Fundamentele juridice ale activității antreprenoriale - Hypermarket de cunoștințe. Sistemul documentelor administrative Examinarea valorii documentelor în munca de birou a organizației

1. Descrieți funcțiile documentului: informațional, comunicativ, istoric, managerial, juridic, contabil, funcția documentului ca sursă istorică.

Funcție - acesta este scopul vizat al documentului, inerent acestuia. Nu există documente care să aibă o singură funcție specifică. Documentul, acționând ca un element indispensabil activității de conducere, este atât un mijloc de muncă, cât și rezultatul său. Documentele ocupă un astfel de loc datorită multifuncționalității lor, adică. disponibilitatea diferitelor funcții.
Funcțiile documentului pot fi împărțite în trei blocuri:

funcții informaționale (informaționale, sociale, politice, comunicative);
funcții care asigură procesul de management (management, juridic, contabil);
funcții care sunt de natură culturală și istorică (culturală, funcția unei surse istorice).

Informațional funcţie este determinată de necesitatea consolidării informațiilor în vederea păstrării și transmiterii lor în timp și spațiu, i.e. materializarea acestuia. O trăsătură caracteristică a funcției de informare este că este inerentă tuturor documentelor fără excepție, indiferent de metoda de fabricare a acestora și de suportul de informații, deoarece necesitatea de a fixa informații este motivul apariției oricărui document. Funcția de informare are o structură complexă. Constă în captarea (repararea) informațiilor, stocarea informațiilor, transmiterea acesteia în timp și spațiu. Toate acestea fac posibilă utilizarea informațiilor (de accesibilitate).
Efectuând o funcție de informare, documentele au o anumită capacitate de informare (potențial informațional), adică. caracterizat printr-o anumită cantitate și calitate a informațiilor. Capacitatea de informare a unui document este determinată de indicatori precum completitudinea, optimitatea și relevanța informațiilor.
O funcție importantă a documentului este social , adică fixarea informațiilor despre procesele care au loc în societate (informații sociale). Pe studiul acestei funcții a documentului se bazează următoarele științe: istorie, sociologie, studii sursă. Aproape orice document este semnificativ din punct de vedere social, deoarece apare din cauza cutare sau cutare nevoie socială. Cu toate acestea, trebuie menționat că semnificația documentelor care îndeplinesc o funcție socială poate fi diferită. Deci, documentele administrative sunt mai importante decât un certificat de angajare eliberat unui cetățean. Standardele de stat pentru documente îndeplinesc și o funcție socială, tk. concentrat pe utilizarea anumitor mijloace de prelucrare a documentelor, indicând o anumită etapă de dezvoltare tehnică atinsă de țară (industrie). Prin urmare, documentele nu pot reflecta doar procesele care au loc în societate, ci pot influența și dezvoltarea socială.
Fiecare document poate da o idee despre o anumită ramură de activitate, o caracteristică a relațiilor sociale. Trebuie să spun că socialitatea și acuratețea informațiilor crește dacă un singur document este comparat cu alte grupuri de documente similare legate de aceeași industrie, la aceeași perioadă de timp și spațiu.
Funcția socială se poate manifesta și în caracterizarea personalității în ea aspecte sociale(reflectare a activității, locului, rolului acestei sau aceleia persoane într-o anumită structură socială).
Informațiile sociale pot fi conținute în formă finită sau într-o formă care să le permită să fie regăsite doar ca rezultat al analizei.
Această funcție este strâns legată falsificare documente. Chiar și în cazul în care documentul este falsificat, informațiile conținute în acesta nu încetează să fie sociale. V acest caz devine doar clar ce nevoie socială a provocat această falsificare. Acest lucru vă permite să aruncați o privire nouă asupra naturii societății, a unei instituții date, a unui grup de oameni și chiar a unui individ.
funcţie politică. Această funcție este strâns legată de social. Documente, repararea și stocarea informațiilor despre proces politic, adică despre politica internă și externă a statului, despre activitățile partidelor politice, a opoziției, a liderilor, îndeplinesc o funcție politică.
Funcția de comunicare - funcţia de transmitere a informaţiei în timp şi spaţiu. Datorită acestei funcții, se mențin legături între individ și societate, diverse elemente ale structurilor sociale. Există mai multe direcții pentru deplasarea documentelor:

unilateral, când documentele sunt orientate într-o singură direcție: de sus în jos, adică de la legiuitor la liu. Acest tip de mișcare include documente precum legi, decrete, decrete, rezoluții. Într-un fel poate fi, de asemenea, direcționat de jos în sus, adică de la interpret.
Cealaltă parte se întâmplă cu ajutorul documentelor care sunt strâns legate între ele (contracte, corespondență oficială.
multilateral, când schimbul de informații are loc cu ajutorul documentelor menite să informeze întreaga societate (decrete, declarații, coduri, legi).

Odată cu apariția tehnologiei informatice, a internetului, a e-mailului, care a dus la creșterea vitezei de transfer a informațiilor și a gamei de utilizatori, capacitățile de comunicare ale documentelor au crescut.
functie manageriala. În această funcție, documentul acționează ca mijloc de activitate de management. Funcția de management se realizează prin documente create în scopul managementului și în procesul de implementare a acestuia, pentru a asigura procesul de implementare a soluției. Documentele cu această funcție sunt principala sursă de informații, joacă un rol important în sprijinul informațional al managementului, adică. îndeplinește funcția de organizare a informațiilor. Documentele de management într-o formă specifică reflectă etapele, legăturile și ciclurile managementului și ele însele au un impact asupra sferei managementului.
V functie juridica documentul acționează ca un organism de reglementare diverse partide activităţi ale societăţii, statului, instituţiei, întreprinderii, organizaţiei. Această funcție se exprimă în fixarea, consolidarea și aplicarea normelor juridice și a raporturilor juridice.
Documentele dotate cu această funcție pot fi împărțite în două grupe:

documente care o dețin inițial;
documente care îl dobândesc la timp.

V primul Grupul de documente cuprinde documentele care stabilesc, consolidează, modifică normele juridice și raporturile juridice sau le încetează, precum și documentele care aduc consecințe juridice. Acestea includ actele juridice ale organelor reprezentative și administrative, de ex. toate actele juridice ale autorităților statului (legi, decrete, rezoluții), judiciare, procurorii, notariale, acte de arbitraj management emis de organizații, instituții, întreprinderi și care atrage anumite consecințe juridice (ordine, ordine, reglementări, statut, instrucțiuni, reguli), precum și indicarea practicii de aplicare a legii. Aceasta include documentele contractuale; documente care nu au trăsăturile unor acte juridice care provoacă sau încetează direct raporturi juridice, dar au un anumit statut juridic(certificate metrice, pașapoarte, diplome, certificate, certificate de identitate), precum și documente financiare justificative (acte, facturi, ordine de plată).
Co. al doilea Acest grup include documente care pot fi prezentate ca probe în instanță, autorități de anchetă, procurori, notari, arbitraj și organe guvernamentale.
Ca bază pentru adoptarea actelor juridice se folosește documentația nelegală. Astfel, documentația de planificare poate sta la baza adoptării unui document administrativ prin care se aprobă.
Pe baza documentelor înzestrate cu o funcție juridică se nasc anumite raporturi juridice - administrative, de muncă.
Funcția contabilă . Cu ajutorul acestei functii a documentului se caracterizeaza latura cantitativa a informatiilor cuprinse in document. Informația contabilă, prezentată într-o expresie digitală formalizată, sistematizează și reflectă toate fenomenele activității economice a statului, autorităților și administrației acestuia. Pentru documentele care îndeplinesc o funcție contabilă a fost elaborată o anumită structură de prezentare a informațiilor. Astfel de documente au formulare unificate aprobate de organele de stat.
Există următoarele tipuri de contabilitate:

statistic;
contabilitate;
operațională.

Ele sunt reflectate în documente statistice, financiare și economice, de planificare, raportare și unele informații și documente de referință.
Trebuie menționat că contabilitatea este necesară nu numai pentru exprimarea caracteristicilor cantitative, ci și pentru analiză, control și dovedire a adevărului.
Documentele contabile pot fi împărțite în două grupe:

primar;
consolidate.

functie culturala . În acest caz, documentul acționează ca un mijloc de consolidare și transmitere a tradiției culturale. Un document poate fi prezentat ca un obiect cultural care captează informații folosind diverse metode: scris, film, fotografie, înregistrare sonoră.
Funcția culturală a unui document este îndeplinită cel mai eficient de complexe mari de documente care caracterizează o anumită zonă de activitate (tehnologie, știință, pictură).
Una dintre cele mai importante funcții îndeplinite de documente este funcţia documentului ca sursă istorică . Un document devine sursă istorică din momentul în care apare, și nu atunci când este transferat în arhivă pentru stocare. Această funcție a documentului este studiată de o știință precum: studiu sursă. Ea este cea care examinează documentul prin analiza formei, conținutului, originii, autorului, limbii, materialului pe care este realizat documentul.
Astfel, documentul combină mai multe funcții simultan, care sunt interconectate, dar rolul fiecăruia dintre ele este diferit. Rolul funcțiilor documentului se poate modifica în timp, atunci când informațiile conținute în acesta își pierd eficiența și relevanța și se transformă în retrospectivă, iar eficacitatea, semnificația normativă și de reglementare se pierde. Există o deplasare a unor funcții de altele.
Funcţiile cu caracter operaţional, a căror durată este limitată (politice, comunicative, manageriale, juridice, contabile) sunt înlocuite cu funcţii cu caracter permanent (sursă informaţională, culturală, socială, istorică).

