszerű lépéseket a piaci kapcsolatok és a verseny korszerű feltételei között meghatározóvá válhatnak más szervezetekkel, intézményekkel való üzleti kapcsolatok kialakítása során. A menedzsment területén szinte minden szakember részt vesz a dokumentumok elkészítésében és kivitelezésében. Ezért minden vezetőnek ismernie kell a hivatalos dokumentumok elkészítésére és végrehajtására vonatkozó követelményeket.
Tehát manapság a termelési és gazdasági rendszerek irányításának javulása, a vezetői munka szervezettségének és hatékonyságának növekedése nagymértékben függ attól, hogy mennyire racionálisan van megszervezve a papírmunka az önkormányzatokban.
A végső minősítő munka tárgya a Bolkhovsky körzet közigazgatásának önkormányzati hatóságainak irodai munkája.
A tanulmány tárgya az önkormányzati hivatali munka jellemzői a Bolkhovsky körzet helyi közigazgatásának példáján.
A cél a dokumentumkezelés szervezetének tanulmányozása és elemzése a Bolkhovsky körzet közigazgatási hatóságainál.
Az általunk kitűzött cél a következő feladatokat alkotja:
1. Elemezze az „okmánykezelés” és az „önkormányzati hatóságok” fogalmát.
2. Az önkormányzati hatóságoknál a menedzsment dokumentációs támogatásának jellemzőinek azonosítása.
3. Fontolja meg az önkormányzatok dokumentumainak minősítését.
4. Ismertesse az önkormányzatok munkafolyamatának szerveződését!

Az önkormányzati hivatalokban a hivatali munka megszervezése megfelel a hivatali munka általános követelményeinek és szabványainak. Az irodai munka általában, és konkrétan az önkormányzatoknál nem áll meg, hanem napról napra javul, változtatva a szervezés színvonalán és módszerein.
A szakdolgozatban a szabályozási és módszertani keret a következő formában kerül bemutatásra:
1. Törvények: „Be Általános elvek az Orosz Föderáció helyi önkormányzati szervezetei”; az Orosz Föderáció alkotmánya; "A számvitelről".
2. Állami szabványok: GOST R51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások"; OST 2479-2481 – Üzleti levelek OST 1780 – telefonüzenetek OST 1781 – értekezletek jegyzőkönyvei OST 1782 – értekezletek; Egységes Állami Nyilvántartási Rendszer: Alapvető rendelkezések; GOST R 6.30-2003 A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere: A papírmunka követelményei; A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények.
3. Állami utasítások, szabályzatok, szabályok: Állami szerveknél, vállalkozásoknál, intézményeknél, szervezeteknél az állampolgárok javaslatairól, kérelmeiről, panaszairól szóló nyilvántartás egységes szabályozása .; A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályai; A Szovjetunió állami levéltárának munkájára vonatkozó alapvető szabályok; Az Orosz Föderáció állami levéltárának munkájára vonatkozó alapvető szabályok; Útmutató a könyvelés v költségvetési intézmények; Példamutató utasítások az Altáj Terület helyi önkormányzataiban végzett irodai munkáról; Charta, irodai munkára vonatkozó utasítások és munkaköri leírások Az Altáj Terület Pervomajszkij kerületének Zudilovszkij Falutanácsának igazgatása.

A dokumentumokkal való munkavégzés egyes szakaszait jellemző elvek, tudományos módszerek és különféle jellemzők (csoportok - dokumentumok nyilvántartásakor, kategóriák - végrehajtásukkor) képezik a tudományos alapját az önkormányzati hatóságoknál a menedzsment dokumentációs támogatásának modern megszervezésének. Tudományos alap ezt a munkát a következő formában mutatjuk be:
A tanulmány módszertani alapja a historizmus elve, amely a múlt, a jelen és a jövő kezdeteinek dokumentumaival segít nyomon követni a munka változásait.
Az értekezés kutatási módszertanában strukturális-funkcionális megközelítést alkalmaztunk, amely lehetővé tette az önkormányzati igazgatási dokumentációs támogatás szerkezetének és működésének tanulmányozását. A tipológiai módszer egyben a szakdolgozat adatainak kutatásának módszere is. A tipológia eredményeként statisztikailag stabil jellemzőcsoportok jöttek létre, amelyek modellt alkotnak az irodai munka megszervezésére a szakterületen. önkormányzat.
Az empirikus alap a Bolkhovsky kerületi közigazgatás irodai munkaszervezésének megfigyelése és elemzése. Vagyis az adatbázis tartalmazza a Bolkhovsky körzet adminisztrációja által kiadott dokumentumokat: szervezeti (alapító okirat, munkaköri leírások, irodai munkára vonatkozó utasítások); igazgatási (rendeletek, végzések, határozatok); információk és hivatkozások (tanúsítványok, okiratok, levelek, táviratok, telefonüzenetek és faxok).
Kutatási módszerek: Általánosított elemzés, szintézis, összehasonlító módszer, megfigyelés.
Kutatás:
1. Átfogó elemzés készült az önkormányzati dokumentációs támogatás megszervezéséről. Figyelembe veszi az önkormányzati hatóságok és a vezetés dokumentációs támogatásának definícióit, valamint nyilvánosságra hozza az önkormányzati hatóságoknál a gazdálkodás dokumentációs támogatásának szervezési rendszerét.
2. Feltárásra kerül az önkormányzati hivatali munka jellege, sajátosságai. Ismerteti az irodai munka besorolását és az önkormányzati munkafolyamat-szervezés jellemzőit.
3. Az elméleti és gyakorlati adatokat a Bolkhovsky kerület közigazgatásának példáján tanulmányoztuk. Leírják a községi tanács adminisztrációjának felépítését, és jellemzik a Bolkhovsky körzet közigazgatásának dokumentációs támogatásának megszervezését.
Tézis bevezetőből, három fejezetből, hat bekezdésből, következtetésből, bibliográfiából és mellékletekből áll. A munka teljes mennyisége ………….. oldal géppel írt szöveg.

