Care este aparatul științific de referință al arhivei. Aparat științific automat de referință al arhivei

Problema clasificării informațiilor documentare arhivistice este problema centrală a organizării moderne a spațiului informațional arhivistic. Prin urmare, se lucrează în prezent pentru a crea un clasificator industrial al informațiilor documentare de arhivă.

Lucrarea la crearea unui aparat științific de referință pentru documentele de arhivă este un tip de lucrare științifică care vizează furnizarea organizațiilor și persoanelor cu informațiile documentare necesare. Informațiile din document sunt informații, diverse date conținute într-un document.

In practica munca de informare documente de arhivă, care sunt sursele primare de informații despre obiectele realității obiective și ale activității mentale umane, sunt numite purtători de informații documentare primare.

Diverse mesaje despre documente, constând în descrieri, cifre speciale și coduri, sunt numite informații despre informații sau informații secundare ale documentului.

Directoarele de arhivă care conțin informații documentare secundare și documentele în sine, care poartă informații documentare primare, constituie împreună un mediu de informare arhivistică.

Toate directoarele de arhivă care descriu informații documentare sunt împărțite în obligatorii și opționale.

În toate arhivele statului există directoare obligatorii. Acestea includ inventare de arhivă și cataloage de arhivă, recenzii de documente și alte cărți de referință de arhivă.

Directoarele suplimentare sunt create ținând cont de specificul documentelor arhivei, și se formează și istoric (indexuri de carduri primite primite pentru stocare permanentă, indici de carduri și liste de documente identificate pentru publicare). Directoarele suplimentare includ indexuri, recenzii, liste tematice, cataloage adnotate.

Principii de construire a sistemului NSA. Principiile principale ale construirii sistemului NSA sunt:

1) relația și complementaritatea informațiilor din diverse directoare care descriu informații documentare retrospective primare la diferite niveluri;
2) unicitatea și neduplicarea informațiilor diferitelor tipuri de directoare;
3) succesiunea arhivelor departamentale, de stat și municipale ale ANS.

Trebuie respectate două principii neînsemnate pentru a eficientiza căutarea și pentru a evita costurile cu forța de muncă ale arhivistului pentru duplicarea informațiilor.

Dacă descrierea și catalogarea fondului se efectuează în conformitate cu principiul interrelației și complementarității informațiilor, cercetătorul, familiarizat cu inventarul fondului și notând din acesta numerele de unități de depozitare pe tema: interesează-l, apoi apelează la secțiunea corespunzătoare a catalogului pentru o căutare mai aprofundată. În catalog găsește nu doar denumirile unităților de depozitare, ci și titlurile documentelor și informații mai detaliate, indicând fișele unității de depozitare pe care se găsesc aceste informații.

Al treilea principiu este foarte important pentru organizarea muncii de căutare. Înseamnă că este supusă crearea tuturor tipurilor de directoare în arhivele departamentale, de stat și municipale cerințe uniformeși metode comune. Deci, inventarele cazurilor sunt întocmite chiar și în activitatea de birou a instituțiilor aflate sub control arhiva departamentală. Inventarele de sinteză (secțiunile anuale) ale inventarelor cazurilor de păstrare permanentă a unei arhive departamentale trebuie aprobate de către CPE a arhivei de stat și stocate în arhiva statului ca copii de control până la trecerea dosarelor în depozitare permanentă. Același control ar trebui exercitat asupra compoziției dosarelor departamentale și a altor directoare. Toate elementele descrierii, toate elementele auxiliare ale aparatului de referință pentru inventar trebuie să fie în strictă conformitate cu regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale și de stat.

Structura sistemului NSA. Sistemul NSA al subdiviziunii structurale la niveluri verticale si orizontale. Nivelul orizontal al sistemului se bazează pe diferența funcțională a directoarelor. După funcție, cărțile de referință ale sistemului NSA sunt împărțite în:

1. la ghiduri contabile;
2. ghiduri de dezvăluire a conținutului documentelor (sisteme de regăsire a informațiilor).

Nivelul vertical al sistemului se bazează pe ierarhia claselor de referință la următoarele seturi de documente de arhivă:

1. RF AF în ansamblu;
2. rețele de arhive;
3. arhivă;
4. fond;
5. caz sau document separat.

În conformitate cu această diviziune, pot fi denumite cele mai comune cărți de referință și complexe de referință pentru documente de arhivă.

Catalogul central de stocuri al Arhivelor Federale și elaborat anterior pe baza acestuia sistem automatizat NTI.

2. Un grup de arhive ale unei anumite regiuni:

catalogul de stocuri al unei entități constitutive a Federației Ruse sau a unei municipalități.

ghid sau referință rapidă;

cartea de venituri;

lista fondurilor;

foi de fonduri;

directoare;

recenzii tematice;

indicatoare;

pașaport de arhivă;

fisa de fond;

prezentare generală a fondului;

directoare;

indicatoare;

5. Carcasă separată sau document separat:

ghiduri tematice;

directoare;

indicatoare;

recenzii bursiere și indici;

descrierea internă a cazului;

adnotare;

inscripție de confirmare.

În munca practică, toate directoarele, ca urmare a clasificării lor pe niveluri de document, au fost denumite:

inter-arhivă (la nivelul RF AF și partea acestuia); intra-arhivistică și inter-fond (la nivel de fonduri sau părți ale acestora);

intra-fond (la nivelul fondului sau al părții acestuia).

O listă detaliată a aparatului de referință al fiecărei arhive federale a Rusiei pentru grupurile specificate (directoare intraarhive, interfond, intrafond) este dată în cartea de referință „Arhivele Federale din Rusia și aparatul lor științific de referință”, publicată în 1994.

Perspective pentru dezvoltarea SNSA. Dezvoltarea perspectivelor de dezvoltare optimă în continuare a sistemului NSA, pe baza soluționării următoarelor probleme principale.

1. Optimizarea sistemului NSA AF RF în ansamblu ca subsistem al sistemului național de informații științifice și tehnice (NTI).
2. Optimizarea subsistemelor și elementelor individuale ale sistemului NSA AF RF la diferite niveluri de organizare a documentelor: arhivă - fond - dosar - document - acestea sunt nivelurile de „intrare” în sistemul NSA; și optimizarea sistemului NSA al fiecărei arhive.
3. Asigurarea cuprinzătoare a continuității ANS a arhivelor de stat și a arhivelor instituțiilor.
4. Îmbunătățirea în continuare a metodologiei de creare a anumitor tipuri de directoare, ținând cont de interacțiunea și complementaritatea acestora în sistemul de arhivă al ANS.

Sistemul NSA ar trebui să fie construit pe baza unității metodelor contabile și a descrierii documentelor pe o singură bază de reglementare și metodologică, care determină următoarele cerințe pentru acestea:

1) satisface toate nevoile societății de informare retroactivă pe măsură ce solicitările apar și sunt primite în arhivă;
3) să fie universal, adică acoperă întregul set de documente ale RF AF (text, KFFD, tehnic etc.), indiferent de metoda de securizare a informațiilor;
4) să aibă o metodologie unificată de compilare a tuturor tipurilor și tipurilor de cărți de referință;
5) diferă în interconectare, complementaritate a directoarelor;
6) să se dezvolte ținând cont de perspectivele ulterioare pentru aplicarea celor mai recente realizări ale științei și tehnologiei, i.e. introducere automată și regăsire a informațiilor.

Pe baza acestor cerințe, baza sistemului NSA ar trebui să fie „dubla unitate”: unitatea organizării documentelor, care se realizează prin unitatea fundamentelor științifice și metodologice ale clasificării documentelor ( un singur sistem ANS stabilește organizarea documentelor și contabilitatea acestora pe unități de depozitare, fond, complex de fond, arhivă);

Unitatea descrierii documentelor, care se realizează prin unitatea metodologiei de compilare a directorului.

În prezent, crearea și îmbunătățirea NSA în fiecare arhivă este diferențiată. Acest lucru înseamnă că arhiviștii au abordări diferite în ceea ce privește crearea și îmbunătățirea directoarelor de fonduri de diferite niveluri informative.

