Când este un document obligatoriu din punct de vedere juridic? Forța juridică a documentelor

Forța juridică a actului este „proprietatea document oficial dat lui legislatia actuala, competența organului care a emis-o și ordinea stabilită decor". Un document este valabil din punct de vedere juridic dacă există un anumit set de detalii (elemente obligatorii pentru formalizarea documentelor oficiale), de exemplu, datele, semnăturile și în cazurile necesare sigiliul, ștampila de aprobare, certificarea notarială și alte detalii determinate de actele normative relevante.

Orice document are un anumit set de caracteristici legate direct de principalele sale funcții și proprietăți. Dacă un document va avea sau nu forță juridică, depinde dacă dezvoltatorii săi au respectat cerințele pentru forma sa și alte elemente individuale (cerințe). În special, aceste cerințe pentru execuția documentelor organizatorice și administrative sunt definite în GOST R 6.30-2003 aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03 martie 2003.

Autorul unui document este „un fizic sau entitate care a creat documentul. Paternitatea este cea mai importantă caracteristică a documentului. De asemenea, o caracteristică importantă de formare a documentelor este denumirea speciei document (comandă, certificat, declarație etc.). Vă permite să obțineți prima idee generală despre document, semnificația sa juridică.

Printre cele mai importante caracteristici informatii documentate se referă la data documentului. Data documentul este data semnării sau aprobării acestuia, pentru act - aceasta este data evenimentului, pentru protocol - data ședinței (hotărârii). Lipsa unei date pe unele tipuri de documente este un motiv incontestabil pentru invalidarea acestora.

Recuzitele sunt, de asemenea, semnificative din punct de vedere juridic. « număr de înregistrare document". Indecurile trebuie alocate atât documentelor de ieșire, cât și documentelor de intrare. Procedura de atribuire a numerelor de înregistrare documentelor trebuie stabilită prin ordin al șefului organizației.

Pe documentul organizatoric și administrativ trebuie să fie semnătură oficial. Prezența semnăturilor necesare este direct legată de problema dacă documentul are sau nu putere juridică. Persoana care a semnat documentul este responsabilă pentru conținutul acestuia. Înainte de a îndeplini cerințele unui anumit document, este necesar să se acorde atenție competenței persoanei care a semnat acest document. Dacă, la întocmirea și semnarea acestuia, un funcționar a depășit sfera sa de competență, actul nu are forță juridică și este nul.

Vultur declarații - acesta este un fel de confirmare a importanței și relevanței documentului întocmit și semnat. O serie de documente dobândesc forță juridică numai după ce sunt aprobate de șefii sau funcționarii întreprinderii, a căror competență include soluționarea anumitor probleme. Sigiliu este, de asemenea, o cerință semnificativă din punct de vedere juridic, întrucât o serie de documente (de exemplu, documente constitutive, documente cu conținut financiar etc.) primesc forță juridică numai dacă există o amprentă a acesteia.

Având în vedere forța juridică a informațiilor documentate, trebuie menționat că nu doar documentul original îl are, ci și, în anumite cazuri, o copie a documentului. Copie document- acesta este „un document care reproduce integral informațiile unui document autentic și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele, care nu are forță juridică”. Duplicat este un duplicat al documentului original, care are putere juridică, care se eliberează de obicei atunci când originalul este pierdut de către aceeași instituție în care a fost creat. Se mai intampla copie certificata- este o copie a actului, pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detaliile necesare, dându-i putere juridică (recuzită "marca copie certificata", legalizare).

Pentru a crea documente organizatorice și administrative, o decizie a conducerii sau altele oficialiîntreprinderea ale cărei activități se referă aceste documente. document intern, emisă de întreprindere, poate fi considerată obligatorie pentru salariați numai dacă are forță juridică. Pentru ca un document să fie valabil, sunt necesare următoarele:

- prevederile cuprinse în document trebuie să respecte cu strictețe cerințele legii;

- documentul trebuie eliberat de un funcționar cu autoritatea necesară în acest sens (autoritatea se poate reflecta în ordine, împuterniciri, fișe de post semnate sau aprobate de șef);

- proiectarea detaliilor documentului trebuie să respecte standardele acceptate.