FEJEZET 1. DOKUMENTÁCIÓ AZ ÖNKORMÁNYZATI HATÓSÁGOKBAN

1.1 Az önkormányzati hatóságok és a dokumentációkezelés fogalma
Az önkormányzati hatóságokat a lakosság közvetlenül választja és (vagy) képviselő-testület alakítja község saját hatáskörrel rendelkező szervek a problémák megoldására helyi jelentőségű.
A települési önkormányzatok helyi önkormányzatként határozhatók meg.

A helyi önkormányzati szervek önkormányzati területi közösségek szervei, amelyek valójában önkormányzatok. Ezeket a testületeket közvetlenül a lakosság vagy a lakosság képviselői (képviselő-testület) alakítják, és hatáskörük nem megfelelő gyakorlásáért elsősorban a település lakóit terhelik. Különleges helyet foglalnak el a társadalom és az állam demokratikus kormányzati rendszerében, és ezt elsősorban az határozza meg, hogy az önkormányzati szervek jelenléte biztosítja az irányítási rendszer olyan decentralizációját, amely ezt a rendszert legalkalmasabb a lakossági érdekek helyszíni biztosítására, figyelembe véve a történelmi és egyéb helyi hagyományokat. A helyi önkormányzatok segítségével valósul meg a helyi önkormányzatok megszervezése, a helyi élet kérdéseinek állampolgárok általi önálló megoldása, a helyi ügyek intézésének szervezeti elszigeteltsége a társadalom és az állam irányítási rendszerében. .

A helyi önkormányzati szervek nem képezik szerves részét az állami irányítási mechanizmusnak. Az Orosz Föderáció Alkotmánya (12. cikk) szerint nem tartoznak az állami hatóságok rendszerébe, ezért a hatalmuk gyakorlásának önálló formáját képviselik. Ugyanakkor a helyi önkormányzatok – nem közhatalomként – imperatív jellegű tevékenységet folytatnak, hiszen a népi hatalom megvalósításának egyik formája. Ezért az általuk a hatáskörükben meghozott döntések kötelezőek a helyi önkormányzat területén minden szervezetre, tisztségviselőre, állampolgárra, társadalmi egyesületre. A különálló állami hatáskörrel rendelkező helyi önkormányzati szerveket csak a szövetségi törvény és a szövetség alanyai törvényei ruházzák fel. Meghatározzák az egyes állami jogosítványok önkormányzatok általi végrehajtása feletti állami ellenőrzés feltételeit és eljárását is. Ugyanakkor az állami hatóságok és állami tisztviselők helyi önkormányzati gyakorlása nem megengedett. A helyi önkormányzati szervek határozatait az azt meghozó szervek hatályon kívül helyezhetik, vagy bírósági határozattal érvénytelennek nyilváníthatják.

Az Art. Az Orosz Föderáció Alkotmányának 131. cikke értelmében a helyi önkormányzati szervek szerkezetét a lakosság határozza meg önállóan. A lakosság helyi népszavazáson hagyhatja jóvá a helyi önkormányzati szervek felépítését. A helyi önkormányzati testületek felépítéséről a község képviselő-testülete dönthet, és rögzítheti a községi alapszabályban. Az 1995. augusztus 28-i szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció helyi önkormányzatának megszervezésének általános elveiről" csak egy kötelező helyi önkormányzati testületet ír elő, amelynek minden településen kell lennie: képviselő testületönkormányzat. A 2003. október 6-i szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció helyi önkormányzati szervezetének általános elveiről" új módon oldja meg a helyi önkormányzati szervek struktúrában való jelenlétének kérdését. kötelező testek, sokkal nagyobb figyelmet fordítva az önkormányzatok megalakulásának és tevékenységének jogi szabályozására, mint az 1995. évi szövetségi törvény.

A helyi önkormányzati szervek struktúráját a község képviselő-testülete, az önkormányzat vezetője, a helyi közigazgatás, ellenőrző szervönkormányzati formáció, a települési önkormányzat alapító okiratában meghatározott egyéb helyi önkormányzati testületek, amelyek saját hatáskörrel rendelkeznek a helyi jelentőségű kérdések megoldására. Az önkormányzatok megalakításának rendjét, hatáskörét, hivatali idejét, elszámoltathatóságát, elszámoltathatóságát, valamint e szervek szervezeti és tevékenységi körét az önkormányzat alapszabálya határozza meg. A hatóságok és tisztségviselőik részvétele a helyi önkormányzati szervek megalakításában, a helyi önkormányzati tisztviselők kinevezése és felmentése csak abban az esetben és módon megengedett. törvényes. A helyi önkormányzati szervek szerkezetének változása csak a községi alapszabály módosításával valósul meg. Az önkormányzati formáció képviselő-testületének a helyi önkormányzati szervek szerkezetének megváltoztatásáról szóló határozata legkorábban az említett határozatot hozó önkormányzati formáció képviselő-testülete megbízatásának lejártakor lép hatályba. A helyi önkormányzati szervek fenntartásához szükséges kiadások finanszírozása kizárólag az adott települések költségvetésének saját bevételei terhére történik.

A helyi önkormányzat funkcióit annak jellege, a demokrácia rendszerében elfoglalt helye, azok a feladatok és célok határozzák meg, amelyekre az önkormányzati tevékenység irányul. Fő irányként a helyi önkormányzati funkciókat értjük önkormányzati tevékenység. A helyi önkormányzati funkciókat bizonyos stabilitás és stabilitás jellemzi, mert a lakosság, a helyi önkormányzati szervek állandó, céltudatos hatását mutatják meg az önkormányzati kapcsolatokban a helyi jelentőségű kérdések leghatékonyabb megoldása érdekében. Ezek együttesen mutatják meg a helyi önkormányzati rendszer lehetőségeit és eredményességét, jellemzik a helyi önkormányzat társadalmi célját (megfelelő) és megvalósításának folyamatát (meglévő). Figyelembe véve a települési önkormányzatnak a lakosság szervezésében és gyakorlásában betöltött szerepét, az önkormányzati tevékenység során megoldott feladatokat, valamint a helyi önkormányzati jogköröket, a következő főbb funkciók különíthetők el:

1. a lakosság részvételének biztosítása a helyi jelentőségű kérdések megoldásában;

2. menedzsment önkormányzati tulajdon, a helyi önkormányzat pénzügyi eszközei;

3. a község területének integrált fejlesztésének biztosítása;

4. a lakosság társadalmi-kulturális, közüzemi és egyéb létfontosságú szolgáltatási igényeinek kielégítésének biztosítása;

5. a közrend védelme;

6. a helyi önkormányzat érdekeinek és jogainak képviselete és védelme, amelyet az Orosz Föderáció alkotmánya és a szövetségi törvények garantálnak.

