Organizarea muncii cu documente. Lucrări de birou pe calculator - Lucrări de informare și referință pe documente - Literatură pentru un student

Unul dintre obiectivele principale ale înregistrării este crearea unei baze de date a documentelor instituției. Pe baza ei, serviciul clerical este obligat să răspundă în câteva minute la două tipuri de întrebări:

Cine, unde, în ce stadiu de lucru este orice document;

În ce documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Pentru a răspunde la astfel de întrebări, sistemul de regăsire a informațiilor trebuie să acopere întreaga gamă de documente ale instituției.

Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare este cea mai importantă sarcină a serviciului de management al biroului. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare.

Lucrările de informare și referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât în forma tradițională cu ajutorul fișierelor de referință, cât și într-un mod automat.

Dosarul de referință este format din fișe de înregistrare. Pentru un dulap de fișiere sunt necesare o cutie lungă sau mai multe cutii, deoarece cardurile, spre deosebire de fișierul de control bazat pe timp, se vor acumula pe tot parcursul anului.

Separatoarele din dosarul de referință sunt de obicei denumirile diviziilor structurale (dacă există) sau domenii de activitate din instituție. În cadrul acestor secțiuni este mai convenabil plasarea cardurilor în ordinea alfabetică a corespondenților sau a problemelor de activitate (mărfuri, produse etc.). Separat, se păstrează un dosar pentru contestațiile cetățenilor (propuneri, declarații, reclamații). Este construit în ordine alfabetică după numele autorilor contestațiilor. De asemenea, este de dorit să existe un fișier card separat pentru documentele legislative și de reglementare, care se formează conform principiului tematic. Adesea, se păstrează dulapuri separate pentru documentele completate și neexecutate.

Numărul de fișiere nu este limitat. Acestea pot fi construite după orice indicator introdus în fișa de înmatriculare. La formă mixtă organizarea indexurilor cardurilor de lucru de birou poate fi menținută în birou și în departamente. În activitatea operațională există dulapuri de dosare pentru anii curenti și trecuți. Perioada totală de stocare a cardurilor este de trei ani. În dosarul cardului de acte legislative, de reglementare și administrative, cardurile stau până când documentele sunt înlocuite cu altele noi.

În general, înainte de implementare tehnologia calculatoarelorîn domeniul managementului, informaţiei şi lucrare de referinta conform documentelor organizaţiei, era o zonă slabă pentru munca serviciilor clericale.

Posibilitățile serviciilor de informare și referință au fost extinse semnificativ odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare.

Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date vă permit să căutați orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a unui document.

Se poate acorda ajutor:

De document specific: unde este; etapa de pregatire; rezultatul executiei; depozitare.

Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

După regiune: țară; zone; oraș;

Pentru a căuta un document sau un grup de documente, pot fi specificate următoarele detalii:

primit, ieșit, documente interne(căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupe de documente);

Tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);

Sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru internă - semnarea documentului, de la și la);

Regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

Organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Căutarea documentelor se poate efectua pe documente neexecutate, documente executate (având data executării și marca de plasare în cază), pe întreaga bază de date operațională (documente din anul de activitate în curs), și, dacă este cazul, pe baza de date arhivă (documente din anii anteriori).

La emiterea de informații despre un anumit document, formularul de înregistrare este afișat pe ecran și, dacă este necesar, tipărit. La căutarea unui grup de documente, rezultatele căutării sunt afișate și tipărite sub formă de tabel.

Rezultatul căutării unui document neexecutat este informații despre ce executor are documentul în acest moment. Dacă documentul a fost deja executat, atunci ecranul afișează informații, caz în care acest document.

Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat cardului de înregistrare a documentului (primit - primit de e-mail, fax sau introdus prin scanare și apoi recunoașterea unui document pe hârtie, expediat sau intern - pregătit cu editor de text, foaie de calcul etc.).

Astfel de sisteme full-text vă permit să căutați nu numai după detaliile introduse în cardul documentului, ci și după conținutul documentului, de exemplu. caută documente în textul cărora există anumite cuvinte sau expresii. De exemplu, dacă dorim să găsim documente legate de achiziționarea de hârtie de la compania Voskhod, atunci căutăm cuvintele „hârtie” și „Voskhod”.

Tehnologiile informatice au făcut posibilă reducerea timpului de căutare a informațiilor necesare asupra documentelor și a documentelor în sine de mai multe ori, ceea ce a afectat semnificativ calitatea deciziilor de management luate și textul documentelor create.

