Pagbilang ng mga dokumento ng tauhan. Paano ang bilang ng mga order sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan Maaari bang magkaroon ng isang order na may isang fractional na numero

- Sa aming organisasyon, ang lahat ng mga titik ay nakarehistro ng mga tagapagpatupad sa journal nang nakapag-iisa, i.e. sinumang tagapagpatupad na naghahanda ng mga liham ay maaaring, sa kawalan ng isang sekretarya, nang nakapag-iisa na magparehistro papalabas na dokumento. Posible bang magrehistro nang walang kaalaman ng sekretarya at ang mga empleyado ng negosyo ay may karapatan sa libreng pag-access sa mga log ng pagpaparehistro? Posible bang i-convert ang registration log sa electronic form (halimbawa, in excel na format), at huwag gumamit ng tradisyonal na magazine ng papel?
- 1. Itinatala ng aming departamento ang pagpasa ng bawat dokumentong pumapasok sa departamento, kasama. panloob - serbisyo, memorandum. Naniniwala ang pinuno ng departamento ng mga tauhan na ito ay kung paano namin pinapataas ang daloy ng dokumento, dahil ang mga panloob na dokumento ay hindi napapailalim sa pagpaparehistro. Mayroon bang regulasyon na nagsasabing dapat irehistro ang mga naturang dokumento?
- 2. Sa aming organisasyon, hindi kami nagrerehistro ng maliit na daloy ng dokumento at mga panloob na dokumento. Ang lahat ng paliwanag, memorandum at memo ay itinatago ng mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon sa mga folder. tama ba ito? Kung kailangan nilang magparehistro, sino ang dapat gumawa nito (bawat departamento o kalihim)? Ang mga dokumento sa kasong ito ay dapat na nakarehistro sa isang journal o sa ilang?

Numero ng order na may isang shot

Mangyaring sabihin sa akin, posible bang ilagay ang numero ng order na may isang fraction?

Halimbawa, mayroong Order No. 32, posible bang gumuhit ng Order No. 32/1?

Mas mainam na may sulat, halimbawa No. 32a

Ano ang ibig sabihin ng parehong nilalaman?

well, halimbawa, sila ay kinuha o ipinadala sa isang business trip, ibig sabihin, ang nilalaman ay pareho

Ang isang numero sa pamamagitan ng isang fraction ay hindi kanais-nais, tama?

Karaniwan, ang 1C program mismo ay nag-aalok ng numero ng order na may isang fraction, kung, halimbawa, magpadala ka ng ilang tao sa isang business trip na may isang order at piliin ang T9 form para sa pag-print. Pagkatapos para sa bawat empleyado ay magkakaroon ng hiwalay na order na may numerong 32/1, 32/2, atbp. Maaari mong i-print ito sa T9a form, pagkatapos ay ang lahat ng empleyado na ipinadala sa isang business trip ay nasa isang table.

Ang isang numero na may isang titik ay karaniwang inilalagay kung ang order ay kailangang isagawa backdating, at ang susunod na numero sa pagkakasunod-sunod ay nakuha na.

Iyon ay tiyak, kami mismo ang gumagamit nito, bagaman alam namin na ito ay imposible, ngunit may mga walang pag-asa na sitwasyon.

At narito, kawili-wili kung paano tumugon ang mga awtoridad sa kontrol at pangangasiwa dito?

Kung sinuman ang may karanasan dito, mangyaring ibahagi.

sinimulan nilang bigyang-pansin ito, at itanong kung bakit ganoon 😉

mga. kung isinagawa nila ang utos sa ganitong paraan - hayaan ang lahat ng iba pa sa mga dokumento na maging maayos sa isyung ito, kung gayon hindi sila makakahanap ng kasalanan, ngunit titingnan nila nang mabuti ang lahat 🙂

Karapatan mo ito. walang mga dokumentong kumokontrol sa pagnunumero ng iyong dokumentasyon. Ang pangunahing bagay, tulad ng isinulat ni Nadin-ka, ay ang lahat ay maayos na naisakatuparan (pahayag, pirma at petsa).

Lagi akong gumagamit ng mga fraction. Wala talagang magawa. Kung hindi, paano?

Mga pagbabago sa bilang ng mga order ng mga tauhan

Kamusta!
Tulong po.

Sabihin mo..

Tulong po.
Ano ang gagawin kung ang pagnunumero ng mga order ay nilabag? ..Ano ang nagbabanta kung mali ang pagnunumero?

Sitwasyon: Natuklasan ko ang aking pagkukulang (nagrehistro ako ng isang empleyado para sa trabaho - isang order, atbp., at pagkatapos lamang nakita ko sa work book kung ano ang dapat kong gawin, atbp. part-time - Tumingin ako sa work book nang walang karanasan kalaunan, ngayon napagtanto ko na kailangan kong mag-isyu ng part-time na trabaho, dismissal, at pagkatapos ay kumuha ng trabaho para sa pangunahing aktibidad). ngayon kailangan mong mag-isyu ng isang order sa mga tauhan .. at kailangan mo ito nang retroactive. Ang muling paggawa ng lahat ng pagnunumero ay hindi isang opsyon, dahil ang isa sa mga ito ay lumalabas na sa work book ..
Sabihin mo..

Quote (Anastasia): Hello!
Tulong po.
Ano ang gagawin kung ang pagnunumero ng mga order ay nilabag? ..Ano ang nagbabanta kung mali ang pagnunumero?

Wala pang naidagdag sa TC.

Quote (Anastasia): Hello!
Tulong po.
Ano ang gagawin kung ang pagnunumero ng mga order ay nilabag? ..Ano ang nagbabanta kung mali ang pagnunumero?

Sasabihin ko sa iyo kung paano nangyari ang lahat sa simula. Pangkalahatang direktor binuksan ang LLC (namin) noong ika-16. Samakatuwid, ayon sa lahat ng dokumentasyon, siya ay nagtatrabaho mula noong ika-16. Ako, nang hindi tumitingin sa shopping mall, ay inisyu kaagad mula ika-16 bilang sa pangunahing lugar ng trabaho. Ngayon upang punan aklat ng trabaho- Nakita ko na siya ay opisyal na nakarehistro hanggang ika-31 sa ibang organisasyon. Nagsagawa ako na gumuhit ng isang part-time na trabaho, upang ang lahat ay nasa tamang paraan .. Ayusin ang aking mga hamba .. At lahat ng mga order ay lumilipad na .. pagnunumero .. Hindi ko alam kung ano ang gagawin ..
Wala pang naidagdag sa TC.

Quote (Anastasia): Hello!
Tulong po.
Ano ang gagawin kung ang pagnunumero ng mga order ay nilabag? ..Ano ang nagbabanta kung mali ang pagnunumero?

Sasabihin ko sa iyo kung paano nangyari ang lahat sa simula. Pangkalahatang direktor binuksan ang LLC (namin) noong ika-16. Samakatuwid, ayon sa lahat ng dokumentasyon, siya ay nagtatrabaho mula noong ika-16. Ako, nang hindi tumitingin sa shopping mall, inilabas ko ito kaagad mula ika-16 bilang sa pangunahing lugar ng trabaho. Ngayon kinuha ko ang pagpuno ng work book - nakita ko na opisyal na siya ay nakarehistro hanggang ika-31 sa ibang organisasyon. Nagsimula akong gumuhit ng isang part-time na trabaho, upang ang lahat ay nasa tamang paraan .. Ayusin ang aking mga hamba .. At lahat ng mga order ay lumilipad na .. pagnunumero .. Hindi ko alam kung ano ang gagawin ..
Wala pang naidagdag sa TC.

Posible bang maglagay ng mga order hindi isang tuluy-tuloy na pagnunumero, ngunit binubuo ng isang petsa?

Kamusta. Sabihin sa akin, mangyaring: posibleng magbilang ng mga order para sa FROM at TO hindi sa tuluy-tuloy na pagkakasunud-sunod, ngunit ayon sa petsa: halimbawa, Order No. 25/08-O ng 25.08. 2015?

At ang pagnunumero mula sa bawat taon sa mga frame ay dapat magsimulang muli o ipagpatuloy ang pagnunumero ng nakaraang taon?

Magandang araw!

Hindi kinokontrol ang pagnunumero ng order.

Sa pagsasagawa, ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ng isang organisasyon ay nailalarawan sa pamamagitan ng paggamit ng mga digital na indeks (mga numero), iyon ay, simpleng serial numbering (1, 2, 3, 4, 5.), At para sa mga order para sa mga tauhan, alphanumeric numbering. ay karaniwang ginagamit: 1-k , o 1k, o 1 l / s, atbp. Ang bawat organisasyon ay nakapag-iisa na bumuo ng sarili nitong mga patakaran at isang sistema para sa pagrehistro ng mga dokumento, na naayos sa isang lokal na batas sa regulasyon.

Dati, maaaring umasa ang isa karaniwang pagtuturo trabaho sa opisina mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap, naaprubahan Order ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation noong Nobyembre 8, 2005 N 536, kung saan nabanggit na ang mga order ay binibilang sa pamamagitan ng serial numbering sa loob taon ng kalendaryo. Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad, para sa mga tauhan at mga order ay hiwalay na binibilang. Ang dokumentong ito ay hindi na wasto at legal na batayan ay hindi umiiral para sa pagnunumero. Gayunpaman, ang pagbilang ng mga dokumento sa mga pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa pa rin.