Az Orosz Föderáció alkotmánya szerint az Orosz Föderációban a helyi önkormányzatok különböző szervezeti formák ah (130. v.). Ezek a formák együtt alkotják az egyes településeken belüli önkormányzati rendszert, amelyen keresztül a helyi jelentőségű kérdések megoldása, a helyi élet biztosított. A helyi önkormányzati rendszer egysége annak köszönhető, hogy az a demokratikus elvek az Orosz Föderáció helyi önkormányzatának szervezése, amely figyelembe veszi a helyi önkormányzat társadalomban és államban betöltött szerepét és funkcióit, valamint a történelmi és egyéb helyi hagyományokat, és az adott települések lakossága határozza meg. függetlenül. E rendszer egysége abban nyilvánul meg, hogy a különböző végrehajtási formák között elhatárolják a joghatósági és hatásköri alanyokat, valamint abban, hogy minden szervezeti formája szorosan összekapcsolódik, kölcsönhatásban és egymásra utaltságban van. Ezen az összekapcsolódáson és egymásrautaltságon belül egyes formák másokból származnak, vagy vezetési, elszámoltathatósági és felelősségi, illetve elszámoltathatósági és elszámoltathatósági kapcsolatok kötik össze őket. A szövetségi törvény határozza meg az interakció formáit önkormányzati kerület az önkormányzati körzet részét képező városi és falusi településekkel; lehetővé teszi a települések érintett helyi önkormányzati szerveinek képviselőiből a községi körzet képviselő-testületének megalakítását. A szövetségi törvény előírja a települések közötti együttműködés fejlesztését. Az önkormányzati alakulatok önkormányzati társulásokat, gazdasági társaságokat és egyéb önkormányzati szervezeteket hozhatnak létre. A „helyi önkormányzati rendszer” fogalma a lakosság közhatalmi szervezetének, tevékenységi formáinak, az általuk a településen a helyi jelentőségű ügyek kezelésére alkotott testületek jellemzésére szolgál.

A törvény számos szervezeti formát hoz létre, amelyeken keresztül az Orosz Föderációban a helyi önkormányzatok működnek.

Az első csoportba a helyi önkormányzat lakosság általi közvetlen megvalósításának formái tartoznak A közvetlen demokrácia a helyi önkormányzati rendszerben a lakosság vagy a határon belül élő egyes csoportjai akaratának különféle közvetlen kifejezési formái révén valósul meg. kerületek, városok, kerületek olyan városokban, városokban, vidéki településeken, amelyekben helyi önkormányzatot gyakorolnak . Megvalósításában kiemelt szerepe van, amit elsősorban az határoz meg, hogy a közvetlen demokrácia olyan formái révén, mint a választások, a közgyűlések és még sok más, a helyi önkormányzat összes fontosabb részének kialakulása és működése kialakul. kormányzati rendszer - szervei biztosítottak. Ezt szem előtt tartva azt mondhatjuk, hogy a helyi önkormányzati gyakorlatban a közvetlen és a képviseleti demokrácia formái összefonódnak, kiegészítik egymást. Ezen túlmenően a közvetlen demokrácia szerepét a helyi önkormányzatok megvalósításában meghatározza, hogy egyes formái (helyi népszavazások, polgári összejövetelek stb.) szervesen beépülnek a helyi önkormányzati rendszerbe. abból.

A második csoportot a helyi önkormányzati szervek és tisztségviselők alkotják, akiket az adott települések területén a helyi önkormányzatiság megvalósításának fő napi tevékenységével bíznak meg. A helyi önkormányzatok a demokratikus államigazgatási rendszer egyik alapja, amely lehetővé teszi a közigazgatási apparátus demokratizálását és döntéshozatalát. helyi ügyek sokkal nagyobb hatékonysággal a központosított vezérlőrendszerhez képest; gondoskodni arról, hogy a lebonyolítás során figyelembe vegyék a kisközösségek érdekeit közpolitikai; optimálisan ötvözi egy személy érdekeit és jogait, valamint a régiók és az állam egészének érdekeit.

A harmadik csoportba a lakosság helyi önkormányzati részvételi formái tartoznak, amelyekben a központi helyet a területi közönkormányzat foglalja el. A lakosságnak a helyi önkormányzatiság megvalósításában való részvételének számos, sokrétű formája szolgálja a helyi önkormányzatok tömeges támogatását, erősíti a lakossággal való kapcsolatát. Tevékenységük a lakosság közvetlen civil kezdeményezését fejezi ki, amelyet különféle társadalmi csoportok stabil érdekei táplálnak. Ezeket az érdeklődéseket, hagyományokat alakítják át aktív állampolgári magatartássá, gyakorlati munkává.