2. Oferiți o descriere a clasificării documentelor: după modul de producere, proveniență, conținut, denumire, loc de întocmire, autenticitate, număr de emisiuni reflectate, după urgență, grad de publicitate, scop, forță juridică, perioade de păstrare.

1.Clasificarea documentelor este repartizarea documentelor pe clase, secțiuni după cele mai multe aspecte comune asemănări și diferențe.
De metoda de fixare informație (tehnica reproducerii) documentele se împart în:
scris (pentru pe suport de carton), documente grafice, de film, foto, audio, documente care pot fi citite de mașină, documente electronice. Aici sunt incluse și documentele tehnotronice (documente create cu ajutorul mijloacelor tehnice) și documentele virtuale.
De conţinut documentele se împart în organizatorice și administrative, de decontare și financiare, aprovizionare, marketing, personal etc.
De numele tipului de document distinge între un număr mare de documente. Acestea sunt ordine, protocoale, acte, scrisori, certificate etc.
De tipuri Documentele sunt tipice, exemplare, individuale și șablon.
Documentele model sunt elaborate de autoritățile superioare pentru organizațiile din subordine cu funcții omogene și sunt obligatorii. Documentele exemplare sunt elaborate și de autoritățile superioare pentru organizațiile din sistemul lor, dar sunt de natură consultativă, exemplară. Documentele individuale sunt elaborate de organizații specifice pentru uz intern. În documentele stencil parte constantă textul este tipărit în momentul producției (pe un computer sau într-o imprimantă), iar spațiul este lăsat pentru textul variabil.
De gradul de dificultate Se face o distincție între documentele simple care conțin o singură întrebare și documentele complexe care conțin mai multe întrebări. Se recomandă întocmirea documente simple, deoarece sunt mai ușor de distins, de format în cazuri, de procesat.
De locul întocmirii documentului clasificate în interne și externe. Interne - documente care sunt create în instituție în procesul de documentare pentru a-și rezolva problemele și nu depășesc limitele instituției. Externe - corespondență de intrare și de ieșire.
De termenele limită documentele se împart în urgente și neurgente.
De origine documentele sunt oficiale și oficial-personale. Totodată, la rândul lor, documentele oficiale sunt împărțite în documente generale și speciale (documentație planificată, contabilă, monetară și de decontare).
De gradul de publicitate alocați documente obișnuite, secrete și documente marcate „Pentru uz oficial” (DSP).
De forță juridică Distingeți între documentele autentice și cele false. Documentele autentice se consideră a fi emise în conformitate cu procedura stabilită cu respectarea tuturor regulilor. Autentic - acesta este un document, informații despre locul și timpul creării ale cărora, conținute în el însuși, corespund realității. Documentele falsificate sunt considerate documente al căror design sau conținut nu corespunde adevărului. Documentele autentice sunt împărțite la rândul lor în valabile și invalide. Un document devine nul dacă a fost pierdut efect juridic din orice motiv, cum ar fi expirarea.
De etape de creare (metode de certificare) documentele sunt împărțite în originale (original) și copii.
Original - acesta este un document original, original, original, adică acesta este un document creat pentru prima dată de orice autor individual sau colectiv. Originalul poate avea mai multe editii, variante. Originalele pot fi sub formă de ciornă, document alb, copie dactilografiată. Sunt apelate originalele create în mai multe cazuri înmulțit . Uneori, „original” este folosit ca sinonim pentru „original”, deși „original” are un înțeles ușor diferit de „original”. original se consideră prima copie sau copie de calitate a unui document oficial. Scenariul - Acesta este originalul, certificat în forma prescrisă. Cu alte cuvinte, are recuzita „semnătură”. Pentru ca originalul să devină original, acesta trebuie să fie emis pe antet, să aibă semnătură, sigiliu.
Copie este o multitudine. Există următoarele tipuri de copii:
Extrage - aceasta este o copie a unei părți a documentului (extras din comenzi, protocoale).
Eliberarea unei scrisori de afaceri – o copie a documentului care urmează să fie trimis, i.e. scrisori. Se întocmește ca o copie carbon pe o foaie de hârtie albă și rămâne în organizație. Procedând astfel, capătă forță juridică.
Copii multiple - copii dintr-o copie. Copii duble - atunci se creează 2 documente: pentru transmitere și documentul în sine. Aceste documente nu sunt aceleași în caracteristicile lor.
Apariția unei noi tehnici de reproducere (reproducție) a dus la apariția automat (fax) copii. Aceste copii sunt primite simultan cu originalul. Conceptul de „facsimil” este strâns legat de această copie. Facsimil – semnătură primită automat. Aceasta înseamnă că întregul document este reprodus, inclusiv semnătura. Se mai numesc astfel de copii originale facsimil . Aici semnătura este recunoscută ca original și nu necesită nicio certificare. Un exemplu de copie fax este un fax.
Există, de asemenea, tipuri de copii precum fotocopii și copii ușoare. Caracteristica lor distinctivă este reproducerea exactă a originalului.

Conform metodei de certificare, copiile sunt împărțite în:
certificat oficial;
simplu certificat;
legalizat;
necertificat.
copie certificata oficial - când conformitatea cu polinicul este confirmată de un alt funcționar și însoțită de formalități (se aplică sigiliul și semnătura funcționarului).
Copie legalizata simpla - cand se confirma conformitatea cu originalul fara respectarea formalitatilor stabilite (fara tiparire).
Copie legalizată - când conformitatea cu originalul este confirmată de un funcționar, un notar.
Copie necertificată - sunt copii care nu au confirmarea corespondenței lor cu originalul.
Prin forță legală, copiile se împart în:
duplicate;
copii diplomatice.
Duplicat este o copie care are puterea juridică a originalului. Aceasta nu este a doua copie a originalului, poate avea abateri de la acesta.
Copie diplomatică - o copie care reproduce documentul cu toate caracteristicile (ortografie veche, erori, punctuație).
De termen de valabilitate documentele sunt împărțite în trei grupuri principale:
perioada de depozitare permanenta;
perioada de depozitare temporara peste 10 ani;
perioadă de depozitare temporară de până la 10 ani.
De formă documentele se împart în:
anumită formă;
formă arbitrară.
După o anumită formă se întocmesc documente oficiale, iar documentele de origine personală se întocmesc după o formă arbitrară. Formele documentelor sunt voluminoase, areale (desene, postere), liniare (film, scroll), card și cod.
De transportatorii documentele sunt împărțite în hârtie și documente pe suporturi speciale.
De tehnici de înregistrare documentele sunt: ​​simple, verbatim și criptate.
De Activități Documentele sunt împărțite în organizatorice, administrative și de informare și referință.
De gradul de obligație distinge directiv și informativ. Documentele de politică sunt documente care sunt emise de autorități și îndeplinesc o funcție managerială. Documentele informative includ documente de natură actuală.

3. Dați conceptul de „formă”, tipuri de forme, scopul acestora, compoziția detaliilor.

Document gol- o coală de hârtie standard cu detalii reproduse pe ea, care conține informații constante și un loc rezervat unei variabile. Utilizarea formularelor reduce costul pregătirii unui document, reduce numărul de erori în pregătirea și executarea acestuia și face posibilă realizarea unificării formularelor de document. În plus, utilizarea formularelor facilitează percepția documentului, îmbunătățește aspectul acestuia. O formă corect executată este semnul distinctiv al organizației.
Cerințele pentru elaborarea, utilizarea și stocarea formularelor de documente sunt formulate în următoarele reglementări:
STB 6.38-2004 " Forme uniforme documentație. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”;
„Instrucțiuni pentru munca de birou în organele și organizațiile de stat ale Republicii Belarus”;
Decretul Președintelui Republicii Belarus din 28 iunie 2000 nr. 357 „Cu privire la simplificarea producerii și utilizării formularelor de documente care înfățișează Emblema de Stat a Republicii Belarus”;
Decretul Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus din 31 iulie 2000 nr. 1172 „Cu privire la aprobarea regulamentului privind procedura de fabricare și utilizare a formularelor de documente cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus și modificări la Decretul Cabinetului de Miniștri al Republicii Belarus din 7 august 1995 nr. 424”.
Cerințele generale pentru formulare sunt formulate în STB 6.38-2004. Standardul stabilește reguli uniforme pentru întocmirea ORD, precum și formularele utilizate în executarea acestora.
Formularele documentelor sunt produse în formatele A4 (210x297 mm) și A5 (148x210 mm). Fabricarea acestuia din urmă este recomandată pentru a economisi hârtie. Ele sunt utilizate la pregătirea documentelor mici, cum ar fi scrisorile de intenție.
Formularul trebuie să aibă margini: stânga - 30 mm, dreapta - 8-10 mm, sus și jos - 20 mm, în timp ce aplicarea marginilor sau a marcajelor lor restrictive pe formular este opțională.
STB 6.38-2004 stabilește următoarele tipuri de formulare ORD: formular pentru scrisoriși forma generala. Prima formă este folosită exclusiv pentru scrierea scrisorilor, indiferent de tipul acestora. Prin urmare, nu este nevoie să indicați numele tipului de document pe acesta. Pe antetîn loc de cerința „Numele tipului de document” au cerințele „adresa poștală a expeditorului” și „date comerciale și de comunicare”, iar în loc de cerințele „locul întocmirii sau publicării documentului” au cerințele „referire la dată și număr document de intrare". Pe formulare generale se întocmesc documente administrative ale organizației (comenzi, ordine, rezoluții), precum și organizatorice (regulamente, instrucțiuni) și de referință și informații (acte, protocoale, certificate, memorii etc.). Este permisă fabricarea pe bază formă comună formulare speciale pentru un anumit tip de document, de exemplu, un formular pentru comenzi, un formular pentru protocoale. Conform Instrucțiunilor model pentru documente, producerea de formulare speciale pentru tipurile de documente este considerată adecvată dacă în organizație sunt create mai mult de 200 de astfel de documente pe an.
La pregătirea unui formular pentru scrisori, se folosesc următoarele detalii:

