Analiza fluxului de documente

În fluxul de documente al oricărei organizații, se disting următoarele fluxuri de documente:

o documente primite (obținute din exterior, de la alte instituții);

o Documente create în instituție.

În timpul studiului fluxului de lucru, fiecare dintre grupuri este luat în considerare separat. Documente primite analizate de corespondenți - autori de documente:

o documente ale instituţiilor nivel superior(decrete, rezoluții, hotărâri, ordine, ordine, scrisori etc.) care conțin instrucțiuni, explicații și informații;

o documente instituţiile subordonate- planificare primara, raportare si documentatie contabila si diverse solicitari;

o Documente de la instituții terțe cu informații privind soluționarea unor probleme sau adoptarea de acțiuni comune;

o contestații (sugestii, reclamații, declarații) ale cetățenilor.

Analiza documentelor primite pentru corespondenți-autori este utilizată pentru crearea unei baze de date a corespondenților permanenți cu care se realizează corespondența (adrese, telefoane, nume de familie, prenume, patronimime, funcții de conducere).

Documentele pot fi clasificate după tip:

o administrative (decrete, hotărâri, ordine, ordine);

o informativă și analitică (scrisori, acte, certificate, memorii etc.);

o contabilitate și raportare.

În plus, toate documentele primite pot fi împărțite în funcție de conținut în inițiativă (care, la rândul lor, sunt împărțite în cele care necesită un răspuns sau implementare și cele trimise pentru informare) și scrisori de răspuns, de ex. documentele primite ca răspuns la solicitarea instituției.

În funcție de semnificația autorului și de conținut, documentele primite sunt trimise șefului instituției, diviziilor structurale sau unui anumit contractant. În consecință, întregul flux de documente primite este împărțit în mai multe grupuri, fiecare dintre ele având căi diferite și necesită o secvență diferită de lucru cu ele.

Cui trebuie să i se transmită exact acest sau acel document este stabilit de serviciul de birou sau de secretar în etapa examinării preliminare.

documentele create în instituție, sunt împărțite în două grupe:

o instituțiile interne create pentru nevoi funcționează numai în limitele acesteia;

o Weekend-uri care, odată create, sunt trimise altor instituții.

Documente interne, de obicei nu sunt trimise. Cu toate acestea, sub rezerva dezunității teritoriale a diviziunilor structurale sau a existenței unei sucursale a unei instituții, unde sunt trimise și documente interne, de exemplu, documente administrative, ar trebui prevăzută și o etapă de plecare pentru documentele interne.

Toate documentele create în instituție sunt împărțite în documente de inițiativă (întocmite pentru a răspunde nevoilor instituției sau elaborate pentru îndeplinirea sarcinilor autorităților superioare) și pregătite ca răspuns la solicitările primite.

documente de ieșire, ca și cele de intrare, poate fi analizată pe tipuri și pe corespondent-destinatari. Documentele de ieșire sunt, de asemenea, împărțite în cele care necesită un răspuns și cele trimise pentru informare, pentru a informa.

În acest fel, documentele instituțiilor pot fi examinate cu fluxuri de documente. Și fiecare flux are anumite caracteristici trecerea si prelucrarea.

Determinarea volumului fluxului de lucru

Volumul fluxului de documente al unei instituții este determinat luând în considerare toate fluxurile de documente pentru o anumită perioadă de timp - de regulă, pentru un an. Fiecare document este numărat o dată. Se recomandă numărarea separată a numărului de documente originale și de copii.

Documentele de intrare și de ieșire sunt luate în considerare la etapa de primire și trimitere a corespondenței (redirecționare, secretar). Documentele interne se numără la locul înregistrării sau întocmirii lor. Toate documentele interne sunt, de asemenea, supuse înregistrării (rapoarte, certificate, declarații etc.). Contabilitatea unor astfel de documente poate fi efectuată nu numai de serviciul administrativ, ci și de alte unități structurale, de exemplu serviciul de personal, departamentul de contabilitate, departamentul de informații științifice și tehnice etc.

