Utilizare eficientă Informațiile pentru luarea deciziilor în instituții sunt furnizate de motoarele de căutare pentru documente (baze de date despre documentele instituției). Informațiile despre documentele specificate la înregistrarea acestora intră în sistemul de căutare, care include dulapuri și cărți de referință de clasificare.
Serviciul de evidență și secretarul (în instituțiile mici) cu ajutorul unei baze de date sunt obligați să asigure, dacă este necesar, cautare rapida date despre cine, unde, în ce stadiu de pregătire se află documentul, în ce documente puteți găsi informații cu privire la o anumită problemă.
O condiție prealabilă pentru organizarea unui motor de căutare este înțelegerea. Acest lucru este deosebit de important dat fiind faptul că schimbarea personalului în munca de birou modernă este destul de comună. Motorul de căutare trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
o dezvăluie complet compoziția și conținutul documentelor;
o asigura căutarea promptă a documentelor, informațiilor, controlul asupra implementării acestora.
Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare este sarcina principală a serviciului de birou.
Odată cu documentele, motoarele de căutare sunt transferate și în arhiva instituției pentru stocare.
Informație- lucrare de referinta, precum și înregistrarea documentelor, pot fi organizate în mod tradițional - sub formă de fișiere de referință, precum și într-un mod automat.
Formular tradițional de căutare a documentelor
În cazul utilizării formularului de card pentru înregistrarea documentelor, este tipărit numărul necesar de RKK, din care este posibil să se întocmească astfel de dulapuri independente:
o referință (prin corespondenți, tipuri de documente, autorii acestora etc.);
o control (pe termene, interpreți etc.);
o codificare sau tematică ( reguli, acte administrative etc.);
o la cererea cetăţenilor;
o alfabetic.
Numărul de cabinete de dosare dintr-o instituție este determinat de gradul de centralizare a operațiunilor de înregistrare și căutare, precum și de conditii specifice activitatile institutiei.
Un dulap manual este o cutie sau mai multe cutii în care cardurile sunt amplasate într-o anumită secvență. Pentru a inregistra diferite categorii de documente, este indicat sa faci carduri de diferite culori sau sa faci semne speciale cu dungi colorate pe malul superior al cardurilor obisnuite. Secțiunile și titlurile indexului cardului sunt separate între ele prin despărțitori din carton sau plastic, care indică numele secțiunilor sau indexurile titlurilor. Amplasarea cardurilor în rubrici se realizează alfabetic, subordonare, grad de importanță etc.
Indexurile cardurilor sunt organizate după diferite scheme. construcția lor depinde de structura instituției, de gradul de centralizare a lucrării de referință, de natura solicitărilor de informații, de numărul acestora și de alți factori. Deci, în cazul utilizării unui sistem centralizat de înregistrare a documentelor, se formează dosare de referință în serviciul de birou; un sistem descentralizat prevede formarea de cabinete de dosare în divizii structurale, unul mixt - în serviciul de birou și în divizii de structura.
Fișiere de referință sunt principalele tipuri de indici de carduri în instituții. În aceste dulapuri, RKK sunt grupate (sistematizate) după următoarele criterii:
o alfabetic (cu prenume, nume de obiecte sau obiecte);
o geografică (după denumirile unităților administrative și economice);
o Corespondent (după numele instituțiilor cu care se realizează corespondența);
o nominală (după denumirile tipurilor de documente);
o subiect-interogativ sau tematic (după conținutul documentelor sau domeniul de activitate la care se referă documentele);
o structurale (conform documentelor apartinand diviziuni structurale instituții);
o cronologic (după datele de primire a documentelor, de executare, semnare, trimitere a acestora).
La formarea dulapurilor de fișiere, este posibilă o combinație de diferite funcții de căutare.
Dosarul de referință, de regulă, este format din două părți: documente neexecutate și executate.
Prima parte este conceput pentru a capta și a căuta informații despre documente în procesul de executare a acestora și, dacă este necesar, oferă o funcție de control. Cardurile din acesta pot fi sistematizate de interpreți, divizii structurale, corespondenți sau termene de execuție a documentelor.