adresa de corespondență a expeditorului;
date de comunicare și comerciale;
marcaje restrictive ale detaliilor „Data”, „Index de înregistrare”, „Referire la indexul de înregistrare și data documentului de intrare” și „marca de control”.

Se pot aplica și marcaje restrictive pentru a plasa detaliile „titlu în text” și „destinatar”. Indicarea acestor detalii și semne pe formular este recomandabilă dacă documentele în organizație sunt efectuate cu o mașină de scris. Utilizarea tehnologiei informatice face ca aplicarea acestora pe formular să fie redundantă.
Pe formularul general indicați:

Emblema de stat a Republicii Belarus
emblemă sau marcă(marca de serviciu) pentru organizațiile cu formă de proprietate non-statală;
cod de organizare conform OKOGU (OKRB 004-2001 „Autorități și organe de administrare de stat” pentru autorități și administrație de stat) și OKL (OKRB 018-2003 „Persoane juridice și antreprenori”);
numele organizației-mamă;
numele complet și prescurtat al organizației;
Nume unitate structurală;
locul întocmirii sau publicării documentului;
marcaje și linii restrictive pentru detaliile „cod document conform OKUD”, „data”, „index de înregistrare”, „marca de control”.

Este posibil să se aplice mărci restrictive pe formularul general pentru detaliile „Rubrica către text”, „destinatar” sau „ștampilă de aprobare”. Pe formularul general, există un spațiu liber pentru necesarul „Numele tipului de document”.
Formularele documentelor pot fi tipărite în tipografie, iar atunci când utilizați un computer, formularul poate fi introdus în memoria computerului și scos automat când documentul este tipărit. Oricum, indiferent de modul în care este realizat formularul, acesta trebuie tipărit pe hârtie albă.
Pentru producerea unor forme de instituții într-un mod tipografic, este necesar să se întocmească un aspect (desen) al formularului, care este construit pe baza unei grile structurale. Desenul trebuie realizat cu cerneală la scară 1:1, în strictă conformitate cu dimensiunile specificate în STB 6.38-2004 și ar trebui să reprezinte cu exactitate forma viitoare a documentului. Desenul ar trebui să arate:

format formular;
dimensiunile câmpurilor;
suprafața fiecărei prop.

Detaliile permanente sunt aplicate formularului în conformitate cu dimensiunile și regulile stabilite pentru proiectarea detaliilor, locațiile unor detalii variabile care ar trebui să fie în partea de sus (antet) a documentului, precum și detaliile aplicate în partea de jos. de formă, sunt marcate sub formă de colțuri sau linii.
La desen se atașează o notă explicativă, care indică tipul și culoarea hârtiei, culoarea cernelii de tipar, numele fontului, dimensiunea acelor (pentru un set de detalii), lista detaliilor care pot fi tipărite.
La fabricarea formularelor, fonturile tipografice ar trebui utilizate cu dimensiuni de la 6 la 16 fonturi literale, obișnuite și de ziar. Este permisă evidențierea numelui instituției într-un font desenat manual de la 6 la 24 pt. Trebuie avut în vedere faptul că, în cadrul aceleiași forme, fonturile utilizate nu trebuie să difere semnificativ ca dimensiune.
La pregătirea formularelor în mod tipografic sau folosind un calculator, detaliile sunt întotdeauna întocmite în mod centrat.
STB 6.38-2004 definește cerințele generale pentru executarea formularelor de document. Pentru a eficientiza producerea și utilizarea formularelor de documente cu imaginea Emblemei de Stat a Republicii Belarus, a fost emis Decretul prezidențial nr. 357 din 28 iunie 2000 (denumit în continuare Decretul prezidențial).
Prin Decretul Președintelui, dreptul de a plasa imaginea Emblemei de Stat pe formularele de documente se acordă numai organelor de stat și altor organizații ale statului. În conformitate cu Regulamentul privind emblema de stat a Republicii Belarus, aprobat prin Decretul președintelui Republicii Belarus din 7 iunie 1995 nr. 213, reproducerea Emblemei de Stat pe formă de documente este obligatorie pentru aceste organizații.În același timp, imaginea Emblemei de Stat a Republicii Belarus ar trebui plasată de către organele de stat și alte organizații de stat atât pe antet, cât și pe formulare generale, precum și pe formularele unui anumit tip de document.
Prin Decretul Președintelui au fost aprobate exemple de formulare oficiale:
- pentru toate tipurile de ORD în limbile belarusă și rusă, cu o aranjare longitudinală a detaliilor;
- pentru scrisori în limbile belarusă și rusă cu o aranjare longitudinală a detaliilor.
Toate formularele de ștampilă în conformitate cu mostrele aprobate sunt întocmite în limbile belarusă și rusă.
Opțiunea de colț nu este permisă. Decretul președintelui cere să se asigure respectarea strictă a actelor legislației Republicii Belarus care reglementează procedura de întocmire și emitere a mandatului.
Decretul președintelui interzice producerea și utilizarea formularelor oficiale cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus de către șefii și alți oficiali ai organelor de stat și ai altor organizații de stat. STB 6.38-2004 nu prevede astfel de detalii precum „Indicarea poziției persoanei care emite documentul”.
Dreptul de a plasa imaginea Emblemei de Stat a Republicii Belarus pe formularele documentelor altor organizații, cu excepția celor menționate mai sus, precum și pe formularele oficiale de documente ale managerilor, altor funcționari agentii guvernamentaleși alte organizații pot fi furnizate de Președintele Republicii Belarus sau în modul prescris de acesta. Momentan nu există o comandă stabilită.
Organizații cu formă de proprietate de stat, cei care nu folosesc imaginea Emblemei de Stat ca atribut al formularului la intocmirea formularului de documente se ghideaza dupa cerintele 6.38-2004. În același timp, antetele trebuie să fie produse în două limbi.(a fost luată decizia corespunzătoare Curtea Constititionala RB în aprilie 2000). Formularele generale și formularele speciale pentru anumite tipuri de documente pot fi elaborate într-una dintre limbile statului. Detaliile tuturor tipurilor de forme pot fi aranjate atât unghiular, cât și longitudinal. Cu toate acestea, trebuie amintit că STB 6.38-2004 recomandă plasarea detaliilor unui formular întocmit în două limbi într-un mod longitudinal.
În conformitate cu Decretul Președintelui, Rezoluția Consiliului de Miniștri din 31 iulie 2000 nr. 1172 a aprobat Regulamentul privind procedura de fabricare și utilizare a formularelor de documente care înfățișează Emblema de Stat a Republicii Belarus.
În conformitate cu prezentul regulament, formularele care au ca recuzită emblema de stat a Republicii Belarus trebuie realizate exclusiv prin imprimare. Nu este permisă utilizarea fotocopiilor unor astfel de formulare la crearea documentelor.
Formularele de ștampilă sunt supuse înregistrării obligatorii. În acest scop, numerele de ordine contabile sunt aplicate pe formulare în mod tipografic sau cu numărător. Aceste numere pot fi plasate pe marginea din stânga jos. partea frontală sau pe spatele formularului. Cea mai rațională cale pare să fie aranjarea numerelor de serie pe spate, deoarece acest lucru vă permite să utilizați spațiul liber din față pentru aplicarea diferitelor mărci oficiale (ștampila de înregistrare a documentelor primite, marcaje privind execuția documentului și trimiterea acestuia la caz).
Înregistrarea formularelor de ștampilă la primirea acestora de către organizație se efectuează separat pe tip în fișa de înregistrare (card sau jurnal) conform următoarelor detalii:
denumirea formularului de timbru (general, formular pentru scrisori, formular pentru un anumit tip de document);
data primirii, data, indexul documentului de însoțire, organizația-furnizor de formulare (indicați data și numărul scrisorii tipografiei care a produs formularele, denumirea acesteia);
numărul exemplarelor primite, seria și numerele formularelor ștampilate, denumirea unității structurale a organului (organizației) de stat, parafa, prenumele destinatarului oficial al formularelor ștampilate, chitanța de primire, mărcile de distrugere.
Persoana responsabilă personal de contabilizarea, utilizarea și păstrarea formularelor ștampilate de documente este desemnată prin ordin (instrucțiune) șefului. Emite formulare de timbru direct către unitățile structurale (executori).
Persoana responsabilă cu înregistrarea, utilizarea și păstrarea formularelor ștampilate păstrează un alt formular de înregistrare (revista sau card) pentru eliberarea acestor formulare către executorii direcți. Se remediază:
denumirea tipului de formulare emise (general, formular pentru scrisori, formular pentru un anumit tip de document);
destinatarul formularelor (numele unității structurale sau al antreprenorului);
funcția, prenumele sau parafa persoanei care a primit formularele;
numarul copiilor;
data primirii;
chitanta pentru primire;
numere și serii de formulare primite;
semn de distrugere.
Într-o organizație cu un flux de lucru redus, este permisă menținerea unui singur formular de înregistrare pentru primirea și emiterea formularelor de ștampilă.
La înregistrarea documentelor de ieșire întocmite pe formulare ștampilate, este recomandabil să introduceți coloana „Seria și numărul formularului” în formularul de înregistrare corespunzător.
Formularele cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus sunt distruse conform actului cu un semn în jurnal (card).
Pentru aceasta, din ordinul șefului, se desemnează o comisie, care cel puțin o dată pe an verifică disponibilitatea, utilizarea și păstrarea formularelor, ceea ce se notează în formularul de înregistrare după ultima înscriere.
Dacă un document emis pe antet este destinat distribuirii, acesta poate fi replicat prin intermediul tipăririi operaționale. În plus, fiecare copie a documentului trimis este certificată printr-un sigiliu. Indexul de distribuție este stocat în fișier împreună cu documentul original sau o copie a scrisorii poștale.
Formele de documente cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus trebuie depozitate în organizații și în dulapuri (seifuri) încuiate și sigilate în siguranță.