Copiile replicate se numără separat la biroul de copiere și reproducere, birou de dactilografiere, serviciu de pregătire automată a documentelor. În acest caz, se aplică sistemul contabil utilizat în organizație.

Calculul se efectuează conform formelor de înregistrare a documentelor de intrare, interne (de regulă, după tip) și de ieșire. Pentru a determina cu mai multă acuratețe volumul fluxului de documente, trebuie luate în considerare și documentele care nu fac obiectul înregistrării, deoarece procesarea lor necesită și un anumit timp. Acest lucru se poate face folosind registrele de corespondență primită (vezi Anexa 45).

Gestionarea documentelor vă permite să:

o calcul numărul de angajați personal de birou;

o identificarea eficacității utilizării mecanizării și automatizării proceselor de birou;

o determinarea gradului de încărcare a personalului de birou, precum și a diviziilor structurale și a executanților individuali care lucrează cu documente.

Frecvența numărării fluxului de lucru este determinată de serviciul de birou. În instituțiile mari, fluxul de lucru este luat în considerare lunar, ceea ce face posibilă determinarea perioadelor de muncă cea mai intensă. Calculul se poate face și trimestrial. În instituțiile mici, este indicat să numărați numărul de documente pe an. Datele finale ale contabilității fluxului de documente se întocmesc cu următorul certificat:

Forma de referință a volumului fluxului de lucru este introdusă ca șablon în memoria computerului și tipărită la frecvența necesară.

Test

1.2 Contabilitatea volumului fluxului de lucru. Reguli de numărare a documentelor

Volumul circulației documentelor este exprimat prin numărul total de documente primite de organizație și create în aceasta pentru o anumită perioadă.5 Volumul circulației documentelor se înțelege ca numărul de copii originale ale documentelor de intrare, de ieșire, interne și ale cetățenilor. contestații pentru o anumită perioadă de timp.

Serviciul DOW poate seta orice frecvență pentru calcularea fluxului de lucru: săptămânal, lunar, trimestrial, anual.

Documentele de ieșire, de intrare, interne, propunerile și cererile cetățenilor sunt supuse unei contabilități separate.

Numărul de intrare și ieșire este contorizat în timpul procesării inițiale sau trimiterii documentelor conform formularelor de înregistrare (jurnal). Documentele interne se inregistreaza la locul inregistrarii sau intocmirii lor.

Fiecare document este numărat o singură dată. Documentul în sine este luat ca unitate de calcul. Copii ale documentelor produse de diverse mijloace tehnice considerate separat de documentele originale. Copiile (copiile) replicate se numără conform jurnalelor de lucru din biroul de dactilografiere și copiere și reproducere.

De-a lungul ultimelor decenii, evoluțiile normative și metodologice ale Serviciului de Arhive au recomandat înregistrarea rezultatelor contabilizării documentelor (și a copiilor acestora) pe an sub formă de fracții simple, unde numărătorul indică numărul de documente, iar numitorul. indică numărul de copii ale acestora, de exemplu: 34/106.

Rezultatele calculului sunt întocmite sub forma unui rezumat al datelor privind volumul fluxului de lucru. Mai mult, pot fi efectuate atât analize cantitative, cât și calitative ale fluxului de documente. Rezultatele obținute la calcularea volumului fluxului de lucru sunt utilizate pentru a determina structura și personalul serviciului PEI pentru a analiza volumul de muncă al diviziilor structurale și al executanților individuali.6 Cantitatea fluxului de lucru este, de asemenea, necesară pentru a calcula eficiența utilizării mecanizării și instrumente de automatizare de birou.

1.3 Organizarea muncii cu documente

Există trei forme principale de organizare a muncii cu documente: centralizată, descentralizată și mixtă.

Alegerea formei depinde de natura activității, funcții, structura organizatorică a organizației.

