Uno de los principales objetivos del registro es crear una base de datos de documentos de la institución. Sobre esta base, el servicio administrativo está obligado a responder dos tipos de preguntas en unos minutos:
Quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
¿En qué documentos se puede encontrar información sobre un tema específico?
Para responder a tales preguntas, el sistema de recuperación de información debe cubrir todo el conjunto de documentos de la institución.
La posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación es la tarea más importante del servicio de gestión de oficinas. Y, en primer lugar, para realizar esta tarea en particular, todos los datos de los documentos se registran en los formularios de registro.
El trabajo de información y referencia, así como el propio sistema de registro, puede llevarse a cabo tanto en forma tradicional con la ayuda de archivos de referencia, como en modo automatizado.
El archivo de referencia consta de tarjetas de registro. Se necesita una caja larga o varias cajas para un archivador, ya que las tarjetas, a diferencia de un archivo de control basado en el tiempo, se acumularán a lo largo del año.
Los separadores en el archivo de referencia suelen ser los nombres de las divisiones estructurales (si las hay) o las áreas de actividad de la institución. Dentro de estos apartados es más conveniente colocar fichas por orden alfabético de corresponsales o temas de actividad (bienes, productos, etc.). Por separado, se lleva un archivo para las apelaciones de los ciudadanos (propuestas, declaraciones, quejas). Se construye alfabéticamente por los nombres de los autores de los recursos. También es deseable tener un archivo de tarjeta separado para documentos legislativos y reglamentarios, que se forma de acuerdo con el principio temático. A menudo, se mantienen archivadores separados para documentos ejecutados y no ejecutados.
El número de archivos no está limitado. Se pueden construir de acuerdo con cualquier indicador ingresado en la tarjeta de registro. En forma mixta la organización de los índices de tarjetas de trabajo de oficina se puede mantener en la oficina y en los departamentos. En el trabajo operativo hay archivadores para el año actual y pasado. El período total de almacenamiento de las tarjetas es de tres años. En el archivo de tarjetas de documentos legislativos, reglamentarios y administrativos, las tarjetas se mantienen hasta que los documentos se reemplazan por otros nuevos.
En general, antes de la implementación tecnologia computacional en el ámbito de la gestión, la información y la trabajo de referencia según los documentos de la organización, era un área débil para el trabajo de los servicios administrativos.
Las posibilidades de los servicios de información y referencia se han ampliado significativamente con la introducción de un sistema de registro automatizado.
Los modernos sistemas de administración de bases de datos le permiten buscar cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro de un documento.
La ayuda puede ser emitida:
Por documento especifico: dónde está; etapa de preparación; resultado de la ejecución; almacenamiento.
Por tema (contenido): documento específico; grupo de documentos.
Por región: país; áreas; ciudad;
Para buscar un documento o un grupo de documentos, se pueden especificar los siguientes detalles:
entrante saliente, documentos internos(la búsqueda se puede realizar por separado para cada categoría y para los tres grupos de documentos);
Tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
Alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por fecha de recepción o por interno - firma del documento, desde y hasta);
La región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
Organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
La búsqueda de documentos se puede realizar sobre documentos no ejecutados, documentos ejecutados (que tengan una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), sobre toda la base de datos operativa (documentos del año comercial en curso) y, si es necesario, sobre el base de datos de archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, el formulario de registro se muestra en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
El resultado de la búsqueda de un documento no ejecutado es información sobre qué ejecutor tiene el documento en ese momento. Si el documento ya ha sido ejecutado, entonces la pantalla muestra información en cuyo caso el este documento.
Ampliar significativamente las posibilidades de búsqueda en bases de datos de texto completo sobre los documentos de la institución. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del documento en sí se adjunta automáticamente a la tarjeta de registro del documento (entrante - recibido por Email, fax, o ingresado escaneando y luego reconociendo un documento en papel, saliente o interno, preparado con editor de texto, hoja de cálculo, etc.).