Kung ang alphanumeric na pag-index ng mga order ay naayos sa LNA, dapat mo ring bilangin ang mga order na ito.

Paano mo, halimbawa, ang mga order ng numero para sa mga tauhan (kadre)?

Tiyak, ang numero ng order ay kinuha mula sa 1C (at mayroong serial numbering ng mga order) at ang titik na "K" o "L / S" ay idinagdag dito

Kung ito ang kaso, mas mahusay na bilangin ang mga order sa proteksyon sa paggawa (na nalalapat din sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad) sa pagkakasunud-sunod, at hindi ayon sa petsa, upang ang organisasyon ay may pare-parehong pagbilang ng mga order.

Pagpaparehistro ng mga dokumento sa mga tanong at sagot

Numero ng pagpaparehistro dokumento - multifunctional props. Bilang karagdagan sa pangunahing layunin nito - ang serial numbering ng mga dokumento, ang index ng dokumento ay tumutulong upang malutas ang iba't ibang mga gawain. Ayon sa mga huling serial number sa katapusan ng taon, maaaring masubaybayan ng isa ang paglaki sa dami ng mga daloy ng dokumento na dumadaan sa organisasyon, at samakatuwid ay sa pamamagitan ng sekretarya, na nagpapahiwatig ng pagtaas ng personal na kargamento at maaaring maging batayan para sa legal na pangangailangan tungkol sa pagpapalaki sahod o dagdagan ang mga tauhan ng kalihiman.

GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon. pinag-isang sistema organisasyonal at administratibong dokumentasyon. Ang mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento "ay nagbibigay-daan, sa pagpapasya ng organisasyon, upang madagdagan ang mga serial registration number na may mga indeks ng pagkakakilanlan (sugnay 3.12), na nag-aambag sa paglutas ng mga problema ng agarang paghahanap para sa isang partikular na dokumento.

Kaya, ang pag-numero ng mga papalabas na titik ay pupunan ng code ng yunit na nagpasimula ng dokumento. Upang maiwasan ang pagkalito sa kahulugan ng isang administratibong dokumento, ang mga order ng tauhan ay binibilang na may nakatalagang index SA (tauhan) o LS (sa pamamagitan ng mga tauhan), kaugalian na dagdagan ang numero ng order ng sulat R .

Kapag ang isang kahilingan ay natanggap upang maghanap ng isang dokumento, ang kalihim sa pamamagitan ng numero, mas tiyak, sa pamamagitan ng isang karagdagang nakatalagang index, ay madaling malaman kung aling file (folder) ang hahanapin nito, halimbawa:

No. 26-r- sa mga order;

Hindi. 26-ls- sa mga order para sa mga tauhan;

26-opera- kabilang sa mga minuto ng mga pulong sa pagpapatakbo.

Sa pamamagitan ng pagdaragdag sa serial number ng natanggap na dokumento kasama ng liham F (fax) o E (Email) maaari mong lutasin ang problema ng accounting para sa paraan ng paghahatid ng isang sulat sa iyong organisasyon nang hindi dinadagdagan ang mga form ng pagpaparehistro (mga log).

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay batay sa mga sumusunod na pangunahing patakaran.

Isang pagpaparehistro. Ang isang dokumento sa loob ng mga dingding ng isang institusyon ay nakarehistro nang isang beses (kapag nilikha o natanggap). Ang dokumento ay naglalakbay mula sa departamento patungo sa departamento sa ilalim ng sarili nitong natatanging numero, i.e. mga panloob na dibisyon, na natanggap ang dokumento, isaalang-alang ito sa ilalim ng orihinal na itinalagang index, at huwag magtalaga ng bago. Nalalapat ang panuntunang ito sa parehong administratibong dokumentasyon at opisyal na sulat.

Ang pagiging maagap ng pagpaparehistro. Ayon sa sugnay 16 ng Mga Panuntunan para sa Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Bodies, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477 (tulad ng susugan noong Setyembre 7, 2011), ang pagpaparehistro ng mga natanggap na dokumento ay isinasagawa sa araw ng pagtanggap, nilikha - sa araw ng pagpirma o pag-apruba o sa susunod na araw ng trabaho. Ang ganitong mga kinakailangan ay nabibigyang katwiran sa pamamagitan ng katotohanan na ang pagkaantala ng dokumento sa yugto ng pagpaparehistro ay binabawasan ang oras para sa aktwal na pagpapatupad sa tinukoy na petsa. Ang ganitong pagkaantala ay maaaring mangyari para sa mga empleyado o maging sa buong institusyon, anuman ang anyo ng pagmamay-ari, negatibong kahihinatnan. Ang pamamaraan at mga tuntunin ng pagpaparehistro ay dapat na makikita sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ng isang partikular na kumpanya.

Paghihiwalay ng mga pagpaparehistro. Ang bawat uri ng dokumento ay may sariling hiwalay na pagpaparehistro. Kaya, sa magkahiwalay na mga form sa pagpaparehistro ay isinasaalang-alang:
papasok na sulat (papasok na mga dokumento);
papalabas na mga dokumento;
panloob na memo;
mga order para sa pangunahing negosyo;
mga order ng tauhan;
mga order;
minuto ng lupon ng mga direktor;
mga protocol ng mga pulong sa pagpaplano (RAM), atbp.

Ang pagpaparehistro ay isinasagawa sa loob ng isang taon ng kalendaryo. Bawat taon sa Enero 1, ang pagnunumero ng halos lahat ng uri ng mga dokumento (mga order, papasok at papalabas na mga sulat, protocol, atbp.) ay ni-reset sa zero. Ang pagbubukod ay ang mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan. Ang mga imbentaryo na ito ay may isang numero at tuloy-tuloy na pagbilang ng mga item sa buong panahon ng pagkakaroon ng organisasyon.

Pagkumpleto ng pagmuni-muni ng impormasyon tungkol sa dokumento sa panahon ng pagpaparehistro. Kapag nagpapasok ng data ng pagpaparehistro sa journal (database), ang lahat ng impormasyong magagamit sa dokumento ay ipinahiwatig: index, petsa, sanggunian sa numero at petsa ng kahilingan, ang pangalan ng addressee/correspondent, at ang nilalaman nito ay inilarawan sa bilang maraming detalye hangga't maaari. Bilang karagdagan sa impormasyong tradisyonal na isinasaalang-alang, ang mga form ng accounting ay dapat dagdagan ng mga column na magpapakita ng karagdagang impormasyon na kadalasang hinihiling ng mga empleyado o mga customer (halimbawa, ang paraan ng pagpapadala). Ang listahan ng mga palatandaan na dapat isaalang-alang ay dapat na nakasulat sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Pagkakatulad mga talaan ng pagpaparehistro anuman ang anyo nito o ang anyo ng resibo (paglikha) ng dokumento. Ang accounting para sa mga dokumento sa isang organisasyon ay binuo alinsunod sa parehong mga patakaran, anuman ang tinatanggap na paraan ng pagpaparehistro: sa pamamagitan ng kamay sa isang journal, sa Excel, o paggamit ng isang dalubhasang programa sa pamamahala ng elektronikong dokumento.

Isaalang-alang ang ilan kongkretong mga halimbawa nauugnay sa pagpaparehistro ng mga dokumento.

Dapat bang i-flash ang mga log para sa papasok at papalabas na mail?

Ang firmware ng dokumento ay isa sa mga katangian ng pagpaparehistro ng mga dokumento ng mahigpit na pananagutan at / o mga dokumento ng isang permanenteng panahon ng imbakan. Ang mga log para sa pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na sulat ay hindi kabilang sa kategorya ng mahigpit na pag-uulat, at ang kanilang panahon ng imbakan ay 5 taon. Bukod dito, maaaring itago ang log ng pagpaparehistro sa elektronikong pormat. Kaya, flash species na ito hindi kinakailangan ang mga log.

Kailangan ko bang magrehistro ng mga liham na ipinadala sa pamamagitan ng fax? Naka-log ba ang mga mensaheng email?

Ito ay kinakailangan upang makilala sa pagitan ng mga uri ng mga dokumento at ang mga paraan ng kanilang paghahatid: ang mga panuntunan sa pagpaparehistro ay pantay na nalalapat sa mga liham na natanggap sa pamamagitan ng fax, e-mail, inihatid ng courier o natanggap ng "feedback" mula sa opisyal na website ng organisasyon.

Hindi palaging ipinapayong lumikha ng hiwalay na mga form sa pagpaparehistro para sa accounting para sa mga dokumento na natanggap ng opisina sa isang hindi karaniwang paraan. Kung may pangangailangan na ayusin ang paraan ng pagtanggap ng dokumento sa opisina, mas maginhawang magpasok ng isang code ng pagkakakilanlan sa numero ng "papasok" ng pagpaparehistro ( F - Fax, EP - e-mail), o dagdagan ang log ng pagpaparehistro (database) ng naaangkop na hanay, kung saan ipahiwatig ang paraan ng paghahatid.

Ang isa pang tanong ay kung obligado ang organisasyon na sagutin ang facsimile o elektronikong dokumento, ibinigay na sa ating bansa, ayon sa kaugalian, ang kahalagahan ng dokumento ay ibinibigay ng "live" na pirma ng may-akda, at ang ilang mga kahilingan (tungkol sa personal na data, tungkol sa paggalaw ng mga pondo sa account ng nagbabayad ng buwis) ay ganap na hindi wasto nang walang isang "live" na selyo. Ngunit ang isyung ito ay lampas sa kapangyarihan ng kalihim.