Fondurile de arhivă sunt împărțite în 3 categorii în funcție de conținutul informației. Sub Categorie fond de arhivăîn același timp, ei înțeleg gradul diferit de conținut informațional al materialelor acestui fond. Astfel, sunt create tipuri complexe, de înaltă calitate de cărți de referință de arhivă pentru conținut semnificativ, cu mai multe aspecte și fonduri mari, la care anchetatorii apelează adesea, care se disting prin informații profunde și detaliate despre conținutul documentului. Astfel de directoare sunt create de un fond de categoria I.

Se creează o ANS mai simplificată pentru fondurile din categoriile II și III.

descrieri de cazuri

Inventarul îndeplinește trei funcții importante: informațional (dezvăluie componența și conținutul documentelor), contabil (oferă evidența cazurilor), clasificare (fixează sistematizarea cazurilor în cadrul fondului).

Funcția de informare a inventarului este implementată în procesul de descriere a fiecărui caz pe carduri, la întocmirea acestor element important, ca titlul cauzei, dezvăluind componența specifică a documentelor și conținutul unității de depozitare. Inventarul arhivistic, complet și corect executat, oferă o idee despre compoziția și conținutul documentelor fondului în ansamblu.

Funcția contabilă a inventarului este de a indica numărul de unități de depozitare din fond. Acest lucru asigură siguranța documentelor, controlul asupra modificărilor volumului fondului. În plus, prezența numerelor de serie ale cazurilor contribuie la cautare rapida informațiile necesare cercetătorilor.

Funcția de clasificare consolidează și reflectă cea mai rațională aranjare a afacerilor din fond. Încadrarea documentelor și dosarelor în cadrul fondului arhivistic se înțelege ca gruparea științifică a acestora în conformitate cu structura istoric stabilită a creatorului fondului sau cu principalele direcții și probleme ale activității acestuia.

Există trei tipuri de inventare: un inventar intern, un inventar al unei unități structurale (livrare), un inventar sumar al treburilor fondului.

Se întocmește un inventar intern al actelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror contabilitate este determinată de specificul acestei documentații (în special dosare valoroase, personale, judiciare, de anchetă etc.), precum precum și să înregistreze stocarea permanentă și temporară (peste 10 ani), formată în funcție de tipurile de documente ale căror titluri nu dezvăluie conținutul specific al documentului.

Inventarele diviziilor structurale (livrare) si inventarele sumare sunt construite dupa o singura metodologie. Acestea sunt compilate separat în următoarele grupuri de cazuri:

depozitare permanentă;

depozitare temporară (de exemplu, 5 ani și mai mult, 10 ani și mai mult, mai mult de 10 ani (la discreția organizației);

de către personal.

Ca exemplu, luați în considerare metodologia de întocmire a unui inventar al cazurilor de depozitare permanentă.

Inventarul constă din două părți: inventarul propriu-zis, i.e. o listă de cazuri (articole descriptive) și un aparat de referință pentru inventar. De regulă, inventarele sunt întocmite în organizații. Dar chiar și în arhivele de stat și municipale, inventarele sunt întocmite în cursul îmbunătățirii sistemului aparatului științific de referință, în cursul procesării documentelor descrise nesatisfăcător.

Lucrarea de întocmire a unui inventar constă în:

descrieri de cazuri;

organizarea documentelor și dosarelor în cadrul fondului arhivistic (elaborarea unei scheme de clasificare a dosarelor fondului și clasificarea dosarelor fondului);

întocmirea inventarului propriu-zis al documentelor;

întocmirea aparatelor de referinţă şi înregistrarea inventarului.

Inventarul documentelor în sine (partea informațională principală) constă din articole descriptive, care sunt o colecție de informații despre fiecare unitate de depozitare și constă din următoarele elemente:

număr de serie;

index clerical (număr caz conform nomenclatorului sau număr vechi de inventar);

titlul cauzei și, în unele cazuri, adnotarea actului;

termenele de prezentare a documentelor în cauză (zi, lună, an);

numărul de foi din dosar;

note.

Fiecare dintre elementele articolului care îndeplinește o anumită funcție are propria sa coloană în fișa de inventar.

Coloana 1 - " Număr de serie"- reflectă funcția contabilă a inventarului, fixează succesiunea de aranjare a cazurilor în fond. Numărul ultimului articol atribuit în ordinea numerotației brute indică numărul de unități de depozitare incluse în inventar. Dacă există un modificarea compoziției cantitative a cazurilor de inventar, se face o înregistrare corespunzătoare la sfârșitul inventarului (în „Înregistrarea finală”).

Coloana 2 - „Numărul documentar” - acesta este numărul „nativ” al cauzei, atribuit în lucrarea de clerică (acesta este indexul cauzei conform nomenclatorului cauzelor). Poate servi ca un „far” suplimentar în căutare.

Coloana 3 - „Titlul cauzei” reflectă funcția de informare a inventarului, dezvăluind componența și conținutul documentelor fiecărui caz.

Nu ar trebui să existe abrevieri arbitrare în titlu, ci doar general acceptate sau furnizate în lista de abrevieri. Denumirea instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor (autori, corespondenți) este dată integral la prima mențiune, iar între paranteze - abrevierea general acceptată. De exemplu, „Proiecte legi federaleîntocmit de SA „Căile Ferate Ruse” (JSC „RZD”)". În mențiunile ulterioare ale instituției din rubrică se dă numai abrevierea (abrevierea) general acceptată a acesteia: SA „RZD". În aceeași coloană a inventarului, din un nou rând după titlul principal, se introduce o adnotare a documentelor.

Coloana 4 - „Date limită” - dezvăluie datele de început și de sfârșit ale cazului. Numele lunii este scris de obicei în cursivă. La specificarea unei date, mai întâi este indicată ziua, apoi luna și anul.

Coloana 5 - „Numărul de foi” - oferă o idee despre volumul unei unități de depozitare.

La finalul inventarierii cazurilor, documentelor se face o înregistrare finală, care indică numărul de unități de depozitare (în număr și în cuvinte); primul și ultimul număr de unități de depozitare conform inventarului, se precizează numerele de prescripție disponibile, numere cu litere, unitățile de depozitare retrase și temeiurile de eliminare a acestora.

De exemplu:

„În inventar sunt incluse 24 (douăzeci și patru) de cazuri de la nr. 1 până la nr. 24”.

Inscripția de certificare - se întocmește pe o fișă de certificare separată, care indică (în număr și în cuvinte) câte foi ale inventarului sunt depuse și numerotate în caz, precum și numerele cu litere și lipsă, foile inventarului intern și caracteristici ale stării fizice a foilor de inventar.

De exemplu:

„În dosar sunt depuse și numerotate (în cifre și în cuvinte) 57 (cincizeci și șapte) de foi de la N 1 la N 57

inclusiv: numere de litere ale foilor 7a 7b

numerele de foi lipsă

Fișe de inventar intern

Metodologie pentru alcătuirea unui aparat de referință pentru inventar

După compilarea părții principale a directorului - inventarul în sine - este alcătuit un aparat de referință pentru acesta, care îndeplinește două funcții: accelerează căutarea informațiilor despre inventarul în sine și oferă informații suplimentare despre fond.

Compoziția aparatului de referință pentru inventar este extinsă. Include:

Pagina titlu;

cuvânt înainte;

Lista de abrevieri;

indicator.

Acestea sunt elementele principale ale aparatului de referință, dar inventarul poate conține și elemente suplimentare - tabele de traducere, bibliografie, dicționar terminologic.

Pagina de titlu - conține informații care dezvăluie denumirea completă a arhivei statului în care sunt stocate documentele fondului; numele complet al fondului, cu o listă a tuturor redenumirilor, dacă există, și numele prescurtat (în parantezele); numărul fondului; numărul de inventar; denumirea inventarului (denumirea piesei structurale sau anii pentru care sunt incluse cazurile în inventar).

Prefața include istoricul organizației formatoare de fond, istoricul fondului, o adnotare a compoziției și conținutului documentelor din inventar și alcătuirea aparatului de referință pentru inventar.