Dichos sistemas de texto completo le permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta del documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de papel de la empresa Voskhod, buscamos las palabras "papel" y "Voskhod".
Las tecnologías informáticas han permitido reducir muchas veces el tiempo de búsqueda de la información necesaria en los documentos y en los propios documentos, lo que afecta significativamente a la calidad de las decisiones de gestión tomadas y al texto de los documentos creados.
Preguntas de control
1. ¿Cuál es la importancia de la información y el trabajo de referencia en la organización de la documentación de apoyo para las actividades de gestión?
2. ¿Cómo se relaciona la información y la obra de referencia con el registro de documentos?
3. ¿En qué formas se puede organizar la información y el trabajo de referencia en una institución?
4. Mencione los tipos más típicos de solicitudes de documentos.
5. ¿Cómo se construye un índice de fichas de información y referencia en la forma tradicional, sus separadores?
6. ¿Cuál es la ventaja de realizar trabajos de información y referencia de forma automatizada?
7. ¿Qué datos sobre un documento se pueden referenciar en un modo automatizado?
Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.Papeleo (Organización y tecnología de soporte documental para la gestión): Libro de texto para universidadesdescargar (3143 kb.)
Archivos disponibles (1):
| n1.doc | 3143kb. | 08.07.2012 01:05 | descargar |
- Ver también:
- Kuznetsova TV (ed.), Sankina L.V., Bykova T.A. etc Trabajo de oficina. Organización y tecnología de soporte documental para la gestión (Documento)
- Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. etc. Trabajo de oficina (Organización y tecnologías de apoyo a la gestión documental) (Documento)
- Siganova TV Trabajo de oficina y flujo de documentos (Documento)
- Yekhlakov Yu.P. Métodos y tecnologías para documentar las decisiones de gestión (Documento)
- Kuznetsova TV Trabajo de oficina (soporte documental de la gestión) (Documento)
- Saak A.E., Pakhomov E.V., Tyushnyakov V.N. Gestión de Tecnologías de la Información (Documento)
- Saak A.E., Pakhomov E.V., etc. Tecnologías de la información de gestión (Documento)
- Arlyapova E.V. Documentación soporte de gestión en servicio sociocultural y turístico (Documento)
- Zotov V.B., Makasheva Z.M. Sistema de gobierno municipal (Documento)
- Mishin V. M. Estudio de Sistemas de Control (Documento)
- Carteles didácticos - Organización de la seguridad eléctrica (Documento)
- Grecul. Diseño de Sistemas de Información (Documento)
n1.doc
11. Información y trabajo de referencia sobre documentos
Uno de los principales objetivos del registro es crear una base de datos de documentos de la institución. Sobre esta base, el servicio administrativo está obligado a responder dos tipos de preguntas en unos minutos:Quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
¿En qué documentos se puede encontrar información sobre un tema específico?
Para responder a tales preguntas, el sistema de recuperación de información debe cubrir todo el conjunto de documentos de la institución.
La posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación es la tarea más importante del servicio de gestión de oficinas. Y, en primer lugar, para realizar esta tarea en particular, todos los datos de los documentos se registran en los formularios de registro.
El trabajo de información y referencia, así como el propio sistema de registro, puede llevarse a cabo tanto en forma tradicional con la ayuda de archivos de referencia, como en modo automatizado.
El archivo de referencia consta de tarjetas de registro. Se necesita una caja larga o varias cajas para un archivador, ya que las tarjetas, a diferencia de un archivo de control basado en el tiempo, se acumularán a lo largo del año.
Los separadores en el archivo de referencia suelen ser los nombres de las divisiones estructurales (si las hay) o las áreas de actividad de la institución. Dentro de estas secciones es más conveniente colocar tarjetas en orden alfabético de correspondientes o preguntas de actividad (bienes, productos, etc.). Por separado, se lleva un archivo para las apelaciones de los ciudadanos (propuestas, declaraciones, quejas). Se construye alfabéticamente por los nombres de los autores de los recursos. También es deseable tener un archivo de tarjeta separado para documentos legislativos y reglamentarios, que se forma de acuerdo con el principio temático. A menudo, se mantienen archivadores separados para documentos ejecutados y no ejecutados.
