Ang ruta ng paggalaw ng mga papasok na dokumento. Mga ruta ng daloy ng dokumento

Ang isang malinaw, simple at, pinakamahalaga, epektibong pamamaraan ng daloy ng trabaho sa isang organisasyon (mga halimbawa sa ibaba) ang pundasyon ng anumang negosyo. Ngunit, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, hindi lahat ng empleyado ay nauunawaan ang pangangailangan para sa wastong pagpuno at napapanahong paggalaw ng mga dokumento.

Paano gawing simple ang daloy ng trabaho at pilitin ang mga nasasakupan?

Bago mo malaman kung kailangan mong gawing simple ang daloy ng trabaho sa isang partikular na organisasyon, dapat mong maunawaan kung anong uri ng paggalaw ng dokumento ang ginagamit sa kumpanya, at kung saan nabigo ang trabaho.

Kaya, ang daloy ng dokumento ay isinasagawa sa pagitan ng dalawang grupo ng mga tao:

mga empleyado na gumagawa ng impormasyon (head,)
mga empleyado na nagpoproseso ng papasok na data (sekretarya, logistician)

Alinsunod dito, ang buong daloy ng dokumento ay nahahati sa:

papasok
panloob
papalabas

Papasok na Dokumentasyon

Isang tunay na halimbawa ng scheme ng daloy ng trabaho sa isang organisasyon:

Organisasyon ng panloob na daloy ng dokumento

Sa kasong ito, pinag-uusapan natin ang paggalaw ng mga dokumento sa pagitan ng mga departamento na nilikha sa loob ng parehong kumpanya. Maaari itong maging utos, kilos.

Ano ang hitsura ng isang maayos na daloy ng dokumento sa kasong ito:

Ang kontratista ay gumuhit ng isang dokumento at isumite ito para sa pag-apruba
Ang superyor na tagapamahala, pagkatapos pirmahan ang dokumento, ipapasa ito sa pinuno ng organisasyon
Nagpasya ang pinuno na aprubahan ang dokumento at ipasa ito sa klerk
Ang klerk, pagkatapos na mairehistro ang dokumento, muling inilipat ito sa tagapagpatupad
Sa turn, ang tagapagpatupad, pagkatapos isagawa ang desisyon, ay nagpapadala listahan ng pagganap sa klerk na nagsampa nito sa kaso

Papalabas na Dokumentasyon

SA papalabas na stream Kasama sa dokumentasyon ang impormasyon ng pamamahala na ipinadala sa labas ng organisasyon (mga tugon sa mga papasok na liham, ).

Isang pinag-isipang mabuti na halimbawa ng pagtatrabaho ng isang scheme ng daloy ng trabaho sa isang organisasyon:

Inihahanda ng kontratista ang dokumento at isusumite ito sa agarang superbisor para sa pag-apruba
Ang pinuno ng departamento ay nagpapadala ng napagkasunduang dokumento sa pinuno ng kumpanya
Sa turn, ipinapasa ng manager ang naaprubahang dokumento sa klerk, na nagrerehistro nito at ipinapasa ito sa pagpapasa ng serbisyo

Mabilis na pagkalkula ng dami ng daloy ng trabaho

Una sa lahat, dapat tandaan na ang mga patakaran para sa pagkalkula at pagsusuri ng dami ng daloy ng trabaho ay nabaybay sa "Mga Panuntunan ng Trabaho sa Opisina", na naaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng 06/15/2009 No. 477 (gaya ng susugan noong 09/07/2011).

Pangalawa, kailangan mong maunawaan na ang gayong pagkalkula ay maaaring isagawa isang beses lamang sa isang buwan, kaya isang beses bawat 3 buwan, isang beses bawat anim na buwan at isang beses sa isang taon. Sa bawat partikular na organisasyon, ang pinuno sa tulong ng isang panloob na order ay malulutas ang isyung ito.

Kasabay nito, sa anumang kaso, ang mga form ng accounting at pagpaparehistro na pinunan ng mga klerk sa field ay kinuha bilang batayan para sa pagkalkula.

Kaya, ang isang yunit ng account ay:

orihinal na dokumento
isang kopya ng dokumento, ngunit kung walang orihinal at isang kopya sa isahan. Ang lahat ng iba pang mga kopya ay binibilang nang hiwalay
mga dokumentong kalakip sa cover letter(binilang lahat)

Ang mga reklamo at mungkahi ay isinasaalang-alang nang hiwalay.