Forma centralizată de organizare a fluxului de lucru este utilizată în instituțiile cu un flux de lucru mic; cu o formă descentralizată de lucru cu documente, toate operațiunile se efectuează în diviziuni structurale instituții; o formă mixtă de lucru cu documente este utilizată în marile asociații (instituții) cu o structură complexă și o cantitate mare de flux de lucru. Cu acest formular, o parte din operațiunile de lucru cu documente (primire, trimitere, control, executare) sunt efectuate de birou, iar restul operațiunilor (înregistrare, formare dosare, stocarea curentă etc.) sunt realizate de unităţi structurale.7

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

Recepția și prelucrarea primară a documentelor;

Examinarea preliminară și distribuirea documentelor; - inregistrarea documentelor - control asupra executiei * - lucrare de informare si referinta; - executarea documentelor si expedierea.8

Ordinea deplasării documentelor în organizație este stabilită în schemele de trecere a documentelor, care sunt elaborate de serviciul de suport al documentației și aprobate de conducerea organizației. (anexa 2)

Organizarea muncii cu documente este crearea conditii optime pentru toate tipurile de lucrări cu documente - din momentul creării sau primirii unui document până la distrugerea sau transferul acestuia în arhivă.

Schema de mișcare a documentelor

Organizarea corectă a fluxului de lucru contribuie la trecerea rapidă a documentelor în aparatul de management, la încărcarea uniformă a departamentelor și funcționarilor și are un impact pozitiv asupra procesului de management în ansamblu.

informarea conducerii despre progresul si rezultatele executiei documentelor. 2.1 Amplasarea documentelor pentru control Când un document este plasat pentru control, se face un marcaj de control în câmpul superior al documentului din dreapta (de obicei cu ștampilă) ...

Analiza organizării controlului asupra executării documentelor

Datele despre progresul și rezultatele controlului, rezumate în rapoarte, sunt prezentate conducerii organizației...

Analiza sistemului de gestionare a documentației și a înregistrărilor pe exemplul întreprinderii OSZN din districtul Pervorechensky din Vladivostok

Pentru fiecare document al sistemului calității, după aprobarea acestuia, se realizează o fișă contabilă, care conține numărul copiei, secția, prenumele și semnătura persoanei care a primit copia...

Activitati ale unitatii structurale de cale ferata

Mişcare documente primare in contabilitate (crearea sau primirea de la alte intreprinderi, institutii, acceptare in contabilitate, prelucrare, transfer in arhiva - flux de documente) este reglementata de graficul ...

Documentare și flux de lucru în organizație

Mișcarea documentelor din momentul în care sunt primite sau create și până la finalizarea executării deciziilor cu privire la acestea, transmiterea sau punerea în acțiune din fluxul de documente al organizației...

Hârtii de organizare. Tipuri de documente goale

Conceptul de „flux de documente” și termenul în sine au apărut în munca de birou în anii 20. În lucrările unor specialiști de seamă în domeniul muncii manageriale și al muncii de birou, precum D.R. Pokrovsky, P.M. Kerzhentsev și alții...

Documente ale organizației care reglementează gestionarea documentelor electronice

La prima vedere, munca la pregătirea documentelor, execuția acestora, contabilizarea și controlul execuției pare a fi destul de rutină. Cu toate acestea, istoria dezvoltării managementului documentelor și practicilor de lucru de birou...

Structura organizationalași managementul personalului în SA "Sibtransnefteprodukt"

Șeful managementului documentelor este numit în funcție și eliberat din aceasta prin ordin CEO Societate la propunerea șefului de departament și a directorului general adjunct pentru Economie și Finanțe...

Documente organizaționale în sistemul de management al întreprinderii

detalii document formular organizatoric După ce a întocmit textul documentului, acesta trebuie să fie corect formatat astfel încât să aibă efect juridic. Procedura de emitere a documentelor organizatorice este determinată de GOST R 6 ...

Documentele neînregistrate (documentele care nu fac obiectul înregistrării) includ documente care nu necesită executare și nu conțin informații utilizate în scop de referință: invitații, scrisori de felicitare, telegrame, bilete...