El número de archivos no está limitado. Se pueden construir de acuerdo con cualquier indicador ingresado en la tarjeta de registro. Con una forma mixta de organización del trabajo de oficina, los archivadores se pueden mantener en la oficina y en los departamentos. En el trabajo operativo hay archivadores para el año actual y pasado. Termino general tarjetas de almacenamiento - tres años. En el archivo de tarjetas de documentos legislativos, reglamentarios y administrativos, las tarjetas se mantienen hasta que los documentos se reemplazan por otros nuevos.
En general, antes de la introducción de la tecnología informática en el campo de la gestión, la información y el trabajo de referencia sobre los documentos de la organización era un área débil de trabajo de los servicios de oficina.
Las posibilidades de los servicios de información y referencia se han ampliado significativamente con la introducción de un sistema de registro automatizado.
Los modernos sistemas de administración de bases de datos le permiten buscar cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro de un documento.
La ayuda puede ser emitida:
Según un documento específico: dónde se encuentra; etapa de preparación; resultado de la ejecución; almacenamiento.
Por tema (contenido): documento específico; grupo de documentos.
Por región: país; áreas; ciudad;
Para buscar un documento o un grupo de documentos, se pueden especificar los siguientes detalles:
Documentos internos entrantes, salientes (la búsqueda se puede realizar tanto por separado para cada categoría como para los tres grupos de documentos);
Tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
Alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por fecha de recepción o por interno - firma del documento, desde y hasta);
La región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
Organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
La búsqueda de documentos se puede realizar sobre documentos no ejecutados, documentos ejecutados (que tengan una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), sobre toda la base de datos operativa (documentos del año comercial en curso) y, si es necesario, sobre el base de datos de archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, el formulario de registro se muestra en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
El resultado de la búsqueda de un documento no ejecutado es información sobre qué ejecutor tiene el documento en ese momento. Si el documento ya se ejecutó, la pantalla muestra información en cuyo caso se encuentra este documento.
Ampliar significativamente las posibilidades de búsqueda en bases de datos de texto completo sobre los documentos de la institución. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del propio documento se adjunta automáticamente a la tarjeta de registro del documento (entrante: recibido por correo electrónico, fax o ingresado por escaneo y posterior reconocimiento). documento en papel, saliente o interno - preparado con un editor de texto, hoja de cálculo, etc.).
Dichos sistemas de texto completo le permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta del documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de papel de la empresa Voskhod, buscamos las palabras "papel" y "Voskhod".
Las tecnologías informáticas han permitido reducir muchas veces el tiempo de búsqueda de la información necesaria en los documentos y en los propios documentos, lo que afecta significativamente a la calidad de las decisiones de gestión que se toman y al texto de los documentos creados.
Preguntas de control
1. ¿Cuál es la importancia de la información y el trabajo de referencia en la organización de la documentación de apoyo para las actividades de gestión?
2. ¿Cómo se relaciona la información y la obra de referencia con el registro de documentos?
3. ¿En qué formas se puede organizar la información y el trabajo de referencia en una institución?
4. Mencione los tipos más típicos de solicitudes de documentos.
5. ¿Cómo se construye un índice de fichas de información y referencia en la forma tradicional, sus separadores?
6. ¿Cuál es la ventaja de realizar trabajos de información y referencia de forma automatizada?
7. ¿Qué datos sobre un documento se pueden referenciar en un modo automatizado?
