Formular DNR factura de cheltuieli. Cum se completează o factură? Reguli generale, detalii importante și greșeli comune, formular și eșantion pentru descărcare

Să iau o vacanță bunuri materiale din depozit întocmesc document intern- o factură a cărei formă nu este aprobată într-o singură formă. În practică, mai multe forme diferite, în funcție de specificul cazului particular. Exemple de documente și reguli de completare - despre asta chiar acum.

Folosit în principal de angrosisti societăţi comerciale când trebuie să reflectați faptul mișcării:

• bunuri;
• materie prima;
• produse terminate;
• echipamente si mecanisme.

În cele mai multe cazuri, mișcarea se referă la eliberarea proprietății dintr-un depozit în legătură cu o achiziție - i.e. transferul către cumpărător. Scopul principal este acela de a reflecta informații despre:

• numărul de valori eliberate;
• data mutarii;
• cantitatea totală de producție;
• persoanele responsabile care au organizat operaţiunea.

Astfel, cu ajutorul acestuia, administrarea întreprinderii:

• ține evidența tuturor fluxurilor de materiale;
• poate identifica cu exactitate cine este responsabil de mutare, dacă este necesar;
• poate analiza și întocmi o schemă de deplasare a produselor pentru corectarea fluxurilor logistice din depozit (aceasta este valabil mai ales pentru companiile mari).

Păstrarea facturilor este obligatorie pentru toate companiile, inclusiv pentru antreprenori individuali, persoane juridice, asociații obștești etc.

Proba 2017 – 2018

Legislația nu prevede utilizarea obligatorie a vreunei forme de document, întrucât nu există un singur eșantion. În consecință, în fiecare caz, se utilizează o formă diferită. De asemenea, este permisă utilizarea probă proprie aprobate în politica contabilă a întreprinderii. Cu toate acestea, trebuie să conțină următoarele informații:

1. Numele („factura”) și numărul (de obicei păstrate în ordine cronologică, separat pentru fiecare diviziune separată; de la început an calendaristicîncepe o nouă numerotare).
2. Numele organizației (este permisă o versiune prescurtată, de exemplu, Iberico LLC).
3. Esența operațiunii este eliberarea sau eliberarea produselor din depozit.
4. Denumirea completă a mărfurilor sau a altor bunuri materiale.
5. Măsurarea și numărul de unități emise.
6. Cost total.
7. Cantitatea totală (completată imediat sub partea tabelară).
8. Titluri oficiale ale tuturor persoanelor responsabile care au participat la operațiune și au autorizat executarea acesteia, semnături.
9. Data de compilare - pe faptul lansării produselor.

Un formular aproximativ de factură, care poate fi luat ca bază și folosit ca eșantion, este prezentat mai jos.

Puteți utiliza o opțiune mai simplă - de exemplu, aceasta.

NOTĂ. Se întocmește exclusiv pe baza faptului, la momentul eliberării mărfurilor. Nu trebuie să întocmiți și cu atât mai mult să semnați factura înainte de emiterea propriu-zisă - în acest caz, există o mare probabilitate de erori.

Dacă este imposibil să efectuați întreaga emisiune a lotului planificat într-o singură zi, atunci trebuie să emiteți 2 facturi - 1 de fapt eliberată astăzi obiecte comerciale, iar al doilea este emis a doua zi.

Mostre din seria TORG 2017 - 2018

În practică, întreprinderile folosesc foarte des documentele de însoțire din seria TORG:

• 12 - pentru transferul de bunuri, materii prime, echipamente și alte obiecte de proprietate către o contraparte (orice persoană juridică sau mai rar persoane fizice);
• 13 - pentru transferul de valori în cadrul aceleiași întreprinderi (atât în ​​cadrul aceluiași depozit, cât și între diferite divizii separate);
• 14 - să consemneze faptul vacanței de către întreprinderile mici angajate în comerțul cu amănuntul mic.