4. Extindeți conceptul de „detalii document”. Descrieți detalii fixe și variabile, detalii obligatorii și suplimentare, detalii interschimbabile.

Recuzită este un element informativ obligatoriu al unui document oficial. Documente diferite constau dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii care compun documentele este determinat de tipul, scopul și alți factori. Compoziția detaliilor anumitor tipuri de documente emise de autoritățile de stat și administrația de stat (de exemplu, pașapoarte, cartea de munca, diploma, certificat de nastere), se stabileste prin acte legislative si de reglementare.
După cum am menționat mai devreme, un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență, se numește formular de document . 32 de cerințe sunt stabilite de formularul eșantion. Această compoziție revizuirile sunt fixate în STB 6.38-2004.
1 - Emblema de stat a Republicii Belarus;
2 - emblema organizației sau mărcii comerciale;
3 - codul organizației conform OKOGU sau OKULP;
4 - codul documentului conform OKUD;
5 - nume. organizație superioară;
6 - nume. organizare;
7 - nume. struct. diviziuni;
8 – adresa poștală a expeditorului;
9 - comunicare (adresă telegrafică, telefon, fax, teletip, telex, e-mail) și date comerciale (număr de cont, denumirea băncii);
10 – denumirea tipului de document;
11 - data;
12 - indice de înregistrare;
13 – referire la indexul de înregistrare și data documentului de primire;
14 - locul întocmirii sau publicării documentului;
15 - bară pentru restricționarea accesului la andocare;
16 - destinatar;
17 - ștampila de aprobare;
18 - rezoluție;
19 - titlul textului;
20 – marcaj de control;
21 - text;
22 - un marcaj privind prezența aplicației;
23 - semnătură;
24 - gât de aplicare;
25 - stampila de aprobare;
26 - vize;
27 - imprimare;
28 - numele interpretului și numărul de telefon al acestuia;
29 - o marcă pe certificarea unei copii;
30 - un marcaj pe executarea actului și trimiterea acestuia în cauză;
31 - marca de admitere (ștampila de înregistrare a documentelor primite);
32 - un marcaj pe transferul de date către un suport de mașină;
Detaliile caracterizează documentul. Scopul detaliilor este ambiguu. Unele detalii poartă informații despre document, fiind atribute obligatorii ale acestuia (semnătură, dată, număr). Unele detalii caracterizează fenomenele descrise în document.
Detalii care caracterizează documentul în sine, locul pe care documentul îl ocupă în spațiu și timp. Deci, detaliile denumirii organizației, destinatarului, rezoluției, ștampilei de aprobare, date de comunicare și comerciale, adresa poștală indică poziția documentului în spațiu, locația sa geografică, poziția ierarhică, indică calea pe care documentul a trecut deja sau care urmează să meargă.
Poziția în timp a documentului este caracterizată de detalii precum data. Acesta arată în ce moment a fost creat documentul. Data este însoțită de alte detalii, de ex. sunt datate: ștampila de încuviințare, aviz, vize, marca de executare, îndrumarea cauzei, rezoluție, marca de primire. Data este una dintre principalele cerințe, deoarece conferă documentului forță juridică.
Scopul documentului este caracterizat de detalii precum tipul documentului, titlul textului, rezoluția, textul, codurile pentru OKUD și OKOGU și OKULP.
Cerințe marca de certificare a copiei, semnătura, ștampila de aprobare, sigiliul certifică autenticitatea documentului.
Detaliile pot raporta despre document și unele informații despre document. Semnul de pe prezența unei cereri indică faptul că acest document fie nu are toate informațiile necesare și ar trebui studiat împreună cu alte documente atașate acestuia.
Prezența atributului „text” indică faptul că vorbim despre un document foarte specific, care este un mijloc de transmitere și stocare a informațiilor.
Cerințele utilizate în executarea ORD sunt constante, variabile și se exclud reciproc (înlocuitor).
LA permanent este posibil să includă astfel de detalii care sunt prezente în mod constant pe document într-o valoare neschimbată și care, prin urmare, pot fi aplicate în prealabil pe antetul organizației. Acestea sunt detalii precum:

Emblema de stat a Republicii Belarus (dacă organizația are dreptul de a reprezenta stema pe antetul său), emblema organizației sau marca comercială (dacă există),
Nume organizație,
comunicare (adresă telegrafică, telefon, fax, teletip, telex, e-mail) și date comerciale (număr de cont, denumirea băncii),
cod de organizare pentru OKOGU și OKULP,
codul documentului conform OKUD.
Când aceste detalii sunt modificate, sunt produse noi forme.
Acea. putem spune că detaliile permanente sunt detalii aplicate la fabricarea unei forme unificate a unui document sau formular.
LA variabile se vor aplica cerințe, care depind de circumstanțele specifice. De exemplu, atributul „data” depinde de momentul în care este creat documentul, atributul „text” - de ceea ce se va spune în document, adică. conținutul problemei abordate în document. Cu alte cuvinte, detaliile variabile sunt detaliile care sunt aplicate la compilarea unui document.
Astfel, valoarea detaliilor variabile va fi întotdeauna diferită, în funcție de circumstanțele întocmirii și de tipul documentului, dar locația lor pe document și regulile de executare a acestora rămân neschimbate.
Exclusive reciproc (interschimbabil) cerințele sunt cerințe pentru care aceeași zonă este alocată pe cheia de aspect. Ele nu apar în același document. Aceste elemente de recuzită includ:
adresa poștală a expeditorului și denumirea tipului de document;
destinatarul și ștampila aprobării;
referire la data și numărul documentului primit și locul întocmirii sau publicării documentului.

Detaliile pot fi, de asemenea, împărțite în obligatorii și opționale.
Obligatoriu detaliile asigură forța juridică a documentului și sunt mereu prezente pe orice tip de ORD. Acestea includ:

Nume organizare;
Data;
indexul documentelor;
titlul textului;
text;
semnătură;
sigiliu.

Adiţional este posibil ca detaliile să nu fie pe toate tipurile de documente (de exemplu, o emblemă, o marcă de control). Detalii suplimentare pot caracteriza etapele procesării documentului (de exemplu, o marcă de primire, o rezoluție, numele executantului și numărul de telefon al acestuia, o marcă pe execuția documentului și trimiterea acestuia la caz). Lipsa unor detalii suplimentare asupra documentului nu poate afecta puterea juridică a documentului.

5. Descrieți procedura de întocmire și execuție a actelor administrative adoptate în baza colegialității și a documentelor administrative comune.

acte administrative.



rezoluții,
Comenzi,
solutii,
directii,
Comenzi.
act juridic

În anumite situații de management, devine necesară emiterea unui document administrativ comun al a două sau mai multe organizații. În cazul în care aceste organizații au dreptul să emită același tip de document administrativ, atunci documentul comun este emis sub forma de acest tip. Dacă organizațiile emit diferite tipuri de documente administrative, atunci un document administrativ comun este emis sub forma unei decizii comune.


studiul esenței problemei;




Prima etapă în elaborarea unui proiect de document de reglementare este definirea gamei de aspecte care urmează să fie reflectate în acesta. Acest lucru necesită colectarea informațiilor necesare cu privire la fondul problemei luate în considerare. Abia după aceea, puteți începe elaborarea unui document administrativ.