Dacă vorbim despre forța juridică a documentelor electronice, atunci în primul rând se pune problema recunoașterii forței lor juridice, a fiabilității sau autenticității acestora, a posibilității de a refuza hârtia în procesul de documentare a activităților de management. Problema tehnologiilor electronice în munca de birou este problema utilizării în condiții tradiționale cele mai noi tehnologii, accelerând procesele în toate etapele muncii de birou, de la documentare până la stocarea în arhivă. Incertitudine în legislație, reglementare legală lucreaza cu documente electronice duce la dificultăți în a da forță legală informațiilor înregistrate pe un suport de mașină.

Primul pas în rezolvarea problemelor de utilizare a documentelor create de tehnologia computerizată în țara noastră a fost dezvoltarea GOST 6.10.4-84 „Darea forței legale documentelor pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerului. Dispoziții de bază”. Până în prezent, singurul tehnic cale posibilă dovada unui document electronic este utilizarea semnatura electronica. Legea federală din 10.01.2002 Nr 1-FZ „Pe electronic semnatura digitala» (EDS) reglementează condițiile legale pentru utilizarea unei semnături digitale electronice într-un document electronic, sub rezerva căreia EDS este recunoscut ca echivalent semnătură de mânăîntr-un document pe hârtie.

Deasemenea disponibil acte legislative Federația Rusă, pe baza cărora prevederi departamentale, instrucțiuni care asigură funcționarea legală a ED. A fost pregătit un proiect de lege-model privind semnătura digitală electronică, care ar trebui să fie un cod al reguli unificateși procedurile din cadrul CSI, care vor fi acceptate de toți participanții și introduse în țările respective ca acte legislative. Prezența unei astfel de legi va asigura un schimb stabilit legal de documente electronice în cadrul CSI.

D.V. Rysyuk

Literatură

GOST 6.10.4-84 „Darea forței legale documentelor pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerizată. Dispoziții de bază”. - Arhiva principală a URSS.
Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”
GOST R 6.30-2003. USD - sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. - Gosstandart al Rusiei, 2003.
Degtyarev V.A. Forța juridică documentele organizatorice si administrative ale intreprinderii. - M .: Liceu, 1999.
Kosovets A.A. Reglementare legală managementul documentelor electronice// Vestn. Moscova universitate - Ser. 11. - 1997. - Nr. 4.

Forța juridică a documentului - aceasta proprietatea unui înscris oficial care i-a fost comunicat prin legislația în vigoare, competența organului care l-a eliberat și procedura stabilită pentru înregistrare*. Din această definiție rezultă că organul de conducere sau funcționarii care eliberează documentul sunt obligați să:

* GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. -M.: Gosstandart al Rusiei, 1998, p.2.

Respecta legislatia in vigoare la intocmirea acesteia;

publică documente numai în competența lor;

Respectați normele naționale de întocmire și executare a documentelor în vigoare la un moment dat.

Cele mai importante detalii din punct de vedere juridic includ: numele organizației, data și numărul de înregistrare al documentului, semnătura, sigiliul, ștampilele de aprobare și aprobare.

Pentru a certifica forța juridică în diferite documente, sunt utilizate diferite detalii. Astfel, cererea trebuie să fie adresată unui funcționar, să conțină cuvântul „cerere”, text (subiectul sau motivul cererii), data și semnătura. Ordinul șefului trebuie întocmit pe antetul organizației, să conțină indicarea tipului de document (comanda), textul care transmite acțiunile administrative, vizele de aprobare, numărul de înregistrare, data și semnătura. Pentru tabelul de personal al organizației sunt necesare nu numai detaliile enumerate, ci și o ștampilă de aprobare certificată printr-un sigiliu. Pentru anumite tipuri de documente, regulile actuale de înregistrare au elaborat cerințe pentru detalii care atestă forța juridică a acestora.

În practica managementului, se obișnuiește să se distingă documentele în funcție de gradul de autenticitate în ciornă, alb, originale, copii.

proiect de document , scrise de mână, dactilografiate sau tipărite de pe computer, reflectă munca autorului asupra conţinutului acesteia. Poate conține doar text și nu are forță juridică.

hartie alba - aceasta document scris de mână sau dactilografiat, al cărui text este copiat dintr-o schiță de document sau scris fără pete și corecții.