Kaya, upang mabilis na kalkulahin ang dami ng daloy ng trabaho, gamitin ang sumusunod na formula:

Kabuuang daloy ng trabaho = a / a1 + b / b1 + c / c1, kung saan:

a ay ang bilang ng mga natanggap na dokumento, a1 ay ang bilang ng mga kopya ng natanggap na mga dokumento
b – bilang ng mga ipinadalang dokumento, b1 – bilang ng mga kopya ng ipinadalang dokumento
c - bilang ng mga panloob na dokumento, c1 - bilang ng mga kopya ng mga panloob na dokumento

Pagpapasimple ng sirkulasyon ng mga dokumento

Kung ang isyu ng pagpapasimple ng daloy ng trabaho ay talamak, pagkatapos ay pumili ng isa sa mga sumusunod na opsyon:

Paglipat ng daloy ng papel na dokumento sa electronic. Isa sa pinaka mabisang paraan Ang pagpapasimple ng pagpapalitan ng impormasyon sa pamamahala ay ang paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang impormasyon na nakaimbak sa isang solong database ng computer ay umabot sa mga gumaganap nang mas mabilis, mas madaling isaalang-alang, hanapin at i-print ito sa papel.
Sentralisasyon ng daloy ng dokumento. Upang ibukod ang pagpapatupad ng mga duplicate na dokumento, kinakailangang ipadala ang buong daloy ng dokumentasyon sa mga klerk ng punong tanggapan. Gayunpaman, kung may mga malalayong sangay, ang mga papalabas na dokumento ay dapat na lokal na nakarehistro.
Pagsasanay ng mga tauhan. Siyempre, hindi isang solong mahusay na disenyo ng workflow scheme sa isang organisasyon ang magsisimulang magtrabaho kung ang mga klerk o iba pang empleyado na kasangkot sa paggalaw ng mga dokumento ay hindi nauunawaan kung ano ang kanilang ginagawa. Ang patuloy na pagbabago ng mga tauhan ay hindi rin makikinabang sa layunin, kaya't mas mahusay na gumastos ng pera sa pagsasanay sa mga lumang empleyado kaysa sa patuloy na pag-akit ng mga bagong tao.

"Mga pitfalls" ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Pagsasalin mga dokumentong papel sa elektronikong anyo - hindi gaanong kapritso ng ulo bilang isang pangangailangan na nakakatugon ngayon.

Gayunpaman, upang matagumpay na masimulan ng daloy ng dokumento sa organisasyon ang virtual na paggalaw, kinakailangan:

gumamit ng modernong software
Isalin mga archive ng papel sa elektronikong anyo. Magagawa ito nang nakapag-iisa sa pamamagitan ng pagtatalaga ng gawain sa mga lumang empleyado, o sa tulong ng mga espesyal na organisasyon.
i-systematize ang elektronikong impormasyon nang hakbang-hakbang

Kasabay nito, ang isang kumpletong pagtanggi na mapanatili ang mga dokumento ng papel ay dapat isagawa sa sandaling ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay handa na para sa trabaho.

Pagsunod sa mga patakaran para sa paggalaw ng mga dokumento

Sumang-ayon, medyo hindi kanais-nais na panoorin kung paano muling huminto sa pagtatrabaho ang pinaka-pinasimpleng scheme ng daloy ng trabaho sa isang gumaganang halimbawa sa isang organisasyon sa hindi malamang dahilan. Upang maiwasang mangyari ito:

gumuhit ng pangunahing posisyon at mga dokumento sa organisasyon
isulat ang mga tiyak na kinakailangan para sa pagpuno ng bawat dokumento
hiwalay na subaybayan ang gawain ng bawat dibisyon o departamento upang mapansin sa oras kung alin ang nahuhuli
para sa paglabag sa mga deadline para sa pagsusumite ng mga dokumento

Isang mahalagang digression: kung ang kumpanya ay sumusunod sa lahat ng mga artikulo ng Labor Code ng Russian Federation, kung gayon hindi posible na mangolekta ng mga multa sa pananalapi mula sa mga empleyado.

Gayunpaman, mayroong isang alternatibong paraan: sa unang paglabag sa probisyon sa daloy ng dokumento, ang empleyado ay sasailalim sa aksyong pandisiplina(saway). Sa paulit-ulit na paglabag– pinansiyal na parusa sa anyo ng pagbabawas o pagkansela ng mga pagbabayad ng bonus (quarterly, annual).

Ang ganitong sistema ay mabilis na sanayin ang mga empleyado sa mga bagong patakaran, at aalisin ng tagapamahala ang mga hindi kinakailangang problema.

Kaya, ang daloy ng trabaho ay isang buong cycle ng paggalaw ng dokumento mula sa sandaling ibigay ang mga ito () hanggang sa sandaling makumpleto ang pagpapatupad (pagpapadala).

Tinitiyak ng tamang scheme ng daloy ng trabaho sa organisasyon ang napapanahong pagproseso ng mga desisyon sa pamamahala at ang mahusay na operasyon ng parehong mga departamento at ng kumpanya sa kabuuan.

Isulat ang iyong tanong sa form sa ibaba

Basahin din:

Paano patunayan ang mga kopya ng mga dokumento sa ...
Reklamo laban sa boss sa mas mataas na pamamahala -…
Mga Mabisang Teknik sa Pagbebenta ng Telepono - Isang Pangkalahatang-ideya...

Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba

Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga estudyante, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.