întrebări de test

1. Care este importanța muncii de informare și de referință în organizarea suportului de documentare pentru activitățile de management?

2. Cum este legată de informații și lucrări de referință înregistrarea documentelor?

3. În ce forme pot fi organizate lucrări de informare și referință într-o instituție?

4. Numiți cele mai tipice tipuri de cereri de documente.

5. Cum se construiește un index cu informații și carduri de referință în forma tradițională, separatoarele sale?

6. Care este avantajul efectuării lucrărilor de informare și referință într-un mod automat?

7. Ce date despre un document pot fi referite într-un mod automat?

Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al. Paperwork (Organizarea și tehnologia suportului documentar pentru management): Manual pentru universități
descărcare (3143 kb.)
Fișiere disponibile (1):

n1.doc

3143 kb.

08.07.2012 01:05

Descarca

Kuznetsova T.V. (ed.), Sankina L.V., Bykova T.A. etc Munca de birou. Organizarea și tehnologia suportului de documentare pentru management (Document)
Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. etc. Munca de birou (Organizarea și tehnologiile suport pentru managementul documentar) (Document)
Siganova T.V. Lucrul de birou și fluxul de documente (Document)
Yekhlakov Yu.P. Metode și tehnologii de documentare a deciziilor de management (Document)
Kuznetsova T.V. Lucru de birou (suport documentar al conducerii) (Document)
Saak A.E., Pakhomov E.V., Tyushnyakov V.N. Tehnologia informației de management (document)
Saak A.E., Pakhomov E.V., etc. Tehnologii informaționale de management (document)
Arlyapova E.V. Documentare suport de management in servicii socio-culturale si turism (Document)
Zotov V.B., Makasheva Z.M. Sistem de administrație municipală (document)
Mishin V.M. Studiu sisteme de control (document)
Afișe educaționale - Organizarea siguranței electrice (Document)
Grecul. Proiectare sisteme informatice (document)

n1.doc

11. Lucrări de informare și referință asupra documentelor

Cine, unde, în ce stadiu de lucru este orice document;

În ce documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Pentru a răspunde la astfel de întrebări, sistemul de regăsire a informațiilor trebuie să acopere întreaga gamă de documente ale instituției.

Dosarul de referință este format din fișe de înregistrare. Pentru un dulap de fișiere, aveți nevoie de o cutie lungă sau de mai multe cutii, deoarece cardurile, spre deosebire de termenul dulap de fișiere de control, se vor acumula pe tot parcursul anului.

Separatoarele din dosarul de referință sunt de obicei denumirile diviziilor structurale (dacă există) sau domenii de activitate din instituție. În cadrul acestor secțiuni este mai convenabil să plasați carduri în ordinea alfabetică a corespondenților sau a întrebărilor de activitate (mărfuri, produse etc.). Separat, se păstrează un dosar pentru contestațiile cetățenilor (propuneri, declarații, reclamații). Este construit în ordine alfabetică după numele autorilor contestațiilor. De asemenea, este de dorit să existe un card index separat pentru documentele legislative, de reglementare și administrative, care este format conform principiului tematic. Adesea, se păstrează dulapuri separate pentru documentele completate și neexecutate.

Numărul de fișiere nu este limitat. Acestea pot fi construite după orice indicator introdus în fișa de înmatriculare. Cu o formă mixtă de organizare a muncii de birou, dulapurile de fișiere pot fi întreținute în birou și în departamente. În activitatea operațională există dulapuri de dosare pentru anii curenti și trecuți. Termen general carduri de stocare - trei ani. În dosarul cardului de acte legislative, de reglementare și administrative, cardurile stau până când documentele sunt înlocuite cu altele noi.

În general, înainte de introducerea tehnologiilor informatice în domeniul managementului, munca de informare și referință asupra documentelor organizației era un domeniu slab de lucru al serviciilor de birou.

Posibilitățile serviciilor de informare și referință au fost extinse semnificativ odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare.

Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date vă permit să căutați orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a unui document.

Se poate acorda ajutor:

Conform unui document specific: unde se află; etapa de pregatire; rezultatul executiei; depozitare.

Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

După regiune: țară; zone; oraș;

Pentru a căuta un document sau un grup de documente, pot fi specificate următoarele detalii:

Documente de intrare, de ieșire, interne (căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupuri de documente);

Tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);

Sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru internă - semnarea documentului, de la și la);

Regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

Organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Căutarea documentelor se poate efectua pe documente neexecutate, documente executate (având data executării și marca de plasare la dosar), pe întreaga bază de date operațională (documente ale exercițiului financiar curent), și, dacă este cazul, pe baza de date arhiva (documente din anii anteriori).

Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat cardului de înregistrare a documentului (primit - primit prin e-mail, fax sau introdus prin scanare și recunoaștere ulterioară document pe hârtie, de ieșire sau intern - pregătit cu un editor de text, foaie de calcul etc.).

întrebări de test

1. Care este importanța muncii de informare și de referință în organizarea suportului de documentare pentru activitățile de management?

2. Cum este legată de informații și lucrări de referință înregistrarea documentelor?

3. În ce forme pot fi organizate lucrări de informare și referință într-o instituție?

4. Numiți cele mai tipice tipuri de cereri de documente.

5. Cum se construiește un index cu informații și carduri de referință în forma tradițională, separatoarele sale?

6. Care este avantajul efectuării lucrărilor de informare și referință într-un mod automat?

7. Ce date despre un document pot fi referite într-un mod automat?

12. Controlul asupra executării documentelor

12.1. Semnificație și tipuri de control

Controlul execuției sarcinilor este una dintre funcțiile de management. Scopul controlului este de a asigura executarea la timp și de înaltă calitate a instrucțiunilor și rezolvarea problemelor. Este posibil să se evidențieze controlul asupra meritelor rezolvării problemei și controlul asupra calendarului sarcinii.

control de fond- aceasta este o evaluare a cât de corectă, reușită, completă problemă rezolvată. Controlul asupra temeiniciei executării misiunii, soluționarea problemei se realizează de către șeful (al unei instituții sau departament) sau o persoană special împuternicită. Responsabilitatea pentru rezolvarea corectă și la timp a problemelor reflectate în documente revine șefilor unităților structurale și angajaților cărora li se încredințează executarea documentului. Antreprenorul, de regulă, este indicat în rezoluția șefului pe document sau este determinat în conformitate cu repartizarea responsabilităților în organizație (firmă). Dacă în rezoluția șefului sunt indicați mai mulți executori, persoana numită prima în rezoluție răspunde de executarea actului și, în consecință, organizează executarea acestuia.

Controlul asupra termenelor de executare a documentelor serviciul de suport documentar al managementului este responsabil, iar într-o firmă mică - secretarul. ÎN Sistemul de stat suport documentar al conducerii precizează că „Controlul execuției include punerea sub control, verificarea livrării la timp a documentului către antreprenor, verificarea prealabilă și reglementarea progresului execuției, contabilizarea și sintetizarea rezultatelor monitorizării executării documentelor, informarea managerului. Organizarea controlului execuției ar trebui să asigure executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor.”*

* Stat sistem de documentare de management. Dispoziții de bază. Cerințe generale la documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991, p. 47-48.
Tehnologia de monitorizare a momentului de execuție a documentelor poate fi împărțită în următoarele proceduri:

Fixarea tuturor documentelor, instrucțiunilor, instrucțiunilor, sarcinilor conducerii puse sub control (efectuate în timpul procesului de înregistrare);

Verificarea livrarii la timp a documentului catre antreprenor;

Corectarea datelor privind documentele controlate la modificarea termenelor de execuție, transferarea unui document de la antreprenor la antreprenor, de la diviziune la divizie (completarea secțiunii „Proces de execuție”);

Reamintire executanților și șefilor de departamente despre prezența documentelor și instrucțiunilor neîndeplinite;

Informarea managerilor (diviziunilor și organizațiilor) despre stadiul și progresul executării documentelor;

Introducerea datelor privind executarea documentelor;

Analiza stării de fapt și a nivelului de disciplină executivă în ansamblul organizației, pe direcții structurale, specialiști, tipuri de documente și alte aspecte.

Tinand cont de faptul ca disciplina de performanta in tara noastra nu este inca la nivelul corespunzator, toate documentele care necesita o decizie manageriala sau efectuarea oricaror actiuni, intocmirea unui raspuns sau alt document, trebuie puse sub control. Pentru documentele administrative, de exemplu, comenzile, obiectul controlului sunt deciziile cuprinse în acesta. În consecință, fiecare articol, fiecare sarcină sau instrucțiune conținută în documentul administrativ este pusă sub control.