1. Posible bang magrehistro ng mga order pagkatapos ng isang kaganapan na naganap na, halimbawa, isang utos na magtalaga ng isang responsableng tao mula 06/01/2012 upang mairehistro sa 06/10/2012?

2. Sa institusyon, ang mga order at tagubilin ay nakarehistro sa nakaraang petsa at numero sa pamamagitan ng isang fraction (halimbawa, 15/1, 15/2). Paano ipaliwanag na hindi katanggap-tanggap na gawin ito?

Sa Art. 4 Civil Code Russian Federation, ito ay malinaw na nakasaad na ang mga gawa batas sibil Wala retroaktibo, anumang mga gawaing pang-administratibo ay inilalapat sa mga relasyon na lumitaw pagkatapos ng kanilang pagpasok sa puwersa.

Ayon sa sugnay 3.11 R GOST 6.30-2003, ang petsa ng dokumento ay ang petsa ng pagpirma nito. Bago ang petsang ito, pumasok ang dokumento legal na puwersa hindi pwede. Isipin na pagkaraan ng ilang panahon ay nalaman ang ilang negatibong katotohanan para sa panahon mula Hunyo 1 hanggang Hunyo 10, na may kasamang angkop na kahihinatnan (parusa) para sa taong hinirang na responsable. Paano mapapatunayan ng isang empleyado ang kanyang pagiging inosente? Bukod dito, paano niya mapipigilan ang paglitaw ng katotohanang ito o matutupad ang utos sa oras, na sa oras na iyon ay walang nagbigay sa kanya?

Sa anumang kaso, ang isang empleyado ay dapat managot o ipagkatiwala sa pagsasagawa ng isang gawain nang retroactive.

Anong mga dokumento ng regulasyon ang kumokontrol sa pagpaparehistro ng mga panloob na order para sa organisasyon? Maaari bang ilagay ang numero ng order ayon sa petsa, halimbawa, No. 30/08?

Ngayon, ang mambabatas ay hindi nagtatag ng mahigpit na mga patakaran para sa pagtatalaga ng mga numero ng pagpaparehistro sa mga panloob na dokumento. Ang bawat kumpanya ay may karapatang tumanggap ng anumang anyo ng pagpaparehistro, pag-aayos ng mga ito sa sarili nitong mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Kasama nito, inirerekomenda ng GOST R 6.30-2003 ang paggamit mga numero ng pagkakasunud-sunod, na maaaring dagdagan sa paghuhusga ng organisasyon na may index ng kaso ayon sa nomenclature ng mga kaso, impormasyon tungkol sa correspondent, performers, atbp.

Ayon sa kaugalian, ang mga order ng organisasyon ay nahahati sa dalawang pangunahing grupo: ayon sa pangunahing aktibidad at ayon sa mga tauhan. Ang pagpaparehistro ng mga order ay isinasagawa nang hiwalay para sa bawat pangkat sa pamamagitan ng gross numbering sa loob ng taon ng kalendaryo. Upang maiwasan ang pagkalito at pagkadoble, kaugalian na dagdagan ang mga bilang ng mga order ng tauhan gamit ang liham SA (tauhan) o LS (ng mga tauhan).

Dapat pansinin na ang mga alituntunin sa larangan ng gawaing pang-opisina ay hindi biglang lumitaw: bawat isa sa kanila ay hinasa sa paglipas ng mga taon sa pamamagitan ng pagsubok at pagkakamali. Ngayon, ang pagsunod sa mga simpleng patakaran, na pantay na angkop para sa maliliit na kumpanya at malalaking pag-aari, ay nagpapahintulot sa kalihim na lumipat mula sa organisasyon patungo sa organisasyon nang walang pagkawala ng propesyonalismo, pati na rin ang negosyo mismo na bumuo nang walang karagdagang mga gastos para sa kardinal na pag-format ng mga karaniwang proseso ng dokumentasyon.

Ang iminungkahing opsyon sa pagnunumero ng order (ayon sa petsa) ay may malaking disbentaha - hindi ito angkop para sa isang kumpanya kung saan maaaring maglabas ng higit sa isang order bawat araw. Nasaan ang garantiya na ang isang maliit na pang-eksperimentong negosyo ay hindi lalago sa isang malaking pang-industriyang hawak bukas?

Sa aming organisasyon, ang lahat ng mga titik ay nakarehistro ng mga tagapagpatupad sa journal nang nakapag-iisa, i.e. sinumang tagapagpatupad na naghahanda ng mga liham ay maaaring, sa kawalan ng isang sekretarya, nang nakapag-iisa na magrehistro ng papalabas na dokumento. Posible bang magrehistro nang walang kaalaman ng sekretarya at ang mga empleyado ng negosyo ay may karapatan sa libreng pag-access sa mga log ng pagpaparehistro? Posible bang i-convert ang registration log sa isang electronic form (halimbawa, sa Excel format), at hindi gamitin ang tradisyunal na papel log sa lahat?

Tinutukoy ng organisasyon ang form ng pagpaparehistro (sa isang notebook, Excel o EDMS) at ang pamamaraan para sa paggawa ng mga entry sa sarili nitong. Kasabay nito, ang kawalan ng isang sekretarya sa lugar ng trabaho ay hindi dapat huminto o magpabagal sa mga proseso ng negosyo. Ngayon, ang desentralisadong pagpapanatili ng isang solong database ng accounting sa electronic form ay nagiging unting popular. Upang gawin ito, gumagamit sila ng isang karaniwang network ng computer, na nagpo-post ng accounting log sa publiko. Upang maiwasan ang sinadya o hindi sinasadyang pagbaluktot ng impormasyon na naipasok na, ang proteksyon ng data ay dapat ibigay, pati na rin ang isang pagkakaiba-iba na diskarte sa pagbibigay ng mga karapatan sa pag-access sa database sa mga tauhan: ang mga empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina ng yunit ng istruktura ay binibigyan ng karapatan na gumawa ng mga bagong entry, habang ang natitirang mga kawani ay maaari lamang gumamit ng impormasyon para sa pag-browse (paghahanap).

Paglipat sa mga elektronikong anyo Ang accounting ng dokumento ay nagbubukas ng mga bagong pagkakataon sa larangan ng trabaho sa opisina, pinapadali ang proseso ng pagpaparehistro, pati na rin ang makabuluhang pagbawas sa oras ng kalihim na ginugol sa paghahanap ng impormasyon tungkol sa isang papasok (ipinadala) na dokumento sa kahilingan ng mga kasamahan at kliyente.

Posible bang panatilihin ang pinag-isang mga rehistro ng pagpaparehistro ng papasok, papalabas at panloob na dokumentasyon ng organisasyon (para sa lahat ng mga dibisyon ng istruktura nang sabay-sabay) o dapat bang magkaroon ng sariling mga journal ang bawat dibisyon?

Upang matiyak na epektibo search engine ipinapayong magkaroon ng pinag-isang accounting log ang isang organisasyon para sa mga papasok na sulat mula sa labas, para sa mga dokumentong ipinadala, gayundin para sa panloob. mga dokumentong pang-administratibo. Sa mga journal na ito, ang katotohanan ng pagtanggap, pagpapadala, paglalathala ng mga dokumento ng organisasyon ay naitala. Ngunit kinakailangan upang ayusin ang pagpaparehistro ng serbisyo at mga memorandum, na isinasaalang-alang ang istraktura ng kumpanya: sa malalaking organisasyon, ang mga dibisyon ng istruktura ay maaaring nakapag-iisa na panatilihin ang isang journal ng mga dokumentong ito, sa maliliit na kumpanya ang tungkuling ito ay maaaring italaga sa kalihim.

Ngunit kasama ng pagpaparehistro, ang organisasyon ay dapat magtatag ng mga talaan ng pagpasa ng lahat ng mga dokumentong ito sa pagitan ng mga panloob na dibisyon ng istruktura. Ang accounting na ito ay nakakamit sa iba't ibang paraan:

ang paglipat ng mga dokumento mula sa departamento patungo sa departamento ay maaaring isagawa sa pamamagitan ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon, na kumukuha sa susunod na yugto ng buhay ng dokumento;
ang mga yunit ng istruktura ay maaaring nakapag-iisa na magtago ng mga talaan ng mga dokumentong dumadaan sa kanila;
ang accounting para sa paggalaw ng isang dokumento sa loob ng kumpanya ay naitala ng electronic document management system.

Kinakailangan na makilala ang accounting ng isang dokumento mula sa pagpaparehistro nito. Kaya, ang isang dokumento na natanggap mula sa isang third-party na organisasyon ay nakarehistro sa pagtatalaga ng isang papasok na numero ng sekretarya (awtorisadong empleyado). Ang pagkakaroon ng pagtanggap ng naturang dokumento, ang empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina ng istrukturang yunit ng organisasyon ay nagpasok ng impormasyon tungkol dito sa kanyang rehistro sa ilalim ng numero kung saan ang dokumento ay pumasok sa organisasyon.