Proiectele de documente administrative adoptate de organele colegiale sunt discutate și adoptate în ședințe. În cursul discuției, se pot aduce completări și modificări la acestea. Proiectele de documente finalizate sunt supuse aprobării la următoarea ședință.

Un document administrativ este emis pe o formă comună de format A4. Acest tip de document administrativ, cum ar fi o decizie, este permis să fie făcut nu pe un formular.



- Numele companiei;
- denumirea tipului de document;
- Data;
- indexul documentelor;
- locul întocmirii sau publicării documentului;
- titlu;
- text;
- vize;
- semnătură.
Titlul actului administrativ începe cu prepoziția „O” („Pe”) și se formulează cu ajutorul unui substantiv verbal („Despre numire..”, „Despre demitere... „Despre introducere.. .”, „Cu privire la prevederea ...”) sau un substantiv, care indică faptul că , din cauza căruia este publicat („Cu privire la măsurile ...”, „la rezultate ...”).
Textul documentului administrativ constă cel mai adesea din două părți interdependente - constatatoare și administrative.
Afirmație este o introducere în fondul problemei și indică motivul emiterii documentului, pot fi enumerate orice fapte sau se face o evaluare. Această parte a textului începe cu cuvintele: „Pentru a...”, „În conformitate cu...”.
Adesea, în partea constatatoare, se dă o repovestire a actului unui organ superior, în temeiul căruia se emite acest act administrativ. În acest caz, se indică tipul actului, autorul, data și numărul documentului și titlul complet. Dacă nu este nevoie de clarificări, atunci partea de constatare poate fi absentă.
Suportă sarcina principală partea administrativa, care este întotdeauna enunțată într-o formă imperativă. Partea de comandă a textului începe cu cuvântul de comandă, care este imprimat cu majuscule din poziția zero a opritorului de tabulație pe o linie separată, astfel încât să iasă în evidență de textul general. Cuvântul de comandă este urmat de două puncte. Textul actului administrativ este înscris la persoana I singular. h. (document adoptat unilateral) sau dintr-o unitate terță. h. (document eliberat de organul colegial).
După cuvântul de comandă, dintr-o linie nouă, din poziţia 1 a tabulatorului, se întocmeşte textul dispozitivului. Formularea acestei părți a textului ar trebui să fie clară și concisă. Nu sunt permise declarații cu interpretări diferite. Nu trebuie să folosiți expresii nespecifice („îmbunătățiți”, „creșteți”, „întăriți”, etc.).
De regulă, partea administrativă a textului este împărțită în paragrafe. Fiecare articol este numerotat cu cifre arabe, imprimat de la prima tabulatură și construit conform schemei:
executor testamentar(funcția, numele complet, subdiviziunea structurală în cazul danez) – acțiune – perioada de executie.
1. Şefului departamentului de personal al ODO „Pramen” Ivanov I.I. programați vacanțele angajaților.
Termen - 01.02.2007.
Termenul trebuie să fie real, să corespundă domeniului de aplicare al lucrării propuse. În același timp, ar trebui să se țină seama de momentul aducerii informațiilor către anumiți interpreți.
Documentul administrativ poate avea un termen comun pentru toți interpreții (dacă sunt mai mulți). Cu toate acestea, de obicei, termenul limită este stabilit pentru fiecare sarcină separat.
La finalul textului actului administrativ poate fi plasată o listă a documentelor care au devenit nule sau modificate în legătură cu publicarea prezentului act. În acest caz, ar trebui utilizată o cifră de afaceri stabilă: „Considerați invalid ... din ... Nu. ...”.
Ultimul articol din documentele administrative indică de obicei persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării acestora. Dacă această persoană nu este indicată, atunci se consideră că controlul asupra executării documentului este efectuat de către șeful însuși:
5. Să impună controlul asupra executării ordinului la ....
Documentele de reglementare pot avea atașamente, referințe la care sunt date în text, cu toate acestea, recuzita „Notificarea prezenței unui atașament” nu este emisă.
Articolul nu trebuie inclus în documentul administrativ: „Ordinul de a aduce la cunoștință...”. Departamentele și funcționarii cărora le este adus documentul sunt enumerate pe lista de corespondență atașată proiectului de document.
Această prevedere nu se aplică dacă este necesar să se familiarizeze toți angajații organizației cu conținutul documentului. În acest caz, clauza: „Ordin de aducere la cunoștința tuturor angajaților” este obligatorie.
Decret este un act juridic adoptat colectiv de organe puterea statului si management. În Republica Belarus, rezoluțiile sunt emise de Consiliul de Miniștri, camerele Adunării Naționale a Republicii Belarus, ministerele, departamentele, prezidiile instanțelor și alte organe de conducere colegiale (comitete, comisii).
Rezoluțiile se întocmesc în conformitate cu STB 6.38-2004, temeiuri legale pentru publicarea lor pot exista legi ale Republicii Belarus și alte acte juridice de reglementare sau necesitatea de a desfășura propriile activități executive sau administrative, precum și necesitatea reglementării legale a activității propriului aparat de management (în cazul în care că deciziile sunt emise din iniţiativa organizaţiei).

Detaliile comenzii includ:
- detaliile formularului general (denumirea tipului de document PASTANOV si REZOLUTIE).
- titlul textului;
- text;
- semnătură;
- vize;
- Data;
- index.
Textul rezoluției este alcătuit din două părți: constatator și administrativ. Partea de afirmare poate lipsi uneori.
Partea administrativă începe cu cuvântul administrativ DECIDE: înaintea căruia se indică denumirea organului colegial.
Partea administrativă este construită pe puncte, în fiecare dintre care se indică ordinea, se numește executantul și se indică termenele. Prin rezoluție se pot aproba și alte documente, de regulă, organizatorice. O notă cu privire la prezența unor astfel de cereri trebuie să fie dată în text, în paragraful în care documentul este aprobat, imediat după paragraful respectiv.
1. Aprobați Regulamentul privind procedura de atestare a salariaților pedagogi și de conducere ai instituțiilor de învățământ de stat (Anexa 1).
Dacă un document este aprobat, atunci textul paragrafului arată astfel:
1. Aprobați Regulamentul anexat la...
Documentul atașat este marcat
Anexa 1
la Decret
Consiliul de Ministri
din data de 00.00.0000 Nr. 00
Hotărârea organului legislativ şi putere executivaşef al corpului colegial. Hotărâri ale colegiului ministerului, organului de conducere organizatie publica au de obicei două semnături – șeful organului colegial și secretarul executiv.
Rezoluțiile Consiliului de Miniștri intră în vigoare numai după înregistrarea și publicarea lor oficială.
Data hotărârii va fi data ședinței organului colegial.
Numărul este număr de serie de la începutul anului de afaceri.
Soluţie- un act juridic adoptat colectiv de organele executive si administrative, precum si de organe colegiale cu functii consultative. Deciziile pot fi emise de ministere, departamente, consilii academice, organizații publice.
Este emis pe o formă comună de format A4.
Elementele deciziei includ:
- detaliile formularului general (denumirea tipului de document RASHENNE și DECIZIE).
- titlul textului;
- text;
- semnătură;
- vize;
- Data;
- index.
Textul deciziei este compus din două părți: constatator și administrativ. Partea de afirmare poate lipsi uneori.
Partea administrativă începe cu cuvântul de comandă REZOLUT: (REZOLUT:, REZOLUT:), înaintea căruia se indică denumirea organului colegial.
Dacă este necesar, decizia este avizată de șeful departamentului care a întocmit proiectul de hotărâre, consilierul juridic, funcționarii responsabili cu implementarea acestuia.
Decizia este semnată de conducătorul organului colegial și de secretarul responsabil.
Numărul hotărârii va fi numărul de ordine de la începutul exercițiului financiar, iar data va fi data ședinței organului colegial.
Actele comune ale autorităților statului și ale administrației se adoptă sub formă de rezoluții. Actele comune ale Consiliilor locale ale Deputaților, organelor executive și administrative se adoptă sub formă de hotărâri. Documentele administrative comune ale altor organizații care emit (acceptă) aceleași tipuri de documente (ordine, rezoluții etc.) sunt emise (adoptate) în forma corespunzătoare. Actele administrative comune ale organizațiilor emitente de diferite tipuri de documente se adoptă sub forma unei decizii care are forța juridică a unui document administrativ pentru fiecare organizație care a adoptat acest document.
De asemenea, hotărârile întocmesc acte administrative comune adoptate de două sau mai multe organizații care eliberează diverse tipuri de documente administrative.
Deciziile comune se întocmesc pe o foaie albă de hârtie. Titlul conține numele tuturor organizațiilor care publică acest document.
Numărul deciziei este de serie de la începutul anului de afaceri, numerele de organizații sunt separate printr-o bară oblică: 35/98/40.
Data documentului comun va fi data ședinței.
Textul hotărârii comune este redactat la persoana I plural. numerele.
Semnăturile sunt situate la același nivel, sub textul de sub numele organizației.