Pe măsură ce documentele sunt executate, cardurile cu semnele corespunzătoare sunt mutate din prima parte a indexului cardului de secțiuni și titluri din a doua parte.
A doua parte Dosarul cardului este conceput pentru a căuta documente deja completate și este construit după schema de producție și sectorială, reflectând direcțiile, funcțiile și problemele activităților instituției. Fișele din a doua parte a indexului cardurilor sunt sistematizate, de regulă, după nomenclatorul cazurilor. Secțiunile și rubricile dosarului cardului corespund secțiunilor și articolelor din nomenclatorul cauzelor. Principala caracteristică de căutare a unui document este conținutul acestuia.
În funcție de tipurile (grupele) de documente, acestea sunt înregistrate, formează fișiere de referință separate ale documentelor primite, documentelor de ieșire inițiative, contestațiilor cetățenilor, actelor juridice de reglementare, acte administrative etc.
Formarea dosarelor de documente de intrare, ieșire și interne se realizează pe o bază cronologică.
Fișierele de referință sunt create separat pentru fiecare an calendaristic. În munca operațională se folosesc și dulapuri de dosare pentru anul curent și anterior. Termen general carduri de stocare - trei ani.
Control (urgent) dulapuri de dosare menite să controleze momentul executării documentelor. Pe separatoarele titlurilor acestora pot fi aplicate numere calendaristice ale lunilor, numele diviziilor structurale și numele artiștilor executanți. Procedura de formare a unui dosar de control (urgent) este prevăzută în subsecțiunea 3.2.4.4.
Dosare tematice (codificare), dezvăluie cel mai complet conținutul documentelor care creează acte juridice de reglementare ale organismelor nivel superior, acte administrative ale institutiei, contracte etc. Pentru a forma astfel de dulapuri de dosare, se alcătuiește un card separat pentru fiecare întrebare, subiect reflectat în textul documentului, astfel încât un document, în funcție de conținutul său, poate fi pictat pe mai multe carduri. Informațiile sunt sistematizate în conformitate cu rubricile clasificatorului intrasistem al problemelor legate de activitățile instituției.
Fișe de acte normative și acte administrative sunt formate dintr-o trăsătură subiect-interogativă (tematică) și cronologic. Într-un astfel de dulap de dosare, cardurile sunt păstrate până când documentele sunt înlocuite cu altele noi.
Dosare tematice sunt folosite doar în scopuri de referință, nu sunt utilizate ca fișiere de control.
Dosare carduri privind contestațiile cetățenilor sortate alfabetic după numele solicitanților.
Îmbunătățirea eficienței motorului de căutare se realizează prin dezvoltarea acestora ghiduri de clasificare:
o clasificatorul problemelor legate de activitățile instituției;
o clasificator de tipuri de documente;
o clasificator corespondent;
o clasificator de rezoluție;
o clasificator al interpreților;
o clasificator al rezultatelor executării documentelor;
o nomenclatura de caz.
Sistem automat de căutare a documentelor
În prezent, instituțiile câștigă distribuția sistemelor automate de înregistrare a documentelor, care fac posibilă completarea formularelor de înregistrare pe computer și, în același timp, crearea unei baze de date a documentelor instituției. În sistemele de căutare automată, de regulă, informațiile sunt căutate central în locuri automate pentru înregistrarea și procesarea informațiilor. Utilizatorul ar trebui să poată obține informații despre toate sau mai multe detalii de înregistrare, să fie conștient de locația documentului pentru o anumită oră. Referințele sunt emise:
o de către document specific- unde se află, stadiul pregătirii, rezultatul executării, locul depozitării;
o după subiect (conținut) - despre un anume document, un grup de documente;
o pe regiuni - după țară, regiune, oraș, district.
Pentru a căuta un document sau un grup de documente, pot fi specificate următoarele detalii:
o intrare" ieșire, documente interne(căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupe de documente);
o tip de document (scrisoare, comandă, comandă, contract etc.);
o sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau (pentru documentele interne) semnarea documentului);
o regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);
o organizație (corespondent/destinatar);
Puteți căuta informații despre un anumit document introducând numărul acestuia. În plus, căutarea poate fi efectuată pe documente restante, pe întreaga bază de date operațională (documente din anul de afaceri în curs), și, dacă este cazul, pe baza de date de arhivă (documente din anii anteriori).
