Ang mga dokumento ay ang pangunahing mapagkukunan ng impormasyon ng anumang negosyo, ang gawain na nangangailangan ng tamang organisasyon. Ang magasin ay ganap na nakatuon sa mahalagang isyu na ito.
Ang publikasyon ay magbibigay sa iyo ng napakahalagang tulong sa iyong trabaho, na talagang nakakatulong na dalhin ang iyong trabaho sa opisina at dokumentasyon alinsunod sa mga kinakailangan ng mga kasalukuyang pamantayan (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891, atbp.) at kasalukuyang batas, Umaasa sa magkahiwalay na probisyon Kodigo sa Paggawa, Civil Code, Administrative Code at iba pang mga regulasyon.
Magasin "Trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento sa enterprise" ay naka-address sa mga pinuno at mga espesyalista ng mga espesyal na serbisyo ng institusyong pang-edukasyon ng preschool (mga departamento ng dokumentaryo na suporta ng administrasyon, mga opisina, mga archive, mga sekretarya, mga administrasyon), sa isang salita, sa lahat ng mga propesyonal na nagtatrabaho sa mga dokumento.
Pangunahing materyales ng journal "Trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento sa enterprise" ay nakatuon sa mga isyu na nakakaharap ng sinumang empleyado ng institusyong pang-edukasyon sa preschool araw-araw: pagguhit ng mga liham ng negosyo, minuto, memo, paghahanda ng mga order, atbp. Ang mga detalyadong rekomendasyon sa disenyo ay ibinigay mga libro sa trabaho, at ipinapakita din ang lahat ng mga nuances ng pangangasiwa ng HR at mga dokumento ng accounting.
- Mga papeles- Naglalaman ng kumpletong impormasyon sa paghahanda ng iba't ibang uri ng dokumentasyon. Anong mga opsyon para sa papeles ang umiiral. Ano ang tungkulin ng bawat props. Ang buong set ay isinasaalang-alang sa mga halimbawa ng mga partikular na sitwasyon. mga kinakailangang dokumento... Mga komento ng mga abogado.
- Mga modernong gawain sa opisina- Ang pinakabagong mga teknolohiya ng papel at mga elektronikong dokumento ay ipinakita sa halimbawa ng mga pinakamahusay na kasanayan ng mga domestic at dayuhang kumpanya.
- Pag-archive- Mga paglilinaw sa mga isyu: kung paano maghanda ng mga dokumento para sa pangmatagalang imbakan, kung paano itatag nang tama ang kanilang accounting at paggamit, kung paano bumuo ng mga relasyon sa archive ng estado. Praktikal na payo mula sa mga practitioner.
- Mga karapatan at obligasyon- Lahat ng mga subtleties ay isinasaalang-alang relasyon sa paggawa naaangkop sa iba't ibang kategorya ng mga manggagawa sa iba't ibang sitwasyon. Ang pinakamahuhusay na domestic specialist ay nagbabahagi ng kanilang personal na karanasan sa pag-oorganisa ng paggawa sa kanilang kumpanya.
- Teknolohiya ng Impormasyon- Isang kuwento tungkol sa mga modernong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa papel at mga elektronikong dokumento. Mga halimbawa ng matagumpay na pagpapatupad ng mga sistema pamamahala ng elektronikong dokumento(SED).
- Ang formula para sa tagumpay- Isang kwento tungkol sa kung paano makamit ang tagumpay sa propesyon. Mga rekomendasyon ng mga psychologist.
Kabilang sa mga may-akda ng journal "Trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento sa enterprise" mga direktor at tagapamahala ng malalaking kumpanya, mananaliksik, tagapamahala ng opisina, nangungunang mga espesyalista, consultant, abogado, guro.
Isang mahalagang lugar ang ibinibigay sa seksyong "Mga sagot sa mga tanong ng mga mambabasa", kung saan ang bawat subscriber ng publikasyon ay makakatanggap ng komprehensibong impormasyon sa pinaka mga paksang isyu.
"Trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento sa enterprise" ay ang tagagarantiya ng iyong kakayahan at propesyonalismo.
Ang publikasyon ay nakikilala sa pamamagitan ng isang naiintindihan, wait-and-see na wika at malaking bilang ng mga halimbawa ng paglalarawan.