Un document care conține informații care confirmă autenticitatea acestuia (despre autor, momentul și locul creării) este considerat autentic. Document oficial original - aceasta prima (sau singura) copie a unui document care are putere juridică.

Copie document - aceasta un document care reproduce integral informațiile unui document original și toate caracteristicile sale externe sau părțile ux*. O copie a documentului poate fi fax sau gratuit. O copie facsimil reproduce integral conținutul documentului și toate caracteristicile sale externe (detaliile conținute în original, inclusiv semnătura și sigiliul) sau o parte a acestora, în special locația lor. O copie facsimil se face pe copiatoare, folosind fotografii, aparate de fax, imprimante. Pentru documentele realizate la mașini de scris, o copie facsimil este a doua și următoarele copii ale documentelor primite prin hârtie de carbon. Ei rămân de obicei în treburile instituției. Numele învechit pentru astfel de copii este concediu de odihna. O copie gratuită conține toate detaliile documentului, dar nu își repetă neapărat forma.

* GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. - M.: Gosstandart al Rusiei, 1998, p.2.

Toate tipurile de copii nu sunt valabile din punct de vedere legal decât dacă au primit un certificat special. Acestea sunt, de exemplu, copii legalizate sau un duplicat al unui document - un duplicat al originalului, care are forță juridică, care se eliberează de obicei atunci când se pierde un document (certificat de naștere, diplomă etc.).

Un document primit de la un sistem informatic automatizat, în conformitate cu legea, dobândește forță juridică după ce este semnat de un funcționar în modul prevăzut de legislația Federației Ruse. Forța juridică a unui document stocat, procesat și transmis prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații poate fi confirmată printr-o semnătură digitală electronică. Forța juridică a semnăturii digitale electronice este recunoscută dacă în sistemul informatic automatizat există instrumente software și hardware care asigură identificarea semnăturii și dacă se respectă modul stabilit de utilizare a acestora. Dreptul de a certifica identitatea unei semnături digitale electronice se exercită în Federația Rusă pe baza unei licențe.*

* Federal Legea Federației Ruse „Cu privire la informarea, informarea și protecția informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ, art. 5.

În management, ca și în alte domenii ale activității umane, există o diviziune a muncii, ceea ce duce la faptul că diverși specialiști ai aparatului administrativ sau diviziilor sale structurale îndeplinesc diferite funcții manageriale. Unele funcții de control sunt tipice, inerente oricărui aparat de control. Astfel de funcții includ, de exemplu, prognoză și planificare, activități organizatorice și administrative, contabilitate și raportare, finanțare etc. Alte funcții pot fi îndeplinite parțial de unele aparate administrative sau să nu fie realizate deloc.

Toate formele de activitate de management sunt reflectate în documentele relevante, care acționează ca o modalitate și mijloc de implementare a funcțiilor atribuite aparatului de management. Activitățile instituției sunt formalizate printr-un set de documente care interacționează într-un anumit mod, corespunzătoare funcțiilor de management și componentelor sistemului de documentare.

Documentul a luat naștere în primul rând pentru a stabili informații și a le da forță juridică. Sensul cuvântului latin „document” (documentum) este dovadă, dovadă. În prezent, incontestabilitatea unui document este definită și de conceptul de „forță juridică a unui document”. Forța juridică a unui document este înțeleasă și ca caracterul autoritar al unui document bazat pe legislație.

Pentru activitățile de management, forța juridică a documentelor este extrem de importantă, deoarece înseamnă că documentele pot servi drept dovadă adevărată a informațiilor conținute în ele. Forța juridică a unui document oficial presupune caracterul său obligatoriu pentru cei cărora le este adresat sau pentru cercul participanților la acțiunile manageriale (organisme guvernamentale, diviziile lor structurale, organizatii publice, funcționari și cetățeni) care se ghidează după document și își bazează activitățile pe acesta sau se abțin de la acesta.