6. Descrieți procedura de întocmire și executare a documentelor administrative adoptate pe baza unității de comandă (ordine, ordine și instrucțiuni).

Cel mai important rol în managementul întreprinderilor și organizațiilor îl joacă acte administrative. Acestea sunt adresate funcționarilor sau organizațiilor din subordine. Scopul principal al documentelor administrative este reglementarea activităților, cu ajutorul cărora se realizează implementarea funcțiilor și sarcinilor atribuite organizației, indiferent de natura și conținutul activităților organizației, forma organizatorică și juridică a acesteia și alte factori.
Perfecţiune structura organizationala instituțiile, conținutul, metodele și mijloacele de desfășurare a activității principale, asigurarea organizației cu toate tipurile de resurse se realizează cu ajutorul documentelor administrative. Cu ajutorul lor sunt rezolvate toate problemele și situațiile care apar.
Documentele administrative conțin instrucțiuni autorizate din punct de vedere juridic ale subiecților puterii executive, ai căror destinatari sunt organizații specifice, divizii structurale, funcționari sau angajați.
Documentele administrative includ:
rezoluții,
Comenzi,
solutii,
directii,
Comenzi.
Toate aceste documente sunt acte juridice. act juridic- un document care conține o decizie oficială subordonată adoptată de un organ executiv sau de un funcționar în mod unilateral autorizat și cu respectarea procedurii stabilite pe o anumită problemă de competența sa, îmbrăcat în forma prevăzută de lege și care dă naștere unor consecințe juridice.
În ceea ce privește luarea deciziilor, documentele administrative sunt împărțite în două grupe.

În condiții de colegialitate, se discută împreună cele mai importante și complexe probleme ale organizației, industriei etc. Decizia, exprimată apoi sub forma unui act administrativ, se ia tot în comun. Pe baza colegialității, Consiliul de Miniștri al Republicii Belarus, comisiile de stat și comitetele de stat, colegiile ministerelor, departamentele, autorități superioare managementul AO. În organele de conducere care funcționează pe bază de colegialitate, conducătorii lor au dreptul de a lua decizii unice numai asupra unui spectru destul de restrâns de probleme și de a emite alte tipuri de documente administrative din competența lor. De exemplu, Consiliul de Miniștri al Republicii Belarus emite rezoluții, iar prim-ministrul emite un ordin.
În condițiile unității de comandă, dreptul de a lua decizii cu privire la orice problemă de management aparține șefului organizației, ceea ce crește eficiența conducerii și responsabilitate personala pentru deciziile luate. În condițiile unității de comandă funcționează ministerele, organele și autoritățile executive ale organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor și firmelor.
În anumite situații de management, devine necesară emiterea unui document administrativ comun al a două sau mai multe organizații. În cazul în care aceste organizații au dreptul să emită același tip de document administrativ, atunci documentul comun este emis sub forma de acest tip. Dacă organizațiile emit diferite tipuri de documente administrative, atunci un document administrativ comun este emis sub forma unei decizii comune.
Toate documentele administrative trebuie să respecte cu strictețe legea.
Întocmirea tuturor tipurilor de documente administrative se realizează conform unor reguli similare. Se disting următoarele etape ale acestui proces:
studiul esenței problemei;
pregătirea unui proiect de document, aprobarea și semnarea acestuia. Pentru actele administrative emise de organele colegiale se adaugă un loc de dezbatere și adoptare a acestor documente în cadrul unei ședințe a organului colegial.
Este recomandabil să descrieți procedura de compilare și eliberare a documentelor administrative într-o organizație în instrucțiunile pentru munca de birou.
Întocmirea proiectelor de documente administrative poate fi încredințată unei unități structurale sau unui funcționar. Condiția principală este competența celor care pregătesc proiectul.
Baza pentru elaborarea unui document administrativ poate fi publicarea unui act normativ de către autorități sau administrație, un ordin de la o autoritate superioară sau nevoile organizației în sine.
Prima etapă în elaborarea unui proiect de document de reglementare este definirea gamei de aspecte care urmează să fie reflectate în acesta. Acest lucru necesită colectarea informațiilor necesare cu privire la fondul problemei luate în considerare. Abia după aceea, puteți începe elaborarea unui document administrativ.
În primul rând, ar trebui să formulați principalele prevederi ale documentului și apoi să clarificați părțile sale auxiliare, coordonându-le cu șeful și alte persoane competente.
Etapa finală de lucru cu proiectele de documente de reglementare este aprobarea și semnarea acestora. Un proiect de document este convenit cu toate instituțiile interesate, diviziile structurale, oficiali cărora li se aplică prezenta ordonanță. Aprobarea se face prin aplicarea „Vizei” sau „Certificatului de aprobare” necesare. Se avizează de către funcționarul care a întocmit actul, executorii indicați în proiect, funcționarul responsabil cu executarea actului administrativ în ansamblu, consilierul juridic. Documentele administrative, a căror executare necesită securitate financiară, trebuie coordonate cu autoritățile sau serviciile financiare.
Viza de consilier juridic indică conformitatea documentului cu actele legislative și de reglementare.
Coordonarea este realizată de o unitate structurală sau de o persoană care a pregătit un proiect de document administrativ. Detaliile „Viza” și „Ștampila de variație” sunt aplicate, de regulă, pe primul exemplar al proiectului. În caz de dezacord cu proiectul, se scrie o concluzie motivată.
Proiectele de documente administrative adoptate de organele colegiale sunt discutate și adoptate în ședințe. În cursul discuției, se pot aduce completări și modificări la acestea. Proiectele de documente finalizate sunt supuse aprobării la următoarea ședință.
Se depun spre semnare proiectele de documente complet pregătite. Ordinele și instrucțiunile sunt semnate de șef sau de adjunctul acestuia. Hotărârea și hotărârile au două semnături - președintele și secretarul (directorul general) al organului colegial. Prima copie a documentului, realizată pe formular, este semnată. Documentele administrative intră în vigoare din momentul semnării sau aduse la cunoștința antreprenorului. În unele cazuri, data intrării în vigoare și perioada de valabilitate a documentului sunt indicate în acesta.
Un document administrativ este emis pe o formă comună de format A4. Acest tip de document administrativ, cum ar fi o decizie, este permis să fie făcut nu pe un formular.
Parte detaliile necesare documentul administrativ cuprinde:
- stema statului (emblemă sau marcă comercială);
- denumirea organizației-mamă;
- Numele companiei;
- denumirea tipului de document;
- Data;
- indexul documentelor;
etc.................

Citeste si: Definiți o linie aeriană. Descrieți proiectarea firelor. Descrieți materialul firului. Dați ordinea de marcare a liniei aeriene. Definiți pericardita. Numiți motivele apariției sale. Descrieți simptomele clinice. Precizați principiile de tratament. Descrieți îngrijirea medicală. Definiți pneumonia. Numiți cauzele bolii. Descrieți simptomele clinice ale pneumoniei lobare. Precizați principiile de tratament al pneumoniei. Descrieți îngrijirea medicală. Definiți conceptul de garanție ca principală modalitate de a asigura executarea rambursării unui credit. Descrieți tipurile acesteia. Enumerați avantajele și dezavantajele garanției. Definiți șoc. Numiți cauzele dezvoltării sale Descrieți simptomele șocului. Descrieți răspunsul asistentei la îngrijirea de urgență pentru șoc cardiogen. Definiți colapsul. Numiți motivele dezvoltării sale. Descrieți simptomele colapsului. Descrieți acțiunile asistentei de a oferi îngrijiri de urgență pentru colaps. Definiți conceptele: personalitate, dezvoltare, educație. Forțele motrice ale dezvoltării personale. 4. Descrieți factorii formării personalității, relația lor. Dați conceptul de legi și modele în învățare, descrieți legile de bază ale învățării. 20. Descrieți principiile instruirii, modalitățile de implementare a acestora în practică. Dați conceptul de legi, principii și reguli ale educației. Descrieți principiile de bază ale educației.

Cine este testatorul și cine este moștenitorul?

Când intră în vigoare un testament?

Dacă E. Kh. Bychkov nu ar fi lăsat un testament, cine ar putea deveni moștenitorul lui?

Imaginați-vă că moștenitorii care au moștenit o casă nedorită nu s-au putut pune de acord asupra modului de împărțire a acesteia. Ce ar trebui să facă în acest caz?

^ V. Întrebări pentru autoexaminare.

Defini relaţiile civile. Ce se înțelege prin conținut?

Care sunt caracteristicile raporturilor de drept civil?

Dați exemplul dvs. de raport juridic civil, evidențiind subiectul (subiectele), obiectul, temeiul apariției și conținutul acestuia.

Explica ce este capacitate civilăși capacitatea civică. Descrie-te ca subiect al raporturilor juridice civile.

Ce poate fi un obiect drepturi de proprietate? Dă exemple.

Ce personal drepturi morale tu stii?

Care este natura dreptului la proprietate intelectuală printre alte drepturi civile?

Ce este moștenirea? Ce tipuri de moștenire există?

Care sunt modalitățile de a proteja drepturile civile?