Termenele de executare a documentelor pot fi stabilite prin lege, de exemplu, pentru executarea contestațiilor cetățenilor.

În documentele primite de la organizații superioare și care conțin un fel de misiune, termenul limită este de obicei indicat. ÎN acte administrativeși hotărâri ale organelor colegiale, termenul limită este indicat pentru fiecare articol. Pe documentele revizuite de conducător, termenul de executare a acestora este cuprins în rezoluție. Pentru a rezolva problemele recurente în instituție, termenele standard pentru executarea unor astfel de documente ar trebui stabilite și reflectate în instrucțiuni.

Anexa la „Sistemul de management al documentației de stat” oferă o listă de termene tipice pentru executarea documentelor care trebuie utilizate la compilarea instrucțiunilor pentru munca de birou a unei anumite instituții.

Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, se pot stabili termene lungi (câteva luni, șase luni, un an). În acest caz, este necesar să împărțiți ordinea în etape și să controlați execuția sarcinii în etape.

În controlul pe termen se pot distinge controlul curent, controlul preventiv și controlul final.

Principalele tipuri de control sunt controlul curent și cel preventiv.

Sub actual control înțelege pregătirea zilnică a informațiilor despre documente, termenul pentru care expiră astăzi. Controlul curent se efectuează prin verificarea zilnică a progresului documentului și reamintirea executantului despre expirarea termenului limită și necesitatea de a finaliza lucrările asupra documentului. Responsabil cu monitorizarea execuției (într-o firmă mică - secretarul) zilnic, de regulă, la începutul zilei de lucru, identifică și întocmește o listă de documente, termenul pentru care expiră astăzi.

Controlul curent ajută la planificarea muncii pentru ziua respectivă. Arată imediat ce probleme trebuie finalizate astăzi (rezolvarea unei probleme la o întâlnire, semnarea unui document, trimiterea unui fax etc.). Prin urmare, controlul asupra calendarului de execuție a documentelor este o funcție care este prevăzută în mod necesar în Descrierea postului secretar sef. În fiecare zi, identificând documentele care urmează să expire, secretarul află posibilitatea rezolvării în timp util a problemei, iar în cazul nerespectării termenelor, raportează managerului despre aceasta.

Pe parcursul de precauție control, se intocmesc rezumate si se avertizeaza executorii asupra actelor al caror termen de executare expira in 2-3 zile. Angajatul mai are timp să rezolve problema.

Forma de control este foarte importantă. Doar orientarea controlului pentru a ajuta angajații în organizarea muncii lor, și nu pentru a identifica deficiențe, dorința de a ajuta, reaminti și nu condamna, poate asigura cea mai mare eficiență a serviciului de control.

O verificare sistematică a execuției, efectuată cu pricepere și corect de către un angajat care reamintește cu tact că documentul este necesar la timp, că prosperitatea companiei depinde de rezolvarea în timp util a problemei etc., subliniază necesitatea acestui angajat și Munca lui. În plus, indexul cardului de termen limită ajută la planificarea zilei de lucru a managerului, deoarece reflectă toate activitățile și sarcinile pentru o anumită dată.

Dacă, la primirea documentului, sau în timpul executării documentului de către antreprenor, se dovedește că este imposibil să se execute în timp util, acest lucru este raportat șefului unității (șeful a cărui rezoluție este pe documentul sau care a dat sarcina antreprenorului), care are dreptul de a amâna executarea documentului. În cazul în care șeful prelungește termenul, secretarul, în conformitate cu instrucțiunile sale, înscrie în carnetul de înregistrare termen nou execuţie.

Problema amânării executării documentului trebuie pusă cel târziu cu o zi înainte de expirarea datei cheie. Amânarea termenului retrodatare nu este permisă și, de regulă, este imposibilă în principiu în sistemele automatizate.

Pentru documentele cu o perioadă lungă de execuție (câteva luni), de exemplu, contractele, etapele intermediare de execuție pot fi controlate cu introducerea informațiilor despre progresul execuției în câmpul „Progresul execuției” din fișa de înregistrare a documentului.

Adesea, soluționarea problemei necesită o muncă consecventă asupra documentului de către mai mulți interpreți sau coordonarea documentului cu mai multe departamente. De exemplu, un proiect de contract trebuie coordonat cu serviciu legal, cu contabilitate etc. În aceste cazuri, durata documentului la fiecare executant ar trebui controlată. La transferul unui document trebuie consemnat faptul transferului. De obicei, înregistrarea se face de către secretarul unității care transferă documentul. Mișcarea documentului și datele transferului acestuia sunt reflectate în secțiunea cardului de înregistrare „Mișcarea documentului”.