1. Ang aming fic department Sa kinokontrol ang pagpasa ng bawat dokumento na pumapasok sa departamento, kasama. panloob - serbisyo, memorandum. Naniniwala ang pinuno ng departamento ng mga tauhan na ito ay kung paano namin pinapataas ang daloy ng dokumento, dahil ang mga panloob na dokumento ay hindi napapailalim sa pagpaparehistro. Mayroon bang regulasyon na nagsasabing dapat irehistro ang mga naturang dokumento?

2. Sa aming organisasyon, hindi kami nagrerehistro ng maliit na daloy ng dokumento at mga panloob na dokumento. Ang lahat ng paliwanag, memorandum at memo ay itinatago ng mga pinuno ng mga istrukturang dibisyon sa mga folder. tama ba ito? Kung kailangan nilang magparehistro, sino ang dapat gumawa nito (bawat departamento o kalihim)? Ang mga dokumento sa kasong ito ay dapat na nakarehistro sa isang journal o sa ilang?

Ang dami ng daloy ng dokumento ay ang bilang ng mga dokumentong dumadaan sa isang organisasyon o dibisyon nito. Mayroong tatlong pangunahing stream:

papasok - mga dokumentong natanggap mula sa mga third-party na organisasyon;
papalabas - mga dokumento na nilikha para sa pagpapadala sa labas ng organisasyon;
panloob - ang mismong serbisyo at memo, mga pahayag ng mga empleyado, pati na rin ang mga utos, protocol, kilos, atbp.

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay isinasaalang-alang ang mga dokumentong ito, ngunit hindi nakakaapekto sa kanilang numero sa anumang paraan. Hindi alintana kung ang tala ng serbisyo ay nakarehistro o hindi, tumataas ito ng 1 ang bilang ng mga nilikha (dumating para sa pagpapatupad) panloob na mga dokumento. Sugnay 3.4.9 mga rekomendasyong metodolohikal sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad, na inaprubahan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76, ay nagbibigay para sa pag-aayos sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ang lugar at paraan ng pagrehistro ng panloob na impormasyon at mga dokumento ng sanggunian ( mga ulat, opisyal, analytical na tala, sertipiko, atbp.), ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon.

Ang mga memo at memorandum ay maaaring irehistro sa lugar ng publikasyon (sa isang istrukturang yunit) o sa gitna ng kalihim. Ang pagpili ng paraan ng pagpaparehistro ay depende sa istraktura ng organisasyon at dapat na tinukoy sa mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Ang isa pang isyu ay ang pagpaparehistro ng mga panloob na dokumento ay maaaring makapagpabagal sa pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga kagawaran, na naglalagay ng karagdagang pasanin sa mga empleyado ng departamento, ngunit ito ay mas mahusay kaysa sa kinakailangan ng pinuno ng departamento ng mga tauhan na "tandaan" ang impormasyon tungkol sa lahat. memo at ang kanilang kapalaran sa hinaharap.

1. Ang mga bill para sa isang buwan ay nasa isang sobre. Paano irehistro ang mga ito: ang lahat ng mga account sa ilalim ng parehong numero o bawat account ay dapat italaga ng sarili nitong numero ng pagpaparehistro?

2. Anong mga dokumento ang nakarehistro sa serbisyo ng DOW? Kailangan ko bang magrehistro ng mga dokumento sa accounting?

Sa trabaho sa opisina, mayroong tatlong autonomous na daloy ng dokumento: pangkalahatang mga dokumento, tauhan at accounting. Ang lugar ng responsibilidad ng kalihim ay kinabibilangan ng mga pangkalahatang dokumento, ang pamamaraan para sa pagtatrabaho na tinutukoy ng mga tagubilin sa trabaho sa opisina.

pagkuha

(inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76)

3.4.2. Pagtanggap at paunang pagproseso ng mga papasok na dokumento

Kasama sa mga dokumentong hindi napapailalim sa pagpaparehistro ang mga dokumentong hindi nangangailangan ng pagpapatupad at hindi naglalaman ng impormasyong ginagamit para sa mga layunin ng sanggunian, halimbawa: mga imbitasyon, mga liham ng pagbati, mga telegrama, tiket, mga plano, mga programa ng mga seminar, kumperensya, symposium at iba pang katulad na mga kaganapan, mga dokumento sa accounting, logistik, pagpaplano, mga dokumentong pinansyal na natanggap nang wala cover letter* , mga dokumentong pang-promosyon, komersyal na alok, mga nakalimbag na edisyon, pinag-isang mga anyo at papeles, atbp.

Passage (kabilang ang accounting) mga dokumento sa accounting(mga account, kilos, mga order sa pagbabayad, atbp.) ay kinokontrol ng Patakaran sa Accounting ng organisasyon, na binuo ng punong accountant, at nasa loob ng kakayahan ng kawani ng accounting.

Gayunpaman, sa pagsasagawa, karaniwan na ang sekretarya ay sisingilin sa pagkawala ng accounting account, acts, atbp. Upang maiwasan ang mga salungatan, ang mga sekretarya ay napipilitang panatilihin ang mga talaan ng mga pangunahing dokumento ng accounting na natanggap sa pamamagitan ng koreo. Kasabay nito, hindi kinakailangang isaalang-alang nang hiwalay ang bawat invoice at pagkilos na natanggap mula sa isang organisasyon sa isang sobre - ipahiwatig lamang ang pangalan ng organisasyong ito at Pangkalahatang Impormasyon tungkol sa mga nilalaman ng sobre (tingnan ang halimbawa).

HALIMBAWA

Fragment ng rehistro ng mga papasok na dokumento

Posible bang magrehistro ng mga order na may isang fraction

Fedor Regular Dis 8 2011, 22:04

Lexandra Guru Dis 9 2011, 08:23

Kadrovichka Guest Dis 9 2011, 11:52

Talaga, ito ay posible. Ang anumang organisasyon ay dapat magkaroon ng sarili nitong panloob na mga tagubilin para sa pagsasagawa ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Ang pagkakasunud-sunod ng pagnunumero ay maaaring mairehistro dito.
Kung matino nating tinatasa ang posibilidad ng paglalagay ng mga praksyon, ang tanong ay lumitaw: bakit dapat nating numero ang mga order na may iba't ibang mga numero? Ilagay ang numero 1, pagkatapos ay numero 1/1. at iba pa hanggang sa katapusan ng taon. Ang huling order ay magiging numero 1/100001.
Sa kabilang banda, lahat tayo ay buhay na tao at lahat tayo ay nagkakamali. Maaaring may mga pagkakataon na kailangang gumawa ng mga order sa ibang pagkakataon. Samakatuwid, iminumungkahi ko ang pagpipiliang ito: araw-araw - isang bagong numero at lahat ng mga order sa araw na ito na may mga fraction. Halimbawa, noong Disyembre 2, ang lahat ng mga order mula sa No. 45, 45/1, 45/2, atbp., noong Disyembre 3, 46, 46/1, atbp. Ngunit muli, ang tanong ay lumitaw: paano kung ang mga utos ay inilabas noong Disyembre 2 at 4, at pagkatapos ay biglang lumabas na ang utos ay dapat na mailabas nang retrospektibo sa Disyembre 3, at ano ang dapat gawin? At upang ipakita ang pagkamalikhain at katalinuhan at ayusin ang mga dokumento upang ang utos ay magkabisa sa Disyembre 3, ngunit mula sa ika-2.

Kautusan ng Ministri ng Paggawa ng Russia na may petsang Disyembre 28, 2017 Blg. 888n SA PAGPAPATIBAY NG LISTAHAN NG MGA INDIKASYON AT KONTRA-INDIKASYON PARA SA PAGBIBIGAY NG MGA KAPANASANANG TAO NG MGA TECHNICAL REHABILITATION FACILITIES Alinsunod sa subparagraph 5.2.107 ng Ministry of Labors at […]

ANO ANG MAHALAGANG MALAMAN TUNGKOL SA BAGONG DRAFT SA MGA PENSION Mag-subscribe sa balita Isang sulat upang kumpirmahin ang iyong subscription ay naipadala sa e-mail na iyong tinukoy. 01 Abril 2016 Mga pensiyon sa ilalim ng pensiyon ng estado […]

Maaaring magsampa ng demanda laban sa isang tagapag-empleyo sa lugar na tinitirhan, anuman ang kontraktwal na hurisdiksyon. Ang organisasyon ay nagsampa ng petisyon sa korte […]

Patent para sa mga indibidwal na negosyante sa Bashkiria na may petsang Oktubre 29, 2012 N 592-z SA PATENT SYSTEM OF TAXATION SA REPUBLIC OF BASHKORTOSTAN Pinagtibay ng State Assembly - Kurultai ng Republic of Bashkortostan noong Oktubre 24, 2012. Sa pamamagitan ng Batas na ito sa […]

Sa bawat kumpanya, anuman ang laki, aktibidad, kita at iba pang mga tagapagpahiwatig nito, mga opisyal na dokumento na may pirma ng pinuno at selyo ng organisasyon.

Sa pagpapatupad ng pamamahala ng dokumento, isa sa mga mahalagang aksyon ay ang pagnunumero ng dokumento. Hindi ito ipinatupad sa lahat ng kaso.

Ang dokumentasyon ay dapat bilangin para sa pag-order nito. Entidad ay may karapatang independiyenteng magtatag ng sarili nitong sistema ng pamamahala ng dokumento, gayundin ang pagkakasunud-sunod ng pagnunumero nito.