VI. Sarcini.

Justificați care dintre următoarele pot deveni obiect al raporturilor de drept civil: a) un nou tip de motor inventat pentru o mașină, b) întocmirea documentelor din ordinul proprietarului mașinii, c) poezii despre un autoturism, d) un autoturism furat, e) reparatii auto.

Kochkin și-a cumpărat un pian de concert din magazin. A doua zi, soția lui Kochkin a venit la magazin și, referindu-se la faptul că „soțul ei este pur și simplu bolnav”, a cerut să ia pianul înapoi și să returneze banii, deoarece pianul ocupă prea mult spațiu în apartament.

Cine sunt subiecții raporturilor juridice civile în acest caz? Care este conținutul său? Cum ar trebui să se termine această poveste?

Bernard Shaw a scris odată: „Dacă tu ai un măr și eu am un măr și dacă schimbăm aceste mere, atunci tu și cu mine vom avea fiecare câte un măr. Și dacă tu ai o idee și eu am o idee și schimbăm aceste idei, atunci toată lumea va avea două idei.”

Despre ce drepturi vorbim, dacă te uiți la această situație din poziție drept civil?

VII. Gândurile înțelepților.

„Folosirea greșită a bunurilor materiale este adesea calea cea mai sigură către cea mai mare mizerie.”

D. Defoe (c. 1660-1731), scriitor englez

VIII. Partea finală.

Evaluarea răspunsurilor elevilor.

Sistemul documentelor administrative include nu numai comenzi. Cu cât organizația este mai mare și mai veche, cu atât mai des folosește alte tipuri de documentație administrativă: rezoluții, decizii, ordine, instrucțiuni. Să caracterizăm toate aceste tipuri de documente și, de asemenea, să luăm în considerare exemplele de caracteristici de design și stocare ale fiecăruia dintre ele.

DOCUMENTAȚIA ADMINISTRATIVĂ

Spre deosebire, de exemplu, de documentele informative și de referință, fiecare având propriile scopuri și obiective, toate actele administrative sunt emise cu un singur scop: transmiterea voinței conducerii către executanți.

Diferența dintre ele constă numai în „rangul” documentului administrativ în sine: fiecare dintre ele se află pe propria treaptă a scării ierarhice și orice mișcare de-a lungul acestei ierarhii este complet exclusă (Fig. 1).

Să definim scopul fiecăruia dintre aceste documente. Sursa tuturor definițiilor este Dicționarul de specii și varietăți de modern documentatia de management» (VNIIDAD, M., 2014).

■ Decret

Autorii majorității deciziilor sunt organe de stat Federația Rusă sau subiecții săi. Un număr semnificativ din aceste documente sunt acceptate și de organele colegiale de conducere ale organizației.

Rezoluția este cel mai înalt document administrativ din punct de vedere al importanței, ceea ce înseamnă că este emisă de cel mai înalt organ colegial de conducere în cazuri deosebit de importante.

Deci, o hotărâre poate oficializa decizia adunării acționarilor privind reorganizarea unei societăți pe acțiuni, lichidarea acesteia sau modificarea structurii organizatorice (Exemplu 1).

■ Soluţie

A doua opțiune nu ne interesează, deoarece nu se aplică activității generale de birou a organizației.

Organele colegiale executive și consultative ale organizației au în majoritatea cazurilor suficiente decizii pentru a-și documenta acțiunile de management (Exemplul 2).

■ Ordin

Ordinul este, fără îndoială, cel mai comun dintre toate documentele administrative. Chiar și în cea mai mică organizație există un minim necesar de comenzi (spre deosebire de alte tipuri de documentație administrativă).

Ordinele sunt emise de directorul general și numai de acesta: cuvântul „numai” apare în definiția documentului.

Dreptul de a semna ordine poate fi delegat de către directorul general unui adjunct sau altor manageri de top, dar este important să se țină cont de următoarele puncte:

Transferul acestui drept trebuie să se facă în scris (se emite, din nou, un ordin sau se emite o împuternicire);

La transfer, termenul mandatului este strict stipulat și ce tipuri de comenzi pot fi semnate de fiecare manager de top specific.

Cea mai comună opțiune: adjunctul este învestit cu astfel de drepturi în timpul absenței directorului general. De îndată ce managerul se întoarce dintr-o călătorie de afaceri sau din vacanță, autoritatea expiră.

Există următoarele tipuri de comenzi:

După activitatea principală;

Pentru activități administrative și economice (AHD);

De către personal.

De acestea din urmă se ocupă departamentul de personal, iar noi nu le vom lua în considerare. Comenzi pentru principalele și pentru activități administrative și economice au date diferite depozitare: „permanent” și respectiv 5 ani.

Gama de subiecte legate de activitățile administrative și economice este conturată într-o singură sursă - Lista de tipic manageriale documente de arhivă formate în cursul activităților organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, denumit în continuare Lista 2010). Pe baza acestor informații, se poate concluziona că comenzile AHD includ comenzi referitoare la:

Respectarea regulamentului intern de activitate;

Exploatare cladiri si spatii;

Servicii de transport, comunicare internă;

Asigurarea securității organizației.

Nu vom da un exemplu de comandă: există un număr suficient de ele în fiecare organizație.

■ Dispoziţie

Ordinul, deși este considerat „fratele mai mic” al ordinului, se apropie scopul propus la instrucţie, în normativ şi documente metodologice conform muncii de birou urmează întotdeauna între paranteze exact ordinea: de exemplu, în recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale putere executivă (aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76, în continuare - Recomandări metodologice pentru autoritățile executive federale; Anexa 15) sau în Lista 2010 (articolul 19).

Șeful organizației poate emite un ordin împreună cu ordinul și poate acorda, de asemenea, dreptul perpetuu de a emite ordine managerilor de top din domenii. Mai mult, fiecare ordin va fi valabil în limitele direcției: direcție, departament, administrație (Exemplul 3).

■ indicaţie

Instruire - un document creat recent exclusiv la nivelul managerilor de top. La fel ca un ordin, o instrucțiune poate fi emisă de către șeful unei unități structurale, cu diferența că aceasta nu necesită permisiunea specială a directorului general.

Granița dintre o indicație și o comandă se estompează din ce în ce mai mult și treptat devin documente administrative de același ordin (Exemplul 4).

CORPELE COLEGIALE

Organele colegiale dintr-o organizație sunt grupuri de persoane care fie gestionează organizația, fie îndeplinesc anumite sarcini în cadrul acesteia.

Orice organ colegial permanent este strict organizat: există un document de înființare, un regulament privind corpul colegial, precum și un aparat de conducere propriu, format dintr-un președinte și un secretar.

În activitățile sale, organul colegial este de obicei ghidat de un plan întocmit și aprobat. Şedinţele organului colegial sunt strict înregistrate.

Organele colegiale sunt împărțite în organe de conducere, organe executive și organisme consultative.

■ Organe de conducere colegiale, după cum sugerează și numele, gestionați organizația pe cel mai inalt nivel: adunarea acţionarilor, adunarea fondatorilor societăţii etc.

Dacă organizația are un organ de conducere colegial, atunci manager generalîi supune acestuia, îi raportează și, prin hotărâre a acestui organ, poate fi înlocuit.

Organul colegial de conducere poate influența activitățile organizației la cel mai global nivel, până la luarea deciziilor privind reorganizarea și lichidarea.

■ Organe executive colegiale exercita control direct asupra organizatiei. Acesta poate fi, de exemplu, consiliul de administrație, care include toți managerii de top.

Statutul organizației prevede că directorul general (unic agentie executiva) nu are dreptul de a lua decizii fără acordul organului executiv colegial.

■ Organe colegiale consultative funcționează sub conducerea organizației. Acestea sunt diverse comisii și consilii. Ei nu pot influența cumva managementul organizației, dar pot oferi, explica, recomanda CEO-ului ceva în competența lor.

Un exemplu izbitor din domeniul muncii de birou este comisia de experți, care activează constant în organizație. Regulile pentru cazul arhivistic precizează în mod explicit despre acesta că este „un organ consultativ sub conducerea organizației” (clauza 4.8 din Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor). Fond de arhivă Federația Rusă și alte documente în autoritățile de stat, guvernele locale și organizațiile; aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 Nr. 526).

Acte administrative care pot fi emise de organe colegiale - hotarari si hotarari.

De exemplu, Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, binecunoscute secretarilor și funcționarilor, au fost aprobate printr-o decizie din 6 februarie 2002 a unui organism consultativ - Consiliul Arhivei Ruse. V societățile pe acțiuni există consilii sau adunări ale acţionarilor.

PROCEDURA DE LUCRARE CU DOCUMENTE DE MANAGEMENT

Procedura de lucru cu un document administrativ depinde de modul în care este creat documentul: din punct de vedere al colegialității sau al unității de comandă.

Organele colegiale, înainte de a lua orice decizie, ar trebui să o discute în cadrul unei ședințe.

■ Procedura de lucru la o rezoluție și o decizie include:

1. Discutarea chestiunii în cadrul unei ședințe a organului colegial.

2. Înregistrarea procesului-verbal al ședinței organului colegial.