Magasin "Trabaho sa opisina at pamamahala ng dokumento sa enterprise" na inilathala ng publishing house na "Business Arsenal", na inilathala mula noong 2002.
Sasabihin namin sa iyo ang tungkol sa mga pangunahing dokumento ng modernong trabaho sa opisina, na dapat sundin sa pagbuo ng pangunahing dokumento na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga dokumento at teknolohiya para sa kanilang pagproseso - mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.
Nakikitungo kami sa mga detalye ng naturang dokumento bilang isang order. Malalaman mo kung anong mga uri ng mga order, ano ang mga tampok ng pagtatrabaho sa bawat uri ng order.
Ang isang draft ng isang bagong dokumento ng regulasyon ay inihanda - ang Mga Panuntunan ng Trabaho sa Opisina sa mga katawan ng pamahalaan, mga katawan ng lokal na pamahalaan. Sa artikulong pag-uusapan natin kung bakit kailangan ang mga bagong patakaran, isaalang-alang ang kanilang mga seksyon.
V.F. Yankovaya, associate professor ng Russian State University para sa Humanities, Cand. ist. mga agham
Mula sa artikulo matututunan mo kung anong mga uri ng mga electronic na lagda ang umiiral, kung paano sila naiiba, kung paano makuha ang mga ito at sa anong mga kaso maaari silang gamitin, pati na rin kung paano gumagana sa mga elektronikong lagda mula Hulyo 1, 2020.
A.N. Slavinskaya, guro sa Expert training center
Tutulungan ka ng artikulo na maunawaan ang mga tampok ng naturang dokumento bilang isang liham ng negosyo, at magbibigay din ng inspirasyon sa iyo na ipaliwanag sa iyong mga kasamahan ang malinaw na mga panuntunan para sa pag-format ng mga liham ng negosyo.
E.N. Kozhanova, dalubhasa sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool at pamamahala ng mga rekord ng tauhan
Alamin ang tungkol sa mga pangunahing aksyon ng isang opisyal ng dokumento, archivist at sekretarya na may kaugnayan sa pagsasara ng taon gamit ang mga talahanayan, algorithm at mga halimbawa.
E.N. Kozhanova, dalubhasa sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool at pamamahala ng mga rekord ng tauhan
Ang pagtatapos ng taon ay isang magandang dahilan upang ayusin ang mga bagay sa kumpanya ng LNA. Sasabihin namin sa iyo kung paano hanapin ang "patay na timbang" sa anyo ng mga nakalimutang dokumento at kanselahin ang mga ito, at i-update ang umiiral na LNA.
E.N. Kozhanova, dalubhasa sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool at pamamahala ng mga rekord ng tauhan
Sa artikulong ito, makakahanap ka ng mga sagot sa limang pinakasikat na tanong tungkol sa mga elektronikong dokumento. Sabihin natin sa iyo kung ano ito elektronikong dokumento kapag maaari at dapat itong ilipat sa papel, kung paano gawing legal na makabuluhan ang elektronikong pagpapalitan ng mga dokumento, atbp.
E.N. Kozhanova, dalubhasa sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool at pamamahala ng mga rekord ng tauhan
Ang tagumpay ng negosyo ay higit na nakasalalay sa tamang organisasyon nito. Parehong sinusunod ng mga tagapamahala at ordinaryong manggagawa ang gawaing klerikal. Ano ang mga tampok nito, anong mga uri ang naroroon, at anong mga dokumento ng regulasyon ang dapat isaalang-alang kapag nag-aayos ng daloy ng dokumento?
Ano ang gawain sa opisina
Anumang organisasyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari at katangian, ay lumilikha ng iba't ibang papel sa kurso ng mga aktibidad nito. Ang mga ito ay maaaring mga order, sulat, at protocol. Ang lahat ng mga ito ay nauugnay sa organisasyonal at administratibong dokumentasyon.
Ang gawaing papel ay ang aktibidad ng paglikha ng mga dokumento para sa isang organisasyon, na isinasagawa ayon sa ilang mga patakaran at kinakailangan. Kadalasan, ang mga negosyo ay nakikilala espesyal na tauhan nagtatrabaho lamang sa lugar na ito. Sa maliliit na kumpanya, ang tungkulin ng sekretarya ay maaaring italaga sa halos anumang empleyado.