Lista abrevierilor este o listă alfabetică a cuvintelor abreviate găsite în inventar. Lista este însoțită de numele complet al cuvintelor prescurtate. Abrevierile sunt introduse pentru a economisi spațiu pentru cuvintele care apar frecvent în textul inventarului, precum și pentru a dezvălui abrevieri în aparatul de referință și pentru a obține uniformitate în transferul conținutului documentelor.

Abrevieri general acceptate care nu necesită explicații speciale (adică, etc., etc., etc.), care denotă denumirea măsurilor de masă, timp, spațiu, legate de numere sau orice nume și care nu provoacă o dublă interpretare (kg, min . , cm, m), precum și abrevierile cuvintelor incluse în vorbirea colocvială și scrisă, cum ar fi comitetul sindical, nu sunt incluse în lista abrevierilor. Dacă, la alcătuirea inventarului, au fost utilizate abrevieri precum „născut - născut”, „d. - murit”, „p. - protocol”, „m. - materiale” și altele asemenea, atunci este necesar să se recompileze inventarul , și nu includeți aceste cuvinte în lista de abrevieri.

Prefața este semnată de compilatorul său.

Indexurile inventarului sunt o listă de concepte de subiecte găsite în inventar, cu explicațiile necesare și datele de referință. Sarcina indicatorilor este de a accelera și de a facilita munca utilizatorului cu inventarul. Indicii pot fi: subiect (general și special), nominal, geografic (ca varietati de subiect), cronologic etc. Sunt posibili indici combinați cu un număr mic de nume de persoane, denumirile geograficeși articole.

Sistem de directoare de arhivă

Sistemul de stocare a documentelor de arhivă la nivel de fond este fixat de un inventar, dar acesta nu este suficient pentru a căuta informații documentare. Atunci când se utilizează documente de arhivă, cererile se formează cel mai adesea pe subiecte, probleme, subiecte, evenimente. Pentru a rezolva această problemă, arhivele creează cataloage ca directoare de arhivă inter-stoc, în care informațiile despre conținutul documentelor de arhivă sunt grupate pe subiecte (teme, industrii) localizate în conformitate cu schema de clasificare a informațiilor documentare adoptată pentru acest catalog, care oferă cercetătorului oportunități ample de a căuta informații. .

Sistemul de catalog în arhivele rusești a început să prindă contur la începutul anilor 1960. Secolului 20 În perioada trecută, arhivele de stat au acumulat o experiență considerabilă în crearea și întreținerea diferitelor tipuri de cataloage. Totuși, catalogarea „în masă”, efectuată în anii 70-80. Secolului 20 în arhivele interne a condus la faptul că în forma tradițională cataloagele conțineau milioane de carduri, dar eficiența utilizării lor a fost scăzută. Acest lucru se datorează unui număr de factori: în primul rând, formei tradiționale de căutare a informațiilor în catalog; în al doilea rând, natura lor „non-publică”, adică. numai personalul de arhivă a deservit cererile cercetătorilor. Toate acestea au dus la anii 90. Secolului 20 la suspendarea catalogării informaţiilor documentare.

Spre deosebire de catalogul de catalog:

în primul rând, acoperă marea majoritate a fondurilor de arhivă, deoarece structura acesteia nu depinde de sistemul de stocare a documentelor, ci reflectă clasificarea informațiilor documentare pe subiecte, industrie etc., în timp ce inventarul este întocmit pentru documentele unui fond de arhivă sau o parte din ea;

în al doilea rând, inventarul este mult mai detaliat, deoarece poate conține informații nu numai despre un caz, ci și părți dintr-un document, un document, un grup de documente, un grup de cazuri;

în al treilea rând, spre deosebire de inventar, nu este un ghid contabil, adică. nu servește la numărarea numărului de cazuri și documente; singura sa funcție este regăsirea informațiilor;

în al patrulea rând, dacă fiecare inventar este construit pe baza propriei scheme de sistematizare a materialelor acestui fond, atunci fișele de catalog ale tuturor fondurilor de arhivă sunt ordonate în conformitate cu o singură schemă, ale cărei elemente de bază sunt comune tuturor arhivelor.

În arhivele organizațiilor, în loc de cataloage, se folosesc dulapuri de dosare.

În munca de birou, este important să poți găsi rapid una sau alta informație documentară. În acest scop se mențin dulapuri de înregistrare și înregistrare a documentelor, dulapuri de scrisori și declarații ale cetățenilor etc.. Trebuie amintit că aceste dulapuri nu au doar o importanță momentană: în viitor, alături de documente, ele. va trebui să meargă la arhiva organizaţiei.

Procesul de pregătire, compilare și menținere a cataloagelor de arhivă se numește catalogarea documentelor de arhivă:

Catalogarea include următoarele tipuri de lucrări:

definirea tipului de director;

elaborarea unei scheme de clasificare a informațiilor documentare din catalog;

identificarea și selectarea informațiilor documentare pentru catalogare;

descrierea informațiilor documentare de pe fișele de catalog;

Fișe de indexare;

organizarea cardurilor și menținerea unui catalog

Definirea tipului de catalog ce urmează a fi creat depinde de compoziția și conținutul documentelor, precum și de disponibilitatea altor tipuri de cataloage.

La stabilirea componenței cataloagelor unei anumite arhive de stat sau municipale se iau în considerare: rangul și profilul arhivei; structura, componența și conținutul fondurilor de arhivă; gradul de dezvoltare a fondurilor; intensitatea și obiectivele utilizării documentelor; disponibilitatea și nivelul de calitate al altor tipuri de directoare de arhivă; capacitățile materiale și tehnice ale arhivei.

În funcție de structura aleasă, există două tipuri de cataloage: structură logică și structură alfabetică.

Dacă informațiile sunt aranjate de la general la particular, i.e. de sus în jos (metoda deductivă), obțineți structura logică a directoarelor de construcție.

Dacă informațiile sunt aranjate de la particular la general, i.e. de jos în sus (metoda de inducție), obțineți o structură alfabetică (formală).

La rândul lor, cataloagele structurii logice sunt împărțite pe tip în sistematice, tematice și varietățile acestora (catalogul de istorie a instituțiilor și catalogul de istoria împărțirii administrativ-teritoriale) și cronologic, precum și cataloagele structurii alfabetice. sunt împărțite în subiecte și varietățile acestora, nominale și geografice. Cataloagele sunt directoare de arhivă între fonduri.

Pentru arhivele de stat și municipale, sistemul de catalog se bazează pe un catalog sistematic

Elaborarea unei scheme de clasificare a informațiilor documentare din cataloage. Dezvoltare științifică problemele de clasificare a informațiilor documentare de arhivă, care este strâns legată de dezvoltarea teoriei generale a clasificării, se referă la începutul XIX c., până la momentul plierii domeniului de subiect al științei arhivistice, sistemul de arhive, alocarea afacerilor de arhivă într-o zonă independentă controlat de guvern când au început să se dezvolte scheme de clasificare în domenii legate de știința arhivistică – știința documentelor și știința surselor.

În urma unor studii teoretice au fost identificate principalele tipuri de clasificare a informațiilor documentare reflectate în instrumentele de referință și informare: structurală, tematică, tipologică, care se bazează pe element structural(structură), obiect (temă) sau caracteristică (inerentă unui obiect dat sau unei părți a acestuia) caracteristică tipică. Primele două tipuri de clasificare determină specificul arhivelor NSA, atât tradiționale, cât și automatizate.

Realizări teoretice ale științei arhivistice interne în domeniul clasificării în anii 70-80. au fost implementate în elaborarea Schemelor de clasificare unificată a informațiilor documentare (SEC) în 1978, 1983, precum și a Rubricatorilor și Tezaurilor ASNTI conform documentelor GAF al URSS, ulterior - clasificatorul unificat al informaţie documentară a Fondului de Arhivizare Federația Rusă(ECDI) 2007

La dezvoltarea ECDI AF RF, s-au luat în considerare schimbările sistemice care au avut loc în aproape toate sferele vieții din Federația Rusă: o nouă politică și structura statului, schimbarea formelor de proprietate și multe altele, care se reflectă în documente, informații despre care ar trebui incluse în cataloage. Este important de menționat că EKDI AF RF la un nou nivel metodologic dezvoltă abordările de catalogare stabilite în SEC (M., 1978; M., 1983).