3. Publicarea actului administrativ.

După cum puteți vedea, pregătirea directă a rezoluției și deciziei durează minim. Moment cheie aici este o discuție a problemei. Decizie se consemnează în protocol, iar apoi pe baza protocolului se întocmește un document administrativ.

■Procedura de lucru la o comandă, o comandă, o instrucțiune

În condiții de unitate de comandă, nr acțiune prealabilă nu este necesar: directorul general decide eliberarea unui act administrativ si indruma secretarului sa intocmeasca un proiect, dupa care il semneaza.

Este posibil ca proiectul să treacă prin procesul de aprobare înainte de aceasta cu oficialii competenți ai organizației.

Toate cele de mai sus - ce acte administrative sunt emise de cine - pot fi reprezentate sub forma unei organigrame (Fig. 2).

ÎNREGISTRAREA DETALIILOR DOCUMENTELOR DE REGLEMENTARE

■ Detalii acte administrative, precum și toată documentația organizatorică și administrativă, sunt întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.

După cum se poate vedea în exemplele 1-4, obligatoriu cerintele documentelor administrative sunt:

Numele companiei;

Denumirea tipului de document;

Numărul de înregistrare al documentului;

Data documentului;

Locul publicării documentului;

Titlul textului;

Semnătură;

Marcați despre executant - pentru comenzi, comenzi și instrucțiuni.

Opțional cerințele (opționale) pot fi luate în considerare:

Emblema organizației (logo-ul) (așezat dacă este obișnuit ca organizația să marcheze toate documentele, inclusiv pe cele interne);

marca aplicației (dacă există);

Vize de aprobare (dacă este necesar).

Documentele administrative nu necesită abateri de la regulile de prelucrare a detaliilor prevăzute în GOST R 6.30-2003 și recomandările metodologice5 la acesta.

■ Reguli generale intocmirea textelor actelor administrative poate fi cules din Ghidurile pentru autoritățile executive federale și multe instructiuni departamentale in scop de afaceri.

Regulile generale pentru proiectarea textelor documentelor administrative sunt prezentate în tabel.

Caracteristici de înregistrare a detaliilor documentelor administrative, inclusiv text, în organizatii comerciale ar trebui descrise în manualul lor local de păstrare a evidenței. În el se află fonturile și spațierea dintre rânduri, ordinea tastării cuvintelor „Eu decid” sau „Comand” (în rând sau cu majuscule) și locația acestora (în centrul liniei sau de pe marginea stângă). a câmpului text) sunt reglementate.

Orientările pentru autoritățile executive federale nu sunt pentru organizațiile neguvernamentale document normativ. Acest lucru, însă, nu interzice să le luați ca bază pentru compilarea propriilor instrucțiuni: toate informatie necesara cuprinse în anexele 14 și 15 la prezentul document.

PĂSTRAREA DOCUMENTELOR DE REGLEMENTARE

Depozitarea documentelor administrative se realizează pe o bază generală. Ele sunt formate în cazuri în funcție de tipuri și subtipuri: în același timp, deciziile, ordinele și instrucțiunile nu sunt pur și simplu stocate separat, ci comenzile pentru personal în fara esec sunt stocate separat de comenzile pentru activitățile principale și administrative.

Perioadele de depozitare sunt stabilite conform Listei 2010 (secțiunea 1 „Organizarea sistemului de management”):

Rezoluții: cu caracter permanent (clauza „b” - „e” din articolul 18);

Hotărâri: în mod constant (clauza „b” - „e” din articolul 18);

Comenzi pentru activități de bază: permanent (clauza „a” a articolului 19);

Ordine pe probleme administrative și economice: 5 ani (paragraful „c” al articolului 19);

Comenzi: similare cu comenzile;

Orientări: Lista 2010 nu conține un astfel de document, prin urmare perioada de păstrare a ghidurilor este stabilită comisie de experti organizatii.

Să nu uităm: perioada de păstrare „permanentă” pentru organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) nu poate fi mai mică de 10 ani.

În ceea ce privește rezoluțiile, hotărârile, precum și ordinele și instrucțiunile privind principalele activități ale unor astfel de organizații, atunci când acestea sunt lichidate, documentele enumerate pot fi acceptate spre păstrare în arhiva statului dacă trec un examen de valoare și sunt recunoscute ca demne. din ea. Documentele administrative din nomenclatorul afacerilor organizației sunt următoarele (Exemplul 5).

1. Omul de afaceri american de succes M. Small, pe baza propriei experiențe, a formulat cinci reguli pentru atingerea unui scop (idee) antreprenorial. Poate te vor ajuta și pe tine:
   • Luați o decizie: „Pot câștiga bani”. În zilele noastre, la noi, o persoană poate deveni bogată.
   • Pentru a câștiga bani, trebuie să te gândești constant la asta - în timp ce mănânci, mergi și chiar și noaptea când dormi.
   • Sunt multe domenii în care poți avea succes. Cauta si le vei gasi.
   • Vei gresi. Dar nu te descuraja. Învață din greșelile tale și ale altora. Începe de unde te-ai împiedicat. Mergi inainte!

1. Când te hotărăști cu o idee, gândește-te constant la ea, dezvoltă-o și nu o părăsi până nu îți atingi scopul.
2. La sfaturile de mai sus, merită să adăugați încă unul: nu uitați reglementarile legale regulament activitate antreprenorială Rămâneți pe fază pentru modificările legislative. Acest lucru este cu adevărat important pentru dezvoltarea cu succes a afacerii tale: o greșeală în problemele juridice ale antreprenoriatului te poate costa prea mult.

Documentație

Articolul 14.1. Desfășurarea de activități antreprenoriale fără înregistrare de stat sau fără autorizație specială (licență)

1. Desfasurarea de activitati de antreprenoriat fara inregistrare de stat ca antreprenor individual sau fără înregistrare de stat ca persoană juridică – atrage impunerea amendă administrativă variind de la cinci la douăzeci dimensiuni minime salariile.<...>

Articolul 171. Antreprenoriat ilegal

1. Desfășurarea de activități antreprenoriale fără înregistrare sau cu încălcarea regulilor de înregistrare, precum și reprezentare la organul care desfășoară înregistrare de stat entitati legale, documente care conțin informații false cu bună știință, sau desfășurarea de activități antreprenoriale fără un permis (licență) special în cazurile în care un astfel de permis (licență) este obligatoriu, sau cu încălcarea cerințelor și condițiilor de licențiere, dacă acest act a cauzat prejudicii majore cetățenilor, organizațiilor sau statul sau este asociat cu obținerea de venituri pe scară largă*, se pedepsește cu amendă în mărime de la trei sute la cinci sute de ori salariul minim... sau munca obligatorie pe un termen de la o sută optzeci până la două sute patruzeci de ore... sau închisoare de până la trei ani.

* Veniturile în sumă mare sunt recunoscute ca venit, a căror valoare depășește două sute de salariu minim.

Întrebări și sarcini pentru document

1. Descrieți documentele depuse.
2. De ce există consecințe juridice diferite pentru aceeași infracțiune (desfășurarea activității de întreprinzător fără înregistrare)?
3. Dați un exemplu care ar corespunde articolului 14.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
4. Dați un exemplu care ar corespunde articolului 171 din Codul penal al Federației Ruse.

Întrebări pentru autoexaminare

1. Defini relații de afaceri. Ce legi guvernează relațiile de afaceri?
2. Ce împiedică dezvoltarea antreprenoriatului industrial?
3. Ce principii stau la baza dreptului afacerilor? Comentează-le.
4. Ce se înțelege prin justificarea unei idei antreprenoriale? Încercați să dați un exemplu concret.
5. Prin ce este diferit actul constitutiv de actul constitutiv?
6. Ce este o licență? Care este scopul licentei?
7. Ce presupune implementarea activității antreprenoriale fără înregistrare de stat?

Sarcini

1. Completați tabelul comparativ al formelor organizatorice și juridice ale activității antreprenoriale.
2. Gândiți-vă ce fel de afacere ați putea deschide. Pe baza materialului din paragraf, selectați forma juridică pentru a face afaceri. Justificați-vă alegerea.
3. Faceți o notă „Pentru un antreprenor în devenire”. Specificați ce documente trebuie să colectați, unde să vă înregistrați pentru a vă deschide propria afacere.
4. Nikolai R. și Petr S. au decis să intre în afaceri - să-și creeze propria agenție de securitate. Tinerii au încheiat un Acord constitutiv între cetățenii Nikolai R. și Peter S. privind crearea unui parteneriat pe credință, a cărui înregistrare ... au fost refuzate. Ce nu au ținut cont viitorii antreprenori?
5. Economistul american modern P. Drucker a scris: „Ceea ce crede o companie despre produsele sale nu este cel mai important lucru, mai ales pentru viitorul afacerii sau pentru succesul acesteia. Ce crede consumatorul despre achiziția sa, în ce își vede valoarea - asta este crucial, determină esența afacerii, direcția și șansele de succes. Comentează declarația omului de știință.

Gândurile înțelepților

„Un antreprenor este o persoană care folosește fiecare oportunitate la maximum.”

P. Drucker, om de știință american modern