12. Control sobre la ejecución de documentos
12.1. Significado y tipos de control.
El control de ejecución de tareas es una de las funciones de gestión. El propósito del control es garantizar la ejecución oportuna y de alta calidad de las instrucciones y la resolución de problemas. Es posible destacar el control sobre los méritos de resolver el problema y el control sobre el tiempo de la tarea.control sustantivo- esta es una evaluación de qué tan correcto, exitoso, completo problema resuelto. Control sobre los méritos de la ejecución del encargo, la resolución del asunto la lleva a cabo el jefe (de una institución o departamento) o una persona especialmente autorizada. La responsabilidad de la resolución correcta y oportuna de los problemas reflejados en los documentos recae en los jefes de las unidades estructurales y los empleados a quienes se les confía la ejecución del documento. El contratista, por regla general, se indica en la resolución del jefe en el documento o se determina de acuerdo con la distribución de responsabilidades en la organización (empresa). Si se indican varios albaceas en la resolución del titular, la persona nombrada primero en la resolución es responsable de la ejecución del documento y en consecuencia organiza su ejecución.
Control de los plazos de ejecución de documentos se encarga el servicio del apoyo documental de la direccin, y en la firma pequea - el secretario. V Sistema Estatal El soporte documental de la gestión establece que “El control de ejecución incluye poner bajo control, verificar la entrega oportuna del documento al contratista, verificar preliminarmente y regular el progreso de la ejecución, contabilizar y resumir los resultados del seguimiento de la ejecución de documentos, informando al gerente . La organización del control de ejecución debe garantizar la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos ". *
* Expresar sistema de documentación de gestión. Disposiciones básicas. Requerimientos generales a los documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M., 1991, págs. 47-48.
La tecnología para monitorear el tiempo de ejecución de los documentos se puede dividir en los siguientes procedimientos:
Fijación de todos los documentos, instrucciones, instrucciones, asignaciones de la gestión puesta bajo control (realizada durante el proceso de registro);
Verificar la entrega oportuna del documento al contratista;
Corrección de datos en documentos controlados al cambiar los plazos de ejecución, transferir un documento de contratista a contratista, de división a división (rellenar la sección "Progreso de ejecución");
Recordatorio a ejecutores y jefes de departamento sobre la presencia de documentos e instrucciones no cumplidas;
Informar a los gerentes (divisiones y organizaciones) sobre el estado y progreso de la ejecución de los documentos;
Ingresar datos sobre la ejecución de documentos;
Análisis del estado de cosas y el nivel de disciplina ejecutiva en la organización en su conjunto, por divisiones estructurales, especialistas, tipos de documentos y otros aspectos.
Teniendo en cuenta que la disciplina de desempeño en nuestro país aún no se encuentra en el nivel adecuado, todos los documentos que requieran una decisión gerencial o la realización de cualquier acción, la preparación de una respuesta u otro documento, deben ser controlados. Para documentos administrativos, por ejemplo, órdenes, el objeto de control son las decisiones contenidas en él. En consecuencia, se somete a control cada ítem, cada tarea o instrucción contenida en el documento administrativo.
Los plazos para la ejecución de documentos pueden ser determinados por ley, por ejemplo, para la ejecución de apelaciones de ciudadanos.
En los documentos recibidos de organismos superiores y que contienen algún tipo de encargo, se suele indicar la fecha límite. V documentos administrativos y decisiones de órganos colegiados, se indica el plazo para cada punto. Sobre los documentos revisados por el titular, el plazo para su ejecución está contenido en la resolución. Para resolver los problemas recurrentes en la institución, se deben establecer y reflejar en las instrucciones plazos estándar para la ejecución de dichos documentos.
El anexo del "Sistema de gestión de documentación estatal" proporciona una lista de plazos típicos para la ejecución de documentos que deben usarse al compilar instrucciones para el trabajo de oficina de una institución en particular.
Para documentos que contienen una tarea compleja, se pueden establecer plazos largos (varios meses, seis meses, un año). En este caso, es necesario dividir el pedido en etapas y controlar la ejecución de la tarea en etapas.
En el control a término se pueden distinguir el control actual, el control preventivo y el control final.
Los principales tipos de control son el control actual y el preventivo.