Ano ito: konsepto at kakanyahan

Ang pagnunumero ay kumakatawan pagtatalaga ng sequence number sa isang dokumento.

Ang numero ay inilalagay sa araw ng pagpirma ng papalabas na sulat at sa araw ng pagtanggap ng papasok na sulat.

Ang pagtatalaga ay isang senyales na mayroon siya legal na epekto. Ang proseso ng paglalagay ng numero ay nangangahulugan ng pagpaparehistro nito sa pangkalahatang sistema ng pamamahala ng dokumento ng negosyo. At hindi na posibleng tanggalin at tanggalin ang naturang dokumento.

Nagmumultuhan ang numbering pangunahing layunin:

systematization ng mga dokumento sa enterprise;
maginhawang paghahanap;
pagpapatupad ng mga aksyong kontrol para sa nilagdaang dokumentasyon.

Kung ano ang umiiral

Ang pagnunumero ay maaaring papasok at papalabas na may dokumentasyong natanggap mula sa isang third-party na organisasyon o sa labas ng organisasyon, ayon sa pagkakabanggit.

Ang pagnunumero ay maaaring awtomatiko o manwal. Bilang isang patakaran, ang pangalawang paraan ng paglalagay ng numero ay ginagamit, dahil dapat itong italaga pagkatapos mapirmahan ng responsableng tao ang dokumento. Kapag awtomatikong itinalaga, itinatakda ito ng operating program sa oras ng compilation bago pumirma.

Ang numero (index) mismo ay maaaring numeric, alphanumeric at may halong mga character. Maaaring gamitin nang hiwalay ang numeric code (halimbawa, No. 156), alphabetic at symbolic kasama ng numeric (halimbawa, 12-11/158 o 12-k, atbp.). Ang mga liham ay kadalasang ginagamit sa mga dokumento ng tauhan at isang pagtatalaga ng isang uri o iba pa, halimbawa, isang order para sa trabaho - "p", para sa isang paglalakbay sa negosyo - "k", atbp.

Sa ilang mga kaso, upang maiwasan ang pagdoble, itakda mga hangganan ng numero. Halimbawa, No. 1 - 100 - mga order para sa pagpasok, No. 101 - 200 - para sa pagpapaalis.

Ang paraan ng pagnunumero ng dokumento ay pinili ng kumpanya mismo, tulad ng ipinahiwatig sa lokal mga legal na gawain. Kung may mga pagbabagong ginawa, makikita ito doon. Gayunpaman, maaari mong baguhin ang paraan ng pagnunumero mula lamang sa simula ng isang bagong taon ng kalendaryo.

Ang mga dokumento sa pangunahing aktibidad ay binibilang hiwalay sa dokumentasyon ng tauhan. Maaari kang awtomatikong mag-numero programa sa trabaho(pinaka madalas 1C), at mano-mano.

Para sa tamang pagtatalaga, ginagamit ang log ng pagpaparehistro (libro ng pagpaparehistro). Sinasalamin nito ang petsa, numero, nilalaman at impormasyon tungkol sa mga taong nag-compile at pumirma sa order.

Kung ang daloy ng trabaho ng kumpanya ay malaki, kung gayon, bilang karagdagan sa mga numero, mayroon ding mga titik sa komposisyon. Kadalasan, ginagamit ang mga pagtatalaga ng liham para sa mga dokumentong may iba't ibang panahon ng pagpapanatili.

Maaaring gawin ang pagpaparehistro sa pamamagitan ng pagpasok ng numero, petsa at pangalan sa log ng pagpaparehistro o ang mga pangunahing katangian sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Pumili ang kumpanya ginustong paraan ng pagpaparehistro. Sa ilang mga kaso, ang parehong mga uri ay ginagamit. Ito ay hindi isang ipinag-uutos na pamamaraan, ngunit isinasagawa upang kaligtasan at pagiging maaasahan.

Ang log ng pagpaparehistro ay pinagsama-sama sa hard copy at kumakatawan sa isang talahanayan na may mga pangalan ng column. Ang anyo ng naturang journal, pati na rin ang nilalaman, ay itinatag ng legal na entity.

Ang pagnunumero ay ginagawa depende sa mga uri ng mga order sa kumpanya.
Oo, stand out ang mga sumusunod na gawain:

pangunahing;
ng mga tauhan;
administratibo at pang-ekonomiya.

Depende sa iba't, ang lugar sa sistema ng pamamahala ng dokumento ng kumpanya, pagnunumero, at ang buhay ng istante ay tinutukoy.

Sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad

Kabilang dito ang mga order:

sa pagtatatag ng isang kumpanya;
sa pag-apruba ng iskedyul ng estado;
sa pag-apruba ng iskedyul ng mga bakasyon o mga paglalakbay sa negosyo;
sa paglikha ng hiwalay na mga dibisyon ng istruktura ng organisasyon;
sa mga pagsasanib sa iba pang mga negosyo;
sa muling pag-aayos o pagpuksa;
iba pang nauugnay sa mga aktibidad ng kumpanya.

Ang mga order, bilang panuntunan, ay nahahati depende sa panahon ng imbakan para sa pagtatalaga ng mga numero ng pagpaparehistro.

Ang mga order tungkol sa pangunahing aktibidad ay mayroong numero ng pagpaparehistro na binubuo ng mga numero at palatandaan, o mga numero lamang. Ang mga pagtatalaga ng liham ay pangunahing ginagamit para sa pagnunumero ng mga order ng tauhan.

Mga tauhan

Kasama sa mga order na ito ang buong daloy ng dokumento tungkol sa mga empleyado ng enterprise. Mga uri ang mga sumusunod:

tungkol sa pagkuha;
sa paglipat ng isang empleyado;
sa mga bonus ng empleyado;
tungkol sa pagtaas;
tungkol sa pagpapaalis;
sa aksyong pandisiplina;
tungkol sa isang paglalakbay sa negosyo;
tungkol sa pagsasanay, atbp.

Sa madaling salita, ang lahat ng mga aksyon na may kaugnayan sa mga empleyado ng kumpanya ay naayos sa pamamagitan ng mga order na nauugnay sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan.

Mga Halimbawa at Sample

Nasa ibaba ang mga halimbawa ng mga dokumentong naglalaman ng numero.

Ang order na ito ay binubuo ng mga numero at mga palatandaan. Ang mga numerong "02" ay nagpapahiwatig ng bilang ng departamento sa pamamagitan ng isang fraction. mga numero "17" - serial number mula sa simula ng taon.

Ang susunod ay binubuo ng mga numero, palatandaan at titik. Kung saan, ang numerong "15" ay ang numero sa pagkakasunud-sunod, at sa pamamagitan ng fraction, ang pagtatalaga ng titik na "OD" - ayon sa pangunahing uri ng aktibidad.

At sa wakas, ang pangatlo, na ang index ay binubuo ng eksklusibo ng mga numerong "12".

Gaya ng nakasaad sa itaas, lahat ng dokumentasyon ay naitala at makikita sa log ng pagpaparehistro. Kasama sa rehistro ng mga order para sa pangunahing aktibidad ang bilang ng order, petsa nito, buod, impormasyon tungkol sa responsableng tao at ang compiler, pati na rin ang deadline para sa mga komento.

Ang log ay nagpapahiwatig din ng simula ng pagpuno at pagtatapos nito. Sa dulo, inilalagay ang selyo at lagda ng taong responsable sa pagpuno. Pagkatapos ay tinatahi ito sa mga nauna. Bilang isang tuntunin, ito ay pinagsama-sama at ginagamit sa buong taon ng kalendaryo.

Regulasyon sa regulasyon

Ang bawat organisasyon sa kurso ng mga aktibidad nito ay mga isyu at palatandaan iba't ibang mga dokumento. Legislatively Hindi ibinigay pangkalahatang sistema daloy ng dokumento sa loob ng negosyo, pati na rin ang pamamaraan ng pagnunumero.

Sa ilang partikular na katawan ng estado lamang ang mga naturang aktibidad ay kinokontrol ng mga order ng mas matataas na departamento kaugnay ng mga partikular na serbisyo. Kabilang dito ang: Federal Tax Service, Federal Treasury, Federal Service for Labor and Employment at iba pang ahensya ng gobyerno.

Ang mga hindi pang-estado na negosyo ay nakapag-iisa na bumuo ng mga patakaran para sa pagpapanatili ng sirkulasyon ng dokumento sa loob ng kanilang negosyo, na naayos ayon sa pagkakasunud-sunod. Ngunit ang mga patakarang ito ay hindi dapat sumalungat sa Federal Law "On Archival Affairs" na may petsang 10.22.2004 No. 125-FZ, pati na rin ang Decree of the State Standard of the Russian Federation "Sa pag-aampon at pagpapatupad ng State Standard of the Russian Federation" na may petsang 08.03.2003 No. 65-FZ at ang Order of the Ministry of Culture of Russia " Sa pag-apruba ng Listahan ng mga karaniwang dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan” na may petsang 25.08.2010 No. 558.

Kaya, ang pagkakasunud-sunod ng pamamahala ng dokumento sa negosyo ay itinatag ng organisasyon mismo at naayos mga opisyal na dokumento. Ang pamamaraan para sa pagtatalaga ng isang numero ng pagpaparehistro ay pinili batay sa laki ng organisasyon at ang bilang ng mga empleyado nito, pati na rin sa daloy ng dokumento sa buong negosyo.