Când apar documente cu termen expirat, lista acestora este tipărită în aceeași zi și raportată managerului.

Dacă dreptul de a. înregistrarea documentelor poate fi furnizată unei game largi de angajați, apoi modificările cardului de înregistrare, de regulă, sunt efectuate doar de un angajat responsabil, secretar-referent sau șef de birou.

Eliminarea unui document de sub control se efectuează numai după executarea completă a documentului: punerea în aplicare a rezoluției șefului, pregătirea unui document de răspuns, primirea unui răspuns la document de ieșire si alta confirmare documentata a faptului executarii. Rezultatul executării documentului trebuie consemnat în fișa de înregistrare. De exemplu: a fost trimisă o invitație, a fost semnat un contract, a fost trimisă o scrisoare cu specificația produsului etc.

Fișa de înregistrare conține și informații despre data încheierii actului și indică numărul cauzei conform nomenclatorului în care este depus documentul executat.

LA final control includ munca analitica să generalizeze disciplina de performanţă şi rezultatele muncii angajaţilor unităţii sau organizaţiei în ansamblu. Controlul final este efectuat de către angajații (serviciul) responsabili cu monitorizarea execuției, sau de către secretarul companiei la o frecvență specificată (săptămânal, lunar, trimestrial). De fapt, este o generalizare analitică a fluxului de lucru, a disciplinei performanței într-o organizație (firmă) și a acesteia diviziuni structurale oferă o idee despre organizație în ansamblu. Rezultatele controlului ulterior sunt reflectate în rezumatele finale cantitative și de listă ale stării de executare a sarcinilor, adică documentele controlate. Controlul final, în combinație cu controlul preventiv, este un mijloc de asigurare a soluționării problemelor de producție și comerciale și, în același timp, un factor de stimulare în îmbunătățirea disciplinei angajaților.

Forma controlului este întocmirea periodică a rapoartelor de sinteză asupra documentelor organizației (firmei). Acest lucru permite conducerii să știe ce face acest sau acel angajat (departament) și cum merg lucrurile într-un anumit domeniu de activitate (rezolvarea unei anumite probleme).

Formular de raport de control

Un astfel de tabel stă la baza controlului final.

Întrebarea 8. Organizarea lucrărilor de referință și informare

Condiția pentru funcționarea cu succes a serviciului DOE în domeniul informațiilor și lucrărilor de referință este crearea unui fișier de referință ( Ghișeu de ajutor), în care cărțile de înregistrare sunt aranjate după un anumit sistem (vezi răspunsul la întrebarea 54, p. 159).

Sarcina aparatului de referință în munca de birou este să răspundă la două întrebări în orice moment: prima este în ce departament, care dintre executanți și în ce stadiu de execuție este documentul dorit, a doua este în ce document (în ce documente). ) există informaţii specifice cu privire la problema dorită .

Informațiile și lucrările de referință pot fi construite atât în mod tradițional folosind carduri de referință, cât și într-un mod automat. Să luăm în considerare pe scurt ambele abordări.

Fișierele de referință în centralizarea operațiunilor de înregistrare și de referință se află în birou și în grupul de control. Cu operațiuni descentralizate, dulapurile de dosare sunt amplasate în diviziile structurale ale organizației.

Cardurile sunt grupate într-un fișier card în funcție de caracteristici care sunt complet dependente de conținut, solicitările care trebuie satisfăcute cu ajutorul acestuia.

Dosarul de referință este împărțit în două părți: prima include fișe pentru documentele neîndeplinite, a doua - pentru cele executate.

Pe măsură ce cărțile sunt executate, cărțile din secțiunile primei părți a indexului cărților sunt mutate în secțiunea corespunzătoare< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Carduri de referință transferat la arhivă împreună cu actele și documentele completate.

Posibilitățile de servicii de informare și referință odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare a documentelor s-au extins semnificativ. Sistemul automatizat vă permite să găsiți referințe pentru orice combinație de date incluse în fișa de înregistrare a documentului.

Căutarea informațiilor asupra unui anume document se poate efectua pe documente executate neexecutate, pe întreaga bază de date operațională a anului în curs și, dacă este cazul, pe documente din anii anteriori (bază de date arhivă).