Forța juridică a documentului -- aceasta proprietatea unui document oficial care i-a fost comunicat prin legislatia in vigoare, competenta organului care l-a emis si procedura stabilita de inregistrare. Kuznetsova T.V. Lucrări de birou (Suport documentar al managementului). - M .: CJSC „Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 1999. - P. 10. .

Din această definiție rezultă că organul de conducere sau funcționarii care emit documentul sunt obligați să:

sa respecte normele actuale ale legislatiei la intocmirea acesteia;

publică documente numai în competența lor;

respectă normele naționale de întocmire și executare a documentelor în vigoare la un moment dat. Cele mai importante cerințe din punct de vedere juridic includ: numele organizației, data și numărul de înregistrare al documentului, semnătura, sigiliul, ștampilele de aprobare și aprobare.

Pentru a certifica forța juridică în diferite documente, sunt utilizate diferite detalii. Astfel, cererea trebuie să fie adresată unui funcționar, să conțină cuvântul „cerere”, text (subiectul sau motivul cererii), data și semnătura. Ordinul șefului trebuie întocmit pe antetul organizației, să conțină indicarea tipului de document (comanda), textul care transmite acțiunile administrative, vizele de aprobare, numărul de înregistrare, data și semnătura. Pentru tabelul de personal al organizației sunt necesare nu doar detaliile enumerate, ci și o ștampilă de aprobare, certificată printr-un sigiliu. Pentru anumite tipuri de documente, normele actuale de înregistrare au dezvoltat cerințe pentru detalii care atestă forța juridică a acestora. Kuznetsova T.V. Lucrări de birou (Suport documentar al managementului). - M .: CJSC „Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 1999 - 818 p.

Funcțiile documentului

În termeni sociali, orice document oficial este multifuncțional, adică. îndeplinește simultan mai multe funcții, ceea ce îi permite să satisfacă diverse nevoi umane. Printre funcții sunt generale și speciale.

Funcții generale ale documentului:

- informativ: orice document este creat pentru a salva informații;

- social: documentul este un obiect semnificativ social, deoarece este generat de una sau alta nevoie socială;

- comunicativ: documentul acționează ca mijloc de comunicare între elementele individuale ale structurii sociale, în special între instituții;

- cultural: un document este un mijloc de consolidare și transmitere a tradițiilor culturale, etape de dezvoltare a civilizației. Deci, de exemplu, documentația științifică și tehnică reflectă nivelul de dezvoltare științifică și tehnică a societății.

Caracteristici speciale ale documentului:

- manageriale: documentul este un instrument de management; această funcție este înzestrată cu așa-numitele documente de management (planificare, raportare, documente organizatorice și administrative etc.), special create în scopuri de management;

- legale: documentul este un mijloc de fixare și modificare reglementarile legaleși relațiile juridice în societate. Funcția juridică este îndeplinită prin acte legislative și normative juridice, precum și prin documente care dobândesc functie juridica pentru o vreme. Deci, pentru utilizare ca probe criminalistice, poate fi orice document;

- funcția sursă istorică: documentul acţionează ca o sursă de informaţii istorice despre dezvoltarea societăţii.

Aceste funcții sunt de natură internațională și determină regulile de bază pentru întocmirea și executarea documentelor.

Deci, de exemplu, forța juridică a unui document este asigurată de un complex Detalii-- Elemente obligatorii ale executării documentului. Acestea includ: numele autorului documentului, destinatarul, semnătura, data, numărul documentului, ștampila de aprobare, ștampila etc. Setul de detalii și schema de amplasare a acestora pe document sunt formular de document.

Alcătuirea detaliilor care conferă actelor forță juridică.

În afaceri, există cerințe uniformeși reguli de executare a documentelor de gestiune, care sunt stabilite prin reglementări ale statului.

Respectarea regulilor uniforme pentru documente asigură:

forța juridică a documentelor;
· pregătirea și execuția eficientă și de înaltă calitate a documentelor;
organizare cautare rapida documente;
utilizarea mai activă a calculatorului în pregătirea documentelor.

Orice document este format dintr-un număr de documente constitutive (date, text, semnături etc.), care se numesc detalii. Fiecare tip de document (act, ordin, scrisoare) are un anumit set de detalii.