Informațiile despre document sunt afișate pe ecran, dacă este necesar, este tipărit un formular de înregistrare. Dacă vorbim despre un grup de documente, atunci rezultatele căutării sunt afișate pe ecran și tipărite sub formă de tabel.
În cazul unei căutări a unui document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre unitatea structurală (cu care executori) se află documentul la momentul percheziției. Dacă documentul este completat, informațiile despre locația acestuia sunt afișate pe ecran.
Condiția pentru funcționarea cu succes a serviciului clerical (secretar-referent) în domeniul informației și lucrărilor de referință este realizarea unui dosar de referință ( Ghișeu de ajutor), în care cărțile de înregistrare sunt dispuse după un anumit sistem. Sarcina aparatului de referință în munca de birou este de a răspunde în orice moment la două întrebări: prima este în ce departament, care dintre executanți și în ce stadiu de execuție, care dintre executanți și în ce stadiu de execuție este documentul dorit. , al doilea - în ce document ( în ce documente) există informații despre problema dorită. Informațiile și lucrările de referință pot fi construite atât în mod tradițional folosind carduri de referință, cât și într-un mod automat. Să luăm în considerare pe scurt ambele abordări. Fișierele de referință în centralizarea operațiunilor de înregistrare și de referință se află în birou și în grupul de control. Cu operațiuni descentralizate, dulapurile de dosare sunt amplasate în diviziile structurale ale organizației. Cardurile sunt grupate într-un fișier card în funcție de caracteristici care sunt complet dependente de conținut, solicitările care trebuie satisfăcute cu ajutorul acestuia. Dosarul de referință este împărțit în două părți: prima include fișe pentru documentele neîndeplinite, a doua - pentru cele executate. Pe măsură ce cărțile sunt executate, cărțile din secțiunile primei părți a indexului cărților sunt mutate în secțiunea corespunzătoare a celei de-a doua părți. Toate coloanele trebuie completate pe cardul de înregistrare plasat în a doua secțiune a indexului cardului. Utilizarea indicatorilor de culoare permite clasificarea matricei de referință și facilitează căutarea informatie necesara, crește eficiența căutării. Cardurile de referință sunt transferate în arhivă împreună cu documentele și documentele completate. Posibilitățile de servicii de informare și referință odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare a documentelor s-au extins semnificativ. Sistemul automatizat vă permite să găsiți referințe pentru orice combinație de date incluse în fișa de înregistrare a documentului. Căutarea informațiilor asupra unui anume document se poate efectua pe documente restante și executate, pe întreaga bază de date operațională a anului în curs și, dacă este cazul, pe documente din anii anteriori (bază de date arhivă). Dacă este necesar să se obțină informații despre un anumit document, pe ecran se afișează formularul de înregistrare corespunzător și apoi se imprimă. Rezultatele căutării de informații despre un grup de documente sunt afișate sub formă de tabel și, dacă este necesar, tipărite. Informațiile despre un document neexecutat sau, respectiv, despre unul executat, arată ce contractant deține documentul și în ce caz acest document tivite. În prezent, sistemele de căutare full-text pentru informațiile necesare devin tot mai răspândite. În aceste scopuri, la fișa de înregistrare a documentului se atașează un dosar cu textul documentului propriu-zis. Astfel de sisteme vă permit să căutați nu numai după detaliile cardului de înregistrare, ci și după conținutul documentului în sine - căutați acest document prin Cuvinte cheie sau fraze. Utilizare tehnologia calculatoarelor accelerează fluxul de lucru, îmbunătățește disciplina executivă a angajaților, îmbunătățește managementul organizației în ansamblu.
ESEU
la disciplina „Munca de birou și corespondența conturilor”
pe tema: „Informații și lucrări de referință”
2011
Conţinut
1. Informații și documente de referință: act, protocol, memoriu, notă explicativă, adeverință, scrisori, telegramă ....……………3
2. Lucrări de informare și referință asupra documentelor………….… .8
3. Caracteristici distinctive ale activității de regăsire a informațiilor în sistemele automate……………………………………………………………..….. .10
Referințe…………………………………………………………………………………14
1 Informații și documente de referință: act, protocol, memoriu, notă explicativă, certificat, scrisori, telegramă
Majoritatea documentelor create de instituții sunt de informare și referință.