Mga Katulad na Dokumento

Mga kinakailangan para sa daloy ng dokumento, sapilitan para sa pagsunod sa lahat ng institusyon. Mga yugto teknolohikal na proseso pagproseso at paggalaw ng mga papasok na dokumento. Sentralisado at desentralisadong pagpaparehistro ng mga sulat, pag-index ng mga dokumento.

pagsubok, idinagdag noong 06/29/2013

Mga katangian ng subsystem ng pamamahala ng impormasyon. Konsepto at tipolohiya mga normatibong dokumento mga organisasyon. Dami ng pagsusuri ng mga dokumento sa negosyo. Ang automation ng opisina bilang solusyon sa mga problema sa suporta sa regulasyon at pamamahala ng dokumento.

term paper, idinagdag noong 03/05/2015

Mga gawain ng serbisyo sa trabaho sa opisina, ang pamamaraan para sa pagrehistro ng mga dokumento. Organisasyon ng daloy ng dokumento sa Institusyon ng Estado "1 Detatsment ng Federal serbisyo sa sunog sa rehiyon ng Saratov". Mga anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento at ang kahalagahan para sa agarang pagpapatibay ng mga desisyon sa pamamahala.

term paper, idinagdag noong 01/12/2012

Mga anyo ng pagpaparehistro ng mga dokumento at kontrol sa kanilang pagpapatupad. Systematization ng mga dokumento at ang pagbuo ng mga koleksyon ng mga dokumento. Ang pagkakasunud-sunod ng pangangalaga sa mga institusyon ng archival at ang kanilang pagpapalabas para sa pansamantalang paggamit. Paglipat ng mga dokumento ng GKN sa archive ng organisasyon.

pagtatanghal, idinagdag noong 04/16/2012

Mga prinsipyo ng organisasyon ng pamamahala ng dokumento. Ang paggalaw ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento, ang kanilang mga form sa pagpaparehistro at pagpaparehistro. Impormasyon at sangguniang gawain. Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento. Paggawa gamit ang impormasyong naglalaman ng mga komersyal na lihim.

abstract, idinagdag noong 12/11/2010

Batayang teoretikal daloy ng trabaho at daloy ng trabaho ng organisasyon. Pag-unlad ng basic mga dokumento sa pamamahala organisasyon ng transportasyon. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Impormasyon at sanggunian, mga dokumentong pang-administratibo at organisasyon.

term paper, idinagdag noong 10/05/2014

Mga opsyon para sa lokasyon ng mga detalye ng header: angular at longitudinal. Pangkalahatang konsepto tungkol sa mga anyo ng mga dokumento. Mga pangunahing prinsipyo ng organisasyon ng pamamahala ng dokumento. Scheme ng pagpasa ng mga dokumento, daloy ng dokumento, ang kanilang kahalagahan. Accounting para sa dami ng papeles.

control work, idinagdag noong 03/09/2016

Ang proseso ng pagpapalitan ng mga sulat ay napaka-dynamic, bagaman, sa unang sulyap, ang paggalaw ng isang dokumento ay binubuo lamang sa katotohanan na ito ay inilipat mula sa isang institusyon patungo sa isa pa. Para sa isang empleyadong nagtatrabaho sa dokumentaryong impormasyon, mahalagang maunawaan ang kilusang ito sa loob ng organisasyon.

Ruta ng dokumento - ang kondisyong landas na tinatahak ng isang dokumento sa isang institusyon (sa isang negosyo, sa isang kumpanya) mula sa sandaling ito ay nilikha (natanggap) hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad (pagpapadala).

Ang paglipat sa kahabaan ng ruta, ang dokumento ay may mga "humihinto" kung saan ang ilang mga operasyon sa opisina ay isinasagawa kasama nito. Hindi ito nangangahulugan, gayunpaman, na ang parehong uri ng dokumento ay may parehong ruta. Isaalang-alang ang pinaka pangkalahatang yugto pagpasa ng dokumento.

1. Pagpasok. May tatlong paraan para makatanggap ng dokumento sa isang institusyon:
1) sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon (mail, teletype, Internet, atbp.);
2) sa pamamagitan ng courier;
3) mula sa bisita nang personal.

Sa pagtanggap sa institusyon, ang mga dokumento ay sumasailalim sa paunang pagproseso, na binubuo sa pagtukoy sa kawastuhan ng kanilang paghahatid. Pagkatapos ang lahat ng mga sobre ay binuksan, maliban sa mga may markang "Personal". Ang pagkakaroon ng pagtukoy sa kawastuhan at pagkakumpleto ng mga kalakip (batay sa mga detalye ng dokumento, na nabanggit na), ang mga dokumento ay isinumite para sa pagsasaalang-alang. Ang mga sobre ay inilalapat lamang sa dokumento sa mga kaso kung saan:

ang petsa ng postmark ay itinuturing na katibayan ng pagiging napapanahon (kaunti-unti) ng pagtanggap ng dokumento ng addressee;
ipinadala ang dokumento pampublikong organisasyon matatagpuan sa institusyon. Halimbawa, ang mga sobre na naka-address organisasyon ng unyon, academic council, horticultural partnership, atbp., ay maaari lamang buksan ng mga empleyado ng mga organisasyong ito;
ang dokumento ay may markang "Personal" o "Kumpidensyal" ngunit ang sobre ay hindi.