Organizarea muncii de birou în institutie publica

Contabilitatea volumului fluxului de documente se efectuează pentru a îmbunătăți organizarea muncii cu documente și pentru a calcula numărul optim de angajați angajați în munca de birou, precum și pentru distribuția rațională a fluxurilor de documente ...

Organizarea activității întreprinderii SRL „R.I.K.” cafenea "Louisa"

Documentarea este complexă proces tehnologic, caracterizată prin diverși parametri asociați proceselor de documentare și tuturor activităților organizației. Organizarea fluxului de lucru include toate operațiunile pentru primirea...

Fundamentele managementului documentelor

Un atribut de document este un element de proiectare obligatoriu document oficial(GOST R 6,30 - 2003). 08 - Numele organizației...

Înregistrare documente de management

Selectarea detaliilor pentru includere în standard de stat s-a realizat în scopul consolidării în practica documentării numai a acelor elemente care îndeplinesc funcțiile tradițional stabilite ale documentului. Natural...

Dezvoltarea unui proiect de îmbunătățire managementul documentelor electronice institutie medicala(pe exemplul Spitalului Clinic Orășenesc de Copii Nr. 5 numit după N.F. Filatov)

În prezent, reglementarea documentației, organizarea suportului documentației pentru management se realizează în mai multe direcții: reglementare legislativă, standardizare...

Fluxul de lucru este mișcarea documentelor din momentul în care sunt create și până la sfârșitul lucrului cu ele.

Organizarea fluxului de lucru are multe în comun cu organizarea unui transportor mecanic. La un moment dat, introducerea ansamblului de transportoare, împreună cu tiparea produsului și standardizarea pieselor, a condus la o creștere semnificativă a productivității muncii, o scădere a costului procesului de producție și a marcat începutul producției de masă. Adevărat, în același timp, ritmul stabilit de transportor a dus la creșterea intensității muncii și a tensiunii nervoase a muncitorilor.

Fluxul documentelor în întreprindere

Organizarea fluxului de lucru se bazează pe aceleași principii ca și transportorul mecanic: deplasarea documentelor trebuie să aibă retururi minime la etapele anterioare, documentele trebuie trimise executanților în conformitate cu atribuțiile acestora pentru a evita dublarea operațiunilor.

Schema fluxului de lucru

Schema fluxului de lucru

Există contururi externe și interne ale fluxului de lucru.

Bucla externă începe cu documentele primite (externe) care intră în întreprindere din exterior. Acestea pot fi comenzi de la autorități superioare, comenzi, rezoluții, scrisori de la partenerii clienților etc. Documentele primite se inregistreaza de catre secretari si apoi se depun spre executare.

Documentația primită este documentația primită de întreprindere de la alte organizații. Documentele de ieșire sunt documente pe care o întreprindere (organizație) le trimite altor întreprinderi. Documentație de ieșire - sunt documente care poartă informații dezvoltate la întreprindere pentru a le transfera altor organizații: scrisori, certificate, rapoarte, comenzi, telegrame, mesaje telefonice etc.

Fluxul documentelor– circulatia documentelor in organizatie din momentul in care sunt primite sau emise si pana la finalizarea executiei sau expedierii.

Există trei fluxuri principale de documentare:

– documente care provin de la alte organizații (incoming);

– documente trimise altor organizații (ieșire);

-documente create in organizatie si folosite de angajatii organizatiei in procesul de management (intern).