Ang pamamaraang ito ay kinakailangan kapwa para sa kaginhawaan ng paggamit ng dokumentasyon ng organisasyon mismo, at para sa paggamit ng kontrol ng mga serbisyo ng third-party.

Posible bang italaga ang numero ng pagpaparehistro ng order sa pamamagitan ng isang fraction kung kailangan mong muling magpasok ng isang order sa pagitan ng mga nakarehistro na order, halimbawa: order na may petsang 03.03.2012 No. 1, sa susunod na 05.05.2012 No. 2, at sa pagitan ng sa kanila kailangan mong magpasok ng isang order na may petsang 03.04.2012 No. 1 / isa?

Sagot

Sa palagay ko ay malinaw sa iyo ang sagot: ayon sa mga patakaran ng trabaho sa opisina, at sa pangkalahatan, ayon sa mga patakaran ng aktibidad ng pangangasiwa, hindi ito magagawa. Sa kasong ito, ang tanong ay wala kahit na sa numero ng pagpaparehistro ng order, ngunit sa petsa nito. Tulad ng alam mo, ang petsa ng dokumento ay dapat na tumutugma sa petsa ng pagpirma nito o ang petsa ng kaganapan na naitala sa dokumento (ito ay naaangkop, halimbawa, sa mga minuto ng mga pagpupulong, ang petsa kung saan dapat tumugma sa petsa ng kaganapan, at hindi ang petsa ng protocol). Nalalapat ang unang tuntunin sa mga order, ang petsa ng order ay ang petsa ng pagpirma nito.

Kung ang order ay nakarehistro, tulad ng ibinigay sa iyong tanong, na may petsang 03/04/2012 No. 1/1, nangangahulugan ito na ang order ay aktwal na lumabas sa ibang pagkakataon kaysa sa order na may petsang 05/05/2012 No. 2, dahil kung ito ay hindi ang kaso, pagkatapos ay nairehistro mo ito para sa No. 3 na may kaukulang petsa - 05/05/2012 o mas bago.

Siyempre, may mga sitwasyon kung saan, sa ilang kadahilanan, nakalimutan nila o walang oras na mag-isyu ng isang order sa oras, kaya sa pagsasanay mayroong mga order na may mga numero sa pamamagitan ng isang fraction o may karagdagang titik (halimbawa, 12a), ngunit ito ay palaging nagpapahiwatig na ang aktwal na petsa ng compilation ay isa pa. Sa tingin ko kung meron man pagsubok, kung saan lalabas ang naturang utos, bibigyan ito ng pansin ng anumang korte.

GOST R ISO 15489-1-2007 “System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Pamamahala ng dokumento. Pangkalahatang mga kinakailangan» nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga dokumento. Alinsunod sa pamantayang ito, ang dokumento ay dapat na tunay, maaasahan, kumpleto, angkop para sa paggamit. Ayon sa pamantayan: "Ang isang dokumento ay tunay kung ito ay:

a) sumusunod sa itinatag na mga tuntunin;

b) nilikha o ipinadala ng isang taong awtorisadong gawin ito;

c) ay nilikha o isinumite sa oras na ipinahiwatig sa dokumento(na-highlight ko - V.Ya.).

Upang matiyak ang pagiging tunay ng mga dokumento, dapat ipatupad at idokumento ng mga organisasyon ang mga prinsipyo ng patakaran at mga pamamaraan ng kontrol para sa paglikha(na-highlight ko - V.Ya.), pagtanggap, paglilipat, pag-iimbak at pagpili (pag-withdraw) ng mga dokumento at sa gayon ay tinitiyak na ang mga tagalikha ng mga dokumento ay awtorisado na gawin ito at maaaring makilala, at ang mga dokumento ay protektado mula sa hindi awtorisadong pagdaragdag, pagtanggal , pagbabago, paggamit at pagtatago (pag-uuri) ...

Ang isang mapagkakatiwalaang dokumento ay isa kung saan ang nilalaman ay maaaring ituring na isang kumpleto at tumpak na representasyon ng mga transaksyon, aktibidad o katotohanan na kumpirmahin at mapagkakatiwalaan sa mga susunod na transaksyon o aktibidad. Ang mga dokumento ay dapat gawin sa panahon o kaagad pagkatapos ng transaksyon o sitwasyon kung saan nauugnay ang mga ito, ng mga taong may maaasahang kaalaman sa mga katotohanan, o sa pamamagitan ng karaniwang ginagamit sa negosyo ng pagsasagawa ng transaksyong ito.

Mula sa fragment na ito ng pamantayan ay sumusunod na ang pagpaparehistro ng mga dokumento "retroactive" ay isang matinding paglabag sa mga patakaran ng dokumentasyon.

Paano, pagkatapos ng lahat, ay nasa isang sitwasyon kung, halimbawa, ang utos ay hindi naibigay sa oras? Hayaang mailathala ito sa ibang pagkakataon kaysa sa kinakailangan, halimbawa, mga normatibong dokumento o ang sitwasyon mismo, ngunit may naaangkop na disclaimer sa teksto, kung maaari.

Halimbawa, kumuha ka ng isang tao, nagtapos ng isang kasunduan, ngunit hindi nag-isyu ng isang order para sa pagpasok sa oras. Sa sandaling natuklasan ang paglabag na ito, kinakailangan na mag-isyu ng isang utos, sa teksto kung saan ipinapahiwatig ang petsa ng pagtanggap sa empleyado. Ang petsa ng pagsisimula ng trabaho at ang petsa ng pagpapalabas ng kautusan ay mag-iiba, marahil ng higit sa tatlong araw, ayon sa pinapayagan ng Kodigo sa Paggawa, ngunit ito ay magiging mas tama, at ang pagkakasunud-sunod bilang isang dokumento ay magiging legal na makabuluhan, bagaman ito ay ipahiwatig na sa bahagi ng employer para sa ilang kadahilanan, ang itinatag na mga limitasyon sa oras para sa pag-isyu ng dokumento ay nilabag.

Alinsunod sa Kodigo sa Paggawa Russian Federation, ang employer ay dapat maging pamilyar sa empleyado laban sa lagda sa pagkakasunud-sunod ng pagpasok sa loob ng tatlong araw mula sa petsa ng pagsisimula ng trabaho. Samakatuwid, ang admission order ay maaaring maibigay sa loob ng tatlong araw na ito.

Ang pagbilang ng mga order sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan ay may mahalagang papel sa paggana ng kumpanya, anuman ang laki, istraktura at saklaw ng aktibidad nito.

Ang Human Resources ay ang sangay ng isang organisasyon na responsable para sa pagpapanatili ng mga talaan na may kaugnayan sa relasyon sa paggawa. Namely:

Paggawa ng mga entry sa mga libro ng trabaho;
Pagrehistro ng mga personal na file;
Paglikha ng mga order para sa mga tauhan;
pag-iskedyul ng mga bakasyon at staffing;
Pagbalangkas at pagbabago ng mga paglalarawan ng trabaho;
Imbakan at napapanahong paghahatid ng mga dokumento sa archive;
Mahusay na pag-amyenda ng mga dokumento;

Mga tuntunin ng pag-uugali

Ang numero ng pagpaparehistro ng order ay binubuo ng serial number at index nito. Ang pag-index ng order ay tinutukoy ng indibidwal na nomenclature ng mga kaso at ang mga patakaran para sa pagrehistro ng mga order sa enterprise. Sa kabila ng katotohanan na ang bawat organisasyon ay nagrereseta ng sarili nitong pagkakasunud-sunod ng pagnunumero para sa mga dokumentong pang-administratibo, mayroong isang tiyak na numero pangkalahatang tuntunin na sinisikap na sundin ng mga kumpanya. Namely:

Sa mga kumpanyang may maliit na daloy ng dokumento, hindi kinakailangang paghiwalayin ang mga order sa maraming uri. Ngunit hindi sila maaaring pagsamahin dahil magkaibang termino imbakan ng dokumento. Sa kasong ito, ang isang index ng titik ay idinagdag sa serial number ng order sa pamamagitan ng isang gitling o isang slash:

"LS" - mga tauhan (Mga order sa mga tauhan na may istanteng buhay na 75 taon);
"k" - mga frame (Mga order ng panandaliang panahon ng imbakan).

Sa mga organisasyong may malaking kawani ng mga empleyado at mga dokumentong pang-administratibo, isang buong sistema ng mga indeks ang binuo para sa bawat uri ng order:

"p" - pagkuha;
"y" - pagpapaalis;
"pr" - pagkuha ng mga manggagawa;
"k" - mga paglalakbay sa negosyo;
"VK" - mga panloob na paglalakbay sa negosyo;
"zk" - mga paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa;
"otd" - umalis nang walang bayad, para sa pagbubuntis at panganganak, para sa pangangalaga ng bata;
"ok" - regular holidays, bakasyon sa pag-aaral;

Sa isang tala! Para sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad, ang mga opisyal ng tauhan ay karaniwang gumagamit ng digital code. Nagdaragdag ang ilang organisasyon ng letter index, halimbawa, order No. 1-OD.

Maaaring mayroong maraming mga opsyon para sa pagnunumero at mga pagtatalaga ng index. Ang kanilang pagkakaiba-iba ay nakasalalay hindi lamang sa laki ng organisasyon, kundi pati na rin sa mga detalye ng mga aktibidad ng isang partikular na kumpanya.