Sa ibaba ng dokumento sa kanan ay nakakabit (manu-mano o may selyo) marka ng pagpasok, inaayos ang katotohanan ng pagtanggap nito. Ang marka ay nagpapahiwatig ng petsa ng pagtanggap, ang itinalagang papasok na numero (index), at kung minsan ang pinaikling pangalan ng institusyon na nakatanggap ng dokumento. Halimbawa:

Intellect-service LLC Petsa 01/03/2017 Hal. Hindi. 002

Ang petsa at oras ng pagtanggap ng mga dokumentong natanggap sa pamamagitan ng fax o e-mail ay awtomatikong naitala.

Mula sa sandaling naayos ang petsa ng pagtanggap, ang dokumento ay itinuturing na nasa trabaho ng institusyon at inilipat para sa pagsasaalang-alang.

2. Pagsasaalang-alang - ito ay isang kahulugan ng isang espesyalista o tagapamahala ng likas na katangian ng pagpapatupad ng isang dokumento.

Maaaring matukoy ng espesyalista kung aling mga dokumento ang ipapadala para sa pagpapatupad, pag-bypass sa ulo (halos hindi bababa sa 10% ng mga papasok na dokumento ay maaaring agad na ilipat para sa pagpapatupad sa mga kaugnay na departamento ng institusyon, at sa malalaking dayuhang kumpanya ang dami ng naturang mga dokumento ay maaaring tumaas. hanggang 70%). Ang mga naturang desisyon ay hindi nakasalalay sa impormasyon na nilalaman sa teksto, ngunit sa mga kwalipikasyon ng espesyalista at ang kalinawan ng istraktura ng pamamahala ng institusyon.

Ang mas karaniwan, lalo na sa kasanayan sa pamamahala ng Russia, ay ang opsyon kapag ang likas na katangian ng pagpapatupad ay tinutukoy ng ulo, at hindi ng espesyalista, na gumagawa ng isang resolusyon sa form sa pagitan ng address at ng teksto. Kung ang puwang na ito ay hindi sapat, kung gayon ang resolusyon ay maaaring matatagpuan sa anumang libreng espasyo sa letterhead, maliban sa mga margin at mismong teksto.

Ang resolusyon ay nagpapahiwatig kung kanino, ano, sa anong time frame ang dapat gawin. Sa dulo ng resolusyon, ang petsa at lagda ay nakakabit, ang pag-decode nito ay hindi kinakailangan. Halimbawa:

ang prof. Alekseev L.L. Maghanda ng ulat bago ang 10.02.2016

01/05/2016 (pirma)

Ang paglalagay ng isang ruler ay hindi ibinigay ng pamantayan, gayunpaman, ang manager ay madalas na naghihiwalay sa kanyang mga tagubilin mula sa pirma kasama nito.

Ayon sa mga pag-aaral, ang pagbabasa ng mga papasok na sulat at pagtukoy sa likas na katangian ng pagpapatupad ay tumatagal ng 12-30% ng oras ng pagtatrabaho ng manager. Kadalasan, ang mga pinuno ng malalaking istrukturang pang-administratibo ay napipilitang magbasa ng hanggang 300 mga pahina ng teksto araw-araw, kahit na halos hindi nila naiintindihan ang higit sa 30 mga pahina. Ipinapaliwanag nito ang malaking porsyento ng mga pormal na resolusyon, kung ang isang hindi sapat na kwalipikadong assistant secretary ay nagpapadala ng lahat ng natanggap na dokumentasyon para sa pagsasaalang-alang ng pinuno.

3. Pagpaparehistro. Matapos matukoy ang uri ng pagpapatupad, ang dokumento ay dapat na mairehistro kung ito ay napapailalim sa pagpaparehistro (ilang mga uri ng mga dokumento, tulad ng mga polyeto, mga invitation card, mga programa sa kumperensya, mga liham na may markang "Personal", mga abiso at iba pa, ay hindi tinatanggap na nakarehistro).

Ang pagpaparehistro ay ang pag-aayos ng maikling data tungkol sa isang dokumento sa isang nasasalat na medium (sa isang journal, sa isang card o sa memorya ng computer), na kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng parehong dokumento mismo at ang impormasyong nakapaloob sa teksto nito. Pinapadali ng pagpaparehistro ang paghahanap, accounting at kontrol ng dokumento sa hinaharap. Ang pamantayan ay hindi tumutukoy kung anong impormasyon tungkol sa dokumento ang dapat ipakita sa panahon ng pagpaparehistro. Sa pagsasagawa, mayroong:

ang may-akda ng dokumento;
petsa at index ng papasok (papalabas) na dokumento;
petsa at index na itinalaga sa dokumento sa pagtanggap;
pamagat ( buod) dokumento;
resolusyon;
tala sa pagganap;
marka ng kontrol;
isang marka sa direksyon ng dokumento para sa imbakan.