Fluxul documentelor este parte integrantă DOW, al cărui scop este suportul informațional pentru activitățile instituției, documentarea acesteia și stocarea informațiilor de management create anterior. DOW depinde direct de deciziile managementului, a căror documentare ca proces include trei componente: suport informațional pentru decizii, adică furnizarea deciziei cu informații (documente), documentarea deciziei și monitorizarea implementării acesteia. Componentele principale ale acestui proces sunt: ​​obținerea informațiilor inițiale, stabilirea unui scop (sarcini), căutarea informațiilor necesare (lucrare de referință), elaborarea unei soluții (elaborarea unui document), acceptarea, editarea, fabricarea, certificarea, trimiterea (transferul către un destinatar), monitorizarea solutiilor de executie. Volumul fluxului de lucru este determinat de numărul de documente de intrare, ieșire și interne ale instituției pentru o anumită perioadă (an, trimestru, lună, zi). Organizarea rațională a fluxului de lucru prevede următoarele principii: flux direct, continuitate, ritm, paralelism, proporționalitate. Principiul deplasării directe a documentelor impune ca deplasarea documentelor să fie efectuată pe calea cea mai scurtă. Cea mai simplă formă de mișcare a fluxurilor de documente corespunde aranjamentului liniar al unităților structurale. Principiul continuității în fluxul de lucru este depunerea continuă a documentelor până la nivelul la care se ia o decizie asupra acestora. Acest principiu este incompatibil cu „depunerea” documentelor, acumularea lor într-o singură instanță. Principiul fluxului de lucru ritmic înseamnă uniformitatea fluxului de documente. Principiul paralelismului înseamnă a face operațiuni individuale privind prelucrarea documentului în procesul deplasării acestuia. Scopul principal al acestui principiu este de a reduce timpul necesar pentru parcurgerea unui document. Executarea paralelă a operațiunilor individuale accelerează semnificativ atât fluxul de lucru, cât și execuția documentului în ansamblu. Principiul proporționalității presupune o încărcare uniformă proporțională a canalelor de mișcare a documentelor. Principiul independenței și al responsabilității în lucrul cu documente este important. Acest principiu înseamnă că în toate acțiunile - direcție, repartizare, aprobare, semnare etc. - este necesar să ne ghidăm cu strictețe de funcțiile instituției și ale părților sale, de competența angajaților. Structura și funcțiile existente ale instituției, formele și metodele activităților de management au un impact semnificativ asupra fluxului de documente. Prin urmare, trecerea și executarea operațională a documentelor, pe lângă motive pur clericale, este împiedicată de neajunsuri organizatorice, de lipsa unei delimitări clare a atribuțiilor între funcționari, de lipsa de certitudine a funcțiilor unor instituții și a diviziilor structurale individuale ale acestora.

Amploarea managementului bazat pe progresul științific și tehnologic necesită mecanizarea muncii de birou în toate etapele acesteia. Mecanizarea proceselor de birou consta in folosirea mijloacelor tehnice pentru efectuarea operatiilor de documentare si prelucrare a documentelor. Tehnologia electronică a devenit o adevărată necesitate în rezolvarea problemelor suportului documentar pentru managementul întreprinderii. În era computerelor, definiția tradițională a unui document trebuie clarificată, deoarece în prezent documentele pot fi mesaje primite prin e-mail, fișiere de sunet, videoclipuri. Prin urmare, documentului i se poate da următoarea definiție: un document este o colecție de informații disponibile percepției umane . Există multe programe pentru compilarea și editarea documentelor de birou. În ciuda dezvoltării rapide a documentelor electronice, experții consideră că o serie de dificultăți organizatorice și tehnice nu le vor permite să înlocuiască complet și să excludă din circulație documentele tradiționale în viitorul apropiat.