Bajo Actual control comprender la elaboración diaria de información sobre documentos, cuyo plazo vence hoy. El control actual se lleva a cabo verificando diariamente el progreso del documento y recordando al ejecutante sobre el vencimiento del plazo y la necesidad de completar el trabajo en el documento. Responsable de monitorear la ejecución (en una pequeña empresa - la secretaria) diariamente, como regla, al comienzo de la jornada laboral, identificar y compilar una lista de documentos, cuyo plazo vence hoy.
El control actual ayuda a planificar el trabajo del día. Muestra inmediatamente qué asuntos deben completarse hoy (resolver un problema en una reunión, firmar un documento, enviar un fax, etc.). Por tanto, el control sobre el tiempo de ejecución de los documentos es una función que está necesariamente prevista en descripción del trabajo secretario jefe Todos los días, identificando los documentos que están por vencer, el secretario averigua la posibilidad de una resolución oportuna del problema y, en caso de incumplimiento de los plazos, informa al gerente sobre esto.
Durante de precaución control, se compilan resúmenes y se advierte a los albaceas sobre los documentos cuyo plazo de ejecución vence en 2-3 días. El empleado todavía tiene tiempo para resolver el problema.
La forma de control es muy importante. Solo la orientación del control para ayudar a los empleados a organizar su trabajo, y no para identificar deficiencias, el deseo de ayudar, recordar y no condenar, puede garantizar la mayor eficiencia del servicio de control.
Un control sistemático de ejecución, hábil y correctamente realizado por un empleado que recuerda con tacto que el documento se necesita a tiempo, que la prosperidad de la empresa depende de la resolución oportuna del problema, etc., enfatiza la necesidad de este empleado y su trabajo. Además, el índice de la tarjeta de fecha límite ayuda a planificar la jornada laboral del gerente, ya que refleja todas las actividades y tareas para una fecha determinada.
Si al recibir el documento, o durante la ejecución del documento por parte del contratista, resulta que es imposible ejecutarlo en tiempo y forma, esto se informa al jefe de la unidad (el jefe cuya resolución está en el documento o quien encargó la tarea al contratista), quien tiene derecho a posponer la ejecución del documento. Si el titular prorroga el plazo, el secretario, de acuerdo con sus instrucciones, ingresa en la ficha de registro nuevo término ejecución.
La cuestión de posponer la ejecución del documento debe plantearse a más tardar un día antes del vencimiento de la fecha clave. Aplazamiento del plazo retroactivo no está permitido y, por regla general, es imposible en principio en los sistemas automatizados.
Para documentos con un período de ejecución largo (varios meses), por ejemplo, contratos, las etapas intermedias de ejecución pueden controlarse ingresando información sobre el progreso de ejecución en el campo "Progreso de ejecución" de la tarjeta de registro del documento.
A menudo, la solución del problema requiere un trabajo constante en el documento por parte de varios ejecutantes o la coordinación del documento con varios departamentos. Por ejemplo, un proyecto de contrato debe coordinarse con servicio legal, con contabilidad, etc. En estos casos se debe controlar la duración del documento en cada ejecutante. Al transferir un documento, se debe registrar el hecho de la transferencia. Por lo general, el registro lo realiza el secretario de la unidad que transfiere el documento. El movimiento del documento y las fechas de su traslado se reflejan en el apartado de la ficha de registro “Movimiento de Documentos”.
Cuando aparecen documentos con fecha límite vencida, su lista se imprime el mismo día y se informa al gerente.
Si el derecho a. el registro de documentos se puede proporcionar a una amplia gama de empleados, luego los cambios en la tarjeta de registro, por regla general, los lleva a cabo solo un empleado responsable, subsecretario o jefe de la oficina.
Quitar un documento del control se lleva a cabo solo después de la ejecución completa del documento: la implementación de la resolución del jefe, la preparación de un documento de respuesta, la recepción de una respuesta a documento saliente y otra confirmación documentada del hecho de la ejecución. El resultado de la ejecución del documento debe constar en la tarjeta de registro. Por ejemplo: se envió una invitación, se firmó un contrato, se envió una carta con una especificación de producto, etc.