Ang pinaka-maginhawa at mahusay sa mga tuntunin ng paghahanap, accounting at kontrol ay itinuturing na isang card system para sa pagrehistro ng mga dokumento, lalo na sa isang malaking halaga ng daloy ng dokumento. Gayunpaman, ang journal form ng pagpaparehistro ay may hindi maikakaila na kalamangan sa card o computer system: tanging ang journal ang nagpapahintulot sa iyo na matiyak ang kaligtasan ng dokumento. Kaya ibang mga klase mga dokumento (mga dokumento ng edukasyon, mga pasaporte ng sibil, mga libro sa trabaho atbp.) ay nakarehistro lamang sa mga journal, anuman ang dami ng daloy ng trabaho.

Ang pagpaparehistro ay isinasagawa sa isang beses na batayan, i.e. ang dokumento ay hindi dapat muling irehistro, na nahuhulog sa isa o ibang istrukturang yunit.

4. Pagbitay- koleksyon at pagproseso ng kinakailangang impormasyon, pag-draft ng teksto ng dokumento sa form, koordinasyon, pag-sign, pag-apruba, paghahanda para sa pagpapadala sa addressee.

Ang mga prinsipyo para sa pag-compile ng dokumento ay tinalakay sa itaas.

5. Pamamahala ng kaso. Matapos makumpleto ang pagpapatupad, ang mga dokumento ay isinampa sa mga kaso. Kaso - isang hanay ng mga dokumento na inilagay sa isang folder sa isang tiyak na batayan at sa pagsunod sa itinatag na mga kinakailangan. Ang pagbuo ng mga kaso ay maaaring isagawa ayon sa mga sumusunod na tampok:
- mga pangalan ng mga uri ng mga dokumento (halimbawa, mga sulat sa negosyo, mga order, mga gawa, mga kontrata);
- mga koresponden (halimbawa, sulat sa ilang kumpanya);
- mga isyu (halimbawa, ang supply ng isang pangkat ng produkto, pagbuo ng kawani);
- mga rehiyon (halimbawa, pakikipag-ugnayan sa mga supplier mula sa rehiyon ng Kursk).

Tungkol sa nabuong kaso, kaugalian na sumunod sa mga sumusunod na kinakailangan:

ang mga naisagawang dokumento lamang ang inilalagay sa file;
ang mga dokumentong nauugnay sa isang isyu ay dapat nasa isang file;
ang mga orihinal na dokumento ay inihain sa file (sa huling paraan mga sertipikadong kopya); ang ibang mga kopya ng dokumento, kabilang ang mga draft, ay hindi isinampa;
dokumentasyon magkaibang termino imbakan (halimbawa, permanente at pansamantala) ay nabuo sa iba't ibang mga kaso;
ang mga dokumento ng isang taon ay nabuo sa kaso, maliban sa mga kaso na inilipat sa isa pang taon;
ang mga dokumentong inilagay sa file ay dapat na maisagawa nang tama, i.e. magkaroon ng lahat ng kinakailangang detalye;
ang mga dokumentong dapat ibalik ay hindi dapat isampa sa file;
Ang kaso ay hindi dapat lumampas sa 250 mga pahina.

Sa loob ng kaso, ang mga dokumento ay maaaring ayusin sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, sa pamamagitan ng mga numero o ayon sa alpabeto, depende sa kung alin sa mga palatandaan ang mapagpasyahan. Kaya, kaugalian na mag-file ng mga sulat sa negosyo sa kaso sa pamamagitan ng petsa ng pagtanggap, mga resibo - ayon sa mga numero, mga order - ayon sa mga numero at petsa, at mga apela ng mga mamamayan - sa pamamagitan ng unang titik ng apelyido.

Ang tamang pagbuo ng mga kaso ay hindi lamang tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, ngunit nag-aambag din sa agarang paghahanap para sa kinakailangang impormasyon.

6. Nagpapadala. Kapag nagpapadala, ang pagsunod sa nakumpletong dokumento sa mga rekomendasyon ng pamantayan ay nasuri. Kung mayroong isang link sa aplikasyon, dapat mong suriin kung ang mga ipinahiwatig na mga dokumento ay talagang kalakip ng buo at sa bilang ng mga kopya.

Kaagad bago ipadala, ang petsa at papalabas na numero (index) ay nakalagay sa form. Ang lahat ng mga dokumento na ipinadala sa parehong institusyon ay dapat na nakapaloob sa isang sobre.

7. Kontrol sa pagpapatupad- Tinitiyak ang pagpapatupad ng mga dokumento sa mga merito at sa loob ng naaangkop na takdang panahon. Ang kakanyahan ng pagpapatupad ay tinutukoy ng teksto at (o) ang resolusyon ng ulo. Nakatakda ang mga deadline:
- mga regulasyon(karaniwang mga deadline);
- institusyon ng pag-akda (na nilalaman sa teksto ng dokumento);
- resolution (tinutukoy ng ulo).