Tandaan! Ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan, kasama ang pag-numero ng mga order, ay dapat iguhit sa lokal na dokumento mga kumpanya - posisyon sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan.

Bawat taon bago o hindi

Ang pag-numero ng mga order ay inirerekumenda na isagawa sa isang taunang pag-update ng pamamaraan ng pagkalkula. Mula sa unang araw ng trabaho ng bagong taon ng kalendaryo, ang order ay itatalaga sa No. 1. Maliban sa mga institusyon ng kultura at edukasyon, kung saan magsisimula ang taon ng negosyo sa Setyembre 1.

Ang ganitong sistema ay makakatulong hindi lamang sa pag-streamline ng mga administratibong dokumento, ngunit ihanda din ang mga ito para sa karagdagang pag-archive.

Log ng pagpaparehistro ng order

Pahina ng rehistro ng mga order para sa mga tauhan

Dahil ang pamamaraan para sa pagtatalaga ng mga numero sa mga order ay hindi itinatag sa antas ng pambatasan, ang mga opisyal ng tauhan ay nagpapanatili ng mga tala para sa pagpaparehistro ng mga order. Ang proseso ng pagpaparehistro ay pagkopya ng mga detalye mula sa dokumento at paglalagay ng data na ito sa isang espesyal na form ng pagpaparehistro.

Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay pinananatili sa enterprise nang hiwalay sa mga order para sa mga tauhan. Ito ay dahil sa iba't ibang lugar ng aktibidad at mga panahon ng imbakan. Ang pag-numero ng mga administratibong dokumentong ito ay dapat isagawa nang hiwalay. Magiiba ang mga log ng order.

Tandaan! Ang pagpaparehistro ng isang dokumento ay nagbibigay ng legal na puwersa, ito ay nagtatatag ng katotohanan ng paglikha o pagtanggap nito.

Ang batas sa paggawa ay hindi nag-oobliga sa mga negosyo na panatilihin ang mga rehistro ng mga order. Ang mga log ng pagpaparehistro ay binuo ng bawat kumpanya nang nakapag-iisa. Ngunit dapat silang maglaman ng hindi lamang pagnunumero, kundi pati na rin ang petsa ng pagpapatupad ng dokumento, mga detalye, buod at mga pirma ng mga responsableng tao.

Sa isang tala! Kapag nagrerehistro ng isang order para sa mga tauhan, kinakailangan upang ipahiwatig ang pangalan at posisyon ng empleyado. At sa utos na i-pin ang pundasyon - isang pahayag mula sa kanya.

Kaya, walang mahigpit na mga alituntunin para sa pagpapatupad ng isang sistema para sa accounting para sa pag-numero ng mga order. Pinipili ng bawat kumpanya ang sarili nitong pamamaraan, batay sa pagiging angkop at kaginhawahan.

Ano ang gagawin kung may error

Ang mga pagbabago sa isang naunang inilabas na kautusan ay pinahihintulutan na napapailalim sa isang nakahihimok na pangangailangan, pangunahin ang isang legal. Ang mga pag-amyenda sa utos ay kinakailangan kapag lumitaw ang mga pangyayari na gumagawa ng administratibong dokumento o isang hiwalay na talata nito bilang katotohanan o legal na hindi tumpak.

Ang pinakakaraniwang mga pangyayari ay kinabibilangan ng:

Mga pagbabago sa batas, sa mga regulasyon o lokal na kilos ang organisasyon mismo
Mga pagbabago sa personal na data ng mga empleyado kung saan nilikha ang mga dokumentong pang-administratibo
Mga pagbabago sa mga pangyayari ng isang partikular na oras at lugar, kung ang mga item na ito ay makabuluhan para sa isang naunang inilabas na order

Mahalaga! Ang gumawa ng mga pagbabago sa administratibong dokumento, ang muling pagsulat nito alinsunod sa mga bagong pangyayari, ay isang legal na hindi marunong magbasa!

Kinakailangang gumuhit ng isang utos upang amyendahan ang isang naunang inilabas na kautusan. Kabilang dito ang:

Mga dahilan ng pagbabago.
Dahilan para gumawa ng mga pagbabago.
Pagtukoy ng mga aksyon mga opisyal o yunit ng istruktura mga kumpanya na dapat nilang tuparin kaugnay ng pagbabago sa pagkakasunud-sunod.
Isang link sa order na babaguhin o ang posisyon sa loob nito, petsa, numero at pangalan nito.
Isang indikasyon ng empleyado na pinagkatiwalaan sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng dokumento.

Payo! Kapag gumagawa ng isang napakalaking listahan ng mga karagdagan at pagbabago, mas maginhawa upang mabuo ang mga ito sa isang hiwalay na aplikasyon. At sa pagkakasunud-sunod, ipahiwatig ang listahan ng mga pagsasaayos at isang link sa apendiks na ito sa pagkakasunud-sunod.

Ang isang utos na amyendahan ang isang naunang inilabas na kautusan ay inilabas sa papel na anyo. Ang mga gustong props ay kinabibilangan ng:

Pangalan ng Kumpanya;
Pangalan at petsa ng dokumento;
Numero ng pagpaparehistro;
Ang lugar kung saan inilabas ang kautusan;
Teksto ng dokumento;
Mga lagda ng mga responsableng tao;
Markahan ang tungkol sa tagapalabas;
Order ng pag-apruba ng visa (kung kinakailangan).

Tandaan! Ang batas ay hindi nagtatatag kung gaano karaming mga pagbabago sa utos ang maaaring gawin. Ang pamamahala ng organisasyon ang nagpapasya sa isyung ito mismo. Dapat itong lapitan mula sa isang makatuwirang panig, dahil ang paggawa ng mga pagbabago sa utos upang baguhin ang pagkakasunud-sunod ay magsasama ng pagkalito sa mga dokumento.

Mga sample na order numbering order

Ang negosyo ay nakapag-iisa na bumuo ng isang order sa pagkakasunud-sunod ng mga order ng pagnunumero, kung saan nagtatatag ito ng isang maginhawang order para sa paglalagay ng mga numero sa mga order, mga halaga ng index at iba pang mga probisyon, batay sa mga aktibidad ng organisasyon.

Limited Liability Company "AST"

TIN/KPP 7804491337/780401001

195198, St. Petersburg,
Lenina pr., 21, gusali 1, silid 309

ORDER #1

St. Petersburg

01/01/2016 ORDER KO:

Mula 2016, ipakilala ang alphanumeric indexing ng mga administratibong dokumento para sa mga tauhan ng AST LLC gamit ang mga sumusunod na alpabetikong indeks ng pagpaparehistro: mga order para sa pagkuha ng empleyado - P (recruitment);
2. mga utos ng pagwawakas kontrata sa pagtatrabaho(kontrata) sa isang empleyado - U (dismissal);
3. mga order upang ilipat ang isang empleyado sa ibang trabaho - PR (paglipat ng isang empleyado);
4. mga utos na magbigay ng bakasyon sa isang empleyado - O (bakasyon);
5. mga utos sa paglabag sa disiplina sa paggawa at produksyon - N;
6. iba pang mga order - K (frames).

Ang kontrol sa pagpapatupad ng utos na ito ay ipinagkatiwala kay Oleg Dmitrievich Ivanov, Pinansyal na Direktor.

Pangkalahatang Direktor A.S. Shapkin

Magbasa nang higit pa... Ang pagpaparehistro para sa seminar ay magaganap sa Mayo 24, 25 at 28. Round table Sa Abril 25, isang round table na "Foreign economic activity - changes in legislation" ang magaganap. Ang may-akda at nagtatanghal ay si Nagam Elena Rafailovna, Direktor ng Tax Strategy LLC, isang nagsasanay na consultant sa buwis. Magbasa nang higit pa...Mag-sign up para sa round table Mga konsultasyon ng Auditor lahat Sinasagot ng Certified tax consultant na si Roman Vyacheslavovich Guselnikov ang mga tanong. ang halaga ng may diskwentong item? Ang pagkakaiba sa presyo ay maaaring mag-iba nang maraming beses, kaya ang VAT ay maaaring ibang-iba. Mangyaring ituro ang mga sanggunian sa batas. Sagot… 04/16/2018: Nagtapos kami ng isang kasunduan sa ahensya para sa pagbili ng mga tiket para sa mga business trip sa pamamagitan ng bank transfer.

Posible bang gumamit ng mga fractional order number?

Ang isang numero na may isang titik ay karaniwang inilalagay kung ang order ay kailangang isagawa nang retroactive, at ang susunod na numero sa pagkakasunud-sunod ay nakuha na. Antalya 2009-04-17 09:19 Ang isang numero na may liham ay karaniwang inilalagay kung ang order ay kailangang isagawa nang retroactive, at ang susunod na numero sa pagkakasunud-sunod ay nakuha na.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 magsimulang bigyang-pansin ito, at itanong kung bakit ganoon 😉 i.e. kung isinasagawa nila ang utos sa ganitong paraan - hayaan ang lahat ng iba pa sa mga dokumento na maging maayos sa isyung ito, kung gayon hindi sila makakahanap ng kasalanan, ngunit titingnan nila nang mabuti ang lahat 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Karapatan mo ito ... walang mga dokumentong kumokontrol sa pagnunumero ng iyong dokumentasyon ...