În practica muncii întreprinderi comerciale recuzita „1 - emblema de stat” nu sunt folosite. Este plasat doar pe documente institutii publiceși întreprinderile cărora li se acordă un asemenea drept. Necesarul „3 - imaginea premiilor” nu este, de asemenea, utilizat în dezvoltarea antetului companiei.

Cele mai importante detalii ale documentelor utilizate în practica modernă includ:

2 - emblema organizației;
7 - denumirea organizației;
9 - indexul întreprinderii de comunicații, cod poștal, telefon, fax, număr de cont bancar;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data;
12 - indexul (numărul) documentului;
13 - referire la indexul și data documentului primit;
15 - ștampila de restricție a accesului la document;
16 - destinatar;
17 - ștampila de aprobare;
18 - rezoluție;
19 - titlul textului;
20 - marcaj de control;
21 - text;
22 - un marcaj privind prezența aplicațiilor;
23 - semnătură;
25 - vize;
26 - sigiliu;
27 - o marcă pe certificarea unei copii;
28 - prenumele interpretului și numărul de telefon al acestuia;
29 - un semn asupra executării documentului și direcția acestuia în cauză;
31 - nota de admitere.

O importanță deosebită este executarea corectă a unor detalii precum data, semnătura, sigiliul, ștampila aprobării, care conferă documentului forță juridică.

Fiecare document poate fi împărțit în 3 părți principale:

partea de titlu (include detalii situate înaintea textului);
partea principală (detalii „text” și „aplicații”);
· partea de proiectare (detalii situate sub text și aplicație).

Certificarea documentelor. Reguli pentru proiectarea detaliilor incluse în compoziția sa.

Actul organizatoric si administrativ trebuie sa aiba in mod obligatoriu semnatura unui functionar (semnaturi daca documentul a fost elaborat si publicat de mai multi functionari).

Prezența semnăturilor necesare este direct legată de problema dacă documentul are sau nu putere juridică.

Persoana care a semnat documentul este responsabilă pentru conținutul acestuia.

Ce documente sunt autorizate să semneze cutare sau cutare funcționar este stabilit acte interneîntreprinderi (de exemplu, charte, reglementări, ordine etc.). Deci, în numele întreprinderii, documentele sunt semnate de șeful acesteia. Ordinele și regulamentele care reglementează activitățile diviziilor structurale ale întreprinderii pot fi semnate de șefii acestor divizii. Cu privire la o serie de probleme specifice individuale, alți angajați ai întreprinderii pot avea, de asemenea, dreptul de a semna. O gamă completă de astfel de probleme trebuie să fie reflectată în instrucțiunile pentru munca de birou sau în alte documente similare.

În funcție de tipul documentelor, acestea pot avea o semnătură sau două sau mai multe.

Ștampila „Aprobat” („Sunt de acord”) este un fel de confirmare a importanței și relevanței documentului întocmit și semnat, precum și un fel de sancțiune pentru funcționarea acestui document în raport cu un anumit cerc de angajați , funcționari, divizii ale întreprinderii.

O serie de documente dobândesc forță juridică numai după ce sunt aprobate de șefii sau funcționarii întreprinderii, a căror competență include soluționarea anumitor probleme.

Aprobarea obligatorie este supusă:

statute;
Reglementări cu privire la reprezentanțe, sucursale și diviziuni structurale intreprinderi;
structura, personalul si personal;
Acte de inspecții, audituri, recepție-livrare bunuri materiale;
· descrierea postului;
regulile regulamentelor interne de muncă;
· estimări;
preturi pentru lucrari si servicii etc.

Pe baza specificului activităților sale, întreprinderea trebuie să elaboreze o listă de documente care urmează să fie aprobate și un cerc de funcționari îndreptățiți să aprobe aceste documente.

Majoritatea documentelor emise de întreprindere nu sunt ștampilate. Dar amprenta sigiliului trebuie să fie pe următoarele documente:

Reflectarea informațiilor despre fapte care au special semnificație juridică(cu privire la crearea, reorganizarea sau lichidarea unei întreprinderi etc.);
certificarea drepturilor întreprinderii sau persoanelor fizice ale acesteia (împuterniciri);
stabilirea faptelor legate de valorile financiare şi materiale.