Sa kawalan ng lahat ng mga opsyong ito, ang dokumento ay dapat na maisakatuparan sa loob ng 10 araw.

Tanging ang nagtakda ng mga ito ang maaaring magbago ng mga deadline para sa pagpapatupad ng dokumento, tanging ang naglagay nito sa ilalim ng kontrol ang maaaring mag-alis ng dokumento mula sa kontrol.

Ang kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento ay nagsisimula mula sa sandali ng kanilang pagpaparehistro at nagtatapos pagkatapos makumpleto ang gawaing tinukoy sa teksto ng dokumento at ang resolusyon ng ulo.

Ang pamantayan ay nagbibigay ng mga props "Tanda ng Kontrol" mandatory para sa lahat ng mga dokumentong napapailalim sa kontrol sa pagpapatupad. Sa kaliwang margin ng mga dokumentong ito, sa antas ng heading sa teksto, ang titik SA.

Ang kontrol sa pagpapatupad ay binubuo sa regular na pagsusuri ng pag-unlad ng pagpapatupad. Batay sa mga resulta ng pag-audit, ang isang pagsusuri ng pagganap ay isinasagawa, na dinadala sa atensyon ng ulo. Ang antas ng pagiging regular ng mga tseke ay maaaring magkakaiba: halimbawa, ang mga gawain para sa mga susunod na buwan ng kasalukuyang taon ay sinusuri nang hindi bababa sa isang beses sa isang buwan, at ang mga gawain para sa kasalukuyang buwan - bawat 10 araw at 5 araw bago ang pag-expire ng kasalukuyang panahon. .

Ang malinaw na kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento, bukod dito, ang kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon sa pamamahala sa pangkalahatan, ay gumaganap ng isang napakahalagang papel, na nag-aambag sa epektibong gawain anumang organisasyon, kompanya, kumpanya. Ang kontrol ay dapat isagawa ng isang mataas na kwalipikadong espesyalista, halimbawa, isang referent na may mas mataas na edukasyon.

Matapos pag-aralan ang ruta ng dokumento, ang mga rekomendasyon ay maaaring gawin tungkol sa kinakailangang antas ng propesyonal at edukasyon na kailangan ng isang empleyado sa isang yugto o iba pa. Kaya, sa mga yugto ng pagtanggap, pagpaparehistro at pagpapadala ng mga dokumento, sapat na ang kwalipikasyon ng kalihim ng opisina, sa mga yugto ng pagsasaalang-alang, pagpapatupad at pagkontrol ng dokumento, kinakailangan ang kwalipikasyon ng assistant secretary o assistant manager.

Ang bawat daloy ng dokumento ay may medyo pare-pareho na ruta ng paggalaw, na direktang nakasalalay sa istraktura at nilalaman ng mga dokumento, ang antas ng regulasyon ng mga pag-andar ng mga tagapamahala at mga dibisyon ng istruktura, ang pamamahagi ng mga tungkulin sa pagitan ng mga tagapamahala at ang teknolohiyang pinagtibay sa institusyon para sa pagtatrabaho may mga dokumento.

Ang mga stereotypical na ruta ng trapiko ay likas sa mga papasok na dokumento, na tinutukoy ng kanilang addressing.

Ang mga papasok na dokumento ay bumubuo ng tatlong direksyon ng paggalaw: ang pamamahala ng kumpanya, ang pamamahala ng mga istrukturang dibisyon, at direkta sa mga espesyalista. Ang ratio ng mga daloy na ito ay hindi maindayog: karamihan sa mga dokumento ay napupunta sa pamamahala, na, sa isang banda, ay may labis na impormasyon, at sa kabilang banda, ay tumatanggap ng isang malaking halaga ng impormasyon na hindi nakakatugon sa kanilang kakayahan, mga tungkulin sa pagganap at mga lugar ng aktibidad, hindi ang kanilang antas. Sa kasong ito, ang paghihintay para sa pamamahala upang suriin ang mga dokumento ay isang pag-aaksaya ng oras, at pahabain ang landas ng dokumento patungo sa tagapagpatupad.

Ang ruta ng paggalaw ng mga papasok na dokumento ay nakasalalay din sa teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong naka-install sa institusyon. Halimbawa, ang proseso ng pagpaparehistro ay nahahati sa dalawang yugto: pagpasok ng data sa natanggap na dokumento sa mga form ng pagpaparehistro bago ito isaalang-alang ng pamamahala at dagdagan ang data na ito nang may pahintulot, mga deadline, mga tagubilin para sa pagpapatupad, at iba pa pagkatapos ng pagsasaalang-alang ng pinuno. Kaya, ang proseso ng pagrehistro ng mga dokumento ay nagdaragdag sa oras ng paggalaw ng dokumento mula sa resibo hanggang sa tagapagpatupad. Kung kaugalian sa isang kumpanya na magrehistro ng mga dokumento nang paulit-ulit, sa antas ng mga dibisyon ng istruktura, kung gayon ang pagkawala ng oras dahil sa hindi makatwirang paghinto sa paggalaw ng dokumento ay mas kapansin-pansin.