La tarjeta de registro también contiene información sobre la fecha de ejecución del documento e indica el número de caso según la nomenclatura en la que se encuentra archivado el documento ejecutado.
A final control incluyen trabajo analítico generalizar la disciplina de desempeño y los resultados del trabajo de los empleados de la unidad u organización en su conjunto. El control final lo llevan a cabo los empleados (servicio) responsables de monitorear la ejecución, o el secretario de la empresa con una frecuencia específica (semanal, mensual, trimestral). De hecho, es una generalización analítica del flujo de trabajo, la disciplina de desempeño en una organización (empresa) y su divisiones estructurales da una idea de la organización en su conjunto. Los resultados del control posterior se reflejan en los resúmenes finales cuantitativos y de lista del estado de ejecución de las tareas, es decir, documentos controlados. El control final en combinación obligatoria con el control preventivo es un medio para asegurar la solución de los problemas productivos y comerciales y, al mismo tiempo, un factor estimulante para mejorar la disciplina de los empleados.
La forma de control es la compilación periódica de informes resumidos sobre los documentos de la organización (empresa). Esto permite a la gerencia saber qué está haciendo este o aquel empleado (departamento) y cómo van las cosas en un área particular de actividad (resolver un problema en particular).
Formulario de informe de control
Tal tabla es la base para el control final.
pregunta 8 Organización del trabajo de referencia e información.
La condición para el funcionamiento exitoso del servicio DOE en el campo de la información y el trabajo de referencia es la creación de un archivo de referencia ( mesa de ayuda), en el que las tarjetas de registro se organizan según un determinado sistema (véase la respuesta a la pregunta 54, p. 159).
La tarea del aparato de referencia en el trabajo de oficina es responder a dos preguntas en cualquier momento: la primera, en qué departamento, cuál de los ejecutantes y en qué etapa de ejecución se encuentra el documento deseado, la segunda, en qué documento (en qué documentos ) hay información específica sobre el tema deseado .
La información y el trabajo de referencia se pueden construir tanto de forma tradicional utilizando tarjetas de referencia como de forma automatizada. Consideremos brevemente ambos enfoques.
Los archivos de referencia en la centralización de las operaciones de registro y referencia están ubicados en la oficina y el grupo de control. Con operaciones descentralizadas, los archivadores están ubicados en las divisiones estructurales de la organización.
Las tarjetas se agrupan en un archivo de tarjetas de acuerdo con características que dependen completamente del contenido, las solicitudes que deben satisfacerse con su ayuda.
El archivo de referencia se divide en dos partes: la primera incluye tarjetas para documentos no cumplidos, la segunda, para documentos ejecutados.
A medida que se ejecutan las tarjetas, las tarjetas de las secciones de la primera parte del índice de tarjetas se mueven a la sección correspondiente< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.
Tarjetas de referencia transferido al archivo junto con el papeleo y los documentos completos.
Las posibilidades de los servicios de información y referencia con la introducción de un sistema automatizado de registro de documentos se han ampliado significativamente. El sistema automatizado le permite encontrar referencias para cualquier combinación de datos incluidos en la ficha de registro del documento.
La búsqueda de información sobre un documento específico se puede realizar sobre documentos ejecutados no ejecutados, sobre toda la base de datos operativa del año en curso y, si es necesario, sobre documentos de años anteriores (base de datos de archivo).
Si es necesario obtener información sobre un documento específico, el formulario de registro correspondiente se muestra en la pantalla y luego se imprime. Los resultados de la búsqueda de información sobre un grupo de documentos se muestran en forma de tabla y, si es necesario, se pueden imprimir.
La información sobre un documento no ejecutado o sobre uno ejecutado, respectivamente, muestra qué contratista tiene el documento o en qué caso se presenta este documento.
Actualmente, los sistemas de búsqueda de texto completo de la información necesaria están cada vez más extendidos. A estos efectos, se adjunta a la ficha de registro del documento un archivo con el texto del propio documento. Dichos sistemas le permiten buscar no solo por los detalles de la tarjeta de registro, sino también por el contenido del documento en sí: busque este documento por palabras clave o frases.