Descrierea informațiilor documentare de pe cardurile de catalog. Acest proces nu este altceva decât fixarea informațiilor documentare secundare pe un card de catalog:

Fișa de catalog are o formă strict prescrisă cu un set obligatoriu de elemente grupate în grupuri separate:

clasificare (index, titlu, subtitlu, data și locul evenimentului);

informativ (conținutul documentului);

motoarele de căutare (denumirea arhivei, denumirea fondului, N fondului, N inventarului, N dosar, foi);

extern (limbajul documentului și metoda de reproducere);

control (poziția și semnătura compilatorului, data întocmirii cardului).

Un element important al menținerii oricărui catalog este indexarea informațiilor documentare selectate pentru acesta. Indexarea este procesul de selectare sau compilare a indicilor în conformitate cu o schemă și de punere pe un card de catalog:

Indicele este simbol, un element de limbaj, numere, litere și simboluri într-un sistem de clasificare. Un simbol sau o combinație a acestora este atribuit diviziunilor de clasificare corespunzătoare ale schemei de clasificare a informațiilor documentare și înscris pe cardurile de catalog.

Sistematizarea cardurilor si intretinerea catalogului. Cardurile indexate trebuie sistematizate pentru a fi incluse în catalog.

Tine minte! Sistematizarea cardurilor se realizează în conformitate cu indicile în ordinea numerelor.

28.00.00.00. Muncă culturală și educațională.
28.01.00.00. Probleme generale.
28.01.01.00. Legislație cu privire la problemele muncii culturale și educaționale.
28.02.00.00. Activitățile instituțiilor culturale și de învățământ.
28.10.02.02. Utilizarea monumentelor istorice și culturale în scopuri culturale, educaționale și științifice.

Într-un grup de carduri cu aceiași indici, se realizează o sistematizare ulterioară în funcție de titlurile și subtitlurile indicate pe fișe. Amplasarea cardurilor în sine deja la nivelul subtitlurilor se face conform principiul logic- de la cel mai înalt la cel mai jos, de la general la particular. De exemplu: grupurile de carduri formate prin indicație geografică sunt aranjate după principiul indicat, iar cele echivalente sunt ordonate alfabetic după denumiri geografice. Grupele de carduri, formate pe o bază cronologică, sunt aranjate după data evenimentelor și apoi după datele documentelor.

Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhive de stat și municipale, arhive, muzee și biblioteci, organizații Academia Rusăștiințele (în continuare – Regulile din 2007), continuând practica care s-a dezvoltat în teoria și metodologia internă a arhivării, încadrează în mod tradițional catalogul(ele) ca fiind obligatorii pentru arhivare (p. 95). Totodată, Regulamentul stabilește următoarea prevedere: „Alcătuirea sistemului de catalog de arhivă este determinată de compoziția și conținutul documentelor de arhivă, de intensitatea utilizării acestora, de gradul de dezvoltare a fondurilor arhivistice, de disponibilitatea și calitatea acestora. alte tipuri de directoare arhivistice. Principalele din sistemul de catalog de arhive sunt sistematice si nominale”

Astfel, trebuie concluzionat că procesul de menținere a cataloagelor în arhive ar trebui să continue, iar baza acestei lucrări ar trebui să fie noul „Clasificator unificat al informațiilor documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse”.

Ghiduri

Ghidurile, precum cataloagele, sunt cărți de referință obligatorii în sistemul de referință și instrumente de căutare în arhivele de stat, municipale și departamentale:

Un ghid este o formă tradițională de carte de referință destinată publicării pentru a permite cercetătorilor să se familiarizeze în prealabil cu compoziția documentelor dintr-o anumită arhivă.

Conceptul de „ghid” este generic. Tipurile de ghid sunt:

ghid pentru fondurile arhivei (arhive);

un scurt ghid al fondurilor arhivei (arhive);

ghid tematic al fondurilor arhivei (arhivelor).

Ghidurile sunt, de asemenea, împărțite în arhivistic (intraarhiv) și interarhivistic.

Tipul de ghid este determinat de scopul său.

Ghid pentru fondurile de arhivă - un tip de director de arhivă care conține caracteristici scurte sau informatie scurta asupra fondurilor de arhivă (colecții, complexe de documente) în mod sistematic și destinate familiarizării generale cu componența și conținutul fondurilor de arhivă.

Un ghid rapid al fondurilor unei arhive (arhive) este un tip de ghid care conține o listă sistematică a fondurilor. Cărțile scurte de referință sunt împărțite în adnotate și neadnotate. Scurtul ghid adnotat conține informații despre denumirea fondurilor arhivistice ale arhivei cu toată redenumirea fondatorilor, date de referință asupra fondurilor și o scurtă adnotare a documentelor conținute în acesta.

Un scurt ghid neadnotat al colecțiilor arhivei (arhivelor) conține informații despre numele colecțiilor de arhivă și datele de referință ale acestora.

Ghid tematic al fondurilor arhivei (arhivelor) - un tip de ghid al fondurilor arhivei (arhivelor), care caracterizează acea parte a documentelor acestor fonduri ale arhivei (arhivelor), care conține informații despre subiect (subiecte) ), și indicând numele sau numerele fondurilor de arhivă.

Se pot crea un ghid, o scurtă carte de referință și un ghid tematic pentru fondurile tuturor sau mai multor arhive ale oricărei regiuni, pentru fondurile unui stat separat, arhiva municipală, pentru un set separat de fonduri ale statului, arhiva municipală ( s).

Orice ghid constă din două părți: caracteristicile fondurilor (ghidul însuși) și aparatul de referință.

Caracteristicile fondurilor din ghid. Partea principală a ghidului este caracteristicile fondului - acesta este un set de informații, inclusiv numele fondului, datele de referință despre acesta, istoricul organizației care creează fonduri (pentru un fond de origine personală - informații biografice de bază despre persoană), informații despre compoziția și conținutul documentelor fondului. Se poate suplimenta lista bibliografica literatura de fundație.

Fiecare element al caracteristicii poartă o anumită încărcătură de informații.

Numele fondului- un element caracteristic obligatoriu care poate indica:

1) pentru epoca istorică a activităților creatorului fondului;
2) numele creatorului fondului, funcțiile acestuia în aparatul de stat sau în sectorul economiei, culturii etc.;
3) scara de activitate a creatorului fondului, care este cuprinsă în conceptele de „provincial”, „regional”, „volost”, „raion”, „federal”, „municipal” etc. În același timp, este imposibil, de regulă, să se stabilească amploarea activităților lor prin numele fundațiilor organizațiilor;
4) locația creatorului fondului.

Denumirea fondului în caracteristicile individuale trebuie să corespundă cu denumirea acestuia din documentele contabile.

Date de referință despre fond raportați informațiile de căutare sub forma unui număr de fond.

O parte importantă a caracteristicilor fondului este referință istorică, care ajută la dezvăluirea esenței legăturilor istorice și logice ale documentelor complexului descris, la înțelegerea naturii și la evaluarea corectă a conținutului documentelor incluse în adnotare. O notă istorică este un fel de introducere la adnotare, dând o idee generală a locului acestei organizații în sistemul aparatului sau instituțiilor de stat, perioada activității sale, scara și funcțiile sale (dacă numele fundației nu furnizează aceste date).

Notă istorică pentru fondurile de origine personală constă în scurte informații biografice despre fondator: nume, prenume, patronim, pseudonim, nume de fată, date de viață, profesie, tip de activitate oficială și socială. Informațiile istorice despre fondurile familiei și clanului oferă informații despre cronologia gradului de rudenie. Pentru fondurile formate din documente ale mai multor persoane legate de activitatea de creație, informațiile despre activitățile oficiale și sociale ale creatorilor de fonduri sunt rezumate în ordinea alfabetică a numelor acestora.