Ang papalabas na daloy ng dokumento, bilang panuntunan, ay dumadaan sa buong istraktura ng pamamahala. Ang parehong impormasyon at inisyatiba na mga dokumento ay inihanda ng mga espesyalista sa mga istrukturang dibisyon. Ang ruta ng paggalaw ng mga dokumentong ito ay nakasalalay sa bilang ng mga yugto ng pag-apruba, pag-apruba at pagpirma ng mga dokumento, pati na rin sa tinatanggap na teknolohiya para sa muling pag-print ng teksto, pagrehistro at pagpapadala ng mga dokumento.

Ang pinakagulo ay ang mga ruta ng paggalaw ng mga panloob na dokumento. Bukod dito, sa daloy na ito, kilusan mga dokumentong pang-administratibo, bilang panuntunan, ay iniutos, at ang paghahanda ng lahat ng iba pang mga dokumento ay walang mga regulated na ruta at nangangailangan ng malaking pagkawala ng oras para sa pagpasa ng mga dokumento.

Ang serbisyo sa pamamahala ng mga talaan ay maaaring bumuo ng pinakaangkop at pinakamainam na mga ruta para sa paggalaw ng mga daloy ng dokumento, batay sa data na nagpapakilala sa mga daloy ng dokumento.

Ang daloy ng dokumento bilang isang kilusan ay dapat na makilala mula sa dami ng daloy ng dokumento, na ipinahayag ng kabuuang bilang ng mga dokumento na natanggap ng kumpanya at nilikha dito para sa isang tiyak na panahon. Ang dami ng daloy ng trabaho ay dapat isaalang-alang ang lahat ng papasok, papalabas at panloob na mga dokumento, pati na rin ang lahat ng mga kopya na ginawa sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng pag-print at kagamitan sa opisina.