Au o formă similară, dar diferă ușor în coloane individuale, deoarece sunt utilizate în situații diferite.

TORG 12

De altfel, din 2013, un singur formular, valabil anterior, a fost anulat. Cu toate acestea, multe întreprinderi continuă să folosească aceeași formă veche, care nu contrazice deloc legea. Documentul se intocmeste atunci cand marfa este vanduta cumparatorului. În acest caz, cel mai adesea cumpărătorul este o entitate juridică, deși este permisă utilizarea formularului atunci când vinde persoanelor fizice.

La completarea coloanei, este important să înțelegeți că ulterior va fi folosită în contabilitate. Prin urmare, chiar și absența unei informații și aceasta va fi deja invalidă, ceea ce poate duce la sancțiuni în cazul în care se constată o defecțiune în timpul verificării:

• titlul și data întocmirii;
• Numele companiei;
• Nume;
• măsurarea naturală și monetară a unităților;
• funcțiile persoanei care concediază și acceptă;
• semnături, stenograme ale semnăturilor;
• Ştampila companiei.

Antetul indică număr de serie document, precum și:

1. Coloana „Expeditor” conține numele companiei care a expediat mărfurile. De obicei, furnizorul însuși acționează ca această companie, astfel încât conținutul informațiilor relevante este duplicat.
2. Informatii despre unitate structurală sunt înregistrate numai în cazurile în care mărfurile au fost expediate de la o unitate separată a furnizorului.
3. Coloana „Destinatar” conține detaliile companiei care a primit mărfurile.
4. În coloana „Plătitor” - detaliile companiei care a plătit pentru achiziție: detalii de contact, adresa legala, detaliile contului bancar și numele băncii, TIN, BIC.
5. Codul este introdus în conformitate cu clasificatorul OKPO.
6. Linia „Base” conține de obicei formularea
   „Acord” și „Factură” sunt de asemenea permise.
7. După tip de operațiune, de obicei nu introduc nimic, dar dacă firma a adoptat o clasificare internă a tipurilor de operațiuni de afaceri, dau formularea corespunzătoare.

Regulile de formatare a listei de mărfuri sunt descrise în tabel.

Ca urmare, cantitățile totale sunt indicate:

• înregistrări (linii);
• locuri;
• greutatea încărcăturii;
• mase;
• Preț.

Semn:

• Contabil șef;
• salariatul care a autorizat concediul;
• angajat care a efectuat direct eliberarea bunurilor.

TORG 13

O factură din acest formular este trimisă în toate cazurile când mărfurile se deplasează în cadrul unei companii - de exemplu, se mută din zona de responsabilitate a unui angajat în zona de responsabilitate a altuia sau pur și simplu își schimbă locația. Procedura este în esență aceeași.

Această formă de document este utilizată pentru acele cazuri în care rapoartele de mărfuri nu sunt emise pentru produse:

• vânzători în tăvi;
• din cărucioare;
• de la distanță;
• alte magazine mici.

Formarea unei facturi are loc atunci când are loc o mișcare a stocurilor. Este cel mai răspândit în fabrici, fabrici și industrii cu depozite maritime proprii, precum și în întreprinderile care activează în domeniul comerțului, iar domeniul lor de activitate nu joacă un rol: poate fi vânzarea de unelte și echipamente, bunuri gospodărești, mâncare etc.

FIȘIERE

La ce se folosește formularul de factură?

Orice mișcare a produselor, mărfurilor și materialelor trebuie înregistrată în documentația specială de însoțire. Unul dintre aceste documente este factura. Confirmă eliberarea mărfurilor și servește, de asemenea, drept bază pentru diferite operațiuni contabile (în primul rând, anularea articolelor de inventar din depozit).

Astfel, valoarea prioritară a documentului este să țină cont de mișcarea produselor în cadrul organizației în sine.