Paano ako makakapag-order nang retroactive?

Posible bang gumamit ng mga fractional order number (order na may petsang 03.03.2012 No. 1, ang susunod na order No. 2 na may petsang 05.05.2012, at isang order na may petsang 03.04.2012 No. 1/1 ay dapat na maipasok sa pagitan nila)? Kalihim ng pinuno, rehiyon ng Arkhangelsk Posible bang gumamit ng mga fractional order number (order na may petsang 03.03.2012 No. 1, ang susunod na order No. 2 na may petsang 05.05.2012, at isang order na may petsang 03.04.2012 No. 1/1 ay dapat na maipasok sa pagitan nila)? Kalihim ng pinuno, rehiyon ng Arkhangelsk

Pansin

Dahil ang isang fractional na numero ng order ay maaari lamang lumitaw kung ang order ay inilabas, gaya ng sinasabi nila, nang retroactive, kung gayon maaari lamang magkaroon ng isang sagot sa tanong na ito: hindi mo magagawa ito. Sa tingin ko, hindi na kailangang ipaalala na ang petsa ng order (ang petsa ay ipinasok sa panahon ng pagpaparehistro) ay ang petsa ng pagpirma nito ng opisyal.

Ayon sa mga patakaran sa trabaho sa opisina, ang dokumento ay nakarehistro sa araw ng pagpirma nito o sa susunod na araw ng trabaho kung ang dokumento ay nilagdaan sa pagtatapos ng araw ng trabaho.

Tamang pagbilang ng mga order sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan

Ang ganda ng buhay!)) Marina ang Russian Federation, Saint-Petersburg #9 Marso 27, 2009, 10:50 sabihin nating nagbakasyon ang mga tao (kahit walang bayad sa bakasyon) Ilang beses ko itong naranasan, binalaan ang manager, ngunit hindi ako naabot, sa pangkalahatan ay tahimik ako tungkol sa ang iskedyul ng bakasyon. Hindi ako naglabas ng anuman, pagkatapos ay iniwan ko ang mga tao na may kasalukuyang numero at kasalukuyang serial number nag-book ng bakasyon.
Alam ko na ang paglabag na ito ay medyo malubha, at kung may mangyari sa isang tao sa ganoong bakasyon, hindi ko maalis ang aking ulo, ngunit hindi ako makakaakyat sa nakalipas na panahon, dahil. ang buwan ay sarado, ang mga numero ay inililipat lahat sa mga ulo ng aklat. Gusto kong maakit ang atensyon ng isang moderator sa mensaheng ito dahil: May ipinapadalang notification...

Pagbibilang ng mga order sa pamamagitan ng isang fraction

Mangyaring sabihin sa akin, posible bang ilagay ang numero ng order na may isang fraction? Halimbawa, mayroong Order No. 32, posible bang gumuhit ng Order No. 32/1? Kung ang nilalaman ay pareho? Salamat nang maaga Forum:

Pamamahala ng mga talaan ng HR

Mga keyword:

Umorder

Evenstar 2009-04-15 08:39 Mas mahusay na may isang liham, halimbawa №32a Ano ang ibig sabihin nito, ang parehong nilalaman? Expressio 2009-04-15 09:01 Well, halimbawa, sila ay tinanggap o ipinadala sa isang business trip, iyon ay, ang nilalaman ay pareho salamat. Ang isang numero sa pamamagitan ng isang fraction ay hindi kanais-nais, tama? Evenstar 2009-04-15 12:32 Karaniwan, ang 1C program mismo ay nag-aalok ng numero ng order na may isang fraction, kung, halimbawa, magpadala ka ng ilang tao sa isang business trip na may isang order at piliin ang T9 form para sa pag-print.

Pagkatapos para sa bawat empleyado ay magkakaroon ng hiwalay na order na may numerong 32/1, 32/2, atbp. Maaari mong i-print ito sa T9a form, pagkatapos ay ang lahat ng empleyado na ipinadala sa isang business trip ay nasa isang table.

boto:

Nagbigay ang ahensya ng isang invoice na may petsang 31.01.2018. isinasaad dito ang lahat ng ticket na binili noong Enero 2018 at ang inilalaang halaga ng VAT para sa bawat tiket. Aling dokumento ang irerehistro sa aklat ng pagbili: isang invoice mula sa isang ahensya o mga e-ticket(itinerary/resibo)? Sagot…
Mga konsultasyon sa HR lahat ng HR consultant na si Skobtsova Valentina Petrovna ay sumasagot sa mga tanong. 04/25/2018: Kapag nakipag-appointment para sa isang trabaho bilang pinuno ng isang kindergarten, nagkamali sila: hindi nila nakuha ang mga salitang "para sa posisyon", ipinahiwatig lamang nila ang "tinanggap sa pamamagitan ng pinuno ng kindergarten ... ". Kailangan ko bang i-invalidate ang record at gumawa ng bago? Sagot…
04/17/2018: Sumulat ang empleyado sa ISANG aplikasyon para sa bakasyon noong 04/28/2018, noong 05/3/05/2018.
Ang lahat ay pareho. Walang pera, walang babae, Oo, at hindi ito maaaring. Walang stake, walang bakuran, At walang mukha na may balat, At walang kaibigan ...., Oo, at hindi ito maaaring maging. Ang lahat ng pancake ko ay bukol-bukol, At hindi lang ang una... (Vysotsky) 0/0 QuoteTop Lexandra Dis 9, 2011, 08:23 [ ipakita ] Nai-post ni #3 Guru Post: 1 695 siyempre posible. 0/0 QuoteTop Shy Dec 9 2011, 09:29 [ show ] Sent #4 Guest Posts: 330From: Uncertainty is possible, don't worry)))) Madalas itong mangyari Shy 0/0 Quote Top adv Dec 9 2011, 09 :30 [ palabas ] Nai-post ni #5 Mga Post ng Guru: 28,084Mula: ang tirahan ay walang lugar ayon sa batas hindi ito kinokontrol Pagkatapos ng mga salitang "oras na para pumunta!" ang liberal ay nagtatanong ng "saan?", at ang makabayan - "kanino?". Humanitarian convoy 1941 0/0 QuoteTop .
Ang pag-decode ng numero ng order ay ang mga sumusunod:

ang isang digital code ay itinalaga para sa lahat ng mga order mula sa simula ng taon ng kalendaryo, anuman ang kanilang uri;
ang letrang cipher ay nagsisilbing prefix sa numero, na ginagawang posible upang matukoy ang mga species ng order.

Ang isang gitling, isang fraction, isang tuldok, atbp. ay maaaring kumilos bilang isang separator. O ang isang numero at isang cipher ay maaaring ilagay sa tuluy-tuloy na paraan - nang walang mga espesyal na separator, mayroon o walang espasyo.

Halimbawa, ang mga order para sa mga tauhan sa isang maliit na kumpanya ay maaaring magmukhang ganito: order No. 1 / k at order No. 2 l / s, na sumisimbolo sa 2 grupo ng mga order na naiiba sa oras ng imbakan. malaking kumpanya na may malaking bilang ng mga empleyado at iba't ibang mga order, kakailanganing bumuo ng isang espesyal na sistema ng pagnunumero, na ayusin ito sa isang lokal na aksyon sa loob ng kumpanya.

pagbuo ng dokumentasyon ng isang kalikasan ng organisasyon (iskedyul ng bakasyon, staffing, atbp.);
magtrabaho sa nilalaman ng kontrata sa pagtatrabaho (pagtukoy sa teksto, paggawa ng mga karagdagan at pagbabago), atbp.

Kilalanin ang pamamahala ng mga rekord ng tauhan gamit ang mga materyales ng aming website: Kasabay nito, mula sa buong hanay ng mga dokumento na iginuhit ng mga opisyal ng tauhan Espesyal na atensyon ibinigay sa proseso ng pagnunumero ng order. Ito ay may kaugnayan sa katotohanan na serbisyo ng tauhan kumukuha lamang ng isang bahagi ng pangkalahatang hanay ng mga order ng kumpanya - ang mga nauugnay sa mga tauhan. Dapat silang makilala mula sa 2 iba pang mga grupo ng mga order na inisyu ng kumpanya (sa pamamagitan ng pangunahing aktibidad at administratibo at pang-ekonomiyang kalikasan).

Kahit na ang kumpanya ay hindi partikular na aktibo, ang daloy ng trabaho nito ay opisyal na mga papeles sa pagtatatag at pagpaparehistro ng isang negosyo, dokumentasyon na nagpapadala ng mga pamamaraan para sa pagtatrabaho at pagpapaalis ng mga empleyado, at, siyempre, mga order bilang pagpapahayag ng kalooban at mga utos ng pamamahala ng negosyo sa iba't ibang pagkakataon. Ang batas ay hindi nagbibigay pinag-isang sistema trabaho sa opisina para sa lahat ng organisasyon.

Mayroon lamang hiwalay na mga kautusang pangkagawaran na nag-aapruba ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga partikular na ahensya ng gobyerno (halimbawa, isang kautusan Serbisyong Pederal sa paggawa at trabaho na may petsang Setyembre 28, 2007 No. 219, order Federal Treasury na may petsang Mayo 27, 2011 No. 206). Kaya, binibigyan ang mga kumpanya legal na kalayaan upang magtatag ng isang panloob na sistema ng pamamahala ng dokumento.