Pentru astfel de documente, sigiliul este o cerință semnificativă din punct de vedere juridic, deoarece acestea au forță juridică numai dacă există o amprentă a acestuia.

Dacă documentul nu conține detalii semnificative din punct de vedere juridic, atunci nu are forță juridică, iar angajații întreprinderii au dreptul de a refuza să respecte cerințele acestui document.

Forța juridică a copiilor documentelor.

Destul de des, întreprinderile trebuie să facă copii ale documentelor, de exemplu, atunci când probabilitatea de a pierde originalul este mare sau este necesar să depună un document la diferite instituții.

Când este o copie valabilă din punct de vedere legal ca original?

Copia trebuie să repete exact textul și designul originalului.

O copie a unui document emis de întreprinderea însăși poate fi certificată de șeful acestei întreprinderi sau de un angajat autorizat, de exemplu, șeful departamentului de personal sau șeful biroului. O excepție sunt copiile documentelor precum, de exemplu, statutul organizațiilor. O copie a statutului este certificată de un notar.

Până în prezent, nu există un răspuns neechivoc la întrebarea dacă un document primit prin fax are forță juridică. Unele întreprinderi interne și străine recunosc legalitatea copiei prin fax și o acceptă pentru executare. Cu toate acestea, în opinia noastră, fiabilitatea unor astfel de copii nu poate fi întotdeauna considerată evidentă și completă. În principiu, un mesaj telefax este doar o copie a unui document, echivalent cu o copie realizată pe un copiator.

Faxul trebuie utilizat pentru a trimite și primi documente care nu au legătură cu evenimentul pentru întreprindere. consecinte juridice(informațional, publicitar etc.). 24

1. Forța juridică a înscrisului………… ………………………………………………………3

2. Tipuri de copii ale documentului…………...... ............................. ... .. .................5

3. Sigiliul oficial………………………………………………………………… ....... ........ ........opt

Bibliografie

VALABILITATEA JURIDICĂ A DOCUMENTULUI.

Ca orice obiect, un document are multe proprietăți (calități distinctive). Se obișnuiește să se evidențieze mai multe proprietăți de bază ale unui document, care sunt caracterizate de caracteristicile corespunzătoare: forță juridică, originalitate, autenticitate.

Forța juridică a documentului. Ce proprietate a unui document poate fi numită forță juridică? Această proprietate trebuie să fie o dovadă autentică a acelor fapte, evenimente și acțiuni care sunt reflectate în document.

Ce afectează dobândirea forței juridice printr-un document?

1. Respectarea prevederilor legislației în vigoare de către organizație, oficialii acesteia întocmind documentul.

2. Documentarea presupune respectarea regulilor stabilite pentru înregistrarea informațiilor. Aceste reguli sunt specifice fiecărui tip de documente și sunt reglementate de GOST și alte materiale de reglementare și metodologice.

Forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru executarea acestuia.

Forta juridica a unui document poate fi asigurata printr-un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document, i.e. elemente obligatorii ale documentelor: denumirea organizației - autorul documentului, semnătura, data, numărul de înregistrare al documentului, ștampila de aprobare, sigiliul etc.

Originalitatea documentului. Cuvântul „original” provine din cuvântul latin „originalis”, care înseamnă original, original. Semnul distinctiv al unui original este unicitatea acestuia.

Adesea „originale înmulțite”, adică. originale realizate în mai multe exemplare. De exemplu, din cele mai vechi timpuri, un tratat între state a fost întocmit într-un număr de exemplare corespunzător numărului de părți contractante, fiecare copie fiind un original.

documentele originale în dvs aspect pot fi cărți albe și ciorne.

O schiță este un document pre-editat. Ciornă de document: un document scris de mână sau dactilografiat care reflectă munca autorului sau a editorului asupra textului său.

O hârtie albă este ultima versiune rescrisă sau tipărită în alb a unui document. Hârtie albă: un document scris de mână sau dactilografiat, al cărui text a fost copiat dintr-un document nefinalizat sau scris fără ștersături și corecturi.

Pentru actele oficiale, originalul este o hârtie albă semnată de funcționari, cu cererea, în unele cazuri, sigiliu.