Jogi szabályozás az oroszországi helyi önkormányzat a Föderáció alattvalóinak joghatósága alá tartozik. A Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok közös joghatósága csak a helyi önkormányzati rendszer általános elveinek megállapítását foglalja magában. Ennek értelmében a Szövetségnek jogában áll törvényt alkotni a helyi önkormányzatiság általános elveiről, és ezt meg is teszi. A helyi önkormányzatot részletesen szabályozzák az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok törvényei és maguk az önkormányzatok chartája. A jogi szabályozás nem korlátozódik az elvekre. A helyi önkormányzat jogalapja a különféle szabályozási jogi aktusok és az egyén kombinációja törvényi előírásokat a helyi önkormányzati kérdések szabályozása. Rész jogi alap Az oroszországi helyi önkormányzat mindenekelőtt néhány, a törvényekben foglalt nemzetközi jogi normát foglal magában nemzetközi törvény.Ezek a nemzetközi jog általánosan elismert elvei és normái, valamint nemzetközi szerződések az állam ratifikálta. Az oroszországi helyi önkormányzat jogalapjának összetétele más jogi aktusokban foglalt rendelkezéseket is tartalmazza. Ez az Orosz Föderáció alkotmánya (12. cikk, 8. fejezet stb.); az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok alaptörvényei (alkotmányai, chartái); szövetségi kerettörvények (a helyi önkormányzatok szervezésének általános elveiről, 1995); a kerettörvények kidolgozásában kiadott szövetségi törvények és az önkormányzatiság egyes szempontjainak alapját szabályozó ben szövetségi szinten(O pénzügyi alapok helyi önkormányzat, 1997, az alapokról önkormányzati szolgálat, 1998 és mások); az Orosz Föderáció elnökének rendeletei (például a helyi önkormányzatok fejlesztésére vonatkozó állami politika főbb rendelkezéseinek jóváhagyásáról, 1999); Az Orosz Föderáció kormányának rendeletei (például a szövetségi nyilvántartásönkormányzatok, 1998); rendeleteket Alkotmánybíróság az Orosz Föderáció (a Bíróság rámutatott például, hogy a Föderáció alanyai nem jogosultak a helyi önkormányzati szervek helyébe a Föderáció alanyai önkormányzati szervek létrehozásával); a Föderációt alkotó jogalanyok helyi önkormányzatokról szóló törvényei (ilyen törvényeket vagy hasonló elnevezésű törvényeket az Orosz Föderáció minden összetételét alkotó egységben elfogadták); önkormányzatok alapszabályai; néhány másik jogi aktusok konkrét önkormányzat. A helyi önkormányzatok jogi keretei közé tartozhatnak a szövetségi jogi aktusok és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogi aktusai, amelyek általában a szabályozás más területeire vonatkoznak, de tartalmaznak bizonyos, a helyi önkormányzati kérdéseket érintő normákat (pl. törvények az oktatásról, a könyvtárügyről, az állami privatizáció rendjéről és önkormányzati tulajdon, a belekről és egyebekről). Az önkormányzati jogforrások között kiemelt helyet foglalnak el az önkormányzatok alapító okiratai és az 1985-ös Helyi Önkormányzatok Európai Chartája. Az alapító okirat az önkormányzat alapító okirata, amely ezt az oktatástátfogó jelleg, amely az önkormányzati szabályalkotás alapját képezi, és speciális (bonyolult) elfogadási és változtatási eljárás jellemzi.

A charta a fő jogi aktus, amely egyetlen településen belül szabályozza az önkormányzati kérdéseket. Képviselő-testület vagy helyi népszavazás fogadja el. Az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok törvényeivel összhangban az önkormányzati formáció alapszabályának tükröznie kell: a terület határait és összetételét; az önkormányzat illetékességi körébe tartozó helyi jelentőségű kérdések; a helyi lakosság e kérdések megoldásában való részvételének rendje; a helyi önkormányzati testületek és tisztségviselőinek felépítése és kialakításának rendje; a választott testületek és tisztviselők neve; hivatali idejük; az önkormányzati szabályozási aktusok fajtái, elfogadásának és hatálybalépésének rendje; a szervek és tisztviselők jogainak garanciái, indokai és felelősségének típusai (visszavonás, bizalmatlanság, korai felmondás hatáskörök stb.) önkormányzati szolgálat kérdései; az önkormányzati vagyon birtoklásának, használatának és rendelkezésének rendje; a helyi önkormányzati szervezet sajátosságai azokon a területeken, ahol sűrűn lakott etnikai csoportok, a kozákok, figyelembe véve a történelmi és egyéb hagyományokat. Az önkormányzatok alapító okiratai vonatkoznak rájuk állami regisztráció. Egy adott település jogi keretei a chartákon kívül a helyi önkormányzatok szervei és tisztségviselői által elfogadott szabályozási jogi aktusokat is tartalmaznak. Ide tartozhatnak a helyi képviselő-testületek munkájára vonatkozó előírások, a helyi önkormányzatok képviselő-testületeinek határozatai (például a helyi adók és illetékek megállapításáról), a településeken belüli területi önkormányzatokra vonatkozó rendelkezések. Az önkormányzati szervek jogkörének szabályozása során a szubszidiaritás elve érvényesül, az állami (RF) illetékességi körének elhatárolásánál, ill. államalakulatok(Orosz Föderáció alanyai) egyrészt, másrészt önkormányzatok, ez azt jelenti: az alsó szinten megoldható kérdéseket nem szabad a felső szintre átvinni; önkormányzati hatóságok Olyan feladatok kerülnek átadásra, amelyekkel a polgári egyesületek nem tudnak megbirkózni az önszerveződéssel, a közvetlen demokrácia egyéb formáival.

A helyi önkormányzat jogkörének fogalma jellemzi a helyi önkormányzat lehetőségeit és felelősségét az egyes illetékességi területeken. Az illetékességi és hatásköri alanyok összességükben a helyi önkormányzat hatáskörét alkotják.

Az alanyok, jogosítványok az önkormányzatok, azok tisztségviselői és az állampolgárok egy bizonyos kategóriája - a választópolgárok. E három elem mindegyikének megvan a maga hatásköre (például képviselő-testület - költségvetési területen, önkormányzati vezető - gazdálkodási területen, állampolgárok - a megválasztottak összetételének meghatározása vagy korai visszahívása), de összevonásukkor az illetékességi alanyok figyelembevételével új, külön-külön egyik elemre sem jellemző minőség, az önkormányzat kompetenciája keletkezik. A fenti joghatósági lista azt jelzi, hogy a helyi önkormányzatok jelentős hatáskörrel rendelkeznek különböző területeken. A joghatóság és a hatáskör alanya egy konkrét eseménnyel olvad össze, összege ez az esemény a helyi önkormányzat hatásköre és a feladatot ellátó szerv (például az önkormányzati igazgatási vezető) konkrétabb hatásköre. Általános rendelkezések az önkormányzat illetékességi területein azok hatáskörébe konkretizálódnak, amelyek az előbbiekkel együtt az önkormányzat hatáskörét képezik, amely szerveinek és tisztségviselőinek hatáskörében alakul ki.