Dacă este necesar să se obțină informații despre un anumit document, pe ecran se afișează formularul de înregistrare corespunzător și apoi se imprimă. Rezultatele căutării de informații despre un grup de documente sunt afișate sub formă de tabel și, dacă este necesar, pot fi tipărite.

Informațiile privind un document neexecutat sau, respectiv, executat, arată ce contractant deține documentul sau în ce caz este depus acest document.

În prezent, sistemele de căutare full-text pentru informațiile necesare devin tot mai răspândite. În aceste scopuri, la fișa de înregistrare a documentului se atașează un dosar cu textul documentului propriu-zis. Astfel de sisteme vă permit să căutați nu numai după detaliile cardului de înregistrare, ci și după conținutul documentului în sine - căutați acest document prin Cuvinte cheie sau fraze.

Utilizarea tehnologiei computerizate accelerează fluxul de lucru, crește disciplina executivă a angajaților și îmbunătățește managementul organizației în ansamblu.

Pagina 15 din 16

ȘI informații și lucrări de referință asupra documentelor.

Baza informațiilor și lucrărilor de referință pe documente este o bază de date formată în procesul de introducere a documentelor de intrare, de ieșire și interne într-un computer.

SGBD-urile moderne (sisteme de management al bazelor de date) vă permit să faceți interogări și, în consecință, să primiți răspunsuri pentru orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare a documentului.

În mod similar, se efectuează căutarea documentelor în sine. Căutarea se poate face pe orice semn (câmp) completat în cardul de înregistrare. De regulă, acestea sunt numărul documentului de intrare, data primirii documentului, tipul documentului, corespondentul, teritoriul, executorul documentului, numărul documentului de ieșire, data trimiterii documentului etc. Valorile câmpurilor corespunzătoare fie sunt introduse de la tastatură, fie pentru valorile clasificate sunt selectate din lista corespunzătoare (tip de document, interpret etc.). Se poate acorda ajutor:

1. Conform unui document anume: unde (cine) se află; stadiul de execuție (pregătire); rezultatul executiei; locul de depozitare (pentru documentele executate).

2. Pe tema (conținut): document specific; grup de documente.

4. După regiune: țară; zone; oraș.

La căutarea unor documente specifice sau a unui grup de documente, pot fi indicate următoarele detalii:

1) documente de intrare, de ieșire, interne (căutarea poate fi efectuată atât separat pentru fiecare categorie, cât și pentru toate cele trei grupuri de documente);

2) tipul documentului (scrisoare, comandă, contract etc.);

3) sfera cronologică aproximativă a căutării (după data primirii sau pentru intern - semnarea documentului, sau de la un număr la altul);

4) regiunea în care se efectuează căutarea (țara, regiune);

5) organizare (corespondent/destinatar);

Când căutați informații despre un anumit document, numărul documentului poate fi specificat direct.

Condițiile de căutare se formează ca o combinație a câmpurilor completate ale cardului, în mod similar cu cardul de înregistrare, i.e. la completarea mai multor câmpuri se vor găsi documente care corespund tuturor parametrilor specificati.

Căutarea documentelor se poate efectua pe documente neexecutate, executate (având data executării și marca de plasare în cauză), pe întreaga bază de date operațională (documente din anul curent de evidență), precum și, dacă este cazul, pe baza de date a arhivei (documente din anii anteriori).

În cazul unei căutări pentru un anumit document neexecutat, rezultatul căutării este informații despre ce contractant se află în prezent documentul. Dacă documentul a fost deja executat, atunci ecranul afișează informații, caz în care se află acest document.

Extinde semnificativ posibilitățile de căutare în baze de date full-text pe documentele instituției. Această formă de lucru cu copii electronice ale documentelor a devenit recent mai răspândită. În acest caz, un fișier cu textul documentului în sine este atașat automat cardului de înregistrare a documentului (primit, primit prin e-mail, fax; sau introdus prin scanarea și recunoașterea ulterioară a unui document pe hârtie, ieșit sau intern - pregătit folosind un editor de text, o foaie de calcul etc.). P.).

Astfel de sisteme full-text vă permit să căutați nu numai după detaliile introduse în cardul documentului, ci și după conținutul documentului, de exemplu. caută documente în textul cărora există anumite cuvinte sau expresii. De exemplu, dacă dorim să găsim documente legate de achiziționarea unei imprimante de la Orion, atunci căutăm cuvintele „printer” și „Orion”.