Informații și documente de referință
- acesta este un set de documente care conțin informații despre starea reală a lucrurilor, care servesc drept bază pentru luarea deciziilor, emiterea actelor administrative.
Tipuri de informații și documente de referință:
- Act;
protocol;
memorandum;
scrisoare explicativă;
referinţă;
scrisori;
telegramă, telegramă.
Forma actului constă în detalii : numele ministerului sau al agenției; Numele organizației; denumirea unității structurale; denumirea tipului de document; data, numărul; locul publicării; titlul; textul; cereri; semnături (membrii comisiei); ștampilă de aprobare, aprobare.
2. Protocol - un document care înregistrează cursul dezbaterii problemelor și luarea deciziilor la întâlniri, întâlniri, întâlniri etc. Protocoalele sunt întocmite pe antet ale organizațiilor în format A4. Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală. Partea introductivă a textului protocolului are informații constante și variabile. .
Formularul de protocol constă din detalii: numele organizației sau departamentului (dacă există); numele unității structurale (dacă există); denumirea tipului de document - PROTOCOL; data întâlnirii, numărul (într-un an calendaristic); locul de compilare (oraș); titlul (tipul lucrării colegiale și denumirea organului colegial); textul părții introductive și principale; semnături; ștampila de aprobare, aprobare (dacă este necesar).
3. memorandum - un document adresat conducătorului organizației sale sau unei organizații superioare și care conține o declarație cu privire la orice problemă sau fapt.
Conform conținutului rapoartelor sunt:
- a) informații;
- b) raportare (conform rezultatelor unei călătorii de afaceri etc.).
- intern;
extern.
Forma memorandumului intern constă în detalii: denumirea unității structurale (dacă există); denumirea tipului de document - memoriu; data, numarul; destinaţie; titlu; text; aplicații; semnătură.
Forma unui memorandum extern constă în detalii: denumirea ministerului sau departamentului; Numele organizației; denumirea unității structurale (dacă există);denumirea tipului de document - memoriu; data, numarul; Locul publicării; destinaţie; titlu; text; aplicații; semnătură.
4. Notă explicativă - un document care explică conținutul anumitor prevederi ale documentului principal (plan, program, raport) sau care explică motivele încălcării disciplinei muncii, neîndeplinirea oricărei sarcini.
Notele explicative, care sunt o anexă la documentul principal, explicându-l, sunt întocmite pe forme comune. Liderul lor semnează. Notele explicative care explică motivele încălcării disciplinei muncii, neîndeplinirea oricărui ordin, sunt întocmite de către angajații individuali pe o foaie standard de hârtie. Semnat de compilatori.
Formularul de notă explicativă constă în detalii: denumirea ministerului sau departamentului; Numele organizației; denumirea unității structurale (dacă există); denumirea tipului de document; data, numarul; Locul publicării; destinaţie; titlu; text; semnătură.
5. Ajutor - un document care confirmă orice fapte sau evenimente.
Textul adeverinței începe cu numele, numele și patronimul (în cazul nominativ) salariatului (sau altei persoane - student, pensionar etc.) despre care se raportează informațiile.
Certificatele sunt compilate pentru a descrie și confirma fapte sau evenimente din activitățile de producție ale organizației. Textul referinței este alcătuit din două părți: prima expune faptele care au dat naștere redactării acesteia; al doilea furnizează date specifice.
Formularul de referință constă din detalii: denumirea ministerului sau departamentului; Numele organizației; denumirea unității structurale (dacă există); denumirea tipului de document; data, numarul; Locul publicării; destinaţie; titlu; text; semnătură; sigiliu.
6. Raport - prezentare consistentă la o întâlnire, întâlnire etc. informații referitoare la munca depusă sau planificată de șeful organizației sau alt funcționar către angajații unei anumite unități sau a întregii organizații.
Pentru a face un raport bun, trebuie să determinați scopul documentului și regulile de formatare. Scopul raportului: informarea și convingerea. Elemente ale raportului: introducere (care arată scopurile și scopul raportului); partea principală - o declarație a faptelor principale; concluzii (sub formă de prevederi); recomandări. Textul raportului ar trebui să fie format din fraze scurte. Propoziția nu trebuie să depășească 20 de cuvinte.