El uso de la tecnología informática acelera el flujo de trabajo, aumenta la disciplina ejecutiva de los empleados y mejora la gestión de la organización en su conjunto.
Página 15 de 16
Y información y trabajo de referencia sobre documentos.
La base de la información y el trabajo de referencia sobre documentos. es una base de datos formada en el proceso de ingreso de documentos internos, salientes y entrantes en una PC.
Los modernos DBMS (sistemas de administración de bases de datos) le permiten realizar consultas y, en consecuencia, recibir respuestas para cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
De igual forma, se realiza la búsqueda de los propios documentos. La búsqueda puede realizarse en cualquier signo (campo) completado en la tarjeta de registro. Por regla general, estos son el número de documento entrante, la fecha de recepción del documento, el tipo de documento, el corresponsal, el territorio, el albacea del documento, el número de documento saliente, la fecha de envío del documento, etc. Los valores de campo correspondientes se ingresan desde el teclado o los valores clasificados se seleccionan de la lista apropiada (tipo de documento, ejecutante, etc.). La ayuda puede ser emitida:
1. Según un documento específico: dónde (quién) se encuentra; etapa de ejecución (preparación); resultado de la ejecución; ubicación de almacenamiento (para documentos ejecutados).
2. Por tema (contenido): documento específico; grupo de documentos.
4. Por región: país; áreas; ciudad.
Al buscar documentos específicos o un grupo de documentos, se pueden indicar los siguientes detalles:
1) documentos internos entrantes, salientes (la búsqueda se puede realizar por separado para cada categoría y para los tres grupos de documentos);
2) tipo de documento (carta, pedido, contrato, etc.);
3) el alcance cronológico aproximado de la búsqueda (por la fecha de recepción o por interno - la firma del documento, o de un número a otro);
4) la región en la que se realiza la búsqueda (país, región);
5) organización (corresponsal/destinatario);
Al buscar información sobre un documento específico, el número de documento se puede especificar directamente.
Las condiciones de búsqueda se forman como una combinación de los campos completados de la tarjeta, de manera similar a la tarjeta de registro, es decir al completar varios campos, se encontrarán documentos que coincidan con todos los parámetros especificados.
La búsqueda de documentos se puede realizar en documentos no ejecutados, ejecutados (que tienen una fecha de ejecución y una marca de colocación en el caso), en toda la base de datos operativa (documentos del año de registro actual), y también, si es necesario, en la base de datos del archivo (documentos de años anteriores).
Al emitir información sobre un documento específico, el formulario de registro se muestra en la pantalla y, si es necesario, se imprime. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma tabular.
En el caso de una búsqueda de un documento no ejecutado específico, el resultado de la búsqueda es información sobre en qué contratista se encuentra actualmente el documento. Si el documento ya se ejecutó, la pantalla muestra información en cuyo caso se encuentra este documento.
Ampliar significativamente las posibilidades de búsqueda en bases de datos de texto completo sobre los documentos de la institución. Esta forma de trabajo con copias electrónicas de documentos se ha generalizado recientemente. En este caso, un archivo con el texto del propio documento se adjunta automáticamente a la tarjeta de registro del documento (entrante, recibido por correo electrónico, fax; o ingresado por escaneo y posterior reconocimiento de un documento en papel, saliente o interno - preparado con un editor de texto, hoja de cálculo, etc.). P.).
Dichos sistemas de texto completo le permiten buscar no solo por los detalles ingresados en la tarjeta del documento, sino también por el contenido del documento, es decir. buscar documentos en cuyo texto hay ciertas palabras o frases. Por ejemplo, si queremos encontrar documentos relacionados con la compra de una impresora de Orion, buscamos las palabras "impresora" y "Orion".