Ang ruta ng paggalaw - ang direksyon ng paggalaw ng mga dokumento, ang mga yugto at mga pagkakataon ng paggalaw ng mga dokumento. Ang bawat daloy ng dokumento ay may medyo matatag na ruta ng paggalaw, na nakasalalay sa komposisyon at nilalaman ng mga dokumento, ang antas ng regulasyon ng mga pag-andar ng mga tagapamahala at mga yunit ng istruktura, ang pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga tagapamahala at ang teknolohiyang pinagtibay sa organisasyon para sa pakikipagtulungan mga dokumento. Ang mga stereotypical na ruta ng trapiko ay katangian ng mga papasok na dokumento, na tinutukoy ng kanilang addressing. Ang mga papasok na dokumento ay bumubuo ng tatlong direksyon ng paggalaw: ang pamamahala ng organisasyon, ang pamamahala ng mga istrukturang dibisyon, direkta sa mga espesyalista. Ang ratio ng mga daloy na ito ay hindi pantay - ang pinakamalaking bahagi ng mga dokumento ay napupunta sa pamamahala, na, sa isang banda, ay nakakaranas ng labis na impormasyon, at sa kabilang banda, ay tumatanggap ng isang malaking halaga ng impormasyon na hindi tumutugma sa kanilang kakayahan, mga lugar ng aktibidad at mga tungkulin sa pagganap, hindi ang kanilang antas. Ang paghihintay para sa mga dokumento na susuriin ng pamamahala ay isang pag-aaksaya ng oras, nagpapahaba sa landas ng dokumento patungo sa tagapagpatupad. Ang ruta ng paggalaw ng mga papasok na dokumento ay nakasalalay din sa teknolohiya ng pagtatrabaho sa mga dokumentong pinagtibay sa institusyon. Halimbawa, ang proseso ng pagpaparehistro ay nahahati sa dalawang yugto: pagpasok ng data sa natanggap na dokumento sa mga form ng pagpaparehistro bago ito isaalang-alang ng pamamahala at dagdagan ang data na ito ng isang resolusyon, mga deadline, mga tagubilin para sa pagpapatupad, at iba pa pagkatapos ng pagsasaalang-alang ng pinuno. Kaya, pinapataas ng teknolohiya ng pagpaparehistro ng dokumento ang oras ng paggalaw ng dokumento mula sa pagtanggap hanggang sa tagapagpatupad. Kung kaugalian para sa isang organisasyon na magrehistro ng mga dokumento nang paulit-ulit, i.e. sa antas ng mga dibisyon ng istruktura, ang pagkawala ng oras dahil sa hindi makatwirang paghinto sa paggalaw ng dokumento ay mas kapansin-pansin. Ang papalabas na daloy ng dokumento, bilang panuntunan, ay tumatagos sa buong istraktura ng pamamahala. Parehong proactive at mga dokumento ng impormasyon mga espesyalista sa tren sa mga dibisyon ng istruktura. Ang ruta ng paggalaw ng mga dokumentong ito ay nakasalalay sa bilang ng mga pagkakataon ng pag-apruba, pag-apruba at pagpirma ng mga dokumento, pati na rin sa tinatanggap na teknolohiya para sa muling pag-print ng teksto, pagrehistro at pagpapadala ng mga dokumento. Ang pinaka-unregulated ay ang mga ruta ng paggalaw ng mga panloob na dokumento. Bukod dito, sa daloy na ito, ang paggalaw ng mga dokumentong pang-administratibo, bilang panuntunan, ay na-streamline, at ang paghahanda ng lahat ng iba pang mga dokumento ay walang mga regulated na ruta at nangangailangan ng pinakamahalagang pagkawala ng oras para sa pagpasa ng mga dokumento. Batay sa data na nagpapakilala sa mga daloy ng dokumento, ang serbisyo ng DOE ay maaaring bumuo ng pinakaangkop, pinakamainam na mga ruta para sa paggalaw ng mga daloy ng dokumento. Paglalarawan ng itineraryo panloob na dokumento, bilang panuntunan, ganito ang hitsura: pagbuo ng isang draft na dokumento - pag-apruba ng dokumento - rebisyon ng dokumento - pagpapadala (o pag-archive) ng dokumento. Bukod dito, ang mga yugto na "Kasunduan ng dokumento" at "Rebisyon ng dokumento" ay maaaring ulitin hanggang sa maalis ang lahat ng mga komento. Upang gawing pormal ang gayong mga ruta, maaaring gamitin ang anumang magagamit na paraan - ang lahat ay dapat matukoy ng prinsipyo ng sapat para sa paglutas ng problema. Ang pinakasimpleng opsyon ay ang bumuo ng mga diagram ng daloy ng dokumento sa anyo ng mga kumbensyonal na graphical na flowchart. Ang bawat kumpanya ay maaaring bumuo ng sarili nitong paraan ng pagpapakita o hiramin ito mula sa isang kumpanya na nagbibigay ng mga serbisyo para sa pagpapatupad ng EDMS, ang pangunahing bagay ay ang mga scheme ay naiintindihan ng mga empleyado ng kumpanya at pinapayagan ang karagdagang pag-tune ng system. Ito ay dahil sa SED na ang papel na sulat ay nabawasan. Gamitin upang lumikha at mag-edit ng mga dokumento mga text editor, tulad ng Word 2007. Ang mga dokumento ay nilikha batay sa mga karaniwang anyo, na dating ipinasok sa memorya ng computer at naglalaman ng mga stencil. Paglipat ng mga dokumento sa sa elektronikong pormat isinasagawa sa isang lokal na network ng computer, mga papasok at papalabas na dokumento - gamit Email at ang Internet. Ang entry tungkol sa mga papasok at papalabas na dokumento ay ipinasok sa registration card at ipinasok nang isang beses. Kapag nagrerehistro ng papasok na dokumento, punan ang mga sumusunod na field: petsa ng pagtanggap ng dokumento; numero ng pagpaparehistro; ang pangalan ng departamento na nakatanggap ng dokumento; kasulatan; Petsa na dokumento; Numero ng Dokumento; ang bilang ng mga sheet ng dokumento; bilang ng mga sheet ng aplikasyon; uri ng dokumento at buod. Kapag nagrerehistro ng mga papalabas na dokumento: ang pangalan ng departamento na naghanda ng dokumento; papalabas na numero; petsa; patutunguhan; tagapagpatupad; pangunahing petsa (kung inaasahan ang isang tugon); numero ng kaso. Ang kontrol sa pagpapatupad ay isinasagawa ng serbisyo ng DOW. Ang pahayag para sa kontrol ay awtomatikong nangyayari kapag pinupunan ang patlang na "Takdang petsa" sa card ng pagpaparehistro. Ang marka ng kontrol ay inilalagay sa itaas na kaliwang sulok. Ang lahat ng mga dokumento ay napapailalim sa kontrol. Ang mga dokumento ay nakaimbak sa computer sa anyo ng mga file na nakaimbak sa hard drive. Ang mga file ay pinagsunod-sunod sa mga folder. Ang pangalan ng folder ay nagsisimula sa uri ng dokumento, na sinusundan ng mga tala tungkol sa pagiging may-akda, tanong, correspondent, at ang panahon kung saan ang mga dokumento ay pinagsama-sama. Ang panahon ng pagpapanatili ay depende sa halaga ng impormasyong nakapaloob sa mga file. Ang mga dokumento ay naka-imbak sa elektronikong archive, kung saan sila ay ipinadala kaagad pagkatapos ng trabaho kasama nila sa trabaho sa opisina. Tinitiyak nito ang kaligtasan ng dokumento, mabilis na paghahanap at namamahagi ng access sa mga dokumento gamit ang isang lokal na network o remote access.