Kung naiintindihan mo ang kakanyahan ng terminolohiya (ano ang gawain sa opisina), kung gayon ang pinagmulan ng salita ay magiging malinaw. Ito ay, una sa lahat, pag-aayos sa isang materyal na daluyan. opisyal na impormasyon... Sa panahon ng prosesong ito, ito ay nilikha na higit pang nagpasimula ng ilang mga aksyon.
Ang terminong "trabaho sa opisina" mismo ay lumitaw nang matagal na ang nakalipas, ngunit sa kalagitnaan lamang ng huling siglo ito ay pormal na ginawa, na itinatag sa mga dokumento ng regulasyon sa antas ng estado.
Trabaho sa opisina at daloy ng trabaho - ano ito?
Ang isang organisasyon ay hindi maaaring umiral nang hiwalay sa batas. Ito ay palaging may trabaho sa opisina at daloy ng trabaho. Ano ito, ano ang mga tampok ng paglilipat ng mga papel, kung paano iguhit ang mga ito nang tama? Ang mga tanong na ito ay malulutas ng mga espesyalista: mga sekretarya, archivists, mga empleyado ng departamento ng tauhan.
Kasama sa trabaho sa opisina ang pag-aayos ng impormasyon sa isang tangible medium, paggawa ng papel o electronic act. Sa batayan nito, ang daloy ng dokumento ng organisasyon ay binuo - ang paggalaw ng isang order o sulat, simula sa paglikha nito at nagtatapos sa pagpapatupad at pagpapadala sa archive o pagkawasak.
Depende sa lugar ng paglikha ng mga papeles ng negosyo na may kaugnayan sa mga empleyado at pamamahala ng organisasyon, ang daloy ng trabaho ay nahahati sa panlabas at panloob. Ang karagdagang landas ng pagkakasunud-sunod, pagtuturo, sulat ay depende sa pinagmulan.
Ang panloob na daloy ng dokumento ng organisasyon ay nagsasangkot ng mga sumusunod na yugto:
Ang mga yugto ng panlabas na daloy ng trabaho ay karaniwang magkatulad, ngunit may ilang pagkakaiba:
- Dumarating ang mga dokumento sa negosyo mula sa labas. Ang mga ito ay maaaring mga papel ng mas mataas at mas mababang mga organisasyon, sangay, mga regulasyon mula sa mga opisyal na awtoridad, mga utos ng hukuman, mga liham ng mga mamamayan.
- Lahat ng mga business paper na natanggap ng organisasyon sa sapilitan dumaan sa pamamaraan ng pagpaparehistro. Kinukumpirma niya na sila ay nasa ilalim ng kontrol.
- Ang susunod na yugto ay magtrabaho kasama ang dokumento, pamilyar o pagpapatupad ng mga tagubilin.
- Kung kinakailangan, isang opisyal na tugon ang ibibigay.
- Ang huling yugto ay pagpaparehistro para sa pangmatagalan o imbakan ng archival, at posibleng pagkasira.
Bilang karagdagan, may kaugnayan sa pamamahala ng organisasyon, ang mga sumusunod na uri ng daloy ng trabaho ay nakikilala:
Ang lahat ng mga yugto ng paggalaw ng dokumento ay dapat na naitala sa mga espesyal na journal. Maaari silang isagawa sa maraming paraan:
- paggalaw ng mga dokumento;
- mga kard ng dokumento;
- Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay pinakakaraniwan sa karamihan ng mga organisasyon.
Mga tampok ng paglilitis sa korte
Maraming tao ang nagtataka kung ano ito at kung paano ito naiiba sa pangkalahatan. Ang isang kaso sa korte ay isang bahagyang naiibang hanay ng mga dokumento at materyal na ebidensya. Ang tamang pag-iimbak at paggalaw nito ay nagsisiguro ng transparency ng trabaho sistema ng pagpapatupad ng batas. Litigasyon, hindi katulad ng organisasyon, ay hindi maaaring boluntaryo. Ito ay isinasagawa ng mga awtorisadong tao at mahigpit na kinokontrol. Para sa kanya, ang lahat ng mga yugto ay normatibo at mahigpit na tinukoy, hanggang sa pagkawasak.
Mga tungkulin ng kalihim
Karamihan sa mga empleyado ng kumpanya ay may napakalabing ideya kung ano ang mga papeles at daloy ng trabaho. Para sa isang sekretarya, ito ay isang propesyonal na aktibidad.