Adnotarea compoziției și conținutului documentelor fondul este o scurtă descriere generalizată a compoziției documentelor (pe tip) și a conținutului acestora (pe subiecte, aspecte care reflectă activitățile creatorului fondului).

Aparat de referință pentru ghid. Elementele principale ale aparatului de referință din ghid sunt: pagina de titlu, conținutul (cuprinsul), prefața, lista de abrevieri, anexe, indexuri.

Pentru ghid este compilată o bibliografie generală. În edițiile în mai multe volume ale ghidurilor, este alcătuit un aparat de referință atât pentru întreaga publicație, cât și pentru volume individuale.

Trebuie să știți că pagina de titlu nu numai că completează designul ghidului, ci conține și informații de referință de bază. Acestea sunt informații generale despre jurisdicția acestei arhive, numele arhivei și numele directorului, locul și ora publicării.

Pentru a crește conținutul informativ al cuprinsului, este recomandabil să includeți o listă pagină cu pagină nu numai a secțiunilor, subsecțiunilor, ci și a titlurilor. Cuprinsul poartă o anumită încărcătură de informații, prezentând principalele etape de sistematizare, oferind informații specifice și vizuale despre structura descrierii complexului de documente în ansamblu.

Prefața include informatii generale asupra istoricului arhivei, pentru documentele pentru care a fost întocmit această carte de referință, asupra compoziției și conținutului documentelor și al construcției cărții de referință. Istoria arhivei este prezentată foarte pe scurt, evidențiind astfel de aspecte precum istoria achiziției arhivei, volumul și profilul acesteia.

Metodologia pentru alcătuirea unei liste de abrevieri, indici și conținuturi (cuprins) pentru ghiduri este similară cu metodologia de pregătire a acestor elemente ale unui aparat de referință pentru un inventar.

Aplicațiile pot include:

informații despre modificările în diviziunea administrativ-teritorială;

liste de fonduri: lichidate, comasate, transferate în alte arhive;

informații despre componența aparatului științific de referință al arhivei

Instrumente suplimentare de referință și căutare

În arhivă pot fi create directoare suplimentare ale sistemului ATP - recenzii, indexuri, fișe tematice și liste tematice de documente și cazuri, registre adnotate ale inventarelor.

Recenzii de documente

Ca tip de carte de referință arhivă, o recenzie aparține grupului de instrumente suplimentare de referință și căutare ale arhivei, dar, ca un ghid, este destinată publicării pentru a informa utilizatorii despre compoziția și conținutul documentelor din arhivă. fond sau fonduri diferite, dar pe un singur subiect:

Actualitatea elaborării recenziilor este determinată de relevanța și semnificația problemei căreia i se consacră, de gradul studiului acesteia, precum și de noutatea documentelor incluse în revizuire.

Întocmirea și publicarea (replicarea) recenziilor este recomandată în următoarele cazuri: când volumul fondului este mare și conține multe cazuri de același tip în conținut, sau, dimpotrivă, multe cazuri cu conținut complex, cu mai multe subiecte, pt. exemplu: protocoale, corespondență pe mai multe întrebări care nu au legătură între ele. În această situație, este recomandabil să se emită recenzii ale fondurilor de arhivă, unde conținutul cazurilor cu mai multe subiecte poate fi împărțit și clasificat în mod logic în grupuri omogene. Evaluările pot fi efectuate și asupra documentelor introduse în inventare fără un sistem strict sau o conexiune logică, sau atunci când documentele sunt împrăștiate în diferite inventare. Deficiențele observate sunt mai ușor de eliminat prin compilarea recenziilor, mai degrabă decât prin rescrierea inventarelor.

Experiența pregătirii recenziilor arată că acestea pot fi publicate atât sub formă de publicații independente, cât și ca articole separate în periodice și publicații în curs de desfășurare, ceea ce este relevant pentru pregătirea recenziilor documentelor de arhivă în organizații.

Indicatori

Indecșii pot fi directoare de arhivă independente din arhivă sau un element al aparatului de referință al altor directoare de arhivă:

Metodologia de întocmire a indexului ca element al aparatului de referință a fost luată în considerare folosind exemplul unui inventar de documente și cazuri.

Liste tematice de documente

Ca o carte de referință arhivă suplimentară, se pot întocmi liste tematice de documente și cazuri:

Listele de documente sunt compilate pe cele mai relevante, populare și puțin studiate subiecte pentru a informa o gamă largă de cercetători, editori de documente, arhiviști, jurnaliști și alți specialiști.

Bază de date

Odată cu lista de documente, arhivele de stat, municipale și departamentale dezvoltă în mod activ baze de date și le postează pe site-urile lor oficiale, ceea ce face posibilă căutarea și prezentarea rapidă și cuprinzătoare a informațiilor documentare în modul de acces la distanță.

INTRODUCERE

Crearea de sisteme de căutare pentru a asigura găsirea accelerată a informațiilor retrospective este una dintre prioritățile în activitatea Arhivelor Naționale ale Republicii Belarus. Prin urmare, un sistem larg de aparate științifice și de referință este chemat pentru a servi scopurilor utilizării operaționale și cât mai complete posibil a materialelor documentare.

Sistemul aparatului științific de referință este un complex de documente contabile interdependente și complementare, directoare de arhivă, sisteme mecanizate și automatizate de regăsire a informațiilor, documente informative create pe o bază metodologică și științifică și metodologică unică pentru a asigura siguranța și căutarea eficientă a documentelor de arhivă și a informațiilor documentare. în cadrul fondului de arhivă, arhivă, NAF al Republicii Belarus în scopul utilizării cuprinzătoare.

Sistemul NSA, bazat pe principiile istoricismului, comprehensivității și complexității, ar trebui construit luând în considerare o abordare sistematică și un obiect holistic, complex organizat, inclusiv subsistemele necesare pentru contabilizarea și descrierea documentelor pe o singură bază de reglementare și metodologie.

Sistemul aparatului științific de referință poate fi împărțit în funcție de funcțiile pe care le îndeplinește:

1) cărți de referință privind documentele contabile;

2) cărți de referință privind conținutul documentelor.

În fiecare dintre aceste grupuri sunt alocate directoarele principale, care sunt obligatorii pentru fiecare arhivă și cele auxiliare, create după caz. Principalele cărți de referință în contabilitate includ carnetul de chitanțe, lista fondurilor, fișele de fonduri, inventarele, registrele de inventariere, cele auxiliare sunt contul personal al arhivei, cardurile și cărțile de contabilitate pentru circulația fondurilor etc. .

Ghidurile de conținut principale includ inventare, ghiduri și cataloage, în timp ce cele auxiliare includ recenzii, indexuri și liste tematice.

Astfel, în sistemul NSA, fiecare director are propriul său scop, specific, completează alte directoare și este necesar. parte integrantă SNSA. Cu toate acestea, trebuie menționat că întregul complex SNSA nu este întotdeauna obligatoriu pentru fiecare arhivă. Numărul și compoziția directoarelor este diferită. Este important ca arhiva să aibă un astfel de set de sisteme informaționale care să permită efectuarea rațională a tuturor tipurilor de lucrări cu documente.

1EVOLUȚIA APARATORULUI DE REFERINȚĂ ȘTIINȚIFĂ LA DOCUMENTELE FONDULUI DE ARHIVĂ AL FEDERĂȚIA RUSĂ (1991-2005)

Perioada 1991-2005 este o perioadă plină și în mare măsură unică în dezvoltarea aparatului științific de referință (RSA) pentru documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse (AF RF).
În acești ani, s-au creat intens cărți de referință de arhivă, care au fost publicate atât în mod tradițional, cât și cu o varietate de tehnologii informatice. Informațiile prezentate mai jos cu privire la volumele și tipurile de cărți tradiționale de referință publicate se bazează pe baza de date bibliografică (DB) a cărților de referință de arhivă întreținută de Rosar-Khiv. Baza de date conține informații despre 658 de publicații și acoperă perioada 1939-2006.