Utilizarea tehnologiilor automatizate reduce semnificativ costurile cu forța de muncă pentru înregistrarea, controlul execuției și serviciile de referință și informare. Deci, dacă costul forței de muncă pentru completarea unui card tradițional de înregistrare este de 0,152 ore, atunci folosind tehnologia automată - doar 0,054 ore. În consecință, costurile forței de muncă pentru căutare informatie curenta sunt 0,17 sau 0,054 ore, întocmirea certificatelor de documente neîntocmite la timp folosind tehnologia tradițională durează lunar (10 documente), anual (peste 100 de documente) de la 0,26 ore la 8 ore.Totodată, un certificat similar în sistem automatizat este pregătit în 0,05 ore și, cu setările corespunzătoare, poate fi, în general, creat și tipărit automat la o frecvență specificată.

Interesante sunt normele de timp pentru monitorizarea executării documentelor, inclusiv punerea semnului „K” pe documentul supus controlului, reamintirea contractantului de termenul limită, introducerea de informații în card cu privire la progresul execuției, informarea managerilor despre starea de execuție, scoaterea documentului de sub control, întocmirea rezumatului documentelor, neexecutate la termen, întocmirea rezumatului execuției actelor supuse controlului; generalizarea rezultatelor executării documentelor în diviziile structurale, analiza stării de execuție a documentelor în organizație. De exemplu, pregătirea unui certificat pentru informarea conducerii (certificat pentru 20 de documente) în munca tradițională de birou durează 1,8 ore, iar în mod automat - 1 oră.

Programele de înregistrare și control al executării documentelor sunt importante parte integrantă sisteme moderne de automatizare de birou.

Unul dintre obiectivele principale ale înregistrării este crearea unei baze de date cu documentele organizației. Serviciul de gestionare a documentelor (sau secretarul unei organizații mici) pe baza acestei baze de date este obligat să răspundă la două tipuri de întrebări:

Cine, unde, în ce stadiu de lucru este orice document;

În ce documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare este sarcina principală a serviciului DOW. Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină specială, toate datele despre documente sunt înregistrate în formularele de înregistrare. Lucrările de informare și de referință, precum și sistemul de înregistrare în sine, pot fi efectuate atât în formă tradițională (în principal cu ajutorul unui dulap de fișiere), cât și într-un mod automat.

Fișierul de referință este construit din carduri de înregistrare. Separatorii din dosarul de referință sunt denumirile diviziilor structurale sau activităților organizației. În cadrul acestor secțiuni, cel mai convenabil este plasarea cardurilor în ordinea alfabetică a corespondenților sau a problemelor de activitate (mărfuri, produse etc.). La momentul înregistrării documentului se întocmesc două fișe: una se plasează în dosarul de control al timpului, celălalt în dosarul de referință. După executarea documentului, fișa din indexul cardului de termen, pe cât mai completă și având toate notele privind rezolvarea problemei ridicate în document, se trece la indexul cardului de referință, iar o fișă similară din fișa de referință. indexul este distrus sau utilizat la crearea unui index suplimentar de card de referință pentru a căuta documente printr-o altă funcție de căutare.

Vorbind despre informațiile și lucrările de referință privind documentele organizației, trebuie menționat că unul dintre principalele avantaje ale utilizării sistemelor automate de gestionare a documentelor, în comparație cu tehnologiile tradiționale, este reducerea timpului petrecut căutând documente și întocmind rezumate. și rapoarte, precum și creșterea eficienței căutării și a calității rezumatelor și rapoartelor.

Folosind un sistem automat de gestionare a documentelor, puteți căuta rapid un document sau documente atât după valoarea și combinația oricăror detalii ale cardului de înregistrare și control, cât și după textele documentelor (fișiere) în sine.

Utilizarea unui sistem automat de suport de documentare pentru management duce informațiile și lucrările de referință la un nou nivel. Accesul la sistem de la locurile de muncă al tuturor angajaților care lucrează cu documente, și nu doar serviciile de gestionare a documentelor, precum și capacitatea de a căuta rapid orice documente, atât munca curentă de birou, cât și pentru anii trecuți, pot îmbunătăți semnificativ calitatea documentului. pregătirea, eliminarea recompilării documentelor similare sau pregătirea documentelor conflictuale de către diferiți angajați sau departamente și, în cele din urmă, conduce la o creștere semnificativă a eficienței aparatului de management în ansamblu.