Az irodai munka egy olyan tevékenységi kör, amely a hivatalos dokumentumokkal való dokumentálást és munkaszervezést végzi. Bármely vállalkozás, szervezet vagy intézmény működési folyamata során különböző kérdésekben vezetői döntéseket hoznak. Ugyanakkor a döntéshozatalhoz szükséges információk és maguk a döntések is bemutathatók dokumentumok formájában. Ezért az irodai munkát vezetői dokumentációnak is nevezik. Az irodai munka megszervezésétől függ a vezetés hatékonysága, jövedelmezősége, eredményessége, a vezetői alkalmazottak munkakultúrája. Az új információs technológiák fejlesztése a menedzsmentben, új irodai programok a hagyományos irodai munkaszabályok alapján valósul meg. Az irodai munka két elválaszthatatlanul összefüggő összetevőből áll: a dokumentációból és a dokumentumokkal végzett munka megszervezéséből.

Minden iratokkal végzett műveletet az irodai munka szabályozási és módszertani keretei szabályoznak. Ez szabályozza:
- papírmunka szabályai;
- a dokumentumokkal való munkavégzés szabályai;
- az iratok biztonságának biztosítása;
- az iratok levéltári tárolásra történő átadásának rendje;
- irodai munkaszolgálat munkája (funkciók, felépítés);
- új információs technológiák bevezetése;
- a hozzáférési korlátozás bélyegzőjével ellátott dokumentumokkal dolgozni;
- dokumentumokkal és egyéb kérdésekkel kapcsolatos jogi vonatkozások.

A menedzsment dokumentációs támogatásának kérdéseit az alábbiak szabályozzák:
- az Orosz Föderáció törvényei;
- állami és ipari szabványok;
- összorosz osztályozók;
- állam és iparági irányelveket irodai munka;
- utasítások egy adott szervezet irodai munkájához.

A dokumentációkezelés a következő funkciók közül néhányat lát el.

Nyomtatványok és dokumentumok részletezése. A dokumentum szövegének összeállítása után helyesen kell formázni, hogy legyen jogi ereje. A hivatalos dokumentumok kiállításának eljárását a GOST R6.30-2003 A dokumentumok végrehajtásának követelményei határozzák meg, amely meghatározza a dokumentum egyes elemeinek kiállítására vonatkozó szabályokat. A dokumentum számos alkotóelemből áll, amelyeket részleteknek nevezünk. Mivel megjelent a kellékek szakmai kifejezés, eláruljuk a tartalmát. A GOST 351141-98-ban a kifejezésekre és meghatározásokra vonatkozóan a dokumentum követelményét „kötelező elemnek a hivatalos dokumentum végrehajtásában” nevezik. A különböző dokumentumok különböző részletekből állnak. A dokumentumokat jellemző részletek számát a dokumentum létrehozásának célja, célja, tartalmi és formai követelményei határozzák meg ez a dokumentum, a dokumentálás módja. Az irat a kellékeken kívül olyan jellemzőkkel is jellemezhető, mint az eredetiség és a másolás, a hitelesség és a hamisítás, az irat fizikai állapota, papírformátuma, az irat elkészítésének módja. Sok dokumentum szigorúan korlátozott számú részletet tartalmaz. Bármely követelmény hiánya vagy helytelen feltüntetése hivatalos dokumentumérvényteleníti a dokumentumot. Számos hatóság és közigazgatás által kibocsátott dokumentum esetében a dokumentumok részletezésének összetételét a jogszabályok, ill. előírások. Azoknak a dokumentumoknak, amelyeknek formanyomtatványa nincs megadva, a következőket kell tartalmazniuk szükséges részleteket:
a) az okmány megnevezése;
b) az irat elkészítésének időpontja;
c) annak a szervezetnek a neve, amelynek nevében a dokumentumot elkészítették;
d) az üzleti ügylet tartalma;
e) a gazdasági tranzakciók fizikai és pénzbeli mérőeszközei;
f) az üzleti ügyletért felelős személyek beosztásának megnevezését és lebonyolításának helyességét;
g) az említett személyek személyes aláírása.

A dokumentumot alkotó részletek halmazát bizonylatűrlapnak nevezzük. Egy adott dokumentumtípusra jellemző nyomtatványt, például megbízást, aktust szabványnyomtatványnak nevezünk.A szabványos nyomtatványt bizonyos számú, szigorú sorrendbe rendezett részlet jellemzi. Amikor az 1920-as években elkezdődtek hazánkban az iratok egységesítése és egységesítése, kidolgozták az első állami szabványokat az iratok formájára és az adatok elhelyezésére vonatkozóan. Ezek a szabványok az 1940-es évek elejéig voltak érvényben. Az 1960-as években ismét megkezdődött a dokumentumszabványosítással kapcsolatos munka. 1965-1975-ben. szabványok kerültek kidolgozásra, amelyek követelményeket fogalmaznak meg a gazdálkodás területén (külkereskedelem, belföldi kereskedelem, szervezeti és igazgatási, elsődleges, számviteli) alkalmazott egyedi dokumentációs rendszerekre vonatkozóan.

Irodai munka szervezése a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál

NEM ÁLLAMI OKTATÁSI INTÉZMÉNY

SZAKMAI FELSŐOKTATÁS

KUZBAS GAZDASÁG- ÉS JOGI INTÉZET

JOGI KAR

Teszt

Szakterület szerint: "A vezetői tevékenységek dokumentálása"

"A hivatali munka szervezése a hatóságoknál és az önkormányzatoknál" témában

Készítette: a 303. csoport tanulója

Panshina E. Yu.

Ellenőrizve:

Kemerovo, 2010

Bevezetés……………………………………………………………………..…. 3

1. A hatóság tevékenységének alapja az iratforgalom………………. 5

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál………………………………………………….….. 7

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének megválasztása…………………………………………………………………………………………………………

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek…………….….. 12

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása……………18

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 20

8. A helyi önkormányzat döntése .............................. .... 21

Következtetés……………………………………………………………………………23

Felhasznált irodalom jegyzéke…………………………………………….. 25

Bevezetés.

Hol érdemes elkezdeni a rendszer bevezetését? Hogyan lehet az egész projektet szakaszokra bontani úgy, hogy a megvalósítás hatása az első szakasz után nyilvánvaló legyen, és minden következő szakaszban növekedjen? A rendelkezésre álló technikai eszközök közül melyiket érdemes elsősorban korszerűsíteni, és melyik várhat? Milyen pénzügyi forrásokat kell biztosítani a költségvetésben, évekre lebontva, az adott régió realitásai alapján?

a műszaki park tervezett korszerűsítése.

sok időt fordítanak a különféle tanulmányozására, elemzésére és összeállítására

dokumentáció. Különösen nagy nehézségek általában akkor merülnek fel, amikor

cél az ellenőrző munka a hatósági és önkormányzati hivatali munkaszervezés elméleti alapjainak tanulmányozása.