În ultimii 15 ani, au fost publicate 394 de cărți de referință, adică 60% din toate cărțile de referință publicate despre documentele RF AF stocate în arhivele de stat și municipale. Arhivele Federale au publicat 133 de directoare, reprezentând o creștere de 34% în total. Cea mai mare parte a creșterii numărului de directoare a fost dată de arhivele de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse - au publicat 233 de directoare, sau 59%, restul de 7% este contribuția arhivelor municipale (10 directoare), Rosarkhiv si VNIIDAD. Deși predomină ponderea arhivelor de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, arhivele federale au lucrat cel mai mult - în medie 8,9 directoare per arhivă, arhivele de stat au dat o creștere de 1,1 directoare per arhivă. Uneori cărțile de referință despre arhivele fostului PCUS sunt numite baza unui val de publicații de referință arhivistice, dar nu este așa. În realitate, aceștia au contribuit cu 16% din creșterea totală a directoarelor pentru perioada specificată.

Structura fondului de referință publicat a rămas stabilă. Cel mai masiv dintre cele publicate este un ghid de tip ghid. Atât în 1990, cât și în prezent, astfel de cărți de referință reprezintă 63% din totalul celor publicate. Alte tipuri de directoare și-au păstrat practic cota structura de ansamblu: ponderea cataloagelor (de la 8 la 10%) și a indicilor (de la 6 la 10%) a crescut ușor, a scăzut ușor (de la 10 la 6% ponderea recenziilor) și a inventarelor publicate (de la 8 la 6%). Din cifrele date reiese că ratele de creștere pentru fiecare tip de directoare au fost practic aceleași, în timp ce prioritățile în publicațiile de referință nu s-au schimbat.

Ponderea principală în creșterea ghidurilor aparține arhivelor regionale. Arhivele federale sunt în mare parte prevăzute cu ghiduri, adică s-a produs o anumită saturație.

Multe arhive regionale încă pregătesc primele ghiduri. Acest lucru se aplică în special, desigur, arhivelor de documente ale PCUS și arhivelor municipale. Se pare că acesta din urmă, în cea mai mare parte, va prefera pregătirea și publicarea directoarelor inter-arhivistice, în crearea cărora organele de conducere ale arhivelor entităților constitutive ale Federației Ruse ar trebui să joace un rol coordonator.

Desigur, creșterea cantitativă a numărului de cărți de referință publicate este impresionantă, deși acesta nu este un indicator pe deplin adecvat al disponibilității documentelor de arhivă cu cărți de referință. Un indicator mai precis (deși nu ideal) în acest sens, în raport cu cărțile de referință precum un ghid, ar fi nu numărul de cărți de referință, ci numărul de colecții, ale căror descrieri sunt date în cărțile de referință. Rețineți că acest indicator este utilizat în evaluarea menținerii bazei de date „Fondul de arhivă”.

Odată cu creșterea constantă recentă a numărului de publicații de referință și informare în acest domeniu, există un alt indicator care, din păcate, rămâne neschimbat - calitatea cărților de referință. Această împrejurare a fost atrasă atenția arhivelor de mai multe ori: a se vedea raportul Arhivelor Federale la o ședință a Consiliului Științific al Arhivelor Federale (2000); Scrisoarea instructivă a lui Rosarkhiv privind crearea și dezvoltarea NSA la documentele arhivelor de stat și municipale (2001); raportul Arhivelor Federale la Conferința Rusă din 2003 „Tendințe și perspective pentru dezvoltarea arhivelor naționale pentru documentele arhivelor de stat și municipale”; Decizia Consiliului Arhivelor Federale (2003) „Cu privire la starea activității arhivelor de stat ale Federației Ruse privind crearea și dezvoltarea unui aparat științific de referință pentru documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse în perioada 1996-2001 "; decizia Consiliului Arhivelor Federale (2005) „Cu privire la Planul consolidat de pregătire a publicațiilor documentare și a cărților de referință arhivistice în instituțiile de arhivă din Federația Rusă pentru 2006-2010”; deciziile colegiului din Rosarkhiv pe baza rezultatelor competițiilor din industrie lucrări științifice pentru 2000-2001 și 2003-2004 Principalele deficiențe ale cărților de referință includ designul și structura lor, alegerea nivelului descrierii, metodele de unificare a descrierilor, distribuirea fondurilor pentru adnotări individuale și de grup. Adnotările conțin adesea doar o listă de tipuri de documente și referințe istorice - datele de existență și funcțiile creatorilor de fonduri. Drept urmare, printre publicații se numără un număr mare de cărți scurte de referință, liste adnotate etc., în timp ce unele dintre ele, în lipsa adnotărilor sau a referințelor istorice, se numesc ghiduri. Soluția problemei este doar respectarea în mod clar a cerințelor metodologice pentru pregătirea diferitelor tipuri de SSA, care sunt prevăzute în mod repetat în reguli și manuale și nu au suferit modificări în ultimii ani.

Vorbind despre creșterea numărului de publicații de referință și structura acestora, trebuie remarcat un fenomen relativ nou în acest domeniu. Sunt publicate publicații care, strict vorbind, nu pot fi considerate parte a sistemului NSA. Acestea sunt cărți de referință biografice și biobibliografice, enciclopedii regionale care gravitează spre istoria locală etc. O serie de publicații numite cărți de referință conțin colecții extinse de documente. Motivele apariției lor sunt clare. De regulă, pentru aceste publicații arhivele primesc finanțare (preliminară sau din vânzarea de tiraj). Publicarea unor publicații care, din diverse motive, sunt solicitate de publicul larg, de organele administrative sau de structurile comerciale care dispun de fondurile corespunzătoare, este, fără îndoială, un răspuns la nevoile societății. În plus, ele răspund nevoilor urgente ale arhivelor. În același timp, este unul dintre instrumentele directe și eficiente de popularizare a arhivelor. Publicarea largă a acestui tip de materiale de referință merită aprobare și, în special, s-ar putea manifesta la concursul de lucrări științifice susținute de Arhivele Ruse în domeniul arhivării, arheografiei și științei documentelor. Cu toate acestea, în nominalizarea „Cărți de referință privind compoziția și conținutul documentelor”, concursul primește lucrări care sunt pe bună dreptate calificate de către juriul concursului drept non-core pentru această nominalizare și pierd în rating la publicațiile în care genul clasic este strict sustinuta. Se pare că aceste publicații, uneori realizate într-un mod foarte profesionist, merită o nominalizare separată (sau o transformare a nominalizării existente) sub denumirea, să zicem, „literatură de referință și informare”. Atunci această nominalizare ar putea include și broșuri care, în conformitate cu condițiile actuale ale competiției, nu sunt acceptate la vedere. Aparent, ca urmare, va fi necesară extinderea numelui competiției, adică desemnarea acestuia ca un concurs de lucrări științifice și de popularizare.

Au fost analizate în repetate rânduri creșterea numărului de cărți tematice de referință (tradiționale și automatizate) și modificarea subiectului acestora (despre documente de personal, despre documente declasificate, despre materiale genealogice, despre istoria regională asupra deciziilor autorităților etc.). la evidenţierea problemelor utilizării documentelor de arhivă în perioada modernă. Prin urmare, nu este necesar să prezentați aici datele relevante. Schimbările în formele și structura NSA merită cea mai mare atenție.

1991-2005 - o perioadă de creștere puternică și dezvoltare consecventă a unui aparat de referință științific automatizat. Termenul „NSA automatizat” a apărut după standardele istorice destul de recent, dar a devenit destul de obișnuit. „Automat” nu mai este adăugat pentru a clarifica forma specifică de prezentare a NSA. Se adaugă tot mai mult: „ghid tipărit”, „în formă tradițională”. În urmă cu câțiva ani, trebuia să vorbim despre inevitabilitatea unei NSA automatizate, apoi să-i dovedim avantajele în multe funcții și parametri și să convingem de necesitatea dezvoltării sale. Vine momentul să argumentăm de ce unele cărți de referință ar trebui publicate și în forma tradițională.