7. Telegramă - un mesaj oficial transmis prin telegraf. Textul telegramei ar trebui să fie scurt. Conjuncțiile, prepozițiile, semnele de punctuație sunt omise în text. Prima parte a telegramei va contine: un marcaj pe categoria telegramei; destinaţie; text; nume de familie oficial care a semnat telegrama. În partea a doua a telegramei - sub rând - sunt indicate următoarele: adresa și denumirea organizației - expeditorul telegramei; titlul funcției; semnătura persoanei în numele căreia vine telegrama; sigiliu; Data.
8.Mesaj telefonic - un mesaj oficial transmis prin telefon. Acest tip de informații document de fundal folosit pentru a transmite comenzi urgente, notificari in cadrul retelei telefonice. La transmiterea unui mesaj telefonic, este necesar să respectați următoarele setări: transmiteți doar informații scurte, urgente; verifica corectitudinea inregistrarii cu feedback; text - nu mai mult de 50 de cuvinte; nu folosiți cuvinte greu de pronunțat și rare; consemnează într-un registru special faptul transmiterii unui mesaj telefonic.
Formularul telefonic este format din detalii : denumirea ministerului sau departamentului; denumirea organizației - expeditor; denumirea tipului de document; data, numărul; locul întocmirii; destinatarul; titlul; text; semnătură; funcția, prenumele celui care a transmis mesajul telefonic, numărul de telefon, ora transmiterii; funcția, prenumele celui care a primit mesajul telefonic, numărul de telefon, ora recepției.
9. Scrisoarea - o denumire generalizată a documentelor cu conținut diferit care servesc la comunicarea și transferul de informații între destinatari. Funcţiile scrisului sunt următoarele: mijloace de comunicare; transmiterea de informații; aviz de ceva.
Textul scrisorii este format din două părți: introductivă și principală. Partea introductivă prezintă faptele care au dat naștere redactării acesteia. Partea principală stabilește obiectivele: cerere, ofertă, refuz etc.
Tipuri de scrisori oficiale: scrisoare - cerere; scrisoare - ofertă; scrisoare - revendicare; o ancheta; scrisoare - aviz; mail informativ; scrisoare - refuz; scrisoare - memento; scrisoare de intentie etc.
Formularul scrisorii constă din detalii: denumirea ministerului sau departamentului; Numele organizației; numele unității structurale (dacă există); adresa organizației (poștală, telegraf); telefon, fax, număr de teletip; numarul contului bancar; data, numarul; link către indexul și data documentului primit; destinatar; titlu; text; aplicații; semnătură; sigiliul;numele și numărul de telefon al interpretului; restricție de acces.
10.Fax - un document primit cu ajutorul unui dispozitiv special (telefax) prin canale de comunicare telefonică. Faxul va fi întotdeauna o copie a documentului transmis. Un fax este procesat în același mod ca o scrisoare de afaceri.
Date suplimentare pe care dispozitivul însuși le fixează sunt : indicarea (codul) expeditorului; data și ora transmiterii; durata transmisiei; numărul de fax de la care au fost trimise informațiile; număr de pagini.
2 Lucrări de informare și referință asupra documentelor
Unul dintre obiectivele principale ale înregistrării- Crearea unei baze de date cu documentele organizatiei. Serviciul de gestionare a documentelor (sau secretarul unei organizații mici) pe baza acestei baze de date este obligat să răspundă la două tipuri de întrebări:
- cine, unde, în ce stadiu al lucrării este orice document;
în care documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.
Lucrările de informare și referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate:
- în forma tradițională (în principal cu ajutorul unui dulap de fișiere);
în modul automatizat.
Vorbind despre informațiile și lucrările de referință privind documentele organizației, trebuie menționat că unul dintre principalele avantaje ale utilizării sistemelor automate de gestionare a documentelor, în comparație cu tehnologiile tradiționale, este reducerea timpului petrecut căutând documente și întocmind rezumate. și rapoarte, precum și creșterea eficienței căutării și a calității rezumatelor și rapoartelor.