Factura poate fi folosită și la returnarea mărfurilor către furnizor, de exemplu, în cazurile în care s-a constatat un defect, o rupere sau o căsătorie la produs în timpul vânzării sau după cumpărare, precum și atunci când s-a dovedit că produsul nu a fost livrat în configurația corectă sau are calitate scăzută.

Cine întocmește documentul

De obicei, responsabilitatea pentru formarea unei facturi revine persoanei responsabile din punct de vedere material: poate fi vânzător, manager, depozitar etc. În viitor, documentul este transferat departamentului de contabilitate, unde specialistul departamentului efectuează toate acțiunile suplimentare necesare.

În ce stadiu al expedierii mărfurilor se formează o factură

Factura se intocmeste direct in momentul tranzactiei.

Deoarece trec pe baza sa, umplutura sa trebuie tratată cu mare atenție. În special, nu este de dorit să faceți greșeli și inexactități în factură, să faceți corecții.

Și este absolut imposibil să introduceți informații inexacte sau în mod deliberat false în formular - atunci când astfel de fapte sunt dezvăluite de autoritățile de reglementare, persoanele responsabile sau chiar o organizație pot suferi serioase pedeapsa administrativă sub formă de amenzi mari.

De asemenea, trebuie avut în vedere că în unele cazuri factura poate dobândi statutul de document semnificativ din punct de vedere juridic - atunci când oricare dintre părți, din cauza unor circumstanțe nefavorabile, decide să se adreseze instanței.

Eșantion de pregătire a facturii

Din 2013, forme unificate, standard unificate de primar documente contabile anulat și, prin urmare forma standard nu exista factura. Angajații companiilor îl pot întocmi sub orice formă, conform unor mostre de documente obligatorii valabile anterior (formular TORG 12, TORG 14 etc.), sau, dacă organizația are propriul model de factură elaborat și aprobat, pe baza acestuia. Principalul lucru este că în structura sa îndeplinește anumite standarde de muncă de birou, iar în conținut include o serie de informații specifice.

În mod convențional, factura poate fi împărțită în trei părți: antetul, partea principală și concluzia.
ÎN primul introdus in ordine:

• numărul și data documentului;
• numele organizației care emite bunurile și numele organizației care le primește (dacă este individual sau întreprinzător individual, respectiv, aici se înscrie prenume-nume-nume patronimic);
• aici se face referire și la contractul pentru a cărui execuție are loc această operațiune (se indică numărul și data încheierii acestuia);
• în cazul în care una dintre persoanele implicate în transferul obiectelor de inventar acționează în baza unei împuterniciri, în factură trebuie trecute și informații despre aceasta, indicând numărul și data emiterii acesteia.

În al doilea, partea principală a documentului, care este de obicei formată sub forma unui tabel, conține informații detaliate despre articolele de inventar vândute:

• numele lor;
• cantitatea (în unitățile de măsură corespunzătoare - bucăți, litri, kilograme, metri etc.);
• pret pentru unul;
• cost total.

Dacă este necesar, această secțiune a documentului poate fi completată cu alte informații, inclusiv varietatea, categoria, tipul, scopul, caracteristicile, ambalajul, condițiile de depozitare a produselor etc. Lungimea tabelului depinde de câte produse sunt incluse în el.

ÎN final o parte a formularului include următoarele informații: numărul de bunuri și suma totală (ambele aceste valori sunt preluate din tabel).

Executarea documentului

La fel ca și conținut, designul formularului depinde în totalitate de viziunea documentului de către reprezentanții organizațiilor și de nevoile acestora. Formularul poate fi întocmit pe o simplă foaie goală în format A4 sau pe antetîntreprinderi și îl puteți completa atât manual, cât și pe computer.

Stare importanta! Foaia de parcurs trebuie să conțină semnăturile „vii” ale angajaților responsabili material: cel care a permis eliberarea produsului, cel care l-a efectuat direct și cumpărătorul.

Totodată, este necesară certificarea facturii folosind produse de timbru numai dacă norma de utilizare a acestora este fixată în interiorul acte juridice firmelor.