A műben szereplő ellenőrzés célja szerint a következők feladatok:

Határozza meg a munkafolyamat fogalmát;

Tekintsük az állami hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál alkalmazott irodai munka orosz modelljét;

Az EDD-rendszerek azonosítása a különböző kormányzati szintek számára;

Fontolja meg a hatóságok közötti dokumentumcsere automatizálását.

RF, 2009. június 15., 477. szám. Jelen szabályzat alapján a szövetségi végrehajtó hatóság az archiválás területén a szövetségi végrehajtó hatósággal egyetértésben utasítást ad ki az irodai munkáról. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

Minden szervezet saját dokumentumalapot alakít ki. A testület aktáinak nómenklatúráját az illetékes szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetik. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetei az archívumba kerülnek. A Határozat megállapítja az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés rendjét.

Az „okmányáramlás”, „irodai munka” stb. kizárólag a hatósági és a helyi önkormányzati munka megszervezésével összefüggésben értelmezhető. Ennek megfelelően a fogalmak értelmezése kizárólag a kormányzati szervek munkájára vonatkozó nemzeti szabályozások felhasználásával történik.

Az irodai munka, vagy a „dokumentumkezelés” ugyanazon forrás szerint „olyan tevékenységi ágat jelent, amely a hivatalos dokumentumokkal dokumentálást és munkaszervezést biztosít”. Vagyis az irodai munka a hivatalos dokumentumok munkafolyamatának karbantartására és ellenőrzésére szolgáló szervezeti mechanizmusok összessége. A 2000. november 27-én kelt „Szabványos utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkáról” című dokumentumban azonban az irodai munkavégzés már nem korlátozódik csupán a hivatalos dokumentumáramlás szabályozására. Ezzel kijelenthetjük, hogy az irodai automatizálási rendszereknek nem csak a névre szóló (hivatalos) iratok forgalmát kell ellenőrizniük, hanem a dokumentumtervezeteket is.

Milyen jellemzői vannak az irodai munka "orosz modelljének"? Három legszembetűnőbb előnye van:

A dokumentum ellenőrzése, annak kézhezvételétől kezdve;

Vezérlési funkciók központosítása;

Az okmányforgalom egységes normái.

kontroll közvetlenül a „születés” után – vagyis megerősítés. Ugyanakkor nyomon követik a dokumentumok kapcsolatát - ha egy dokumentum egy másik dokumentumon hozott döntés végrehajtása következtében jelent meg. Mindez lehetővé teszi bármely állami hatósághoz, önkormányzathoz garanciával átvett irat útját követni - elvégre egyetlen nyilvántartott irat sem tűnhet el nyomtalanul.

beszélhet a hagyományos irodai munka automatizálásáról a modern információs technológiák segítségével.

irodai munka. Ugyanakkor semmi sem akadályozza meg, hogy az automatizált rendszerbe beépítsék annak lehetőségét, hogy a kártyát összekapcsolják a dokumentum elektronikus képével (szöveg, sőt kép, hang és videó). Így megteremtődnek a technológiai feltételek az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz. Az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés pedig megteremti az előfeltételeket az elektronikus archívumok kialakításához, amelyek hatékony referencia- és elemzési mechanizmusokkal rendelkeznek a különféle dokumentumokon, különféle bemutatási formákban.

Másrészt a számítógépes hálózat használata megteremti a feltételeket a különböző irodai funkciók ellátásának decentralizálásához, miközben a dokumentumáramlás központosított kontrollja is megmarad. Lehetővé teheti például, hogy a részlegek, sőt az egyes alkalmazottak önállóan regisztrálják a dokumentumokat, és ugyanakkor központilag ellenőrizzék azok áthaladását. Sőt, a területileg távoli hatóságokat összekötő hálózat megléte lehetővé teszi a dokumentumok áramlásának központosított irányítását, ami pusztán papírtechnológia keretein belül nem valósítható meg.

modellek esetén a dokumentumok elvesztése csak az irodai munkautasítások közvetlen megsértése miatt következhet be.

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének megválasztása.

A hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának automatizálásának szükségessége ma már mindenki számára nyilvánvaló.

A papíralapú naplót és irattárat használó irodai munka több okból is összeegyeztethetetlen a közalkalmazotti munkavégzés hatékonyságának javításával.

valamint heterogén és decentralizált iratszekrényekből származó adatok feldolgozása.

A dokumentumok irattárai általában el vannak választva az előadóktól. Hiányos és nem működőképes információkat tartalmaznak a dokumentumok állapotáról.

kezelési problémák.

A Microsoft a partnerekkel közösen kétfázisú szoftver- és módszertani megoldást kínál a dokumentumok áramlásának megszervezése terén a hatóságok és az önkormányzatok számára:

Elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka.

rövid távon a munkafolyamatok automatizálásának fő megközelítése a hatóságoknál és az önkormányzatoknál.

A hatóság által feldolgozott dokumentumoknak, így a számítástechnikával továbbított dokumentumoknak is két formája van - hagyományosan papír és elektronikus. Az ilyen szimbiózis annak a következménye, hogy az iratkészítés korszerű eszközei az irattárolás elektronikus formáját jelentik, míg a szabályozási keret és a kialakult forgalmi szabályok papíralapúak. Ezenkívül a papíralapú dokumentumok megtakarítása melletti legfontosabb érv a velük való munka páratlan kényelme. A szabályok és szokások sokkal lassabban változnak, mint a modern információs technológia lehetőségei.

A hatóságoknál és az önkormányzatoknál láthatóan hosszú ideig az elektronikus formátumú dokumentumok feldolgozása során a papíralapú másolat elkészítését igénylő műveletek mentésre kerülnek. A vezetők általában inkább papíralapú dokumentumokkal dolgoznak. Ezen túlmenően, miközben a hivatalos iratok hatóságok közötti cseréje és az állami levéltárakba való átadása is papír formában történik.