El uso de tecnologías automatizadas reduce significativamente los costos laborales de registro, control de ejecución y servicios de referencia e información. Entonces, si los costos de mano de obra para completar una tarjeta de registro tradicional son 0.152 horas, entonces usando tecnología automatizada, solo 0.054 horas. información actual son 0,17 o 0,054 horas, la elaboración de certificados de documentos no completados a tiempo utilizando la tecnología tradicional toma un mensual (10 documentos), anual (más de 100 documentos) de 0,26 horas a 8 horas.Al mismo tiempo, un certificado similar en sistema automático se prepara en 0,05 horas y, con la configuración adecuada, generalmente se puede crear e imprimir automáticamente con una frecuencia específica.
Son de interés las normas de tiempo para monitorear la ejecución de documentos, incluida la marca "K" en el documento sujeto a control, recordando al contratista la fecha límite, ingresando información en la tarjeta sobre el progreso de la ejecución, informando a los gerentes sobre el estado de ejecución, sustraer el documento del control, preparar un resumen de los documentos no ejecutados a tiempo, elaborar un resumen de la ejecución de los documentos sujetos a control; generalización de los resultados de la ejecución de documentos en divisiones estructurales, análisis del estado de ejecución de documentos en la organización. Por ejemplo, preparar un certificado para informar a la gerencia (certificado para 20 documentos) en el trabajo de oficina tradicional toma 1,8 horas y en automatizado, 1 hora.
Los programas de registro y control de la ejecución de documentos son un importante parte integral modernos sistemas de automatización de oficinas.
Uno de los principales objetivos del registro es crear una base de datos de documentos de la organización. El servicio de gestión de documentos (o secretaria en una organización pequeña) sobre la base de esta base de datos debe responder a dos tipos de preguntas:
Quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
En qué documentos puede encontrar información sobre un tema en particular.
La posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación es la tarea principal del servicio DOW. Y, en primer lugar, para realizar esta tarea en particular, todos los datos sobre los documentos se registran en los formularios de registro. El trabajo de información y referencia, así como el propio sistema de registro, puede realizarse tanto de forma tradicional (principalmente con la ayuda de un archivador) como de forma automatizada.
El archivo de referencia se construye a partir de tarjetas de registro. Los separadores en el archivo de referencia son los nombres de las divisiones estructurales o actividades de la organización. Dentro de estos apartados, lo más conveniente es colocar las fichas por orden alfabético de corresponsales o temas de actividad (bienes, productos, etc.). En el momento del registro del documento, se elaboran dos tarjetas: una se coloca en el archivo de control de tiempo, la otra en el archivo de referencia. Después de la ejecución del documento, la tarjeta del índice de la tarjeta de término, como más completa y con todas las marcas sobre la resolución del problema planteado en el documento, se transfiere al índice de la tarjeta de referencia, y una tarjeta similar de la tarjeta de referencia. El índice se destruye o se utiliza al crear un índice de tarjeta de referencia adicional para buscar documentos mediante otra función de búsqueda.
Hablando de la información y trabajo de referencia sobre los documentos de la organización, cabe señalar que una de las principales ventajas de utilizar sistemas automatizados para la gestión documental, en comparación con las tecnologías tradicionales, es reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y compilar resúmenes. e informes, además de aumentar la eficiencia de la búsqueda y la calidad de los resúmenes e informes.
Con el sistema de gestión de documentos automatizado, puede buscar rápidamente un documento o documentos tanto por el valor y la combinación de cualquier detalle de la tarjeta de registro y control, como por los textos de los documentos (archivos) en sí.
El uso de un sistema automatizado de soporte de documentación para la gestión lleva la información y el trabajo de referencia a un nuevo nivel. El acceso al sistema desde los lugares de trabajo de todos los empleados que trabajan con documentos, y no solo los servicios de gestión de documentos, así como la capacidad de buscar rápidamente cualquier documento, tanto del trabajo de oficina actual como de años anteriores, puede mejorar significativamente la calidad del documento. preparación, elimina la recompilación de documentos similares o la preparación de documentos contradictorios por diferentes empleados o departamentos y, en última instancia, conduce a un aumento significativo en la eficiencia del aparato administrativo en su conjunto.