Documentul este întotdeauna făcut cel puțin două exemplare identice, dintre care unul este predat reprezentantului părții primitoare, al doilea - rămâne la angajatul întreprinderii care distribuie produsele.

Relația dintre vânzător și cumpărător, fie că sunt persoane fizice sau juridice, începe și se termină cu emiterea unei facturi de plată. Unul dintre pașii intermediari, de care de obicei este imposibil de făcut fără, este completarea formularului de factură pentru mărfuri. Persoana care primește profit material este angajată în executarea documentului, după care factura este transferată spre semnare clientului sau destinatarului.

Completarea unui formular de factură este mult mai ușoară decât compilarea; munca nu necesită mult timp și chiar și un interpret nepregătit o poate face. Și pentru a nu vă angaja în cercetări independente, puteți descărca gratuit un eșantion și un șablon pentru a lucra în Microsoft Word sau Excel; după completare, acestea pot fi tipărite pentru a fi prezentate clientului.

Când este necesară conosamentul?

De asemenea, se completează o factură pentru mărfuri, a cărei formă și eșantion pot fi descărcate din linkurile de mai jos, dacă este necesară mutarea bunurilor materiale dintr-un punct în altul. Acest document va servi ulterior ca bază pentru completarea documentelor contabile, inclusiv actul de anulare a produselor transferate clientului.

Important: o factura de livrare a marfurilor trebuie intocmita in cel putin doua exemplare; unul dintre ei rămâne la vânzător, iar al doilea - la cumpărător. Dacă intermediarii sunt implicați în tranzacție, este logic să transferați câte o copie fiecăruia dintre ei.

În plus, o factură pentru mărfuri poate fi formată de către cumpărător dacă este necesar să returneze articolele de inventar vânzătorului (furnizorului) din cauza:

• calitate necorespunzătoare;
• asamblare incompletă sau erori făcute în timpul asamblarii;
• apărute în timpul funcționării (în cadrul perioada de garantie) spargere sau viciu manifestat.

În acest caz, este necesară și întocmirea unei facturi în două sau mai multe exemplare; Nu strica sa pregatesti un exemplar suplimentar, care ulterior poate fi atasat cererii in instanta.

Caracteristici ale întocmirii unei facturi pentru mărfuri

Conform practicii generale, formularul de facturare poate fi completat de una dintre persoanele autorizate:

• vanzatorul;
• consultant (manager);
• depozitar;
• purtător;
• casier;
• un contabil;
• direct de către director sau întreprinzător individual.

După înregistrare, o copie a documentului este transferată părții care primește (cumpărător sau client), iar cealaltă este trimisă departamentului de contabilitate al întreprinderii pentru procesare ulterioară.

Nu există o formă unică de factură pentru furnizarea de articole de inventar. Formularul poate fi dezvoltat chiar de organizație; în plus, compilatorul poate folosi oricare dintre formularele prezentate pe Internet, iar pentru a se asigura că acțiunile lor sunt corecte, se poate familiariza cu umplerea eșantionului. Cele mai recente din rețeaua globală sunt, de asemenea, din abundență; principalul lucru este să nu folosiți documente evident învechite care nu reflectă realitățile moderne.

Foaia de parcurs a mărfurilor, dacă nu a existat un acord separat între client și furnizor, este întocmită deja la momentul tranzacției. În caz contrar, actul, întrucât acesta nu este reglementat de legiuitor, poate fi întocmit și semnat atât în ​​prealabil, cât și retrodatare. Aceasta nu constituie o infracțiune, însă, pentru a evita neînțelegerile, mai ales la depunerea ulterioară a unei cereri la instanță, se recomandă totuși să întocmească și să semneze o scrisoare de însoțire împreună cu principalele documente care însoțesc transferul mărfurilor din mână în mână. .