Az elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka (EDD) technológiai válasz azokra a modern követelményekre, amelyeket a jelenlegi politikai és gazdasági helyzet támaszt az orosz állami hatóságok és a helyi önkormányzatok hatékonyságával szemben. Az EDD-t alátámasztják a nyugati kormányzati szerveknél szerzett tapasztalatok és a nagy, progresszív orosz kereskedelmi struktúrákban való működés példái is.

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek.

Mint fentebb említettük, az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges új technológiák összessége. Az alkalmazott technológiák lehetővé teszik a különböző dokumentumfeldolgozási műveleteket biztosító rendszerek „zökkenőmentes” interakciójának megszervezését. Először is ezek a technológiák magukban foglalják:

Kézzel írt aláírás elektronikus analógja;

Adatátviteli eszközök;

Az elektronikus információ tárolásának eszközei.

Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy a hatóságban egységes információs tér jöjjön létre, az összes dokumentumrendszert integrálva az információs csomópontba. Az integráció a dokumentumokkal végzett munka minőségének elvesztése nélkül, az orosz irodai munka hagyományainak megőrzése mellett történik. Ennek az integrációnak az alapja a megbízható dokumentumtároló és azzal kölcsönhatásba lépő dokumentumkezelő rendszerek. Az összes feldolgozott dokumentumot egyetlen tárban tároljuk, amely lehetővé teszi az információk optimális keresését és kiválasztását az anyagok elkészítésekor. Jelenleg a legtöbb hatóságnál és önkormányzatnál számos műveletet már számítástechnikával hajtanak végre. Az automatizált rendszer feladata a dokumentumok szövegeivel kapcsolatos hatékony kollektív munka megszervezése, és minden közalkalmazott számára gazdag információs tér biztosítása tevékenységük biztosításához.

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiát a rendszer következő funkciói támogatják:

papíralapú dokumentumok beolvasása és felismerése beépített OCR technológia segítségével;

A regisztrációs kártyához (RC) a dokumentum elektronikus képének csatolása tetszőleges formátumú fájl (fájlok) formájában;

Minden tisztségviselőnek - az ügyintézési folyamat résztvevőjének - saját személyes virtuális irodájának biztosítása, amely biztosítja, hogy a tisztviselő csak a kompetenciájához kapcsolódó dokumentumokhoz férhessen hozzá;

A dokumentumtervezetek jóváhagyási (vising) folyamatának biztosítása;

tanúsított eszközök használatával;

Ügyek kialakítása és lebonyolítása, azaz a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően és az iratok ügyön belüli rendszerezése;

Elektronikus dokumentumok archiválása, hatósági ügyek.

Ugyanakkor az RK fő részletkészlete tetszőleges, dokumentumcsoportonként meghatározott további részletek halmazával bővíthető. A Kazah Köztársaság további adatai szerint a jelentéskészítés során a főbb adatokkal együtt lehetőség van az adatok keresésére és kiválasztására. Az elektronikus bejövő dokumentum kézhezvételekor annak nyilvántartása automatikusan megtörténik. A két EDD rendszer közötti csere eredményeként kapott dokumentumhoz az RK adatainak nagy része automatikusan generálódik. A dokumentum elektronikus képe csatolva van az AC-hoz. Ezzel egyidejűleg ellenőrzik az EDS-sel és kriptovédelemmel ellátott dokumentum azonosságát. Ha a beérkező dokumentum papíron érkezik, a rendszer felhívja az optikai szövegfelismerő csomagot, majd elektronikus képének kézhezvételekor az irat AC-hez egyidejű csatolásával visszakerül az irodai menedzsment rendszerbe. A rendszer felhasználója, aki csatolta a dokumentumfájlt, az irathoz való hozzáférési jogosultságokat titkossági szintre, valamint a szerkesztés elleni védelmet (védelem felmondását) állítja be.

A kimenő és belső dokumentumok szövegét (képét) tartalmazó fájlok szintén szabványos technológiával csatolódnak az AC-hoz. A kimenő dokumentum a Kazah Köztársaság kellékeivel együtt EDS-szel védhető, titkosítható és továbbítható a címzettnek.

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása.

Jelenleg számos hatóságnál már használatban vannak a régi automatizált dokumentumkezelő rendszerek. Különböző szoftver- és hardverbázisokra épülnek. Ezek egy része a Microsoft partnerei által szállított (köztük az Electronic Office Systems cég fentebb ismertetett Delo rendszere) modern technológiák alapján valósul meg. Emellett jelentős számú korábbi generációs, MS DOS-ra és más platformokra épülő rendszer még mindig működik. A rendszerek egységesítése minden állami szervben belátható időn belül lehetetlen mind politikai (a szövetségi és önkormányzati alanyok jogai), mind gyakorlati megfontolásokból. Az operációs rendszerek bevezetése és különösen cseréje meglehetősen hosszú, nehéz és költséges folyamat.

és lehetővé tenné különféle rendszerek összekapcsolását.

Az elektronikus dokumentumok cseréjét megfelelően biztosítani kell. A dokumentumokat elektronikus aláírással kell ellátni, amely garantálja a szerzőséget és a dokumentum tartalmának változatlanságát, és esetenként - titkosítással lezárva az illetéktelen hozzáférés elől.

Minden szervezetnek sok levelező szervezete van, amelyekkel dokumentumokat cserélnek, és mindegyik eltérő üzenetformátummal, sőt hálózattal is rendelkezhet. Nem célszerű az egyes szervezetek rendszereit a csere megszervezéséhez szükséges szolgáltatási információk folyamatos támogatásának funkciójával terhelni. Logikus, hogy a dokumentumcserét nem az „mindenkivel”, hanem a „csillag” elve alapján építjük fel – a dokumentumcsere központokra (DPC-k) alapozva.

Az adatközpontok a következő funkciókat tudják ellátni:

Bejövő-kimenő dokumentumok formátumának átalakítása és koordinálása;

Címadatbázisok támogatása és dokumentumszállítási útvonalak kiszámítása;

Dokumentumok garantált kézbesítése;

Könyvtárak támogatása és szinkronizálása.

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára.