Probleme de discutat

1 Din ce secțiuni constă fișierul de control?

2 Care sunt termenele de executare a documentelor cunoașteți?

3 Ce executiv scoate documentul de sub control?

4 Care este obiectul controlului asupra executării documentelor?

5 Din ce elemente constă indexul de înregistrare al unui document?

6 Eliberați pe documente „marca de control” necesară.

7 Din ce moment se calculează termenul de executare și control asupra executării documentului?

8 Care este procedura de prelungire a termenului de executare a unui document?

9 Care este scopul fluxului de documente?

10 Ce documente permit analiza și îmbunătățirea fluxului de lucru?

11 Ce este managementul documentelor?

12 Descrieți conceptul de „nomenclatură de cazuri”.

13 Descrieți conceptul de „Caz”.

14 Ce este înregistrarea documentelor?

15 Precizați etapele principale ale muncii de birou.

16 Care sunt etapele de lucru cu documentele, caracteristice fluxului de lucru.

17 Ce include conceptul de „formare de caz”?

18 Cine efectuează examinarea preliminară a documentelor?

19 Pe ce bază sunt selectate documentele pentru depozitare sau distrugere?

20 Pe ce temei sunt construite nomenclaturile de cazuri?

21 Definiți examinarea valorii documentelor.

22 Care sunt obiectivele examinării documentelor?

23 Ce tipuri de nomenclaturi de caz sunt elaborate de instituții?

24 Ce grupe pot fi împărțite în termenii de păstrare a documentelor stabilite prin liste?

25 Ce cerințe trebuie respectate la legarea sau depunerea dosarelor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal?

26 Cum este numerotarea foilor în caz?

27 Ce date sunt indicate pe pagina de titlu a inventarului depozitelor permanente?

Volumul fluxului de documente se calculează pe baza datelor privind contabilitatea documentelor la zonele de procesare inițială și expediere, precum și pe formularele de înregistrare în serviciul de management al biroului și în diviziile structurale. Calculul volumului fluxului de documente trebuie efectuat în funcție de zonele de înregistrare alocate, deoarece înregistrarea se efectuează în grupuri separate de documente (protocoale, corespondență, ordine, rapoarte, contestații ale cetățenilor etc.).

Metoda standard de calcul a fluxului de documente este prezentată în ceea ce privește volumul acestuia sub formă de fracție, unde numărul de originale este indicat la numărător, iar numărul de copii este indicat la numitor. Oricum ar fi, rezultatul rezultat va fi incorect - deoarece multe documente sunt întocmite pe mai multe pagini, care cu această metodă nu se vor reflecta în rezultatul general. Principiul principal al numărării documentelor este o singură dată.

Serviciul de gestionare a evidenței în mod ciclic (trimestrial, anual) întocmește rezumate ale datelor privind volumul circulației documentelor, unde, pe lângă datele cantitative, se efectuează o analiză a volumului circulației documentelor. Astfel de date fac posibilă stabilirea anumitor modele ale stării și creșterii fluxului de lucru, precum și modificările acestuia. După cum arată practica, densitatea fluxului de lucru variază semnificativ într-un an, trimestru, lună, săptămână. La începutul acestor perioade de timp, numărul documentelor primite crește foarte mult, iar la final - cele trimise.

Mai mult, managementul documentelor vă permite să:

Măsurați volumul de muncă al organizației în ansamblu, inclusiv diviziunile sale structurale și performanții individuali;

Stabilește corespondența căilor de circulație a anumitor documente cu funcțiile și sarcinile diviziilor structurale sau funcționarilor;

Elaborați planuri de îmbunătățire a proceselor de procesare a documentelor sau a operațiunilor individuale ale acestora;

Determinați cantitatea optimă de informații necesare și suficiente pentru funcționarea aparatului de control;

Atunci când se organizează fluxul de lucru într-o anumită organizație, este necesar să se țină cont de o serie de factori, în special: forma de organizare a muncii de birou (descentralizată, centralizată, mixtă), metodele de luare a deciziilor și natura repartizării responsabilităților. între șefii organizației, structura organizației (cu cât sunt mai multe niveluri de management, cu atât este mai complex sistemul de management al documentelor).

Forma centralizată a muncii de birou presupune concentrarea maximă a operațiunilor de prelucrare a documentelor în serviciul de suport documentar și, dacă este posibil, eliberare completă diviziuni structurale din indeplinirea functiilor de birou (inregistrare, contabilitate documente, pastrare fisiere etc.).