Procedura de completare a formularului de facturare pentru marfa:

1. În partea de sus a foii trebuie indicată data emiterii documentului. Poate fi pregătit în avans, totuși efect juridic dobândește numai după aplicarea semnăturilor părților la tranzacție; această dată, ca cea mai importantă, și trebuie dată.
2. Puțin mai mic este numărul de serie al facturii conform numerotației interne a vânzătorului (furnizorului), actualizată în fiecare an.
3. Mai multe - informații despre destinatar (cumpărător, client):
   • dacă aceasta este o entitate juridică - numele oficiale complete și prescurtate ale organizației, detaliile de bază și numerele și adresa de înregistrare;
   • dacă acesta este un simplu cetățean sau un antreprenor individual - nume, prenume, patronimic, opțional - TIN și adresa de reședință.
4. În blocul următor - informații despre persoana care emite factura:
   • nume oficiale, complete și scurte;
   • numere de înregistrare (TIN, KPP, PSRN), coduri statistice;
   • detaliile platii;
   • adresa poștală completă, inclusiv codul poștal;
   • date de contact: nr de telefon, adresa E-mail, conturi în rețelele sociale și mesagerie instant și așa mai departe.
5. În tabelul principal (în coloane de la dreapta la stânga):
   • în primul ("Nr. p / p") - numărul de serie al fiecăreia dintre pozițiile prezentate în listă;
   • în al doilea („Nume”) - denumirea comercială acceptată la întreprindere sau în rețeaua de distribuție pentru fiecare dintre tipurile de produse vândute;
   • în a treia („Unități de măsură”) - unități utilizate la determinarea cantității de mărfuri furnizate: kilograme, metri cubi, litri, bucăți, bucăți, cutii etc.;
   • în a patra („Cantitate”) - numărul de produse transferate consumatorului (clientului), pentru fiecare poziție separat;
   • în al cincilea („Preț”) - prețul de piață al unei unități din fiecare produs (va fi necesar mai întâi să se calculeze, neinclus în factură);
   • în al șaselea ("Suma") - cost total produse pentru fiecare articol, obținute prin înmulțirea prețurilor și cantităților indicate în coloanele anterioare.
6. Mai jos (în coloana „Suma”, dar în afara tabelului) - suma totală pentru toate pozițiile, inclusiv taxa pe valoarea adăugată și separat - suma TVA-ului.
7. În blocul final - semnăturile persoanei responsabile din punct de vedere financiar care transferă bunurile și ale destinatarului (cumpărătorului).

Important: deși nu este necesară aplicarea sigiliului sau ștampilei vânzătorului pe formularul avizului de trăsură, se recomandă acest lucru; ulterior, acest lucru va permite cu mai multă încredere utilizarea documentului în timpul litigiilor.

Formular de factură - descărcare gratuită în Word

Puteți descărca formularul de factură pentru mărfuri de completat în MS Word din linkul de mai sus.

Exemplu de factură pentru mărfuri - descărcare gratuită

Descărcați un exemplu de factură pentru vizualizare în orice editor de text poti urma linkul de mai sus

Rezumând

Avizul de trăsură se întocmește de către persoana responsabilă financiar direct la transferul produselor către cumpărător. Documentul trebuie completat în cel puțin două exemplare - pentru vânzător și client. Nu există un formular de factură unificat: fiecare organizație sau antreprenor individual își poate dezvolta propriul șablon sau le poate folosi pe cele găsite pe Internet.

La completarea formularului de factură pentru mărfuri, în tabelul principal trebuie să fie indicate numele oficiale complete ale furnizorului și beneficiarului - numele și cantitatea fiecărui tip de produs, iar mai jos - suma totală, inclusiv TVA. Documentul trebuie certificat prin semnăturile ambelor părți. Nu este necesar să aplicați amprente ale sigiliului sau ștampilei unui antreprenor individual sau SRL, dar este de dorit: va fi mai ușor să operați factura dacă este necesar să prezentați declarație de revendicare la judecata.