Megoldás önkormányzati és egyéb hatóságok számára kis mennyiségű iratforgalommal Ebbe a kategóriába feltételesen kerülhetnek olyan kis mennyiségű iratforgalmú önkormányzati irányítási struktúrák, amelyek nem rendelkeznek kellő műszaki alappal a teljes értékű EDD rendszer megvalósításához. Számukra egy egyfelhasználós megoldás ajánlható, felszerelve az elektronikus dokumentumok magasabb szervezettel történő biztonságos cseréjének eszközeivel - közvetlenül vagy az adatközponton keresztül. Az ilyen megoldás használója általában a szervezet irodai munkájáért felelős munkatárs. Ezzel párhuzamosan papíralapú dokumentumokkal is dolgozunk, de a rendszer fenntartja a bejövő / kimenő iratok nyilvántartását, az iratokról szóló határozatok nyilvántartását, az ügybe írt és archivált dokumentumokat. Nagy létszámmal a papír eredetik mozgásáról is nyilvántartható. A magasabb szervezettől elektronikus formában beérkezett dokumentumokat a papíralapú eredetik megérkezése előtt azonnal nyilvántartásba veszik, kinyomtatják és megkezdik a kivitelezést. Az anyaszervezet automatikusan értesítést kap arról, hogy a dokumentumot regisztrálták. Ez a megoldás lehetővé teszi:

Felgyorsítja a bejövő / kimenő dokumentumok cseréjét egy magasabb szervezettel;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen.

8. Megoldás az önkormányzat számára.

felosztás és munka nemcsak a szervezetek dokumentumaival, hanem a polgárok és vállalkozások leveleivel és felhívásaival is. Az ilyen szervezetek általában elegendő személyi számítógép-flottával rendelkeznek, amelyek helyi hálózathoz csatlakoznak. Számukra egy többfelhasználós megoldás ajánlható 5-től 20-ig terjedő állások számával, felszerelve az elektronikus dokumentumok biztonságos cseréjével magasabb és alsóbb szervezetekkel (közvetlenül vagy adatközponton keresztül), tájékoztatási portállal való kommunikációval. valamint az állampolgárok és szervezetek kérelmeinek fogadása és távoli Internet hozzáférés lehetősége.az EDD rendszer adataihoz való hozzáférés. A rendszernek biztosítania kell a bejövő / kimenő iratok nyilvántartását, az iratokról szóló határozatok, az ügybe írt és archiválás alatt álló dokumentumok elszámolását. A papír eredetik mozgásáról is nyilvántartást kell vezetni.

Ha a szervezetnek van állandóan elérhető csatornája az interneten, akkor webes felületen keresztül megszervezhető az EDD rendszer távoli elérése, amely lehetővé teszi mind a távol lévő tisztviselők, mind a magasabb szintű szervezetek munkavégzésének ellenőrzését.

Ez a megoldás lehetővé teszi:

Csökkentse az irodai személyzet terheit a funkciók egy részének osztályokhoz való átadásával;

Növelje a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés hatékonyságát;

Hatékony tárolási rendszer szervezése a kapcsolódó dokumentumok számára;

Csökkentse a szükséges dokumentumok keresésének idejét;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen;

Az alkalmazottak munkájának felgyorsítása és hatékonyabbá tétele a dokumentumok végrehajtásában;

Csökkentse a polgároktól és szervezetektől elektronikusan (a portálon keresztül) benyújtott fellebbezésekkel kapcsolatos munka költségeit;

Következtetés.

Jelenleg a közintézményekben a számítástechnika és a hálózatok bevezetésének folyamata aktívan zajlik, és sok esetben az eddig elért szint elegendő a dokumentumokkal való munkavégzés korszerű technológiáinak bevezetéséhez. Ehhez azonban a számítógépeken és a hálózatokon kívül egy sor modern szoftvermegoldás is szükséges.

döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz;

A határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése;

Információátvitel függőleges és vízszintes kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

A gazdálkodási apparátus feladatait főként a nemzetgazdaság és a közigazgatás minden ágazatában a tevékenységi sajátosságoktól függetlenül keringő, egyetemes és engedélyezett szervezeti és igazgatási dokumentumokon keresztül látja el. Ha figyelembe vesszük, hogy az adminisztratív apparátusban több mint 14 millió embert foglalkoztatnak, és az ország éves iratforgalma hozzávetőleg 60 milliárd ív és folyamatosan növekszik, akkor kétségtelen, hogy ennek a folyamatnak a hatékony szabályozása nagyon fontos. A dokumentum-állami szabványok, az uniós osztályozók és az egységes dokumentációs rendszerek a dokumentumáramlás szabályozásának egyik eszközeként működnek. Ezek és más szabványok elismerten stabilizálják a dokumentumáramlást az országban a teljes technológiai ciklus során, hogy megteremtsék az optimális technológiát az egyes dokumentumok dokumentumkezelésének kezelésére.

menedzsment egység.

A felhasznált irodalom listája:

2. Borodina VV Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M. V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 256 p. - (Felsőoktatás)

4. Kuznetsov I. N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I. N. Kuznyecov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V. A. Spivak. - Kiadó: Péter, 2008. - 256s.

A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények. - M., 1991

Borodina VV Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 154С

Spivak V. A. Menedzsment tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V. A. Spivak. - Kiadó: Peter, 2008. - 98C.

Borodina VV Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V. A. Menedzsment tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V. A. Spivak. - Kiadó: Peter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Irodai munka. Tankönyv középfokú szakképzési oktatási intézmények tanulói számára. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. Irodai munka a hatóságoknál és az önkormányzatoknál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. -Kiadó: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. Irodai munka a hatóságoknál és az önkormányzatoknál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 154C.

Iratkezelés a végrehajtó hatóságoknál. Irodai munka az állami és önkormányzati szervekben

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Hasonló dokumentumok

I. Általános rendelkezések

II. Kifejezések és meghatározások ()

III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó szervben

IV. A dokumentumforgalom megszervezésének követelményei a szövetségi végrehajtó szervben

V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumalapja

VI. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben (pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A dokumentumokkal kapcsolatos szükséges információk listája, könyvelési és iratkeresési célra használják elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben szövetségi végrehajtó hatóságok

II. Kifejezések és meghatározások
()

VI. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. sz.)

A dokumentumokkal kapcsolatos szükséges információk listája,
könyvelési és iratkeresési célra használják
elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben
szövetségi végrehajtó hatóságok