Formularul descentralizat presupune că se desfășoară activități de birou separate în diviziile structurale ale instituției (recepție, înregistrare, procesare etc.). De regulă, o astfel de metodă de muncă de birou este rezonabilă numai în cazul fragmentării teritoriale a companiei, la distanță de sediul central al unității. Cu toate acestea, la formă mixtă o parte din funcțiile de birou este îndeplinită de serviciul aparatului de gestionare a documentelor, o parte - de diviziile companiei. În general, cel mai adesea cu o formă mixtă de muncă de birou, o parte din documente este înregistrată, controlată, formată în dosare și stocată în serviciul aparatului de gestionare a documentelor (mai des acestea sunt documente emise de conducere și primite de conducere). ), iar cealaltă parte a documentelor se înregistrează, se controlează, se execută, se depozitează în subdiviziuni structurale (documente pe probleme, a căror soluționare este de competența subdiviziunilor).

Practic, deplasarea documentelor de ieșire include următorii pași:

Întocmirea de către executorul proiectului de document.

Coordonarea (aprobarea) proiectului de document.

Finalizarea proiectului de document pe baza comentariilor.

Reaprobarea documentului.

Semnarea documentului de către conducător.

Înregistrarea documentului.

Transferul documentului în serviciul aparatului de gestionare a documentelor (dacă documentul este semnat de șeful departamentului instituției).

Transmiterea documentului către destinatar și trimiterea unei copii în cauză.

Documentele depuse pentru expediere trebuie trimise în aceeași zi sau a doua zi, dar nu mai târziu.

Volumul fluxului de documente este numărul de documente primite de organizație și create de aceasta pentru o anumită perioadă.6

Valoarea fluxului de lucru este necesară pentru: calcularea eficienței utilizării automatizării și mecanizării muncii de birou; calcularea numărului necesar de personal de birou; determinarea volumului de muncă al serviciului instituției de învățământ preșcolar, inclusiv secretarul șefului și secretarul unității structurale.

În general, volumul fluxului de documente arată volumul de muncă al întregului aparat administrativ, deoarece toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

Calculul se efectuează de obicei în funcție de formularele de înregistrare a documentelor de intrare, interne (de obicei după tip) și de ieșire. Trebuie avut în vedere faptul că în majoritatea organizațiilor, de regulă, se ia în considerare doar numărul documentelor înregistrate primite, iar documentele care nu fac obiectul înregistrării sunt rareori numărate, deși numărul lor depășește semnificativ numărul documentelor înregistrate. De asemenea, documentele interne nu sunt întotdeauna înregistrate. De exemplu, rapoartele și note explicative, referințe etc. și de aceea este dificil să se calculeze cu exactitate numărul lor

În plus, deplasarea copiilor de documente care nu sunt luate în considerare în organizațiile mijlocii și mari care nu au trecut încă la sisteme automatizate documentele pot crește semnificativ numărul total de documente.

cea mai simpla forma certificatul de volum al fluxului de documente arată astfel: 9

Revenind la analiza fluxurilor de documente, se poate observa că principalele obiective ale studiului fluxurilor de documente ale organizației sunt: ​​îmbunătățirea eficienței activităților de management; accelerarea circulației documentelor în organizație; reducerea complexității procesării documentelor.

Pentru a analiza și fixa mișcarea documentelor, un mijloc destul de simplu și vizual este compilarea de operograme grafice și hărți tehnologice de traseu, care reflectă pas cu pas operațiunile efectuate cu documentele, executanții acestora și procedura de efectuare a operațiunilor. Hărțile rute-tehnologice pot fi completate cu timpul, precum și costurile financiare la fiecare etapă a trecerii documentelor. Pe lângă operograme și hărți tehnologice de traseu pentru prezentare vizuală, studiu rapid al ordinii de compilare și prelucrare documente separate, precum si instruirea acestui personal nou angajat la costuri minime, pot fi folosite si alte metode de reprezentare vizuala a miscarii informatiilor documentare: lanturi tehnologice, grafice, diagrame, documentograme etc. Dacă este necesar, se pot aplica și metode mai complexe de prelucrare a informațiilor colectate, de exemplu, construirea de modele de informații.

25. . Conceptul de „flux de documente” și dezvoltarea reglementării sale normative și metodologice. Raspunde la 21!