Originalele documentelor de service pot fi tipărite pe antet.

Se disting autografele - documente rescrise sau corectate (după retipărire sau corespondență) de mâna autorului.

Autenticitatea documentului. Ca sinonim pentru cuvântul original, este folosit originalul, care în latină înseamnă de încredere. Document autentic: un document, informații despre autor, timpul și locul creării ale cărora, conținute în documentul în sine sau dezvăluite în alt mod, confirmă autenticitatea originii sale. Astfel, documentul în versiunea finală, corect executat și semnat, se numește originalul documentului oficial. Aceasta poate fi prima sau singura copie a documentului original. Document duplicat: un duplicat al documentului original care are putere legală.

Copii de documente. O copie a unui document este un document care reproduce integral informațiile unui document autentic și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele, care nu este obligatoriu din punct de vedere juridic.

Reproducerea repetată, exactă a originalelor (în scopuri de reproducere) este o copie. Însuși conceptul de copie (lat. сopia - set) este asociat cu reproducerea originalului de orice fel.

Printre copii diferă:

Un extras este o copie a unei părți a unui document. Extrasul trebuie să conțină o reproducere a textului integral al deciziei cu privire la o anumită problemă. Extrasul dobândește forță juridică după ce este certificat de un funcționar al organizației sau de un notar.

Un tip special - fotografii și planuri, a căror caracteristică distinctivă este reproducerea exactă a originalului. Sunt un tip de fax, copie automată. Cu excepția copiilor făcute direct din original sau obținute automat, de ex. simultan cu originalul, pot exista mai multe copii: o copie dintr-o copie.

Forța juridică a copiilor:

1) o copie trebuie să conțină textul exact al originalului (inclusiv formularul pe care a fost întocmit documentul), decodarea sigiliilor, semnăturile funcționarilor.

2) dovada forței juridice a unei copii a documentului - o marcă pe certificarea acestuia. Certificarea copiilor trebuie efectuată chiar de organizație sau, dacă este necesar, de un notar. Legalizarea este de obicei necesară pentru copiile documentelor constitutive ale unei organizații care sunt depuse la diferite agenții guvernamentale (autorități judiciare, fiscale și de acordare a licențelor, comitete de administrare a proprietății etc.) Dar, în principiu, orice copie a unui document care nu contravine legii și are semnificație juridică poate fi legalizată.

Notarul compară originalul cu copia și îl certifică. Este interzisă legalizarea copiilor pașapoartelor, biletelor militare, certificatelor de serviciu.

Organizațiile însele au dreptul de a certifica documentele create în aceste organizații. De asemenea, organizațiile pot certifica documentele cetățenilor atunci când aplică pentru un loc de muncă (diplomă, certificat, certificat pentru beneficii etc.)

Copiile sunt certificate de șeful organizației sau de un funcționar autorizat (de exemplu, șeful departamentului de personal sau șeful biroului). Copiile certificate trimise organizațiilor sunt certificate printr-un sigiliu.

Tipuri de copii ale documentelor.

O copie a unui document este „un document care reproduce integral informațiile unui document autentic și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele, care nu are forță juridică”. Sub semnele exterioare înțelegeți purtătorul de informații, starea fizică a documentelor, dimensiunea documentului, elementele de birou sau decor.

Pentru ca o copie să devină valabilă din punct de vedere legal, aceasta trebuie să fie certificată. O copie certificată a unui document este o copie a unui document pe care, în conformitate cu GOST R 6.30-97, sunt aplicate detaliile necesare pentru a-i conferi forță juridică. Procedura stabilită înseamnă regulile clar definite de actele juridice de reglementare actuale cu privire la cine și ce tipuri de copii ale documentelor oficiale are dreptul să certifice.

Deci, de exemplu, un notar trebuie să depună mărturie că o copie a unui document oficial scris într-o limbă străină este corectă.

Pentru organizațiile care fac copii ale documentelor oficiale pentru uz propriu sau le eliberează în mâinile cetățenilor, se stabilesc reguli standard:

1. Organizațiile au dreptul de a face copii numai ale acelor documente, ai căror autori sunt organizația însăși, pentru eliberarea cetățenilor pentru a le proteja interesele și drepturile.