Folosind sistem automatizatsuport documentație de management, puteți căuta rapid un document sau documente atât după valoarea și combinația oricăror detalii ale cardului de înregistrare și control, cât și după textele documentelor (fișiere) în sine.
etc.................
Pagina 15 din 16
ȘI informații și lucrări de referință asupra documentelor.
Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date formată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.
SGBD-urile moderne (sisteme de management al bazelor de date) vă permit să faceți interogări și, în consecință, să primiți răspunsuri pentru orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentului.
În mod similar, se efectuează căutarea documentelor în sine. Căutarea se poate face pe orice semn (câmp) completat în cardul de înregistrare. De regulă, acestea sunt numărul documentului de intrare, data primirii documentului, tipul documentului, corespondentul, teritoriul, executorul documentului, numărul documentului de ieșire, data trimiterii documentului etc. Valorile câmpurilor corespunzătoare fie sunt introduse de la tastatură, fie pentru valorile clasificate sunt selectate din lista corespunzătoare (tip de document, interpret etc.). Se poate acorda ajutor:
1. Conform unui document anume: unde (cine) se află; stadiul de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).
2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.
4. După regiune: țară; zone; oraș.
La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi indicate următoarele detalii:
1) documente de intrare, de ieșire, interne (căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupuri de documente);
2) tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);
3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru intern - semnarea documentului, sau de la un număr la altul);
4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);
5) organizare (corespondent/destinatar);
Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.
Condițiile de căutare se formează ca o combinație a câmpurilor completate ale cardului, în mod similar cu cardul de înregistrare, i.e. la completarea mai multor câmpuri se vor găsi documente care corespund tuturor parametrilor specificati.
Căutarea documentelor se poate efectua pe documente neexecutate, executate (având data executării și marca de plasare în cauză), pe întreaga bază de date operațională (documente din anul curent de evidență), precum și, dacă este cazul, pe baza de date a arhivei (documente din anii anteriori).
La emiterea de informații despre un anumit document, formularul de înregistrare este afișat pe ecran și, dacă este necesar, tipărit. La căutarea unui grup de documente, rezultatele căutării sunt afișate și tipărite sub formă de tabel.
În cazul unei căutări pentru un anumit document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre ce contractant se află în prezent documentul. Dacă documentul a fost deja executat, atunci ecranul afișează informații, caz în care se află acest document.
Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, la fișa de înregistrare a documentului este atașat automat un fișier cu textul documentului însuși (primit, primit de e-mail, fax; sau introdus prin scanare și recunoaștere ulterioară document pe hârtie, outgoing sau intern - pregătit cu editor de text, foaie de calcul etc.).
Astfel de sisteme full-text vă permit să căutați nu numai după detaliile introduse în cardul documentului, ci și după conținutul documentului, de exemplu. caută documente în textul cărora există anumite cuvinte sau expresii. De exemplu, dacă dorim să găsim documente legate de achiziționarea unei imprimante de la Orion, atunci căutăm cuvintele „printer” și „Orion”.
Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrarea, controlul execuției și serviciile de referință și informare. Deci, dacă costul forței de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare este de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată - doar 0,054 ore. În consecință, costurile forței de muncă pentru căutare informatie curenta sunt 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente neîntocmite la timp folosind tehnologia tradițională durează lunar (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore.Totodată, un certificat similar în sistem automatizat este pregătit în 0,05 ore și, cu setările corespunzătoare, poate fi, în general, creat și tipărit automat la o frecvență specificată.
Interesante sunt normele de timp pentru monitorizarea executării documentelor, inclusiv punerea semnului „K” pe documentul supus controlului, reamintirea contractantului de termenul limită, introducerea de informații în card cu privire la progresul execuției, informarea managerilor despre starea de execuție, scoaterea documentului de sub control, întocmirea rezumatului documentelor, neexecutate la termen, întocmirea rezumatului execuției actelor supuse controlului; generalizarea rezultatelor executării documentelor în diviziile structurale, analiza stării de execuție a documentelor în organizație. De exemplu, pregătirea unui certificat pentru informarea conducerii (certificat pentru 20 de documente) în munca tradițională de birou durează 1,8 ore, iar în mod automat - 1 oră.