În prezent, cea mai mare resursă electronică de arhivă de referință în ceea ce privește volumul, versatilitatea și prevalența este matricea DB „Fondul de arhivă”. Aceste baze de date la început, și chiar acum, sunt constituite oficial ca elemente ale unui sistem automatizat de contabilitate centralizată de stat. De altfel, deja în primele versiuni ale acestui pachet software (PC), și mai ales în cel actual, predomină informațiile ANS și mijloacele de lucru cu acesta, în primul rând (deși nu numai) deoarece o serie de documentele contabile îndeplinesc funcțiile ANS - direct sau într-o formă resistematizată. PC „Fondul de arhivă” face posibilă introducerea descrierilor documentelor la patru niveluri: fond, inventar (în ansamblu), unitate de depozitare (unitate contabilă), document. În PC „Fondul de arhivă” este posibilă generarea automată a textelor unui ghid al fondurilor de arhivă (cu indici de ghid), un scurt ghid al fondurilor, zeci de tipuri de liste de fonduri, inventare, cazuri; poti tine inventare, orice fel de cataloage, indexuri.

În practică, aceste informații (pe lângă aplicațiile sale contabile) sunt folosite direct ca ANS pentru a căuta documente de arhivă, uneori - pentru a genera textele cărților de referință pentru structura și publicarea lor ulterioară, în unele cazuri datele sunt convertite în alte sisteme de arhivă (de exemplu, într-un sistem automat de contabilitate și control). de circulație a dosarelor și documentelor, a căror dezvoltare este finalizată pe baza Administrației de Stat a Federației Ruse și a RGAE). Și uneori, într-o formă redusă, aceste informații sunt postate pe Internet.
Menținerea bazei de date a arhivelor „Fondul de arhivă” este evaluată prin doi indicatori principali - numărul de arhive care utilizează acest program și cantitatea de date introduse. Iată datele pentru anul 2005. Cifrele pentru acoperirea sectorului arhivistic de către sistem sunt următoarele. Ei mențin baza de date „Fondul de arhivă”: 14 arhive federale (cu organizarea stocului de documente) - 100%; 170 de arhive de stat ale subiecților Federației Ruse - 81%; 801 arhive municipale - 33% științifice - referinţă aparatRezumat >>

Cercetare ştiinţific-referinţă aparat arhiva si automatizarea acesteia activitati de informare. 1. Automatizarea activităților de informare ştiinţific-referinţă aparat automatizate ştiinţific-referinţă aparat ...

Principii de construire a sistemului Științific-referinţă aparat

Rezumat >> Industrie, producție

Disponibil ştiinţific-referinţă aparat la fond. 4.06. Pentru fondurile din prima categorie este compilat ştiinţific-referinţă aparat, oferind... și principiile construirii unui sistem ştiinţific-referinţă aparat. Continuitatea implică obligația de a întocmi...

Pentru trimitere-bibliografic aparat biblioteci (2)

Test >> Cultură și artă

mulți ştiinţific bibliotecile tehnice s-au răspândit şi recunoaștere oficială alt termen: referinţă-căutare aparat... (SPA). În GOST 7.27-80 " Științific- activitate de informare. De bază...

Contabilitatea documentelor

Rezumat >> Industrie, producție

Foi de caz. Capitolul 1. Științific-referinţă aparat pentru a arhiva documente Științific-referinţă aparat(NSA) - o colecție structurată... și a lor ştiinţific-referinţă aparat. - M., 1994. 4. Prevederi de bază pentru dezvoltarea sistemului ştiinţific-referinţă aparat la documente...

Fișier card - un director care conține informații despre conținutul documentelor de pe carduri. Cardurile sunt plasate în dulapuri de dosare în funcție de nevoile organizației de informare. După cum arată practica muncii arhivelor organizațiilor, cele mai utilizate sunt informațiile privind conținutul organizațiilor și acte administrative(comenzi pentru activități de bază, protocoale, contracte, acorduri, scrisori etc.).

În funcție de sarcinile de utilizare a documentelor, pot fi create dulapuri de dosare cu subiecte și subiecte tematice.

În indexul cardurilor de subiecte, cardurile sunt grupate alfabetic pe concepte (de exemplu, pentru comenzi - alfabetic după denumirile domeniilor de activitate: corporatizare, producție, marketing, protecția muncii; pentru litere - alfabetic după numele organizațiilor corespondente etc. )

Este recomandabil să creați dulapuri de fișiere pentru ca personalul să caute informații despre vechime in munca, salariul și alte date de natură socială și juridică.

Cardurile trebuie să conțină numele de familie, prenumele, patronimul angajatului organizației și datele de căutare (numărul fondului, inventarul, carcasa și foile) documentelor care conțin informații despre acesta. Cardurile sunt sistematizate pe nume de familie în ordine alfabetică în cadrul acelorași nume de familie în ordinea alfabetică a numelor și patronimicelor.

La crearea și utilizarea sistemelor automate de căutare a documentelor și fișierelor în arhivele organizațiilor, regulile tradiționale de înregistrare și înregistrare a documentelor și fișierelor, atât în stadiul muncii de birou, cât și în arhivă, ar trebui utilizate în dezvoltarea programelor de calculator.

O astfel de continuitate va facilita tranziția muncii în arhivare la un nou nivel tehnic.

Informațiile istorice ocupă un loc special printre cărțile de referință de arhivă. Certificatul se întocmește la prima primire a documentelor fondului în arhiva organizației. Ulterior, după 5-7 ani, este indicat să se întocmească o completare la fondul istoric.

Informațiile istorice sunt întocmite și semnate de șeful arhivei. În organizațiile cu un volum mic de cazuri generate pe an, o notă istorică poate fi înlocuită cu o prefață la un inventar de cutii de depozitare permanente.

Contextul istoric este format din trei secțiuni:

1. istoria fondatorului;

2. istoricul fondului;

3. caracteristicile documentelor fondului.

Prima secțiune - istoria fondatorului, (în ordine cronologică) conține următoarele informații:

1. datele, numerele și rubricile documentelor administrative privind înființarea, transformarea și lichidarea organizației;

2. termene limită pentru activitățile organizației;

3. modificări ale denumirii și activităților organizației;

4. sarcinile și funcțiile organizației și modificările acestora;

5. amploarea activităților organizației și locul acesteia în sistemul aparatului de stat, industriei;

6. structura organizaţiei şi modificările acesteia (cu date).

A doua secțiune, istoricul fondului, conține următoarele informații:

1. Numărul de cazuri din fond și termenele pentru cazurile fondului;

2. componența documentelor fondului și termenele pentru fiecare grupă;

3. ora primirii fondului în arhiva organizației;

4. gradul de securitate al documentelor;

5. modificări în componența și domeniul de aplicare a documentelor fondului;

6. indicarea (în cazul în care organizația transferă documente pentru păstrarea de stat) a datei și a locului transferului dosarelor pentru păstrarea statului (denumirea arhivei de stat; numărul fondului atribuit de arhiva de stat, referire la actul de acceptare și transfer al cazuri, data și numărul acestuia).

A treia secțiune - caracteristicile documentelor fondului, conține o listă a tipurilor de aparate științifice și de referință pentru fond.

În a treia secțiune, o descriere a documentelor fondului, acestea enumera:

1. principalele tipuri de documente;

2. indicați caracteristicile documentației din această organizație;

3. să ofere informații generale despre utilizarea documentelor (conținutul principal și numărul de certificate de natură socială și juridică, selecția și eliberarea documentelor în unități structurale, etc.

Ajutorul este tipărit formă comună organizații în 4 exemplare (3 exemplare sunt destinate arhivei de stat și se transferă împreună cu inventarele la primirea și transferul dosarelor.

Sistemul de aparate științifice de referință pentru documentele de arhivă

Sistemul unui aparat științific de referință pentru documentele de arhivă ale unei arhive este un complex de cărți de referință arhivistice interdependente și complementare privind compoziția și conținutul documentelor de arhivă create pe un singur baza metodologica pentru a căuta documente de arhivă și informații de arhivă pentru o utilizare eficientă.

Sistemul Scientific Reference Apparatus (SNSA) pentru documentele de arhivă este un complex de cărți de referință de arhivă interdependente și complementare privind compoziția și conținutul documentelor de arhivă create pe o bază metodologică unică pentru căutarea documentelor de arhivă și a informațiilor de arhivă pentru o utilizare eficientă.