2. Copiile documentelor oficiale ale organizației, inclusiv copiile documentelor de arhivă, se eliberează cetățenilor numai cu permisiunea șefului organizației sau a șefului serviciului de evidență.

3. Organizația poate face copii ale documentelor oficiale ale altor organizații și le poate certifica în modul prescris, dacă aceste documente sunt necesare pentru uz intern în organizație. De exemplu, atunci când aplică pentru un loc de muncă, o organizație poate face și certifica o copie a diplomei unui angajat, care va fi apoi depusă în dosarul său personal.

4. Este interzisă efectuarea copiilor după următoarele documente: pașaport, legitimație militară, certificate de serviciu; documentele marcate pentru a nu fi copiate; documente cu text neclar, ștersături și corecții nespecificate.

În funcție de metoda de realizare a copiilor, există fax și copii gratuite.

O copie în facsimil reproduce cu exactitate toate semnele externe, caracteristicile artistice ale designului recuzitei, locația acestora. Copiile pe fax pot fi realizate folosind echipamente de birou, tipografic.

O copie gratuită a documentului poate fi făcută de mână sau dactilografiată. Poate reproduce pe deplin informațiile unui document oficial, dar nu poate reproduce în mod absolut exact caracteristicile externe (font, de exemplu).

O copie realizată într-o organizație este certificată prin punerea pe ea a cerinței 25 „Marca de certificare a copiilor” în întregime sau forma scurta.

Copiile sunt de următoarele tipuri:

copie completa;

extrage;

concediu de odihna.

O copie completă a unui document oficial eliberat personal trebuie să fie certificată cu o marcă de certificare a copiei în formă completă cu sigiliul oficial al organizației.

Dacă un document oficial trebuie adus la cunoștința și execuția unui număr semnificativ de organizații sau interpreți, o copie a acestuia se face folosind echipamente de birou în numărul necesar. În acest caz, copierea se efectuează nu din original (semnătura capului nu este permisă copiarea în acest mod), ci dintr-un duplicat al documentului special pregătit pentru reproducere, pe care nu există semnătură personală a capul în cerința „Semnătură”. Sub cerința specificată, se aplică o marcă pentru a certifica copia în formă completă cu sigiliul clerical (sigiliul oficial al organizației nu poate fi copiat și în acest mod), de exemplu:

Dreapta

Șeful biroului N.M. Sergeeva

15.10.2000

Un extras dintr-un document oficial, de exemplu, dintr-o comandă, protocol, se face dacă nu este nevoie să se facă o copie completă. Declarația este emisă după cum urmează:

denumirea tipului de document indică: „extras din ordin”, „extras din protocol”;

partea introductivă (dacă există) a documentului oficial este reprodusă integral;

din partea principală a textului documentului se notează articolul ale cărui informații sunt necesare;

recuzita „Semnătura” sunt reproduse (fără semnătură personală);

se aplică un marcaj pentru a certifica copia în formă completă cu sigiliu.

O mostră de extras dintr-un document (comanda) este dată în Anexă. 33.

O vacanță este o copie a unui document de ieșire care este depus în afacerea organizației, iar documentul original, cum ar fi o scrisoare de afaceri, este trimis destinatarului. Pe a doua copie a documentului, se aplică o marcă în locul prescris pentru a certifica copia într-o formă scurtă, de exemplu. fără a indica poziția persoanei care a certificat-o și decodificarea semnăturii. Dacă vacanța nu este emisă pe antetul organizației, atunci data, numărul de înregistrare și un link către index și data din prima copie ar trebui să fie transferate la aceasta.

Un duplicat ar trebui să fie distins de o copie a unui document, care este o copie duplicată a documentului original care are forță legală. Se face un duplicat în cazul pierderii originalului (de exemplu, certificat de naștere, certificat sau diplomă etc.) pe același formular ca și originalul. Duplicatul are sigiliul și semnătura în original ale funcționarilor care au dreptul de a semna pe aceste documente la momentul eliberării duplicatului. Pe duplicat, în colțul din dreapta sus este pus un semn sub forma cuvântului „duplicat”.