Programele de înregistrare și control al executării documentelor sunt importante parte integrantă sisteme moderne automatizari pentru birou.
<< Предыдущая - Следующая >>
| Cuprins |
|---|
Lecție practică № 5
Probleme de luat în considerare:
Intrebarea 1
Intrebarea 2
Ce este informația sistem de căutare?
Un sistem de regăsire a informațiilor este un mediu computerizat aplicat pentru procesarea, stocarea, sortarea, filtrarea și căutarea unor rețele mari de informații structurate.
Fiecare IS este conceput pentru a rezolva o anumită clasă de probleme, care se caracterizează prin propriul set de obiecte și caracteristicile lor. IPS sunt de două tipuri:
1. Documentografic. În sistemele de informații documentografice, toate documentele stocate sunt indexate într-un mod special, adică fiecărui document i se atribuie un cod individual care alcătuiește imaginea de căutare. Căutarea nu se bazează pe documentele în sine, ci pe imaginile de căutare ale acestora. Așa se caută cărțile în bibliotecile mari. Mai întâi, ei caută o fișă în catalog, iar apoi, după numărul indicat pe ea, se găsește și cartea în sine.
2. Faptic. Sistemele de informații factografice nu stochează documente, ci fapte legate de orice domeniu. Căutarea se efectuează după tiparul faptului.
Fiecare IPS constă din două părți: o bază de date (DB) și un sistem de management al bazei de date (DBMS).
O bază de date este o colecție numită de date structurate legate de un anumit domeniu.
Un sistem de management al bazelor de date este un set de instrumente software și lingvistice necesare pentru crearea bazelor de date, menținerea acestora la zi și organizarea căutării informațiilor necesare în acestea.
Pe în prezent Există multe SGBD diferite. Cele mai cunoscute sunt precum dBase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Întrebarea #3
Întrebarea #6
Întrebarea #7
Întrebarea #8
Ce informații ar trebui să conțină cardul de înregistrare și control?
Practica #5
„Organizarea lucrărilor de informare și de referință”
Probleme de luat în considerare:
1. Ce este informațiile și lucrările de referință privind documentele?
2. Ce este un sistem de recuperare a informațiilor?
3. Ce sunt „cartele de înregistrare a documentelor” și care este particularitatea lucrului cu acestea?
4. Ce este un fișier de referință?
5. Care sunt principiile întreținerii unui dulap de dosare?
6. Ce include controlul asupra executării unui document după trasarea unei rezoluții asupra acestuia?
7. Care sunt caracteristicile tehnologiei de lucru cu apelurile cetățenilor?
8. Ce date trebuie sa contina cardul de inregistrare si control?
Intrebarea 1
Ce este informațiile și lucrările de referință pe documente?
Unul dintre obiectivele principale ale înregistrării este crearea unei baze de date a documentelor organizației. Serviciul de gestionare a înregistrărilor (sau secretarul unei organizații mici) este obligat să răspundă la două tipuri de întrebări pe baza acestei baze de date:
- cine, unde, în ce stadiu al lucrării este orice document;
- în care documente puteți găsi informații despre o anumită problemă. unu
Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare este sarcina principală a serviciului de birou. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare și contabilitate. Lucrările de informare și referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât în formă tradițională (în principal cu ajutorul unui dulap de fișiere), cât și într-un mod automat. 2
Fișierul de referință este construit din carduri de înregistrare. Separatorii din dosarul de referință sunt denumirile diviziilor structurale sau activităților organizației. În cadrul acestor secțiuni, cel mai convenabil este plasarea cardurilor în ordinea alfabetică a corespondenților sau a problemelor de activitate (mărfuri, produse etc.). La momentul înregistrării documentului se întocmesc două fișe: una se plasează în dosarul de control al timpului, celălalt în dosarul de referință. După executarea documentului, fișa din indexul cardului de termen, pe cât mai completă și având toate notele privind rezolvarea problemei ridicate în document, se trece la indexul cardului de referință, iar o fișă similară din fișa de referință. indexul este distrus sau utilizat la crearea unui index suplimentar de card de referință pentru a căuta documente printr-o altă funcție de căutare.