Ang sekretarya ng negosyo ay gumaganap ng pangunahing pag-andar ayon sa anyo at mga katangian ng trabaho, ang organisasyon ng serbisyo sa opisina-trabaho ng negosyo ay nahahati sa mga sumusunod na uri:
- Sentralisado - lahat ng mga kalihim ay nasa isang departamento at nag-uulat sa punong klerk o nakatataas na kalihim.
- Desentralisado - ang mga kalihim at empleyado na gumaganap ng kanilang mga tungkulin ay nakakalat sa mga unit ng organisasyon at nag-uulat sa iba't ibang mga boss.
- Mixed - kadalasang matatagpuan sa malalaking organisasyon.
Ang mga tampok ng daloy ng dokumento sa negosyo ay direktang nakasalalay sa kung anong anyo ng sekretaryat ang pinagtibay.
Pagtuturo para sa trabaho sa opisina
Anuman ang laki at anyo ng pagmamay-ari, ang anumang organisasyon ay dapat magkaroon ng normative act na kumokontrol sa paggalaw ng mga dokumento. Ano at paano ito ibubuo? Ang isyung ito ay nag-aalala hindi lamang sa mga kalihim, kundi pati na rin sa mga tagapamahala.
Ang pagtuturo ng pag-iingat ng rekord ay isang panloob na normatibong pagkilos ng organisasyon, na inaprubahan ng isang utos o utos ng pamamahala, na walang limitasyong bisa. Binabaybay nito ang lahat ng mga yugto ng pagpasa ng dokumento, ang mga listahan ng mga posisyon ay ibinigay, na ang mga lagda ay maaaring patunayan ang pagiging tunay opisyal na mga papeles, ay mga halimbawa ng disenyo, mga anyo at mga anyo.
Pag-iingat ng rekord
Sa maliliit na organisasyon na may mababang antas ng daloy ng trabaho (mas mababa sa 200 bawat taon), hindi lumalabas ang tanong kung ano ang pag-iingat ng rekord. Ang lahat ay napagpasyahan sa pamamagitan ng pagsisikap ng mga empleyado mismo o maging ng pinuno.
Kung ang mga tungkulin ng pag-iingat ng mga rekord ay hindi direkta para sa empleyado at hindi nabaybay sa kanya kontrata sa pagtatrabaho, pagkatapos ay dapat maglabas ng isang utos upang italaga ang mga function na ito. V dokumentong ito dapat detalyado karagdagang mga responsibilidad, responsibilidad at kabayaran.
Mga tampok ng pangangasiwa ng HR
Kung hindi bababa sa isang empleyado ang nagtatrabaho sa organisasyon, tiyak na lilikha sila mga dokumento sa paggawa... Ang tanong ay kung ano Pangangasiwa ng HR, lalo na may kaugnayan para sa mga negosyong may maliit na bilang ng mga empleyado.
Ang pangangasiwa ng HR ay tinitiyak ang paggalaw ng mga partikular na dokumentong nauugnay sa aktibidad sa paggawa mga empleyado ng enterprise. Karaniwan, ang mga tungkuling ito ay ginagampanan ng mga empleyado ng isang espesyal na yunit - ang departamento ng mga tauhan. Kasama sa kanilang mga tungkulin ang pagtanggap, pagproseso at pag-iimbak ng dokumentasyon ng tauhan. Kasama ang pagproseso ng personal na data na inuri.
Ang daloy ng trabaho ng mga tauhan ay karaniwang pinananatiling hiwalay sa pangkalahatan, bilang pagsunod sa mga alituntunin ng lihim at mga katangian ng imbakan.
Pag-optimize ng trabaho sa opisina
Sa kabila ng mabilis na pag-unlad ng mga digital na teknolohiya, maraming organisasyon ang nagpupumilit na i-optimize ang kanilang daloy ng trabaho. Patuloy silang nagsasagawa ng mga sulat sa papel sa makalumang paraan at pinapanatili ang karaniwang mga aklat sa pagpaparehistro.
Ito ay dahil sa dalawang kadahilanan:
- paglaban sa mga pagbabago ng mga empleyado ng negosyo;
- kakulangan sa pananalapi.
Dapat tandaan ng mga tagapamahala na ang pag-optimize ng daloy ng dokumento na may malaking pamumuhunan ay nagbibigay ng kapansin-pansing epekto sa ekonomiya.