Clasificarea documentației de arhivă.

În practica muncii informaționale, documentele de arhivă, care sunt sursele primare de informații despre obiectele realității obiective și ale activității mentale umane, sunt numite purtători de informații documentare primare.

Diverse mesaje despre documente, constând în descrieri, cifre speciale și coduri, sunt numite informații despre informații sau informații secundare ale documentului.

Toate directoarele de arhivă care descriu informații documentare sunt împărțite în obligatorii și opționale. În toate arhivele statului există directoare obligatorii. Acestea includ inventare de arhivă și cataloage de arhivă, recenzii de documente și alte cărți de referință de arhivă.

Principii de construire a sistemului NSA. Principiile principale ale construirii sistemului NSA sunt: 1)

interrelația și complementaritatea informațiilor din diverse directoare care descriu informații documentare retrospective primare la diferite niveluri; 2)

unicitatea și neduplicarea informațiilor din diverse tipuri de directoare; 3)

continuitatea arhivelor departamentale, de stat și municipale NSA.

Primele două principii trebuie respectate pentru a eficientiza căutarea și pentru a evita costurile cu forța de muncă ale arhivistului pentru duplicarea informațiilor.

În catalog găsește nu doar denumirile unităților de depozitare, ci și titlurile documentelor și informații mai detaliate, indicând fișele unității de depozitare pe care se găsesc aceste informații.

Al treilea principiu este foarte important pentru organizarea muncii de căutare. Înseamnă că se aplică cerințe uniforme și metode uniforme la crearea tuturor tipurilor de directoare în arhivele departamentale, de stat și municipale. Deci, inventarele cazurilor sunt întocmite chiar și în munca de birou a instituțiilor aflate sub controlul unei arhive departamentale. Inventarele de sinteză (secțiunile anuale) ale inventarelor cazurilor de păstrare permanentă a unei arhive departamentale trebuie aprobate de către CPE a arhivei de stat și stocate în arhiva statului ca copii de control până la trecerea dosarelor în depozitare permanentă. Același control ar trebui exercitat asupra compoziției dosarelor departamentale și a altor directoare. Toate elementele descrierii, toate elementele auxiliare ale aparatului de referință pentru inventar trebuie să fie în strictă conformitate cu regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale și de stat.

Structura sistemului NSA. Sistemul NSA este împărțit structural în niveluri verticale și orizontale. Nivelul orizontal al sistemului se bazează pe diferența funcțională a directoarelor. După funcție, cărțile de referință ale sistemului NSA sunt împărțite în:

la ghidurile contabile;

ghiduri pentru dezvăluirea conținutului documentelor (sisteme de regăsire a informațiilor).

Nivelul vertical al sistemului se bazează pe ierarhia claselor de referință la următoarele seturi de documente de arhivă:

AF RF în ansamblu; rețele de arhivă; Arhiva; fond;

caz sau document individual.

În conformitate cu această diviziune, pot fi denumite cele mai comune cărți de referință și complexe de referință pentru documente de arhivă. unu.

Catalogul central de stocuri al Arhivelor Federale și sistemul automatizat NTI dezvoltat anterior pe baza acestuia;

carte de referință „Arhivele de Stat ale URSS”. - Cap. 1-2. - M., 1989;

carte de referință „Documentele GAF al URSS în biblioteci, muzee și arhive științifice”. - M., 1991;

index „Fondurile personale de arhivă în arhivele de stat ale URSS”. - T. 1-2. - M., 1963; T. 3. - M., 1980. 2.

Grup de arhive ale unei anumite regiuni:

catalogul stoc al unui subiect al Federației Ruse sau al unei municipalități;

ghid „Arhivele centrale ale Moscovei”. - Problema. 1 - 3. - M., 1999; Problema. 4. - M., 2000. 3.

ghid sau referință rapidă;

cartea de venituri;

lista fondurilor;

foi de fonduri;

directoare;

recenzii tematice;

indicatoare;

pașaport de arhivă. 4.

Fond: fisa fond; inventar;

prezentare generală a fondului;

directoare;

indicatoare; cinci.

Caz individual sau document individual: ghiduri tematice;

directoare;

indicatoare;

recenzii stoc și tematice; descrierea internă a cazului; adnotare;

inscripție de confirmare.

În munca practică, toate directoarele, ca urmare a clasificării lor pe niveluri de document, au fost denumite:

inter-arhivă (la nivelul RF AF și partea acestuia);

intra-arhivistică și inter-fond (la nivel de fonduri sau părți ale acestora);

intra-fond (la nivelul fondului sau al părții acestuia).

O listă detaliată a aparatului de referință al fiecărei arhive federale a Rusiei pentru grupurile specificate (directoare intra-arhive, inter-fond, intra-fond) este dată în cartea de referință „Arhivele Federale ale Rusiei și aparatul lor științific de referință”, publicat în 1994.

Perspective pentru dezvoltarea SNSA. Dezvoltarea perspectivelor de dezvoltare optimă în continuare a sistemului NSA se bazează pe soluționarea următoarelor probleme principale. unu.

Optimizarea sistemului NSA AF RF în ansamblu ca subsistem în sistemul național de informații științifice și tehnice (NTI). 2.

Optimizarea subsistemelor și elementelor individuale ale sistemului NSA AF RF la diferite niveluri de organizare a documentelor: arhivă - fond - dosar - document - acestea sunt nivelurile de „intrare” în sistemul NSA; și optimizarea sistemului NSA al fiecărei arhive. 3.

Asigurarea cuprinzătoare a continuității ANS a arhivelor de stat și a arhivelor instituțiilor. 4.

Îmbunătățirea în continuare a metodologiei de creare a anumitor tipuri de directoare, ținând cont de interacțiunea și complementaritatea acestora în sistemul de arhivă NSA.

Sistemul NSA trebuie construit pe baza unității metodelor de contabilizare și descriere a documentelor și pe un suport unic de reglementare și metodologie, care determină următoarele cerințe pentru acesta: 1)

satisface toate nevoile societății de informare retrospectivă pe măsură ce solicitările apar și sunt primite de arhive; 2)

concentrarea în principal pe căutarea tematică a informațiilor; 3)

să fie universal, adică acoperă întregul set de documente ale RF AF (text, KFFD, tehnic etc.), indiferent de metoda de securizare a informațiilor; 4)

să aibă o metodologie unificată pentru compilarea tuturor tipurilor și tipurilor de cărți de referință; cinci)

diferă în interconectare, complementaritate a directoarelor; 6)

să se dezvolte ținând cont de perspectivele suplimentare pentru aplicarea celor mai recente realizări ale științei și tehnologiei, și anume, introducerea automată și regăsirea informațiilor.

Pe baza acestor cerințe, baza sistemului NSA ar trebui să fie o „unitate dublă”:

unitatea organizării documentelor, care se realizează prin unitatea fundamentelor științifice și metodologice pentru clasificarea documentelor (sistemul unificat al ANS stabilește organizarea documentelor și contabilitatea acestora pe unități de stocare, fonduri, complexe de fonduri, arhive);

unitatea descrierii documentelor, care se realizează prin unitatea metodologiei de întocmire a directoarelor.

În prezent, crearea și îmbunătățirea NSA în fiecare arhivă este diferențiată. Aceasta înseamnă că arhiviștii au abordări diferite în ceea ce privește crearea și îmbunătățirea directoarelor către fonduri cu conținuturi diferite de informații.

Fondurile de arhivă sunt împărțite în trei categorii în funcție de conținutul informației. Categoria fondului arhivistic este înțeleasă ca un grad diferit de informativ al materialelor acestui fond. Deci, pentru conținut semnificativ, cu mai multe fațete și fonduri mari, la care cercetătorii apelează adesea, sunt create tipuri complexe, de înaltă calitate de cărți de referință de arhivă, care se disting prin profunzimea și detaliile informațiilor despre conținutul documentelor. Astfel de directoare sunt create pentru fondurile I

Se creează o ANS mai simplificată pentru fondurile din categoriile II și III. 6.2.